JP5352279B2 - 印刷物管理システム - Google Patents
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Description
コンピュータによる印刷物の読取り時,および,所定領域からの印刷物の物理的な持出し時のいずれか一方の時に,印刷物に付与されたラベルを検出する検出手段と,
検出したラベルに含まれる情報に応じて,コンピュータによる読取り結果の利用,および,印刷物の物理的な持出しのいずれか一方を制限する制限手段とを備える。
・電子ファイル1をプリンタ40から印刷する,
・印刷物3を複写機50で複写する,
・電子ファイル1または印刷物3をFAX装置60を使って公衆回線91にFAX送信する,
・印刷物3をスキャナ80で読込みスキャンサーバ70に電子ファイルとして取り込む,
・印刷物3を居室から持出す,
といった操作のうち一つ以上の操作を行う。なお,ゲート93は居室からユーザ5が退室する時に必ず通過するようにレイアウトがなされているものとする。
・ファイルシステムにおける拡張ファイル属性に埋め込み,
・ファイルシステムにおけるiノード領域に埋め込み,
・ファイルシステムにおける代替データストリームに埋め込み,
・ファイル内への直接埋め込み(ヘッダ領域,あるいは,エンティティ領域),
・ドキュメントファイルの場合にドキュメント属性として埋め込み。
これらのラベルは,クライアントPC10および文書管理サーバ20で編集,コピー,移動などを行う間は継承されるものとする。このような電子ファイルのラベルの継承は,例えば,WO2006/137057A2にあるように,ファイルシステム監視やネットワーク監視などの低レベルでファイル内容の追跡により実施しても良い。
・印刷物の余白領域あるいは背景に,目視可能な文字列として埋め込み,
・2次元バーコードや電子透かしなどの,コンピュータ読み取り可能な情報として埋め込み。
これらのラベル4は,複写機50での複写時にもラベルが継承されるものとする。
・印刷の許可あるいは禁止,かつ,印刷を許可するプリンタ名,かつ,印刷を許可するユーザ名あるいはグループ,かつ,背景文字として印字する文字列,
・複写の許可あるいは禁止,かつ,複写を許可する複写機名,かつ,複写を許可するユーザ名あるいはグループ,
・FAX送信の許可あるいは禁止,かつ,FAX送信を許可するFAX装置名,かつ,FAX送信を許可するユーザ名あるいはグループ,
・スキャンの許可あるいは禁止,かつ,スキャンを許可するスキャナ名,かつ,スキャンを許可するユーザ名あるいはグループ,
・退室の許可あるいは禁止,かつ,退室を許可するユーザ名あるいはグループ,
といったコントロールのうち1つ以上のコントロール方法を,ラベル管理テーブル501にあるラベル一覧およびラベル未設定時のそれぞれのラベルに応じて定めた,マトリックス形式の構造をとる。ラベル未設定時のコントロール方法を定める理由は,もしラベルが未設定なままゲート外への持出しや組織外FAX番号へのFAX送信により情報が組織外に流出した場合に,流出した情報の価値が不明であればその漏洩リスクの迅速な評価が困難となるため,未設定時のコントロールまで定めることで迅速な事後対応を可能とするためである。
・操作を行っても良い時間帯を示す利用可能時間帯,
・ある日時以前には開示を制限すべき日時を示す開示可能日時,
・ある年月日以降は廃棄すべきという年月日を示す保管期限,
のうち1つ以上のコントロール方法を,ラベル管理テーブル501にあるラベル一覧およびラベル未設定時のそれぞれのラベルに応じて定めた,マトリックス形式の構造をとる。
(ステップ801)ユーザ5は,クライアントPC10にログインする。
(ステップ811)ユーザ5は,電子ファイル1をオープンする。ユーザ5は,エクスプローラから見えるファイルのアイコンをダブルクリックするか,アプリケーションプログラム13を起動してからコモンダイアログを開き,対象ファイルを指定する。なお電子ファイル1には,ラベル2が付与されている場合もある。
(ステップ812)ラベル検出プログラム201は,クライアントPC10上でオープンされたファイルを検出する。
