JP3762935B1 - 情報処理装置，ファイル管理システムおよびファイル管理プログラム - Google Patents

情報処理装置，ファイル管理システムおよびファイル管理プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】各端末におけるファイルが、万人が参照可能な状態で各端末から外部へ持ち出されるのを抑止できるようにして、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止する。
【解決手段】所定条件を満たす管理対象ファイルを探査する探査手段１２と、この探索手段１２によって探索された管理対象ファイルにフラグを設定する設定手段１３と、書出手段１１によって外部記憶媒体７０へ書き出されるファイルが、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイルである場合、書出手段１１による当該ファイルの外部記憶媒体７０への書出しを禁止する禁止手段１４とをそなえて構成される。
【選択図】図１

Description

本発明は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置（利用者端末，サーバ等）に保有される、個人情報を含むファイルを管理する技術に関し、特に、そのファイルの、情報処理装置から外部記憶媒体（フレキシブルディスク，ＣＤ，ＤＶＤ，磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスク，メモリカード，ＵＳＢメモリ，外付けハードディスク等）への書出しを管理する技術に関する。
近年、個人情報の保護の意識の高まりに伴い、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することが望まれている。特に、個人情報保護法の施行に伴って、個人情報取扱事業者は、個人情報の流出・漏洩や不正利用をより確実に防止する必要が生じている。ここで、個人情報とは、単体もしくは組合せによって特定の個人を識別することのできる情報で、例えば氏名，生年月日，連絡先（住所，居所，電話番号，電子メールアドレス等）などが含まれる。各種企業内で保存されて取り扱われる顧客情報，取引先情報などが個人情報に該当する場合が多い。
このような個人情報は、当然、企業にとっては秘匿性の高い機密情報に該当するが、企業にとっての機密情報としては、個人情報のほかにも、発表前の新製品，特許出願前の技術，経営戦略などに係る情報が該当する。なお、システム監査学会によれば、機密情報とは、情報資産の中で、許可した者以外に開示したり、目的外に利用された場合、経営資源としての価値を損なうおそれのある情報と定義されている。
上述のような個人情報や機密情報の流出・漏洩や不正利用を確実に防止するためには、集中管理システムを導入し、これらの個人情報や機密情報を一元的に管理することが望ましい。しかしながら、現実には、企業内において、顧客情報，取引先情報などの個人情報は、社員個人によって利用される複数の利用者端末〔パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと略記する場合がある）〕や各部署のサーバに、ばらばらに分散して保存されている場合が多い。より具体的には、個々の社員が各自の業務都合で自分のＰＣに個人情報（顧客情報等）を保存していたり、中央データベース、あるいは、各社員によって独自に収集された個人情報のサブセットがＰＣにまちまちに存在していたりする。
このため、上記集中管理システムを構築する場合、管理者は、まず最初に、企業内にばらばらに存在する個人情報や機密情報の洗い出しを行ない、企業内のどこにどのような個人情報や機密情報が存在しているかを把握する必要があるが、個人情報や機密情報の洗い出しは、管理者が各社員に指示し人間対人間で全社・全部門の人的な協力を得て行なわれることになる。
なお、例えば下記特許文献１においては、個人情報保護法の施行に伴い、個人情報の流出・漏洩や不正利用を防止する個人情報保護サービスを提供するための技術「個人情報保護サービス事業の処理方法および装置」が提案・開示されている。この特許文献１では、個人情報を不適切に取得した企業を特定して警告することができ、且つ、適正に取得した企業から個人情報が不正に流出することを防止できるようにするための技術が開示されているが、上述のごとく企業内で個人情報が分散して存在している場合の対処については開示されていない。
特開２００２−１８３３６７号公報
上述のごとく各社員からの申告といった人的な協力のもとで個人情報や機密情報の洗い出しを行なうと、手間がかかるだけでなく全ての個人情報や機密情報を確実に漏れなく洗い出すのは困難になる。特に、個人情報や機密情報の分散化が進んでいると、個人情報や機密情報の洗い出しは極めて困難になる。また、個人情報や機密情報の洗い出しに漏れがあると、その個人情報や機密情報の状態を管理できず、不用意な流出・漏洩や不正利用を招くおそれもある。
本発明は、このような状況に鑑み創案されたもので、個人情報が企業内の複数のＰＣやサーバに分散して保存されていても、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、各端末において個人情報を含むファイルを把握し、そのファイルが、万人が参照可能な状態で各端末から外部へ持ち出されるのを抑止できるようにして、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することを目的としている。
上記目的を達成するために、本発明の情報処理装置（請求項１）は、利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段と、記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとして探査する探査手段と、該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段と、該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、該書出手段による当該ファイルの外部記憶媒体への書出しを禁止する禁止手段とをそなえて構成され、該探査手段が、前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段と、該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴としている。
このような情報処理装置において、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルをファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をさらにそなえてもよく（請求項２）、このとき、該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成してもよい（請求項３）。
上記情報処理装置において、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段をさらにそなえ、該登録手段が、該管理対象ファイルを該ファイルアクセス管理サーバに登録することによって、該ファイルアクセス管理サーバにおいて、当該管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換させ、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納させてから、当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成させてもよく（請求項４）、このとき、該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成してもよい（請求項５）。
また、本発明の情報処理装置（請求項６）は、上述と同様の書出手段，探査手段および設定手段をそなえるとともに、該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、当該ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段とをそなえて構成され、該書出手段が、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されていることを特徴としている。
さらに、本発明の情報処理装置（請求項７）は、上述と同様の書出手段，探査手段および設定手段をそなえるとともに、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段とをそなえて構成され、該登録手段が、該管理対象ファイルを該ファイルアクセス管理サーバに登録することによって、該ファイルアクセス管理サーバにおいて、当該管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換させ、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納させてから、当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成させ、該書出手段が、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されていることを特徴としている。
上述した各情報処理装置は、該暗号化ファイルに対するアクセスを、該ファイルアクセス管理サーバに管理させるように構成してもよいし（請求項８）、該設定手段によって該フラグを設定された該管理対象ファイルに対する操作履歴をログとしてログ記録サーバにおいて記録すべく、該管理対象ファイルに対する操作情報を該ログ記録サーバに通知する通知手段をさらにそなえて構成されてもよい（請求項９）。
一方、本発明のファイル管理システム（請求項１０）は、利用者端末と、該利用者端末と通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、該利用者端末が、上述と同様の書出手段，探査手段，設定手段および禁止手段をそなえるほか、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、該ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をそなえて構成されるとともに、該ファイルアクセス管理サーバが、該暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末から該暗号化ファイルについての認証情報を受信する受信手段と、該受信手段によって受信された該認証情報に基づいて当該端末の利用者が該暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、該認証手段によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、該暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末に送信する送信手段とをそなえて構成されていることを特徴としている。このとき、該利用者端末において、該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成してもよい（請求項１１）。
また、本発明のファイル管理システム（請求項１２）は、利用者端末と、該利用者端末と通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、該利用者端末が、上述と同様の書出手段，探査手段，設定手段および禁止手段をそなえるほか、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、該ファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段をそなえて構成されるとともに、該ファイルアクセス管理サーバが、該登録手段によって登録される管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をそなえるほか、上述と同様の受信手段，認証手段および送信手段をそなえて構成されていることを特徴としている。このとき、該利用者端末において、該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成してもよい（請求項１３）。
さらに、本発明のファイル管理システム（請求項１４）は、利用者端末と、該利用者端末と通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、該利用者端末が、上述と同様の書出手段，探査手段および設定手段をそなえるほか、該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、当該ファイルを、コンテナ機能を有する完全文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完全文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をそなえて構成され、該書出手段が、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されるとともに、該ファイルアクセス管理サーバが、上述と同様の受信手段，認証手段およびをそなえて構成されていることを特徴としている。
またさらに、本発明のファイル管理システム（請求項１５）は、利用者端末と、該利用者端末と通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、該利用者端末が、上述と同様の書出手段，探査手段および設定手段をそなえるほか、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段をそなえて構成されるとともに、該ファイルアクセス管理サーバが、該登録手段によって登録される管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段と、上述と同様の受信手段，認証手段および送信手段をそなえて構成され、該利用者端末において、該書出手段が、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されていることを特徴としている。
上述した各ファイル管理システムにおいて、該利用者端末における資産を管理する資産管理サーバをさらにそなえ、該資産管理サーバが、該利用者端末を少なくとも該探査手段および該設定手段として機能させるファイル管理プログラムを該利用者端末にインストールするように構成してもよいし（請求項１６）、該利用者端末における該探査手段による探査結果を管理する管理手段をさらにそなえてもよい（請求項１７）。また、該設定手段によって該フラグを設定された該管理対象ファイルに対する操作履歴をログとして記録するログ記録サーバをさらにそなえ、該利用者端末が、該管理対象ファイルに対する操作情報を該ログ記録サーバに通知する通知手段をさらにそなえて構成されていてもよい（請求項１８）。
そして、本発明のファイル管理プログラム（請求項１９〜２６）は、いずれも、利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段を有する情報処理装置としてのコンピュータにファイル管理機能を実現させるものであって、それぞれ、上述した情報処理装置（請求項１〜７，９）としての機能を実現させるものである。
