JP4517389B2 - 出力管理装置、出力管理方法及びそのプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書データの出力を管理する出力管理装置に関する。

例えば、特許文献１は、印刷しようとするデータ中から著作権に関する情報を検出し、この著作権に関する情報に応じて複写禁止を示す情報又は複写許可を示す情報を印刷物に付加する画像処理装置を開示する。
特開２０００−１９６７８６号公報

本発明は、上述した背景からなされたものであり、機密情報などが含まれた文書データの出力を管理する出力管理装置を提供することを目的とする。

［出力管理装置］
上記目的を達成するために、本発明にかかる出力管理装置は、文書データの出力を管理する出力管理装置であって、文書データの出力が許可又は禁止される出力場所を規定する出力先規定情報に対応付けて、この文書データに関する特徴情報を記憶する特徴情報記憶手段と、出力要求がなされた文書データの中に、前記特徴情報記憶手段に記憶された特徴情報が含まれているか否かを判定する特徴情報判定手段と、前記特徴情報判定手段により特徴情報が含まれていると判定された場合に、この特徴情報に対応する出力先規定情報に応じて、出力要求がなされた文書データの出力制限を行う出力制限手段とを有する。

好適には、前記文書データの出力は、記録媒体に対する画像形成であり、前記特徴情報は、文書データに基づいて記録媒体に形成される画像要素であり、前記特徴情報判定手段は、出力要求がなされた文書データの中に、前記特徴情報記憶手段に記憶された画像要素が含まれているか否かを判定する。

好適には、前記画像要素は文字列であり、出力要求がなされた文書データに基づいて、文書に含まれる文字列を識別する文字識別手段をさらに有し、前記特徴情報判定手段は、前記文字識別手段により識別された文字列が、前記特徴情報記憶手段により記憶された文字列のいずれかと一致するか否かを判定する。

好適には、前記特徴情報記憶手段は、前記特徴情報を複数の機密レベルのいずれかに対応付けて記憶し、これらの機密レベルそれぞれを前記出力先規定情報に対応付けて記憶し、前記出力制限手段は、出力要求がなされた文書データの特徴情報に対応する機密レベルに応じて、出力要求がなされた文書データの出力制限を行う。

好適には、出力要求がなされた文書データの特徴情報に応じて、管理情報を生成し、生成された管理情報を文書データに付加して出力させる管理情報生成手段をさらに有する。

［出力管理方法］
また、本発明にかかる出力管理方法は、文書データの出力を管理する出力管理方法であって、文書データの出力が許可又は禁止される出力場所を規定する出力先規定情報に対応付けて、この文書データに関する特徴情報を記憶するデータベースを参照して、出力要求がなされた文書データの中に、データベースに記憶された特徴情報が含まれているか否かを判定し、特徴情報が含まれていると判定された場合に、この特徴情報に対応する出力先規定情報に応じて、出力要求がなされた文書データの出力制限を行う。

［プログラム］
また、本発明にかかるプログラムは、文書データの出力を管理する出力管理装置において、文書データの出力が許可又は禁止される出力場所を規定する出力先規定情報に対応付けて、この文書データに関する特徴情報を記憶するデータベースを参照して、出力要求がなされた文書データの中に、データベースに記憶された特徴情報が含まれているか否かを判定するステップと、特徴情報が含まれていると判定された場合に、この特徴情報に対応する出力先規定情報に応じて、出力要求がなされた文書データの出力制限を行うステップとを前記出力管理装置に実行させる。

本発明の出力管理装置によれば、文書データの出力先を制限することができる。

［第１の実施形態］
まず、第１の実施形態における出力管理システム１の概要を説明する。
図１は、本発明にかかる出力管理方法が適応される第１の出力管理システム１の構成を例示す図である。
図１に例示するように、出力管理システム１は、画像処理装置２及び複数のプリンタ装置３を有する。出力管理システム１は、機密情報が含まれる文書データの出力を管理する。ここで、文書データとは、記録媒体に形成可能な画像のデータであり、例えば、画像処理装置２により生成される画像データ、スキャナ又はディジタルカメラ等により生成された画像データ、及び、ファクシミリで受信した画像データ等を含む。

画像処理装置２は、ユーザが操作する汎用コンピュータであり、ＬＡＮ等のネットワーク４を介してプリンタ装置３に接続している。
プリンタ装置３は、画像処理装置２からの要求に応じて、文書データを用紙（記録媒体）に印刷する。本例では、第１のプリンタ装置３Ａは、セキュリティルーム内に設置されている。ここで、セキュリティルームとは、最も機密レベルの高い文書の取扱いが許容される空間である。第２のプリンタ装置３Ｂは、管理対象内に設置されている。管理対象とは、セキュリティルームよりも機密要求の低い空間であるが、機密管理の対象として管理されている空間であり、本例ではセキュリティルームを包含する。また、第３のプリンタ装置３Ｃは、セキュリティルーム又は管理対象外の空間に設置されている。なお、セキュリティルーム及び管理対象のプリンタ装置３（プリンタ装置３Ａ及びプリンタ装置３Ｂ）は、組織内の一般のネットワークから物理的に又は論理的に分離されている。換言すると、第３のプリンタ装置３Ｃのみが、組織内の一般のネットワークを介して印刷処理を行うことができる。

