JP4089706B2 - 文書処理装置、文書処理システム及び文書処理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、画像データ等の情報を区分けして記憶するボックス機能を有する単一の文書処理装置、および該ボックス機能を有する複数の文書処理装置とプリントサーバ等のサーバ装置とがネットワークにより相互に接続されて各種の情報を送受する文書処理システム、並びに文書処理をコンピュータに実行させるための文書処理プログラムに関する。

文書処理装置の一つである近年の画像形成装置は、受信したプリントデータやファクシミリデータを直ちにプリント出力する機能に加えて、ハードディスク等の記憶装置に電子データを一旦記憶し、ユーザの希望のタイミングでプリント出力する機能を有している。

さらに、前記電子データを、ユーザ毎に、あるいはグループ毎に、「ボックス」と称する区分けされた記憶領域に記憶する画像形成装置もある。

こうしたボックスに関する技術としては、受信したファクシミリ情報を区分する工程を備え、受信したファクシミリ情報を、該情報から認識した宛先ごとに分割された宛先専用ボックスに振り分けるファクシミリ装置が開示されている（特許文献１）。

また、親展文書を受信すると、親展先ユーザの個人ボックスにその親展文書を格納するとともに、自身のWebサーバにこの親展文書の記憶先を登録し、その後、親展先ユーザに親展文書を受信したことを電子メールで通知し、これを受けた親展先ユーザが、パーソナルコンピュータから該ファクシミリ装置にアクセスし、ＩＤ、パスワードを入力すると、親展文書へのリンク先を通知し、これを用いて親展文書の閲覧を行うことができるファクシミリ装置が開示されている（特許文献２）。

このようなボックスの技術には、さらに、パスワード等により特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するよう保護された、いわゆる「プライベートボックス」を備えた画像形成装置もある。また、ユーザの使い勝手を考慮し、プライベートボックスと、アクセスに制限を設けない、いわゆる「パブリックボックス」の２種類を同時に備えた画像形成装置もある。

一方、１つの文書を予め定められた複数の回覧先端末に回覧する文書回覧システムが開示されている（特許文献３）。
特開平１１−１９６２０６号公報 特開平１１−２３９２３８号公報 特開２００３−５８６７８号公報

ところで、上記の画像形成装置のプライベートボックスに、そのボックスの所有者以外の者から文書が移動される場合がある。

ところが、プライベートボックスにそのボックスの所有者以外の者から文書が移動されたとしても、そのプライベートボックスの所有者は、プライベートボックスの蓄積内容を確認するまでは、文書が移動されてきたことを認識することができなかった。このため、その文書に対する処理が遅れてしまうのみならず、所有者の知らないうちに多数の移動文書が未処理のまま蓄積されてしまう恐れもあった。

なお、前述した特許文献３の回覧システムは、画像形成装置等の文書処理装置のプライベートボックスを利用したシステムではなく、回覧先端末に対して回覧を行うものであり、回覧先端末は通常はユーザ毎に所有されるものである。このため、ユーザは自己の端末に文書が移動されたことを早期に認識することができるが、プライベートボックスは、１台の文書処理装置で複数のユーザに割り当てられるため、前述した移動文書の処理の遅れや、未処理文書の多数蓄積といった事態を招きやすい。

本発明は、上記の事情に鑑みてなされたものであり、文書処理装置の複数のボックス特にプライベートボックスを使用して、文書を移動させたり新たに蓄積したりするような場合に、プライベートボックスに文書が移動されてきたことや新たな文書が蓄積されたことを、そのプライベートボックスの所有者が速やかに認識することができるとともに、未処理文書が多数蓄積されるのを防止した文書処理装置及び文書処理システム、並びに文書処理プログラムを提供することを目的とする。

上記課題は以下の手段によって解決される。
（１）各種の情報を区分けして記憶するボックスであって、少なくとも、特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するプライベートボックスを含むボックス機能を有する文書処理装置であって、前記プライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から、文書が移動されたときまたは新たな文書が蓄積されたときは、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知すると共に、該プライベートボックスに該所有者自身が蓄積したのではない他の文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知する通知手段、を備えていることを特徴とする文書処理装置。
（２）既にプライベートボックスに蓄積されている文書の中から回覧対象の文書を選択する回覧文書選択手段と、前記回覧文書選択手段により選択された文書を回覧する回覧先のプライベートボックスを選択する回覧先選択手段と、前記回覧先選択手段により選択したプライベートボックス間の回覧順序を指定する回覧順序指定手段と、前記回覧文書選択手段により選択された文書の文書識別番号と、前記回覧順序指定手段により指定された回覧順序とを記憶する回覧リスト記憶手段と、プライベートボックスに蓄積されている文書の処理が終了したことを判断する文書処理終了判断手段と、前記文書処理終了判断手段により文書の処理終了が判断されたとき、前記文書が前記回覧リスト記憶手段によりその文書識別番号が記憶されている文書であれば、前記回覧リスト記憶手段に記憶されている回覧順序の次順位のプライベートボックスに前記文書を移動する蓄積文書移動手段と、をさらに備え、前記通知手段によるプライベートボックスの所有者への通知は、前記文書移動手段により次順位のプライベートボックスに文書が移動されたときに行われる前項１に記載の文書処理装置。
（３）該文書処理装置の全てのボックスを対象に、蓄積された文書の第１の蓄積期限を設定する第１の蓄積期限設定手段と、プライベートボックスに移動される文書について第２の蓄積期限を設定する第２の蓄積期限設定手段と、前記第１の蓄積期限設定手段により設定された第１の蓄積期限と、第２の蓄積期限設定手段により設定された第２の蓄積期限のいずれを優先させるかを選択する優先蓄積期限選択手段と、前記優先蓄積期限選択手段により選択された蓄積期限を経過したときに、蓄積された文書に対して実行する処理を設定する期限切れ文書処理設定手段と、前記優先蓄積期限選択手段により選択された蓄積期限を経過して文書が蓄積されたとき、前記期限切れ文書処理設定手段により設定された処理を実行するよう制御する制御手段と、をさらに備えている前項１または２に記載の文書処理装置。
（４）各種の情報を区分けして記憶するボックスであって、少なくとも、特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するプライベートボックスを含むボックス機能を有する複数の文書処理装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続され、各種の情報を送受する文書処理システムにおいて、前記サーバ装置が、前記文書処理装置のプライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から、文書が移動されたときまたは新たな文書が蓄積されたときは、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知すると共に、該プライベートボックスに該所有者自身が蓄積したのではない他の文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知する通知手段、を備えていることを特徴とする文書処理システム。
（５）前記サーバ装置が、ある文書処理装置のプライベートボックスに蓄積する文書、もしくは既に蓄積されている文書の中から選択された文書を回覧する回覧先として、前記複数の文書処理装置が有するプライベートボックスの中から、１つの回覧先あたり１つ以上のプライベートボックスを選択する回覧先選択手段と、前記回覧先選択手段により選択された回覧先間の回覧順序を指定する回覧順序指定手段と、前記文書の文書識別番号と、前記回覧先選択手段により選択された各回覧先のプライベートボックスと、前記回覧順序指定手段により指定された回覧順序とを記憶する回覧リスト記憶手段と、プライベートボックスに蓄積されている文書の処理が終了したことを判断する処理終了判断手段と、前記処理終了判断手段により文書の処理終了が判断されたとき、少なくとも前記回覧リスト記憶手段により記憶されている各回覧先のプライベートボックスと回覧順序とに基づいて、次に文書を蓄積するプライベートボックスを決定する蓄積先決定手段と、前記蓄積先決定手段により決定されたプライベートボックスに前記文書を移動する文書移動手段と、をさらに備え、前記通知手段によるプライベートボックスの所有者への通知は、前記文書移動手段により次順位のプライベートボックスに文書が移動されたときに行われる前項４に記載の文書処理システム。
（６）各種の情報を区分けして記憶するボックスであって、少なくとも、特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するプライベートボックスを含むボックス機能を有する文書処理装置のコンピュータに実行させるための文書処理プログラムであって、前記プライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から、文書が移動されたときまたは新たな文書が蓄積されたときは、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知すると共に、該プライベートボックスに該所有者自身が蓄積したのではない他の文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知するステップ、をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
（７）既にプライベートボックスに蓄積されている文書の中から回覧対象の文書を選択するステップと、前記選択された文書を回覧する回覧先のプライベートボックスを選択するステップと、前記選択したプライベートボックス間の回覧順序を指定するステップと、前記選択された文書の文書識別番号と、前記指定された回覧順序とを記憶手段に記憶するステップと、プライベートボックスに蓄積されている文書の処理が終了したことを判断するステップと、前記文書の処理終了が判断されたとき、前記文書がその文書識別番号が前記記憶手段に記憶されている文書であれば、前記記憶されている回覧順序の次順位のプライベートボックスに前記文書を移動するステップと、をさらにコンピュータに実行させ、前記通知ステップでは、プライベートボックスの所有者への通知を、前記次順位のプライベートボックスに文書を移動したときに行う前項６に記載の文書処理プログラム。
（８）文書処理装置の全てのボックスを対象に、蓄積された文書の第１の蓄積期限を設定するステップと、プライベートボックスに移動される文書について第２の蓄積期限を設定するステップと、前記設定された第１の蓄積期限と第２の蓄積期限のいずれを優先させるかを選択するステップと、前記選択された蓄積期限を経過したときに蓄積された文書に対して実行する処理を設定するステップと、前記選択された蓄積期限を経過して文書が蓄積されたとき、前記設定された処理を実行するよう制御するステップと、をさらにコンピュータに実行させる前項６または７に記載の文書処理プログラム。
（９）各種の情報を区分けして記憶するボックスであって、少なくとも、特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するプライベートボックスを含むボックス機能を有する複数の文書処理装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続され、各種の情報を送受する文書処理システムにおいて、前記サーバ装置のコンピュータに実行させるための文書処理プログラムであって、前記文書処理装置のプライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から、文書が移動されたときまたは新たな文書が蓄積されたときは、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知すると共に、該プライベートボックスに該所有者自身が蓄積したのではない他の文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知するステップ、をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
（１０）ある文書処理装置のプライベートボックスに蓄積する文書、もしくは既に蓄積されている文書の中から選択された文書を回覧する回覧先として、前記複数の文書処理装置が有するプライベートボックスの中から、１つの回覧先あたり１つ以上のプライベートボックスを選択するステップと、前記選択された回覧先間の回覧順序を指定するステップと、前記文書の文書識別番号と、前記選択された各回覧先のプライベートボックスと、前記指定された回覧順序とを記憶手段に記憶するステップと、プライベートボックスに蓄積されている文書の処理が終了したことを判断するステップと、前記文書の処理終了が判断されたとき、少なくとも前記記憶手段に記憶されている各回覧先のプライベートボックスと回覧順序とに基づいて、次に文書を蓄積するプライベートボックスを決定するステップと、前記決定されたプライベートボックスに前記文書を移動するステップと、をさらにコンピュータに実行させ、前記通知ステップでは、プライベートボックスの所有者への通知を、前記次順位のプライベートボックスに文書を移動したときに行う前項９に記載の文書処理プログラム。

前項（１）に記載の発明では、プライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から文書が移動されたとき、該プライベートボックスの所有者にその旨が通知されるから、そのプライベートボックスの所有者は、自己のプライベートボックスに文書が移動されてきたことを速やかに認識することができ、その文書に対して必要な処理を行うことができる。

