JP2007193408A - 文書管理システムにおけるディスク運用制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書の保存に関し、法令要件に基づき、データ・ライフサイクル・マネジメントを考慮するディスク運用制御を行う。
【解決手段】ディスク運用制御装置１０２は、文書属性データベース１２４を参照して各文書に対応する関連法令を取得し、法定ポリシーデータベース１２５を参照して取得した関連法令に対応する複数の運用ポリシーを取得し、閲覧履歴データベース１２６を参照して当該文書の閲覧回数を取得し、その閲覧回数に応じた運用ポリシーを決定し、この運用ポリシーに従って文書実体のディスクから他のディスクへの移行又は廃棄を制御する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システムにおけるディスク運用制御方法に関する。

ｅ−文書法により、電子化保存が認められていなかった納品書や伝票などの証憑の電子化保存が認められた。例えば、特開２００３−３１６７７４号公報（特許文献１）ではディスク配置について述べられている。こうした証憑は、法律（商法・税法・証券取引法など）で保存年限が５〜１０年、もしくは永年に及ぶ長期保管・保存が必要である。しかしながら、電子化した電子データを保管・保存する媒体に対して、寿命や媒体移行が必要であり、保存媒体に対する運用コストが増大する。このため、保存媒体にはデータ・ライフサイクル・マネジメント（ＤＬＣＭ）による運用ポリシーがあるが、法的な側面(公訴期限・保存年限など)からの考慮も必要であり、法改正などの際に、それに対応した運用ポリシーの変更が必要である。

特開２００３−３１６７７４号公報

今後のｅ文書を取り扱うに際し、法定文書の保管・保存に要する運用コストを押さえるため、データ・ライフサイクル・マネジメントを考慮したディスクの運用管理が必要となる。そこで、本発明の目的は、法定要件(公訴期限・保存年限など)、データ・ライフサイクル・マネジメント要件（データの重要度、アクセス頻度など）から、データの長期運用を支援することにある。

本発明の文書管理システムにおけるディスク運用制御システムは、法令要件に基づき、ディスクの運用ポリシーを作成し、データ・ライフサイクル・マネジメントの制御はこの運用ポリシーに従い運用する。

また本発明は、通常の文書の属性情報以外に法的運用ポリシーに基づいた属性情報を持ち、法改正や訴訟時のイレギュラー処理の際に参照履歴などの変化に基づき、ポリシーを変更し、法的重要度に基づくディスク配置を管理する。

本発明は、予め、法定要件からディスクの運用ポリシーが用意されており、参照頻度などにより、最適なポリシーを選び、データの保管・保存運用に必要となるディスクの再配置を支援する機能により新しい価値を生み出すものである。

現状、法定面に対するデータ再配置処理は人為的な処理で行うしかなく、証憑データの量が膨大になるほどこうしたシステム機能による配置処理方式をとる有効性は大きい。

図１は、ディスク長期運用を制御するディスク運用制御システム１００の概略構成を示す図である。ディスク運用制御システム１００は、運用ポリシーの登録と変更を指示する端末装置１０１と、ディスク運用制御をするとともに、運用ポリシーの登録・変更指示に応答して運用ポリシーの生成と更新の処理を実行するディスク運用制御装置１０２とを有する。端末装置１０１およびディスク運用制御装置１０２間は、ネットワーク１０３によって接続される。またディスク運用制御システム１００は、ネットワーク１０３を介して文書格納ＤＢ群１０４と接続される。

端末装置１０１は、中央処理装置１１０、入出力装置１１１、表示装置１１２および記憶装置１１３を有する。記憶装置１１３は、メモリ、ハードディスクなどであり、文書実体処理部１４０、文書属性情報登録処理部１４１および変更処理部１４２を格納する。文書実体処理部１４０、文書属性情報登録処理部１４１および変更処理部１４２は、プログラムであり、メモリにロードされた後、中央処理装置１１０によって実行される。

ディスク運用制御装置１０２は、中央処理装置（ＣＰＵ）１２０、入出力装置１２１、表示装置１２２、記憶装置１２３およびデータベース（ＤＢ）を格納する記憶装置を有する計算機である。記憶装置１２３は、メモリ、ハードディスクなどであり、属性登録処理部１３０、法定要件検索処理部１３１、法定要件登録処理部１３２、法定ポリシー変更処理部１３３、該当文書属性検索処理部１３４および変更属性登録処理部１３５の各プログラムを格納する。ＣＰＵ１２０は、装置全体の動作を制御するとともに、これらプログラムをメモリにロードして実行する。表示装置１２２は、属性情報と運用ポリシーの内容、検索結果等を表示する。他の記憶装置は、文書属性データベース１２４、法定ポリシーデータベース１２５および閲覧履歴データベース１２６を格納する。

