JP2007188239A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】参照依頼したユーザ側からその文書の重要／緊急度を指定して（色分けして）未読一覧表示させ、参照依頼したユーザが依頼された側のユーザが文書をしたかどうかを確認し、依頼してから時間が経過してもまだ未読の場合に、メッセージや重要／緊急度を上げる（変更する）ことにより、参照を促進させる。
【解決手段】利用者は、各端末のブラウザからＷｅｂサーバにアクセスし、ログイン画面を表示して利用開始する。認証サーバ側では、ユーザＩＤ、パスワードを元に認証が行われる。文書管理サーバ側は、文書情報管理部、検索部、未読／既読情報管理部によって構成されている。文書情報管理部では、文書の他、オーナ（ユーザ、オフィス）、キャビネット、フォルダの情報や階層情報などを管理している。検索部では、各種の属性検索、全文検索の処理を行っている。各文書の未読／既読情報は、全て各ユーザごとの属性として未読／既読情報管理部で管理されている。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システムに関し、特に未読文書に対する閲覧促進機能を備えた文書管理システムに関する。

電子データとして文書の保存や管理を行うための技術として文書管理システムがある。企業の中では日々、様々な文書が作成されている。更に、作成された文書について訂正／変更による改版が行われることもある。従って、これらの文書の数は膨大なものとなる。これらの文書を管理するために文書管理システムが用いられている。

また、文書管理システムでは、文書が参照されたかどうかを確認することが可能である。諸般の文書管理システムでは、登録／更新した文書を限られた利用者（ユーザ）に参照依頼を行い、参照されたかどうかを確認する機能は既に提供されている。

しかし、諸般の文書管理システムにおいて提供されている未読／既読の機能では、文書が散在して管理されている上に、参照依頼者側の意図がまったく不明な状態であるため、文書一覧画面上での未読／既読表示されていること自体があまり意味をなさないものとなっている。

また、諸般の文書管理システムでは、参照依頼者がどの程度の重要／緊急度で参照を求めているのかをレベル指定する機能や、合わせてメッセージを付与する機能まで提供しているものはない。

関連する技術として、特開２０００−２９７９８号公報に情報管理システムが開示されている。
この情報管理システムでは、サーバとクライアントとがネットワークを通じて接続されている。前記サーバは、掲示情報記憶部と、未読情報データ記憶部と、一覧表示要求受信部と、一覧データ作成部と、一覧データ送信部とを備える。掲示情報記憶部は、閲覧に供される掲示情報を複数蓄積する。未読情報データ記憶部は、前記掲示情報記憶部に蓄積された掲示情報のうちクライアントのユーザに閲覧されていない掲示情報たる未読情報の特定データを記憶する。一覧表示要求受信部は、前記クライアントから送信された掲示情報の一覧表示要求を受信する。一覧データ作成部は、前記一覧表示要求受信部が前記一覧表示要求を受信した場合に、前記未読情報データ記憶部から未読情報の特定データを読み出し、読み出した未読情報の特定データに基づいて未読情報の一覧データを作成する。一覧データ送信部は、前記未読情報の一覧データをクライアントへ向けて送信する。
前記クライアントは、一覧表示要求送信部と、一覧データ受信部と、未読情報一覧表示制御部とを備える。一覧表示要求送信部は、前記掲示情報一覧表示要求をサーバへ向けて送信する。一覧データ受信部は、サーバから送信された未読情報の一覧データを受信する。未読情報一覧表示制御部は、前記未読情報の一覧データに基づいて未読情報のみの一覧を表示させる。

特開２００３−２７１６５３号公報に文書管理装置が開示されている。
この文書管理装置は、記憶部と、履歴更新部と、表示部とを有する。記憶部は、データ化された文書を、その文書の重要度を示す指標とともに関連付けて記憶する。履歴更新部は、記憶された文書の中から、利用者によって一の文書の閲覧する旨の指示があった時、当該文書の重要度が高くなるように、当該文書に関連付けられた指標を更新する一方、他の文書については、放置された時間に応じて、その重要度が低くなるように、当該他の文書を関連付けられた指標を更新する。表示部は、記憶された各文書を、更新された指標で示される重要度の順番にて一覧表示する。

