CN101282398B - 作业流执行设备及其控制方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种作业流执行设备及其控制方法，所述作业流执行设备根据作业流执行处理，该作业流执行设备包括：作业流信息存储部，用于存储说明该作业流的作业流信息；发送控制部，用于根据所存储的作业流信息，将作业流的处理过程中的e-mail发送到请求该作业流的用户；以及作业流执行部，用于将在发送控制部所发送的所述e-mail之前被发送的e-mail的识别信息添加到所述e-mail，并发送该e-mail。

Description

作业流执行设备及其控制方法 
技术领域
本发明涉及一种作业流(workflow)执行设备及其控制方法，该作业流执行设备执行通过组合多个步骤而形成的连续作业流。 
背景技术
存在传统的作业流执行设备，该作业流执行设备通过组合多个处理步骤来形成连续作业流，并在办公室里执行该作业流。另外，在该配置中，包含有与作业流相关的通知/处理请求/确认等的e-mail被自动从作业流执行设备发送至用户(个人计算机，PC)。通过该配置，可以通过使用e-mail容易地进行作业流处理，而无需在用户PC中安装专用作业流系统。旅行费用计算、定购请求、休假申请等可作为这种作业流的例子。 
通过该配置，用户使用安装于用户PC中的e-mail应用软件，来接收来自作业流执行设备的e-mail，并根据记载于e-mail正文(main body)中的详情来执行作业流操作。通过这种用于作业流的e-mail，将诸如作业流的名称、用于指定作业流的标识符等的标识符记载到e-mail的正文、主题等中。 
下文中所描述的技术已经作为与作业流和e-mail相关的技术被提出。根据该技术，通过e-mail服务器所发送的e-mail首先被文件服务器接收，如果该e-mail是任务相关的e-mail，则向该e-mail数据分配任务相关的序列号，并将该e-mail数据登记在数据库中。还将该序列号作为字符串数据添加到e-mail标题。另外，当此后发送/接收e-mail时，在文件服务器中监测各e-mail中所包括的消息Id(Message-Id)，并记录与任务有关的关联 e-mail，作为该任务的历史(参见日本特开2001-084193)。 
但是，上述传统技术存在以下场合将出现的问题：当用户并行处理多个作业流时、当完成一个作业流需要大量时间时等。 
用户PC上的e-mail应用软件接收从作业流执行设备发送的多个e-mail。这时，可能用户将难以根据该e-mail应用软件所提供的显示来确定这些e-mail是与哪个作业流有关的，以及相关作业流来自(或连续来自)什么时间/日期。换而言之，为了区分哪个作业流与所接收到的e-mail相关联，用户必须使用由PC的e-mail应用软件所提供的搜索功能，以使用记载在e-mail的正文等中的用于识别作业流的标识符作为关键字来搜索与同一作业流相关的e-mail。因此，对用户来说该配置的可用性很差。 
同时，e-mail应用软件通常包括用于基于e-mail的主题对e-mail列表进行排序的功能，从而可以根据主题重新排列e-mail。但是，当接收到大量与同一种作业流有关的e-mail时，难以在视觉上区分出哪些e-mail是未处理的、哪些e-mail是已经处理过的等。例如，即使根据主题对由于重复执行同一作业流而接收到的e-mail进行排序，其结果也类似于图7所示的结果。在图7中，显示了所接收到的e-mail列表，其中，e-mail已经按日期顺序排列。由于这个原因，例如，即使用户已经接收到表示作业流已结束的e-mail，用户也不能容易地区分出哪个作业流已结束。 
作为与作业流和e-mail有关的技术而提出的日本特开2001-084193的技术，使所有来自e-mail服务器的数据首先通过文件服务器，从而监控并记录各e-mail是否是任务相关的。通过该技术，用户发送新的e-mail，并且将其他用户响应于该新的e-mail而发送/接收的e-mail作为组管理。但是，日本特开2001-084193的文件服务器虽然就存储来说可以将e-mail作为组 来管理，但是它不一定能将这些e-mail作为组进行显示。这是因为排序时所使用的主题等不一定是表示所谈及的e-mail是一个组的名词。因此，虽然可以将该文件服务器技术应用于从作业流接收e-mail的用户PC，但是该技术不能提高用户PC的可用性。 
发明内容
本发明的一个方面是要消除上述传统问题。 
本发明的另一方面是使已经指示执行作业流的用户能够基于在作业流的处理过程中所接收到的e-mail列表而容易地确认作业流的执行处理。 
根据本发明的一个方面，提供一种作业流执行设备，用于根据包括多个处理步骤的作业流来执行处理，所述作业流执行设备包括： 
e-mail发送单元，用于在作业流处理过程中，将e-mail发送到请求执行所述作业流的用户所使用的装置，其中，根据记述有所述多个处理步骤的处理的内容的作业流信息，来执行所述作业流；以及 
发送控制单元，用于将在所述e-mail发送单元要发送的e-mail之前所发送的e-mail的识别信息添加到所述e-mail发送单元要发送的所述e-mail，并发送该e-mail， 
其中，所述发送控制单元将设置在先前所发送的e-mail的消息Id中的识别信息设置在后面的e-mail的参考字段中，以使在所述作业流处理过程中所发送的多个e-mail在用户所使用的装置中以连续的方式被显示。 
根据本发明的一个方面，提供一种作业流执行设备的控制方法，所述作业流执行设备根据包括多个处理步骤的作业流来 执行处理，所述控制方法包括以下步骤： 
发送步骤，用于在作业流处理过程中，将e-mail发送到请求执行所述作业流的用户所使用的装置，其中，根据记述有所述多个处理步骤的处理的内容的作业流信息，来执行所述作业流；以及 
控制步骤，用于将在所述发送步骤中要发送的e-mail之前所发送的e-mail的识别信息添加到在所述发送步骤中要发送的所述e-mail，并发送该e-mail， 
其中，在所述控制步骤中，将设置在先前所发送的e-mail的消息Id中的识别信息设置在后面的e-mail的参考字段中，以使在所述作业流的处理过程中所发送的多个e-mail在用户所使用的装置中以连续的方式被显示。 
通过下面参考附图对示例性实施例的说明，本发明的其他特征和方面将变得显而易见。 
附图说明
包含在说明书中并构成说明书的一部分的附图示出本发明的实施例，并与说明书一起用于解释本发明的原理。 
图1是示出包括根据本发明的示例性实施例的作业流执行设备的作业流系统的总体配置的图。 
图2是示出用作根据本发明的实施例的作业流执行设备的图像形成设备(多功能外围设备或MFP)的内部配置的图。 
图3是示出包括根据本发明的实施例的作业流执行设备的图像形成设备的控制器的配置的框图。 
图4是示出在根据本发明的实施例的图像形成设备中包括的控制单元的触摸面板上所显示的“作业流列表”画面的例子的图。 
图5是示出作业流数据表的例子的图，该作业流数据表以XML格式写成，并示出存储在根据本发明的实施例的作业流数据存储部中的数据的例子。 
图6是示出作业流状态表的例子的图，该作业流状态表存储在根据本发明的实施例的作业流状态存储部中。 
图7是示出传统的e-mail列表的例子的图，其中，从传统的作业流执行设备所发送的系列e-mail根据“主题”被过滤，并被显示为接收e-mail列表，以在安装在用户PC 101中的e-mail应用软件中可被容易地区分。 
图8是示出e-mail列表的显示例子的图，其中，使用安装在用户PC中的e-mail应用软件的线程显示功能，显示来自从根据本发明实施例的作业流执行设备所发送的连续作业流的e-mail。 
图9是示出来自连续作业流(大量打印许可)的e-mail(打印结束通知e-mail)的e-mail头的例子的图，该e-mail发送自根据本发明实施例的作业流执行设备并被用户PC所接收。 
图10A和图10B是示出由根据本发明实施例的图像形成设备所执行的处理的流程图。 
图11是示出用于使用在图10B的步骤S115中所打印的图像数据的封面来确认作业流的步骤的确认流程的流程图。 
图12是示出包括根据本发明实施例的作业流执行设备的作业流系统中的e-mail交换的图。 
具体实施方式
现在将在这里参考附图在下面详细说明本发明的多个实施例。下面的实施例并不意图限制本发明的权利要求。 
