JP2005165854A - データ管理装置、方法、コンピュータプログラム、及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 容易に原本性、安全性の高い文書管理システムを構築できるようにする。
【解決手段】 文書管理システムに用いられるデータ管理装置であって、データベースに登録されているアノテーションに、デジタル署名の有無によって表示、非表示を行なうオプションを設定する手段と、アノテーションに所有者情報を持たせ、ユーザ情報に対応するアノテーションを所有する手段と、デジタル署名を施された文書を文書表示ビューアで表示する場合に、その文書がデジタル署名されているかを判断してそのユーザを検出し、そのユーザに対応するアノテーションスタンプを検出する手段と、デジタル署名の有無によって、ユーザ名に対応するアノテーションスタンプを表示、非表示を切り替える手段と、デジタル署名が改ざんを検出できる機能を持つ場合は、改ざんされた場合に、対応するアノテーションスタンプを非表示することで原本性の状態を表示する手段とを備える。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理システムに用いられるデータ管理装置、方法、コンピュータプログラム、及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関し、データベース等におけるセキュリティの設定手法に関するものである。

例えば、ある文書管理システム内に登録された文書が改ざん等の行為が行なわれていないことを証明するためには、これから登録する文書にデジタル署名を施して登録することで、文書管理システム内での文書の原本性を保証し、文書の改ざん等を防止することができる。

文書の原本性を保証する場合、実際の紙文書では、紙の承認欄に人物名入りの印鑑を明示的に捺印することでその文書の原本性、信頼性を保証し、他のユーザが見ても印鑑の人物名を確認することで、どのユーザが認証しているかを容易に認識することができる。

同様に、文書管理システムにおいて文書の原本性、信頼性を保証するために、文書に既存の技術で実現できるデジタル署名を施すシステムを構成することができる。例えば、スキャナで読み込んだイメージデータにデジタル署名を施すシステム等がある。デジタル署名は文書の一部に署名情報を公知の技術を用いて埋め込むことでそれで原本性を確認する情報としている。

ところで、この情報は一般的に印鑑のように視認することができない。何故なら、仮に署名情報を出力イメージに合成してしまうと、文書自体の改変になるからである。よって署名情報は容易に認識することができないという問題があった。

本発明は上記の点に鑑みてなされたものであり、文書管理システムに登録された文書にデジタル署名が施されて原本性、信頼性が保証されていることを、その認証ユーザの印鑑をアノテーションスタンプとして合成表示することでデジタル署名を可視化し、その文書がデジタル署名を施されているか、原本性が保証されているかを認識できるようにすることを目的とする。

本発明のデータ管理装置は、文書管理システムに用いられるデータ管理装置であって、データベースに登録されているアノテーションに、デジタル署名の有無によって表示、非表示を行なうオプションを設定する手段と、アノテーションに所有者情報を持たせ、ユーザ情報に対応するアノテーションを所有する手段と、デジタル署名を施された文書を文書表示ビューアで表示する場合に、その文書がデジタル署名されているかを判断してそのユーザを検出し、そのユーザに対応するアノテーションスタンプを検出する手段と、デジタル署名の有無によって、ユーザ名に対応するアノテーションスタンプを表示、非表示を切り替える手段と、デジタル署名が改ざんを検出できる機能を持つ場合は、改ざんされた場合に、対応するアノテーションスタンプを非表示することで原本性の状態を表示する手段とを備えた点に特徴を有する。
本発明のデータ管理方法は、データベースに登録されているアノテーションに、デジタル署名の有無によって表示、非表示を行なうオプションを設定する工程と、アノテーションに所有者情報を持たせ、ユーザ情報に対応するアノテーションを所有する工程と、デジタル署名を施された文書を文書表示ビューアで表示する場合に、その文書がデジタル署名されているかを判断してそのユーザを検出し、そのユーザに対応するアノテーションスタンプを検出する工程と、デジタル署名の有無によって、ユーザ名に対応するアノテーションスタンプを表示、非表示を切り替える工程と、デジタル署名が改ざんを検出できる機能を持つ場合は、改ざんされた場合に、対応するアノテーションスタンプを非表示することで原本性の状態を表示する工程とを有する点に特徴を有する。
本発明のコンピュータプログラムは、データベースに登録されているアノテーションに、デジタル署名の有無によって表示、非表示を行なうオプションを設定する処理と、アノテーションに所有者情報を持たせ、ユーザ情報に対応するアノテーションを所有する処理と、デジタル署名を施された文書を文書表示ビューアで表示する場合に、その文書がデジタル署名されているかを判断してそのユーザを検出し、そのユーザに対応するアノテーションスタンプを検出する処理と、デジタル署名の有無によって、ユーザ名に対応するアノテーションスタンプを表示、非表示を切り替える処理と、デジタル署名が改ざんを検出できる機能を持つ場合は、改ざんされた場合に、対応するアノテーションスタンプを非表示することで原本性の状態を表示する処理とをコンピュータに実行させる点に特徴を有する。
本発明のコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、本発明のコンピュータプログラムを記録した点に特徴を有する。

