JP2004054664A - 電子メール管理方法、システム、プログラム、及び記録媒体 - Google Patents
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Abstract
【課題】受信した電子メールに含まれる属性情報に基づいて、重要案件や緊急案件などの管理単位毎に電子メールを分類し、分類した電子メールを管理単位毎に受信者側に提示できるようにする。
【解決手段】電子メールサーバは、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出し（Ｓ２）、抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定し（Ｓ３）、設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し（Ｓ４）、分類した電子メールを電子メールＤＢの所定の格納場所に格納する。電子メールサーバは、受信者側からの要求に応じて、前記電子メールＤＢに格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に抽出し（Ｓ６）、抽出した電子メールのリストを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する。
【選択図】 図５
【解決手段】電子メールサーバは、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出し（Ｓ２）、抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定し（Ｓ３）、設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し（Ｓ４）、分類した電子メールを電子メールＤＢの所定の格納場所に格納する。電子メールサーバは、受信者側からの要求に応じて、前記電子メールＤＢに格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に抽出し（Ｓ６）、抽出した電子メールのリストを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する。
【選択図】 図５
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メール管理方法、システム、プログラム、及び記録媒体、より詳細には、電子メールをその内容に応じて効率的に管理するための電子メール管理方法、システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業等における業務システムのＩＴ化に伴い、各部門内、もしくは各部門間で電子メールを用いた情報のやり取りが頻繁に行われるようになり、大量の電子メールにより情報を取得し、取得した情報に対応するための作業が日常業務における大きなウェイトを占めるようになってきた。通常、送信者側から送信された電子メールは、受信用に設定された、例えばハードディスクなどの物理的な保管場所にすべて保管され、電子メールの受信者側は、受信した順番に基づいてすべての電子メールを読んで、該電子メールの内容毎にその対応を検討の上、作業を行う必要がある。この際、電子メールの量が多いとそのための作業が長時間に渡り、例えば重要な内容を含む電子メールを見逃したり、早急なレスポンスが必要な内容を含む電子メールへの対応が最後になってしまったりと、本来便利であるはずの電子メールを用いているにもかかわらず、効率的な対応が出来ていないのが実情である。
【０００３】
このため、最近のグループウェアなどに搭載されるメール機能は、例えば、送受信メールを区別して保管できる論理フォルダを作成できるものや、スクリプトなどを組んで受信された電子メールをその受信日時や送信者名などの情報に基づいて予め設定したフォルダなどに振り分ける機能を追加できるものも存在する。
【０００４】
しかしながら、上記メール機能は、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、その電子メールが、例えば重要案件に係るものか、早急な対応が必要なものか、回答期限を有するものかなど、電子メールに含まれる内容に応じて重要なものと、重要でないものとを自動的に分類することができないために、受信者はその都度電子メールを開いて内容を確認する必要があった。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、重要案件や緊急案件などの管理単位毎に電子メールを分類し、分類した電子メールを管理単位毎に受信者側に提示できるようにした電子メール管理方法、システム、プログラム、及び記録媒体を提供すること、を目的としてなされたものである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するための電子メール管理方法であって、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出ステップと、該抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定する管理単位設定ステップと、該設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納ステップと、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示ステップとを有することを特徴としたものである。
【０００７】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記管理単位設定ステップにて電子メールに設定される管理単位と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール格納ステップは、管理単位毎に分類した電子メールを前記電子メールデータベースに格納する際に、前記管理単位に応じた前記電子メールデータベースの格納場所を選択し、該選択した格納場所に前記分類した電子メールを格納することを特徴としたものである
【０００８】
請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記受信者側端末装置の画面上に含まれるデータ提示領域と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて管理単位毎に格納された電子メールのリストを前記受信者側端末装置に提示する際に、前記電子メールの格納場所に応じた前記受信者側端末装置のデータ提示領域を選択し、該選択したデータ提示領域に前記電子メールのリストを管理単位毎に提示することを特徴としたものである。
【０００９】
請求項４の発明は、請求項１または２の発明において、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて管理単位毎に格納された電子メールを、前記受信者側端末装置の所定のデータ保管場所にダウンロードし、該ダウンロードした電子メールのリストを管理単位毎に前記受信者側端末装置に提示することを特徴としたものである。
【００１０】
請求項５の発明は、電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するための電子メール管理方法であって、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出ステップと、該抽出した属性情報に予め関連付けられた優先順位を電子メールに設定する優先順位設定ステップと、該設定した優先順位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納ステップと、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを優先順位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示ステップとを有することを特徴としたものである。
【００１１】
請求項６の発明は、請求項５の発明において、前記優先順位設定ステップにて電子メールに設定される優先順位と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール格納ステップは、優先順位毎に分類した電子メールを前記電子メールデータベースに格納する際に、前記優先順位に応じた前記電子メールデータベースの格納場所を選択し、該選択した格納場所に前記分類した電子メールを格納することを特徴としたものである。
【００１２】
請求項７の発明は、請求項５または６の発明において、前記受信者側端末装置の画面上に含まれるデータ提示領域と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて優先順位毎に格納された電子メールのリストを前記受信者側端末装置に提示する際に、前記電子メールの格納場所に応じた前記受信者側端末装置のデータ提示領域を選択し、該選択したデータ提示領域に前記電子メールのリストを優先順位に従って提示することを特徴としたものである。
【００１３】
請求項８の発明は、請求項５または６の発明において、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて優先順位毎に格納された電子メールを、前記受信者側端末装置の所定のデータ保管場所にダウンロードし、該ダウンロードした電子メールのリストを優先順位に従って前記受信者側端末装置に提示することを特徴としたものである。
【００１４】
請求項９の発明は、請求項７または８の発明において、前記電子メール提示ステップにて電子メールを優先順位に従って提示する際に、優先順位毎に分類された電子メールのグループを前記受信者側で識別するための識別情報を付与しておくことを特徴としたものである。
【００１５】
請求項１０の発明は、請求項１ないし９のいずれか１の発明において、前記属性情報抽出ステップは、前記送信者側から送信された電子メールに含まれる情報の中から、送信者に関するＩＤ情報，本文中に含まれるテキスト情報又は画像情報，件名に含まれるテキスト情報のいずれか１又は複数を少なくとも含む情報を前記電子メールの属性情報として抽出することを特徴としたものである。
【００１６】
請求項１１の発明は、請求項１ないし１０のいずれか１の発明において、前記送信者側から緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件のいずれか１又は複数に係わる電子メールを送信する際に、該電子メールが緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件のいずれか１又は複数に係わる電子メールであることを示す案件情報を該電子メールの属性情報として該電子メールに付与することを特徴としたものである。
【００１７】
請求項１２の発明は、請求項１ないし１１のいずれか１の発明において、前記送信者側から送信される電子メールに含まれる属性情報の中で前記属性情報抽出ステップにて抽出する属性情報を、前記受信者側により予め指定できるようにしたことを特徴としたものである。
【００１８】
請求項１３の発明は、請求項１ないし１２のいずれか１の発明において、電子メールを利用する利用者のスケジュールを登録するスケジュール登録ステップと、該登録したスケジュールに基づいて前記受信者側の在／不在状況を判断する在／不在状況判断ステップと、該在／不在状況判断ステップにて受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急案件又は重要案件に係る場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送する電子メール転送ステップとを有することを特徴としたものである。
【００１９】
請求項１４の発明は、請求項１３の発明において、前記電子メール転送ステップは、前記在／不在状況判断ステップにて受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急かつ回答期限を有する案件、又は重要かつ回答期限を有する案件に係る場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送することを特徴としたものである。
【００２０】
請求項１５の発明は、請求項１３または１４の発明において、前記電子メール転送ステップは、前記在／不在状況判断ステップにて受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが所定レベル以上の優先順位に分類された場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送することを特徴としたものである。
【００２１】
請求項１６の発明は、電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するためのサーバ装置を有する電子メール管理システムにおいて、該サーバ装置は、電子メールの利用者が使用する端末装置とネットワークを介して接続され、電子メールを格納するための電子メールデータベースにアクセス可能とし、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出手段と、該抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定する管理単位設定手段と、該設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを前記電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納手段と、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示手段とを有することを特徴としたものである。
【００２２】
請求項１７の発明は、電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するためのサーバ装置を有する電子メール管理システムにおいて、該サーバ装置は、電子メールの利用者が使用する端末装置とネットワークを介して接続され、電子メールを格納するための電子メールデータベースにアクセス可能とし、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出手段と、該抽出した属性情報に予め関連付けられた優先順位を電子メールに設定する優先順位設定手段と、該設定した優先順位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを前記電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納手段と、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを優先順位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示手段とを有することを特徴としたものである。
