技術分野
本発明は、 この発明は、 監査業務を標準化するとともに、 効率的な監査ができ る監查業務管理システムに関する。 明
従来技術
従来の監査の現状として、 税法 ·商法田等の監査項目チェックは紙媒体で既に行 われている。 また、 顧問先との間でのデータのやりとりや連絡も、 アナログの電 話ゃファクシミリなどで行われることが多く、 長年の実務経験の中で様々な問題 があった。 さらにインターネット等が普及した今日では、 電子メール等でのデー タ送受信を採用しても、 従来はこれらのデータを適切に管理 ·蓄積し、 また会計 事務所全体でのデータの管理や、 業務管理を行うことができていなかった。
たとえば、 個々の税理士や公認会計士、 あるいはこれらの補助者が取り扱う書 類やデータは一元管理されておらず、 また会計事務所の上司や経営者が確認 ·承 認'をしたり、 業務管理をしたりすることがシステム化されていないために不十分 であつに。
たとえば、 処理担当者が本当に監査項目を読んでチェックしているのか否かも 不明であった。 さらに過去の監查履歴を参照するために書庫等で膨大な資料の中 から探す時間の口スゃ、紙媒体であるが故の紛失等の危険性などの問題があった。 一方、 従来の財務監査業務は、 個々の税理士や公認会計士の経験にもとづいた ものであり、 経験ゃスキルの少ない補助者などは、 財務監査業務をスムーズに行 えず、 また経験やスキル等があっても個々人の独自の手法や経験による業務をし ていたのでは、 事務所全体の業務が標準化されず、 監査業務を統一的に遂行する ことが困難であり、 したがって業務管理、 経営管理、 顧問先との通信にも支障や ばらつきが生じるという問題があった。
このような課題を解決するため、 たとえば第 2 8 5 2 9 0 7号 「財務監查シス テム」 においては、 業務の標準化の手法を提案している。
これは、 仕訳データなどを記憶した財務データ記憶部と、 財務データの中で未 完成仕訳や重複仕訳などを判.定レー覽表示する判定部と .、 判定部で未完成仕訳や 重複仕訳などと判定された仕訳データを完成 ·修正し再入力するための仕訳デー タ入力部と、 監査項目に応じた財務データを財務データ記憶部から検索して一覧 表示させる検索処理部と、 検索処理部で一覧表示された財務データをチェックし て確認 ·保留 ·修正 ·削除の処理をするチェック処理部と、 チェック処理部で保 留処分にしたチヱック項目を記憶する保留分記憶部とを備えた財務監査システム である。
し力 しながら、 この発明においては、 判定部が動作して、 未完成仕訳や重複仕 訳を検索してそれを一覧表示させることができるので、 一覧表にもとづいて、 未 完成仕訳や重複仕訳をチェック、 入力、 検索による監査項目に応じた財務デー タの一覧表示、 チヱック保留の記憶をするという、 単純な会計システム上のデー タのチェックが可能なだけのものである。 · すなわち、 本件特許明細書および図面の全体を見れば明らかなように、 データ の未完成、 データの重複という単純な不備が一覧表示できるだけのものであり、 チェックして保留にする力否かを結局は監査する個々人が行うことになつてしま ラ。
これでは、 複雑な会計監査業務において、 真に業務の標準ィヒをすることはでき ない。 ましてや、 顧問先ごとに異なる、 複数の顧問先について、 複数の会計事務 所社員の間において業務の標準化を進めることは不可能である。
そこで本発明においては、 上記の様々な課題を解決し、 経験やスキルの少ない 補助者などでも財務監査業務 .補助業務をスムーズに行うことができ、 事務所全 体の業務が標準化して、 監査業務を統一的に遂行することが可能なシステムを提 供することを目的とする。とりわけ顧問先ごとに異なる、複数の顧問先について、 複数の会計事務所社員の間において業務の標準化を進めることが可能なシステム を提供することを目的とする。
さらに、 個々の税理士や公認会計士、 あるいはこれらの補助者が取り扱う書類 やデータは一元管理し、 また会計事務所の上司や経営者が確認 · 7 認をしたり、 業務管理をしたりすることが可能なシステムを提供することを目的とする。 これ
により、 業務管理、 経営管理、 顧問先との通信にも支障やばらつきが生じないよ うにすることができる。 発明の開示
上記課題を解決するため、 請求の範囲 1に記載の発明においては、
入力手段、 制御手段、 表示手段、 出力手段、 記憶手段等を備えるコンピュータ等 の端末において操作により情報処理が行われるシステムであって、
会計事務所内において監査および監査チェック処理、 スタッフ間の連絡処理その 他の処理を行うためのサーバーシステムとこれに接続されて備えられるコンビュ 一タ端末を含み構成される会計事務所システムと、
会計事務所の顧問先においてデータの入力やデータ送受信その他の処理を行うた めのコンピュータ端末を含み構成される顧問先システムと、
会計事務所システムおよび顧問先システムとの間でデータ送受信を行うためにィ ンターネットに代表される通信手段に接続されて、 前記の会計事務所システムお よび顧問先システムからアクセス可能に備えられるサーバーシステムとを含み構 成さ^^
前記の会計事務所システムには、 会計事務所に関する情報を記憶する事務所情報 記憶手段と、 会計事務所および顧問先との間での業務に用いるための基本情報を 記憶する基本項目情報記憶手段と、 顧問先に関する情報を記憶する顧問先情報記 憶手段と、 顧問先の会計監査に関する情報を記憶する監査情報記憶手段と、 各記 憶手段に記憶されるデータに基づく処理を行うための監査業務管理プログラムと が少なくとも備えられ、
前記のサーバーシステムには、 前記の会計事務所システムおよび顧問先システム との間において、 質問および質問に対する回答を含むデータを送受信するための 質問 ·回答送受信手段が、 顧問先ごとに設けられ、
前記の質問および質問に対する回答を含むチェック項目を含む監査項目チェック 機能が、 前記の監査業務管理プログラムに備えられたことを特徴とする、 監査業 務管理システムであることを特徴としている。 . また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 2に記載の発明においては、
請求の範囲 1に記載の発明において、
前記の会計事務所システムは、事務所情報記憶手段に、少なくとも事務所情報と、 社員情報とを含むことを特徴とする、 監査業務管理システムであることを特徴と している。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 3に記載の発明においては、 請求の範囲 1または 2に記載の発明において、
前記の会計事務所システムは、 基本項目情報記憶手段に、 官公庁マスターと、 契 約区分マスターと、 業務区分マスターと、 書類区分マスターと、 送付区分マスタ 一と、 勘定項目マスターと、 監査項目マスターと、 質問 '依頼定型文マスターと を含むことを特徴とする、 監査業務管理システムであることを特徴としている。 また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 4に記載の発明においては、 請求の範囲 1〜3に記載の発明において、 '
監査情報記憶手段に、勘定科目データベースと、監査項目データベースと、質問 · 依頼項目データベースとが備えられたことを特徴とする、 監査業務管理システム であることを特 ί敷としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 5に記載の発明においては、 請求の範囲 4に記載の発明において、
前記の勘定科目データベースは、 顧問先ごとに監査をすべき勘定科目を記憶する ことを特徴とする、 監査業務管理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 6に記載の発明においては、 請求の範囲 4または 5に記載の発明において、
前記の監査項目データベースは、 顧問先ごとに監査をすべきチヱック項目を含む 監査内容を記憶することを特徴とする、 監查業務管理システムであることを特徴 としている。
また、 上記課題を解决するため、 請求の範囲 7に記載の発明においては、 請求の範囲 1〜 6に記載の発明において、
前記の監査業務管理プログラムは、 監査項目ごとにチェックしたか否かを入力す る監査チェック入力フォームを含む入カインターフェースを備えたことを特徴と する、 監查業務管理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 8に記載の発明においては、 請求の範囲 7に記載の発明において、
前記の監查チェック入力フォームは、 仕訳 N O ·科目 ' 日付 ·金額 '摘要の情報 のいずれかの項目の入力フォームを少なくとも含むことを特徴とする、 監査業務 管理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 9に記載の発明においては、 請求の範囲 7または 8に記載の発明において、
監査入力フォームを用レ、て入力され記憶されるデータに関連付けられて、 チエツ クをする監査項目ごとに、 前記の事務所情報記憶手段に記憶される社員情報が記 憶されることを特徴とする、監査業務管理システムであることを特徴としてレヽる。 また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 0に記載の発明においては、 請求の範囲 7〜 9に記載の発明におレ、て、
監査入力フォームを用いて入力され記憶されるデータに関連付けられて、 チエツ クをする監査項目ごとに、 日時情報が記憶されることを特徴とする、 監査業務管 理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 1に記載の発明においては、 請求の範囲 7〜: 1 0に記載の発明において、
前記の監査チェック入力フォームは、 チェックをすべきチェック項目のリストデ ータに基づき、 チェック項目が抽出され表示されることを特徴とする、 監查業務 管理システムであることを特 としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 2に記載の発明においては、 請求の範囲 1 1に記載の発明において、
前記の監査チェック入力フォームを用いてチェックするチェック項目のリストデ ータには、 複数の監查深度レベルのリストデータが関連付けられて記憶されたこ とを特徴とする、 監査業務管理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 3に記載の発明においては、 請求の範囲 1 1に記載の発明において、
前記の監査チェック入力フォームを用いてチェックするチヱック項目のリストデ ータは、 前記の事務所情報記憶手段に記憶される会計事務所の社員のレベルに応
じたものであることを特徴とする、 監査業務管理システムであることを特徴とし ている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 4に記載の発明においては、 請求の範囲 1〜 1 3に記載の発明において、
前記システムにはさらに、 会計事務所社員の業務日報管理システムが備えられた ことを特徴とする、 監査業務管理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 5に記載の発明においては、 請求の範囲 1〜 1 4に記載の発明において、 ,
前記の基本項目情報記憶手段には、 業務マスターに業務完了までの標準時間が記 憶されたことを特徴とする、監査業務管理システムであることを特徴としている。 また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 6に記載の発明においては、 請求の範囲 1 5に記載の発明において、
