JPH0535562A - 情報処理システムの文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 情報処理システム内に保存されている文章の
管理を能率よく行い、不要な文章を手際よく外部に退避
させたり削除して、記憶容量を有効に使用する。 【構成】 このシステムで取扱う全部の文書に対して文
章状態を移行する場合の期間条件を記憶する文章管理テ
ーブルを設け、この文書管理テーブルに記憶されている
各文書における現在日付に基づいて算出された経過期間
が最低保存期間を越えかつ許容ノーアクセス期間を越え
ているか否かをチェックし、このチェックにおいて期間
超過と判断されたときに該当文書の状態を文章管理テー
ブルの移行形態に指定された方向の状態（例えば外部記
憶装置に退避した状態や削除された状態）へ移行させ
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、キーボードやイメージ
スキャナー等の入力装置から入力されて、情報処理シス
テム内に保存されている文章の管理を行う情報処理シス
テムの文章管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータで構成された情報処理シス
テムのなかには多数の文章を取扱うシステムがある。こ
のように多数の文章を取扱う情報処理システムにおいて
は、入力され文章を保存しておくためにシステム本体内
に組込まれたＲＡＭやハードディスク装置やシステム本
体外に設けられたフロッピーディスクドライブ装置（Ｆ
ＤＤ）や光ディスク装置が設けられている。

【０００３】そして、操作者が一つの文章に対して、追
加，削除，変更等を行ったり、または文章内容を確認す
る必要が生じると、該当文章をシステム本体内の例えば
前記ＲＡＭ内に形成された主メモリに移行させる。そし
て、この文章に対するアクセスを実行する。このよう
に、操作者がアクセス可能状態に制御された文章は「ア
クティプ状態」にあるという。逆に、システム本体外の
ＦＤＤや光ディスク装置に記憶されていて、即座にアク
セスできない状態の文章は「インアクティブ状態」にあ
るという。また、不要となって削除された文章は「削除
状態」にあるという。したがって、操作者は自己がアク
セスしょうとする文書がどの文書状態にあるかを調べた
のちに実際の追加，削除，変更等の編集作業を行う。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、一般に、一旦
情報処理システム内に保存してしまった文書は、また後
で使用する可能性があるからと考えて、当初の目的を達
成してしまったとしても、削除せずにそのまま残される
場合が多い。すなわち、情報処理シテム内にはほとんど
利用価値のない不要文章が大量に保存されている。

【０００５】しかし、前述した各記憶装置の記憶容量に
も一定の限界があるので、新たな文章を入力する余裕が
なくなると、不要になった文章を探して削除したり、当
分アクセスしないような文章を外部記憶装置に退避させ
たり、オフラインの磁気テープに保存したのち削除した
りして文章整理を行う。

【０００６】この文章整理の際、自分の管理下にある文
章に対しては、該当文章の要／不要は自己が把握してい
るので、簡単に整理できる。しかし、他人が管理してい
る文章については、その文章の管理者を調べて、要／不
要を確かめる必要がある。また、管理者が不明の場合で
は、関係者の一人一人に要／不要を聞く必要があるの
で、文書整理が非常に面倒である。さらには、管理者不
明のままの文章を削除してししまって、後から該当文章
が必要であるという管理者が現れたりする懸念もある。

【０００７】このように、情報処理システムに保存され
た文章の管理を各人に行わせるのは文書管理上において
非常に能率が悪い。また、誤って必要な文章を削除する
懸念もある。

【０００８】本発明はこのような事情に鑑みてなされた
ものであり、このシステムで取扱う全部の文書に対して
文章状態を移行する場合の期間条件を記憶する文章管理
テーブルを設け、この文章管理テーブルによって定期的
あるいは不定期に各文章の状態をチェックでき、不要文
書の移動，削除を含めた文章状態の移行が簡単に実施で
き、システムの記憶容量を有効に使用でき、かつ安全，
迅速な優れた文書管理を実施できる情報処理システムの
文章管理装置を提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記課題を解消するため
に本発明の文書管理装置は、少なくとも複数の文章を記
憶する主メモリおよび外部記憶装置等の他のメモリを含
む複数のメモリを有し、一つの文章に対するアクセス要
求に応じて、該当文章を主メモリに移してアクティブ状
態とし、当分アクセス要求が発生しない文章をインアク
ティブ状態として他のメモリに移行し、かつ必要に応じ
て不要文章を削除状態とする情報処理システムにおい
て、

