JP2001045204A

JP2001045204A - データ管理システム

Info

Publication number: JP2001045204A
Application number: JP11217849A
Authority: JP
Inventors: Naoyuki Matsumoto; 直之松本; Takekazu Kumagai; 武和熊谷
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 1999-07-30
Filing date: 1999-07-30
Publication date: 2001-02-16

Abstract

(57)【要約】【課題】送信元により一括して受信データを蓄積、管
理することが可能なデータ管理システムを提供するこ
と。【解決手段】ネットワーク上に接続されたサーバ（１
００１）と、クライアント（１０２０〜１０２２）と、
サーバの制御下にあり、公衆網を含む通信ネットワーク
を介して送信先情報及び／又は送信元情報を文字コード
もしくはイメージとの形式で有するデータの送受信が可
能なマルチファンクションデバイス（ＭＦＤ、１０１
０）とを有し、サーバがＭＦＤが受信したデータを所定
の条件で分類して蓄積するとともに、クライアント又は
そのユーザに応じて蓄積したデータへのアクセスを制御
するデータ管理システムであって、所定の条件が送信元
情報に基づく条件であることを特徴とするデータ管理シ
ステム。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ＬＡＮ上のサーバ
ーにより文字コードあるいはイメージデータから成るデ
ータを蓄積、管理し、クライアントにより閲覧、ジョブ
のリクエストを行い、ファクシミリ、プリンタ、スキャ
ナなどの機能を備えたマルチファンクションデバイスで
ジョブを実行するサーバ・クライアント型の文書配信／
管理システムのようなデータ管理システムに関する。

【０００２】また、さらに本発明は、上述のデータ管理
システムにおいて、１台のサーバーにより複数のマルチ
ファンクションデバイスを運用するシステムに関する。

【０００３】

【従来の技術】近年、オフィスにおけるコンピュータネ
ットワーク環境が整備されつつあり、コンピュータネッ
トワークに接続可能な機器もまた種々開発されてきてい
る。このような機器として、ファクシミリ、プリンタ、
スキャナなどの機能を備えたマルチファンクションデバ
イス（ＭＦＤ）がある。そして、マルチファンクション
デバイスにより例えばファクシミリ文書を蓄積、管理
し、ネットワークに接続されたコンピュータからアクセ
スできるようなＦＡＸサーバシステムの様な、ＭＦＤを
利用した文書配信／管理システムの需要が高まってお
り、各社で製品化が進められている。このような文書配
信／管理システムにおいて、１台のサーバーで１台のＭ
ＦＤを利用するシステムが存在する。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ＦＡＸサーバシステム
の様な文書配信システムにおいては、受信文書を適切な
配信先（クライアント）に配信する必要がある。そこで
従来は、文書のイメージデータの送信先部分から送信相
手先を抽出、認識して自動配信する方法、送信相手先を
指定するための操作部などを設け、この操作部から指定
された情報をもとにサーバにおいて自動配信を可能とす
る方法や、サーバ内に蓄積された受信文書を画面表示さ
せて手動で配信する方法などが一般的に提供されてい
た。

【０００５】ところが、オフィスにおける業務において
は、個人あての文書受信もあれば、所定の相手先から、
定常業務として担当部署宛てに業務を依頼したり、情報
を流すための受信情報も少なくない。

【０００６】このような運用がなされる場合は、所定の
宛先から送られる文書を一括に管理して、複数の担当者
が随時受信情報を処理できるシステムの方が効率的であ
る。

【０００７】また、従来のシステムにおいては、１台の
サーバーで１台のＭＦＤしか扱えなかったために、クラ
イアント数の多いサイトでの使用が不便であった。

【０００８】本発明はこのような課題に鑑みなされたも
のであり、その目的は、送信元により一括して受信デー
タを蓄積、管理することが可能なデータ管理システムを
提供することにある。

【０００９】また、本発明の別の目的は、１台のサーバ
ーで複数のＭＦＤの取り扱いが可能なデータ管理システ
ムを提供することにある。さらに本発明の別の目的は、
複数のＭＦＤにより受信した文書を各クライアントに効
率よく配信するものである。

【００１０】

【課題を解決するための手段】すなわち、本発明の要旨
は、ネットワーク上に接続されたサーバと、クライアン
トと、サーバの制御下にあり、公衆網を含む通信ネット
ワークを介して送信先情報及び／又は送信元情報を文字
コードもしくはイメージとの形式で有するデータの送受
信が可能なデータ通信装置とを有し、サーバがデータ通
信装置が受信したデータを所定の条件で分類して蓄積す
る記憶手段を有するとともに、クライアント又はそのユ
ーザに応じて蓄積したデータへのアクセスを制御するア
クセス制御手段を有するデータ管理システムであって、
所定の条件が送信元情報に基づく条件であることを特徴
とするデータ管理システムに存する。

【００１１】また、本発明の別の要旨は、装置が実行可
能なプログラムを格納した記憶媒体であって、プログラ
ムを実行した装置を、請求項１乃至請求項６のいずれか
に記載のサーバ又はクライアントとして機能させること
を特徴とする記憶媒体に存する。

【００１２】また、本発明の別の要旨は、ネットワーク
上に接続されたサーバと、クライアントと、サーバの制
御下にあり、公衆網を含む通信ネットワークを介して送
信先情報及び／又は送信元情報を文字コードもしくはイ
メージとの形式で有するデータの送受信が可能なデータ
通信装置とを有するデータ管理システムにおけるサーバ
であって、データ通信装置が受信したデータを送信元情
報に基づく条件で分類して蓄積する記憶手段と、クライ
アント又はそのユーザに応じて蓄積したデータへのアク
セスを制御するアクセス制御手段とを有することを特徴
とするサーバに存する。

【００１３】また、本発明の別の要旨は、装置が実行可
能なプログラムを格納した記憶媒体であって、プログラ
ムを実行した装置を、本発明のサーバとして機能させる
ことを特徴とする記憶媒体に存する。

【００１４】また、本発明の別の要旨は、ネットワーク
上に接続されたサーバと、クライアントと、サーバの制
御下にあり、公衆網を含む通信ネットワークを介して送
信先情報及び／又は送信元情報を文字コードもしくはイ
メージとの形式で有するデータの送受信が可能なデータ
通信装置とを有するデータ管理システムにおけるデータ
管理方法であって、データ通信装置が受信したデータを
送信元情報に基づく条件で分類して蓄積する記憶ステッ
プと、クライアント又はそのユーザに応じて蓄積したデ
ータへのアクセスを制御するアクセス制御ステップとを
有することを特徴とするデータ管理方法に存する。

【００１５】また、本発明の別の要旨は、本発明のデー
タ管理方法を装置が実行可能なプログラムとして格納し
たことを特徴とする記憶媒体に存する。

【００１６】

【発明の実施の形態】［第１の実施形態］以下、図面を
用いて本発明の好ましい実施形態について説明する。図
１は、本発明によるデータ管理システムの実施形態であ
る文書配信システムの横成例を示すブロック図である。
図１は、ＬＡＮ１０００上に、文書配信／管理サーバ１
００１をおき、それと接続して各種サービスを実行させ
るための一台のマルチファンクションデバイス（ＭＦ
Ｄ）１０１０と各ユーザ用のサービス環境として複数
（ここでは例として３台）のクライアント１０２０、１
０２１、１０２２を同一ＬＡＮ上に配置した場合の構成
を示している。また、ＭＦＤ１０１０は、ＦＡＸ通信の
ために公衆網１０４０に接続されている。

