JP2012190311A - ファイル管理装置、ファイル管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファイルの管理を容易にする。
【解決手段】ファイル管理装置１は、イベントに準じて規定されるタスクに対応して、記録部５に記録されるファイル及びディレクトリへのパス及び更新履歴を管理するタスク管理テーブル１２ａと、タスク管理テーブル１２ａから読み出したタスクを表示する表示画面を表示部に出力する画像出力部１０ｆと、表示部に表示され、選択されたタスクに対応付けられたファイルに、タスク管理テーブルによって管理されるパスを介してファイルを検索し、検索したファイルを開く検索部１０ｂと、を備える。また、ファイルに付される一意のファイル名を用いて記録部５に記録されるファイルの更新履歴を履歴管理テーブル１２ｂに一意に記録し、検索部１０ｂが記録部５を検索したファイルをコピーして、コピーしたファイルの内容を更新し、一意のファイル名を付けて記録部５に格納する格納部１０ｃを備える。
【選択図】図２

Description

本発明は、例えば、データを格納するファイルを管理する場合に適用して好適なファイル管理装置、ファイル管理方法及びプログラムに関する。

従来、多くのファイルを管理するため、例えば、ＦＡＴ(File Allocation Table）を用いたファイル管理用のソフトウェア・プログラム（以下、「ソフトウェア」と略称する。）が提供されている。このソフトウェアはコンピュータ装置を動かす基本ＯＳ（Operating System）によって動作し、ユーザが付けたディレクトリ名やファイル名に基づいて、ディレクトリを検索して目的のファイルを見つけることができる。このように、従来は、基本ＯＳを介した操作入力によって、ユーザが意図したファイル名をファイルに付けることが常識と考えられていた。

特許文献１には、コンピュータ上で、ユーザから見たディレクトリの木構造を変化させずに記憶媒体を追加して記憶容量を増加させる技術が開示されている。

特開２００２−２４４９０１号公報

ところで、特定のディレクトリに特定のファイル名を付けてファイルを保存するように命名規則を定めていても、命名規則に従ってディレクトリ名やファイル名が付けられるとは限らない。例えば、入力ミス等により命名規則に従っていないディレクトリ名やファイル名が付けられると、その検索が著しく困難となってしまう。また、複数のユーザ間で命名規則を共有しておけば、共有化されたファイルを探すことができるものの、命名規則が共有されていないと、目的とするファイルが格納されているフォルダのパスを知らなければ速やかにファイルを探すことができなかった。

また、業務等のイベントの発生に合わせてファイルを作成しても、ファイル名からファイルに格納されているデータがどのようなものであるかを知ることはできない。このため、特許文献１に記載された技術を用いても、ファイルをディレクトリ構造で管理することに変わりはなく、ファイルを探すことが困難な場合もあった。

本発明はこのような状況に鑑みて成されたものであり、ファイルの管理を容易にすることを目的とする。

本発明は、イベントに準じて規定されるタスクに対応して、記録部に記録されるファイル及びディレクトリへのパス及びファイルの更新履歴を管理する管理テーブルから読み出したタスクをタスクの種類毎に表示する表示画面を表示部に出力する。
次に、表示部に表示され、選択されたタスクに対応付けられたファイルに、管理テーブルによって管理されるパスを介してファイルを検索し、検索したファイルを開く。
そして、ファイルに付される一意のファイル名を用いて記録部に記録されるファイルの更新履歴を管理テーブルに一意に記録し、検索部が記録部を検索したファイルをコピーして、コピーしたファイルの内容を更新し、一意のファイル名を付けて記録部に格納するものである。

本発明によれば、表示部に表示され、選択されたタスクに対応付けられたファイルに、管理テーブルによって管理されるパスを介してアクセスし、ファイルを開くことができる。このため、ユーザはファイル及びディレクトリのパスを意識することなく、タスクを用いて直感的にファイルを管理することが可能となり、容易にファイルを検索できるという効果がある。

本発明の第１の実施の形態におけるファイル管理装置の構成例を示すブロック図である。 本発明の第１の実施の形態におけるファイル管理ソフトウェアと記録部の内部構成例を示すブロック図である。 本発明の第１の実施の形態におけるコンピュータ装置とファイル管理ソフトウェアの動作例を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施の形態におけるランチャー画面に表示される各アイコンを選択した場合に使用可能な機能の例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態におけるログイン後に表示されるランチャー画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態における新たにアプリケーションを登録する場合に表示されるサブウィンドウの表示例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態における各処理メニューを表示するランチャー画面の表示メニューの表示例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態におけるファイル作成画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態におけるファイル検索画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態におけるファイル格納画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態における初期設定時にタスクセットを設定する画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態における初期設定時にファイル等の保存先を設定する画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態における初期設定時にユーザ毎の個別情報を設定する画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態における初期設定時にユーザ毎の個別情報を設定する画面（テンプレート作成）の表示例を示す説明図である。 本発明の第２の実施の形態におけるファイル検索画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第２の実施の形態におけるファイル作成画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第２の実施の形態におけるチェックボックスのチェック前のファイル作成画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第２の実施の形態におけるチェックボックスのチェック後のファイル作成画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第２の実施の形態におけるファイル作成画面の表示例を示す説明図である。 本発明の第２の実施の形態における初期設定時にタスクセットを設定する画面の表示例を示す説明図である。

