JPH08292961A - 文書複写関係管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 単純な文書間の複写関係のみならず、文書の
複写時期情報や存在場所の情報も管理する。 【構成】 文書処理装置１による文書の複写操作に基づ
いて文書の複写関係を管理する文書複写関係管理システ
ムにおいて、ＩＤテーブル２７でシステムに登録された
各文書の識別子と当該文書の存在場所及び更新日時とを
対応付けて管理し、リンク情報テーブル２８で複写元の
文書の識別子及び更新日時と複写された文書の識別子及
び複写日時とを対応付けて管理し、文書処理装置の複写
操作に基づいて複写された文書にＩＤ発行手段２０が新
たな識別子を付与し、ＩＤテーブル更新手段２１、２２
が複写された文書の存在場所及び更新日時を発行された
新たな識別子と対応付けてＩＤテーブル２７に書き込
み、リンク情報テーブル更新手段２３が複写された文書
の識別子及び複写日時と複写元の文書の識別子及び最終
更新日時とを対応付けてリンク情報テーブル２８に書き
込む。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書間の複写関係を管
理するシステムに関し、特に、複写関係にある文書間の
内容の同一性や存在場所を管理するシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】文書間の複写関係を管理するシステムと
しては、従来では特開平５−３２４４３８号公報に記載
される管理装置が知られている。この管理装置では、文
書間の複写関係を互いの識別子で格納するリンク情報テ
ーブルを設け、複写操作がなされた時に文書間の複写関
係をリンク情報テーブルに登録するとともに、各文書の
文書名を文書識別子と対応付けてＩＤテーブルに登録す
るものである。したがって、各文書間の複写関係はリン
ク情報テーブルで管理され、幾度の複写を繰り返された
文書間についても当該リンク情報テーブルを検索するこ
とにより容易に複写関係の情報を得ることができる。ま
た、ＩＤテーブルを文書の識別子に基づいて検索するこ
とにより、対応する文書名も容易に得ることができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ここで、実際の文書の
利用形態を観察すると、文書はその内容が更新された
り、或いは、その保管場所が変更されることが生ずる。
このような文書の内容の更新や存在場所の変更も管理で
きれば文書管理の上で便利である。しかしながら、従来
の管理装置にあっては、リンク情報テーブルは複写関係
にある文書の識別子を格納する単純なものであり、ま
た、ＩＤテーブルも文書名を格納する単純なものである
ため、複写元の文書と複写された文書とが同一の内容で
あるのか、また、複写関係にある文書がそれぞれ何処に
保管されているかといった管理までは行うことができな
かった。

【０００４】更に、実際の文書の利用においては、パー
ソナルコンピュータ等から成る文書処理装置によって電
子データの文書から電子データの文書を複写するばかり
ではなく、電子データの文書から紙媒体に印刷した文
書、紙媒体に印刷した文書から紙媒体に印刷した文書、
紙媒体に印刷した文書から電子データの文書といったよ
うに種々な複写処理が行われる。しかしながら、従来の
管理装置にあっては、このような種々な態様の複写処理
に関して文書間の複写関係を管理するものではなく、実
際の文書利用の態様に即した管理が望まれていた。

【０００５】本発明は上記従来の事情に鑑みなされたも
ので、請求項１に記載した文書複写関係管理システム
は、単純な文書間の複写関係のみならず、文書の複写時
期情報や存在場所の情報も管理することを目的とする。
また、請求項２に記載した文書複写関係管理システム
は、上記に加えて、各文書の更新時期情報も管理するこ
とを目的とする。

【０００６】また、請求項３に記載した文書複写関係管
理システムは、上記のような管理を紙媒体に印刷した文
書に対しても行うことを目的とする。また、請求項４に
記載した文書複写関係管理システムは、上記のような管
理を紙媒体に印刷した文書から読み込んだ電子データの
文書に対しても行うことを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１に記載した文書複写関係管理システムは、
文書処理装置で行われた文書の複写操作に基づいて文書
の複写関係を管理する文書複写関係管理システムにおい
て、システムに登録された各文書の識別子と当該文書の
存在場所及び更新日時とを対応付けて管理するＩＤテー
ブルと、複写元の文書の識別子及び更新日時と複写され
た文書の識別子及び複写日時とを対応付けて管理するリ
ンク情報テーブルと、文書処理装置の複写操作に基づい
て複写された文書に新たな識別子を付与するＩＤ発行手
段と、複写された文書の存在場所及び更新日時を発行さ
れた新たな識別子と対応付けてＩＤテーブルに書き込む
ＩＤテーブル更新手段と、文書処理の複写操作に基づい
て複写された文書の識別子及び複写日時と複写元の文書
の識別子及び最終更新日時とを対応付けてリンク情報テ
ーブルに書き込むリンク情報テーブル更新手段と、を備
えたことを特徴とする。

