KR100625605B1 - 문서작성단말기, 메일서버, 문서작성단말기의 제어방법,메일서버의 제어방법, 기록매체 및 전자메일 서비스 시스템 - Google Patents

Abstract

본 발명은, 문서작성단말기 및 메일서버와, 이들의 제어방법 및 기록매체와, 메일 서비스 시스템에 관한 것이다.

본 발명에 따르면, 작성된 문서를 자동으로 이미지로 변환하고, 변환된 이미지문서를 전자메일에 자동으로 첨부한 후, 사용자가 지정한 수신자의 메일주소로 이미지문서가 첨부된 메일을 전송함으로써, 문서를 이미지문서로 변환시켜 전자메일로 전송하기 위한 과정을 간단하게 하여 사용자의 편의를 도모할 뿐만 아니라, 작성된 문서의 훼손, 변조 및 위조를 방지하고, 송부된 문서에 대한 정보를 기록하여 사용자가 관리할 수 있게 함으로써, 통합적인 문서관리가 이루어질 수 있게 하는 기술이 개시된다.

전자메일, 이미지, 변환, 이미지문서

Description

문서작성단말기, 메일서버, 문서작성단말기의 제어방법, 메일서버의 제어방법, 기록매체 및 전자메일 서비스 시스템{A apparatus writing document, mail-suber, control method of a apparatus writing document, control method of a mail-suber, record medium and e-mail service system}

도 1은 본 발명에 따른 전자메일 서비스 시스템에 대한 블록도이다.

도 2는 도 1의 전자메일 서비스 시스템에 적용된 문서작성단말기의 제어방법에 대한 흐름도이다.

도 3 내지 도 4는 도 2의 흐름도를 설명하기 위한 참조도이다.

도 5는 도 1의 전자메일 서비스 시스템에 적용된 메일서버의 제어방법에 대한 흐름도이다.

도 6 내지 도 7은 도 5의 흐름도를 설명하기 위한 참조도이다.

* 도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명 *

100, 400 : 문서작성단말기 10, 40 : 제어부

11, 41 : 입력부 12, 42 : 전시부

13, 43 : 통신부 14, 44 : 문서작성지원부

15, 45 : 저장부 16, 46 : 서버접속부

17, 47 : 문서업로딩부 200, 500 : 메일서버

20, 50 : 서버제어부 21, 51 : 인증부

22, 52 : 문서수신부 23, 48 : 문서변환부

24, 54 : 문서첨부부 25, 55 : 메일전송부

26, 56 : 서버통신부 27, 57 : 서버저장부

300 : 통신망

본 발명은 문서작성단말기 및 메일서버와, 이들의 제어방법 및 기록매체와, 전자메일 서비스 시스템에 관한 것으로, 더욱 상세하게는, 문서를 자동으로 이미지 변환하여 전자메일에 첨부시킨 후, 수신자에게 전송하는 기술에 관한 문서작성단말기, 메일서버, 문서작성단말기 및 메일서버의 제어방법, 문서작성단말기 및 메일서버의 제어에 필요한 프로그램이 기록된 기록매체, 문서작성단말기 및 메일서버가 적용된 전자메일 서비스 시스템에 관한 것이다.

최근 인터넷과 컴퓨팅 환경이 발달하면서, 기업체에서는 별도의 네트워크를 구축하고, ERP(Enterprise Resource Planning), 즉 전사적 자원관리 시스템을 도입하여 사용하고 있다. 전사적 자원관리 시스템은, 기업의 기간 업무인 회계, 인사, 재무 등을 비롯해 생산, 구매, 재고, 주문 등의 업무를 돕는 통합 애플리케이션을 말하며, 이러한 전사적 자원관리 시스템의 도입으로 기업 내에서 많은 서류들이 컴퓨터를 통해 작성되고 결제되는 등 페이퍼리스(Paperless) 업무 환경이 가속화되고 있다.

이렇게 컴퓨팅 환경이 발달하면서 페이퍼리스 업무 환경으로 전환되고 있지만, 기업체들간에 업무협력이나 매매 계약, 발주 등 중요한 사안에 대해서는 서류로 제작하여 직접 만나든지 우편이나 팩시밀리로 전달하고 있다. 이 중 가장 일반적으로 사용되는 것이 팩시밀리를 이용한 문서 송달이다.

이러한 팩시밀리를 이용해 문서를 송달하기 위해서는, 먼저, 컴퓨터의 문서작성지원부를 이용하여 문서를 작성한 다음, 프린터로 문서를 인쇄하고, 인쇄한 문서를 다시 팩시밀리로 전송하는 여러 단계의 과정을 거치게 된다. 또한, 일반적으로 아주 작은 사무실이 아닌 경우, 여러 사용자가 하나의 프린터를 사용하고 있고, 팩시밀리는 한 회사의 한 대 정도만을 구비하고 있다. 따라서, 사용자는 자기 자리의 컴퓨터에서 문서를 작성하고, 프린터가 있는 곳까지 가서 인쇄된 문서를 수령한 다음, 다시 팩시밀리가 있는 장소로 이동하여 팩시밀리를 보내야 하므로, 문서 하나를 팩시밀리로 송부하기 위해서 여러 단계의 과정을 거쳐야 할 뿐만 아니라 프린터와 팩시밀리가 있는 곳까지 이동해야 한다는 불편함이 있다.

한편, 문서의 송달에 메일 서비스 서비스를 사용할 경우에는 문서를 작성한 파일을 전자메일에 첨부파일 형태로 삽입하여 보낼 수 있으므로, 사용자가 여기 저기 이동하지 않고도 작성된 문서를 바로 송달할 수 있다는 장점이 있다. 그러나, 기업체 간의 중요 문서의 경우에는 문서의 위조 및 변조를 방지하기 위해, 문서를 작성된 그대로의 상태가 아니라 위조 방지 프로그램을 이용하여 처리하거나 스캐닝하여 이미지 파일로 변환시킨 후 전송하도록 하고 있다. 이 때, 위조 방지 프로그램을 사용할 경우, 프로그램의 구매 및 유지를 위해 비용이 발생하며, 위조 방지 프로그램이 완벽하게 위조를 방지한다는 보장도 없다. 또한, 이미지 파일로 변환시키기 위해서는 스캐너를 이용하여 스캐닝을 받아야 하는 과정을 거치는 경우는 팩시밀리로 보낼 때와 마찬가지로 여러 단계를 거쳐야 하므로 번거롭다.

