JP2007322947A - 文書管理システム、印刷装置及びゲート装置 - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、機密文書の印刷物を利用性を向上させつつ適切にその機密を保持する文書管理システム、印刷装置及びゲート装置に関する。
【解決手段】文書管理システム１は、文書をサーバ５から印刷装置３に送信して、印刷装置３で用紙に印刷すると、当該用紙のＩＣチップに、当該文書の機密程度や機密期間を含む管理情報を書き込み、セキュリティエリア２の出口から当該用紙が持ち出されようとすると、当該出口のゲート６が、用紙のＩＣチップの管理情報を読み取って、当該読み取った管理情報の機密程度や機密期間に応じて出口の開閉を制御して、用紙の持ち出しを制御する。したがって、文書の機密性に応じてセキュリティエリア２からの文書の印刷されている用紙の持ち出しを管理・制御することができる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理システム、印刷装置及びゲート装置に関し、詳細には、文書の印刷物を利用性を向上させつつ適切に機密を保持する文書管理システム、印刷装置及びゲート装置に関する。

従来から企業や公的機関等においては、重要文書および図面等の機密保持を必要とする文書（以下、必要に応じて、機密文書という。）を取り扱うことが多く、各企業や公的機関等は、機密文書の取扱に細心の注意を払って、機密文書が漏洩することを防止している。

そして、従来から、機密文書のセキュリティを確保するために、少なくとも画像形成装置への操作の開始時に、パスワードの入力を要求し、また、その後の操作においても、特定の操作等においては、再度のパスワードの入力を要求することで、機密文書が不用意に記録出力されることを防止して、機密文書のセキュリティを図っている。

ところが、パスワードの入力でセキュリティ管理を行う場合には、パスワードの管理が不十分であると、セキュリティを十分に確保することができず、また、パスワードの入力操作が煩わしいという問題があった。

そこで、従来、認証情報等の情報を記録したＲＦＩＤチップ等のＩＣチップを用紙に埋め込んで、該ＩＣチップの情報を用いて特定の人にのみ印刷を許可することで、利用性を向上させつつ機密の保護を図った従来技術（特許文献１参照）や、特定の情報の記録されているＲＦＩＤタグの取り付けられている用紙にのみ機密文書を印刷出力することで、利用性を向上させつつ機密の保護を図った従来技術（特許文献２参照）が提案されている。

ところが、文書は、特定の人にのみ、印刷出力を許可するのみでは、十分にその機密を確保することができない。

すなわち、文書は、一旦印刷されて印刷物となると、該印刷物の機密保持については、機密文書と一般ごみとの区別、シュレッダーの利用、機密文書の印刷物の持ち帰り禁止等の印刷者のモラル向上により保護する手法しかなく、印刷を禁止しなければ、モラルの低い印刷者による機密文書の流出を防ぐことは困難である。

そして、従来、物品に取り付けられたＩＣカードタグとアンテナを介してリーダライタ装置で通信して、該物品の配置位置を検出する物品管理システムが提案されている（特許文献３参照）。

特開２００５−３０５６６２号公報 特開２００４−６６６９２号公報 特開２００１−９７５１０号公報

しかしながら、上記特許文献３記載の従来技術にあっては、機密文書をより確実にかつ利用性が良好な状態で機密を保持する上で、改良の必要があった。

すなわち、特許文献３記載の従来技術にあっては、ＩＣカードタグを利用して、物品管理区域内の物品の配置位置を検出しているため、物品が物品管理区域内にあるか否か、また、物品管理区域内にあるときには、その位置を検出することはできる。この従来技術を機密文書の管理に適用すると、機密文書が所定の管理区域内にあるか否かと、その位置を検出して管理することができる。

ところが、文書は、その文書の所在を一律に所定の管理区域内に限定することは、その文書の機密性を保持することはできるが、利用性を向上させることができない。すなわち、文書は、その機密程度や機密保持期間等の機密性が一律ではなく、その機密の程度や期間等を考慮した文書管理が要望されている。

そこで、本発明は、文書の印刷済の印刷媒体をその機密性に応じて利用性を向上させつつ、適切に管理する文書管理システム、印刷装置及びゲート装置を提供することを目的としている。

請求項１記載の発明の文書管理システムは、印刷装置によって文書の印刷された印刷媒体の所定の機密管理領域からの持ち出しを、該機密管理領域の出口に配設されているゲート装置で管理する文書管理システムであって、前記印刷装置は、無線通信可能な記録媒体の付与されている印刷媒体を使用して文書を印刷し、所定の書込手段で該文書の機密程度を含む管理情報を該印刷媒体の該記録媒体に書き込み、前記ゲート装置は、前記印刷媒体の記録媒体から前記管理情報を所定の読取手段で読み取り、該管理情報の機密程度に応じて該印刷媒体の持ち出しを制御することにより、上記目的を達成している。

この場合、例えば、請求項２に記載するように、前記文書管理システムは、前記印刷装置及び前記ゲート装置と所定の通信回線で接続され複数の文書と該文書の機密程度を含む管理情報を該文書に関連させて蓄積管理する管理装置を備え、該管理装置が、該蓄積文書を該文書の管理情報とともに前記印刷装置に送信し、該印刷装置が、前記印刷媒体への該文書の印刷と該文書の前記管理情報の前記記録媒体への書き込みを行い、前記ゲート装置は、前記印刷媒体の記録媒体から前記管理情報を読み取って該印刷媒体の持ち出しを制御するとともに、該読み取った管理情報を前記管理装置に送信し、該管理装置が、該管理情報に基づいて前記印刷媒体の状態を管理してもよい。

請求項３記載の発明の文書管理システムは、印刷装置によって文書の印刷された印刷媒体の所定の機密管理領域からの持ち出しを、該機密管理領域の出口に配設されているゲート装置で管理する文書管理システムであって、前記印刷装置及び前記ゲート装置と所定の通信回線で接続され複数の文書及び該文書の機密程度と該文書を特定する特定情報を含む管理情報を該文書に関連させて蓄積管理する管理装置を備え、該管理装置は、該文書を該特定情報とともに前記印刷装置に送信し、該印刷装置は、該文書を、無線通信可能な記録媒体の付与されている印刷媒体を使用して印刷し、該特定情報を該印刷媒体の該記録媒体に書き込み、前記ゲート装置は、前記印刷媒体の記録媒体から前記特定情報を所定の読取手段で読み取って前記管理装置に送信し、該管理装置が、該特定情報に対応する文書の前記管理情報を該ゲート装置に送信し、該ゲート装置が、該管理情報の機密程度に応じて該印刷媒体の持ち出しを制御することにより、上記目的を達成している。