注意，在本示例性实施例中，假定将作业流执行设备应用 在图像形成设备中而给出说明。但是，从作业流执行设备的角度看，图像形成设备并非必需部件，可以使用一般的信息处理设备(计算机)代替。 
在下文中将说明本示例性实施例的简单要点。 
在从作业流执行设备发送到用户PC的e-mail中进行诸如如下所述的设置，该作业流执行设备执行包括多个处理步骤的作业流。 
作业流执行设备将在作业流中所发送的第一个e-mail的e-mail头区域标识符(换而言之，消息Id)设置在为了继续同一作业流而需要发送的e-mail的e-mail头(参考)中。换而言之，将通常在响应所接收到的消息的消息中所设置的e-mail头的设置规则应用于从作业流执行设备所发送的e-mail。 
同时，已经使用PC的e-mail应用软件接收到那些e-mail的用户PC通过e-mail应用软件的e-mail列表线程显示，将所接收到的e-mail显示为列表。因此，从同一作业流接收到的e-mail被e-mail应用软件显示为线程序列。换而言之，显示e-mail，以使用户能够一眼就识别出所接收到的e-mail与哪个作业流相关，而不必搜索名称、标识符等。另外，将e-mail应用软件的e-mail列表显示为线程使用户可以一眼就识别出作业流处理已经进行到什么阶段，这提高了用户可用性。 
另外，在从执行连续作业流的作业流执行设备发送的e-mail中，将表示优先权的e-mail头分配给为指示将要处理作业流的最后处理步骤而发送的e-mail，在该表示优先权的e-mail头中设置具体的优先权值。例如，在通知用户作业流已经结束的e-mail中，将表示“低”优先权的“4”设置在X-优先权扩展e-mail头中。因此，通过PC中的e-mail应用软件所提供的e-mail优先权显示功能，表示具体优先权的优先权图标被添加到从作 业流所发送的最后的e-mail，并被显示。这使得用户可以基于优先权图标的有/无来容易地区分连续作业流是否完成/未完成。结果，可进一步提高用户的可用性。 
此外，在作业流执行设备已经被应用在图像形成设备中的情况下，在由图像形成设备所执行的作业流处理的打印阶段，作业流信息被添加到打印数据，并且该添加结果被打印。更具体地，在作业流中所发送的第一封e-mail的e-mail头的标识符(换而言之，消息Id)、目的地e-mail地址信息等作为电子水印、条形码、封面数据等被添加到打印数据，并且该添加结果被打印。已应用了作业流执行设备的图像形成设备读取以这种方式打印的纸张(记录薄片)，并且确认打印在这张纸上的包括消息Id标识符、e-mail地址等的作业流信息。应用了作业流执行设备的图像形成设备因此可以在e-mail头(参考)中设置消息Id标识符，并将e-mail发送到该e-mail地址。 
同时，已经使用PC的e-mail应用软件接收到该e-mail的用户根据e-mail应用软件的e-mail列表线程显示，将所接收到的e-mail显示为列表。因此，从与该e-mail相关联的作业流发送的e-mail被显示在同一线程中。这使得能够使用现有的e-mail技术一眼就识别出所接收到的e-mail与哪个作业流相关联。这将在下文中详细说明。 
图1是示出包括根据本发明示例性实施例的作业流执行设备的作业流系统的总体配置的图。 
如图1所示，用户PC 101至103通过网络100连接到用作作业流执行设备的图像形成设备110至112。注意，用户PC和图像形成设备的数量并不意图受限于图1所示的数量。另外，用户PC101至103相互之间具有相同的配置，并且图像形成设备110至112相互之间也具有相同的配置。因此，在下面的说明中使用用 户PC 101和图像形成设备110作为代表性的例子。 
用户PC 101是具有用于连接到网络100并与网络100交换各种数据的网络接口的通用信息处理设备(PC)，并且还配备有CPU、ROM、RAM、HDD等。该用户PC 101还包括用于发送/接收e-mail的通用e-mail应用软件、互联网浏览程序等。 
图像形成设备110也具有用于连接到网络100并与网络100交换各种数据的网络接口。图像形成设备110是以用作作业流执行设备的MFP(多功能外围设备)为例的图像形成设备。虽然在本实施例中给出LAN(本地区域网，Local Area Network)作为网络100的例子，但是也可以使用诸如互联网的其它网络系统。 
图2是示出用作根据本实施例的作业流执行设备的图像形成设备(多功能外围设备或MFP)110的内部配置的图。这里给出的例子是具有单个感光鼓的1D彩色类型的MFP感光鼓。存在全色MFP以及单色MFP。除色彩处理、内部数据等以外，单色MFP的基本结构常常包括在全色MFP内，因此下面的说明将主要着重于全色MFP。 
图像形成设备110配备有稍后将说明的扫描仪单元201、激光曝光单元202、包括感光鼓的图像形成单元203、定影单元204、给送/输送单元205以及用于控制上述组成部件的控制器300。 
扫描仪单元201将来自光源的光照射到置于稿台玻璃(platen glass)上的原稿上，基于反射光来光学读取原稿，并将光学图像转换为电信号，从而生成图像数据。激光曝光单元202使根据图像数据而调制的激光束入射到以等速度旋转的旋转多面镜中，并且从该旋转多面镜所反射的光照射，以扫描感光鼓感光鼓的表面。 
图像形成单元203转动感光鼓，并使用调色剂将由来自激光 曝光单元202的激光所形成的潜像显影在感光鼓的表面上，该感光鼓已被充电器均匀地充电。然后，执行电子照相处理，在该处理中，调色剂图像被感光鼓和转印鼓之间的辊隙(nip)转印到薄片上，从而形成图像，并且感光鼓上未被转印的少量调色剂被收集。这时，薄片在预定位置围绕转印鼓缠绕，并且转印鼓转动四圈。在该时间间隔期间，依次重复所述电子照相处理，在分别具有红色(M)、蓝色(C)、黄色(Y)、和黑色(K)调色剂的各显影单元(显影台)之间切换。已被转印上这四种颜色的全色调色剂图像的薄片离开转印鼓，并被输送到定影单元204。定影单元204被配置为辊、带等的组合，并配备有诸如卤素加热器等的热源。使用热和压力，定影单元204将调色剂熔化并固定于已被图像形成单元203转印了调色剂图像的薄片上。 
给送/输送单元205包括至少一个诸如薄片盒或纸张抽屉的薄片储藏器。响应于来自控制器300的指令，给送/输送单元205将一张薄片从存储在薄片储藏器中的多张薄片中分离出来，并将该薄片输送到图像形成单元203。在要在薄片的双面上打印图像的情况下，执行控制，使已经通过定影单元204的薄片还要再次经过把薄片输送到图像形成单元203的输送通道。控制器300执行对图像形成设备110的总体控制，并且还管理各组成部件或者扫描仪单元、激光曝光单元、图像形成单元、定影单元以及给送/输送单元的状态，从而执行控制以使整个系统能够保持协调并顺利工作。 
注意，图像形成设备110可以是仅配备有图像形成设备和打印功能的SFP(单功能外围设备)类型的图像形成设备。可选地，图像形成设备可以被配置为图像形成设备和信息处理设备(计算机)的组合。同时，在执行不需要图像处理的作业流的情况下，可以将作业流执行设备配置为信息处理设备而不是图 像形成设备。可以使用任何一种配置，只要可以实现本实施例中所说明的控制即可。 
图3是示出包括根据本实施例的作业流执行设备的图像形成设备110的控制器300的配置的框图。 
附图标记305、306、307、3071、3072、308、309、310、3101和3102代表组成控制器300的处理模块。这些处理模块包括由CPU 301所执行的应用程序或作为该程序的一部分而运行的模块。附图标记304、3041、3042、3043和3044代表数据存储部，数据存储部用于存储图像形成设备110中的控制器300的程序和各种数据，并包括硬盘驱动器(HDD)和具有文件系统或数据库系统的非易失性存储器。可以使用预定的密钥或者在预定的条件下访问存储在数据存储部304、3041、3042、3043和3044中的数据。 