本発明によれば、例えば従来、文書の原本性を保証する技術としてデジタル署名を施すことで、その文書の原本性、信頼性を保証することができたが、ユーザはその有無を容易に確認できないという問題があったのに対して、デジタル署名で原本性が確保されている場合は、対応するアノテーションスタンプを合成表示することで、紙の文書に捺印されているのと同様に、容易に文書の原本性、信頼性を確認することができ、同時にデジタル署名によって改ざんの有無を容易に判定できるため、容易に原本性、安全性の高い文書管理システムを構築することができる。

以下、添付図面を参照して、本発明の好適な実施形態について説明する。図１は本発明の一実施形態に係る文書管理システム(Document Management System: 以下、ＤＭＳという)の概略構成を示すブロック図である。図１に示すように、ＤＭＳはネットワーク１１に構築されており、基本的にはＤＭＳサーバ１２とＤＭＳクライアント１３とで構成される。

ＤＭＳサーバ１２は、システム全体の管理を行なうコンピュータであり、公知の技術で実現されるネットワーク処理の他に、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、セキュリティ処理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理等を行なう。このＤＭＳサーバ１２の詳細は図２を参照して後述する。

ＤＭＳクライアント１３は、ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力等の操作を行なうパーソナルコンピュータであり、図１では便宜上一つのみ記載しているが、本実施形態では複数台のＤＭＳクライアント１３がネットワーク１１に接続されていることを想定している。このＤＭＳクライアント１３の詳細は図３を参照して後述する。

複合機１４は、紙に印刷又は記載された文字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変換して出力するスキャナ、文書データを印刷出力する役割であるプリンタ、他のネットワークシステムとの電子メールの送受信、ファクシミリの送受信の処理を行なうモデム等の機能を兼ね備えている。また、複合機１４内でスキャンした画像データ、ファクシミリで受信した画像データ、メールで受信した画像データを格納するための領域であるＢｏｘと呼ばれる外部記憶装置に格納する領域を装備し、これらの機能を制御するプログラムが格納されている。この複合機１４の詳細は図４を参照して後述する。各ＤＭＳクライアント１３は公知の技術を用いて複合機１４を共有し、それぞれネットワーク１１を経由してその動作を制御することもでき、ＤＭＳクライアント１３は直接複合機１４の外部記憶装置であるＢＯＸを参照することができる。

スキャナ１５は、紙に印刷又は記載された文字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変換して出力する装置であり、ネットワーク１１に接続されている。各ＤＭＳクライアント１３は公知の技術を用いてスキャナ１５を共有し、それぞれネットワーク１１を経由してその動作を制御することができる。

プリンタ１６は、スキャナ１４と同様に公知の技術を用いて複数のＤＭＳクライアント１３によって共有され、各ＤＭＳクライアント１３は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。プリンタ１６は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２に蓄積された文書データを印刷出力する役割を果たす。

モデム１７は、他のネットワークシステムとの電子メールの送受信、ファクシミリの送受信の処理を行なう。このモデム１７も複数のＤＭＳクライアント１３に共有されており、各ＤＭＳクライアント１３は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。

ＣＤ−ＲＯＭドライブ１８は、ＤＭＳサーバ１２及び複数のＤＭＳクライアント１３に共有され、ＤＭＳサーバ１２等は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。ＣＤ−ＲＯＭドライブ１８は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３のＤＭＳ制御プログラムのインストールに用いられる。

尚、本実施形態では、複合機１４、スキャナ１５、プリンタ１６、モデム１７、及びＣＤ−ＲＯＭドライブ１８をネットワーク１１に接続した形式を採用しているが、これに限られず、例えば、ＤＭＳクライアント１３にこれらを直接接続する形式を採用することもできる。

図２はＤＭＳサーバ１２の構成を詳細に示すブロック図である。ＣＰＵ（中央処理装置）２２は、主に外部記憶装置（ＨＤＤ）２８に格納されている各制御プログラムに従って、後述するフローチャートに示すような処理を行なう。

ＲＯＭ（リードオンリーメモリ）２３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード２５からキーを押下されたことによって出力される電気信号に対応した文字コード表や、予め設定されている値等を記憶している。

ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２４は、各処理中に必要となるワークエリアを有する。２４１は基本I／Oプログラムの領域であり、ＲＯＭ２３に格納される基本判断プログラムが動作する時に必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ２２はまず基本I／Oプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。２４２はＯＳが動作するためのワーク領域である。２４３はＤＭＳサーバプログラムが動作するための領域で、ＨＤＤ２８に格納されているＤＭＳサーバプログラム２８２がロードされる領域である。２４４はＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるＨＤＤ２８に格納されているＤＭＳデータ２８３のリソース等の固定データ等がロードされる領域である。２４５はＤＭＳプログラムが動作するための一時的にＨＤＤ２８に格納されているデータベースデータ等を編集するためのワーク領域である。２４６はその他の処理で使用されるワーク領域である。