한편, 국내 특허공개 제2000-75459호(이하 선행기술이라 함) '전자메일 시스템과 전자메일을 전송하는 방법 및 이 방법을 수행하도록 프로그램된 소프트웨어가 수록된 매체'에서는, 문서를 이미지화하여 전송하도록 하고 있다. 상세히 살펴보면, 선행기술에서는 문서를 메일로 송부하고자 할 때, 먼저 미리 설치된 메일 브라우저를 활성화시키고, 메일 브라우저의 내용란에 직접 문서 내용을 입력한다. 그런 다음, 전송탭을 누르면, 메일 브라우저에 입력된 문서가 이미지로 변환되어 내용란에 입력되며, 이미지화된 문서가 내용란에 삽입된 전자메일이 사용자가 지정한 상대방에게 전송된다.

이러한 선행기술은, 문서를 이미지화하여 전자메일로 송부한다는 점에서, 기존의 전자메일에서 원문서의 내용이 변조 및 위조될 수 있었던 것을 방지할 수 있다는 장점이 있기는 하다. 그러나 선행기술은 문서의 작성시 기존에 컴퓨터에 설치되어 있던 문서작성지원부를 사용하는 것이 아니라, 메일 브라우저를 실행시킨 다음, 메일 브라우저의 내용란에 직접 입력하도록 하고 있다. 따라서, 기존의 문서작성지원부에서 지원하던 각종 기능을 사용할 수 없으므로, 원하는 형태로 문서를 작성할 수 없다는 단점이 있다. 특히, 문서의 내용이 길어지거나, 다양한 분류기호 등을 사용해야 하는 경우, 기능의 지원이 부족하고 익숙하지 않은 메일 브라 우저를 사용한 문서의 작성은 사용자에게 큰 불편을 주게 된다.

한편, 최근 대부분의 기업체에서 컴퓨터를 이용하여 업무를 수행하고 있고, 기업체내의 각 컴퓨터는 LAN이나 WAN 등을 통해 외부의 네트워크와 연결되어 있다. 이에 따라, 기업체내에서만 사용되어야 하는 기작성된 문서나 도면 등의 기밀 데이터가 네트워크를 통해 도난, 유출, 분실되는 사례들이 늘어나고 있다. 이에, 기업체에서는 컴퓨터를 이용해 작성된 문서가 불법적인 복사나 배포를 통해 유출되는 것을 염려하고 있으며, 특히 전자메일을 통해 기업체의 기밀이 누출될 가능성이 크다고 보고 기업체내에서 외부로 송신되는 전자메일에 첨부된 첨부파일에 대해 철저히 관리하고 있다. 그런데, 선행기술에서와 같이 문서가 첨부파일로 첨부되는 것이 아니라 직접 내용란에 포함될 경우에는 관리대상에서 제외될 수 있다. 또한, 개인적으로 메일 브라우저에 직접 문서를 입력하여 송부할 경우, 그 기록이 남지 않으므로 기업체에서는 누가, 어떤 문서를, 누구에게, 언제, 왜 보냈는지를 전혀 알 수가 없뿐더러, 내부 결재가 필요한 문서에 적용되기에는 곤란하다는 문제점이 있는 것이다.

따라서 본 발명의 목적은, 문서작성단말기에서 기존의 문서작성프로그램을 이용하여 작성된 문서를, 자동으로 이미지화한 후 전자메일에 자동으로 첨부시켜 수신자에게 전송할 수 있는 기술을 제공하는 것이다.

