JPH06342451A - 文書管理装置 - Google Patents
文書管理装置Info
- Publication number
- JPH06342451A JPH06342451A JP4160894A JP16089492A JPH06342451A JP H06342451 A JPH06342451 A JP H06342451A JP 4160894 A JP4160894 A JP 4160894A JP 16089492 A JP16089492 A JP 16089492A JP H06342451 A JPH06342451 A JP H06342451A
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- JP
- Japan
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- Granted
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- Document Processing Apparatus (AREA)
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【目的】 文書に対するアクセスの経過を、その文書の
履歴として保存することで、過去のその文書の状態や、
その文書に対して行なった作業でその文書を検索可能と
すること。 【構成】 履歴保存手段６では、文書編集手段１による
編集の過程を編集履歴として保存し、文書検索手段４に
よる検索の過程を検索履歴として保存する。履歴検索条
件入力手段７では、文書をその作成・更新履歴内の操作
に対し、前後状態・機能名・日時・実行者、検索履歴に
対し、キー・結果・日時・検索者の組合せで検索が行え
る。履歴検索手段８では、入力された履歴検索条件とそ
の組合せに適合する履歴を検索し、該当する文書を取り
出す。
履歴として保存することで、過去のその文書の状態や、
その文書に対して行なった作業でその文書を検索可能と
すること。 【構成】 履歴保存手段６では、文書編集手段１による
編集の過程を編集履歴として保存し、文書検索手段４に
よる検索の過程を検索履歴として保存する。履歴検索条
件入力手段７では、文書をその作成・更新履歴内の操作
に対し、前後状態・機能名・日時・実行者、検索履歴に
対し、キー・結果・日時・検索者の組合せで検索が行え
る。履歴検索手段８では、入力された履歴検索条件とそ
の組合せに適合する履歴を検索し、該当する文書を取り
出す。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、文書管理装置に関し、
特に文書の作製・更新過程および検索過程を文書の履歴
として管理し、これらの履歴を基に文書検索を可能とす
る文書検索機能を有する文書管理装置に関する。
特に文書の作製・更新過程および検索過程を文書の履歴
として管理し、これらの履歴を基に文書検索を可能とす
る文書検索機能を有する文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来の文書管理装置は、最終文書保存時
の文書名・作者・作成日時等を管理しており、文書検索
を行なう際にはこれらの文書属性による検索のみが可能
な文書管理装置である。このため、文書名等に対する記
憶が曖昧になると、その文書の検索・利用等が出来なく
なるという問題点をもっている。これを解決するための
従来技術として、文書の分類を入手で行い分類コードを
振った図書館等の分類法や、キーワードを付与しそのキ
ーワードをもとに索引ファイルを作成する研究等があ
る。しかし、人手での文書分類やキーワード付与は非常
に大きなコストがかかり、文書を作成する度にこのよう
な作業を行なうのはユーザにとって大変な労力を要す
る。また、このようにして与えた分類や索引も正確にそ
の文書の内容を反映しているとは限らず、利用が出来な
い場合も多い。また、ユーザがキーワードを与えて全文
章をキーワード検索するという技術もあるが、この方法
もユーザが要求する文書を適切に指定するキーワードを
思いつけるとは限らず、大量の文書が検索されてしまう
問題が存在する。このような従来の文書管理システムの
問題の解決法の１つとして、特開平２−２９７１８５号
公報では、一度検索された文書の文書名を保存すること
によって、その文書名による検索を行なう方法が提案さ
れている。
の文書名・作者・作成日時等を管理しており、文書検索
を行なう際にはこれらの文書属性による検索のみが可能
な文書管理装置である。このため、文書名等に対する記
憶が曖昧になると、その文書の検索・利用等が出来なく
なるという問題点をもっている。これを解決するための
従来技術として、文書の分類を入手で行い分類コードを
振った図書館等の分類法や、キーワードを付与しそのキ
ーワードをもとに索引ファイルを作成する研究等があ
る。しかし、人手での文書分類やキーワード付与は非常
に大きなコストがかかり、文書を作成する度にこのよう