２５は入力装置としてのキーボードである。２６は入力装置としてのポインティングデバイスであり、例えばマウスが使用される。２７は表示装置であり、このＤＭＳの管理者はその表示に従って、操作の経過、結果を判断する。

２８は外部記憶装置であり、例えば一般的な固定ディスクが使用される。ＨＤＤ２８は、ネットワークを管理する基本プログラム２８１、ＤＭＳを管理するプログラムであるＤＭＳサーバプログラム２８２（この中には複合機の制御プログラム、デジタル署名プログラム等が含まれる）、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソース等の固定データ等のＤＭＳデータ２８３、スキャナ１５を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム２８４を記録しており、また、このＤＭＳサーバ１２が管理するデータベースの一覧を管理する領域２８５、文書データを蓄積管理するためにデータベース形式で管理された領域ＤＭＳ ＤＢ２８６、及び、それに対応した文書の実体を格納する領域ＤＭＳ ＶＯＬＵＭＥ２８７等を有する。ＤＭＳアノテーション２８８はこのデータベースに登録されているアノテーションの表示用、印刷展開用の実データが格納されている。

２９はフレキシブルディスクドライブであり、フレキシブルディスク２Ａへの文書データの格納等に使用される他、フレキシブルディスク２Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムをインストールするために用いられる。制御プログラムは、ＨＤＤ２８のＤＭＳサーバプログラム２８２、ＤＭＳデータ２８３等の領域にインストールされることになる。フレキシブルディスク２Ａの記録内容については図１３を参照して後述する。尚、フレキシブルディスクドライブ２９及びフレキシブルディスク２Ａの代わりに、ＣＤ−ＲＯＭドライブ及びＤＭＳ制御プログラムが格納されたＣＤ−ＲＯＭを用いることもできる。

図３はＤＭＳクライアント１３の構成を詳細に示すブロック図である。ＣＰＵ（中央処理装置）３２は、主に外部記憶装置（ＨＤＤ）３７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム３７１に従って、後述するフローチャートに示すような処理を行なう。

ＲＯＭ（リードオンリーメモリ）３３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード３４からキーを押下されたことによって出力される電気信号に対応した文字コードを出力するための文字コード表や、予め設定されている値等を記憶している。

ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）３５は、各処理中に必要となるワークエリアを有する。３５１は基本I／Oプログラムの領域であり、ＲＯＭ３３に格納される基本判断プログラムが動作するときに必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ３２はまず基本I／Oプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。３５２はＯＳが動作するためのワーク領域である。３５３はＤＭＳクライアントが動作するための領域で、ＨＤＤ３７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム３７１がロードされる領域である。３５４はＤＭＳクライアントプログラムが動作するために必要とされるＨＤＤ３７に格納されたＤＭＳデータ３７３のリソース等の固定データ等がロードされる領域（ＤＭＳクライアントデータ）である。３５５はその他の領域で使用されるワーク領域である。

３４は入力装置としてのキーボードである。３６は入力装置としてのポインティングデバイスであり、例えばマウスが使用される。

３７は外部記憶装置であり、ＤＭＳサーバ１２とデータの通信等を行なうプログラムであるＤＭＳクライアント制御プログラム３７１、スキャナ１５を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム３７２、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソース等の固定データ等のＤＭＳデータ３７３等を有する。ＤＭＳクライアント１３が参照するために登録してあるデータベースの一覧を管理するための領域３７４を有する。この一覧にはＤＭＳサーバ１２だけではなく、異なるネットワーク上のＤＭＳサーバが管理するデータベースの一覧も登録されている。また、複合機１４を管理して複合機内の格納領域Ｂｏｘ４７４を参照するために登録されている複合機の一覧もここに登録されている。

３８は表示装置であり、ＤＭＳクライアント１３で作業するユーザはこの表示装置３８に表示されるＤＭＳのユーザインタフェイスの様子で操作の経過、結果を判断する。

３９はフレキシブルディスクドライブであり、フレキシブルディスク３Ａへの文書データの格納等に使用され、またフレキシブルディスク３Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムをインストールするために用いられる。制御プログラムは、ＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１、スキャンプログラム３７２、ＤＭＳデータ３７３等の領域にインストールされることとなる。フレキシブルディスク３Ａの記録内容については図１３を参照して後述する。尚、フレキシブルディスクドライブ３９及びフレキシブルディスク３Ａの代わりに、ＣＤ−ＲＯＭドライブ及びＣＤ−ＲＯＭを用いることもできる。