上述した本発明によれば、個人情報ファイルが管理対象ファイルとして探査されると、その管理対象ファイルにフラグが設定される。そして、書出手段による書出し対象のファイルが管理対象ファイルである場合、そのファイルの外部記憶媒体への書出しを禁止する。これにより、個人情報が複数の利用者端末に分散して保存されていても、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、各端末において個人情報を含むファイルが把握され外部記憶媒体に書き出されることが禁止されるので、そのファイルが外部へ持ち出されるのを抑止でき、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
特に、本発明の探査手段では、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含む文字区間は、個人情報に関するものではないと見なされる一方、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間は、氏名に関するものであると見なされる。従って、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれか一つに該当すると判定された文字区間については、その判定がなされた時点で判定処理を終了し、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間についてのみ不適切文字／不適切文字列との照合処理が行なわれ、さらに、不適切文字／不適切文字列が一つでも文字区間に含まれると判定された時点で、その照合処理を終了させることができるので、氏名リストに含まれる全ての氏名文字列との照合を行なう手法に比べ、氏名の照合処理を高速に行なえ、つまりは個人情報ファイルの探査処理を高速に行なうことが可能になる。また、不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間を全て氏名に該当するものと見なすので、氏名についての不適切文字／不適切文字列を含まない電子ファイル、即ち、氏名情報を含む可能性が高く個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイルを確実に探査することが可能になる。つまり、本発明の探査手段により個人情報ファイルであると判定される電子ファイルの数が多くなり、個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル（疑わしい電子ファイル）を確実に洗い出すことができる。さらに、文字区間の文字数が所定範囲内であって且つその文字区間の文字が全て漢字であるか否かを判定し、この文字判定条件を満たす文字区間のみを照合対象としているので、照合対象の文字区間が、より氏名の可能性の高い文字区間に絞り込まれることになり、氏名の照合精度を向上させることができるとともに、氏名の照合処理を高速に行なうことができる。また、文字数が所定範囲を超える長い文字区間が、照合対象から除外されるので、氏名の照合処理のさらなる高速化、つまりは個人情報ファイルの探査処理のさらなる高速化に寄与することになる。本発明の探査手段による上述のごとき探査手法によって、個人情報ファイルを自動的に特定して探査することができるので、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、例えば企業内等において分散して存在する個人情報ファイル（個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル）を確実に探査して洗い出し、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
また、管理対象ファイルを、利用者端末もしくはファイルアクセス管理サーバにおいて暗号化ファイル（管理対象ファイルを完成文書ファイルに変換しこの完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化したもの）に変換する。そして、このような暗号化ファイルについては、禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、外部記憶媒体への書出しを可能にする。また、禁止手段をもたない構成を採用した場合に、書出し対象のファイルが管理対象ファイルであれば、上述のごとく管理対象ファイルを暗号化ファイルに変換してから外部記憶媒体へ書き出すようにする。
これにより、個人情報が複数の利用者端末に分散して保存されていても、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、各端末において個人情報を含むファイルが把握され暗号化ファイルに変換された上で外部記憶媒体へ書き出されるので、そのファイルが、万人が参照可能な状態で各端末から外部へ持ち出されるのを抑止でき、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
このとき、暗号化ファイルの正当な利用者については、ファイルアクセス管理サーバにより正当な利用者であることを認証されれば、ファイルアクセス管理サーバから受信した復号鍵で暗号化ファイルを復号し、暗号化ファイルの内容に対するアクセスが可能になるが、その他の利用者は、暗号化ファイルを復号することができず、その内容に対するアクセスを行なうことは不可能になっている。つまり、管理対象ファイルは、正当な利用者のみがアクセス可能な暗号化ファイルに変換された上で外部記憶媒体に書き出されるので、上述のごとく個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止しながら、正当な利用者のアクセスは可能になるので、正当な利用者についての利便性を損なうことがない。
このとき、管理対象ファイルのオリジナルは完全文書ファイルに格納されて暗号化されることになるので、その管理対象ファイルのオリジナルは、そのままの状態、即ち利用者端末において万人が参照可能な状態で残ることがないので、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
また、フラグを設定された管理対象ファイルに対する操作履歴をログとして記録することにより、その管理対象ファイルに対するアクセス（例えば、リネイム，コピー，消去，移動などによるデータ変更操作）が生じた場合にはその履歴が記録され、管理対象ファイルに対するアクセスを追跡管理可能になるので、個人情報の不正利用をより確実に防止することができる。
さらに、資産管理サーバが利用者端末にファイル管理プログラムをインストールし、利用者端末が、インストールされたファイル管理プログラムを実行して探査手段や設定手段などの機能を果たすように構成することにより、利用者がそれぞれ自分の端末にファイル管理プログラムをインストールする手間を省くことができ、例えば企業内などにおいて多数の端末が存在する場合にはネットワークを介し一括してファイル管理プログラムのインストールを行なうことが可能になり、本発明のファイル管理システムを極めて効率的に構築することができる。
またさらに、利用者端末における探査手段による探査結果（管理対象ファイル）を管理手段によって管理することで、上述のごとく企業内などにおいて多数の端末が存在し個人情報が分散して保存されていても、これらの個人情報を一元的に管理することができ、個人情報を集中管理するシステムを容易に構築して導入することが可能になる。
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
〔１〕第１実施形態の説明
〔１−１〕第１実施形態の構成
図１は本発明の第１実施形態としてのファイル管理システムの構成を示すブロック図であり、この図１に示す第１実施形態のファイル管理システム１Ａは、複数の利用者端末１０Ａのほかにファイルアクセス管理サーバ２０Ａ，資産管理サーバ３０，システム管理者端末４０およびログ記録サーバ５０をそなえて構成され、これらの端末１０Ａ，４０およびサーバ２０Ａ，３０，５０がネットワーク〔例えば、社内ＬＡＮ（Local Area Network）〕６０を介して相互に通信可能に接続されている。
各利用者端末１０Ａは、企業等の社内において各社員（利用者）によって使用されるパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等の情報処理装置であって、ファイルアクセス管理サーバ２０Ａ，資産管理サーバ３０，システム管理者端末４０およびログ記録サーバ５０とネットワーク６０を介して相互に通信可能に接続されている。そして、各利用者端末１０Ａは、書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，禁止手段１４，暗号化手段１５および通知手段１６としての機能を果たすもので、これらの機能は、利用者端末１０Ａを成すＣＰＵ（Central Processin Unit；演算処理部）が、後述するごとく資産管理サーバ３０からインストールされたファイル管理プログラムを実行することによって実現される。
書出手段１１は、ＰＣ等の端末装置に元々そなえられた機能で、利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体７０へ書き出すものである。本実施形態における外部記憶媒体７０としては、例えば、フレキシブルディスク，ＣＤ，ＤＶＤ，磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスク，メモリカード，ＵＳＢメモリ，外付けハードディスク等の各種記憶媒体が挙げられる。
探査手段１２は、資産管理サーバ３０からインストールされたファイル管理プログラムを実行することにより、本利用者端末１０Ａに保存されているファイルの中から、予め設定された条件を満たすファイルを管理対象ファイルとして探査するものである。ここで、探査手段１２は、単体もしくは組合せによって特定の個人を識別可能な文字列を含む個人情報ファイルや、前記条件において予め設定される秘匿性の高い文字列を含む機密情報ファイルを、管理対象ファイルとして探査するものである。本実施形態の探査手段１２による個人情報ファイル（管理対象ファイル）の探査手法としては、後述する２つの探査手法のうちのいずれか一方を用いることができる。
本実施形態において、個人情報ファイルの条件は、個人情報を含むレコードを所定数以上保有しているファイルであり、個人情報は、単体もしくは組合せによって特定の個人を識別することのできる文字列、例えば氏名，生年月日，連絡先（住所，居所，電話番号，メールアドレス）などを含むものである。また、個人情報としては、これら以外に、役職名，住民基本台帳番号，口座番号，クレジットカード番号，免許証番号，パスポート番号なども挙げられる。また、機密情報ファイルの条件は、機密情報を含むレコードを所定数以上保有しているファイルであり、機密情報は、発表前の新製品，特許出願前の技術，経営戦略などで使用される文字列である。なお、以下の説明では、探査手段１２により個人情報ファイルを探査する場合について説明するが、機密情報ファイルについても、個人情報ファイルと同様にして探査することができる。
設定手段１３は、探査手段１２によって探査された管理対象ファイル（個人情報ファイル）に、管理対象であることを示すフラグを設定する。その際、管理対象ファイルのフラグをオン設定し管理対象ファイル以外のファイル（個人情報ファイルではないファイル）のフラグをオフ設定してもよいし、逆に、管理対象ファイルのフラグをオフ設定し管理対象ファイル以外のファイル（個人情報ファイルではないファイル）のフラグをオン設定してもよい。
禁止手段１４は、書出手段１１によって外部記憶媒体７０へ書き出されるファイルが、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイルである場合、書出手段１１による当該ファイルの外部記憶媒体７０への書出しを禁止するものである。また、書出手段１１によって外部記憶媒体７０へ書き出されるファイルが、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイルであるが、後述するごとく暗号化手段１５によって作成された暗号化ファイルである場合には、禁止手段１４による書出し禁止動作は抑止され、書出手段１１が、当該ファイルを外部記憶媒体７０へ書き出すことができるようになっている。
暗号化手段１５は、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイル〔ここでは、改竄操作の困難なＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル〕に変換し、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該管理対象ファイルのオリジナルファイルを格納してから、当該ＰＤＦファイルを、後述するファイルアクセス管理サーバ２０Ａによって管理される所定の暗号鍵（実際にはファイルアクセス管理サーバ２０Ａから受信したもの）で暗号化して暗号化ファイルを作成するものである。なお、ＰＤＦファイルへの変換は例えばＰＤＦドライバによって行なわれ、このＰＤＦドライバを起動することにより、管理対象ファイルがＰＤＦ化され、ＰＤＦファイルファイルが生成されるようになっている。
また、暗号化動作と併せて、当該暗号化ファイルにアクセスする利用者（ユーザ）について、当該暗号化ファイルへのアクセス権限（例えば、閲覧，注釈，印刷，コピーのほか、格納されたオリジナルファイルの取出しや、取り出されたファイルの編集，添付などのアクセスの中から選択されたものを実行する権限）の設定が、暗号化手段１５からファイルアクセス管理サーバ２０Ａに対して自動的に行なわれるものとする。ここでは、例えば、必要最小限のアクセス権限（例えば閲覧権）のみを設定するようにする。
通知手段１６は、探査手段１２による探査結果（管理対象ファイルについての情報）や後述するごとく各管理対象ファイル（個人情報ファイル）に対して設定されるＰマークのランクを、後述するシステム管理者端末４０に通知する機能を果たすとともに、利用者端末１０Ａでの管理対象ファイルに対する操作情報（アクセス情報；例えば、リネイム，コピー，消去，移動などによるデータ変更操作）を、後述するログ記録サーバ５０に通知する機能を果たすものである。その通知に際しては、一般的な電子メールを用いることができる。
ファイルアクセス管理サーバ２０Ａは、ネットワーク６０を介して利用者端末１０Ａと通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するもので、第１実施形態では、受信手段２１，認証手段２２および送信手段２３をそなえて構成されている。
受信手段２１は、各利用者端末１０Ａで作成された暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末（ネットワーク６０に接続された利用者端末１０Ａを含む各種端末）から、ネットワーク６０を介して、暗号化ファイルについての認証情報を受信するものである。ここで、認証情報は、暗号化ファイルを開こうとしている端末の利用者がその暗号化ファイルの正当な送信先（利用者／登録者）であることをファイルアクセス管理サーバ２０Ａで判定・認証するために必要な情報であり、ファイルアクセス管理サーバ２０Ａによるサービスの利用者についてこのファイルアクセス管理サーバ２０Ａに予め登録されたユーザＩＤおよびパスワードを含んでいる。これらのユーザＩＤおよびパスワードは、暗号化ファイルを開く際に利用者がキーボードやマウスを操作することにより入力される。
認証手段２２は、受信手段２１によって受信された認証情報に基づいて、認証情報を送信した端末の利用者が暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なうもので、実際には、利用者によって入力されたユーザＩＤおよびパスワードが、ファイルアクセス管理サーバ２０Ａに予め登録・保存されているユーザＩＤおよびパスワードと一致するか否かを判定することにより、その利用者が正当な登録者であるか否かを判定・認証するものである。