＜１．第１の実施の形態＞
以下、本発明の第１の実施の形態について、図１〜図１４を参照して説明する。本実施の形態では、例えば、顧客、担当者、部署、業務の名称等のイベントに準じて規定されるタスクに合わせてファイルを管理するファイル管理装置１に適用した例（以下、「本例」という。）について説明する。以下の説明では、ファイルの新規作成、検索、更新等の様々な処理を行うことを「ファイル管理」と呼ぶ。このファイル管理装置１は、以下にコンピュータ装置２が行うファイル管理方法を、ソフトウェア・プログラムを実行することにより実現するものである。

図１は、ファイル管理装置１の内部構成例を示す。
ファイル管理装置１は、ファイルの管理を行うコンピュータ装置２と、ユーザが作成したファイルを記録する記録部５と、各種ファイルが保存された場所のパス等を含む参照先情報を格納する参照先保存部６と、を備える。コンピュータ装置２は、例えば、液晶ディスプレイモニタからなる表示部３と、キーボード、マウス、タッチパネル等からなる操作部４を備える。記録部５と参照先保存部６には、例えば、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ：Hard Disk Drive）、フラッシュメモリ等の記録媒体が用いられる。

ファイル管理ソフトウェア１０は、グラフィカル・ユーザ・インタフェース（ＧＵＩ：Graphical User Interface）画面を表示部３に表示させる。表示部３には、ユーザのログインを促すログイン画面３ａ、ファイルの作成を行うために用いられるファイル作成画面３ｂ、記録部５からファイルを検索するために用いられるファイル検索画面３ｃ、記録部５にファイルを格納するために用いられるファイル格納画面３ｄ、初期設定を行うために用いられる初期設定画面３ｅ、各アプリケーション（コンピュータによって実行されるソフトウェア・プログラム）を起動するアイコン画像を表示するランチャー画面３ｆ、ファイル管理を行うために、ユーザによってファイルの新規作成、検索、更新等の処理が選択されるホーム画面３ｇが表示される。具体的な画面の構成例と動作例については後述する。

コンピュータ装置２には、オペレーティングシステム１１がインストールされており、ファイル管理ソフトウェア１０は、オペレーティングシステム１１を介して記録部５に接続する。そして、記録部５はファイルを格納する機能を有するため、ファイル管理ソフトウェア１０は、記録部５にファイルを書き込んだり、検索したファイルを記録部５から読み出したりする。一方、参照先保存部６は、ファイルの参照先を示すアドレスやパス等の参照先情報を保存する機能を有する。参照先情報には、例えば、ファイルの保存先を示すファイル保存先情報、ファイルの更新履歴を示す履歴ファイルの保存先を示す履歴保存先情報、テンプレートファイルの保存先を示すテンプレートファイル保存先情報がある。ファイル管理ソフトウェア１０は、参照先保存部６に格納された参照先情報を参照することで記録部５にアクセスし、参照先情報に含まれるパス上に存在するファイルに対して書き込み又は読出しを行う。また、書式が同じで内容が異なる複数の文書を作成する場合には、予め書式を定めたテンプレートファイルを定めておくことにより、入力操作を標準化することができる。

ここで、コンピュータ装置２を用いてファイルを作成する際、人為的な入力ミスにより意図しないファイル名を付けないようにするためには、できるだけ人為的な入力操作を除くことが望ましい。代わりに複数のデータベース（本例では、記録部５と参照先保存部６）又はリストを用いて特定のディレクトリにファイルを自動的に作成し、特定のファイル名を自動的に命名するプログラムを用いることによって入力ミスをなくすことが可能となる。また、ユーザが不用意にファイルを移動したり、削除したりすることを防ぐために、コンピュータ装置２の基本ＯＳ１１に本例のプログラムのみが稼働するようにしたＧＵＩを被せることによってファイルを適切に管理することができる。

図２は、ファイル管理ソフトウェア１０と記録部５の内部構成例を示す。
ファイル管理ソフトウェア１０は、操作部４からの操作入力に従い、タスクとファイルの作成日時に基づいてファイルに付した一意のファイル名を暗号化し、作成した新たなファイルを記録部５に記録する作成部１０ａを備える。また、タスク管理テーブル１２ａによって管理されるタスクのパスに基づいて、記録部５から検索したファイルを開く検索部１０ｂを備える。

また、ファイル管理ソフトウェア１０は、検索部１０ｂが記録部５を検索したファイルをコピーして、コピーしたファイルの内容を更新し、一意のファイル名を付けて記録部に格納する格納部１０ｃと、ファイル管理ソフトウェア１０の使用を許可されたユーザの認証を行う認証部１０ｄを備える。

また、ファイル管理ソフトウェア１０は、各種のパラメータの初期値を設定する初期設定部１０ｅと、タスク管理テーブル１２ａから読み出したタスクを表示する表示画面を表示部３に出力する画像出力部１０ｆを備える。各機能ブロックの詳細な動作例については後述する。

記録部５には、記録されたファイルを管理するファイル管理データベース１２がリレーショナルデータベースで構築される。ファイル管理データベース１２は、タスクを管理するタスク管理テーブル１２ａと更新されたファイルの更新日時等を管理する履歴管理テーブル１２ｂを備える。ファイル管理データベース１２は、タスク管理テーブル１２ａによって管理されるタスクに対応する更新履歴を履歴管理テーブル１２ｂにより関連付けた上で、記録部５に記録されるファイル及びディレクトリへのパスと共に暗号化されたファイル名を管理する。また、タスク管理テーブル１２ａは、ファイル名を用いて記録部５に記録されるファイルの更新履歴を一意に記録し、記録部５に記録されるファイルが検索部１０ｂによって読み出される回数を使用頻度として管理する。

また、記録部５には、ユーザのログイン時に認証部１０ｄがユーザ認証を行う際にユーザの認証情報（ユーザＩＤ、パスワード等）を保存する認証データベース１３が構築される。認証データベース１３は、ログインするユーザの認証情報を管理するユーザ管理テーブル１３ａを備える。