【００１７】さらに、公衆網１０４０には、一般的なＦ
ＡＸ（ＦＡＸ１（１０３０）、ＦＡＸ２（１０３１））
が接続されている。

【００１８】このような構成において、ＭＦＤ１０１０
を用いたＦＡＸ送受信、プリントアウト、スキャナ読み
込み等のサービスを文書配信／管理サーバを介して、各
クライアント（１０２０、１０２１、１０２２）から実
行できるようになっている。

【００１９】図２は、マルチファンクションデバイス
（ＭＦＤ）のブロック構成図を示している。２００１は
リソース管理部であり、デバイスとしてサポートしてい
る各種リソース全体を管理して、リクエストされた各種
ジョブのスケジューリング等を行なっている。２０１０
は操作部であり、端末としての機能をユーザに提供する
ためのユーザインターフェースとなっている。

【００２０】２０１５は読取制御部であり、スキャナ２
０１６の制御を行なう。２０２０は記録制御部であり、
プリンタ２０２１の制御を行なう。２０２５は通信制御
部であり、回線制御部２０２６を介したＦＡＸ文書の送
受信を制御する。２０３０はメモリ管理部であり、メモ
リ２０３１の資源を各制御部に割り当て、各種文書デー
タ等の蓄積管理等を行なう。

【００２１】２０３５は画像処理部であり、紙サイズ変
換、解像度変換、スムージング処理等特にＦＡＸ送信、
受信記録時に必要な画像処理を行なう。２０４０は符号
化処理部であり、特にＦＡＸ送受信用に標準的に使用さ
れているＭＨ、ＭＲ、ＭＭＲといった符号化、復号化処
理を中心に符号化／復号化処理を行う。

【００２２】２０４５はＰＤＬ制御部であり、本実施形
態においてはＬＡＮ１０００を介して受け付けたＰＤＬ
（ページ記述言語）データをＰＤＬ処理部２０４６を用
いてビデオデータに変換する。変換されたデータは、一
般的には記録制御部２０２０に渡されてプリンタ２０２
１で出力される。

【００２３】２０５０は、外部ｉ／ｆ制御部であり、こ
の例ではＬＡＮ制御部２０５１を介して、ＬＡＮ１００
０上のサーバ１００１と所定のデータ通信、ジョブ管
理、制御を行なう。例えば、サーバ１００１からの送信
ジョブ、プリントジョブを受けたり、サーバ側に受信デ
ータ、スキャナー読取データの転送等の処理をリソース
管理部２００１の管理下で行なう。

【００２４】また、ネットワーク上の特定のユーザ（ク
ライアント）用としてスキャナー読取データをサーバ１
００１に転送するために、操作部２０１０上から、例え
ばクライアントのアドレス、名前等を指定することによ
り、送信先のクライアントを指定することが可能であ
る。

【００２５】（ＭＦＤ単体の動作）以下に、このＭＦＤ
単体での動作についてさらに説明する。「コピー動作」操作部２０１０からの操作により、スキ
ャナ２０１６にセットした原稿が読み取りされて、プリ
ンタ２０１６に出力されるようにリソース管理部２００
１の管理下で各関連制御部が制御される。

【００２６】「ＦＡＸ送信」操作部２０１０からの操作
により、スキャナ２０１６にセットした原稿が読み取り
されて、回線制御部２０２６からデータが転送されるよ
うに、リソース管理部２００１の管理下で各関連制御部
が制御される。

【００２７】「ＦＡＸ受信」回線制御部２０６０から着
信されたデータを、一旦メモリ２０３１に蓄積し、一般
的には、この画像データを受信文書出力として、プリン
タ２０２１からプリント出力されるように、または、Ｌ
ＡＮ制御部２０５１を介してサーバへデータ転送される
ように、リソース管理部２００１の管理下で各関連制御
部が制御される。

【００２８】（サーバと連携したジョブ処理）図３は、
マルチファンクションデバイスにおける、特にＬＡＮ上
のサーバと接続されて、サーバと連携して各種ジョブを
処理する場合のフローチャートを示している。

【００２９】ステップＳ２１０１では、まずサーバとの
接続要求がなされているかを確認し、要求がなければ要
求されるまで待つ。このサーバとの接続要求指示は、操
作部２０１０からでも、ネットワーク上からでも受け付
けられるようになっており、接続すべきサーバを指定す
ることも可能である。

【００３０】ステップＳ２１０２は、ステップＳ２１０
１でサーバとの接続要求がなされている場合の接続処理
であり、接続すべきサーバ名が指定されている場合は、
そのパラメータ値をＬＡＮ上に流すデータに付加するこ
とで、サーバ側へ通知し、所定のサーバと接続する。

【００３１】また、サーバと接続されると、例えば後述
するアドレス帳データ等をサーバ側からダウンロードす
る。

【００３２】ステップＳ２１１０では、ＭＦＤ内にサー
バ側へ転送すべきジョブデータがあるか否かの確認を
し、例えば受信文書転送ジョブ、スキャナ読み取りジョ
ブ等があった場合には、ステップＳ２１１１でサーバ側
にジョブデータ転送等の処理を行なう。

【００３３】ステップＳ２１２０では、サーバ側にＭＦ
Ｄ側へのジョブ要求があるか否かを確認し、要求ジョブ
があれば、まずステップＳ２１２１でＭＦＤ内のリソー
スの空き状況を確認し、その時点でジョブデータを受け
付けられる状況でないと判断されればステップＳ２１２
２でＭＦＤ側がビジー状態であることをサーバ側に通知
し、そうでなければステップＳ２１２３でジョブデータ
を受け付けて、ジョブ処理を行なう。一般的には、一旦
ジョブデータをメモリ２０３１に蓄積し、その後必要な
処理、例えばＦＡＸ送信処理、プリントアウト処理を行
なうことになる。

【００３４】ステップＳ２１３０では、サーバとの接続
を開放する要求が出されていないかを確認し、特に指示
がなければ再度ステップＳ２１１０の処理に移行し、処
理を継続する。

【００３５】ステップＳ２１３０において、もし、サー
バとの接続を開放する要求があれば、ステップＳ２１３
１でサーバとの切断処理を行い、ステップＳ２１０１で
サーバとの接続要求を待つ。

【００３６】（文書配信／管理サーバの構成）図４は、
本実施形態における文書配信／管理サーバ１００１の機
能的な構成例を示すブロック図である。３００１はＬＡ
Ｎ制御部であり、基本的な機能はサーバアプリケーショ
ンがインストールされるネットワークＯＳにより提供さ
れる。

【００３７】３００２はトランザクション管理部であ
り、サーバ管理下のＭＦＤ、クライアントとの個別の通
信処理を、内部処理の結果を踏まえつつ、ＬＡＮ制御部
３００１を介して行なう。

【００３８】３００３は、リクエストＱｕｅｕｅ管理部
であり、基本的にはＭＤＦ側、クライアント側からの非
同期に転送される各種要求メッセージを一旦内部的にＱ
ｕｅｕｅ管理し、逐次要求内容に応じた処理をしてい
る。ただし、サーバ内でスケジューリングを必要とする
要求が発生する場合も想定されている。

【００３９】３００４は、ジョブ管理部であり、ＭＤＦ
側、クライアント側、場合によってはサーバ内からの要
求内容に添って、各種ジョブの処理部に処理を渡す。３
００５はユーザ管理に関するジョブを処理するユーザ管
理処理部で、基本的には接続されるユーザ（クライアン
ト）、ＭＦＤの管理に関するジョブを処理を行なう。例
えば、各クライアント、ＭＦＤからの接続（ログイン）
要求処理の判断、各ユーザ用に管理された文書情報、ア
ドレス情報のハンドリング、ならびにデバイス側のジョ
ブ処理状況、リソース状態等を管理、制御する。