次に、画像処理装置２（出力管理装置）のハードウェア構成を説明する。
図２は、本発明にかかる出力管理方法が適応される画像処理装置２のハードウェア構成を、制御装置２０を中心に例示する図である。
図２に例示するように、画像処理装置２は、ＣＰＵ２０２及びメモリ２０４などを含む制御装置２０、通信装置２２、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記録装置２４、並びに、ＬＣＤ表示装置あるいはＣＲＴ表示装置及びキーボード・タッチパネルなどを含むユーザインタフェース装置（ＵＩ装置）２６から構成される。
画像処理装置２は、例えば、出力管理プログラム５（後述）がインストールされた汎用コンピュータであり、通信装置２２又は記録装置２４などを介して画像データを取得する。また、画像処置装置２は、ユーザの要求に応じて、通信装置２２を介して、プリンタ装置３に文書データを印刷させる。

［出力管理プログラム］
図３は、制御装置２０（図２）により実行され、本発明にかかる出力管理方法を実現する出力管理プログラム５の機能構成を例示する図である。
図３に例示するように、出力管理プログラム５は、文字識別部５１０、キーワードデータベース（キーワードＤＢ）５２０、レベル判定部５３０、出力先制限部５４０、ユーザインタフェース部５５０、及び管理情報付加部５６０を有する。
なお、本例の出力管理プログラム５は、画像処理装置２にインストールされたプリンタドライバの一部であるが、これに限定されるものではなく、例えば、出力管理プログラム５の全部又は一部が、プリンタ装置３においてＡＳＩＣなどのハードウェアで実現されてもよい。

文字識別部５１０は、通信装置２２（図２）又は記録装置２４（図２）を介して、文書データを取得し、取得された文書データに含まれる文字列を識別する。例えば、文字識別部５１０は、入力された文書データ（ラスタデータ）に対してＯＣＲ処理を施して、文書データに含まれる文字列を識別する。また、文字識別部５１０は、ＰＤＬファイルの解釈を行うデコンポーザから、文書データに含まれる文字のコードを取得して、文書に含まれる文字列を識別してもよい。

キーワードＤＢ５２０は、文書データの出力が許可又は禁止される出力場所（プリンタ装置）を規定する出力先規定情報に対応付けて、この文書データに含まれる所定の文字列を記憶する。より具体的には、キーワードＤＢ５２０は、ユーザによって選択された文字列（文書に含まれる文字列）と、ユーザによって設定された機密レベル（この文書の機密レベル）とを互いに対応付けて記憶し、さらに、機密レベルと、文書データの印刷が許容されるプリンタ装置の識別情報（ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレスなど）とを互いに対応付けて記憶する。
本例では、「高」、「中」及び「低」が機密レベルとして既定されている。機密レベル「高」は、セキュリティルーム内でのみ取扱いが可能なレベルであり、機密レベル「中」は、セキュリティルームに加えて、管理対象内での取扱いが許容されるレベルであり、機密レベル「低」は、機密情報として管理されるものの、全ての領域で取扱いが許容されるレベルである。

レベル判定部５３０は、文字識別部５１０により識別された文字列（印刷要求がなされた文書に含まれる文字列）と、キーワードＤＢ５２０に記憶されているキーワード（文字列）とを比較して、印刷要求がなされた文書データの機密レベルを判定する。例えば、レベル判定部５３０は、キーワードＤＢ５２０に記憶されたキーワードに対応する文字列が文書データに複数存在し、これらのキーワードに対応する機密レベルが互いに異なる場合（例えば、機密レベル「高」に対応する文字列と、機密レベル「中」に対応する文字列が同一の文書に含まれている場合）に、より高い方の機密レベルをこの文書データの機密レベルとして採用する（上記例では、機密レベル「高」が採用される）。
また、レベル判定部５３０は、キーワードＤＢ５２０に記憶されているキーワードが文書データから発見できない場合に、この文書データを機密管理の対象外であると判定する。

出力先制限部５４０は、レベル判定部５３０により判定された機密レベルに応じて、印刷要求がなされた文書データの出力先を制限する。より具体的には、出力先制限部５４０は、機密レベルと印刷可能なプリンタ装置とが互いに対応付けられたテーブルを参照して、レベル判定部５３０により判定された機密レベルに対応するプリンタ装置を特定する。

ＵＩ部５５０は、ＵＩ装置２６（図２）を制御して、ユーザの入力を受け付ける。また、ＵＩ部５５０は、ＵＩ装置２６を制御して、警告情報などを表示する。例えば、ＵＩ部５５０は、出力先制限部５４０により特定されたプリンタ装置（印刷が許容されるプリンタ装置）が出力先として選択可能であることを表示して、ユーザにプリンタ装置の選択を促す。