図３は、コンピュータ装置２とファイル管理ソフトウェア１０の動作例を示す。
始めに、ユーザがコンピュータ装置２に設けられた不図示の電源ボタン等を押下すると、コンピュータ装置２の電源が入力され（ステップＳ１）、オペレーティングシステム１１とファイル管理ソフトウェア１０が起動する（ステップＳ２，Ｓ３）。

ファイル管理ソフトウェア１０が起動すると、表示部３にログイン画面３ａが表示され（ステップＳ４）、ユーザは、ファイル管理ソフトウェア１０にユーザＩＤ、パスワードを入力し（ステップＳ５）、ログインを試みる。そして、認証部１０ｄは、ユーザが入力したユーザＩＤ、パスワードが認証データベース１３に登録されているかどうかを確認する（ステップＳ６）。

入力されたユーザＩＤ、パスワードが認証データベース１３に登録されていない場合、認証部１０ｄは誤入力と判定し（ステップＳ７）、ステップＳ４に戻り、再度のログインを促す。また、ログインして一定時間内に操作が行われない場合は、認証部１０ｄが自動的にログアウトし（ステップＳ１１）、次のログインを待つ。

ステップＳ６において、ユーザのログインが完了すると、画像出力部１０ｆは、表示部３にランチャー画面３ｆを表示する（ステップＳ８）。ランチャー画面３ｆは、文書作成やスケジュール等のアプリケーション毎に複数のアイコンが並んだパレット型に表示される。

ログイン後の画面は、ログインしたユーザの権限が「管理者」であるか、「一般」であるかにより異なって表示される。ユーザの権限が管理者であれば、管理者としての様々な機能を用いることができる管理者モードとしてログイン後の画面が表示される。管理者モードでは、後述する「新規ファイル作成」、「ファイル検索」、「既存ファイルを格納」、「初期設定」の機能を使用することができる。一方、ユーザの権限が「一般」であれば、機能が制限された一般モードとしてログイン後の画面が表示される。一般モードでは、「新規ファイル作成」、「ファイル検索」の機能しか使用することができない。

ランチャー画面３ｆが表示された後、画像出力部１０ｆは、選択したアイコンに関連づけられるアプリケーション（本例では、ファイル管理ソフトウェア）が起動することにより、ホーム画面３ｇを表示部３に表示する（ステップＳ９）。ホーム画面３ｇには、ファイル作成画面３ｂを表示するファイル作成アイコン１５、ファイル検索画面３ｃを表示するファイル検索アイコン１６、ファイル格納画面３ｄを表示するファイル格納アイコン１７、及び、初期設定画面３ｅを表示する初期設定アイコン１８が含まれる。ユーザは、ホーム画面３ｇの各アイコンを選択することによって、表示部３に各画面を表示させ、ファイル管理ソフトウェアに任意の処理を行わせることができる。

検索した複数のファイルを同時に開く場合、選択した順にファイルが開かれる。そして、不図示のキーボードが備えるシフトキー又はコントロールキーを押しながら、ユーザが使用するファイルを選択する事で、複数のファイルから開こうとするファイルを任意に選択できる。

また、ユーザは、任意のタイミングでファイル管理ソフトウェア１０を終了させることができ（ステップＳ１０）、任意のタイミングでファイル管理ソフトウェア１０からログアウトできる（ステップＳ１１）。

図４は、ホーム画面３ｇに表示される各アイコン（後述する図７参照）を選択した場合に使用可能な機能の例を示す。
ファイル作成アイコン１５が選択されると作成部１０ａが起動し、タスクの種類毎にタスクの選択が促される（ステップＳ２１）。

作成部１０ａは、選択したタスクに合わせて自動的にテンプレートファイルを選択し（ステップＳ２２）、ファイル名を自動生成する（ステップＳ２３）。このファイル名は、選択されたタスクのタスク名称と作成日時に従って生成されるものであり、一意な名称となる。そして、作成部１０ａは、自動生成したファイル名をファイルに付けて、自動的に記録部５に保存し（ステップＳ２４）、併せてファイルを記録部５に保存したパスを参照先情報として参照先保存部６に保存する。

ファイル検索アイコン１６が選択されると検索部１０ｂが起動し、タスクの選択が促される（ステップＳ３１）。ここでは、複数のタスクを検索することが可能であり、タスクを検索して得られるファイル名称を検索結果として表示部３に表示する（ステップＳ３２）。

また、検索部１０ｂは、ファイル検索画面３ｃに文字列の入力を促す入力欄を表示する（ステップＳ３３）。そして、検索部１０ｂは、この入力欄に入力された文字列に基づいて、ファイルを検索し、検索結果を表示する（ステップＳ３４）。

ファイル格納アイコン１７が選択されると格納部１０ｃが起動し、ユーザが編集したファイルが記録部５に記録される。このとき、格納部１０ｃは、ユーザにタスクの選択を促すファイル格納画面３ｄを表示する（ステップＳ４１）。ユーザによって既存のファイル又はディレクトリを選択されると（ステップＳ４２）、格納部１０ｃは、既存のファイルをコピーした後、このコピーしたファイルに自動的にファイル名を付け、記録部５に格納する（ステップＳ４３）。

初期設定アイコン１８が選択されると、初期設定部１０ｅが起動し、各種のパラメータの初期設定の入力が促される（ステップＳ５１）。入力可能なパラメータには、例えば、ユーザ設定、タスク設定、テンプレートファイルの設定等がある。これらの設定情報は、ファイル管理データベース１２に登録される。