【００４０】３００６はサーバ管理に関するジョブを処
理するサーバ管理処理部で、基本的にはサーバの管理者
向けに、サーバの設定、データのバックアップ、サービ
ス用ログデータの取得等のサービス機能を提供する。

【００４１】３００７は文書処理部で、本サーバでの文
書処理全般を扱う。文書処理部３００７は必要に応じて
スケジューラ３０１０に制御権を渡し、その管理下で各
種ジョブ群３０２０を実行するようになっている。な
お、各種ジョブ群３０２０の具体例については後で図５
を用いて説明する。

【００４２】３０３０はメモリ管理部となっており、サ
ーバで扱う各種データは、原則としてメモリ管理部３０
３０の管理下でデータベース３０３１に蓄積、管理され
必要に応じて参照、読み出しが行なわれる。なお、デー
タベース３０３１の具体例については後で図６を用いて
説明する。

【００４３】このようなサーバは、一般に市販されてい
るＬＡＮ接続可能なパーソナルコンピュータに、ネット
ワークをサポートするＯＳ及び上述の機能モジュールを
インストールすることによって実現できる。

【００４４】（各種文書処理ジョブ群）図５は、本実施
形態の文書配信サーバの各種文書処理ジョブ群３０２０
の具体例を示す図である。各種文書処理ジョブ群はその
大分類として、サーバ＝ＭＦＤ間でのジョブデータの転
送処理を伴うジョブ対デバイスジョブ３１１０と、サー
バ内で処理されるジョブ、もしくはサーバ−クライアン
ト間でのデータ処理に限定されるジョブであるサーバ内
部ジョブ３２１０に分けてスケジュール管理されてい
る。

【００４５】＜対デバイスジョブ＞３１１１は、Ｆａｘ
送信ジョブであり、各クライアントからの送信要求ジョ
ブデータを受け取り、ＭＦＤ１０１０に対してＦａｘ送
信を要求する。３１１２は、Ｆａｘ受信ジョブであり、
ＭＦＤ側からＦａｘ受信データを受けて、サーバ１００
１内に原稿を蓄積管理する。この受信ジョブの処理フロ
ーに関しては、図１２を用いて後述する。

【００４６】３１１３は、プリントジョブであり、ここ
では、クライアント側からの、特にサーバ内に蓄積管理
されたイメージ文書の印刷要求ジョブに関して処理を制
御する。３１１４は、スキャンジョブであり、ＭＦＤか
ら読み取った原稿画像データを受け取り、通常は所定の
ユーザの読取専用フォルダにファイルとして管理して、
当該ユーザからアクセスできるようになっている。ま
た、スキャンジョブとして同報処理する機能もサポート
しており、全体的な処理フローについては図１０を用い
て後述する。

【００４７】＜サーバ内部ジョブ＞３１２１は、ＯＣＲ
解析ジョブであり、イメージデータとして蓄積管理され
る受信文書、スキャナ読取文書等に対して文字認識処理
（ＯＣＲ処理）をする。本実施形態において、ＯＣＲ解
析ジョブ３１２１は、直接指定された文書全体をＯＣＲ
処理する場合と、文書要約ジョブ３１２２、ルーティン
グジョブ３１２６等他のジョブから目的に応じて起動さ
れる場合がある。ＯＣＲ解析ジョブ３１２１により、例
えば、受信文書から宛先データを抽出処理したり、イメ
ージデータ全体をＯＣＲ処理して、全文を電子データ化
したりすることが可能である。

【００４８】３１２２は、文書要約ジョブであり、サー
バ内に蓄積された文字コード化された文書に対する、内
容の要約処理を行なうためのものである。３１２３は、
文書検索ジョブであり、サーバ内に蓄積された文書に対
する検索の手段を提供するものである。

【００４９】３１２４は、暗号処理部であり、必要に応
じてサーバに蓄積された文書に対して暗号化処理を施
し、文書に対するセキュリティを保証するものである。
３１２５は、文書データ転送ジョブであり、クライアン
ト側にイメージデータを転送処理する。この時、表示サ
イズの縮小要求があれば、縮小処理した表示データを転
送する。３１２６は、自動ルーティングジョブであり、
受信文書のイメージデータからその宛先をＯＣＲ解析ジ
ョブ３１２１により抽出し、抽出された宛先に対応する
ユーザ別の管理エリアに当該文書を移動させることで配
信処理を行なう。

【００５０】３１２７は、手動ルーティングジョブであ
り、特に一時的に蓄積された受信文書に対して、特別に
許可されたクライアント側のユーザに対して各文書の内
容をクライアントの表示装置に表示し、ユーザに宛先を
確認させる手段と、ネットワーク上の各ユーザのフォル
ダに当該文書をサーバ内で手動的に移動させる手段とを
提供する。３１２８は、文書登録ジョブであり、クライ
アント側の要求に応じてサーバ内に文書の登録を行な
う。

【００５１】（データベースの構成）図６は、本実施形
態の文書配信サーバのデータベース３０３１の構成例を
示す図である。まず、共有データとして以下のデータを
管理する。（１）ユーザ管理情報・ユーザ名、ユーザパスワード、ユーザ別設定、デバイ
ス設定情報等。（２）サーバ管理情報・ユーザライセンス数、時刻、サーバアプリケーション
バージョン等。（３）共有アドレスデータ：共有するアドレスデータ。・ネットワーク上の各ユーザのＬＡＮ上のアドレスにつ
いては、自動的に登録する。（４）共有文書データ：共有する文書データ。

【００５２】（５）共有文書アノテーションデータ・共有する文書に対するアノテーション情報。（６）通信ログデータ・特に、ＦＡＸ送受信に関連する通信ログ（履歴）デー
タ。（７）一時保存データ・特に、宛先が明示されずに転送されたＦＡＸ受信文
書。

【００５３】また、各ユーザ単位のデータとして以下の
データを管理する。（１）Ｉｎｂｏｘデータ：主としてデバイス側から転送
される受信文書データ。（２）ＯｕｔＢｏｘデータ：デバイス側に転送される送
信要求中の文書データ。（３）Ｓｃａｎデータ：スキャン読取後、転送された文
書データ。（４）ＳｅｎｔＦａｘデータ：送信処理済みの文書デー
タ。

【００５４】（５）Ｔｒａｓｈデータ：不要指示され一
時保存された文書データ。（６）ユーザ専用フォルダデータ・ユーザが個別に設定したフォルダに、ユーザが移動、
複写させた文書が管理される。（７）ユーザ専用アドレスデータ・ユーザが独自に設定したアドレス情報。

【００５５】（データフロー）図７は、本実施形態の文
書配信サーバを用いた文書配信システムにおけるデータ
フローを示す図である。マルチファンクションデバイス
（ＭＦＤ）１０１０とは、サーバ１００１におけるデー
タバッファ３３１０（図４においては図示せず）を介し
てデータ転送処理が行なわれる。

【００５６】データバッファ３３１０においては（１）ＦＡＸ送信要求用データバッファ（２）ＦＡＸ受信用データバッファ（３）プリントデータ用データバッファ（４）スキャナデータ用データバッファがそれぞれ用意され、これらのデータはＭＦＤ１０１０
とデータパケット単位に混在させて転送が可能になって
いる。

【００５７】サーバ内では、ＭＦＤ１０１０側のデータ
バッファ３３１０と、データベース３０３１側で内部的
に必要に応じたデータ転送が行なわれる。

【００５８】各クライアント（１０２０〜１０２２）
は、サーバ１００１におけるデータベース３０３１に対
してデータ転送（アクセス）を行なうことにより、各種
サービスの提供を受けることが基本になっている。