管理情報付加部５６０は、レベル判定部５３０により判定された機密レベルに応じて、機密情報の管理に用いられる管理情報を生成し、生成された管理情報を、印刷要求がなされた文書データに付加して印刷させる。本例の管理情報付加部５６０は、判定された機密レベルが「高」、「中」又は「低」のいずれかである場合に、機密情報である旨を示す透かし画像を生成し、生成された透かし画像と、印刷要求がなされた文書データとを合成してプリンタ装置３に送信する。

図４は、キーワードＤＢ５２０に記憶される出力管理テーブルを例示する図であり、図４（Ａ）は、キーワードと機密レベルとを対応付ける第１の出力管理テーブルを例示し、図４（Ｂ）は、機密レベルと出力許可領域とを対応付ける第２の出力管理テーブルを例示する。
図４（Ａ）に例示するように、キーワードＤＢ５２０は、ユーザによって入力された文字列（キーワード）を、ユーザによって設定された機密レベルに対応付ける第１の出力管理テーブルを記憶する。キーワードは、機密情報に関連性の高い文字列（「顧客リスト」、「財務」、「人事」など）であることが望ましい。例えば、機密情報において必然的に用いられるキーワードが第１の出力管理テーブルに登録されることにより、たとえ機密情報を含む文書データの一部が改変されたとしても、出力管理プログラム５がこの文書データの出力要求を自動的に検出することが期待できる。また、第１の出力管理テーブルに登録されているキーワードを非公開とすることにより、機密情報の漏洩防止に対する心理的な効果が期待できる。
なお、本例では、１つの文字列に対して１つの機密レベルが対応付けられているが、これに限定されるものではなく、例えば、複数の文字列の組合せ（ＡＮＤ条件、又は、ＯＲ条件）に対して１つの機密レベルが対応付けられてもよい。

図４（Ｂ）に例示するように、キーワードＤＢ５２０は、ユーザによって設定された機密レベルを文書データの出力可能領域に対応付ける第２の出力管理テーブルを記憶する。本例の機密レベルは、「高」、「中」及び「低」であり、それぞれの機密レベルは、印刷可能なプリンタ装置に対応付けられている。また、機密レベル「高」は、セキュリティルームに設置されたプリンタ装置３Ａに対応付けられ、機密レベル「中」は、管理対象内に設置されたプリンタ装置３Ａ及びプリンタ装置３Ｂに対応付けられ、機密レベル「低」は、組織内に設置された全プリンタ装置３に対応付けられている。
これにより、出力管理プログラム５は、機密レベルに応じて、文書データの出力可能範囲を制限することができる。

［動作］
図５は、出力管理システム１における出力管理処理（Ｓ１０）の動作を説明するフローチャートである。

ステップ１００（Ｓ１００）において、文書データの印刷要求を行うユーザは、印刷すべき文書データを指定して画像処理装置２に対して印刷要求操作を行う。
画像処理装置２は、指定された文書データをラスタライズする。
出力管理プログラム５（図３）の文字識別部５１０は、ラスタライズされた文書データに対して、パターンマッチングなどを用いた文字認識処理を施し、文書に含まれる文字列を識別する。

ステップ１０５（Ｓ１０５）において、レベル判定部５３０は、文字識別部５１０により識別された文字列と、キーワードＤＢ５２０に記憶されているキーワードとを比較して、印刷要求がなされた文書データの中に、登録されたキーワード（機密レベルに対応付けられた文字列）が存在するか否かを判定する。
出力管理プログラム５は、印刷要求がなされた文書データ内に、登録されたキーワードが存在する場合に、Ｓ１１０の処理に移行し、登録されたキーワードが存在しない場合に、Ｓ１５０の処理に移行する。

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、レベル判定部５３０は、さらに、キーワードＤＢ５２０に記憶された第１の出力管理テーブル（図４）を参照して、印刷要求がなされた文書データの機密レベルを判定する。
出力管理プログラム５は、機密レベル「高」であると判定された場合に、Ｓ１１５の処理に移行し、機密レベル「中」であると判定された場合に、Ｓ１２０の処理に移行し、機密レベル「低」であると判定された場合に、Ｓ１２５の処理に移行する。

ステップ１１５（Ｓ１１５）において、出力先制限部５４０は、キーワードＤＢ５２０に記憶された第２の出力管理テーブル（図４）を参照して、レベル判定部５３０により判定された機密レベル「高」に対応する出力許可領域（プリンタ装置の識別情報）を特定する。本例では、機密レベル「高」に対して「セキュリティルーム内のみ」が対応付けられているため、出力先制限部５４０は、セキュリティルーム内に設置されたプリンタ装置３Ａ（図１）を特定し、特定されたプリンタ装置３Ａのみを選択可能にする。
ＵＩ部５５０は、出力先制限部５４０の選択可能化動作に応じて、プリンタ装置３Ａのみが出力先として選択可能であることをＵＩ装置２６に表示する。