しかも、該所有者のプライベートボックスに所有者自身が蓄積したのではない文書が蓄積されていれば、その旨が併せて通知されるから、所有者が知らないまま未処理文書がプライベートボックスに多数蓄積された状態で放置されるのを防止できて、プライベートボックスの所有者にとって便利である上、放置文書によりボックスの記憶領域を狭めてしまうというような不都合もなくすことができる。

前項（２）に記載の発明では、指定された回覧順序にて指定された回覧先に文書が回覧されるが、回覧先のプライベートボックスに文書が移動されたときには、該プライベートボックスの所有者にその旨が通知される。このため、そのプライベートボックスの所有者は、自己のプライベートボックスに回覧文書が移動されてきたことを速やかに認識することができ、必要な処理を行って次の回覧先に回覧することができるから、文書回覧に要する時間を短縮することができる。

しかも、プライベートボックスを用いて文書を回覧するように構成したから、回覧途中でのセキュリティを確保することが可能となる。

前項（３）に記載の発明では、文書処理装置の全ボックスに共通の文書蓄積期限と、移動される文書に対して設定される蓄積期限のどちらを優先させるかが選択可能に構成されているから、通常は装置全体の蓄積期限に従い、文書を回覧して順次作業をしていく場合には装置全体の蓄積文書保持期間よりも長い回覧期限に従う、といったケースバイケースに応じて柔軟に対応することができる。

また、選択された蓄積期限が経過したとき、予め定められた処理の中から選択された処理が実行されるから、プライベートボックスに期限を越えて未処理の文書が存在するのを防止することができる。

前項（４）に記載の発明では、プライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から文書が移動されたとき、サーバ装置は、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知するから、そのプライベートボックスの所有者は、自己のプライベートボックスに文書が移動されてきたことを速やかに認識することができ、その文書に対して必要な処理を行うことができる。

しかも、該所有者のプライベートボックスに所有者自身が蓄積したのではない文書が蓄積されていれば、サーバ装置はその旨を併せて通知するから、所有者が知らないまま未処理文書がプライベートボックスに多数蓄積されたまま放置されるのを防止できて、プライベートボックスの所有者にとって便利である上、放置文書によりボックスの記憶領域を狭めてしまうというような不都合もなくすことができる。

前項（５）に記載の発明では、指定された回覧順序にて指定された回覧先に文書が回覧されるが、回覧先のプライベートボックスに文書が移動されたときには、サーバ装置は該プライベートボックスの所有者にその旨を通知する。このため、そのプライベートボックスの所有者は、自己のプライベートボックスに回覧文書が移動されてきたことを速やかに認識することができ、必要な処理を行って次の回覧先に回覧することができるから、文書回覧に要する時間を短縮することができる。

しかも、プライベートボックスを用いて文書を回覧するように構成したから、回覧途中でのセキュリティを確保することが可能となる。

前項（６）に記載の発明では、プライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から文書が移動されたとき、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知するとともに、該所有者のプライベートボックスに所有者自身が蓄積したのではない文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知する処理を、文書処理装置のコンピュータに実行させることができる。

前項（７）に記載の発明では、指定された回覧順序にて指定された回覧先に文書を回覧し、回覧先のプライベートボックスに文書を移動したときには、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知する処理を、文書処理装置のコンピュータに実行させることができる。

前項（８）に記載の発明では、文書諸装置の全ボックスに共通の文書蓄積期限と、移動される文書に対して設定される蓄積期限のどちらを優先させるかを選択でき、さらに選択された蓄積期限が経過したとき、予め定められた処理の中から選択された処理を、文書処理装置のコンピュータに実行させることができる。

前項（９）に記載の発明では、プライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から文書が移動されたとき、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知するとともに、該所有者のプライベートボックスに所有者自身が蓄積したのではない文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知する処理を、サーバ装置のコンピュータに実行させることができる。

前項（１０）に記載の発明では、指定された回覧順序にて指定された回覧先に文書を回覧し、回覧先のプライベートボックスに文書を移動したときには、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知する処理を、サーバ装置のコンピュータに実行させることができる。

まず、本発明の第１の実施形態を説明する。

図１は、本発明の第１の実施形態に係る文書処理装置である画像形成装置を含むシステムの構成説明図である。

本システムは、画像形成装置１と端末装置２とから構成される。画像形成装置１と端末装置２は、いずれもネットワーク３を介して接続されている。

ここで、ネットワーク３は、LAN（Local Area Network）などの専用回線を用いたネットワーク、一般回線を用いたネットワーク、無線通信によるネットワーク、のいずれであっても構わない。

画像形成装置１は、走査した原稿画像、および端末装置２から送信されたプリントデータから生成した画像の複写画像を用紙上に形成する装置である。また、走査した原稿画像を、ネットワークを介して、端末装置２や、他の画像形成装置に送信する機能も有する。

端末装置２は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、固定記憶装置、モニタ、キーボード、マウス等の接続された一般的なコンピュータ装置である。端末装置２は、ユーザの指示によりプリントデータを生成し、生成したプリントデータを画像形成装置１に送信する。また、それ以外にも端末装置２は画像形成装置１とネットワーク３を介して各種のデータを送受信し、例えば、画像形成装置１が記憶している各種の設定を読み出し、端末装置２で編集した後、画像形成装置１に送り返すことで、画像形成装置１の各種の設定を変更する機能も有する。

図２は画像形成装置１の内部構成を示す図である。画像形成装置１のＣＰＵ１０１には、制御プログラムの格納されたＲＯＭ１０２、作業用のＳＯＲＡＭ（Static Random Access Memory）１０３、画像形成に関わる各種の設定を記憶するバッテリバックアップされたＮＶ・ＲＡＭ（不揮発性メモリ）１０４、時計ＩＣ１０５がバスを介して接続され、制御部１００を構成している。

制御部１００には、原稿画像を読み取る画像読取装置１２０、各種の入力を行うキーや表示部を備えた操作パネル１３０、ネットワーク３を介して接続された端末装置２をはじめとする外部の装置との間で各種の情報を送受信する為のネットワークインターフェイス（ネットワークＩ／Ｆという）１６０、該ネットワークＩ／Ｆ１６０により受信したプリントデータから複写画像を生成するプリンタコントローラ１５０、複写画像を用紙上に形成する画像出力装置１４０が、それぞれバスを介して接続されている。

また、制御部１００には、固定記憶装置１１０がバスを介して接続されている。固定記憶装置１１０は、例えば、ハードディスクドライブからなる。

固定記憶装置１１０は、区分けされた記憶領域である「ボックス」１１１、１１２、１１３・・・を含み、画像読取装置１２０によって読み取った原稿画像、端末装置２から送信されたプリントデータから生成した複写画像、および各種の情報をボックス内に蓄積することができる。ボックスに蓄積した画像、および各種の情報は、プリント出力したり、ネットワークＩ／Ｆ１５０を介して端末装置２に送信したりすることができる。

ボックスには、蓄積されている文書へのアクセスに制限を設けない「パブリックボックス」と、特定のユーザ、もしくはユーザグループにのみをアクセスを許可する「プライベートボックス」の２種類がある。プライベートボックスは、例えば、パスワードによりアクセスを制限するように構成したものである。パスワードを特定のユーザ、もしくはグループに割り当てることで、割り当てられたユーザ、もしくはグループのみがそのボックスに蓄積された文書にアクセスすることができる。

固定記憶装置１１０には、パブリックボックス、プライベートボックス共に、それぞれ１つ以上のボックスを含むことができる。個々のボックスは、ボックス番号により一意に識別される。また、人間が個々のボックスを識別し易いように、名称を付けることも可能である。

パブリックボックス、プライベートボックス共に、１つのボックスには、１つ以上の文書を蓄積することができる。ボックスに蓄積する文書には、全てのボックスを跨って文書を一意に識別する文書番号が付される。また、ボックスと同様に、文書名を付けることが可能である。

ボックス１１１、１１２、１１３・・・は、操作パネル１３０での操作により作成される。このとき、ボックス番号、ボックス名称、ボックスの種類（パブリックボックス、もしくはプライベートボックス）がこの操作パネル１３０により入力され、固定記憶装置１１０に記憶される。プライベートボックスの場合、さらにパスワードが入力され、固定記憶装置１１０に記憶される。

また、ボックスは、操作パネル１３０での操作により削除することができる。

以下、画像形成装置１における処理の流れを説明する。
［１−１］画像形成装置１の全体処理
まず、図３に示すフローチャートに即して、画像形成装置１の全体処理フローを説明する。この処理は、ＲＯＭ１０２に格納されたプログラムに従ってＣＰＵ１０１が動作することにより実行される。

ＣＰＵ１０１では、電源の投入等により処理が開始される。まず、メモリのクリア、標準モードの設定等の初期化処理が行われる（ステップＳ３０１）。

初期化処理が終了すると、画像形成装置１の操作パネル１３０上のキースイッチ群および表示部上での操作により、ユーザから何らかの処理要求（原稿の走査と複写処理、各種の設定処理、など）が為されたかどうかを確認する（ステップＳ３０３）。処理が要求されていなければ（ステップＳ３０３でＮＯの場合）、ステップＳ３０５に進む。

ユーザから何らかの処理要求が為された場合（ステップＳ３０３でＹＥＳの場合）、それが走査した原稿画像をボックスに蓄積する走査原稿の蓄積処理であれば（ステップＳ３１１でＹＥＳの場合）、走査原稿の蓄積処理を実行する（ステップＳ３１３）。走査原稿の蓄積処理については、後に詳しく説明する。

ユーザから要求された処理が、既にボックスに蓄積されている文書の回覧要求であれば（ステップＳ３１５でＹＥＳの場合）、蓄積文書の回覧処理１を実行する（ステップＳ３１７）。蓄積文書の回覧処理１については、後に詳しく説明する。

ユーザから要求された処理が蓄積文書の出力処理であれば（ステップＳ３１９でＹＥＳの場合）、蓄積文書の出力処理１を実行する（ステップＳ３２１）。蓄積文書の出力とは、蓄積文書のプリント、もしくは端末装置２などの外部の装置への蓄積文書の送信である。蓄積文書の出力処理１については、後に詳しく説明する。

ユーザから要求された処理が蓄積文書の処理終了処理であれば（ステップＳ３２３でＹＥＳの場合）、蓄積文書の処理終了処理１を実行する（ステップＳ３２５）。蓄積文書の処理終了処理１については、後に詳しく説明する。

ユーザから要求された処理が上記のいずれでもないその他の処理であれば、要求された処理を実行する（ステップＳ３２７）。ここで、その他の処理とは、例えば、原稿の走査と複写処理、ＮＶ−ＲＡＭ１０４に記憶されている各種設定の変更処理、などである。

また、この処理には、画像形成装置１における文書蓄積期限１の設定、蓄積期限１と個々の回覧文書の蓄積期限２のどちらを優先させるかの選択、優先選択されている蓄積期限が経過した場合に実行する処理の選択が含まれる。ここで、蓄積期限が経過した場合に実行する処理とは、蓄積文書を削除する、ボックス所有者に警告する、もしくは次の回覧先に強制的に回覧する、といった処理である。

このように、画像形成装置１の全ボックスに共通の蓄積期限１と、回覧される文書に対して設定される蓄積期限２のどちらを優先させるかが選択可能に構成されているから、回覧文書の種類や画像形成装置の利用状況等に応じて、蓄積期限の選択自由度が拡大し、使い勝手のよいものとなる。例えば、通常は装置全体の蓄積期限に従い、文書を回覧して順次作業をしていく（追記していく）場合には装置全体の蓄積文書保持期間よりも長い回覧期限に従う、といった使い方ができる。