特開２０００−２９７９８号公報 特開２００３−２７１６５３号公報

本発明の目的は、利用者がどの文書を優先的に参照する必要があるのかを明示的に判断することが可能となる文書管理システムを提供することである。
本発明の他の目的は、参照依頼者側から参照されたことを確認することが可能となる文書管理システムを提供することである。
本発明の更に他の目的は、高度な未読／既読機能が提供可能となる文書管理システムを提供することである。

以下に、［発明を実施するための最良の形態］で使用される番号を括弧付きで用いて、課題を解決するための手段を説明する。これらの番号は、［特許請求の範囲］の記載と［発明を実施するための最良の形態］との対応関係を明らかにするために付加されたものである。但し、それらの番号を、［特許請求の範囲］に記載されている発明の技術的範囲の解釈に用いてはならない。

本発明の文書管理システムは、文書の実体及び前記文書の属性の情報を管理する文書情報管理部（１１０）と、前記文書の属性に対する属性検索、又は前記文書の実体に対する全文検索の処理を行う検索部（１２０）と、前記文書の参照を依頼された利用者が前記文書を参照したかどうかを示す前記文書の未読／既読情報を管理する閲覧情報管理部（１３０）と、前記利用者が参照を依頼されてから所定の期間を経過しても前記文書を未読の場合、前記文書に設定された重要度を変更し、且つ、必要であれば前記利用者に対するメッセージを付与する処理部（図示せず）とを具備する。

前記文書情報管理部（１１０）は、前記文書の属性として、前記文書に関連する関連文書が登録されている。

前記閲覧情報管理部（１３０）は、前記利用者が前記文書及び前記関連文書を閲覧した場合、前記文書を既読とする。

前記閲覧情報管理部（１３０）は、前記利用者が前記文書を閲覧した場合、前記関連文書を既読とする。

前記処理部（図示せず）は、前記利用者が前記文書を閲覧した場合、前記関連文書の重要度を変更する。

前記処理部（図示せず）は、前記利用者が前記文書を閲覧した際、同時に前記関連文書を表示する。

前記文書に設定された重要度は、前記利用者の端末にて視覚的に識別できるように強調して表示される。

前記処理部（図示せず）は、前記閲覧情報管理部（１３０）が前記文書を既読とした後に前記文書に設定された重要度を変更する必要がある場合、前記文書に設定された重要度を変更する。

本発明の文書管理システムは、前記利用者の認証を行い、且つ、前記利用者をグループ単位で管理するための認証サーバ（３００）を更に具備する。

利用者及び運用者にとっても文書管理システムの有用性が向上する。更に、本機能と承認機能とを連動させることで、高機能な文書管理システムが実現可能となる。

以下に本発明の第１実施形態について添付図面を参照して説明する。
諸般の文書管理システムには様々な構成によるものが存在するが、ここでは、認証サーバを伴うＷｅｂサーバ及びストレージサーバにより構成される文書管理システムを例にして説明する。各クライアント（社内個人端末）からは、ブラウザを通してＷｅｂサーバにアクセスし、Ｗｅｂサーバのログインページからログインして文書管理システムを利用する形態である。すなわち、各クライアントから直接文書を管理しているサーバにアクセスできないようになっている。

図１は、本発明の文書管理システムの構成を表している。
文書管理システムは、文書管理サーバ１００と、Ｗｅｂサーバ２００と、認証サーバ３００を有する。

文書管理サーバ１００の利用者（ユーザ）は、自身が使用する端末のブラウザからＷｅｂサーバ２００にアクセスし、ログイン画面を表示して利用開始する。認証サーバ３００では、Ｗｅｂサーバ２００にアクセスした利用者のユーザＩＤ、パスワードを元に認証が行われる。なお、認証には、バイオメトリクス認証（生体認証）を用いても良い。また、例えば、Ｗｅｂサーバ２００へのアクセスを許可するＩＰアドレスやＭＡＣアドレスを制限し、特定の端末からのみＷｅｂサーバ２００へのアクセスを許可するようにしても良い。

