JP2008257523A - ワークフロー実行装置及びその制御方法とそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 同種のワークフローからのメールが大量にある場合には、どのメールが未処理で、どのメールが処理済であるのか等を視覚的に判別するのは困難である。
【構成】 ワークフローに従って処理を実行するワークフロー実行装置であって、ワークフローを記述したワークフロー情報を記憶するワークフロー情報記憶部３０４１と、記憶されたワークフロー情報に従って、当該ワークフローを要求したユーザに対して、そのワークフローの実行過程で電子メールを送信する送信部３０７と、送信部３０７により送信される電子メールに、当該電子メールに先行して送信された電子メールの識別情報を付加して送信するワークフロー実行部３０６とを有する。
【選択図】 図３

Description

本発明は、複数の工程の組み合わせにより構成される一連のワークフローを実行するワークフロー実行装置及びその制御方法、並びに、そのプログラム及び記憶媒体に関するものである。

従来より、オフィスにおいて複数の処理工程を組み合わせて一連のワークフローを構成して実行するワークフロー実行装置が存在している。そして、そのワークフロー実行装置からユーザ（ＰＣ）に対して、ワークフローの通知／処理依頼／確認などの電子メールが自動送信される。これにより、ユーザが用いるＰＣに専用のワークフローシステムを作りこまなくても、その電子メールを用いて、手軽にワークフローの処理を進めることが可能であった。このようなワークフローの一例に、出張費精算や注文依頼、休暇申請などがある。

この場合、ユーザは、ユーザＰＣに導入されたメールアプリケーションにより、ワークフロー実行装置からの電子メールを受信し、そのメールの本文に記載された内容に従ってワークフローの作業を行う。このようなワークフローで用いられる電子メールでは、そのメールの本文や件名に、そのワークフローの名称やワークフローを特定する識別子が記述されている。

また、ワークフローと電子メールに関する技術として、次のような技術が提案されている。それによれば、電子メールサーバを介して送受信される電子メールを一旦文書サーバで受信し、業務メールに関するものであれば、そのメールデータに対して業務に関する一連番号を振ってデータベースに登録する。更に、その一連番号をメールタイトルに文字列データとして付与する。更に、それ以降の電子メールの送受信においても文書サーバで電子メールに含まれるMessage-Idを監視し、関連する業務に関するメールであれば、その履歴として記録するものがある（特許文献１参照）。
特開２００１−０８４１９３号公報

しかしながら上述した従来の技術では、並行処理で複数のワークフローを処理するユーザの場合や、１つのワークフローが完了するまで長期間を必要とする場合には、次のような課題があった。

ユーザＰＣのメールアプリケーションは、ワークフロー実行装置から送信される複数の電子メールを受信する。その際、ユーザは、メールアプリケーションの表示から、受信した電子メールがどの／いつの（続きの）ワークフローに関する電子メールであるかを判断するのが困難になる可能性があった。即ち、ユーザは、受信した電子メールに関連するワークフローを判別するには、ＰＣのメールアプリケーションの検索機能を用い、メール本文などに記載されたワークフローを特定する識別子をキーにして同一ワークフローに関する電子メールを検索する必要があった。このため、ユーザにとっては使い勝手が悪かった。

また、メールアプリケーションは通常、件名によるメール一覧のソート機能を備えており、件名により、メールの並び替えをする事ができる。しかし、同種のワークフローに関するメールが大量に送信される場合には、どのメールが未処理で、どのメールが処理済であるのか等を視覚的に判別するのは困難であった。例えば、同一のワークフローを何度も実行することで受信した電子メールを、件名を用いてソートした場合であっても図７のように表示される。そのため、例えばユーザがワークフロー終了メールを受信したとしても、どのワークフローが終了したのかを容易に判別することができなかった。

ワークフローと電子メールに関する技術として提案されている特許文献１の技術は、メールサーバのデータを一旦全て文書サーバを経由させて、業務に関するメールかどうかを監視して記録するものである。この技術では、ユーザが新規メールを発信し、当該新規メールに対して他のユーザと送受信したメールをひとまとまりの単位で管理する。しかしながら、特許文献１の文書サーバが、メモリ上でひとまとまりに管理することが可能であっても、ひとまとまりで表示できるとは限らない。これは、ソート時に使用される件名等が必ずしもひとまとまりであることを示す名称であるとは限らないためである。
よって、この文書サーバにおける技術を、ワークフローからの電子メールを受信するユーザＰＣに適用しても、ユーザＰＣにおける使い勝手を向上させることはできない。

本発明の目的は、上記従来技術の問題点を解決することにある。

本願発明の特徴は、ワークフローの実行を指示したユーザが、そのワークフローの実行過程で受信した電子メールの一覧から、その実行過程を容易に確認できるようにすることにある。

上記目的を達成するために本発明の一態様に係るワークフロー実行装置は以下のような構成を備える。即ち、
複数の処理工程を含むワークフローに従って処理を実行するワークフロー実行装置であって、
複数の処理工程の処理内容が記述されたワークフロー情報に従ってワークフローを実行する過程において、当該ワークフローの実行を要求したユーザが使用する機器に対して電子メールを送信するメール送信手段と、
前記メール送信手段により送信される電子メールに、当該電子メールに先行して送信された電子メールの識別情報を付加して送信する送信制御手段と、
を有することを特徴とする。

上記目的を達成するために本発明の一態様に係るワークフロー実行装置の制御方法は以下のような工程を備える。即ち、
複数の処理工程を含むワークフローに従って処理を実行するワークフロー実行装置の制御方法であって、
複数の処理工程の処理内容が記述されたワークフロー情報に従ってワークフローを実行する過程において、当該ワークフローの実行を要求したユーザが使用する機器に対して電子メールを送信するメール送信工程と、
前記メール送信工程で送信される電子メールに、当該電子メールに先行して送信された電子メールの識別情報を付加して送信する送信制御工程と、
を有することを特徴とする。

本発明によれば、ワークフローの実行を指示したユーザが、そのワークフローの実行過程で受信した電子メールの一覧から、その実行過程を容易に確認できるという効果がある。

以下、添付図面を参照して本発明の好適な実施の形態を詳しく説明する。尚、以下の実施の形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施の形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。

尚、この実施の形態では、ワークフロー実行装置を画像形成装置において適用した場合で説明する。しかし、ワークフロー実行装置にとって画像形成装置は必須の要件ではなく、一般的な情報処理装置（コンピュータ）であっても構わない。

本実施の形態の概要を以下に簡単に説明する。

複数の処理工程を含むワークフローを実行するワークフロー実行装置からユーザＰＣに送信する電子メールにおいて、次のような設定がなされる。

ワークフロー実行装置が、ワークフローの最初に送信した電子メールのメールヘッダ領域（Message-Id）の識別子を、同じワークフローを継続することで送信が必要となる電子メールのメールヘッダ（References）に設定する。つまり、通常は受信メッセージに対する返信メッセージにおいて設定されるメールヘッダの設定ルールを、ワークフロー実行装置から送信される電子メールに適用する。

一方、ＰＣのメールアプリケーションで、その電子メールを受信したユーザは、メールアプリケーションのメール一覧のスレッド表示により、受信メールの一覧表示を行う。これにより、同一のワークフローから受信した電子メールは、メールアプリケーションにより一続きのスレッドとして表示される。つまり、ユーザが、名称や識別子による検索を実施することなく、受信した電子メールがどのワークフローに関する電子メールであるのかを一目で識別できる。また、メールアプリケーションのメール一覧のスレッド表示により、ワークフローの処理過程がどの段階にあるのかも視覚的に一目で認識でき、ユーザの利便性を向上させることができる。

更に、一続きのワークフローを実行するワークフロー実行装置から送信される電子メールのうち、ワークフローの最終処理工程を処理すること送信される電子メールでは、優先度を示すメールヘッダに特定の優先度の値を設定する。例えば、そのワークフローの完了をユーザに通知する電子メールのX-Priority拡張メールヘッダに、優先度「低」を示す「４」を設定する。これによりＰＣのメールアプリケーションの電子メールの優先度表示機能により、ワークフローから最後に送られた電子メールに対して特定の優先度のアイコンマークが付されて表示される。これにより、ユーザは、一続きのワークフローの完了／未完の区別も優先度アイコンの有無により容易に識別可能となる。その結果、ユーザの利便性をさらに向上させる事が出来る。

