JP2012098922A - 電子記録管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】メタデータを使用した電子記録管理システムにおいて、関連メタデータの関係性を管理し、信頼性の高い電子記録管理システムを実現する。
【解決手段】電子記録、発生環境および要求を示すメタデータに対し、それらの実体、システム間転送、システム内管理の発生終了を示すメタデータを保持手段３０で、記録の発生環境のメタデータを保持手段２０ないし２２で、記録自身、そのメタデータおよびメタデータ関連情報を保持手段１０で保持し、これらのメタデータの発生終了、システム内での発生終了、転送の時間における関係を規定し、転送手段４１，４２および４３ならびに処分手段１０，２０，２１，２２および保持手段３０により、これらを時系列で管理し、メタデータ実体、システム内メタデータ、システム間転送メタデータを管理して、システム内および異なるシステムへの移行も管理する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子記録の長期間保有・保存管理を業としておこなう分野、一般のオフィス、レコードセンター、アーカイブズ（公文書管理機関）等におけるメタデータを使用した電子ドキュメント（文書）管理、電子記録管理、電子記録保存に関するものである。

メタデータを用いた電子記録管理の技術については、この１０年あまりで、いろいろ提案がなされてきたが、いまだ発展途上にあり、その代表的なモデル、標準を示し、その問題点を示す。

非特許文献１によれば、国際標準に示された記録管理、アーカイブズマネジメントの分野では、「メタデータは、記録の文脈、内容、構造およびそれらの管理を時系列的に記述するデータ」として理解されている。

非特許文献２に記載されたこの電子記録管理ソフトウェア応用設計規格標準は、２０００年ごろに開発され、当初メタデータの規格がなく、その後メタデータの規格が加わり、記録自身と記録の技術、またシステム関係のメタデータが定められている。しかし、メタデータ間の関係、時間的な関係に関する細かな機能、規格が定められているわけではないから、メタデータ間の関係が、時間も含めて関連付けられているとはいえない。

非特許文献３に示す標準は、メタデータで電子記録の集合、または電子記録の論理的に関係して構成されるファイルをＸＭＬ形式で管理する電子記録管理に関する標準であり、電子的な記録、ファイル類をＸＭＬ形式でカプセル化することに特徴がある。しかし、電子記録に関係する要求事項、業務、実行者等の実体が、記録集合、ファイルと共にカプセル化され、そのカプセルへ時間と共に関係情報が更新され、それらへ記録、ファイルが追加、削除されることはない。

非特許文献４も、ＸＭＬ形式で電子図書を管理するＸＭＬスキーマのガイドラインであり、電子記録情報（コンテンツ）を、保存記述情報である記述メタデータ、技術メタデータ、権利メタデータ、保存メタデータおよび管理メタデータで組織化、構造化する方式であり、電子記録情報を、パッケージ化して管理するけれども、時系列的にパッケージ内容を外部からまた内部で増減するには適さない。

図５は、非特許文献５を整理して図にして示したものである。非特許文献５に示す国際標準では、図５に示すように、この目的を達成するため、Ａ要求実体、Ｂ業務実体、Ｃ事項実体、Ｄ記録実体と、Ｅ関係実体から構成され（Ｓメタデータ標準は、各実体から構成されることを菱形と実線で結んで示している）、前の４つは、識別子、記述、使用、計画、履歴、関係で表現され、Ｅ関係実体は、識別子、実体識別子、関係、形式、日付で表される。
すなわち、Ａ要求実体は、Ａ１要求実体クラスとして、業務規定、政策、法令を含み、Ｂ業務実態は、階層的に、記録業務、包括機能、機能、プロセス、行為、処理を、Ｃ実行実体は、階層的に統括機関、実行機関、業務集団、機器、個人を、また、Ｄ記録実体は、階層的に公文書館、アーカイブ、シリーズ、ファイル、シリーズ（続きもの）、取引および項目を、サブクラスとして持つ。
図５において、階層関係を許容する記録管理に対する要求（Ａ要求実体）、業務内容（Ｂ業務実体）、実行者・実施機器（Ｃ実行実体）と、記録自身（Ｄ記録実体）とそれらの関係を示すメタデータで、記録集合、アーカイブズ（公文書機関）が管理されるので、各実体に菱形で接続され回帰する実線は、各実体の階層関係にできることを示している。

すなわち、記録は、次のようにして、これらの実体を組み合わせて表現、管理される。
『Ａ要求実体、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体（作成者、使用機械等）、Ｄ記録実体、Ｅ関係実体』
したがって、このメタデータ標準では、記録集合を、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体，Ｄ記録実体の階層構造と、Ａ要求実体と、Ｅ関係実体とで、記録の登録時点で、管理することができるものの、記録実体と、それ以外のメタデータの時間関係、また、各メタデータ間の発生、終了との関係履歴が明らかにされない問題があった。すなわち、この標準は、システム間におけるメタデータの履歴、システム内の履歴とその盛衰を関連付けて管理する手法に対しては十分なものではない。すなわち、記録管理が日常的に行なわれていて、その記録集合が日常的に移管されるような場合の記録管理において、記録集合と、業務実体、実行実体等環境および要求に関するメタデータの履歴を逐次管理するための整合性を求めているものではない。

国際標準ISO15489-1 Information and documentation - Records management - Part 1: General, 2001 米国国防総省標準DoD 5015.02-STD Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard, April 25, 2007 オーストラリア、ヴァージニア州記録管理標準Management of Electronic Records PROS 99/007 (Version 2),The Victorian Electronic Records Strategy (VERS), 6 Fｅｂｕｒａｒｙ, 200９ 国立国会図書館「ＮＤＬデジタルアーカイブシステム：メタデータスキーマガイドライン（案）」２００７年７月３０日 国際標準ISO23081-2 Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues, 2009

以上に示した、電子記録管理にメタデータを利用した従来技術は、記録集合に対応したメタデータが管理され、その関係メタデータや記録が捕らえられても、発生・利用・終了の記録の生存期間に対応して、要求、業務、実行等に関するメタデータの発生、利用および終了・処分を、異なるシステムへの対応を含めて管理するものではなく、記録集合と関係メタデータとの時系列的、また関係性を含めて統合的に管理できないだけでなく、電子記録管理システム、あるいは電子記録保存管理システムス等で管理される記録集合に関して、各実体の時間発生・終了を、異なるシステムを含む電子記録管理システムにおいて記録管理が適切にできない問題があった。

加えて、これらの先行技術では電子記録を異なるシステムに効率的に入力、記録保存するため、大量または区切りのついた記録集合を大規模に行うこととなり、そのシステム移行の柔軟性に欠ける問題があった。

本発明は、記録集合としてだけでなく、要求、業務、実行者の盛衰、また、電子記録管理システムの盛衰、システム移行を含んで、すなわち、メタデータにより規定して、電子記録管理システム内だけでなく、システム移行、異なるシステムでのメタデータの整合性を管理し、記録集合を、同一システム内のほか、移行されたシステムにおいても記録集合をメタデータで規定して、管理する技術である。

本発明は、また、前記の課題解決に加え、直接記録集合にかかわるメタデータ以外のメタデータを、電子記録管理システム内で、時系列的に一括管理し、異なる記録集合に対しても利用することにより、これらのメタデータを少ない情報量で、効率的な管理、利用ができるようにする技術である。

本発明は、電子記録管理システム内で、記録集合オブジェクト（電子的な文書、記録を、以後「オブジェクト」という）およびそのメタデータ、関連メタデータを、それ自身である実体（以後、「実体」という）の発生・終了、システム外への転送、システム内での発生・終了という異なる時間関係により、記録関係のメタデータ、関係メタデータの発生・終了を管理し、関係メタデータの本来の生存期間を過ぎた場合でも、記録集合オブジェクトで管理が不要になった場合（すなわち、メタデータによる規定が不要になった場合）にのみ、処分し、オブジェクト集合、そのメタデータ、および関連メタデータ集合の異なるシステムにおける整合性を確保し、電子記録集合をシステム内、また異なるシステムで統合的に管理する。

図６を参照すると、実際に文書が作成された状況における「文書管理」、それらの文書を記録として管理する「電子記録管理システム１」、そのシステム内に保持された記録を保存の目的で管理する別のシステム、「電子記録管理システム２」において、文書、記録および保存用記録を管理するため、それぞれの管理において、メタデータを次のように区分けしている。
ここで、第１の時間は、メタデータの対象である実体が存在する期間を示し、第２の時間は、システム内でのメタデータの保有期間・有効期間を示す。従来、電子記録管理システムにおいては、記録自身に関しては、発生から終了までの保有期間が管理されていたが、その他の関係する実体に対しては、保有期間・有効期間が管理されていなかった。また、転送時間は、異なる管理システムへの転送する時間を示しているが、第２の時間終了前にシステム外に転送しないと、記録が処分されてしまうので、その前提で記録の保有機関が定められるべきであるから、転送時間と第２の時間は重要である。