前記の基本項目情報記憶手段に記憶される標準時間は、 業務マスターに記憶され る業務完了までの標準時間を、 顧問先ごとに設定可能なことを特徴とする、 監査 業務管理システムであることを特@:としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 7に記載の発明においては、 請求の範囲 1〜 1 6に記載の発明において、
前記の事務所情報記憶手段に記憶される社員情報には、部 ·課 ·役職 ·グループ · その他のランク情報に関連付けられた社員に時間単価情報が記憶されたことを特 徴とする、 監査業務管理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 8に記載の発明においては、 請求の範囲 1 4〜1 7に記載の発明において、
前記の業務日報管理システムは、 スケジュールをグラフィカルに表示する入カフ オームを用いて、 業務日報を入力することにより時間帯ごとの入力が可能な機能 を備えることを特徴とする、監査業務管理システムであることを特徴としている。 また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 1 9に記載の発明においては、 請求の範囲 1 4〜; 1 8に記載の発明において、
前記の業務日報管理システムは、未完了業務リストの抽出、業務進埗状況の管理、 業務日報入力による進渉度自動更新を行う機能を備えることを特徴とする、 監査
業務管理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 2 0に記載の発明においては、 請求の範囲 1〜 1 9に記載の発明において、
前記のサーバーシステムには、 前記の会計事務所システムおよび顧問先システム との間において、 質問および質問に対する回答を含むデータを送受信するための 質問 '回答送受信手段には、 WE Bサーバー、 電子メールサーバー、 ファタシミ リサーバー、 音声メールサーバーのいずれかが少なくとも含まれることを特徴と する、 監査業務管理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 2 1に記載の発明においては、 請求の範囲 1〜 2 0に記載の発明において、
顧問先に対する質問の作成は、 どの仕訳に対する質問なのかを示す日付 ·科目 · 摘要 ·金額を、 会計事務所システムが備える財務会計プログラム等の仕訳データ から抽出して挿入可能なことを特徴とする、 監查業務管理システムであることを 特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 2 2に記載の発明においては、 請求の範囲 1〜 2 1に記載の発明において、
会計事務所と顧問先との間で送受信される質問および回答は、 前記のサーバ一シ ステムに記憶され、 監査項目ごと、 または顧問先ごと、 またはその他の条件によ り検索 ·抽出が可能な質問 ·回答データベースとして蓄積されることを特徴とす る、 監査業務管理システムであることを特徴としている。
また、 上記課題を解決するため、 請求の範囲 2 3に記載の発明においては、 請求の範囲 1〜 2 1に記載の発明において、
会計事務所と官公庁との間で行われる質問および回答が、 前記のサーバーシステ ムに記憶され、 監査項目ごと、 または官公庁ごと、 またはその他の条件により検 索 .抽出が可能な質問 ·回答データベースとして蓄積されることを特徴とする、 監査業務管理システムであることを特徴としている。 図面の簡単な説明
第 1図は、 本発明のシステムの基本的な構成の一例を示すシステム構成図であ
る。
第 2図は、 会計事務所システムの基本的な構成の代表的な一例を示す。
第 3図は、 事務所情報を会計事務所システムのコンピュータ端末から登録する —例を示す画面ィメージ図である。
第 4図は、 事務所情報を会計事務所システムのコンピュータ端末から登録する 一例を示す画面ィメージ図である。
第 5図は、 社員情報を会計事務所システムのコンピュータ端末から登録する一 例を示す画面ィメージ図である。
第 6図は、 パスワード入力の画面例である。 ' 第 7図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面イメージ図である。
第 8図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 9図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 1 0図は、 基本項目情報記憶手段に記億される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 1 1図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 1 2図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 1 3図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 1 4図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面イメージ図である。
第 1 5図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面イメージ図である。
第 1 6図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 1 7図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 1 8図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 1 9図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システ ムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 2 0図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 2 1図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 2 2図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。 ' 第 2 3図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 2 4図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 2 5図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 2 6図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 2 7図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 2 8図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 2 9図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 3 0図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事務所システム のコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。
第 3 1図は、 監査業務管理プログラムを用いた基本的な処理の流れを示してい
る。
第 3 2図は、 監査情報記憶手段の基本的な構成を示している。
第 3 3図は、 勘定科目マスターテーブルおよび監査マスターテーブルのよ.り詳 細な構成の一例を示している。
第 3 4図は、 基本項目情報記憶手段にデータを登録する処理の流れの一例を示 している。
第 3 5図は、 各種監查項目マスターの登録処理の画面イメージの一例を示す。 第 3 6図は、 各種監査項目マスターの登録処理の画面イメージの一例を示す。 第 3 7図は、 勘定科目マスターより科目の抽出を行い登録をするデータフロー を示す。
第 3 8図は、 ユーザーにより任意に、 顧問先独自の勘定科目の登録をするデー タフローを示している。
第 3 9図は、基本項目情報記憶手段が備える質問 ·依頼マスターテープル等と、 これに基づき独自に登録される質問♦依賴項目データベースの顧問先独自質問 · 依頼テーブルとの関係を示す図である
第 4 0図は、 会計事務所の社員が会計事務所システムのコンピュータ端末にお いて、 スケジュールを入力し記憶する画面の一例を示す。
第 4 1図は、 会計事務所の社員が会計事務所システムのコンピュータ端末にお いて、 スケジュール変更 ·削除申請を入力し記憶する画面の一例を示す。
第 4 2図は、 責任者権限の編集画面の一例を示す。
第 4 3図は、 スケジュールの承認画面の一例を示す。
第 4 4図は、 業務日報の確認画面の一例を示す。
第 4 5図は、 業務日報の入力画面の一例を示す。
第 4 6図は、 顧問先勘定科目テーブルに、 顧問先ごとに使用する勘定科目を登 録する画面の一例を示す。
第 4 7図は、 顧問先監査項目テーブルに、 顧問先ごとに使用する監査項目を登 録する画面の一例を示す。
第 4 8図は、 監査処理の流れの一例を示すフローチャートである。
第 4 9図は、 監査処理の流れの一例を示すフローチャートである。
第 5 0図は、 監査処理の流れの一例を示すフローチャートである。
第 5 1図は、 監査処理の流れの一例を示すフローチャートである。
第 5 2図は、 監査処理の流れの一例を示すフローチャートである。
第 5 3図は、 監査処理の流れの一例を示すフローチャートである。
第 5 4図は、 監査項目を表示された例を示す。
第 5 5図は、 顧問先の月次または年次監査のメニューが表示される画面の一例 を示す。
第 5 6図は、 監査項目を表示された例を示す。
第 5 7図は、 監査社員およぴ監查日時の確認画面の一例を示す。
第 5 8図は、 顧問先監査項目テーブルに、 顧問先ごとに使用する監査項目を登 録するデータフローを示す。
第 5 9図は、基本項目情報記憶手段が備える質問 ·依頼マスタ一テーブル等と、 これに基づき独自に登録される質問 ·依頼項目データベースの顧問先独自質問 . 依頼テーブルとの関係を示す図である
第 6 0図は、 質問 •回答処理の流れの一例を示すフローチヤ一トである。 第 6 1図は、 質問•回答処理の流れの一例を示すフローチヤ一トである。 第 6 2図は、 質問•回答処理の流れの一例を示すフローチヤ一トである。 第 6 3図は、 質問•回答処理の画面の一例を示す。
第 6 4図は、 質問•回答処理の画面の一例を示す。
第 6 5図は、 質問•回答処理の画面の一例を示す。
第 6 6図は、 質問•回答処理の画面の一例を示す。
第 6 7図は、 質問•回答処理の画面の一例を示す。
第 6 8図は、 質問•回答処理の画面の一例を示す。
第 6 9図は、 質問•回答処理の画面の一例を示す。
第 7 0図は、 質問 •回答処理の画面の一例を示す。
第 7 1図は、 質問•回答処理の画面の一例を示す。
第 7 2図は、 質問•回答処理の画面の一例を示す。
第 7 3図は、 依頼、 質問、 回答の処理を示すデータフローを示している。
第 7 4図は、 チェック項目別監査深度の一例を示す。
発明の実施の最良の形態 .
