JP2002094710A

JP2002094710A - 情報処理システム、情報端末、配信サーバおよびそれらの制御方法

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Publication number: JP2002094710A
Application number: JP2000277201A
Authority: JP
Inventors: Takashi Tsukamoto; 剛史塚本
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2000-09-12
Filing date: 2000-09-12
Publication date: 2002-03-29

Abstract

(57)【要約】【課題】ファクシミリ受信したメッセージに対する返
信を容易にかつ正確に行うことができる情報処理システ
ムを提供する。【解決手段】外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、メッセージの宛先として識別可
能な端末とに接続された情報処理装置において、受信し
たファクシミリメッセージを確認した後に返信を行う場
合、メッセージファイルおよびメッセージファイルに連
動した通信管理データから自動的にあるいは端末を利用
して相手先の電話番号を特定することができるため、フ
ァクシミリメッセージの返信処理が容易にできる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、外部回線からメッ
セージの受信を行うファクシミリ受信装置と、メッセー
ジの宛先として識別可能な情報端末と、ファクシミリ受
信装置が受信したメッセージアップロードし、端末に配
信する配信サーバと、を含む情報処理システムに関し、
例えば、情報処理システム、情報端末、配信サーバおよ
びそれらの制御方法に記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来のファクシミリ装置では、ファクシ
ミリ受信したメッセージに対する返信を行う場合、返信
者が返信先の電話番号を直接入力するか、手動でアドレ
ス帳から検索し入力していた。

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、返信者
が返信先の電話番号等を直接入力するか、手動でアドレ
ス帳から検索し、入力または指定するのは、手間を要す
るし、直接入力する際に間違いが発生する可能性もあ
る。

【０００３】本発明は、上記従来技術の問題点を解決す
るためになされたものであり、その目的は、ファクシミ
リ受信したメッセージに対する返信を容易にかつ正確に
行うことができる情報処理システム、情報端末、配信サ
ーバおよびそれらの制御方法を提供することである。

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明の情報処理システムは、以下の構成を有す
る。すなわち、外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識
別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信
したファクシミリメッセージを前記端末に配信する配信
サーバと、を有する情報処理システムであって、前記受
信したファクシミリメッセージに対して、返信を行うた
めに必要となる相手先情報を、管理しているデータバー
スから検索する検索手段と、前記検索手段による検索結
果を知らせる報知手段と、を有することを特徴とする。

【０００４】また例えば、前記検索手段および前記報知
手段は、前記情報端末が有することを特徴とする。

【０００５】また例えば、前記検索手段および前記報知
手段は、前記配信サーバが有することを特徴とする。

【０００６】また例えば、前記検索手段は、前記ファク
シミリメッセージと同時に受信する相手先情報だけでは
返信に必要な情報が不足すると判断された場合に、前記
必要となる相手先情報を検索することを特徴とする。

【０００７】また例えば、前記検索手段は、前記ファク
シミリメッセージと同時に受信する相手先情報を利用し
て、返信先を自動選択する選択手段をさらに有すること
を特徴とする。

【０００８】また例えば、前記検索手段は、返信先から
送られてきた情報を基に、アドレス帳、通信管理レポー
トおよび過去の送信情報のうちの少なくとも１つを含む
データベースから必要な相手先情報を検索することを特
徴とする。

【０００９】また例えば、前記必要な相手先情報とは、
返信先の電話番号であることを特徴とする。

【００１０】また例えば、前記検索手段は、前記ファク
シミリメッセージと同時に受信するＴＳＩ、自社コマン
ドまたはサブコードのうちの少なくともいずれか１つを
含むＴ３０規格の情報を利用して返信先の電話番号を判
別することを特徴とする。

【００１１】また例えば、前記検索手段は、前記受信し
たファクシミリメッセージを格納しているメッセージフ
ァイル上の情報や通信管理ファイル上の情報を利用して
返信先の電話番号を判別することを特徴とする。

【００１２】上記目的を達成するために、本発明の情報
処理システムに用いられる情報端末は、以下の構成を有
する。すなわち、外部回線からメッセージの受信を行う
ファクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として
識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受
信したファクシミリメッセージを前記情報端末に配信す
る配信サーバと、を有する情報処理システムに用いられ
る情報端末であって、前記受信したファクシミリメッセ
ージに対して、返信を行うために必要となる相手先情報
を、管理しているデータバースから検索する検索手段
と、前記検索手段による検索結果を知らせる報知手段
と、を有することを特徴とする。

【００１３】上記目的を達成するために、本発明の情報
処理システムに用いられる配信サーバは、以下の構成を
有する。すなわち、外部回線からメッセージの受信を行
うファクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先とし
て識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が
受信したファクシミリメッセージを前記情報端末に配信
する配信サーバと、を有する情報処理システムに用いら
れる配信サーバであって、前記受信したファクシミリメ
ッセージに対して、返信を行うために必要となる相手先
情報を、管理しているデータバースから検索する検索手
段と、前記検索手段による検索結果を知らせる報知手段
と、を有することを特徴とする。

【００１４】また例えば、前記検索手段は、前記ファク
シミリメッセージと同時に受信する相手先情報だけでは
返信に必要な情報が不足すると判断された場合に、前記
必要となる相手先情報を検索することを特徴とする。

【００１５】また例えば、前記検索手段は、前記ファク
シミリメッセージと同時に受信する相手先情報を利用し
て、返信先を自動選択する選択手段をさらに有すること
を特徴とする。

【００１６】また例えば、前記検索手段は、返信先から
送られてきた情報を基に、アドレス帳、通信管理レポー
トおよび過去の送信情報のうちの少なくとも１つを含む
データベースから必要な相手先情報を検索することを特
徴とする。

【００１７】また例えば、前記必要な相手先情報とは、
返信先の電話番号であることを特徴とする。

【００１８】また例えば、前記検索手段は、前記ファク
シミリメッセージと同時に受信するＴＳＩ、自社コマン
ドまたはサブコードのうちの少なくともいずれか１つを
含むＴ３０規格の情報を利用して返信先の電話番号を判
別することを特徴とする。

【００１９】また例えば、前記検索手段は、前記受信し
たファクシミリメッセージを格納しているメッセージフ
ァイル上の情報や通信管理ファイル上の情報を利用して
返信先の電話番号を判別することを特徴とする。

【００２０】上記目的を達成するために、本発明の情報
処理システムに用いられる情報処理方法は、以下の工程
を有する。すなわち、外部回線からメッセージの受信を
行うファクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先と
して識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置
が受信したファクシミリメッセージを前記情報端末に配
信する配信サーバと、を有する情報処理システムに用い
られる情報処理方法であって、前記受信したファクシミ
リメッセージに対して、返信を行うために必要となる相
手先情報を、管理しているデータバースから検索する検
索工程と、前記検索工程による検索結果を知らせる報知
工程と、を有することを特徴とする。

【００２１】上記目的を達成するために、本発明の情報
処理システムに用いられる情報端末のに用いられる情報
処理方法は、以下の工程を有する。すなわち、外部回線
からメッセージの受信を行うファクシミリ受信装置と、
前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前
記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッセ
ージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を有する
情報処理システムに用いられる情報端末の情報処理方法
であって、前記受信したファクシミリメッセージに対し
て、返信を行うために必要となる相手先情報を、管理し
ているデータバースから検索する検索工程と、前記検索
工程による検索結果を知らせる報知工程と、を有するこ
とを特徴とする。

【００２２】上記目的を達成するために、本発明の情報
処理システムに用いられる配信サーバのに用いられる情
報処理方法は、以下の工程を有する。すなわち、外部回
線からメッセージの受信を行うファクシミリ受信装置
と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末
と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリ
メッセージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を
有する情報処理システムに用いられる配信サーバの情報
処理方法であって、前記受信したファクシミリメッセー
ジに対して、返信を行うために必要となる相手先情報
を、管理しているデータバースから検索する検索工程
と、前記検索工程による検索結果を知らせる報知工程
と、を有することを特徴とする。