【０００８】また、請求項２に記載した文書複写関係管
理システムは、請求項１に記載の文書複写関係管理シス
テムにおいて、ＩＤテーブル更新手段は文書処理装置に
よる文書の更新処理又は存在場所変更処理に基づいてＩ
Ｄテーブルの記録内容を更新することを特徴とする。

【０００９】また、請求項３に記載した文書複写関係管
理システムは、請求項１又は請求項２に記載の文書複写
関係管理システムにおいて、文書処理装置は紙媒体の文
書を印刷出力する装置であり、ＩＤ発行手段は印刷出力
される紙媒体の文書に対して識別子を発行し、文書処理
装置は発行された識別子を文書に付記して印刷出力し、
ＩＤテーブル更新手段は印刷出力された文書の存在場所
及び更新日時を発行された新たな識別子と対応付けてＩ
Ｄテーブルに書き込み、リンク情報テーブル更新手段は
印刷出力された文書の識別子と元の文書の識別子とを対
応付けてリンク情報テーブルに書き込むことを特徴とす
る。

【００１０】また、請求項４に記載した文書複写関係管
理システムは、請求項１乃至請求項３のいずれか１項に
記載の文書複写関係管理システムにおいて、文書処理装
置は識別子を付記した紙媒体の文書を読み取って電子デ
ータの文書に複写するイメージリーダーであり、ＩＤ発
行手段は読み取った電子データの文書に対して新たな識
別子を発行し、ＩＤテーブル更新手段は読み取った電子
データの文書の存在場所及び更新日時を発行された新た
な識別子と対応付けてＩＤテーブルに書き込み、リンク
情報テーブル更新手段は読み取った電子データの文書の
識別子と読取元の紙媒体文書の識別子とを対応付けてリ
ンク情報テーブルに書き込むことを特徴とする。

【００１１】

【作用】請求項１の文書複写関係管理システムでは、文
書処理装置が文書の複写操作を行うと、ＩＤ発行手段が
複写された文書に新たな識別子を付与する。そして、Ｉ
Ｄテーブル更新手段が複写された文書の存在場所及び更
新日時を発行された新たな識別子と対応付けてＩＤテー
ブルに書き込むとともに、リンク情報テーブル更新手段
が複写された文書の識別子及び複写日時と複写元の文書
の識別子及び最終更新日時とを対応付けてリンク情報テ
ーブルに書き込む。すなわち、リンク情報テーブルには
文書間の複写関係のみならず文書の複写時期情報も格納
され、また、ＩＤテーブルには文書の存在場所情報も格
納される。したがって、文書間の複写関係とともに各文
書の複写時期や存在場所も管理することができる。

【００１２】また、請求項２の文書複写関係管理システ
ムでは、上記に加えて、文書処理装置が文書内容を変更
する等の文書更新処理や文書データを他の文書処理装置
へ転送する等の存在場所変更処理を行うと、ＩＤテーブ
ル更新手段がＩＤテーブルに格納されている文書の存在
場所情報や更新日時記情報を処理に伴って変更する。し
たがって、ＩＤテーブルには最終の文書の存在場所とと
もに最終の更新日時情報が格納され、この最終更新日時
とリンク情報テーブルに格納された複写元の文書の更新
日時や複写された文書の複写日時とを比較することによ
り、文書の内容の変更状態を管理することができる。

【００１３】また、請求項３の文書複写関係管理システ
ムでは、文書処理装置は紙媒体の文書を紙媒体の文書と
して複写印刷する複写機や電子データの文書を紙媒体の
文書として印刷出力するプリンタであり、ＩＤ発行手段
が付与する新たな識別子を付記してこれら紙媒体の文書
を印刷出力する。そして、ＩＤテーブル更新手段が印刷
出力された文書の存在場所及び更新日時を発行された新
たな識別子と対応付けてＩＤテーブルに書き込むととも
に、リンク情報テーブル更新手段が印刷出力された文書
の識別子及び印刷出力日時と複写元の文書の識別子及び
最終更新日時とを対応付けてリンク情報テーブルに書き
込む。したがって、紙媒体の文書についても文書間の複
写関係とともに各文書の複写時期や存在場所も管理する
ことができる。