文書属性データベース１２４は、文書の属性情報を格納する。法定ポリシーデータベース１２５は、予め定義付けられた法令要件を含む運用ポリシー情報を格納する。閲覧履歴データベース１２６は、各文書の識別子に対応してその閲覧回数を格納する。

文書属性ＤＢ１２４には、図４に示す通り、文書名（文書識別子）、作成者、作成日、関連法令、保存開始日などの文書属性が格納されている。

実施例の法定ポリシーデータベース１２５に格納されたデータは、データ運用方式であるデータ・ライフサイクル・マネジメントと法定要件に基づいて作成されている。法定ポリシーデータベースは、図４に示す通り、法令要件(公訴期限や保存年限など)とデータ・ライフサイクル・マネジメントに基づき、法令ごとにそれぞれ運用パターンが複数用意されている。図４の例では、移行１、移行２、廃棄というイベントを用意しており、移行２と廃棄に関しては、法令要件(公訴期限や保存年限など)に基づいた設定となっている。移行１は、参照頻度など、文書の参照頻度に応じた設定となっており、それぞれの法令ごとに文書の参照頻度の変化に対応した運用パターンを用意している。

属性登録処理部１３０は、端末装置１０１から送信された属性情報を文書属性データベース１２４に格納する。法定ポリシー変更処理部１３３は、端末装置１０１から送信された運用ポリシーの変更データを法定ポリシーデータベース１２５に格納する。

法定要件検索処理部１３１は、端末装置１０１から送信された検索命令に基づいて、法定ポリシーデータベース１２５から法定ポリシー情報を検索し取得する。法定要件登録処理部１３２は、端末装置１０１から送信された登録・更新命令に基づいて、法定ポリシーデータベース１２５について運用ポリシーデータを登録又は更新する。

該当文書属性検索処理部１３４は、端末装置１０１からの運用ポリシー変更要求を受け付け、文書属性データベース１２４を検索する。変更属性登録処理部１３５は、変更された運用ポリシー情報と保存年限情報をその文書に対応して記憶装置１２３に登録あるいは既存の情報を更新する。

文書ＤＢ１５２および文書ＤＢ１５３は、文書実体を格納する。文書実体処理装置１５０および文書実体処理装置１５１は、要求された文書実体を文書ＤＢ１５２、文書ＤＢ１５３に登録し、あるいは文書ＤＢ１５２、文書ＤＢ１５３から取り出して要求元の端末装置１０１に送信し、あるいは文書ＤＢ１５２、文書ＤＢ１５３中の文書実体を更新する。

文書実体処理部１４０は、文書実体処理装置１５０、文書実体処理装置１５１に文書実体の登録要求、参照要求又は更新要求を送信し、取得した文書実体を表示装置１１２に表示する。文書属性情報登録処理部１４１は、ディスク運用制御装置１０２に文書属性情報の登録を要求する。変更処理部１４２は、ディスク運用制御装置１０２に運用ポリシーの変更を要求する処理部である。

文書実体処理装置１５０、文書実体処理装置１５１は、文書ＤＢ１５２、文書ＤＢ１５３上の各文書実体の閲覧回数を記録する。ディスク運用制御装置１０２は、周期的に文書実体処理装置１５０、文書実体処理装置１５１に各文書実体の閲覧回数を照会し、その回答情報により閲覧履歴データベース１２６中の各文書の閲覧回数を更新する。

図２は、移行時期に従って文書実体をより低速の記憶媒体に移行させる例を説明する図である。文書実体は、最初、高性能・高機能・高信頼ディスク５０１に格納されている。移行１の時期になると、文書実体を高性能・高機能・高信頼ディスク５０１から大容量・低価格ディスク５０２に移行させる。次に移行２の時期になると、文書実体を大容量・低価格ディスク５０２から大容量・低価格ディスク可搬媒体５０３に移行させる。最後に廃棄の時期になると、文書実体を大容量・低価格ディスク可搬媒体５０３から削除する。

図３（ａ）は、従来のＤＬＣＭを考慮しないデータ運用を説明するものである。文書実体に対応して文書の属性情報を保持する。属性情報として、「保存開始日」と「保存年限」を保持する。システムは、各文書について「保存開始日」に基づいた属性情報の検索を行い、保存年限を過ぎたか否か判定する。法定の保存年限を過ぎた文書については、人手で記憶媒体の移行を行うか削除する。保存年限など法定要件の変更があった際には、その都度、該当する文書の属性情報を検索し、属性情報に直接変更を加えるものである。