図６では、文書管理、電子記録管理システム１および電子記録管理システム２を、Ｄ記録（文書）実体、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体に対し、次の管理をおこなう。
（１）文書管理
『・第１メタデータ０：Ｄ文書（記録）実体に相当 ・第２メタデータ０：Ｂ業務実体、Ｃ実行実体に相当 ・第３メタデータ：Ａ要求実体』に相当し、文書の作成された段階での管理をおこなう。
（２）電子記録管理システム１
『・第１メタデータ１：Ｄ記録実体に相当 ・第２メタデータ１：Ｂ業務実体、Ｃ実行実体に相当 ・第３メタデータ１：Ａ要求実体』に相当し、電子記録管理システム１で記録管理をおこなう。
（３）電子記録管理システム２
『・第１メタデータ２：Ｄ記録実体に相当 ・第２メタデータ２：Ｂ業務実体、Ｃ実行実体に相当 ・第3メタデータ２：Ａ要求実体』に相当し、電子記録管理システム２で記録保存管理をおこなう。

ここで、文書管理がなされる第１の時間において、第１、第２および第３メタデータ０は、それらの実体が終了すれば、終了し、記録管理システム１および２においては、そのシステムにおける設定された第２の時間が終了すれば、これらは終了するはずであるが、第１メタデータの終了まで、第２および第３のメタデータが保有されないと、第２および第３のメタデータが記録集合を規定して記録、記録保存を行う電子記録管理システムは成り立たないし、また、第１、第２および第３メタデータは、最低、終了するべきときまで、維持・保有されることを示している。図６では、各メタデータが、メタデータとしての発生から終了に関しては、実線で示し、点線は実際に発生していない記録開始前、また、転送により管理されるメタデータ、また終了されるべきメタデータが、第１または第２のメタデータを規定しているため、終了が遅れているメタデータを示す。

文書作成状態において、第１、第２および第３メタデータ０の発生後、記録管理をするため、「電子記録管理システム１」（「システム１」という）においてこれらメタデータ１とオブジェクトおよび関係データの記録を開始し、第１、第２および第３のメタデータ１および関係データをとして保持させ、また、それらの終了時において、その終了を「システム１」内に保持させ、記録開始時の各情報を、記録保存するため、「電子記録管理システム２」（「システム２」という）に転送し、また、第１、第２および第３のメタデータ０が終了した時点以降で、第１、第２および第３メタデータ１の終了前に「システム１」から「システム２」に転送し、記録保存をおこなうことにより、記録管理、記録保存がおこなえることを示している。ここで、「システム１」において、転送に第１および第２の転送があるのは、文書管理のメタデータは、一般にその発生時から終了時の間に変更があり、また終了時を確認しないと、記録管理のメタデータを終了することができないからである。なお、「電子記録管理システム１では、第１メタデータ１には保有期間が設けられ、それにともない第２および第３メタデータ１も終了時以降に処分されて、記録管理が適切に行われ、また、「システム２」においては、第１メタデータ２に付与された保存期間に対応して、第２および第３メタデータ２の終了時を変更する。また、「システム１」の第３メタデータ１は、第１メタデータ１のほか第２メタデータ１の終了・処分を待って、処分される。「システム２」の第２、第３メタデータ２の処分も、「システム１」と同様である。

以上文書管理から電子記録管理、電子記録保存管理へのメタデータおよび関係情報を転送、管理するため、「電子記録管理システム１および２」では、第２メタデータ１／２は、当該メタデータ終了時点以後、第１メタデータ１／２が終了した後、終了し、第３メタデータ１／２は、当該メタデータ終了時点以降で、第１、第２メタデータ１／２が実際に終了後、終了する。すなわち、本発明では、第２メタデータおよび第３メタデータを終了する場合、それぞれ、第１のメタデータが関係しているかどうか、および第１および第２のメタデータが、当該メタデータと関係しているかどうかを確認する機能を、電子記録管理システム内に含んで実現される。

図６に時間関係で示したものを、第１、第２および第3のメタデータ群の、電子記録管理システムに入力、システム外に転送、システム内で処分する本発明のメタデータの基本機能を整理したものが、図７である。
図７を参照すると、メタデータ群の入力は、第３、第２、第１のメタデータ群の順におこない、後の順のメタデータ群は、先のメタデータ群が設定され、後の順のメタデータ群を規定する要求実体、業務実体、実行実体等が設定されたのち。後の順位のメタデータが設定される。また、メタデータ群の転送も、同様に、第３、第２、第１のメタデータの順に行う。さらに、メタデータ群の終了、処分は、逆に第１のメタデータ群、第２、第３のメタデータの順におこなう。
これらの一連の動作は、第１のメタデータは記録自身に関係するものであるから、その単位が最も小さく、第２のメタデータは、業務、組織、作成者等、複数の記録を有するメタデータ群であり、第３のメタデータは、転送、処分、権限などの要求事項を管理するメタデータであるから、第１のメタデータ、第２のメタデータよりも広範囲で、先にその条件を設定し、最小単位の記録に関するメタデータがなくなったときに処分されないと管理できないからである。
すなわち、第１のメタデータ群は、記録自身を規定するものであり、第２のメタデータ群は、記録がおかれた環境、すなわち、業務、実行者、作成機器などを規定するものであり、第3のメタデータ群は、記録および記録の環境に対する要求事項である発生・終了、転送、権利関係等を規定するものであり、記録またはその環境が消滅するまで、それら自身の本来の生存期間を過ぎても生存しないといけない。そこで、これらのメタデータの生存期間は、それ自身の本来与えられた生存期間を超えて、規定すべきメタデータがあれば、その間、電子記録管理システム内で生存し、処分されない。
なお、第３のメタデータが、第２および第１のメタデータを規定する、また、第2のメタデータが第１のメタデータを規定するとは、それらのメタデータを、第３あるいは第2のメタデータが、第１、第２の時間および転送時間の中で、分類し、管理することに相当する。
これらの関係は、実際の電子記録管理システムでは、リレーショナル・データベースのメタデータ群をテーブルで構成した場合、テーブル間のリレーションにより、簡単に実現できるし、また、XMLツリーであれば、ツリー間のリンクや、他のツリーで利用しているかどうかを、ツリー間のリンクや、問合せにより実現できる。

本発明は、電子記録管理システム内で、記録集合オブジェクトおよびそのメタデータ、関連メタデータを、それ自身である実体（以後、単に「実体」という）の発生・終了、システム外への転送、システム内での発生・終了という異なる時間関係により、記録関係のメタデータ、関連メタデータの発生・終了を管理し、また、記録集合の発生する環境（業務、組織、作成者、作成環境等）、要求事項に関するメタデータを本来の生存期間が過ぎた場合でも、記録集合や、発生環境を規定している場合(すなわち使われている場合)には、システム内で規定をする必要がなくなった場合にはじめて処分するため、メタデータ保持手段のほか、それらの処理手段、転送手段を設け、その管理をしてメタデータ相互間の整合を取って、記録集合を電子記録管理システム内、また異なるシステムで統合的に管理する。

本発明は、電子記録情報にメタデータを利用してこれら情報を管理するシステムを実現する。なお、その技術手法は、メタデータ中にも、図５に示した各業務実体中の「使用」条件として、また、Ｃ実行実体中の「Ｃ２機器」として、技術手段をメタデータに含むことができる。

以上述べた原理により、第１、第２および第３メタデータ発生終了を、関係メタデータ及び関係情報と関連づけることにより、メタデータを用いて、メタデータそれ自身及び相互間の整合性を持たせ、信頼性の高い記録管理システム、記録保存管理システムを実現できる。すなわち、電子記録管理システムおよび電子記録保存管理システムにおいては、記録関係の第１のメタデータだけでなく、第２および第３のメタデータとの時系列での関連性をシステム内およびシステム間において確保することにより、システム的に記録自身の信頼性を確保する。

本発明の原理を電子的な記録集合に適用することにより、電子的な記録、記録保存の信頼性を確保し、業務、組織および記録管理に適切な証拠として利用できるシステムを提供する。すなわち、本発明は、電子記録管理システムが変わっても、記録情報、記録関連のメタデータ、その他のメタデータを相互に整合させ、統合性、信頼度、真実性の高い記録管理システム、記録保存システムを実現させる。