以下、 本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
本発明の監査業務管理システムは、入力手段、制御手段、表示手段、出力手段、 記憶手段等を備えるコンピュータ等の端末において操作により情報処理が行われ るシステムであって、 下記の構成を備える。
第 1図は、 本発明のシステムの基本的な構成の一例を示すシステム構成図であ る。
第 1図に示されるように、 第一には会計事務所システムと、 第二には顧問先シ ステムと、 第三には会計事務所システムおよび顧問先システムからアクセス可能 に備えられるサーバーシステムとが備えられている。
会計事務所システムは、 会計事務所内において監査および監査チェック処理、 スタツフ間の連絡処理その他の処理を行うためのサーバーシステムとこれに接続 されて備えられるコンピュータ端末を含み構成されている。
会計事務所に設けられるサーバーシステムとしては、 通常、 サーバー装置のほ 力、、 同様の機能を備えるパーソナルコンピュータやワークステーションなどのコ ンピュータ端末が用いられ、 事務所内 L ANなどにより会計事務所内の社員等が アクセス可能にされている。 なおサーバーシステムは、 物理的に会計事務所内に 設置されている形態のほ力 \ 物理的には会計事務所外に設置されていても事務所 内の社員等が利用可能に設置されていればよい。
サーバーシステムに接続されて備えられるコンピュータ端末は、 制御手段、 記 憶手段、 入力手段、 出力手段、 表示手段などを備える。 またインターネットに代 表されるコンピュータネッ トワークに接続し、データの送受信を行う機能を備え、 ブラウザや電子メールソフトウエア、 ワードプロセッサなどのアプリケーション プログラムや、 オペレーティングシステム (〇S ) を備えることが通常の形態で ある。
会計事務所システムにおいては、 サーバーシステムと、 これに接続される L A Nなどの通信手段により、 会計事務所内の社員等のクライアント端末でインター ネット等による外部への接続が利用可能にされている。
また好ましくは、 サーバーシステムにはインターネット接続の他、 ファクシミ リサーバーを含み構成され、 ファタシミリによる顧問先システムとの間でのデー タ通信が可能にされていることが望ましい。
さらに、 会計事務所システムにおいては、 書類を電子データとして読み取り、 記憶し、 記憶されたデータの管理をするために、 スキャナ等の読み取り装置と、 読み取りプログラム、 O C Rプログラム、 ドキュメント管理プログラム等が備え られ、 社員等がサーバーシステムにおいて管理されるデータにアクセス可能にさ れていることが望ましい。
第 2図は、 会計事務所システムの基本的な構成の代表的な一例を示している。 会計事務所システムには、 会計事務所に関する情報を記憶する事務所情報記憶 手段と、 会計事務所および顧問先との間での業務に用いるための基本情報を記憶 する基本項目情報記憶手段と、 顧問先に関する情報を記憶する顧問先情報記憶手 段と、 顧問先の会計監査に関する情報を記憶する監査情報記憶手段と、 各記恤手 段に記憶されるデータに基づく処理を行うための監查業務管理プログラムとが少 なくとも備えられる。
会計事務所システムは、事務所情報記憶手段に、少なくとも事務所情報を含み、 記憶管理されている。
事務所情報記憶手段に記憶される事務所情報は、 下記のようなデータであり、 会計事務所システムのサーバーシステムに接続されたコンピュータ端末から登録 処理が行われる。
第 3図および第 4図は、 事務所情報を会計事務所システムのコンピュータ端末 力 ら登録する一例を示す画面ィメージ図である。
ここで登録される事務所情報は、たとえば、事務所の名称 (事務所名や法人名 )、 主となる事務所 ·個人 ·法人 ·その他区分、 郵便番号、 所在地、 電話番号、 F A X番号、 郵送先所在地、 郵送先郵便番号、 郵送先、 郵送先電話番号、 郵送先 F A X番号、 Eメールアドレス、 ホームページアドレスなどである。 なおこれらは、 事務所情報の一例であつて、 必ずしもこれらと同一でなくてもよい。
また、 会計事務所システムは、 事務所情報記憶手段に、 少なくとも社員情報を 含み、 記憶管理されている。
第 5図は、 社員情報を会計事務所システムのコンピュータ端末から登録する一 例を示す画面ィメージ図である。
事務所情報記憶手段に記憶される社員情報は、 会計事務所システムを使用する すべてのネ土員の基本情報を登録するものであり、 下記のような社員情報である。 ここで翠録される社員情報は、 たとえば、 サーバーシステム等にアクセスする ためのパスヮードと、社員 I Dと、氏名、性別、緊急時連絡先、所属などである。 社員の所属は、 登録した社員がどの事務所等にどういった役職等で所属している のかを登録するデータ項目である。 なおこれらは、 社員情報の一例であって、 必 ずしもこれらと同一でなくてもよい。
パスヮードは第 6図に示すように、 サーバーシステム等にアクセスする際など に入力を求められ、 認証処理によりアクセス権限等の権限の有無が判定される。 なお認証処理に I Dやパスヮード以外の認証方法を採用することもできる。
また、 責任者権限として、 会計事務所システムにおける責任者権限の有無を登 録し、 また事業主権限として、 会計事務所システムにおける事業主権限の有無を 登録する。
さらに、 先に登録した前記の事務所情報ごとに、 その事務所ごとの部、 課、 役 職、ク、'ループ名などのデータグループをあらかじめ登録しておくことにより、部' 課 ·役職 ·グループを選択し、 社員が所属する部、 課、 役職 ·グループ等を登録 できるようにすることが望ましい。 さらに、 入社年月日 ·退社年月日を入力でき るようにすることが望ましい。
次に、 会計事務所システムは、 代表的な形態の一例としては、 基本項目情報記 憶手段に、 官公庁マスターと、 契約区分マスターと、 業務区分マスターと、 書類 区分マスターと、 送付区分マスターと、 勘定項目マスターと、 監査項目マスター と、 質問 ·依頼定型文マスターとを含む。
なお、 これらは代表的な一形態であって、 関係データベース、 分散型データべ ースなどの様々なデータベース構成を採用することができるので、 ここに示す形 態に [3艮定されるものではなく、 様々な構成を採用することができる。
また、 様々なデータベース構成を採用することができるので、 ここに示す形態 に限定されるものではなく、 様々な構成を採用することができることは、 基本項
目情報記憶手段のみならず、 他の各記憶手段に記憶されるデータベース等の構球 においても同様である。
第 7図から第 1 9図は、 基本項目情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事 務所システムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。 それぞれの画面イメージ図において入力されるデータ項目が、 登録され記憶され る各データ項目の代表的な一例である。
第 7図から第 1 1図は、 官公庁マスターの登録画面および登録される官公庁の 住所等のマスターデータの一例を示すものである。
税務署の郵便番号、 都道府県、 住所、 番地、 表示順などである。
また、 国税局のマスターデータ登録においては、 国税局の名称、 郵便番号、 住 所、 番地、 表示順などである。
また、都道府県、市区町村、その他の官公庁のマスターデータ登録においては、 国税局の名称、 郵便番号、 住所、 番地、 表示順などである。
これらは、 各顧問先ごとの監查業務およびそれらに関する会計事務所内におけ る業務管理において用いられるマスターデータである。 '
契約区分マスターは、 第 1 2図に一例を示すように、 会計事務所と顧問先がど のような契約を取っているかの種類を登録するデータベースである。契約形態は、 契約 I Dなどを主キーとして識別され、 契約内容の一例として、 月次記帳顧問、 月次会計顧問、 月次税務顧問、 月次記帳代行、 年次顧問、 監査のみ、 税'会計相 談のみ、フアイナンシャルプランユング( F P )、その他などのように区分される。 第 1 2図において 「該当」 の欄は、 本発明のシステムを利用する会計事務所ご とに、 その事務所で該当する契約区分を登録し、 会計事務所でどの契約区分を使 用するかの判別に利用することができる。
各顧問先ごとに、 どのような契約形態をとつているかを識別、 記憶するために 前記の契約 I Dなどを指定することにより登録することができる。 複数の契約を していれば、 複数の契約 I Dを登録することにより登録することができる。
業務区分マスターは、 第 1 3図に一例を示すように、 会計事務所が顧問先に対 してどのような業務を行っているかの種類を登録するデータベースである。
業務 I Dを主キーとして、 業務の種類をグループ化するためのコードであり、
会計事務所の部、 課、 グループなど (たとえば第 1 3図においては法人、 主たる 事務所) が取り扱う業務を登録する。 すなわち、 先に事務所登録で登録した事務 所等の中で、 どの業務がどの事務所に属するものかを登録する。
書類区分マスターは、 第 1 4図に一例を示すように、 会計事務所が官公庁等に 対して顧問先に関するどのような書類を提出しなければならないかをすベて登録 するデータベースである。
書類 I Dなどを主キーとして、 書類名、 提出官公庁などを登録する。 第 1 4図 において 「該当」 の欄は、 本発明のシステムを利用する会計事務所ごとに、 その 事務所で使用する該当書類を登録し、 会計事務所でどの書類を使用するかの判別 に利用することができる。 . 表示順を指定することにより、 書類を重要なもの、 頻度の高いもの等から表示 させるようにすることが好ましレ、。
書類区分マスターテ一プルは、 官公庁等マスターテープノレに合わせ、 提出先別 に税務署提出書類テーブル、 国税局提出書類テーブル、 都道府県提出書類テープ ル、 市区町村提出書類テーブル、 その他提出書類テーブルのように区分すること が望ましい。
送付区分マスターは、 第 1 5図に一例を示すように、 会計事務所が顧問先に対 して送付する書類をすベて登録するデータベースである。
送付 I Dなどを主キーとして、 送付区分 (送付書類名) などを登録する。 第 1 5図において 「該当」 の欄は、 本発明のシステムを利用する会計事務所ごとに、 その事務所で使用する該当送付書類を登録し、 会計事務所でどの書類を送付する 力の判別に利用することができる。 . 表示順を指定することにより、 書類を重要なもの、 頻度の高いもの等から表示 させるようにすることが好ましい。 ' 次に、 勘定科目マスターは、 第 1 6図に一例を示すように、 会計事務所が使用 する勘定科目の種類を全て登録できるデータベースである。
科目コードなどを主キーとして、 勘定科目名、 科目区分、 勘定科目使用業種な どを登録する。 勘定科目使用業種の欄は、 本発明のシステムを利用する会計事務 所において、顧問先の業種ごとに、どの勘定科目を使用するかを設定して登録し、
会計事務所における業種ごとの標準の勘定科目として設定し利用することができ る。
監査項目マスターは、 第 1 7図に一例を示すように、 登録した勘定科目に対し てどのような監査チェック項目があるのかをすベて登録できるデータベースであ る。
監査項目は、 会計事務所の社員が監査業務を行う際に、 チェックすべき項目な どを登録するものであり、 これにより監查業務の標準化、 担当社員の業務管理な どに役立てることができる項目である。 '
勘定科目コードにより識別される勘定科目ごとに、 第 1 7図に示されるように 監査項目が設定されている。 たとえば、 「役員報酬」 の監查においてチェック等す べき項目の一例として 「総会及び取締役会の臨時及び定時の議事録コピー取寄せ 確認」、「源泉徴収簿の取寄せ」、「役員変更の有無確認、合わせて最新の謄本依頼」、 「職制表の取寄せ」 などを設定する。
本発明のシステムにおいては、 チェック項目を含む監査項目チェック機能が、 前記の監査業務管理プログラムに備えられ、 監查項目ごとにチェックしたか否か を入力する監査チェック入力フォームなどを用いて、 会計事務所の社員が監査業 務を行うことができ、 そのために監查項目マスターが設定される。