な作業を行なうのはユーザにとって大変な労力を要す
る。また、このようにして与えた分類や索引も正確にそ
の文書の内容を反映しているとは限らず、利用が出来な
い場合も多い。また、ユーザがキーワードを与えて全文
章をキーワード検索するという技術もあるが、この方法
もユーザが要求する文書を適切に指定するキーワードを
思いつけるとは限らず、大量の文書が検索されてしまう
問題が存在する。このような従来の文書管理システムの
問題の解決法の１つとして、特開平２−２９７１８５号
公報では、一度検索された文書の文書名を保存すること
によって、その文書名による検索を行なう方法が提案さ
れている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】しかし、前述の公報に
記載された方法でもユーザがその文書名を忘れてしまう
と、たとえその検索文書名の一覧が表示できたとしても
その中の文書を順次検索しなければならず、いつ検索し
たとか、検索の際の一部の検索キーに対する記憶が残っ
ていても、検索することはできないという問題点があ
る。
記載された方法でもユーザがその文書名を忘れてしまう
と、たとえその検索文書名の一覧が表示できたとしても
その中の文書を順次検索しなければならず、いつ検索し
たとか、検索の際の一部の検索キーに対する記憶が残っ
ていても、検索することはできないという問題点があ
る。
【０００４】このように従来の文書管理の方法は、最終
文書保存時の状態しか保存しておらず、その文書の過去
の１時点での状態や、過去のその文書に対する作業等の
情報が文書とともに保存されていないことに問題点があ
る。ユーザの文書に対する記憶は、その文書を作成する
過程でこのような作業を行なったとか、このようなこと
が書いてあったという文書に対して自分自身が関わりを
持った時点での記憶が顕著であり、最終文書保存時にそ
の顕著な部分が残っていない場合には、その文書のある
側面に対する記憶が鮮明であろうとその文書を検索・利
用する事ができないという問題が存在する。
文書保存時の状態しか保存しておらず、その文書の過去
の１時点での状態や、過去のその文書に対する作業等の
情報が文書とともに保存されていないことに問題点があ
る。ユーザの文書に対する記憶は、その文書を作成する
過程でこのような作業を行なったとか、このようなこと
が書いてあったという文書に対して自分自身が関わりを
持った時点での記憶が顕著であり、最終文書保存時にそ
の顕著な部分が残っていない場合には、その文書のある
側面に対する記憶が鮮明であろうとその文書を検索・利
用する事ができないという問題が存在する。
【０００５】
【課題を解決するための手段】上述した問題点を解決す
るため、本発明による文書管理装置は、文書の編集を行
う文書編集手段と、文書を保存する文書保存手段と、文
書の検索条件を入力する検索条件入力手段と、その条件
に適合する文書を検索する文書検索手段と、検索結果を
表示する検索文書表示手段と、文書の作成・更新過程お
よび検索過程を含む文書へのアクセスの経過を履歴とし
て保存する履歴保存手段と、文書に対する作業や検索行
為での検索条件や、文書の過去の状態での検索条件を入
力する履歴検索条件入力手段と、履歴の条件が適合する
文書を検索する履歴検索手段を有する。
るため、本発明による文書管理装置は、文書の編集を行
う文書編集手段と、文書を保存する文書保存手段と、文
書の検索条件を入力する検索条件入力手段と、その条件
に適合する文書を検索する文書検索手段と、検索結果を
表示する検索文書表示手段と、文書の作成・更新過程お
よび検索過程を含む文書へのアクセスの経過を履歴とし
て保存する履歴保存手段と、文書に対する作業や検索行
為での検索条件や、文書の過去の状態での検索条件を入
力する履歴検索条件入力手段と、履歴の条件が適合する
文書を検索する履歴検索手段を有する。
【０００６】
【実施例】次に、本発明について図面を参照して説明す
る。図１は本発明の一実施例を示すブロック図である。
図１を参照すると、本発明の実施例は、文書の編集を行
なう文書編集手段１と、編集した文書を保存する文書保
存手段２と、文書の検索条件を入力する検索条件入力手
段３と、前記検索条件入力手段３より入力された検索条
件に従って文書を検索する文書検索手段４と、前記文書
検索手段４により検索された文書を表示する検索文書表
示手段５と、前記文書編集手段１を用いた文書の作成・
更新過程と前記文書検索手段４を用いた文書の検索過程
を履歴として保存する履歴保存手段６と、履歴を用いて
文書を検索するための検索条件を入力する履歴検索条件
入力手段７、と前記履歴保存手段６によって保存された
履歴と前記履歴検索条件入力手段７より入力された検索
条件に従って文書を検索する履歴検索手段８とから構成
される。
る。図１は本発明の一実施例を示すブロック図である。
図１を参照すると、本発明の実施例は、文書の編集を行
なう文書編集手段１と、編集した文書を保存する文書保
存手段２と、文書の検索条件を入力する検索条件入力手
段３と、前記検索条件入力手段３より入力された検索条
件に従って文書を検索する文書検索手段４と、前記文書
