JP6945940B2 - 紙文書管理システム及び紙文書管理方法 - Google Patents
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Description
この特許文献1に記載の発明は、印刷出力後の重要情報等の漏洩を防止することを目的としている。具体的には、印刷出力を実行するときに利用者端末に挿入された認証媒体の情報と共に印刷するデータを利用者端末から印刷管理装置へ送信し、上記送信された印刷データを印刷装置へ前記認証情報と共に再送信する。また、上記利用者端末に挿入した認証媒体の認証情報が指定された印刷装置に入力されると、上記印刷管理装置から送信されてきた印刷データを印刷出力すると共に印刷出力者の特定を前記認証情報に基づいて行い、上記印刷管理装置によって利用者ごとに上記印刷装置の印刷出力を制御するというものである。
Claims (12)
- 文書を複数の機密度ランクに区分する場合の機密度区分ルールに基づき、印刷出力する文書の機密度ランクを決定する機密度ランク決定手段と、
複数の文書及び当該文書の文書識別情報と、前記機密度ランク決定手段により決定された機密度ランクとを対応付けて記憶した文書データベースと、
印刷した文書を文書管理エリアから個人が持ち出す場合に、当該個人が持出可能な文書の機密度ランク、持出に必要な許可を受けるべき上長情報が、個人毎の個人識別情報に対応して記憶された文書持出条件データベースと
印刷した文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可情報を文書識別情報に対応付けて管理する持出許可管理手段と、
文書を印刷する印刷手段と、
文書を印刷する場合に上記文書データベースに記憶された当該文書の文書識別情報と機密度ランクを記録したタグを印刷される文書に付帯可能にまたは付帯させて発行するタグ発行手段と、
文書管理エリアから人が入退出する場所において個人識別情報を得ると共に、前記タグから文書識別情報と機密度ランクを得て前記持出許可管理手段によって管理された許可情報と前記文書持出条件データベースを参照して、当該入退出する人について当該文書の持出の可否を判定する文書持出可否判定手段と、
前記文書持出可否判定手段の判定結果に基づき個人が入退出する場所に設けられたゲートの開閉を制御するゲート開閉制御手段と、
を具備することを特徴とする紙文書管理システム。 - 前記機密度ランク決定手段は、文書に含まれる単語を複数の機密度ランクに区分した単語−機密度区分ルール情報と、文書の使途を複数の機密度ランクに区分した文書使途−機密度区分ルール情報と、文書を紙に印刷して出力する人の役職・地位により印刷文書を複数の機密度ランクに区分した役職・地位−機密度区分ルール情報との少なくとも1つのルール情報を用いて、印刷出力する文書の機密度ランクを決定することを特徴とする請求項1に記載の紙文書管理システム。
- 前記タグは、RFIDであり、個人が入退出する前記場所にRFIDリーダが設けられていることを特徴とする請求項1または2に記載の紙文書管理システム。
- 紙文書の複写機を備え、この複写機には、OCRが設けられており、紙文書の内容をキャラクタコードとして機密度ランク決定手段へ送出することを特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載の紙文書管理システム。
- 前記持出許可管理手段は、パーソナルコンピュータから送られた文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可を受ける申請文書を受け付け、対応上長のパーソナルコンピュータへ送り、許可文書を当該上長の情報パーソナルコンピュータから受けた場合に、許可文書として管理することを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の紙文書管理システム。
- 紙文書の廃棄期限を管理すると共に、シュレッダにより細断を行う場合に該当文書識別情報の通知を受けて廃棄/存在の情報を管理する廃棄情報管理手段を具備することを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載の紙文書管理システム。
- 文書を複数の機密度ランクに区分する場合の機密度区分ルールに基づき、印刷出力する文書の機密度ランクを決定し、
複数の文書及び当該文書の文書識別情報と、前記決定された機密度ランクとを対応付けて文書データベースへ記憶し、
印刷した文書を文書管理エリアから個人が持ち出す場合に、当該個人が持出可能な文書の機密度ランク、持出に必要な許可を受けるべき上長情報を、個人毎の個人識別情報に対応して文書持出条件データベースへ記憶し、
印刷した文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可情報を文書識別情報に対応付けて持出許可管理し、
文書を印刷する印刷手段を用いて、文書を印刷する場合に上記文書データベースに記憶された当該文書の文書識別情報と機密度ランクを記録したタグを印刷される文書に付帯可能にまたは付帯させて発行し、
文書管理エリアから人が入退出する場所において個人識別情報を得ると共に、前記タグから文書識別情報と機密度ランクを得て前記持出許可管理によって管理された許可情報と前記文書持出条件データベースを参照して、当該入退出する人について当該文書の持出の可否を判定し、
前記文書の持出の可否を判定した場合の判定結果に基づき個人が入退出する場所に設けられたゲートの開閉を制御する
ことを特徴とする紙文書管理方法。 - 前記文書の機密度ランクを決定する場合には、文書に含まれる単語を複数の機密度ランクに区分した単語−機密度区分ルール情報と、文書の使途を複数の機密度ランクに区分した文書使途−機密度区分ルール情報と、文書を紙に印刷して出力する人の役職・地位により印刷文書を複数の機密度ランクに区分した役職・地位−機密度区分ルール情報とのいずれかのルール情報を用いて、印刷出力する文書の機密度ランクを決定することを特徴とする請求項7に記載の紙文書管理方法。
- 前記タグは、RFIDであり、個人が入退出する前記場所にRFIDリーダが設けられていることを特徴とする請求項7または8に記載の紙文書管理方法。
- 紙文書の複写機を備え、この複写機には、OCRが設けられており、紙文書の内容をキャラクタコードとして送出、このキャラクタコードに基づき機密度ランク決定することを特徴とする請求項7乃至9のいずれか1項に記載の紙文書管理方法。
- 前記持出許可管理においては、パーソナルコンピュータから送られた文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可を受ける申請文書を受け付け、対応上長のパーソナルコンピュータへ送り、許可文書を当該上長の情報パーソナルコンピュータから受けた場合に、許可文書として管理することを特徴とする請求項7乃至10のいずれか1項に記載の紙文書管理方法。
- 紙文書の廃棄期限を管理すると共に、シュレッダにより細断を行う場合に該当文書識別情報の通知を受けて廃棄/存在の情報を管理する廃棄情報管理を実行することを特徴とする請求項7乃至11のいずれか1項に記載の紙文書管理方法。
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