【００１４】また、請求項４の文書複写関係管理システ
ムでは、文書処理装置は識別子を付記した紙媒体の文書
を読み取って電子データの文書に複写するイメージリー
ダーであり、ＩＤ発行手段が付与する新たな識別子によ
って読み取った電子データの文書をシステムが管理す
る。すなわち、ＩＤテーブル更新手段が読み取った文書
の存在場所及び更新日時を発行された新たな識別子と対
応付けてＩＤテーブルに書き込むとともに、リンク情報
テーブル更新手段が読み取った文書の識別子及び読取日
時と複写元の文書の識別子及び最終更新日時とを対応付
けてリンク情報テーブルに書き込む。したがって、紙媒
体の文書から読み取った電子データの文書についても文
書間の複写関係とともに各文書の複写時期や存在場所も
管理することができる。

【００１５】

【実施例】以下、本発明の一実施例に係る文書複写関係
管理システムを図面を参照して説明する。図１に示すよ
うに、本実施例の文書複写関係管理システムは、文書処
理装置としての複数のクライアントマシン１と、文書の
複写関係を管理する装置としてのサーバマシン２とを、
ネットワーク３で接続した構成となっている。なお、本
発明の文書複写関係管理システムは、このように文書処
理装置と複写関係処理装置とを別個に構成せずに、これ
ら両処理部を一体とした１つの装置として構成するよう
にしてもよい。

【００１６】本実施例のクライアントマシン１は種々な
文書処理を行うクライアントプログラムが稼動するパー
ソナルコンピュータで構成されており、当該プログラム
の稼動によって処理を行う文書生成手段１０、文書更新
手段１１、文書複写手段１２、文書移動手段１３、複写
関係表示手段１４を有している。また、クライアントマ
シン１は、文書を画像表示するディスプレイや印刷出力
するプリンタから成る出力機能部とキーボードやマウス
から成る入力機能部とを備えた入出力装置１５と、ハー
ドディスク装置等によって文書の電子データを格納する
外部記憶装置１６とを有している。

【００１７】なお、各クライアントマシン１にはネット
ワーク上で一意に識別し得るマシン名が予め割り当てら
れており、各クライアントマシン１の外部記憶装置１６
に格納されている文書の存在場所を識別するために、こ
れらマシン名を用いている。また、外部記憶装置１６に
は文書とともに対応する文書名及びシステムにおいて付
与された文書識別子（文書ＩＤ）も格納されている。

【００１８】文書生成手段１０は入出力装置１５からの
指示に基づいて新たな文書ファイルの生成を行い、生成
した文書を自己のクライアントマシン１の外部記憶装置
１６に格納する。文書更新手段１１は入出力装置１５か
らの指示に基づいて自己のクライアントマシン１の外部
記憶装置１６に格納されている文書の内容を編集等の更
新処理し、この更新した文書を再度外部記憶装置１６に
格納する。文書複写手段１２は入出力装置１５からの指
示に基づいて自己のクライアントマシン１の外部記憶装
置１６に格納されている文書の複製を生成し、生成され
た複写文書を再度外部記憶装置１６に格納する。

【００１９】文書移動手段１３は、入出力装置１５から
の指示に基づいて、自己のクライアントマシン１の外部
記憶装置１６に格納されている文書を他のクライアント
マシン１へネットワーク３を介して転送する処理を行
い、また、他のクライアントマシン１からネットワーク
３を介して転送されてきた文書を自己の外部記憶装置１
６に格納する処理を行う。複写関係表示手段１４は、入
出力装置１５からの指示に基づいて、後述するＩＤテー
ブルやリンク情報テーブルからの複写関係情報を受け取
り、当該情報を入出力装置１５のディスプレイ画面に表
示させる。

【００２０】本実施例のサーバマシン２は種々な複写関
係処理を行うサーバプロセスが稼動するパーソナルコン
ピュータで構成されており、当該プロセスの稼動によっ
て処理を行うＩＤ発行手段２０、ＩＤテーブルレコード
追加手段２１、ＩＤテーブルレコード更新手段２２、リ
ンク情報テーブルレコード追加手段２３、ＩＤテーブル
検索手段２４、リンク情報テーブル検索手段２５を有し
ている。また、サーバマシン２はハードディスク装置等
から成る外部記憶装置２６を有しており、この外部記憶
装置２６にはＩＤテーブル２７とリンク情報テーブル２
８とが格納されている。

【００２１】ＩＤテーブル２７は図２に示すような内容
を有しており、いずれかのクライアントマシン１の外部
記憶装置１６に格納された文書の情報を各文書毎に識別
して格納している。すなわち、ＩＤテーブル２７は各文
書に付与されたＩＤ（識別子）に対応させて、文書の内
容に関する最終の（すなわち、最新の）更新日時、文書
の存在場所、文書名を格納している。例えば、文書ＩＤ
が”１”の文書は、１９９５年２月３日の１５時１５分
に最新の更新がなされ、その存在場所は製造部門で、文
書名は仕様書である。