図４は複合機１４の構成を詳細に示すブロック図である。ＣＰＵ（中央処理装置）４２は、主に外部記憶装置（ＨＤＤ）４７に格納されている複合機制御プログラム４７１に従って、後述するフローチャートに示すような処理を行なう。

ＲＯＭ（リードオンリーメモリ）４３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのタッチパネル４４からキーを押下されたことによって出力される電気信号に対応した文字コードを出力するための文字コード表や、予め設定されている値等を記憶している。

４４は入力装置としてのタッチパネルであるが、同時に表示装置でもあり、複合機１４で作業するユーザはこのタッチパネル４４に表示される複合機１４のユーザインタフェイスの様子で操作の経過、結果を判断する。

４５はＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）であり、各処理中に必要となるワークエリアを有する。４５１は複合機を制御する基本となる基本I／Oプログラムの領域であり、ＲＯＭ４３に格納される基本判断プログラムが動作するときに必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ４２はまず基本I／Oプログラムを起動し、次に複合機が動作するＯＳを起動することになる。４５２はＯＳが動作するためのワーク領域である。４５３は複合機を制御するためのプログラムが動作するための領域で、ＨＤＤ３７に格納されている複合機制御プログラム４７１がロードされる領域である。４５４は複合機制御プログラムが動作するために必要とされるＨＤＤ４７に格納された複合機プログラムの固定データ４７３のリソース等の固定データ等がロードされる領域である。４５５はその他の領域で使用されるワーク領域である。

４６は出力装置としてのプリンタであり、制御プログラム４７１によって制御される。また、ＤＭＳクライアント１３によっても制御可能な形態になっている。

４７は外部記憶装置である。４７１はＤＭＳサーバ１２とデータの通信等を行なうプログラムである複合機制御プログラムであり、プリンタ４６、スキャナ４８、モデム４９を管理、制御して印刷、イメージの読み込み、ファクシミリ、メール送受信等を行なうプログラムが含まれる。４７２はＢｏｘに格納された文書の原本性を保証するためのデジタル署名プログラム、複合機を操作するユーザを認証するパスワード確認処理を行なうプログラム等が格納される。４７３は複合機制御プログラム４７１、デジタル署名プログラム４７２等が動作するために必要とされるリソース等の固定データ等を有する。４７４は複合機１４が取り扱う文書データ、例えばスキャナ４８を用いたスキャナからの入力データ、モデム４９を用いたファクシミリ受信データ、メール受信データ等を格納するための領域で、Ｂｏｘと呼ぶ。この領域は複合機制御プログラム４７１によって管理されている。

４８はスキャナであり、紙に印刷又は記載された文字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変換して出力する装置であり、複合機１４で作業するユーザはこのスキャナ４８を用いて紙の画像、テキスト等を読み込む。

４９はモデムであり、制御プログラム４７１によって制御され、他のネットワークシステムとの電子メールの送受信、ファクシミリの送受信の処理を行なう。

図５は、図２のキャビネットのデータベースを管理する領域２８６（ＤＭＳ ＤＢ）の内容を更に詳細に表した図である。これはデータベースが管理する文書情報を含むものであり、情報群５０、５１はそれぞれ１キャビネットのデータを示している。従って、サーバに登録されたキャビネットの数だけ以下に述べるデータが存在することとなる。

５２はキャビネット識別子であり、本実施形態では"売上管理"というキャビネット名を格納している。５３はユーザリストであり、このキャビネットに登録されているユーザの一覧が格納されている。キャビネットへの接続はこのユーザ名を使用して行なう。５４はグループリストであり、このキャビネットに登録されているグループの一覧が格納されている。複数のユーザに同じ管理を行ないたい場合に用いる。それぞれユーザリスト５３に登録されているユーザが各グループに任意に登録されている。

５５はインデックスリストである、文書の分類、検索等の目的で使用する。キャビネット単位で登録されており、インデックスの一覧が格納されている。５６はフォルダリストである。キャビネットに作成されているフォルダが登録されている。５７は文書リストである。このキャビネットに登録されている文書の属性情報が全て格納されている。文書リスト５７については図６を参照してさらに詳細に後述する。５８はアノテーションリストである。このキャビネットに登録されているアノテーションの属性が登録されている。アノテーションリスト５８については図７を参照して更に詳細に後述する。５９はボリュームリストである。このキャビネットに登録されている文書の実体は図２のＤＭＳ ＶＯＬＵＭＥ２８７に格納されているが、そこへのポインタが格納されている。

図６は、図５の文書リスト５７に格納される文書情報の内容を詳細に表した図である。６０は文書の情報単位であり、文書の登録数だけこの単位が格納されている。６１は属性情報であり、当該文書の識別子を示す。本実施形態では"仕様書"という番号が割り振られている。６２は文書属性情報であり、文書名、作成情報、更新情報等が格納されている。６３はアノテーションリストである。この文書に添付されているアノテーションのリストが格納されており、図５のアノテーションリスト５８へのポインタが格納されている。６４はこの文書に対するＡＣＬ(アクセス・コントロール・リスト)である。各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。