＜画面の構成例＞
次に、表示部３に表示される各画面の構成例を参照しながら具体的な処理例を説明する。
図５は、ログイン後に表示されるランチャー画面３ｆの表示例を示す。
ユーザがログイン画面３ａを介してログインすると、画像出力部１０ｆは、初期画面としてアプリケーション毎に対応した複数のアイコンを含むランチャー画面３ｆを表示する。このアイコンには、例えば、Ｗｅｂブラウジングソフト、メーラ、会計ソフト、給与計算ソフト、スケジューラ等が含まれる。

図６は、新たにアプリケーションを登録する場合に表示されるサブウィンドウ１９の表示例を示す。
サブウィンドウ１９は、ランチャー画面３ｆに表示するアイコンとして、ランチャーのアイコンとして新たにアプリケーション（例えば、会計ソフトウェア等）を登録する場合に表示される。ユーザは、検索窓にアプリケーションの名称を入力し、既に登録されているかどうかを検索する。目的のアプリケーションが未登録であれば、アプリケーションとアイコンを関連づけてランチャー画面３ｆに登録する。

図７は、各処理メニューを表示するホーム画面３ｇの表示メニューの例を示す。
この表示メニューには、「新規ファイルを整頓作成」、「整頓ファイルを検索」、「既存ファイルを整頓格納」、「初期設定」があり、それぞれ、ファイル作成アイコン１５，ファイル検索アイコン１６，ファイル格納アイコン１７及び初期設定アイコン１８に対応する。以下の説明では、ファイル管理装置１を使用することにより、複数のタスクの組み合わせによって一意に定まるタスクセットを作成し、記録部５にファイルを記録することを「ファイルを整頓する。」と呼ぶ。以下、タスクカラム毎に選択されたタスクを組み合わせて表示されるファイルの名称を「タスクセット」と呼ぶ。また、ファイル管理ソフトウェア１０によって作成され、管理されるファイルを「整頓ファイル」と呼ぶ場合がある。

図８は、ファイル作成画面３ｂの表示例を示す。
ホーム画面３ｇにおいて、ユーザがファイル作成アイコン１５を選択すると、画像出力部１０ｆは、ファイル作成画面３ｂを表示する。ファイル作成画面３ｂは、複数のタスクを表示するタスク領域２２、ユーザが選択するテンプレートファイルの名称を表示するテンプレート名領域２３、テンプレートファイルとなるファイルを表示するテンプレートファイル領域２４、タスクセットを一覧表示するタスクセット領域２５を備える。

タスク領域２２には、例えば、５種類のタスクリストが一覧表示される。各タスクリストに表示されるタスク名称はセル毎に管理される。各セルは、ユーザのマウス操作等によって、あるタスク名称が表示されたセルが選択されるとグレー表示され、もう一度選択されると通常の表示に戻るトグルボタンとしての機能を有する。タスク領域２２に表示されるタスクリストは、５種類に限らず、少なくても多くてもよい。ユーザが作成したファイルを保存する際には、左側のタスクリストから順に該当するタスクのタスク名称を選んで作成する。タスク名称が表示される各セルは、ユーザによって選択されると、他のタスクカラムで関連するタスクのタスク名称を強調表示するトグルボタンとして機能する。このため、ユーザが一度選択されたセルを再度選択するとセルは通常の表示に戻る。タスクリストに含まれるタスクは昇順又は降順にソートすることが可能である。テンプレート名領域２３には、テンプレートファイルの名称が一覧表示される。

テンプレート名には、以下のものが挙げられる。例えば、企画書見積りワード書類Ａ、企画書見積りワード書類Ｂ、設計書見積りエクセル書類Ａ、設計書見積りエクセル書類Ｂ、商品見積りエクセル書類、工事見積りエクセル書類、社内告知ワード書類、簡易ポスターワード書類、社内新聞ワード書類、ＤＭワード書類、折込みチラシワード書類である。
テンプレートファイルには、以下のものが挙げられる。例えば、企画書見積りワード書類Ａ.doc、企画書見積りワード書類Ｂ.doc、設計書見積りエクセル書類Ａ、設計書見積りエクセル書類Ｂ、商品見積りエクセル書類.xls、工事見積りエクセル書類.xls、社内告知ワード書類.doc、簡易ポスターワード書類.doc、社内新聞ワード書類.doc、ＤＭワード書類.doc、折込みチラシワード書類.docである。
ここで、「〜.doc」とは、マイクロソフト社の文書作成ソフト（ワード）で作成した文書ファイルに付される拡張子であり、「〜.xls」とは、マイクロソフト社の表計算ソフト（エクセル）で作成した文書ファイルに付される拡張子である。

タスクセット領域２５には、使用頻度の高いタスクセットが一覧表示される。この表示に際して、使用頻度の高いファイル(第１ソート)とファイル作成日降順(第２ソート)をタスクセットとして組み合わせて並び替えた結果を用いる。そして、「使用頻度が高いタスクセット」の欄にはタスクセットが使用頻度の降順に並んで表示される。また、ファイル検索時の右下コメント欄に表示されるメモ入力部２６には、格納したファイルに関する情報を覚え書きとして書き込むことができる。この覚え書きは、例えば、２５文字まで書き込むことができ、タスクセットの末尾に付記されるため、ユーザがファイルの内容を確認しやすい。このファイルに関する情報は、ファイルの所定領域（本例では、プロパティ部分）にメタデータとして作成部１０ａ又は格納部１０ｃによって書き込まれる。