検索手段４により検索された文書を表示する検索文書表
示手段５と、前記文書編集手段１を用いた文書の作成・
更新過程と前記文書検索手段４を用いた文書の検索過程
を履歴として保存する履歴保存手段６と、履歴を用いて
文書を検索するための検索条件を入力する履歴検索条件
入力手段７、と前記履歴保存手段６によって保存された
履歴と前記履歴検索条件入力手段７より入力された検索
条件に従って文書を検索する履歴検索手段８とから構成
される。
【０００７】文書編集手段１により編集された文書は、
通信線１２を通して文書保存手段２に送られ保存され
る。また文書編集手段１で行われた編集作業の過程は、
通信線１６を通して履歴保存手段６に送られ保存され
る。文書検索手段４は、通信線３４を通して検索条件入
力手段３より従来の形式での検索条件を受け取り、その
条件に合致する文書を文書保存手段２より通信線２４を
通して取り出し、通信線４５を通して検索文書表示手段
５へ送る。また、文書検索手段４で行われた検索作業の
過程は、通信線４６を通して履歴保存手段６に送られ保
存される。履歴検索手段７は、通信線８７を通して履歴
検索条件入力手段８より履歴の検索条件を受け取り、そ
の条件に合致する履歴を履歴保存手段６より通信線６７
を通して取り出し、さらにその履歴を持つ文書を文書保
存手段２より通信線２７を通して受け取り、通信線７５
を通して検索文書表示手段５へ送る。また、履歴検索手
段７で行われた履歴検索の過程も、通信線７６を通して
履歴保存手段６に送られ履歴として保存される。
通信線１２を通して文書保存手段２に送られ保存され
る。また文書編集手段１で行われた編集作業の過程は、
通信線１６を通して履歴保存手段６に送られ保存され
る。文書検索手段４は、通信線３４を通して検索条件入
力手段３より従来の形式での検索条件を受け取り、その
条件に合致する文書を文書保存手段２より通信線２４を
通して取り出し、通信線４５を通して検索文書表示手段
５へ送る。また、文書検索手段４で行われた検索作業の
過程は、通信線４６を通して履歴保存手段６に送られ保
存される。履歴検索手段７は、通信線８７を通して履歴
検索条件入力手段８より履歴の検索条件を受け取り、そ
の条件に合致する履歴を履歴保存手段６より通信線６７
を通して取り出し、さらにその履歴を持つ文書を文書保
存手段２より通信線２７を通して受け取り、通信線７５
を通して検索文書表示手段５へ送る。また、履歴検索手
段７で行われた履歴検索の過程も、通信線７６を通して
履歴保存手段６に送られ履歴として保存される。
【０００８】履歴保存手段６では、文書編集の過程とし
て、文書編集手段１が持つ全ての機能（文字入力／削
除、文字列検索／置換／削除／移動／複写、文書読み込
み／保存／複写／削除／印刷、文書名変更／文書所有者
変更／文書アクセス権限変更等を含む）とその機能によ
る文書の変化・実行日時・実行者を編集履歴として保存
し、また、文書検索の過程として、文書検索手段４を用
いた検索の際の検索キーとその検索結果・検索日時・検
索者を検索履歴として保存する。さらに、履歴検索の過
程として、履歴検索手段７を用いた検索の際の検索キー
とその検索結果・検索日時・検索者も履歴検索の履歴と
して保存する。
て、文書編集手段１が持つ全ての機能（文字入力／削
除、文字列検索／置換／削除／移動／複写、文書読み込
み／保存／複写／削除／印刷、文書名変更／文書所有者
変更／文書アクセス権限変更等を含む）とその機能によ
る文書の変化・実行日時・実行者を編集履歴として保存
し、また、文書検索の過程として、文書検索手段４を用
いた検索の際の検索キーとその検索結果・検索日時・検
索者を検索履歴として保存する。さらに、履歴検索の過
程として、履歴検索手段７を用いた検索の際の検索キー
とその検索結果・検索日時・検索者も履歴検索の履歴と
して保存する。
【０００９】履歴検索条件入力手段７では、作成・更新
過程の履歴についてそれぞれの操作に対しその実行前状
態・実行後状態・実行した機能名・実行日時・実行者の
組合せで検索が行える。例えば、「７月１日に課長とい
う文字列を部長に置換した文書」といった指定や、「佐
藤からコピーしてもらった文書」という指定が行える。
また検索過程の履歴や履歴検索過程の履歴についても検
索キー・検索結果・検索日時・検索者の組合せで検索が
行える。例えば、「貿易という検索キーで１ケ月前に探
し出した文書」という指定が行える。さらに、複数の履
歴検索条件を組み合わせることも可能で、例えば「５月
１日から５月７日までに３回以上書き直した文書」とい
う検索を行なうことも可能である。この複数の履歴検索
条件の組合せに用いる演算子は、通常のデータベース検
索言語で用いられる、ＡＮＤ，ＮＯＴ，ＯＲ，ＡＮＹ，
ＡＬＬ，ＣＯＵＮＴ， 〈， 〉等である。
過程の履歴についてそれぞれの操作に対しその実行前状
態・実行後状態・実行した機能名・実行日時・実行者の
組合せで検索が行える。例えば、「７月１日に課長とい
う文字列を部長に置換した文書」といった指定や、「佐
藤からコピーしてもらった文書」という指定が行える。