上記各場合において、例えば、請求項４に記載するように、前記管理情報は、前記機密程度と機密保持期間を含み、前記ゲート装置は、該管理情報の該機密程度と該機密保持期間に基づいて前記印刷媒体の持ち出しを制御してもよい。

また、請求項２から請求項４の場合、例えば、請求項５に記載するように、前記文書管理システムは、印刷媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置と、該廃棄処理装置に内蔵または近接配置され廃棄処理される印刷媒体の記録媒体から前記管理情報を読み取る読取手段と、を備え、該読取手段が、廃棄処理される印刷媒体の記録媒体から読み取った前記管理情報または前記特定情報を前記管理装置に送信し、該管理装置が、該管理情報または該特定情報に基づいて前記印刷媒体の状態を管理してもよい。

さらに、上記各場合において、例えば、請求項６に記載するように、前記印刷装置は、前記印刷媒体の記録媒体と無線通信する通信手段を備え、該通信手段による通信結果から印刷対象の印刷媒体に前記記録媒体が付与されていないと判別すると、該印刷媒体への前記文書の印刷を中止してもよい。

請求項７記載の発明の印刷装置は、所定の印刷媒体に文書を印刷する印刷装置において、無線通信可能な記録媒体の付与されている印刷媒体を使用して文書を印刷し、所定の書込手段で、該文書の機密程度を含む管理情報を該印刷媒体の該記録媒体に書き込むことにより上記目的を達成している。

請求項８記載の発明のゲート装置は、無線通信可能な記録媒体の付与されている印刷媒体が収納されている所定の機密管理領域の出口に配設され、文書が印刷されるとともに該記録媒体に該文書の機密程度を含む管理情報が書き込まれる前記印刷媒体の該機密管理領域からの持ち出しを管理するゲート装置であって、前記印刷媒体の記録媒体から前記管理情報を所定の読取手段で読み取り、該管理情報の機密程度に応じて該印刷媒体の持ち出しを制御することにより、上記目的を達成している。

上記請求項１場合、例えば、請求項９に記載するように、前記機密程度は、極秘、秘、社外秘、公表等の文書に対する機密の必要度合いを示す情報であってもよい。

本発明の文書管理システムによれば、印刷装置で、無線通信可能な記録媒体の付与されている印刷媒体を使用して文書を印刷し、また、該文書の機密程度を含む管理情報を該印刷媒体の該記録媒体に書き込み、所定の機密管理領域の出口から該機密文書の印刷済用紙が持ち出されようとすると、該出口のゲート装置が、印刷媒体の記録媒体から管理情報を読み取って、該読み取った管理情報の機密程度に応じて該印刷済の記録媒体の持ち出しを制御するので、従来のように機密文書を一律に機密管理領域内に限定することなく、文書の印刷されている印刷媒体を該文書の機密性に応じて機密管理領域からの持ち出しを許可したり、禁止することで制御すること等ができ、文書の利用性を向上させつつ、文書の機密を適切に保持することができる。

以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。

図１〜図４は、本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第１実施例を示す図であり、図１は、本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第１実施例を適用した文書管理システム１のシステム構成図である。

図１において、文書管理システム１は、企業のセキュリティルームや公的機関等のセキュリティルーム等の所定のセキュリティエリア（機密管理領域）２の内外にわたってネットワーク（通信回線）ＮＷが張り渡されており、セキュリティエリア２内には、ネットワークＮＷに接続された印刷装置３と端末装置４が配設されており、また、セキュリティエリア２外には、ネットワークＮＷに接続されたサーバ（管理装置）５が接続されている。なお、図１では、印刷装置３と端末装置４が１台ずつネットワークＮＷに接続されているが、印刷装置３や端末装置４の数は複数台であってもよく、また、セキュリティエリア２外でネットワークＮＷに接続されている端末装置４があってもよい。

端末装置４は、例えば、通常のコンピュータ等が用いられ、利用者が文書の作成や文書の閲覧及び印刷操作等に使用する。端末装置４は、作成操作された文書のデータ（文書データ）をサーバ５に送信して、サーバ５に保存させる。

サーバ５は、端末装置４で作成された複数の文書データを蓄積し、端末装置４からの指示または印刷装置３からの指示に応じて、該指示に対応する文書データを印刷装置３に送信する。

この文書データは、図２に示すように、ヘッダ部（ヘッダ情報）と文書データ部（文書データ本文）で構成され、ヘッダ部は、管理レベル（例えば、極秘、秘、社外秘、公表等）、秘密保持期間、作成日等及び印刷履歴情報（例えば、印刷日時、ＩＣチップＩＤ（Identity）、印刷者等）等の管理情報で構成されている。すなわち、ヘッダ部には、該文書の機密性に関する管理情報として、管理レベル（機密程度）と秘密保持期間（機密保持期間）等が書き込まれる。すなわち、機密程度である管理レベルは、文書に対する機密の必要度合いを示す情報であり、上述のように極秘、秘、社外秘、公表等のレベルを任意の段階数に分けて設定することができる。

このヘッダ部のヘッダ情報は、利用者が端末装置４を使用して文書作成を行って、サーバ５に保存する際に、利用者、または、文書管理システム１の管理者等によって設定入力されたものであり、特に、管理情報として、該文書の管理レベルと機密保持期間を設定入力する。

印刷装置３は、例えば、プリンタ装置、複写装置、複合装置、ファクシミリ装置等が用いられ、少なくとも用紙Ｐ（図３参照）に埋設（付与）されているＩＣチップ（記録媒体）Ｃｐに無線で情報の書き込みを行う無線ライタ（書込手段）が配設されている。