図３（ｂ）は、ＤＬＣＭを考慮したデータ運用を説明するものである。文書の属性情報の１つとして「関連法令」を保持する。また文書の属性情報とは別に、法令ごとに運用ポリシー情報を保持する。運用ポリシー情報は、運用パターンごとに各移行段階についての移行時期を設定する。法令改正があった際、あるいは社内の都合で運用ポリシーを変更する際には、文書の属性情報を検索することなく、該当する法令の運用ポリシー情報を変更する。

図４は、文書属性データベース１２４および法定ポリシーデータベース１２５のデータ構成と、これらのＤＢに関連付けられ、ディスク運用操作情報として保持される３つのテーブルの各データ構成とを示す図である。法定ポリシーデータベース１２５の運用パターンの例として、標準１、標準２、標準３およびＤＬＣＭ停止の各識別子で特定される運用ポリシーが設定され、各運用ポリシー識別子に対応してディスクからディスクへの移行年限とディスクからの廃棄削除の運用ポリシーが設定されている。文書実体の参照頻度が高くなるに従って、標準１、標準２、標準３、ＤＬＣＭ停止の順に適用される運用ポリシーが変わり、ＤＬＣＭ停止ですべての移行が停止となる。運用ポリシー識別子と参照頻度（閲覧回数）との対応を示すテーブルは、メモリなどの記憶装置上に保持され、文書の参照頻度に対応する運用ポリシーを示している。例えば参照頻度が１２回／年未満のときは標準１、１２回／年以上２０回／年未満のときは標準２、２０回／年以上のときは標準３などである。また対象文書に固有の運用ポリシーを設定するテーブルは、文書属性データベース１２４と関連付けて保持され、例えば移行１停止、移行２停止、廃棄停止のいずれかを設定する。本実施例によれば、移行１停止は文書実体を常に高性能・高機能・高信頼ディスク５０１上に保持することを意味し、移行２停止は文書実体を高性能・高機能・高信頼ディスク５０１又は大容量・低価格ディスク５０２上に保持することを意味する。対象文書に固有の保存年限を設定するテーブルは、文書属性データベース１２４と関連付けて記憶装置上に保持され、更新前の保存年限と更新後の保存年限を設定する。変更後の保存年限は、法令改正で保存年限が変更になった場合、あるいは社内規定などにより法令の保存年限を変更する場合に設定される。文書に固有の運用ポリシーや保存年限変更は、法定ポリシーデータベース１２５に設定される標準の運用パターンに優先して適用される。

図５は、すでに設定されている法定ポリシーデータベース１２５およびディスク運用操作情報に対してポリシー変更する場合に、表示装置１１２に表示される画面の例を示す図である。「文書検索キーワード」は、検索のためのキーワードを入力するための領域である。キーワードが入力され、「検索」ボタンが押下されると、検索条件に合致する文書が検索され、該当する文書の属性情報が「対象文書一覧」として表示される。いずれかの文書を選択して「抽出」ボタンが押下されると、選択された関連文書の保存年限が抽出され、「保存年限一覧」として表示される。一覧表のいずれかの文書を選択して「選択」ボタンが押下されると、選択された文書に付帯する「運用ポリシー変更」と「保存年限変更」の２つのテーブルが表示される。ユーザはこれら２つのテーブルを介して運用ポリシーと保存年限を変更することができる。「ポリシー変更一覧」は、ユーザが行った変更操作の履歴である。この例によると、「００年契約書」の廃棄期限を０７年１月１日から廃棄停止に変更し、「００年申込書」の移行１の期限を２年遅らせ、「００年領収書」の移行２の期限を１年早める変更を行っている。「確定」ボタンは、「ポリシー変更一覧」に表示された変更情報を確定するためのボタンである。「運用ポリシー確認画面」は、関連する法令が標準とする移行年限を表示し、ユーザの参考に供する。