ステップ１２０（Ｓ１２０）において、出力先制限部５４０は、第２の出力管理テーブル（図４）を参照して、機密レベル「中」に対応する出力許可領域（プリンタ装置の識別情報）を特定する。本例では、機密レベル「中」に対して「管理対象内のみ」が対応付けられているため、出力先制限部５４０は、管理対象内に設置されたプリンタ装置３Ａ及びプリンタ装置３Ｂ（図１）を特定し、特定されたプリンタ装置３Ａ及びプリンタ装置３Ｂを選択可能にする。
ＵＩ部５５０は、出力先制限部５４０の選択可能化動作に応じて、プリンタ装置３Ａ及びプリンタ装置３Ｂが出力先として選択可能であることをＵＩ装置２６に表示する。

ステップ１２５（Ｓ１２５）において、出力先制限部５４０は、第２の出力管理テーブル（図４）を参照して、機密レベル「低」に対応する出力許可領域（プリンタ装置の識別情報）を特定する。本例では、機密レベル「低」に対して「全領域」が対応付けられているため、出力先制限部５４０は、全てのプリンタ装置３（図１）を特定し、特定された全てのプリンタ装置３（プリンタ装置３Ａ〜３Ｃ）を選択可能にする。
ＵＩ部５５０は、出力先制限部５４０の選択可能化動作に応じて、プリンタ装置３Ａ〜３Ｃが出力先として選択可能であることをＵＩ装置２６に表示する。

ステップ１３０（Ｓ１３０）において、管理情報付加部５６０は、文字識別部５１０から入力された文書データに、機密情報であることを示す透かし画像を合成する。

ステップ１３５（Ｓ１３５）において、ユーザは、ＵＩ装置５５０を用いて、出力先とするプリンタ装置３を選択する。
出力先制限部５４０は、ＵＩ部５５０を介して、ユーザにより選択されたプリンタ装置３を特定し、特定されたプリンタ装置が、選択可能なプリンタ装置であるか否かを判断する。
出力管理プログラム５は、特定されたプリンタ装置（ユーザが選択したプリンタ装置）が選択可能なプリンタ装置（機密レベルに対応するプリンタ装置）である場合に、Ｓ１４５の処理に移行し、特定されたプリンタ装置が選択可能なプリンタ装置でない場合に、Ｓ１４０の処理に移行する。

ステップ１４０（Ｓ１４０）において、出力制限部５４０は、管理情報付加部５６０に対して文書データの送信を禁止し、ＵＩ部５５０に警告情報の表示を指示する。
ＵＩ部５５０は、文書データに機密情報が含まれており、指定されたプリンタ装置では印刷できない旨をＵＩ装置２６に表示する。

ステップ１４５（Ｓ１４５）において、出力制限部５４０は、管理情報付加部５６０に対して文書データの送信を許可し、選択されたプリンタ装置３の識別情報を管理情報付加部５６０に通知する。
管理情報付加部５６０は、出力制限部５４０から通知された識別情報に応じて、透かし画像が付加された文書データを、選択されたプリンタ装置に送信する。
プリンタ装置３は、画像処理装置２（出力管理プログラム５）から受信した文書データに基づいて、透かし画像が付加された文書画像を印刷用紙に印刷する。

ステップ１５０（Ｓ１５０）において、レベル判定部５３０は、印刷要求がなされた文書データを機密管理の対象外であると判定する。
出力先制限部５４０は、レベル判定部５３０の判定に応じて、全てのプリンタ装置３を選択可能にし、ユーザにより選択されたプリンタ装置３の識別情報を管理情報付加部５６０に通知する。
管理情報付加部５６０は、レベル判定部５３０の判定（機密管理の対象外）に応じて、文書データに透かし画像を付加することなく、ユーザにより選択されたプリンタ装置３に文書データを送信する。
プリンタ装置３は、画像処理装置２（出力管理プログラム５）から受信した文書データに基づいて、透かし画像が付加されていない文書画像を印刷用紙に印刷する。

以上説明したように、本実施形態における出力管理システム１は、文書に含まれる文字列と、出力可能なプリンタ装置とを対応付けて管理することにより、機密情報を含む文書データの出力先を制限して、機密情報の漏洩を防止することができる。なお、キーワードを含まない文書については、いずれのプリンタ装置３でも自由に出力可能である。
また、本例では、機密情報との関連性の高い文字列がキーワードとして登録されるため、文書データの改変がなされた場合（例えば、文書の一部分のみを選択して印刷指示がなされる場合、又は、機密部分のダイジェストが作成された場合など）でも機密情報の漏洩を防止でき好適である。

［変形例］
なお、上記実施形態では、ＯＣＲ処理により文書データに含まる文字列を識別する形態を具体例として説明したが、これに限定されるものではなく、例えば、ＰＤＬファイル等の解釈を行うデコンポーザから文字コードを取得して文字列を識別してもよい。
また、上記実施形態では、文書データに関する特徴情報として、文書に含まれる文字列を用いる形態を説明したが、これに限定されるものではなく、例えば、画像要素（既定のマーク、罫線などからなるフォーム）、付随情報（機密レベルを示すフラグ、タグ（文書作成に用いたアプリケーションソフトウェアの識別情報、文書作成者の識別情報など）、非出力レイヤに埋め込まれた情報）、又は画像属性（文字密度等）、あるいは、これらの組合せを特徴情報として用いてもよい。