【００２２】リンク情報テーブル２８は図３に示すよう
な内容を有しており、いずれかのクライアントマシン１
の外部記憶装置１６に格納された文書間の複写関係の情
報を複写関係にある文書の対として格納している。すな
わち、リンク情報テーブル２８は複写関係にある１対の
文書をそれぞれのＩＤで対応させて、複写元の文書に関
しては複写処理を行った時点での当該文書の最終更新日
時を複写元文書更新日時として付属させ、複写先文書
（すなわち、複写された文書）に関しては複写処理を行
った日時を複写先文書更新日時として付属させて格納し
ている。例えば、文書ＩＤが”１”の文書を複写元とし
て文書ＩＤが”２”の文書が複写生成され、この複写処
理は１９９５年２月３日の１１時２５分になされ、複写
元の文書は当該複写処理を行った時点では１９９５年１
月９日の１７時４３分に最新の更新処理がなされてい
る。

【００２３】また、上記のＩＤ発行手段２０はクライア
ントマシン１からの発行要求に基づいて文書間で重複の
ない識別子（ＩＤ）を発行し、要求元のクライアントマ
シン１へ送信する。ＩＤテーブルレコード追加手段２１
は、クライアントマシン１が新たな文書を外部記憶装置
１６へ格納処理するに伴って、新たに識別子が付与され
た当該文書の情報をＩＤテーブル２７に新たな欄を形成
して追加格納する。ＩＤテーブルレコード更新手段２２
は、クライアントマシン１が既に外部記憶装置１６に格
納している文書を更新処理するに伴って、ＩＤテーブル
２７に格納されている当該文書の情報を更新する。

【００２４】リンク情報テーブルレコード追加手段２３
は、クライアントマシン１が複写処理を行って新たな文
書を外部記憶装置１６へ格納処理するに伴って、複写元
の文書に関する情報と複写された文書に関する情報とを
対応付けてリンク情報テーブル２８に新たな欄を形成し
て追加格納する。ＩＤテーブル検索手段２４は、クライ
アントマシン１からの検索要求に基づいてＩＤテーブル
２７を検索し、検索要求で指示された文書ＩＤに対応す
る情報をＩＤテーブル２７から読み出して要求元のクラ
イアントマシン１へ送信する。リンク情報テーブル検索
手段２５は、クライアントマシン１からの検索要求に基
づいてリンク情報テーブル２８を検索し、検索要求で指
示された文書ＩＤに対応する情報をリンク情報テーブル
２８から読み出して要求元のクライアントマシン１へ送
信する。

【００２５】上記構成の文書複写関係管理システムによ
る処理をフローチャートを参照して説明する。図４に示
すクライアントマシン１で新たな文書を生成する場合に
は、ユーザが入出力装置１５から文書名を指定して新た
な文書を生成する操作を行うと、文書生成手段１０が当
該指定された文書名の文書を生成する（ステップＳ
１）。そして、この文書を外部記憶装置１６に格納する
に際して、文書生成手段１０がサーバマシン２へネット
ワーク３を介して新たな文書ＩＤの発行を要求し（ステ
ップＳ２）、これに応じてＩＤ発行手段２０が発行した
新たな文書ＩＤをネットワーク３を介して受け取る。

【００２６】そして、文書生成手段１０が受け取った新
たな文書ＩＤを生成した文書に付与して外部記憶装置１
６に格納するとともに（ステップＳ３）、この文書ＩＤ
とともに作成した日時、作成した文書の存在場所及び文
書名を付してＩＤテーブルレコード追加手段２１へ追加
処理を要求する（ステップＳ４）。この結果、ＩＤテー
ブルレコード追加手段２１はＩＤテーブル２７に新たな
欄を形成し、この欄に文書ＩＤに対応付けて生成された
文書の情報を追加格納する。

【００２７】また、図５に示すクライアントマシン１で
既に外部記憶装置１６に格納されている文書の内容を更
新する場合には、ユーザが入出力装置１５から文書名を
指定して文書を更新する操作を行うと、文書更新手段１
１が当該指定された文書名の文書を更新する（ステップ
Ｓ１１）。そして、この更新処理に伴って、文書更新手
段１１が現在の日時を当該文書の更新日時の設定し（ス
テップＳ１２）、ネットワーク３を介してＩＤテーブル
レコード更新手段２２へ文書名を付した更新処理を要求
する（ステップＳ１３）。

【００２８】この結果、ＩＤテーブルレコード更新手段
２２は、要求された文書名に該当するＩＤテーブル２７
の欄について、更新日時を現在の日時に書き換える。し
たがって、文書の更新処理が行われる毎にＩＤテーブル
２７の更新日時情報は書き換えられ、最新の更新日時が
記録される。