【００２３】上記目的を達成するために、本発明の記憶
媒体は、以下の構成を有する。すなわち、外部回線から
メッセージの受信を行うファクシミリ受信装置と、前記
メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記フ
ァクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッセージ
を前記情報端末に配信する配信サーバと、を有する情報
処理システムの制御プログラムを格納した記憶媒体であ
って、該制御プログラムは、前記受信したファクシミリ
メッセージに対して、返信を行うために必要となる相手
先情報を、管理しているデータバースから検索する検索
工程のコードと、前記検索工程による検索結果を知らせ
る報知工程のコードと、を有することを特徴とする。

【００２４】上記目的を達成するために、本発明の記憶
媒体は、以下の構成を有する。すなわち、外部回線から
メッセージの受信を行うファクシミリ受信装置と、前記
メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記フ
ァクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッセージ
を前記情報端末に配信する配信サーバと、を有する情報
処理システムに用いられる情報端末の制御プログラムを
格納した記憶媒体であって、該制御プログラムは、前記
受信したファクシミリメッセージに対して、返信を行う
ために必要となる相手先情報を、管理しているデータバ
ースから検索する検索工程のコードと、前記検索工程に
よる検索結果を知らせる報知工程のコードと、を有す
る。

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態を例示的に詳しく説明する。

【００２５】本発明に係る情報処理システムの一実施の
形態として、ファクシミリ文書配信システムについて説
明する。

【００２６】［ファクシミリ文書配信システム］図１Ａ
〜図１Ｅは、本ファクシミリ文書配信システムの構成例
を示す図である。

【００２７】図１Ａは、ＬＡＮ上に、文書配信／管理サ
ーバ１００１をおき、それと接続して各種サービスを実
行させるための一台のマルチファンクションデバイス
（以下、ＭＦＤと称す）１０１０と、各ユーザ用のサー
ビス環境として複数（ここでは例として２台）のクライ
アント端末（以下、単にクライアントと称す）１０２
０、１０２１とを同一ＬＡＮ上に配置した例を示してい
る。また、ＭＦＤ１０１０は、ＦＡＸ通信のために公衆
網に接続されている。

【００２８】図１Ｂは、ＬＡＮ上に文書配信／管理サー
バ１１０１をおき、それと接続して各種サービスを実行
させるための複数（ここでは例として２台）のＭＦＤ１
０１０、１０１１と、各ユーザ用のサービス環境として
複数（ここでは例として４台）のクライアント１１２０
〜１１２３とを同一ＬＡＮ上に配置した例を示してい
る。また、ＭＦＤ１０１０、１０１１は、それぞれＦＡ
Ｘ通信のために公衆網に接続されている。このように、
クライアントが増加する場合には、ユーザ先で運用され
るサービスの負荷に応じて、このような形態のシステム
を構築することも可能である。この例においては、文書
配信／管理サーバ１１０１サイドに複数のＭＦＤ１０１
０、１０１１の使い分け処理の機能を追加することによ
り対応することが可能である。

【００２９】図１Ｃは、論理的に同一のネットワーク
（ＬＡＮ）上に複数（ここでは例として２台）の文書配
信／管理サーバ１００１、１１０１をおき、それと接続
して各種サービスを実行させるための複数（ここでは例
として２台）のＭＦＤ１０１０、１１１０と、各ユーザ
用のサービス環境として複数（ここでは例として４台）
のクライアント１０２０、１０２１、１１２０、１１２
１とを同一ＬＡＮ上に配置した例を示している。具体的
には、１つの文書配信／管理サーバ１００１に対して、
ＭＦＤ１０１０と、クライアント１０２０、１０２１が
１つのグループとして運用でき、また他のグループとし
て、文書配信／管理サーバ１１０１を中心としたＭＦＤ
１１１０と、クライアント１１２０、１１２１でのグル
ープの運用ができるようになっている。この場合には、
必要に応じて文書配信／管理サーバ１００１と１１０１
との間の通信をサポートすることにより、より柔軟な文
書配信／管理サービスをユーザに提供することが可能と
なる。

【００３０】図１Ｄは、ＬＡＮ上に文書配信／管理サー
バ１００１をおき、それと接続して各種サービスを実行
させるための一台のＭＦＤ１０１０と、各ユーザ用のサ
ービス環境として複数（ここでは例として４台）のクラ
イアント１０２０〜１１２３とを同一ＬＡＮ上に配置し
た例を示している。また、ＭＦＤ１０１０は、ＦＡＸ通
信のために公衆網に接続されている。ただし、この例で
は、文書配信／管理サーバ１００１と、ＭＦＤ１０１０
とで提供される文書配信／管理サービスは、同一ネット
ワーク（ＬＡＮ）上の限定されたクライアント（ここで
は１０２０、１０２１）のみに提供され、同一ネットワ
ーク（ＬＡＮ）上のクライアント１０２２、１０２３に
は提供されないのが特徴である。この例は、文書配信／
管理サーバ１００１が、必要に応じてユーザ管理、例え
ば、本アプリケーションのライセンス管理、セキュリテ
ィ管理を柔軟に行うことが可能であることを示してい
る。

【００３１】図１Ｅは、ＬＡＮ上に文書配信／管理サー
バ１００１をおき、それと接続して各種サービスを実行
させるための一台のＭＦＤ１０１０と、各ユーザ用のサ
ービス環境として複数（ここでは例として２台）のクラ
イアント１０２０〜１０２１とを同一ＬＡＮ上に配置し
た例を示している。また、ＭＦＤ１０１０は、ＦＡＸ通
信のために公衆網に接続されている。また、この例で
は、文書配信／管理サーバ１００１は、公衆網と接続さ
れており、公衆網にもＦＡＸ１４５０だけでなく、情報
処理端末（ＰＣ）１４６０も接続されており、公衆網経
由で、文書配信／管理サーバ１００１にアクセスできる
ようになっている。なお、文書配信／管理サーバ１００
１の公衆網との通信手段は、通常のダイアルアップ処理
で容易に対応可能である。

【００３２】［ＭＦＤの内部構成］図２は、マルチファ
ンクションデバイス（ＭＦＤ）の内部構成を示すブロッ
ク図である。

【００３３】リソース管理部２００１は、デバイスとし
てサポートしている各種リソース全体を管理し、リクエ
ストされた各種ジョブのスケジューリング等を行ってい
る。操作部２０１０は、端末としての機能をユーザに提
供するためのユーザインターフェースである。

【００３４】読取制御部２０１５は、スキャナ２０１６
の制御を行い、記録制御部２０２０は、プリンタ２０２
１の制御を行う。通信制御部２０２５は、回線制御部２
０２６を介して、ＦＡＸ送受信を制御する。

【００３５】メモリ管理部２０３０は、メモリ２０３１
を各制御部に割り当て、各種文書データ等の蓄積管理等
を行う。画像処理部２０３５は、紙サイズ変換、解像度
変換、スムージング処理等、特にＦＡＸ送信、受信記録
時に必要な画像処理を行う。

【００３６】符号化処理部２０４０は、特にＦＡＸ送受
信用に標準的に使用されているＭＨ、ＭＲ、ＭＭＲとい
った符号化、復号化処理を中心に行っている。

【００３７】ＰＤＬ制御部２０４５は、ＬＡＮを介して
受け付けたＰＤＬデータをＰＤＬ処理部２０４６を用い
てビデオデータに変換する。そのビデオデータは、記録
制御部２０２０に渡されてプリンタ２０２１で出力され
る。