【００１０】図１に示すように、この情報処理システム
で取扱う全ての文章における文章入力日付，最低保管期
間，許容ノーアクセス期間，最終アクセス日付，文章状
態の移行形態および現在の文書状態を記憶する文書管理
テーブルＡと、現在日付を計時する時計Ｂと、文章管理
チェック指令発生に応動して、文書管理テーブルに記憶
されている各文書における現在日付に基づいて算出され
た経過期間が最低保存期間を越えかつ許容ノーアクセス
期間を越えているか否かをチェックする文章状態チェッ
ク手段Ｃと、この文章状態チェック手段が期間超過と判
断したときに該当文書の状態を文章管理テーブルの移行
形態に指定された方向の状態へ移行させる文書状態移行
実行手段Ｄとを備えたものである。

【００１１】

【作用】このように構成された情報処理システムの文書
管理装置であれば、文章をこの情報処理システムに保存
する場合に、文書管理テーブルに、この文書の入力日
付，アクセスの有無に係わらずこの文章の文書状態の変
更を禁止する最低保管期間Ｔａ，この最低保管期間が経
過した後においてアクセスが実行されなくても文書状態
の変更を禁止する許容ノーアクセス期間Ｔｂ，許容ノー
アクセス期間Ｔｂが経過した後に実行される状態移行の
移行先を示す移行形態を設定する。そして、該当文章に
対するアクセスが実行されると、文章管理テーブルの該
当文章の最終アクセス日付にアクセス実行日の日付が設
定される。

【００１２】そして、一定周期毎、または不定期で、文
書管理チェック要求が発生すると、現在日付が最低保管
期間Ｔａを越えていて、かつ許容ノーアクセス期間を越
えているか否かが判断される。そして、その判断結果に
より、該当文書の文書状態を移行するか否かが判断され
る。

【００１３】このように、文書管理テーブルに予め各文
章の例えば削除条件を設定しておくことによって、不要
になった文章が削除されずに後々まで残ることが未然に
防止される。

【００１４】

【実施例】以下本発明の一実施例を図面を用いて説明す
る。

【００１５】図２は実施例の情報処理システムの文書管
理装置の概略構成を示すブロック図である。この文書管
理装置の一部は図示するようにシステム本体１内に収納
された一種のプログラムソフト手段でもって構成されて
いる。すなわち、文書管理装置は大きく別けて、このシ
ステム本体１で取扱う全ての文章の取扱い上の各種デー
タを記憶する文章管理テーブル２と、文書状態チェック
手段３と、現在日時を計時する時計４と、文章状態移行
実行手段５とで構成されている。また、システム本体１
内には、移行文書一覧ファイル６ａ，６ｂ，６ｃが設け
られている。さらに、情報処理システム全体としては、
図示するように。外部記憶装置としての光ディスク装置
６がシステム本体１に対してオンライン接続されてい
る。

【００１６】そして、文書管理テーブル２は図３に示す
ように構成されている。すなわち、各領域番号ＣＮ毎
に、文書名称，最低保管期間Ｔａ，ノーアクセス期間Ｔ
ｂ，移行形態、文章入力日付Ｄ1 ，最終アクセス日付Ｄ
2 ，現在の文書状態，文書の保存場所等の管理データが
設定される。

【００１７】ここで、文章状態とは、該当文章がこの情
報処理システム内においてどの部分に記憶されているか
を示す情報であり、この実施例においては、「アクティ
ブ状態」と「インアクティブ状態」と「削除（デリー
ト）常態」との３種類である。各状態の具体的内容は、
従来の技術で説明した通りである。

【００１８】さらに、移行形態とは、該当文章がこの文
書管理テーブル２内に設定された後述する移行条件を満
たした場合に、前記文書状態の移行先を示す情報であ
る。そして、この実施例においては、以下の３つの移行
形態が設定されている。 移行形態１＝アクティブ状態→インアクティブ状態 移行形態２＝アクティブ状態→インアクティブ状態→削
除状態 移行形態３＝アクティブ状態→削除状態