図６は、デコンポーザから取得した文字コードに基づいて文字列を識別する出力管理プログラム５の動作（Ｓ１２）を説明するフローチャートである。なお、本図における処理のうち、図５に示されたものと実質的に同一のものには同一の符号が付されている。

ステップ１６０（Ｓ１６０）において、ユーザは、ＰＤＬファイル等の文書データを指定して画像処理装置２に対して印刷要求操作を行う。
画像処理装置２のデコンポーザは、ユーザによって指定された文書データ（ＰＤＬファイル）を解釈して、文書のラスタデータを生成する。
出力管理プログラム５（図３）の文字識別部５１０は、デコンポーザから、文書に含まれる文字の文字コード（シフトＪＩＳコード等）を取得し、文書に含まれる文字列を識別する。なお、文字識別部５１０は、文書に含まれる文字列の他に、文書に含まれる既定の図形、フォーマット（罫線など）、又は文字の密度、あるいは、文書データに付随する付随情報（フラグなどのヘッダ情報、他のレイヤに埋め込まれた埋め込み情報）等を、文書データの特徴情報として抽出してもよい。

Ｓ１０５において、レベル判定部５３０は、文字識別部５１０により識別された文字列と、キーワードＤＢ５２０に記憶されているキーワードとを比較して、印刷要求がなされた文書データの中に、登録されたキーワードが存在するか否かを判定し、登録されたキーワードが存在する場合に、Ｓ１１０の処理に移行し、登録されたキーワードが存在しない場合に、Ｓ１５０の処理に移行する。なお、レベル判定部５３０は、文書識別部５１０により抽出された図形、フォーマット、文字密度、又は付加情報と、キーワードＤＢ５２０に記憶されている図形、フォーマット、文字密度、又は付加情報とを比較して、Ｓ１１０の処理に移行するか、Ｓ１５０の処理に移行するかを判断してもよい。

Ｓ１１０において、レベル判定部５３０は、さらに、キーワードＤＢ５２０に記憶された第１の出力管理テーブルを参照して、印刷要求がなされた文書データの機密レベルを判定する。この場合に、キーワードＤＢ５２０は、図形、フォーマット、文字密度、又は付加情報（以下、特徴情報という）と、機密レベルとが互いに対応付けられた第１の出力管理テーブルを記憶してもよい。
出力管理プログラム５は、機密レベル「高」であると判定された場合に、Ｓ１１５の処理に移行し、機密レベル「中」であると判定された場合に、Ｓ１２０の処理に移行し、機密レベル「低」であると判定された場合に、Ｓ１２５の処理に移行する。

Ｓ１１５において、出力先制限部５４０は、キーワードＤＢ５２０に記憶された第２の出力管理テーブル（図４）を参照して、レベル判定部５３０により判定された機密レベル「高」に対応するプリンタ装置を特定する。なお、出力先制限部５４０は、ＧＰＳなどを用いて各プリンタ装置の設置場所を特定し、特定された設置場所と、第２の出力管理テーブル（図４）上で機密レベルに対応付けられた出力許可領域（セキュリティルームなどの位置情報）とを比較して、出力先として選択可能なプリンタ装置を決定してもよい。
ＵＩ部５５０は、特定されたプリンタ装置３のみが出力先として選択可能であることをＵＩ装置２６に表示する。

Ｓ１２０において、出力先制限部５４０は、第２の出力管理テーブルを参照して、機密レベル「中」に対応するプリンタ装置を特定する。
ＵＩ部５５０は、特定されたプリンタ装置３のみが出力先として選択可能であることをＵＩ装置２６に表示する。

Ｓ１２５において、出力先制限部５４０は、第２の出力管理テーブル（図４）を参照して、機密レベル「低」に対応するプリンタ装置を特定する。
ＵＩ部５５０は、特定されたプリンタ装置３のみが出力先として選択可能であることをＵＩ装置２６に表示する。

Ｓ１３０において、管理情報付加部５６０は、文字識別部５１０から入力された文書データに、機密情報であることを示す透かし画像を合成する。なお、管理情報付加部５６０は、透かし画像の代わりに、機密情報であることを示す文字列を文書の余白部分に付加してもよい。また、透かし画像は、キーワードＤＢ５２０の第１の出力管理テーブルに登録されてもよい。これにより、機密情報を含む文書のコピーを防止できる。

Ｓ１３５において、ユーザは、ＵＩ装置５５０を用いて、出力先とするプリンタ装置３を選択する。
出力先制限部５４０は、ＵＩ部５５０を介して、ユーザにより選択されたプリンタ装置３を特定し、特定されたプリンタ装置が、選択可能なプリンタ装置であるか否かを判断する。
出力管理プログラム５は、特定されたプリンタ装置が選択可能なプリンタ装置である場合に、Ｓ１４５の処理に移行し、特定されたプリンタ装置が選択可能なプリンタ装置でない場合に、Ｓ１４０の処理に移行する。