すなわち、印刷装置３には、ＩＣチップＣｐが埋設（付与）されている用紙（印刷媒体）Ｐがセット可能であり、該用紙ＰのＩＣチップＣｐとしては、例えば、ＲＦＩＤ（Radio Frequency-Identification：電波方式認識）のＩＤタグ等を用いることができる。ＩＣチップＣｐとして、ＲＦＩＤを用いた場合には、無線ライタとしては、ＲＦＩＤのアンテナ部との間で無線送・受信を行うアンテナを備えた無線ライタが用いられる。

この用紙Ｐに埋設されているＩＣチップＣｐは、所定容量の記憶部（メモリ部）を備え、無線ライタから送られてくる情報、特に、サーバ５から文書データとともに送信されてくる該文書データのヘッダ情報（ヘッダ部）を記憶部に記憶する。ＩＣチップＣｐの用紙Ｐへの付与の仕方は、何ら限定されるものではなく、例えば、用紙Ｐに埋設されていてもよいし、貼り付けられていてもよく、要は、ＩＣチップＣｐが、用紙Ｐへの印刷に支障をきたさない位置と方法で用紙Ｐと一体化されていればよい。

文書管理システム１は、セキュリティエリア２の出入口、特に、出口に、該出入口を開閉するゲート（ゲート装置）６が配置されており、ゲート６は、少なくとも、用紙Ｐに埋設されているＩＣチップＣｐとの間で無線通信を行って該ＩＣチップＣｐに記録されている文書データのヘッダ情報を読み取る無線リーダを備えている。ゲート６は、セキュリティエリア２内から外部に出る人がＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを持っていると、無線リーダによって該用紙ＰのＩＣチップＣｐのヘッダ情報を読み取り、該ヘッダ情報の管理情報の機密性に基づいて出入口の開閉制御を行ったり、警告の発生制御を行う。

次に、本実施例の作用を説明する。本実施例の文書管理システム１は、文書を印刷する際にＩＣチップＣｐの埋め込まれている用紙Ｐに印刷し、また、該文書の管理情報を含むヘッダ情報をＩＣチップＣｐに書き込んで該ヘッダ情報のＩＣチップＣｐの管理情報の機密性に基づいて、文書の印刷された用紙Ｐの管理を行う。

すなわち、図３及び図４に示すように、文書作成者が、セキュリティエリア２内の端末装置４またはセキュリティエリア２外の端末装置４で文書作成し（ステップＳ１０１）、該作成された文書データと設定された機密情報を含むヘッダ情報（管理情報）を、端末装置４からサーバ５に送り、サーバ５に蓄積する（ステップＳ１０２）。

その後、印刷者（閲覧者）が、セキュリティエリア２内の端末装置４から文書を指定して閲覧要求または印刷命令を行うと（ステップＳ１０３）、サーバ５が、該指定された文書の文書データとヘッダ情報（管理情報）を該印刷者の端末装置４に送信し（ステップＳ１０４）、該文書データを端末装置４で閲覧した印刷者が、端末装置４から該文書の印刷命令を行うと、端末装置４が、該文書の印刷文書データ（文書データを印刷装置３が処理可能なデータ形式に変換した印刷データ）とヘッダ情報（管理情報）を印刷装置３に送信する（ステップＳ１０５）。

印刷装置３は、印刷文書データとヘッダ情報を端末装置４から受け取ると、該印刷文書データに基づいて、ＩＣチップＣｐの埋め込まれている用紙Ｐに順次印刷出力するとともに、該印刷出力した用紙Ｐまたは印刷出力する用紙ＰのＩＣチップＣｐに無線ライタからヘッダ情報を送信して、ＩＣチップＣｐにヘッダ情報を書き込み、この文書内容を印刷してヘッダ情報をＩＣチップＣｐに書き込んだ用紙Ｐを排紙部に排出する（ステップＳ１０６）。印刷装置３は、全ての印刷文書データを用紙Ｐに印刷出力し、該用紙ＰのＩＣチップＣｐにヘッダ情報を書き込むと、印刷処理を終了する。

文書管理システム１は、このようにして印刷出力された用紙Ｐのセキュリティエリア２からの持ち出しをゲート６の開閉によって制御する。

すなわち、ゲート６は、無線リーダを備えており、印刷者の用紙Ｐの利用範囲がセキュリティエリア２内であるか否かをチェックし（ステップＳ１０７）、セキュリティエリア２内であるときには、機密が保持されているとして、そのまま監視を続行して（ステップＳ１０８）、再度セキュリティエリア２内であるかチェックする（ステップＳ１０７）。ステップＳ１０７で、印刷者が、セキュリティエリア２内のみでなく、セキュリティエリア２外へ出るゲート６を通過しようとすると、すなわち、印刷者が、ＩＣチップＣｐの埋め込まれている用紙Ｐを持ってゲート６を通過しようとすると（ステップＳ１０９）、ゲート６は、その無線リーダで、該用紙ＰのＩＣチップＣｐと無線通信して該ＩＣチップＣｐのヘッダ情報を読み取って、該ヘッダ情報の管理情報が持ち出し禁止原稿を示しているかチェックする（ステップＳ１１０）。すなわち、ゲート６は、ステップＳ１１０で、用紙ＰのＩＣチップＣｐから読み取った管理情報の機密レベルが、例えば、社外秘、公表等であるか、機密保持期間を経過しているときには、持ち出し禁止原稿ではないと判断して、出入口を開いて、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを許可する（ステップＳ１１１）。また、ゲート６は、ステップＳ１１０で、用紙ＰのＩＣチップＣｐから読み取った管理情報の機密レベルが、例えば、極秘、秘であり、機密保持期間内であれば、持ち出し禁止原稿であると判断して、警報等を鳴動させる等の方法で警告を行ったり、出入口を閉じた状態とすること等で、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを防止する（ステップＳ１１２）。

このように、本実施例の文書管理システム１は、文書を用紙Ｐに印刷すると、該用紙ＰのＩＣチップＣｐに、該文書の機密程度を含む管理情報を書き込み、セキュリティエリア２の出口から該用紙Ｐが持ち出されようとすると、該出口のゲート６が、用紙ＰのＩＣチップＣｐの管理情報を読み取って、該読み取った管理情報の機密程度に応じて出口の開閉を制御して、該用紙Ｐの持ち出しを制御している。