【００２９】また、図６に示すクライアントマシン１で
文書の複写を行う場合には、ユーザが入出力装置１５か
ら複写元の文書名を指定して文書の複製を生成する操作
を行うと、文書複写手段１２が当該指定された文書名の
文書から複写した文書を生成する（ステップＳ２１）。
そして、この文書を外部記憶装置１６に格納するに際し
て、文書複写手段１２がサーバマシン２へネットワーク
３を介して新たな文書ＩＤの発行を要求し（ステップＳ
２２）、これに応じてＩＤ発行手段２０が発行した新た
な文書ＩＤをネットワーク３を介して受け取る。

【００３０】そして、文書複写手段１２が受け取った新
たな文書ＩＤを複写して得た文書に付与して外部記憶装
置１６に格納し（ステップＳ２３）、この文書ＩＤとと
もに複写した日時、複写して得た文書の存在場所及び文
書名を付してＩＤテーブルレコード追加手段２１へ追加
処理を要求する（ステップＳ２４）。この結果、ＩＤテ
ーブルレコード追加手段２１はＩＤテーブル２７に新た
な欄を形成し、この欄に文書ＩＤに対応付けて複写して
得た文書の情報を追加格納する。

【００３１】また、文書複写手段１２が上記の新たな文
書ＩＤ及び複写元の文書のＩＤに複写した日時を付して
リンク情報テーブルレコード追加手段２３へ追加処理を
要求する（ステップＳ２５）。この結果、リンク情報テ
ーブルレコード追加手段２３はＩＤテーブル２７から複
写元の文書の最新の更新日時情報を得るとともにリンク
情報テーブル２８に新たな欄を形成し、この欄に複写元
の文書ＩＤ及びその更新日時と複写された文書ＩＤとそ
の更新日時の情報を追加格納する。

【００３２】また、図７に示すクライアントマシン１で
既に外部記憶装置１６に格納されている文書を他のクラ
イアントマシン１へネットワーク３を介して移動させる
場合には、ユーザが入出力装置１５から文書名を指定し
て文書を移動させる操作を行うと、文書移動手段１３が
当該指定された文書名の文書を外部記憶装置１６から読
み出して指定された他のクライアントマシン１へ転送す
る（ステップＳ３１）。そして、この移動処理に伴っ
て、文書移動手段１３がネットワーク３を介してＩＤテ
ーブルレコード更新手段２２へ移動した文書名に移送先
にマシン名（存在場所）を付した更新処理を要求する
（ステップＳ３２）。

【００３３】この結果、ＩＤテーブルレコード更新手段
２２は、要求された文書名に該当するＩＤテーブル２７
の欄について、存在場所を新たな存在場所に書き換え
る。したがって、文書の移動処理が行われる毎にＩＤテ
ーブル２７の存在場所情報は書き換えられ、最新の存在
場所が記録される。

【００３４】また、図８に示すクライアントマシン１で
文書の複写関係を表示させる場合には、ユーザが入出力
装置１５から文書名を指定して複写関係を表示させる操
作を行うと、複写関係表示手段１４が外部記憶装置１６
から当該文書名に基づいて文書ＩＤを取得し（ステップ
Ｓ４１）、リンク情報テーブル検索手段２５に当該文書
ＩＤを複写先文書ＩＤとするレコードの検索を要求する
（ステップＳ４２）。これに応じてリンク情報テーブル
検索手段２５が検索したレコードを複写関係表示手段１
４がネットワーク３を介して受け取ると、複写関係表示
手段１４が受け取ったレコードに基づいて複写元の文書
ＩＤに関するレコード検索をＩＤテーブル検索手段２４
に要求する（ステップＳ４３）。

【００３５】また、複写関係表示手段１４がリンク情報
テーブル検索手段２５に指定された文書ＩＤを複写元文
書ＩＤとするレコードの検索を要求する（ステップＳ４
４）。これに応じてリンク情報テーブル検索手段２５が
検索したレコードを複写関係表示手段１４がネットワー
ク３を介して受け取ると、複写関係表示手段１４が受け
取ったレコードに基づいて複写先の文書ＩＤに関するレ
コード検索をＩＤテーブル検索手段２４に要求する（ス
テップＳ４５）。上記のＩＤテーブル２７及びリンク情
報テーブル２８に対する検索の結果、関係情報表示手段
１４は指定した文書に関する複写元や複写先の文書及び
これらの存在場所や更新状況に関する情報が得られ、こ
れら情報を入出力装置１５のディスプレイ画面に表示す
る（ステップＳ４６）。

【００３６】このディスプレイ画面への表示は、例えば
図９に示すように行われ、開発部の文書が複写されて複
写文書が製造部に存在し、更に、この文書が２つの文書
に複写されて販売部１と販売部２とにそれぞれ存在する
状況を模式図と矢印とで表示する。このように複写関係
のみならず、文書の存在場所や更新状況に関する情報も
表示されるため、ユーザは文書間の関係及び個々の文書
の状況を容易に把握することができる。