【００５９】例えばクライアントとしてのユーザ１（１
０２０）は、サーバにおける共通データエリアのデータ
領域と、ユーザ１用として個別に確保・管理されるユー
ザ１データ領域をアクセスすることで、本実施形態にお
ける文書配信システムが提供する各種サービスを受ける
ことができるようになっている。

【００６０】（文書処理サーバの処理動作）図８は、文
書配信サーバにおける基本処理フローを示す図である。
ステップＳ３４０１では、電源立ち上げ時に行なうデー
タベース３０３１のチェックを行う。

【００６１】ステップＳ３４１０では、各種クライアン
ト、ならびにＭＦＤからの、サーバへのＬｏｇｉｎ要求
の確認を行う。Ｌｏｇｉｎ要求があれば、ステップＳ３
４１１において、パスワードチェック等を含めた所定の
Ｌｏｇｉｎ処理を行なう。この処理は、サーバ内のユー
ザ管理部３００５（図４）で行われる。

【００６２】ステップＳ３４１５は、クライアントから
のユーザ情報要求の確認である。ユーザ情報要求があれ
ば、ステップＳ３４１６で、要求内容に応じて各ユーザ
個別のデータ、および共有データをクライアント側に転
送処理する。この処理もユーザ管理部３００５で行われ
る。

【００６３】ステップＳ３４２０は、クライアントから
のサーバ情報要求の確認である。サーバ情報要求があれ
ば、ステップＳ３４２１で、要求内容に応じてサーバ固
有のデータをクライアント側に転送する。この処理は、
サーバ管理部３００６で行われる。

【００６４】ステップＳ３４２５は、クライアントから
の文書データ要求の確認である。文書データ要求があれ
ば、ステップＳ３４２６で、指定された文書のデータ転
送処理を行なう。この処理は、文書処理部３００７で行
われる。

【００６５】ステップＳ３４３０は、クライアント、Ｍ
ＦＤからの各種ジョブ要求の確認である。ジョブ要求が
あれば、ステップＳ３４３１で、指定されたジョブの種
類に応じたジョブデータの処理を行なう。各種ジョブの
処理は、文書処理部３００７で行われる。

【００６６】ステップＳ３４３５は、アドレスブック処
理に関する処理要求の確認である。処理要求があれば、
ステップＳ３４３６でアドレス情報の収集、登録、変更
に関する処理を行なう。

【００６７】ステップＳ３４４０は、Ｌｏｇｏｕｔ要求
の確認である。Ｌｏｇｏｕｔ要求があれば、ステップＳ
３４４１でＬｏｇｏｕｔ処理を行なう。ステップＳ３４
４５は、サーバシャットダウン要求の確認である。要求
があれば、ステップＳ３４４６でシャットダウン処理を
行なう。

【００６８】（アドレス登録テーブル）図９は、本実施
形態の文書配信システムにおいて用いられるアドレス登
録テーブル例を示している。なお、本実施形態におい
て、アドレス登録テーブルは前述の共有のアドレスデー
タとしてデータベース３０３１に記憶されている。

【００６９】登録項目としては、最低限として次のもの
を用意している。（１）ユーザ番号・これは、内部的に各登録ユーザを管理するための番号
であり、各ユーザ毎に異なる値が割り振られる。（２）ユーザ名・基本的にはネットワークユーザ名を登録するが、それ
とは別にＦＡＸ送信先としてのユーザ名、グループ登録
されるユーザ名等がクライアントから登録できる。この
データは直接ＭＦＤ側に送られＭＦＤの操作部等に設け
られた表示装置で表示される。

【００７０】（３）属性・これは、登録されたユーザ名が、ネットワークユーザ
（クライアント）用か、ＦＡＸ番号登録用か、グループ
ユーザ登録用かの識別をするものである。（４）ＦＡＸ番号・ＦＡＸ送信先ユーザの場合に用いられ、ＦＡＸ番号を
登録する。

【００７１】（５）グループメンバー・グループユーザの場合に用いられ、グループメンバー
をユーザ番号で指定する。（６）デバイス登録・ユーザ名としてＭＦＤ側に転送するか否かの設定を行
い、「登録する」と設定されたもののみがＭＦＤ側にダ
ウンロードされる。また、本実施形態におけるデフォル
ト設定としては、「ネットワークユーザ」、「グループ
ユーザ」はデバイス登録する、「ＦＡＸ送信先ユーザ」
は登録しないという設定としてある。なお、これらのア
ドレスデータは、各クライアントからはすべて文書配信
先として使用可能である。

【００７２】（スキャンジョブ）図１０は、スキャンジ
ョブにおける処理フロー図を示している。ステップＳ３
６０１では、まずＭＦＤ１０１０からのスキャンジョブ
データの転送処理を行なう。このジョブデータは、スキ
ャナ２０１６で読み込んだ画像データが含まれる画像デ
ータ部と、その配信先データを含む配信先データ部を有
している。

【００７３】ステップＳ３６０２では、まずスキャンジ
ョブデータの画像データ部を一時保存文書ファイルとし
てデータベース３０３１に登録する。ステップＳ３６０
３では、配信先データ部の内容を解析し、処理すべき配
信数等を検出する。

【００７４】ステップＳ３６１０では、未処理の個別宛
先データ（ユーザ名）を抽出する。ステップＳ３６１５
では、その属性が「クライアント」か否かを判断し、そ
うであればステップＳ３６１６で、所定のユーザフォル
ダに対する内部的な配信処理を行い、ステップＳ３６３
０に処理を進める。

【００７５】本実施形態では、宛先データ属性がグルー
プユーザの場合は、受信文書の扱い同様に「ＩＮＢＯ
Ｘ」データとして、そうでない場合は「Ｓｃａｎ」デー
タとして扱うようにしてある。

【００７６】ステップＳ３６２０は、宛先データ属性が
「ＦＡＸ送信先」かを判断し、そうであればステップＳ
３６２１で内部的に新規の送信ジョブとしての登録を行
い、ステップＳ３６３０に進む。

【００７７】ステップＳ３６３０では、他の配信処理す
べきデータが残っているか否かの確認を行い、まだ未処
理分があればステップＳ３６１０まで処理を戻す。配信
（登録）処理が終了したら、ステップＳ３６４０で一時
保存文書等の後処理を行い処理を終了する。

【００７８】（ＦＡＸ受信文書管理テーブルの構成）図
１１は、本実施形態で用いるＦＡＸ受信文書管理テーブ
ルの例を示す。本実施形態では、データベース３０３１
の共有データエリア内に送信元別のフォルダの管理が可
能なように構成し、必要に応じてアクセスの制限ができ
るようにしてある。

【００７９】ＦＡＸ受信文書管理テーブルに登録される
最低項目は以下の通りである。（１）共有内フォルダ名・所定の送信元別にフォルダ名を設定し、ユーザがフォ
ルダ別にＦＡＸ受信文書をアクセスできるようになって
いる。・特にフォルダ設定されていない相手先からのＦＡＸ受
信文書で、送信宛先が自動的に判別できない文書は、一
般受信文書として管理される。

【００８０】（２）相手先番号・各フォルダ別に、ＦＡＸ送信元のダイヤル番号を設定
する。・ＦＡＸデバイスから通知された受信文書に対応するダ
イヤル番号と、ここで設定された番号とを比較して、対
応するフォルダに受信文書が管理される。・ダイヤル番号は、国際標準のＦＡＸ手順（Ｇ３、Ｇ４
等）においてサポートされている手段により情報交換さ
れるものを使用する。・複数のダイヤル番号を登録することにより、共通のグ
ループ間でのＦＡＸ受信を一括管理させることができる
ようになっている。