Ｓ１４０において、出力制限部５４０は、管理情報付加部５６０に対して文書データの送信を禁止し、ＵＩ部５５０に警告情報の表示を指示する。
ＵＩ部５５０は、文書データに機密情報が含まれており、指定されたプリンタ装置では印刷できない旨をＵＩ装置２６に表示する。

Ｓ１４５において、出力制限部５４０は、管理情報付加部５６０に対して文書データの送信を許可し、選択されたプリンタ装置３の識別情報を管理情報付加部５６０に通知する。
管理情報付加部５６０は、出力制限部５４０から通知された識別情報に応じて、透かし画像等が付加された文書データを、選択されたプリンタ装置に送信する。
プリンタ装置３は、画像処理装置２（出力管理プログラム５）から受信した文書データに基づいて、透かし画像等が付加された文書画像を印刷用紙に印刷する。

Ｓ１５０において、レベル判定部５３０は、印刷要求がなされた文書データを機密管理の対象外であると判定する。
出力管理プログラム５は、レベル判定部５３０の判定に応じて、全てのプリンタ装置３を選択可能にし、ユーザにより選択されたプリンタ装置３の識別情報を管理情報付加部５６０に通知し、文書データに透かし画像等を付加することなく、ユーザにより選択されたプリンタ装置３に文書データを送信する。
プリンタ装置３は、画像処理装置２（出力管理プログラム５）から受信した文書データに基づいて、透かし画像等が付加されていない文書画像を印刷用紙に印刷する。

［第２の実施形態］
上記実施形態では、プリンタ装置３が含まれる出力管理システム１を具体例として説明したが、これに限定されるものではなく、例えば、コピー装置又はファクシミリ等が含まれる出力管理システムに対しても本発明を適用することができる。
そこで、第２の実施形態では、ファクシミリを含む出力管理システム１２を説明する。

図７は、第２の出力管理システム１２の構成を例示する図である。
図７に例示するように、出力管理システム１２は、文書データを送信する第１のファクシミリ７Ａ、文書データを受信する第２のファクシミリ７Ｂ、及び管理者端末８を有する。
これらのファクシミリ７は、公衆回線網を介して互いに接続している。送信側のファクシミリ７Ａは、シート上に印刷された文書（原稿）を読み取り、読み取られた文書データを受信側のファクシミリ７Ｂに送信する。受信側のファクシミリ７Ｂは、受信した文書データに基づいて、文書を記録用紙に印刷する。
また、管理者端末８は、機密情報の管理を行う機密管理者のコンピュータ端末であり、ＬＡＮを介してファクシミリ７Ａと接続している。管理者端末８は、ファクシミリ７Ａの送信履歴等を管理する。
なお、本例では、第１のファクシミリ７Ａが原稿から文書データを読み取り、読み取られた文書データを送信する形態を具体例として説明するが、これに限定されるものではなく、例えば、画像処理装置２（不図示）が、ＬＡＮ等のネットワークを介して文書データをファクシミリ７Ａに送信し、ファクシミリ７Ａにこの文書データを転送させてもよい。

図８は、第２の出力管理プログラム５２の機能構成を例示する図である。なお、本図に示された各構成のうち、図３に示されたものと実質的に同一のものには同一の符号が付されている。
図８に例示するように、第２の出力管理プログラム５２は、第１の出力管理プログラム５の各構成のうち、管理情報付加部５６０を情報管理部５７０に置換した構成をとる。
この出力管理プログラム５２は、例えば、ファクシミリ７にインストールされる。

情報管理部５７０は、第１の実施形態における管理情報付加部５６０と同様に、レベル判定部５３０により判定された機密レベルに応じて、機密情報の管理に用いられる管理情報を生成し、生成された管理情報を、印刷要求がなされた文書データに付加して印刷させる。
また、情報管理部５７０は、機密情報を含む文書が送信要求された場合に、管理者端末８に管理情報を送信する。例えば、情報管理部５７０は、機密レベル「高」、「中」又は「低」に該当する文書データの送信要求がなされた場合（すなわち、このような文書データの読み取りがなされた場合）に、この文書データの機密レベル、又は、この文書データの送信先識別情報（電話番号など）を管理情報として電子メール等により管理者端末８に送信する。管理情報は、機密レベル及び送信先識別情報の他に、文書データに含まれているキーワード（機密レベルに対応付けられているキーワード）、送信要求がなされた日付及び日時、又は、送信要求を行ったユーザの識別情報等であってもよい。

また、本例のキーワードＤＢ５２０は、上記第２の出力管理テーブルの代わりに、ユーザによって設定された機密レベルを送信の許可又は禁止に対応付ける第３の出力管理テーブルを記憶する。より具体的には、第３の出力管理テーブルにおいて、機密レベル「高」には「送信禁止」が対応付けられ、機密レベル「中」及び「低」には「送信許可」が対応付けられている。これにより、出力管理プログラム５２は、機密レベルに応じて、文書データの送信を許可又は禁止することができる。
なお、キーワードＤＢ５２０は、上記第２の出力管理テーブル（機密レベルと出力可能領域（ファクシミリ）とが対応付けられたテーブル）を記憶してもよい。この場合には、出力管理プログラム５２は、機密レベルに応じて、文書データの送信可能範囲を制限することができる。