【００２３】
請求項１８の発明は、請求項１６または１７の発明において、前記サーバ装置は、電子メールの利用者が有する携帯端末装置とネットワークを介して接続され、電子メールを利用する利用者のスケジュールを登録するスケジュール登録手段と、該登録したスケジュールに基づいて前記受信者側の在／不在状況を判断する在／不在状況判断手段と、該在／不在状況判断手段により受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急案件又は重要案件に係る場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送する電子メール転送手段とを有することを特徴としたものである。
【００２４】
請求項１９の発明は、請求項１ないし１５のいずれか１に記載の電子メール管理方法をコンピュータに実行させるための、あるいは、請求項１６ないし１８のいずれか１に記載の電子メール管理システムとしての機能をコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【００２５】
請求項２０の発明は、請求項１９に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００２６】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの構成例を説明するための図で、図中、１，２はネットワーク、１０は電子メールサーバで、該電子メールサーバ１０は、属性情報抽出手段１０ａ，管理単位設定手段１０ｂ，電子メール格納手段１０ｃ，電子メール提示手段１０ｄを有し、１１は電子メールＤＢで、該電子メールＤＢ１１は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａ，管理単位の一覧と定義テーブル１１ｂ，属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃを有し、２０は電子メールを送受信するための利用者側端末装置で、該利用者側端末装置２０は、電子メールの一覧を表示する表示画面２０ａ（以下、ビューという）を有し、２１は利用者である。本実施形態では説明を簡単にするために、利用者側端末装置２０を単数で示しているが、この利用者側端末装置２０は複数であってもよい。また、本電子メール管理システムは、イントラネットを利用したグループウェア上の電子メールシステムや、インターネットを使用したＷｅｂ上の電子メールシステムなどいずれの利用環境においても適用することができる。
【００２７】
ここで、電子メールサーバ１０の一般的な構成について説明する。
本実施形態における電子メールサーバ１０は、インターネットやイントラネットなどを利用した電子メールシステムを構成するために必要となる、例えば、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ，ＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバなどからなり、これらのサーバを用いて、メッセージの送受信機能、メールボックス機能、メッセージ管理機能などを提供するものである。この際、インターネットやイントラネットなどで利用される電子メールでは、メッセージの送信にＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用い、受信にＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いることから、送信側メールサーバをＳＭＴＰサーバ、受信側メールサーバをＰＯＰサーバと呼び、区別している。なお、本実施形態における電子メールサーバ１０は、上記ＳＭＴＰサーバ，ＰＯＰサーバなどを物理的に含む１つのサーバ装置として図示しているが、その機能に応じて複数のサーバに分散させた形態としてもよい。
【００２８】
また、利用者側端末装置２０には、例えば、電子メールアプリケーション，文書作成アプリケーション，Ｗｅｂブラウザなど、電子メールシステムを利用するために必要なソフトウェアが予めインストールされている。また、電子メールＤＢ１１は、利用者からの電子メールを一時的又は長期的に格納するための格納場所を有しているものとする。
【００２９】
ここで、上記ＳＭＴＰサーバは、利用者側端末装置２０の電子メールアプリケーションから送信された電子メールをその電子メールのヘッダ部などに記載された宛先（メールアドレス）に従って、ＰＯＰサーバの該当する格納場所に格納するために、一時的に保管するためのもので、送信元ＩＤ，送信日時，メールデータなどの情報が記憶される。また、ＰＯＰサーバは、利用者側端末装置２０から送信された電子メールを蓄積しておき、電子メールアプリケーションからの要求に応じて該当する電子メールを送信するためのもので、利用者ＩＤ，送信日時，メールデータなどの情報が記憶される。また、電子メールサーバ１０は、電子メールを利用する利用者毎の固有ＩＤ及びパスワードを管理するためのメールＩＤテーブルを有し、利用者側端末装置２０から入力されたＩＤ及びパスワードを認証する。
【００３０】
図１において、電子メールサーバ１０は、電子メールの送受信が可能な利用者側端末装置２０とネットワーク１を介して接続されている。ここで、複数の利用者側端末装置２０がネットワーク１を介して電子メールサーバ１０に接続される形態としてもよい。また、電子メールサーバ１０は、電子メールＤＢ１１にアクセス可能とし、本実施形態では、電子メールサーバ１０と電子メールＤＢ１１とが同じ場所に設置されているものとする。
【００３１】
ここで、電子メールサーバ１０の設置場所は、例えば、企業側、外部のサービスプロバイダ側等、いずれの場所でもよく、各端末装置にネットワーク１又はネットワーク２を介して接続されていればよい。また、本電子メール管理システムの実施形態として、電子メールサーバ１０に電子メールＤＢ１１が物理的に含まれている場合や、ネットワークを介して接続され、物理的に離散している場合のどちらの形態も取りうる。また、電子メールサーバ１０の形態としては、ネットワークに接続するためのサーバ、各ユーザを認証するためのサーバ等の階層構造を持ったサーバ機能を有するコンピュータとしてもよく、上述した各手段が有する機能を実行するためのプログラムが格納されていればよい。このプログラムには、各手段をユーザが使用する際に、操作が容易になるようにＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェイス）を備えるようにするとよい。
【００３２】
また、本発明における各実施形態の説明に際し、電子メールサーバ１０を１つの装置として示しているが、上述のごとく様々な種類のネットワークを介してその機能を分散させてもよい。また、各端末装置は、ディスクトップ型パーソナルコンピュータとして図示しているが、ネットワーク接続可能な携帯電話やモバイルコンピュータなどであってもよく、使用形態に応じた形態であればよい。また、企業等において、本電子メール管理システムを利用可能な端末装置を複数台設置する場合、例えばＬＡＮ等によりネットワーク接続されている必要がある。
【００３３】
また、図１に示すネットワーク１又はネットワーク２としては、有線、無線に限らず専用回線、電話回線等で接続されたインターネットや、インターネット技術を利用したイントラネットの形態でもよく、さらには、専用回線を使用する場合でもＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＭＡＮ（Ｍｅｔｒｏｐｏｌｉｔａｎ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）に限らず、電子メールサーバ１０の設置場所によっては、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）で構成される形態もとりうる。また、このネットワーク１又はネットワーク２には、専用回線の使用、伝送データの暗号化、各端末装置を使用するユーザの認証等、様々な方法によるセキュリティの強化が必要となる。
【００３４】
電子メールサーバ１０が有する属性情報抽出手段１０ａは、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する。ここで、電子メールから抽出する属性情報は、電子メールに含まれる各種情報の中から、例えば、送信者に関するＩＤ情報，本文中に含まれるテキスト情報又は画像情報，件名に含まれるテキスト情報のいずれか１又は複数を少なくとも含む情報を属性情報として抽出するようにしてもよく、また、電子メールの内容が、例えば緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件のいずれか１又は複数に係わる場合に、その旨を示す案件情報を属性情報として電子メールに予め付与しておいてもよい。具体例として、例えば電子メールに含まれる任意の領域に、例えば「重要」，「緊急」などを示す識別子や、フラグなどを予め付与しておく。また、電子メールから抽出する属性情報を受信者側により予め指定しておいてもよく、この場合、電子メールサーバ１０は、受信者側で指定された属性情報のみを選択的に抽出する。この属性情報に関する定義は、属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃに格納されている。
【００３５】
管理単位設定手段１０ｂは、属性情報抽出手段１０ａにより抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定する。この管理単位とは、例えば「重要」，「緊急」，「回答期限有り」など、電子メールの内容に応じて、利用者が任意に設定できるものである。この場合、電子メールに含まれる属性情報と、管理単位とを予め関連付けておき、例えば、緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件であることを示す案件情報，送信者に関するＩＤ情報，本文中や件名等に含まれる任意のキーワードなどの電子メールに含まれる属性情報に対応させて管理単位を設定する。具体例として、属性情報が「送信者：取引先のｘｘ社Ａ取締役」の場合に、管理単位として「重要」を設定するなど、利用者は、その電子メールに含まれる属性情報に応じて、管理単位を予め定義しておく。この管理単位に関する定義は、管理単位の一覧と定義テーブル１１ｃに格納されている。
【００３６】
電子メール格納手段１０ｃは、管理単位設定手段１０ｂにより設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する。この際、電子メールに設定される管理単位と、電子メールＤＢ１１の格納場所とは予め関連付けられており、管理単位毎に分類した電子メールを電子メールＤＢ１１に格納する際に、管理単位に応じた電子メールＤＢ１１の格納場所を選択し、選択した格納場所に、分類した電子メールを格納する。
【００３７】
また、電子メール提示手段１０ｄは、電子メール格納手段１０ｃにより格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス（宛先のメールアドレス）毎に電子メールＤＢ１１から抽出し、抽出した電子メールを管理単位毎に利用者側端末装置２０に提示する。
【００３８】
この電子メール提示手段１０ｄに係る実施形態は大きく２つあり、第１の形態において、利用者側端末装置２０の画面上に含まれるデータ提示領域と、電子メールＤＢ１１の格納場所とを予め関連付けしておく。電子メール格納手段１０ｃにより管理単位毎に格納された電子メールのリストを、利用者側端末装置２０に提示する際に、電子メールの格納場所に応じた利用者側端末装置２０のデータ提示領域を選択し、選択したデータ提示領域に電子メールのリストを管理単位毎に提示する。また、第２の形態において、電子メール格納手段１０ｃにより管理単位毎に格納された電子メールを、利用者側端末装置２０の所定のデータ保管場所にダウンロードし、ダウンロードした電子メールのリストを管理単位毎に利用者側端末装置２０に提示する。ここで、利用者側端末装置２０におけるビュー２０ａは、上記電子メールのリストを管理単位毎に画面表示した状態を示している。なお、電子メールの格納場所（フォルダ）又はビューに関する定義は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａに格納されている。
【００３９】
本発明によると、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、重要案件や緊急案件などの管理単位毎に電子メールを分類し、分類した電子メール毎に格納することにより、電子メールをその内容に応じてまとめて管理することができる。また、受信者側に対して管理単位毎に電子メールのリストを提示することにより、受信者側は電子メールの内容に応じて対応処理の緩急をつけることができる。また、受信者側は重要案件や緊急案件に係る電子メールを優先的に処理することができるため、業務効率の向上を図ることができる。また、管理単位毎に電子メールが管理されているため、受信者側はその都度電子メールを開いて内容を確認する手間がなくなる。
【００４０】
図２は、本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図で、電子メールサーバ１０は、属性情報抽出手段１０ａ，優先順位設定手段１０ｅ，電子メール格納手段１０ｃ，電子メール提示手段１０ｄを有し、電子メールＤＢ１１は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａ，優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄ，属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃを有し、利用者側端末装置２０は、電子メールの一覧を表示する表示画面２０ｂ（ビュー）を有している。電子メールサーバ１０は、利用者側端末装置２０とネットワーク１を介して接続され、電子メールＤＢ１１にアクセス可能とする。
【００４１】