従来の電子記録管理システムでは、業務の区切り時点、または終了後、記録集合が、記録保存のために他のシステムに転送されていたが、本発明によれば、現用の「システム１」と、記録保存用の「システム２」との間で、メタデータ、記録オブジェクトおよび関係情報を定期的に、あるいは、頻繁に、記録集合の登録が未完結で他のシステムに転送しても、両システム間の整合性を高めることができる。その場合、第２および第３のメタデータは、第１のメタデータを含む記録情報を規定していなくとも、近い将来規定することがあるので転送および保有されることは必須である。

本発明は、管理する実体、あるいはシステムと関係づけて、記録集合を管理するため、メタデータを３つのタイプの時系列で管理するよう、データベースやＸＭＬツリー等に組合せに適用して実現する。すなわち、本発明によれば、記録管理、記録保存用の電子記録管理システムは、近年発展の進んでいるコンピュータシステムを用いて実現し、メタデータと関連情報は汎用的なコンピュータＯＳを用い、標準的なリレーショナル・データベースなどデータベース、あるいはＸＭＬツリーの組み合わせと、応用ソフトウェアにより一般的に実現できる。

本発明の詳細な原理を、以下に、図１ないし図３を参照して、実施の形態により説明する。図１は、それぞれ、本発明請求項１を説明する第１の実施の形態を示す図、図２は、本発明請求項２を説明する第２の実施の形態を示す図、図３は、本発明第３の請求項を説明する第３の実施の形態を説明する図である。

先ず、図１を参照して、本発明請求項１に相当する第１の実施の形態の説明をする。図１を参照すると、本発明の第１の実施の形態は、数多くの記録自身のメタデータ群、記録オブジェクト群および関連するメタデータ群を管理、特定、保有、利用するための図１に示された電子記録管理システムにおいて、実体メタデータ群の発生終了を示す第１の時間、メタデータのシステム内での発生終了を示す第２の時間およびメタデータ類の外部への転送を示す転送時間を有し、次の（１）ないし（１５）の手段を含む。
（１）記録情報自身の第１のメタデータ群と関連するオブジェクト、第１のメタデータ群の発生利用環境を示す第２のメタデータ群および第２の時間を含む要求機能を示す第３のメタデータ群との関係データを入力データ１０ｍ（「第１のメタデータ群等１０ｍ」という）として、第１の入力指示手段７からの入力指示により保持し、第１の転送手段４１の出力から、当該保持手段に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群、オブジェクト群および関係データ群３０ｎ（「第１メタデータ群等３０ｎ」という）を出力する第１の保持手段１０
（２）第１の保持手段１０への入力メタデータ群および関係するオブジェクト群ならびに関係データを入力させる第１の入力手段７
（３）転送指示手段４のトリガーで、第１の保持手段１０に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群、オブジェクト群および関係データ群３０ｎを第１のトリガー信号４１ｔとともに外部に転送する第１の転送手段４１
（４）処分指示手段５のトリガーで、第１の保持手段１０に保持された第２の時間を識別して、第１のメタデータ群、関連オブジェクトおよびメタデータ関係データの処分を行う第１の処分手段５１

（５）記録情報自身のメタデータ群の発生利用環境を示す複数組の第２のメタデータ群である入力メタデータ２０ｍ、２１ｍおよび２２ｍを、第２の入力指示手段８の入力指示ともに、それぞれ保持し、第２の転送手段４２の出力から、当該保持手段に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデーター群２０ｎ、２１ｎおよび２２ｎを出力する複数組の第２の保持手段２０、２１および２２
（６）第２の保持手段２０、２１および２２への入力データを入力させる第２の入力指示手段８
（７）転送指示手段４のトリガーで、第３の保持手段３０に保持されている転送時間から第２の保持手段２０、２１、２３に保持されているメタデータにおける転送時間を識別し、転送されていないメタデータ２０ｎ、２１ｎおよび２２ｎを、第２のトリガー信号４２ｔとともに外部に転送する第２の転送手段４２
（８）処分指示手段５のトリガーで、第３の保持手段３０に保持された第２の時間識別して第２の保持手段２０、２１および２２に保持された終了すべきメタデータ群で、第１のメタデータ群を規定していないものを処分する第２の処分手段５２

（９）第２の時間の指定を含む第３のメタデータ群３０ｍとして、第３の入力指示手段９からの入力指示により、入力し、第３の転送手段４３の出力と、当該保持手段に保持されている転送時間を識別し、転送されていない第３のメタデータ群３０ｎを出力する第３の保持手段３０
（１０）第３の保持手段１０への入力メタデータ群３０ｍを入力させる第３の入力指示手段９
（１１）転送指示手段４のトリガーで、第３の保持手段３０に保持されているメタデータから、第３の保持手段３０に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ３０ｎを、第３のトリガー信号４３ｔとともに外部に転送する第３の転送手段４３
（１２）処分指示手段５のトリガーで第３の保持手段３０に保持された第２の時間識別して第３の保持手段に保持されている第２の時間のメタデータ群により、処分されるべきメタデータで、第１および第２の保持手段に保持されたメタデータを規定していないものを処分する第３の処分手段
（１３）第１、第２および第３の転送手段４１，４２および４３に転送指示をおこなう転送指示手段４
（１４）第１、第２および第３の処分手段５１、５２および５３に処分指示をおこなう処分指示手段５
（１５）第１、第２および第３の保持手段１０、２０、２１、２２および３０内のメタデータを選択し、第１の保持手段１０に保持されたメタデータ、オブジェクトを含む記録関係データを選択・出力するアクセス手段６

図１において、特に、各保持手段への入力開始以降では、第１の保持手段３０に保持される第３のメタデータ群は、第２の保持手段２０、２１および２２に保持される第２のメタデータ群および第１の保持手段１０に保持される第１のメタデータ群への要求を規定し、第２の保持手段２０，２１および２２に保持される第２のメタデータ群も第１のメタデータ群の環境を規定する。各保持手段のデータが入力、転送され、各保持手段の保持内容を終了、処分する場合には、第３のメタデータ群は、第２および第１のメタデータ群で使用されなくなって（すなわち、規定する必要がなくなって、)はじめて処分され、第２のメタデータ群を、終了、処理する場合には、第１のメタデータ群に使用されなくなってはじめて、処分されるよう、処分手段５１、５２および５３が動作する。これらの関係を、菱形のマーク、実線および矢印が示している。これらの関係は、先に示した、図７の各メタデータ群の機能に対応している。

本発明請求項１の実施の形態である電子記録管理システムは以下の動作をおこなう。先ず、入力動作について説明する。第３の入力動作において、第３の入力指示手段９の入力指示とともに第３の入力メタデータ群３０ｍを第３の保持手段３０に入力し、第２の入力動作において、第２の入力メタデータ群２０ｍ、２１ｍおよび２２ｍを、第２の入力指示手段８の入力指示とともに３組の第２の保持手段２０、２１および２３に入力し、第１の入力動作において、第１のメタデータ群等１０ｍとして、第1の入力指示手段７の入力指示とともに第１の保持手段１０に入力、保持する。
入力動作においては、第１のメタデータ等は、第２および第３のメタデータが定まらないと、第１のメタデータとの関係が定まらないことから、第３、第２および第１の入力動作を、順に行う。また、第１のメタデータ群およびオブジェクト群を入力する際、第２および第３のメタデータとの関係データを入力する。

次に転送出力動作について説明する。第３の転送出力動作において、転送指示手段４の出力により、第３の転送手段４３は、第３の保持手段３０の出力から、第３の保持手段３０に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群を出力信号３０ｎとして、トリガー信号４３ｔとともに電子記録管理システム外に転送する。第２の転送出力動作においては、転送指示手段４の出力により、第２の転送手段４２は、第３の保持手段３０に保持されている転送時間から、第２の保持手段２０、２１および２２に保持されているメタデータ群の転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群を出力信号２０ｎ，２１ｎ，２２ｎおよびトリガー信号４２ｔとして、システム外に転送する。また、第１の転送出力動作において、転送指示手段４出力により、第１の転送手段４１は、第３の保持手段３０に保持されている転送時間から、第１の保持手段１０に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群、オブジェクト群およびメタデータ関係データ、第１のメタデータ群等１０ｎを、トリガー信号４１ｔとともにシステム外に転送する。

各保持手段では、定められた外部システムに転送がおこなわれたことを示す履歴データを保持し、同一のデータの転送を複数回おこなわないようにする。また、第１、第２および第３のメタデータ群等１０ｎ、２０ｎ、２１ｎ、２２ｎおよび３０ｎの転送は、第３の保持手段３０に保持された転送時間のメタデータを識別しトリガー信号４１ｔ、４２とおよび４３ｔとともにおこなう（図１では、第３の保持手段３０は転送時間を第１、第２および第３の転送手段４１、４２および４３に与えている。また、第２および第１の保持手段２０、２１、２２および１０は、第３の保持手段３０と菱形のマーク、実線及び矢印でつながっていて、第３の時間関係等のメタデータの示す要求事項により規定されていることを示している）。なお、図７に示した通り、転送動作においては、第１、第２および第３の保持手段への入力動作と同様、第３、第２、第１の転送の順に行なう。