CPU 301控制图像形成设备110的总体操作，并通过读出存储在存储器302、存储部304等中的程序，执行该程序，从而向各组成部件提供指令，来实现扫描、打印、传真以及其它这样的功能。存储器302包括用于存储由CPU 301所执行的各种程序的ROM和用于临时储存执行控制等所需的数据的RAM。这里提到的“各种程序”指的是稍后将说明的以下程序：操作控制部305、作业流执行部306、发送控制部307、作业流e-mail发送部3071以及作业流处理e-mail发送部3072。“各种程序”还包括以下程序：扫描仪控制部308、打印机控制部309、图像处理部310、作业流数据补充部3101以及作业流数据分析部3102。外部接口303通过网络与外部图像形成设备、用户PC等交换数据。 
存储部304被配置为诸如硬盘的非易失性存储器，并且除存储通过各种处理而生成的图像数据等以外，还存储用于各种作业流处理中的控制信息、设置信息等。存储部304包括：作业流 数据存储部3041、作业流状态存储部3042、e-mail模板存储部3043以及用户数据存储部(用户存储器)3044。通过存储器302实现向存储部304写数据/从存储部304读数据。注意，可以将各种程序存储在存储部304中而不是存储器302的ROM中。另外，存储部304可以设置在通过外部接口303连接到网络100的外部服务器设备(未示出)中。操作单元312包括由用户操作并用于输入各种操作指令的触摸面板、各种按键等；操作单元312还包括显示单元等。 
组成作业流的数据记录在作业流数据存储部3041中。可以给出以下这些作为由根据本实施例的图像形成设备110所执行的作业流的例子：装订打印请求、名片打印请求、文档数字化请求、大量打印许可申请、标语生成请求等。用于识别作业流的ID和显示名称以及作业流步骤的数量、用于识别作业流中所包括的各步骤的ID和显示名称、作业流发出者的身份、诸如“接受”或“拒绝”的条件分支、与在各步骤中所执行的操作有关的细节等存储在作业流数据存储部3041中。“与在各步骤中所执行的操作有关的细节”指在扫描、打印、e-mail和传真发送等时所使用的详细的操作设置。 
图5是示出作业流数据表的例子的图，该作业流数据表以XML格式写成，示出存储在根据本实施例的作业流数据存储部3041中的数据的例子。虽然作业流中的“大量打印许可申请”部分以XML格式表达，但是该数据也可以是文本格式，并存储在相关的数据库等中。在后面所提到的图4中的示例性“作业流列表”画面中所示出的作业流列表存储在该作业流数据表中。 
“workflow”标签501表示作业流的内容。“wfid”属性是唯一地定义作业流的标识符；在该例子中，已经分配了标识符“wfid_004”。“aption”属性表示作业流的名称。这里，名称是“大 量打印许可申请(MASS PRINT PERMISSION REQUEST)”。作为稍后将说明的图4的作业流列表画面中的作业流列表406中的各作业流的开始关键字而显示的名称，取自该“caption”属性。“totalstep”属性表示组成作业流的步骤的数量。图5中所示的作业流由三个步骤组成。 
“activity”标签502是“workflow”标签501的子标签，表示组成作业流的各步骤的处理细节。“actid”属性是唯一地识别对应的步骤的标识符；在该例子中，分配了表示申请请求的标识符“aid_req_001”。“role”属性表示使得可以执行对应的步骤的权限。在图5的例子中，它被设置为“everyone”。使用该属性基于分配给用户、组等的权限数据判断该步骤是否可用，该权限数据存储在用户数据存储部3044中。用户数据存储部3044至少将用户的e-mail地址和权限数据与该用户的标识信息相关联地进行存储。另一个“caption”属性表示步骤的名称。在图5的例子中，它被设置为“application”。“step”属性表示组成作业流的多个步骤的顺序。它被设置为表示第一个步骤的“1”。 
“action”标签503是“activity”标签502的子标签；“action”标签503表示组成对应的步骤的各处理的功能类型(“type”属性)，诸如扫描、发送、打印等，并且还表示各功能类型所必要的信息。例如，当“type”属性是“e-mail”(e-mail发送)时，标识符“requestor”被分配给“to”属性，作为该e-mail的地址，并且标识符“certify_004”被分配给“to”属性，作为“mailtype(邮件类型)”。通过该“certify_004”标识符可以引用存储在e-mail模板存储部3043中的对应的e-mail模板。为“true(真)”的“last(最后)”属性504表示该e-mail是从对应的作业流要发送的最后的e-mail。“judge”标签505表示处理中的诸如是接受还是拒绝的分支。要进行的下一个行动由跟在“judge”标签505后面的 “nextstep”属性来表示。在图5的例子中，记载着：在获得“accept”时作业流应该移动至步骤3。在处理中有两种类型的分支：当从多个选项中选择一个选项时；以及当选择了多个处理并对它们进行并行处理时。 
在图5所示的“大量打印许可申请”作业流中，记载着：在步骤1中接收该申请请求，当在步骤2中获得“accept”时，在步骤3中执行打印。在各步骤中通过e-mail把权限、接受、拒绝、完成等通知给请求源。 
作业流的执行状态存储在作业流状态存储部3042中。用于识别所执行的作业流作业的ID、开始时间、作业流ID、当前状态(例如，“4个步骤中的第3个步骤”)、所发送的e-mail的“消息Id”标识符等存储在作业流状态存储部3042中。 
图6是示出存储在根据本实施例的作业流状态存储部3042中的作业流状态表的例子的图。在作业流执行部306在该作业流状态表中进行记录以及更新并参考记录的细节的情况下，该作业流状态表主要用于对作业流的执行状态进行管理。 
在图6中，流程作业ID 601是用于唯一地识别由作业流所执行的作业的标识符(识别数据)，并且在用户开始作业流时被发出。开始时间602保存作业流开始时的日期/时间。开始用户ID603保存开始作业流的用户或组的ID。该开始用户ID 603所保存的标识符是由用户数据存储部3044所定义的标识符。流程ID604是用于识别作业流的作业流标识符。作业流执行部306引用在图5的作业流数据表中所找到的“作业流”标签501中的“wfid”属性中所存储的ID，并将该ID作为标识符存储在流程ID 604中。对于由多个步骤组成的作业流，当前步骤605保存作业流已经处理过的步骤的数量。例如，如果当前步骤605的内容是“3/5”，则这表示处理已经进行至由总共五个步骤(作业流数据表中的 “totalstep”属性)组成的作业流的第三个步骤(作业流数据表(图5)的“step”属性)。结束状态606表示作业流是已经结束还是仍然在处理中。这里，存储表示下列含义的结束状态：作业流是否已经正常结束(“ok”)、或者是否被拒绝(“ng”)、或者作业流是否被取消(“cancel”)等。可选地，如果处理仍然在执行中，在其中就什么也不写。消息Id 607保存在作业流中所发送的第一封e-mail(申请确认e-mail等)的e-mail头的消息Id字段中所设置的标识符。参考608保存在作业流中所发送的第二及后续e-mail(接受确认e-mail、结束确认e-mail等)的e-mail头的参考字段中所设置的标识符。作业数据609保存在作业流中所处理的作业的细节。例如，在打印请求的情况下，在其中设置打印作业参数(例如，A4尺寸、彩色、100份(a4/cl/100)等)。在图6中，610显示出在图5的作业流数据表中所显示的作业流(具有流程ID“wfid_004”)的状态。 
用于生成在作业流的整个执行过程中由发送控制部307所发送的各种e-mail的模板数据存储在e-mail模板存储部3043中。可以给出申请e-mail、接受e-mail、拒绝e-mail、结束e-mail、确认e-mail等作为这类e-mail的例子。与使用用作作业流执行设备的图像形成设备110的用户有关的用户信息记录在用户数据存储部3044中。用于识别用户(或组)的ID、用户名、e-mail地址、该用户的权限等存储在用户数据存储部3044中。操作控制部305控制配置在图像形成设备110中的触摸面板、按键输入单元等，并传达由于用户操作触摸面板、按键输入单元等而生成的各种数据。 
图4是示出“作业流列表”画面的例子的图，该“作业流列表”画面显示在根据本实施例的图像形成设备110中包括的操作单元312的触摸面板中，并由操作控制部305响应于用户所执行的 操作而控制。触摸面板被配置为具有LCD(液晶显示器)以及施加于其上的透明电极的触摸面板显示器。触摸面板被编程，具有处理，这些处理用于当代表显示在液晶显示器上的按键的透明电极的部分被手指触摸时进行检测，并显示与指定的按键相对应的不同的控制画面。 