ここで、図１に示した実施形態と異なる点は、管理単位設定手段１０ｂの代わりに優先順位設定手段１０ｅを設け、管理単位の一覧と定義テーブル１１ｂの代わりに優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄを有する点である。その他の基本的な構成は図１に示した電子メール管理システムの構成と同様である。ここで、図１に示したシステム構成に、優先順位設定手段１０ｅと、優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄとをさらに付加したシステム構成とすることも可能である。
【００４２】
図２に示す実施形態は、管理単位の代わりに優先順位を電子メール毎に設定するものである。この優先順位も前述の管理単位と同じく属性情報抽出手段１０ａにより抽出された属性情報に予め関連付けられている。この場合、例えば、抽出した属性情報が「送信者：取引先のｘｘ社Ａ取締役、かつ、受信確認有り」の場合に、優先順位１０を、属性情報が「送信者：社内Ｂ部長、かつ、回答期限有り」の場合に、優先順位９を割り当てるなど、利用者は、その電子メールに含まれる属性情報に応じて優先順位を予め定義しておく。この優先順位に関する定義は、優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄに格納されている。
【００４３】
電子メール提示手段１０ｄは、優先順位に従って電子メールを利用者側端末装置２０に提示する。ここで、利用者側端末装置２０におけるビュー２０ｂは、上記電子メールのリストを優先順位毎に画面表示した状態を示している。ビュー２０ｂにおけるマーク１，マーク２，…は、優先順位毎に分類された電子メールのグループを識別するための識別情報である。また、電子メールサーバ１０は、この優先順位に応じて表示順序をソートしたり、表示のＯＮ／ＯＦＦを切り替える機能を有する。
【００４４】
本発明によると、利用者が任意に定義した優先順位を電子メールに設定して分類することにより、管理単位に基づく分類よりも、電子メールをより細かく分類することができる。
【００４５】
図３は、本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図で、電子メールサーバ１０は、属性情報抽出手段１０ａ，管理単位設定手段１０ｂ，電子メール格納手段１０ｃ，電子メール提示手段１０ｄ，スケジュール登録手段１０ｆ，在／不在状況判断手段１０ｇ，電子メール転送手段１０ｈを有し、電子メールＤＢ１１は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａ，管理単位の一覧と定義テーブル１１ｂ，属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃを有し、利用者側携帯端末装置２２は、電子メールの一覧を表示する表示画面２２ａ（ビュー）を有している。電子メールサーバ１０は、利用者側端末装置２０とネットワーク１を介して接続され、利用者側携帯端末装置２２とネットワーク２を介して接続され、電子メールＤＢ１１にアクセス可能とする。
【００４６】
ここで、図１に示した実施形態と異なる点は、電子メールサーバ１０が、スケジュール登録手段１０ｆ，在／不在状況判断手段１０ｇ，電子メール転送手段１０ｈをさらに有する点である。その他の基本的な構成は図１に示した電子メール管理システムの構成と同様である。本実施形態は、受信者の在／不在状況（受信者の所在が社内なのか、社外なのか）を判断し、判断した結果、不在の場合に、重要案件又は緊急案件に係る電子メールを受信者が有する携帯電話や、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）などの携帯端末装置に転送できるようにしたものである。この場合、電子メールＤＢ１１には、利用者が有する携帯端末装置により受信可能なメールアドレスを利用者毎に予め登録しておく。
【００４７】
まず、スケジュール登録手段１０ｆは、電子メールを利用する利用者の行動スケジュールを登録する。具体的には、例えば、利用者がスケジュール管理アプリケーションや、グループウェア等を用いて自分の行動スケジュールを予め登録しておき、登録されたスケジュールを電子メールサーバ１０により参照できるようにしておく。この際、利用者の在／不在状況を判別するための識別子を行動スケジュールに設定できるようにしておくとよい。在／不在状況判断手段１０ｇは、スケジュール登録手段１０ｆにより登録されたスケジュールに基づいて利用者毎の在／不在状況を判断する。電子メール転送手段１０ｈは、在／不在状況判断手段１０ｇにより受信者不在と判断された場合で、かつ、利用者側端末装置２０において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急案件又は重要案件に係る場合に、当該電子メールを携帯端末装置２２において受信可能なメールアドレスに転送する。ここで、利用者側携帯端末装置２２におけるビュー２２ａは、電子メール転送手段１０ｈにより転送された電子メールを管理単位毎に画面表示した状態を示している。
【００４８】
ここで、電子メール転送手段１０ｈは、在／不在状況判断手段１０ｇにより受信者不在と判断された場合で、かつ、利用者側端末装置２０において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急かつ回答期限を有する案件、又は重要かつ回答期限を有する案件に係る場合に、当該電子メールを携帯端末装置２２において受信可能なメールアドレスに転送するようにしてもよい。
【００４９】
本発明によると、受信者毎に登録されたスケジュールに基づき受信者の在／不在状況を判断し、受信者不在の場合に、重要案件や緊急案件に係る電子メールを受信者の携帯端末装置に転送することができるため、受信者は転送された案件に対して迅速に対応することができる。
【００５０】
図４は、本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図で、電子メールサーバ１０は、属性情報抽出手段１０ａ，優先順位設定手段１０ｅ，電子メール格納手段１０ｃ，電子メール提示手段１０ｄ，スケジュール登録手段１０ｆ，在／不在状況判断手段１０ｇ，電子メール転送手段１０ｈを有し、電子メールＤＢ１１は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａ，優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄ，属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃを有し、利用者側携帯端末装置２２は、電子メールの一覧を表示する表示画面２２ｂ（ビュー）を有している。電子メールサーバ１０は、利用者側端末装置２０とネットワーク１を介して接続され、利用者側携帯端末装置２２とネットワーク２を介して接続され、電子メールＤＢ１１にアクセス可能とする。
【００５１】
ここで、図２に示した実施形態と異なる点は、電子メールサーバ１０が、スケジュール登録手段１０ｆ，在／不在状況判断手段１０ｇ，電子メール転送手段１０ｈをさらに有する点である。その他の基本的な構成は図２に示した電子メール管理システムの構成と同様である。本実施形態は、受信者の在／不在状況（受信者の所在が社内なのか、社外なのか）を判断し、判断した結果、不在の場合に、重要案件又は緊急案件に係る電子メールを受信者が有する携帯電話や、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）などの携帯端末装置に転送できるようにしたものである。
【００５２】
まず、スケジュール登録手段１０ｆは、電子メールを利用する利用者の行動スケジュールを登録する。具体的には、例えば、利用者がスケジュール管理アプリケーションや、グループウェア等を用いて自分の行動スケジュールを予め登録しておき、登録されたスケジュールを電子メールサーバ１０により参照できるようにしておく。在／不在状況判断手段１０ｇは、スケジュール登録手段１０ｆにより登録されたスケジュールに基づいて利用者毎の在／不在状況を判断する。電子メール転送手段１０ｈは、在／不在状況判断手段１０ｇにより受信者不在と判断された場合で、かつ、利用者側端末装置２０において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが所定レベル以上の優先順位に分類された場合に、当該電子メールを携帯端末装置２２において受信可能なメールアドレスに転送する。ここで、利用者側携帯端末装置２２におけるビュー２２ｂは、電子メール転送手段１０ｈにより転送された電子メールを優先順位毎に画面表示した状態を示している。
【００５３】
本発明によると、受信者毎に登録されたスケジュールに基づき受信者の在／不在状況を判断し、受信者不在の場合に、優先順位の高い内容を含む電子メールを受信者の携帯端末装置に転送することができるため、受信者は転送された案件に対して迅速に対応することができる。
【００５４】
図５は、本発明が適用される電子メール管理方法の一例を説明するためのフロー図である。本例においては、電子メールに「重要」、「緊急」などの管理単位を設定し、その管理単位に基づいて電子メールを分類する処理について説明する。まず、電子メールサーバ１０は、送信者側から送信された電子メールが有るかどうか判断し（ステップＳ１）、送信メールが有った場合（ＹＥＳの場合）、送信メールに含まれる属性情報を抽出し（ステップＳ２）、抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定し（ステップＳ３）、設定した管理単位に基づいて電子メールを管理単位毎に分類し（ステップＳ４）、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する（ステップＳ５）。次に、電子メールサーバ１０は、利用者からの要求に応じて、電子メールＤＢ１１に格納した電子メールを該電子メールに設定された利用者アドレス毎に抽出し（ステップＳ６）、抽出した電子メールを管理単位毎に利用者側の端末装置に提示する（ステップＳ７）。次に、ステップＳ１に戻り、送信メールがあるかどうかを継続して判断し、送信メールがなければ（ＮＯの場合）、終了する。
【００５５】
図６は、本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。本例においては、電子メールにその重要度や緊急度などに従って優先順位を設定し、その優先順位に基づいて電子メールを分類する処理について説明する。まず、電子メールサーバ１０は、送信者側から送信された電子メールが有るかどうか判断し（ステップＳ１１）、送信メールが有った場合（ＹＥＳの場合）、送信メールに含まれる属性情報を抽出し（ステップＳ１２）、抽出した属性情報に予め関連付けられた優先順位を電子メールに設定し（ステップＳ１３）、設定した優先順位に基づいて電子メールを優先順位毎に分類し（ステップＳ１４）、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する（ステップＳ１５）。次に、電子メールサーバ１０は、利用者からの要求に応じて、電子メールＤＢ１１に格納した電子メールを該電子メールに設定された利用者アドレス毎に抽出し（ステップＳ１６）、抽出した電子メールを優先順位毎に利用者側の端末装置に提示する（ステップＳ１７）。次に、ステップＳ１１に戻り、送信メールがあるかどうかを継続して判断し、送信メールがなければ（ＮＯの場合）、終了する。
【００５６】
図７は、本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。本例においては、電子メールに「重要」、「緊急」などの管理単位を設定し、設定した管理単位毎に電子メールＤＢに格納する処理について説明する。まず、電子メールサーバ１０は、送信者側から送信された電子メールが有るかどうか判断し（ステップＳ２１）、送信メールが有った場合（ＹＥＳの場合）、送信メールに含まれる属性情報を抽出し（ステップＳ２２）、抽出した属性情報の中に案件情報が付与されているかどうか判断し（ステップＳ２３）、案件情報が付与されていない場合（ＮＯの場合）、ステップＳ２２において抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定し、設定した管理単位に基づいて電子メールを管理単位毎に分類し（ステップＳ２４）、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する（ステップＳ２５）。
【００５７】
また、上記ステップＳ２３において、属性情報の中に案件情報が付与されている場合（ＹＥＳの場合）、その案件情報が、「重要案件」かつ「緊急案件」であるかどうか判断し（ステップＳ２６）、「重要案件」かつ「緊急案件」である場合（ＹＥＳの場合）、回答期限が付与されているかどうか判断し（ステップＳ２７）、回答期限が付与されている場合（ＹＥＳの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“期限付き最重要案件”として設定し（ステップＳ２８）、回答期限が付与されていない場合（ＮＯの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“最重要案件”として設定する（ステップＳ２９）。また、ステップＳ２６において、「重要案件」かつ「緊急案件」でない場合（ＮＯの場合）、「重要案件」であるかどうか判断し（ステップＳ３０）、「重要案件」である場合（ＹＥＳの場合）、回答期限が付与されているかどうか判断し（ステップＳ３１）、回答期限が付与されている場合（ＹＥＳの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“期限付き重要案件”として設定し（ステップＳ３３）、回答期限が付与されていない場合（ＮＯの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“重要案件”として設定する（ステップＳ３２）。
【００５８】
次に、上記ステップＳ３０において、「重要案件」でない場合（ＮＯの場合）、「緊急案件」であるかどうか判断し（ステップＳ３４）、「緊急案件」である場合（ＹＥＳの場合）、回答期限が付与されているかどうか判断し（ステップＳ３５）、回答期限が付与されている場合（ＹＥＳの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“期限付き緊急案件”として設定し（ステップＳ３７）、回答期限が付与されていない場合（ＮＯの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“緊急案件”として設定する（ステップＳ３６）。また、上記ステップＳ３４において、「緊急案件」でない場合（ＮＯの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“通常案件”として設定する（ステップＳ３８）。