【００３８】外部Ｉ／Ｆ制御部２０５０は、ＬＡＮ制御
部２０５１を介して、ＬＡＮ上のサーバと所定のデータ
通信、ジョブ管理、制御を行う。例えば、サーバからの
送信ジョブ、プリントジョブを受けつけたり、サーバ側
に受信データ、スキャナ読取データを転送したりするな
どの処理をリソース管理部２００１の管理下で行う。

【００３９】また、外部Ｉ／Ｆ制御部２０５０には、ネ
ットワーク上の特定のユーザ（クライアント）用に、ス
キャナ読取データをサーバ側に転送するため操作部２０
１０上から前記クライアントを指定する手段も設けられ
ている。以下に、マルチファンクションデバイスの単体
での動作について補足する。

【００４０】「コピー動作」操作部２０１０からの操作
により、スキャナ２０１６にセットされた原稿が読み取
られて、プリンタ２０２１に出力されるようにリソース
管理部２００１の管理下で各関連制御部が制御される。

【００４１】「ＦＡＸ送信」操作部２０１０からの操作
により、スキャナ２０１６にセットした原稿が読み取り
されて、回線制御部２０２６からデータが転送されるよ
うに、リソース管理部２００１の管理下で各関連制御部
が制御される。

【００４２】「ＦＡＸ受信」回線制御部２０２６で着信
した画像データを、一旦メモリ２０３１に蓄積し、この
画像データを受信文書出力として、プリンタ２０２１か
らプリント出力するように、または、ＬＡＮ制御２０５
１を介してサーバへデータ転送するように、リソース管
理部２００１の管理下で各関連制御部が制御される。

【００４３】［各種ジョブ］図３は、マルチファンクシ
ョンデバイスが、特にＬＡＮ上のサーバと接続されてい
るサーバと連携して各種ジョブの処理を行う場合のフロ
ーチャートを示している。

【００４４】まず、ステップＳ２１０１では、サーバと
の接続要求が有るかどうかを確認し、要求がなければ、
接続要求が有るまで待ち、要求があれば、ステップＳ２
１０２に進む。このサーバとの接続要求の指示は、操作
部２０１０からでもネットワーク上からでも受け付けら
れるようになっている。この時、接続すべきサーバを指
定することもできる。

【００４５】次に、ステップＳ２１０２では、接続処理
を行う。すなわち、接続すべきサーバ名が指定されてい
る場合は、そのパラメータ値をＬＡＮ上に流すデータに
付加することで、サーバ側へ通知する。

【００４６】次に、ステップＳ２１１０に進み、端末内
にサーバ側へ転送すべきジョブデータがあるか否かの確
認を行い、ジョブが無い場合には、何もせずにステップ
Ｓ２１１１に進み、受信文書転送ジョブ、スキャナ読み
取りジョブ等のジョブが有る場合には、ステップＳ２１
１１１に進み、サーバ側にジョブデータ転送等の処理を
してからステップＳ２１２０に進む。

【００４７】次に、ステップＳ２１２０では、サーバ側
に端末側へのジョブ要求があるか否かを確認し、要求ジ
ョブがあれば、ステップＳ２１２１に進み、要求ジョブ
が無ければ、何もせずにステップＳ２１３０に進む。

【００４８】次に、ステップＳ２１２１では、端末内の
リソースの空き状況を確認し、その時点でジョブデータ
を受け付けられる状況かどうかを判断する。ステップＳ
２１２１において、ジョブデータを受け付けられる状況
でないと判断されれば、ステップＳ２１２２に進み、端
末側がビジー状態であることをサーバ側に通知してから
ステップＳ２１３０に進む。

【００４９】一方、ステップＳ２１２１において、ジョ
ブデータを受け付けられる状況であると判断されれば、
ステップＳ２１２３に進み、ジョブデータを受け付け
て、ジョブ処理を行う。すなわち、一旦ジョブデータを
メモリに蓄積し、その後必要な処理、例えばＦＡＸ送信
処理、プリントアウト処理を行う。

【００５０】次に、ステップＳ２１３０において、サー
バとの接続を開放する要求が出されているかどうかかを
確認し、要求がなければ、ステップＳ２１１０に戻っ
て、処理を継続し、サーバとの接続を開放する要求があ
れば、ステップＳ２１３１に進み、サーバとの切断処理
を行ってから、ステップＳ２１０１に戻り、サーバとの
接続要求を待つ。

【００５１】［文書配信サーバの内部構成］図４は、本
システム内の文書配信サーバの内部構成の一例を示すブ
ロック図である。

【００５２】３００１は、ＬＡＮ制御部であり、基本的
な機能はサーバアプリケーションがインストールされる
ネットワークＯＳにより提供される。

【００５３】３００２は、トランザクション管理部であ
り、サーバ管理下のデバイス、クライアントとの個別の
通信処理を、内部処理の結果を踏まえつつ、ＬＡＮ制御
部３００１を介して行う。

【００５４】３００３は、リクエストＱｕｅｕｅ管理部
であり、デバイス側、クライアント側からの非同期に転
送される各種要求メッセージを一旦内部的にＱｕｅｕｅ
管理し、逐次要求内容に応じた処理をする。また、サー
バ内でスケジューリングを必要とする要求が発生する場
合にも対応する。

【００５５】３００４は、ジョブ管理部であり、デバイ
ス側、クライアント側、場合によってはサーバ内からの
要求内容にそって、各種ジョブ処理部に処理を渡す。

【００５６】３００５は、ユーザデバイス管理部であ
り、ユーザ管理に関するジョブを処理するもので、接続
されるユーザ（クライアント）、デバイスの管理に関す
るジョブ処理を行う。例えば、各クライアント、デバイ
スからの接続（ログイン）要求処理の判断、各ユーザ用
に管理された文書情報、アドレス情報のハンドリング、
ならびにデバイス側のジョブ処理状況、リソース状態等
を管理、制御する。

【００５７】３００６は、サーバ管理部であり、サーバ
管理に関するジョブを処理するもので、サーバの管理者
向けにサーバの設定、データのバックアップ、サービス
用ログデータの取得等のサービス機能を提供する。

【００５８】３００７は、文書処理部であり、本サーバ
に関する処理を扱う。必要に応じてスケジューラ３０１
０に制御権を渡し、その管理下で各種ジョブ処理部３０
２０を実行するようになっている。なお、各種ジョブ処
理部３０２０の具体例については図５にて説明するの
で、ここでの説明は省略する。

【００５９】３０３０は、メモリ管理部であり、サーバ
で扱う各種データは、原則としてその管理下でデータベ
ース３０３１に蓄積され、管理され、必要に応じて各デ
ータの参照、読み出しが行われる。なお、データベース
３０３１の具体例については、図６にて説明するので、
ここでの説明は省略する。

【００６０】［各ジョブ］図５は、本システム内の文書
配信サーバの各ジョブ群を示す図である。大分類とし
て、３１１０に示すサーバとデバイス間でのジョブデー
タの転送処理を伴う対デバイスジョブと、３１２０に示
すサーバ内で処理されるサーバ内部ジョブ、もしくはサ
ーバ−クライアント間でのデータ処理に限定されるジョ
ブに分けてスケジュール管理されている。次に、対デバ
イスジョブ３１１０とサーバ内部ジョブ３１２０につい
て、説明する。

【００６１】［対デバイスジョブ］３１１１は、Ｆａｘ
送信ジョブであり、各クライアントからの送信要求ジョ
ブデータを受け取ると、ＭＦＤに対してＦａｘ送信を要
求する。

【００６２】３１１２は、Ｆａｘ受信ジョブであり、Ｍ
ＦＤからＦａｘ受信データを受けて、サーバ内に原稿を
蓄積管理する。なお、ＭＦＤからクライアントの配信先
データが付加されている場合は、そのユーザ固有のデー
タとして管理することで配信処理を行う。また、配信先
が不明の場合は、後述する自動ルーティングジョブ３１
２６に処理を移すことにより、イメージデータから配信
先を抽出処理することにより配信処理ができるようにな
っている。

