JPH08179975A - ファイル処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 保存期間情報をもつ所定のファイル構造のフ
ァイル群からオペレータの指示に基づいて自動的に記録
媒体中にファイルを作成すると共に、不要なファイルを
自動的に削除する機能を有するファイル処理システムを
提供する。 【構成】 同種の複数ファイルで構成されるファイル群
を２つ以上有する記録媒体７を備え、ファイルとしてそ
の媒体中に保存しておきたい保存期間情報を受け付ける
手段３と、新規作成された年月情報とその保存期間情報
とを含む新ファイルを追加する手段６と、時刻情報を供
給する計時手段５と、その新規作成年月を起算日とし
て、現在の年月が保存期間内にあるか否かを計算してフ
ァイルの削除を判別し、その記録媒体から削除する手段
１を備えるファイル処理システム。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ファイル管理処理に係
わり、有限な容量をもつ記憶媒体中に必要なファイルだ
けを保持することのできるファイル処理装置に関する。

【０００２】

【従来技術】一般に、年月中のデータを取り扱うファイ
ル管理処理においては、ある種の複数のファイルをその
年月別に分類して（グループ毎にまとめ）所定の記録媒
体中に登録し、定期的に更新しながら運用する場合が多
い。この場合、年月が更新されるにともなって１ファイ
ルを新たに作成(create)し、毎月次々に記憶媒体に新規
登録することになるが、有限な容量しか持たない通常の
記録媒体はその空き領域を使い果たし、ついにはその容
量をオーバーしてしまうことになる。そこで、利用者は
ある時点で不要と思われる例えば古いファイルを削除(d
elete)する等の必要性に迫れれるが、どのファイルをど
の様な基準で削除すればよいのかはオペレータの判断で
行われ、そして、多数の中から該当するファイルを選択
し削除操作を１つ１つのファイルに対して指定しながら
行う必要があった。

【０００３】また近年には、ファイル数がそのシステム
資源における記録媒体の記憶容量をオーバーした時点
で、例えばファイルを古い順に一律に自動削除してしま
うシステムもあった。しかし、この削除の基準は「当該
記録媒体の記憶容量」であり、運用上で最適な保存期間
を満たし、且つ、オペレータの所望する保存期間の範囲
内でのファイルの保持をファイル単位に指定することが
できず、ファイル管理の運用上の不具合を発生させる原
因ともなっていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】以上のように従来のフ
ァイル処理システムは有限な容量の記録媒体しか持ち得
ないにもかかわらず、その運用における記録媒体中のフ
ァイル管理自体は依然としてユーザ個々の裁量に任され
ていた。例えば、一般ユーザは次のような対処方法によ
って運用している。（１）容量オーバーになった記録媒
体自体をそっくり新しいものと交換するが、それが運用
費用の上昇の一因となる。（２）オペレータ手動で１つ
１つのファイルを調べ、そのファイルを削除するか否か
の判断をその都度行いながら記録媒体中のファイル整理
を定期的にする必要があり、その人的作業時間も多くか
かる。（３）複数の利用者において共用される記録媒体
を一括管理するための基準の統一および徹底が実際には
図り難い。つまり、一般にはファイルの管理は、それが
ユーザ個々人に一任されている限り上述のような不具合
が維持されがちである。

【０００５】そこで本発明の課題は、上述の不具合を解
消する様なファイル構造を有するファイル群からオペレ
ータの指示する条件に基づいて自動的に不要ファイルを
削除できるファイル管理機能を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明の手段は次の通り
である。本発明のファイル処理では次のような処理ステ
ップを行う手段を講じている。すなわち、同種の複数フ
ァイルで成るファイル群を２つ以上有する記録媒体を備
えたファイル処理システムにおいて、入力部は、あるフ
ァイルを記録媒体中に保存しておきたい保存期間情報の
指定入力を受け付ける保存期間受付ステップを行う。記
録部は、新規に作成された年月を意味する新規作成年月
情報と前記保存期間情報とを含む新しいファイルを前記
ファイル群内に新規に追加登録するファイル追加登録ス
テップを行う。処理部は、前記の新規作成年月を起算日
として現在の年月が前記保存期間内にあるか否かを計算
することで当該ファイルを削除するか否かを判別するフ
ァイル削除判別ステップを行い、その削除すべき該当フ
ァイルを前記記録手段から削除するファイル削除ステッ
プを行う。