また設定は、 顧問先の業種ごとなどにより、 該当する監査項目かどうかを設定 可能にすることが望ましい。 業種によっては不要な監査項目もあるためであり、 あらかじめこれを会計事務所において設定しておくことができる。
さらに、 監査項目において、 顧問先に質問、 問い合わせ、 依頼などを行うため の質問定型文を監査項目ごとにあらかじめ登録することにより、 業務の効率化お よび標準化をすることができるようにされている。
質問定型文などは、 質問 '依頼定型文マスターにおいて設定 ·記憶され、 これ は第 1 8図に一例を示すように、 登録した監査チェック項目について、 顧問先へ 質問すべき内容があるのか、 依頼すべき資料があるのかを全て登録できるデータ ベースである。
たとえば第 1 8図に示されるように、 「源泉徴収簿の取寄せ」 という監查項目に 対応して、 「月額変更があった場合、議事録は作成されていますか」、 「日割分を未
払計上していません力、」、 「本給以外に手当を支給していません力」 などのような 定型文を登録する。
また設定は、 顧問先の業種ごとなどにより、 該当する質問定型文かどうかを設 定可能にすることが望ましい。 業種によっては不要な質問もあるためであり、 あ らかじめこれを会計事務所において設定しておくことができる。 ' 次に、 会計事務所システムは、 サーバーシステムにおいて、 顧問先に関する情 報を記憶する顧問先情報記憶手段を備えている。
第 2 0図から第 3 0図は、 顧問先情報記憶手段に記憶される各情報を、 会計事 務所システムのコンピュータ端末から登録する一例を示す画面ィメージ図である。 それぞれの画面ィメージ図において入力されるデータ項目が、 登録され記憶され る各データ項目の代表的な一例である。
顧問先情報記憶手段に登録されるデータ項目の一例は、 下記の説明するような データであり、 顧問先情報テーブルなどを設けて記憶される。
第 2 0図に一例を示すように、 顧問先 I Dを主キーとして、 顧問先名、 顧問先 名フリガナが記憶される。 また簡略顧問先名を入力し登録可能にすることが好ま しい。
また業種コードを登録することにより、 後の勘定科目自動登録や監査項目自動 登録の、 業種判定フラグとして使用することができる。
また、 所在地 (本店'郵送先'経理担当者)、 本店、 それぞれの郵便番号、 都道 府県 '都道府県を除いた所在地、 電話番号、 F AX番号などである。
その他にも顧問先情報として、 緊急連絡先などその他の連絡先、 代表者氏名、 電子メールァドレス、 ホームページァドレスなどを記憶することが望ましい。 次に、 顧問先情報のさらなる一例を第 2 1図に示す。 会計事務所の担当者、 納 税者番号など、 さらに顧問先ごとの税務署コードを、 税務署マスターテーブルの 税務署コードを用いて選択 ·入力することが望ましい。
顧問先ごとに、 法人か個人か、 青色申告か白色申告かの別、 優良法人である場 合にはその指定とその指定年月日、 事業年度、 源泉税の取り扱いや 2 0 4条預り の指定、 消費税の方式、 振替納税をすることにしているか否かの別などである。 第 2 2図から第 2 4図は、 顧問先ごとに、 会計事務所における業務管理のため
のデータを設定するものであり、 前述した基本項目情報記憶手段にあらかじめ記 憶されている送付区分、、契約区分などのデータを参照して、 これを顧問先ごとに 記憶するものである。
第 2 2図に示されるように、 該当する顧問先に送付する書類を設定して記憶す ることにより、 顧問先 I Dに関連付けられて設定が記憶される。
第 2 3図に示されるように、 該当する顧問先ごとの業務契約内容を設定して記 憶することにより、 顧問先 I Dに関連付けられて設定が記憶される。 .
第 2 4図に示されるように、 該当する顧問先ごとの業務内容を設定して記憶す ることにより、 顧問先 I Dに関連付けられて設定が記憶される。
顧問先情報のさらに詳細なデータは、データベースの構成により様々に構成し、 登録可能にすることができ、 第 2 5図に示されるように、 顧問先の資本金、 設立 年月日などのデータや、 契約日、 解約日などのデータ、 第 2 6図に示されるよう に書類提出先官公庁などを記憶することが望ましい。
第 2 7図は、 顧問先ごとの税務調査などの調査リストであり、 調査は履歴が累 積して複数回にわたることも想定されるため、 顧問先調査 I Dによりそれぞれの 調査リストが識別され、 調查ごとに、 調査開始年月日 ·調査終了年月日、 税務署 I D、 調査担当者、 対象税目、 事務所立会人社員コード、 立会い料、 修正区分コ ード、 修正内容コード、 修正金額、 指摘内容詳細、 指摘内容対応、 などの項目を 記憶することができる。
修正区分、 修正内容は、 重加算申告、 過少申告などの別である。
これらの履歴を蓄積することにより、 対象税目や指摘内容などから、 今後の調 查の予測などに役立てることもできる。 また当該顧問先の監査についてのチェッ ク項目を独自に設定するために役立てることなどもできる。 さらにたとえば使途 不明金が多いなどといった顧問先独自の問題点を抽出し、 顧問先のシステムの改 善などのために役立てることもできる。
第 2 9図、 第 3 0図は、 顧問先の株主、 役員などに関する情報を登録する画面 の一例を示す。
次に、 会計事務所システムは、 サーバーシステムにおいて、 顧問先の会計監査 に関する情報を記憶する監查情報記憶手段と、 各記憶手段に記憶されるデータに
基づく処理を行うための監查業務管理プログラムとを備えている。
監査情報記憶手段は、 勘定科目データベースと、 監查項目データベースと、 質 問 ·依頼項目データベースとを備えている。
勘定科目データベースは、 顧問先の監査において、 顧問先ごとに監査をすべき 勘定科目、 すなわち顧問先が使用する勘定科目を記憶する。
監査項目データベースは、 顧問先ごとに監査すべきチエック項目を含む監査内 容を記憶する。 会計事務所の社員は、 監查項目データベースに記'慮されるデータ に基づき、 監査業務管理プログラムを用いて、 監査項目のデータを確認し、 監查 の処理が済んだ際には監査済みのチェックコ一ド等の入力を行うことにより、 単 純な監查漏れや、 社員の監査レベルの違いやレベルの低さ、 経験の少なさをカバ 一して業務の標準化、 業務管理を行う。 また過去の監查事例などを役立てること ができる。 さらに、 後述する業務日報管理システムと組み合わせて使用すること により、 監査項目ごとのチェック担当者 ·時間などを記録し、 監查に対する責任 意識を高めたり、 会計事務所内での業務チヱック ·業務管理等に利用することが できる。
質問 ·依頼項目データベースは、 各監査項目に関して、 顧問先への質問や、 依 頼などをしなければならない際の内容を記憶する。 会計事務所の社員は、 質問 - 依頼項目データベースに記憶されるデータに基づき、 監查業務管理プログラムを 用いて、 質問 ·依頼項目のデータを確認し、 実際に通信手段を介して質問や依頼 を送信する際には、 質問 ·依頼項目データベースに記憶されている定型文を用い て質問や依頼を行う。
監査内容に対する質問や依頼事項を定型文にしておくことにより、 社員の監査 レベルの違いやレベルの低さ、 経験の少なさをカバーして、 適切な質問等ゃ高レ ベルの質問等をすることができ、 業務の標準化、 業務管理を行う。 また過去の質 問 ·依頼事例や、 顧問先ごとの特殊な質問 ·依頼事例などを後の業務に利用する ことができる。
監査業務管理プログラムは、 質問および質問に対する回答を含む、 前記の監査 チェック項目を含む監査項目チェック機能を備えている。
さらに望ましくは、 監査業務管理プログラムは、 監查項目ごとにチェックした
か否かを入力する監査チェック入力フォームを含む入力インターフェースを備え ることにより、 簡易な操作により会計事務所社員および顧問先の担当者が業務を 行うことができるようにされていることが好ましい。 監查チェック入力フォーム は、 仕訳 N O '科目 ' 日付 '金額 '摘要の情報等の項目を含み、 どの仕訳につい てのチェックであるのかが判別できることが好ましい。
監査業務および業務管理、 顧問先とのデータ通信などを行うための監査業務管 理プログラムが備える機能については、 後迷する本発明のシステムの処理により 説明する。
監査項目ごとのチェックをする際には、 監査入力フォームを用いて入力され記 憶されるデータに関連付けられて、 チェックをする監查項目ごとに、 前記の事務 所情報記憶手段に記憶される社員情報が記憶される。
また、監查入力フォームを用いて入力され記憶されるデータに関連付けられて、 チェックをする監査項目ごとに、 日時情報が記憶される。
これにより、 監査をした社員や、 監査をした日時の記録が各顧問先の監査にお いて監査項目ごとに記録されるため、 上司によるチェックなどの業務管理にぉレヽ て参照することができる。
また、 前記の監查チェック入力フォームは、 チェックをすべきチェック項目の リストデータに基づき、 チェック項目が抽出され表示されるが、 望ましい形態の —例としては、 下記のような形態を採用することができる。
たとえば、 監查チェック入力フォームを用いてチェックするチェック項目のリ ストデータには、 複数の監査深度レベルのリストデータが関連付けられて記憶さ れる形態である。 監查深度のレベルには様々な形態が想定される。 第 7 4図に監 查深度の一例を示す。 この他にもたとえば、 各顧問先ごとの経理 ·財務のスキル やレベル、 経理、 財務関係書類やデータ等の記録 ·保管 ·管理等のレベル、 各顧 問先ごとの優良法人か否か、 同族会社か否か、 修正申告等の履歴、 などが一例で める。 · また、 前記の監査チエック入力フォームを用いてチェックするチェック項目の リストデータは、 前記の事務所情報記憶手段に記憶される会計事務所の社員のレ ベルに応じたものとすることもできる。
以下、 本発明の基本的な処理の流れについて説明する。
第 3 1図は、 監査業務管理プログラムを用いた基本的な処理の流れを示してい る。
また第 3 2図は、 監査情報記憶手段の基本的な構成を示している。 第 3 2図に おいて、 前記の勘定科目データベースは、 前記の基本項目情報記憶手段が備える 勘定科目マスタ一テーブルと連携する、 顧問先勘定科目テーブルとを含み構成さ れている。 また第 3 2図において、 前記の監査項目データベースは、 前記の基本 項目情報記憶手段が備える勘定科目マスタ一テーブルおよび顧問先情報記憶手段 に記憶される顧問先テープノレと連携する、 顧問先監査項目テーブルとを含み構成 されている。
前記の通り、 基本項目情報記憶手段に備えられる勘定科目マスタ一テーブルに は、 会計事務所が使用する勘定科目を登録されており、 監查項目マスターテープ ルは、登録した前記の勘定科目ごとに監査すベきチェック項目を登録されている。 顧問先勘定科目テーブルは、 個々の顧問先ごとに使用する勘定科目を保存する テーブルであり、 前記の勘定科目マスターを参照して勘定科目 I Dを指定するこ とにより顧問先ごとに記憶する。 '
顧問先監査項目テーブルは、 個々の顧問先ごとに、 監査すべき勘定科目に対し て、 監査すべき項目を顧問先別に登録するテーブルであり、 前記の監査項目マス ターを参照して監査 I Dを指定することにより顧問先ごとに記憶する。
また、 第 3 2図において、 質問 .依頼項目データベースは、 顧問先質問 ·依頼 項目テーブルと、 顧問先質問 ·回答履歴テーブルとを含み構成されている。
顧問先質問 ·依頼項目テーブルは、 顧問先独自の質問 ·依頼内容を個々の顧問 先ごとに登録するテーブルである。
顧問先質問 ·回答履歴テーブルは、 顧問先に質問 ·依頼し、 回答の得たものを 個々の顧問先ごとに保存していくテーブルである。
次に、 前記の基本項目情報記憶手段に備えられる、 勘定科目マスターテーブル および監查マスタ一テーブルのより詳細な構成の一例について説明する。
第 3 3図は、 勘定科目マスターテーブルおよび監査マスタ一テーブルのより詳 細な構成の一例を示している。 .