【００６３】３１１３は、プリントジョブであり、ここ
では、クライアント側からの特にサーバ内に蓄積管理さ
れたイメージ文書の印刷要求ジョブに関して処理を制御
する。

【００６４】３１１４は、スキャンジョブであり、デバ
イスからの原稿を読み取ったデータを受け取り、所定の
ユーザの読取専用フォルダにファイルとして管理して当
該ユーザからアクセスできるようになっている。

【００６５】［サーバ内ジョブ］３１２１は、ＯＣＲ解
析ジョブであり、イメージデータとして蓄積管理される
受信文書、スキャナ読取文書等に対してＯＣＲ処理をす
る。ここでは、直接指定された文書全体をＯＣＲ処理す
る場合と、他の文書要約ジョブ３１２２、ルーティング
ジョブ３１２６から目的に応じて起動されることも可能
になっている。例えば、受信文書から宛先データを抽出
処理したり、イメージデータ全体をＯＣＲ処理して、全
文を電子データ化したりすることが可能になっている。

【００６６】３１２２は、文書要約ジョブであり、サー
バ内に蓄積された文字コード化された文書に対する内容
の要約処理を行うためのものである。

【００６７】３１２３は、文書検索ジョブであり、サー
バ内に蓄積された文書に対して検索の手段を提供するも
のである。

【００６８】３１２４は、暗号処理部であり、必要に応
じてサーバに蓄積された文書に対して暗号化処理を施
し、文書に対するセキュリティを保証するものである。

【００６９】３１２５は、文書データ転送ジョブであ
り、クライアント側にイメージデータを転送処理する。
この時、表示サイズの縮小要求があれば、縮小処理した
表示データを転送する。

【００７０】３１２６は、自動ルーティングジョブであ
り、特には、受信文書に対してする配信処理を、宛先を
ＯＣＲ解析ジョブ３１２１により抽出し、抽出された宛
先に対応するユーザ別の管理エリアに当該文書を移動さ
せることで配信処理を行う。

【００７１】３１２７は、手動ルーティングジョブであ
り、特に一時的に蓄積された受信文書に対して、特別に
許可されたクライアント側のユーザに対して各文書を視
覚的に内容を見せて、所定の宛先を確認させる手段と、
ネットワーク上の各ユーザのフォルダに当該文書をサー
バ内で手動的に移動させる手段とを提供するものになっ
ている。

【００７２】３１２８は、文書登録ジョブであり、クラ
イアント側の要求に応じてサーバ内に文書の登録を行う
ことが可能になっている。

【００７３】［データベース構成］図６は、本システム
内の文書配信サーバのデータベース構成を示す図であ
る。まず、共有データとして以下のデータを管理する。

【００７４】（１）ユーザ管理情報ユーザ名、ユーザパスワード、ユーザ別設定、デバイス
設定情報等（２）サーバ管理情報ユーザライセンス数、時刻、サーバアプリケーションバ
ージョン等（３）共有アドレスデータ：共有するアドレスデータネットワーク上の各ユーザのＬＡＮ上のアドレスについ
ては、自動的に登録する。（４）共有文書データ：共有する文書データ（５）共有文書アノテーションデータ共有する文書に対するアノテーション情報（６）通信ログデータ特に、ＦＡＸ送受信に関連する通信ログ（履歴）データ（７）一時保存データ特に、宛先が明示されずに転送されたＦＡＸ受信文書。

【００７５】また、各ユーザ単位のデータとして以下の
データを管理する。（１）Ｉｎｂｏｘデータ：主としてデバイス側から転送
される受信文書データ（２）Ｏｕｔｂｏｘデータ：デバイス側に転送される送
信要求中の文書データ（３）Ｓｃａｎデータ：スキャン読取後、転送された文
書データ（４）ＳｅｎｔＦａｘデータ：送信処理済みの文書デー
タ（５）Ｔｒａｓｈデータ：不要と指示され一時保存され
た文書データ（６）ユーザ専用フォルダデータユーザが個別に設定したフォルダに、ユーザが移動、複
写させた文書が管理される。（７）ユーザ専用アドレスデータユーザが独自に設定したアドレス情報。

【００７６】［データフロー］図７は、本システム内の
文書配信サーバを介したシステムにおけるデータフロー
を示す図である。

【００７７】マルチファンクションデバイス（ＭＦＤ）
１０１０とは、サーバにおけるデータバッファ３３１０
を介してデータ転送処理が行われ、データバッファ３３
１０においては、（１）ＦＡＸ送信要求用データバッファ（２）ＦＡＸ受信用データバッファ（３）プリントデータ用データバッファ（４）スキャナデータ用データバッファがそれぞれ用意されてている。これらのデータは、デー
タパケット単位に混在させてＭＦＤ１０１０に転送する
ことが可能である。

【００７８】サーバ内では、ＭＦＤ１０１０側のデータ
バッファ３３１０と、データベース３３１１側で内部的
に必要に応じたデータ転送が行われる。各クライアント
１０２０〜１０２２は、サーバにおけるデータベースに
対してデータ転送（アクセス）を行うことにより、各種
サービスの提供を受けることが基本になっている。

【００７９】例えば、クライアント１０２０のユーザ１
は、サーバにおける共通データエリアのデータ領域と、
ユーザ１用として個別に管理されたユーザ１データ領域
をアクセスすることで、各種サービスの提供を受けるこ
とができるようになっている。

【００８０】［基本処理］図８は、文書配信サーバにお
ける基本処理を示すフローチャートである。

【００８１】まず、ステップＳ３４０１において、電源
立ち上げ時に行うデータベースのチェックを行う。

【００８２】次に、ステップＳ３４１０に進み、各種ク
ライアントならびにデバイスからの、サーバへのＬｏｇ
ｉｎ要求の確認を行い、Ｌｏｇｉｎ要求が無ければ何も
しないでステップＳ３４１５に進み、Ｌｏｇｉｎ要求が
あれば、ステップＳ３４１１に進み、パスワードチェッ
ク等を含めたＬｏｇｉｎ処理を図４のユーザ管理３００
５で行ってから、ステップＳ３４１５に進む。

【００８３】次に、ステップＳ３４１５において、クラ
イアントからのユーザ情報要求の確認を行い、ユーザ情
報要求が無ければ何もしないでステップＳ３４２０に進
み、ユーザ情報要求があれば、ステップＳ３４１６に進
み、要求内容に応じて各ユーザ個別のデータ、および共
有データを図４のユーザデバイス管理部３００５でクラ
イアント側に転送してから、ステップＳ３４２０へ進
む。

【００８４】次に、ステップＳ３４２０において、クラ
イアントからのサーバ情報要求の確認を行い、サーバ情
報要求が無ければ何もしないでステップＳ３４２５に進
み、サーバ情報要求があれば、ステップＳ３４２１に進
み、要求内容に応じてサーバ固有のデータを図４のサー
バ管理部３００６でクライアント側に転送してから、ス
テップＳ３４２５に進む。

【００８５】次に、ステップＳ３４２５において、クラ
イアントからの文書データ要求の確認を行い、文書デー
タ要求が無ければ何もしないでステップＳ３４３０に進
み、文書データ要求があれば、ステップＳ３４２６に進
み、指定された文書のデータ転送処理を図４の文書処理
部３００７でクライアント側に転送してから、ステップ
Ｓ３４３０に進む。