ユーザから要求された処理がすべて終了したら、ステップＳ３０５に進む。

ステップＳ３０５では、ネットワーク３を介して端末装置２などの外部の装置から何らかの処理要求（文書のプリント処理、各種の設定処理など）が為されたかどうかチェックする。外部の装置から処理要求がなされていない場合（ステップＳ３０５でＮＯの場合）、ステップＳ３４５に進む。

外部の装置から何らかの処理要求が為された場合（ステップＳ３０５でＹＥＳの場合）、それが文書をボックスに蓄積する蓄積ジョブであれば（ステップＳ３３１でＹＥＳの場合）、蓄積ジョブの処理１を実行する（ステップＳ３３３）。蓄積ジョブの処理１については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が、既にボックスに蓄積されている文書の回覧要求であれば（ステップＳ３３５でＹＥＳの場合）、蓄積文書の回覧処理２を実行する（ステップＳ３３７）。蓄積文書の回覧処理２については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が蓄積文書の処理終了処理であれば（ステップＳ３３９でＹＥＳの場合）、蓄積文書の処理終了処理２を実行する（ステップＳ３４１）。蓄積文書の処理終了処理２については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が、上記のいずれでもないその他の処理である場合、要求された処理を実行する（ステップＳ３４３）。ここで、その他の処理とは、例えば、文書のプリント処理、ＮＶ−ＲＡＭ１０４に記憶されている各種設定の変更処理、などである。

外部の装置から要求された処理がすべて終了したら、ステップＳ３４５に進み、ステップＳ３２７の処理により蓄積期限が設定されているかどうかを判断する。

蓄積期限が設定されていれば（ステップＳ３４５でＹＥＳの場合）、ステップＳ３４７で、該蓄積期限を経過している文書が存在していないか確認し、存在していれば（ステップＳ３４７でＹＥＳの場合）、ステップＳ３２７の処理で選択されている処理、例えば前述した蓄積文書の削除、ボックス所有者への警告、次の回覧先への強制的回覧等の処理を実行する（ステップＳ３４９）。

処理の実行後、ステップＳ３０３に戻り、前述の処理を繰り返す。なお、ステップＳ３４５で蓄積期限が設定されていない場合（ステップＳ３４５でＮＯの場合）や、ステップＳ３４７で蓄積期限を経過している文書が存在しない場合（ステップＳ３４７でＮＯの場合）も、ステップＳ３０３に戻る。

この実施形態では、上述したように、文書の蓄積期限が経過したとき、予め定められた処理の中から選択された処理が実行されるから、プライベートボックスに期限を越えて未処理の文書が長期間存在するのを有効に防止することができる。
［１−２］走査原稿の蓄積処理
次に、図３のステップＳ３１３：走査原稿の蓄積処理を、図４と図５のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

画像形成装置１は、操作パネル１３０から走査原稿の蓄積処理が要求されたら、まず、操作した原稿の蓄積に関する設定を行う蓄積先設定画面を操作パネル１３０に表示する（ステップＳ４０１）。

図６に蓄積先設定画面の一例を示す。蓄積先設定画面には、画像形成装置１に登録されているボックスの一覧が表示される。ユーザは、ボックスの一覧から走査した原稿を蓄積する蓄積先のボックスを選択する。なお、図６以降の画面図において、斜線で示す部分は選択されていることを示している。

蓄積先設定画面には、「ＯＫ」ボタンと「キャンセル」ボタンがあり、「ＯＫ」ボタンは蓄積先の設定を確定し、走査原稿の蓄積処理を実行する。一方、「キャンセル」ボタンは、走査原稿の蓄積処理をキャンセルする。

「回覧設定」ボタンは、蓄積した走査原稿を回覧する場合に、回覧処理に関する各種の設定を行う為のボタンである。

蓄積先設定画面で「キャンセル」ボタンが押下されると（ステップＳ４０３でＹＥＳの場合）、走査原稿の蓄積処理をキャンセルし、本処理を終了する。「回覧設定」ボタンを押下すると（ステップＳ４０５でＹＥＳの場合）、回覧に関する設定を行う回覧先設定画面を操作パネル１３０に表示し（図５のステップＳ５０１）、回覧に関する各種の設定を行う。

図７に回覧先設定画面の一例を示す。回覧先設定画面には、画像形成装置１に登録されているボックスの一覧（以下、登録ボックス一覧）と、回覧先として選択したボックスの一覧（以下、回覧先ボックス一覧）が表示される。登録ボックス一覧から回覧先とするボックスを選択し、「追加→」ボタンを押下すると、選択したボックスが回覧先に追加され、回覧先ボックス一覧に表示される。逆に、「←削除」ボタンを押下すると、回覧先ボックス一覧で選択されているボックスが回覧先から削除され、回覧先ボックス一覧から削除される。

また、回覧先ボックス一覧には、回覧先として選択したボックスが、回覧順序に従って上から順に表示される。「↑上へ」ボタンを押下すると、回覧先ボックス一覧で選択されているボックスが１つ上のボックスと入れ替わり、該ボックスの回覧順序が１つ上がる。逆に、「↓下へ」ボタンを押下すると、回覧先ボックス一覧で選択されているボックスが１つ下のボックスと入れ替わり、該ボックスの回覧順序が１つ下がる。

「機能限定」ボタンは、回覧先のボックス毎に、個々のボックスに蓄積された回覧文書に対して実行することができる機能を制限する為の設定を行うボタンである。

また、「マスク」ボタンは、回覧先のボックス毎に、個々のボックスに蓄積された文書を出力するときに文書の中でマスクする領域を指定する為のボタンである。

回覧先設定画面で「キャンセル」ボタンが押下されると（ステップＳ５０３でＹＥＳの場合）、回覧先の設定をキャンセルする。

回覧先設定画面で「機能限定」ボタンが押下されると（ステップＳ５０５でＹＥＳの場合）、機能限定画面を表示する（ステップＳ５１１）。図８に機能限定画面の一例を示す。機能限定画面では、蓄積文書のプリントと送信について、それぞれ許可するか禁止するかを選択することができるように構成されている。

機能限定画面で「キャンセル」ボタンが押下されると（ステップＳ５１３でＹＥＳの場合）、機能限定をキャンセルし、機能限定画面を消去し、回覧先設定画面に戻る（ステップＳ５０７に進む）。

機能限定画面で「ＯＫ」ボタンが押下されると（ステップＳ５１５でＹＥＳの場合）、機能限定を確定し、機能限定画面を消去し、回覧先設定画面に戻る（ステップＳ５０７に進む）。

「ＯＫ」ボタン、もしくは「キャンセル」ボタンが押下されるまでは、機能限定画面を表示し続ける。

回覧先設定画面で「マスク設定」ボタンが押下されると（ステップＳ５０７でＹＥＳの場合）、マスク設定画面を表示する（ステップＳ５２１）。

図９にマスク設定画面の一例を示す。マスク設定画面には文書とマスク領域として登録された領域の一覧が表示される。表示されている文書からマスクする領域を選択し、「追加→」ボタンを押下すると、選択された領域がマスク領域として登録され、マスク領域の一覧にページ番号と該ページでの縦軸位置の範囲が表示される。逆に、「←削除」ボタンを押下すると、マスク領域の一覧で選択されている領域がマスク領域の一覧から削除され、マスク対象から削除される。

マスク設定画面で「キャンセル」ボタンが押下されると（ステップＳ５２３でＹＥＳの場合）、マスク設定をキャンセルし、マスク設定画面を消去し、回覧先設定画面に戻る（ステップＳ５０９に進む）。

マスク設定画面で「ＯＫ」ボタンが押下されると（ステップＳ５２５でＹＥＳの場合）、マスク設定を確定し、マスク設定画面を消去し、回覧先設定画面に戻る（ステップＳ５０９に進む）。

「ＯＫ」ボタン、もしくは「キャンセル」ボタンが押下されるまでは、マスク設定画面を表示し続ける。

回覧先設定画面で「ＯＫ」ボタンが押下されると（ステップＳ５０９でＹＥＳの場合）、回覧先の設定を確定し、回覧先設定画面を消去して蓄積先設定画面に戻る（図４のステップＳ４１３に進む）。

蓄積先設定画面で「ＯＫ」ボタンを押下すると（ステップＳ４１３でＹＥＳの場合）、回覧管理リスト１を固定記憶装置１１０に記憶する（ステップＳ４１５）。回覧管理リスト１としては、回覧する文書の文書番号と回覧を開始した日時（回覧開始日時）に加えて、回覧先の情報として下記の情報を回覧先ごとに記憶する。

１）回覧先のボックスのボックス番号
２）実行可能な機能
３）マスク領域の情報
４）処理終了フラグ（処理が終了したか否かを示すフラグ）
５）処理終了日時（処理の終了した日時）
図１０に回覧管理リスト１の一例を示す。回覧管理リスト１は、回覧する１つの文書毎に作成される。

回覧開始日時には、蓄積先設定画面で「ＯＫ」ボタンが押下された日時を格納する。実行可能な機能には、機能限定画面で設定された機能毎の許可／禁止の設定がセットされる。マスク領域の情報には、マスク設定画面で設定されたマスク領域の情報が「ページ範囲１，開始Ｙ座標１−終了Ｙ座標１；ページ範囲２，開始Ｙ座標２一終了Ｙ座標２；．．．」の書式でセットされる。処理終了フラグは、その回覧先での文書に対する処理が終了したか否かを示すフラグであり、後述する蓄積文書の処理終了処理により「done」にセットされる。初期状態ではブランクである。同様に、処理終了日時も、後述する蓄積文書の処理終了処理により処理の終了した日時がセットされる。初期状態ではブランクである。

最後に、原稿読取り装置１２０により原稿を走査し（ステップＳ４１７）、走査した原稿画像を蓄積先設定画面で選択されたボックスに蓄積する（ステップＳ４１９）。

次いで、回覧指示がなされているかどうか、つまり蓄積した文書が回覧文書であるかどうかを調べ（ステップＳ４２１）、回覧文書であれば（ステップＳ４２１でＹＥＳの場合）、蓄積先のプライベートボックスに、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されているかどうかを確認する（ステップＳ４２３）。このような確認は、固定記憶装置１１０に記憶されているボックス管理情報を参照して行うことができる。そして、ステップ４２５で、そのプライベートボックスの所有者に、電子メール（E-mail）等で通知を行い、走査原稿の蓄積処理を終了する。回覧文書でなければ（ステップＳ４２１でＮＯの場合）、通知を行うことなく処理を終了する。

通知の内容は、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されていない場合には、回覧文書が蓄積されたことを知らせる内容であり、プライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨と回覧文書が蓄積されたことの両方を知らせる内容である。所有者自らが蓄積したのではない文書とは、ファクシミリやE-mailなどの通信手段を介して受信して蓄積した文書、などである。

また、長い間、蓄積されたままで使用されていない（取り出されてもプリントされてもいない）文書の一覧を回覧通知と同時に通知するのも良い。

プライベートボックスの所有者への通知宛先は、回覧指示する時に回覧先のボックスを指定するのと同時に指定し、回覧管理リスト１にボックス番号と関連付けて記憶しておけばよい。