(ステップ813)ラベル検出プログラム201は,ステップ812でオープンされたファイルのラベル2を検出する。なお,ラベル2を検出できなかった場合には,ラベルが未設定であるとして続くステップ824に進む。ラベル2には、オープンされたファイルの識別情報が含まれている。
(ステップ821)ユーザ5は,アプリケーションプログラム13から印刷を実施する。
(ステップ822)印刷ジョブ監視プログラム202は,OS12に要求された印刷ジョブを検出する。
(ステップ823)印刷ジョブ監視プログラム202は,印刷ジョブを一時停止する。一時停止されると,再開するまでは印刷は開始されない。
(ステップ824)印刷制御プログラム203は,印刷ジョブを再開するかどうかを,ポリシーファイル231と照合して決定する。
(ステップ901)印刷ジョブのラベルとして,ステップ813で検出したラベルを受け取る。
(ステップ902)ポリシー管理マトリックス502とポリシーオプション管理マトリックス503を取得し,ステップ901で特定したラベルに対応する印刷に関するポリシーを取得する。
(ステップ903)印刷ジョブに含まれるプリンタが,ステップ902で取得したポリシーにある所定のプリンタであるかどうかを判定する。
(ステップ904)印刷ジョブに含まれるユーザが,ステップ902で取得したポリシーにある所定のユーザあるいはグループであるかどうかを判定する。
(ステップ905)印刷ジョブに含まれる印刷日時が,ステップ902で取得したポリシーにある利用可能時間帯内であるかどうかを判定する。
(ステップ906)印刷ジョブに含まれる印刷日時が,ステップ902で取得したポリシーにある開示可能日時よりも後であるかどうかを判定する。
(ステップ907)印刷ジョブに含まれる印刷日時が,ステップ902で取得したポリシーにある保管期限よりも前であるかどうかを判定する。
(ステップ908)ステップ903からステップ907までの判定結果の全てがYesであれば,印刷を許可する指示を出す。
(ステップ909)ステップ903からステップ907までの判定結果の少なくとも一つがNoであれば,印刷を禁止する指示を出す。
(ステップ825)印刷制御プログラム203は,ステップ824の照合の結果,印刷を許可するならば,後述するステップ826へと進み,印刷を禁止するならば後述するステップ831へと進む。
(ステップ826)印刷制御プログラム203は,印刷ジョブを再開する。
(ステップ827)プリンタ40は,印刷用紙41に貼り付けられたRFIDタグ5のIDを読み取る。
(ステップ828)プリンタ40は,印刷処理を実施する。これにより,印刷物3には,ポリシーファイル231に応じてラベル4が付与される。このラベル4には、印刷物3を識別する情報として、ファイルに付与されていたラベル2に含まれる識別情報を含んでいる。
(ステップ829)印刷制御プログラム203は,印刷ログファイル204に,印刷ログを出力する。この印刷ログファイル204には、少なくともラベル4に含まれる識別情報が含まれている。
(ステップ831)印刷ジョブ監視プログラム202は,印刷ジョブをキャンセルする。このとき,印刷ログファイル204に印刷ログを出力する。
(ステップ832)ユーザ5にアラートを通知する。アラートは,表示部404への表示や,音声による通報,電子メールによるリモートへの通報などを組み合わせても良い。
(ステップ1001)ユーザ5は,スキャンサーバ70にログインする。
(ステップ1002)スキャン制御プログラム323は,ユーザ5を識別する。
(ステップ1011)ユーザ5は,スキャナ80で印刷物3のスキャン操作を実施する。なお,印刷物3には,印刷物3を識別する識別情報を含むラベル4が付与されている場合や,RFIDタグ5が貼り付けられている場合もある。
(ステップ1012)スキャンプログラム321は,印刷物3に貼り付けられたRFIDタグを読み取る。なお,ステップ1012は必須の処理ではなく,もし本ステップを実施しない場合には,スキャンログファイル324のスキャン元用紙IDが常に空となる。