【００８１】（３）文書番号・各フォルダ別に文書番号を管理する。（４）アクセス権・共有エリアに受信文書として管理はされるものの、部
門外のクライアントからのアクセスは許容したくない場
合に備えて、各フォルダに対してアクセス可能なユーザ
（クライアント）を任意に設定できるようになってい
る。アクセス権の設定は、ユーザ個別に設定すること
も、そのユーザが属するグループ毎に行うことも可能で
ある。図において、ＪＫＬグループフォルダへは全ての
ユーザがアクセス可能であることを示す。

【００８２】（ＦＡＸ受信ジョブ）図１２は、ＦＡＸ受
信ジョブの処理を示すフローチャートである。ステップ
Ｓ３８０１では、ＭＦＤ側からＦＡＸ受信データを配信
処理用のデータと共にジョブデータとしてサーバ側へ転
送処理する。

【００８３】ステップＳ３８０２では、受信した画像デ
ータを、暫定的に一般受信文書として登録処理する。ス
テップＳ３８０３では、付加された配信処理データの内
容を解析する。

【００８４】ステップＳ３８１０では、明示的に送信宛
先としてクライアントが指示されているか確認し、指示
がされていた場合は、ステップＳ３８１１で指定された
ユーザフォルダへ文書を再登録して処理を終了する。

【００８５】ステップＳ３８２０では、配信処理データ
にＦＡＸ送信元ダイヤルデータが含まれているかの確認
を行い、送信元ダイヤルデータがあれば、ステップＳ３
８２１で対応するＦＡＸ送信元別フォルダが設定されて
いるかの確認をし、所定のフォルダが設定されていれば
ステップＳ３８２２で対応するフォルダへ文書の再登録
処理をして処理を終了する。

【００８６】ステップＳ３８３０は、配信先が未定の文
書に対する自動配信処理モードの設定を確認し、その設
定がなされていれば、ステップＳ３８３１で、当該文書
の扱いを自動ルーティングジョブ３１２６に渡すことで
配信処理の扱いを委託することで受信ジョブとしての処
理を終了する。

【００８７】（クライアントの構成）図１３は、クライ
アント装置の機能的な構成を示すブロック図である。図
１においては３台のクライアント１０２０〜１０２２が
記載されているが、その構成は同一であるため、代表的
にクライアント１（１０２０）を例にとって説明する。

【００８８】４００１は、一般の文書作成アプリケーシ
ョン、４００２は、ＯＳが提供するグラフィックデバイ
スインターフェース部、４００３は、プリンタドライバ
であり、４００４は、一般的にはＯＳが提供するプリン
トマネージヤーであり、アプリケーション４００１から
要求された印刷及びそれに類するジョブは、これらのモ
ジュール（４００２から４００４）を通り、４０３０の
ＬＡＮ制御部を介してネットワークＯＳが提供する印刷
システム上で処理される。

【００８９】４００５は、ＦＡＸドライバであり、文書
作成アプリケーション４００１からＦＡＸ送信要求する
場合はこちらのドライバが選択されて後述するジョブ管
理部４０２０を介して送信要求ジョブとして処理され
る。

【００９０】４０１０は、本実施形態において提供され
る文書配信／管理アプリケーションであり、文書配信／
管理サーバへアクセスするＧＵＩを提供している。

【００９１】具体的には、各種データ（ＦＡＸ送受信文
書、スキャナ文書、通信履歴情報等）の表示、文書編集
機能、各種設定機能（個人文書を共有文書にするモード
設定、アドレス帳設定含む）、各種ジョブ指定操作（Ｆ
ＡＸ送信、文書印刷、等）などを提供している。

【００９２】なお、本実施形態においては、一般ユーザ
用アプリケーションとは別に、いくつかの管理者用アプ
リケーションも用意され、その一つには、受信文書の手
動配信アプリケーションがある。

【００９３】これは、宛先が不明（解析不能含む）でサ
ーバ内に一時保存された受信文書の内容をクライアント
側の表示手段（図示せず）に表示し、目視で宛先を確認
できるようにして、クライアントから当該文書を所定の
ユーザ用の文書として設定可能とするアプリケーション
である。また、サーバ管理者用のアプリケーションとし
て、本サーバを使用するクライアント（ユーザ）設定、
ＭＦＤのリモート設定等が可能なアプリケーションも用
意されている。

【００９４】４０１１は、同様に提供される文書配信／
管理ドライバであり、アプリケーション４０１０から要
求される各種ジョブデータのハンドリングをジョブ管理
部４０２０を介して行なっている。

【００９５】４０２０は、ジョブ管理部であり、文書作
成アプリケーション４００１又は文書配信／管理アプリ
ケーション４０１０から要求されたジョブの管理を行な
う。４０２１は、ジョブ制御部であり、各種ジョブに対
して、サーバとのデータ転送処理を行なうものである。

【００９６】４０３０は、ＬＡＮ制御部であり、一般的
には、ＯＳメーカが提供するＬＡＮ上の通信を制御す
る。このような機能構成を有するクライアントは、例え
ば一般に市販されている、ＬＡＮ接続可能なパーソナル
コンピュータに、ネットワークをサポートするＯＳ及び
上述の機能モジュールをインストールすることにより実
現することができる。

【００９７】（クライアント動作）図１４は、クライア
ント側の処理を示すフローチャートである。ステップＳ
４１０１で、サーバへの接続（Ｌｏｇｉｎ）処理を行な
う。ここで、まず、本実施形態におけるシステムのユー
ザとしてのユーザ認証（例えば、ユーザＩＤ及びパスワ
ードを使用する）を行なう。

【００９８】ステップＳ４１０２は、サーバからのデー
タアップロード、表示処理であり、Ｌｏｇｉｎした結
果、当該ユーザ用のデータとしてサーバ側ですでに管理
されているデータを吸い上げ、ＧＵＩ上に所定のデータ
を表示させる。ステップＳ４１１０は、ユーザからのジ
ョブ要求の有無を検索するもので、ステップＳ４１１１
は、何らかのジョブ要求があれば、その処理を行なう。

【００９９】ステップＳ４１２０では、アプリケーショ
ンの終了要求を監視し、終了要求がなければステップＳ
４１０２にもどり再度サーバ側のデータをアップロード
し、配信された文書の有無等のステータスの確認を行
う。

【０１００】ステップＳ４１２１は、ステップＳ４１２
０でアプリケーションの終了要求があった場合の処理
で、サーバとの切断（Ｌｏｇｏｕｔ）処理を行い、処理
を終了させる。

【０１０１】［第２の実施形態］上述の実施形態におい
ては１台のサーバで１台のＭＦＤを利用するシステム似
について説明したが、本実施形態においては１台のサー
バを用いて複数のＭＦＤを用いるとともに、システム内
のユーザーをグループ管理し、ＭＦＤでファクシミリ受
信した文書をＭＦＤと関連付けられたグループに配信す
ることを特徴とする。

【０１０２】以下に述べる本実施形態の説明において
は、重複する説明を避けるため、前述の第１実施形態と
異なる構成、動作についてのみ説明する。

【０１０３】図１５は、本実施形態における文書配信シ
ステムの構成を示す図であり、第１の実施形態における
構成を示す図１と同じ構成要素には同じ参照数字を用
い、重複する説明は省略する。