【００８６】次に、ステップＳ３４３０において、クラ
イアント、デバイスからの各種ジョブ要求の確認を行
い、ジョブ要求が無ければ何もしないでステップＳ３４
３５に進み、ジョブ要求があれば、ステップＳ３４３１
に進み、指定されたジョブの種類に応じたジョブデータ
処理を図４の文書処理部３００７でクライアント側に転
送してから、ステップＳ３４３５に進む。

【００８７】次に、ステップＳ３４３５において、アド
レスブック処理に関する処理要求の確認を行い、処理要
求が無ければ何もしないでステップＳ３４４０に進み、
処理要求があれば、ステップＳ３４３６に進み、アドレ
ス情報の収集、登録、変更に関する処理を行ってから、
ステップＳ３４４０に進む。

【００８８】次に、ステップＳ３４４０において、Ｌｏ
ｇｏｕｔ要求の確認を行い、Ｌｏｇｏｕｔ要求が無けれ
ば何もしないでステップＳ３４４５に進み、Ｌｏｇｏｕ
ｔ処理要求があれば、ステップＳ３４４１に進み、Ｌｏ
ｇｏｕｔ処理を行ってから、ステップＳ３４４５に進
む。

【００８９】次に、ステップＳ３４４５において、サー
バシャットダウン要求の確認を行い、サーバシャットダ
ウン要求が無ければ何もしないでステップＳ３４１０に
戻り、サーバシャットダウン処理要求があれば、ステッ
プＳ３４４６に進み、サーバシャットダウン処理を行っ
てから一連の作業を終了する。

【００９０】［クライアント側の内部構成］図９は、ク
ライアント側の内部構成を示すブロック図である。

【００９１】４００１は、一般の文書作成アプリケーシ
ョンであり、４００２は、ＯＳが提供するグラフィック
デバイスインターフェース部であり、４００３は、プリ
ンタドライバであり、４００４は、一般的にはＯＳが提
供するプリントマネージャーであり、アプリケーション
４００１から要求された印刷系のジョブは、これらのモ
ジュール（４００２から４００４）を通り、４０３０の
ＬＡＮ制御部を介してネットワークＯＳが提供する印刷
システム上で処理される。

【００９２】４００５は、ＦＡＸドライバであり、アプ
リケーションから送信要求する場合はこちらのドライバ
が選択されて後述するジョブ管理部４０２０を介して送
信要求ジョブとして処理される。

【００９３】４０１０は、本システムにおいて提供され
る文書配信／管理アプリケーションであり、文書配信／
管理サーバへアクセスするＧＵＩを提供している。具体
的には、各種データ（ＦＡＸ送受信文書、スキャナ文
書、通信履歴情報等）の表示、文書編集機能、各種設定
機能（個人文書を共有文書にするモード設定、アドレス
帳設定含む）、各種ジョブ指定操作（ＦＡＸ送信、文書
印刷、等）などを提供している。

【００９４】なお、本実施の形態においては、一般ユー
ザ用アプリケーションとは別に、いくつか管理者用アプ
リケーションも用意してある。その一つには、受信文書
の手動配信アプリケーションがある。これは、宛先が不
明（解析不能含む）でサーバ内に一持保存された受信文
書の内容をビューアで表示し、目視で宛先を確認できる
ようにして、当該文書を所定のユーザ用の文書として設
定できるものである。また、サーバ管理者用のアプリケ
ーションとして、本サーバを使用するクライアント（ユ
ーザ）設定、デバイスのリモート設定等が可能な管理者
用アプリケーションも用意されている。

【００９５】４０１１は、同様に提供される文書配信／
管理ドライバであり、アプリケーションから要求される
各種ジョブデータのハンドリングをジョブ管理部４０２
０を介して行っている。

【００９６】４０２０は、ジョブ管理部であり、アプリ
ケーション４０１０から要求されたジョブの管理を行
う。

【００９７】４０２１は、ジョブ制御部であり、各種ジ
ョブに対して、サーバとのデータ転送処理を行うもので
ある。

【００９８】４０３０は、ＬＡＮ制御部であり、一般的
には、ＯＳメーカが提供するＬＡＮ上の通信を制御す
る。

【００９９】［クライアント側の処理］図１０は、クラ
イアント側における処理フローチャートである。

【０１００】まず、ステップＳ４１０１において、サー
バへの接続（Ｌｏｇｉｎ）処理を行い本実施の形態にお
けるシステムのユーザとしてのユーザ認証（例えば、ユ
ーザＩＤ，パスワードを使用する）を行う。

【０１０１】次に、ステップＳ４１０２では、サーバか
らのデータアップロード、表示処理を行い、Ｌｏｇｉｎ
した結果、当該ユーザ用のデータとしてサーバ側ですで
に管理されているデータを吸い上げ、ＧＵＩ上に所定の
データを表示させる。

【０１０２】次に、ステップＳ４１１０は、ユーザから
のジョブ要求の有無を検索し、何らかのジョブ要求が無
ければ何もしないでステップＳ４１２０に進み、何らか
のジョブ要求が有ればステップＳ４１１１に進み、その
ジョブ要求を処理してから、ステップＳ４１２０に進
む。

【０１０３】次に、ステップＳ４１２０では、アプリケ
ーションの終了要求を調べ、アプリケーションの終了要
求がなければ、ステップＳ４１０２に戻り再度サーバ側
のデータをアップロードし、配信された文書の有無等の
ステータスの確認を行う。

【０１０４】一方、ステップＳ４１２０でアプリケーシ
ョンの終了要求が有る場合には、ステップＳ４１２１に
進み、サーバとの切断（Ｌｏｇｏｕｔ）処理を行ってか
ら一連の作業を終了する。

【０１０５】［返信者による返信先の情報取得］次に、
返信者（ファクシミリメッセージを受け取り、受け取っ
たファクシミリに対してメッセージを送信しようとする
者）が返信先の詳細な情報を取得するまでの処理につい
て、返信者が情報端末（クライアント）を使用して行う
場合の処理を例に取り説明する。なお、以下に説明する
処理は、下記のように情報端末（クライアント）を用い
て返信者が行わずに、自動的にサーバ（文書配信／管理
サーバ）上で行っても良い。

【０１０６】図１１は、返信者が返信先の詳細な情報を
取得するまでの処理を示したフローチャートである。

【０１０７】返信先の情報の取得時において、受け取っ
たファクシミリメッセージに付随するＴＳＩ（ＣＣＩＴ
Ｔ−Ｔ３０勧告における送信元電話番号）や、ＳＵＢ
（ＣＣＩＴＴ−Ｔ３０勧告における送信元からのＳＵＢ
コード）や、ＮＳＳ（ＣＣＩＴＴ−Ｔ３０勧告における
送信元からの自社独自モードによる情報）等の送信元か
らの情報が検索対象のデータとなる。

【０１０８】上記送信元からの情報は、情報端末（クラ
イアント）上やサーバ（文書配信／管理サーバ）上のフ
ァクシミリメッセージファイル内に存在していても、情
報端末（クライアント）上やサーバ（文書配信／管理サ
ーバ）上のファクシミリメッセージの通信管理部また
は、情報端末（クライアント）上やサーバ（文書配信／
管理サーバ）上の通信管理ファイル上に管理されていて
も構わない。

【０１０９】まず、ステップＳ４２０１において、受け
取ったメッセージを図１３のようなメッセージビューア
で確認後、返信をする使用者は、返信を選択する。これ
は、図１３のビューアの「返信１０２」キーを押下する
のと同じである。なお、返信プロセスの起動は、上記手
順に限ったものでなくとも構わない。この操作により、
返信プロセスが起動される。

【０１１０】以下に、図１３のビューアについて、詳し
く説明する。図１３は、情報端末において、ファクシミ
リメッセージを受け取った者がファクシミリメッセージ
を確認するヴューアを示した図である。例として、相手
先（０４４−４４４−５５５５）からの送られてきたフ
ァクシミリメッセージファイル（ｔｅｓｔ１２０７．ｆ
ａｘ）を確認しているヴューアを示す。