【００５９】
次に、上記のように管理単位が設定された電子メールを管理単位毎に電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納し（ステップＳ２５）、さらにステップＳ２１に戻り、送信メールがあるかどうかを継続して判断し、送信メールがなければ（ＮＯの場合）、終了する。
【００６０】
また、電子メールサーバ１０は、利用者からの要求に応じて、電子メールＤＢ１１に格納した電子メールを該電子メールに設定された利用者アドレス毎に抽出し、抽出した電子メールを上記のように設定した管理単位毎に利用者側の端末装置に提示する。
【００６１】
図８は、本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。本例においては、受信者の在／不在状況（受信者の所在が社内なのか、社外なのか）を判断し、判断した結果、不在の場合に、重要案件又は緊急案件に係る電子メールを受信者が有する携帯電話や、ＰＤＡなどの携帯端末装置に転送する処理について説明する。まず、電子メールサーバ１０は、送信者側から送信された電子メールが有るかどうか判断し（ステップＳ４１）、送信メールが有った場合（ＹＥＳの場合）、送信メールに含まれる属性情報を抽出し（ステップＳ４２）、抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定し（ステップＳ４３）、設定した管理単位に基づいて電子メールを管理単位毎に分類し（ステップＳ４４）、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する（ステップＳ４５）。次に、電子メールサーバ１０は、利用者からの要求に応じて、電子メールＤＢ１１に格納した電子メールを該電子メールに設定された利用者アドレス毎に抽出する（ステップＳ４６）。
【００６２】
次に、電子メールサーバ１０は、スケジュール登録手段１０ｆにより登録された利用者のスケジュールを参照し、そのスケジュールに基づいて電子メールの宛先に指定された受信者の在／不在の判断を行うかどうか確認し（ステップＳ４７）、在／不在の判断を行う場合（ＹＥＳの場合）、受信者の在／不在を判断する（ステップＳ４８）。ステップＳ４７において、在／不在の判断を行わない場合（ＮＯの場合）、上記ステップＳ４６において抽出した電子メールを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する（ステップＳ５０）。
【００６３】
上記ステップＳ４８において、受信者の在／不在を判断した結果、“受信者：在”と判断した場合、ステップＳ５０に移行する。 “受信者：不在”と判断した場合、受信者の携帯端末装置に対し「重要案件」や「緊急案件」などの管理単位に分類された電子メールを選択的に転送する（ステップＳ４９）。次に、ステップＳ４１に戻り、送信メールがあるかどうかを継続して判断し、送信メールがなければ（ＮＯの場合）、終了する。ここで、管理単位のかわりに優先順位を設定した電子メールを転送するようにしてもよい。この場合、例えば、所定レベル以上の優先順位が設定された電子メールを選択的に転送するようにする。
【００６４】
図９は、本発明に係る送信メール作成画面の一例を示す図で、図中、３０は送信メール作成画面で、該送信メール作成画面３０は、送信ボタン３１，重要メール指定欄３２，緊急メール指定欄３３，宛先入力欄３４，件名入力欄３５，本文入力欄３６，送信者情報３７を有している。本例においては、電子メールサーバ１０は、重要メール指定欄３２，緊急メール指定欄３３，宛先入力欄３４，件名入力欄３５，本文入力欄３６などに入力される情報を属性情報として抽出し、その抽出した属性情報に応じて管理単位を設定する。例えば、属性情報に「本文キーワード：開発予算、かつ、回答期限有り」を含む電子メールには、管理単位として「重要」を設定するといったように予め定義しておく。本例の場合、本文入力欄３６において、開発予算３６ａや、回答期限３６ｂを含んでいるので、この電子メールは「重要」に該当すると判断される。この際、管理単位と属性情報の定義付けは利用者によって任意に決めることができる。
【００６５】
図１０は、本発明に係る送信メール作成画面の他の例を示す図である。本例における送信メール作成画面３０は、重要メール指定欄３２，緊急メール指定欄３３の構成が図９に示した作成画面とは異なっている。本例の場合、重要メール指定欄３２において、重要度をさらに、最高，高，通常に区別し、緊急メール指定欄３３において、緊急度をさらに、特急，急，普通に区別して設定できるようにしたものである。これによると、電子メールのリストを受信者に提示する際に、管理単位毎に重要度順や緊急度順に提示することが可能となる。
【００６６】
図１１は、本発明に係る優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄの詳細について示した図である。優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄは、優先順位，表示マーク，属性情報の関係を定義したもので、これらの関係は利用者によって予め決められており、電子メールサーバ１０は、優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄを参照することにより、属性情報に応じた優先順位を設定することができる。なお、管理単位についても同様で、電子メールサーバ１０は、管理単位の一覧と定義テーブル１１ｂを参照することにより、属性情報に応じた管理単位を設定することができる。
【００６７】
以上、本発明の電子メール管理システムにおける各実施形態における各機能を中心に説明してきたが、本発明は、コンピュータに実行させる方法としても説明したように、電子メール管理方法としての形態をとることも可能である。また、この各機能を有する電子メール管理システムと同様に、コンピュータに電子メール管理システムとして機能させるための、あるいは、コンピュータに電子メール管理方法を実行させるためのプログラムとしての形態も、あるいは、そのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体としての形態も可能である。
【００６８】
本発明による電子メール管理の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態を説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、メモリカードや、メモリスティック及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述した本発明の各実施形態のシステムの機能をコンピュータに実行させ、電子メール管理の機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当該機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上記のごとくの記録媒体を装着して情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えている記憶媒体に当該プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に関わる電子メール管理の機能を実行することができる。
【００６９】
【発明の効果】
本発明によると、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、重要案件や緊急案件などの管理単位毎に電子メールを分類し、分類した電子メールを管理単位毎に受信者側に提示することにより、受信者側は重要案件又は緊急案件に係わる電子メールかすぐに判断できるとともに、その電子メールの内容に対して優先的に対応できるため、業務効率の向上が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの構成例を説明するための図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図である。
【図３】本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図である。
【図４】本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図である。
【図５】本発明が適用される電子メール管理方法の一例を説明するためのフロー図である。
【図６】本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。
【図７】本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。
【図８】本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。
【図９】本発明に係る送信メール作成画面の一例を示す図である。
【図１０】本発明に係る送信メール作成画面の他の例を示す図である。
【図１１】本発明に係る優先順位の一覧と定義テーブルの詳細について示した図である。
【符号の説明】
１，２…ネットワーク、１０…電子メールサーバ、１０ａ…属性情報抽出手段、１０ｂ…管理単位設定手段、１０ｃ…電子メール格納手段、１０ｄ…電子メール提示手段、１０ｅ…優先順位設定手段、１０ｆ…スケジュール登録手段、１０ｇ…在／不在状況判断手段、１０ｈ…電子メール転送手段、１１…電子メールＤＢ、１１ａ…フォルダ又はビューの一覧テーブル、１１ｂ…管理単位の一覧と定義テーブル、１１ｃ…属性情報の一覧と定義テーブル、１１ｄ…優先順位の一覧と定義テーブル、２０…利用者側端末装置、２０ａ，２０ｂ，２２ａ，２２ｂ…ビュー、２１…利用者、２２…利用者側携帯端末装置、３０…送信メール作成画面、３１…送信ボタン、３２…重要メール指定欄、３３…緊急メール指定欄、３４…宛先入力欄、３５…件名入力欄、３６…本文入力欄、３６ａ…開発予算、３６ｂ…回答期限、３７…送信者情報。
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メール管理方法、システム、プログラム、及び記録媒体、より詳細には、電子メールをその内容に応じて効率的に管理するための電子メール管理方法、システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業等における業務システムのＩＴ化に伴い、各部門内、もしくは各部門間で電子メールを用いた情報のやり取りが頻繁に行われるようになり、大量の電子メールにより情報を取得し、取得した情報に対応するための作業が日常業務における大きなウェイトを占めるようになってきた。通常、送信者側から送信された電子メールは、受信用に設定された、例えばハードディスクなどの物理的な保管場所にすべて保管され、電子メールの受信者側は、受信した順番に基づいてすべての電子メールを読んで、該電子メールの内容毎にその対応を検討の上、作業を行う必要がある。この際、電子メールの量が多いとそのための作業が長時間に渡り、例えば重要な内容を含む電子メールを見逃したり、早急なレスポンスが必要な内容を含む電子メールへの対応が最後になってしまったりと、本来便利であるはずの電子メールを用いているにもかかわらず、効率的な対応が出来ていないのが実情である。
【０００３】
このため、最近のグループウェアなどに搭載されるメール機能は、例えば、送受信メールを区別して保管できる論理フォルダを作成できるものや、スクリプトなどを組んで受信された電子メールをその受信日時や送信者名などの情報に基づいて予め設定したフォルダなどに振り分ける機能を追加できるものも存在する。
【０００４】
しかしながら、上記メール機能は、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、その電子メールが、例えば重要案件に係るものか、早急な対応が必要なものか、回答期限を有するものかなど、電子メールに含まれる内容に応じて重要なものと、重要でないものとを自動的に分類することができないために、受信者はその都度電子メールを開いて内容を確認する必要があった。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、重要案件や緊急案件などの管理単位毎に電子メールを分類し、分類した電子メールを管理単位毎に受信者側に提示できるようにした電子メール管理方法、システム、プログラム、及び記録媒体を提供すること、を目的としてなされたものである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するための電子メール管理方法であって、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出ステップと、該抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定する管理単位設定ステップと、該設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納ステップと、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示ステップとを有することを特徴としたものである。
【０００７】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記管理単位設定ステップにて電子メールに設定される管理単位と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール格納ステップは、管理単位毎に分類した電子メールを前記電子メールデータベースに格納する際に、前記管理単位に応じた前記電子メールデータベースの格納場所を選択し、該選択した格納場所に前記分類した電子メールを格納することを特徴としたものである
【０００８】
請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記受信者側端末装置の画面上に含まれるデータ提示領域と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて管理単位毎に格納された電子メールのリストを前記受信者側端末装置に提示する際に、前記電子メールの格納場所に応じた前記受信者側端末装置のデータ提示領域を選択し、該選択したデータ提示領域に前記電子メールのリストを管理単位毎に提示することを特徴としたものである。
【０００９】
請求項４の発明は、請求項１または２の発明において、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて管理単位毎に格納された電子メールを、前記受信者側端末装置の所定のデータ保管場所にダウンロードし、該ダウンロードした電子メールのリストを管理単位毎に前記受信者側端末装置に提示することを特徴としたものである。
