JP2006024059A - 文書管理用コンピュータプログラムならびに文書管理装置および方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 オブジェクトに関連する操作の設定を簡易に行なえるようにする。
【解決手段】 操作設定部５１は、所定のユーザインタフェースを用いて各設定値を入力する。操作設定部５１により設定されたデータは設定データ記憶部５３に記憶される。簡易設定部５２のオブジェクト指定部５２ａは、設定対象のオブジェクトを指定する。所定のユーザインタフェースでオブジェクトを指定する。既存設定指定部５２ｂは、所定のユーザインタフェースを用いて既存の設定の流用元のオブジェクトを、設定データ記憶部５３を参照して指定する。これにより、対象のオブジェクトに関連する操作の設定が入力される。簡易設定部５２により入力した設定データも設定データ記憶部５３に記憶される。
【選択図】 図２

Description

この発明は、文書管理装置で管理している文書をユーザに回覧したり、文書の変更をメールで通知したりする文書管理技術に関し、とくに回覧やメール通知を含む操作の設定を容易に行なえるようにするものである。

文書管理装置で管理されている電子文書を回覧するシステムであって、一度回覧された電子文書を再度回覧するものとしては、例えば特許文献１（特開２００３−２８１３３２公報）があった。この先行技術では、電子印を押印した電子文書を回覧後、再度回覧する場合に、電子印の押印元に回覧済み電子文書を再回覧するワークフローシステムについて説明されている。

しかしこの先行技術では、再回覧先として指定可能であるのは、その電子文書に電子印を押印した押印元だけであり、過去に回覧した文書をもう一度同じ回覧先に回覧する場合にしか適用できない。
特開２００３−２８１３３２公報

この発明は上述の事情を考慮してなされたものであり、回覧先を容易に設定できる文書管理技術を提供することを目的とする。

またこの発明は、広く、設定の種類が異なっている場合でも、過去の設定を利用できる場合には、それを利用して簡易に文書管理装置のオブジェクトに関連する操作の設定を行なえる文書管理技術を提供することを目的としている。

この発明の原理的な構成例によれば、上述の目的を達成するために、文書を回覧する場合に、過去に回覧した文書を検索し、それらの文書に付与された回覧先を、回覧しようとする文書に付与して回覧することができるようにした。

また、回覧しようとする文書が保持するアクセス権リストに記載されたユーザ、またはグループを回覧先として再利用することを可能にした。また、他の文書のアクセス権リストを、その文書の回覧先として付与できるようにした。

また、回覧しようとする文書にメール通知が設定されている場合、そのメール通知先をその文書の回覧先として再利用することを可能とした。また、他の文書のメール通知先を、その文書の回覧先として付与できるようにした。メール通知とは、ある文書に特定の操作が行われた場合、設定されたユーザにメールで通知する機能である。

また、回覧しようとする文書が過去にアクセスされている場合、そのアクセスしたユーザを回覧先としてその文書に付与できるようにした。

さらにこの発明を説明する。

この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、少なくとも文書をオブジェクトとして管理する文書管理装置に：オブジェクトに関連する操作の設定を入力する手段と；上記設定に基づいて上記オブジェクトに関連して所定の操作を実行する手段と；過去に行なったオブジェクトに関連する操作の設定を選択する既存設定選択手段と；上記既存設定選択手段により選択された設定を適用するオブジェクトを指定する適用先オブジェクト選択手段とを設け、オブジェクトに関連する操作の設定を、同一種類または他の種類の他のオブジェクトに関連するに操作に関し過去に行なった設定内容を利用して、行なうようにしている。

この構成においては、同一種類の他のオブジェクトまたは他の種類のオブジェクトに関連する操作の過去の設定を利用して新たな設定を簡易に行なうことができる。過去の設定をそのまま利用しても良いし、変更できるようにしても良い。

文書の他のオブジェクトは、フォルダ、文書バージョン、文書ファイル形式、掲示板、記事、カレンダ、予定、ＵＲＬ、文書回覧、メール通知、検索フォルダ、ユーザ、およびグループであるが、これに限定されない。オブジェクトはデータとメソッドにより規定できる。

この構成において、上記操作もオブジェクトとして管理されていてもよい。

これに限定されないが、具体的な例では、文書を回覧する操作の過去の設定を、文書の更新時にメール通知する操作の設定に利用する。また、文書を回覧する操作の過去の設定を、文書のアクセス権限の設定に利用する。