(ステップ1013)スキャンプログラム321は,印刷物3のスキャン処理を実施し,記憶装置72に一時ファイル325を出力する。
(ステップ1014)ラベル抽出プログラム322は,一時ファイル325を解析し,ラベルを検出する。例えば,一時ファイル325に含まれる二次元バーコードを読み取り,ラベルを抽出しても良い。あるいは例えば,一時ファイル325に含まれる電子透かしを読み取り,ラベルを抽出しても良い。このラベル4には、スキャンした印刷物3を識別する識別情報を含んでいる。
(ステップ1015)スキャン制御プログラム323は,ポリシーファイル231と照合し,ラベルに応じてスキャンの許可あるいは禁止を決定する。詳細は,図11に示したポリシー照合のフローチャートを適宜読み替えた処理を実行する。
(ステップ1016)ステップ1015で述べた照合の結果,スキャンを許可するならば,後述するステップ1017へと進み,スキャンを禁止するならば,後述するステップ1021へと進む。
(ステップ1017)スキャン制御プログラム323は,一時ファイル325を文書管理サーバ20に登録し,ステップ1014で検出したラベル4が含んでいる情報を含むラベル2を登録する。なお,文書管理サーバ20に登録する際のファイル名は,ユーザ5が指定可能であっても良い。
(ステップ1018)スキャン制御プログラム323は,スキャンログファイル324にスキャンログを出力する。スキャンログファイル324には、少なくともラベル2に含まれる識別情報が含まれている。
(ステップ1021)スキャン制御プログラム323は,一時ファイル325を削除する。さらに,スキャンログファイル324にスキャンログを出力する。
(ステップ1022)ユーザ5にアラートを通知する。アラートは,表示部404への表示や,音声による通報,電子メールによるリモートへの通報などを組み合わせても良い。
(ステップ1102)ユーザ識別プログラム331は,ユーザ5を識別する。
(ステップ1111)ユーザ5は,ゲートを通過する。このときユーザ5は,印刷物3を保持している場合もある。
(ステップ1112)RFIDタグ検出プログラム332は,RFIDタグ5の有無とIDを検出する。RFIDタグ5は複数が検出されることもある。
(ステップ1113)退室制御プログラム333は,ステップ1112で検出したRFIDタグ5のIDに対応するラベルを特定するため,印刷ログファイル204の印刷用紙ID,および複写ログファイル304の複写用紙IDに同じIDがないかを探す。
(ステップ1114)退室制御プログラム333は,ステップ1113で特定したラベルをもとに,ポリシーファイル231と照合し,退室の許可あるいは禁止を決定する。詳細は,図11に示したポリシー照合のフローチャートを適宜読み替えた処理を実行する。
(ステップ1115)ステップ1114の結果にもとづき,退室を許可するならば続くステップ1116へと進み,退室を禁止するならば続くステップ1121へと進む。
(ステップ1116)退室制御プログラム333は,退室ログファイル334に退室ログを出力する。退室ログファイル334には、少なくともステップ1113で特定したラベル4に含まれる印刷物3の識別情報を含んでいる。
(ステップ1121)退室制御プログラム333は,ユーザ5にアラートを出すと共に,退室ログファイル334に退室ログを出力する。なお,警備室にパトロールランプでアラートを出すものであってもよく,またゲートを監視する監視カメラの監視画面上でアラートを表示するものであっても良い
以上の退室制御の動作フローチャートにより,印刷物3に付与されたラベル4に応じて,印刷物3の持ち出しを防止することができる。
(ステップ1901)仮想プリンタドライバ1620から呼び出される分類辞書ロードプログラム1625は,分類辞書ファイル1603を読み込む。
(ステップ1902)分類辞書ロードプログラム1625は,カテゴリ別ファイルのうち,郵便番号を表すカテゴリ別ファイル1710や電話番号を表すカテゴリ別ファイル1711を読み込むと,正規表現で簡略表現された単語を展開する。例えば「060−00{00−63}」という表現は,「060−0000」「060−0001」「060−0002」・・・「060−0063」という複数個の単語に展開する。