作业流制表键(tab key)401是用户使用其以指示控制画面转换到作业流控制画面的制表键。转换键402是用于指示控制画面转换到其它操作的制表键。系统监控键403是用于显示图像形成设备110的状态、状况等的键。通过使用各制表键401、402和403来进行指示，用户可以在相应的操作模式之间移动。排队状态键404是这样的键：用于向已经登录到图像形成设备110的用户显示，在存在来自其他用户的需要被处理的作业流的情况下，正在等待的作业流列表。当前正在等待的作业流的数量显示在排队状态键404中。作业流请求键405是这样的键：用于显示作业流列表406，作业流列表406包括已经登录到图像形成设备110的用户可以开始的作业流的列表。用于指示各种作业流的开始的多个作业流开始键显示在多个键项目的列表406中，该列表406的显示是由于用户按下作业流请求键405而导致的。通过这种方式，用户可以开始的作业流的列表显示在作业流列表406中。从所显示的列表中指定一个作业流开始键(作业流项)，导致开始所指定的作业流。在图4所示的例子中，“装订打印请求”、“名片打印请求”、“文档数字化请求”，“大量打印许可申请”以及“标语生成请求”显示在作业流列表406中。这里，当指定了表示“大量打印许可申请”的作业流开始键409时，开始参考图5和图6所说明的“大量打印许可申请”作业流。 
编辑键407是这样的键：用于编辑在出现在列表406中的各作业流开始键中所记录的信息，列表406是作为用户按下作业流 请求键405的结果而显示的。当用户在按下编辑键407之后按下作业流开始键时，显示示出与所按下的作业流开始键相对应的作业流的细节的“edit(编辑)”画面，从而使得可以编辑各作业流的诸如显示名称的所记录的信息。确认键408是这样的键：用于确认作为来自用户的指令的结果而被执行的作业流。当按下确认键408时，“确认作业流”画面被显示，从而使得可以基于存储在作业流状态存储部3042中的数据来确认作业流的执行状态。 
作业流执行部306基于来自已经接受了用户所执行的操作的操作控制部305的指令，来执行/控制存储在作业流数据存储部3041中的作业流。因此，作业流执行部306用作根据本实施例的作业流执行设备的中央控制单元。作业流执行部306在向发送控制部307、扫描仪控制部308、打印机控制部309、图像处理部310等输出指令并确定它们的执行状态的同时，控制作业流的执行，并且还对预定的例外处理的执行进行控制。 
发送控制部307基于来自已经接受了用户所执行的操作的操作控制部305的指令，来控制传真、e-mail等的发送申请。发送控制部307通过外部接口303，将从存储器302、存储部304等获得的图像数据发送到外部；相反地，发送控制部307还接收从外部发送的图像数据，并将该数据储存在存储器302、存储部304等中。作为用户通过操作控制部305预先进行设置的结果，当图像形成设备110进行指定的操作时，发送控制部307还可以自动发送e-mail等。 
作业流e-mail发送部3071和作业流处理e-mail发送部3072是当基于来自作业流执行部306的指令执行作业流时用作发送控制部307的一部分的发送模块。参考作业流数据存储部3041的作业流数据表生成由作业流e-mail发送部3071和作业流处理 e-mail发送部3072所发送的e-mail，图5示出作业流数据表的例子。换而言之，使用在作业流数据表中的邮件类型中定义的标识符作为关键字，基于取自e-mail模板存储部3043的模板而生成e-mail。在基于来自作业流执行部306的指令而执行的整个作业流处理中，作业流e-mail发送部3071发送与作业流处理有关的e-mail(申请确认e-mail等)。作为消息Id被作业流e-mail发送部3071设置在e-mail的e-mail头中的标识符存储在由作业流状态存储部3042所保存的作业流状态表中。换而言之，e-mail头中的消息Id存储在图6中由流程作业ID 60l所指定的记录的消息Id 607和参考608部分中。在图6中由610所表示的记录中，“wf004-350.001@mfp1.mail.jp”作为与图5的作业流数据表中所示的消息Id相对应的e-mail的消息Id的例子而被存储。 
作业流处理e-mail发送部3072发送要在基于来自作业流执行部306的指令所执行的整个作业流处理过程中要发送的与作业流处理有关的第二封以及随后的e-mail(接受确认e-mail、打印结束确认e-mail等)。将图6的参考608中的标识符设置在由作业流处理e-mail发送部3072所发送的e-mail的e-mail头的参考字段中。换而言之，设置存储在由作业流状态存储部3042所保存的作业流状态表中的流程作业ID 601所指定的记录的参考608部分的标识符，并发送e-mail。将由作业流处理e-mail发送部3072作为消息Id设置在e-mail的e-mail头中的标识符添加到由作业流状态表中的流程作业ID 601所指定的参考608。图6所示的例子示出将被设置为第二封e-mail的消息Id的标识符“wf004-350.002@mfp1.mail.jp”新添加到记录610的参考608部分的状态。 
以这样的方式，由作业流e-mail发送部3071和作业流处理e-mail发送部3072所发送的e-mail通过e-mail头(消息Id和参考) 而相互关联。由同一作业流的处理所发送的e-mail被已经安装在用户PC 101中的e-mail应用软件接收。因此用户使用e-mail列表线程显示功能显示所接收到的e-mail列表，e-mail列表线程显示功能是一种通常包括在e-mail应用软件中的功能。这样，e-mail应用软件可以将从同一流程作业所接收到的多种类型的e-mail(申请确认e-mail、接受确认e-mail、结束确认e-mail等)相互关联，并将它们作为系列显示在线程显示中。注意，“线程显示”是指用于显示原始消息然后依次显示对该原始消息的答复的功能。使用线程显示功能使e-mail应用软件可以依次显示发送自作业流中的系列处理的多个e-mail。在下文中将说明线程显示的结构。在消息Id被设置在所接收到的e-mail的参考中的情况下，e-mail应用软件可以显示所接收和所发送的由作为线程的该消息Id所指定的e-mail。 
在基于来自作业流执行部306的指令而执行的作业流处理过程中所发送的最后的e-mail中，作业流处理e-mail发送部3072还在扩展e-mail头字段中设置表示e-mail重要性的特定优先权值。例如，将表示“低”重要性的值设置为X-优先权、X-MSMail-优先权、重要性、敏感度、优先权等，然后发送该e-mail。为了提供更具体的例子，设置“4”作为X-优先权。接收到该e-mail后，e-mail应用软件使用作为通用e-mail应用软件功能的e-mail重要性显示功能使得可以在视觉上确认通过图标等重要性被设置为“低”。作为作业流处理e-mail发送部3072的功能的一部分，从作业流发送的最后的e-mail总是被设置为相同的“低”重要性。因此，使用已经安装的e-mail应用软件，用户很容易在视觉上确认作业流作业已经结束。 
用作原稿读取部件的扫描仪控制部308控制扫描仪单元201的操作。更具体地，扫描仪控制部308根据来自CPU 301的指令 驱动扫描仪单元201，从而读取已经置于稿台玻璃上的原稿，并将所读取的原稿的图像数据存储在存储器302中。打印机控制部309根据来自CPU 301的指令，从存储器302、存储部304等获取图像数据，控制打印机单元的激光曝光单元202、图像形成单元203、定影单元204、给送/输送单元205等，并将图像打印到记录薄片上。图像处理部310执行用户通过操作控制部305所指示的图像处理、质量增强处理等，分析扫描仪控制部308存储在存储器302中的图像数据，等。图像处理部310还根据目的设备的性能，在传真发送过程中转换要发送的图像数据的分辨率、纸张大小等。 