また、文書のアクセス権限の過去の設定を、文書を回覧する操作の設定に利用する。文書のアクセス権限の過去の設定を、文書の更新時にメール通知する操作の設定に利用する。

また、文書の更新時にメール通知する操作の過去の設定を、文書を回覧する操作の設定に利用する。文書の更新時にメール通知する操作の過去の設定を、文書のアクセス権限の設定に利用する。

なお、この発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品もこの発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。

この発明の上述の側面および他の側面は特許請求の範囲に記載され以下実施例を用いて詳述される。

この発明によれば、過去の設定を利用して簡易にオブジェクトに関連する操作の設定を行なうことができる。

以下、この発明の実施例について説明する。

図１は、この発明の文書管理装置および利用環境を示しており、この図において、文書管理装置１０、クライアント端末２０、メールサーバ３０等がネットワーク４０に接続されている。ネットワーク４０は、典型的には構内通信ネットワーク（ＬＡＮ）であるが、これに限定されず、インターネットや広域プライベートネットワーク等、サービス目的に合致した任意の通信ネットワークであってよい。クライアント端末２０は２つしか示さないがその個数は任意であり、また、その端末の構成も任意であり、パーソナルコンピュータ、情報処理機能付の家庭電気製品、携帯電話、固定電話等で構成可能である。

文書管理装置１０は、例えばサーバコンピュータからなるものであり、ＣＰＵ、主メモリ、外部記憶装置等種々のハードウェア資源およびソフトウェア資源により構成される。文書管理装置１０は、通常は例えばサーバコンピュータに所定の１または複数のコンピュータプログラムを記録媒体やダウンロードを利用してインストールして実現され、文書オブジェクト１０１、フォルダ（ディレクトリ）オブジェクト１０２、ユーザオブジェクト１０３、グループ（ユーザグループ）オブジェクト１０４、メール通知オブジェクト（１０５）、回覧オブジェクト（１０６）等の種々のオブジェクトを管理する。オブジェクトは原理的にはデータおよびメソッドから構成されが、どのように実装しても良い。これらオブジェクトに関するデータはオブジェクトデータ記憶部１０８、例えば外部記憶装置にデータベースやディレクトリサービスデータとして記憶される。

文書管理装置１０は、メール通信機能１０７を具備し、メールを作成し、所定のアカウントに送信する。

メールサーバ３０は、例えばＰＯＰサービスおよびＳＭＴＰサービスを提供するものであり、図では１つしか示さないが、複数あっても良い。

図２は、実施例の文書管理装置１０におけるオブジェクトに関連する操作の設定を模式的に示している。ここでは、文書管理装置１０におけるオブジェクトに関連する操作の設定について例を挙げて説明する。もちろん操作の設定はこれに限定されない。

図３は、メール通知オブジェクトに関連する操作の設定の例を説明するものである。メール通知オブジェクトは、対象のオブジェクトに所定のイベントが発生したときに、リストに記述された宛先にイベントの発生等を通知するメールを送信するためのものである。この例では、オブジェクトを文書オブジェクトとして説明する。図３に示すように、文書オブジェクト記憶部１０１ａに文書オブジェクト１０１が記憶され、メール通知オブジェクト記憶部１０５ａにメール通知オブジェクト１０５が記憶されている。メール通知オブジェクト１０５は文書オブジェクトＩＤ、通知先メールアカウントリスト、発火するイベント等からなる。ユーザは、通常では、所定のユーザインタフェースを用いてこれら文書オブジェクトＩＤ、通知先メールアカウントリスト、発火するイベント等を入力してメール通知オブジェクトを定義する。ここではイベントが文書の更新とする。文書変更監視部１１０が文書の変更を監視し、該当する文書の更新があったときにはメール通信機能１０７を利用して当該通知先メールアカウントリストに含まれるメールアカウント（例えばユーザＡ、ユーザＢ、グループＣ）宛のメールを作成してメールサーバ３０に転送する。ユーザＡ、Ｂ、グループＣのユーザはメールをメールサーバ３０から取得する。

図４は、回覧オブジェクトに関連する操作の設定の例を説明するものである。回覧オブジェクトは、所定の文書を回覧するためのものである。回覧はシーケンスに行なわれても良いし、パラレルに行なわれてもよい。図４に示すように、文書オブジェクト記憶部１０１ａに文書オブジェクト１０１が記憶され、回覧オブジェクト記憶部１０６ａに回覧オブジェクト１０６が記憶されている。回覧オブジェクト１０６は文書オブジェクトＩＤ、回覧先メールアカウントリスト、終了条件、終了時アクション等からなる。ユーザは、通常では、所定のユーザインタフェースを用いてこれら文書オブジェクトＩＤ、回覧先メールアカウントリスト、終了条件、終了時アクション等を入力して回覧オブジェクトを定義する。文書回覧監視部１１１が文書の回覧先にメールで通知を行い、回覧先からの文書のアクセス等に基づいて回覧状態を監視する。回覧の終了条件が満たされたら回覧オブジェクト設定者等にメールで通知する等を行なう。この例ではユーザＡ、ユーザＢおよび部ループＣのユーザに回覧の通知を行い、文書の認証操作を催促する。