【０１１１】上段１００には、「送信１０１」「返信１
０２」「転送１０３」「配信１０４」「登録１０５」キ
ーがある。「送信１０１」キーは、メッセージを送信す
る場合に押下し、「返信１０２」キーは、メッセージを
返信する場合に押下し、「転送１０３」キーは、メッセ
ージを転送する場合に押下し、「配信１０４」キーは、
メッセージを配信する場合に押下し、「登録１０５」キ
ーは、受け取ったメッセージの送信者情報をアドレス帳
等のデータベースに登録する場合に押下する。

【０１１２】中段１１０には、確認中のメッセージファ
イル名１０６と、相手先情報１０７を表示する。相手先
情報１０７は、ＴＳＩ（ＣＣＩＴＴ−Ｔ３０勧告におけ
る送信元電話番号）やＳＵＢ（ＣＣＩＴＴ−Ｔ３０勧告
における送信元からのＳＵＢコード）やＮＳＳ（ＣＣＩ
ＴＴ−Ｔ３０勧告における送信元からの自社独自モード
による情報）等の送信先の情報ならなんでも構わない。
下段１２０には、ファクシミリメッセージ１２１がイメ
ージとして展開され表示される。

【０１１３】したがって、ステップＳ４２０１におい
て、図１３に示すファクシミリメッセージ１２１を確認
した後、確認したファクシミリメッセージ１２１に対し
て返信を行う場合には、返信者は、ヴューア上の「返信
１０２」キーを押下する。

【０１１４】次に、ステップＳ４２０２において、返信
プロセスでは、返信の元となったファイル（例えば、図
１３において「返信１０２」キー押下時に表示されるフ
ァイル）に相手先の情報が含まれているかどうかを判断
する。

【０１１５】例えば、相手先情報は、ファイルが図１７
の構成をしていた場合、相手先電話番号：０４４−４４
４４−５５５５であり、この場合には、相手先の情報が
含まれている。ファイル構造は、図１７と同じでなくて
も構わないし、相手先情報は、電話番号だけとは限らな
い。

【０１１６】なお、図１７は、ファクシミリイメージフ
ァイルに画像データ以外のファクシミリ交信データが添
付されている場合のファイルの形式を示した例である。
このファイルの例は、１９９８年１２月０８日１５：３
０に、０４４−４４４４−５５５５から送信されＥＣＭ
モード、解像度：ファイン、５ページのメッセージが正
常受信されたことを示している。

【０１１７】図１４は、図１３のヴューアにおいて、
「返信１０２」キーが押下され、返信先を表示する画面
の例を示した図である。表示の上段２００では、返信先
の情報（例えば、名前、相手先電話番号、ＳＵＢコー
ド）が表示される。ここでは、返信先からの情報が、Ｔ
ＳＩ（０４４−４４４４−５５５５）のみの場合を示す
ため、返信先の名前やＳＵＢコードは表示されない。表
示の下段２１０では、「ＯＫ２１１」「ＣＡＮＳＥＬ２
１２」「検索２１３」キーが表示される。

【０１１８】ステップＳ４２０２において、図１４に示
す返信先を表示する画面において、ファイル内のデータ
に相手先の情報が含まれていない場合には、何もしない
でステップＳ４２０４に進み、ファイル内のデータに図
１４に示すように相手先の情報が含まれている場合に
は、ステップＳ４２０３に進む。

【０１１９】ステップＳ４２０３では、図１４の上段２
００に表示されている情報のみで返信が可能な場合に
は、すなわち、相手先電話番号などを特定できる場合に
は、「ＯＫ２１１」キーを押下し、次に、メッセージに
必要な事項の加筆を行い、返信手順に移行する。また、
返信を中止する場合には、「ＣＡＮＳＥＬ２１２」キー
を押下することにより、返信を中止することができる。

【０１２０】また、上段２００の情報に表示されている
情報のみでは返信が不十分な場合には、「検索２１３」
キーを押下して、他の詳細な情報を取得するために検索
を実行し、相手先の情報を特定してからステップＳ４２
０４に進む。なお、検索の元となるデータは、複数有っ
ても構わないし、データを修正しても構わない。

【０１２１】以下に、「検索２１３」キーを押下して、
検索を実行し、相手先の情報として、例えば、電話番号
を特定までについて説明する。

【０１２２】図１５は、図１４の「検索２１３」キーが
押下されたことによる検索結果を示す情報端末（クライ
アント）の画面を示した図である。検索するデータとし
ては、返信元の電話番号（０４４−４４４４−５５５
５）を使用した例を示している。

【０１２３】検索先のデータベースとしては、例えば、
図１８のようなフォーマットを持った通信管理を行って
いる管理部や通信管理レポートのデータベースや、図１
９のようなフォーマットを持ったアドレス帳のデータベ
ースなどを使用することができる。

【０１２４】図１８は、通信管理データのフォーマット
の一例を示した図である。このデータは、サーバ上に有
っても、各情報端末が管理していても構わないし、内容
は、システム全体の通信管理情報でも、個人の通信管理
情報でも構わない。また、情報の内容の一例としては、
交信時間、交信モード、交信結果、相手先情報、ページ
数、メッセージの格納ファイル名、ＳＵＢコードなどが
ある。

【０１２５】図１９は、アドレス帳のフォーマットの一
例を示した例である。このデータは、サーバ上に有って
も、各情報端末が管理していても構わないし、内容は、
システム全体のアドレス帳でも、個人のアドレス帳でも
構わない。情報の内容は、名称、電話番号、ＳＵＢコー
ドなどがある。

【０１２６】上記の図１８や図１９に示すデータベース
から、検索する電話番号（０４４−４４４４−５５５
５）と合致する情報を検出する。

【０１２７】上記例の検索結果としては、図１８の通信
管理部のデータベースを使用した場合には、ＮＯ２「木
村」が、また、図１９のアドレス帳のデータベースを使
用した場合には、ＮＯ０１「木村」、ＮＯ０２「仲居」
が合致する返信先候補として、検出される。

【０１２８】図１５に示す検出結果の表示例では、図１
８の通信管理部のデータベース上のＮＯ２「木村」と図
１９のアドレス帳のデータベース上のＮＯ０１「木村」
が同じであると判断したため、図１５に示す「木村」と
「仲居」が返信先候補として上げられる。つまり、電話
番号０４４−４４４４−５５５５には、「木村」「仲
居」の２人があり、それぞれがＳＵＢコード「１２３４
５」「２２２２」を持っている。

【０１２９】図１８の通信管理部のデータベース上のＮ
Ｏ２「木村」と図１９のアドレス帳のデータベース上の
ＮＯ０１「木村」が同じであると判断する要因は、返信
に必要な情報（名称、電話番号、ＳＵＢコード）がすべ
て同一であったためである。なお、返信に必要な情報
は、上記の３つだけとは限らないし、少なくても構わな
い。

【０１３０】図１６は、図１５の検索結果から、返信相
手先として「木村」を選択した場合の情報端末上の画面
を示したものである。図１５の検索結果から、「木村」
を選択したことにより、「名前：木村」「相手先電話番
号：０４４−４４４４−５５５５」「ＳＵＢコード：１
２３４５」という返信先情報で返信が行われる。

【０１３１】画面上段３００には、選択した返信先情報
として、「名称：木村」「電話番号：０４４−４４４４
−５５５５」「ＳＵＢコード：１２３４５」という返信
先情報が表示される。しかし、返信先情報は、必要によ
り上記３つよりも少なくても、多くても構わない。