【００１０】
請求項５の発明は、電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するための電子メール管理方法であって、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出ステップと、該抽出した属性情報に予め関連付けられた優先順位を電子メールに設定する優先順位設定ステップと、該設定した優先順位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納ステップと、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを優先順位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示ステップとを有することを特徴としたものである。
【００１１】
請求項６の発明は、請求項５の発明において、前記優先順位設定ステップにて電子メールに設定される優先順位と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール格納ステップは、優先順位毎に分類した電子メールを前記電子メールデータベースに格納する際に、前記優先順位に応じた前記電子メールデータベースの格納場所を選択し、該選択した格納場所に前記分類した電子メールを格納することを特徴としたものである。
【００１２】
請求項７の発明は、請求項５または６の発明において、前記受信者側端末装置の画面上に含まれるデータ提示領域と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて優先順位毎に格納された電子メールのリストを前記受信者側端末装置に提示する際に、前記電子メールの格納場所に応じた前記受信者側端末装置のデータ提示領域を選択し、該選択したデータ提示領域に前記電子メールのリストを優先順位に従って提示することを特徴としたものである。
【００１３】
請求項８の発明は、請求項５または６の発明において、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて優先順位毎に格納された電子メールを、前記受信者側端末装置の所定のデータ保管場所にダウンロードし、該ダウンロードした電子メールのリストを優先順位に従って前記受信者側端末装置に提示することを特徴としたものである。
【００１４】
請求項９の発明は、請求項７または８の発明において、前記電子メール提示ステップにて電子メールを優先順位に従って提示する際に、優先順位毎に分類された電子メールのグループを前記受信者側で識別するための識別情報を付与しておくことを特徴としたものである。
【００１５】
請求項１０の発明は、請求項１ないし９のいずれか１の発明において、前記属性情報抽出ステップは、前記送信者側から送信された電子メールに含まれる情報の中から、送信者に関するＩＤ情報，本文中に含まれるテキスト情報又は画像情報，件名に含まれるテキスト情報のいずれか１又は複数を少なくとも含む情報を前記電子メールの属性情報として抽出することを特徴としたものである。
【００１６】
請求項１１の発明は、請求項１ないし１０のいずれか１の発明において、前記送信者側から緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件のいずれか１又は複数に係わる電子メールを送信する際に、該電子メールが緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件のいずれか１又は複数に係わる電子メールであることを示す案件情報を該電子メールの属性情報として該電子メールに付与することを特徴としたものである。
【００１７】
請求項１２の発明は、請求項１ないし１１のいずれか１の発明において、前記送信者側から送信される電子メールに含まれる属性情報の中で前記属性情報抽出ステップにて抽出する属性情報を、前記受信者側により予め指定できるようにしたことを特徴としたものである。
【００１８】
請求項１３の発明は、請求項１ないし１２のいずれか１の発明において、電子メールを利用する利用者のスケジュールを登録するスケジュール登録ステップと、該登録したスケジュールに基づいて前記受信者側の在／不在状況を判断する在／不在状況判断ステップと、該在／不在状況判断ステップにて受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急案件又は重要案件に係る場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送する電子メール転送ステップとを有することを特徴としたものである。
【００１９】
請求項１４の発明は、請求項１３の発明において、前記電子メール転送ステップは、前記在／不在状況判断ステップにて受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急かつ回答期限を有する案件、又は重要かつ回答期限を有する案件に係る場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送することを特徴としたものである。
【００２０】
請求項１５の発明は、請求項１３または１４の発明において、前記電子メール転送ステップは、前記在／不在状況判断ステップにて受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが所定レベル以上の優先順位に分類された場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送することを特徴としたものである。
【００２１】
請求項１６の発明は、電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するためのサーバ装置を有する電子メール管理システムにおいて、該サーバ装置は、電子メールの利用者が使用する端末装置とネットワークを介して接続され、電子メールを格納するための電子メールデータベースにアクセス可能とし、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出手段と、該抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定する管理単位設定手段と、該設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを前記電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納手段と、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示手段とを有することを特徴としたものである。
【００２２】
請求項１７の発明は、電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するためのサーバ装置を有する電子メール管理システムにおいて、該サーバ装置は、電子メールの利用者が使用する端末装置とネットワークを介して接続され、電子メールを格納するための電子メールデータベースにアクセス可能とし、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出手段と、該抽出した属性情報に予め関連付けられた優先順位を電子メールに設定する優先順位設定手段と、該設定した優先順位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを前記電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納手段と、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを優先順位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示手段とを有することを特徴としたものである。
【００２３】
請求項１８の発明は、請求項１６または１７の発明において、前記サーバ装置は、電子メールの利用者が有する携帯端末装置とネットワークを介して接続され、電子メールを利用する利用者のスケジュールを登録するスケジュール登録手段と、該登録したスケジュールに基づいて前記受信者側の在／不在状況を判断する在／不在状況判断手段と、該在／不在状況判断手段により受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急案件又は重要案件に係る場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送する電子メール転送手段とを有することを特徴としたものである。
【００２４】
請求項１９の発明は、請求項１ないし１５のいずれか１に記載の電子メール管理方法をコンピュータに実行させるための、あるいは、請求項１６ないし１８のいずれか１に記載の電子メール管理システムとしての機能をコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【００２５】
請求項２０の発明は、請求項１９に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００２６】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの構成例を説明するための図で、図中、１，２はネットワーク、１０は電子メールサーバで、該電子メールサーバ１０は、属性情報抽出手段１０ａ，管理単位設定手段１０ｂ，電子メール格納手段１０ｃ，電子メール提示手段１０ｄを有し、１１は電子メールＤＢで、該電子メールＤＢ１１は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａ，管理単位の一覧と定義テーブル１１ｂ，属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃを有し、２０は電子メールを送受信するための利用者側端末装置で、該利用者側端末装置２０は、電子メールの一覧を表示する表示画面２０ａ（以下、ビューという）を有し、２１は利用者である。本実施形態では説明を簡単にするために、利用者側端末装置２０を単数で示しているが、この利用者側端末装置２０は複数であってもよい。また、本電子メール管理システムは、イントラネットを利用したグループウェア上の電子メールシステムや、インターネットを使用したＷｅｂ上の電子メールシステムなどいずれの利用環境においても適用することができる。
【００２７】
ここで、電子メールサーバ１０の一般的な構成について説明する。
本実施形態における電子メールサーバ１０は、インターネットやイントラネットなどを利用した電子メールシステムを構成するために必要となる、例えば、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ，ＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバなどからなり、これらのサーバを用いて、メッセージの送受信機能、メールボックス機能、メッセージ管理機能などを提供するものである。この際、インターネットやイントラネットなどで利用される電子メールでは、メッセージの送信にＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用い、受信にＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いることから、送信側メールサーバをＳＭＴＰサーバ、受信側メールサーバをＰＯＰサーバと呼び、区別している。なお、本実施形態における電子メールサーバ１０は、上記ＳＭＴＰサーバ，ＰＯＰサーバなどを物理的に含む１つのサーバ装置として図示しているが、その機能に応じて複数のサーバに分散させた形態としてもよい。
【００２８】
また、利用者側端末装置２０には、例えば、電子メールアプリケーション，文書作成アプリケーション，Ｗｅｂブラウザなど、電子メールシステムを利用するために必要なソフトウェアが予めインストールされている。また、電子メールＤＢ１１は、利用者からの電子メールを一時的又は長期的に格納するための格納場所を有しているものとする。
【００２９】
ここで、上記ＳＭＴＰサーバは、利用者側端末装置２０の電子メールアプリケーションから送信された電子メールをその電子メールのヘッダ部などに記載された宛先（メールアドレス）に従って、ＰＯＰサーバの該当する格納場所に格納するために、一時的に保管するためのもので、送信元ＩＤ，送信日時，メールデータなどの情報が記憶される。また、ＰＯＰサーバは、利用者側端末装置２０から送信された電子メールを蓄積しておき、電子メールアプリケーションからの要求に応じて該当する電子メールを送信するためのもので、利用者ＩＤ，送信日時，メールデータなどの情報が記憶される。また、電子メールサーバ１０は、電子メールを利用する利用者毎の固有ＩＤ及びパスワードを管理するためのメールＩＤテーブルを有し、利用者側端末装置２０から入力されたＩＤ及びパスワードを認証する。
【００３０】
図１において、電子メールサーバ１０は、電子メールの送受信が可能な利用者側端末装置２０とネットワーク１を介して接続されている。ここで、複数の利用者側端末装置２０がネットワーク１を介して電子メールサーバ１０に接続される形態としてもよい。また、電子メールサーバ１０は、電子メールＤＢ１１にアクセス可能とし、本実施形態では、電子メールサーバ１０と電子メールＤＢ１１とが同じ場所に設置されているものとする。
【００３１】
ここで、電子メールサーバ１０の設置場所は、例えば、企業側、外部のサービスプロバイダ側等、いずれの場所でもよく、各端末装置にネットワーク１又はネットワーク２を介して接続されていればよい。また、本電子メール管理システムの実施形態として、電子メールサーバ１０に電子メールＤＢ１１が物理的に含まれている場合や、ネットワークを介して接続され、物理的に離散している場合のどちらの形態も取りうる。また、電子メールサーバ１０の形態としては、ネットワークに接続するためのサーバ、各ユーザを認証するためのサーバ等の階層構造を持ったサーバ機能を有するコンピュータとしてもよく、上述した各手段が有する機能を実行するためのプログラムが格納されていればよい。このプログラムには、各手段をユーザが使用する際に、操作が容易になるようにＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェイス）を備えるようにするとよい。
【００３２】