상기한 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 문서작성단말기의 제어방법은, 사용자에 의한 문서 작성을 지원하는 단계; 상기 문서작성지원단계를 거쳐 작성된 문서에 대한 소정의 메일전송명령을 수신하는 단계; 상기 메일전송명령에 따라 메일서버로 자동 접속하는 단계; 상기 서버접속단계에서 접속된 메일서버로 상기 작성된 문서를 자동으로 업로딩하는 단계; 및 상기 사용자에 의해 입력되는 명령사항이나 메일 전송을 위해 필요한 입력사항을 상기 메일서버로 입력시키는 단계; 를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체는, 사용자에 의한 문서 작성을 지원하는 단계; 상기 문서작성지원단계를 거쳐 작성된 문서에 대한 소정의 메일전송명령을 수신하는 단계; 상기 메일전송명령에 따라 메일서버로 자동 접속하는 단계; 상기 서버접속단계에서 접속된 메일서버로 상기 작성된 문서를 자동으로 업로딩하는 단계; 및 상기 사용자에 의해 입력되는 명령사항이나 메일 전송을 위해 필요한 입력사항을 상기 메일서버로 입력시키는 단계; 를 실행시키는 프로그램이 기록되어 있다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 메일서버의 제어방법은, 문서작성단말기를 통해 접속된 사용자를 인증하는 단계; 상기 문서작성단말기를 통해 제공되는 문서를 자동 수신하는 단계; 상기 문서작성단말기를 통해 사용자에 의해 입력되는 메일 전송에 필요한 사항을 수신하는 단계; 상기에서 수신된 문서를 이미지문서로 변환하는 단계; 상기에서 변환된 이미지문서를 전자메일에 자동 첨부시키는 단계; 상기에서 이미지문서가 첨부된 전자메일을 상기 사용자의 전송명령에 따라 상기 사용자가 지정한 수신자의 메일주소로 전송하는 단계; 및 상기에서 전송된 전자메일에 관한 정보를 저장하는 단계; 를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체는, 문서작성단말기를 통해 접속된 사용자를 인증하는 단계; 상기 문서작성단말기를 통해 제공되는 문서를 자동 수신하는 단계; 상기 문서작성단말기를 통해 사용자에 의해 입력되는 메일 전송에 필요한 사항을 수신하는 단계; 상기에서 수신된 문서를 이미지문서로 변환하는 단계; 상기에서 변환된 이미지문서를 전자메일에 자동 첨부시키는 단계; 상기에서 이미지문서가 첨부된 전자메일을 상기 사용자의 전송명령에 따라 상기 사용자가 지정한 수신자의 메일주소로 전송하는 단계; 및 상기에서 전송된 전자메일에 관한 정보를 저장하는 단계; 를 실행시키는 프로그램이 기록되어 있다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 문서작성단말기는, 사용 자에 의한 문서 작성 및 필요한 명령을 입력시키기 위한 입력부; 상기 입력부를 통한 사용자의 입력을 지원하기 위한 전시부; 상기 사용자에 의한 문서 작성을 지원하는 문서작성지원부; 상기 문서작성지원부의 지원에 의해 작성된 문서에 대한 사용자의 소정의 메일전송명령에 따라 메일서버로 자동 접속시키는 서버접속부; 상기 서버접속부의 구동에 의해 접속된 메일서버로 상기 문서를 자동으로 업로딩하는 문서업로딩부; 상기 서버접속부의 구동에 의해 접속된 메일서버와 통신을 가능하게 하는 통신부; 및 상기 문서의 작성 및 상기 사용자의 명령에 따른 프로세스를 제어하는 제어부; 를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 메일서버는, 문서작성단말기를 통해 접속된 사용자를 인증하는 인증부; 상기 문서작성단말기를 통해 제공되는 문서를 자동 수신하는 문서수신부; 상기 문서수신부를 통해 수신한 문서를 이미지문서로 변환하는 문서변환부; 상기 문서변환부에 의해 변환된 이미지문서를 전자메일에 자동 첨부시키는 문서첨부부; 상기 문서첨부부에 의해 이미지문서가 첨부 된 전자메일을 상기 사용자에 의해 입력된 수신자의 메일주소로 전송하는 메일전송부; 상기 메일전송부에 의해 전송된 전자메일에 대한 정보, 사용자에 대한 각종 정보 및 필요한 정보를 저장하는 서버저장부; 상기 문서작성단말기와의 통신을 가능하게 하는 서버통신부; 및 상기의 각부를 제어하는 서버제어부; 를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 메일 서비스 시스템은, 작성된 문서에 대한 사용자의 소정의 메일전송명령에 따라 메일서버로 자동으로 접속한 후, 상기 작성된 문서를 상기 메일서버로 자동으로 업로딩시키는 문서작성단말기; 상기 문서작성단말기를 통해 제공되는 문서를 자동으로 수신한 후, 제공된 문서를 이미지문서로 변환하는 한편, 변환된 이미지문서를 전자메일에 자동으로 첨부시켜 사용자의 전송명령에 따라 상기 사용자가 지정한 수신자의 메일주소로 상기 이미지문서가 첨부된 전자메일을 전송하는 메일서버; 및 상기 문서작성단말기와 상기 메일서버를 통신연결시키는 통신망; 을 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 문서작성단말기의 제어방법은, 사용자에 의한 문서 작성을 지원하는 단계; 상기 문서작성지원단계를 거쳐 작성된 문서에 대한 소정의 메일전송명령을 수신하는 단계; 상기 메일전송명령에 따라 작성된 문서를 이미지문서로 전환하는 단계; 상기 메일전송명령에 따라 소정의 메일서버로 자동 접속하는 단계; 상기 서버접속단계에서 접속된 메일서버로 상기 이미지문서를 자동으로 업로딩하는 단계; 및 상기 사용자에 의해 입력되는 명령사항이나 메일 전송을 위해 필요한 입력사항을 상기 메일서버로 입력시키는 단계; 를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체는, 사용자에 의한 문서 작성을 지원하는 단계; 상기 문서작성지원단계를 거쳐 작성된 문서에 대한 소정의 메일전송명령을 수신하는 단계; 상기 메일전송명령에 따라 작성된 문서를 이미지문서로 변환하는 단계; 상기 메일전송명령에 따라 소정의 메일서버로 자동 접속하는 단계; 상기 서버접속단계에서 접속된 메일서버로 상기 이미지문서를 자동으로 업로딩하는 단계; 및 상기 사용자에 의해 입력되는 명령사항이나 메일 전송을 위해 필요한 입력사항을 상기 메일서버로 입력시키는 단계; 를 실행시키는 프로그램이 기록되어 있다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 메일서버의 제어방법은, 문서작성단말기를 통해 접속된 사용자를 인증하는 단계; 상기 문서작성단말기를 통해 제공되는 이미지문서를 자동 수신하는 단계; 상기에서 수신된 이미지문서를 전자메일에 자동으로 첨부시키는 단계; 상기 문서작성단말기를 통해 사용자에 의해 입력되는 메일 전송에 필요한 사항을 수신하는 단계; 상기 사용자의 전송명령에 따라 이미지문서가 첨부된 전자메일을 상기 사용자에 의해 지정된 수신자의 메일주소로 전송하는 단계; 및 상기에서 전송된 전자메일에 관한 정보를 저장하는 단계; 를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체는, 문서작성단말기를 통해 접속된 사용자를 인증하는 단계; 상기 문서작성단말기를 통해 제공되는 이미지문서를 자동 수신하는 단계; 상기에서 수신된 이미지문서를 전자메일에 자동으로 첨부시키는 단계; 상기 문서작성단말기를 통해 사용자에 의해 입력되는 메일 전송에 필요한 사항을 수신하는 단계; 상기 사용자의 전송명령에 따라 이미지문서가 첨부된 전자메일을 상기 사용자에 의해 지정된 수신자의 메일주소로 전송하는 단계; 및 상기에서 전송된 전자메일에 관한 정보를 저장하는 단계; 를 실행시키는 프로그램이 기록되어 있다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른, 문서작성단말기는, 사용자에 의한 문서 작성 및 필요한 명령을 입력시키기 위한 입력부; 상기 입력부를 통한 사용자의 입력을 지원하기 위한 전시부; 상기 사용자에 의한 문서 작성을 지원하는 문서작성지원부; 상기 사용자의 소정의 메일전송명령에 따라 상기 문서작성지원부의 지원에 의해 작성된 문서를 이미지문서로 자동 변환하는 문서변환부; 상 기 메일전송명령에 따라 메일서버로 자동 접속시키는 서버접속부; 상기 서버접속부에 의해 접속된 메일서버로 문서변환부에 의해 변환된 이미지문서를 자동으로 업로딩하는 문서업로딩부; 상기 서버접속부에 의해 접속된 메일서버와 통신을 가능하게 하는 통신부; 및 상기 문서의 작성 및 상기 사용자의 명령에 따른 프로세스를 제어하는 제어부; 를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 메일서버는, 문서작성단말기를 통해 접속된 사용자를 인증하는 인증부; 상기 문서작성단말기를 통해 제공되는 이미지문서를 자동 수신하는 문서수신부; 상기 문서수신부에 의해 수신된 문서를 전자메일에 자동 첨부시키는 문서첨부부; 상기 사용자의 소정의 메일전송명령에 따라 상기 문서첨부부에 의해 이미지문서가 첨부된 전자메일을 상기 사용자에 의해 입력된 수신자의 메일주소로 전송하는 메일전송부; 상기 메일전송부에 의해 전송된 전자메일에 대한 정보, 사용자에 대한 각종 정보 및 필요한 정보를 저장하는 서버저장부; 상기 문서작성단말기와의 통신을 가능하게 하는 서버통신부; 및 상 기의 각부를 제어하는 서버제어부; 를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기의 목적을 달성하기 위한 본 발명에 따른 메일 서비스 시스템은, 작성된 문서에 대한 사용자의 소정의 메일전송명령에 따라 상기 작성된 문서를 이미지문서로 변환하는 한편, 메일서버로 자동으로 접속한 후, 상기 이미지문서를 상기 메일서버로 자동으로 업로딩시키는 문서작성단말기; 상기 문서작성단말기를 통해 제공되는 이미지문서를 자동으로 수신한 후, 제공된 이미지문서를 전자메일에 자동으로 첨부시켜 사용자의 메일전송명령에 따라 상기 사용자가 지정한 수신자의 메일주소로 상기 이미지문서가 첨부된 전자메일을 전송하는 메일서버; 및 상기 문서작성단말기와 상기 메일서버를 통신연결시키는 통신망; 을 포함하는 것을 특징으로 한다.