すなわち、文書管理サーバ１００の利用者は、直接、文書管理サーバ１００にアクセスするわけではなく、Ｗｅｂサーバ２００にアクセスし、Ｗｅｂサーバ２００を介して文書管理サーバ１００を利用する。文書管理サーバ１００に直接アクセスするのはＷｅｂサーバ２００である。

文書管理サーバ１００は、文書情報（実体）管理部１１０と、検索部１２０と、未読情報管理部１３０を備える。

文書情報（実体）管理部１１０では、文書の他、オーナ（ユーザ、オフィス）、キャビネット、フォルダの情報や階層情報などを管理している。検索部１２０では、各種の属性検索、全文検索の処理を行っている。未読情報管理部１３０では、各文書の未読／既読情報を、全て各利用者ごとの属性として管理している。

各利用者は、図２のように、ログイン後のメニュー選択画面から、「未読文書一覧」を選択することで、未読文書一覧画面を表示することが可能である。未読文書一覧画面では、参照依頼を受けており、且つ、まだ参照していない文書一覧を確認することが可能である。文書名は該当文書へのリンクになっており、文書名をクリックすることで該当文書を参照することが可能である。なお、文書名の代わりにアイコンを用いても良い。未読文書一覧画面では、デフォルト（初期設定）で、参照依頼者が指定した重要／緊急度の高いものから順に表示される。各表示項目名（名前、依頼者等）をクリックすることで一覧のソートも可能である。ここでは、重要／緊急度は高いものから順に「高」「中」「低」で表している。重要／緊急度が何も設定されていない場合、重要／緊急度は「低」とする。但し、実際には前記の例に限定されない。例えば、重要／緊急度は、５段階評価で高いものから順に「５」「４」「３」「２」「１」で表しても良い。なお、重要／緊急度は、ユーザの端末のブラウザにおいて、色分けや強調により視覚的に識別できるように表示される。

図３は、参照依頼文書一覧画面である。ログイン後のメニュー選択画面から、「参照依頼文書一覧」を選択することで、参照依頼文書一覧画面を表示することが可能である。参照依頼を行い、設定するタイミングは、参照依頼者が文書の登録、更新を行う時である。文書の登録画面、更新画面にて、参照者の指定が可能である。参照者を指定して登録、更新をした場合、登録、更新完了と同時に、参照を依頼されたユーザの未読文書一覧画面に該当の文書が表示される。同時に、参照依頼者の参照依頼文書一覧画面にも表示される。

参照依頼者は、登録、更新のタイミング以降にも、参照者に対するメッセージや重要／緊急度の変更、参照者の追加／削除を行うことが可能である。ログイン後のメニュー選択画面から、該当の文書を一覧上でチェックした上で「参照者の設定」を選択することで、図４のように参照者の設定（確認）画面を表示することが可能である。この時、既読の参照者は自動的に削除されるようにしても良い。なお、メッセージは、予め文書情報（実体）管理部１１０や未読情報管理部１３０に登録しておき、所定の期間経過や重要／緊急度の変更が発生した際に、文書管理サーバ１００のＣＰＵ（図示せず）が自動的に登録されたメッセージを取得し、一覧上のメッセージを変更するようにしても良い。

また、未読文書一覧のみではなく、一旦参照した場合には既読文書一覧（参照履歴一覧）の表示も可能である。この場合、設定した参照者が全員既読となれば、該当文書の表示を未読文書一覧や既読文書一覧（参照履歴一覧）から削除したり、全員既読である旨の表示をしたりするようにしても良い。

なお、本発明の文書管理システムにおいては、文書の属性に応じて複数の文書を関連付けて、関連文書として登録することが可能である。関連文書のうちのある文書が参照されるとそれに関連した文書の重要度が変化する。例えば、図５に示すように、複数の改版された文書の参照依頼が蓄積されていた場合に、最新の文書が参照されると古い版の文書の重要度が低下する。