【００１９】すなわち、移行形態１においては、移行条
件に達すると、文章の記憶場所が内部の主メモリから外
部の光ティスク装置７へ移行する。よって、この文章は
削除されない。また、移行形態２においては、最初の移
行条件に達すると、文章の記憶場所が内部の主メモリか
ら外部の光ティスク装置７へ移行し、次の移行条件に達
すると、光ディスク装置７に移動された文章が削除され
る。そして、最後の移行形態３においては、移行条件に
達すると、いきなり削除される。このように、文章の種
類や性格に応じて、移行形を区別して設定可能である。
また、最終アクセス日付Ｄ2 は該当文章に対してアクセ
スを行う毎にそのときの日付によって更新される。

【００２０】文章状態は現在の前述した３種類のうちの
一つの文書状態が設定される。また、最後の保存場所は
該当文章の記憶場所を示す。例えば、複数の外部記憶装
置が接続されていれば、具体的に保存先の装置番号が記
憶される。また、図２の移行文章一覧ファイル６ａ，６
ｂ，６ｃにはそれぞれの移行条件に従って、移行した文
書名称が登録される。しかし、前記文書状態チェック手
段３および文書状態移行実行手段５は図４の流れ図に従
って文書管理処理を実行するようにプログラム構成され
ている。

【００２１】流れ図が開始され、Ｐ１にて時計４が例え
ば午前０時等の日付変更を検出すると、文章管理テーブ
ル２の領域番号ＣＮを１に初期設定する。そして、ＣＮ
番目の領域のデータを検索する（Ｐ２）。次の時計４か
ら今日の日付Ｄ0 を読出す。該当文章の入力日付Ｄ1 か
ら今日の日付Ｄ0 までの経過期間（Ｄ0 −Ｄ1 ）が最低
保管期間Ｔａに達していなけれ（Ｐ３）ば、無条件に文
章状態を移行する必要がないので、領域番号ＣＮに１を
加算する（Ｐ４）。加算後の領域番号ＣＮが最大値ＣＮ
max を越えていなければ（Ｐ５）、Ｐ２に戻り、該当領
域番号ＣＮのデータを読出す。

【００２２】Ｐ３にて、入力日付Ｄ1 から今日の日付Ｄ
0 までの経過期間（Ｄ0 −Ｄ1 ）が最低保管期間Ｔａに
達していたならば、該当文章の最終アクセス日付Ｄ2 か
ら今日の日付Ｄ0 までの経過期間（Ｄ0 −Ｄ2 ）が許容
ノーアクセス期間Ｔｂを越えたか否かを調べる（Ｐ
６）。許容ノーアクセス期間Ｔｂを越えていなければ、
文章状態を移行する必要がないので、Ｐ４へ進み、領域
番号ＣＮに１を加算する。

【００２３】Ｐ６にて、経過期間（Ｄ0 −Ｄ2 ）が許容
ノーアクセス期間Ｔｂを越えると、該当文章の文章形態
および現在の文章状態を読出す（Ｐ７）。そして、読出
した該当文章の文章状態を文章形態の指定する方向の文
章状態に移行する（Ｐ８）。すなわち、文章形態が「イ
ンアクティブ状態」への移行を指示した場合には、該当
文書をシステム本体１の主メモリから外部の光ディスク
装置７へ転送する。また、文章形態が「削除状態」への
移行を指示した場合には、該当文書を削除する。

【００２４】しかるのち、文書管理テーブル２の該当文
章の文章状態および保存場所を移行後の文書状態および
保存場所に更新する。なお、削除された場合は、保存場
所には削除のメッセージを書込む。また、図２の該当す
る移行文章一覧ファイル６ａ〜６ｃに該当文章を登録す
る。そして、Ｐ４へ進み、領域番号ＣＮに１を加算す
る。Ｐ５にて、全ての領域番号ＣＮに対する文章のチェ
ックおよぴ移動処理が終了すると、Ｐ１へ戻り、次の日
の日付変更検出待ちとなる。