【０１０４】本実施形態においては、図１の構成におい
て、ＦＡＸ（１０３０、１０３１）が無く、２台目のＭ
ＦＤ１０１１が追加された点が異なる。ＭＤＦ１０１１
の構成は１台目のＭＦＤ１０１０と同一であり、その構
成は図２を用いて前述した通りである。同様に文書配信
／管理サーバ１００１の構成も図４を用いて前述した通
りである。

【０１０５】本実施形態において、ＭＦＤ１００１（１
０１１）の各種文書処理ジョブ群３０２０に含まれるＦ
ａｘ受信ジョブ３１１２（図５）では、ＭＦＤ側からク
ライアントの配信先データが付加されている場合は、そ
のユーザ固有のデータとして管理することで配信処理を
行なう。

【０１０６】配信先が不明の場合は、自動ルーティング
ジョブ３１２６に処理を移すことにより、イメージデー
タから配信先を抽出処理することにより配信処理ができ
るようになっている。このとき、受信文書は文書を受信
したＭＦＤに対応するデバイスデータの受信文書配送グ
ループを参照し、該当するグループデータの受信文書デ
ータとして保存される。

【０１０７】また、自動ルーティングジョブ３１２６に
おいては、イメージデータからの相手先情報の抽出、認
識の他に、受信文書に付加された通信情報、たとえばＩ
ＴＵＴ．３０規格により既定されるＳＵＢフレーム／Ｐ
ＷＤフレーム情報、ＤＴＭＦ信号などにより、後述する
ユーザー管理情報と照合して配信を行なうこともある。

【０１０８】（データベースの構成）図１６は、本実施
形態におけるデータベース３０３１の構成例を示す図で
ある。まず、共有データとして以下のデータを管理す
る。（１）ユーザ管理情報・ユーザ名、ユーザパスワード、ユーザ別設定、デバイ
ス設定情報等。ＳＵＢ／ＰＷＤ、ＤＴＭＦなどの自動配
信用データ。（２）サーバ管理情報・ユーザライセンス数、時刻、サーバアプリケーション
バージョン等。

【０１０９】（３）デバイス管理情報・デバイス名、デバイスアドレス。（４）共有アドレスデータ：共有するアドレスデータ。・ネットワーク上の各ユーザのＬＡＮ上のアドレスにつ
いては、自動的に登録する。

【０１１０】（５）共有文書データ：共有する文書デー
タ。（６）共有文書アノテーションデータ・共有する文書に対するアノテーション情報。（７）通信ログデータ・特に、ＦＡＸ送受信に関連する通信ログ（履歴）デー
タ。

【０１１１】また、各ユーザ単位のデータとして以下の
データを管理する。（１）Ｉｎｂｏｘデータ：主としてデバイス側から転送
される受信文書データ。（２）ＯｕｔＢｏｘデータ：デバイス側に転送される送
信要求中の文書データ。（３）Ｓｃａｎデータ：スキャン読取後、転送された文
書データ。

【０１１２】（４）ＳｅｎｔＦａｘデータ：送信処理済
みの文書データ。（５）Ｔｒａｓｈデータ：不要指示され一時保存された
文書データ。（６）ユーザ専用フォルダデータ・ユーザが個別に設定したフォルダに、ユーザが移動、
複写させた文書が管理される。（７）ユーザ専用アドレスデータ・ユーザが独自に設定したアドレス情報。

【０１１３】また、本実施形態においては各グループ単
位のデータとしてさらに以下のデータを管理する。（１）グループユーザーリスト：グループに所属するユ
ーザーのユーザーＩＤが列挙されて登録される。それぞ
れのユーザーは複数のグループに所属することが可能で
ある。（２）利用可能デバイスリスト：グループに所属するユ
ーザーが使用することが可能なデバイスのＩＤが登録さ
れる。

【０１１４】（３）受信文書データ：配信先が不明であ
り一時的に保存される文書データ。（４）共有文書データ：グループに所属するユーザー間
で共有する文書。（５）共有文書アノテーション情報：上記共有文書に付
加されたアノテーション情報。

【０１１５】加えて、各デバイス単位のデータとして以
下の情報を管理する。（１）受信配送グループ：配送先を自動的に解決できな
い場合に一時保存するグループのＩＤを記憶する。（２）スキャン宛先：ＭＦＤに転送するためのスキャン
データの宛先情報を記憶する。

【０１１６】（データフロー）図１７は、本実施形態の
文書配信サーバを用いたシステムにおけるデータフロー
を示す図である。本実施形態においては、データバッフ
ァ３３１０を介してサーバと通信するＭＦＤが複数（図
では２台）である点、クライアントがデータベース３０
３１に記憶されたグループデータにアクセスしてシステ
ムが提供する各種サービスを享受する点で図７に示した
第１の実施形態と異なる。

【０１１７】例えば、ユーザグループ１に属するクライ
アントとしてのユーザ１（１０２０）は、データベース
３０３１における共通データエリアのデータ領域と、ユ
ーザ１が所属するグループ１のグループ１データ領域
と、ユーザ１用として個別に管理されたユーザ１データ
領域をアクセスすることで、各種サービスの提供を受け
ることができるようになっている。

【０１１８】同様に、ユーザグループ２に属するクライ
アントとしてのユーザ３（１０２２）は、データベース
３０３１における共通データエリアのデータ領域と、ユ
ーザ３が所属するグループ２のグループ２データ領域
と、ユーザ３用として個別に管理されたユーザ３データ
領域をアクセスすることで、各種サービスの提供を受け
ることができる。

【０１１９】（ＦＡＸ受信文書転送）次に、このよう
に、ユーザがグループ管理された場合において、ＭＦＤ
からファクシミリ受信文書の転送が行なわれたときにサ
ーバーで行なわれる処理を図１８に示すフローチャート
を用いて説明する。

【０１２０】ステップＳ３５０１はデータベースをチェ
ックし、ＭＦＤからの受信文書の転送要求があるかどう
かを確認処理である。ステップＳ３５１０で受信文書の
有無により処理を分岐する。受信文書がなければこの処
理を終了する。

【０１２１】ステップＳ３５２０は受信文書の受信情報
を参照して配信可能であるかどうかを判断する。配信用
のデータ、たとえばＳＵＢやＤＴＭＦ信号情報が付加さ
れていれば、配信可能とし、ステップＳ３５２５の自動
配信処理を行なう。ステップＳ３５２５は配信用の情報
を図１６で説明したユーザー管理情報と照合し該当する
ユーザーのＩｎＢｏｘデータ領域に文書を蓄積する処理
である。

【０１２２】ステップＳ３５３０では、受信ＭＦＤのＭ
ＦＤデータを照合し受信文書を配送するグループを調べ
る。ステップＳ３５４０では、配送先のグループの受信
文書データとして受信したデータをデータベースに登録
する処理である。

【０１２３】（クライアントの文書配信処理）図１９
は、クライアント側の文書配信処理を示すフローチャー
トである。ステップＳ４２０１で、サーバへの接続（Ｌ
ｏｇｉｎ）処理を行なう。ここで、まず、本実施形態に
おけるシステムのユーザとしてのユーザ認証（例えば、
ユーザＩＤ，パスワードと使用する）を行なう。このと
き、配信処理を行なうグループの指定を行う。グループ
の指定は、例えばユーザ認証画面に設けられた、既登録
グループ一覧を示すプルダウンメニュー、リスト等から
選択することによって行っても、所定のグループ指定コ
ード（番号、名称等）をユーザＩＤの入力と同様に入力
して行ってもよい。