また更に、ワークフロー実行装置を画像形成装置に適用した場合には、画像形成装置で実行するワークフロー過程での印刷に際して、印刷データにワークフロー情報を付加して印刷する。具体的には、最初に送信された電子メールのメールヘッダ（Message-Id）の識別子や送信先メールアドレス情報を、電子透かしやバーコード、表紙データなどで印刷データに追加して印刷する。こうして印刷された用紙（記録シート）を、ワークフロー実行装置を適用した画像形成装置で読み込み、その用紙に印刷されたMessage-Idの識別子やメールアドレスを含むワークフロー情報を判別する。こうしてワークフロー実行装置を適用した画像形成装置は、そのMessage-Idの識別子をメールヘッダ（References）に設定し、そのメールアドレスに対してメールを送信する。

一方、ＰＣのメールアプリケーションで、その電子メールを受取ったユーザは、メールアプリケーションのメール一覧のスレッド表示により受信メールの一覧表示を行う。これにより、そのメールが関連するワークフローから送信された電子メールが同一のスレッドに表示される。こうして、受信したメールに関するワークフローが、どのワークフローに関連するのかを、既存の電子メールの技術を利用する事により一目で識別できるようになる。以下詳しく説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係るワークフロー実行装置を含むワークフローシステムの全体構成図である。

図１においては、ユーザＰＣ１０１〜１０３と、ワークフロー実行装置として機能する画像形成装置１１０〜１１２がネットワーク１００を介して接続されている。尚、ここで、これらユーザＰＣ及び画像形成装置の数は、この図１に限定されるものではない。またユーザＰＣ１０１〜１０３は、それぞれ同様な構成を有し、また画像形成装置１１０〜１１２もそれぞれ同様な構成を有している。従って、以下の説明では、ユーザＰＣ１０１と画像形成装置１１０とを代表に説明する。

ユーザＰＣ１０１は、ネットワーク１００と接続して、ネットワーク１００との間で各種データのやり取りを行うネットワークインターフェースを有し、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等を具備する一般的な情報処理装置（ＰＣ）である。このユーザＰＣ１０１は、電子メールを送受信する一般的なメールアプリケーションやインターネット閲覧プログラムを有している。

画像形成装置１１０もまた、ネットワーク１００と接続して、ネットワーク１００との間で各種データのやり取りを行うネットワークインターフェースを有している。この画像形成装置１１０は、ワークフロー実行装置として機能するＭＦＰ（Multi Function Peripheral：マルチファンクション周辺機器）に代表される画像形成装置である。ネットワーク１００は、本実施の形態ではＬＡＮ（Local Area Network）を例に説明するが、インターネット等の他のネットワークシステムであってもかまわない。

図２は、本発明の実施の形態に係るワークフロー実行装置として機能する画像形成装置（ＭＦＰ）１０２の内部の構成を示す図である。ここでは一つの感光ドラムを有する１Ｄカラー系ＭＦＰを例として示している。ＭＦＰには、フルカラー機器とモノクロ機器がある。色処理や内部データなどを除く基本的な部分では、フルカラー機器がモノクロ機器の構成を包含することが多いため、ここではフルカラー機器を主に説明する。

画像形成装置１１０は、スキャナ部２０１、レーザ露光部２０２、感光ドラムを含む作像部２０３、定着部２０４、給紙／搬送部２０５及び、これらを制御する後述する機器制御部３００等を具備している。

スキャナ部２０１は、原稿台に置かれた原稿に光源からの光を照射し、その反射光により原稿を光学的に読み取り、その光学像を電気信号に変換して画像データを生成する。レーザ露光部２０２は、画像データに応じて変調されたレーザ光を等角速度で回転する回転多面鏡（ポリゴンミラー）に入射させ、その回転多面鏡で反射された光により感光ドラムの表面を走査して照射する。

作像部２０３は、感光ドラムを回転駆動し、帯電器によって一様に帯電された感光ドラムの表面にレーザ露光部２０２からのレーザ光によって形成された潜像をトナーによって現像化する。そして、そのトナー像を、転写ドラムとのニップでシートに転写し、転写されずに感光ドラム上に残った微小トナーを回収するといった一連の電子写真プロセスを実行して像形成を行う。その際、シートが転写ドラムの所定位置に巻きつき、転写ドラムが４回転する。この間、マゼンタ（Ｍ）、シアン（Ｃ）、イエロー（Ｙ）、ブラック（Ｋ）のトナーを持つそれぞれの現像ユニット（現像ステーション）が入れ替わりで順次前述の電子写真プロセスを繰り返し実行する。こうして４色のフルカラートナー像が転写されたシートは、転写ドラムを離れて定着部２０４へ搬送される。定着部２０４は、ローラやベルトの組み合わせによって構成され、ハロゲンヒータなどの熱源を内蔵し、作像部２０３によってトナー像が転写されたシート上のトナーを、熱と圧力によって溶解、定着させる。

給紙／搬送部２０５は、シートカセットやペーパーデッキに代表されるシート収納庫を一つ以上持っており、機器制御部３００の指示に応じてシート収納庫に収納された複数のシートの中から一枚のシートを分離して作像部２０３へ搬送する。また、シートの両面に画像を印刷する場合は、定着部２０４を通過したシートを再度作像部２０３へ搬送する搬送経路を通るように制御する。機器制御部３００は、画像形成装置１１０全体の制御を実行すると共に、前述のスキャナ、レーザ露光、作像、定着、給紙／搬送の各部の状態を管理しながら、全体が調和を保って円滑に動作できるよう指示を行う。

尚、この画像形成装置１１０は、画像形成装置とプリント機能のみを具備した単一機能型の画像形成装置等のＳＦＰ（Single Function Peripheral：単一機能周辺機器）でもよい。また或は、情報処理装置（コンピュータ）を組み合わせた構成でも良い。また、画像処理が不要なワークフロー処理を実行する場合であればワークフロー実行装置が画像形成装置ではなく情報処理装置で構成されても良い。いずれにしても、本形態の制御が実現可能な構成であればよい。

図３は、本実施の形態に係るワークフロー実行装置を含む画像形成装置１１０の機器制御部３００の構成を示すブロック図である。

同図において、３０５，３０６，３０７，３０７１，３０７２，３０８，３０９，３１０，３１０１，３１０２は機器制御部３００を構成する処理モジュールである。これらの処理モジュールは、ＣＰＵ３０１で使用されるアプリケーションプログラム、又はプログラムの一部として動作するモジュールである。また３０４，３０４１，３０４２，３０４３，３０４４は、このＭＦＰの機器制御部３００が具備する情報格納部であり、ファイルシステム又はデータベースシステムを用いて不揮発性のハードディスクや、メモリ等を含んでいる。また記憶部３０４，３０４１，３０４２，３０４３，３０４４に格納された情報へは、特定のキーや条件でアクセスが可能である。

ＣＰＵ３０１は、この画像形成装置１１０全体の動作を制御し、メモリ３０２や記憶部３０４に格納されているプログラムを読み出して実行して各部に指示することにより、スキャン、プリント、ファクシミリなどの動作を実現する。メモリ３０２は、ＣＰＵ３０１が実行する各種プログラムを記憶するＲＯＭや、制御などに必要なデータを一時的に格納するＲＡＭ等を有している。各種プログラムとは、後述する操作制御部３０５、ワークフロー実行部３０６、送信制御部３０７、ワークフローメール送信部３０７１、ワークフロー経過メール送信部３０７２を含む。更に、スキャナ制御部３０８、プリンタ制御部３０９、画像処理部３１０、ワークフロー情報追加部３１０１、ワークフロー情報解析部３１０２等を含んでいる。外部インターフェース３０３は、ネットワークなどを介して外部の画像形成装置やユーザＰＣとの間で情報をやりとりする。

記憶部３０４は、ハードディスクなどの不揮発性のメモリで構成され、各処理にて生成された画像データなどを格納する他、各ワークフロー処理で用いる制御情報や設定情報を格納する。記憶部３０４は、ワークフロー情報記憶部３０４１、ワークフローステータス記憶部３０４２、メールテンプレート記憶部３０４３、ユーザ情報記憶部（ユーザメモリ）３０４４等を備える。この記憶部３０４に対してデータの読み書きを行う場合は、メモリ３０２を介して行われる。尚、メモリ３０２のＲＯＭの代わりに各種プログラムを記憶部３０４に記憶しても良い。また記憶部３０４は、外部インターフェース３０３を介してネットワーク１００にて接続される外部のサーバ装置（不図示）の内部に存在しても構わない。