이하에서는 첨부도면을 참조한 제1 실시 예 및 제2 실시 예에 예로 들어 본 발명을 상세히 설명한다.

<제1 실시 예>

도 1은 본 발명의 제1 실시 예에 따른 메일 서비스 시스템의 블록도이다.

본 메일 서비스 시스템은, 도 1에 도시된 바와 같이, 사용자에 의한 문서의 작성을 지원하는 문서작성단말기(100)와 상기 문서작성단말기(100)로부터 문서를 제공받아 제공된 문서를 이미지문서로 자동 변환한 후, 이를 전자메일에 자동 첨부하여 사용자가 지정한 수신자의 메일주소로 전자메일을 전송하는 메일서버(200) 및 상기 문서작성단말기(100)와 메일서버(200)를 통신 연결시키는 통신망(300)을 포함하여 구성된다. 여기서, 상기 문서작성단말기(100)는, 퍼스널컴퓨터, PDA단말기, 이동전화 등과 같이 사용자에 의해 소정의 문서를 작성할 수 있으며, 통신망(300)을 통해 상기 메일서버(200)로 접속할 수 있는 장치라면 어느 것이나 적용될 수 있다.

문서작성단말기(100)에는, 도 1에 도시된 바와 같이, 입력부(11), 전시부(12), 통신부(13), 문서작성지원부(14), 저장부(15), 서버접속부(16), 문서업로딩부(17) 및 제어부(10)를 포함하여 구성되어 있다.

입력부(11)는, 키보드나 마우스와 같이 사용자에 의한 문서 작성 및 필요한 명령을 입력시키기 위한 것이라면 어느 것이나 바람직하게 적용될 수 있다.

전시부(12)는, 각종 모니터를 비롯한 디스플레이장치가 적용될 수 있으며, 상기 입력부(11)를 통한 사용자의 문서 작성 및 각종 명령 등과 같은 각종 필요한 사항의 입력을 지원하기 위한 각종 화면을 전시시킨다.

통신부(13)는, 문서작성단말기(100)와 메일서버(200) 간에 통신망(300)을 통해 이루어지는 통신을 담당한다.

문서작성지원부(14)는, 아래아 한글, 마이크로소프트 워드, 훈민정음, 회계 등의 계산을 위한 엑셀, HTML문서를 작성하거나 소스를 보기위한 노트패드 등의 프로그램에 따른 문서의 작성을 지원한다.

저장부(15)는, 주지된 바와 같이 사용자의 선택에 따라 작성된 문서를 저장한다.

서버접속부(16)는, 작성된 문서를 전자메일로 보내기 위해 문서작성단말기(100)를 메일서버(200)로 자동 접속시킨다. 이러한 메일서버(200)는 본 발명에 의해 실시될 수 있는 메일 서비스를 수행하는 메일서버(200)로써, 통신망(300)을 통하여 다수의 문서작성단말기(100) 및 또 다른 다수의 통신망을 이용한 메일 서비스를 수행하는 기타의 메일서버와 연결되어 있다.

문서업로딩부(17)는, 상기 문서작성지원부(14)를 통해 작성된 문서를 상기 메일서버(200)로 자동으로 업로딩시킨다.