(ステップ1903)分類辞書ロードプログラム1625は,ポリシーファイル1604からしきい値を読み出す。
(ステップ1911)仮想プリンタドライバ1620は,アプリケーションプログラム13から印刷ジョブを受け取る。
(ステップ1912)テキスト抽出プログラム1621は,印刷ジョブから印刷サイズを取得する。
(ステップ1913)テキスト抽出プログラム1621は,印刷ジョブに含まれるテキスト情報を抽出する。例えば,Printer control Languageをもつプリンタのドライバが備えるOutputCharStrメソッド処理にてテキスト情報を抽出するものであっても良い。
(ステップ1914)テキスト抽出プログラム1621は,ステップ1912で取得した印刷サイズに比べて,ステップ1913で取得したテキスト情報が少なすぎるかどうかを判定する。例えば,マルチバイトの文字コードを含むテキストファイルの場合には,ファイルサイズのバイト数の半分以上の文字数が含まれると想定されるため,もしステップ1913で取得したテキスト情報の文字数がファイルサイズの4分の1以下であれば,テキスト情報が少なすぎると判定する,といったものであっても良い。
(ステップ1915)もしステップ1914にてテキスト情報が少なすぎる判定ならば,テキスト抽出プログラム1621は,OCR(Optical Character Reader)処理でテキスト情報を抽出する。
(ステップ1921)テキスト正規化プログラム1622は,ステップ1913あるいはステップ1915で抽出したテキスト情報に対して正規化を行う。例えば,テキスト情報が途中で改行されている場合には,意図的な改行であるか,右端で自動的に折り返したのかを区別することは困難なため,改行を詰める処理を行う。また例えば,テキスト抽出処理において,印刷後の見た目を整えるために追加された空白に対して,空白を詰める処理などを行う。
(ステップ1931)分類辞書照合プログラム1623は,正規化されたテキスト情報での使用言語を判定する。
(ステップ1932)分類辞書照合プログラム1623は,ステップ1931で判定された使用言語にしたがい,ステップ1921で正規化されたテキスト情報を,形態素解析を使って品詞に分割する。
(ステップ1933)分類辞書照合プログラム1623は,分類辞書ファイル1603との照合を行う。照合の詳細は,続く図20を引用しつつ具体的に後述する。
(ステップ1934)分類辞書照合プログラム1623は,どれかの業務情報に合致するかどうかを判定する。合致する業務情報が、印刷物に付与すべきラベルに含む識別情報である。
(ステップ1935)もしどれかの業務情報に合致するならば,分類辞書照合プログラム1623は,ポリシーファイル1604を見て,電子透かしを入れるポリシーであるかどうかを判定する。
(ステップ1936)さらに分類辞書照合プログラム1623は,ポリシーファイル1604を見て,例外を認めるポリシーであるかどうかを判定する。
(ステップ1937)例外を認めるポリシーである場合に,分類辞書照合プログラム1623は,ユーザに問い合わせるダイアログを表示する。ダイアログの一例を図21(a)に示す。
(ステップ1938)ダイアログ2101で印刷するボタン2107が押下されると,つづくステップ1941へと進み,印刷しないボタン2108が押下されると,つづくステップ1942へと進む。
(ステップ1941)印刷ジョブ修正プログラム1624は,印刷ジョブに電子透かしを挿入する。ここで、ラベルとしての電子透かしには、印刷物を識別するための識別情報としての業務情報の他に、図18を用いて説明したように、ポリシー設定プログラム1605によって,透かし情報設定ボタン1833の押下に対応した、印刷物に挿入する情報が定義されているならば、その定義された情報も含んでいる。
(ステップ1942)印刷ジョブ修正プログラム1624は,印刷ジョブ属性に値をセットする。印刷ジョブ属性のデータ構造の一例を図22に示す。
(ステップ1943)印刷ジョブ修正プログラム1624は,印刷ジョブ属性のチェックサムを計算し,チェックサム2217に値をセットする。