ワークフロー情報記憶部３０４１には、ワークフローの構成情報が登録されている。本実施の形態に係る画像形成装置１１０で実行されるワークフローの例としては、「製本印刷依頼」、「名刺印刷依頼」、「文書電子化依頼」、「大量印刷許可申請」、「ポスター作成依頼」等が含まれる。ワークフロー情報記憶部３０４１には、ワークフローを識別するＩＤ、表示名、工程数や、そのワークフローに含まれる各工程を識別するＩＤ、表示名、実行者のロールや、承認／却下などの条件分岐、各工程中の動作の詳細等が格納される。また各工程中の動作の詳細とは、スキャン、印刷、電子メールやファクスの送信などにおける詳細な動作設定を指す。

図５は、本実施の形態に係るワークフロー情報記憶部３０４１に記憶されているデータの一例であるＸＭＬ形式のワークフロー情報テーブルの一例を示す図である。ここでは「大量印刷許可申請」ワークフローの部分をＸＭＬ形式で表現しているが、このデータはテキスト形式であっても、リレーショナルデータベース等で格納されても良い。後述する図４の「ワークフロー一覧」画面例で示すワークフローの一覧は、このワークフロー情報テーブルに格納される。

workflowタグ５０１は、ワークフローの内容を表している。wfid属性は、該当のワークフローを一意に識別する識別子であり、この例では、識別子「wfid_004」が割当てられている。caption属性は、このワークフローの名称を表している。ここでは「大量印刷許可申請」である。後述する図４のワークフロー一覧画面のワークフローの一覧４０６の各ワークフロー開始キーに表示される名称は、このcaption属性から引用される。totalstep属性は、このワークフローを構成する工程の数を示す。図５によって示されるワークフローは、３つの工程からなっている。

activityタグ５０２は、workflowタグ５０１の子タグであり、このワークフローを構成する個々の工程の処理内容を表している。actid属性は、対応する工程を一意に識別する識別子で、この例では、申請の要求を示す「aid_req_001」という識別子が割当てられている。role属性は、対応する工程を実行可能な権限を表している。図５の例では、「everyone」（誰でも可）が設定されている。これは、ユーザ情報記憶部３０４４に格納されているユーザやグループに対して割当てられた権限情報に応じて、その工程を利用可能か否かを判断するのに用いられる。ユーザ情報記憶部は、ユーザの識別情報に対応付けて、少なくとも当該ユーザのメールアドレス及び権限情報を記憶する。caption属性は、この工程の名称を表している。図５の例では「申請」がセットされている。step属性は、このワークフローを構成する複数の工程の並び順を示している。ここでは、最初の工程を示す「１」がセットされている。

actionタグ５０３は、activityタグ５０２の子タグであり、対応する工程を構成するスキャンや送信や印刷等の処理の機能種類（type属性）と、各機能種類で必要な情報を表している。例えば、type属性が「email」（電子メール送信）の場合には、to属性に、その電子メールの宛先として「requestor」（依頼者）を、mailtype（メール種類）として「certify_004」という識別子を割当てる。この識別子「certify_004」により、メールテンプレート記憶部３０４３の内の、該当するメールテンプレートを引用できる。そして、last属性５０４が「true」の場合は、この電子メールが、該当するワークフローから送信される最後の電子メールであることを表している。またjudgeタグ５０５は、承認／却下などの処理の分岐を表現している。このjudgeタグ５０５に続くnextstep属性により、次に進むべきactivityを表している。図５の例では、承認が得られると工程３に進むことが記述されている。この処理の分岐には、複数の選択肢から１つを選択する場合と、複数の処理を選択して並行して処理する場合とがある。

このように図５に示す「大量印刷許可申請」のワークフローでは、工程１で申請要求を受付け、工程２で承認が得られると、工程３で印刷を行うことが記述されている。そして各工程において、要求元に対して電子メールにより、認証、承認、拒否、完了等が通知される。

ワークフローステータス記憶部３０４２は、ワークフローの実行状況を格納している。ワークフローステータス記憶部３０４２には、実行されたワークフロージョブを識別するＩＤ、開始時間、ワークフローのＩＤ、現ステータス（「全４ステップのうち現在３ステップ目」等）、及び送信したメールのMessage-Idの識別子等が格納される。

図６は、本実施の形態に係るワークフローステータス記憶部３０４２に記憶されたワークフローのステータステーブルの一例を示す図である。このワークフローのステータステーブルは、主にワークフロー実行部３０６が、登録、その内容の更新及び参照を行ってワークフローの実行状態を管理する。

図６において、フロージョブＩＤ６０１は、ユーザがワークフローを開始する際に発行する、ワークフローの実行ジョブを一意に識別するためのジョブ識別子（識別情報）である。開始日時６０２は、そのワークフローが開始された日時を格納している。開始ユーザＩＤ６０３は、そのワークフローを開始したユーザ又はグループのＩＤを格納する。この開始ユーザＩＤ６０３に格納される識別子は、ユーザ情報記憶部３０４４で定義される識別子である。フローＩＤ６０４は、そのワークフローを識別するためのワークフロー識別子である。このフローＩＤ６０４に格納する識別子は、ワークフロー実行部３０６が、図５のワークフロー情報テーブルのworkflowタグ５０１のwfid属性に格納されているＩＤを引用して格納する。現ステップ６０５は、複数の作業工程から構成されるワークフローの何番目の作業工程まで進んだのかを格納する。例えば現ステップ６０５の内容が「3／5」であれば、全部で５つの作業工程（ワークフロー情報テーブル（図５）のtotalstep属性）からなるワークフローの３番目の作業工程（ワークフロー情報テーブルのstep属性）まで処理が進んでいる事を示す。完了ステータス６０６は、そのワークフローが完了したのか、まだ処理中であるかを記述する。ここでは、完了であれば、その完了が正常（ok）に処理されたのか却下（ng）されたのか、或はキャンセル（cancel）されたのか等の完了状態が格納される。Message-Id６０７は、そのワークフローで、最初に送信した電子メール（申請確認メールなど）のメールヘッダのMessage-Idフィールドに設定した識別子を格納する。References６０８は、そのワークフローで送信した２通目以降の電子メール（承認確認メール、完了確認メール等）のメールヘッダのReferencesフィールドに設定する識別子を格納する。ジョブ情報６０９は、そのワークフローで処理するジョブの内容を格納する。例えば印刷依頼であれば、印刷ジョブ（Ａ４サイズ、カラー、１００部（a4/cl/100）など）のパラメータが設定される。図６において、６１０は、図５のークフロー情報テーブルで示すワークフロー（フローＩＤが「wfid_004」）のステータスを示している。

メールテンプレート記憶部３０４３は、ワークフローの実行過程で送信部３０７より送信される様々な電子メール作成用の雛形データを格納する。このような電子メールとして、申請メール、承認メール、却下メール、完了メール、確認メール等がある。ユーザ情報記憶部３０４４は、ワークフロー実行装置として機能する画像形成装置１１０を利用するユーザ情報を登録している。このユーザ情報記憶部３０４４には、ユーザ（グループ）を識別するＩＤ、ユーザ名、電子メールアドレス、そのユーザの権限等が格納される。操作制御部３０５は、画像形成装置１１０に備わるタッチパネル部やキー入力部を制御し、これらをユーザが操作することにより発せられた情報を各部に伝える。

図４は、本実施の形態に係る画像形成装置１１０の操作部のタッチパネルに表示され、ユーザの操作に対応して操作制御部３０５により制御される「ワークフロー一覧」画面の一例を示す図である。このタッチパネルは、ＬＣＤ（液晶表示部）とその上に貼られた透明電極からなるタッチパネルディスプレイで構成される。液晶表示部に表示されるキー相当の部分の透明電極を指で触れると、それを検知して、その指示されたキーに対応する操作画面を表示するなどの処理がプログラムされている。

ワークフロータブキー４０１は、ユーザがワークフローの操作画面に遷移するように指示するためのタブキーである。タブ遷移キー４０２は、その他の動作への遷移を指示するためのタブキーである。システムモニタキー４０３は、画像形成装置１１０の状態や状況を表示するためのキーである。ユーザが、これらタブキー４０１，４０２，４０３のそれぞれを指示することにより、各対応する操作モードに移行することができる。処理待ちキー４０４は、他のユーザから回ってきた処理すべきワークフローが存在している場合、画像形成装置１１０にログインしたユーザに対して、その処理待ちワークフローの一覧を表示するためのキーである。この処理待ちキー４０４には、現在処理待ちのワークフローの件数が表示されている。ワークフロー依頼キー４０５は、この画像形成装置１１０にログインしたユーザが開始できるワークフローの一覧４０６を表示させるキーである。ユーザがワークフロー依頼キー４０５を押下することにより表示される複数のキー項目の一覧４０６には、各ワークフローの開始を指示するワークフロー開始キー４０９が表示されている。こうしてワークフローの一覧４０６には、ユーザが開始できるワークフローの一覧が表示される。これら表示された一覧の中から１つのワークフロー開始キー（ワークフロー項目）を指示することにより、その指示されたワークフローが開始される。図４の例では、ワークフローの一覧４０６として「製本印刷依頼」、「名刺印刷依頼」、「文書電子化依頼」、「大量印刷許可申請」、「ポスター作成依頼」が表示されている。ここで「大量印刷許可申請」を指示するワークフロー開始キー４０９が指示されると、図５、図６を参照して説明した「大量印刷許可申請」のワークフローが開始される。