【０００７】

【作用】本発明の手段の作用は次の通りである。 （１）保存期間指定手段によって保存期間指定ステップ
が実行される。すなわち、オペレータが所望する更新対
象のファイルの保存期間情報に関する指定入力が受け付
けられる。 （２）ファイル追加登録手段によってファイル追加登録
ステップが実行される。すなわち、指定されたファイル
名と関連するファイルに基づき新ファイルが記録媒体中
に新規に追加作成される。 （３）ファイル削除判別手段によってファイル削除判別
ステップが実行される。すなわち、保存期間情報に基づ
きファイルの現在までの保存経過時間が算出され、それ
らの比較の結果、当該データファイルを削除するべきか
否かが判別される。（４）ファイル削除手段によってフ
ァイル削除ステップが実行される。すなわち、削除され
るべき当該データファイルが記録媒体中から削除され
る。

【０００８】

【実施例】以下に、本発明の実施例について図１〜図８
の各図面を参照して説明する。図１には、ファイル処理
装置および、処理対象の関連するファイルの構成が示さ
れている。ファイル処理を制御する処理部１には、オペ
レータとのインタフェースを図るための表示ディスプレ
イからなる表示部２と、キー入力を行う入力部３と、出
力データをシステムのバックアップとして一時的に記憶
するバックアップ用記憶部４と、現在の年月日・時刻を
認識し、ファイル処理における時間的計測および期間の
計算を行う計時部５を備え、さらに、多数のファイルを
種類別にグループ化して管理・記録する記録媒体７を有
する記録部６、その記録媒体７として例えば、磁気ディ
スクまたはフロッピーディスクが配設され、この記録部
６はその有限な記録領域内に複数のデータファイルとし
てそれらのデータの種類別および、ファイル相互間の関
連性を考慮した最適なファイル構造で記録されている。

【０００９】なお、記録媒体としては、このファイル処
理システムが稼働できる資源の一構成要素としての有限
な容量をもつ媒体であればよく、例えば、コンピュータ
システムの内部記録装置または外部記録装置に備えられ
たディスク又はテープであったり、データベースシステ
ムの記録媒体、あるいはマイクロプロセッサの主記憶メ
モリまたは補助記憶メモリであってもよい。

【００１０】図２には、ファイル処理、例えば、原簿登
録処理に関する手順がフローチャートで表わされてい
る。本発明のファイル処理システムで使用される所定の
記録媒体中に新たにファイルを登録（新規作成）する手
順は次のように行われる。

【００１１】例えばファイル処理可能なコンピュータシ
ステムの入出力資源を利用して、オペレータはディスプ
レイ画面に表示される後述の画面レイアウトに従って会
話形式で所定の入力項目を次々にキーインしていく。詳
しくは、まず最初に、所望の原簿名を選択すると、その
所定のフォームの入力画面がディスプレイ上に表示され
る。（ステップＡ１０） オペレータはフォーム中の必
須な各入力フィールドに順次タイプインしながら入力し
ていく。例えば、ある原簿登録票に基づくファイル名称
の入力に続き、そのファイルに関連する入力原簿名称の
指定入力を行う。なお、この時、両ファイルの関連する
事項がファイル関連情報として所定の記憶エリア（不図
示）に例えば、２次元テーブル、ポインタ情報、又はイ
ンデックスファイルのような形で記録されていてもよ
い。 次に、そのファイルの実データとしての各項目、
および入力原簿に関する機能名と更新種をそれぞれ決め
られた記載形式で順次に入力する。（ステップＡ２０）
続いて、この新ファイルの当該記録媒体中での保存さ
れるべき期間を、例えば何年何ヵ月を意味する４桁数値
（”NNMM”但しNN:00-99, MM:01-12）を入力する。（ス
テップＡ３０） 更に、必要に応じてその他の項目のタイプイン入力も行
う。（ステップＡ４０）この一連の入力操作が終了した
後は、ファイルレコードとしての必須入力項目の指定入
力がすべて完了されていることを確認して、各タイプイ
ン入力データおよびデフォルト値で成るレコードから構
成された１ファイルを、当該記録媒体中に新規なファイ
ルとして作成(create)する。（ステップＡ５０） 以上の処理手順により、この新規なファイル自体に自己
の保存期間を表す情報をいわゆる「自己ファイル管理情
報」として保有する新ファイルが１つ生成されたことに
なるが、これ以後に行われるファイル更新（詳細、後
述）の際には、この管理情報がファイル管理のために利
用される。