(ステップ1944)仮想プリンタドライバ1620は,既存プリンタドライバ14を呼び出す。
(ステップ2301)印刷スプール監視プログラム1626は,印刷スプール1610に蓄積される印刷ジョブを監視し,印刷ジョブを受け取る。
(ステップ2302)印刷スプール監視プログラム1626は,受け取った印刷ジョブのチェックサムを再算出する。さらに,印刷ジョブ属性のチェックサム2217と突き合わせて,印刷ジョブ属性が改ざんされていないことを確認する。
(ステップ2303)印刷スプール監視プログラム1626は,印刷可否2216を見て,印刷禁止であるかどうかを確認する。
(ステップ2304)印刷スプール監視プログラム1626は,業務情報の種別2212を見て,どの業務情報に該当するかを判定する。
(ステップ2305)印刷スプール監視プログラム1626は,ポリシーファイル1604を見て,印刷日時を制限するかどうかを判定する。
(ステップ2306)印刷スプール監視プログラム1626は,ポリシーファイル1604を見て,例外を認めるポリシーであるかどうかを判定する。
(ステップ2307)印刷スプール監視プログラム1626は,例外として印刷するかどうかをユーザに問い合わせるダイアログを表示する。ダイアログの一例を,図21(b)のダイアログ2111に示す。ユーザは印刷するかどうかを,印刷するボタン2112,あるいは,印刷しないボタン2113を押下することで指示する。
(ステップ2309)から(ステップ2316)にかけては,(ステップ2305)から(ステップ2308)までの処理を,出力先プリンタの制限や,カラー印刷の制限として適宜読み替えた処理を行う。
(ステップ2317)印刷スプール監視プログラム1626は,印刷を実行する。
(ステップ2318)印刷スプール監視プログラム1626は,印刷をキャンセルする。
(ステップ2319)印刷スプール監視プログラム1626は,ポリシーファイル1604を見て,必要に応じてアラートを所定の方法で通知する。
(ステップ2320)印刷スプール監視プログラム1626は,ポリシーファイル1604を見て,必要に応じて印刷ログファイル204に出力する。印刷ログファイル204には、少なくとも印刷物の識別情報として抽出した業務情報を含んでいる。
Claims (10)
- ファイルの識別情報に応じたラベルを付与して前記ファイルを印刷し,前記印刷された印刷物を管理する印刷物管理システムにおいて,
前記ファイルの印刷のポリシーを管理するポリシー管理手段と,
業務情報を定義した分類辞書ファイルと、
前記ファイルに含まれるテキストを解析し、前記印刷のポリシーに基づき、解析結果に前記分類辞書ファイルに定義された前記業務情報が含まれるとき、前記業務情報を前記識別情報に設定する識別情報設定手段と、
前記印刷のポリシーが前記ファイルの前記識別情報に応じた前記ラベルを付与する制御内容であり、かつ例外を認めるポリシーであるとき、前記ファイルの前記識別情報に応じた前記制御内容をユーザに問合せ,前記制御内容以外に基づいて印刷する場合の理由を入力可能な画面を表示する印刷制御手段と、
前記印刷制御の結果を印刷ログに出力するログ出力手段と、
コンピュータによる前記印刷物の読取り時,および,所定領域からの前記印刷物の物理的な持出し時のいずれか一方の時に,前記印刷物に付与された前記ラベルを検出する検出手段と,
前記読取り時および前記持出し時のいずれか一方の時と,前記検出したラベルに含まれる前記識別情報とに応じて,前記コンピュータによる前記読取り結果の利用および,前記印刷物の物理的な持出しのいずれか一方を制限する制限手段とを備える
ことを特徴とする印刷物管理システム。 - 請求項1記載の印刷物管理システムにおいて,
前記制御内容は、前記ラベルの印刷,印刷可能なプリンタの制限,印刷可能な印刷用紙の種類の制限,印刷関連情報の印字,および,印刷の禁止のいずれかであることを特徴とする印刷物管理システム。 - 請求項1記載の印刷物管理システムにおいて,
前記制限手段による前記読取り結果の利用は,前記読取り結果を印刷する複写であって,