＜新規ファイルの作成＞
新規ファイルの作成は以下の手順で行われる。
始めに、ユーザは、タスク領域２２に表示される５つのタスクカラム毎に必要なタスクを１つずつ選択する。タスクの選択は、タスクカラムの左又は右から順に行ってもよいし、ランダムに行ってもよい。ここで、タスクカラム内で選択されたタスクに関連するグループに含まれるタスクのタスク名称は、グレー表示される。一方、グループに含まれないタスクのタスク名称は表示に変化が生じない。

そして、タスク領域２２に表示される第１〜第５のタスクカラムに対して、それぞれ顧客リストカラム、担当部署名カラム、処理業務名１カラム、処理業務名２カラム、相手方担当者カラムの順にタスクが割り当てられる。ここで、ユーザは、第１〜第５のタスクカラムより、順に、「田中重工業」、「営業企画部」、「商品群１」、「保留」、「吉田さん」のタスクを選択するものとする。他には、それぞれ顧客リスト（会社名）、担当部署名（営業部、設計部、広報部、企画部、制作部等）、処理業務名１（商品群１、商品群２、商品群３、サービス１、サービス２、工事１、工事２、工事３、社内用、社外用等）、処理業務名２（承認、保留、計画中、企画書見積り、設計書見積り、商品見積り、工事見積り、社内告知、簡易ポスター、社内新聞、ＤＭ、折込みチラシ等）がある。

ここで、ユーザがタスクを選択する場合におけるタスク領域２２の表示例を示す。
図８Ａは、タスクを選択する前におけるタスク領域２２の表示例を示す。
このとき、「顧客リスト」、「担当部署名選択」、「処理業務名１」、「処理業務名２」、「相手方担当者」のタスクカラムに含まれ、選択可能なタスク名称が白地に黒字で表示される。

図８Ｂは、「顧客リスト」カラムから「田中重工業」を選択した場合におけるタスク領域２２の表示例を示す。
ユーザが、顧客リストカラムに表示された「田中重工業」のタスクを選択すると、選択された「田中重工業」のタスク名称が斜線で塗りつぶして表示される。実際にユーザが選択したセルのタスク名称は、斜線で塗りつぶして表示されるため、選択状態であることが示される。そして、「田中重工業」に関連する他のタスクカラムに表示されるタスクのタスク名称はグレー表示され、選択可能であることが示される。一方、「田中重工業」以外の顧客リストカラムに表示されるタスク名称の表示が変わらず、ユーザの選択を受け付けないことが示される。併せて、顧客リストカラム以外の他のタスクカラム（「担当部署名選択」等）に表示されるタスクについても、顧客リストカラムの「田中重工業」とした場合に選択することができないタスク名称の表示が変わらず、ユーザの選択を受け付けない。また、顧客リストカラム以外の他のタスクカラムにおいて、ユーザが選択可能なタスクのタスク名称は、優先度又は更新日時の降順又は昇順でソートされ、タスク領域２２の上部に順に並び替えて表示される。

図８Ｃは、「担当部署名選択」カラムと「処理業務名１」カラムに含まれるタスクを選択した場合のタスク領域２２の表示例を示す。
次に、ユーザが担当部署名選択カラムから「営業企画部」を選択し、「処理業務名１」カラムから「商品群２」を選択する。選択されたタスクのタスク名称は斜線で塗りつぶして表示され、タスク領域２２の最上段に移動する。選択されていないタスクのタスク名称は表示が変化しないものの、下段に移動すると共に、ユーザの選択を受け付けなくなる。

選択されたタスクに応じて、文書ファイル、表計算ファイル等が複製され、アプリケーションが起動する。また、選択されたタスクは、所定の命名規則に従って、記録部５に記録される。ファイル管理ソフトウェア１０の命名規則は、ファイル名としてタスクセット名、タイムスタンプ及びユーザ名を組み合わせることが定められる。そして、ファイルのファイル名称である、「タスクセット名＋タイムスタンプ＋ユーザ名」がＡＳＣＩＩコードで暗号化された上で記録部５にファイルが記録される。このため、ユーザはファイル管理ソフトウェア１０によらなければ、ディレクトリから直接ファイルを探すことができなくなるため、ファイルを誤って破損したり、悪意ある第三者にファイルを読み出されたりする可能性が低くなり、ファイル管理ソフトウェア１０のセキュリティ性を高めることができる。また、ファイルを記録したファイル管理データベース１２についても自動的に別の領域にバックアップされるため、バックアップ元であるファイル管理データベース１２が破損した場合でもファイルの回復が容易である。

＜ファイルの検索＞
図９は、ファイル検索画面３ｃの表示例を示す。
ホーム画面３ｇにおいて、ユーザがファイル検索アイコン１６を選択すると、画像出力部１０ｆは、ファイル検索画面３ｃを表示する。このとき、画像出力部１０ｆは、タスク管理テーブル１２ａから読み出したタスクを使用頻度の順にソートした表示画面を作成日時と連番と共に表示部３に出力する。ファイルの検索は以下の手順で行われる。

始めに、タスク一覧のウィンドウに表示された５つのタスクカラムより左から順に必要なタスクを選択する。タスク領域２２には、タスクカラムの名称が表示される箇所の直下に検索文字が入力される検索文字入力部２７が表示される。ユーザが検索文字入力部２７に語句を入力すると、検索部１０ｂは、入力された文字に一部又は全部が一致したタスクのタスク名称をタスクカラムに一覧表示させる。本例では、「＊業」と入力されることにより、タスク名称の末尾が「業」である顧客リストに含まれるタスクのタスク名称が一覧表示される。そして、一覧表示されたタスクのタスク名称に合わせて他のタスクカラムにおいても関連するタスクのタスク名称が一覧表示される。