상기 제어부(10)는, 상기 입력부(11)를 통해 입력된 사용자의 문서 작성, 사용자의 명령에 따른 작업의 실행 및 작성된 문서의 저장에 따른 각종 프로세스를 진행시킨다.

한편, 상기 메일서버(200)는, 도 1의 블록도에 도시된 바와 같이, 인증부(21), 문서수신부(22), 문서변환부(23), 문서첨부부(24), 메일전송부(25), 서버통신부(26), 서버저장부(27) 및 서버제어부(20) 등을 포함하여 구성된다.

인증부(21)는, 상기 메일작성단말기(100)를 통해 접속된 사용자를 인증한다. 이러한 인증은 주지된 바와 같이, 접속된 사용자가 입력하는 정보와 상기 서버저장 부(27)에 저장된 정보가 일치하는지의 여부에 의해 결정된다.

문서수신부(22)는, 상기 문서작성단말기(100)를 통해 제공되는 문서를 자동 수신한다.

문서변환부(23)는, 상기 문서작성단말기(100)를 통해 입력되는 사용자의 메일 전송명령에 따라 상기 문서작성단말기(100)로부터 제공된 문서를 자동으로 이미지문서로 변환한다.

문서첨부부(24)는, 상기 문서작성단말기(100)로부터 제공되는 이미지문서를 전자메일에 자동 첨부시킨다.

메일전송부(25)는, 사용자에 의해 입력된 메일전송명령에 따라 상기 이미지문서가 첨부된 전자메일을 상기 수신자의 메일주소로 전송한다.

서버통신부(26)는, 통신망(300)을 통하여 상기 문서작성단말기(100)와 통신하도록 한다.

서버저장부(27)는, 사용자정보 데이터베이스, 메일정보 데이터베이스 등을 포함하고 있다. 사용자정보 데이터베이스는, 사용자명(개인인 경우에는 이름, 기업 체인 경우에는 기업체명), ID, 패스워드, 주민등록번호, 주소, 전화번호, 사용하는 메일주소 등의 일반적인 회원정보가 저장되어 있으며, 응용 예에 따라서는 특정 기업체의 단체가입자인 경우에는, 부서, 직위 등이 추가로 기록될 수 있다. 상기 메일 정보 데이터베이스에는, 사용자가 송수신한 전자메일에 대한 메일정보가 저장되어 있으며, 메일정보로는, 송신자, 수신자, 메일제목, 송수신 일자, 상대방의 메일확인여부, 메일 또는 첨부파일의 내용 등일 수 있다.

서버제어부(20)는, 각부를 제어하여 전자메일의 전송에 필요한 프로세스를 실행시킨다.

상기와 같은, 메일 서비스 시스템에서의 전자메일 송신에 따른 문서작성단말기(100) 및 메일서버(200)의 제어방법 각각에 대하여 설명한다.

도 2는 문서작성단말기(100)의 제어방법에 대한 흐름도로써, 이를 참조하여 먼저 문서작성단말기(100)의 제어방법을 설명한다.

사용자가 문서 작성을 요구하면, 제어부(10)는 문서작성지원부(14)를 구동시켜 문서작성에 따라 필요되는 사항을 지원한다<S201>.

사용자가 도 3의 참조도에서와 같은 문서를 작성한 후 인쇄명령을 입력하면, 이러한 인쇄명령을 수신한다<S202>. 여기서 인쇄명령은, 사용자가 작성된 문서를 메일로 전송하기 위해 입력하는 소정의 메일전송명령이다. 물론, 이러한 메일전송명령은, 문서의 작성 후에 바로 연속적으로 이루어질 수도 있지만, 기업체의 경우에는 내부 결재과정이 필요하고, 개인의 경우에도 작성된 문서를 저장해 놓은 후에 필요한 경우에 해당 문서를 메일로 전송할 필요성도 있기 때문에, 문서의 작성과 인쇄명령을 연속적일 수도 있고, 단속적일 수도 있다.

이어서, 사용자의 인쇄명령에 따라 도 4의 참조도에서와 같이 작성된 문서의 인쇄를 지원하기 위한 인쇄창이 활성화되고, 사용자는, 도 5의 참조도에서와 같이, 인쇄창에서 프린터기를 선택할 수 있는 프린터 메뉴를 개시시킬 수 있다. 본 실시 예에서는 기존에 주지한 인쇄루틴을 통해 메일전송에 대한 과정을 수행하도록 하였지만, 응용 예에 따라서는, 별도의 메일전송루틴에 의해 실시될 수도 있을 것이다.

사용자가, 도 5의 참조도에서와 같이, 특정 프린터(Mailo 2000window printer)를 선택한 후, '인쇄'를 클릭하면, 서버접속부(16)가 구동됨으로써, 상기 통신부(13)를 통하여 메일서버로 접속한다<S203>. 이 때, 접속을 위해 인증과정이 수행되는데, 응용 예에 따라서는 접속된 후 인증과정을 수행하도록 구현할 수도 있다. 이러한 인증과정을 지원하기 위해서 도 6에서 보여 지는 바와 같은 인증창이 활성화되고, 이러한 인증창에 사용자가 필요한 암호 등을 입력한 후 '로그온'을 클릭함으로써, 메일서버로 접속되는 것이다. 만일, 사용자가 이미 메일서버에 인증과정을 거쳐 접속되어 있는 경우에는 이러한 과정이 생략될 수 있다.

이와 같이 접속이 이루어지면, 이어서, 문서업로딩부(17)가 구동되어 인쇄를 선택한 문서를 메일서버(200)로 자동 업로딩한다<S204>.

사용자는 문서작성단말기(100)를 통하여 메일서버(200)에 접속된 상태에서 해당 메일서버로 메일작성 및 전송에 필요한 각종 필요사항을 입력시킨다<S205>.

계속해서 도 7의 흐름도를 참조하여, 메일서버(200)에서 이루어지는 메일서버(200)의 제어방법에 대한 흐름도를 설명한다.