前記ポリシー管理手段は,前記複写のポリシーを管理し,
前記ポリシー管理手段が管理する前記複写のポリシーを参照し,前記検出手段で検出したラベルに含まれる情報に応じた,複写可能な複写機の制限,複写可能な複写用紙の種類の制限,および,複写の禁止のいずれかに基づいて,前記読取り結果を印刷する複写を制御する複写制御手段と,
前記複写制御の結果を複写ログに出力するログ出力手段とを備えることを特徴とする印刷物管理システム。 - 請求項3記載の印刷物管理システムにおいて,
前記ポリシー管理手段が,前記ラベルが未設定の場合の前記複写のポリシーを定め,
前記検出手段が前記ラベルを検出できないとき,前記ポリシー管理手段で定めた,前記ラベルが未設定の場合の前記複写のポリシーに応じて前記複写制御手段は前記読取り結果を印刷する複写を制御することを特徴とする印刷物管理システム。 - 請求項1記載の印刷物管理システムにおいて,
前記制限手段による前記読取り結果の利用は,前記読取り結果をメモリに記憶するスキャンであって,
前記ポリシー管理手段は,前記スキャンのポリシーを管理し,
前記ポリシー管理手段が管理する前記スキャンのポリシーを参照し,前記検出手段で検出した前記ラベルに含まれる情報に応じた,スキャン可能なスキャナの制限,前記メモリに記憶するスキャン結果としてのファイルへの前記ラベルに含まれる情報と同じ情報を含むラベルの付与,および,スキャンの禁止のいずれかに基づいて,前記読取り結果のスキャンを制御するスキャン制御手段と,
前記スキャン制御の結果をスキャンログに出力するログ出力手段とを備えることを特徴とする印刷物管理システム。 - 請求項5記載の印刷物管理システムにおいて,
前記ポリシー管理手段が,前記ラベルが未設定の場合の前記スキャンのポリシーを定め,
前記検出手段が前記ラベルを検出できないとき,前記ポリシー管理手段で定めた,前記ラベルが未設定の場合の前記スキャンのポリシーに応じて前記スキャン制御手段は前記読取り結果のスキャンを制御することを特徴とする印刷物管理システム。 - 請求項1記載の印刷物管理システムにおいて,
前記ポリシー管理手段は,前記所定領域からの前記印刷物の物理的な持出しである退室のポリシーを管理し,
前記ポリシー管理手段が管理する前記退室のポリシーを参照し,前記検出手段で検出した前記ラベルに含まれる情報に応じた,退室可能なゲートの制限,および,アラートの出力のいずれかに基づいて,前記退室を制御する退室制御手段と,
前記退室制御の結果を退室ログに出力するログ出力手段とを備えることを特徴とする印刷物管理システム。 - 請求項7記載の印刷物管理システムにおいて,
前記ポリシー管理手段が,前記ラベルが未設定の場合の前記退室のポリシーを定め,
前記検出手段が前記ラベルを検出できないとき,前記ポリシー管理手段で定めた,前記ラベルが未設定の場合の前記退室のポリシーに応じて前記退室制御手段は前記退室を制御することを特徴とする印刷物管理システム。 - 請求項1記載の印刷物管理システムにおいて,
前記制限手段による前記読取り結果の利用は,前記読取り結果のFAX送信であって,
前記ポリシー管理手段は,前記FAX送信のポリシーを管理し,
前記ポリシー管理手段が管理する前記FAX送信のポリシーを参照し,前記検出手段で検出したラベルに含まれる情報に応じた,FAX送信可能なFAX装置の制限,FAX送信可能な宛先の制限,および,FAX送信の禁止のいずれかに基づいて,前記読取り結果のFAX送信を制御するFAX送信制御手段と,
前記FAX送信制御の結果をFAX送信ログに出力するログ出力手段とを備えることを特徴とする印刷物管理システム。 - 請求項9記載の印刷物管理システムにおいて,
前記ポリシー管理手段が,前記ラベルが未設定の場合の前記FAX送信のポリシーを定め,
前記検出手段が,前記ラベルを検出できないとき,前記ポリシー管理手段で定めた,前記ラベルが未設定の場合の前記FAX送信のポリシーに応じて前記FAX送信制御手段は前記読取り結果のFAX送信を制御することを特徴とする印刷物管理システム。
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