このように、プライベートボックスに回覧文書が蓄積されたとき、該プライベートボックスの所有者にその旨が通知されるから、そのプライベートボックスの所有者は、自己のプライベートボックスに回覧文書が蓄積されたことを速やかに認識することができ、その文書に対して必要な処理を行うことができる。

しかも、前記プライベートボックスに所有者自身が蓄積したのではない文書が蓄積されていれば、その旨が併せて通知されるから、所有者が知らないまま未処理文書がプライベートボックスに多数蓄積された状態で放置されるのを防止でき、プライベートボックスの所有者にとって便利である。しかも、放置文書によりボックスの記憶領域を狭めてしまう不都合もない。

なお、ユーザが自らのプライベートボックスに回覧文書を蓄積するときは、所有者以外の蓄積文書の確認（ステップＳ４２１）、所有者への通知（ステップＳ４２１）は行わなくても良い。また、回覧文書の蓄積でなければ通知を行わない構成としたが、回覧文書であるか否かにかかわらず、新たな文書の蓄積がなされたときは通知する構成としても良い。
［１−３］蓄積文書の回覧処理１
次に、図３のステップＳ３１７：蓄積文書の回覧処理１を、図１１のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

画像形成装置１は、操作パネル１３０での操作により蓄積文書の回覧処理が要求されたら、操作パネル１３０に蓄積文書の回覧設定画面を表示する（ステップＳ１１０１）。

図１２に、蓄積文書の回覧設定画面の一例を示す。蓄積文書の回覧設定画面には、画像形成装置１に登録されているボックスの一覧（以下、登録ボックス一覧）と、この登録ボックスー覧で選択されているボックス内に蓄積されている文書の一覧（以下、蓄積文書一覧）を表示する。

蓄積文書の回覧設定画面には、「ＯＫ」ボタンと「キャンセル」ボタンがあり、「ＯＫ」ボタン、もしくは「キャンセル」ボタンが押下されるまで、本画面を表示し続ける。「ＯＫ」ボタンは蓄積文書の回覧設定を確定し、選択した蓄積文書の回覧処理を実行する。一方、「キャンセル」ボタンは、蓄積文書の回覧処理をキャンセルする。

蓄積文書の回覧設定画面で「回覧設定」ボタンを押下すると、前述の回覧先の設定画面が表示され、回覧先の設定を行うことができる。回覧先の設定画面は、図７に示したものと同一である為、ここでは重複する説明を省略する。

蓄積文書の回覧設定画面で「キャンセル」ボタンが押下されると（ステップＳ１１０３でＹＥＳの場合）、蓄積文書の回覧処理をキャンセルし、本処理を終了する。

「回覧設定」ボタンを押下すると（ステップＳ１１０５でＹＥＳの場合）、回覧先設定画面を操作パネル１３０に表示し（ステップＳ１１０７）、回覧に関する各種の設定を行う。

回覧先設定画面で「キャンセル」ボタンを押下すると（ステップＳ１１０９でＹＥＳの場合）、蓄積文書の回覧処理をキャンセルし、本処理を終了する。

回覧先設定画面で「ＯＫ」ボタンを押下すると（ステップＳ１１１１でＹＥＳの場合）、蓄積先設定画面を操作パネル１３０に表示し、蓄積先設定画面で「ＯＫ」ボタンを押下すると（ステップＳ１１１３でＹＥＳの場合）、回覧管理リスト１を固定記憶装置１１０に記憶したのち（ステップＳ１１１５）、ステップＳ１１１６に進む。回覧管理リスト１は、図１０を用いて説明した回覧管理リスト１と同一であり、ここでは重複した説明を割愛する。尚、回覧する文書の文書番号には、蓄積文書の回覧設定画面で選択された文書の文書番号をセットする。

次いで、ステップＳ１１１６では、回覧文書を回覧先リスト１の最初の回覧先のプライベートボックスへ移動させたのち、そのプライベートボックスに、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されているかどうかを確認する（ステップＳ１１１７）。そして、ステップＳ１１１８で、そのプライベートボックスの所有者に、電子メール（E-mail）等で通知を行う。

通知の内容は、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されていない場合には、回覧文書が移動されたことを知らせる内容であり、プライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨と回覧文書が移動されたことの両方を知らせる内容である。所有者自らが蓄積したのではない文書とは、ファクシミリやE-mailなどの通信手段を介して受信して蓄積した文書、などである。

また、長い間、蓄積されたままで使用されていない（取り出されてもプリントされてもいない）文書の一覧を回覧通知と同時に通知するのも良い。

プライベートボックスの所有者への通知宛先は、回覧指示する時に回覧先のボックスを指定するのと同時に指定し、回覧管理リスト１にボックス番号と関連付けて記憶しておけばよい。

このように、プライベートボックスに回覧文書が移動されたとき、該プライベートボックスの所有者にその旨が通知されるから、そのプライベートボックスの所有者は、自己のプライベートボックスに文書が移動されてきたことを速やかに認識することができ、その文書に対して必要な処理を行うことができる。

しかも、前記プライベートボックスに所有者自身が蓄積したのではない文書が蓄積されていれば、その旨が併せて通知されるから、所有者が知らないまま未処理文書がプライベートボックスに多数蓄積された状態で放置されるのを防止でき、プライベートボックスの所有者にとって便利である。しかも、放置文書によりボックスの記憶領域を狭めてしまう不都合もない。
［１−４］蓄積文書の出力処理１
次に、図３のステップＳ３２１：蓄積文書の出力処理１を、図１３のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

蓄積文書の出力処理が要求された場合、ユーザは操作パネル１３０での操作により、出力する蓄積文書を指定する。

指定された蓄積文書が回覧文書でない、通常の蓄積文書であれば（ステップＳ１３０１でＮＯの場合）、指定された蓄積文書を出力し（ステップＳ１３２５）、本蓄積文書の出力処理を終了する。

指定された蓄積文書が回覧文書であるか否かは、指定された蓄積文書の文書番号が記された回覧管理リスト１が固定記憶装置１１０に記憶されているか否かによって判断する。

指定された文書が回覧文書である場合（ステップＳ１３０１でＹＥＳの場合）、回覧管理リスト１の「機能制限」欄を参照し、実行しようとする出力機能が実行許可されているかどうか確認する（ステップＳ１３１１）。実行しようとする出力機能の実行が禁止されている場合（ステップＳ１３１１でＹＥＳの場合）、操作パネル１３０に指定された機能の実行が禁止されている旨の警告を表示し（ステップＳ１３１３）、本蓄積文書の出力処理を終了する。

実行しようとする機能の実行が許可されている場合（ステップＳ１３１１でＮＯの場合）、回覧管理リスト１の「マスク領域」欄を参照し、マスク領域が指定されているか否かを確認する（ステップＳ１３１５）。マスク領域が指定されていれば（ステップＳ１３１５でＹＥＳの場合）、指定されているマスク領域をマスクする（ステップＳ１３２１）。このマスクする処理とは、指定された領域を塗りつぶしたり、アスタリスク「＊」等の所定の記号に置き換えたりする処理である。

その後、マスクした蓄積文書をプリント、もしくは外部の装置に送信する（ステップＳ１３２５）。

上述したように、この実施形態では、プライベートボックス毎に機能の実行制限やマスク指定がなされているから、例えば、回覧文書が機密性の高い文書であるような場合に、プライベートボックス所有者の権限等に応じて機能制限やマスク指定を換えることで、セキュリティを確保しながら回覧を行うことが可能となる。
［１−５］蓄積文書の処理終了処理１
図３のステップＳ３２５：蓄積文書の処理終了処理１について、図１４のフローチャートに基づいて詳しく説明する。なお、この処理は、例えば回覧文書を移動されたプライベートボックスの所有者が、回覧文書の処理の終了を要求したときに、行われるものである。

操作パネル１３０での操作により蓄積文書の処理終了が要求された場合、回覧蓄積文書の処理終了画面を操作パネル１３０に表示する（ステップＳ１４０１）。

図１５に回覧蓄積文書の処理終了画面の一例を示す。回覧蓄積文書の処理終了画面には、画像形成装置１に登録されているボックスの一覧（以下、登録ボックス一覧）と、この登録ボックス一覧で選択されているボックス内に蓄積されている文書の一覧（以下、蓄積文書一覧）を表示する。回覧蓄積文書の処理終了画面は、「閉じる」ボタンが押下されるまで（ステップＳ１４０３でＹＥＳ野場合）、表示しつづける。

「処理終了」ボタンは、蓄積文書一覧で選択されている蓄積文書の処理が終了したことを指示する為のボタンである。ただし、「処理終了」ボタンは、蓄積文書一覧で選択されている蓄積文書が回覧中の文書である場合にのみ押下することができるよう制御される。

回覧文書を処理したユーザが、自己のプライベートボックスを指示して回覧文書を選択し、「処理終了」ボタンを押下すると（ステップＳ１４０５でＹＥＳの場合）、処理が終了したものと判断し、回覧管理リスト１の処理終了フラグ欄に「done」をセットし、「回覧終了日時」欄に「処理終了」ボタンが押下された日時をセットする（ステップＳ１４０７）。

つぎに、回覧管理リスト１を参照し、次の回覧先が存在するかどうかを確認する（ステップＳ１４０９）。次の回覧先が存在すれば（ステップＳ１４０９でＮＯの場合）、蓄積文書を次の回覧先のボックスに移動させる（ステップＳ１４１１）。次いで、そのプライベートボックスに、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されているかどうかを確認する（ステップＳ１４１２）。そして、そのプライベートボックスの所有者に、電子メール等で通知を行う（ステップＳ１４１３）。

通知の内容は、前述したのと同様に、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されていない場合には、回覧文書が移動されたことを知らせる内容であり、プライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨と回覧文書が移動されたことの両方を知らせる内容である。

また、長い間、蓄積されたままで使用されていない（取り出されてもプリントされてもいない）文書の一覧を回覧通知と同時に通知するのも良い。

このようなプライベートボックス所有者への通知により、前記所有者は、自己のプライベートボックスに回覧文書が移動されてきたことや、あるいはさらに、自身が蓄積したのではない文書が蓄積されていることを認識でき、必要な処理を早期に行うことができる。

一方、次の回覧先が存在しなければ（ステップＳ１４０９でＹＥＳの場合）、回覧終了時の処理を行う（ステップＳ１４２１）。回覧終了時の処理とは、蓄積文書を削除する、予め指定された宛先に回覧が終了した旨を通知する、といった処理である。このような回覧終了処理により、回覧文書が必要以上に長時間放置されるのを防止することができる。
［１−６］蓄積ジョブの処理１
次に、図３のステップＳ３３３：蓄積ジョブ１の処理を、図１６のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

画像形成装置１は、端末装置２などの外部の装置から蓄積ジョブを受信すると、まず、指定されたボックスが存在するか否かを確認する（ステップＳ１６０１）。指定されたボックスが存在しなければ、操作パネル１３０にその旨を表示し（ステップＳ１６０３）、本蓄積ジョブの処理を終了する。

蓄積ジョブでは、端末装置２から画像形成装置１に文書を送信して用紙上に複写画像を形成する通常のプリントと同様に、端末装置２から画像形成装置１にプリントデータが送信される。

ただし、蓄積ジョブの場合、プリントデータ内にそれが蓄積ジョブである旨が記される。このとき、文書を蓄積する蓄積先のボックスのボックス番号が同時に指定される。これは、例えば、プリントジョブを制御する一般的な言語であるPJL（Print Job Language）を用いて、プリントデータ内に「＠PJL SET STOREINBOX＝ON」、「＠PJL SET BOXTOSTORE＝123」のように蓄積ジョブである旨と蓄積先のボックス番号を指定する。