送信手段２３は、認証手段２２によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末にネットワーク６０経由で送信するものである。その復号鍵を受信した端末では、その復号鍵を用いて暗号化ファイルの復号化を行ない元の個人情報ファイルを復元し、復元された個人情報ファイルに対し、与えられたアクセス権限に応じたアクセス（例えば閲覧）が行なわれるようになる。
資産管理サーバ３０は、利用者端末１０Ａにおける資産を管理するもので、本実施形態では、この資産管理サーバ３０が、利用者端末１０Ａを書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，禁止手段１４，暗号化手段１５および通知手段１６として機能させるファイル管理プログラムを利用者端末１０Ａにインストールする機能を有している。より具体的に説明すると、資産管理サーバ３０は、ネットワーク６０を介して通信可能に接続された複数の利用者端末１０Ａからクライアント情報（ホスト情報）を収集し、上述したファイル管理プログラムをインストールされていない利用者端末１０Ａを認識する機能も有しており、その機能によって認識された利用者端末１０Ａに対し、ネットワーク６０経由で、上記ファイル管理プログラムをインストールするように構成されている。
システム管理者端末（管理手段）４０は、各利用者端末１０Ａ（通知手段１６）から、探査手段１２による探査結果および後述するＰマークのランクの通知を受け、利用者端末１０Ａにおける探査手段１２による探査結果を管理し、管理対象ファイル（個人情報ファイル）についての管理を後述するごとく行なうものである。
ログ記録サーバ５０は、各利用者端末１０Ａ（通知手段１６）から、利用者端末１０Ａでの管理対象ファイルに対する操作情報（アクセス情報）の通知を受け、その操作履歴（アクセス履歴）をログとして記録するものである。
ここで、本実施形態の探査手段１２により個人情報ファイル（管理対象ファイル）を探査する際に用いられる、２つの探査手法について説明する。ここでは、システム管理者端末４０による、管理対象ファイルに対する管理についても併せて説明する。
（Ａ）第１の探査手法
第１の探査手法では、以下のように、住所，電話番号，メールアドレス，氏名の出現頻度を数値化し、個人情報ファイルの特定を行なっている。
まず、利用者端末１０Ａにおける、ある一つのファイルに含まれる文字もしくは文字列と個人情報において特徴的に出現する文字／文字列として予め設定された特徴文字／特徴文字列とを照合し、特徴文字／特徴文字列が当該ファイルにおいて出現する回数を計数する。ただし、文字列による照合・認識を行なうとＣＰＵにかかる負荷が極めて大きくなるので、１文字ずつの照合・認識を行なうものとする。従って、前記条件としては、特徴文字が１文字ずつ設定されている。なお、ＣＰＵの演算処理能力が十分に高い場合には文字列による照合・認識を行なってもよい。
そして、当該ファイル（テキストファイル）から抽出された文字を、１文字ずつ、前記条件として設定された特徴文字と照合し、これらが一致する場合には、その特徴文字が出現したものと判断して、その特徴文字のカウント値を“１”カウントアップする。このようにして当該ファイルに含まれる全ての文字における、特徴文字の出現回数を計数してから、その計数結果に基づいて個人情報ファイルの特定（当該ファイルが個人情報ファイルであるか否かの判定）を行なっている。
ここで、前記条件として予め設定される特徴文字について具体的に説明する。一般的な個人情報では、通常、住所が必須となる。そこで、日本国内の住所において特徴的に出現する文字を特徴文字として前記条件に設定登録しておく。例えば、住所情報には“都”，“道”，“府”，“県”，“市”，“区”，“町”，“村”，“郡”などが含まれている可能性が高く、“東京都”の場合、“東”，“京”の文字は通常文書中にも出現するが住所情報の場合、“都”と組合わせて出現することになるので、“都”の出現回数を住所数として見なすことが可能になる。同様に“府”や“県”や“道”も住所の見なし情報となるほか、“＠”についてはメールアドレスの見なし情報として用いることが可能になる。
具体的には、前記条件として以下のような特徴文字およびポイントが設定されている。
(1)住所の見なし情報（特徴文字）として“東”，“京”，“都”，“大”，“阪”，“府”，“北”，“海”，“道”が設定され、これらの特徴文字の計数値の合計が住所ポイント１として計数・算出される。
(2)住所の見なし情報（特徴文字）として、住所ポイント１以外の府県名、つまり“山”，“形”，“神”，“奈”，“川”，“埼”，“玉”，…，“福”，“岡”，“県”などが設定され、これらの特徴文字の計数値の合計が住所ポイント２として計数・算出される。
(3)住所の見なし情報（特徴文字）として“市”，“区”，“町”，“村”，“郡”が設定され、これらの特徴文字の計数値の合計が住所ポイント３として算出される。
(4)メールアドレスの見なし情報（特徴文字）として“＠”が設定され、この“＠”の計数値がメールアドレスポイントとして用いられる。
(5)電話番号の見なし情報（特徴文字列）として、“Ｎ”（数字，ハイフンからなる所定桁数の数字列）が設定され、その計数値が電話番号ポイントとして用いられる。より具体的には、電話番号は“090-XXXX-XXXX”，“03-XXXX-XXXX”，“048-XXX-XXXX”というように、携帯電話局番や市外局番に対応する特定の数字列“090”，“03”，“048”の後に８桁もしくは７桁の数字列が連続する構成となっており、このような数字列が出現した場合に電話番号ポイントを“１”カウントアップする。このとき、数字列中におけるハイフンの有無に関係なくカウントアップを行なう。
(6)氏名の見なし情報（特徴文字）として、例えば日本国内における苗字のベスト５０に含まれる文字“佐”，“藤”，“田”，“中”，“高”，“橋”，…，“山”，“田”が設定され、これらの特徴文字の計数値の合計が氏名ポイントとして算出される。
(7)合計ポイントとして、上述した項目(1)〜(6)の各ポイントの合計値が計数・算出される。
なお、上述のようにして得られた計数結果（出現回数）に基づいて各都道府県名の出現率を算出する際に、重複文字が存在する場合の取扱について説明する。例えば“東京都”と“京都府”とがテキストファイルに混在する場合、“都”が重複するため、“都”の計数値には“東京都”の計数値に“京都府”のカウントが混ざることになる。“京都府”の“府”は“大阪府”の“府”と重複するので、まず“大阪”の出現率を算定し、その出現率を“府”の出現率から減算すれば、“京都府”の出現率を予測することが可能になる。このようにして予測された“京都府”の出現率を“都”の出現率から減算することにより、“東京都”の出現率とすることができる。また、県名と市名とが重複するような場合（例えば大阪府大阪市）、“大阪”の出現率が２倍になるが、郵政省管理で公開されている日本の住所録に基づいて都道府県名別の重複率を算定し、算定された重複率に基づいて出現率の調整を行なうことにより、実際の出現率を推定することが可能である。
さらに、都道府県表示が無い場合の取扱について説明する。ファイルにおいて、都道府県名についてタイトルヘッダを用いる場合や、政令指定都市の住所表示や郵便番号を使用した住所表示では、“都”，“道”，“府”，“県”の出現率が極端に低下することになる。その代わり県名等の名称出現率が高くなるので、名称出現率から、ファイルが住所情報を含む個人情報ファイルであることの特定を行なうことが可能になる。
なお、前記条件では、住所，メールアドレス，電話番号，氏名において特徴的に出現する文字／文字列を特徴文字／特徴文字列として設定しているが、本発明は、これらに限定されるものでなく、生年月日，役職名，個人識別情報（例えば、住民基本台帳番号，口座番号，クレジットカード番号，免許証番号，パスポート番号など）において特徴的に出現する文字／文字列を特徴文字／特徴文字列として設定してもよい。
そして、上述のようにして得られた計数結果に基づいて、当該ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定するための判定値が算出される。その判定値としては、(a)検疫合計ポイント（上記項目(7)参照）の値をそのまま用いてもよいし、(b)特徴文字／特徴文字列の出現率が高いほど大きくなる判定ポイントを前記判定値として算出してもよいし、(c)特徴文字／特徴文字列毎に得られた計数結果に基づいて対象ファイルにおける特徴文字／特徴文字列の出現パターンを求め、求められた出現パターンと特徴文字／特徴文字列の出現パターンとして予め設定された特徴出現パターンとの一致の度合いを示す一致度を前記判定値として算出してもよいし、(d)これら３種類の判定値のうちの２以上を組み合わせ、２以上の判定値を所定関数に代入して算出された値を前記判定値として用いてもよい。
このとき、当該ファイルに複数種類の情報（例えば住所，メールアドレス，電話番号，氏名の４種類）に係る特徴文字／特徴文字列が存在している場合、対象ファイル中に１種類の情報に係る特徴文字／特徴文字列が存在している場合よりも、前記判定値が大きくなるように、計数結果に対する重み付けを行なう。つまり、データファイル中に、個人を特定しうる複数種類の情報が含まれている場合には、そのデータファイルが個人情報ファイルである可能性は、個人を特定しうる情報が１種類だけ含まれている場合よりも高いと考えられるので、そのデータファイルについての判定値（重要度）が大きくなるように重み付けを行なう。また、その情報の種類数が多いほど、判定値が大きくなるように重み付けを行なうようにしてもよい。これにより、より確実に個人情報ファイルを特定することが可能になる。
上述のような判定値が算出されると、その判定値に基づいて、当該ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する。例えば、前記判定値が所定閾値を超えた場合に対象ファイルが個人情報ファイルであると判定する。
このような判定を行なう際に、本実施形態では、さらに、判定値の大きさに応じたＰマーク（プライベートレベルマーク）を当該ファイルに付与してＰマークテーブル（図示省略）に設定・登録し、ランク付けを行なってもよい。このＰマークは、前述した通り、対象ファイルが個人情報ファイルである可能性の高さを示すレベルであり、判定値が大きいほどＰマークを高いランクに設定する。
例えば、前記判定値が１０以上となった場合、当該ファイルが個人情報ファイルであると判定、つまり当該ファイルが管理対象ファイルであると判定する。また、前記判定値が１０以上１００未満である場合、Ｐマークとして“Ｐ１”を付与し、前記判定値が１００以上１０００未満である場合、Ｐマークとして“Ｐ２”を付与し、前記判定値が１０００以上１００００未満である場合、Ｐマークとして“Ｐ３”を付与し、前記判定値が１００００以上である場合、Ｐマークとして“Ｐ４”を付与する。
上述のように管理対象ファイルに付与されたＰマークのレベルは、通知手段１６およびネットワーク６０を介してシステム管理者端末４０へ送信され、このシステム管理者端末４０によって管理対象ファイルはＰマークのランクに応じて以下のように管理される。
例えば、Ｐマークのランクが“Ｐ１”である場合、警告情報によるリコメンドは行なわないが“Ｐ１”の管理対象ファイルが存在することをログとして記録する。Ｐマークのランクが“Ｐ２”である場合、その管理対象ファイルの利用者に対して注意を促すべくポップアップ表示による注意情報を通知する。Ｐマークのランクが“Ｐ３”である場合、その管理対象ファイルの返却を指示する。Ｐマークのランクが“Ｐ４”である場合、その管理対象ファイルを利用者端末１０Ａから強制的に捕獲・回収する。なお、Ｐマークのランクが“Ｐ４”でなくても、“Ｐ３”のデータファイルが所定日数放置された場合には、そのデータファイルを利用者端末１０Ａから強制的に捕獲・回収してもよい。
（Ｂ）第２の探査手法
第２の探査手法では、以下のようにして、個人情報ファイルの特定を行なっている。
まず、利用者端末１０Ａにおけるファイルのテキストデータ〔例えばＣＳＶ（Comma Separated Value）形式のデータ〕を抽出し、抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出して、判定対象／照合対象としてバッファ（図示略）に順次書き出す。ここで、区切り文字は、例えば半角スペース，半角カンマ（半角カンマ＋半角スペースも半角カンマと見なす），タブ文字（半角），ＣＲ（Carrige Return），ＬＦ（Line Feed）である。切り出される文字区間からは、英数文字，カタカナ，ひらがな，漢字以外の記号、例えばハイフン，アンダバー，括弧記号などの記号文字が除去される。
上述のように切り出され記号文字を除去された文字区間における文字列（以下、単に文字列という）が、氏名以外の個人情報要素（具体的に本実施形態では電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれか一つ）に該当するか否かを判定する。ここでは、判定処理の負荷の軽いものから順に、つまり電話番号，電子メールアドレス，住所の順で、上記文字列の判定処理を行なう。
最初に、上記文字列が電話番号に該当するか否かを判定する。具体的には、上記文字列が前記条件として設定されている電話番号判定条件を満たす場合、上記文字列が電話番号に該当するものと判定する。本実施形態において、電話番号判定条件は、上記文字列中に９〜１５桁の数字が含まれていることとする。
ついで、上記文字列が電話番号に該当しないと判定された場合に、上記文字列が電子メールアドレスに該当するか否かを判定する。具体的には、上記文字列が前記条件として設定されている電子メールアドレス判定条件を満たす場合、上記文字列が電子メールアドレスに該当するものと判定する。本実施形態において、電子メールアドレス判定条件は、上記文字列中に「一文字以上のＡＳＣＩＩ（American Standard Code for Information Interchange）」＋「＠（アットマーク）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「．（ドット）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」となる文字列が含まれていることとする。この場合、最短の電子メールアドレスは例えば「a＠a.a」となる。
さらに、上記文字列が電子メールアドレスに該当しないと判定された場合に、上記文字列が住所（居所）に該当するか否かを判定するもので、上記文字列が前記条件として設定されている住所判定条件を満たす場合、上記文字列が住所に該当するものと判定する。本実施形態において、住所判定条件は、上記文字列中に「一文字以上の全角文字」＋「市」または「区」または「郡」＋「一文字以上の全角文字」となる文字列が含まれていることとする。このとき、ＣＰＵの演算処理能力が十分に高い場合には、上記文字列に加え、郵便番号に対応する７桁の数字が含まれていることを住所判定条件に加えてもよい。また、住所判定条件は、上述した条件に代え、上記文字列中に、郵便番号に対応する７桁ちょうどの数字列が含まれていること、あるいは、「３桁の数字列」＋「−（ハイフン）」＋「４桁の数字列」となる数字列が含まれていることとしてもよい。