当基于来自作业流执行部306的指令而执行作业流时，作业流数据补充部3101和作业流数据分析部3102是用作图像处理部310的部分的图像处理模块。在作业流处理过程中，当作业流执行部306已经指示打印机控制部309打印/输出存储在存储器302中的图像数据时，作业流数据补充部3101执行诸如下文所说明的处理。首先，作业流数据补充部3101引用从作业流数据存储部3041、作业流状态存储部3042和用户数据存储部3044链接的信息。然后，作业流数据补充部3101生成包括诸如标识符的作业流信息的条形码图像，该标识符包括作业流的流程ID和名称、流程作业ID、开始作业流的用户的e-mail地址、所发送的第一封e-mail的消息Id等。将条形码图像作为封面与打印输出一起输出给用户PC。 
在用户希望确认由封面所表示的作业流的状态的情况下，用户按下图4所示的作业流列表画面中的确认键408。作为按下确认键408的结果，显示“确认作业流”画面，并根据该画面所显示的指令，将所打印的封面置于稿台玻璃上，并由扫描仪单元201进行扫描。通过这种方式，作业流数据分析部3102从而分析 基于来自作业流执行部306的指令而由扫描仪控制部308所扫描的条形码图像的图像数据。作业流数据分析部3102获取包含在条形码图像中的作业流信息(标识符，包括：作业流的流程ID和名称、流程作业ID、开始作业流的用户的e-mail地址、所发送的第一封e-mail的消息Id等)。 
通过这种方式，作业流执行部306向操作控制部305提供指令，从而在“确认作业流”画面上显示作业流信息。接着，作业流执行部306通过向作业流处理e-mail发送部3072提供指令，向开始作业流的用户的e-mail地址发送确认e-mail。作业流处理e-mail发送部3072将作业流中所发送的第一封e-mail的“消息Id”标识符设置在该e-mail的e-mail头中的参考字段中。 
已经接收到该e-mail的用户PC 101的e-mail应用软件使用e-mail列表线程显示功能显示所接收到的e-mail的列表，e-mail列表线程显示功能是通常包括在e-mail应用软件中的功能。通过此，将作为确认e-mail发送自同一作业流的多种类型的e-mail(申请确认e-mail、接受确认e-mail、结束确认e-mail等)显示为连续的线程。换而言之，用户可以通过使用设置在已经安装的e-mail应用软件中的系统，在视觉上确认与前述封面一起输出的打印结果与哪个作业流相关联。 
内部总线311将各组成部件相互连接；通过内部总线311，在各组成部件之间传送图像数据，并发送/接收指令、设置值等。 
虽然在本实施例中提供了关于已经应用了作业流执行设备的单个图像形成设备110的控制器300的说明，但是应该注意的是，多个图像形成设备也可以协作运行，以控制一个作业流。在这种情况下，多个图像形成设备共享存储部304，多个图像形成设备的作业流执行部306相互协作地运行，等等，从而控制作业流。 
图7是示出传统的e-mail列表的例子的图，其中根据“主题”过滤发送自作业流执行设备的系列e-mail，并将其显示为接收e-mail列表，以使在安装在用户PC 101中的e-mail应用软件中可轻易地区分它们。 
从该实施例中可以看出，很难一眼就确定从作业流所接收到的e-mail所属的作业流的类型和时间/日期(或连续开始的时间/日期)。因此，不言而喻，例如，当用户已经接收到由于并行处理多个作业流而导致的多封e-mail时，当完成单个作业流需要大量时间时，等，更难以使用e-mail应用软件将作业流与e-mail相关联。 
与此相对照，图8是示出e-mail列表的显示例子的图，其中使用安装在用户PC 101中的e-mail应用软件的线程显示功能，显示发送自根据本实施例的作业流执行设备的、来自连续作业流的e-mail。为了便于说明，在此还显示如图7所示的同一系列的e-mail。 
在图8中，如附图标记801所表示的线程显示所示，将发送自作业流的e-mail与该同一作业流相关联，并显示。因此，很容易在视觉上确定从作业流所接收到的e-mail所属的作业流的类型和时间/日期(或连续开始的时间/日期)。另外，将发送自连续作业流的最后的e-mail显示为具有所添加的表示固定的重要性的标记802。因此，用户可以容易地判断显示在e-mail应用软件的e-mail列表中的作业流是仍然在处理中，还是已经结束。 
在图8中，附图标记803所表示的细节示出：贯穿整个“wfid”属性为“wfid_004”的作业流(大量打印许可)所接收到的e-mail以时间系列的方式一起显示，其中该作业流已经被请求、被接受，并且在其中所指定的打印已经结束。 
另外，作业流的结构通常分成多个分支路径(branches partway through)，并且以并行开始路径处理分支。在类似这样的情况下，当在安装在用户PC 101中的e-mail应用软件中将来自这种作业流的e-mail显示为线程时，该线程被显示为线程显示801中途分支的树状结构。在这种情况下，以图5所示的作业流数据表中的“judge”标签505表示分支。然后，在图6所示的作业流状态表中可以准备分离的表格，在分离的表格中管理已经分出的作业流分支。可选地，可以将分支关系项添加到作业流状态表中的项中，并且可以添加用于分支流程的新的记录，该分支关系项表示分支从中分离的原流程与分支流程之间的关系。只要能够管理作业流的连续性及其状态，可以使用任何方法。不管什么方法，在该情况下，都要保留消息Id 607项和参考608项。因此，当来自作业流的e-mail在用户PC 101的e-mail应用软件中被显示为线程时，该线程被显示为线程中途分支的树状结构。 
图9是示出来自作业流(大量打印许可)的e-mail(打印结束通知e-mail)的头的例子的图，该e-mail发送自根据本实施例的作业流执行设备并由用户PC 101接收。 
参考901是表示当前e-mail与作业流中在当前e-mail之前所发送的e-mail(申请接收通知e-mail，打印指示e-mail)之间的关系的e-mail头。设置在参考901中的标识符引用自例如图6所示的作业流状态表中的参考608，并被设置。换而言之，这里，根据图6，将第二封e-mail(随后的e-mail)中的标识符“wf004-350.002@mfp1.mail.jp”添加到第一封e-mail的消息Id中的标识符“wf004-350.001@mfp1.mail.jp”。 
消息Id 902是唯一地识别e-mail的e-mail头。设置在消息Id902中的标识符存储在作业流状态表的参考608中，并被接下来所发送的e-mail的参考901所引用。这使得可以表示在本作业流 中所发送的e-mail之间的关系。 
X-优先权903是表示e-mail优先权的扩展e-mail头。这里设置表示低优先权的“4”。用户PC 101的e-mail应用软件参考该X-优先权903的值并显示优先权图标。这里，因为来自作业流的最后的e-mail总是被设置为具有相同的重要性，因此用户可使用所安装的e-mail应用软件在视觉上确认作业流任务已经结束。 
接着，将参考前述图表以及图10和11中的流程图，来说明由已经应用了本实施例的作业流执行设备的图像形成设备110所执行的处理。 
图10A、10B和11是示出由根据本实施例的图像形成设备所执行的处理的流程图。注意，在执行时，执行这些处理的程序存储在存储器302中，并在CPU 301的控制下被执行。另外，将使用“大量打印许可申请”作为例子来说明图10A和10B中的流程图，在该“大量打印许可申请”中，要执行的大量打印需要申请。但是，在说明这些流程图之前，将参考图12提供“大量打印许可申请”作业流的概要。 
图12是示出作业流系统中e-mail交换的图，该作业流系统包括根据本发明实施例的作业流执行设备。该处理流程使用图5所示的作业流数据表的细节作为例子。在图12所示的1210至1212中，由用户A的PC所接收的e-mail列表等同于图8中的803所表示的e-mail列表。 
(1)在图12的1200中，用户A使用图像形成设备110中的打印许可申请画面将打印数据存储在存储箱(box)中，并申请大量打印该打印数据的许可。结果，在1201中，图像形成设备110通过e-mail通知用户A的PC，已经存在大量打印许可的申请。 
(2)在接受大量打印申请后，在1202中，图像形成设备110向用户B的PC发送接受请求e-mail，用户B是用户A的管理者(上 级)。 
(3)响应于此，在1203中，用户B使用PC接收和确认该申请，并接受打印。 