したがって、従来のように文書を一律に機密管理領域内に限定することなく文書の印刷されている用紙Ｐを該文書の機密性に応じてセキュリティエリア２からの持ち出しを許可したり、禁止することで制御することができ、文書の利用性を向上させつつ、文書の機密を適切に保持することができる。

また、本実施例の文書管理システム１は、管理情報として、文書の機密程度と機密保持期間を含み、ゲート６が、文書の印刷済の用紙ＰのＩＣチップＣｐから読み取った管理情報の機密程度と機密保持期間に基づいて該用紙Ｐの持ち出しを制御している。

したがって、文書の機密性により一層適切に用紙Ｐの持ち出しを制御することができ、より一層利用性を向上させつつ、機密をより一層適切に保持することができる。

図５及び図６は、本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第２実施例を示す図であり、本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第２実施例を適用した文書管理システム１０のシステム構成図である。

なお、本実施例は、上記第１実施例の文書管理システム１と同様の文書管理システム１０に適用したものであり、本実施例の説明においては、上記第１実施例の構成と同様の構成部分については、同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。

図５において、文書管理システム１０は、セキュリティエリア２の内外にわたってネットワークＮＷが張り渡されており、セキュリティエリア２内には、ネットワークＮＷに接続された印刷装置３と端末装置４が配設されており、また、セキュリティエリア２外には、ネットワークＮＷに接続されたサーバ５が接続されている。

サーバ（管理装置）５は、端末装置４で作成された複数の文書データを蓄積し、端末装置４からの指示または印刷装置３からの指示に応じて、該指示に対応する文書データを印刷装置３に送信する。

文書管理システム１０は、セキュリティエリア２の出入口、特に、出口に、該出入口を開閉するゲート１１が配置されており、ゲート１１は、その無線リーダ（読取手段）で、少なくとも、用紙Ｐに埋設されているＩＣチップＣｐとの間で無線通信を行って該ＩＣチップＣｐに記録されている文書データのヘッダ情報を読み取る無線リーダを備えている。ゲート１１は、セキュリティエリア２内から外部に出る人がＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを持っていると、無線リーダによって該用紙ＰのＩＣチップＣｐのヘッダ情報を読み取り、該ヘッダ情報の管理情報の機密性に基づいて出入口の開閉制御を行ったり、警告の発生制御を行う。

そして、このゲート１１は、図５では、セキュリティエリア２の複数の出入口にそれぞれ設けられており、各ゲート１１は、それぞれ自己の設置位置情報を記憶している。また、各ゲート１１は、ネットワークＮＷに接続されており、該ネットワークＮＷを介してサーバ５と通信を行う通信機能を備えている。さらに、ゲート１１は、現在時刻を計時する時計機構を備えている。

次に、本実施例の作用を説明する。本実施例の文書管理システム１０は、ゲート１１が、通過しようとする用紙ＰのＩＣチップＣｐから読み取り、該用紙Ｐの文書が持ち出し禁止となっていないが管理対象であると、文書管理に必要な情報をサーバ５に送信する。

すなわち、文書管理システム１０は、上記第１実施例の場合と同様に、文書を用紙Ｐに印刷出力すると、該用紙ＰのＩＣチップＣｐに該文書のヘッダ情報を書き込んで、該文書の印刷された用紙Ｐの管理を行う。

そして、文書管理システム１０は、該用紙Ｐを持った印刷者がゲート１１を通過しようとすると、図６に示すように、ゲート１１の無線リーダで該用紙ＰのＩＣチップＣｐと無線通信して該ＩＣチップＣｐのヘッダ情報を読み取って（ステップＳ２０１）、該ヘッダ情報の管理情報から機密保持期間内か（セキュリティ期限が有効か）をチェックし（ステップＳ２０２）、機密保持期間外であると、ゲート１１は、出入口を開いて、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを許可する（ステップＳ２０３）。

ステップＳ２０２で、用紙Ｐの機密情報の機密保持期間内であると、ゲート１１は、該文書が退出時持ち出し禁止原稿であるかチェックし（ステップＳ２０４）、持ち出し禁止原稿でないときには、例えば、機密レベルが、社外秘、公表等のときには、該文書が持ち出し禁止ではないが管理対象文書であるかチェックする（ステップＳ２０５）。この管理対象文書であるか否かの情報は、ヘッダ情報（管理情報）の一部に記録されている。

ステップＳ２０５で、用紙Ｐに記録されている文書が管理対象の文書でないときには、ゲート１１は、出入口を開いて、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを許可し（ステップＳ２０３）、該文書が管理対象の文書であると、該用紙ＰのＩＣチップＣｐから取得したＩＤ情報、管理情報及びゲート１１の記憶しているゲート１１の場所情報と時計機構の計時している現在時刻等の持ち出される用紙Ｐの文書の管理に必要な各種情報を管理経過情報としてネットワークＮＷを介してサーバ５に送信する（ステップＳ２０６）。サーバ５は、このゲート１１から送信されてくる管理系か情報を、記憶している該文書の管理情報に組み込んで、該文書の印刷されている用紙Ｐの管理を行う。

ゲート１１は、管理経過情報をサーバ５に送信すると、出入口を開いて、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを許可する（ステップＳ２０３）。

ステップＳ２０４で、持ち出される用紙Ｐの文書が退出時持ち出し禁止原稿であると、例えば、極秘、秘であると、警報等を鳴動させる等の方法で警告を行ったり、出入口を閉じた状態とすること等で、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを防止する（ステップＳ２０７）。

このように、本実施例の文書管理システム１０は、印刷装置３及びゲート１１とサーバ５がネットワークＮＷに接続され、サーバ５が、蓄積する文書を印刷装置３に送信し、印刷装置３が、用紙Ｐへの該文書の印刷と該文書の管理情報のＩＣチップＣｐへの書き込みを行い、ゲート１１が、用紙ＰのＩＣチップＣｐから管理情報を読み取って該用紙Ｐの持ち出しを制御するとともに、該読み取った管理情報をサーバ１１に送信し、サーバ１１が、該管理情報に基づいて用紙Ｐの状態を管理する。