また第 3 4図は、 基本項目情報記憶手段にデータを登録する処理の流れの一例 を示している。
勘定科目マスターテーブルは、 科目 I Dを主キーとして、 科目名、 科目'性格コ ード、 業種該当コード (卸売、 小売、 製造、 サービス、 建設、 医業、 その他) な どを記 '慮する。
監査マスタ一テーブルは、 勘定科目マスターの科目ごとに監査すべき項目を登 録する。 第 3 3図において、 該当業種区分とは、 登録した監査内容がどの業種に 当てはまるものなのかを登録区分であり、 ある顧問先において不必要な監査項目 を表示させないようにすることができる。 これにより無駄の無い適切な監査項目 を閲覧し、 チェックすることができる。 '
「月次監査該当」 ·「年次監査該当」 の項目は、 月次監査で監査すべき項目と、 年次監査で監査すべき項目といったように、 監査内容において監査すべき時期を 登録することにより、 無駄のない監査チェックリストを担当者に提供する。 各種監査項目マスターをユーザーが登録、 編集する際には、 監査業務管理プロ グラムを用いて、 基本項目マスター登録メニューを選択し、 各種監查マスター登 録の操作を行う。 各種監査項目マスターを編集する権利は、 システム上において 編集権利を与えたレコードの社員のみに与えられ、 パスヮード入力等の認証処理 により権限の有無を判定する。 '
編集権限があると判定されると、 各種監査マスター登録フォームが起動してコ ンピュータ端末の画面に表示され、 監査マスターテーブル、 勘定科目マスターテ 一ブル等の所定のデータの入力 ·編集 ·記憶を行うことができる。
第 3 5図および第 3 6図は、 各種監查項目マスターの登録処理の画面イメージ の一例を示す。
次に、 前記の勘定科目データベースが備える顧問先勘定科目テーブルに、 顧問 先ごとに使用する勘定科目を登録する処理について説明する。
登録方法は勘定科目マスタ一テーブルよりレコードを抽出し登録する方法や、 ユーザーが任意で科目名を入力する方法などを採用することができる。
第 3 7図は、 勘定科目マスターより科目の抽出を行い登録をするデータフロー を示す。 第 3 8図は、 ユーザーにより任意に、 顧問先独自の勘定科目の登録をす
るデータフローを示している。
第 4 6図は、 顧問先勘定科目テーブルに、 顧問先ごとに使用する勘定科目を登 録する画面の一例を示している。
顧問先勘定科目テーブルに記憶されるデータ項目の詳細な一例としては、 科目 コードを主キーとして、 科目 I Dを勘定科目マスターの科目 I Dに基づき登録す る。
また顧問先 I Dを登録し、 どの顧問先に対する勘定科目かを記憶する。
監査項目数として、 一勘定科目に対しての監査チェック項目数を保存する。 監查承認数として、 監査チェック項目数に対して各項目の内容が承認されてい る数が保存されていく。
月次監査済数 (1月、 2月、 3月、 4月、 5月、 6月、 7月、 8月、 9月、 1
0月、 1 1月、 1 2月)、 年次監査済数 (年次監査専用) として、 各月 ·年ごとの 監査項目数に対し、 監査済みチェックが入力されているレコード数が保存されて い
次に、 顧問先別監査テーブルに記憶されるデータ項目の詳細な一例としては、 監査コードを主キーとして、 顧問先 I Dを顧問先マスターの顧問先 I Dに基づき 登録する。
また監査 I Dを、 監查マスターの監查 I Dに基づき登録する。
さらに科目 I Dを、 顧問先勘定科目テーブルの科目 I Dに基づき登録する。 各監査チヱック項目をグルーピングするためには、 監査項目グループコードを 設定し登録する。 たとえば、 修繕費に関連する監查チェック項目が 2 0項目あつ た場合に、 一つ一つにチェックを入れることには手間がかかる。 また、 一つの監 查チエックで複数のチェック項目のチェックが終了することもある。
こうした場合が一例であるが、 複数のチェック項目にチェックを入れる操作を まとめて 1回のクリック等のマウス操作により可能にするために、 グルーピング を行うためのものである。
第 4 7図は、 顧問先監査項目テーブルに、 顧問先ごとに使用する監査項目を登 録する画面の一例を示している。 監査項目の登録は、 個別の勘定科目ごとに監查 すべき項目を会計事務所の社員が選択し、 登録する方法と、 顧問先勘定科目リス
トから、 考えられる監查項目を顧問先マスターテーブルの業種判定コードでフィ ルタリングを加えながら自動登録する方法とを採用することができる。 また新規 登録や、 編集、 削除に際しては、 上司などの承認を得ることが望ましい。 勘定 科目に対する監査項目の設定は、 該当する勘定科目の監査項目編集メニューを選 択し、 顧問先監査項目編集フォームを起動し表示させる。 該当する勘定科目 I D に基づき、 監查マスターテーブルから該当リストを抽出し表示する。 次いで第 4 7図においては、 監查項目マスターリストから、 使用する監查項目の 「該当」 ボ タンをクリック等することにより選択し、 顧問先監査項目テーブルにコピーされ 追加される。 ·
また監査項目マスターリストから一括して複数の監查項目をコピーして追加等 することもできる。
また、 各監査項目ごとに、 監査済み (1月、 2月、 3月、 4月、 5月、 6月、 7月、 8月、 9月、 1 0月、 1 1月、 1 2月)、 監查済み (年次監査用) のチエツ クの有無を記憶するデータ項目が設けられる。
また監査を行った社員を監査項目に関連付けて記憶するために、 監査社員. I D ( 1月、 2月、 3月、 4月、 5月、 6月、 7月、 8月、 9月、 1 0月、 1 1月、 1 2月)、 監査社員 I D (年次監査用) を記憶するデータ項目が設けられる。 また監査を行った日時を監查項目に関連付けて記憶するために、 監査年月日時 間 (1月、 2月、 3月、 4月、 5月、 6月、 7月、 8月、 9月、 1 0月、 1 1月、 1 2月)、 監査年月日時間 (年次監査用) を記憶するデータ項目が設けられる。 また、 監査の備考のデータ項目等を、 各監査項目の各月 ·各年ごとに設けるこ とができる。
次に、 各顧問先ごとの、 各監査項目ごとに、 独自の質問等の定型文を設定して 記憶させておくことができる。 監查項目に関連付けられて、 この監査項目に対す る顧問先独自の質問事項を登録するデータ項目である。
次に、 質問 '依頼項目データベースについて説明する。
質問 ·依頼項目データベースは、顧問先ごとに、会計事務所から顧問先へ質問 · 依頼する際の質問 ·依頼内容を記憶する。
質問や依頼には、 税法 '商法等に基づいた一般的な内容のものと、 顧問先独特
の特殊な質問 ·依頼内容も存在するため、 一般的な質問 ·依頼内容と、 顧問先独 自の内容とを分けてデータベースに登録することが望ましい。
質問 ·依頼項目データベースは、 監査項目内容に対して顧問先へ質問したり、 依頼しなければならない事項を定型文化して登録する、 前記の基本項目情報記憶 手段が備える質問 ·依頼マスターテーブルに基づき、 顧問先ごとに質問 ·依頼内 容を登録する。
顧問先ごとの独自に登録される質問 ·依頼内容は、 質問 ·依頼項目データべ一 スの顧問先独自質問 ·依頼テーブルに登録され記憶される。
第 3 9図および第 5 9図は、 基本項目情報記憶手段が備える質問 .依頼マスタ 一テーブル等と、 これに基づき独自に登録される質問 ·依頼項目データベースの 顧問先独自質問 ·依頼テーブルとの関係を示す図である。
質問 ·依頼マスターテーブルには、 第 4 0図に一例を示すように、 質問 ·依頼 I Dを主キーとして、 監査項目ごとに質問 ·依頼内容を登録するために監査マス ターテーブルに記憶されている監査 I Dと、 質問 ·依頼内容文、 質問 ·依頼判別 コードとが記憶される。 質問 ·依頼判別コードは、 上記内容が資料等を顧問先へ 依頼する内容の場合と、 顧問先へ質問する内容の場合との識別などをするために 用いる。
次に、 質問 ·依頼項目データベースは、 顧問先質問 ·回答内容一時保管テープ ルを備える。
監査処理において、 インターネットに代表される通信手段を介して顧問先シス テムとデータ送受信を行い、 質問 ·依頼等をする際に、 顧問先へ質問 ·依頼する 内容を顧問先質問 ·回答内容一時保管テーブルに一時的に保存するものである。 顧問先質問 ·回答内容一時保管テーブルに記憶されるデータ項目の一例は、 質 問 ·依頼コードを主キーとして、 質問 ·依頼内容マスター等からどの項目を取得 したかを識別する質問 ·依頼 I Dと、 どの顧問先について質問しているかを示す 顧問先 I Dと、 どの勘定科目について質問しているかを示す科目 I Dと、 どの監 査項目について質問しているかを示す監査 I Dと、 事務所内のどの社員が質問し ているかを示す質問者社員 I Dと、 実際の質問 ·依頼内容である質問内容文とを 記憶する。 さらに、 質問仕訳として、 質問内容がどの仕訳に対するものなのか、