図５は、文書のアクセス権限を設定する操作の例を説明するものである。アクセス権限は、例えば、検索表示、読み出し可能（検索表示可能）、書き込み可能（読み出し可能、検索表示可能）、すべて可能変更であるが、これに限定されない。図５に示すように、アクセス権限設定部１１２を用いて文書のアクセス権限を設定する。この場合、所定のユーザインタフェースを用いて行なう。

図２に戻る。図２は、文書管理装置１０の構成のうち、オブジェクトに関連する操作の設定を行なう部分を模式的に示すものである。ここでは、この部分を操作設定部５０と呼ぶことにする。図２において、操作設定部５０は、操作設定部５１、簡易設定部５２を含んで構成され、簡易設定部５２は、オブジェクト指定部５２ａおよび既存設定指定部５２ｂとを含んでいる。設定データ記憶部５３は設定データを記憶するものであるが、基本的にはオブジェクトデータ記憶部１０８の一部を構成する。例えば、文書オブジェクトに対してメール通知オブジェクトを設定してメール通知の操作を設定する場合には、オブジェクトデータ記憶部１０８にメール通知オブジェクトが設定データとして新規追加される。また、例えば文書オブジェクトのアクセス権限を設定する場合には文書オブジェクト１０１のアクセス権限属性がデフォルト値または既存の設定値から更新される。この場合設定対象のデータは文書オブジェクトの属性である。ただし、図２では便宜上、オブジェクトデータ（オブジェクトデータ記憶部１０８）と設定データ（設定データ記憶部５３）とを個別に表す。

操作設定部５１は、所定のユーザインタフェースを用いて各設定値を入力する。これについては図３〜図５を参照してすでに説明した。操作設定部５１により設定されたデータは設定データ記憶部５３に記憶される。簡易設定部５２のオブジェクト指定部５２ａは、設定対象のオブジェクトを指定する。所定のユーザインタフェースでオブジェクトを指定する。既存設定指定部５２ｂは、既存の設定の流用もとのオブジェクトを、設定データ記憶部５３を参照して指定する。このオブジェクトの種類は、設定対象のオブジェクトと異なる種類でも良い。流用対象のオブジェクトを所定の範囲に限定しても良い。例えば、設定時間が新しいもののみにしたり、自分が設定したものに限定したり、同一グループのユーザが設定したものに限定したり、あるいはオブジェクトの種類を限定するようにしても良い。このようにして既存のオブジェクトに関連する操作の設定内容が、設定対象のオブジェクトに関連する操作の設定内容としてコピーされる。簡易設定部５２により入力した設定データも設定データ記憶部５３に記憶される。簡易設定部５２で入力した設定データを、再度、簡易設定部５２で流用しても良いことはもちろんである。操作実行部５４は設定データに基づいて操作例えば通知メールの送信、回覧の通知、アクセス制御等を実行する。

つぎに簡易設定の例について説明する。

［簡易設定例１］

図６は、回覧しようとする文書が保持するアクセス権リストに記載されたユーザ、またはグループを回覧先として再利用する方法について説明する。例えば、図６のように文書Ａにアクセス権が設定されているとする。ユーザがこの文書Ａを回覧しようとする場合、従来の方法では、回覧先をユーザが指定する必要があった。この実施例では、ユーザが文書Ａの回覧を指定すると、システムはアクセス権リストを回覧先として使用するかをユーザに問い合わせる。その問い合わせにユーザが承諾した場合、アクセス権リストのユーザやグループが回覧先に追加される。（図７）

アクセス権に複数の種類がある場合は、どのアクセス権のユーザを回覧先として再利用するかを指定できるようにしても良い。たとえば、上記例では、文書ＡにＷｒｉｔｅ権をもつユーザを回覧先として指定すると、回覧先にはユーザＡとグループＡが追加され、ユーザＢは追加されない。

また、アクセス権のうちあるロールのものは、回覧先として再利用できないように設定しても良い。例えば、文書管理装置のシステム管理者が、全ての文書についてｒｅａｄ／ｗｒｉｔｅのアクセス権を持つようなシステムの場合、管理者は回覧先から自動的に省くようにシステムを構成してもよい。