したがって、文書の印刷されている用紙Ｐがセキュリティエリア２内にあるのか、また、持ち出されているのかを、サーバ５の管理情報に基づいて適切に管理することができ、たとえ、該用紙Ｐの機密を要する文書が漏洩した場合にも、その漏洩経路等を適切に把握することができる。その結果、該文書の利用性を向上させつつ、管理をより一層適切に行うことができる。

図７は、本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第３実施例を適用した文書管理システムによる文書管理処理を示すフローチャートである。

なお、本実施例は、上記第２実施例の文書管理システム１０と同様の文書管理システムに適用したものであり、本実施例の説明においては、必要に応じて、上記第２実施例の説明で用いた符号をそのまま用いて説明する。

本実施例の文書管理システム１０は、ゲート１１が、ゲート１１を通過しようとしている用紙ＰのＩＣチップＣｐからＩＤチップ情報（ＩＤ情報）を読み取って、該ＩＤチップ情報をサーバ５に送信し、サーバ５から該ＩＤチップ情報に対応する管理情報を入手して、用紙Ｐの管理制御を行う。

すなわち、文書を用紙Ｐに印刷出力すると、該用紙ＰのＩＣチップＣｐに該文書のヘッダ情報（特定情報）、特に、ＩＣチップＩＤを書き込んで、該文書の印刷された用紙Ｐの管理を行う。

そして、文書管理システム１０は、該用紙Ｐを持った印刷者がゲート１１を通過しようとすると、図７に示すように、ゲート１１の無線リーダで該用紙ＰのＩＣチップＣｐと無線通信して該ＩＣチップＣｐのＩＤチップ情報を読み取って（ステップＳ３０１）、該ＩＤチップ情報をサーバ５にネットワークＮＷを介して送信する（ステップＳ３０２）。

サーバ５は、ゲート１１からＩＤチップ情報が送信されてくると、該ＩＤチップ情報に対応する文書の管理情報を取得して、該文書の管理情報を、該ＩＤチップ情報を送信してきたゲート１１に送信する。

ゲート１１は、サーバ５から文書の管理情報を入手すると（ステップＳ３０３）、該管理情報から機密保持期間内か（セキュリティ期限が有効か）をチェックし（ステップＳ３０４）、機密保持期間外であると、ゲート１１は、出入口を開いて、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを許可する（ステップＳ３０５）。

ステップＳ３０４で、用紙Ｐの管理情報の機密保持期間内であると、ゲート１１は、該文書が退出時持ち出し禁止原稿であるかチェックし（ステップＳ３０６）、持ち出し禁止原稿でないときには、該文書が持ち出し禁止ではないが管理対象文書であるかチェックする（ステップＳ３０７）。

ステップＳ３０７で、用紙Ｐに記録されている文書が管理対象の文書でないときには、ゲート１１は、出入口を開いて、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを許可し（ステップＳ３０５）、該文書が管理対象の文書であると、該用紙ＰのＩＣチップＣｐから取得したＩＤ情報、管理情報及びゲート１１の記憶しているゲート１１の場所情報と時計機構の計時している現在時刻等の持ち出される用紙Ｐの文書の管理に必要な各種情報を管理経過情報としてネットワークＮＷを介してサーバ５に送信する（ステップＳ３０８）。

ゲート１１は、管理経過情報をサーバ５に送信すると、出入口を開いて、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを許可する（ステップＳ３０５）。

ステップＳ３０６で、持ち出される用紙Ｐの文書が退出時持ち出し禁止原稿であると、警報等を鳴動させる等の方法で警告を行ったり、出入口を閉じた状態とすること等で、該用紙Ｐがセキュリティエリア２から持ち出されるのを防止する（ステップＳ３０９）。

このように、本実施例の文書管理システム１０は、印刷装置３が、サーバ５から送られてきた文書を用紙Ｐに印刷し、また、サーバ５から該文書とともに送られてきた少なくとも該文書を特定する特定情報としての管理情報であるＩＤチップ情報を用紙ＰのＩＣチップＣｐに書き込み、ゲート１１が、文書の印刷済の用紙ＰのＩＣチップＣｐのＩＤチップ情報を読み取ってサーバ５に送信し、サーバ５が、該ＩＤチップ情報に対応する文書の管理情報をゲート１１に送信し、ゲート１１が、該送信されてきた管理情報の機密程度や機密保持期間に応じて該用紙Ｐの持ち出しを制御している。

したがって、ゲート１１の処理能力が簡素で済むとともに、ＩＣチップＣｐとして、記憶容量の小さいものを用いることができ、安価にかつ文書の利用性を向上させつつ、文書の機密を適切に保持することができる。

なお、上記第２実施例または第３実施例において、文書管理システム１０は、印刷を行う印刷者が、該印刷者を特定する印刷者情報、例えば、アクセスＩＤを端末装置４または印刷装置３から入力して、該印刷者情報をヘッダ情報として、ＩＣチップＣｐに記録させて印刷者の管理を行うようにしてもよい。

すなわち、文書管理システム１０は、印刷を行う印刷者が、該印刷者を特定する印刷者情報、例えば、アクセスＩＤを端末装置４または印刷装置３から入力すると、端末装置４または印刷装置３が該印刷者情報をサーバ５に送信し、サーバ５が、該印刷者情報をヘッダ情報に組み込んで、印刷装置３に送信する。印刷装置３は、用紙Ｐへの文書の印刷を行うと、印刷者情報を含んだヘッダ情報を無線ライタから該用紙ＰのＩＣチップＣｐに記録させる。

したがって、文書の印刷者が誰で、何時、どのゲート６を通過したか等の文書の管理をより一層詳細にかつより一層適切に行うことができる。

なお、サーバ５は、この印刷者の情報を、該印刷者からの申請に応じて適宜修正するようにしてもよい。

このようにすると、文書の用紙Ｐの所有者が変わった場合等において、用紙Ｐの真の所有者を常に把握することができ、文書の管理をより一層詳細にかつより一層適切に行うことができる。

また、サーバ５は、文書の内容が変更になった場合には、該変更を該文書の印刷者に対して通知するようにしてもよい。

このようにすると、印刷者は、文書の内容に変更があったことを知ることができ、必要に応じて最新の内容の文書の印刷を行って、利用性を向上させることができる。

さらに、印刷者は、文書の印刷された用紙Ｐを紛失したときには、端末装置４等からサーバ５に紛失通知を行うようにしてもよい。

このようにすると、紛失した機密文書等の文書の印刷された用紙Ｐがゲート１１を通過しようとしたときに、紛失通知のあった用紙Ｐに対して、出口を開かず、紛失した印刷者に通知する等の必要な処理を行うことができ、機密性をより一層向上させることができる。