(4)在1204中，图像形成设备110向用户A的PC发送e-mail，许可该打印。 
(5)接着，当用户A指示图像形成设备110执行打印时，在1205中，图像形成设备110打印保存在存储箱中的打印数据。 
(6)当打印结束时，在1206中，图像形成设备110通过e-mail通知用户A和用户B该打印已经结束。 
(7)但是，如果用户B使用PC接收和确认该申请，但是不接受打印，则在1207中，拒绝消息被传达给图像形成设备110。 
(8)因此，在1208中，图像形成设备110通知用户A和用户B的PC该申请已被拒绝(reject_004)。 
在下文中，将参考图10A和10B的流程图给出说明。 
首先，在步骤S101中，图像形成设备110确认已登录用户A已经按下了通过操作单元312的触摸面板而指定的作业流列表406中的“大量打印许可申请”键409。结果，显示大量打印许可申请画面，用户A基于该画面执行操作，以申请打印许可。因此，然后作业流执行部306按照作业流步骤，从作业流数据存储部3041获取“大量打印许可申请”作业流的处理细节(图12中的1200)。 
接着，处理进入步骤S102，其中图像形成设备110确认用户A已经输入了扫描指令。然后，在扫描仪控制部308的控制下，图像形成设备110使用扫描仪单元201，并开始读取原稿、基于所读取的原稿生成图像数据并将图像数据临时存储在存储器302中。之后，作业流执行部306将图像数据存储在存储部304的图像存储区域(例如，“box(存储箱)03”，如图5中的 “boxno＝03”所示)。 
然后处理进入步骤S103，其中作业流执行部306在作业流状态表(图6)中设置新的流程作业ID(在图6的例子中为“f_350”)，并为该作业流作业添加新的记录610。在此之后，处理进入步骤S104，其中作业流执行部306基于用户A登录到系统时所获得的ID信息，从用户数据存储部3044获取申请人或用户A的e-mail地址。 
接着，处理进入步骤S105，其中作业流执行部306从图5所示的作业流数据表中相应的作业流的处理(动作)标签，获取要发送的e-mail的类型(邮件类型)的标识符(例如，“certify_004”)。然后，在提供所述标识符的同时，作业流执行部306指示作业流e-mail发送部3071发送e-mail。结果，作业流e-mail发送部3071使用该标识符作为关键字，并从e-mail模板存储部3043获取“申请接收通知e-mail”模板。然后，作业流e-mail发送部3071基于所获取的“申请接收通知e-mail”模板，生成e-mail消息，并将所形成的“申请接收通知e-mail”发送到用户A的e-mail地址(图12中的1201)。 
接着，处理进入步骤S106，其中作业流执行部306获取在步骤S105中所发送的“申请接收通知e-mail”的消息Id字段中所设置的标识符(例如，wf004-350.001@mfp1.mail.jp)。然后将该标识符设置在图6所示的状态表中流程作业ID为“f_350”的记录610的消息Id 607和参考608中。接着，处理进入步骤S107，其中作业流执行部306从存储在用户数据存储部3044中的组织信息，获取作为A的管理者的用户B的e-mail地址。然后处理进入步骤S108，其中作业流执行部306从图5所示的作业流数据表中的作业流的处理(动作)标签(“email”至“superior”)，获取要发送的e-mail的类型(邮件类型)的标识符(例如，“req_004”)。 然后，在提供所述标识符的同时，作业流执行部306指示作业流处理e-mail发送部3072发送e-mail。结果，作业流处理e-mail发送部3072使用该标识符作为关键字，并从e-mail模板存储部3043获取“接受请求e-mail”模板。然后，作业流处理e-mail发送部3072获取存储在记录610的参考608中的标识符(“wf004-350.001@mfp1.mail.jp”)，记录610在图6所示的状态表中具有流程作业ID“f_350”。然后，作业流处理e-mail发送部3072基于所获取的“接受请求e-mail”模板而生成e-mail消息。作业流处理e-mail发送部3072还将从参考608所获取的标识符(“wf004-350.001@mfp1.mail.jp”)设置在e-mail头的参考字段中，并将“接受请求e-mail”发送到用户B的e-mail地址(图12中的1202)。 
接着，处理进入步骤S109，其中作业流执行部306获取在步骤S108中所发送的“接受请求e-mail”的消息Id字段中所设置的标识符(例如，“wf004-350.002@mfp1.mail.jp”)。然后将该标识符添加到记录610的参考608，记录610具有前述的流程作业ID“f_350”(见图6)。这时，作业流执行部306还使当前步骤605从“0/3”前进到“1/3”，当前步骤605表示当前步骤是作业流中的第几个步骤。 
接着，在从用户B的PC接收到对接受请求的响应时(图12中的1203)，图像形成设备110判断打印申请是否已经被接受(图10B中的步骤S111)，其中，该接受请求e-mail在步骤S108中被发送到用户B的PC。如果判断为申请已经被接受，则处理进入步骤S112，反之如果打印申请已经被拒绝，则处理进入步骤S118。 
在步骤S112中，作业流执行部306从例如图5所示的作业流数据表中的相应处理(动作)标签，获取要发送的e-mail的类 型(邮件类型)的标识符(例如，“permit_004”)。这是因为在图5所示的例子中，规定当申请被许可时处理要进行将e-mail发送到用户A，如505中的判断类型(judge type)＝“ok”以及下一步骤(nextstep)＝“3”所示。这时，作业流执行部306从用户数据存储部3044获取申请者或用户A的e-mail地址。然后，在提供所述标识符的同时，作业流执行部306指示作业流处理e-mail发送部3072发送e-mail。结果，作业流处理e-mail发送部3072使用该标识符作为关键字，并从e-mail模板存储部3043获取“打印指令e-mail”模板。然后作业流处理e-mail发送部3072获取存储在记录610的参考608中的标识符，在所示的作业流状态表(图6)中记录610具有流程作业ID“f_350”。换而言之，在图6中，标识符wf004-350.001@mfp1.mail.jp和wf004-350.002@mfp1.mail.jp被获取。然后，作业流处理e-mail发送部3072基于所获取的“打印指令e-mail”模板生成e-mail消息。然后作业流处理e-mail发送部3072将从参考608获取的标识符设置在e-mail头的参考字段。换而言之，将标识符wf004-350.001@mfp1.mail.jp和wf004-350.002@mfp1.mail.jp设置在参考字段。然后将该e-mail作为“打印指令e-mail”发送到用户A的地址(图12中的1204)。 
接着，处理进入步骤S113，其中作业流执行部306获取在步骤S112中所发送的“打印指令e-mail”的消息Id字段中所设置的标识符(例如，“wf004-350.003@mfp1.mail.jp”)。然后将其添加到记录610中的参考608，在作业流状态表中记录610具有流程作业ID“f_350”(图6)。作业流执行部306还使当前步骤605前进一步，至“2/3”。 
用户A的PC的e-mail应用软件接收在步骤S112中所发送的“打印指令e-mail”。结果，用户A根据记载在该e-mail中的细节登录到图像形成设备110，并按下图4所示的作业流列表画面的 排队状态键404。响应于此，图像形成设备110显示“排队作业确认画面”，并且用户确认该作业流作业(f_350)的细节。然后，响应于用户A按下“排队任务确认画面”的“执行(execute)”键，图像形成设备110确认已经指示了关于该作业(f_350)的打印执行。以这样的方式，在步骤S114中，用户将打印指令输入图像形成设备110。 