該当仕訳を各種財務ソフトゥヱァ等の仕訳データと対応させて記憶させ、 さらに 望ましくは質問を顧問先へ送信を終了した年月日と時間を示す質問年月日時間、 質問 ·依頼内容に対して回答を出した人を示す回答者名、 質問 ·依頼内容に対す る回答内容を示す回答内容文、 回答内容を事務所へ送信を終了した年月日と時間 を示す回答年月日時間、 顧問先に対して質問する内容なのか不足資料を依頼する 内容なのかの判別する質問 ·回答内容区分コード等を記憶する。
次に、 質問 '依頼項目データベースは、 顧問先別質問 '回答履歴テープノレを備 える。
顧問先別質問 ·回答履歴テーブルは、 顧問先へ質問 ·依頼し、 回答の得たもの を履歴として保存するテーブルである。
顧問先別質問 ·回答履歴テーブルに記憶されるデータは、 質問 ·依頼コード、 質問 ·依頼 I D、 顧問先 I D、 科目 I D、 勘定科目名、 監査 I D、 質問者社員 I D、 質問内容文、 質問年月日時間、 回答者名、 回答内容文、 回答年月日時間、 月 次 ·年次判別、 質問 ·回答内容区分コード、 電子メール · F A X区分コードなど である。 '
次に、 会計事務所と各顧問先との間でデータ通信を行うためのシステムの構成 について説明する。
顧問先システムは、 会計事務所の顧問先においてデータの入力ゃデータ送受信 その他の処理を行うためのコンピュータ端末を含み構成されている。
顧問先システムは、 会計事務所が監査業務等を行う顧客の管理するシステムで あって、 通常、 パーソナルコンピュータやワークステーションなどのコンビユー タ端末が用いられ、 サーバー装置や企業内 L ANなどにより顧問先の社員等がァ クセス可能にされている形態を採用することもできる。
コンピュータ端末は、 制御手段、 記憶手段、 入力手段、 出力手段、 表示手段な どを備える。 またインターネットに代表されるコンピュータネットワークに接続 し、 データの送受信を行う機能を備え、 ブラウザや電子メールソフトウェア、 ヮ 一ドプロセッサなどのアプリケ一ションプログラムや、 オペレーティングシステ ム (O S ) を備えることが通常の形態である。
さらに、 顧問先システムは、 会計事務所システムにファクシミリサーバーを設
けるなどにより、 パーソナルコンピュータ等のコンピュータ端末とこれに備えら れるファクシミリソフトウェアなどを用いて、 データ通信を行えるようにするこ とが望ましい。 さらに電子メールによるデータ送受信においては、 会計事務所シ ステムおよび顧問先システムとの間でデータ送受信を行うためにインターネット に代表される通信手段に接続されて、 前記の会計事務所システムおよび顧問先シ ステムからアクセス可能に備えられるサーバーシステムにおいて、 本発明のシス テム専用のメールサーバー、 WE Bメールサーバー等を設け、 顧問先ごとの電子 メールァドレスを設定して管理することが望ましい。
会計事務所システムのコンピュータ端末、 および顧問先システムのコンビユー タ端末からは、 インターネットに代表される通信手段に接続可能にされている。 これらのコンピュータ装置には通常、 ブラゥザゃ電子メールプログラム等のデー タ通信用プログラムが備えられている。
通信手段には、 インターネットをはじめとして、 専用線により接続されたネッ トワーク形態や、 企業内 L AN、 企業間 L AN、 WANなどの形態を広く含む。 またここで用いられる通信回線の形態には、 有線通信、 無線通信の形態を広く含 み、 衛星通信や、 B 1 u e t o o t hなどを用いた形態を含む。
次に、 会計事務所システムおよび顧問先システムとの間でデータ送受信を行う ためにインターネットに代表される通信手段に接続されて、 前記の会計事務所シ ステムおよび顧間先システムからアクセス可能に備えられるサ—バーシステムに ついて説明する。
会計事務所内 L ANにおけるサーバーシステムとは別個に、 会計事務所システ ムおよび顧問先システムとの間でデータ送受信を行うためのサーバーシステムは、 顧問先システムからアクセス可能に備えられている。
会計事務所システムおよび顧問先システムが備えるコンピュータ端末から ィ ンターネットに代表される通信手段を介してアクセスし、 操作により情報処理を 行うサーバ一システムであって、 後述する各種データを記憶するデータベースサ 一バーなどの記憶手段と、 プロダラム及ぴ W E Bコンテンツを記憶するコンテン ッ配信手段 (WE Bサーバー) を少なくとも備えるサーバーシステムにより通常 は構成される。
サーバーシステムは、 通常は、 アプリケーションサーバー、 データベースサー バー、 認証サーバー、 WE Bサーバー、 その他必要に応じメールサーバー、 その 他の各種装置により構成することができる。
これらの各サーバーは、 物理的に同一の装置に設けられる形態や、 物理的に複 数の装置からなる形態、 あるいはネットワークを介して接続される物理的に複数 の装置からなる形態などを含み、 機能的に同様の機能が実現されるならば、 様々 な形態を含む。
第 1図に示されるように、 データ通信用の WE Bメールサーバー等と、 確定し た質問 ·回答や官公庁との間での質問 ·回答などを記憶する質問 ·回答データべ ースサーバーなどを設けることが望ましい。 このサーバーシステムは、 物理的に は会計事務所内にあってもよく、 これとは別個の場所に通信手段を介して接続さ れて備えられていてもよい。
前記のサーバ一システムには、 前記の会計事務所システムおよび顧問先システ ムとの間において、 質問および質問に対する回答を含むデータを送受信するため の質問 ·回答送受信手段が、 顧問先ごとに設けられている。
前記のサーバーシステムには、 前記の会計事務所システムおよび顧問先システ ムとの間において、 質問および質問に対する回答を含むデータを送受信するため の質問 '回答送受信手段には、 WE Bサーバ一、 電子メールサーバー、 ファクシ ミリサ一バー、 音声メールサーバーのいずれかが少なくとも含まれる。
顧問先に対する質問の作成は、どの仕訳に対する寳問なのかを示す日付'科目 · 摘要 ·金額を、 会計事務所システムが備える財務会計プログラム等の仕訳データ から抽出して挿入可能なこと望ましく、 これによりどの仕訳についての質問なの かを知ることができる。
会計事務所と顧問先との間で送受信される質問および回答は、 前記のサーバー システムに記憶され、 監査項目ごと、 または顧問先ごと、 またはその他の条件に より検索 .抽出が可能な質問 ·回答データベースとして蓄積される。
会計事務所と官公庁との間で行われる質問および回答が、 前記のサーバーシス テムに記憶され、 監査項目ごと、 または官公庁ごと、 またはその他の条件により 検索 ·抽出が可能な質問 ·回答データベースとして蓄積される。
さらに本発明のシステムの別の実施形態としては、 会計事務所システムにさら に、 会計事務所社員の業務日報管理システムが備えられた形態を採用することが でき、 会計事務所における監査業務管理、 会計事務所における上司や経営者等に よる担当社員の管理、 社員の業務の標準化や問題点の発見などを行うためには望 ましい。
前記の基本項目情報記憶手段に備えられる業務マスターに、 業務ごとに、 業務 完了までの標準時間が記憶されている場合には、 社員ごと、 業務ごとの進渉状況 を把握することができる。また、基本項目情報記憶手段に記憶される標準時間は、 業務マスターに記憶される業務完了までの標準時間を、 顧問先ごとに設定可能に することもできる。
業務日報管理システムおよびスケジュール管理システムの機能としては、 各顧 問先の監查業務に関連付けて、各社員が業務のスケジュール、予定を登録したり、 スケジュールの上司の承認等の業務管理をするスケジュール機能と、 日々の業務 の会計事務所内での記録、 上司への報告等を行う業務日報機能とが代表的なもの である。
これらの機能は、監査業務管理プログラムに組み込まれた機能であってもよく、 あるいは他のスケジュール管理、 業務管理プログラムを用いてもよいが、 少なく とも社員 I D、 顧問先 I D、 業務 I Dなどを基本項目情報記憶手段に記憶されて いるマスターデータを用いることにより、 それぞれの連動が可能になる。 たとえ ば、 どの顧問先のどの業務をどの社員が行うかを、 各 I Dを用いて入力すること ができる。 また、 どの顧問先のどの業務の進渉状況や、 各社員の業務の進渉状況 などを管理することが可能になる。
スケジュール機能は、 年間スケジュール、 月間スケジュール、 週間スケジユー ル、 その日のスケジュールなどを閲覧 '登録でき、 自分の所属するグループのス ケジュールと進渉度を閲覧できるようにすることが望ましい。 社員 I Dや、 社員 の部、 課、 役職、 グループなどにより権限を設定しておくことにより、 スケジュ ールの公開 '非公開の判別や、 スケジュールの承認権限、 変更権限、 その他の権 限の設定をすることができる。
第 4 0図は、 新規スケジュールの登録の画面の一例を示すものである。
新規スケジュールの登録は、 顧問先、 業務のそれぞれを指定して登録し、 また 予定完了日や予定時間などを入力し登録する。
スケジュール機能を実現するために、 会計事務所システムが備える業務日報シ ステムにはスケジュールテーブルが備えられる。