図８及び図９は、本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第４実施例を示す図であり、本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第４実施例を適用した文書管理システム２０のシステム構成図である。

なお、本実施例は、上記第２実施例の文書管理システム１０と同様の文書管理システム２０に適用したものであり、本実施例の説明においては、上記第２実施例の構成と同様の構成部分については、同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。

図８において、文書管理システム２０は、セキュリティエリア２の内外にわたってネットワークＮＷが張り渡されており、セキュリティエリア２内には、ネットワークＮＷに接続された印刷装置３と端末装置４が配設されており、また、セキュリティエリア２外には、ネットワークＮＷに接続されたサーバ５が接続されている。

文書管理システム２０は、セキュリティエリア２の複数の出入口、特に、出口に、それぞれ該出入口を開閉するゲート１１が配置されており、ゲート１１は、少なくとも、用紙Ｐに埋設されているＩＣチップＣｐとの間で無線通信を行って該ＩＣチップＣｐに記録されている文書データのヘッダ情報を読み取る無線リーダを備えている。ゲート１１は、セキュリティエリア２内から外部に出る人がＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを持っていると、無線リーダによって該用紙ＰのＩＣチップＣｐのヘッダ情報を読み取り、該ヘッダ情報の管理情報に基づいて出入口を開閉制御したり、警告の発生制御を行う。

文書管理システム２０は、セキュリティエリア２内に、シュレッダー装置等の文書廃棄処理装置２１が配設されており、文書廃棄処理装置２１は、機密文書等が印刷されＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを裁断・保管等して再利用不可能な状態で廃棄処理する。この文書廃棄処理装置２１の近くには、無線リーダ２２が配設されており、無線リーダ２２は、文書廃棄処理装置２１で廃棄処理される用紙ＰのＩＣチップＣｐからヘッダ情報を読み取って、ネットワークを介してサーバ５に送信する。

次に、本実施例の作用を説明する。本実施例の文書管理システム２０は、文書の廃棄を監視する。

すなわち、文書管理システム２０は、上記第１実施例の場合と同様に、印刷装置３で文書を用紙Ｐに印刷出力すると、該用紙ＰのＩＣチップＣｐに該文書のヘッダ情報を書き込んで、該文書の印刷された用紙Ｐの管理を行う。

そして、文書管理システム２０は、図９に示すように、ＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐが文書廃棄場所である文書廃棄処理装置２１の近くまで持ってこられると（ステップＳ４０１）、用紙Ｐ、すなわち、文書を廃棄する者（以下、文書廃棄者という。）が、無線リード２２に廃棄対象の用紙ＰのＩＣチップＣｐのヘッド情報、特に、ＩＣチップＩＤ情報（ＩＤ情報）を読み取らせて、無線リーダ２２が、該読み取ったＩＤ情報をサーバ５に送信する（ステップＳ４０２）。

サーバ５は、送信されてきたＩＤ情報を蓄積している管理情報に廃棄情報として記録する（ステップＳ４０３）。

文書廃棄者は、廃棄対象の用紙ＰのＩＣチップＣｐのＩＤ情報を無線リーダ２２で読み取らせてサーバ５に送信させると、該廃棄対象の用紙Ｐを文書廃棄処理装置２１に投入して、廃棄処理させる（ステップＳ４０４）。

このように、本実施例の文書管理システム２０は、文書廃棄処理装置２１で廃棄処理される用紙ＰのＩＣチップＣｐからＩＤ情報（特定情報）を読み取って、サーバ５に送信し、サーバ５が、該送信されてくるＩＤ情報から文書を特定して、該文書の記録された用紙Ｐの状態を管理する。

したがって、文書の記録された用紙Ｐが廃棄されたことを、簡単かつ適切に管理することができ、文書の用紙Ｐを廃棄したことを印刷者が申請してサーバ５に手入力したり、文書の管理者に用紙Ｐを返却したり、文書廃棄を行う人が検査する等の手間を省いて、効率的に文書の印刷された用紙Ｐの管理を行うことができる。

なお、上記説明では、文書廃棄処理装置２１と無線リーダ２２がそれぞれ別々に配設されているが、一体となっていてもよい。

例えば、図１０に示すように、シュレッダー等の文書廃棄処理装置２３が、無線リーダ２４を内蔵しており、廃棄処理対象の用紙Ｐが投入されると、該用紙ＰのＩＣチップＣｐから必要な情報、ヘッダ情報やＩＤ情報等を無線リーダ２４が自動的に読み取って、サーバ５に送信するものであってもよい。

また、この場合、図１１に示すように、無線リーダ２４が、文書廃棄処理装置２３の廃棄部２３ａであって、廃棄対象の用紙Ｐが通過して廃棄が確実に確認される位置に設けられていると、確実に廃棄処理される用紙ＰのＩＣチップＣｐのＩＤ情報等を無線リーダ２４で読み取ることができる。なお、図１１において、廃棄対象の用紙Ｐは、廃棄文書投入口から投入されて、矢印で示す経路を通過して、廃棄部２３ａを通過する際に、ＩＣチップＣｐのＩＤ情報等が無線リーダ２４によって読み取られるとともに、廃棄処理され、廃棄処理された用紙Ｐが廃棄収納部２３ｂ内に収納される。

この場合、無線リーダ２４の取付部分を、簡単にアクセスできない構成とし、さらに、無線リーダ２４からネットワークＮＷまでの通信線を短くする。

このようにすると、廃棄対象の用紙ＰのＩＣチップＣｐの情報を確実に無線リーダ２４で読み取ってサーバ５に送信することができ、用紙Ｐが確実に廃棄させることができる。したがって、文書の機密をより一層確実に保持することができる。

さらに、本実施例の文書管理システム２０は、サーバ５が、各文書の用紙Ｐの破棄期限を管理して、破棄期限になった文書の用紙Ｐが発生すると、該用紙Ｐを印刷した印刷者に対して、用紙Ｐの廃棄の要請を、例えば、該印刷者の端末装置４のディスプレイに表示させたり、電子メールで送信する方法等で通知する。