【００２５】このように構成された情報処理システムの
文書管理装置であれば、この情報処理システムで取扱う
全ての文章は、この文章が外部記憶装置に退避された
り、削除される場合の期間的な条件、および該当条件を
満足した場合に、どの文書状態に移行するかの移行形態
が文章管理テーブル２に設定されている。したがって、
文書入力日付から長期間経過し、かつアクセスが長期間
実行されない文章は、自動的に外部記憶装置に退避され
たり、または削除される。その結果、利用されることの
ない文章が長期間システム本体１内に保存されることは
ないので、有限な記憶容量を有効に使用できる。さら
に、自動的に不要文書が整理されるので、有用な文章の
みが残り、文章管理能率が向上する。なお、重要な文章
は移動形態において、削除状態への移行を設定しなけれ
ば、たとえ長期間放置したとしても、外部記憶部に退避
された状態で保管される。

【００２６】なお、本発明は上述した実施例に限定され
るものではない。実施例においては、文章状態チェック
処理を日付が変更すると自動的に実行し、かつチェック
結果で文章状態の移行が指示された場合は、文章状態移
行実行処理を自動的に起動して、文章状態移行を自動的
に行うようにした。しかし、操作者のキー操作に応じ
て、文章状態チェック処理を実行させ、一旦チェック結
果をプリンタでもって印字出力させ、この印字出力され
たチェック結果を確認した後に、操作者が実行キーをキ
ー操作することによって、次の文章状態移行実行処理を
実行させてもよい。

【００２７】この場合、操作者は実際に削除されるべき
文書を確認してから削除操作できるので、文書入力した
後に、該当文章を削除すべきでないと変更された場合
に、誤って該当文章を削除することを防止できる。この
ように、完全自動化でなくて、操作者の判断が介入でき
る半自動化装置にすることによって、文書削除に対する
より安全性を確保できる。また、文章状態チェック処理
を先の実施例のように自動的に実行し、後の文章状態移
行実行処理のみを操作者のマニアル操作で実行させても
よい。

【００２８】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文章管理
装置によれば、情報処理システムで取扱う全部の文書に
対して文章状態を移行する場合の期間条件を記憶する文
章管理テーブルを設けている。したがって、この文章管
理テーブルによって定期的あるいは不定期に各文章の状
態をチェックでき、不要文書の移動，削除を含めた文章
状態の移行が簡単に実施でき、情報処理システムの記憶
容量を有効に使用でき、かつ安全，迅速な優れた文書管
理を実施できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の概略構成を示すブロック図、

【図２】 本発明の一実施例に係わる情報処理システム
の文書管理装置の概略構成を示すブロック図、

【図３】 同実施例装置の文章管理テーブルを示す図、

【図４】 同実施例装置の動作を示す流れ図。

【符号の説明】

１…システム本体、２…文章管理テーブル、３…文章状
態チェック手段、４…時計、５…文書状態移行実行手
段、６ａ，６ｂ，６ｃ…移行文章一覧ファイル、７…光
ディスク装置。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 【請求項１】 少なくとも複数の文章を記憶する主メモ
   リおよび外部記憶装置等の他のメモリを含む複数のメモ
   リを有し、一つの文章に対するアクセス要求に応じて、
   該当文章を主メモリに移してアクティブ状態とし、当分
   アクセス要求が発生しない文章をインアクティブ状態と
   して他のメモリに移行し、かつ必要に応じて不要文章を
   削除状態とする情報処理システムの文書管理装置におい
   て、 この情報処理システムで取扱う全ての文章における文章
   入力日付，最低保管期間，許容ノーアクセス期間，最終
   アクセス日付，文章状態の移行形態および現在の文書状
   態を記憶する文書管理テーブルと、現在日付を計時する
   時計と、文章管理チェック指令発生に応動して、前記文
   書管理テーブルに記憶されている各文書における現在日
   付に基づいて算出された経過期間が前記最低保存期間を
   越えかつ許容ノーアクセス期間を越えているか否かをチ
   ェックする文章状態チェック手段と、この文章状態チェ
   ック手段が期間超過と判断したときに該当文書の状態を
   文章管理テーブルの移行形態に指定された方向の状態へ
   移行させる文書状態移行実行手段とを備えた情報処理シ
   ステムの文書管理装置。