また検索過程の履歴や履歴検索過程の履歴についても検
索キー・検索結果・検索日時・検索者の組合せで検索が
行える。例えば、「貿易という検索キーで１ケ月前に探
し出した文書」という指定が行える。さらに、複数の履
歴検索条件を組み合わせることも可能で、例えば「５月
１日から５月７日までに３回以上書き直した文書」とい
う検索を行なうことも可能である。この複数の履歴検索
条件の組合せに用いる演算子は、通常のデータベース検
索言語で用いられる、ＡＮＤ，ＮＯＴ，ＯＲ，ＡＮＹ，
ＡＬＬ，ＣＯＵＮＴ， 〈， 〉等である。
【００１０】履歴検索手段８では、入力された履歴検索
条件とその組合せに適合する履歴を検索し、該当する文
書を取り出す。検索された文書は検索文書表示手段５を
用いて表示する。
条件とその組合せに適合する履歴を検索し、該当する文
書を取り出す。検索された文書は検索文書表示手段５を
用いて表示する。
【００１１】
【発明の効果】以上説明したように、本発明による文書
管理装置は、その文書の過去の作成・更新過程および検
索過程を履歴として管理する。このためそれらの履歴を
条件として検索が行え、ユーザの目的文書の過去の状態
や過去の操作に関する記憶を基に文書検索が行えるとい
う効果を有する。またこの文書管理装置は、文字で構成
された文書だけではなく、画像データや音声データ等に
対する作成・更新・検索過程の履歴を取り扱うことで，
マルチメディア文書の管理をも行える。
管理装置は、その文書の過去の作成・更新過程および検
索過程を履歴として管理する。このためそれらの履歴を
条件として検索が行え、ユーザの目的文書の過去の状態
や過去の操作に関する記憶を基に文書検索が行えるとい
う効果を有する。またこの文書管理装置は、文字で構成
された文書だけではなく、画像データや音声データ等に
対する作成・更新・検索過程の履歴を取り扱うことで，
マルチメディア文書の管理をも行える。
【図１】本発明の一実施例を示すブロック図である。
１ 文書編集手段 ２ 文書保存手段 ３ 検索条件入力手段 ４ 文書検索手段 ５ 検索文書表示手段 ６ 履歴保存手段 ７ 履歴検索条件入力手段 ８ 履歴検索手段
Claims (1)
- 【請求項１】 文書の編集を行う文書編集手段と、文書
を保存する文書保存手段と、文書の検索条件を入力する
検索条件入力手段と、その条件に適合する文書を検索す
る文書検索手段と、検索結果を表示する検索文書表示手
段と、作成・更新過程および検索過程を含む文書のアク
セスの過程を履歴として保存する履歴保存手段と、履歴
を含めた検索条件を入力する履歴検索条件入力手段と、
履歴の条件が適合する文書を検索する履歴検索手段を有
することを特徴とする文書管理装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP4160894A JP2581375B2 (ja) | 1992-06-19 | 1992-06-19 | 文書管理装置 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP4160894A JP2581375B2 (ja) | 1992-06-19 | 1992-06-19 | 文書管理装置 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH06342451A true JPH06342451A (ja) | 1994-12-13 |
| JP2581375B2 JP2581375B2 (ja) | 1997-02-12 |
Family
ID=15724665
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP4160894A Expired - Fee Related JP2581375B2 (ja) | 1992-06-19 | 1992-06-19 | 文書管理装置 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2581375B2 (ja) |
Cited By (9)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH08292961A (ja) * | 1995-04-20 | 1996-11-05 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書複写関係管理システム |
| JPH10116292A (ja) * | 1996-10-14 | 1998-05-06 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書検索装置 |
| JPH1139293A (ja) * | 1997-07-15 | 1999-02-12 | Toshiba Corp | 文書管理方法、文書検索方法、及び文書検索装置 |
| JP2005115686A (ja) * | 2003-10-08 | 2005-04-28 | Ricoh Co Ltd | 文書表示装置および文書表示方法 |