そして、文書廃棄処理装置２１、２３で廃棄される用紙ＰのＩＣチップＣｐを上記無線リーダ２２や無線リーダ２４で検出して、サーバ５に通知することで、サーバ５が、上記廃棄要請通知に応じて文書の用紙Ｐが廃棄されるか否かを管理することができる。

したがって、文書の用紙Ｐを確実に廃棄させることができ、文書の機密をより一層確実に保持することができる。

図１２及び図１３は、本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第５実施例を示す図であり、本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第５実施例を適用した文書管理システムに用いられる印刷装置３０の概略構成正面図である。

なお、本実施例は、上記第２実施例の文書管理システム１０と同様の文書管理システムに適用したものであり、本実施例の説明においては、必要に応じて、上記第２実施例で用いた符号をそのまま用いて説明する。

図１２において、印刷装置３０は、本体筐体３１内の最下部に、ＩＣチップＣｐの埋設されていない通常の用紙Ｐを複数枚収納するための通常用紙給紙トレイ３２が配設され、この通常用紙給紙トレイ３２の上部に、ＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを複数枚収納する管理用紙給紙トレイ３３が配設されている。さらに、印刷装置３０は、管理用紙給紙トレイ３３の上部に、印刷文書データに基づいて用紙Ｐに印刷する印刷部３４が配設されており、印刷部３４の上部に、印刷済の用紙Ｐを排出する排紙トレイ部３５が形成されている。印刷装置３０は、印刷部３４に、図示しないが、用紙Ｐに埋設されているＩＣチップＣｐに無線で情報の書き込みを行う無線ライタが配設されている。

また、印刷装置３０は、本体筐体３１内の最上部に、原稿の画像を読み取る読取部３６が配設されており、本体筐体３１の上部に、読取部３６に複数枚の原稿を１枚ずつ分離して搬送して読取部３６に該原稿の画像を読み取らせるＡＤＦ（Auto Document Feeder）３７が配設されている。

この印刷装置３０は、図示しないが、サーバ５及び端末装置４の接続されているネットワークＮＷに接続されており、印刷対象文書が管理対象の文書であると、用紙Ｐとして、ＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを用い、該用紙ＰのＩＣチップＣｐに、ヘッダ情報を無線ライタから書き込む。

すなわち、印刷装置３０は、図１３に示すように、サーバ５から印刷対象の文書データ（印刷文書データ）と該文書の管理情報（ヘッダ情報）を受信すると（ステップＳ５０１）、該受信した管理情報に基づいて該文書が管理対象の文書であるか否かチェックし（ステップＳ５０２）、管理対象の文書でないときには、給紙トレイとして、通常用紙給紙トレイ３２を採用して、通常用紙給紙トレイ３２からＩＣチップＣｐの埋設されていない通常の用紙Ｐを印刷部３４に搬送して該通常の用紙Ｐに受信した文書を印刷出力する（ステップＳ５０３）。

ステップＳ５０２で、印刷対象の文書が管理対象の文書であると、印刷装置３０は、給紙トレイとして、管理用紙給紙トレイ３３を採用して、管理用紙給紙トレイ３３からＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを印刷部に給紙し（ステップＳ５０４）、印刷部の無線ライタから管理情報（ヘッダ情報）を該用紙ＰのＩＣチップＣｐに書き込む（ステップＳ５０５）。

次に、印刷装置３０は、ＩＣチップＣｐに管理情報を書き込んだ用紙Ｐに文書データに基づいて印刷部で印刷を行う（ステップＳ５０６）。

このようにすると、管理対象の文書の印刷にのみＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを用いて印刷することができ、コストを削減することができるとともに、無駄なＩＣチップＣｐの流出を抑制することができ、機密管理をより一層適切に行うことができる。

なお、本実施例の場合、図１４に示すように、給紙トレイ３２、３３から印刷部３４に給紙する用紙Ｐの通紙経路に無線リーダ（通信手段）３８を配設し、無線リーダ３８で、給紙トレイ３２、３３から印刷部３４に搬送される用紙ＰのＩＣチップＣｐを読み取って、該用紙ＰがＩＣチップＣｐの埋設されている管理用の用紙Ｐであるか、ＩＣチップＣｐの埋設されていない通常の用紙Ｐであるかを判別してもよい。

そして、この場合、印刷装置３０は、用紙Ｐとして管理用のＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを使用する必要がある場合に、印刷部３４に搬送される用紙Ｐが通常の用紙Ｐであると、印刷部３４での該用紙Ｐへの印刷を中止する。

このようにすると、管理対象の文書の印刷にのみより一層確実に、ＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを用いて印刷することができ、コストをより一層削減することができるとともに、無駄なＩＣチップＣｐの流出を抑制することができ、機密管理をより一層適切に行うことができる。

印刷装置３０は、用紙Ｐとして管理用のＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐを使用する必要がある場合に、印刷部３４に搬送される用紙Ｐが通常の用紙Ｐであると、印刷部３４での該用紙Ｐへの印刷を中止するとともに、印刷装置３０のディスプレイや端末装置４のディスプレイ等に管理用のＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐをセットするように印刷者に報知するようにしてもよい。

このようにすると、管理対象の文書を、ＩＣチップＣｐの埋設されている用紙Ｐに、より一層確実に印刷することができ、コストをより一層削減することができるとともに、機密管理をより一層適切に行うことができる。

また、上記第２実施例から第５実施例において、ゲート１１が、無線ライタを備えていて、必要な情報を用紙ＰのＩＣチップＣｐに記録するようにしてもよい。

このようにすると、ゲート１１がサーバ５と接続が困難な場所に設置されている場合にも、管理情報を用紙ＰのＩＣチップＣｐに記録して、管理情報の管理を適切に行うことができ、また、ゲート１１がサーバ５と接続されている場合にも、文書の管理情報がサーバ５で変更されたときに、ゲート１１の無線ライタによって、用紙ＰのＩＣチップＣｐの管理情報を適切に書き換えて、適切に管理することができる。