【００３７】なお、上記したＩＤテーブル２７やリンク
情報テーブル２８には必要に応じて他にも種々な情報を
格納するようにしてもよく、例えば図１０に示すよう
に、ＩＤテーブル２７に文書の削除に関する情報を追加
して、文書が削除されているときには”ＴＲＵＥ”削除
されていないときには”ＦＡＬＳＥ”として、文書が削
除されて存在していない状況も管理するようにしてもよ
い。

【００３８】上記のように本実施例の文書複写関係管理
システムによると、ユーザが手元にある文書の複写先を
知りたい場合には、リンク情報テーブル２８から複写元
の文書ＩＤが手元の文書のＩＤと等しいレコードを検索
し、その複写先の文書ＩＤを用いてＩＤテーブル２７か
ら存在場所を検索すればよい。また、ユーザが手元にあ
る文書の複写元を知りたい場合には、リンク情報テーブ
ル２８から複写先の文書ＩＤが手元の文書のＩＤと等し
いレコードを検索し、その複写元の文書ＩＤを用いてＩ
Ｄテーブル２７から存在場所を検索すればよい。

【００３９】そして、リンク情報テーブル２８に格納さ
れている複写先文書更新日時は複写処理時以後は更新さ
れない一方、ＩＤテーブル２７の複写先文書の更新日時
は随時更新されるため、両者の更新日時を比較して、リ
ンク情報テーブル２８の更新日時がＩＤテーブル２７の
更新日時より古ければ複写先文書の内容は複写後に更新
されたことを知ることができる。一方、手元の文書の更
新日時がリンク情報テーブル２８の複写元文書の更新日
時より新しい場合には、手元の文書は複写後に内容が更
新されたことを知ることができる。

【００４０】図１１には、本発明の他の一実施例に係る
文書複写関係管理システムを示してある。なお、上記し
た実施例と同一部分には同一符号を付して重複する説明
は省略する。本実施例は、文書複写の一態様である紙媒
体への印刷出力及び紙媒体文書からの電子データ文書の
読み込みをも対象としたものであり、これら紙媒体文書
及び電子データ文書の管理を行うものである。このた
め、本実施例の文書複写関係管理システムは、入出力装
置として紙媒体の文書を光学的に読み取って電子データ
化するスキャナ１５ａを備えたクライアントマシン１
と、入出力装置として電子データの文書を紙媒体に印刷
出力するプリンタ１５ｂを備えたクライアントマシン１
とをネットワーク３に接続させて設けてある。

【００４１】本実施例の文書複写関係管理システムで印
刷処理を行う場合には、図１２に示すように、ユーザが
プリンタ１５ｂから文書ＩＤを付記して文書を印刷出力
する操作を行うと、クライアントマシン１がサーバマシ
ン２へネットワーク３を介して新たな文書ＩＤの発行を
要求し（ステップＳ５１）、これに応じてサーバマシン
２が発行した新たな文書ＩＤをネットワーク３を介して
受け取る。そして、クライアントマシン１が指定された
文書を外部記憶装置１６から読み出し、プリンタ１５ｂ
に受け取った新たな文書ＩＤを付記して文書を紙媒体上
に印刷出力させる（ステップＳ５２）。

【００４２】そして、新たな文書ＩＤとともに印刷出力
した日時、印刷出力した文書の存在場所及び文書名を付
してサーバマシン２へＩＤテーブル２７への追加処理を
要求する（ステップＳ５３）。この結果、サーバマシン
２はＩＤテーブル２７に新たな欄を形成し、この欄に文
書ＩＤに対応付けて印刷出力された紙媒体の文書の情報
を追加格納する。また、クライアントマシン１が上記の
新たな文書ＩＤ及び印刷元の文書のＩＤに印刷処理した
日時を付してサーバマシン２へリンク情報テーブル２８
への追加処理を要求する（ステップＳ５４）。この結
果、サーバマシン２はリンク情報テーブル２８に新たな
欄を形成し、この欄に印刷元の文書ＩＤ及びその更新日
時と印刷出力された文書ＩＤとその印刷日時の情報を追
加格納する。

【００４３】したがって、紙媒体に印刷出力された文書
についての一義的な文書ＩＤが付与されて、その複写関
係情報、存在場所情報、更新日時情報が管理される。な
お、このように文書ＩＤが付与された紙媒体文書をスキ
ャナ１５ａで読み取って電子データの文書として複写す
ることもでき、この場合にも、電子データ文書には新た
な文書ＩＤを付与して、その複写関係情報、存在場所情
報、更新日時情報がリンク情報テーブル２８及びＩＤテ
ーブル２７に格納されて管理される。