スケジュールテーブルに記憶されるデータは、 スケジュールコードを主キーと して、 社員 I D、 顧問先 I D、 業務 I D、 備考、 予定完了年月日などである。 また上司等による承認機能を設けるためには、 承認区分コード等の入力、 記憶 を行う。 上司の承認を得る前には、 誤った入力その他の再入力、 訂正をすること ができる。
承認機能は、 一度新規スケジュールの上司による承認を申請し、 承認が得られ たスケジュールは、 変更 '削除するためには上司への申請を必要とする。 登録さ れたスケジュールに承認情報を付加し、 一旦上司に承認されたスケジユーノレは、 予定完了日等を変更したり、 スケジュール自体を削除する場合は上司に申請し、 承認を得なければならない。
承認権利として、 前記の基本項目情報記憶手段に、 社員 I Dに関連付けられて 責任者権限を記憶する。
第 4 1図は、 会計事務所の社員が会計事務所システムのコンピュータ端末にお いて、 スケジュール変更 ·削除申請を入力し記憶する画面の一例を示す。
スケジュールの変更や削除の申請をするためには、 顧問先コード、 業務コード などを指定して、 変更後の予定完了日や変更理由、 削除理由などを入力し記憶す る。 記憶する場所は変更 ·削除申請データを一時記憶するデータベースであり、 具体的にはスケジュール申請 T EM P (—時) テーブルなどである。 記憶される データの詳細な一例としては、 スケジュールコード、 申請者の社員 I D、 承認者 の社員 I D、 顧問先 I D、 業務 I D、 備考、 変更前予定完了年月日、 変更後予定 完了年月日、変更理由、備考(承認者用)、申請区分コード、スケジュールの変更 · 削除申請をしているかを判別する申請中コードなどである。 申請区分コードは、 スケジュールの変更申請か削除申請かを判別するためのものである。 また申請年 月日 ·時間、 承認 ·否認年月日 ·時間、 承認区分コードなどを記憶する。
承認者は会計事務所システムのコンピュータ端末においてスケジュール変更理
由を確認し、非承認の場合はスケジュールは変更されない。承認された場合には、 スケジュール申請 T EM Pテーブルに一時記憶されたデ一タに基づき、 スケジュ ールテーブルのデータが変更 ·削除後のデータに更新される。 '
スケジュール管理は、 事業主 ·上司などの権限を設定された者が、 事務所全体 あるいは部署などの業務のスケジュール進渉度を監視、 確認し、 あるいは様々な 検索条件に基づくデータ抽出などをすることができる。
第 4 2図は、 責任者権限の編集画面の一例を示し、 第 4 3図はスケジュールの 承認画面の一例を示す。 7 認、は、 スケジュールの変更 ·削除以外にも、 新規登録 の際に行うようにすることができる。
第 6 7図は、スケジュールと、業務の進渉度などを確認する画面の一例である。 次に、 業務日報は、 毎日の業務などを社員が入力し記憶するものであり、 業務 日報の時間入力はグラフィカルなものにし、 空白時間が発生しないような仕組み にすることが望ましいが、 その他にも様々な形態を採用することができる。 第 4 5図は業務日報の入力画面、 第 4 4図は業務日報の確認画面の一例を示し ている。
業務日報機能を利用するためには、 業務日報テーブルを設け、 日報コード、 社 員 I D、 日報日付(年)、 日報日付(月)、 日報日付(日)、顧問先 I D、業務 I D、 備考、 開始時間 (時)、 開始時間 (分)、 終了時間 (時)、 終了時間 (分) などを記 憶する。
未完了業務リストの中は、 期限が迫っている業務順に表示され、 そのリストの 中の業務をした場合、 日報入力フォームが起動し、 顧問先名 ·業務名を自動的に 入力することが望ましく、 これによりスケジュールを入力せずに日報データを入 力することによる進渉度自動更新をすることができる。
スケジュールに対してスケジュールが超過した場合、 上司の画面に部下のスケ ジュール超過情報を表示することもできる。 . 次に、 以上のシステムを用いて監査処理、 顧問先との間でのデータ通信を含む 業務管理処理について説明する。
監査システムの処理の概略は、 第 3 1図において示したように、 顧問先ごとに 監査勘定科目を登録し、 また顧問先ごとに監査科目別監査項目を登録する。
月次決算、年次決算などの決算時等に各監査項目のチェックを行う。また質問 · 依頼項目がある場合には顧問先との間でデータ通信を行い、 回答などの結果を得 る。
監查項目についての監査を行うと、 項目をチェックすることにより、 それぞれ の項目ごとの監査が終了する。 ' また、 会計事務所内の財務会計プログラムと監査業務管理システムとを連動さ せることにより、 財務会計プログラムと監査業務管理システムとを画面に表示さ せながら、 財務会計プログラムにおいて、 月次 '年次のある勘定科目の元帳表示 を行った時、 税法 ·商法等の観点から問題のある仕訳に対して、 即時に解決出来 ない物に対しては 「監查中」 のチヱックマ一クを入力し、 即時に解決出来る物に 対しては 「監査済」 のチェックマークを入力することができる。
財務会計プログラムにおいて、 月次 ·年次のある勘定科目の元帳表示を行った 時、 「監査中」 のチェックマークが入力されていない仕訳に対して 「監查済」 チェ ックマークを一括に入力することができる。
顧問先や官公庁との間で質問 ·回答などを得て確定した項目は、 会計事務所シ ステムと顧問先システムとの双方からアクセス可能なサーバーシステムに記憶す る。
さらに監查時間と業務日報を連動させることにより、 月次監査や年次監査の画 面を開いた時間と閉じた時間をコンピュータで監視し、 業務日報と連動してデー タを自動登録したり、 業務の進渉度を管理したり、 あるいは社員ごとあるいは顧 問先ごとの時間単価に基づき進渉した業務の請求処理や社員評価処理などに用い ることもできる。
業務の標準時間と、 業務日報との比較による目標進埗度は、
業務日報による業務時間 (h ) /標準時間 (h )
で算出でき、 様々なレベルの社員本人ごとの進渉度は、
業務日報による業務時間 (h ) /本人申告による業務時間 (h )
で算出される。
事務所情報記憶手段に記憶される社員情報に、 部 ·課 ·役職 ·グループ ·その 他のランク情報に関連付けられた社員に時間単価情報が記憶されることにより、
このような処理が実現可能になる。
第 4 8図から第 5 3図は、監查処理の流れの一例を示すフローチャートである。 初めに第 4 8図において、 監査ボタンをクリックするなどして選択し、 監査メ ニューの入力フォームなどの入カインターフェースが表示される。
次いで監査する顧問先の月次監査 ·年次監査を選択する。 該当する顧問先の月 次または年次監査のメニューが表示される。 表示される画面の一例を第 5 5図に 示す。
次に、 第 4 9図を参照すると、 監査すべき勘定科目名をクリックし、 該当する 勘定科目の監査フォームを起動して、 入力インターフェースを表示させる。
第 5 4図、 第 5 6図は監査項目を表示された例を示しており、 監查項目ごとの 監査を行う画面の一例を示している。
監査項目に従い監査を行い、 さらに別の科目の監査をする場合には、 監査メニ ユーの該当科目のクリック '選択や、 監査フォームの 「次の科目」 「前の科目」 な どの入力インターフェースを用レ、て次に移動するなどして、 次の項目の監査を行 ラ。
監査を行った項目は、 第 5 0図に示す 「監査済みボタン」 をクリック等して選 択し、 監查社員および監査日時を自動的に記憶することが望ましい。 これらは、 第 5 7図に一例を示すように確認可能にすることが好ましい。
また、 望ましい監査メニューや入力インターフェースの一例を列挙すれば、 監 查メニューの起動時には、 自分の担当する顧問先の決算月の所定期間前の監査画 面を自動的に表示したり、 自分の担当する全顧問先の表示ボタンがメニューとし て表示されることが望ましい。
監査画面では、 監査は勘定科目別だけでなく全ての勘定科目を一括表示し、 監 査できるようにすることが望ましい。
また月次監査は、 監査項目ごとに 1〜1 2月までを一度に表示させたり、 月別 の監査フォームを表示させたりできることが望ましい。
さらに、 監查済みをクリックしただけではどの仕訳に対して監査したのかが一 目で分からないので、 仕訳 N O ·科目 · 日付 ·金額 ·摘要の情報もワンタツチで 登録できるようにすることが望ましい。
また、 監査画面で、 例えば現金の監査画面を開いたとき、 別ウィンドで現金の 元帳表示が見られるようにすることが望ましい。
次に第 5 1図を参照して説明すると、 監査済みの項目に対し、 上司などが社員 の監查業務をチェックして、 第 5 4図、 第 5 6図に示す承認ボタンをクリックす ると、 承認者の権限レベルを確認し、 7¾認権限があれば承認情報と、 7 認者の社 員コードを記憶して終了する。
次に、 監査において、 顧問先に必要書類や依頼事項の伝達等のデータ通信処理 について説明する。
第 5 2図に示されるように、 監查項目に関連付けられた 「依頼」 メニュー等を 選択し、 該当する監査項目の監査 I Dが取得され、 質^ 依頼マスターテーブル から関連する依頼定型文が抽出される。 . 依頼事項等を送信し伝達するためのフォームが起動して表示される。