以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

機密を要する文書を用紙へ印刷した際に、該用紙を機密程度や機密保持期間等の機密性に応じて管理する文書管理システム、印刷装置及びゲート装置に適用することができる。

本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第１実施例を適用した文書管理システムのシステム構成図。 図１の文書管理システムで用いられる文書のデータ構造の一例を示す図。 図１の文書管理システムによる文書管理処理の説明図。 図１の文書管理システムによる文書管理処理を示すフローチャート。 本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第２実施例を適用した文書管理システムのシステム構成図。 図５の文書管理システムによる文書管理処理を示すフローチャート。 本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第３実施例を適用した文書管理システムによる文書管理処理を示すフローチャート。 本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第４実施例を適用した文書管理システムのシステム構成図。 図８の文書管理システムの文書廃棄時の文書管理処理を示すフローチャート。 図８の文書管理システムの他のシステム構成を示すシステム構成図。 図１０の印刷装置の要部構成の一例を示す図。 本発明の文書管理システム、印刷装置及びゲート装置の第５実施例を適用した文書管理システムに用いられる印刷装置の概略構成正面図。 図１２の印刷装置による印刷時の文書管理処理を示すフローチャート。 図１２の印刷装置の他の例を示す概略構成正面図。

符号の説明

１ 文書管理システム
２ セキュリティエリア
３ 印刷装置
４ 端末装置
５ サーバ
６ ゲート
ＮＷ ネットワーク
Ｐ 用紙
Ｃｐ ＩＣチップ
１０ 文書管理システム
１１ ゲート
２０ 文書管理システム
２１ 文書廃棄処理装置
２２ 無線リード
２３ 文書廃棄処理装置
２３ａ 廃棄部
２３ｂ 廃棄収納部
２４ 無線リーダ
３０ 印刷装置
３１ 本体筐体
３２ 通常用紙給紙トレイ
３３ 管理用紙給紙トレイ
３４ 印刷部
３５ 排紙トレイ部
３６ 読取部
３７ ＡＤＦ
３８ 無線リーダ

Claims (9)

1. 印刷装置によって文書の印刷された印刷媒体の所定の機密管理領域からの持ち出しを、該機密管理領域の出口に配設されているゲート装置で管理する文書管理システムであって、前記印刷装置は、無線通信可能な記録媒体の付与されている印刷媒体を使用して文書を印刷し、所定の書込手段で該文書の機密程度を含む管理情報を該印刷媒体の該記録媒体に書き込み、前記ゲート装置は、前記印刷媒体の記録媒体から前記管理情報を所定の読取手段で読み取り、該管理情報の機密程度に応じて該印刷媒体の持ち出しを制御することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書管理システムは、前記印刷装置及び前記ゲート装置と所定の通信回線で接続され複数の文書と該文書の機密程度を含む管理情報を該文書に関連させて蓄積管理する管理装置を備え、該管理装置が、該蓄積文書を該文書の管理情報とともに前記印刷装置に送信し、該印刷装置が、前記印刷媒体への該文書の印刷と該文書の前記管理情報の前記記録媒体への書き込みを行い、前記ゲート装置は、前記印刷媒体の記録媒体から前記管理情報を読み取って該印刷媒体の持ち出しを制御するとともに、該読み取った管理情報を前記管理装置に送信し、該管理装置が、該管理情報に基づいて前記印刷媒体の状態を管理することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 印刷装置によって文書の印刷された印刷媒体の所定の機密管理領域からの持ち出しを、該機密管理領域の出口に配設されているゲート装置で管理する文書管理システムであって、前記印刷装置及び前記ゲート装置と所定の通信回線で接続され複数の文書及び該文書の機密程度と該文書を特定する特定情報を含む管理情報を該文書に関連させて蓄積管理する管理装置を備え、該管理装置は、該文書を該特定情報とともに前記印刷装置に送信し、該印刷装置は、該文書を、無線通信可能な記録媒体の付与されている印刷媒体を使用して印刷し、該特定情報を該印刷媒体の該記録媒体に書き込み、前記ゲート装置は、前記印刷媒体の記録媒体から前記特定情報を所定の読取手段で読み取って前記管理装置に送信し、該管理装置が、該特定情報に対応する文書の前記管理情報を該ゲート装置に送信し、該ゲート装置が、該管理情報の機密程度に応じて該印刷媒体の持ち出しを制御することを特徴とする文書管理システム。
4. 前記管理情報は、前記機密程度と機密保持期間を含み、前記ゲート装置は、該管理情報の該機密程度と該機密保持期間に基づいて前記印刷媒体の持ち出しを制御することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の文書管理システム。
5. 前記文書管理システムは、印刷媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置と、該廃棄処理装置に内蔵または近接配置され廃棄処理される印刷媒体の記録媒体から前記管理情報を読み取る読取手段と、を備え、該読取手段が、廃棄処理される印刷媒体の記録媒体から読み取った前記管理情報または前記特定情報を前記管理装置に送信し、該管理装置が、該管理情報または該特定情報に基づいて前記印刷媒体の状態を管理することを特徴とする請求項２から請求項４のいずれかに記載の文書管理システム。
6. 前記印刷装置は、前記印刷媒体の記録媒体と無線通信する通信手段を備え、該通信手段による通信結果から印刷対象の印刷媒体に前記記録媒体が付与されていないと判別すると、該印刷媒体への前記文書の印刷を中止することを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかに記載の文書管理システム。
7. 所定の印刷媒体に文書を印刷する印刷装置において、無線通信可能な記録媒体の付与されている印刷媒体を使用して文書を印刷し、所定の書込手段で、該文書の機密程度を含む管理情報を該印刷媒体の該記録媒体に書き込むことを特徴とする印刷装置。
8. 無線通信可能な記録媒体の付与されている印刷媒体が収納されている所定の機密管理領域の出口に配設され、文書が印刷されるとともに該記録媒体に該文書の機密程度を含む管理情報が書き込まれる前記印刷媒体の該機密管理領域からの持ち出しを管理するゲート装置であって、前記印刷媒体の記録媒体から前記管理情報を所定の読取手段で読み取り、該管理情報の機密程度に応じて該印刷媒体の持ち出しを制御することを特徴とするゲート装置。
9. 前記機密程度は、極秘、秘、社外秘、公表等の文書に対する機密の必要度合いを示す情報であることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
   

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