【００１２】なお、この新ファイルの登録処理は、当フ
ァイル処理システムの運用初期には必ず行われるが、そ
れ以後は任意の時期に単独のジョブとして実行されるバ
ッチ処理として運用されてもよい。

【００１３】図３は、前述したファイル登録処理のため
の入力画面および、新規作成されたファイルのレコ−ド
のレイアウトを例示している。例えば、オペレータとの
会話型入力形式に従って、まず必須入力項目である原簿
名称フィールドＦ１には、この例の場合「会計明細」を
選択入力する。一方、入力原簿名称フィールドＦ３に
は、当該ファイルに関連する入力側のファイルとして例
えば「伝票仕訳」というファイル名を選択入力する。こ
こで、その他のファイル間の関連には、「会計明細」か
らのデータを参照して更新される関係をもつ「会計残
高」というファイルも存在する。（詳細なレイアウトは
図７と図８を参照。） また、保存期間フィールドＦ２には、前述のステップＡ
３０で指定された４桁の数値が書き込まれる。他のフィ
ールドにはオペレータが必要に応じてタイプイン入力を
行いデータ入力作業を完了する。なお、作成された年月
は原簿の文字名称に続き後半にはその作成年月を示すユ
ニークな形式、例えば”９３／１２”が付加される。即
ち、原簿は｛原簿名称＋作成年月｝の形式で命名され
る。

【００１４】図４には、ファイル更新の一連の処理順序
がフローチャートで示されている。当該ファイル処理シ
ステムの運用開始から所定の時間、例えば１カ月が経過
すれば、「月次処理」の必要性が発生し、所定のファイ
ルの更新作業が行われなければならない。まず、オペレ
ータはその更新したいファイル名を選択指定する。（ス
テップＢ０５） 記録媒体より指定されたファイルを読
み出し（ステップＢ１０）、該当するファイルが記録媒
体中に存在するか否かをチェックし、無い場合は関連す
るファイルに基づいてこの指定ファイルを新規に自動作
成する。（ステップＢ２０） つまり前述の｛原簿名称
＋作成年月｝の形式は、作成月に更新されれば｛原簿名
称＋当月データ｝を意味するファイル名として設定する
こととなる。（ステップＢ３０） 入力指定された原簿であるファイルのレコードデータに
保存期間が記載設定がされているか否かをまずチェック
し、設定されていなければ、フィールド｛入力原簿名
称｝のファイル名に該当する関連するファイルを入力フ
ァイルとして指定し（ステップＢ４０）、その後、後述
のステップ７０にジャンプする。

【００１５】一方、保存期間が記載設定されている場合
は、次に更新対象の原簿の入力原簿名称に相対月、例え
ば｛＃前月｝又は｛＃前前月｝等の指定が有るか否かを
チェックし、その指定が無い場合には、いわゆる｛入力
原簿名称＋当月データ｝を意味するファイル名のファイ
ルを入力側ファイルとして指定し（ステップＢ５０）、
一方、相対月の指定が有る場合には、相対月を算出して
｛原簿名称＋算出月データ｝のファイル名のファイルを
入力ファイルとして指定する（ステップＢ６０）。

【００１６】上記の入力原簿名称にある相対月の指定の
有無によっては、ファイル更新処理の対象ファイルやそ
の更新結果が異なる。すなわち、この更新処理は記録媒
体中におけるファイルの作成および削除を条件によって
伴う。