【０１３２】下段３１０には、「ＯＫ３１１」「ＣＡＮ
ＳＥＬ３１２」「検索３１３」キーが有る。返信作業を
続ける場合は、「ＯＫ３１１」キーを押下し、返信作業
を中止する場合は、「ＣＡＮＳＥＬ３１２」キーを押下
し、上段３００の情報が間違っている場合は、情報を書
き換えて、「検索３１３」キーを押下して、再検索をし
ても構わない。

【０１３３】次に、ステップＳ４２０４において、指定
したファイルに対応した通信管理レポートデータやログ
データを検索するかどうかを判断し、検索しない場合、
例えば、通信管理レポートデータや、ログデータが検索
許可されていない場合には何もしないでステップＳ４２
０７に進み、検索する場合には、ステップＳ４２０５に
進む。

【０１３４】ステップＳ４２０５において、返信を希望
した受信イメージファイルと関連するデータを通信管理
レポートデータや通信ログを管理するデータベースから
検索する。例えば、通信管理レポートのデータベース
が、図１８のような構造を持っていた場合には、ファイ
ル名がＴｓｔ１２０７．ｔｉｆならば、図１８のＮＯ０
１が検索結果となる。なお、検索の元となるデータは、
検索されるデータベース上に存在するデータならば、フ
ァイル名やファイルＩＤ番号とは限らない。

【０１３５】次に、ステップＳ４２０６に進み、ステッ
プＳ４２０５の検索結果が、例えば、図１５に示すよう
に、複数存在した場合には、検索結果から返信先を選択
し特定する。

【０１３６】なお、検索されるデータベースは、データ
ベースの種類が個人／システム全体に対応したものでも
構わないし、データベースに格納されている場所は、サ
ーバでも各情報端末、通信端末でも構わない。４２０６
において、４２０５の検索結果が複数件存在した場合、
返信先を選択し特定する。

【０１３７】次に、ステップＳ４２０７において、ステ
ップＳ４２０３および／あるいはステップＳ４２０６に
おいて検索された返信先情報を表示する。例えば、図１
４のように図１８のＮＯ０１から相手先電話番号を表示
する。また、検索が行われなず、相手先情報がない場合
には、その旨を表示する。

【０１３８】次に、ステップＳ４２０９に進み、さらに
詳細な返信先の情報を指定したい場合には、上記の検索
結果を利用して検索を行う。例えば、返信先の名称やＳ
ＵＢコードを指定する必要がある場合が考えられる。

【０１３９】次に、ステップＳ４２１０において、最終
的に入手した返信先の情報に問題が無いかどうかを確認
し、必要な場合には修正を行う。例えば、図１６のよう
に詳細な返信先データが検索されるわけである。確認
後、返信メッセージを加筆し、返信メッセージを相手先
に返信することにより、一連の作業を終了する。

【０１４０】なお、図１２は、ステップＳ４２０３ある
いはステップＳ４２０６における詳細な返信先データの
検索処理を示したフローチャートである。

【０１４１】まず、ステップＳ４３０１において、返信
先の情報を得るために交信データベースを検索するかど
うかを判断する。交信データベースとしては、図１９に
示すアドレス帳、図１８に示す通信管理データなど相手
先の情報が格納されているデータベースならばなんでも
構わない。また、データベースの種類は、個人／システ
ム全体に対応したものでも構わないし、データベースの
格納されている場所もサーバでも各情報端末、通信端末
でも構わない。

【０１４２】ステップＳ４３０１において、データベー
スへのアクセスを許可されていない等の理由で検索を行
えない場合には、処理を終了するが、アクセス可能であ
る場合には、ステップＳ４３０２に進む。

【０１４３】次に、ステップＳ４３０２において、選択
された情報を元により詳細な情報を交信データベースか
ら検索し、返信先候補の情報を入手する。例えば、電話
番号として、０４４−４４４４−５５５５を検索の元と
なる相手先情報の場合、図１９のようなアドレス帳から
検索した場合、Ｎｏ１「木村」、Ｎｏ２「仲居」という
返信先候補が検索される。検索の元となる相手先情報が
無い場合、データベース上の全ての登録者を返信先の候
補とする。

【０１４４】次に、ステップＳ４３０３において、検索
結果を表示する。例えば、図１５のように返信先の候補
の詳細な情報を表示する。また複数の返信先候補が、図
１５に示すように存在する場合には、候補から返信先を
選択して、一連の作業を終了する。なお、希望する詳細
な情報を検索され無かった場合には、再度検索条件を変
更して、検索し直しても構わないし、手動で詳細なデー
タを修正、入力しても構わない。

【０１４５】以上説明したように、ファクシミリに接続
されたデータベース機能を有する情報端末において、フ
ァクシミリ受信したファクシミリメッセージを確認し受
信したメッセージ対して返信を行う場合、メッセージフ
ァイルやメッセージファイルと連動した通信管理データ
から返信先の電話番号を情報端末（クライアント）を利
用して検索し、入力することや、サーバ（文書配信／管
理サーバ）を利用して自動的に検索し、入力することが
できる。

【０１４６】この場合、受信したメッセージファイルに
付加されている情報や通信管理を行っているファイルの
情報を利用して、特定する。特定したデータで更に詳細
な返信先情報を指定する場合、アドレス帳や過去の送信
管理を行っているデータベースを検索し、詳細な返信先
情報を手に入れることができる。

【０１４７】また、詳細な返信先の情報（ＳＵＢコード
など）を指定して、返信する場合、返信先からの情報を
元にアドレス帳や過去の送信結果等のデータベースを検
索を行う詳細な情報を入手し、返信を確実なものにする
ことができるため、事務処理の簡素化と正確さを上げる
ことができる。

【他の実施形態】なお、本発明は、複数の機器（例えば
ホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プ
リンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一
つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ
装置など）に適用してもよい。

【０１４８】また、本発明の目的は、前述した実施形態
の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記
録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるい
は装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュ
ータ（またはCPUやMPU）が記憶媒体に格納されたプログ
ラムコードを読み出し実行することによっても、達成さ
れることは言うまでもない。この場合、記憶媒体から読
み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の
機能を実現することになり、そのプログラムコードを記
憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。また、
コンピュータが読み出したプログラムコードを実行する
ことにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけ
でなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピ
ュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(OS)
などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理に
よって前述した実施形態の機能が実現される場合も含ま
れることは言うまでもない。

【０１４９】さらに、記憶媒体から読み出されたプログ
ラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カー
ドやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わ
るメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示
に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備
わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって前述した実施形態の機能が実現される場
合も含まれることは言うまでもない。

【０１５０】本発明を上記記憶媒体に適用する場合、そ
の記憶媒体には、先に説明した（例えば図１１および図
１３に示す）フローチャートに対応するプログラムコー
ドが格納されることになる。

【０１５１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ファクシミリ受信したメッセージに対する返信を容易に
かつ正確に行うことができる情報処理システム、情報端
末、配信サーバおよびそれらの制御方法を提供できる。

【図面の簡単な説明】

【図１Ａ】文書配信システムの構成図（１）である。

【図１Ｂ】文書配信システムの構成図（２）である。

【図１Ｃ】文書配信システムの構成図（３）である。

【図１Ｄ】文書配信システムの構成図（４）である。

【図１Ｅ】文書配信システムの構成図（５）である。

【図２】マルチファンクションデバイスのブロック構成
図である。

【図３】マルチファンクションデバイスにおける処理フ
ローである。

【図４】文書配信サーバのブロック構成図である。

【図５】文書配信サーバの文書処理ジョブ群の例を示す
図である。

【図６】文書配信サーバのデータベース構成図である。

【図７】文書配信サーバを介したデータフローである。

【図８】文書配信サーバにおける基本処理フローであ
る。

【図９】クライアント側のブロック構成図である。

【図１０】クライアント側の処理フローである。

【図１１】返信先の選択を示すフローである。

【図１２】詳細な情報を検索するフローである。

【図１３】受信メッセージのヴューアの画面表示図であ
る。

【図１４】返信先データの画面表示図である。

【図１５】検索結果の画面表示図である。

【図１６】詳細な情報の検索結果の画面表示図である。

【図１７】交信結果を持ったメッセージファイルのデー
タ構成図である。

【図１８】通信管理情報のデータ構成図である。

【図１９】アドレス帳のデータ構成図である。

【符号の説明】

１００１文書配信／管理サーバ１１０１文書配信／管理サーバ１０１０ＭＦＤ（マルチファンクションディバイス）１０１１ＭＦＤ（マルチファンクションディバイス）１０２０クライアント１０２１クライアント１０２２クライアント１０２３クライアント１１２０クライアント１１２１クライアント