まずディスク運用制御装置１０２が法定ポリシーデータベース１２５の運用パターンに従い、各文書の文書実体をディスクから別のディスク又は廃棄に移行させるディスク運用制御の処理手順について説明する。記憶装置１２３に格納され、ＣＰＵ１２０によって実行される図示しない移行プログラムは、定期的に文書属性データベース１２４を参照して各文書の関連法令と保存開始日を取得する。次に移行プログラムは、法定ポリシーデータベース１２５の該当する関連法令を参照し、その運用パターンとして設定された複数の運用ポリシーを取得する。次に移行プログラムは、閲覧履歴データベース１２６を参照し、当該文書の閲覧回数を取得し、運用ポリシー識別子と参照頻度との対応を示すメモリ上のテーブルを参照し、当該文書の移行にどの運用ポリシーを適用すべきかを決定する。次に適用する運用ポリシーが移行１、移行２又は廃棄の年限を設定していれば、当該文書の保存開始日に移行１、移行２又は廃棄の設定された年限を加え、移行プログラムの処理日がいずれかの年限を経過しているか否かを判定する。もしいずれかの年限を経過していれば、移行プログラムは、その運用ポリシーに従って文書実体のディスクから他のディスクへの移行または文書実体のディスクからの削除を実行する。このようにして、移行プログラムは、文書属性データベース１２４上のすべての文書について移行年限を経過したか否かを判定し、移行年限を経過した文書の文書実体をディスクから他のディスク又は廃棄へと移行させる。

なお移行プログラムは、各文書について文書固有の運用ポリシー又は保存年限が設定されているか否かを判定し、文書固有の運用ポリシー又は保存年限が設定されていれば、その設定に従った判定をすることとし、設定されていない運用ポリシー又は保存年限については法定ポリシーデータベース１２５の運用ポリシーに従ってディスク移行制御を行う。

以下、登録済の法令要件を含む運用ポリシーに対して何らかの変更を加える際の処理手順について、図６及び図７を用いて説明する。

図６は、端末装置１０１の変更処理部１４２の処理手順を示すフローチャートである。変更処理部１４２は、ディスク運用制御装置１０２からポリシー変更画面を受信して表示装置１１２に表示し、入出力装置１１１から入力された利用者氏名と文書検索キーワードをディスク運用制御装置１０２に送信する（ステップ２０１）。次に変更処理部１４２は、ディスク運用制御装置１０２から検索結果として「対象文書一覧」を受信し、表示装置１１２に表示する（ステップ２０２）。

次に「対象文書一覧」から対象文書が選択されると、変更処理部１４２は、その対象文書の文書名をディスク運用制御装置１０２に送信し、対象文書の保存年限に関する情報が抽出されたものを「保存年限一覧」として受信し、表示装置１１２に表示する。「保存年限一覧」の中から運用ポリシー又は保存年限を変更したい文書が選択されると、変更処理部１４２は、選択された文書の文書名をディスク運用制御装置１０２に送信し、選択された文書の「運用ポリシー変更」と「保存年限変更」に関するテーブルを受信し、ユーザからの運用ポリシーに関する変更又は保存年限に関する変更を受け付ける（ステップ２０３）。ユーザは、選択された文書の運用ポリシーに沿ったディスク移行を停止することができる。例えば移行１、移行２、廃棄の各々の停止ができる。またユーザは、選択された文書の法定保存年限あるいは以前に設定された社内保存年限を変更することができる。変更処理部１４２は、対象文書の関連する法令による移行年限を示す「運用ポリシー確認画面」を受信したとき、これを表示装置１１２に表示する。

ユーザは、「対象文書一覧」又は「保存年限一覧」の中の他の文書についても運用ポリシー又は保存年限を変更することができる。「対象文書一覧」又は「保存年限一覧」の中から運用ポリシー又は保存年限を変更したい他の文書が選択されると（ステップ２０４ＹＥＳ、ステップ２０６ＮＯ）、変更処理部１４２は、ステップ２０３に戻り、他の変更対象の選択と運用ポリシー又は保存年限の変更を許す。ユーザは、「対象文書一覧」以外の他の文書の検索に遡って上記の処理を繰り返すことができる。表示文書以外の他の対象文書の選択が指示されると（ステップ２０４ＹＥＳ、ステップ２０６ＹＥＳ）、変更処理部１４２は、ステップ２０１に戻り、新たな文書検索キーワードの入力を許す。

変更処理部１４２は、運用ポリシー又は保存年限が変更されるごとにその変更情報を履歴として、「ポリシー変更一覧」に表示する。ユーザにより変更情報が確認され、「確定」ボタンが押下されると、変更処理部１４２は、「ポリシー変更一覧」に記録された変更情報をディスク運用制御装置１０２に送信する（ステップ２０５）。

図７は、ディスク運用制御装置１０２の処理手順を示すフローチャートである。ディスク運用制御装置１０２は、端末装置１０１からの要求により、ポリシー変更画面を送信する。該当文書属性検索処理部１３４は、端末装置１０１から文書検索指示と文書検索キーワードを受信すると、文書属性データベース１２４を検索し（ステップ３０１）、検索結果として「対象文書一覧」を端末装置１０１に送信する（ステップ３０２）。選択された対象文書の文書名を受信すると、法定要件検索処理部１３１と該当文書属性検索処理部１３４は、文書属性データベース１２４及び法定ポリシーデータベース１２５を検索し、選択された対象文書の保存年限を抽出して「保存年限一覧」を作成し、端末装置１０１に送信する（ステップ３０３）。