次に処分動作について、説明する。処分指示手段５の出力および第３の保持手段３０の出力である第２の時間により、第１の処分動作において、第１の処分手段５１は、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群等のうち、処分すべきデータを処分し、第２の処分動作において、第２の処分手段５２は、３組の第２の保持手段２０、２１および２２に保持された処分されるべきメタデータ群のうち、第１の保持手段１０に保持されたメタデータ類を規定しない第２のメタデータ群を処分し、第３の処分動作において、第３の処分手段５３は、第３の保持手段３０に保持された処分されるべきメタデータ群のうち、第１および第２の保持手段に保持されたメタデータ群を規定しないメタデータ群を処分する。
そのため、第３の保持手段３０内の処分されるべきメタデータは、第２の保持手段２０、２１および２２、第１の保持手段１０の保持しているメタデータを、規定していないことを確認して処分され（第１の保持手段１０は、各保持手段に、菱形のマーク、実線及び矢印により、ほかの保持手段に保持されたメタデータにより規定されていることを示す）、第１のメタデータが第２および第３のメタデータを規定していれば、該当するメタデータは処分されない。
同様に、第２の保持手段２０、２１および２２内の処分されるべきメタデータは、第１の保持手段１００メタデータの規定を規定しているかどうかを確認して処分され（同様に、第２の保持手段２０、２１、２２は、菱形のマーク、実線および矢印により、第１の保持手段１０は、第２の保持回路２０，２１および２２に保持されたメタデータにより規定されていることを示す）、第２のメタデータが第１のメタデータが規定していれば、第２のメタデータは処分されない。

すなわち、第１の処分動作は、記録集合の第１のメタデータ、オブジェクトおよび関係情報群のうちで、その記録開始・終了は、記録自身の保有期間にあたり、終了すべき時点後速やかに処分されればよいが、第２の処分動作にあたる第２のメタデータ群は、対応する第１のメタデータ群等を規定している場合には、その対応が終了するまでは処分されてはならず、第３のメタデータ群も、その終了すべき時点でも、第１および第２のメタデータ群を規定している場合には、それがなくなるまで処分されないよう、各処分手段は、記録保持手段内容を処分する。

アクセス動作においては、アクセス手段６により、記録管理システム内の第１、第２および第３の保持手段３０，２０，２１，２２および１０を選択アクセスし、その対応する保持手段に保持されたメタデータおよびにオブジェクトを選択・指定し、記録管理システム内に保持されているメタデータおよびオブジェクトを出力する。

これらの一連の動作により、図７に示したメタデータ類の入力、処分の動作機能にあるように、第１の時間で発生終了するオブジェクト群とそれに直接間接関係するメタデータ群およびその関連データ群を、第２の時間に従い、これらをシステム内で処分し、第１、第２および第３のメタデータ群およびオブジェクト群ならびに関係データ群を管理することを特徴とする電子記録管理システムを実現する。

図５に示したメタデータ標準との関係においては、第１の保持手段１０が、Ｄ記録実体の保持手段に相当し、３組の第２の保持手段２０、２１、２２は、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体、また、Ｄの記録実体の集合を保持するよう対応していて、第３の保持手段３０は、Ａ要求実体の集合の保持手段に対応している。

また、図６との関係では、「システム１」の第１の時間の発生終了、転送時間、第２の時間であるシステム内の時間関係を示し、本発明においては、第１の時間は、第２の時間の「システム１」における入力動作において、入力指示手段７、８および９の出力が第１、第２および第３の保持手段１０、２０、２１および２２ならびに３０に、第１、第２および第３のメタデータ群等を与え、それぞれの保持手段がこれらを保有し、転送時間の関係は、転送動作において、第３の保持手段３０と、第１、第２および第３の転送手段４１、４２および４３と、転送指示手段４により確保され、第２の時間関係は、処分動作において、保持手段３０と、第１、第２および第３の処分手段５１、５２および５３と、処分指示手段５により確保される。ところで、「システム１」から外部のシステムへのメタデータの転送は、文書管理における第１の時間が終了したのち最終的におこなわれ、その時間は最初の転送時間では判明していないことが多いので（業務の終了、作成者の任期切れ時期などは、当初から明らかではない）、「システム１」においては、２回転送がなされている。
なお、第３の保持手段３０の機能は、第１、および第２の保持手段１０、２０、２１および２２に分散させて、時間管理を行い、動作させることもできる。

次に、本発明第１の実施の形態に、第１、第２および第３の入力指示手段に修飾指示機能と第１、第２おおび第３の保持手段に修飾機能を含んで、電子記録保存管理システムとして好適な電子記録管理システムとして実現する本発明請求項2に相当する第２の実施の形態を、図２を参照して、以下に説明する。

図２を参照すると、本発明の請求項２の実施の形態は、請求項１の電子記録管理システムにおいて、請求項１の（１）、（２）および（３）、（５）、（６）および（７）の手段、ならびに（９）、（１０）および（１１）の手段に、それぞれ、（１Ａ）、（２Ａ）および（３Ａ）、（５Ａ），（６Ａ）および（７Ａ）、ならびに（９Ａ），（１０Ａ）および（１１Ａ）の機能を含み、第１、第２または第３のメタデータ群およびオブジェクト群ならびにメタデータ関連データを修飾することを特徴とする電子記録管理システムである。

（１Ａ）第１の入力指示手段７の指示と、第１の転送手段４１の出力により、転送された第１のメタデータ群等１０ｍを修飾して入力メタデータ群３０ｍを入力する入力修飾機能を含む第１の保持手段１０
（２Ａ）第１の保持手段１０への入力に対し、第１のメタデータ群等入力１０ｍを修飾して入力する機能を有する第１の入力指示手段７
（３Ａ）第１のトリガー信号４１ｓで、第１の入力指示手段７の指示により、第１のメタデータ群等１０ｍの修飾されたものを第１の保持手段１０に、入力・保持させる機能を含む第１の転送手段４１
（５Ａ）第２の入力手段８の指示と、第２の転送手段４２の出力により、転送された第２のメタデータ群２０ｍ、２１ｍおよび２２ｍを修飾して入力する入力修飾機能を含む第２の保持手段２０、２１および２２
（６Ａ）第２の保持手段２０，２１および２２への入力に対し、それぞれ入力２０ｍ、２１ｍおよぎ２２ｍを修飾してデータを入力する入力修飾機能を含む、第２の入力指示手段８
（７Ａ）第２のトリガー信号４２ｓで、第２の入力指示手段８の指示により、第２のメタデータ群２０ｍ、２１ｍおよび２２ｍの修飾されたものを第２の保持手段２０、２１および２２に、入力・保持させる機能を含む第２の転送手段４２
（９Ａ）第３の入力指示手段９と、第３の転送手段４３の出力により、転送された第３のメタデータ群入力３０ｍを修飾して入力する入力修飾機能を含む第３の入力修飾機能を含む、第１の実施の形態の第３の保持手段３０
（１０Ａ）第３の保持手段３０への入力に対し、入力３０ｍを修飾してデータを入力する機能を含む、第３の入力指示手段９
（１１Ａ）第３のトリガー信号４３ｓで、第３の入力指示手段９の指示により、第３のメタデータ群３０ｍの修飾されたものを保持させる機能を含む、第３の転送手段４３

図２において、特に、第１の実施の形態と同様、各保持手段への入力開始以降では、第３のメタデータ群は、第２のメタデータ群および第１のメタデータ群を規定するよう、また、第２のメタデータ群は、第１のメタデータ群を規定するよう、転送手段４１，４２および４３が動作し、また、各保持手段の保持内容が終了、処分する場合には、第３のメタデータ群は、第２および第１のメタデータ群を規定する必要がなくなってはじめて、処分し、第２のメタデータ群が終了、処分する場合には、第１のメタデータ群を規定する必要がなくなってはじめて、処分するよう、処分手段５１、５２および５３が動作し、その接続関係の菱形のマーク、実線および矢印は、第３、第２の保持回路に保持されたメタデータにより第２、第１の保持手段が規定されることを示している（図７にその条件と機能を示したことはすでに説明した）。