また、他の文書に設定されたアクセス権リストを文書Ａの回覧先として再利用できるようにしても良い。

この例では、回覧の設定に再利用するようにしたが、メール通知に再利用しても良い。

［簡易設定例２］

この例では、文書に設定されたメール通知を文書の回覧先として再利用する例について説明する。

図８は、文書Ａにメール通知先としてユーザＡとユーザＢとグループＡが設定されていることをあらわす。この文書Ａが更新されると、メール通知先に文書Ａが更新された旨のメールがシステムから送信される。

ユーザが文書Ａを回覧しようとすると、システムはその文書にメール通知先が設定されているかどうかを調べる。設定されている場合は、そのメール通知先を回覧先として再利用するかをユーザに問い合わせる。ユーザが承諾した場合は、そのメール通知先をその文書の回覧先として付与する。

図９は、メール通知先が文書Ａの回覧先として付与された様子をあらわす。

その文書に、異なるイベントに対するそれぞれのメール通知先が設定されている場合、どのイベントに対するメール通知先を回覧先として再利用するかを、ユーザに問い合わせるようにしてもよい。

他の文書のメール通知先をその文書の回覧先として再利用するようにしても良い。

メール通知先の設定を利用してアクセス権限を設定するようにしても良い。例えば、メール通知先のユーザに全権限を付与する等設定することができる。

［簡易設定例３］

この例では、文書のアクセス履歴を文書の回覧先として再利用する例について説明する。

図１０は、文書Ａのアクセス履歴をシステムが管理しているシステムの概念図である。図から、文書Ａには、ユーザＡとユーザＢがアクセスしていることがわかる。

ユーザが文書Ａを回覧しようとすると、システムは、文書Ａのアクセス履歴を調べる。アクセス履歴がある場合は、そのアクセス履歴を回覧先として再利用するかを、ユーザに問い合わせる。ユーザが承諾した場合は、アクセス履歴を回覧先として文書Ａに付与する。

図１１は、文書Ａのアクセス履歴が回覧先として付与された様子をあらわす。

アクセス履歴にユーザがアクセスした時間を記録するようにして、アクセス履歴を回覧先として再利用するときに、ユーザが指定した時刻以前、またはユーザが指定した時刻以後のアクセス履歴を回覧先として再利用するようにしても良い。また、ユーザが指定した二つの時刻の間に含まれるアクセス履歴を回覧先として再利用するようにしても良い。

また、他の文書のアクセス履歴を文書Ａの回覧先として再利用しても良い。

この例においては、回覧の設定に再利用するようにしたが、、図１２に示すように、メール通知先として再利用するようにしても良い。

［簡易設定例４］

この例では、文書を回覧する場合に、過去に回覧した文書を検索し、それらの文書に付与された回覧先を、上記回覧しようとする文書に付与して回覧することができるようにした。

図１３および図１４はこの設定例を説明するものである。

システムは、過去に回覧した文書の回覧先を、その文書とともに管理している。図１３の例で文書Ａと文書Ｂは過去に回覧したことがあり、その回覧先はそれぞれ、ユーザＡとユーザＢとグループＡ、ユーザＣとユーザＤである。ここで文書Ｃを回覧する場合、ユーザは過去に回覧したことのある文書（回覧先が付与されている文書）を検索する。ここでは検索結果として文書Ａと文書Ｂが表示される。ユーザは、それぞれの文書の回覧先を表示し、希望の回覧先がある場合は、それを再利用して文書Ｃに付与する。

図１４は、ユーザが文書Ａの回覧先を再利用して文書Ｃに付与した場合を表している。

この例では、異なる文書の回覧オブジェクトの設定を利用したが、同一の文書の回覧オブジェクトの過去の設定を用いても良い。

なお、この発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。例えば、掲示板や記事のオブジェクトを用いる場合もアクセス権限や記事追加、関連記事追加のメール通知にこの発明を適用しても良い。

この発明の実施例の文書管理装置を構成を全体として示す図である。 上述実施例の文書管理装置の操作設定部を模式的に示すブロック図である。 上述実施例のメール通信オブジェクトの設定を説明する図である。 上述実施例の回覧オブジェクトの設定を説明する図である。 上述実施例の文書オブジェクトのアクセス権限の設定を説明する図である。 アクセス権限リストを利用して回覧オブジェクトを設定する動作を説明する図である。 アクセス権限リストを利用して回覧オブジェクトを設定する動作を説明する図である。 メール通知先リストを利用して回覧オブジェクトを設定する動作を説明する図である。 メール通知先リストを利用して回覧オブジェクトを設定する動作を説明する図である。 アクセス履歴を回覧オブジェクトを設定する動作を説明する図である。 アクセス履歴を回覧オブジェクトを設定する動作を説明する図である。 アクセス履歴をメール通知オブジェクトを設定する動作を説明する図である。 回覧リストを利用して他の回覧オブジェクトを設定する動作を説明する図である。 回覧リストを利用して他の回覧オブジェクトを設定する動作を説明する図である。