編集キー４０７は、ユーザがワークフロー依頼キー４０５を押下することにより表示された一覧４０６の各ワークフロー開始キー４０９の登録情報を編集するためのキーである。ユーザが編集キー４０７を押下してからワークフロー開始キーを押下するとキーの「編集」画面が表示され、各ワークフローの表示名などの登録情報の編集が可能になる。確認キー４０８は、ユーザの指示により実行されたワークフローに関する確認を行うためのキーである。このキー４０８を押下すると、「ワークフロー確認」画面が表示され、ワークフローステータス記憶部３０４２に格納される情報に基づいて、ワークフローの実行状況の確認が可能になる。

ワークフロー実行部３０６は、ユーザの操作を受けた操作制御部３０５からの指示などにより、ワークフロー情報記憶部３０４１に記憶されているワークフローの実行制御を行う。こうしてワークフロー実行部３０６は、本実施の形態に係るワークフロー実行装置の中央制御部として機能している。このワークフロー実行部３０６は、送信部３０７、スキャナ制御部３０８、プリンタ制御部３０９、画像処理部３１０等に指示を出力しながらワークフローの実行を制御して、その実行状況を把握し、そして予め定められた例外処理の実行等の制御も行っている。

送信部３０７は、ユーザの操作を受けた操作制御部３０５からの指示等により、ファクシミリや電子メールなどの送信アプリケーションを制御する。送信部３０７は、メモリ３０２や記憶部３０４から取得した画像データを外部インターフェース３０３を介して外部に送信したり、逆に外部から送信された画像データを受信してメモリ３０２や記憶部３０４に記憶させる。また、ユーザが予め操作制御部３０５を介して設定しておく事により、画像形成装置１１０の特定の動作に際して送信部３０７が電子メールなどを自動送信する事も可能である。

ワークフローメール送信部３０７１及びワークフロー経過メール送信部３０７２は、送信部３０７の一部として、ワークフロー実行部３０６からの指示によるワークフロー実行時に機能する送信モジュールである。ワークフローメール送信部３０７１及びワークフロー経過メール送信部３０７２が送信する電子メールは、ワークフロー情報記憶部３０４１のワークフロー情報テーブル（図５に一例を示す）を参照して作成される。即ち、電子メールは、ワークフロー情報テーブルのmailtypeで定義された識別子をキーにして、メールテンプレート記憶部３０４３から引用した雛型を基に作成される。ワークフローメール送信部３０７１は、ワークフロー実行部３０６からの指示により実行されるワークフローの処理過程で、ワークフロー処理に関連する電子メール（申請確認メール等）を送信する。ワークフローメール送信部３０７１が電子メールのメールヘッダのMessage-Idに設定した識別子は、ワークフローステータス記憶部３０４２のワークフローのステータステーブルに格納される。即ち、メールヘッダのMessage-Idは、図６におけるフロージョブＩＤ６０１で特定されるレコードのMessage-Id６０７及びReferences６０８に保存される。図６の６１０にて特定されるレコードでは、電子メールのMessage-Idの一例として「wf004-350.001@mfp1.mail.jp」が保存されている。

ワークフロー経過メール送信部３０７２は、ワークフロー実行部３０６からの指示により実行されるワークフローの処理過程で送信されるワークフロー処理に関する２通目以降の電子メール（承認確認メール、印刷完了確認メール等）を送信する。このワークフロー経過メール送信部３０７２が送信する電子メールのメールヘッダのReferencesフィールドには、図６のReferences６０８の識別子がセットされる。即ち、ワークフローステータス記憶部３０４２のワークフローのステータステーブルのフロージョブＩＤ６０１で特定されるレコードのReferences６０８に格納されている識別子が設定されて送信される。そしてワークフロー経過メール送信部３０７２がその電子メールのメールヘッダのMessage-Idに設定した識別子は、そのワークフローのステータステーブルのフロージョブＩＤ６０１で特定されるReferences６０８に追加される。図６の例では、６１０にて特定されるレコードのReferences６０８に２回目のメールのMessage-Idに設定した識別子「wf004350.002@mfp1.mail.jp」が新たに追加された状態を示している。

こうしてワークフローメール送信部３０７１とワークフロー経過メール送信部３０７２が送信する電子メールは、メールヘッダ（Message-IdとReferences）で関連付けられる。そして、同一のワークフローの処理にて送信される電子メールが、ユーザＰＣ１０１の既存のメールアプリケーションで受信される。これによりユーザは、そのメールアプリケーションの一般的な機能であるメール一覧のスレッド表示機能を用いて、受信メールの一覧表示を行う。これにより、そのメールアプリケーションは、同一のフロージョブから受信した複数種類の電子メール（申請確認メール、承認確認メール、完了確認メール等）を関連付けて一連のスレッド表示として表示することができる。なお、スレッド表示とは、元のメッセージとそれに対する返信を連続して表示する機能である。メールアプリケーションは、スレッド表示機能を用いることで、ワークフローの一連の処理により送信された複数のメールを連続して表示することが可能となる。ここで、スレッド表示の仕組みについて記載する。メールアプリケーションは、受信メールのReferencesにMessage-Idが設定されていた場合、当該受信メールと当該Message-IDが示す送信メールとをスレッド表示することが可能となる。

またワークフロー経過メール送信部３０７２は、ワークフロー実行部３０６からの指示により実行するワークフローの処理過程で、最後に送信する電子メールに、拡張メールヘッダのメールの重要度を表すフィールドに特定の優先度の値を設定する。例えば、X-Priority、X-MSMail-Priority、Importance、Sensitivity、Priority等に、重要度「低」を表す値を設定して送信する。具体例としては、X-Priorityに「４」を設定する。この電子メールを受信したメールアプリケーションは、そのメールアプリケーションの一般的な機能であるメールの重要度表示機能により、重要度「低」が設定されていることを、アイコン等により視覚的に確認できる。ワークフロー経過メール送信部３０７２の機能において、ワークフローからの最終電子メールに対して必ず同じ重要度「低」が設定される。このため、ユーザは既存のメールアプリケーションにより、そのワークフロージョブが終了したことを視覚的に容易に確認できるようになる。

原稿読取手段として機能するスキャナ制御部３０８は、スキャナ部２０１の動作を制御している。具体的には、ＣＰＵ３０１からの指示に従ってスキャナ部２０１を駆動し、原稿台上の原稿を読み取り、読み取った原稿の画像データをメモリ３０２に格納する。プリンタ制御部３０９は、ＣＰＵ３０１からの指示に従って、メモリ３０２や記憶部３０４から画像データを取得し、プリンタ部のレーザ露光部２０２、作像部２０３、定着部２０４、給紙／搬送部２０５等を制御して記録紙に画像を印刷する。画像処理部３１０は、操作制御部３０５を介してユーザから指示された画像処理や画質向上のための処理や、スキャナ制御部３０８がメモリ３０２に格納した画像データの解析を行う。また画像処理部３１０は、ファクシミリ送信時に、送信先の能力に合わせて送信する画像データの解像度や用紙サイズ等を変換する。

ワークフロー情報追加部３１０１及びワークフロー情報解析部３１０２は、画像処理部３１０の一部としてワークフロー実行部３０６からの指示によるワークフロー実行時に機能する画像処理モジュールである。ワークフロー情報追加部３１０１は、ワークフローの処理過程で、ワークフロー実行部３０６がプリンタ制御部３０９にメモリ３０２に格納された画像データの印刷出力を指示する際に、次のような処理を行う。まずワークフロー情報追加部３１０１は、ワークフロー情報記憶部３０４１、ワークフローステータス記憶部３０４２、ユーザ情報記憶部３０４４からリンクされた情報を引用する。続けてワークフロー情報追加部３１０１は、そのワークフローのフローＩＤ、名称、フロージョブＩＤ、開始ユーザのメールアドレス、最初に送信された電子メールのMessage-Idの識別子等のワークフロー情報を含むバーコードイメージを作成する。そして、そのバーコードイメージをカバーシートとして一緒にユーザＰＣに出力する。