【００１７】図５（ａ）〜（ｃ）には、その相対月の指
定がある場合と、その指定が無い場合における、それぞ
れのファイルの取り扱われ方のちがいによる上述の更新
処理の前後におけるファイルの変化が示されている。
図５（ａ）のファイルグループａとその関連するファイ
ルグループｂは、１９９４年１２月下旬に本システムの
ファイル更新処理機能によって処理されたと仮定する。
その時点での入力原簿名称に有る相対月の指定フィール
ドに、例えば｛＃前月｝又は｛＃前前月｝等の指定が無
い場合は、図５（ｂ）に示されるように、当システムは
前述のステップＢ５０により｛入力原簿名称＋当月デー
タ｝のファイル名のファイルを入力側ファイルとして指
定し、それを入力対象ファイルとして当月の「会計明
細’９４／１２」ファイルa1を参照し、新たな「残高フ
ァイル’９４／１２」ファイルb2を生成する。その変わ
りに、不要となった最も古い「会計残高’９３／１２」
ファイルb1を削除する。

【００１８】一方、図５（ｃ）に示されるように、相対
月の指定が有る場合、つまり相対月の指定フィールドに
例えば｛＃前月｝が書き込まれている場合には、現在１
９９４年１２月を基準にして相対月である前月の１１月
と算出して、｛原簿名称＋算出月データ｝即ち、既存の
「会計明細’９４／１１」ファイルa2を入力対象ファイ
ルとして利用する。

【００１９】以上のステップで指定入力された入力ファ
イルに対する一連の更新処理を行う。すなわち、この指
定された入力ファイルから１レコードを読み出し（ステ
ップＢ７０）、更新対象の原簿票に基づいて当該レコー
ドの加工（例えば、コピーを含む所定フォーマットへの
変換）を行う。（ステップＢ８０） 作成した更新対象ファイルに書き出してファイルの追加
更新を行う。（ステップＢ９０） 当該ファイルのレコ
ードの終わり（即ち、ＥＯＦ）をチェックし、まだＥＯ
ＦでなければステップＢ７０に戻って終わるまで繰り返
す。

【００２０】上記の一連の更新処理を完了した後は、当
該記録媒体の容量の管理として、保存期間を経過した不
要なファイルの判定と削除を行うサブルーチンをＣａｌ
ｌすることで実行する。（ステップＢ１００） なお、このファイル更新処理も任意の時期に単独で実行
されるバッチ処理として運用してもよい。

【００２１】図６（ａ）には、図４のファイル更新処理
中にサブルーチンとして実行されるファイル削除判別処
理ルーチンの手順がフローチャートで表わされている。
まず、記録媒体中の所定のファイル（この例では、「会
計明細」または「会計残高」等の原簿）の内で最も古い
（即ち、作成され登録された時期が古い）更新対象のフ
ァイルを検索し、そのファイルが当月を基準にした保存
期間を経過しているか否かをチェックする。（ステップ
Ｂ１１０） もしこの保存期間内であればこの一連のフ
ァイル更新処理を終了する。一方、その最も古いファイ
ルが保存期間をすでにすぎていた場合には、システム資
源のバックアップ記憶部にセーブした後、当該記録媒体
から削除（delete）する。（ステップＢ１２０） 同様に図６（ｂ）には、図６（ａ）の変形例が示されて
いる。

【００２２】最初に記録媒体の使用できる残りの容量を
チェックして、容量が残り少ない場合にはその状態をオ
ペレータに報知し、指示を待つ。（ステップＢ０５） オペレータの指示により記憶媒体からの不要なファイル
を削除する作業処理を起動されると、前述と同様に、ま
ず、記録媒体中の更新対象のファイル内から最も古いも
のを検索し（ステップＢ１０）、そのファイルが当月を
基準にした保存期間を経過しているか否かをチェックす
る。（ステップＢ１１０） もしこのファイルがまだ保
存期間内にあれば、次に古いファイルを検索し同様なチ
ェックを行い、その保存期間をすでにすぎていたファイ
ルは、前述と同様にシステム資源のバックアップ記憶部
にセーブした後に、当該記録媒体から削除する。（ステ
ップＢ１２０） オペレータはファイルが削除される都
度、その削除によって生まれた空き容量を確認しながら
所望するまで、この一連のファイル更新処理を続けるこ
とができ、また任意に終了することもできる。