사용자가 문서작성단말기(100)를 통해 접속하고자 하는 경우 인증부(21)가 구동됨으로써 사용자를 인증한다<S701>. 이러한 인증은, 주지한 바와 같이, 사용자 가 상기 문서작성단말기(100)를 통해 도 6에서 참조된 바와 같은 인증창에 입력한 내용과, 상기 사용자 정보 데이터베이스에 저장기록되어 있는 사용자 정보가 일치하는지의 여부를 판별하는 것이다. 물론, 상술한 바와 같이 이미 인증과정을 거쳐 이미 접속되어 있는 고객의 경우에는 별도의 인증과정을 거칠 필요는 없을 것이다. 물론, 사용자가 기존의 가입 회원이 아닌 경우에는 주지된 바와 같은 회원 가입과정을 거친다.

인증이 완료되면, 문서수신부(22)가 구동되어 상기 문서작성단말기(100)에서 제공되는 문서를 자동 수신한다<S702>. 도 8의 메일창에는 사용자가 작성한 문서의 내용이 개시되어 있다.

사용자가 첨부될 이미지문서의 송부와 함께 소정의 인사말과 같은 일반적인 메일내용을 쓰고 싶으면, 도 9에서 참조되는 바와 같이 메일창의 '내용'을 클릭한 후 내용을 입력시킬 수 있다. 또, 사용자는 변환될 이미지문서의 파일을 선택할 수 있다. 참조도 도 8의 'image type' 난에서 JPEG, .TIF, .GIF, .PDF, .BMP 등과 같은 변환될 이미지 파일 종류를 선택할 수 있는 것이다. 물론, 이미지 파일 종류를 하나의 특정 이미지 파일로 정해놓는 것도 가능하다. 이러한 경우 변환될 이미지 파일 종류를 선택하는 과정은 생략될 것이다.

이와 같이, 사용자가 메일내용 및 수신자의 이메일주소 등 요구되거나 선택할 수 있는 사항들을 문서작성단말기(100)를 통해 입력시키면, 이러한 입력을 수신한 후, 사용자가 메일 전송을 위해 '보내기'를 클릭하면, 도 10에서 참조되는 바와 같이 문서변환부(23)가 구동되어 상기 문서단말기(100)로부터 제공된 문서를 사용자가 선택한 이미지문서로 변환한다<S703>. 경우에 따라서는, 문서작성단말기(100)로부터 이미지문서가 직접 제공될 수도 있으며, 이러한 이미지문서도 또한, 상기한 바와 같은 특정 이미지문서의 파일로 변환시킬 수 있다. 또, 응용 예에 따라서 변환될 이미지 파일 종류를 하나의 특정 이미지 파일로 정해놓은 경우에는, 문서의 수신과 함께 이미지문서로 자동 변환하도록 구현할 수도 있다.

변환이 완료되면, 문서첨부부(24)가 구동됨으로써, 변환된 이미지문서를 전자메일에 첨부시킨다<S704>.

이어서 메일전송부(25)가 구동되어, 도 11에서 참조되는 바와 같이 이미지문 서가 첨부된 전자메일을 사용자가 지정한 수신자의 메일주소로 전송한다<S705>.

전송이 완료되면, 전송된 메일에 관한 정보를 서버저장부(27)에 저장한다<S706>. 저장되는 정보는 도 12에서 참조되는 바와 같이, 송수신자, 편지제목, 보낸날짜, 메일용량의 크기 등과, 수신여부의 확인기록 등과 같은 사항이며, 필요한 모든 사항을 저장시키도록 구현할 수 있다. 만일 기업체와 같은 단체 가입자의 경우에는 각 부서별, 고용인별로 송부된 메일이 통합관리 될 수 있도록 데이터베이스화하여 저장함으로써, 기업체 내부적인 문서관리의 효율성을 높일 수 있게 한다. 수신여부의 확인기록은 송부된 문서를 수신자가 적절히 확인하였는지 여부를 사용자가 확인할 수 있도록 한다.

물론, 주지된 바와 같이 상기 문서작성단말기(200)로 메일전송 완료에 따른 메시지를 전송하는 과정이 병행된다.

<제2 실시 예>

이하에서는, 본 발명의 제실시 예를 도 13 이하를 참조하여 설명한다. 제1 실시 예에서 설명되었던 내용은, 설명의 간결함을 위해 가급적 생략하거나 압축하기로 한다.

도 13은, 본 발명에 따른 메일 서비스 시스템에 대한 블럭도이다. 이를 참조하면, 본 실시 예에 따른 메일 서비스 시스템은, 사용자에 의한 문서의 작성을 지원하며, 작성된 문서를 자동으로 이미지문서로 변환하는 문서작성단말기(400)와, 상기 문서작성단말기(400)로부터 이미지문서를 제공받아 제공된 이미지문서를 전자메일에 자동 첨부하여 사용자가 지정한 수신자의 메일주소로 전자메일을 전송하는 메일서버(500) 및 상기 문서작성단말기(400)와 메일서버(500)를 통신 연결시키는 통신망(300)을 포함하여 구성된다.

문서작성단말기(400)에는, 도 13에 도시된 바와 같이, 입력부(41), 전시부(42), 통신부(43), 문서작성지원부(44), 저장부(45), 문서변환부(48), 서버접속부(46), 문서업로딩부(47) 및 제어부(40)를 포함하여 구성되어 있다.

입력부(41)는, 마찬가지로, 사용자에 의한 문서 작성 및 필요한 명령을 입력시키기 위한 것이라면 어느 것이나 바람직하게 적용될 수 있다.

전시부(42)는, 상기 입력부(41)를 통한 사용자의 문서 작성 및 각종 명령 등과 같이 필요한 사항의 입력을 지원하기 위한 각종 화면을 전시시킨다.

통신부(43)는, 문서작성단말기(400)와 메일서버(500) 간에 통신망(300)을 통해 이루어지는 통신을 담당한다.