図７は、図５のアノテーションリスト５８に格納されるアノテーションのリストを詳細に表した図である。アノテーションのＩＤとＡＣＬが格納されている。７０、７１、７２はそれぞれアノテーションの情報単位を表しており、この個数分アノテーションが格納されていることになる。

７３はアノテーションの種別を表すＩＤが格納されている。本実施形態では"編集禁止"というＩＤが格納されている。同時に表示用、印刷用アノテーションデータの実体を格納したＤＭＳアノテーション２８８へのポインタでもある。

７４はこのアノテーションに登録されているユーザとそのアクセスレベルを表す単位で、本実施形態では１つのＡＣＬセットが格納されている。このアノテーションが文書に添付されると、登録ユーザに対応するアクセスレベルも同時に設定される。７４１はユーザＩＤであり、本実施形態では"Everybody"が格納されている。７４２は７4１のユーザＩＤに対応するアクセスレベルが格納されている。本実施形態の場合、"読み込み"が格納されている。

７５はデジタル署名属性の有無を表すフラグである。ＯＮの場合はその文書がデジタル署名されており、原本性が保証されている場合のみ、添付されているアノテーションが表示される。ＯＦＦの場合はアノテーションが非表示となり、認識することはできない。

７６はこのアノテーションを使用することができるユーザを表すもので、本実施形態では"Developer"が格納されている。同様に、７７はアノテーションの種別を表すＩＤが格納されている。本実施形態では"承認(長沼)"というＩＤが格納されている。同時に表示用、印刷用アノテーションデータの実体を格納したＤＭＳアノテーション２８８へのポインタでもある。

７８はこのアノテーションに登録されているユーザとそのアクセスレベルを表す単位で、図示例では、１つのＡＣＬセットが格納されている。このアノテーションが文書に添付されると、登録ユーザに対応するアクセスレベルも同時に設定される。７８１はユーザＩＤであり、本実施形態では"＊"が格納されている。これはＡＣＬに複数種類のユーザが登録されていた場合、全てのユーザにこの７８２で示すアクセスレベルが適用されることを表している。７８２は７８１のユーザＩＤに対応するアクセスレベルが格納されている。本実施形態では"読み込み"が格納されている。

７９はデジタル署名属性の有無を表すフラグである。８０はこのアノテーションを使用することができるユーザを表すものであり、本実施形態では"naga"が格納されている。

図８は、ＤＭＳサーバ１２の図７に示すアノテーションスタンプのリストを表すユーザインタフェイスの一例を表す例である。８０はアノテーションスタンプの場所を選択する領域であり、本実施形態では共有スタンプとしてＤＭＳサーバ１２に格納されているスタンプで説明するが、ＤＭＳクライアント１３に格納されているアノテーションでも良い。

８１は登録されているアノテーションスタンプを一覧表示する領域である。８２は各アノテーションスタンプの属性を設定、変更する領域である。フォントの種類、フォントサイズ、フォントの色等を変更でき、サンプルも確認することができる。

８３は本実施形態の特徴を最も表す機能である、このチェックボックスがＯＮであるアノテーションはアノテーションの表示が文書がデジタル署名されおり、且つデジタル署名による原本性が確保されているか否かに依存する設定になる。ＯＦＦの場合はデジタル署名の有無に関係なく常にアノテーションは表示される。

８４はアノテーションの追加、削除を行なうためのインターフェイスである。

図９は本実施形態で説明する操作で、複合機１４のＢＯＸ４７４からＤＭＳサーバ１２のデータベースＤＭＳ ＤＢ２８６、ＤＭＳ ＶＯＬＵＭＥ２８７にコピーする操作を表すユーザインタフェイスを表す例である。

本図はＤＭＳクライアント１３のユーザインタフェイスの一例であり、９０はＤＭＳサーバ１２に登録されているＤＭＳデータベースリスト２８５に登録されているデータベースが表示されている。９１はＤＭＳクライアント１３から複合機１４のＢＯＸ４７４を参照している様子である。このようにＤＭＳクライアントから複合機１４のＢＯＸを参照することができる。９２は左側のレポジトリ領域で選択したフォルダに登録されている文書の一覧を表示する領域である。本実施形態ではＰＳというＢＯＸの中身を表示していることを表している。９３はＰＳというＢＯＸの中の文書である"B5 3P Booklet"という文書をＤＭＳサーバのデータベース"FC101"のフォルダ"新規フォルダ"にマウス３６を用いてコピーしている操作を表現している。

図１０はデジタル署名の施された文書をＤＭＳクライアントの表示用ビューアで表示している様子である。１０１はデジタル署名されているので、ユーザに対応するアノテーションスタンプが表示されている様子である。もし、デジタル署名が施されていない場合や、文書が改ざんされてデジタル署名の信頼が外れた場合、１０１は表示されず、原本性や信頼性でこの文書には何らかの問題があることを認識することができる。