そして、上記文字列が電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された場合に、その文字列が、前記条件として設定されている文字判定条件を満たすか否か、具体的には、上記文字列における文字の数が所定範囲内であり且つその文字列における文字が全て漢字であるか否かを判定するものである。本実施形態において、文字判定条件は、上述したように、上記文字列における文字の数が所定範囲内であり且つその文字列における文字が全て漢字であることであるが、ここで、上記所定範囲は、氏名（苗字だけの場合や名前だけの場合を含む）の文字数として一般的（適切）な数の範囲、例えば１以上６以下に設定される。
この後、電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された文字区間であって、さらに上記所定範囲内であり且つ全ての文字が漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字／文字列と氏名において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が不適切文字／不適切文字列を含むか否かを判定する。
ここで、不適切文字／不適切文字列は、前記条件として予め設定されており、例えば、東京，大阪，名古屋，横浜，九州，北海道，京都，首都，個人，学園，店，株，県，大学，学院，東証，研究，管理，総務，経理，営業，統括，製薬，販売，学校，教育，専門，建築，機械，法人，工場，製，技術，商，図書，不明，次長，公開，出版，広告，放送，対象，卸売，小売，企画，人事，情報，部門，社長，取締，部長，課長，係長，役員，本社，支社，事業，業務，教務，精密，石油，運輸，経営，戦略，資材，技師，電気，生産，税務，広報，運送，主任，電算，財務，事務，開発，政策，制作，経済，産業，金融，銀行，調査，英語，品質，保証，設備，担当，主席，主事，監査，支援，設計，保険，金庫，事業，代表，交通，第一，第二，第三，第四，第五，第六，第七，第八，第九，特販，施設，氏名，郵便，名前，名称，市役，所属，特色，幼稚，基督，協会，教会，組合，教団，商工，全国，支部，連絡，議会，生活，消費，推進，市役所，区役所，総合，修正，機能，概要，構成，企業，組織，関連，削除，文書，期限，有効といった、一般的な氏名において出現し得ない文字／文字列、つまり、氏名としては不適切な文字／文字列である。
そして、上述した電話番号判定結果，電子メールアドレス判定結果および住所判定結果と不適切文字／不適切文字列の照合判定結果とに基づいて、対象ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する。より具体的に説明すると、電話番号，電子メールアドレス，住所のそれぞれに該当すると見なされた文字区間の数を計数するとともに、不適切文字／不適切文字列の照合判定結果を受け、不適切文字／不適切文字列を含まないと判定された文字区間を氏名に該当するものと見なし、その数を計数する。
電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについての計数結果（４つの計数値；電話番号数，電子メールアドレス数，住所数，氏名数）に基づいて、これらの計数値が大きくなるほど大きくなる判定値を算出する。例えば、４つの計数値の総和を上記判定値として算出してもよいし、電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについて重み係数を予め設定しておき、各個人情報要素についての重み係数と計数値との乗算結果の総和を上記判定値として算出してもよく、上記判定値の算出手法は種々考えられる。
上述のような判定値が算出されると、その判定値に基づいて、対象ファイルが個人情報ファイルであるか否かを判定する。具体的には、前記判定値が所定閾値を超えた場合に対象ファイルが個人情報ファイルであると判定する。このとき、第１の探査手段においても説明したようにＰマークを付与し、システム管理者端末４０により、そのＰマークに応じた管理を行なうようにしてもよい。
なお、上述した第２の探査手法では、氏名以外の個人情報要素が、電話番号，電子メールアドレス，住所の３要素である場合について説明したが、本発明は、これに限定されるものでなく、氏名以外の個人情報要素としては、例えば、生年月日，住民基本台帳番号，口座番号，クレジットカード番号，免許証番号，パスポート番号などを用いてもよい。
上述のような第１の探査手法もしくは第２の探査手法を用いて、探査手段１２によって個人情報ファイルが管理対象ファイルとして探査され、その探査結果およびＰマークのランクは、上述したように、通知手段１６によってシステム管理者端末４０に通知され、システム管理者端末４０は、通知されたＰマークのランクに応じて各管理対象ファイル（個人情報ファイル）についての管理（対処）を実行することになる。
〔１−２〕第１実施形態の動作
次に、図２〜図５に示すフローチャートを参照しながら、上述のごとく構成された第１実施形態のファイル管理システム１Ａの動作について説明する。
まず、図２に示すフローチャート（ステップＳ１０１〜Ｓ１０９）に従って、第１実施形態のファイル管理システム１Ａにおける利用者端末１０Ａの管理対象ファイル探査動作について説明する。
第１実施形態において、各利用者端末１０Ａの資産（端末１０Ａが保有するソフトウエア等）は、資産管理サーバ３０によって管理されており、利用者端末１０Ａを書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，禁止手段１４，暗号化手段１５および通知手段１６として機能させるファイル管理プログラムがインストールされていない利用者端末１０Ａの存在が認識された場合、ファイル管理プログラムが、資産管理サーバ３０からネットワーク６０経由で利用者端末１０Ａにインストールされる（ステップＳ１０１）。
ファイル管理プログラムをインストールされた利用者端末１０Ａでは、そのファイル管理プログラムが実行され、探査手段１２により、上述した第１もしくは第２の探査手法を用いて、利用者端末１０Ａに保存されているファイルの中から、個人情報ファイル（もしくは機密情報ファイル）が管理対象ファイルとして探査される（ステップＳ１０２）。
探査の結果、管理対象ファイルが存在しなければ（ステップＳ１０３のＮＯルート）、後述するステップＳ１０９へ移行する一方、管理対象ファイル（未だフラグ設定されていないもの）が存在すれば（ステップＳ１０３のＹＥＳルート）、通知手段１６により、その探査結果（管理対象ファイルについての情報）と、各管理対象ファイル（個人情報ファイル）に対して設定されたＰマークのランクとが、電子メール等を用いてネットワーク６０経由でシステム管理者端末４０に通知される（ステップＳ１０４）。また、その管理対象ファイル（未だフラグ設定されていないもの）には、設定手段１３により、管理対象であることを示すフラグが設定される（ステップＳ１０５）。
そして、暗号化手段１５により、管理対象ファイルは、コンテナ機能を有するＰＤＦファイルに変換され（ステップＳ１０６）、そのコンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該管理対象ファイルのオリジナルファイルが格納されてから（ステップＳ１０７）、そのＰＤＦファイルは、ファイルアクセス管理サーバ２０Ａによって管理される所定の暗号鍵で暗号化され、暗号化ファイルが作成される（ステップＳ１０８）。このとき、当該暗号化ファイルにアクセスする利用者について、当該暗号化ファイルに対するアクセス権限（例えば閲覧権限）も、暗号化手段１５からファイルアクセス管理サーバ２０Ａに対して自動的に設定される（ステップＳ１０８）。
このようにして、管理対象ファイルの探査，フラグ設定，暗号化の処理を一旦終了し、次の探査タイミングが来るまで待機し（ステップＳ１０９のＮＯルート）、次の探査タイミングとなった場合（ステップＳ１０９のＹＥＳルート）、ステップＳ１０２に戻り、上述したステップＳ１０２〜Ｓ１０８を再度実行する。ここで、探査タイミングは、例えば、利用者端末１０Ａの電源投入時（起動時）や、利用者端末１０Ａにおけるデータの入出力動作（Ｉ／Ｏ動作）の発生時（新たなファイルの入力／作成時も含む）とする。
次に、図３に示すフローチャート（ステップＳ１１１〜Ｓ１１６）に従って、第１実施形態のファイル管理システム１Ａにおける利用者端末１０Ａのファイル書出し制御動作について説明する。
利用者端末１０Ａにおいては、書出手段１１に対するファイルの書出し要求の発生が監視され（ステップＳ１１１）、書出し要求が発生すると（ステップＳ１１１のＹＥＳルート）、書出手段１１によって外部記憶媒体７０へ書き出されるファイルが、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイルであるか否かが判定され（ステップＳ１１２）、管理対象ファイルでない場合には（ステップＳ１１２のＮＯルート）、そのファイルは、書出手段１１によりそのまま外部記憶媒体７０に書き出される（ステップＳ１１３）。
一方、書出し対象ファイルが管理対象ファイルである場合には（ステップＳ１１２のＹＥＳルート）、その管理対象ファイルが、暗号化手段１５によって暗号化された暗号化ファイルであるか否かを判定し（ステップＳ１１４）、暗号化ファイルであれば（ステップＳ１１４のＹＥＳルート）、その暗号化ファイルは、書出手段１１により外部記憶媒体７０に書き出される（ステップＳ１１５）。これに対し、管理対象ファイルが暗号化ファイルでなければ（ステップＳ１１４のＮＯルート）、禁止手段１４により、書出手段１１による当該管理対象ファイルの外部記憶媒体７０への書出しが禁止される（ステップＳ１１６）。なお、本実施形態において、「ステップＳ１１４のＮＯルート」となる状況は、例えば、図２のステップＳ１０５でフラグを設定された管理対象ファイルが、ステップＳ１０６〜Ｓ１０８で暗号化ファイルに変換される前に、外部記憶媒体７０への書出し対象になるような状況が考えられる。
図４に示すフローチャート（ステップＳ１２１，Ｓ１２２）に従って、第１実施形態のファイル管理システム１Ａにおける利用者端末１０Ａのアクセス情報通知動作について説明する。
利用者端末１０Ａにおいては、管理対象ファイルに対するアクセス（例えば、リネイム，コピー，消去，移動などによるデータ変更操作）が監視され（ステップＳ１２１）、そのアクセスが発生すると（ステップＳ１２１のＹＥＳルート）、通知手段１６により、利用者端末１０Ａでの管理対象ファイルに対する操作情報（アクセス情報）が、電子メール等を用いてネットワーク６０経由でログ記録サーバ５０に通知され（ステップＳ１２２）、その操作情報の履歴がログ記録サーバ５０で記録・保存される。
図５に示すフローチャート（ステップＳ１３１〜Ｓ１３５）に従って、第１実施形態のファイル管理システム１Ａにおけるファイルアクセス管理サーバ２０Ａの認証動作について説明するためのフローチャートである。
利用者端末１０Ａの利用者や、ネットワーク６０に接続された端末（図示省略）の利用者が、暗号化ファイルの内容を閲覧しようとする場合（暗号化ファイルに対する何らかのアクセスを行なった場合）、その利用者によって認証情報が入力されファイルアクセス管理サーバ２０Ａへ送信される。そして、その認証情報がネットワーク６０経由で受信手段２１により受信されると（ステップＳ１３１のＹＥＳルート）、認証手段２２は、認証情報に含まれるユーザＩＤによってファイルアクセス管理サーバ２０Ａの記憶部を検索し、そのユーザＩＤに対応する登録パスワードを記憶部から読み出し、認証情報に含まれるパスワードと、記憶部から読み出された登録パスワードとを比較し、これらのパスワードが一致するか否かの認証判定を行なう（ステップＳ１３２）。
これらのパスワードが一致し、暗号化ファイルに対するアクセスを行なう利用者が正当な登録者（正当な送信先）であることが認証されると（ステップＳ１３３のＹＥＳルート）、送信手段２３により、暗号化ファイルを復号化するための復号鍵がファイルアクセス管理サーバ２０Ａの記憶部から読み出され、端末にネットワーク６０経由で送信される（ステップＳ１３４）。
そして、端末において、復号鍵が受信されると、その復号鍵を用いて暗号化ファイルが復号化されて元の個人情報ファイルが復元され、その個人情報ファイルに対し、予め与えられたアクセス権限に応じたアクセスが実行される。例えば、前述したようにアクセス権限として閲覧権限のみが与えられている場合、利用者は、復元された個人情報ファイルの内容を閲覧することはできるが、閲覧以外のアクセス、例えばプリンタによる印刷出力や他の記録媒体へのコピーや画面コピー（画面キャプチャ）や別名保存などのアクセスは一切行なうことができない。
一方、ファイルアクセス管理サーバ２０Ａの認証手段２２によりパスワードが不一致であると判定された場合、もしくは、ユーザＩＤに対応する登録パスワードがファイルアクセス管理サーバ２０Ａの記憶部に登録されていなかった場合には、利用者が正当な登録者（正当な送信先）ではないと判定され（ステップＳ１３３のＮＯルート）、ファイルアクセス管理サーバ２０Ａから端末にネットワーク６０経由でエラー通知が行なわれる（ステップＳ１３５）。
〔１−３〕第１実施形態の効果
このように、本発明の第１実施形態としてのファイル管理システム１Ａによれば、個人情報ファイルが管理対象ファイルとして探査されると、その管理対象ファイルにフラグが設定され、書出手段１１による書出し対象のファイルが管理対象ファイルである場合、そのファイルの外部記憶媒体７０への書出しが禁止される。これにより、個人情報が複数の利用者端末１０Ａに分散して保存されていても、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、各利用者端末１０Ａにおいて個人情報を含むファイルが把握され外部記憶媒体７０に書き出されることが禁止されるので、そのファイルが外部へ持ち出されるのを抑止でき、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
また、管理対象ファイルを、利用者端末１０Ａにおいて暗号化ファイルに変換して、このような暗号化ファイルについては、禁止手段１４による書出し禁止動作が抑止され、外部記憶媒体７０への書出しを可能にする。これにより、個人情報が複数の利用者端末１０Ａに分散して保存されていても、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、各利用者端末１０Ａにおいて個人情報を含むファイルが把握され暗号化ファイルに変換された上で外部記憶媒体７０へ書き出されるので、そのファイルが、万人が参照可能な状態で各利用者端末１０Ａから外部へ持ち出されるのを抑止でき、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
このとき、暗号化ファイルの正当な利用者については、ファイルアクセス管理サーバ２０Ａにより正当な利用者であることを認証されれば、ファイルアクセス管理サーバ２０Ａから受信した復号鍵で暗号化ファイルを復号し、暗号化ファイルの内容に対するアクセスが可能になるが、その他の利用者は、暗号化ファイルを復号することができず、その内容に対するアクセスを行なうことは不可能になっている。つまり、管理対象ファイルは、正当な利用者のみがアクセス可能な暗号化ファイルに変換された上で外部記憶媒体７０に書き出されるので、上述のごとく個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止しながら、正当な利用者のアクセスは可能になるので、正当な利用者についての利便性を損なうことがない。
このとき、管理対象ファイルのオリジナルは、コンテナ機能を有するＰＤＦファイルに格納されて暗号化されることになるので、その管理対象ファイルのオリジナルは、そのままの状態、即ち利用者端末１０Ａにおいて万人が参照可能な状態で残ることがないので、個人情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