図９は、第２の出力管理システム１２における出力管理処理（Ｓ２０）の動作を説明するフローチャートである。
ステップ２００（Ｓ２００）において、文書データの送信要求を行うユーザは、送信すべき文書を送信側のファクシミリ７Ａにセットし、送信先の電話番号等を指定して送信要求操作を行う。
送信側のファクシミリ７Ａは、セットされた文書（原稿）から、文書データを読み取る。
出力管理プログラム５２（図８）の文字識別部５１０は、読み取られた文書データに対して、パターンマッチングなどを用いた文字認識処理を施し、文書に含まれる文字列を識別する。

ステップ２０５（Ｓ２０５）において、レベル判定部５３０は、文字識別部５１０により識別された文字列と、キーワードＤＢ５２０に記憶されているキーワードとを比較して、送信要求がなされた文書データの中に、登録されたキーワード（機密レベルに対応付けられた文字列）が存在するか否かを判定する。
出力管理プログラム５２は、送信要求がなされた文書データ内に、登録されたキーワードが存在する場合に、Ｓ２１０の処理に移行し、登録されたキーワードが存在しない場合に、Ｓ２５０の処理に移行する。

ステップ２１０（Ｓ２１０）において、レベル判定部５３０は、さらに、キーワードＤＢ５２０に記憶された第１の出力管理テーブル（図４）を参照して、送信要求がなされた文書データの機密レベルを判定する。
出力管理プログラム５２は、機密レベル「高」であると判定された場合に、Ｓ２１５の処理に移行し、機密レベル「中」又は「低」であると判定された場合に、Ｓ２３０の処理に移行に移行する。

ステップ２１５（Ｓ２１５）において、出力先制限部５４０は、キーワードＤＢ５２０に記憶された第３の出力管理テーブルを参照して、レベル判定部５３０により判定された機密レベル「高」に応じて、送信が許可されるか禁止されるかを判定する。本例では、機密レベル「高」に対して「送信禁止」が対応付けられているため、出力先制限部５４０は、原稿から読み取られた文書データの送信を禁止し、送信が禁止される旨をＵＩ部５５０及び情報管理部５７０に通知する。

ステップ２２０（Ｓ２２０）において、出力先制限部５４０は、ファクシミリ７の記憶領域（ハードディスク等）から、原稿から読み取られた文書データを消去する。

ステップ２２５（Ｓ２２５）において、ＵＩ部５５０は、出力先制限部５４０からの通知（送信禁止）に応じて、ファクシミリ７のＵＩ装置を制御して、読み取られた文書データに機密情報が含まれている旨、及び、この文書データの送信が禁止された旨（以下、重度の警告という）を表示する。

ステップ２３０（Ｓ２３０）において、出力先制限部５４０は、キーワードＤＢ５２０に記憶された第３の出力管理テーブルを参照して、レベル判定部５３０により判定された機密レベル「中」又は「低」に応じて、送信が許可されるか禁止されるかを判定する。本例では、機密レベル「中」及び「低」に対して「送信許可」が対応付けられているため、出力先制限部５４０は、原稿から読み取られた文書データの送信を許可し、送信が許可される旨をＵＩ部５５０及び情報管理部５７０に通知する。
ＵＩ部５５０は、出力先制限部５４０からの通知（送信許可）に応じて、ファクシミリ７のＵＩ装置を制御し、読み取られた文書データに機密情報が含まれている旨、及び、この文書データの送信が許可された旨（以下、軽度の警告という）を表示する。

ステップ２３５（Ｓ２３５）において、情報管理部５７０は、出力先制限部５４０からの通知（送信許可）に応じて、文字識別部５１０から入力された文書データに、機密情報であることを示す透かし画像を合成する。

ステップ２４０（Ｓ２４０）において、情報管理部５７０は、出力先制限部５４０からの通知（送信許可）に応じて、透かし画像が付加された文書データを受信側のファクシミリ７Ｂに送信する。

ステップ２４５（Ｓ２４５）において、情報管理部５７０は、出力先制限部５４０による通知（送信禁止又は送信禁止）に応じて、管理者端末８に管理情報を送信する。具体的には、情報管理部５７０は、送信の禁止又は許可、機密レベル、及び、送信先の電話番号を管理情報として電子メールで管理者端末８に送信する。

ステップ２５０（Ｓ２５０）において、レベル判定部５３０は、送信要求がなされた文書データを機密管理の対象外であると判定する。
出力先制限部５４０は、レベル判定部５３０の判定に応じて、読み取られた文書データの送信を許可し、機密管理の対象外である旨を情報管理部５７０に通知する。
情報管理部５７０は、出力先制限部５４０からの通知（機密管理の対象外）に応じて、文書データに透かし画像を付加することなく、文書データをそのまま送信する。