指定されたボックスが存在すれば（ステップＳ１６０１でＹＥＳの場合）、指定されたボックスにプリントデータから生成した画像データを蓄積文書として蓄積する（ステップＳ１６０５）。

つぎに、蓄積した文書の回覧が指定されているか否かを確認する（ステップＳ１６０７）。回覧が指定されていなければ（ステップＳ１６０７でＮＯの場合）、本蓄積ジョブの処理を終了する。

蓄積する文書の回覧の指定は、例えば、プリントデータ内に「＠PJL SET BOXTOCIRCULATE1＝“1344，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”」、「＠PJL SET BOXTOCIRCULATE2＝“1506，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”」、… というように、「”ボックス番号，機能実行可否（プリント），実行可否（送信），マスク領域”」（「マスク領域」は、「ページ指定，開始Ｙ座標−終了Ｙ座標」の書式で複数指定することができる）という書式で回覧先のボックスの数だけPJLを記述する。

蓄積した文書の回覧が指定されている場合（ステップＳ１６０７でＹＥＳの場合）、回覧管理リスト１を固定記憶装置１１０に記憶する（ステップＳ１６０９）。回覧管理リスト１は、図１０を用いて説明した回覧管理リスト１と同一であり、ここでは重複した説明を割愛する。尚、回覧開始日時には、現在日時をセットする。

次いで、蓄積したプライベートボックスに、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されているかどうかを確認する（ステップＳ１６１１）。そして、そのプライベートボックスの所有者に、電子メール等で通知を行い（ステップＳ１６１３）、本処理を終了する。

通知の内容は、前述したのと同様に、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されていない場合には、回覧文書が蓄積されたことを知らせる内容であり、プライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨と回覧文書が蓄積されたことの両方を知らせる内容である。

また、長い間、蓄積されたままで使用されていない（取り出されてもプリントされてもいない）文書の一覧を回覧通知と同時に通知するのも良い。

このようなプライベートボックス所有者への通知により、前記所有者は、自己のプライベートボックスに回覧文書が蓄積されたことや、あるいはさらに、自身が蓄積したのではない文書が蓄積されていることを認識でき、必要な処理を早期に行うことができる。
［１−７］蓄積文書の回覧処理２
次に、図３のステップＳ３３７：蓄積文書の回覧処理２を、図１７のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

端末装置２は、画像形成装置１から画像形成装置１に登録されているすべてのボックスの一覧（以下、登録ボックス一覧）を取得し、モニタに表示する。さらに、登録ボックス一覧から選択されたボックスに蓄積されているすべての文書の一覧（以下、蓄積文書一覧）を取得し、モニタに表示する。端末装置２を操作するユーザは、該蓄積文書一覧から回覧する文書を選択し、該文書を回覧する回覧先のボックスを登録ボックス一覧の中から１つ以上選択する。

端末装置２は、上記のユーザ操作の結果、下記のPJLだけを含むプリントデータを画像形成装置１に送信する。

％−12345X＠PJL
＠PJL SET CIRCULATEDOCUMENT＝ON
＠PJL SET DOCUMENTTOCIRCULATE＝“123，1001”
＠PJL SET BOXTOCIRCULATE1＝“1344，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”
＠PJL SET BOXTOCIRCULATE2＝“1506，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”
＠PJL SET BOXTOCIRCULATE3＝“1506，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”
％−12345X
「＠PJL SET CIRCULATEDOCUMENT＝ON」により、既に蓄積されている文書を回覧することを指定する。また、「＠PJL SET DOCUMENTTOCIRCULATE＝“123，1001”」は、回覧する蓄積文書を「“ボックス番号，文書番号”」の書式で指定する。「＠PJL SET BOXTOCIRCULATEx＝」（x＝1，2，3）の指定は、前述の蓄積ジョブの処理１で説明した指定と同一であり、ここでは重複する説明を割愛する。

画像形成装置１は、上記のプリントデータを受信すると、まず指定されたボックス番号のボックスに指定された文書番号の文書が存在するかどうか確認する（ステップＳ１７０１）。指定された文書が存在しなければ（ステップＳ１７０１でＮＯの場合）、操作パネル１３０にその旨を警告表示し（ステップＳ１７０３）、本回覧処理を終了する。

指定された文書が存在すれば（ステップＳ１７０１でＹＥＳの場合）、回覧管理リスト１を固定記憶装置１１０に記憶したのち（ステップＳ１７０９）、ステップＳ１７０７に進む。回覧管理リスト１は、図１０を用いて説明した回覧管理リスト１と同一であり、ここでは重複した説明を割愛する。尚、文書番号には、「＠PJL SET DOCUMENTTOCIRCULATE＝“123，1001”」で指定された文書番号を、回覧開始日時には現在日時をセットする。

ステップＳ１７０７では、回覧文書を回覧先リスト１の最初の回覧先のプライベートボックスへ移動させる（ステップＳ１７０７）。次いで、そのプライベートボックスに、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されているかどうかを確認する（ステップＳ１７０９）。そして、そのプライベートボックスの所有者に、電子メール等で通知を行ったのち（ステップＳ１７１１）、本処理を終了する。

通知の内容は、前述したのと同様に、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されていない場合には、回覧された文書が移動されたことを知らせる内容であり、プライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨と回覧された文書が移動されたことの両方を知らせる内容である。

また、長い間、蓄積されたままで使用されていない（取り出されてもプリントされてもいない）文書の一覧を回覧通知と同時に通知するのも良い。
［１−８］蓄積文書の終了処理２
図３のステップＳ３４１：蓄積文書の終了処理２について、図１８のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

端末装置２は、画像形成装置１に登録されているすべてのボックスの一覧（以下、登録ボックス一覧）を画像形成装置１から取得し、モニタに表示する。さらに、登録ボックス一覧から選択されたボックスに蓄積されているすべての文書の内、回覧中の文書の一覧（以下、回覧蓄積文書一覧）を取得し、モニタに表示する。端末装置２を操作するユーザは、該回覧蓄積文書一覧から処理を終了する文書を選択する。

端末装置２は、上記のユーザ操作の結果、下記のPJLだけを含むプリントデータを画像形成装置１に送信する。

％−12345X＠PJL
＠PJL SET ENDOFPROCESSING＝“123，1001”
％−12345X
「＠PJL SET ENDOFPROCESSING＝“123，1001”」は、処理を終了する蓄積文書を「”ボックス番号，文書番号”」の書式で指定する。

画像形成装置１は、上記のプリントデータを受信すると、まず指定された文書が回覧中かどうか確認する（ステップＳ１８０１）。指定された文書が回覧中の文書でなければ（ステップＳ１８０１でＮＯの場合）、本処理を終了する。

指定された文書が回覧中の文書であれば（ステップＳ１８０１でＹＥＳの場合）、回覧管理リスト１を更新する（ステップＳ１８０３）。すなわち、回覧管理リスト１の処理終了フラグ欄に「done」をセットし、「回覧終了日時」欄に前記プリントデータを受信した日時をセットする。

つぎに、回覧管理リスト１を参照し、次の回覧先が存在するかどうかを確認する（ステップＳ１８０５）。次の回覧先が存在すれば（ステップＳ１８０５でＮＯの場合）、蓄積文書を次の回覧先のボックスに移動させる（ステップＳ１８０７）。次いで、そのプライベートボックスに、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されているかどうかを確認する（ステップＳ１８１３）。そして、そのプライベートボックスの所有者に、電子メール等で通知を行う（ステップＳ１８１５）。

通知の内容は、前述したのと同様に、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されていない場合には、回覧された文書が移動されたことを知らせる内容であり、プライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨と回覧された文書が移動されたことの両方を知らせる内容である。

また、長い間、蓄積されたままで使用されていない（取り出されてもプリントされてもいない）文書の一覧を回覧通知と同時に通知するのも良い。

一方、次の回覧先が存在しなければ（ステップＳ１８０５でＹＥＳの場合）、回覧終了時の処理を行う（ステップＳ１８１１）。回覧終了時の処理とは、蓄積文書を削除する、予め指定された宛先に回覧が終了した旨を通知する、といった処理である。このような回覧終了処理により、回覧文書が必要以上に長時間放置されるのを防止することができる。

以上、説明したように、実施形態１の画像形成装置では、原稿を走査して得た文書、あるいは既にプライベートボックスに蓄積されている文書、さらには外部の端末から受信した文書、あるいはさらに外部の端末から指定された既にプライベートボックスに蓄積されている文書が、指定されたプライベートボックスに移動され、該文書の処理が終了したと判断されると、該文書が次順位の回覧先のプライベートボックスに移動される。

こうして、指定した順序で回覧文書が回覧されていくから、１つの文書を順次回覧し、文書を編集しながら仕上げていくといった操作が可能となり、極めて便利である。

しかも、回覧先のプライベートボックスに文書が移動されたときには、該プライベートボックスの所有者にその旨が通知されため、そのプライベートボックスの所有者は、自己のプライベートボックスに回覧文書が移動されてきたことを速やかに認識することができる。このため、必要な処理を行って次の回覧先に回覧することができるから、文書回覧に要する時間を短縮することができる。

さらに、回覧通知と併せて、プライベートボックスの所有者が蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨も通知されるから、その文書に対しても必要な処理を早期に行うことができる。

しかも、プライベートボックスを用いて文書を回覧するように構成したから、回覧途中でのセキュリティを確保することが可能となる。また、回覧順序を画像形成装置において管理するよう構成した為、ある回覧先から次の回覧先への回覧の遅れが発生することがない。
（実施形態２）
以下、本発明の第２の実施形態を説明する。

図１９は、本発明の第２の実施形態である画像形成システムの構成説明図である。

本システムは、複数台の画像形成装置1−x（x：1〜n）と端末装置２とサーバ装置４から構成される。画像形成装置1−x（x：1〜n）と端末装置２とサーバ装置４は、いずれもネットワーク３を介して接続されている。

ここで、ネットワーク３は、ＬＡＮ（Local Area Network）などの専用回線を用いたネットワーク、一般回線を用いたネットワーク、無線通信によるネットワーク、のいずれであっても構わない。

画像形成装置1−x（x：1〜n）は、走査した原稿画像、および端末装置２から送信されたプリントデータから生成した画像の複写画像を用紙上に形成する装置である。また、走査した原稿画像は、ネットワークを介して、端末装置２や、他の画像形成装置に送信することもできる。

端末装置２は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、固定記憶装置、モニタ、キーボード、マウス等の接続された一般的なコンピュータ装置である。端末装置２は、ユーザの指示によりプリントデータを生成し、生成したプリントデータをサーバ装置４に送信する。

サーバ装置４は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、固定記憶装置、モニタ、キーボード、マウス等の接続された一般的なコンピュータ装置である。サーバ装置４は、端末装置２により生成されたプリントデータを受信し、このとき指定された画像形成装置1−x（x：1〜n）に該プリントデータを転送する。

まず、端末装置２、サーバ装置４、画像形成装置1−x（x：1〜ｎ）の間での全体的な処理の流れを図２０〜図２２に基づいて説明する。
１）蓄積ジョブの処理（図２０）
ユーザが端末装置２で蓄積ジョブの実行を指示すると、端末装置２からサーバ装置４に蓄積ジョブが送信される。このとき、回覧先のボックスなど回覧指定に伴う情報が同時にサーバ装置４に送信される。