ユーザが、そのカバーシートに関するワークフローの状況を確認したい場合には、図４に示すワークフロー一覧画面の確認キー４０８を押下する。この確認キー４０８の押下により「ワークフロー確認」画面が表示され、その指示に従って、カバーシートの印刷物を原稿台に置いてスキャナ部２０１によりスキャンを実行する。こうしてワークフロー実行部３０６からの指示によりスキャナ制御部３０８が読み込んだバーコードイメージの画像データが、ワークフロー情報解析部３１０２で解析される。ワークフロー情報解析部３１０２は、そのバーコードイメージに埋め込まれたワークフロー情報（ワークフローのフローＩＤ、名称、フロージョブＩＤ、開始ユーザのメールアドレス、最初に送信された電子メールのMessage-Idの識別子等）を取得する。

こうしてワークフロー実行部３０６は、操作制御部３０５に指示して「ワークフロー確認」画面に、そのワークフロー情報を表示する。続けてワークフロー実行部３０６は、ワークフロー経過メール送信部３０７２に対して指示することにより、その開始ユーザのメールアドレスに対して確認のための電子メールを送信する。この電子メールのメールヘッダのReferencesフィールドには、ワークフロー経過メール送信部３０７２により、そのワークフローで最初に送信した電子メールのMessage-Idの識別子が設定されている。

この電子メールを受信したユーザＰＣ１０１のメールアプリケーションは、その一般的な機能であるメール一覧のスレッド表示機能を用いて受信メールの一覧表示を行う。これにより、確認メールと同一のワークフローから送信された複数種類の電子メール（申請確認メール、承認確認メール、完了確認メール等）が、一続きのスレッドとして表示される。つまり、前述のカバーシートと共に出力された印刷物が、どのワークフローに関するものであるのかをユーザが既存のメールアプリケーションの仕組みを利用して、視覚的に確認することができる。

内部バス３１１は、それぞれ各部を接続するものであり、この内部バス３１１を介して画像データの転送や各部に対する指示や設定値などの送受信が行われる。

尚、本実施の形態では、一台のワークフロー実行装置を適用した画像形成装置１１０の機器制御部３００について説明したが、複数台の画像形成装置１１０が連動して１つのワークフローを制御しても構わない。その場合には、記憶部３０４を複数台の画像形成装置で共用したり、複数台の画像形成装置のワークフロー実行部３０６同士が連携することにより、ワークフローの制御が行われる。

図７は、ワークフロー実行装置から送信される一連の電子メールを、ユーザＰＣ１０１の既存のメールアプリケーションにて判別し易いように「件名」でフィルタリングを行って受信メール一覧を表示した、従来のメール一覧の一例を示す図である。

この例で分かるように、受信したワークフローからの電子メールが、どの種類の、いつの（続きの）ワークフローから送られてきた電子メールであるかを一見して判別するのは困難である。ましてや、複数のワークフローを並行処理して多くの電子メールを受信するユーザや、ワークフローが完了するまでに長期間を必要とする場合には、ワークフローの関連付けをメールアプリケーションで行うのが困難であった。

これに対して図８は、本実施の形態に係るワークフロー実行装置から送信される一連のワークフローからの電子メールを、ユーザＰＣ１０１の既存のメールアプリケーションのスレッド表示機能を用いて表示したメール一覧の表示例を示す図である。ここでは説明のため、図７と同じ内容の一連のメールを表示している。

８０１で示すスレッド表示のように、図８では、ワークフローからの電子メールが同一のワークフローに関連付けられて表示されている。このため、どの種類の、いつの（続きの）ワークフローから送られてきたメールであるかを視覚的に容易に判別できる。更に、一連のワークフローから最後に送られたメールに関しては、固定の重要度を示すマーク８０２が付されて表示されている。よって、ユーザは、メールアプリケーションのメール一覧に表示されているワークフローが処理途中であるか、或は完了しているのかを容易に判別できる。

図８において、８０３で示すように、wfid属性が「wfid_004」のワークフロー（大量印刷許可）が申請され、承認され、その印刷が完了するまでに受信された電子メールが、まとめて時系列に表示されている。

また、ワークフローの構成が途中で複数に分岐し、途中から並列処理される場合も良くある。その様な場合には、そのワークフローからの電子メールをユーザＰＣ１０１の既存のメールアプリケーションにてスレッド表示すると、そのスレッド表示８０１が途中で枝分かれした木構造で表示される。この場合、図５に示すワークフロー情報テーブルのjudgeタグ５０５で、その分岐が表現される。そして、図６のワークフローのステータステーブルでは、枝分かれしたワークフローの枝のフローに関して別テーブルを用意してステータスを管理しても良い。或は、そのワークフローのステータステーブルの項目に、枝分かれする元のフローと、枝のフローとの関係を表す分岐関係項目を追加して、枝のフローに関する新たなレコードを追加しても構わない。いずれにしてもワークフローの分岐と継続性と、そのステータスとが管理できれば良い。この場合いずれにしても、Message-Id６０７及びReferences６０８の項目が引き継がれる。これにより、そのワークフローからの電子メールを、ユーザＰＣ１０１のメールアプリケーションでスレッド表示すると、スレッドが途中で枝分かれした木構造で表示できる。

図９は、本発明の実施の形態に係るワークフロー実行装置から送信され、ユーザＰＣ１０１で受信したワークフロー（大量印刷許可）からの電子メール（印刷完了通知メール）のメールヘッダの一例を示す図である。

References９０１は、このワークフローにおいて、この電子メールに先行して送信された電子メール（申請受付通知メール、印刷指示メール）との関連を示すメールヘッダである。このReferences９０１に設定する識別子は、例えば図６に示すワークフローのステータステーブルのReferences６０８より引用されて設定される。即ち、ここでは、最初のメールのMessage-Idの識別子「wf004-350.001@mfp1.mail.jp」に、後続する２回目のメール（後続メール）の識別子「wf004-350.002@mfp1.mail.jp」が追加されている。

Message-Id９０２は、この電子メールを一意に識別するメールヘッダである。このMessage-Id９０２に設定された識別子は、ワークフローのステータステーブルのReferences６０８に保存され、以降に送信される電子メールのReferences９０１に引用される。これにより、このワークフローで送信される電子メールの関連を表現することができる。

X-Priority９０３は、この電子メールの優先度を示す拡張メールヘッダである。ここでは優先度が低いことを示す「４」がセットされている。このX-Priority９０３の値を参照して、ユーザＰＣ１０１のメールアプリケーションは優先度アイコンを表示する。ここでは、ワークフローからの最終の電子メールに対して必ず同じ重要度が設定されるため、ユーザは既存のメールアプリケーションにより、そのワークフロージョブが終了したことを視覚的に確認できるようになる。

次に前述の図面及び図１０及び図１１のフローチャートを参照して、本実施の形態に係るワークフロー実行装置を適用した画像形成装置１１０における処理を説明する。

図１０及び図１１は、本実施の形態に係る画像形成装置における処理を説明するフローチャートである。尚、この処理を実行するプログラムは、その実行時にメモリ３０２に記憶されており、ＣＰＵ３０１の制御の下に実行される。尚、図１０は、大量に印刷をする際に申請が必要となる「大量印刷許可申請」を例に挙げて説明する。この「大量印刷許可申請」ワークフローのシナリオは以下の如くである。

図１２は、本実施の形態に係るワークフロー実行装置を含むワークフローシステムでの電子メールのやり取りを説明する図である。この処理の流れは、図５に示すワークフロー情報テーブルの内容に従った例で示している。この図１２の１２１０〜１２１２でユーザＡのＰＣが受信した電子メールの一覧が、図８の８０３で示すメール一覧に相当している。
（１）図１２の１２００で、ユーザＡが、画像形成装置１１０の印刷許可申請画面から、印刷データをボックスに保管して、その印刷データの大量印刷の許可を申請する。これにより１２０１で、画像形成装置１１０は、ユーザＡのＰＣに、電子メールで大量印刷許可の申請があったことを通知する。
（２）また、画像形成装置１１０は、大量印刷の申請を受理すると、ユーザＡの管理者（上役）であるユーザＢのＰＣに対して承認依頼メールを送信する（１２０２）。
（３）ユーザＢがＰＣを使用してその申請内容を確認し、その印刷を承認する（１２０３）。
（４）画像形成装置１１０が、ユーザＡのＰＣに対して印刷が許可された旨を電子メールで送信する（１２０４）。
（５）ユーザＡが画像形成装置１１０に対して印刷の実行を指示すると、画像形成装置１１０は、ボックスに保管されている印刷データを印刷する（１２０５）。
（６）印刷が完了すると、印刷が完了したことをユーザＡ及びユーザＢに、電子メールで通知する（１２０６）。
（７）一方、ユーザＢがＰＣを使用してその申請内容を確認し、その印刷を承認しないときは拒否メッセージが通知される（１２０７）。
（８）これにより画像形成装置１１０は、ユーザＡ及びユーザＢのＰＣに対して、その申請が却下されたこと（reject_004）を通知する（１２０８）。