転送入力動作について、説明する。先ず、第３の転送動作において、第３の転送手段４３へのトリガー信号４３ｓを与えて、その出力と転送指示手段４からの出力により、第３のメタデータ群３０ｍを入力指示手段９により修飾して、第２の時間（処分時間）、転送時間を含むメタデータ群の修飾をおこない、第３の保持手段３０に保持する。
次いで第２の転送動作において、トリガー信号４２ｓを与えて、その出力と転送指示手段４からの信号により、３組の第２のメタデータ群２０ｍ、２１ｍおよび２２ｍが第２の入力指示手段８により、第２の時間（処分時間）、転送時間の指定等を修飾し、メタデータを第２の保持手段２０、２１および２２に保持する。さらに第３の転送動作において、トリガー信号４１ｓを与えて、その出力と転送指示手段４からの信号により、第１の入力指示手段７により、第２の時間（処分時間）、転送時間の指定等を修飾し、数多くの記録に関するメタデータ群および関連するオブジェクト群ならびに第１のメタデータ群の関係データを第１の保持手段１０に保持する。

すなわち、各保持手段に保持される転送時間、第２の時間等は、保持手段１０、２０，２１、２２、および３０に対しては、それぞれ第１、第２および第３の入力指示手段７、８および９の指示により、各データの当該システムへの転送メタデータ群３０ｍ、２０ｍ、２１ｍ、２２ｍおよび１０ｍおよびトリガー信号４３ｓ、４２ｓおよび４３ｓとして与えられ、保存期間、要求事項等の修飾がされて、各保持手段に入力されるメタデータ群が定められる。この各保持手段に修飾して入力することは、保存を目的とする電子記録管理システムにおける記録集合の管理運用面として、たいへん重要な機能である。

次に、転送出力動作においては、第１の実施の形態と同様に以下のような動作をおこなう。第３の転送出力動作において、転送指示手段４の出力により、第３の転送手段４３は、第３の保持手段３０の出力から、第３の保持手段３０に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群を出力信号３０ｎとして、トリガー信号４３ｔとともに別のシステムに転送する。第２の転送出力動作においては、転送指示手段４の出力により、第２の転送手段４２は、第２の保持手段２０、２１および２２の出力から、第２の保持手段２０、２１および２２に保持されているメタデータ群から転送時間を識別し、転送されていないメタデータを出力信号２０ｎ，２１ｎ，２２ｎおよびトリガー信号４２ｔとして、外部に転送する。また、第１の転送出力動作において、転送指示手段４出力により、第１の転送手段４１は、および第１の保持手段１０の出力から、第１の保持手段１０に保持されているメタデータ群から、第１の保持手段１０に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群、オブジェクト群およびメタデータ関連データ１０ｎを、トリガー信号４１ｔとともに外部に転送する。

なお、転送動作においては、入力、出力動作とも、第１、第２および第３の保持手段への入力動作と同様、第３、第２、第１の転送の順に行なうことは、第１および第２の実施の形態と同様である。

また、第１の処分動作において、処分指示手段５出力により、第１の処分手段５１は、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群及びそれに関連するオブジェクトならびに関連データのうち、第２の時間により処分すべきデータを処分し、第２の処分動作において、第２の処分手段５２は、３組の第２の保持手段２０、２１および２２に保持された処分されるべきメタデータ群のうち、第１の保持手段１０に保持されたメタデータ群に関連しないメタデータ群を処分し、第３の処分動作において第３の処分手段５３は、第１の保持手段３０に保持された処分されるべきメタデータ群のうち、第１および第２の保持手段１０、２０、２１および２２に保持されたメタデータに関連しないメタデータ群を処分する。

すなわち、第１の処分動作においては、記録自身の第１のメタデータ、オブジェクト、その他のメタデータとの関係を示すデータを、その記録開始・終了は、記録自身の保有期間の後、終了すべき時点後、速やかに処分すればよいが、第２の処分動作においては、第２のメタデータ群が、対応する第１のメタデータ群を規定している場合には、その対応が終了するまで処分せず、第３のメタデータも、その処分されるべき時点でも、第１または第２のメタデータ群を規定している場合には、それらがなくなるまで処分されない。
そのため、第１の保持手段１０の内容は、第２の保持手段２０、２１および２２、第３の保持手段３０のメタデータに、規定されるようになっている（各保持手段には、菱形のマーク、実線および矢印により、第１の保持手段１０に対し、メタデータにより規定していることを示）。同様に、第２の保持手段２０、２１および２２は、第３の保持手段３０と関係づけられていて（同様に、第２の保持手段２０、２１、２２は、菱形のマークにより実線により、第１の保持手段１０を規定している）、第２のメタデータが第３のメタデータを規定している限り、第３のメタデータは処分できない。
なお、図１において、手段から手段、データ、信号から手段、手段からデータおよび信号類への点線の矢印は、データ、信号の送信がおこなわれていることを示す。以下の図２ないし図４においても、同様である。

アクセス動作においては、アクセス手段６により、電子記録管理システム内の第１、第２および第３の保持手段１０、２０、２１、２２および３０を選択アクセスし、その対応する第１の保持手段に保持されたメタデータおよびオブジェクトを選択・指定し、記録管理システム内に保管されているメタデータおよびオブジェクトを出力する。

なお、図５に示した、メタデータ標準との関係においては、第１の保持手段１０が、Ｄ記録実体の保持手段に相当し、３第２の保持手段２０、２１、２２は、Ｂ業務実体、Ｃ実行実体、また、Ｄの記録実体の集合などを想定している。

また、図６との関係では、図５の対象としていない第１の時間の発生終了、第２の時間である転送時間、第２の時間であるシステム内の時間関係を示し、本発明においては、第１の時間関係は、それぞれの保持手段で確保し、第２の時間関係は、第３の保持回路３０と、第１、第２および第３の転送手段４１、４２および４３と、転送指示手段４により確保され、第２の時間関係は、保持手段３０と、第１、第２、第３の処分手段５１、５２および５３と、処分指示手段５により確保される。
なお、第３の保持手段３０の機能は、第１、および第２の保持手段に分散させて、時間管理を行い、動作させることもでき、請求項２である本実施の形態を適用したものに相当する。

次に、図３を参照して、本発明請求項３に相当する第３の実施の形態を示す。図２を用いて、第２の実施の形態において説明した電子記録管理システムにおいて、第１の保持手段を既存のものに加えて新規のものとふたつ持ち、それに対応した第１の新規転送手段および第１の新規処分手段を含む、本発明請求項２に相当する第３の実施の形態について説明する。なお、既存の手段については、特に既存と示さず、新規の手段のみ、新規保持手段、新規転送手段、新規処分手段等として示す。
図３を参照すると、実体メタデータ発生終了を示す第１の時間、メタデータのシステム内での発生終了を示す第２の時間およびメタデータ類を外部への転送を示す転送時間を有し、数多くの記録自身のメタデータ群、オブジェクト群および関連するメタデータ群数を管理、特定、保有する図３に示された電子記録管理システムにおいて、本発明の第３の実施の形態は、第２の実施の形態に、次の（１６）ないし（１８）の手段を含み、実施の形態１および実施の形態２の（８）、（１２）および（１５）項は、新たに追加された（８Ｂ）、（１２Ｂ）および（１５Ｂ）の機能を含む。

（１６）転送指示手段４の出力および第３の保持手段３０の出力を、第１の転送手段４１の出力であるトリガー信号４１ｔとともに、転送指示手段４の出力および第３の保持手段３０の出力を、第１の新規転送手段４１Ｎに入力し、その出力で、第１の入力指示手段７の出力により修飾された第１の保持手段１０の第１のメタデータ群等１０ｎを保持する第１の新規保持手段１０Ｎ
（１７）転送指示手段４の出力および第３の保持手段３０の出力ならびに第１の転送手段４１ｔ出力により転送時間に対応した第１の新規保持手段１０Ｎに保持されたメタデータ群等１０Ｎｎを他のシステムへ転送する第１の新規転送手段４１Ｎ
（１８）処分指示手段５の出力および第３の保持手段３０出力により第１の新規保持手段１０Ｎに対応した第２の時間で終了されるべき第１のメタデータ群等のみを終了する第１の新規処分手段１０Ｎ
（８Ｂ）第１の保持手段１０のほか、第１の新規保持手段１０Ｎに保持された第２の時間を識別して、第１のメタデータ群等を規定していないもので、処分するべきメタデータを処分する第２の処分手段５２
（１２Ｂ）第３の保持手段３０に保持されている第２の時間のメタデータ群により、処分されるべきメタデータ群で、第１および第２の保持手段の他、第１の新規保持手段の内容を規定していない、処分するべきメタデータ群を処分する第３の処分手段５３
（１５Ｂ）第１の保持手段１０、第１の新規保持手段１０Ｎと、それに対応した第２の保持手段２０、２１および２２，および第３の保持手段３０を選択的にアクセスし、システム内に保持されたオブジェクトおよびメタデータを出力する機能を含む、請求項１のアクセス手段６