符号の説明

１０ 文書管理装置
２０ クライアント端末
３０ メールサーバ
４０ ネットワーク
５０ 操作設定部
５１ 操作設定部
５２ 簡易設定部
５２ａ オブジェクト指定部
５２ｂ 既存設定指定部
５３ 設定データ記憶部
１０１ 文書オブジェクト
１０１ａ 文書オブジェクト記憶部
１０２ オブジェクト
１０３ ユーザオブジェクト
１０４ グループオブジェクト
１０５ メール通知オブジェクト
１０５ａ メール通知オブジェクト記憶部
１０５ 回覧オブジェクト
１０６ａ 回覧オブジェクト記憶部
１０７ メール通信機能
１０８ オブジェクトデータ記憶部
１１０ 文書回覧監視部
１１１ 文書変更監視部
１１２ アクセス権限設定部

Claims (11)

1. 少なくとも文書をオブジェクトとして管理するために利用される文書管理用コンピュータプログラムにおいて、
   設定入力手段によりオブジェクトに関連する操作の設定を入力するステップと、
   操作実行手段により上記設定に基づいて上記オブジェクトに関連して所定の操作を実行するステップと、
   既存設定選択手段により、過去に行なったオブジェクトに関連する操作の設定を選択するステップと、
   上記既存設定選択手段により選択された設定を適用するオブジェクトを適用先オブジェクト選択手段に縒り指定するステップとをコンピュータに実行させて、
   オブジェクトに関連する操作の設定を、同一種類または他の種類の他のオブジェクトに関連するに操作に関し過去に行なった設定内容を利用して、行なうために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
2. 上記操作もオブジェクトとして管理される請求項１記載の文書管理用コンピュータプログラム。
3. 文書をオブジェクトとして管理するとともに、フォルダ、文書バージョン、文書ファイル形式、掲示板、記事、カレンダ、予定、ＵＲＬ、文書回覧、メール通知、検索フォルダ、ユーザ、およびグループの少なくとも１つをオブジェクトとして管理する請求項１または２記載の文書管理用コンピュータプログラム。
4. 文書を回覧する操作の過去の設定を、文書の更新時にメール通知する操作の設定に利用する請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
5. 文書を回覧する操作の過去の設定を、文書のアクセス権限の設定に利用する請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
6. 文書のアクセス権限の過去の設定を、文書を回覧する操作の設定に利用する請求項１〜５のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
7. 文書のアクセス権限の過去の設定を、文書の更新時にメール通知する操作の設定に利用する請求項１〜６のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
8. 文書の更新時にメール通知する操作の過去の設定を、文書を回覧する操作の設定に利用する請求項１〜７のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
9. 文書の更新時にメール通知する操作の過去の設定を、文書のアクセス権限の設定に利用する請求項１〜８のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
10. 少なくとも文書をオブジェクトとして管理し、
    オブジェクトに関連する操作の設定を入力する手段と、
    上記設定に基づいて上記オブジェクトに関連して所定の操作を実行する手段と、
    過去に行なったオブジェクトに関連する操作の設定を選択する既存設定選択手段と、
    上記既存設定選択手段により選択された設定を適用するオブジェクトを指定する適用先オブジェクト選択手段とを有し、
    オブジェクトに関連する操作の設定を、同一種類または他の種類の他のオブジェクトに関連するに操作に関し過去に行なった設定内容を利用して、行なうようにしたことを特徴とする文書管理装置。
11. 少なくとも文書をオブジェクトとして管理する文書管理方法において、
    設定入力手段によりオブジェクトに関連する操作の設定を入力するステップと、
    操作実行手段により上記設定に基づいて上記オブジェクトに関連して所定の操作を実行するステップと、
    既存設定選択手段により、過去に行なったオブジェクトに関連する操作の設定を選択するステップと、
    上記既存設定選択手段により選択された設定を適用するオブジェクトを適用先オブジェクト選択手段に縒り指定するステップとを有し、
    オブジェクトに関連する操作の設定を、同一種類または他の種類の他のオブジェクトに関連するに操作に関し過去に行なった設定内容を利用して、行なうようにしたことを特徴とする文書管理方法。

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