このとき、あるタスクのタスク名称を選択すると、別のタスクカラムにおいて、選択可能であるタスクのタスク名称がグレー表示される。このように、複数のタスクカラムにわたって関連するタスク群を「グループ」と呼ぶ。一方、選択されたタスクのグループに属さないタスクについては、タスク名称の表示が変化せず、選択不能であることが示される。このため、選択されたタスク及び、選択可能であるが未選択であるタスクのタスク名称が強調表示される。そして、複数のタスクカラムにわたってタスクを選択していくと、徐々に他のタスクカラムでは、選択可能なタスクが絞り込まれていく。そして、絞り込まれたタスクのタスク名称に基づいて、画面下部のファイル一覧画面に、タスクセット名と、連番と作成日時が表示される。

なお、各タスクカラムには、ソートの機能を有するトグルボタンが表示される。ユーザがトグルボタンをオンすることによって、新しく作成されたタスクのタスク名称の順、よく使われるタスクの順、又は名前の順に、それぞれ昇順又は降順で表示を並べ替えることができる。

＜既存ファイルの格納＞
図１０は、ファイル格納画面３ｄの表示例を示す。
ホーム画面３ｇにおいて、ユーザがファイル格納アイコン１７を選択すると、画像出力部１０ｆは、ファイル格納画面３ｄを表示する。既存ファイルの格納は以下の手順で行われる。

始めに、タスク一覧のウィンドウに表示された５つのタスクカラムより左から順に必要なタスクを選択する。
このとき、タスクカラム内の選択したタスクが属するグループに含まれるタスクであって、別のタスクカラムに表示されるタスク名称がグレー表示される。一方、グループに属さないタスクのタスク名称の表示は変化しない。この結果、左のタスクカラムから順次タスクが絞り込まれる。

次に、記録部５に記録するファイルを選択する。ユーザが選択したファイルは、格納時に圧縮ファイルとして１つのファイルとなる。選択したタスクは、「タスクセット名＋タイムスタンプ」としてファイル管理データベース１２に記録される。そして、ファイルは、「タスクセット名＋タイムスタンプ」をＡＳＣＩＩコードで暗号化した形式で記録部５に記録される。なお、コピーしたファイルを開いた後、このファイルに対して特に追記、更新がされなければ、このファイルは保存されず記録部５にも記録されない。

＜初期設定＞
図１１〜図１４は、初期設定画面３ｅの表示例を示す。
ホーム画面３ｇにおいて、ユーザが初期設定アイコン１８を選択すると、画像出力部１０ｆは、初期設定画面３ｅを表示する。初期設定は以下の手順で行われる。

［タスクセット設定］
図１１は、初期設定時にタスクセットを設定する画面の表示例である。ユーザは、タスクセット設定タブを選択すると顧客リストに対するタスクをそれぞれ設定することができる。

［保存・取込設定］
図１２は、初期設定時にファイル等の保存先を設定する画面の表示例である。ユーザは、保存・取り込み設定タブを選択すると、ファイル、履歴、テンプレートファイルの保存先を確認、設定できる。また、顧客リストの書き換え、追記、書き出しを行うことができる。

ここで、ファイル保存先メニュー３１の確認ボタンを押すと、記録部５に記録されているファイルのリストを確認することができ、設定ボタンを押すと、ファイルの保存先フォルダとして、例えば、Ｃドライブの特定のフォルダへのパスを設定することができる。また、履歴保存先メニュー３２の確認ボタンを押すと、変更履歴を格納する参照先保存部６に対するパスが表示され、設定ボタンを押すとパスを設定することができる。また、テンプレート保存先メニュー３３の作成ボタンを押すと、テンプレートファイルの保存先となるフォルダへのパスが表示され、設定ボタンを押すとパスを設定することができる。顧客リスト取込みメニュー３４の書換えボタン又は追記ボタンを押すと、ＣＳＶ形式で作成された外部の顧客リストファイルを取り込むことができる。

［ユーザ設定・他］
図１３は、初期設定時にユーザ毎の個別情報を設定する画面の表示例である。ユーザは、ユーザ設定タブを選択すると、各ボタン４１，４２を選択して押すことで、履歴格納回数、その他パラメータを保存できる。また、ユーザ設定部４５は、ユーザのログインに使用するため、ユーザＩＤ、名前、パスワード、権限を設定するために設けられる。

［テンプレート作成］
図１４は、初期設定時にユーザ毎の個別情報を設定する画面（テンプレートファイル作成）の表示例である。このテンプレート作成画面には、取り込んだテンプレートファイルと拡張子の一覧が表示され、ユーザは、テンプレートファイルを作成して保存できる。

以上説明した第１の実施の形態に係るファイル管理装置１によれば、ユーザが検索した特定のファイルを一意に命名し、自動的に記録部５に記録するプログラムを用いるため、ファイルを格納する際の人為的な入力ミスを防止することができる。また、ユーザはタスクを追うことによってファイルの作成を行うことができるため、ファイルの管理が容易になる。また、ファイルをタスクで管理することによって、ユーザがいつ、どこで、何のために作ったファイルであるかを判別しやすくなり、不用意なファイルの上書きによって重要な書類を消失する等のミスを防ぐことができる。

また、表示部３と操作部４を組み合わせたタッチパネルとすることで、ユーザは直感的な操作でファイル管理装置１を使用できる。このため、操作性に優れたファイル管理機能を利用できる。

次に、本発明の第２の実施の形態に係るファイル管理装置１について説明する。本実施の形態では、タスクカラムに表示されたタスク名称に新たにオプションボタン５２を追加した点に特徴を有する。以下、図１５〜図２０を参照して説明する。なお、既に第１の実施の形態で説明した部分には同一符号を付し、詳細な説明を省略する。