【００２３】なお、この例はシステム運用上、任意の時
期に単独で実行可能なバッチ処理として起動されること
に対応したものである。また、この処理はその他にも、
保存期間の判定方法および、実際の運用に即した様々な
変形も可能である。

【００２４】図７には、実際の原簿登録票として「会計
残高」ファイルのレコ−ドのレイアウトが詳細に例示さ
れている。レコードの先頭には、原簿名称としてのファ
イル名「会計残高」ｆ１があり、続くフィールドにはこ
のファイルの保存期間を年月で表す４桁のフィールドｆ
２が設けられている。それ以降はこの会計残高の処理に
必要な項目が図示のように続いている。また、この「会
計残高」ファイルを更新する為に入力ファイルとして参
照される入力原簿名称のフィールドｆ３が設けられ、そ
の関連ファイルとして「会計明細」ファイルが記載さ
れ、更に（＃前月）の会計明細ファイルが入力ファイル
としてこの「会計残高」ファイルの更新に関連している
ことが明記されている。

【００２５】図８には、前述した実際の原簿登録票とし
ての「会計明細」ファイルのレコ−ドのレイアウトが詳
細に例示されている。前記同様に、レコードの先頭に
は、原簿名称としてのファイル名「会計明細」ｆ１があ
り、続くフィールドにはこのファイルの保存期間の４桁
のフィールドｆ２が設けられている。それ以降はこの会
計明細の処理に必要な項目が図示のように続いている。
また、この「会計明細」ファイルを更新する為に入力フ
ァイルとして参照される入力原簿名称のフィールドｆ３
には、その関連ファイルとして「伝票仕訳」というファ
イル名が記載され、入力ファイルとしてこの「会計明
細」ファイルの更新に関連していることが明記されてい
る。

【００２６】その他にも、更新するために必要となる相
互に関連する複数のファイルが、それらの種類毎に分類
されてファイルグループを形成して記録媒体中に格納さ
れている。

【００２７】本例では「会計残高」が「会計明細」によ
って更新される場合を示しているが、その他の例では
「会計明細」が「伝票仕訳」によって更新される。つま
り、それぞれに関連するファイルは、そのファイルの更
新時に、入力側のファイルグループとして参照され、該
当するフィールドの内容が所定の更新演算の結果で更新
されることにより、更新対象のファイルの月次処理が行
われる。また、このシステムは上記の月次処理と同様に
「年次処理」等にも応用が可能である。なお、本発明の
ファイル処理システムに関する実施例としては、以上に
述べた例以外にも、本発明の主旨を逸脱しない範囲で種
々の変形実施が可能である。

【００２８】

【発明の効果】本発明のファイル処理システムによれ
ば、次のような効果が得られる。 （１）複数ファイルがグループ化された記録媒体中に、
新たにファイルを作成し登録する時に指定された保存期
間でそのファイルが安全に保持され、定期的なファイル
の更新時に新たに作られたファイルに関連する古いファ
イルがその保存期間を超過してた場合に自動的に削除さ
れるので、有限な容量のその録媒体内においては、常に
空き領域が確保され且つ、必要なファイルのみが保持さ
れる状態で運用が可能である。 （２）複数のファイルが年月で区別されグループ化され
たファイル群を更新するにあたり、関連するファイルを
参照しながら同種のレコード項目をコピーしながらファ
イルを自動生成するので、オペレータの入力作業の軽減
が図られる。 （３）任意な時期においてもバッチ処理としてこのファ
イル削除判別処理を実行できるので、記録媒体内のファ
イルの整理のためにファイル単位にオペレータの削除判
断を要することなく自動的に行える。

【００２９】なお、このファイル処理システムの効果
は、そのファイルが記録された記録手段として、特に、
その記録手段の記録媒体自体の交換が難しく、高価であ
ればある程その記録手段に関する本発明システムがもた
らす効果も大きくなる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 ファイル処理装置の構成および処理対象ファ
イルの構成図。