サーバ装置４は、回覧順序、現在の回覧先などを管理する為に回覧管理リスト２を作成し、蓄積ジョブを画像形成装置1−x（x：1〜n）に送信する。このとき、蓄積先のボックスに対して指定された機能制限や、出力時のマスク領域の情報が同時に画像形成装置1−x（x：1〜n）に送信される。

画像形成装置1−x（x：1〜n）は、受信した文書を指定されたボックスに蓄積する。機能制限や出力時のマスク領域の情報は回覧管理リスト３に登録し、蓄積文書の出力時にこれらの情報を適用する。
２）蓄積文書の回覧処理（図２１）
ユーザが端末装置２で画像形成装置1−x（x：1〜n）のいずれかに既に蓄積されている文書の回覧要求と行うと、端末装置２からサーバ装置４に回覧要求が送信される。このとき、回覧先のボックスなど回覧指定に伴う情報が同時にサーバ装置４に送信される。

サーバ装置４は、回覧順序、現在の回覧先などを管理する為に回覧管理リスト２を作成し、回覧順序が先頭の画像形成装置1−x（x：1〜n）に回覧要求を送信する。このとき、回覧する文書が蓄積されているボックスに対して指定された機能制限や、出力時のマスク領域の情報が同時に画像形成装置1−x（x：1〜n）に送信される。

画像形成装置1−x（x：1〜n）は、回覧要求時に送信された機能制限や出力時のマスク領域の情報を回覧管理リスト３に登録し、蓄積文書の出力時にこれらの情報を適用する。
３）蓄積文書の処理終了処理（図２２）
回覧文書の処理を終了したユーザが、端末装置２で蓄積文書の処理終了を要求すると、端末装置２からサーバ装置４に処理終了要求が送信される。

サーバ装置４は、回覧管理リスト２を参照し、指定された文書が蓄積されている画像形成装置1−aから蓄積文書を回収し、次順位の回覧先である画像形成装置1−bに蓄積文書を送信する。その後、サーバ装置４は、回覧管理リスト２を更新する。

画像形成装置1−aでは、蓄積文書、および機能制限や出力時のマスク領域の情報を回覧管理リスト３から削除する。一方、画像形成装置1−bでは、受信した文書を指定されたボックスに蓄積する。機能制限や出力時のマスク領域の情報は回覧管理リスト３に記憶し、蓄積文書の出力時にこれらの情報を適用する。

以下、サーバ装置４と画像形成装置1−x（x：1〜n）における処理の流れを、フローチャートを用いて詳しく説明する。
［２−１］サーバ装置４の全体処理
まず、図２３に示すフローチャートに即して、サーバ装置４の全体処理フローを説明する。このサーバ装置４のＣＰＵがＲＯＭ等に格納されたプログラムに従って動作することにより実行される。

サーバ装置４では、電源の投入等により処理が開始される。まず、メモリのクリア、標準モードの設定等の初期化処理が行われる（ステップＳ２３０１）。

初期化処理が終了すると、ネットワーク３を介して端末装置２などの外部の装置から何らかの処理要求（文書のプリント処理、各種の設定処理、など）が為されたかどうかチェックする。電源が切断されるか、処理が要求されるまでこのチェックを繰り返す。

外部の装置から何らかの処理要求が為された場合（ステップＳ２３０３でＹＥＳの場合）、それが文書をボックスに蓄積する蓄積ジョブであれば（ステップＳ２３１１でＹＥＳの場合）、蓄積ジョブの処理２を実行する（ステップＳ２３１３）。蓄積ジョブの処理２については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が、既にボックスに蓄積されている文書の回覧要求であれば（ステップＳ２３１５でＹＥＳの場合）、蓄積文書の回覧処理３を実行する（ステップＳ２３１７）。蓄積文書の回覧処理３については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が蓄積文書の処理終了処理であれば（ステップＳ２３１９でＹＥＳの場合）、蓄積文書の処理終了処理３を実行する（ステップＳ２３２１）。蓄積文書の処理終了処理３については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が文書の蓄積でも、蓄積文書の回覧要求でも、蓄積文書の処理終了処理でも、いずれでもないその他の処理である場合、要求された処理を実行する（ステップＳ２３２３）。ここで、その他の処理とは、例えば、文書のプリント処理である。

外部の装置から要求された処理がすべて終了したら、ステップＳ２３０３に戻り、前述の処理を繰り返す。
［２−２］蓄積ジョブの処理２
次に、図２３のステップＳ２３１３：蓄積ジョブの処理２を、図２４のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

端末装置２からサーバ装置４を経由して画像形成装置1−x（x：1〜n）にジョブを送信する場合、端末装置２からサーバ装置４に送信された文書、ジョブを実行させる画像形成装置の指定、およびジョブの設定に基づいて、サーバ装置４でプリントデータが作成され、該プリントデータが指定された画像形成装置に送信される。

蓄積ジョブの場合、このサーバ装置４から画像形成装置1−x（x：1〜n）に送信されるプリントデータ内に、蓄積ジョブである旨が記される。このとき、文書を蓄積する蓄積先のボックスのボックス番号が同時に指定される。これは、例えば、プリントジョブを制御する一般的な言語であるPJL（Print Job Language）を用いて、プリントデータ内に「＠PJL SET STOREINBOx＝ON」、「＠PJL SET BOxTOSTORE＝123」のように蓄積ジョブである旨と蓄積先のボックス番号を指定する。

サーバ装置４は、端末装置２から蓄積ジョブを受信すると、蓄積する文書の回覧が指定されているか否かを確認する（ステップＳ２４０１）。

蓄積する文書の回覧の指定は、例えば、ジョブの設定で「BOX TO CIRCULATE1＝“10．192．168．1，123，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”」、「BOX TO CIRCULATE2＝“10．192．168．2，1506，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”」、…というように、「”画像形成装置のＩＰアドレス，ボックス番号，機能実行可否（プリント），実行可否（送信），マスク領域”」（「マスク領域」は、「ページ指定，開始Ｙ座標−終了Ｙ座標」の書式で複数指定することができる）という書式で回覧先のボックスの数だけ記述する。

回覧が指定されていなければ（ステップＳ２４０１でＮＯの場合）、文書を指定された画像形成装置に送信し（ステップＳ２４０３）、本処理を終了する。

蓄積した文書の回覧が指定されている場合（ステップＳ２４０１でＹＥＳの場合）、回覧管理リスト２を作成する（ステップＳ２４１１）。作成した回覧管理リスト２は、サーバ装置４の固定記憶装置に記憶する。

図２５に回覧管理リスト２の一例を示す。回覧管理リスト２は、図１０に示した回覧管理リスト１に回覧先のボックスを所有する画像形成装置のＩＰアドレスを追加したものであり、該ＩＰアドレス以外は、図１０に示した回覧管理リスト１と同一である為、ここでは重複した説明を省略する。

回覧管理リスト２を作成したら、指定された画像形成装置に文書を送信する（ステップＳ２４１３）。ただし、このとき、文書を蓄積するボックスに対して指定された機能制限、およびマスク領域の情報を同時に画像形成装置に送信する。このとき、サーバ装置４は、プリントデータの冒頭部に下記のPJLを指定する。

％−12345x＠PJL
＠PJL SET STOREINBOX＝ON
＠PJL SET BOxTOSTORE＝123
＠PJL SET BOXDOCPROP＝“OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”
：
：
「＠PJL SET STOREINBOX＝ON」は蓄積ジョブであることを示し、「＠PJL SET BOXTOSTORE＝123」は蓄積先のボックスのボックス番号を示す。「＠PJL SET BOXDOCPROP＝…」は、回覧順序の先頭のボックスに対する機能制限とマスク領域の情報を含むPJL指定である。

その後、該文書をボックスに蓄積した際に該文書に割り当てられた文書番号が画像形成装置から送信される。サーバ装置はこれを受信して、回覧管理リスト２の文書番号にセットする（ステップＳ２４１５）。

次いで、蓄積したプライベートボックスに、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されているかどうかを確認する（ステップＳ２４１７）。そして、そのプライベートボックスの所有者に、電子メール等で通知を行い（ステップＳ２４１９）、本処理を終了する。

通知の内容は、前述したのと同様に、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されていない場合には、回覧文書が蓄積されたことを知らせる内容であり、プライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨と回覧文書が蓄積されたことの両方を知らせる内容である。通知宛先は、回覧指示する時に回覧先のボックスを指定するのと同時に指定し、回覧管理リスト２に記憶しておけばよい。

また、長い間、蓄積されたままで使用されていない（取り出されてもプリントされてもいない）文書の一覧を回覧通知と同時に通知するのも良い。

このようなプライベートボックス所有者への通知により、前記所有者は、自己のプライベートボックスに回覧文書が蓄積されたことや、あるいはさらに、自身が蓄積したのではない文書が蓄積されていることを認識でき、必要な処理を早期に行うことができる。

一方、蓄積ジョブに対する画像形成装置1−x（x：1〜n）の処理を図２６のフローチャートに基づいて説明する。

画像形成装置1−x（x：1〜n）は、サーバ装置４から蓄積ジョブを受信すると、まず、指定されたボックスが存在するか否かを確認する（ステップＳ２６０１）。指定されたボックスが存在しなければ、操作パネル１３０にその旨を表示し（ステップＳ２６０３）、本蓄積ジョブの処理を終了する。指定されたボックスが存在すれば（ステップＳ２６０１でＹＥＳの場合）、指定されたボックスにプリントデータから生成した画像データを蓄積文書として蓄積する（ステップＳ２６０５）。

つぎに、蓄積した文書の回覧が指定されているか否かを確認する（ステップＳ２６０７）。回覧が指定されていなければ（ステップＳ２６０７でＮＯの場合）、本蓄積ジョブの処理を終了する。回覧が指定されているか否かは、前述したとおり、蓄積ジョブのプリントデータ内に、「＠PJL SET BOXDOCPROP＝”OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”」といったPJLが記述されているか否かにより判断する。

蓄積した文書の回覧が指定されている場合（ステップＳ２６０７でＹＥＳの場合）、回覧管理リスト３に上記PJLの情報を登録する（ステップＳ２６０９）。その後、蓄積した文書の文書番号をサーバ装置４に送信し（ステップＳ２６１１）、さらに指定されたボックスにそのボックスの所有者以外の者から蓄積された文書が蓄積されているかどうかを確認するための管理情報を、サーバ装置４に送信して（ステップＳ２６１３）、本処理を終了する。

図２７に回覧管理リスト３の一例を示す。回覧管理リスト３には、文書毎に下記の情報を回覧先ごとに記憶する。

１）回覧する文書の文書番号
２）回覧先のボックスのボックス番号
３）実行可能な機能
４）マスク領域の情報
［２−３］蓄積文書の回覧処理３
次に、図２３のステップＳ２３１７：蓄積文書の回覧処理３を図２８のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

端末装置２は、画像形成装置1−x（x：1〜n）から画像形成装置1−x（x：1〜n）に登録されているすべてのボックスの一覧（以下、登録ボックスー覧）を取得し、モニタに表示する。さらに、登録ボックス一覧から選択されたボックスに蓄積されているすべての文書の一覧（以下、蓄積文書一覧）を取得し、モニタに表示する。端末装置２を操作するユーザは、該蓄積文書一覧から回覧する文書を選択し、該文書を回覧する回覧先のボックスを登録ボックス一覧の中から１つ以上選択する。