また、フラグを設定された管理対象ファイルに対する操作履歴をログとしてログ記録サーバ５０で記録・保存することにより、その管理対象ファイルに対するアクセス（例えば、リネイム，コピー，消去，移動などによるデータ変更操作）が生じた場合にはその履歴が記録され、管理対象ファイルに対するアクセスを追跡管理可能になるので、個人情報の不正利用をより確実に防止することができる。
さらに、資産管理サーバ３０が利用者端末１０Ａにファイル管理プログラムをインストールし、利用者端末１０Ａが、インストールされたファイル管理プログラムを実行して探査手段１２，設定手段１３，禁止手段１４，暗号化手段１５および通知手段１６としての機能を果たすように構成することにより、利用者がそれぞれ自分の端末１０Ａにファイル管理プログラムをインストールする手間を省くことができ、例えば企業内などにおいて多数の端末１０Ａが存在する場合にはネットワーク６０を介し一括してファイル管理プログラムのインストールを行なうことが可能になり、ファイル管理システム１Ａを極めて効率的に構築することができる。
またさらに、利用者端末１０Ａにおける探査手段１２による探査結果（管理対象ファイル）をシステム管理者端末４０によって管理することで、上述のごとく企業内などにおいて多数の端末１０Ａが存在し個人情報が分散して保存されていても、これらの個人情報を一元的に管理することができ、個人情報を集中管理するシステムを容易に構築して導入することが可能になる。
一方、上述した第１の探査手法では、各利用者端末１０Ａにおけるファイル毎に、特徴文字や特徴文字列の出現回数に基づく判定値によって、そのファイルが個人情報ファイルであるか否かが判定され、個人情報ファイルを自動的に特定して探査することができるので、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、例えば企業内等において分散して存在する個人情報ファイル（個人情報ファイルである可能性の高いデータファイル）を確実に探査して洗い出し、システム管理者端末４０による管理可能な状態に置くことができる。従って、個人情報の開示要求や訂正要求に確実に対応することができるとともに、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
また、上述した第２の探査手法では、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含む文字区間は、個人情報に関するものではないと見なされる一方、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間は、氏名に関するものであると見なされる。従って、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれか一つに該当すると判定された文字区間については、その判定がなされた時点で判定処理を終了し、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間についてのみ不適切文字／不適切文字列との照合処理が行なわれ、さらに、不適切文字／不適切文字列が一つでも文字区間に含まれると判定された時点で、その照合処理を終了させることができるので、氏名リストに含まれる全ての氏名文字列との照合を行なう従来手法に比べ、氏名の照合処理を高速に行なえ、つまりは個人情報ファイルの探査処理を高速に行なうことが可能になる。
このとき、判定処理の負荷の軽いものから順に、つまり電話番号，電子メールアドレス，住所の順で文字区間における文字列の判定処理を行なうことで、判定処理をより高速に効率良く実行することが可能になる。
また、不適切文字／不適切文字列を含まない文字区間を全て氏名に該当するものと見なすので、氏名についての不適切文字／不適切文字列を含まない電子ファイル、即ち、氏名情報を含む可能性が高く個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイルを確実に探査することが可能になる。つまり、本実施形態によって個人情報ファイルであると判定される電子ファイルの数は、従来手法に比べよりも多くなり、個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル（疑わしい電子ファイル）を確実に洗い出すことができる。
さらに、文字区間の文字数が１以上６以下であって且つその文字区間の文字が全て漢字であるか否かを判定し、この文字判定条件を満たす文字区間のみを照合対象としているので、照合対象の文字区間が、より氏名の可能性の高い文字区間に絞り込まれることになり、氏名の照合精度を向上させることができるとともに、氏名の照合処理を高速に行なうことができる。また、文字数が６を超える長い文字区間が、照合対象から除外されるので、氏名の照合処理のさらなる高速化、つまりは個人情報ファイルの探査処理のさらなる高速化に寄与することになる。
このように第２の探査手法によっても、個人情報ファイルを自動的に特定して探査することができるので、人的な協力を得ることなく且つ担当者に特別な負荷をかけることなく、例えば企業内等において分散して存在する個人情報ファイル（個人情報ファイルである可能性の高い電子ファイル）を確実に探査して洗い出しシステム管理者端末４０による管理可能な状態に置くことができ、個人情報の開示要求や訂正要求に確実に対応することができるとともに、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などを確実に防止することができる。
また、個人情報ファイルは、各個人情報ファイルに付与されたＰマーク（ランク／レベル）に応じ、システム管理者端末４０によって管理され、個人情報ファイルの利用者（保有者）に注意情報／警告情報を通知したり、個人情報ファイルを利用者端末１０Ａから強制的に捕獲・回収したり、個人情報ファイルを管理者のみがアクセス可能なフォルダに格納したりすることが可能で、個人情報の不用意な流出・漏洩や個人情報の不正利用などをより確実に防止することができる。
〔２〕第２実施形態の説明
〔２−１〕第２実施形態の構成
図６は本発明の第２実施形態としてのファイル管理システムの構成を示すブロック図であり、この図６に示す第２実施形態のファイル管理システム１Ｂも、第１実施形態のファイル管理システム１Ａと同様、複数の利用者端末１０Ｂのほかにファイルアクセス管理サーバ２０Ｂ，資産管理サーバ３０，システム管理者端末４０およびログ記録サーバ５０をそなえて構成され、これらの端末１０Ｂ，４０およびサーバ２０Ｂ，３０，５０がネットワーク６０を介して相互に通信可能に接続されている。なお、図６中、既述の符号と同一の符号は同一もしくはほぼ同一の部分を示しているので、その説明は省略し、以下では、第１実施形態のファイル管理システム１Ａと異なる点について説明する。
第２実施形態の利用者端末１０Ｂも、第１実施形態の利用者端末１０Ａと同様、企業等の社内において各社員（利用者）によって使用されるＰＣ等の情報処理装置であって、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂ，資産管理サーバ３０，システム管理者端末４０およびログ記録サーバ５０とネットワーク６０を介して相互に通信可能に接続されている。
そして、各利用者端末１０Ｂは、書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，禁止手段１４，通知手段１６および登録手段１７としての機能を果たすもので、これらの機能は、利用者端末１０Ｂを成すＣＰＵが、第１実施形態と同様、資産管理サーバ３０からインストールされたファイル管理プログラムを実行することによって実現される。つまり、第２実施形態の利用者端末１０Ｂは、第１実施形態の利用者端末１０Ａにはそなえられていた暗号化手段１５としての機能に代えて登録手段１７としての機能がそなえられている点で、第１実施形態の利用者端末１０Ａと異なっている。
また、第２実施形態のファイルアクセス管理サーバ２０Ｂも、第１実施形態のファイルアクセス管理サーバ２０Ａと同様、ネットワーク６０を介して利用者端末１０Ｂと通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するもので、第２実施形態では、第１実施形態と同様の受信手段２１，認証手段２２および送信手段２３ほかに、暗号化手段２４をさらにそなえて構成されている。
利用者端末１０Ｂの登録手段１７は、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイル（個人情報ファイル）を、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂの管理下に置くべく、このファイルアクセス管理サーバ２０Ｂに登録するもので、登録時には、その管理対象ファイルをファイルアクセス管理サーバ２０Ｂに送信するとともに、登録処理に応じて、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂの暗号化手段２４によって後述するごとく作成された暗号化ファイルを受信する機能を果たすものである。
そして、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂの暗号化手段２４は、第１実施形態において利用者端末１０Ａにそなえられた暗号化手段１５と同様の機能を果たすもので、登録手段１７によってファイルアクセス管理サーバ２０Ｂに登録される管理対象ファイルを、コンテナ機能を有するＰＤＦファイルに変換し、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該管理対象ファイルのオリジナルファイルを格納してから、当該ＰＤＦファイルを、所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成するものである。また、第２実施形態においても、暗号化動作と併せて、当該暗号化ファイルにアクセスする利用者（ユーザ）について、当該暗号化ファイルへのアクセス権限の設定が、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂで自動的に行なわれるものとする。ここでは、例えば、必要最小限のアクセス権限（例えば閲覧権）のみを設定するようにする。
このように、第１実施形態では利用者端末１０Ａ側で行なわれていた管理対象ファイルの暗号化処理が、第２実施形態では、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂ側で実行されるように構成されている点が、第１実施形態と第２実施形態とで異なっている点である。
〔２−２〕第２実施形態の動作
次に、上述のごとく構成された第２実施形態のファイル管理システム１Ｂの動作について説明する。ここでは、図７に示すフローチャート（ステップＳ２０１〜Ｓ２０７およびＳ２１１〜Ｓ２１３）に従って、第２実施形態のファイル管理システム１Ｂの管理対象ファイル探査動作について説明する。つまり、第２実施形態のファイル管理システム１Ｂでは、上述したような構成の相違点から、第１実施形態のファイル管理システム１Ａの管理対象ファイル探査動作（図２参照）とは異なる管理対象ファイル探査動作が、図７に示す手順で行なわれる。
第２実施形態においても、第１実施形態と同様、各利用者端末１０Ｂの資産（端末１０Ｂが保有するソフトウエア等）は、資産管理サーバ３０によって管理されており、利用者端末１０Ｂを書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，禁止手段１４，通知手段１６および登録手段１７として機能させるファイル管理プログラムがインストールされていない利用者端末１０Ｂの存在が認識された場合、ファイル管理プログラムが、資産管理サーバ３０からネットワーク６０経由で利用者端末１０Ｂにインストールされる（ステップＳ２０１）。
ファイル管理プログラムをインストールされた利用者端末１０Ｂでは、そのファイル管理プログラムが実行され、探査手段１２により、上述した第１もしくは第２の探査手法を用いて、利用者端末１０Ｂに保存されているファイルの中から、個人情報ファイルが管理対象ファイルとして探査される（ステップＳ２０２）。
探査の結果、管理対象ファイルが存在しなければ（ステップＳ２０３のＮＯルート）、後述するステップＳ２０７へ移行する一方、管理対象ファイル（未だフラグ設定されていないもの）が存在すれば（ステップＳ２０３のＹＥＳルート）、通知手段１６により、その探査結果（管理対象ファイルについての情報）と、各管理対象ファイル（個人情報ファイル）に対して設定されたＰマークのランクとが、電子メール等を用いてネットワーク６０経由でシステム管理者端末４０に通知される（ステップＳ２０４）。また、その管理対象ファイル（未だフラグ設定されていないもの）には、設定手段１３により、管理対象であることを示すフラグが設定される（ステップＳ２０５）。
そして、第２実施形態では、登録手段１７により、管理対象ファイルをファイルアクセス管理サーバ２０Ｂの管理下に置くべく、その管理対象ファイルがファイルアクセス管理サーバ２０Ｂに登録される（ステップＳ２０６）。その際、管理対象ファイルは、登録手段１７によりファイルアクセス管理サーバ２０Ｂに送信され、登録処理に応じて、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂの暗号化手段２４によって作成された暗号化ファイルが、登録手段１７により受信される。
このとき、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂでは、暗号化手段２４により、管理対象ファイルが、コンテナ機能を有するＰＤＦファイルに変換され（ステップＳ２１１）、そのコンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該管理対象ファイルのオリジナルファイルが格納されてから（ステップＳ２１２）、そのＰＤＦファイルが、所定の暗号鍵で暗号化され、暗号化ファイルが作成される（ステップＳ２１３）。このとき、当該暗号化ファイルにアクセスする利用者について、当該暗号化ファイルに対するアクセス権限（例えば閲覧権限）も、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂにおいて自動的に設定される（ステップＳ２１３）。作成された暗号化ファイルは、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂから利用者端末１０Ｂに返信される。
このようにして、管理対象ファイルの探査，フラグ設定，登録（ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂによる暗号化）の処理を一旦終了し、次の探査タイミングが来るまで待機し（ステップＳ２０７のＮＯルート）、次の探査タイミングとなった場合（ステップＳ２０７のＹＥＳルート）、ステップＳ２０２に戻り、上述したステップＳ２０２〜Ｓ２０６およびＳ２１１〜Ｓ２１３を再度実行する。ここでも、探査タイミングは、例えば、利用者端末１０Ｂの電源投入時（起動時）や、利用者端末１０Ｂにおけるデータの入出力動作（Ｉ／Ｏ動作）の発生時（新たなファイルの入力／作成時も含む）とする。
〔２−３〕第２実施形態の効果
このように、本発明の第２実施形態としてのファイル管理システム１Ｂによれば、管理対象ファイルを暗号化ファイルに変換する処理（ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂへの登録処理）がファイルアクセス管理サーバ２０Ｂ側の暗号化手段２４で行なわれる点が異なるのみで、このファイル管理システム１Ｂによっても、第１実施形態と同様の作用効果を得ることができる。
〔３〕第３実施形態の説明
〔３−１〕第３実施形態の構成