【０１２４】ステップＳ４２０２は、サーバからのデー
タアップロード、表示処理であり、Ｌｏｇｉｎした結
果、当該グループ用のデータとしてサーバ側ですでに管
理されている受信文書データ、当該グループに所属する
ユーザー名を吸い上げ、ＧＵＩ上に所定のデータを表示
させる。

【０１２５】図２０は、ステップＳ４２０２で表示され
るＧＵＩの例を示す図である。ＧＵＩは配信先ユーザ及
びグループ表示フレーム２０１０、受信文書イメージ表
示フレーム２０２０及び受信文書リスト表示フレーム２
０３０とを有している。

【０１２６】配信先ユーザ及びグループ表示フレーム２
０１０には、グループに属するユーザ名及び各グループ
の共有フォルダが一覧表示される。受信文書リスト表示
フレーム２０３０には、自動配信の対象にならなかった
未配信の受信文書の一覧がリスト表示される。そして、
受信文書リスト表示フレーム２０３０で選択した文書の
イメージが受信文書表示フレーム２０２０に表示され
る。

【０１２７】また、受信文書リスト表示フレーム２０３
０で文書を選択し、配信先ユーザ及びグループ表示フレ
ーム２０１０に表示される配信先ユーザのフォルダにド
ラッグアンドドロップすることによって、選択した文書
をそのユーザの配信先ユーザフォルダに配信することが
可能である。配信された文書は受信文書リスト表示フレ
ーム２０３０から削除される。

【０１２８】ステップＳ４２１０は、ユーザーからの配
信処理の要求の有無により分岐する処理で、ステップＳ
４２１１は、配信処理があれば、選択された受信データ
を配信先として選択されたユーザーのＩｎＢｏｘに転送
する。ここでは、単一のユーザーだけでなく複数のユー
ザーやグループの共有フォルダを配信宛先として１度に
選択可能であり、複数のユーザー宛てに配信する場合
は、受信データを必要数だけ複製した後に配信処理を行
なう。

【０１２９】ステップＳ４２２０では、アプリケーショ
ンの終了要求を監視し、終了要求がなければステップＳ
４２０２にもどり再度サーバ側のデータをアップロード
し、配信された文書の有無等のステータスの確認を行
う。

【０１３０】ステップＳ４２２１は、ステップＳ４２２
０でアプリケーションの終了要求があった場合の処理で
サーバとの切断（Ｌｏｇｏｕｔ）処理を行い、処理を終
了させる。

【０１３１】

【他の実施形態】上述の実施形態においては、ＭＦＤと
して各機能が一体化された装置を用いた場合について説
明したが、例えばＬＡＮ接続可能なパーソナルコンピュ
ータにスキャナ、プリンタ及びＦＡＸモデムが接続され
た構成のシステムをＭＦＤとして用いても良いし、また
スキャナ、プリンタ及びＦＡＸ機能のいずれか１つ又は
２つが内蔵され、残りが外付けされた構成であっても良
い。

【０１３２】また、ＦＡＸデバイスに関しては、ネット
ワーク上に配置されるＦＡＸデバイスのみならず、サー
バに直結するモデムを含めたＦＡＸデバイスであっても
よい。

【０１３３】また、本発明の目的は、前述した実施形態
の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記
録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるい
は装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュ
ータ（またはCPUやMPU）が記憶媒体に格納されたプログ
ラムコードを読み出し実行することによっても、達成さ
れることは言うまでもない。この場合、記憶媒体から読
み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の
機能を実現することになり、そのプログラムコードを記
憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。また、
コンピュータが読み出したプログラムコードを実行する
ことにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけ
でなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピ
ュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(OS)
などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理に
よって前述した実施形態の機能が実現される場合も含ま
れることは言うまでもない。

【０１３４】さらに、記憶媒体から読み出されたプログ
ラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カー
ドやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わ
るメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示
に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備
わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって前述した実施形態の機能が実現される場
合も含まれることは言うまでもない。

【０１３５】本発明を上記記憶媒体に適用する場合、そ
の記憶媒体には、先に説明した（図３、図８、図１０、
図１２、図１３、図１４、図１８及び図１９に示す）フ
ローチャートのいずれか１つ以上に対応するプログラム
コードが格納されることになる。

【０１３６】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
所定の複数の宛先からのＦＡＸ受信文書を一括で管理す
ることにより、個人宛及び担当部署宛の文書が混在する
環境において、効率の良い文書管理を行うことのできる
文書配信システムが実現できるという効果を有する。

【０１３７】また、一括管理した受信文書を保管する共
有内フォルダにユーザ毎のアクセス権設定を行うことを
可能としたため、文書情報が真に必要なユーザのみが該
当する文書を扱うことが可能になり、セキュリティの面
からも好ましい文書配信システムが実現できる。

【０１３８】加えて、管理に用いる送信元情報（送信元
ダイヤル番号）は、国際標準のＦＡＸ手順で情報交換で
きるので、国内外を問わず任意のＦＡＸ装置からのＦＡ
Ｘ受信でも対応できる。

【０１３９】その上、一括管理するための所定の設定が
なされていない場合は、他の個人別に配信させる方法を
適用することが可能であるため、自動配信機能の拡張機
能として有効に運用させることができる。

【０１４０】また、１台のサーバにより複数のＭＦＤを
管理する文書配信システムを用いた場合には、システム
内のユーザーをグループ管理し、ＭＦＤでファクシミリ
受信した文書をＭＦＤと関連付けられたグループに配信
することにより、配信業務が容易になるという効果を有
する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による文書配信システムの全体構成例を
示すブロック図である。

【図２】マルチファンクションデバイスの構成例を示す
ブロック図である。

【図３】マルチファンクションデバイスにおける処理を
示すフローチャートである。

【図４】文書配信サーバの構成例を示すブロック図であ
る。

【図５】文書配信サーバの文書処理ジョブ群の例を示す
図である。

【図６】文書配信サーバのデータベースの構成例を示す
図である。

【図７】文書配信サーバを介したデータフローを示す図
である。

【図８】文書配信サーバにおける基本処理を示すフロー
チャートである。

【図９】アドレス登録テーブルの例を示す図である。

【図１０】スキャンジョブの処理を示すフローチャート
である。

【図１１】ＦＡＸ受信文書管理テーブルの例を示す図で
ある。

【図１２】ＦＡＸ受信ジョブの処理を示すフローチャー
トである。

【図１３】クライアントの構成例を示すブロック図であ
る。

【図１４】クライアントの処理を示すフローチャートで
ある。

【図１５】本発明の別の実施形態に係る文書配信システ
ムの構成例を示すブロック図である。

【図１６】図１５のシステムにおける、文書配信サーバ
が有するデータベースの構成例を示す図である。

【図１７】図１５のシステムにおける、文書配信サーバ
を介したデータフローを示す図である。

【図１８】図１５のシステムにおいて、ＭＦＤからファ
クシミリ受信文書の転送が行なわれたときにサーバーで
行なわれる処理を示すフローチャートである。

【図１９】図１５のシステムにおける、クライアントの
文書配信処理を示すフローチャートである。

【図２０】画像検索条件の指定画面例を示す図である。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続きＦターム(参考） 5B021 AA05 BB02 5B089 GA13 JA05 JA33 JB14 KA13 KB06 KC37 KC52 5C062 AA13 AA17 AA35 AB38 AB42 AC22 AC34 AE07 AE13 AF01 AF02