【００４４】また、本実施例の文書複写関係管理システ
ムで紙媒体文書の印刷元を特定するには、図１３に示す
ように、ユーザがスキャナ１５ａから文書ＩＤを付記し
た紙媒体文書の読み取り操作を行うと、クライアントマ
シン１がその文書ＩＤを読み取る（ステップＳ６１）。
そして、クライアントマシン１が読み取った文書ＩＤを
複写元文書のＩＤとするレコードをリンク情報テーブル
２８から検索する要求をサーバマシン２へネットワーク
３を介して送出し（ステップＳ６２）、これに応じてサ
ーバマシン２が検索したレコードをネットワーク３を介
して受け取る（ステップＳ６２）。

【００４５】そして、クライアントマシン１が受け取っ
たレコードの複写元文書ＩＤに基づいて、当該複写元文
書ＩＤについてのレコードをＩＤテーブル２７から検索
すべき要求をネットワーク３を介してサーバマシン２へ
送出し（ステップＳ６３）、これに応じてサーバマシン
２が検索したレコードをネットワーク３を介して受け取
る。そして、上記のＩＤテーブル２７及びリンク情報テ
ーブル２８に対する検索の結果、クライアントマシン１
はスキャナ１５ａから読み取った紙媒体文書に関する複
写元や複写先の文書及びこれらの存在場所や更新状況に
関する情報が得られ、これら情報を入出力装置のディス
プレイ画面に表示する（ステップＳ６４）。

【００４６】図１４には、本発明の更に他の一実施例に
係る文書複写関係管理システムを示してある。なお、上
記した実施例と同一部分には同一符号を付して重複する
説明は省略する。本実施例は、文書複写の一態様である
紙媒体文書間での複写をも対象としたものであり、これ
ら紙媒体文書の管理を行うものである。このため、本実
施例の文書複写関係管理システムは、クライアントマシ
ンとして複写機１ａをネットワーク３に接続させて設け
てある。

【００４７】本実施例の文書複写関係管理システムで紙
媒体文書間での複写を行う場合には、図１５に示すよう
に、ユーザが複写機１ａで文書ＩＤが付記された紙媒体
文書の複製を生成する操作を行うと、複写機１ａがサー
バマシン２へネットワーク３を介して新たな文書ＩＤの
発行を要求し（ステップＳ７１）、これに応じてサーバ
マシン２が発行した新たな文書ＩＤをネットワーク３を
介して受け取る。

【００４８】そして、複写機１ａは複写元に紙媒体文書
からその文書ＩＤを読み取り（ステップＳ７２）、読み
取った文書ＩＤに代えて上記の新たな文書ＩＤを付記し
て紙媒体へ文書を複写する（ステップＳ７３）。そし
て、複写機１ａが新たな文書ＩＤとともに複写した日
時、複写して得た文書の存在場所及び文書名を付してＩ
Ｄテーブル２７への追加処理をサーバマシン２へ要求す
る（ステップＳ７４）。この結果、サーバマシン２はＩ
Ｄテーブル２７に新たな欄を形成し、この欄に文書ＩＤ
に対応付けて複写して得た紙媒体文書の情報を追加格納
する。

【００４９】また、複写機１ａが上記の新たな文書ＩＤ
及び複写元の文書のＩＤに複写した日時を付してリンク
情報テーブル２８への追加処理をサーバマシン２へ要求
する（ステップＳ７５）。この結果、サーバマシン２は
リンク情報テーブル２８に新たな欄を形成し、この欄に
複写元の文書ＩＤ及びその更新日時と複写された文書Ｉ
Ｄとその更新日時の情報を追加格納する。したがって、
紙媒体の文書間でも一義的な文書ＩＤが付与されて、そ
の複写関係情報、存在場所情報、更新日時情報が管理さ
れる。

【００５０】

【発明の効果】以上詳細に説明したように、請求項１の
文書複写関係管理システムによると、複写関係情報を格
納したリンク情報テーブルと個々の文書の情報を格納し
たＩＤテーブルとによって文書を管理するようにしたた
め、単純な文書間の複写関係のみならず、文書の複写時
期や存在場所も管理することができ、実際の文書の利用
形態に即した利便性が向上する。

【００５１】また、請求項２の文書複写関係管理システ
ムによると、上記の効果に加え、各文書の更新時期情報
も管理することができ、文書内容の更新状況も管理する
ことができる。また、請求項３の文書複写関係管理シス
テムによると、上記の効果に加え、紙媒体に印刷した文
書に対しても管理することができ、また、請求項４の文
書複写関係管理システムによると、紙媒体に印刷した文
書から読み込んだ電子データの文書に対しても管理する
ことができ、文書の形式を問わない総合的な文書管理を
行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例に係る文書複写関係管理シ
ステムの構成を示すブロック図である。