図８は本発明の第３実施形態としてのファイル管理システムの構成を示すブロック図であり、この図８に示す第３実施形態のファイル管理システム１Ｃも、第１実施形態のファイル管理システム１Ａと同様、複数の利用者端末１０Ｃのほかにファイルアクセス管理サーバ２０Ｃ，資産管理サーバ３０，システム管理者端末４０およびログ記録サーバ５０をそなえて構成され、これらの端末１０Ｃ，４０およびサーバ２０Ｃ，３０，５０がネットワーク６０を介して相互に通信可能に接続されている。なお、図８中、既述の符号と同一の符号は同一もしくはほぼ同一の部分を示しているので、その説明は省略し、以下では、第１実施形態のファイル管理システム１Ａと異なる点について説明する。
第３実施形態の利用者端末１０Ｃも、第１実施形態の利用者端末１０Ａと同様、企業等の社内において各社員（利用者）によって使用されるＰＣ等の情報処理装置であって、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｃ，資産管理サーバ３０，システム管理者端末４０およびログ記録サーバ５０とネットワーク６０を介して相互に通信可能に接続されている。
そして、各利用者端末１０Ｃは、書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，暗号化手段１５および通知手段１６としての機能を果たすもので、これらの機能は、利用者端末１０Ｃを成すＣＰＵが、第１実施形態と同様、資産管理サーバ３０からインストールされたファイル管理プログラムを実行することによって実現される。つまり、第３実施形態の利用者端末１０Ｃは、第１実施形態の利用者端末１０Ａにはそなえられていた禁止手段１４が省略されている点で、第１実施形態の利用者端末１０Ａと異なっている。
なお、第３実施形態のファイルアクセス管理サーバ２０Ｃも、第１実施形態のファイルアクセス管理サーバ２０Ａと同様、ネットワーク６０を介して利用者端末１０Ｃと通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するもので、第３実施形態では、第１実施形態と同様の受信手段２１，認証手段２２および送信手段２３をそなえて構成されている。
第３実施形態の利用者端末１０Ｃにおいて、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイルは、第１実施形態や第２実施形態のごとく直ちに暗号化ファイルに変換されるのではなくて、その管理対象ファイルが、書出手段１１によって外部記憶媒体７０に書き出される際に、始めて暗号化手段１５によって上述と同様にして暗号化ファイルに変換され、書出手段１１が、暗号化手段１５によって作成された暗号化ファイルを外部記憶媒体７０へ書き出すように構成されている。
〔３−２〕第３実施形態の動作
次に、上述のごとく構成された第３実施形態のファイル管理システム１Ｃの動作について説明する。ここでは、図９に示すフローチャート（ステップＳ３０１〜Ｓ３０６）に従って、第３実施形態のファイル管理システム１Ｃにおける利用者端末１０Ｃの管理対象ファイル探査動作について説明し、図１０に示すフローチャート（ステップＳ３１１〜Ｓ３１７）に従って、第３実施形態のファイル管理システム１Ｃにおける利用者端末１０Ｃのファイル書出し制御動作について説明する。つまり、第３実施形態のファイル管理システム１Ｃでは、上述したような構成の相違点から、第１実施形態のファイル管理システム１Ａの管理対象ファイル探査動作（図２参照）とは異なる管理対象ファイル探査動作が図９に示す手順で行なわれ、第１実施形態のファイル管理システム１Ａのファイル書出し制御動作（図３参照）とは異なるファイル書出し制御動作が図１０に示す手順で行なわれる。
図９に示すように、第３実施形態においても、第１実施形態と同様、各利用者端末１０Ｃの資産（端末１０Ｃが保有するソフトウエア等）は、資産管理サーバ３０によって管理されており、利用者端末１０Ｃを書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，暗号化手段１５および通知手段１６として機能させるファイル管理プログラムがインストールされていない利用者端末１０Ｃの存在が認識された場合、ファイル管理プログラムが、資産管理サーバ３０からネットワーク６０経由で利用者端末１０Ｃにインストールされる（ステップＳ３０１）。
ファイル管理プログラムをインストールされた利用者端末１０Ｃでは、そのファイル管理プログラムが実行され、探査手段１２により、上述した第１もしくは第２の探査手法を用いて、利用者端末１０Ｃに保存されているファイルの中から、個人情報ファイルが管理対象ファイルとして探査される（ステップＳ３０２）。
探査の結果、管理対象ファイルが存在しなければ（ステップＳ３０３のＮＯルート）、後述するステップＳ３０６へ移行する一方、管理対象ファイル（未だフラグ設定されていないもの）が存在すれば（ステップＳ３０３のＹＥＳルート）、通知手段１６により、その探査結果（管理対象ファイルについての情報）と、各管理対象ファイル（個人情報ファイル）に対して設定されたＰマークのランクとが、電子メール等を用いてネットワーク６０経由でシステム管理者端末４０に通知される（ステップＳ３０４）。また、その管理対象ファイル（未だフラグ設定されていないもの）には、設定手段１３により、管理対象であることを示すフラグが設定される（ステップＳ３０５）。
このようにして、管理対象ファイルの探査，フラグ設定の処理を一旦終了し、次の探査タイミングが来るまで待機し（ステップＳ３０６のＮＯルート）、次の探査タイミングとなった場合（ステップＳ３０６のＹＥＳルート）、ステップＳ３０２に戻り、上述したステップＳ３０２〜Ｓ３０５を再度実行する。ここでも、探査タイミングは、例えば、利用者端末１０Ｃの電源投入時（起動時）や、利用者端末１０Ｃにおけるデータの入出力動作（Ｉ／Ｏ動作）の発生時（新たなファイルの入力／作成時も含む）とする。
そして、図１０に示すように、利用者端末１０Ｃにおいても、第１実施形態と同様、書出手段１１に対するファイルの書出し要求の発生が監視され（ステップＳ３１１）、書出し要求が発生すると（ステップＳ３１１のＹＥＳルート）、書出手段１１によって外部記憶媒体７０へ書き出されるファイルが、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイルであるか否かが判定され（ステップＳ３１２）、管理対象ファイルでない場合には（ステップＳ３１２のＮＯルート）、そのファイルは、書出手段１１によりそのまま外部記憶媒体７０に書き出される（ステップＳ３１３）。
一方、書出し対象ファイルが管理対象ファイルである場合には（ステップＳ３１２のＹＥＳルート）、暗号化手段１５により、管理対象ファイルが、コンテナ機能を有するＰＤＦファイルに変換され（ステップＳ３１４）、そのコンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該管理対象ファイルのオリジナルファイルが格納されてから（ステップＳ３１５）、そのＰＤＦファイルが、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｃによって管理される所定の暗号鍵で暗号化され、暗号化ファイルが作成される（ステップＳ３１６）。このとき、当該暗号化ファイルにアクセスする利用者について、当該暗号化ファイルに対するアクセス権限（例えば閲覧権限）も、暗号化手段１５からファイルアクセス管理サーバ２０Ｃに対して自動的に設定される（ステップＳ３１６）。そして、第３実施形態では、上述のように暗号化手段１５によって作成された暗号化ファイルが、書出手段１１により外部記憶媒体７０へ書き出される（ステップＳ３１７）。
〔３−３〕第３実施形態の効果
このように、本発明の第３実施形態としてのファイル管理システム１Ｃによれば、第１実施形態においてそなえられていた禁止手段１４をもたない構成を採用した場合であっても、書出し対象のファイルが管理対象ファイルであれば、上述のごとく管理対象ファイルを暗号化ファイルに変換してから外部記憶媒体７０へ書き出すことにより、第１実施形態と同様の作用効果を得ることができる。
〔４〕第４実施形態の説明
〔４−１〕第４実施形態の構成
図１１は本発明の第４実施形態としてのファイル管理システムの構成を示すブロック図であり、この図１１に示す第４実施形態のファイル管理システム１Ｄも、第３実施形態のファイル管理システム１Ｃと同様、複数の利用者端末１０Ｄのほかにファイルアクセス管理サーバ２０Ｄ，資産管理サーバ３０，システム管理者端末４０およびログ記録サーバ５０をそなえて構成され、これらの端末１０Ｄ，４０およびサーバ２０Ｄ，３０，５０がネットワーク６０を介して相互に通信可能に接続されている。なお、図１１中、既述の符号と同一の符号は同一もしくはほぼ同一の部分を示しているので、その説明は省略し、以下では、第１実施形態のファイル管理システム１Ａや第３実施形態のファイル管理システム１Ｃと異なる点について説明する。
第４実施形態の利用者端末１０Ｄも、第１実施形態の利用者端末１０Ａと同様、企業等の社内において各社員（利用者）によって使用されるＰＣ等の情報処理装置であって、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄ，資産管理サーバ３０，システム管理者端末４０およびログ記録サーバ５０とネットワーク６０を介して相互に通信可能に接続されている。
そして、各利用者端末１０Ｄは、書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，通知手段１６および登録手段１７としての機能を果たすもので、これらの機能は、利用者端末１０Ｄを成すＣＰＵが、第１実施形態と同様、資産管理サーバ３０からインストールされたファイル管理プログラムを実行することによって実現される。つまり、第４実施形態の利用者端末１０Ｄは、第３実施形態の利用者端末１０Ｃにはそなえられていた暗号化手段１５としての機能に代えて登録手段１７としての機能がそなえられている点で、第３実施形態の利用者端末１０Ｃと異なっている。
また、第４実施形態のファイルアクセス管理サーバ２０Ｄも、第３実施形態のファイルアクセス管理サーバ２０Ｃと同様、ネットワーク６０を介して利用者端末１０Ｄと通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するもので、第４実施形態では、第３実施形態（第１実施形態）と同様の受信手段２１，認証手段２２および送信手段２３ほかに、暗号化手段２４をさらにそなえて構成されている。
利用者端末１０Ｄの登録手段１７は、第２実施形態における登録手段１７と同様、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイル（個人情報ファイル）を、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄの管理下に置くべく、このファイルアクセス管理サーバ２０Ｄに登録するもので、登録時には、その管理対象ファイルをファイルアクセス管理サーバ２０Ｄに送信するとともに、登録処理に応じて、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄの暗号化手段２４によって後述するごとく作成された暗号化ファイルを受信する機能を果たすものである。
そして、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄの暗号化手段２４は、第１実施形態や第３実施形態において利用者端末１０Ａ，１０Ｃにそなえられた暗号化手段１５と同様の機能を果たすもので、登録手段１７によってファイルアクセス管理サーバ２０Ｄに登録される管理対象ファイルを、コンテナ機能を有するＰＤＦファイルに変換し、さらに、前記コンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該管理対象ファイルのオリジナルファイルを格納してから、当該ＰＤＦファイルを、所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成するものである。また、第４実施形態においても、暗号化動作と併せて、当該暗号化ファイルにアクセスする利用者（ユーザ）について、当該暗号化ファイルへのアクセス権限の設定が、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄで自動的に行なわれるものとする。ここでは、例えば、必要最小限のアクセス権限（例えば閲覧権）のみを設定するようにする。
このように、第３実施形態では利用者端末１０Ｃ側で行なわれていた管理対象ファイルの暗号化処理が、第４実施形態では、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄ側で実行されるように構成されている点が、第３実施形態と第４実施形態とで異なっている点である。
〔４−２〕第４実施形態の動作
次に、上述のごとく構成された第４実施形態のファイル管理システム１Ｄの動作について説明する。ここでは、図１２に示すフローチャート（ステップＳ４０１〜Ｓ４０５およびＳ４１１〜Ｓ４１３）に従って、第４実施形態のファイル管理システム１Ｄのファイル書出し制御動作について説明する。つまり、第４実施形態のファイル管理システム１Ｄでは、上述したような構成の相違点から、第３実施形態のファイル管理システム１Ｃのファイル書出し制御動作（図１０参照）とは異なるファイル書出し制御動作が、図１２に示す手順で行なわれる。
図１２に示すように、第４実施形態においても、第３実施形態と同様、書出手段１１に対するファイルの書出し要求の発生が監視され（ステップＳ４０１）、書出し要求が発生すると（ステップＳ４０１のＹＥＳルート）、書出手段１１によって外部記憶媒体７０へ書き出されるファイルが、設定手段１３によってフラグを設定された管理対象ファイルであるか否かが判定され（ステップＳ４０２）、管理対象ファイルでない場合には（ステップＳ４０２のＮＯルート）、そのファイルは、書出手段１１によりそのまま外部記憶媒体７０に書き出される（ステップＳ４０３）。
一方、書出し対象ファイルが管理対象ファイルである場合には（ステップＳ４０２のＹＥＳルート）、登録手段１７により、管理対象ファイルをファイルアクセス管理サーバ２０Ｄの管理下に置くべく、その管理対象ファイルがファイルアクセス管理サーバ２０Ｄに登録される（ステップＳ４０４）。その際、管理対象ファイルは、登録手段１７によりファイルアクセス管理サーバ２０Ｄに送信され、登録処理に応じて、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄの暗号化手段２４によって作成された暗号化ファイルが、登録手段１７により受信される。
このとき、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄでは、暗号化手段２４により、管理対象ファイルが、コンテナ機能を有するＰＤＦファイルに変換され（ステップＳ４１１）、そのコンテナ機能を用いて当該ＰＤＦファイルに当該管理対象ファイルのオリジナルファイルが格納されてから（ステップＳ４１２）、そのＰＤＦファイルが、所定の暗号鍵で暗号化され、暗号化ファイルが作成される（ステップＳ４１３）。このとき、当該暗号化ファイルにアクセスする利用者について、当該暗号化ファイルに対するアクセス権限（例えば閲覧権限）も、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｂにおいて自動的に設定される（ステップＳ４１３）。作成された暗号化ファイルは、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄから利用者端末１０Ｄに返信される。そして、利用者端末１０Ｄでは、ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄから返信された暗号化ファイルが、書出手段１１により外部記憶媒体７０へ書き出される（ステップＳ４０５）。