また、本発明における各実施形態の説明に際し、電子メールサーバ１０を１つの装置として示しているが、上述のごとく様々な種類のネットワークを介してその機能を分散させてもよい。また、各端末装置は、ディスクトップ型パーソナルコンピュータとして図示しているが、ネットワーク接続可能な携帯電話やモバイルコンピュータなどであってもよく、使用形態に応じた形態であればよい。また、企業等において、本電子メール管理システムを利用可能な端末装置を複数台設置する場合、例えばＬＡＮ等によりネットワーク接続されている必要がある。
【００３３】
また、図１に示すネットワーク１又はネットワーク２としては、有線、無線に限らず専用回線、電話回線等で接続されたインターネットや、インターネット技術を利用したイントラネットの形態でもよく、さらには、専用回線を使用する場合でもＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＭＡＮ（Ｍｅｔｒｏｐｏｌｉｔａｎ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）に限らず、電子メールサーバ１０の設置場所によっては、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）で構成される形態もとりうる。また、このネットワーク１又はネットワーク２には、専用回線の使用、伝送データの暗号化、各端末装置を使用するユーザの認証等、様々な方法によるセキュリティの強化が必要となる。
【００３４】
電子メールサーバ１０が有する属性情報抽出手段１０ａは、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する。ここで、電子メールから抽出する属性情報は、電子メールに含まれる各種情報の中から、例えば、送信者に関するＩＤ情報，本文中に含まれるテキスト情報又は画像情報，件名に含まれるテキスト情報のいずれか１又は複数を少なくとも含む情報を属性情報として抽出するようにしてもよく、また、電子メールの内容が、例えば緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件のいずれか１又は複数に係わる場合に、その旨を示す案件情報を属性情報として電子メールに予め付与しておいてもよい。具体例として、例えば電子メールに含まれる任意の領域に、例えば「重要」，「緊急」などを示す識別子や、フラグなどを予め付与しておく。また、電子メールから抽出する属性情報を受信者側により予め指定しておいてもよく、この場合、電子メールサーバ１０は、受信者側で指定された属性情報のみを選択的に抽出する。この属性情報に関する定義は、属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃに格納されている。
【００３５】
管理単位設定手段１０ｂは、属性情報抽出手段１０ａにより抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定する。この管理単位とは、例えば「重要」，「緊急」，「回答期限有り」など、電子メールの内容に応じて、利用者が任意に設定できるものである。この場合、電子メールに含まれる属性情報と、管理単位とを予め関連付けておき、例えば、緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件であることを示す案件情報，送信者に関するＩＤ情報，本文中や件名等に含まれる任意のキーワードなどの電子メールに含まれる属性情報に対応させて管理単位を設定する。具体例として、属性情報が「送信者：取引先のｘｘ社Ａ取締役」の場合に、管理単位として「重要」を設定するなど、利用者は、その電子メールに含まれる属性情報に応じて、管理単位を予め定義しておく。この管理単位に関する定義は、管理単位の一覧と定義テーブル１１ｃに格納されている。
【００３６】
電子メール格納手段１０ｃは、管理単位設定手段１０ｂにより設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する。この際、電子メールに設定される管理単位と、電子メールＤＢ１１の格納場所とは予め関連付けられており、管理単位毎に分類した電子メールを電子メールＤＢ１１に格納する際に、管理単位に応じた電子メールＤＢ１１の格納場所を選択し、選択した格納場所に、分類した電子メールを格納する。
【００３７】
また、電子メール提示手段１０ｄは、電子メール格納手段１０ｃにより格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス（宛先のメールアドレス）毎に電子メールＤＢ１１から抽出し、抽出した電子メールを管理単位毎に利用者側端末装置２０に提示する。
【００３８】
この電子メール提示手段１０ｄに係る実施形態は大きく２つあり、第１の形態において、利用者側端末装置２０の画面上に含まれるデータ提示領域と、電子メールＤＢ１１の格納場所とを予め関連付けしておく。電子メール格納手段１０ｃにより管理単位毎に格納された電子メールのリストを、利用者側端末装置２０に提示する際に、電子メールの格納場所に応じた利用者側端末装置２０のデータ提示領域を選択し、選択したデータ提示領域に電子メールのリストを管理単位毎に提示する。また、第２の形態において、電子メール格納手段１０ｃにより管理単位毎に格納された電子メールを、利用者側端末装置２０の所定のデータ保管場所にダウンロードし、ダウンロードした電子メールのリストを管理単位毎に利用者側端末装置２０に提示する。ここで、利用者側端末装置２０におけるビュー２０ａは、上記電子メールのリストを管理単位毎に画面表示した状態を示している。なお、電子メールの格納場所（フォルダ）又はビューに関する定義は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａに格納されている。
【００３９】
本発明によると、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、重要案件や緊急案件などの管理単位毎に電子メールを分類し、分類した電子メール毎に格納することにより、電子メールをその内容に応じてまとめて管理することができる。また、受信者側に対して管理単位毎に電子メールのリストを提示することにより、受信者側は電子メールの内容に応じて対応処理の緩急をつけることができる。また、受信者側は重要案件や緊急案件に係る電子メールを優先的に処理することができるため、業務効率の向上を図ることができる。また、管理単位毎に電子メールが管理されているため、受信者側はその都度電子メールを開いて内容を確認する手間がなくなる。
【００４０】
図２は、本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図で、電子メールサーバ１０は、属性情報抽出手段１０ａ，優先順位設定手段１０ｅ，電子メール格納手段１０ｃ，電子メール提示手段１０ｄを有し、電子メールＤＢ１１は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａ，優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄ，属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃを有し、利用者側端末装置２０は、電子メールの一覧を表示する表示画面２０ｂ（ビュー）を有している。電子メールサーバ１０は、利用者側端末装置２０とネットワーク１を介して接続され、電子メールＤＢ１１にアクセス可能とする。
【００４１】
ここで、図１に示した実施形態と異なる点は、管理単位設定手段１０ｂの代わりに優先順位設定手段１０ｅを設け、管理単位の一覧と定義テーブル１１ｂの代わりに優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄを有する点である。その他の基本的な構成は図１に示した電子メール管理システムの構成と同様である。ここで、図１に示したシステム構成に、優先順位設定手段１０ｅと、優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄとをさらに付加したシステム構成とすることも可能である。
【００４２】
図２に示す実施形態は、管理単位の代わりに優先順位を電子メール毎に設定するものである。この優先順位も前述の管理単位と同じく属性情報抽出手段１０ａにより抽出された属性情報に予め関連付けられている。この場合、例えば、抽出した属性情報が「送信者：取引先のｘｘ社Ａ取締役、かつ、受信確認有り」の場合に、優先順位１０を、属性情報が「送信者：社内Ｂ部長、かつ、回答期限有り」の場合に、優先順位９を割り当てるなど、利用者は、その電子メールに含まれる属性情報に応じて優先順位を予め定義しておく。この優先順位に関する定義は、優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄに格納されている。
【００４３】
電子メール提示手段１０ｄは、優先順位に従って電子メールを利用者側端末装置２０に提示する。ここで、利用者側端末装置２０におけるビュー２０ｂは、上記電子メールのリストを優先順位毎に画面表示した状態を示している。ビュー２０ｂにおけるマーク１，マーク２，…は、優先順位毎に分類された電子メールのグループを識別するための識別情報である。また、電子メールサーバ１０は、この優先順位に応じて表示順序をソートしたり、表示のＯＮ／ＯＦＦを切り替える機能を有する。
【００４４】
本発明によると、利用者が任意に定義した優先順位を電子メールに設定して分類することにより、管理単位に基づく分類よりも、電子メールをより細かく分類することができる。
【００４５】
図３は、本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図で、電子メールサーバ１０は、属性情報抽出手段１０ａ，管理単位設定手段１０ｂ，電子メール格納手段１０ｃ，電子メール提示手段１０ｄ，スケジュール登録手段１０ｆ，在／不在状況判断手段１０ｇ，電子メール転送手段１０ｈを有し、電子メールＤＢ１１は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａ，管理単位の一覧と定義テーブル１１ｂ，属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃを有し、利用者側携帯端末装置２２は、電子メールの一覧を表示する表示画面２２ａ（ビュー）を有している。電子メールサーバ１０は、利用者側端末装置２０とネットワーク１を介して接続され、利用者側携帯端末装置２２とネットワーク２を介して接続され、電子メールＤＢ１１にアクセス可能とする。
【００４６】
ここで、図１に示した実施形態と異なる点は、電子メールサーバ１０が、スケジュール登録手段１０ｆ，在／不在状況判断手段１０ｇ，電子メール転送手段１０ｈをさらに有する点である。その他の基本的な構成は図１に示した電子メール管理システムの構成と同様である。本実施形態は、受信者の在／不在状況（受信者の所在が社内なのか、社外なのか）を判断し、判断した結果、不在の場合に、重要案件又は緊急案件に係る電子メールを受信者が有する携帯電話や、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）などの携帯端末装置に転送できるようにしたものである。この場合、電子メールＤＢ１１には、利用者が有する携帯端末装置により受信可能なメールアドレスを利用者毎に予め登録しておく。
【００４７】
まず、スケジュール登録手段１０ｆは、電子メールを利用する利用者の行動スケジュールを登録する。具体的には、例えば、利用者がスケジュール管理アプリケーションや、グループウェア等を用いて自分の行動スケジュールを予め登録しておき、登録されたスケジュールを電子メールサーバ１０により参照できるようにしておく。この際、利用者の在／不在状況を判別するための識別子を行動スケジュールに設定できるようにしておくとよい。在／不在状況判断手段１０ｇは、スケジュール登録手段１０ｆにより登録されたスケジュールに基づいて利用者毎の在／不在状況を判断する。電子メール転送手段１０ｈは、在／不在状況判断手段１０ｇにより受信者不在と判断された場合で、かつ、利用者側端末装置２０において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急案件又は重要案件に係る場合に、当該電子メールを携帯端末装置２２において受信可能なメールアドレスに転送する。ここで、利用者側携帯端末装置２２におけるビュー２２ａは、電子メール転送手段１０ｈにより転送された電子メールを管理単位毎に画面表示した状態を示している。
【００４８】
ここで、電子メール転送手段１０ｈは、在／不在状況判断手段１０ｇにより受信者不在と判断された場合で、かつ、利用者側端末装置２０において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急かつ回答期限を有する案件、又は重要かつ回答期限を有する案件に係る場合に、当該電子メールを携帯端末装置２２において受信可能なメールアドレスに転送するようにしてもよい。
【００４９】
本発明によると、受信者毎に登録されたスケジュールに基づき受信者の在／不在状況を判断し、受信者不在の場合に、重要案件や緊急案件に係る電子メールを受信者の携帯端末装置に転送することができるため、受信者は転送された案件に対して迅速に対応することができる。
【００５０】
図４は、本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図で、電子メールサーバ１０は、属性情報抽出手段１０ａ，優先順位設定手段１０ｅ，電子メール格納手段１０ｃ，電子メール提示手段１０ｄ，スケジュール登録手段１０ｆ，在／不在状況判断手段１０ｇ，電子メール転送手段１０ｈを有し、電子メールＤＢ１１は、フォルダ又はビューの一覧テーブル１１ａ，優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄ，属性情報の一覧と定義テーブル１１ｃを有し、利用者側携帯端末装置２２は、電子メールの一覧を表示する表示画面２２ｂ（ビュー）を有している。電子メールサーバ１０は、利用者側端末装置２０とネットワーク１を介して接続され、利用者側携帯端末装置２２とネットワーク２を介して接続され、電子メールＤＢ１１にアクセス可能とする。
【００５１】
ここで、図２に示した実施形態と異なる点は、電子メールサーバ１０が、スケジュール登録手段１０ｆ，在／不在状況判断手段１０ｇ，電子メール転送手段１０ｈをさらに有する点である。その他の基本的な構成は図２に示した電子メール管理システムの構成と同様である。本実施形態は、受信者の在／不在状況（受信者の所在が社内なのか、社外なのか）を判断し、判断した結果、不在の場合に、重要案件又は緊急案件に係る電子メールを受信者が有する携帯電話や、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）などの携帯端末装置に転送できるようにしたものである。