なお、関連文書に関する情報は文書の属性であるため、元の文書が参照された際に、同時に検索部１２０による属性検索を実行して読み出すことも可能である。例えば、文書の名前（書類名）に所定のキーワードや識別情報を含めておき、同じキーワードや識別情報を含む名前（書類名）を持つ文書を関連文書と判断するようにしても良い。また、改版された文書が登録された場合、文書の属性として改版（更新）を示す情報を持たせることで、自動的に、改版を示す情報を持つ文書を元の文書の関連文書としたり、古い版の文書を最新の文書の関連文書としたりすることも考えられる。

参照依頼者（登録者、更新者）は依頼された側の各ユーザに対して、文書の重要／緊急度を設定することが可能であるが、該当する文書に関連文書が登録されている場合、その関連文書についても合わせて参照の必要の有無を設定することが可能である。設定を参照必要とした場合、関連文書の重要／緊急度は元の文書対して設定されたものと同じになる。

参照が必要でなければ、関連文書が未読の場合でも既読状態となる。複数の関連文書がある場合には、個々の関連文書毎に必要／不要を設定することが可能である。また、参照が必要であれば、関連文書も全て参照しないと当該文書は既読状態にならない。

参照依頼者が、依頼された側の全ユーザが参照していない段階で、該当文書の更新や改版、参照依頼先及び重要／緊急度の再設定を行った場合、元の依頼情報はクリア（消去）され、最新の依頼情報が反映される。

未参照のユーザが存在する状態で、更新する権限のある別ユーザが更新する場合、更新時に警告又は確認のメッセージが表示される。この場合も、参照依頼者が更新を行った場合と同様に、最新の依頼情報が反映される。

ユーザが文書を参照した時に、該当文書の関連文書を同時に閲覧させるようにすることも可能である。例えば、該当文書を表示するウインドウ（画面内の表示領域）を開いた時に、関連文書を表示した他のウインドウを開くようにする。或いは、該当文書を表示したウインドウに関連文書の本文又は関連文書へのリンクを表示するようにする。この時、該当文書と同じ重要／緊急度の関連文書のみ表示するようにしても良い。

また、本発明の文書管理システムでは、図６に示すように、参照依頼された側の各ユーザを、組織や職位を指定してグループ単位で設定することも可能である。グループの管理は認証サーバにて行う。この時、図７に示すように、認証サーバ３００は、組織や職位といった情報を管理するためのグループ情報管理部３１０を備える。参照依頼者は、設定時に、認証サーバ３００から組織や職位等のグループの情報を取得して選択する。この際、複数のグループを選択できるようにしても良い。これにより、同じグループに属するユーザに対して、重要／緊急度の再設定を一括して行うことが可能である。なお、グループに属するユーザのうちの誰かが文書を閲覧すれば足りる場合、グループに属するユーザのいずれか１人が参照依頼された文書を閲覧すれば、当該文書を既読としても良い。

参照者に対するメッセージが付与された文書や重要／緊急度の高い文書については、依頼日又は更新日から所定の日時（例えば３日）が経過した時に、文書管理サーバ１００が自動的に未参照のユーザ全員に参照を促す通知を行うようにしても良い。また、参照の期限が設定されている場合は、例えば期限日の前日に通知を行うようにする。日時の経過は、文書管理サーバ１００のＣＰＵ（図示せず）のタイマー機能を用いる。通知は、ＣＰＵが文書管理サーバ１００の通信ポート（図示せず）を介して行う。通知の方法としては、電子メール、インスタントメッセンジャー、ＦＡＸ、自動音声による電話通知が考えられる。但し、実際には、これらの例に限定されない。

更に、参照依頼された側の各ユーザが文書管理システムにログインした時点で、最初に該当文書及び関連文書の参照を促す表示を行うようにしても良い。或いは、ログインした時点で自動的に該当文書及び関連文書を表示するようにしても良い。この時、文書や重要／緊急度の高い文書のみ表示するようにすることも可能である。