端末装置２は、上記のユーザ操作の結果、下記のパラメータ指定を含む回覧要求をサーバ装置４に送信する。

CIRCULATEDOCUMENT＝ON
DOCUMENTTOCIRCULATE＝“123，1001”
BOXTOCIRCULATE1＝“10．192．168．1，123，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”
BOXTOCTRCULATE2＝“10．192．168．1，1506，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”
BOXTOCIRCULATE3＝“10．192．168．2，1506，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”
「CIRCULATEDOCUMENT＝ON」により、既に蓄積されている文書を回覧することを指定する。また、「DOCUMENTTOCIRCULATE＝“123，1001”」は、回覧する蓄積文書を「“ボックス番号，文書番号”」の書式で指定する。「BOXTOCIRCULATEx＝」（x＝1，2，3）の指定は、前述の蓄積ジョブの処理２で説明したものと同一であり、ここでは重複する説明を割愛する。

サーバ装置４は、上記のプリントデータを受信すると、回覧管理リスト２を作成し（ステップＳ２２０９）、本処理を終了する。回覧管理リスト２は、図２５を用いて説明した回覧管理リスト２と同一であり、ここでは重複した説明を割愛する。

尚、文書番号には、「DOCUMENTTOCIRCULATE＝“123，1001”」で指定された文書番号を、回覧開始日時には、現在日時をセットする。

つぎに、サーバ装置４は、指定された画像形成装置1−x（x：1〜n）に、上記の回覧要求時のパラメータ指定に対応したPJLだけを含んだプリントデータを送信する。

％−12345x＠PJL
＠PJL SET CIRCULATEDOCUMENT＝ON
＠PJL SET DOCUMENTTOCIRCULATE＝“123，1001”
＠PJL SET BOXDOCPROP＝“123，OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”
％−12345x
「＠PJL SET CIRCULATEDOCUMENT＝ON」は、蓄積文書の回覧要求であることを示し、「＠PJL SET DOCUMENTTOCIRCULATE＝“123，1001”」は、回覧する文書が蓄積されているボックスのボックス番号と、該文書の文書番号を示す。「＠PJL SET BOXDOCPROP＝…」の指定は、回覧順序の先頭のボックスに対する機能制限とマスク領域の情報を含むPJL指定である。

一方、回覧要求を受信した画像形成装置の処理を図２９のフローチャートに基づいて説明する。

上記のプリントデータを受信した画像形成装置は、まず、指定された蓄積文書が存在するか否かを確認する（ステップＳ２９０１）。指定された蓄積文書が存在しなければ（ステップＳ２９０１でＮＯの場合）、操作パネル１３０にその旨を表示し（ステップＳ２９０３）、本処理を終了する。指定された蓄積文書が存在すれば（ステップＳ２９０１でＹＥＳの場合）、前述した回覧管理リスト３に回覧情報を登録し（ステップＳ２９０３）、本処理を終了する。
［２−４］蓄積文書の処理終了処理３
図２３のステップＳ２３２１：蓄積文書の処理終了処理３について、図３０を用いて詳しく説明する。蓄積文書の処理終了は、例えば自己のプライベートボックスに移動された回覧文書を処理したユーザによって要求される。

端末装置２は、サーバ装置４から回覧中の文書の一覧（以下、回覧蓄積文書一覧）を取得し、モニタに表示する。端末装置２を操作するユーザは、回覧該蓄積文書一覧から処理を終了する文書を選択する。

端末装置２は、上記のユーザ操作の結果、少なくとも下記のパラメータ指定を含む蓄積文書の処理終了要求をサーバ装置４に送信する。

ENDOFPROCESSING＝“10．192．168．1，123，1001”
「ENDOFPROCESSING＝“10．192．168．1，123，1001”」は、処理を終了する蓄積文書を「“画像形成装置のＩＰアドレス，ボックス番号，文書番号”」の書式で指定したものである。

端末装置４は、上記のプリントデータを受信すると、まず指定された文書が回覧中かどうか確認する（ステップＳ３００１）。指定された文書が回覧中の文書でなければ（ステップＳ３００１でＮＯの場合）、本処理を終了する。

指定された文書が回覧中の文書であれば（ステップＳ３００１でＹＥＳの場合）、そのユーザによる回覧処理が終了したと判断し、回覧管理リスト２を更新する（ステップＳ３００３）。すなわち、回覧管理リスト２の指定されたボックスの処理終了フラグ欄に「done」をセットし、「回覧終了日時」欄に本処理終了要求を受信した日時をセットする。

つぎに、回覧管理リスト２を参照し、次の回覧先が存在するかどうかを確認する（ステップＳ３００５）。

次の回覧先が存在すれば（ステップＳ３００５でＮＯの場合）、まず、現在、文書が蓄積されている画像形成装置1−aに、下記のPJLだけを含むプリントデータを送信し、蓄積文書の回収を要求する（ステップＳ３００７）。

％−12345x＠PJL
＠PJL SET ENDOFPROCESSING＝“123，1001”
％−12345x
「＠PJL SET ENDOFPROCESSING＝“123，1001”」は、回収する蓄積文書を「“ボックス番号，文書番号”」の書式で指定する。

その後、該回収要求に対して画像形成装置1−aから送信されてくる文書を受信し（ステップＳ３００９）、受信した文書を次の回覧先の画像形成装置に送信する（ステップＳ３０１１）。このとき、蓄積ジョブの処理３で説明したのと同様に、下記のPJLを指定したプリントデータを画像形成装置1−bに送信する。

％−12345x＠PJL
＠PJL SET STOREINBOX＝ON
＠PJL SET BOXTOSTORE＝1506
＠PJL SET BOXDOCPROP＝“OK，NG，P1，0−150，P2，100−260，P3−P9，0−260”
尚、画像形成装置1−aから文書と共にプリント条件を受信した場合、該プリント条件を文書と共に次の回覧先の画像形成装置に送信する。

次に、画像形成装置1−bから蓄積した文書の文書番号を受信し（ステップＳ３０１３）、回覧管理リスト２の文書番号を更新する。

次いで、文書を移転した画像形成装置のプライベートボックスに、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されているかどうかを、その画像形成装置から送信されてきたボックス管理情報から確認する（ステップＳ３０１５）。そして、そのプライベートボックスの所有者に、電子メール等で通知を行い（ステップＳ３０１７）、本処理を終了する。

通知の内容は、前述したのと同様に、そのプライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されていない場合には、回覧文書が移転されたことを知らせる内容であり、プライベートボックスの所有者自らが蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨と回覧文書が移転されたことの両方を知らせる内容である。

また、長い間、蓄積されたままで使用されていない（取り出されてもプリントされてもいない）文書の一覧を回覧通知と同時に通知するのも良い。

一方、次の回覧先が存在しなければ（ステップＳ３００５でＹＥＳの場合）、回覧終了時の処理を行う（ステップＳ３０１９）。回覧終了時の処理とは、蓄積文書を削除する、予め指定された宛先に回覧が終了した旨を通知する、といった処理である。このような回覧終了処理により、回覧文書が必要以上に長時間放置されるのを防止することができる。

一方、処理終了要求を受信した画像形成装置1−aの処理を図３１のフローチャートに基づいて説明する。

処理終了要求を受信した画像形成装置1−aは、まず、指定された文書が回覧中の文書かどうか確認する（ステップＳ３１０１）。回覧中の文書か否かは、回覧管理リスト３を参照し、該リストに指定された文書が登録されているか否かにより判断する。

指定された文書が回覧中の文書でなければ（ステップＳ３１０１でＮＯの場合）、本処理を終了する。一方、指定された文書が回覧中の文書であれば（ステップＳ３１０１でＹＥＳの場合）、まず、指定された文書をサーバ装置４に送信する（ステップＳ３１０３）。

尚、このとき、該画像形成装置1−aでの最適なプリント条件を文書と共にサーバ装置４に送信するよう構成してもよい。

プリント条件は、予め装置が記憶しておけばよく、オプションの装着状況に応じて複数のプリント条件を記憶させておくことも可能である。例えば、両面ユニットが装着されていれば、両面プリントをプリント条件とし、非装着であれば片面プリントをプリント条件とする、といった具合である。

さらに、ユーザが文書と共にサーバ装置４に送信して回覧するプリント条件を登録できるように構成すると尚良い。文書と共に個々の画像形成装置での最適なプリント条件をあわせて回覧するように構成することで、ユーザが意識することなく容易に最適なプリント条件で文書をプリントすることができる。

続いて、指定された文書をボックスから削除し（ステップＳ３１０５）、回覧管理リスト３から該文書の回覧情報を削除する。

新たな回覧先となる画像形成装置1−bの処理は、図２６のフローチャートを用いて説明した蓄積ジョブの処理４と同一である為、ここでは重複した説明を割愛する。
［２−５］蓄積文書の出力処理
次に、画像形成装置1−x（x：1〜n）での蓄積文書の出力処理を、図３２のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

蓄積文書を出力する場合、ユーザは操作パネル１３０での操作により、出力する蓄積文書を指定する。指定された蓄積文書が回覧文書でない、通常の蓄積文書であれば（ステップＳ３２０１でＮＯの場合）、指定された蓄積文書を出力し（ステップＳ３２１５）、本蓄積文書の出力処理を終了する。

指定された蓄積文書が回覧文書であるか否かは、指定された蓄積文書が回覧管理リスト３に登録されているか否かによって判断する。

指定された文書が回覧文書である場合（ステップＳ３２０１でＹＥＳの場合）、回覧管理リスト３の「機能制限」欄を参照し、実行しようとする出力機能が実行許可されているかどうか確認する（ステップＳ３２０３）。実行しようとする出力機能の実行が禁止されている場合（ステップＳ３２０３でＹＥＳの場合）、操作パネル１３０に指定された機能の実行が禁止されている旨の警告を表示し（ステップＳ３２０５）、本蓄積文書の出力処理を終了する。

実行しようとする機能の実行が許可されている場合（ステップＳ３２０３でＮＯの場合）、回覧管理リスト３の「マスク領域」欄を参照し、マスク領域が設定されているか否かを確認する（ステップＳ３２１１）。マスク領域が指定されていなければ、ステップＳ３２１５に進む。マスク領域が指定されていれば（ステップＳ３２１１でＹＥＳの場合）、指定されているマスク領域をマスクする（ステップＳ３２１３）。このマスクする処理として、指定された領域を塗りつぶしたり、アスタリスク「＊」等の所定の記号に置き換えたり、する処理を行う。

その後、マスクした蓄積文書をプリント、もしくは外部の装置に送信し（ステップＳ３２１５）、本処理を終了する。

このように、この実施形態では、機能の実行制限やマスク指定がなされているから、回覧文書が機密性の高い文書であるような場合に、セキュリティを確保しながら回覧を行うことが可能となる。

以上、説明したように、実施形態２の画像形成システムでは、ある画像形成装置のプライベートボックスに蓄積する文書、もしくは既に蓄積されている文書が、指定した画像形成装置の指定したプライベートボックスに移動され、該文書の処理が終了したと判断されると、該文書が次順位の回覧先のプライベートボックスに移動される。

こうして、指定した順序で回覧文書が回覧されていくから、１つの文書を順次回覧し、文書を編集しながら仕上げていくといった操作が可能となり、極めて便利である。

しかも、回覧先のプライベートボックスに文書が移動されたときには、該プライベートボックスの所有者にその旨が通知されため、そのプライベートボックスの所有者は、自己のプライベートボックスに回覧文書が移動されてきたことを速やかに認識することができる。このため、必要な処理を行って次の回覧先に回覧することができるから、文書回覧に要する時間を短縮することができる。