図１５は、ファイル作成画面３ｂの表示例を示す。
ファイル作成画面３ｂにおいて、タスクカラムに表示されたタスクリストの各タスク名称の左側にはセル毎にオプションボタン５２が表示される。ユーザがこのオプションボタン５２をチェックすると、チェックされたタスク名称のタスクに関連する他のタスクカラムに含まれるタスクのタスク名称がグレー表示され、グレーで塗りつぶしたセルが選択可能であることが示される。

また、ファイル作成画面３ｂのタスク領域２２には、タスク名称と共に、「必須」と表示されたチェックボックス５３が表示される。後述する初期設定画面３ｅ（後述する図２０参照）において、チェックボックス５３は、タスクセットに必要なタスクがどれであるかを明示するために用いられる。すなわち、チェックボックス５３にチェックされたタスクカラムについては、タスクセットとしての登録が必須であることを示している。

図１６は、ファイル作成画面３ｂの表示例を示す。
オプションボタン５２をオフした状態である。このとき、図１５に示したようなグレー表示は通常の表示に戻る。

図１７は、ファイル作成画面３ｂの各部の内容を示す。
テンプレート欄５０には、選択されたタスクセットで用いられるテンプレートファイルが一覧表示される。そして、使用頻度の高いタスクセット欄５１には、「よく使うタスクセット」と表示され、過去に使われたタスクセットにより特定されるファイルのファイル名称が一覧表示される。

このため、例えば、「顧客リスト」のタスクカラムに含まれる「品川物産（株）」のオプションボタン５２をオンすると、「品川物産（株）」のグループに含まれるタスクのタスク名称である、「タスク１」のタスクカラムにおける「見積書」、「発注書」、「価格表」、「ファックスシート」がグレーで塗りつぶして表示される。このため、ユーザは、各タスク名称と共に表示されるオプションボタン５２をオンするだけで、このタスクに関連するタスクのタスク名称を直ちに把握することができる。

実際にユーザが選択したセルのタスク名称は、斜線で塗りつぶして表示されるため、選択状態であることが示される。このため、オプションボタン５２によって選択されたタスクに含まれるグループのタスクと、タスクリストから選択されたタスクに含まれるグループのタスクを明確に区別することができる。このように、オプションボタン５２をオンするだけで、他のタスクカラムに存在し、オプションボタン５２がオンされたタスク名称のタスクに関連する他のタスクのタスク名称が斜線で塗りつぶして表示される。

図１８は、ファイル検索画面３ｃの表示例を示す。
既に図９を参照して説明したように、タスクカラムにはタスク名称を検索するための検索文字入力部２７が存在する。ユーザは、検索文字入力部２７に一語又は複数の語句の組み合わせを入力することによって、検索されたタスクのタスク名称を優先的にタスクカラムに表示することができる。図１８では、検索文字入力部２７に「パソコン」が入力されているため、「パソコン」を含むタスクのタスク名称が一覧表示される。

また、ユーザは、検索結果表示欄４８に表示された検索結果の一覧からタスクセットを選択することができる。本例では、タスクカラムにて、「企画書」、「パソコン周辺機器」、「マウス」が既に選択されている。このため、検索結果表示欄４８には、これらのタスク名称を含むタスクセットの検索結果が一覧表示される。一覧表示されたタスクセットの名称にはタイムスタンプが付され、タスクセットの名称とタイムスタンプの降順で表示される。

そして、ユーザが検索結果表示欄４８に表示されたタスクセットの名称をダブルクリックすると、そのタスクセットとタイムスタンプによって関連づけられたファイルがコピーされて開く。そして、タスクセットの名称は同一のまま、新しいタイムスタンプにリネームされたタスクセットが自動保存される。なお、ファイルを修正し、保存しない場合はそのまま削除される。

図１９は、ファイル格納画面３ｄの表示例を示す。
ファイル格納画面３ｄにおける各欄は、上述したファイル作成画面３ｂと同じ機能を有するため、説明を省略する。
ファイル格納画面３ｄは、既存のファイルに対してタスクセットを定めた上で記録部５に格納するために用いられる。ファイル格納画面３ｄを用いることで、フォルダ単位で多数のファイルを一括して記録部５に格納することができる。

ファイル格納画面３ｄが備える既存ファイル格納欄５４には、使用頻度が高いタスクセットの名称が一覧表示される。このタスクセットの名称は、使用頻度の高いファイル(第１ソート)とファイル作成日降順(第２ソート)として既存ファイル格納欄５４にソートして表示される。

図２０は、初期設定画面３ｅの表示例を示す。
ここで、一つのタスクセットには複数のテンプレートファイルを割り当てることが認められる。そして、テンプレートファイルがタスクセットに何ら割り当てられていなければ、テンプレートの名称の後ろに［］と表示される。一方、テンプレートファイルが一つのタスクセットに割り当てられていれば、テンプレートの名称の後ろに［・］と表示され、テンプレートファイルが複数のタスクセットに割り当てられていれば、テンプレートの名称の後ろに［・・］と表示される。なお、括弧［］の内部には、数字を入れることでテンプレートファイルに割り当てられているタスクセットの数（例えば、０〜９９９）を表示するようにしてもよい。これにより、多くのテンプレートファイルを作成したときに、タスクセットに割り当てていないテンプレートファイルを速やかに把握することができる。また、複数のタスクセットが割り当てられているべきテンプレートファイルを速やかに把握することもできる。