【００５２】
まず、スケジュール登録手段１０ｆは、電子メールを利用する利用者の行動スケジュールを登録する。具体的には、例えば、利用者がスケジュール管理アプリケーションや、グループウェア等を用いて自分の行動スケジュールを予め登録しておき、登録されたスケジュールを電子メールサーバ１０により参照できるようにしておく。在／不在状況判断手段１０ｇは、スケジュール登録手段１０ｆにより登録されたスケジュールに基づいて利用者毎の在／不在状況を判断する。電子メール転送手段１０ｈは、在／不在状況判断手段１０ｇにより受信者不在と判断された場合で、かつ、利用者側端末装置２０において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが所定レベル以上の優先順位に分類された場合に、当該電子メールを携帯端末装置２２において受信可能なメールアドレスに転送する。ここで、利用者側携帯端末装置２２におけるビュー２２ｂは、電子メール転送手段１０ｈにより転送された電子メールを優先順位毎に画面表示した状態を示している。
【００５３】
本発明によると、受信者毎に登録されたスケジュールに基づき受信者の在／不在状況を判断し、受信者不在の場合に、優先順位の高い内容を含む電子メールを受信者の携帯端末装置に転送することができるため、受信者は転送された案件に対して迅速に対応することができる。
【００５４】
図５は、本発明が適用される電子メール管理方法の一例を説明するためのフロー図である。本例においては、電子メールに「重要」、「緊急」などの管理単位を設定し、その管理単位に基づいて電子メールを分類する処理について説明する。まず、電子メールサーバ１０は、送信者側から送信された電子メールが有るかどうか判断し（ステップＳ１）、送信メールが有った場合（ＹＥＳの場合）、送信メールに含まれる属性情報を抽出し（ステップＳ２）、抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定し（ステップＳ３）、設定した管理単位に基づいて電子メールを管理単位毎に分類し（ステップＳ４）、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する（ステップＳ５）。次に、電子メールサーバ１０は、利用者からの要求に応じて、電子メールＤＢ１１に格納した電子メールを該電子メールに設定された利用者アドレス毎に抽出し（ステップＳ６）、抽出した電子メールを管理単位毎に利用者側の端末装置に提示する（ステップＳ７）。次に、ステップＳ１に戻り、送信メールがあるかどうかを継続して判断し、送信メールがなければ（ＮＯの場合）、終了する。
【００５５】
図６は、本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。本例においては、電子メールにその重要度や緊急度などに従って優先順位を設定し、その優先順位に基づいて電子メールを分類する処理について説明する。まず、電子メールサーバ１０は、送信者側から送信された電子メールが有るかどうか判断し（ステップＳ１１）、送信メールが有った場合（ＹＥＳの場合）、送信メールに含まれる属性情報を抽出し（ステップＳ１２）、抽出した属性情報に予め関連付けられた優先順位を電子メールに設定し（ステップＳ１３）、設定した優先順位に基づいて電子メールを優先順位毎に分類し（ステップＳ１４）、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する（ステップＳ１５）。次に、電子メールサーバ１０は、利用者からの要求に応じて、電子メールＤＢ１１に格納した電子メールを該電子メールに設定された利用者アドレス毎に抽出し（ステップＳ１６）、抽出した電子メールを優先順位毎に利用者側の端末装置に提示する（ステップＳ１７）。次に、ステップＳ１１に戻り、送信メールがあるかどうかを継続して判断し、送信メールがなければ（ＮＯの場合）、終了する。
【００５６】
図７は、本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。本例においては、電子メールに「重要」、「緊急」などの管理単位を設定し、設定した管理単位毎に電子メールＤＢに格納する処理について説明する。まず、電子メールサーバ１０は、送信者側から送信された電子メールが有るかどうか判断し（ステップＳ２１）、送信メールが有った場合（ＹＥＳの場合）、送信メールに含まれる属性情報を抽出し（ステップＳ２２）、抽出した属性情報の中に案件情報が付与されているかどうか判断し（ステップＳ２３）、案件情報が付与されていない場合（ＮＯの場合）、ステップＳ２２において抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定し、設定した管理単位に基づいて電子メールを管理単位毎に分類し（ステップＳ２４）、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する（ステップＳ２５）。
【００５７】
また、上記ステップＳ２３において、属性情報の中に案件情報が付与されている場合（ＹＥＳの場合）、その案件情報が、「重要案件」かつ「緊急案件」であるかどうか判断し（ステップＳ２６）、「重要案件」かつ「緊急案件」である場合（ＹＥＳの場合）、回答期限が付与されているかどうか判断し（ステップＳ２７）、回答期限が付与されている場合（ＹＥＳの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“期限付き最重要案件”として設定し（ステップＳ２８）、回答期限が付与されていない場合（ＮＯの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“最重要案件”として設定する（ステップＳ２９）。また、ステップＳ２６において、「重要案件」かつ「緊急案件」でない場合（ＮＯの場合）、「重要案件」であるかどうか判断し（ステップＳ３０）、「重要案件」である場合（ＹＥＳの場合）、回答期限が付与されているかどうか判断し（ステップＳ３１）、回答期限が付与されている場合（ＹＥＳの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“期限付き重要案件”として設定し（ステップＳ３３）、回答期限が付与されていない場合（ＮＯの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“重要案件”として設定する（ステップＳ３２）。
【００５８】
次に、上記ステップＳ３０において、「重要案件」でない場合（ＮＯの場合）、「緊急案件」であるかどうか判断し（ステップＳ３４）、「緊急案件」である場合（ＹＥＳの場合）、回答期限が付与されているかどうか判断し（ステップＳ３５）、回答期限が付与されている場合（ＹＥＳの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“期限付き緊急案件”として設定し（ステップＳ３７）、回答期限が付与されていない場合（ＮＯの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“緊急案件”として設定する（ステップＳ３６）。また、上記ステップＳ３４において、「緊急案件」でない場合（ＮＯの場合）、その電子メールに設定する管理単位を“通常案件”として設定する（ステップＳ３８）。
【００５９】
次に、上記のように管理単位が設定された電子メールを管理単位毎に電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納し（ステップＳ２５）、さらにステップＳ２１に戻り、送信メールがあるかどうかを継続して判断し、送信メールがなければ（ＮＯの場合）、終了する。
【００６０】
また、電子メールサーバ１０は、利用者からの要求に応じて、電子メールＤＢ１１に格納した電子メールを該電子メールに設定された利用者アドレス毎に抽出し、抽出した電子メールを上記のように設定した管理単位毎に利用者側の端末装置に提示する。
【００６１】
図８は、本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。本例においては、受信者の在／不在状況（受信者の所在が社内なのか、社外なのか）を判断し、判断した結果、不在の場合に、重要案件又は緊急案件に係る電子メールを受信者が有する携帯電話や、ＰＤＡなどの携帯端末装置に転送する処理について説明する。まず、電子メールサーバ１０は、送信者側から送信された電子メールが有るかどうか判断し（ステップＳ４１）、送信メールが有った場合（ＹＥＳの場合）、送信メールに含まれる属性情報を抽出し（ステップＳ４２）、抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定し（ステップＳ４３）、設定した管理単位に基づいて電子メールを管理単位毎に分類し（ステップＳ４４）、分類した電子メールを電子メールＤＢ１１の所定の格納場所に格納する（ステップＳ４５）。次に、電子メールサーバ１０は、利用者からの要求に応じて、電子メールＤＢ１１に格納した電子メールを該電子メールに設定された利用者アドレス毎に抽出する（ステップＳ４６）。
【００６２】
次に、電子メールサーバ１０は、スケジュール登録手段１０ｆにより登録された利用者のスケジュールを参照し、そのスケジュールに基づいて電子メールの宛先に指定された受信者の在／不在の判断を行うかどうか確認し（ステップＳ４７）、在／不在の判断を行う場合（ＹＥＳの場合）、受信者の在／不在を判断する（ステップＳ４８）。ステップＳ４７において、在／不在の判断を行わない場合（ＮＯの場合）、上記ステップＳ４６において抽出した電子メールを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する（ステップＳ５０）。
【００６３】
上記ステップＳ４８において、受信者の在／不在を判断した結果、“受信者：在”と判断した場合、ステップＳ５０に移行する。 “受信者：不在”と判断した場合、受信者の携帯端末装置に対し「重要案件」や「緊急案件」などの管理単位に分類された電子メールを選択的に転送する（ステップＳ４９）。次に、ステップＳ４１に戻り、送信メールがあるかどうかを継続して判断し、送信メールがなければ（ＮＯの場合）、終了する。ここで、管理単位のかわりに優先順位を設定した電子メールを転送するようにしてもよい。この場合、例えば、所定レベル以上の優先順位が設定された電子メールを選択的に転送するようにする。
【００６４】
図９は、本発明に係る送信メール作成画面の一例を示す図で、図中、３０は送信メール作成画面で、該送信メール作成画面３０は、送信ボタン３１，重要メール指定欄３２，緊急メール指定欄３３，宛先入力欄３４，件名入力欄３５，本文入力欄３６，送信者情報３７を有している。本例においては、電子メールサーバ１０は、重要メール指定欄３２，緊急メール指定欄３３，宛先入力欄３４，件名入力欄３５，本文入力欄３６などに入力される情報を属性情報として抽出し、その抽出した属性情報に応じて管理単位を設定する。例えば、属性情報に「本文キーワード：開発予算、かつ、回答期限有り」を含む電子メールには、管理単位として「重要」を設定するといったように予め定義しておく。本例の場合、本文入力欄３６において、開発予算３６ａや、回答期限３６ｂを含んでいるので、この電子メールは「重要」に該当すると判断される。この際、管理単位と属性情報の定義付けは利用者によって任意に決めることができる。
【００６５】
図１０は、本発明に係る送信メール作成画面の他の例を示す図である。本例における送信メール作成画面３０は、重要メール指定欄３２，緊急メール指定欄３３の構成が図９に示した作成画面とは異なっている。本例の場合、重要メール指定欄３２において、重要度をさらに、最高，高，通常に区別し、緊急メール指定欄３３において、緊急度をさらに、特急，急，普通に区別して設定できるようにしたものである。これによると、電子メールのリストを受信者に提示する際に、管理単位毎に重要度順や緊急度順に提示することが可能となる。
【００６６】
図１１は、本発明に係る優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄの詳細について示した図である。優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄは、優先順位，表示マーク，属性情報の関係を定義したもので、これらの関係は利用者によって予め決められており、電子メールサーバ１０は、優先順位の一覧と定義テーブル１１ｄを参照することにより、属性情報に応じた優先順位を設定することができる。なお、管理単位についても同様で、電子メールサーバ１０は、管理単位の一覧と定義テーブル１１ｂを参照することにより、属性情報に応じた管理単位を設定することができる。
【００６７】
以上、本発明の電子メール管理システムにおける各実施形態における各機能を中心に説明してきたが、本発明は、コンピュータに実行させる方法としても説明したように、電子メール管理方法としての形態をとることも可能である。また、この各機能を有する電子メール管理システムと同様に、コンピュータに電子メール管理システムとして機能させるための、あるいは、コンピュータに電子メール管理方法を実行させるためのプログラムとしての形態も、あるいは、そのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体としての形態も可能である。
【００６８】
本発明による電子メール管理の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態を説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、メモリカードや、メモリスティック及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述した本発明の各実施形態のシステムの機能をコンピュータに実行させ、電子メール管理の機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当該機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上記のごとくの記録媒体を装着して情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えている記憶媒体に当該プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に関わる電子メール管理の機能を実行することができる。