〔４−３〕第４実施形態の効果
このように、本発明の第４実施形態としてのファイル管理システム１Ｄによれば、管理対象ファイルを暗号化ファイルに変換する処理（ファイルアクセス管理サーバ２０Ｄへの登録処理）がファイルアクセス管理サーバ２０Ｄ側の暗号化手段２４で行なわれる点が異なるのみで、このファイル管理システム１Ｄによっても、第１実施形態や第３実施形態と同様の作用効果を得ることができる。
〔５〕その他
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形して実施することができる。
上述した利用者端末１０Ａ〜１０Ｄにおける書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，禁止手段１４，暗号化手段１５，通知手段１６および登録手段１７としての機能（各手段の全部もしくは一部の機能）は、上述した通り、コンピュータ（ＣＰＵ，情報処理装置，各種端末を含む）が、資産管理サーバ３０からインストールされた所定のアプリケーションプログラム（ファイル管理プログラム）を実行することによって実現される。
また、ファイルアクセス管理サーバ２０Ａにおける受信手段２１，認証手段２２，送信手段２３および暗号化手段２４としての機能（各手段の全部もしくは一部の機能）は、コンピュータ（ＣＰＵ，情報処理装置，各種端末を含む）が所定のアプリケーションプログラム（ファイルアクセス管理サーバ用プログラム）を実行することによって実現される。
ファイル管理プログラムや、このファイル管理プログラムを含むファイルアクセス管理サーバ用プログラムは、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷなど）等のコンピュータ読取可能な記録媒体に記録された形態で提供される。この場合、コンピュータはその記録媒体から個人情報管理サーバ用プログラムを読み取って内部記憶装置または外部記憶装置に転送し格納して用いる。また、そのプログラムを、例えば磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスク等の記憶装置（記録媒体）に記録しておき、その記憶装置から通信回線を介してコンピュータに提供するようにしてもよい。
ここで、コンピュータとは、ハードウエアとＯＳ（オペレーティングシステム）とを含む概念であり、ＯＳの制御の下で動作するハードウエアを意味している。また、ＯＳが不要でアプリケーションプログラム単独でハードウェアを動作させるような場合には、そのハードウェア自体がコンピュータに相当する。ハードウエアは、少なくとも、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサと、記録媒体に記録されたコンピュータプログラムを読み取るための手段とをそなえている。上記ファイル管理プログラムや上記ファイルアクセス管理サーバ用プログラムとしてのアプリケーションプログラムは、上述のようなコンピュータに、書出手段１１，探査手段１２，設定手段１３，禁止手段１４，暗号化手段１５，通知手段１６，登録手段１７，受信手段２１，認証手段２２，送信手段２３および暗号化手段２４としての機能を実現させるプログラムコードを含んでいる。また、その機能の一部は、アプリケーションプログラムではなくＯＳによって実現されてもよい。
さらに、本実施形態における記録媒体としては、上述したフレキシブルディスク，ＣＤ，ＤＶＤ，磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスクのほか、ＩＣカード，ＲＯＭカートリッジ，磁気テープ，パンチカード，コンピュータの内部記憶装置（ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ），外部記憶装置等や、バーコードなどの符号が印刷された印刷物等の、コンピュータ読取可能な種々の媒体を利用することもできる。
本発明の第１実施形態としてのファイル管理システムの構成を示すブロック図である。 第１実施形態のファイル管理システムにおける利用者端末の動作（管理対象ファイル探査動作）を説明するためのフローチャートである。 第１実施形態のファイル管理システムにおける利用者端末の動作（ファイル書出し制御動作）を説明するためのフローチャートである。 第１実施形態のファイル管理システムにおける利用者端末の動作（アクセス情報通知動作）を説明するためのフローチャートである。 第１実施形態のファイル管理システムにおけるファイルアクセス管理サーバの動作（認証動作）を説明するためのフローチャートである。 本発明の第２実施形態としてのファイル管理システムの構成を示すブロック図である。 第２実施形態のファイル管理システムの動作（管理対象ファイル探査動作）を説明するためのフローチャートである。 本発明の第３実施形態としてのファイル管理システムの構成を示すブロック図である。 第３実施形態のファイル管理システムにおける利用者端末の動作（管理対象ファイル探査動作）を説明するためのフローチャートである。 第３実施形態のファイル管理システムにおける利用者端末の動作（ファイル書出し制御動作）を説明するためのフローチャートである。 本発明の第４実施形態としてのファイル管理システムの構成を示すブロック図である。 第４実施形態のファイル管理システムの動作（ファイル書出し制御動作）を説明するためのフローチャートである。
符号の説明
１Ａ，１Ｂ，１Ｃ，１Ｄ ファイル管理システム
１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄ 利用者端末
１１ 書出手段
１２ 探査手段
１３ 設定手段
１４ 禁止手段
１５ 暗号化手段
１６ 通知手段
１７ 登録手段
２０Ａ，２０Ｂ，２０Ｃ，２０Ｄ ファイルアクセス管理サーバ
２１ 受信手段
２２ 認証手段
２３ 送信手段
２４ 暗号化手段
３０ 資産管理サーバ
４０ システム管理者端末（管理手段）
５０ ログ記録サーバ
６０ ネットワーク（社内ＬＡＮ）
７０ 外部記憶媒体

Claims (26)

  1. 利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段と、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとして探査する探査手段と、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段と、
    該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、該書出手段による当該ファイルの外部記憶媒体への書出しを禁止する禁止手段とをそなえて構成され、
    該探査手段が、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段と、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、情報処理装置。
  2. 該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段をさらにそなえて構成されていることを特徴とする、請求項１記載の情報処理装置。
  3. 該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されていることを特徴とする、請求項２記載の情報処理装置。
  4. 該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段をさらにそなえて構成され、
    該登録手段が、該管理対象ファイルを該ファイルアクセス管理サーバに登録することによって、該ファイルアクセス管理サーバにおいて、当該管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換させ、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納させてから、当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成させることを特徴とする、請求項１記載の情報処理装置。
  5. 該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されていることを特徴とする、請求項４記載の情報処理装置。
  6. 利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段と、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとして探査する探査手段と、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段と、
    該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、当該ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段とをそなえて構成され、
    該書出手段が、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成され、
    該探査手段が、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段と、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、情報処理装置。
  7. 利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段と、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとして探査する探査手段と、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段と、
    該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段とをそなえて構成され、
    該登録手段が、該管理対象ファイルを該ファイルアクセス管理サーバに登録することによって、該ファイルアクセス管理サーバにおいて、当該管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換させ、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納させてから、当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成させ、
    該書出手段が、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されるとともに、
    該探査手段が、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段と、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、情報処理装置。
  8. 該暗号化ファイルに対するアクセスを、該ファイルアクセス管理サーバに管理させるように構成されていることを特徴とする、請求項２〜請求項７のいずれか一項に記載の情報処理装置。
  9. 該設定手段によって該フラグを設定された該管理対象ファイルに対する操作履歴をログとしてログ記録サーバにおいて記録すべく、該管理対象ファイルに対する操作情報を該ログ記録サーバに通知する通知手段をさらにそなえて構成されていることを特徴とする、請求項１〜請求項８のいずれか一項に記載の情報処理装置。
  10. 利用者端末と、
    該利用者端末と通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、
    該利用者端末が、
    利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段と、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとして探査する探査手段と、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段と、
    該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、該書出手段による当該ファイルの外部記憶媒体への書出しを禁止する禁止手段と、
    該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、該ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段とをそなえて構成されるとともに、
    該ファイルアクセス管理サーバが、
    該暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末から該暗号化ファイルについての認証情報を受信する受信手段と、
    該受信手段によって受信された該認証情報に基づいて当該端末の利用者が該暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
    該認証手段によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、該暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末に送信する送信手段とをそなえて構成され、
    さらに、該利用者端末における該探査手段が、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段と、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、ファイル管理システム。
  11. 該利用者端末において、該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されていることを特徴とする、請求項１０記載のファイル管理システム。
  12. 利用者端末と、
    該利用者端末と通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、
    該利用者端末が、
    利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段と、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルとして探査する探査手段と、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段と、
    該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、該書出手段による当該ファイルの外部記憶媒体への書出しを禁止する禁止手段と、
    該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、該ファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段とをそなえて構成されるとともに、
    該ファイルアクセス管理サーバが、
    該登録手段によって登録される管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段と、
    該暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末から該暗号化ファイルについての認証情報を受信する受信手段と、