以下、図１０のフローチャートに従って説明する。

まずステップＳ１０１で、画像形成装置１１０は、ログインしたユーザＡによって、タッチパネルを介して指示されたワークフロー一覧４０６の「大量印刷許可申請」キー４０９を認識する。これにより大量印刷許可申請の画面が表示され、これに基づいて操作することにより印刷許可の申請を行う。するとワークフロー実行部３０６は、ワークフローの工程ごとに、ワークフロー情報記憶部３０４１より、その「大量印刷許可申請」ワークフローに関する処理内容を取得する。

次にステップＳ１０２に進み、画像形成装置１１０は、ユーザによるスキャン指示を認識する。ユーザＡによってこれにより、画像形成装置１１０は、スキャナ制御部３０８の制御の下に、スキャナ部２０１による原稿の読み込みを開始し、読取った原稿に基づいて画像データを作成してメモリ３０２に一時保管する。続けてワークフロー実行部３０６は、記憶部３０４の画像保存領域（例えば「ボックス０３」）に、その画像データを記憶する。

次にステップＳ１０３に進み、ワークフロー実行部３０６は、ワークフローのステータステーブル（図６）に新規のフロージョブＩＤ（図６の例では「f_350」）を設定し、このワークフロージョブに関するレコード６１０を新たに追加する。次にステップＳ１０４に進み、ワークフロー実行部３０６は、ユーザＡのログイン時のＩＤ情報を基に、ユーザ情報記憶部３０４４より、申請者であるユーザＡのメールアドレスを取得する。

次にステップＳ１０５に進み、ワークフロー実行部３０６は、図５のワークフロー情報記憶テーブルの該当ワークフローの処理（action）のタグから、送信するメール種類（mailtype）の識別子（例えば、certify_004）を取得する。そしてワークフロー実行部３０６は、その識別子と共にワークフローメール送信部３０７１に電子メールの送信を指示する。これによりワークフローメール送信部３０７１は、その識別子をキーにしてメールテンプレート記憶部３０４３より「申請受付通知メール」の雛型を取得する。そして、ワークフローメール送信部３０７１は、その取得した「申請受付通知メール」の雛型を基にメール文を作成し、ユーザＡのメールアドレスに「申請受付通知メール」を送信する。

次にステップＳ１０６に進み、ワークフロー実行部３０６は、ステップＳ１０５で送信した「申請受付通知メール」のMessage-Idフィールドに設定した識別子（例えば、wf004-350.001@mfp1.mail.jp）を取得する。そして、その識別子を、図６のステータステーブルのフロージョブＩＤ（f_350）のレコードのMessage-Id６０７とReferences６０８に設定する。次にステップＳ１０７に進み、ワークフロー実行部３０６は、ユーザ情報記憶部３０４４に格納されている組織情報より、ユーザＡの管理者であるユーザＢのメールアドレスを取得する。そしてステップＳ１０８に進み、ワークフロー実行部３０６は、図５に示すワークフロー情報記憶テーブルの該当ワークフローの処理（action）のタグから、送信するメール種類（mailtype）の識別子（例えば、req_004）を取得する。その識別子と共に、ワークフロー経過メール送信部３０７２に電子メールの送信を指示する。これにより、ワークフロー経過メール送信部３０７２は、その識別子をキーにしてメールテンプレート記憶部３０４３より「承認依頼メール」の雛型を取得する。ワークフロー経過メール送信部３０７２は、図６のステータステーブルのフロージョブＩＤ（f_350）に対応するレコードのReferences６０８に格納されている識別子（wf004-350.001@mfp1.mail.jp）を取得する。そしてワークフロー経過メール送信部３０７２は、取得した「承認依頼メール」の雛型を基にメール文を作成する。更に、References６０８から取得した識別子（wf004-350.001@mfp1.mail.jp）をメールヘッダのReferencesフィールドに設定し、ユーザＢのメールアドレスに「承認依頼メール」を送信する。

次にステップＳ１０９に進み、ワークフロー実行部３０６は、ステップＳ１０８で送信した「承認依頼メール」のMessage-Idフィールドに設定した識別子（例えば、wf004-350.002@mfp1.mail.jp）を取得する。そして、その識別子を、前述のフロージョブＩＤ（f_350）に対応するレコードのReferences６０８に追記する。またこのときワークフロー実行部３０６は、現在の作業工程が、そのワークフローの何番目であるかを示す現ステップ６０５を１つ進める。

次に、画像形成装置１１０は、ステップＳ１０８にて承認依頼メールを送信したユーザＢのＰＣから承認依頼に対する回答を受信し、印刷申請が承認されたかどうかを判断する（ステップＳ１１１）。ここで承認されたと判定された場合（ステップＳ１１１−Ｙｅｓ）、ステップＳ１１２に進み、一方、印刷申請が却下された場合、ステップＳ１１８に進む。

ステップＳ１１２では、ワークフロー実行部３０６は、例えば図５に示すワークフロー情報記憶テーブルの該当の処理（action）から、送信するメール種類（mailtype）の識別子（例えば、permit_004）を取得する。またワークフロー実行部３０６は、ユーザ情報記憶部３０４４より、申請者であるユーザＡのメールアドレスも取得する。そしてワークフロー実行部３０６は、その識別子と共にワークフロー経過メール送信部３０７２に電子メールの送信を指示する。これによりワークフロー経過メール送信部３０７２は、その識別子をキーにしてメールテンプレート記憶部３０４３より「印刷指示メール」の雛型を取得する。ワークフロー経過メール送信部３０７２は、ワークフローのステータステーブル（図６）のフロージョブＩＤ（f_350）に対応するレコードのReferences６０８に格納されている識別子を取得する。つまり、図６では、識別子（wf004-350.001@mfp1.mail.jp, wf004-350.002@mfp1.mail.jp）が取得される。そしてワークフロー経過メール送信部３０７２は、その取得した「印刷指示メール」の雛型を基にメール文を作成する。そしてワークフロー経過メール送信部３０７２は、References６０８より取得した識別子をメールヘッダのReferencesフィールドに設定する。つまり、（wf004-350.001@mfp1.mail.jp, wf004-350.002@mfp1.mail.jp）がReferencesフィールドに設定される。そしてその電子メールを、ユーザＡのメールアドレスに「印刷指示メール」として送信する。

次にステップＳ１１３に進み、ワークフロー実行部３０６は、ステップＳ１１２で送信した「印刷指示メール」のMessage-Idフィールドに設定した識別子（例えば、wf004-350.003@mfp1.mail.jp）を取得する。そしてワークフローのステータステーブル（図６）のフロージョブＩＤ（f_350）に対応するレコードのReferences６０８に追記する。また、ワークフロー実行部３０６は、現ステップ６０５の工程番号をもう１つ進める。

ユーザＡのユーザＰＣのメールアプリケーションが、ステップＳ１１２にて送信された「印刷指示メール」を受信する。これによりユーザＡは、そのメールの記載内容に従って画像形成装置１１０にログインし、図４のワークフロー一覧画面の処理待ちキー４０４を押下する。これにより、画像形成装置１１０は、「処理待ちジョブ確認画面」を表示し、ユーザは、そのワークフロージョブ（f_350）の内容を確認する。そしてユーザＡは、その「処理待ちジョブ確認画面」の「実行」ボタンを押下することにより、画像形成装置１１０は、そのジョブ（f_350）の印刷実行を認識する。こうしてステップＳ１１４で、画像形成装置１１０は、ユーザＡによる印刷指示を入力する。