以上説明したように、本実施形態における出力管理システム１２は、文書に含まれる文字列と、ファクシミリ送信の可否とを対応付けて管理することにより、機密情報を含む文書データの送信を制限して、機密情報の漏洩を防止することができる。
また、管理者端末８は、ファクシミリ７（出力管理プログラム５２）から受信した管理情報（送信された文書の機密レベル、送信が禁止された旨等）を利用することにより、機密情報の送信履歴を管理することができる。

本発明にかかる出力管理方法が適応される第１の出力管理システム１の構成を例示す図である。 本発明にかかる出力管理方法が適応される画像処理装置２のハードウェア構成を、制御装置２０を中心に例示する図である。 制御装置２０（図２）により実行され、本発明にかかる出力管理方法を実現する出力管理プログラム５の機能構成を例示する図である。 キーワードＤＢ５２０に記憶される出力管理テーブルを例示する図であり、（Ａ）は、キーワードと機密レベルとを対応付ける第１の出力管理テーブルを例示し、（Ｂ）は、機密レベルと出力許可領域とを対応付ける第２の出力管理テーブルを例示する。 出力管理システム１における出力管理処理（Ｓ１０）の動作を説明するフローチャートである。 デコンポーザから取得した文字コードに基づいて文字列を識別する出力管理プログラム５の動作（Ｓ１２）を説明するフローチャートである。 第２の出力管理システム１２の構成を例示する図である。 第２の出力管理プログラム５２の機能構成を例示する図である。 第２の出力管理システム１２における出力管理処理（Ｓ２０）の動作を説明するフローチャートである。

符号の説明

１，１２・・・出力管理システム
２・・・画像処理装置
３・・・プリンタ装置
５・・・出力管理プログラム
５１０・・・文字識別部
５２０・・・キーワードデータベース
５３０・・・レベル判定部
５４０・・・出力先制限部
５５０・・・ユーザインタフェース部
５６０・・・管理情報付加部
５７０・・・情報管理部
７・・・ファクシミリ
８・・・管理者端末

Claims (7)

1. 文書データの出力を管理する出力管理装置であって、前記文書データの出力は、記録媒体に対する画像形成であり、
   文書データの出力が許可又は禁止される出力場所を規定する出力先規定情報に対応付けて、この文書データに関する画像要素であって、この文書データに基づいて記録媒体に形成される画像要素を記憶する画像要素記憶手段と、
   出力要求がなされた文書データの中に、前記画像要素記憶手段に記憶された画像要素が含まれているか否かを判定する画像要素判定手段と、
   前記画像要素判定手段により画像要素が含まれていると判定された場合に、この画像要素に対応する出力先規定情報に応じて、出力要求がなされた文書データの出力制限を行う出力制限手段と
   を有する出力管理装置。
2. 前記出力制御手段は、前記画像要素に対応する出力先規定情報に応じて、文書データを出力可能な出力装置を表示し、選択可能にする
   請求項１に記載の出力管理装置。
3. 前記画像要素は、文字列であり、
   出力要求がなされた文書データに基づいて、文書に含まれる文字列を識別する文字識別手段
   をさらに有し、
   前記画像要素判定手段は、前記文字識別手段により識別された文字列が、前記画像要素記憶手段により記憶された文字列のいずれかと一致するか否かを判定する
   請求項１に記載の出力管理装置。
4. 前記画像要素記憶手段は、前記画像要素を複数の機密レベルのいずれかに対応付けて記憶し、これらの機密レベルそれぞれを前記出力先規定情報に対応付けて記憶し、
   前記出力制限手段は、出力要求がなされた文書データの画像要素に対応する機密レベルに応じて、出力要求がなされた文書データの出力制限を行う
   請求項１に記載の出力管理装置。
5. 出力要求がなされた文書データの画像要素に応じて、管理情報を生成し、生成された管理情報を文書データに付加して出力させる管理情報生成手段
   をさらに有する請求項１に記載の出力管理装置。
6. 文書データの出力を管理する出力管理方法であって、前記文書データの出力は、記録媒体に対する画像形成であり、
   文書データの出力が許可又は禁止される出力場所を規定する出力先規定情報に対応付けて、この文書データに関する画像要素であって、この文書データに基づいて記録媒体に形成される画像要素を記憶するデータベースを参照して、出力要求がなされた文書データの中に、データベースに記憶された画像要素が含まれているか否かを判定し、
   画像要素が含まれていると判定された場合に、この画像要素に対応する出力先規定情報に応じて、出力要求がなされた文書データの出力制限を行う
   出力管理方法。
7. 文書データの出力を管理する出力管理装置において実行されるプログラムであって、前記文書データの出力は、記録媒体に対する画像形成であり、
   文書データの出力が許可又は禁止される出力場所を規定する出力先規定情報に対応付けて、この文書データに関する画像要素であって、この文書データに基づいて記録媒体に形成される画像要素を記憶するデータベースを参照して、出力要求がなされた文書データの中に、データベースに記憶された画像要素が含まれているか否かを判定するステップと、
   画像要素が含まれていると判定された場合に、この画像要素に対応する出力先規定情報に応じて、出力要求がなされた文書データの出力制限を行うステップと
   を前記出力管理装置に実行させるプログラム。

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