図１１、１２は複合機１４で文書をスキャン等で入力し、その文書にデジタル署名を施し、その文書をＤＭＳクライアントを用いてデータベースにコピーし、その文書を文書ビューアで開いて表示する例を説明するフローチャートである。このフローチャートについては、具体例を参照して後述する。

図１３は、本文書管理システムの制御プログラムを格納したフレキシブルディスクの内容を説明するものである。本文書管理システムはこの様な形式で供給され、ＨＤＤ２８、やＨＤＤ３７にインストールされる。尚、これはＣＤ−ＲＯＭでも良い。１３１は媒体のフォーマット形式、ディレクトリ管理形式、媒体に付けられた名称等を管理する領域である。１３２はディレクトリ情報を管理する領域である。１３３は文書管理システムのサーバプログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳサーバプログラム２８２に格納される。１３４は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳデータ２８３に格納される。１３５は文書管理システムのクライアントプログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１に格納される。１３６は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ３７のＤＭＳデータ３７３に格納される。

次に、図１１、１２のフローチャートを参照して、"長沼"というユーザが複合機で認証処理を受け、スキャン、ファクシミリ受信、メール受信操作を行ない、そのデータに対して公知の技術で実現できるデジタル署名を施した後、データをＢｏｘに保存するが、その文書を文書管理システムに認証を受けてからコピーし、文書管理システムでその文書を表示する場合に、デジタル署名を施したユーザ名が、署名を表す印鑑を意味するスタンプとして合成表示され、デジタル署名が実データを変更することなく、表示される例について説明する。

まず、ステップ１１１では、初期化処理を行なう。複合機１４、ＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３、スキャナ１５、プリンタ１６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１８、ネットワークシステム１１の起動を行なう。それぞれ起動処理を行なうと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実施できるものであるため、詳細は省略する。

ステップ１１２では、ユーザ"長沼"が複合機を操作するために、まず複合機を操作することを許されているユーザであるか否かを説明するために、"長沼"がユーザとして複合機に登録されているかどうかを、登録ユーザ名、パスワードをタッチパネル４４を用いて入力し、認証プログラム４７２を用いて接続認証処理を行なう。本実施形態ではユーザ名"naga"で接続処理を行なうこととする。処理の詳細に関しては公知の技術で実現できるため、詳細は省略する。

ステップ１１３は、認証処理が行なわれたかどうかを判定する。判定処理は公知の技術を用いて実現できるため、詳細は省略する。ユーザ認証処理が成功した場合は、ステップ１１４、１１５、１１６に処理を移す。登録されていないユーザであったり、パスワードが間違っていたりした場合は認証失敗として処理を終了する。正常に認証された場合は、複合機を操作することができるため、複合機のスキャナ４８、モデム４９を用いて紙データのスキャン、ファクシミリデータ、電子メールデータの受信等の操作を実行することができる。ステップ１１４はスキャナ４８を用いて紙のデータを読み込み、ステップ１１５はモデム４９を用いてファクシミリ受信を実行し、ステップ１１６はモデム４９を用いてメール受信を実行する。

ステップ１１７は、以上の操作で獲得したデータをＢＯＸ４７４にコピーする処理を行なう。コピーの実行者は本例の場合、ステップ１１２で認証を受けた"naga"となる。

次のステップ１１８では、このコピーした文書に対して現在の認証操作者である"naga"が認証したことを登録するために、格納された公知の技術で実現できるデジタル署名プログラムでデジタル署名を施す処理を実施する。

以上の処理で、スキャナ、モデム等の入力デバイスから認証されたユーザが操作を行ない、且つ、そのユーザが操作して文書をＢＯＸ４７４に登録したことを示すデジタル署名を施して、その文書の原本性を保証するところまでを実施したことになる。

ステップ１１９以降ではＤＭＳクライアント１３での操作を説明する。ステップ１１９では、複合機でＢＯＸ４７４に獲得した文書をＤＭＳクライアントにコピーして登録する処理を行なうが、ＤＭＳクライアント１３で操作を行なうために、ＤＭＳクライアント１３において操作することを許されるユーザであることを認証する処理を実施する。これはＤＭＳクライアントプログラム３７１を用いてＤＭＳクライアント１３からＤＭＳサーバ１２にアクセスし、ＤＭＳサーバプログラム２８２を用いて図５のユーザリスト５３に含まれるかどうかを判断し、対応するパスワードが一致するか否かを判定する。詳細は処理については公知の技術で容易に実現できるので省略する。

そしてステップ１２０では、上記の認証処理が成功したか否かを判定する。成功した場合はデータベースに接続できたことになるので、ステップ１２１に移行する。ユーザ名が異なっていたり、パスワードが異なったりした場合は、認証に失敗しＤＭＳへの接続ができないために、ここで処理を終了する。