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】ネットワーク上に接続されたサーバと、
クライアントと、前記サーバの制御下にあり、公衆網を
含む通信ネットワークを介して送信先情報及び／又は送
信元情報を文字コードもしくはイメージとの形式で有す
るデータの送受信が可能なデータ通信装置とを有し、前
記サーバが前記データ通信装置が受信した前記データを
所定の条件で分類して蓄積する記憶手段を有するととも
に、前記クライアント又はそのユーザに応じて前記蓄積
したデータへのアクセスを制御するアクセス制御手段を
有するデータ管理システムであって、前記所定の条件が前記送信元情報に基づく条件であるこ
とを特徴とするデータ管理システム。
【請求項２】前記サーバが送信元が同一な前記データ
毎に前記データを分類して蓄積することを特徴とする請
求項１記載のデータ管理システム。
【請求項３】前記サーバが予め定められた送信元グル
ープ毎に前記データを分類して蓄積することを特徴とす
る請求項１記載のデータ管理システム。
【請求項４】前記アクセス制御手段が、予め定めた設
定に従って、前記分類毎に前記クライアント又は前記デ
ータ管理システムの登録ユーザに対するアクセス可否を
決定することを特徴とする請求項１乃至請求項３のいず
れかに記載のデータ管理システム。
【請求項５】前記サーバが複数の前記データ通信装置
を制御し、前記データ通信装置毎に設定されたユーザグ
ループ毎に前記データを分類して蓄積することを特徴と
する請求項１記載のデータ管理システム。
【請求項６】前記サーバが複数の前記データ通信装置
を制御し、前記サーバが前記データの前記送信元情報及
び／又は前記送信先情報から前記データの送信先を、予
め登録された前記データ管理システムのユーザのいずれ
かに特定可能な場合には、前記データを前記記憶手段の
前記ユーザ毎に設けられた領域に蓄積し、特定不可能な
場合には、前記データを前記記憶手段の、受信した前記
データ通信装置毎に設けられた領域に蓄積することを特
徴とする請求項１記載のデータ管理システム。
【請求項７】前記データ通信装置がファクシミリデー
タの送受信を行うことを特徴とする請求項１乃至請求項
６のいずれかに記載のデータ管理システム。
【請求項８】前記イメージ形式の送信元及び／又は送
信先情報から送信先及び／又は送信先を認識する文字認
識手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至請求
項６のいずれかに記載のデータ管理システム。
【請求項９】前記データ通信装置に接続され、接続さ
れた前記データ通信装置と同一のサーバにより制御され
る画像読取り装置及び／又は画像形成装置を更に有する
ことを特徴とする請求項１乃至請求項６記載のデータ管
理システム。
【請求項１０】装置が実行可能なプログラムを格納し
た記憶媒体であって、前記プログラムを実行した装置
を、請求項１乃至請求項１０のいずれかに記載のデータ
管理システムにおけるサーバ又はクライアントとして機
能させることを特徴とする記憶媒体。
【請求項１１】ネットワーク上に接続されたサーバ
と、クライアントと、前記サーバの制御下にあり、公衆
網を含む通信ネットワークを介して送信先情報及び／又
は送信元情報を文字コードもしくはイメージとの形式で
有するデータの送受信が可能なデータ通信装置とを有す
るデータ管理システムにおけるサーバであって、前記データ通信装置が受信した前記データを前記送信元
情報に基づく条件で分類して蓄積する記憶手段と、前記クライアント又はそのユーザに応じて前記蓄積した
データへのアクセスを制御するアクセス制御手段とを有
することを特徴とするサーバ。
【請求項１２】送信元が同一な前記データ毎に前記デ
ータを分類して蓄積することを特徴とする請求項１１記
載のサーバ。
【請求項１３】予め定められた送信元グループ毎に前
記データを分類して蓄積することを特徴とする請求項１
１記載のサーバ。
【請求項１４】前記アクセス制御手段が、予め定めた
設定に従って、前記分類毎に前記クライアント又は前記
データ管理システムの登録ユーザに対するアクセス可否
を決定することを特徴とする請求項１１乃至請求項１３
のいずれかに記載のサーバ。
【請求項１５】複数の前記データ通信装置を制御し、
前記データ通信装置毎に設定されたユーザグループ毎に
前記データを分類して蓄積することを特徴とする請求項
１１記載のサーバ。
【請求項１６】複数の前記データ通信装置を制御し、
前記データの前記送信元情報及び／又は前記送信先情報
から前記データの送信先を、予め登録された前記データ
管理システムのユーザのいずれかに特定可能な場合に
は、前記データを前記記憶手段の前記ユーザ毎に設けら
れた領域に蓄積し、特定不可能な場合には、前記データ
を前記記憶手段の、受信した前記データ通信装置毎に設
けられた領域に蓄積することを特徴とする請求項１１記
載のサーバ。
【請求項１７】前記イメージ形式の送信元及び／又は
送信先情報から送信先及び／又は送信先を認識する文字
認識手段を更に有することを特徴とする請求項１１乃至
請求項１６のいずれかに記載のサーバ。
【請求項１８】装置が実行可能なプログラムを格納し
た記憶媒体であって、前記プログラムを実行した装置
を、請求項１１乃至請求項１７のいずれかに記載のデー
タ管理システムにおけるサーバとして機能させることを
特徴とする記憶媒体。
【請求項１９】ネットワーク上に接続されたサーバ
と、クライアントと、前記サーバの制御下にあり、公衆
網を含む通信ネットワークを介して送信先情報及び／又
は送信元情報を文字コードもしくはイメージとの形式で
有するデータの送受信が可能なデータ通信装置とを有す
るデータ管理システムにおけるデータ管理方法であっ
て、前記データ通信装置が受信した前記データを前記送信元
情報に基づく条件で分類して蓄積する記憶ステップと、前記クライアント又はそのユーザに応じて前記蓄積した
データへのアクセスを制御するアクセス制御ステップと
を有することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項２０】前記記憶ステップにおいて、送信元が
同一な前記データ毎に前記データを分類して蓄積するこ
とを特徴とする請求項１９記載のデータ管理方法。
【請求項２１】前記記憶ステップにおいて、予め定め
られた送信元グループ毎に前記データを分類して蓄積す
ることを特徴とする請求項１９記載のデータ管理方法。
【請求項２２】前記アクセス制御ステップが、予め定
めた設定に従って、前記分類毎に前記クライアント又は
前記データ管理システムの登録ユーザに対するアクセス
可否を決定することを特徴とする請求項１９乃至請求項
２１のいずれかに記載のデータ管理方法。
【請求項２３】前記記憶ステップが複数の前記データ
通信装置を制御し、前記データ通信装置毎に設定された
ユーザグループ毎に前記データを分類して蓄積すること
を特徴とする請求項１９記載のデータ管理方法。
【請求項２４】前記記憶ステップが複数の前記データ
通信装置を制御し、前記データの前記送信元情報及び／
又は前記送信先情報から前記データの送信先を、予め登
録された前記データ管理システムのユーザのいずれかに
特定可能な場合には、前記データを前記記憶手段の前記
ユーザ毎に設けられた領域に蓄積し、特定不可能な場合
には、前記データを前記記憶手段の、受信した前記デー
タ通信装置毎に設けられた領域に蓄積することを特徴と
する請求項１９記載のデータ管理方法。
【請求項２５】前記データ通信装置がファクシミリデ
ータの送受信を行うことを特徴とする請求項１９乃至請
求項２４のいずれかに記載のデータ管理方法。
【請求項２６】前記イメージ形式の送信元及び／又は
送信先情報から送信先及び／又は送信先を認識する文字
認識ステップを更に有することを特徴とする請求項１９
乃至請求項２４のいずれかに記載のデータ管理方法。
【請求項２７】請求項１９乃至２６のいずれかに記載
のデータ管理方法を装置が実行可能なプログラムとして
格納したことを特徴とする記憶媒体。