図３において、特に、第１、第２の実施の形態と同様、各保持手段への入力開始以降では、第３のメタデータ群は、第２のメタデータ群および第１のメタデータ群を規定するよう、また、第２のメタデータ群は、第１のメタデータ群を規定するよう、入力手段１，２および３、転送手段４１および４１Ｎ、４２ならびに４３が動作し、また、各保持手段の保持内容が終了、処分する場合には、第３のメタデータ群は、第２および第１のメタデータ群を規定しなくなってはじめて、処分され、第２のメタデータ群が終了、処分される場合には、第１のメタデータ群を規定しなくなってはじめて、処分されるよう、処分手段５１および５１Ｎ、５２ならびに５３が動作し、その接続関係の実線との菱形のマークが示している（図７の表にその動作機能を示したことは第１の実施の形態で説明した）。

本発明請求項３の実施の形態である電子記録管理システムは、請求項１の実施の形態である電子記録管理システムと同様に、以下の動作をおこなう。先ず、入力動作について説明する。第３の入力動作において、入力メタデータ３０ｍとして、第３の入力指示手段９の入力指示とともに第３のメタデータ群を第３の保持手段３０に入力し、第２の入力動作において、入力メタデータ２０ｍ、２１ｍおよび２２ｍとして、第２の入力指示手段８の入力指示により３組の第２のメタデータ群を第２の保持手段２０、２１および２３に入力し、第１の入力動作において、第１の入力手段１から数多くの記録集合に関するメタデータ群及び関連するオブジェクト群ならびに関係情報を、１０ｍとして、第1の入力指示手段７の入力指示とともに第１の保持手段１０に入力、保持する。
入力動作においては、第１のメタデータ等は、第２および第３のメタデータが定まらないと、第１のメタデータとの関係が定まらないことから、第３、第２および第１の入力動作を、順に行う。また、第１のメタデータ群およびオブジェクト群を入力する際、第２および第３のメタデータとの関係データを入力する。

次に転送出力動作について説明する。第３の転送出力動作において、転送指示手段４の出力により、第３の転送手段４３は、第３の保持手段３０の出力から、第３の保持手段３０に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群を出力信号３０ｎとして、トリガー信号４３ｔとともに別のシステムに転送する。第２の転送出力動作においては、転送指示手段４の出力により、第２の転送手段４２は、第２の保持手段２０、２１および２２の出力から、第２の保持手段２０、２１および２２に保持されているメタデータ群から転送時間を識別し、転送されていないメタデータを出力信号２０ｎ，２１ｎ，２２ｎおよびトリガー信号４２ｔとして、外部に転送する。
また、第１の転送出力動作において、転送指示手段４出力により、第１の転送手段４１は、第３の保持手段３０の出力で、第１の保持手段１０に保持されているメタデータ群から、第１の保持手段１０に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群、オブジェクト群およびメタデータ関連データ１０ｎを、第１の転送指示手段７により修飾されて、トリガー信号４１ｔとともに、第１の新規保持手段１０Ｎに転送する。すなわち、第１の新規保持手段１０Ｎには、第１の保持手段１０に含まれるデータが修飾され、その第２の時間、転送時間を含むデータ類が修飾されて保持される。さらに、第１の新規転送出力動作において、転送指示手段４出力により、第１の転送手段４１Ｎは、第３の保持手段および第１の新規保持手段１０Ｎからの、第１の新規保持手段１０Ｎに保持されているメタデータ群から、転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群、オブジェクト群およびメタデータ関連データ１０Ｎｎを、トリガー信号４１Ｎｔとともに、外部に転送する。

すなわち、各保持手段に保持される第２、第３の時間は、保持手段２０，２１，２２および３０に対しては、それぞれ第２の入力評価手段８および第３の入力評価手段９から、第１の保持手段１０に対しては、第１の入力評価手段７から、与えて、各情報の外部システムへの転送、内部での保存期間の評価がされて、入力されるメタデータ群が定められるが、特に保持手段１０には、一時的な記録情報を保持し、保持手段１０Ｎには、記録として保持すべき記録情報の集合の関連情報を保持させる。

転送出力動作は、次のようにしておこなう。転送指示手段４へのトリガー信号および第３の保持手段３０の出力により、転送手段４３からの出力トリガー出力４３ｔを、第３の保持手段３０からの出力信号３０ｎを出力し、また、転送指示手段４へのトリガー信号および第３の保持手段３０の出力により、転送手段４２からの出力トリガー出力４２ｔを、第２の保持手段２０、２１および２２からの出力信号２０ｎ、２１ｎ、２２ｎを出力し、トリガー手段４へのトリガー信号および第３の保持手段３０の出力により、転送手段４１からの出力トリガー出力４１ｔを、第１の保持手段１０から出力信号１０ｎを、第1の新規保持手段に１０Ｎに、また、転送手段４１Ｎからの出力トリガー出力４１Ｎｔを、第１の保持手段１０Ｎから出力信号１０Ｎｎを、システム外に出力することができる。

なお、転送出力動作においては、第１、第２、第３の保持手段への入力動作と同様、第３、第２、第１の転送動作に次いで第１の新規転送を順に行なうことは、第１および第２の実施の形態と同様である。

処分指示手段５の出力および第３の保持手段３０の出力である第２の時間により、第１の処分動作において、第１の処分手段５１は、第１の保持手段１０に保持されている第１のメタデータ群および関連するオブジェクならびに関連メタデータ関係データのうち、第２の時間により処分すべきデータ、および第２の保持手段２２に保持されている第２のメタデータ群のうち、第３の時間により処分すべきデータを処分し、また、第１の新規処分手段５１Ｎは、第１の保持手段１０Ｎに保持されている第１のメタデータ群等のうち、第２の時間により処分すべきデータ、および第２の保持手段２２Ｎに保持されている第２のメタデータ群のうち、第２の時間により処分すべきデータを処分する。
同様に、処分指示手段５の出力および第３の保持手段３０の出力である第２の時間により、第２の処分動作において、第２の処分手段５２は、第２の保持手段２０、２１、および２２に保持されたメタデータ群のうち、第１の新規保持手段１０Ｎおよび第１の保持手段１０に保持されたメタデータ群を規定していなメタデータ群を処分し、また、第３の処分動作において、第３の処分手段５３は、第３の保持手段３０に保持されたメタデータ群のうち、第１の保持手段１０および１０Ｎ、第２の保持手段２０、２１および２２に保持されたメタデータ群を規定していないメタデータ群を処分する。

そのため、第１の保持手段１０および１０Ｎは、第２の保持手段２０、２１および２２ならびに第３の保持手段３０により規定されていることを示している（各保持手段には、菱形のマークと実線により、第１の保持手段１０および１０Ｎを規定していることを示す）。同様に、第２の保持手段２０、２１および２２に保持されるメタデータは、保持手段３０に保持されるメタデータにより規定され（同様に、保持手段２０、２１および２２は、菱形のマークと実線により、第３の保持手段３０に規定されていることを示す）、第２のメタデータ群が第３のメタデータ群を規定している限り、第３のメタデータ群は処分されない。

すなわち、第１および第２の実施の形態と同様に、第１の処分動作は、記録自身の第１のメタデータ群、オブジェクト、その他のメタデータとの関係を示すデータを処分するが、その記録開始・終了は、記録自身の保有期間に対し、終了すべき時点後速やかに処分すればよいが、第２の処分動作における第２のメタデータ群は、対応する記録を規定している場合には、その対応が終了するまで処分しないようにし、第３のメタデータ群も、その終了すべき時点でも、第１あるいは第２のメタデータ群を規定している場合には、使用がなくなるまで処分しないようになっている。

本システムへのアクセス動作においては、アクセス手段６により、記録管理システム内の第１、新規第１、第２および第３の保持手段１０、１０Ｎ，２０、２１、２２および３０を選択アクセスし、その対応する保持手段に保持されたメタデータならびにオブジェクトを選択・指定し、記録管理システム内に保持されているメタデータおよびオブジェクトを出力し、また、第２の時間により処分される前の有効であるメタデータ、オブジェクトおよび関係データを転送時間に従い、外部の他のシステムに転送し、第２の時間に従い、これらをシステム内で処分し１第１、第２および第３のメタデータおよびオブジェクトを管理することを特徴とする記録管理システムを実現する。

第３の実施の形態の電子記録管理システムは、第２の実施の形態の電子記録管理システムに対し、その出力およびトリガー信号を、次のように読みかえると、第２の実施の形態の電子記録管理システムに準じて、出力信号２０ｎ、２１ｎ、３０ｎ、トリガー信号４２ｔ、４３ｔはそのまま対応し、出力信号１０ｎは１０Ｎｎに相当し、トリガー信号４１ｔを４０ｔとすると、第２の実施の形態のシステムに対応する。また、第１の実施の形態に、第３の実施の形態は、入力指示手段７、第１の新規保持手段１０Ｎ、第１の新規転送手段４１Ｎおよび第１の新規処分手段５１Ｎを含むことにより、第１の実施の形態に対しても対応できる。