また、上述したように、チェックボックス５３をオンすることによって、タスクセットに必ず含まれるタスクがタスクカラムに存在することを明示できる。例えば、ユーザによってはタスク４のタスクカラムを使わない場合もある。このとき、タスク４のチェックボックス５３はオフにしておき、他のタスクカラムのチェックボックス５３をオンにする。

以上説明した第２の実施の形態に係るファイル管理装置１によれば、チェックボックス５３がオンされることにより、タスクセットに必須とされるタスクカラムを認識することができる。また、オプションボタン５２がオンされたタスクに関連づけられている他のタスクカラムのタスクのタスク名称がグレー表示される。このため、ユーザは、オプションボタン５２がオンされたタスクに関連づけられているタスクを容易に把握することができ、タスクセットの作成、検索時等において速やかに処理を行うことができる。

また、上述した実施の形態における一連の処理をソフトウェアにより実行させる場合には、そのソフトウェアを構成するプログラムが専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータ、または、各種の機能を実行するためのプログラムをインストールしたコンピュータにより、実行可能である。例えば汎用のパーソナルコンピュータなどに所望のソフトウェアを構成するプログラムをインストールして実行させればよい。

また、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給してもよい。また、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵ等の制御装置）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、機能が実現されることは言うまでもない。

この場合のプログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上述した実施の形態の機能が実現される。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが実際の処理の一部又は全部を行う。その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

また、本発明は上述した実施の形態に限られるものではなく、特許請求の範囲に記載した本発明の要旨を逸脱しない限りその他種々の応用例、変形例を取り得ることは勿論である。

１…ファイル管理装置、２…コンピュータ装置、３…表示部、４…操作部、５…記録部、１０…ファイル管理ソフトウェア、１０ａ…作成部、１０ｂ…検索部、１０ｃ…格納部、１０ｄ…認証部、１０ｅ…初期設定部、１１…オペレーティングシステム、１２…ファイル管理データベース、１２ａ…タスク管理テーブル、１３…認証データベース、１３ａ…ユーザ管理テーブル

Claims (7)

1. イベントに準じて規定されるタスクに対応して、記録部に記録されるファイル及びディレクトリへのパス及び前記ファイルの更新履歴を管理する管理テーブルと、
   前記管理テーブルから読み出した前記タスクを前記タスクの種類毎に表示する表示画面を表示部に出力する画像出力部と、
   前記表示部に表示され、選択された前記タスクに対応付けられた前記ファイルに、前記管理テーブルによって管理されるパスを介して前記ファイルを検索し、検索した前記ファイルを開く検索部と、
   前記ファイルに付される一意のファイル名を用いて前記記録部に記録されるファイルの更新履歴を前記管理テーブルに一意に記録し、前記検索部が前記記録部を検索したファイルをコピーして、コピーした前記ファイルの内容を更新し、一意のファイル名を付けて前記記録部に格納する格納部と、を備える
   ファイル管理装置。
2. さらに、前記タスクに対応して前記ファイルに一意のファイル名を暗号化し、作成した新たなファイルを前記記録部に記録する作成部を備え、
   前記管理テーブルは、前記パスと共に前記暗号化されたファイル名を管理する
   請求項１記載のファイル管理装置。
3. 前記格納部又は前記作成部は、前記ファイルに関する情報をメタデータとして前記ファイルの所定領域に書き込む
   請求項２記載のファイル管理装置。
4. 前記管理テーブルは、前記記録部に記録されるファイルが前記検索部によって読み出される回数を使用頻度として管理し、
   前記画像出力部は、前記管理テーブルから読み出した前記タスクを前記使用頻度の順にソートし、一の前記タスクの種類の中で選択された前記タスクに関連し、他の前記タスクの種類の中で選択可能となる前記タスクと選択不能となる前記タスクを異ならせて表示する表示画面を前記表示部に出力する
   請求項３記載のファイル管理装置。
5. 前記ファイル名は、少なくとも複数のタスクによって一意に定まるタスクセット名、タイムスタンプ及びユーザ名を組み合わせたものである
   請求項１〜４のいずれか１項に記載のファイル管理装置。
6. イベントに準じて規定されるタスクに対応して、記録部に記録されるファイル及びディレクトリへのパス及び前記ファイルの更新履歴を管理する管理テーブルから読み出した前記タスクを前記タスクの種類毎に表示部に表示させるステップと、
   前記表示部に表示され、選択された前記タスクに対応付けられた前記ファイルに、前記管理テーブルによって管理されるパスを介してアクセスし、前記ファイルを開くステップと、
   前記ファイルに付される一意のファイル名を用いて前記記録部に記録されるファイルの更新履歴を前記管理テーブルに一意に記録し、前記記録部を検索したファイルをコピーして、コピーした前記ファイルの内容を更新し、一意のファイル名を付けて前記記録部に格納するステップと、を含む
   ファイル管理方法。
7. イベントに準じて規定されるタスクに対応して、記録部に記録されるファイル及びディレクトリへのパス及び前記ファイルの更新履歴を管理する管理テーブルから読み出した前記タスクを前記タスクの種類毎に表示する表示画面を表示部に出力する手順と、
   前記表示部に表示され、選択された前記タスクに対応付けられた前記ファイルに、前記管理テーブルによって管理されるパスを介して前記ファイルを検索し、検索した前記ファイルを開く手順と、
   前記ファイルに付される一意のファイル名を用いて前記記録部に記録されるファイルの更新履歴を前記管理テーブルに一意に記録し、前記記録部を検索したファイルをコピーして、コピーした前記ファイルの内容を更新し、一意のファイル名を付けて前記記録部に格納する手順と、を
   コンピュータに実行させるためのプログラム。