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】外部回線からメッセージの受信を行うファ
クシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッ
セージを前記端末に配信する配信サーバと、を有する情報処理システムであって、前記受信したファクシミリメッセージに対して、返信を
行うために必要となる相手先情報を、管理しているデー
タバースから検索する検索手段と、前記検索手段による検索結果を知らせる報知手段と、を
有することを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】前記検索手段および前記報知手段は、前記
情報端末が有することを特徴とする請求項１に記載の情
報処理システム。
【請求項３】前記検索手段および前記報知手段は、前記
配信サーバが有することを特徴とする請求項１に記載の
情報処理システム。
【請求項４】前記検索手段は、前記ファクシミリメッセ
ージと同時に受信する相手先情報だけでは返信に必要な
情報が不足すると判断された場合に、前記必要となる相
手先情報を検索することを特徴とする請求項１乃至請求
項３のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項５】前記検索手段は、前記ファクシミリメッセ
ージと同時に受信する相手先情報を利用して、返信先を
自動選択する選択手段をさらに有することを特徴とする
請求項１乃至請求項４のいずれか１項に記載の情報処理
システム。
【請求項６】前記検索手段は、返信先から送られてき
た情報を基に、アドレス帳、通信管理レポートおよび過
去の送信情報のうちの少なくとも１つを含むデータベー
スから必要な相手先情報を検索することを特徴とする請
求項１乃至請求項５のいずれか１項に記載の情報処理シ
ステム。
【請求項７】前記必要な相手先情報とは、返信先の電話
番号であることを特徴とする請求項１乃至請求項６のい
ずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項８】前記検索手段は、前記ファクシミリメッセ
ージと同時に受信するＴＳＩ、自社コマンドまたはサブ
コードのうちの少なくともいずれか１つを含むＴ３０規
格の情報を利用して返信先の電話番号を判別することを
特徴とする請求項１乃至請求項７のいずれか１項に記載
の情報処理システム。
【請求項９】前記検索手段は、前記受信したファクシミ
リメッセージを格納しているメッセージファイル上の情
報や通信管理ファイル上の情報を利用して返信先の電話
番号を判別することを特徴とする請求項１乃至請求項８
のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項１０】外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッ
セージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を有する情報処理システムに用いられる情報端末であっ
て、前記受信したファクシミリメッセージに対して、返信を
行うために必要となる相手先情報を、管理しているデー
タバースから検索する検索手段と、前記検索手段による検索結果を知らせる報知手段と、を
有することを特徴とする情報端末。
【請求項１１】外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッ
セージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を有する情報処理システムに用いられる配信サーバであ
って、前記受信したファクシミリメッセージに対して、返信を
行うために必要となる相手先情報を、管理しているデー
タバースから検索する検索手段と、前記検索手段による検索結果を知らせる報知手段と、を
有することを特徴とする配信サーバ。
【請求項１２】前記検索手段は、前記ファクシミリメッ
セージと同時に受信する相手先情報だけでは返信に必要
な情報が不足すると判断された場合に、前記必要となる
相手先情報を検索することを特徴とする請求項１１に記
載の配信サーバ。
【請求項１３】前記検索手段は、前記ファクシミリメッ
セージと同時に受信する相手先情報を利用して、返信先
を自動選択する選択手段をさらに有することを特徴とす
る請求項１１または請求項１２に記載の配信サーバ。
【請求項１４】前記検索手段は、返信先から送られてき
た情報を基に、アドレス帳、通信管理レポートおよび過
去の送信情報のうちの少なくとも１つを含むデータベー
スから必要な相手先情報を検索することを特徴とする請
求項１１乃至請求項１３のいずれか１項に記載の配信サ
ーバ。
【請求項１５】前記必要な相手先情報とは、返信先の電
話番号であることを特徴とする請求項１１乃至請求項１
４のいずれか１項に記載の配信サーバ。
【請求項１６】前記検索手段は、前記ファクシミリメッ
セージと同時に受信するＴＳＩ、自社コマンドまたはサ
ブコードのうちの少なくともいずれか１つを含むＴ３０
規格の情報を利用して返信先の電話番号を判別すること
を特徴とする請求項１１乃至請求項１５のいずれか１項
に記載の配信サーバ。
【請求項１７】前記検索手段は、前記受信したファクシ
ミリメッセージを格納しているメッセージファイル上の
情報や通信管理ファイル上の情報を利用して返信先の電
話番号を判別することを特徴とする請求項１１乃至請求
項１６のいずれか１項に記載の配信サーバ。
【請求項１８】外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッ
セージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を有する情報処理システムに用いられる情報処理方法で
あって、前記受信したファクシミリメッセージに対して、返信を
行うために必要となる相手先情報を、管理しているデー
タバースから検索する検索工程と、前記検索工程による検索結果を知らせる報知工程と、を
有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項１９】外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッ
セージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を有する情報処理システムに用いられる情報端末の情報
処理方法であって、前記受信したファクシミリメッセージに対して、返信を
行うために必要となる相手先情報を、管理しているデー
タバースから検索する検索工程と、前記検索工程による検索結果を知らせる報知工程と、を
有することを特徴とする情報端末の情報処理方法。
【請求項２０】外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッ
セージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を有す
る情報処理システムに用いられる配信サーバの情報処理
方法であって、前記受信したファクシミリメッセージに対して、返信を
行うために必要となる相手先情報を、管理しているデー
タバースから検索する検索工程と、前記検索工程による検索結果を知らせる報知工程と、を
有することを特徴とする配信サーバの情報処理方法。
【請求項２１】外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッ
セージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を有す
る情報処理システムの制御プログラムを格納した記憶媒
体であって、該制御プログラムは、前記受信したファクシミリメッセージに対して、返信を
行うために必要となる相手先情報を、管理しているデー
タバースから検索する検索工程のコードと、前記検索工程による検索結果を知らせる報知工程のコー
ドと、を有することを特徴とする記憶媒体。
【請求項２２】外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッ
セージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を有する情報処理システムに用いられる情報端末の制御
プログラムを格納した記憶媒体であって、該制御プログラムは、前記受信したファクシミリメッセージに対して、返信を
行うために必要となる相手先情報を、管理しているデー
タバースから検索する検索手段のコードと、前記検索手段による検索結果を知らせる報知手段のコー
ドと、を有することを特徴とする記憶媒体。
【請求項２３】外部回線からメッセージの受信を行うフ
ァクシミリ受信装置と、前記メッセージの宛先として識別可能な情報端末と、前記ファクシミリ受信装置が受信したファクシミリメッ
セージを前記情報端末に配信する配信サーバと、を有する情報処理システムに用いられる配信サーバの制
御プログラムを格納した記憶媒体であって、該制御プログラムは、前記受信したファクシミリメッセージに対して、返信を
行うために必要となる相手先情報を、管理しているデー
タバースから検索する検索手段のコードと、前記検索手段による検索結果を知らせる報知手段のコー
ドと、を有することを特徴とする記憶媒体。