さらに、回覧通知と併せて、プライベートボックスの所有者が蓄積したのではない文書が蓄積されている場合には、その旨も通知されるから、その文書に対しても必要な処理を早期に行うことができる。

しかも、プライベートボックスを用いて文書を回覧するように構成したから、回覧途中でのセキュリティを確保することが可能となる。また、回覧順序をサーバ装置において管理するよう構成した為、ある回覧先から次の回覧先への回覧の遅れが発生することがない。

この発明の一実施形態に係る文書処理装置である画像形成装置を備えた画像形成システムの構成を示す模式図である。 図１に示した画像形成装置の内部構成を示す図である。 同じく画像形成装置の全体処理フローを示すフローチャートである。 画像形成装置が行う走査原稿の蓄積処理を示すフローチャートである。 画像形成装置が行う走査原稿蓄積処理の中の回覧先設定処理を示すフローチャートである。 画像形成装置における蓄積先の設定画面の一例を示した図である。 画像形成装置における回覧先の設定画面の一例を示した図である。 画像形成装置における機能限定画面の一例を示した図である。 画像形成装置におけるマスク設定画面の一例を示した図である。 画像形成装置における回覧管理リストの一例を示すテーブルである。 画像形成装置が行う蓄積文書の回覧処理１を示すフローチャートである。 画像形成装置における蓄積文書の回覧設定画面の一例を示した図である。 画像形成装置が行う蓄積文書の出力処理を示すフローチャートである。 画像形成装置が行う蓄積文書の処理終了処理１を示すフローチャートである。 画像形成装置における回覧蓄積文書の処理終了画面の一例を示した図である。 画像形成装置が行う蓄積ジョブの処理を示すフローチャートである。 画像形成装置が行う蓄積文書の回覧処理２を示すフローチャートである。 画像形成装置が行う蓄積文書の処理終了処理２を示すフローチャートである。 この発明の他の実施形態に係る文書処理システムの構成を示す模式図である。 図１９のシステムにおけるサーバ装置が行う蓄積ジョブの処理の流れを示す図である。 同じくサーバ装置が行う蓄積文書の回覧処理の流れを示す図である。 サーバ装置が行う蓄積文書の処理終了処理の流れを示す図である。 サーバ装置が行う全体処理を示すフローチャートである。 サーバ装置が行う蓄積ジョブの処理２を示すフローチャートである。 サーバ装置における回覧管理リスト２の一例を示すテーブルである。 図１９のシステムに用いられる文書処理装置としての画像形成装置が行う蓄積ジョブの処理３を示すフローチャートである。 同じく画像形成装置における回覧管理リスト３の一例を示すテーブルである。 サーバ装置が行う蓄積文書の回覧処理２を示すフローチャートである。 サーバ装置が行う蓄積文書の回覧処理３を示すフローチャートである。 サーバ装置が行う処理終了処理３を示すフローチャートである。 画像形成装置が行う蓄積文書の回収要求に対する処理を示すフローチャートである。 画像形成装置が行う蓄積文書の出力処理２を示すフローチャートである。

符号の説明

１ 画像形成装置（文書処理装置）
２ 端末装置
３ ネットワーク
４ サーバ装置
１００ 制御部
１０１ ＣＰＵ
１１０ 固定記憶装置
１１１〜１１３ ボックス
１３０ 操作パネル
１６０ ネットワークインターフェイス

Claims (10)

1. 各種の情報を区分けして記憶するボックスであって、少なくとも、特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するプライベートボックスを含むボックス機能を有する文書処理装置であって、
   前記プライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から、文書が移動されたときまたは新たな文書が蓄積されたときは、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知すると共に、該プライベートボックスに該所有者自身が蓄積したのではない他の文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知する通知手段、
   を備えていることを特徴とする文書処理装置。
2. 既にプライベートボックスに蓄積されている文書の中から回覧対象の文書を選択する回覧文書選択手段と、
   前記回覧文書選択手段により選択された文書を回覧する回覧先のプライベートボックスを選択する回覧先選択手段と、
   前記回覧先選択手段により選択したプライベートボックス間の回覧順序を指定する回覧順序指定手段と、
   前記回覧文書選択手段により選択された文書の文書識別番号と、前記回覧順序指定手段により指定された回覧順序とを記憶する回覧リスト記憶手段と、
   プライベートボックスに蓄積されている文書の処理が終了したことを判断する文書処理終了判断手段と、
   前記文書処理終了判断手段により文書の処理終了が判断されたとき、前記文書が前記回覧リスト記憶手段によりその文書識別番号が記憶されている文書であれば、前記回覧リスト記憶手段に記憶されている回覧順序の次順位のプライベートボックスに前記文書を移動する蓄積文書移動手段と、
   をさらに備え、
   前記通知手段によるプライベートボックスの所有者への通知は、前記文書移動手段により次順位のプライベートボックスに文書が移動されたときに行われる請求項１に記載の文書処理装置。
3. 該文書処理装置の全てのボックスを対象に、蓄積された文書の第１の蓄積期限を設定する第１の蓄積期限設定手段と、
   プライベートボックスに移動される文書について第２の蓄積期限を設定する第２の蓄積期限設定手段と、
   前記第１の蓄積期限設定手段により設定された第１の蓄積期限と、第２の蓄積期限設定手段により設定された第２の蓄積期限のいずれを優先させるかを選択する優先蓄積期限選択手段と、
   前記優先蓄積期限選択手段により選択された蓄積期限を経過したときに、蓄積された文書に対して実行する処理を設定する期限切れ文書処理設定手段と、
   前記優先蓄積期限選択手段により選択された蓄積期限を経過して文書が蓄積されたとき、前記期限切れ文書処理設定手段により設定された処理を実行するよう制御する制御手段と、
   をさらに備えている請求項１または２に記載の文書処理装置。
4. 各種の情報を区分けして記憶するボックスであって、少なくとも、特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するプライベートボックスを含むボックス機能を有する複数の文書処理装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続され、各種の情報を送受する文書処理システムにおいて、前記サーバ装置が、
   前記文書処理装置のプライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から、文書が移動されたときまたは新たな文書が蓄積されたときは、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知すると共に、該プライベートボックスに該所有者自身が蓄積したのではない他の文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知する通知手段、
   を備えていることを特徴とする文書処理システム。
5. 前記サーバ装置が、
   ある文書処理装置のプライベートボックスに蓄積する文書、もしくは既に蓄積されている文書の中から選択された文書を回覧する回覧先として、前記複数の文書処理装置が有するプライベートボックスの中から、１つの回覧先あたり１つ以上のプライベートボックスを選択する回覧先選択手段と、
   前記回覧先選択手段により選択された回覧先間の回覧順序を指定する回覧順序指定手段と、
   前記文書の文書識別番号と、前記回覧先選択手段により選択された各回覧先のプライベートボックスと、前記回覧順序指定手段により指定された回覧順序とを記憶する回覧リスト記憶手段と、
   プライベートボックスに蓄積されている文書の処理が終了したことを判断する処理終了判断手段と、
   前記処理終了判断手段により文書の処理終了が判断されたとき、少なくとも前記回覧リスト記憶手段により記憶されている各回覧先のプライベートボックスと回覧順序とに基づいて、次に文書を蓄積するプライベートボックスを決定する蓄積先決定手段と、
   前記蓄積先決定手段により決定されたプライベートボックスに前記文書を移動する文書移動手段と、
   をさらに備え、
   前記通知手段によるプライベートボックスの所有者への通知は、前記文書移動手段により次順位のプライベートボックスに文書が移動されたときに行われる請求項４に記載の文書処理システム。
   
   
6. 各種の情報を区分けして記憶するボックスであって、少なくとも、特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するプライベートボックスを含むボックス機能を有する文書処理装置のコンピュータに実行させるための文書処理プログラムであって、
   前記プライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から、文書が移動されたときまたは新たな文書が蓄積されたときは、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知すると共に、該プライベートボックスに該所有者自身が蓄積したのではない他の文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知するステップ、
   をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
7. 既にプライベートボックスに蓄積されている文書の中から回覧対象の文書を選択するステップと、
   前記選択された文書を回覧する回覧先のプライベートボックスを選択するステップと、
   前記選択したプライベートボックス間の回覧順序を指定するステップと、
   前記選択された文書の文書識別番号と、前記指定された回覧順序とを記憶手段に記憶するステップと、
   プライベートボックスに蓄積されている文書の処理が終了したことを判断するステップと、
   前記文書の処理終了が判断されたとき、前記文書がその文書識別番号が前記記憶手段に記憶されている文書であれば、前記記憶されている回覧順序の次順位のプライベートボックスに前記文書を移動するステップと、
   をさらにコンピュータに実行させ、
   前記通知ステップでは、プライベートボックスの所有者への通知を、前記次順位のプライベートボックスに文書を移動したときに行う請求項６に記載の文書処理プログラム。
8. 文書処理装置の全てのボックスを対象に、蓄積された文書の第１の蓄積期限を設定するステップと、
   プライベートボックスに移動される文書について第２の蓄積期限を設定するステップと、
   前記設定された第１の蓄積期限と第２の蓄積期限のいずれを優先させるかを選択するステップと、
   前記選択された蓄積期限を経過したときに蓄積された文書に対して実行する処理を設定するステップと、
   前記選択された蓄積期限を経過して文書が蓄積されたとき、前記設定された処理を実行するよう制御するステップと、
   をさらにコンピュータに実行させる請求項６または７に記載の文書処理プログラム。
9. 各種の情報を区分けして記憶するボックスであって、少なくとも、特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するプライベートボックスを含むボックス機能を有する複数の文書処理装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続され、各種の情報を送受する文書処理システムにおいて、前記サーバ装置のコンピュータに実行させるための文書処理プログラムであって、
   前記文書処理装置のプライベートボックスに該プライベートボックスの所有者以外の者から、文書が移動されたときまたは新たな文書が蓄積されたときは、該プライベートボックスの所有者にその旨を通知すると共に、該プライベートボックスに該所有者自身が蓄積したのではない他の文書が蓄積されていれば、その旨を併せて通知するステップ、
   をコンピュータに実行させるための文書処理プログラム。
10. ある文書処理装置のプライベートボックスに蓄積する文書、もしくは既に蓄積されている文書の中から選択された文書を回覧する回覧先として、前記複数の文書処理装置が有するプライベートボックスの中から、１つの回覧先あたり１つ以上のプライベートボックスを選択するステップと、
    前記選択された回覧先間の回覧順序を指定するステップと、
    前記文書の文書識別番号と、前記選択された各回覧先のプライベートボックスと、前記指定された回覧順序とを記憶手段に記憶するステップと、
    プライベートボックスに蓄積されている文書の処理が終了したことを判断するステップと、
    前記文書の処理終了が判断されたとき、少なくとも前記記憶手段に記憶されている各回覧先のプライベートボックスと回覧順序とに基づいて、次に文書を蓄積するプライベートボックスを決定するステップと、
    前記決定されたプライベートボックスに前記文書を移動するステップと、
    をさらにコンピュータに実行させ、
    前記通知ステップでは、プライベートボックスの所有者への通知を、前記次順位のプライベートボックスに文書を移動したときに行う請求項９に記載の文書処理プログラム。
    

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