なお、図５に示した、メタデータ標準との関係においては、第１の保持手段１０および１０Ｎは、Ｄ記録実体の保持手段に相当し、一時的な記録が保持手段１０Ｎに、恒久的な記録が保持手段１０に保持され、第２の保持手段２０および２１Ｂ業務実体、Ｃ実行実体を、また、第２の保持手段２２は、Ｄ記録実体を第１の保持手段１０および１０Ｎの記録集合に対応させ、一時的な記録の集合を管理し、保持手段１０に、恒久的な記録集合を保持手段１０Ｎに分けて管理することができる。
たとえば、第１の保持手段１０には、作成中の文書、作成後の一時期の文書およびその集合を管理し、第１の新規保持手段１０Ｎには、それらの記録を管理することができる。

また、図６との関係では、第１の時間の発生終了、第２の時間であるシステム内の時間関係、転送時間を示し、本実施例の形態においては、第１の時間関係は、それぞれの保持手段が保有し、転送時間の関係は、第３の保持手段３０と、第１、第２および第２の転送手段４１および４１Ｎ、４２ならびに４３と、転送指示手段４により確保され、第２の時間関係は、保持回路３０と、第１、第２、第３の処分手段５１および５１Ｎ、５２および５３と、処分指示手段５により確保される。
なお、第３の保持手段３０の機能は、第１および第２の保持手段に分散させて、時間管理を行い、動作させることもできる。

図４は、以上に説明した本電子記録システムを、第１の実施の形態の電子記録管理システムを、第２の形態の電子記録管理システムに接続した実施例である。
図４を参照して、本発明の請求項１の第１の実施の形態に、請求項２の第２の実施の形態を結合して、第１の実施の形態は、電子記録管理システムとして利用し、第２の実施の形態は、前者の保有データを転送して評価保存管理して、保存用の電子記録管理システムとして利用できることを示す。
なお、図４を用いた実施例１では、第１の実施の形態を、電子記録管理システム１（「システム１」という）、第２の実施の形態を、電子記録管理システム２（「システム２」という）と称し、前者から後者への転送と、後者の動作の概略を示している。

図４を参照して、本発明の第１の実施の形態を示す電子記録管理システムを第２の実施の形態を示す電子記録管理システムを次のように接続すると、次の（１）ないし（４）の動作機能を持つことを示す。
（１）「システム１」において、第１、第２および第３の保持手段１０、２０、２１および２２は、第１、第２、第３の転送手段４１、４２および４３を転送トリガー手段４出力により、保持手段の未転送メタデータ、関連データ、オブジェクトを信号１０ｎ、２０ｎ、２１ｎ、２２ｎおよび３０ｎとして出力する。
（２）「システム２」において、第１、第２および第３の保持手段１０Ｐ、２０Ｐ、２１Ｐ、２２Ｐおよび３０Ｐに、それぞれ評価入力７Ｐおよび８Ｐならびに９Ｐにより修飾された１０ｎおよび２０ｎ、２１ｎ、２２ｎならびに３０ｎを入力し、第１、第２および第３の転送手段４１Ｐ、４２Ｐおよび４３Ｐへのトリガー信号４１ｔ、４２ｔおよび４３ｔを与えるとともに、転送トリガー手段４Ｐからトリガー信号を同システムの第１、第２および第３の転送手段４１Ｐ、４２Ｐおよび４３Ｐに与えて、第３、第２及び第１の保持手段３０Ｐ、２０Ｐ、２１Ｐおよび１０Ｐに、これらの入力を保持する。

（３）電子記録管理システム２において、第１の保持手段１０Ｐに入力信号１０ｎに、第１の転送指示評価手段４Ｐから与えられる信号により、転送指示評価手段４Ｐからのトリガー信号を転送手段４１Ｐ、４２Ｐおよび４３Ｐに与え、それぞれ、出力信号３０ｐ、２０ｐ、２１ｐ、２２ｐおよび１０ｐとともに、トリガー信号４１ｕ、４２ｕおよび４３ｕを出力し、第２の電子記録管理システムから外部に出力・転送される。
（４）「システム２」は、「システム１」と同様に、アクセス手段６Ｐから起動して、保持手段１０Ｐ、２０Ｐ、２１Ｐ、２２Ｐおよび３０Ｐの指定する記録オブジェクトおよび関連メタデータを出力し、また、転送指示手段４Ｐを起動して、未転送メタデータ、オブジェクト、メタデータ関連情報を外部に転送する機能を有する

以上、説明したように、本発明の第２の実施の形態は、すでに説明した図１および３に示した「システム１」に加え、図２に示した「システム２」を接続し、図４に示すように、２つの「システム１と２」とを結合した電子記録管理および電子記録保存管理をおこなう複合化した電子記録管理システムを構成する。また、第２の実施例に示した第１の保持手段および第２の保持手段の一部をふた組持つ記録管理システムをこれらのシステムに適用することもできる。

本発明は、第１、第２および第３の実施の形態として示したように、電子記録管理システムを異なる電子記録保存管理ステムに接続し、定期的に、あるいは不定期で、適宜システム間で記録集合をメタデータ群ととともに転送し、電子記録管理、電子記録保存管理双方に適したシステムを構築できる利点がある。

本発明は、以上の実施の形態等で説明しように、記録オブジェクト集合そのメタデータ、また、要求事項、業務、実施者等の関連メタデータを時系列で管理し、メタデータを効率的に使い、しかも、メタデータおよび記録オブジェクトの発生・終了・転送をシステム内、システム間で容易に管理できる広い範囲で利用できる電子記録管理システム、電子記録保存管理システムを提供する。

本発明は、文書の作成、保管、記録、アーカイブズといった、実際の文書作成業務から、恒久的に近い形で保存する記録に至るまで、幅広い範囲で情報を管理することができる。
本発明は、そのシステム内で文書の作成段階から、業務に応じて管理するのに適切なため、一般のマネジメントシステムの文書管理、記録管理および記録保存管理として利用できるので、広い応用分野をもつ。

本発明は、電子記録を管理することは、幅広く電子記録を使用・利用する一般産業、また、専門的に電子記録を管理する分野である記録センター、公文書館等に幅広く利用できる。記録管理は、一般的に、品質マネジメント（ＩＳＯ９０００シリーズ）、環境マネジメント（ＩＳＯ１４０００シリーズ）、セキュリティマネジメント（ＩＳＯ２７０００シリーズ）等、マネジメントシステムに構成されているので、記録がメタデータで管理できることになると、マネジメント一般に利用でき、広い範囲で利用できる。

メタデータを用いた電子記録管理システムを示す図 メタデータを用いた転送入力用電子記録システムを示す図 複数組のメタデータ保持手段付き電子記録管理システムを示す図 メタデータを用いた転送入力用電子記録管理システム接続概念図 ＩＳＯ ２３０８１−２記録管理メタデータ概念図 文書管理と記録管理システムにおけるメタデータの発生終了概念図 メタデータの入力・転送・処分機能を示す図

１ 電子記録管理システム１
２ 電子記録管理システム２
４ 転送指示手段
４Ｐ 転送指示手段
５ 処分指示手段
６ アクセス手段
６Ｐ アクセス手段
７ 第１の入力指示手段
７Ｐ 第１の入力指示手段
８ 第２の入力指示手段
８Ｐ 第２の入力指示手段
９ 第３の入力指示手段
９Ｐ 第３の入力指示手段
１０ 第１の保持手段
１０ｍ 第１のメタデータ群等
１０ｎ 第１のメタデータ群等
１０Ｎ 第１の新規保持手段
１０Ｎｎ 第１の新規メタデータ群等
１０Ｐ 第１の保持手段
１０Ｐｐ 第１のメタデータ群等

２０ 第２の保持手段
２０ｍ 第２のメタデータ群
２０ｎ 第２のメタデータ群
２０ｐ 第２のメタデータ群
２０Ｐ 第２の保持手段
２１ 第２の保持手段
２１ｍ 第２のメタデータ群
２１ｎ 第２のメタデータ群
２１ｐ 第２のメタデータ群
２１Ｐ 第２の保持手段
２２ 第２の保持手段
２２ｍ 第２のメタデータ群
２２ｎ 第２のメタデータ群
２２ｐ 第２のメタデータ群
２２Ｐ 第２の保持手段
３０ 第３の保持手段
３０ｍ 第３のメタデータ群
３０ｎ 第３のメタデータ群
３０ｐ 第３のメタデータ群
３０Ｐ 第３の保持手段