接着，处理进入步骤S115，其中作业流执行部306根据存储在作业流状态表的作业信息609中的作业信息，指示打印机控制部309打印存储在“box 03”中的图像数据。在打印该图像数据之前，作业流执行部306以下列方式指示作业流数据补充部3101。首先，作业流数据补充部3101获取与作业流数据存储部3041、作业流状态存储部3042和用户数据存储部3044有关的信息。然后作业流数据补充部3101生成包括诸如标识符的作业流信息的条形码图像，所述标识符包括：作业流的流程ID和名称、流程作业ID、开始作业流的用户的e-mail地址、第一封被发送的e-mail的消息Id等。然后，当要打印图像数据时，作业流执行部306指示打印机控制部309将条形码图像作为封面与图像数据一起打印。 
然后，处理进入步骤S116，其中作业流执行部306从图5所示的作业流数据表中的相应的处理(动作)标签，获取要发送的e-mail的类型(邮件类型)的标识符(例如，“finish_004”)。另外，标识符(last＝“true”)被获取，该标识符表示该e-mail是作业流中的最后的e-mail。另外，作业流执行部306从用户数据存储部3044获取申请者或用户A以及接受者或用户B的e-mail地址。然后，在提供所述标识符的同时，作业流执行部306指示作业流处理e-mail发送部3072发送最后的e-mail。因此，作业流处理e-mail发送部3072使用该标识符作为关键字，并从e-mail模板 存储部3043获取“打印结束通知e-mail”模板。然后作业流处理e-mail发送部3072获取存储在记录610的参考608中的标识符(“wf004-350.001@mfp1.mail.jp”、“wf004-350.002@mfp1.mail.jp”、“wf004-350.003@mfp1.mail.jp”)，在作业流状态表中记录610具有流程作业ID“f_350”。然后，作业流处理e-mail发送部3072基于所获取的“打印结束通知e-mail”模板生成e-mail消息。然后作业流处理e-mail发送部3072将从参考608所获取的标识符(“wf004-350.001@mfp1.mail.jp”、“wf004-350.002@mfp1.mail.jp”、“wf004-350.003@mfp1.mail.jp”)设置在e-mail头的参考字段。另外，在被指示为该e-mail是要发送的最后的e-mail时，作业流处理e-mail发送部3072在作为扩展e-mail头的X-优先权字段中设置表示重要性为“低”的“4”。然后，作业流处理e-mail发送部3072将所生成的“打印结束通知e-mail”发送到用户A和B的e-mail地址(图12中的1206)。 
接着，在步骤S117中，作业流执行部306获取在步骤S116中所发送的“打印结束通知e-mail”的消息Id字段中所设置的标识符(例如，“wf004-350.004@mfp1.mail.jp”)。然后将该标识符添加到记录610中的参考608，在作业流状态表中记录610具有流程作业ID“f_350”。作业流执行部306还将表示步骤顺序的当前步骤605的值移动一步到“3/3”，并在结束状态606中设置表示该流程已经正常结束的“ok”。由用户A所指示的作业流处理就以这样的方式结束。 
但是，如果在步骤S111中没有获得打印接受(图12中的1207)，则处理进入步骤S118。在该步骤中，作业流执行部306获取如图5所示的作业流数据表中的相应的处理(动作)标签的 判断类型(judge type)＝“ng”所示的要发送的e-mail的类型(邮件类型)的标识符(例如，“reject_004”)。另外，表示该e-mail是作业流中的最后的e-mail的(last＝″true″)被获取。作业流执行部306还从用户数据存储部3044中获取作为申请者的用户A和作为管理者的用户B(拒绝打印的用户)的e-mail地址。然后，在提供如前所述所获得的标识符的同时，作业流执行部306指示作业流处理e-mail发送部3072发送最后的e-mail。因此，作业流处理e-mail发送部3072使用该标识符作为关键字，并从e-mail模板存储部3043获取“申请拒绝e-mail”模板。然后作业流处理e-mail发送部3072获取存储在记录610的参考608中的标识符(“wf004-350.001@mfp1.mail.jp”、“wf004-350.002@mfp1.mail.jp”)，在作业流状态表中记录610具有流程作业ID“f_350”。然后，作业流处理e-mail发送部3072基于所获取的“申请拒绝e-mail”模板生成e-mail消息。然后，将从参考608所获取的标识符(“wf004-350.001@mfp1.mail.jp”、“wf004-350.002@mfp1.mail.jp”)设置在e-mail头的参考字段。另外，在被指示为该e-mail是要发送的最后的e-mail时，作业流处理e-mail发送部3072在作为扩展e-mail头的X-优先权字段中设置表示重要性为“低”的“4”。然后，作业流处理e-mail发送部3072将所生成的“申请拒绝e-mail”发送到用户A和B(图12中的1208)。 
接着，处理进入步骤S119，其中作业流执行部306获取在步骤S118中所发送的“申请拒绝e-mail”的消息Id字段中所设置的标识符(“wf004-350.003@mfp1.mail.jp”)。然后将该标识符添加到记录610中的参考608，在作业流状态表中记录610具有流程作业ID“f_350”。然后作业流执行部306将当前步骤605的编号移动一步至“3/3”，并在结束状态606中设置表示拒绝的“ng”。 打印被拒绝的情况下的处理就以这样的方式结束。 
通过这种方式，在本实施例中，当执行用于申请打印许可的连续作业流时，将发送到提出该申请的用户A和作为管理者的用户B的多个e-mail的e-mail头(消息Id、参考)相互关联。然后用户A和B使用已经安装在他们各自的PC中的e-mail应用软件，来将所接收到的多个e-mail显示为线程显示，这是所述e-mail应用软件的一般功能。因此，如例如图8所示，有关的e-mail被相互关联并显示。 
另外，在本实施例中，将表示“低”重要性的值设置在发送到用户A和B的最后的e-mail的扩展e-mail头(X-优先权)中。因此，表示指定重要性为“低”的标记(图标)被添加到该最后的e-mail，并显示在安装在用户的PC中的e-mail应用软件中。通过此，各用户可以一眼就确认连续作业流已经结束。 
图11是示出用于使用在图10B的步骤S115中所打印的图像数据的封面来确认作业流的步骤的确认流程的流程图。 
首先，用户A登录到已经应用了本实施例的作业流执行设备的图像形成设备110。其后，用户A按下图4中作为例子的作业流列表画面中的确认键408，该画面显示在操作单元312的触摸面板部中。因此，在步骤S201中，图像形成设备110显示“作业流确认”画面，并开始确认处理。然后，用户A根据显示在“作业流确认”画面中的画面指令，将封面置于稿台玻璃上，并指示读取该原稿。结果，处理进入步骤S202，其中当接收到来自作业流执行部306的指令时，扫描仪控制部308读取由用户A置于稿台玻璃上的封面。将从封面所读取的图像数据存储在存储器302中。 
然后处理进入步骤S203，其中当接收到来自作业流执行部306的指令时，作业流数据分析部3102从在步骤S202中所读取 的图像数据获取打印在封面上的条形码中所包含的作业流信息。作业流信息包括以下标识符：作业流的流程ID和名称、流程作业ID、开始作业流的用户的e-mail地址、第一封被发送的e-mail的消息Id等。 
接着，处理进入步骤S204，其中作业流执行部306使用在步骤S203中所获取的作业流信息作为关键字，并从作业流数据存储部3041和作业流状态存储部3042获取信息。然后，基于所获取的信息，作业流执行部306向操作控制部305提供指令，从而在“作业流确认”画面中显示作业流的细节和处理状态。用户A可以使用“作业流确认”画面来确认作业流的细节和处理状态。 
然后，处理进入步骤S205，其中作业流执行部306向作业流处理e-mail发送部3072提供指令，以将记载有该作业流信息的“确认”e-mail发送到在步骤S203中所获取的e-mail地址(用户A的e-mail地址)。该“确认”e-mail被发送时具有设置在e-mail头的参考字段中的消息Id标识符(wf004-350.001@mfp1.mail.jp)，该标识符是在步骤S203中获取的。 