| JP2006024059A (ja) * | 2004-07-09 | 2006-01-26 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書管理用コンピュータプログラムならびに文書管理装置および方法 |
| WO2006070477A1 (ja) * | 2004-12-28 | 2006-07-06 | Fujitsu Limited | ファイル属性情報管理プログラム、管理方法、および管理装置 |
| JP2006236140A (ja) * | 2005-02-25 | 2006-09-07 | Toshiba Corp | 情報管理装置、情報管理方法、及び情報管理プログラム |
| CN100440210C (zh) * | 2004-08-11 | 2008-12-03 | 株式会社东芝 | 文档信息管理装置和文档信息管理方法 |
| JP2011070423A (ja) * | 2009-09-25 | 2011-04-07 | Fujitsu Fsas Inc | ドキュメント閲覧チェックシステムおよびドキュメント閲覧チェック方法 |
Citations (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH03296837A (ja) * | 1990-04-16 | 1991-12-27 | Nippon Telegr & Teleph Corp <Ntt> | 文書検索方法 |
| JPH0447366A (ja) * | 1990-05-02 | 1992-02-17 | Nippon Telegr & Teleph Corp <Ntt> | 文書検索方法 |
-
1992
- 1992-06-19 JP JP4160894A patent/JP2581375B2/ja not_active Expired - Fee Related
Patent Citations (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH03296837A (ja) * | 1990-04-16 | 1991-12-27 | Nippon Telegr & Teleph Corp <Ntt> | 文書検索方法 |
| JPH0447366A (ja) * | 1990-05-02 | 1992-02-17 | Nippon Telegr & Teleph Corp <Ntt> | 文書検索方法 |
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| JPH10116292A (ja) * | 1996-10-14 | 1998-05-06 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書検索装置 |
| JPH1139293A (ja) * | 1997-07-15 | 1999-02-12 | Toshiba Corp | 文書管理方法、文書検索方法、及び文書検索装置 |
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| JP2006024059A (ja) * | 2004-07-09 | 2006-01-26 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書管理用コンピュータプログラムならびに文書管理装置および方法 |
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| WO2006070477A1 (ja) * | 2004-12-28 | 2006-07-06 | Fujitsu Limited | ファイル属性情報管理プログラム、管理方法、および管理装置 |
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| JP2011070423A (ja) * | 2009-09-25 | 2011-04-07 | Fujitsu Fsas Inc | ドキュメント閲覧チェックシステムおよびドキュメント閲覧チェック方法 |
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JP2581375B2 (ja) | 1997-02-12 |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| A01 | Written decision to grant a patent or to grant a registration (utility model) |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A01 Effective date: 19961001 |
|
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