【図２】 ファイル処理の１つである原簿登録の手順を
示すフローチャート。

【図３】 ファイル登録用入力画面の入力フィールドの
レイアウト。

【図４】 ファイル更新の一連の処理順序を示すフロー
チャート。

【図５】 本システムのファイル更新処理機能によって
処理されたファイルグループとその関連するデータファ
イルを表す説明図。

【図６】 ファイル更新処理時に実行されるファイル削
除判別処理ルーチンのフローチャート。

【図７】 「会計残高」ファイルのレコ−ド・レイアウ
ト。

【図８】 「会計明細」ファイルのレコ−ド・レイアウ
ト。

【符号の説明】

１…処理部，２…表示部，３…入力部，４…バックアッ
プ用記憶部，５…計時部，６…記録部，７…記録媒体，
Ｆ１…原簿名称，Ｆ２…保存期間，Ｆ３…入力原簿名
称，Ａ２０…必須項目入力ステップ，Ａ３０…保存期間
入力ステップ，Ｂ１１０…保存期間判定ステップ，Ｂ１
２０…ファイル削除ステップ。

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 同種の複数のデータファイルで構成され
   るファイル群を少なくとも２つ以上保持する記録媒体を
   具備するファイル処理システムであって、 前記データファイルを前記記録媒体中に保存しておきた
   い所望の保存期間情報を指定入力として受け付ける保存
   期間受付手段と、 新規に作成された年月を意味する新規作成年月情報と前
   記保存期間情報とを含む新しいデータファイルを前記フ
   ァイル群内に新規に追加登録するファイル追加登録手段
   と、 当該システムの時刻情報を管理する計時手段と、 前記の新規作成年月を起算日として、前記計時手段が供
   給する現在の年月が前記保存期間内にあるか否かを計算
   することで当該ファイルを削除するか否かを判別し、当
   該データファイルを前記記録手段から削除するファイル
   削除判別手段と、を具備することを特徴とするファイル
   処理システム。
2. 【請求項２】 前記ファイル群のすべての相互関連およ
   び、前記データファイルの保存期間を個々に管理するた
   めの管理情報を有し、 前記ファイル群内の２つの関連する所定の前記データフ
   ァイルを前記管理情報に基づき検索し、その一方の前記
   データファイルを参照しながら他方の前記データファイ
   ルを更新するとき、 前記の現在の年月情報を当該データファイルの新規作成
   された年月情報とし、その他の各項目の更新は前記の関
   連するデータファイル内の対応する項目に基づいて行い
   新たなデータファイルを自動的に新規登録することを特
   徴とする、請求項１記載のファイル処理システム
3. 【請求項３】 前記管理情報に基づき前記ファイル群内
   において最も古い順から関連する前記データファイルを
   検索し、所定の条件に基づき当該データファイルの削除
   を行うことを特徴とする、請求項１記載のファイル処理
   システム
4. 【請求項４】 前記データファイルの新規作成年月は、
   当該データファイル名称の一部に含まれ、前記作成年月
   に前記保存期間を加算して得られた年月値が、と現在の
   年月より小さい場合にのみ、当該データファイルの削除
   を行うことを特徴とする、請求項１記載のファイル処理
   システム。
5. 【請求項５】 前記管理情報は、２つの関連する前記デ
   ータファイルの一方を更新する為に必要なもう１つの前
   記データファイル名を対応テーブルとして前記計時手段
   または前記記録手段に有することを特徴とする、請求項
   １記載のファイル処理システム。
6. 【請求項６】 同種の複数のデータファイルで構成され
   るファイル群を少なくとも２つ以上保持する記録媒体を
   具備するファイル処理システムにおいて、 前記データファイルを前記記録媒体中に保存しておきた
   い所望の保存期間情報の指定入力を受け付ける保存期間
   受付ステップと、 新規に作成された年月を意味する新規作成年月情報と前
   記保存期間情報とを含む新しいデータファイルを前記フ
   ァイル群内に新規に追加登録するファイル追加登録ステ
   ップと、 前記の新規作成年月を起算日として現在の年月が前記保
   存期間内にあるか否かを計算することで当該ファイルを
   削除するか否かを判別するファイル削除判別ステップ
   と、 前記ファイル削除判別ステップが削除すべきと判断した
   該当データファイルを前記記録手段から削除するファイ
   ル削除ステップとを具備することを特徴とするファイル
   処理システム。