【図２】 ＩＤテーブルの格納内容の一例を示す説明図
である。

【図３】 リンク情報テーブルの格納内容の一例を示す
説明図である。

【図４】 本発明の一実施例に係る文書生成処理の手順
を示すフローチャートである。

【図５】 本発明の一実施例に係る文書更新処理の手順
を示すフローチャートである。

【図６】 本発明の一実施例に係る文書複写処理の手順
を示すフローチャートである。

【図７】 本発明の一実施例に係る文書移動処理の手順
を示すフローチャートである。

【図８】 本発明の一実施例に係る複写関係表示処理の
手順を示すフローチャートである。

【図９】 複写関係の表示態様の一例を示す説明図であ
る。

【図１０】 ＩＤテーブルの格納内容の他の一例を示す
説明図である。

【図１１】 本発明の他の一実施例に係る文書複写関係
管理システムの構成を示すブロック図である。

【図１２】 本発明の他の一実施例に係る文書印刷処理
の手順を示すフローチャートである。

【図１３】 本発明の他の一実施例に係る印刷元特定処
理の手順を示すフローチャートである。

【図１４】 本発明の更に他の一実施例に係る文書複写
関係管理システムの構成を示すブロック図である。

【図１５】 本発明の更に他の一実施例に係る文書複写
処理の手順を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１・・・クライアントマシン、 ２・・・サーバマシ
ン、１５・・・入出力装置、 １６・・・外部記憶装
置、２０・・・ＩＤ発行手段、 ２１・・・ＩＤテーブ
ルレコード追加手段、２２・・・ＩＤテーブルレコード
更新手段、２３・・・リンク情報テーブルレコード追加
手段、２７・・・ＩＤテーブル、 ２８・・・リンク情
報テーブル、

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書処理装置で行われた文書の複写操作
   に基づいて文書の複写関係を管理する文書複写関係管理
   システムにおいて、 システムに登録された各文書の識別子と当該文書の存在
   場所及び更新日時とを対応付けて管理するＩＤテーブル
   と、 複写元の文書の識別子及び更新日時と複写された文書の
   識別子及び複写日時とを対応付けて管理するリンク情報
   テーブルと、 文書処理装置の複写操作に基づいて複写された文書に新
   たな識別子を付与するＩＤ発行手段と、 複写された文書の存在場所及び更新日時を発行された新
   たな識別子と対応付けてＩＤテーブルに書き込むＩＤテ
   ーブル更新手段と、 文書処理の複写操作に基づいて複写された文書の識別子
   及び複写日時と複写元の文書の識別子及び最終更新日時
   とを対応付けてリンク情報テーブルに書き込むリンク情
   報テーブル更新手段と、 を備えたことを特徴とする文書複写関係管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の文書複写関係管理シス
   テムにおいて、 ＩＤテーブル更新手段は文書処理装置による文書の更新
   処理又は存在場所変更処理に基づいてＩＤテーブルの記
   録内容を更新することを特徴とする文書複写関係管理シ
   ステム。
3. 【請求項３】 請求項１又は請求項２に記載の文書複写
   関係管理システムにおいて、 文書処理装置は紙媒体の文書を印刷出力する装置であ
   り、 ＩＤ発行手段は印刷出力される紙媒体の文書に対して識
   別子を発行し、文書処理装置は発行された識別子を文書
   に付記して印刷出力し、ＩＤテーブル更新手段は印刷出
   力された文書の存在場所及び更新日時を発行された新た
   な識別子と対応付けてＩＤテーブルに書き込み、リンク
   情報テーブル更新手段は印刷出力された文書の識別子と
   元の文書の識別子とを対応付けてリンク情報テーブルに
   書き込むことを特徴とする文書複写関係管理システム。
4. 【請求項４】 請求項１乃至請求項３のいずれか１項に
   記載の文書複写関係管理システムにおいて、 文書処理装置は識別子を付記した紙媒体の文書を読み取
   って電子データの文書に複写するイメージリーダーであ
   り、 ＩＤ発行手段は読み取った電子データの文書に対して新
   たな識別子を発行し、ＩＤテーブル更新手段は読み取っ
   た電子データの文書の存在場所及び更新日時を発行され
   た新たな識別子と対応付けてＩＤテーブルに書き込み、
   リンク情報テーブル更新手段は読み取った電子データの
   文書の識別子と読取元の紙媒体文書の識別子とを対応付
   けてリンク情報テーブルに書き込むことを特徴とする文
   書複写関係管理システム。