    該受信手段によって受信された該認証情報に基づいて当該端末の利用者が該暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
    該認証手段によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、該暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末に送信する送信手段とをそなえて構成され、
    さらに、該利用者端末における該探査手段が、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段と、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、ファイル管理システム。
  13. 該利用者端末において、該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されていることを特徴とする、請求項１２記載のファイル管理システム。
  14. 利用者端末と、
    該利用者端末と通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、
    該利用者端末が、
    利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段と、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルとして探査する探査手段と、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段と、
    該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、当該ファイルを、コンテナ機能を有する完全文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完全文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段とをそなえて構成され、
    該書出手段が、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成されるとともに、
    該ファイルアクセス管理サーバが、
    該暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末から該暗号化ファイルについての認証情報を受信する受信手段と、
    該受信手段によって受信された該認証情報に基づいて当該端末の利用者が該暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
    該認証手段によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、該暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末に送信する送信手段とをそなえて構成され、
    さらに、該利用者端末における該探査手段が、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段と、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、ファイル管理システム。
  15. 利用者端末と、
    該利用者端末と通信可能に接続され、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバとをそなえ、
    該利用者端末が、
    利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段と、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとして探査する探査手段と、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段と、
    該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段とをそなえて構成されるとともに、
    該ファイルアクセス管理サーバが、
    該登録手段によって登録される管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段と、
    該暗号化ファイルに対するアクセスを行なう端末から該暗号化ファイルについての認証情報を受信する受信手段と、
    該受信手段によって受信された該認証情報に基づいて当該端末の利用者が該暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
    該認証手段によって当該端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合、該暗号化ファイルを復号化する復号鍵を当該端末に送信する送信手段とをそなえて構成され、
    該利用者端末において、該書出手段が、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように構成され、
    さらに、該利用者端末における該探査手段が、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段と、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段と、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段と、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段と、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、ファイル管理システム。
  16. 該利用者端末における資産を管理する資産管理サーバをさらにそなえ、
    該資産管理サーバが、該利用者端末を少なくとも該探査手段および該設定手段として機能させるファイル管理プログラムを該利用者端末にインストールすることを特徴とする、請求項１０〜請求項１５のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
  17. 該利用者端末における該探査手段による探査結果を管理する管理手段をさらにそなえたことを特徴とする、請求項１０〜請求項１６のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
  18. 該設定手段によって該フラグを設定された該管理対象ファイルに対する操作履歴をログとして記録するログ記録サーバをさらにそなえ、
    該利用者端末が、該管理対象ファイルに対する操作情報を該ログ記録サーバに通知する通知手段をさらにそなえて構成されていることを特徴とする、請求項１０〜請求項１７のいずれか一項に記載のファイル管理システム。
  19. 利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段を有する情報処理装置としてのコンピュータにファイル管理機能を実現させるファイル管理プログラムであって、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとして探査する探査手段、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段、および、
    該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、該書出手段による当該ファイルの外部記憶媒体への書出しを禁止する禁止手段として、該コンピュータを機能させ、
    さらに、該コンピュータを該探査手段として機能させるべく、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段、および、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、ファイル管理プログラム。
  20. 該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該完成文書ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段として、該コンピュータをさらに機能させることを特徴とする、請求項１９記載のファイル管理プログラム。
  21. 該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項２０記載のファイル管理プログラム。
  22. 該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段として、該コンピュータをさらに機能させるとともに、
    該登録手段が、該管理対象ファイルを該ファイルアクセス管理サーバに登録することによって、該ファイルアクセス管理サーバにおいて、当該管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換させ、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納させてから、当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成させるように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項１９記載のファイル管理プログラム。
  23. 該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルである場合、該禁止手段による書出し禁止動作が抑止され、該書出手段が、当該ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように、該コンピュータを機能させることを特徴とする、請求項２２記載のファイル管理プログラム。
  24. 利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段を有する情報処理装置としてのコンピュータにファイル管理機能を実現させるファイル管理プログラムであって、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとして探査する探査手段、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段、および、
    該書出手段によって該外部記憶媒体へ書き出されるファイルが、該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルである場合、当該ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換し、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納してから、当該ファイルを、ファイルアクセス管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成する暗号化手段として、該コンピュータを機能させるとともに、
    該書出手段が、該暗号化手段によって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように、該コンピュータを機能させ、
    さらに、該コンピュータを該探査手段として機能させるべく、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段、および、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、ファイル管理プログラム。
  25. 利用者によって指定されたファイルを外部記憶媒体へ書き出す書出手段を有する情報処理装置としてのコンピュータにファイル管理機能を実現させるファイル管理プログラムであって、
    記憶部におけるデータの中から、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとして探査する探査手段、
    該探査手段によって探査された管理対象ファイルに、管理対象であることを示すフラグを設定する設定手段、および、
    該設定手段によって該フラグを設定された管理対象ファイルを、ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバの管理下に置くべく、該ファイルアクセス管理サーバに登録する登録手段として、該コンピュータを機能させ、
    該登録手段が、該管理対象ファイルを該ファイルアクセス管理サーバに登録することによって、該ファイルアクセス管理サーバにおいて、当該管理対象ファイルを、コンテナ機能を有する完成文書ファイルに変換させ、該コンテナ機能を用いて当該完成文書ファイルに当該管理対象ファイルを格納させてから、当該完成文書ファイルを所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成させるように、該コンピュータを機能させるとともに、
    該書出手段が、該ファイルアクセス管理サーバによって作成された暗号化ファイルを該外部記憶媒体へ書き出すように、該コンピュータを機能させ、
    さらに、該コンピュータを該探査手段として機能させるべく、
    前記データに含まれるデータ集合体のテキストデータを抽出する抽出手段、
    該抽出手段によって抽出されたテキストデータから、区切り文字によって区切られた文字区間を切り出す切出手段、
    該切出手段によって切り出された文字区間における文字列が、予め設定された電話番号判定条件，電子メールアドレス判定条件および住所判定条件のいずれか一つを満たすか否かの判定を行なうことにより、氏名以外の個人情報要素である電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを判定する第１判定手段、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間における文字の数が所定範囲内であり且つ同文字区間における文字が漢字であるか否かを判定する文字判定手段、
    該文字判定手段によって前記所定範囲内であり且つ漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字もしくは文字列と氏名において出現し得ない漢字もしくは漢字列として予め設定された不適切文字もしくは不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含むか否かを判定する照合手段、および、
    該第１判定手段によって電話番号，電子メールアドレスおよび住所のうちのいずれか一つに該当すると判定された文字区間の数と該照合手段によって前記の不適切文字もしくは不適切文字列を含まないと判定された文字区間の数とをそれぞれ計数し、その計数結果に基づいて、当該データ集合体が個人情報ファイルであるか否かを判定する第２判定手段として、該コンピュータを機能させることを特徴とする、ファイル管理プログラム。
  26. 該設定手段によって該フラグを設定された該管理対象ファイルに対する操作履歴をログとしてログ記録サーバにおいて記録すべく、該管理対象ファイルに対する操作情報を該ログ記録サーバに通知する通知手段として、該コンピュータをさらに機能させることを特徴とする、請求項１９〜請求項２５のいずれか一項に記載のファイル管理プログラム。
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