なお、 第 5 3図は、 監査項目ごとに、 監查処理における備考項目を入力し記憶 する処理の流れを示している。 備考項目には、 どのように監査をしたかといつた 内容や、 顧問先との間でのデータ通信その他のやりとりなどの事項を入力するこ とができる。
次に、 顧問先に対し依頼する必要書類や依頼事項を伝達する等のデータ通信処 理、 および質問 ·回答処理について説明する。 顧問先 ίこ対し依頼する必要書類や 依頼事項等としてどのようなものが必要である力 \ あるいはどのような文面で質 問をしたらょいか等を、 会計事務所の新入社員などでも経験のある社員と同様に 行うことができるものである。 また顧問先独自の必要書類、 依頼事項や、 顧問先 に特有の依頼文面などが、 担当者以外であってもわかるようにすることができる ものである。 · 質問等と依頼等とを同時に行い、 回答に対して必要書類等を添付して返信して もらうこともできる。 また質問や依頼等を顧問先から会計事務所に対し同様に行 えるようにすることもできる。
第 7 3図は、 依頼、 質問、 回答の処理を示すデータフローを示している。 質問内容、 依頼内容は、 顧問先質問 ·依頼内容一日寺保管テーブルに記憶され、 データ通信が終了すると、 確定した質問や依頼内容は、 顧問先質問 ·依頼内容履
歴テーブルに記憶される。
また顧問先システムから入力され送信された回答なども同様に、 顧問先質問 · 依賴内容一時保管テーブルに記憶され、 データ通信が終了し会計事務所社員が確 認等をすると、 確定した質問や依頼内容は、 顧問先質問 ·依頼内容履歴テーブル に記憶される。
次に、 第 6 0図から第 6 2図は、 質問 ·回答処理の流れの一例を示すフローチ ヤートである。
また第 6 3図から第 7 2図は、 質問♦回答処理の画面の一例を示している。 初めに、 第 6 4図、 第 5 6図に示されるような、 質問等をする監査項目の 「質 問」 ボタンをクリックするなどして、 顧問先質問フォームを起動し表示させる。 質問をする監査項目の監査 I D、 顧問先業種コードに基づき、 質問 ·依頼マスタ 一テーブルから該当する質問項目が抽出され表示される。 第 6 3図は質問フォー ムの一例である。
次いで質問の入力方法として、 質問定型文を使用する場合には、 第 6 4図に示 されるような画面を使用して、 監查 I D等に基づき抽出された質問リストから該 当する定型文を入力フォーム中に揷入する。 またコピーされ揷入された定型文を 編集できるようにすることが望ましい。 また質問の入力方法として定型文を利用 せずに質問を入力することもできる。
顧問先へ質問する際には、 どの仕訳に対する質問なのかを相手に伝えるため、 日付 ·科目 ·摘要'金額を質問文にワンタツチで記入できるようにすることが望 ましい。
また、 質問に対して顧問先に依頼する資料リストや ·決算に関する資料リスト を登録できるようにすることが望ましい。
以上により、 質問や依頼内容等は、 質問 ·依頼一時保存テーブルに記憶され、 送信する。
送信方法は、 電子メールのほ力 \ 顧問先専用の WE Bサイト等に表示される W E Bメール等によることができる。 データ通信用サーバーシステムを用いた W E Bメールなど、 H TMLファイル等による場合には特に、 返信やファイルの添付 などが簡易なように、 入力フォームなどのインターフェースを備えたファイルと
して送信され、 顧問先システムにおレ、て表示されることが望ましい。
第 6 5図は、 顧問先システムにおいて表示される、 質問や、 回答の入力フォー ムなどを含むィンターフェースの一例である。 データ通信用サーバーシステムに は、 前記の会計事務所システムおよび顧問先システムとの間において、 質問およ び質問に対する回答を含むデータを送受信するための質問 ·回答送受信手段、 す なわち顧問先専用の WE Bページや顧問先専用の電子メ一ルポックス等が、 顧問 先ごとに設けられる。
また WE B上の第 6 5図に一例を示すような画面が表示されるように、 質問等 を含むデータファイルをデータ通信用サーバーシステムに送信してアップロード し、 その旨を顧問先システムに対し通常の電子メール等で通知することが好まし レ、。
第 6 1図は、 この場合の処理の流れの一例を示すフローチャートである。
また、 ここでは一例として、 会計事務所から顧問先に対し質問や依頼等をする 形態について説明をしているが、 同様の処理により、 逆に顧問先から会計事務所 に対し行えるようにすることもできる。
顧問先システムにおいては、 会計事務所システムの担当者から質問等がある旨 の電子メールを受信して、 データ通信用サーバーシステムの質問 ·回答データべ ースの顧問先専用 WE Bサイ ト等にアクセスする。
認証処理を経て認証が済むと、 質問 '依頼内容一時保管テーブルから、 該当顧 問先に関する質問 ·依頼内容が表示される。
顧問先システムにおいて、第 6 5図のような入力フォーム用いて回答を入力し、 必要に応じ添付フアイルなどを揷入する。
入力が済むと送信を行い、 送信されたデータは質問 ·依頼内容一時保管テープ ルに記憶されると共に、 回答があった旨が電子メーノレ等により会計事務所システ ムの担当者に通知される。
会計事務所システムにおける回答内容の確認は、 データ通信用のサーバーシス テムにアクセスし、 質問 ·依頼内容一時保管テーブルに記憶された回答を含む、 第 6 6図に示されるようなデータが表示される。
回答内容を閲覧し、 内容に不備がなかったり納得のいくものである場合などに
は確認ボタンをクリックする等により、 確認済みのデータが質問 ·依頼内容一時 保管テーブルから質問 ·依頼内容履歴テープノレに記憶される。 不備その他により 確認済みとしない場合には、 さらに顧問先システムとの間でデータ通信などを行 また、 ファクシミリサーバーとファクシミリ通信用ソフトウェアを用いて、 質 問や回答を行うこともできるが、 この場合にも望ましくは、 第 6 8図に一例を示 すようなフォームの質問状等を用いて、 質問コード、 顧問先コード、 社員コード 等を用いることにより、 監査システムとの連携を行う。 また O C R等による読み 取りを組み合わせればより効果的である。 · さらに、 確認済みの回答は、 監査画面から、 第 6 2図に示すように、 参照をす ることができる。
次に、 確認済みのデータは、 質問 '依頼内容履歴テーブルに記憶され、 監査に よる監査処理事例等としてデータベースに蓄積される。 監査事例はすべてデータ ベース化し、 後に同じ様な事例が起きた場合に検索、 参照等の利用をすることが できる。
第 6 9図は、 質問と回答のデータベースを参照する画面の一例を示す。
また国税庁等 Q & Aデータベースを設け、 会計事務所の判断だけでは解決でき ない難解な事例があった場合などに、 税務署や国税局の見解を質問し、 回答をデ ータベース化することが望ましい。
第 7 0図から第 7 2図は、 国税庁等との間での質問と回答のデータベースを参 照する画面の一例を示す。 ' 質問 ·回答データベースは、 会計事務所システムのサーバーシステムに蓄積す るが、 別の形態の一例としては、 データ通信用サーバーシステムの WE Bサーバ 一等に蓄積することにより、 顧問先システムからも参照、 検索等を可能にするこ とができる。
さらに質問 ·回答データベースの別の一例としては、 他の会計事務所の事例も 登録し、 検索 ·参照可能なデータベースを構築することもできる。 産業上の利用可能性
以上詳細に説明したように、 本発明によれば、 経験やスキルの少ない補助者な どでも財務監査業務 ·補助業務をスムーズに行うことができ、 事務所全体の業務 が標準化して、 監査業務を統一的に遂行することが可能なシステムを提供するこ とができる。 とりわけ顧問先ごとに異なる、 複数の顧問先について、 複数の会計 事務所社員の間において業務の標準化を進めることが可能なシステムを提供する ことが可能になる。
たとえば、 顧問先特有の監査項目チェックや、 顧問先への質問 ·依頼等を標準 化することができる。
また、 監査チェック入力フォームを用いてチェックするチェック項目のリスト データを、 会計事務所の社員のレベルに応じたものとすれば、 たとえば上司や経 営者がやるべきチェックと、 部下がやるべきチェック等とを区別して、 監查業務 を行うことができる。
さらに、 個々の税理士や公認会計士、 あるいはこれらの補助者が取り极ぅ書類 やデータは一元管理し、 また会計事務所の上司や経営者が確認 ·承認をしたり、 業務管理をしたりすることが可能なシステムを提供することができる。 これによ り、 業務管理、 経営管理、 顧問先との通信にも支障やばらつきが生じないように することができる。
さらに、 会計事務所の事業主と社員、 会計事務所と顧問先との信頼関係を保つ ことができる。
さらに、 業務スケジュールの進渉度の把握、 スケジュールの遵守の徹底、 上司 による監査業務管理などをすることができ、 計画的に日々の業務を遂行すること が可能になる。