문서작성지원부(44)는, 특정 프로그램에 의한 사용자의 문서작성을 지원한다.

저장부(45)는, 사용자의 선택에 따라 작성된 문서를 저장한다.

문서변환부(48)는, 문서작성지원부(44)에 의해 지원된 문서를 이미지문서로 변환시킨다.

서버접속부(46)는, 이미지문서를 전자메일로 보내기 위해 문서작성단말기(400)를 메일서버(500)로 자동 접속시킨다.

문서업로딩부(47)는, 상기 이미지문서를 상기 메일서버(500)로 자동으로 업로딩시킨다.

상기 제어부(40)는, 상기 입력부(41)를 통해 입력된 사용자의 문서 작성, 명 령에 따른 작업의 실행 및 작성된 문서의 저장에 따른 각종 프로세스를 진행시킨다.

한편, 상기 메일서버(500)는, 도 13의 블록도에 도시된 바와 같이, 인증부(51), 문서수신부(52), 문서첨부부(54), 메일전송부(55), 서버통신부(56), 서버저장부(57) 및 서버제어부(50) 등을 포함하여 구성된다.

인증부(51)는, 상기 문서작성단말기(400)를 통해 접속된 사용자를 인증한다.

문서수신부(52)는, 상기 문서작성단말기(400)를 통해 제공되는 문서를 자동 수신한다.

문서첨부부(54)는, 상기 문서작성단말기(400)로부터 제공되는 이미지문서를 전자메일에 자동 첨부시킨다.

메일전송부(55)는, 사용자에 의해 입력된 메일전송명령에 따라 상기 이미지문서가 첨부된 전자메일을 상기 수신자의 메일주소로 전송한다.

서버통신부(56)는, 통신망을 통하여 상기 문서작성단말기(400)와 통신하도록 한다.

서버저장부(57)는, 제1 실시 예에서와 마찬가지로 각종 필요한 사항들을 저장한다.

서버제어부(50)는, 각부를 제어하여 전자메일의 전송에 필요한 프로세스를 실행시킨다.

상기와 같은, 메일 서비스 시스템에서의 전자메일 송신에 따른 문서작성단말기(400) 및 메일서버(500)의 제어방법 각각에 대하여 설명한다.

도 14는 문서작성단말기(400)의 제어방법에 대한 흐름도로써, 이를 참조하여 먼저 문서작성단말기(400)의 제어방법을 설명한다.

사용자가 문서 작성을 요구하면, 제어부(40)는 문서작성지원부(44)를 구동시켜 문서작성에 따라 필요되는 사항을 지원한다<S1401>.

사용자가 작성된 문서의 인쇄명령을 입력하면, 이러한 인쇄명령을 수신<S1402>하여 전시부(42)를 통해 인쇄창을 활성화시킨다.

사용자가, 특정 프린터기를 선택한 후, '인쇄'를 클릭하면, 문서변환부(48)이 구동되어 인쇄가 선택된 문서를 자동으로 이미지문서로 변환한다<S1403>. 경우 에 따라서는 사용자가 이미지문서 자체를 메일로 전송하고자 할 수도 있다. 이러한 경우에는 사용자가 메일로 전송하고자 하는 문서가 이미지문서인지 기타의 일반문서인지를 판단하는 과정이 필요하다. 만일 사용자가 메일로 전송하고자 하는 문서가 이미지문서인 경우라면 별도의 변환과정이 필요하지 아니할 수 있지만, 특정 이미지문서로 변환하고자 하는 경우에는 이미지문서인 경우에도 이미지변환 과정이 필요하다. 물론, 모든 문서를 특정 이미지문서로 변환되도록 구현할 수도 있다.

서버접속부(46)가 구동됨으로써, 상기 통신부(43)를 통하여 메일서버(500)로 접속한다<S1404>.

이와 같이 접속이 이루어지면, 이어서, 문서업로딩부(47)가 구동되어 변환된 이미지문서를 메일서버(500)로 자동 업로딩한다<S1405>.

사용자는 문서작성단말기(400)를 통하여 메일서버(500)에 접속된 상태에서 해당 메일서버(500)로 메일작성 및 전송에 필요한 각종 필요사항을 입력시킨다<S1406>.

계속해서 도 15의 흐름도를 참조하여, 메일서버(500)에서 이루어지는 메일서 버(500)의 제어방법에 대한 흐름도를 설명한다.

상기 인증부(51)은, 문서작성단말기(400)를 통해 접속하고자 하는 사용자를 인증한다<S1501>.

인증이 완료되면, 문서수신부(52)가 구동되어 상기 문서작성단말기(400)에서 제공되는 이미지문서를 자동 수신<S1502>한 후, 수신된 이미지문서를 전자메일에 자동으로 첨부시킨다<S1503>.

사용자가 메일 전송에 필요한 사항이나 선택적인 사항을 문서작성단말기(400)을 통하여 입력한 후 메일전송명령을 입력시키면, 이러한 메일 전송명령에 따라 메일전송부(55)가 구동되어 이미지문서가 첨부된 전자메일을 사용자가 지정한 수신자의 메일주소로 전송한다<S1504>.

전송이 완료되면, 전송된 메일에 관한 정보를 서버저장부(57)에 저장한다<S1505>.

상술한 제1 실시 예와 제2 실시 예의 차이는 문서의 변환이 문서작성단말기(100/400)에서 이루어지는지, 메일서버(200/500)에서 이루어지는지 에 대한 차이이며, 양 실시 예 모두 궁극적으로 문서를 이미지문서로 전환하여 수신자에게 전자메일에 첨부된 형태로 전송하기 위한 목적을 달성시키고 있다.

한편, 본 발명은 문서작성단말기(100, 400) 및 메일서버(400, 500)에서 상술한 제1 및 제2 실시 예에서 설명된 바와 같은 단계를 실행하도록 하는 프로그램이 기록된 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체를 포함한다. 이러한 기록매체에는, 하드 디스크, 플래쉬 메모리, CD 등이 모두 포함될 수 있다.