以上のように、本発明の文書管理システムは、未読文書に対する閲覧促進機能を備えることを特徴とする。本閲覧促進機能は、参照依頼したユーザ側からその文書の重要／緊急度を指定して、未読一覧表示させるものである。なお、文書の重要／緊急度の指定では、例えば、文書の重要／緊急度に応じて色分けを行い、重要／緊急度が「高」であれば赤、「中」であればピンク、「低」であれば青で表示する。

また、本発明の文書管理システムは、参照依頼したユーザが、依頼された側のユーザが文書をしたかどうかを確認する機能も持っており、依頼してから時間が経過してもまだ未読の場合などに、メッセージの付与や重要／緊急度を上げるといった変更を行い、参照を促進させることが可能である。参照を依頼された文書は、依頼されたユーザが未読一覧画面を表示することによって確認可能である。

未読／既読機能自体は、諸般の文書管理システムで既にサポートされている機能であるが、重要／緊急度を参照依頼者側が指定できる点、及び依頼後にも重要／緊急度を変更したり、メッセージ追加をできる点が、他の文書管理システムにはサポートされていない機能である。

なお、本発明の文書管理システムが管理する文書とは電子文書のことである。電子文書には、電子ファイル、電子メール、画像／動画データ、スキャンした紙文書やファックスとして受信した文書、プログラム（ソフトウェア）を含む。

図１は、本発明の構成を示すブロック図である。 図２は、未読文書一覧画面を示す図である。 図３は、参照依頼文書一覧画面を示す図である。 図４は、閲覧者設定（確認）画面を示す図である。 図５は、関連文書を登録した場合の未読文書一覧画面を示す図である。 図６は、参照依頼されたユーザをグループ単位で設定した場合の閲覧者設定（確認）画面を示す図である。 図７は、グループ情報を利用する際の本発明の構成を示すブロック図である。

符号の説明

１００… 文書管理サーバ
１１０… 文書情報（実体）管理部
１２０… 検索部
１３０… 未読情報管理部
２００… Ｗｅｂサーバ
３００… 認証サーバ
３１０… グループ情報管理部

Claims (9)

1. 文書の実体及び前記文書の属性の情報を管理する文書情報管理部と、
   前記文書の属性に対する属性検索、又は前記文書の実体に対する全文検索の処理を行う検索部と、
   前記文書の参照を依頼された利用者が前記文書を参照したかどうかを示す前記文書の未読／既読情報を管理する閲覧情報管理部と、
   前記利用者が参照を依頼されてから所定の期間を経過しても前記文書を未読の場合、前記文書に設定された重要度を変更し、且つ、必要であれば前記利用者に対するメッセージを付与する処理部と
   を具備する
   文書管理システム。
2. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
   前記文書情報管理部は、前記文書の属性として、前記文書に関連する関連文書が登録されている
   文書管理システム。
3. 請求項２に記載の文書管理システムにおいて、
   前記閲覧情報管理部は、前記利用者が前記文書及び前記関連文書を閲覧した場合、前記文書を既読とする
   文書管理システム。
4. 請求項２に記載の文書管理システムにおいて、
   前記閲覧情報管理部は、前記利用者が前記文書を閲覧した場合、前記関連文書を既読とする
   文書管理システム。
5. 請求項２に記載の文書管理システムにおいて、
   前記処理部は、前記利用者が前記文書を閲覧した場合、前記関連文書の重要度を変更する
   文書管理システム。
6. 請求項２に記載の文書管理システムにおいて、
   前記処理部は、前記利用者が前記文書を閲覧した際、同時に前記関連文書を表示する
   文書管理システム。
7. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
   前記文書に設定された重要度は、前記利用者の端末にて視覚的に識別できるように強調して表示される
   文書管理システム。
8. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
   前記処理部は、前記閲覧情報管理部が前記文書を既読とした後に前記文書に設定された重要度を変更する必要がある場合、前記文書に設定された重要度を変更する
   文書管理システム。
9. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
   前記利用者の認証を行い、且つ、前記利用者をグループ単位で管理するための認証サーバを更に具備する
   文書管理システム。

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