ステップ１２１では、ＢＯＸ４７４に登録された文書をＤＭＳクライアント１３を用いてＤＭＳサーバ１２のデータベースに登録する操作を実施する。本例の場合は、図９に示すように、ＤＭＳクライアント１３上で、ＢＯＸ４７４の内容と、ＤＭＳサーバ１２のデータベースリスト２８５をアプリケーション上で同時に参照できるため、ステップ１１９で接続認証されたユーザが図に示すように、ＢＯＸ４７４からＤＭＳデータベース２８５へ文書をドラッグ＆ドロップすることでデータベースに格納することができる。本例では手動操作で行なったが、例えばコピー元のＢＯＸとコピー先のデータベースの宛先を決めておき、定期的な時間ごとに自動的に文書をコピーする処理であっても構わないし、毎日定時にコピーする処理であっても構わない。

文書の文書名等の属性情報はＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＤＢ２８６に格納され、図６の文書識別子等の、６１、６２、６３、６４に格納される。文書のボリュームはＤＭＳサーバ１２のＤＭＳ ＶＯＬＵＭＥ２８７に格納される。詳細な処理は省略する。

ステップ１２２ではステップ１２１のコピー操作が終了したかを判定する。コピーを終了し、次の操作に移行したい場合は、ステップ１２３に移行する。

ステップ１２３以降は本発明の特徴を最も表す処理で、デジタル署名がされていた場合は、署名ユーザのスタンプを合成表示する処理を説明する。ステップ１２３では、ＤＭＳサーバ１２に登録された文書をＤＭＳクライアント１３で参照するために開く操作を実行する。マウス３６やキーボード３４を用いて文書を選択し、文書の内容を表示するためのコマンドを実行する。詳細は公知の技術を用いて実現できるため省略する。

次いで、ステップ１２４では、その開く文書がデジタル署名を施された文書であるか否かを確認する処理を実施する。これまで述べてきた操作でコピーされた文書の場合は、デジタル署名が施されているため、そのユーザを獲得することができる。また、その他の手段でデジタル署名を施した文書の場合も同様にユーザを獲得することができる。デジタル署名を実施していない文書の場合はユーザ名は出力されない。公知の技術で実現できるため詳細な説明は省略する。ここで獲得されたユーザは一時的にワーク領域３５５に格納される。

ステップ１２５以降は文書を表示するための表示用メモリの展開を説明する。文書表示用メモリはワーク領域３５５に一時的に確保される。ＤＭＳ ＶＯＬＵＭＥ２８７に格納された文書のボリュームを読み出し、文書表示用メモリとしてワーク領域３５５に確保された領域に展開する処理を行なう。格納している画像形式から、表示用の画像形式に変換する処理等を行なうが、詳細は公知の技術で実現できるため省略する。

次いで、アノテーションの表示データを表示用メモリに展開する処理を行なう。最初にこの文書がデジタル署名されているか否かをステップ１２６で判定する。ステップ１２４でワーク領域３５５にユーザが出力されているか否かで判定する。デジタル署名されている文書の場合は処理をステップ１２８に移行する。デジタル署名の施されていない文書の場合はステップ１２９へ移行し、通常のアノテーション表示データの展開処理を実施する。

ステップ１２７では、ステップ１２４で獲得したユーザがこのデータベースに登録されているユーザであるかどうかを判定する。このデータベースに登録されているユーザの場合、図７で示す登録アノテーションリストに登録されているので、例えば所有ユーザ７６、８０等と比較する。本例の場合、複合機での認証処理ではユーザ名"naga"で認証を受け、デジタル署名を行なったので、所有ユーザ８０でユーザ名"naga"と一致するためデータベースに登録されたユーザであると判定できる。この場合はステップ１２８に移行する。どの所有ユーザとも一致しない場合は、このデータベースに登録されていないユーザと判定され、ステップ１２９に処理を移行する。

本例では、７１のアノテーションと一致したと判定されたため、対応する表示用のアノテーションデータを獲得する。本実施形態の場合、アノテーションID"承認(長沼)"と一致するアノテーションデータを、ＤＭＳアノテーション２８８から獲得する。

そしてステップ１２９では、獲得したアノテーションデータと、通常の他のアノテーションデータをワーク領域３５５に確保された表示用メモリ領域に展開する。

以上の処理で表示用メモリ領域にステップ１２９で文書実体のデータとアノテーションデータが展開されたので、両者を合成して、ステップ１３０でポート出力等の処理を行って表示出力処理を行なう。公知の技術で実現できるので、詳細な説明は省略する。

以上の処理によって、文書を表示した場合、アノテーション１２１が表示され、この文書は承認されていることを視認できるようになる。よって、本文書管理システムにおいては、デジタル署名された文書の文書実体を変更することなく、署名されたことを容易に認識できるようになる。