次にステップＳ１１５に進み、ワークフロー実行部３０６は、「ボックス０３」に格納された画像データをワークフローのステータステーブルのジョブ情報６０９に格納されているジョブ情報に従って、プリンタ制御部３０９に対して印刷を指示する。ワークフロー実行部３０６は、その画像データの印刷に先立って、ワークフロー情報追加部３１０１に次の様な指示を行う。ワークフロー情報追加部３１０１は、ワークフロー情報記憶部３０４１とワークフローステータス記憶部３０４２とユーザ情報記憶部３０４４に関連する情報を取得する。そしてワークフロー情報追加部３１０１は、そのワークフローのフローＩＤ、名称、フロージョブＩＤ、開始ユーザのメールアドレス、最初に送信された電子メールのMessage-Idの識別子等を含むワークフロー情報を含むバーコードイメージを作成する。そして、ワークフロー実行部３０６は、その画像データを印刷する際、そのバーコードイメージをカバーシートとして一緒に印刷することをプリンタ制御部３０９に指示する。

次にステップＳ１１６に進み、ワークフロー実行部３０６は、図５に示すワークフロー情報記憶テーブルの該当の処理（action）から、送信するメール種類（mailtype）の識別子（例えば、finish_004）を取得する。更に、このメールが、このワークフローの最終のメールであることを示す識別子（last="true"）を取得する。さらにワークフロー実行部３０６は、ユーザ情報記憶部３０４４より、申請者であるユーザＡと、承認者であるユーザＢのメールアドレスを取得する。そしてワークフロー実行部３０６は、その識別子と共にワークフロー経過メール送信部３０７２に最終メールの送信を指示する。これによりワークフロー経過メール送信部３０７２は、その識別子をキーにしてメールテンプレート記憶部３０４３より「印刷完了通知メール」の雛型を取得する。また、ワークフロー経過メール送信部３０７２は、ワークフローのステータステーブルのフロージョブＩＤ（f_350）に対応するレコードのReferences６０８に格納されている識別子（wf004-350.001@mfp1.mail.jp, wf004-350.002@mfp1.mail.jp, wf004-350.003@mfp1.mail.jp）を取得する。そしてワークフロー経過メール送信部３０７２は、その取得した「印刷完了通知メール」の雛型を基にメール文を作成する。更に、ワークフロー経過メール送信部３０７２は、References６０８より取得した識別子（wf004-350.001@mfp1.mail.jp, wf004-350.002@mfp1.mail.jp, wf004-350.003@mfp1.mail.jp）をメールヘッダのReferencesフィールドに設定する。更に、ワークフロー経過メール送信部３０７２は、最終メールとして送信するように指示されたことに伴い、拡張メールヘッダであるX-Priorityフィールドに、重要度が「低」であることを示す「４」を設定する。そしてワークフロー経過メール送信部３０７２は、その作成した「印刷完了通知メール」をユーザＡ及びユーザＢのメールアドレスに送信する。

次にステップＳ１１７で、ワークフロー実行部３０６は、ステップＳ１１６で送信した「印刷完了通知メール」のMessage-Idフィールドに設定した識別子（例えば、wf004-350.004@mfp1.mail.jp）を取得する。そしての、その識別子を、ワークフローのステータステーブルのフロージョブＩＤ（f_350）に対応するレコードのReferences６０８に追記する。また、ワークフロー実行部３０６は、現ステップ６０５の工程の順番を示す値を１つ進め、完了ステータス６０６に「正常終了」を表す「ok」を設定する。これにより、ユーザＡにより指示されたワークフローチャートの処理が完了する。

一方、ステップＳ１１１で、印刷承認が得られないときはステップＳ１１８に進む。ここではワークフロー実行部３０６は、図５に示すワークフロー情報記憶テーブルの該当の処理（action）のjudge type="ng"から、送信するメール種類（mailtype）の識別子（例えばreject_004）を取得する。更に、このメールが、このワークフローの最終のメールであること（last="true"）を取得する。またワークフロー実行部３０６は、ユーザ情報記憶部３０４４より、申請者であるユーザＡ及び、その管理者であるユーザＢ（印刷を拒否した）のメールアドレスを取得する。そしてワークフロー実行部３０６は、前述の取得した識別子と共に、ワークフロー経過メール送信部３０７２に最終メールの送信を指示する。これによりワークフロー経過メール送信部３０７２は、その識別子をキーにしてメールテンプレート記憶部３０４３より「承認却下メール」の雛型を取得する。また、ワークフロー経過メール送信部３０７２は、ワークフローのステータステーブルのフロージョブＩＤ（f_350）に対応するレコードのReferences６０８に格納されている識別子（wf004-350.001@mfp1.mail.jp, wf004-350.002@mfp1.mail.jp）を取得する。そしてワークフロー経過メール送信部３０７２は、その取得した「申請却下メール」の雛型を基にしてメール文を作成する。そして、References６０８より取得した識別子（wf004-350.001@mfp1.mail.jp, wf004-350.002@mfp1.mail.jp）をメールヘッダのReferencesフィールドに設定する。さらに、ワークフロー経過メール送信部３０７２は、最終メールとして送信するように指示されたことを受けて、拡張メールヘッダのX-Priorityフィールドに重要度が「低」である事を示す「４」を設定する。そしてワークフロー経過メール送信部３０７２は、その作成した「申請却下メール」をユーザＡ及びユーザＢに送信する。

次にステップＳ１１９に進み、ワークフロー実行部３０６は、ステップＳ１１８で送信した「申請却下メール」のMessage-Idフィールドに設定した識別子（wf004-350.003@mfp1.mail.jp）を取得する。そして、その識別子をワークフローのステータステーブルのフロージョブＩＤ（f_350）に対応するレコードのReferences６０８に追記する。そしてワークフロー実行部３０６は、現ステップ６０５の番号をもう１つ進め、完了ステータス６０６に「却下」を表す「ng」を設定する。こうして、印刷が却下された場合の処理を終了する。

このように本実施の形態によれば、一連の印刷許可申請ワークフローにおいて、申請したユーザＡ、及びその管理者であるユーザＢに送信される複数の電子メールのメールヘッダ（Message-Id、References）を互いに関連付けている。そして、ユーザＡ及びユーザＢが、各ユーザＰＣの既存のメールアプリケーションにより、これら受信した複数の電子メールを、そのメールアプリケーションの一般的な機能であるスレッド表示で表示する。これにより、例えば図８に示すように、関連する電子メールが互いに関連付けられて表示される。

更に本実施の形態では、ユーザＡ及びユーザＢに送信される最終メールの拡張メールヘッダ（X-Priority）に重要度「低」を示す値を設定している。これにより、ユーザＰＣの既存のメールアプリケーションでは、その最終メールに特定の重要度「低」を示すマーク（アイコン）が付されて表示される。これにより、各ユーザは、そのワークフローが完了したことを一目で確認できる。

図１１は、図１０のステップＳ１１５で印刷した画像データのカバーシートを利用してワークフローの作業工程を確認する確認フローを説明するフローチャートである。
まずユーザＡは、本実施の形態に係るワークフロー実行装置を適用した画像形成装置１１０にログインする。その後ユーザＡは、タッチパネル部に表示され図４で例を挙げたワークフロー一覧画面の確認キー４０８を押下する。そして、画像形成部１１０は、「ワークフロー確認」画面を表示して確認処理を開始する（ステップＳ２０１）。そしてユーザＡは、その「ワークフロー確認」画面に表示される画面指示に従ってカバーシートを原稿台にセットして、その原稿の読取り開始を指示する。次にステップＳ２０２に進み、ワークフロー実行部３０６から指示を受けたスキャナ制御部３０８が、ユーザＡが原稿台にセットしたカバーシートを読み込む。そしてその読み取ったカバーシートの画像データをメモリ３０２に格納する。

次にステップＳ２０３に進み、ワークフロー実行部３０６から指示されたワークフロー情報解析部３１０２は、その画像データから、そのカバーシートに印刷されたバーコードに埋め込まれたワークフロー情報を取得する。このワークフロー情報には、例えば、ワークフローのフローＩＤ、名称、フロージョブＩＤ、開始ユーザのメールアドレス、最初に送信された電子メールのMessage-Idの識別子等が含まれている。

次にステップＳ２０４に進み、ワークフロー実行部３０６は、ステップＳ２０３で取得したワークフロー情報をキーにして、ワークフロー情報記憶部３０４１及びワークフローステータス記憶部３０４２から情報を取得する。そして、その取得した情報を基にして操作制御部３０５に指示することにより、「ワークフロー確認」画面に、そのワークフローの内容と処理状況を表示する。これによりユーザＡは、その「ワークフロー確認」画面により、そのワークフローの内容と処理状況を確認する事が出来る。