４１ 第１の転送手段
４１Ｎｔ 第１の新規トリガー信号
４１Ｐ 第１の転送手段
４１Ｎ 第１の新規転送手段
４１ｓ 第１のトリガー信号
４１ｔ 第１のトリガー信号
４１ｕ 第１のトリガー信号
４２ 第２の転送手段
４２Ｐ 第２の転送手段
４２ｓ 第２のトリガー信号
４２ｔ 第２のトリガー信号
４２ｕ 第２のトリガー信号
４３ 第３の転送手段
４３Ｐ 第３の転送手段
４３ｓ 第３のトリガー信号
４３ｔ 第３のトリガー信号
４３ｕ 第３のトリガー信号
５１ 第１の処分手段
５１Ｎ 第１の新規処分手段
５２ 第２の処分手段
５３ 第３の処分手段

Claims (3)

1. 文書作成時のメタデータ発生終了を示す第１の時間、メタデータの電子記録管理システム内での発生終了を示す第２の時間、および外部に転送する転送時間を有し、数多くの記録オブジェクト（以下「オブジェクト」という）を、これらの時間関係を含みメタデータ群で管理、特定および保有する電子記録管理システムにおいて、次の（１）ないし（１５）の手段を含み、第２の時間により処分される記録自身の第１のメタデータおよびオブジェクト、ならびに第２および第３のメタデータが規定されていない場合に処分することによりメタデータ間の関係を維持しながら、第１、第２および第３のメタデータ群およびオブジェクト群ならびにメタデータ関連情報を管理することを特徴とする電子記録管理システム。
   （１）記録情報自身の第１のメタデータ群と関連するオブジェクト、第１のメタデータ群の発生利用環境を示す第２のメタデータ群および第２の時間を含む要求機能を示す第３のメタデータ群との関係データを入力データ（「第１のメタデータ群等」という）として、第１の入力指示手段からの入力指示により保持し、第１の転送手段の出力から、当該保持手段に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群、オブジェクト群および関係データ群（「第１メタデータ群等」という）を出力する第１の保持手段
   （２）第１の保持手段への入力メタデータ群および関係するオブジェクト群ならびに関係データを入力させる第１の入力手段
   （３）転送指示手段のトリガーで、第３の保持手段に保持されている転送時間から第１の保持手段に保持されているメタデータ群における第１の保持手段に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群を外部に転送する第１の転送手段。
   （４）処分指示手段５のトリガーで、第１の保持手段に保持された第２の時間を識別して、第１のメタデータ群、関連オブジェクト群およびメタデータ関係データの処分を行う第１の処分手段
   （５）記録情報自身のメタデータ群の発生利用環境を示す複数組の第２のメタデータ群である入力メタデータ群を、第２の入力指示手段の入力指示ともに、それぞれ保持し、第２の転送手段の出力から、当該保持手段に保持されている転送時間を識別し、転送されていない第２のメタデータ群を出力する複数組の第２の保持手段
   （６）第２の保持手段へのメタデータを入力させる第２の入力指示手段
   （７）転送指示手段のトリガーで、第３の保持手段に保持されている転送時間から第２の保持手段に保持されているメタデータ群における第２の保持手段に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群を外部に転送する第２の転送手段。
   （８）処分指示手段のトリガーで、第３の保持手段に保持された第２の時間識別して複数組の第２の保持手段に保持された終了すべきメタデータ群で、第１のメタデータ群を規定していないものを処分する第２の処分手段
   （９）第２の時間の指定を含む第３のメタデータ群を入力メタデータ群として、第３の入力指示手段からの入力指示により、入力し、第３の転送手段の出力と、当該保持手段の転送時間で、保持されている転送時間を識別し、転送されていない保持第３のメタデータ群を出力する第３の保持手段
   （１０）第３の保持手段への入力メタデータ群を入力させる第３の入力手段
   （１１）転送指示手段のトリガーで、第３の保持手段に保持されているメタデータ群から、第３の保持手段に保持されている転送時間を識別し、転送されていないメタデータ群を外部に転送する第３の転送手段
   （１２）処分指示手段５のトリガーで、第３の保持手段に保持されている第２の時間のメタデータ群により、処分されるべきメタデータ群で、第１および第２の保持手段を規定しないメタデータ群を処分する第３の処分手段
   （１３）第１、第２および第３の転送手段に転送指示をおこなう転送指示手段
   （１４）第１、第２および第３の処分手段に処分指示をおこなう処分指示手段
   （１５）第１、第２および第３の保持手段内のメタデータを選択し、第１の保持手段に保持されたオブジェクトを含む記録関係情報を選択・出力するアクセス手段
2. 請求項１記載の第１、第２および第３の保持手段、入力手段及び転送手段（１）、（２）および（３）、（５）、（６）および（７）、ならびに（９）、（１０）および（１１）に、（１Ａ）、（２Ａ）および（３Ａ）、（５Ａ）、（６Ａ）および（７Ａ）、（９Ａ）、（１０Ａ）および（１１Ａ）の機能を請求項１に記載の機能に含み、入力メタデータ群、オブジェクト群および関連データの第２の時間を含むこれらの入力を修飾して入力することを特徴とする請求項１項記載の電子記録管理システム。
   （１Ａ）第１の入力指示手段の指示と、第１の転送手段の出力により、転送された第１のメタデータ群等を修飾して第１の入力メタデータ群等を入力する入力修飾機能を含む第１の保持手段
   （２Ａ）第１の保持手段への入力において、第１のメタデータ群等入力を修飾して入力する機能を有する第１の入力指示手段
   （３Ａ）第１のトリガー信号で、第１の入力指示手段の指示により、第１のメタデータ群等の修飾されたものを第１の保持手段に、入力・保持させる機能を含む第１の転送手段
   （５Ａ）第２の入力手段の指示と、第２の転送手段の出力により、転送された複数組の第２のメタデータ群を修飾して入力する入力修飾機能を含む第２の保持手段
   （６Ａ）複数組の第２の保持手段への入力において、それぞれ第２のメタデータ群入力を修飾して入力する入力修飾機能を含む、第２の入力指示 手段
   （７Ａ）第２のトリガー信号で、第２の入力指示手段の指示により、第２のメタデータ群の修飾されたものを複数組の第２の保持手段に、入力・保持させる機能を含む第２の転送手段
   （９Ａ）第３の入力指示手段と、第３の転送手段の出力により、転送された第３のメタデータ群入力を修飾して入力する入力修飾機能を含む第３の入力修飾機能を含む、第１の実施の形態の第３の保持手段
   （１０Ａ）第３の保持手段への入力において、第３の入力メタデータを修飾してデータを入力する機能を含む、第３の入力指示手段
   （１１Ａ）第３のトリガー信号で、第３の入力指示手段の指示により、第３のメタデータ群の修飾されたものを保持させる機能を含む、第３の転送手段
3. 次の（１６）ないし（１８）の手段を含み、請求項１の（１５）に（１５Ｂ）の機能を含み、第１の既存・新規両保持手段に対応するメタデータをアクセスし、新旧記録情報群を第１、第２および第３のメタデータにより管理することを特徴とする請求項１および２に示す電子記録管理システム。
   （１６）転送指示手段の出力および第２の時間を含む要求機能を示す第３の保持手段出力を、第１の転送手段の出力であるトリガー信号とともに、第１の新規転送手段に入力し、その出力により、第１の入力指示手段の出力により修飾する第１の保持手段出力である第１のメタデータ群等を第１の入力指示手段の出力により修飾されて保持する第１の新規保持手段
   （１７）転送指示手段出力および第３の保持手段出力ならびに第１の転送手段出力により転送時間に対応した第１の新規保持手段に保持されたメタデータ群の他のシステムへ転送する第１の新規転送手段
   （１８）処分手段出力および第３の保持手段出力により第１の新規保持手段に対応した第２の時間で処分されるべきデータのみを第１の新規保持手段において処分する第１の新規処分手段
   （８Ｂ）第１の保持手段のほか、第１の新規保持手段に保持された第２の時間を識別して、第１のメタデータ群で第1の保持手段のメタデータ群を規定していない処分されるべきメタデータ群を処分する第２の処分手段
   （１２Ｂ）第３の保持手段に保持されている第２の時間のメタデータ群により、処分されるべきメタデータで、第１および第２の保持手段のメタデータ群を規定していないメタデータ群を処分する第３の処分手段
   （１５Ｂ）第１、第２および第３の保持手段内のメタデータを選択し、第１の保持手段に加え、第１の新規保持手段に保持されたオブジェクトを含む記録関係情報を選択・出力するアクセス手段
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

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