诸如如图8所示，通过以这样的方式将e-mail头相互关联，可以使用用户A的PC的e-mail应用软件中的线程显示，来显示e-mail列表。还可以并入“确认”e-mail，并显示在包括从作业流所接收的e-mail的同一线程中。因此，用户A可以了解并从视觉上确认与“确认”e-mail相对应的图像数据是与哪个作业流相关。 
其它实施例
也可以通过直接或远程地向系统或装置提供实现上述实施例的功能的软件程序，来实现本发明，从而该系统或装置中的计算机读出并执行所提供的程序。在这种情况下，其格式不必是程序，只要具有程序的功能即可。 
因此，安装于计算机中以通过计算机实现本发明的功能处理的程序代码本身也可以实现本发明。换而言之，用于实现本发明的功能处理的计算机程序本身也包括在本发明权利要求的范围内。在这种情况下，程序可以是任何形式，并且可以使用目标代码、通过解释程序而执行的程序、提供给OS的脚本数据等，只要具有程序的功能即可。 
可以使用各种存储介质均来提供程序。其中的例子包括软( 
Figure S2008100899089D00331
)盘、硬盘、光盘、磁光盘、MO、CD-ROM、CD-R、CD-RW、磁带、非易失性存储卡、ROM、DVD(DVD-ROM、DVD-R)等。 
可选地，可以给出提供程序的其它方法：使用客户端计算机的浏览器与互联网主页连接，并将本发明的计算机程序下载至诸如硬盘的存储介质。在这种情况下，所下载的项可以是本发明的计算机程序本身或者是包括自动安装功能的压缩文件。另外，通过将构成本发明程序的程序代码分为多个文件并从不同主页下载每个文件，可以实现该方法。换而言之，允许多个用户通过计算机下载用于实现本发明的功能处理的程序文件的WWW服务器，也包含在本发明权利要求范围内。 
另外，本发明的程序可被加密、存储在诸如CD-ROM等的存储介质中，并分发给用户。在这种情况下，允许满足预定条件的用户通过互联网从主页上下载去除密码的密钥信息，使用密钥信息将该程序解密成可执行的格式，并在计算机上安装该程序。 
除了通过执行所读出的程序来实现前述实施例的功能的计算机以外，本实施例的功能还可通过其他形式实现。例如，运行在计算机上的OS等基于来自程序的指令，可以执行部分或全部实际处理，通过该处理可以实现前述实施例的功能。 
另外，可以将从存储介质中所读出的程序写入配置在安装在计算机中的功能扩展板中的或连接到计算机的功能扩单元中的存储器上。在这种情况下，在将程序写入功能扩展板、功能扩单元等以后，配置在功能扩展板、功能扩单元等中的CPU等基于来自程序的指令，执行部分或全部的实际处理，通过该处理可以实现前述实施例的功能。 
虽然已经参考示例性实施例对本发明作了说明，但是，应当理解为，本发明并不限于所公开的示例性实施例。所附权利要求的范围符合最宽的解释，以包括所有的修改、等同结构和功能。 

Claims (10)

1.一种作业流执行设备，用于根据包括多个处理步骤的作业流来执行处理，所述作业流执行设备包括：
e-mail发送单元，用于在作业流处理过程中，将e-mail发送到请求执行所述作业流的用户所使用的装置，其中，根据记述有所述多个处理步骤的处理的内容的作业流信息，来执行所述作业流；以及
发送控制单元，用于将在所述e-mail发送单元要发送的e-mail之前所发送的e-mail的消息Id中的识别信息添加到所述e-mail发送单元要发送的所述e-mail，并发送该e-mail，
其中，所述发送控制单元将设置在所述e-mail发送单元要发送的e-mail之前所发送的e-mail的消息Id中的识别信息设置在后面的e-mail的参考字段中，以通过使用安装在所述装置中的e-mail应用软件中所包括的e-mail线程显示功能，将所述作业流处理过程中所发送的多个e-mail以连续的方式显示在用户所使用的装置中。
2.根据权利要求1所述的作业流执行设备，其特征在于，还包括：
打印单元，用于在记录薄片上打印；以及
原稿读取单元，用于读取记录薄片，并获取与该记录薄片相对应的图像数据，
其中，所述打印单元在所述作业流处理过程中，将所述识别信息打印到记录薄片上，所述原稿读取单元读取已经打印有所述识别信息的记录薄片，并识别所述识别信息，所述发送控制单元将所识别出的所述识别信息添加到e-mail，并发送该e-mail。
3.根据权利要求1或2所述的作业流执行设备，其特征在于，所述发送控制单元将如下信息添加到在所述作业流处理的最后处理步骤中所发送的最后的e-mail，所述信息使得能够将该e-mail识别为最后的e-mail，其中，所述发送控制单元将X-优先权、X-MSMail-优先权、重要性、敏感度、优先权之一设置在所述最后的e-mail的e-mail头区域中，并将针对各头区域所定义的优先权的特定值作为所述信息添加到该头区域，以使用安装在所述装置中的e-mail应用软件中所包括的e-mail重要性显示功能识别所述作业流处理的结束。
4.根据权利要求1所述的作业流执行设备，其特征在于，还包括用户数据存储单元，所述用户数据存储单元用于将至少用户的e-mail地址和权限数据与所述用户的识别信息相关联地进行存储，
其中，所述e-mail发送单元参考所述用户数据存储单元，并将e-mail发送到请求所述作业流的执行的用户的e-mail地址。
5.根据权利要求1所述的作业流执行设备，其特征在于，还包括e-mail生成单元，所述e-mail生成单元用于生成要被所述e-mail发送单元发送的e-mail，
其中，所述e-mail生成单元在所述作业流信息中所设置的各处理步骤的处理结束时生成e-mail，其中在所述作业流信息中记述有与所述处理结束处的步骤有关的信息。
6.一种作业流执行设备的控制方法，所述作业流执行设备根据包括多个处理步骤的作业流来执行处理，所述控制方法包括以下步骤：
发送步骤，用于在作业流处理过程中，将e-mail发送到请求执行所述作业流的用户所使用的装置，其中，根据记述有所述多个处理步骤的处理的内容的作业流信息，来执行所述作业流；以及
控制步骤，用于将在所述发送步骤中要发送的e-mail之前所发送的e-mail的消息Id中的识别信息添加到在所述发送步骤中要发送的所述e-mail，并发送该e-mail，
其中，在所述控制步骤中，将设置在所述发送步骤中要发送的e-mail之前所发送的e-mail的消息Id中的识别信息设置在后面的e-mail的参考字段中，以通过使用安装在所述装置中的e-mail应用软件中所包括的e-mail线程显示功能，将所述作业流的处理过程中所发送的多个e-mail以连续的方式显示在用户所使用的装置中。
7.根据权利要求6所述的控制方法，其特征在于，还包括：
打印步骤，用于在记录薄片上打印；以及
读取步骤，用于读取记录薄片，并获取与该记录薄片相对应的图像数据，
其中，在所述打印步骤中，在所述作业流处理过程中，将所述识别信息打印到记录薄片上，在所述读取步骤中，读取已经打印有所述识别信息的记录薄片，并识别所述识别信息，在所述控制步骤中，将所识别出的所述识别信息添加到e-mail，并发送该e-mail。
8.根据权利要求6或7所述的控制方法，其特征在于，在所述控制步骤中，将如下信息添加到在所述作业流处理的最后处理步骤中所发送的最后的e-mail，所述信息使得能够将该e-mail识别为最后的e-mail，其中，所述控制步骤将X-优先权、X-MSMail-优先权、重要性、敏感度、优先权之一设置在所述最后的e-mail的e-mail头区域中，并将针对各头区域所定义的优先权的特定值作为所述信息添加到该头区域，以使用安装在所述装置中的e-mail应用软件中所包括的e-mail重要性显示功能识别所述作业流处理的结束。
9.根据权利要求6所述的控制方法，其特征在于，还包括存储步骤，所述存储步骤用于将至少用户的e-mail地址和权限数据与所述用户的识别信息相关联地进行存储，
其中，在所述发送步骤中，参考在所述存储步骤中所存储的信息，并将e-mail发送到请求所述作业流的执行的用户的e-mail地址。
10.根据权利要求6所述的控制方法，其特征在于，还包括生成步骤，所述生成步骤用于生成在所述发送步骤中要被发送的e-mail，
其中，在所述生成步骤中，在所述作业流信息中所设置的各处理步骤的处理结束时生成e-mail，其中在所述作业流信息中记述有与所述处理结束处的步骤有关的信息。
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