【００６９】
【発明の効果】
本発明によると、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、重要案件や緊急案件などの管理単位毎に電子メールを分類し、分類した電子メールを管理単位毎に受信者側に提示することにより、受信者側は重要案件又は緊急案件に係わる電子メールかすぐに判断できるとともに、その電子メールの内容に対して優先的に対応できるため、業務効率の向上が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの構成例を説明するための図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図である。
【図３】本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図である。
【図４】本発明の一実施形態に係る電子メール管理システムの他の構成例を説明するための図である。
【図５】本発明が適用される電子メール管理方法の一例を説明するためのフロー図である。
【図６】本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。
【図７】本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。
【図８】本発明が適用される電子メール管理方法の他の例を説明するためのフロー図である。
【図９】本発明に係る送信メール作成画面の一例を示す図である。
【図１０】本発明に係る送信メール作成画面の他の例を示す図である。
【図１１】本発明に係る優先順位の一覧と定義テーブルの詳細について示した図である。
【符号の説明】
１，２…ネットワーク、１０…電子メールサーバ、１０ａ…属性情報抽出手段、１０ｂ…管理単位設定手段、１０ｃ…電子メール格納手段、１０ｄ…電子メール提示手段、１０ｅ…優先順位設定手段、１０ｆ…スケジュール登録手段、１０ｇ…在／不在状況判断手段、１０ｈ…電子メール転送手段、１１…電子メールＤＢ、１１ａ…フォルダ又はビューの一覧テーブル、１１ｂ…管理単位の一覧と定義テーブル、１１ｃ…属性情報の一覧と定義テーブル、１１ｄ…優先順位の一覧と定義テーブル、２０…利用者側端末装置、２０ａ，２０ｂ，２２ａ，２２ｂ…ビュー、２１…利用者、２２…利用者側携帯端末装置、３０…送信メール作成画面、３１…送信ボタン、３２…重要メール指定欄、３３…緊急メール指定欄、３４…宛先入力欄、３５…件名入力欄、３６…本文入力欄、３６ａ…開発予算、３６ｂ…回答期限、３７…送信者情報。
Claims (20)
- 電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するための電子メール管理方法であって、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出ステップと、該抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定する管理単位設定ステップと、該設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納ステップと、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示ステップとを有することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項１に記載の電子メール管理方法において、前記管理単位設定ステップにて電子メールに設定される管理単位と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール格納ステップは、管理単位毎に分類した電子メールを前記電子メールデータベースに格納する際に、前記管理単位に応じた前記電子メールデータベースの格納場所を選択し、該選択した格納場所に前記分類した電子メールを格納することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項１または２に記載の電子メール管理方法において、前記受信者側端末装置の画面上に含まれるデータ提示領域と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて管理単位毎に格納された電子メールのリストを前記受信者側端末装置に提示する際に、前記電子メールの格納場所に応じた前記受信者側端末装置のデータ提示領域を選択し、該選択したデータ提示領域に前記電子メールのリストを管理単位毎に提示することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項１または２に記載の電子メール管理方法において、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて管理単位毎に格納された電子メールを、前記受信者側端末装置の所定のデータ保管場所にダウンロードし、該ダウンロードした電子メールのリストを管理単位毎に前記受信者側端末装置に提示することを特徴とする電子メール管理方法。
- 電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するための電子メール管理方法であって、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出ステップと、該抽出した属性情報に予め関連付けられた優先順位を電子メールに設定する優先順位設定ステップと、該設定した優先順位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納ステップと、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを優先順位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示ステップとを有することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項５に記載の電子メール管理方法において、前記優先順位設定ステップにて電子メールに設定される優先順位と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール格納ステップは、優先順位毎に分類した電子メールを前記電子メールデータベースに格納する際に、前記優先順位に応じた前記電子メールデータベースの格納場所を選択し、該選択した格納場所に前記分類した電子メールを格納することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項５または６に記載の電子メール管理方法において、前記受信者側端末装置の画面上に含まれるデータ提示領域と、前記電子メールデータベースの格納場所とを予め関連付けし、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて優先順位毎に格納された電子メールのリストを前記受信者側端末装置に提示する際に、前記電子メールの格納場所に応じた前記受信者側端末装置のデータ提示領域を選択し、該選択したデータ提示領域に前記電子メールのリストを優先順位に従って提示することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項５または６に記載の電子メール管理方法において、前記電子メール提示ステップは、前記電子メール格納ステップにて優先順位毎に格納された電子メールを、前記受信者側端末装置の所定のデータ保管場所にダウンロードし、該ダウンロードした電子メールのリストを優先順位に従って前記受信者側端末装置に提示することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項７または８に記載の電子メール管理方法において、前記電子メール提示ステップにて電子メールを優先順位に従って提示する際に、優先順位毎に分類された電子メールのグループを前記受信者側で識別するための識別情報を付与しておくことを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項１ないし９のいずれか１に記載の電子メール管理方法において、前記属性情報抽出ステップは、前記送信者側から送信された電子メールに含まれる情報の中から、送信者に関するＩＤ情報，本文中に含まれるテキスト情報又は画像情報，件名に含まれるテキスト情報のいずれか１又は複数を少なくとも含む情報を前記電子メールの属性情報として抽出することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項１ないし１０のいずれか１に記載の電子メール管理方法において、前記送信者側から緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件のいずれか１又は複数に係わる電子メールを送信する際に、該電子メールが緊急案件，重要案件，回答期限を有する案件のいずれか１又は複数に係わる電子メールであることを示す案件情報を該電子メールの属性情報として該電子メールに付与することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項１ないし１１のいずれか１に記載の電子メール管理方法において、前記送信者側から送信される電子メールに含まれる属性情報の中で前記属性情報抽出ステップにて抽出する属性情報を、前記受信者側により予め指定できるようにしたことを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項１ないし１２のいずれか１に記載の電子メール管理方法において、電子メールを利用する利用者のスケジュールを登録するスケジュール登録ステップと、該登録したスケジュールに基づいて前記受信者側の在／不在状況を判断する在／不在状況判断ステップと、該在／不在状況判断ステップにて受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急案件又は重要案件に係る場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送する電子メール転送ステップとを有することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項１３に記載の電子メール管理方法において、前記電子メール転送ステップは、前記在／不在状況判断ステップにて受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急かつ回答期限を有する案件、又は重要かつ回答期限を有する案件に係る場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送することを特徴とする電子メール管理方法。
- 請求項１３または１４に記載の電子メール管理方法において、前記電子メール転送ステップは、前記在／不在状況判断ステップにて受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが所定レベル以上の優先順位に分類された場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送することを特徴とする電子メール管理方法。
- 電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するためのサーバ装置を有する電子メール管理システムにおいて、該サーバ装置は、電子メールの利用者が使用する端末装置とネットワークを介して接続され、電子メールを格納するための電子メールデータベースにアクセス可能とし、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出手段と、該抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定する管理単位設定手段と、該設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを前記電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納手段と、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示手段とを有することを特徴とする電子メール管理システム。
- 電子メールを該電子メールに含まれる属性情報に基づいて管理するためのサーバ装置を有する電子メール管理システムにおいて、該サーバ装置は、電子メールの利用者が使用する端末装置とネットワークを介して接続され、電子メールを格納するための電子メールデータベースにアクセス可能とし、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出する属性情報抽出手段と、該抽出した属性情報に予め関連付けられた優先順位を電子メールに設定する優先順位設定手段と、該設定した優先順位に基づいて電子メールを分類し、該分類した電子メールを前記電子メールデータベースの所定の格納場所に格納する電子メール格納手段と、該格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に前記電子メールデータベースから抽出し、該抽出した電子メールを優先順位毎に受信者側の端末装置に提示する電子メール提示手段とを有することを特徴とする電子メール管理システム。
- 請求項１６または１７に記載の電子メール管理システムにおいて、前記サーバ装置は、電子メールの利用者が有する携帯端末装置とネットワークを介して接続され、電子メールを利用する利用者のスケジュールを登録するスケジュール登録手段と、該登録したスケジュールに基づいて前記受信者側の在／不在状況を判断する在／不在状況判断手段と、該在／不在状況判断手段により受信者不在と判断された場合で、かつ、該受信者側の端末装置において受信可能なメールアドレスに対して送信された電子メールが緊急案件又は重要案件に係る場合に、当該電子メールを前記受信者側の携帯端末装置において受信可能なメールアドレスに転送する電子メール転送手段とを有することを特徴とする電子メール管理システム。
- 請求項１ないし１５のいずれか１に記載の電子メール管理方法をコンピュータに実行させるための、あるいは、請求項１６ないし１８のいずれか１に記載の電子メール管理システムとしての機能をコンピュータに実行させるためのプログラム。
- 請求項１９に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
Priority Applications (1)
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