また、本実施形態ではデジタル署名が施されている場合、アノテーション１２１のように可視状態になるが、公知の技術で実現されるデジタル署名の手法が、原本性を保証するために、その文書に変更を加えた場合は署名を解除する手段をもつ署名技術である場合は、デジタル署名がされていない場合、対応するアノテーションは表示されないために、変更された場合、又は故意に悪意をもって改ざんした場合はデジタル署名が解除又は不正な状態と判断してその表示を非表示にしても良い。それによって容易にその事実を判別することができる。

また、本実施形態では言及していないが、図７の各アノテーションに登録されるユーザＩＤとアクセスレベルの設定を、デジタル署名が認識された場合、その文書に適用して、その文書に対する他のユーザのアクセス権を制限し、更にセキュリティを高める構成であっても良い。

従来の文書管理システムではデジタル署名の施された文書は、その事実を容易に視認することができないため、原本性を確保する場合、確認のための手段が必要で、面倒であった。紙の文書では文書に"承認"のスタンプを押下することで、この文書の有効性、原本性を容易に判断するが、デジタル署名等のセキュリティに対する知識が無くてもそれと同様な操作感覚で文書管理システムで実現できるところに本発明の特徴がある。

尚、本発明の目的は、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、プログラムコード自体及びそのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ(基本システム或いはオペレーティングシステム)等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行ない、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明の一実施形態に係る文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。 ＤＭＳサーバの構成を示す図である。 ＤＭＳクライアントの構成を示す図である。 複合機の構成を示す図である。 ＤＭＳデータベースリストの構成を示す図である。 文書リストの領域をより詳細に説明するための図である。 アノテーションリストの領域をより詳細に説明するための図である。 ＤＭＳサーバのアノテーションスタンプリストを表すユーザインタフェイスの一例を示す図である。 ＢＯＸからＤＭＳデータベースリストに文書をコピーする操作を表すユーザインタフェイスの一例を示す図である。 デジタル署名が認識された場合、対応するアノテーションスタンプが添付されることを表すユーザインタフェイスの一例を示す図である。 ＤＭＳでの処理動作を説明するためのフローチャートである。 ＤＭＳでの処理動作を説明するためのフローチャートである。 文書管理システムの制御プログラム等を供給するフレキシブルディスクの内容を説明するための図である。

符号の説明

１１ ネットワーク
１２ ＤＭＳサーバ
１３ ＤＭＳクライアント

Claims (4)

1. 文書管理システムに用いられるデータ管理装置であって、
   データベースに登録されているアノテーションに、デジタル署名の有無によって表示、非表示を行なうオプションを設定する手段と、
   アノテーションに所有者情報を持たせ、ユーザ情報に対応するアノテーションを所有する手段と、
   デジタル署名を施された文書を文書表示ビューアで表示する場合に、その文書がデジタル署名されているかを判断してそのユーザを検出し、そのユーザに対応するアノテーションスタンプを検出する手段と、
   デジタル署名の有無によって、ユーザ名に対応するアノテーションスタンプを表示、非表示を切り替える手段と、
   デジタル署名が改ざんを検出できる機能を持つ場合は、改ざんされた場合に、対応するアノテーションスタンプを非表示することで原本性の状態を表示する手段とを備えたことを特徴とするデータ管理装置。
2. データベースに登録されているアノテーションに、デジタル署名の有無によって表示、非表示を行なうオプションを設定する工程と、
   アノテーションに所有者情報を持たせ、ユーザ情報に対応するアノテーションを所有する工程と、
   デジタル署名を施された文書を文書表示ビューアで表示する場合に、その文書がデジタル署名されているかを判断してそのユーザを検出し、そのユーザに対応するアノテーションスタンプを検出する工程と、
   デジタル署名の有無によって、ユーザ名に対応するアノテーションスタンプを表示、非表示を切り替える工程と、
   デジタル署名が改ざんを検出できる機能を持つ場合は、改ざんされた場合に、対応するアノテーションスタンプを非表示することで原本性の状態を表示する工程とを有することを特徴とするデータ管理方法。
3. データベースに登録されているアノテーションに、デジタル署名の有無によって表示、非表示を行なうオプションを設定する処理と、
   アノテーションに所有者情報を持たせ、ユーザ情報に対応するアノテーションを所有する処理と、
   デジタル署名を施された文書を文書表示ビューアで表示する場合に、その文書がデジタル署名されているかを判断してそのユーザを検出し、そのユーザに対応するアノテーションスタンプを検出する処理と、
   デジタル署名の有無によって、ユーザ名に対応するアノテーションスタンプを表示、非表示を切り替える処理と、
   デジタル署名が改ざんを検出できる機能を持つ場合は、改ざんされた場合に、対応するアノテーションスタンプを非表示することで原本性の状態を表示する処理とをコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
4. 請求項３に記載のコンピュータプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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