이와 같이, 본 발명의 상세한 설명에서는 구체적인 실시형태에 관해 설명하였으나, 이는 예시적인 것으로 받아들여져야 하며, 각 과정의 순서가 선택적으로 바뀔 수도 있는 등, 본 발명의 기술적 사상에서 벗어나지 않는 한도 내에서 여러 가지 변형이 가능함은 물론이다. 그러므로 본 발명의 범위는 설명된 실시 형태에 국한되어 정해져서는 안 되며 후술하는 특허청구범위 뿐만 아니라 이 특허청구범위와 균등한 것들에 의해 정해져야 한다.

이상에서 설명한 바와 같이, 본 발명에 따르면, 다음과 같은 효과가 있다.

첫째, 기존의 문서작성프로그램을 그대로 이용하여 문서를 작성한 작성된 원문 그대로를 이미지화하여 인터넷을 통해 간단히 수신자에게 송부할 수 있다.

둘째, 문서의 관리가 용이하다.

셋째, 수신자의 수신여부, 송부과정에서 문서의 훼손을 방지할 수 있다.

넷째, 문서 송부에 따른 작업단계를 감소시킬 수 있기 때문에 문서 송부 업무의 효율성을 향상시킨다.

다섯째, 또, 송부된 문서에 관한 정보가 데이터베이스화하여 저장됨으로써, 문서관리업무의 효율성을 증진시킬 수 있다.

여섯째, 문서가 수신자에게 적절히 도착했는지의 여부를 손쉽게 확인할 수 있다.

Claims (14)

1. 삭제
2. 삭제
3. 삭제
4. 삭제
5. 삭제
6. 삭제
7. 문서작성단말기에서 작성된 문서를 통신망을 통해 메일서버와 접속하여 전송하기 위한 메일서비스 시스템에 있어서;

   상기 문서작성단말기는;

   사용자에 의한 문서 작성 및 필요한 명령을 입력시키기 위한 입력부와,

   상기 입력부를 통한 사용자의 입력을 지원하기 위한 전시부와,

   상기 사용자에 의한 문서 작성을 지원하는 문서작성지원부와,

   상기 문서작성지원부의 지원에 의해 작성된 문서에 대한 사용자의 소정의 메일전송명령에 따라 상기 메일서버로 자동 접속시키는 서버접속부와,

   상기 서버접속부의 구동에 의해 접속된 상기 메일서버로 상기 문서를 자동으로 업로딩하는 문서업로딩부와,

   상기 서버접속부의 구동에 의해 접속된 메일서버와 통신을 가능하게 하는 통신부와,

   상기 문서의 작성 및 상기 사용자의 명령에 따른 프로세서를 제어하는 제어부를 구비하며;

   상기 메일서버는;

   상기 문서작성단말기를 통해 접속된 사용자를 인증하는 인증부와,

   상기 문서작성단말기를 통해 제공되는 문서를 자동 수신하는 문서수신부와,

   상기 문서수신부를 통해 수신된 문서를 이미지문서로 변환하는 문서변환부와,

   상기 문서변환부에 의해 변환된 이미지문서를 전자메일에 자동 첨부시키는 문서첨부부와,

   상기 문서첨부부에 의해 이미지문서가 첨부된 전자메일을 상기 사용자에 의해 입력된 수신자의 메일주소로 전송하는 메일전송부와,

   상기 메일전송부에 의해 전송된 전자메일에 대한 정보, 사용자에 대한 각종 정보 및 필요한 정보를 저장하는 서버저장부와,

   상기 문서작성단말기와의 통신을 가능하게 하는 서버통신부와,

   상기 각부의 프로세서를 제어하는 서버제어부를 포함하는 것을 특징으로 하는 메일서비스 시스템.
8. 삭제
9. 삭제
10. 삭제
11. 삭제
12. 삭제
13. 삭제
14. 문서작성단말기에서 작성된 문서를 통신망을 통해 메일서버와 접속하여 전송하기 위한 메일서비스 시스템에 있어서;

    상기 문서작성단말기는;

    사용자에 의한 문서 작성 및 필요한 명령을 입력시키기 위한 입력부와,

    상기 입력부를 통한 사용자의 입력을 지원하기 위한 전시부와,

    상기 사용자에 의한 문서 작성을 지원하는 문서작성지원부와,

    상기 사용자의 소정의 메일전송명령에 따라 상기 문서작성지원부의 지원에 의해 작성된 문서를 이미지문서로 자동 변환하는 문서변환부와,

    상기 메일전송명령에 따라 상기 메일서버로 자동 접속시키는 서버접속부와,

    상기 서버접속부에 의해 접속된 상기 메일서버로 상기 문서변환부에 의해 변환된 이미지문서를 자동으로 업로딩하는 문서업로딩부와,

    상기 서버접속부에 의해 접속된 메일서버와 통신을 가능하게 하는 통신부와,

    상기 문서의 작성 및 상기 사용자의 명령에 따른 프로세서를 제어하는 제어부를 포함하며;

    상기 메일서버는;

    상기 문서작성단말기를 통해 접속된 사용자를 인증하는 인증부와,

    상기 문서작성단말기로부터 제공되는 이미지문서를 자동 수신하는 문서수신부와,

    상기 문서수신부에 의해 수신된 문서를 전자메일에 자동 첨부시키는 문서첨부부와,

    상기 사용자의 소정의 메일전송명령에 따라 상기 문서첨부부에 의해 이미지문서가 첨부된 전자메일을 상기 사용자에 의해 입력된 수신자의 메일주소로 전송하는 메일전송부와,

    상기 메일전송부에 의해 전송된 전자메일에 대한 정보, 사용자에 대한 각종 정보 및 필요한 정보를 저장하는 서버저장부와,

    상기 문서작성단말기와의 통신을 가능하게 하는 서버통신부와,

    상기 각부의 프로세서를 제어하는 서버제어부를 포함하는 것을 특징으로 하는 메일서비스 시스템.

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