次にステップＳ２０５に進み、ワークフロー実行部３０６が、ワークフロー経過メール送信部３０７２に指示して、ステップＳ２０３で取得したメールアドレス（ユーザＡのメールアドレス）に、このワークフロー情報を記載した「確認」メールを送信する。この「確認」メールのメールヘッダのReferencesフィールドには、ステップＳ２０３で取得したMessage-Idの識別子（wf004-350.001@mfp1.mail.jp）が設定されて送信される。

このようにメールヘッダを互いに関連付けることにより、ユーザＡがユーザＰＣのメールアプリケーションで、例えば図８に示すようなスレッド表示で、メールの一覧を表示することができる。これにより、受信したワークフローからのメールと同じスレッド内に「確認」メールも組み込まれて表示される。このようにしてユーザＡは、「確認」メールに対応する画像データが、どのワークフローに関連するのかを視覚的に把握して理解できるようになる。

（他の実施形態）
以上、本発明の実施形態について詳述したが、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また一つの機器からなる装置に適用しても良い。

なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接或いは遠隔から供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータが該供給されたプログラムを読み出して実行することによっても達成され得る。その場合、プログラムの機能を有していれば、形態は、プログラムである必要はない。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明のクレームでは、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。

プログラムを供給するための記録媒体としては、様々なものが使用できる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などである。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。その場合、ダウンロードされるのは、本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルであってもよい。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明のクレームに含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する形態としても良い。その場合、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムが実行可能な形式でコンピュータにインストールされるようにする。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される形態以外の形態でも実現可能である。例えば、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

更に、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれるようにしてもよい。この場合、その後で、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施の形態に係るワークフロー実行装置を含むワークフローシステムの全体構成図である。 本発明の実施の形態に係るワークフロー実行装置として機能する画像形成装置（ＭＦＰ）の内部の構成を示す図である。 本実施の形態に係るワークフロー実行装置を含む画像形成装置の機器制御部の構成を示すブロック図である。 本実施の形態に係る画像形成装置の操作部のタッチパネルに表示される「ワークフロー一覧」画面の一例を示す図である。 本実施の形態に係るワークフロー情報記憶部に記憶されているデータの一例を示すＸＭＬ形式のワークフロー情報テーブルの一例を示す図である。 本実施の形態に係るワークフローステータス記憶部に記憶されたワークフローのステータステーブルの一例を示す図である。 従来のワークフロー実行装置から送信される一連の電子メールを、ユーザＰＣ１０１の既存のメールアプリケーションにて判別し易いように「件名」でフィルタリングを行って受信メール一覧を表示した、従来のメール一覧の一例を示す図である。 本実施の形態に係るワークフロー実行装置から送信される一連のワークフローからの電子メールを、ユーザＰＣの既存のメールアプリケーションのスレッド表示機能を用いて表示したメール一覧の表示例を示す図である。 本発明の実施の形態に係るワークフロー実行装置から送信され、ユーザＰＣで受信した一連のワークフロー（大量印刷許可）からの電子メール（印刷完了通知メール）のメールヘッダの一例を示す図である。 、本実施の形態に係る画像形成装置における処理を説明するフローチャートである。 図１０のステップＳ１１５で印刷した画像データのカバーシートを利用してワークフローの作業工程を確認する確認フローを説明するフローチャートである。 本実施の形態に係るワークフロー実行装置を含むワークフローシステムでの電子メールのやり取りを説明する図である。

Claims (15)

1. 複数の処理工程を含むワークフローに従って処理を実行するワークフロー実行装置であって、
   複数の処理工程の処理内容が記述されたワークフロー情報に従ってワークフローを実行する過程において、当該ワークフローの実行を要求したユーザが使用する機器に対して電子メールを送信するメール送信手段と、
   前記メール送信手段により送信される電子メールに、当該電子メールに先行して送信された電子メールの識別情報を付加して送信する送信制御手段と、
   を有することを特徴とするワークフロー実行装置。
2. 前記送信制御手段は、前記ワークフローの実行過程において送信される複数の電子メールが、前記ユーザが使用する機器において、連続して表示されるように、後続メールのReferencesフィールドに、先行して送信された電子メールのMessage-Idに設定した識別情報を設定して送信することを特徴とする請求項１に記載のワークフロー実行装置。
3. 記録シートに印刷する印刷手段と、
   原稿を読取って、その原稿に対応する画像データを取得する原稿読取り手段とを更に有し、
   前記印刷手段は、前記ワークフローの実行過程で前記識別情報を記録シートに印刷し、前記原稿読取り手段は、当該識別情報が印刷された記録シートを読み取って、前記識別情報を認識し、前記送信制御手段は、前記認識された識別情報を電子メールに付加して送信することを特徴とする請求項２に記載のワークフロー実行装置。
4. 前記送信制御手段は、前記ワークフローの最終処理工程で送信する最終電子メールに、当該最終電子メールであることを識別可能な情報を付加して送信することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のワークフロー実行装置。
5. 前記送信制御手段は、前記最終電子メールのメールヘッダ領域にX-Priority、X-MSMail-Priority、Importance、Sensitivity、Priorityのいずれかのヘッダと、当該ヘッダごとに定義された特定の優先度を示す値を設定することを特徴とする請求項４に記載のワークフロー実行装置。
6. ユーザの識別情報に対応付けて、少なくとも当該ユーザのメールアドレス及び権限情報を記憶するユーザ情報記憶手段を更に有し、
   前記メール送信手段は、前記ユーザ情報記憶手段を参照して、前記ワークフローの実行を要求したユーザのメールアドレスに電子メールを送信することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載のワークフロー実行装置。
7. 前記メール送信手段によって送信される電子メールを作成するメール作成手段を更に有し、
   前記メール作成手段は、前記ワークフロー情報に設定されている各処理工程の処理が終了することに従い、当該処理が終了した処理工程に関する情報が記述された電子メールを作成することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のワークフロー実行装置。
8. 複数の処理工程を含むワークフローに従って処理を実行するワークフロー実行装置の制御方法であって、
   複数の処理工程の処理内容が記述されたワークフロー情報に従ってワークフローを実行する過程において、当該ワークフローの実行を要求したユーザが使用する機器に対して電子メールを送信するメール送信工程と、
   前記メール送信工程で送信される電子メールに、当該電子メールに先行して送信された電子メールの識別情報を付加して送信する送信制御工程と、
   を有することを特徴とするワークフロー実行装置の制御方法。
9. 前記送信制御工程は、前記ワークフローの実行過程において送信される複数の電子メールが、前記ユーザが使用する機器において、連続して表示されるように、後続メールのReferencesフィールドに、先行して送信された電子メールのMessage-Idに設定した識別情報を設定して送信することを特徴とする請求項８に記載のワークフロー実行装置の制御方法。
10. 記録シートに印刷する印刷工程と、
    原稿を読取って、その原稿に対応する画像データを取得する原稿読取り工程とを更に有し、
    前記印刷工程は、前記ワークフローの実行過程で前記識別情報を記録シートに印刷し、前記原稿読取り工程は、当該識別情報が印刷された記録シートを読み取って、前記識別情報を認識し、前記送信制御工程は、前記認識された識別情報を電子メールに付加して送信することを特徴とする請求項９に記載のワークフロー実行装置の制御方法。
11. 前記送信制御工程は、前記ワークフローの最終処理工程で送信する最終電子メールに、当該最終電子メールであることを識別可能な情報を付加して送信することを特徴とする請求項８乃至１０のいずれか１項に記載のワークフロー実行装置の制御方法。
12. 前記送信制御工程は、前記最終電子メールのメールヘッダ領域にX-Priority、X-MSMail-Priority、Importance、Sensitivity、Priorityのいずれかのヘッダと、当該ヘッダごとに定義された特定の優先度を示す値を設定することを特徴とする請求項１１に記載のワークフロー実行装置の制御方法。
13. ユーザの識別情報に対応付けて、少なくとも当該ユーザのメールアドレス及び権限情報を記憶するユーザ情報記憶工程を更に有し、
    前記メール送信工程は、前記ユーザ情報記憶工程で記憶された情報を参照して、前記ワークフローの実行を要求したユーザのメールアドレスに電子メールを送信することを特徴とする請求項８乃至１２のいずれか１項に記載のワークフロー実行装置の制御方法。
14. 前記メール送信工程によって送信される電子メールを作成するメール作成工程を更に有し、
    前記メール作成工程は、前記ワークフロー情報に設定されている各処理工程の処理が終了することに従い、当該処理が終了した処理工程に関する情報が記述された電子メールを作成することを特徴とする請求項８乃至１３のいずれか１項に記載のワークフロー実行装置の制御方法。
15. 請求項８乃至１４のいずれか１項に記載のワークフロー実行装置の制御方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

Images