端末装置１０１から選択された対象文書の文書名を受信すると（ステップ３０４）、該当文書属性検索処理部１３４は、文書属性データベース１２４を検索してその文書に対応する関連法令と保存開始日とを取得し、法定要件検索処理部１３１は、法定ポリシーデータベース１２５を検索してその関連法令に対応する運用パターンの情報を取得する（ステップ３０５）。次に該当文書属性検索処理部１３４は、閲覧履歴データベース１２６を参照して選択された対象文書の閲覧回数を取得し、運用ポリシー識別子と参照頻度との対応を示すテーブルを参照し、参照頻度により取得した運用パターン中のどの運用ポリシーを適用すべきかを決定する。該当文書属性検索処理部１３４は、検索結果として対象文書の運用ポリシー情報と保存年限情報を示すテーブルを作成し、端末装置１０１に送信する（ステップ３０６）。なお該当文書属性検索処理部１３４は、対象文書について、その文書固有の運用ポリシー又は保存年限が設定されているか否か判定し、設定されていれば、既存のテーブルを端末装置１０１に送信する。設定されていないテーブルについては、該当文書属性検索処理部１３４は、法定ポリシーデータベース１２５の該当する運用ポリシーに基づいた変更前の対象文書の運用ポリシー情報又は保存年限情報を示すテーブルを作成する。このとき該当文書属性検索処理部１３４は、法定ポリシーデータベース１２５の検索結果の１つとして「運用ポリシー確認画面」も端末装置１０１に送信する。

「対象文書一覧」又は「保存年限一覧」中の他の変更対象についての選択情報を受信すると（ステップ３０７ＹＥＳ、ステップ３１０ＮＯ）、該当文書属性検索処理部１３４は、ステップ３０３に戻り、選択された他の変更対象について上記処理を繰り返す。表示文書以外の他の対象文書の選択情報を受信すると（ステップ３０７ＹＥＳ、ステップ３１０ＹＥＳ）、該当文書属性検索処理部１３４は、ステップ３０１に戻り、上記処理を繰り返す。

該当文書属性検索処理部１３４が運用ポリシー又は保存年限に関する変更データを受信すると（ステップ３０８）、変更属性登録処理部１３５は、文書属性データベース１２４の当該文書に対応して運用ポリシー情報と保存年限情報のテーブルを作成し、記憶装置１２３に登録するか、既存のテーブルを更新する（ステップ３０９）。

本例によると、利用者は、自分が格納した属性情報及び法定ポリシーデータばかりでなく、他人が格納した閲覧履歴情報を登録することができる。従って、法定ポリシーのような定常的な運用ポリシーだけでなく、日々の利用状況にあわせた非定常的なデータ利用状況も組み合わせたデータ運用が可能となる。

以上、本発明の例を説明したが本発明は上述の例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲にて様々な変更が可能であることは当業者に理解されよう。

ディスク運用制御システムの構成を示す図である。 データ・ライフサイクル・マネジメントのディスク運用例を示す図である。 ＤＬＣＭを考慮しない場合と考慮する場合のデータ運用について説明する図である。 各データベースのデータ構成と関連するテーブルのデータ構成を示す図である。 ポリシー変更画面の例を示す図である。 端末装置の処理手順を示す図である。 ディスク運用制御装置の処理手順を示す図である。

符号の説明

１００…ディスク運用制御システム、１０１…端末装置、１０２…ディスク運用制御装置、１０４…文書格納データベース群、１２４…文書属性データベース、１２５…法定ポリシーデータベース、１２６…閲覧履歴データベース、１３１…法定要件検索処理部、１３２…法定要件登録処理部、１３３…法定ポリシー変更処理部、１３４…該当文書属性検索処理部、１３５…変更属性登録処理部、１４２…変更処理部

Claims (5)

1. ＣＰＵ、メモリおよび記憶装置を有する計算機によって実行されるディスク運用制御方法であって、
   前記記憶装置は、各文書の識別子に対応して関連法令と保存開始日が設定されている文書属性データベースと、各関連法令に対応して文書実体のディスク移行のための複数の運用ポリシーの識別子が設定され、各運用ポリシー識別子に対応してディスクからディスクへの移行年限とディスクからの廃棄削除の年限を示す保存年限が運用ポリシーとして設定される法定ポリシーデータベースと、各文書の識別子に対応してその文書実体の閲覧回数が記憶される閲覧履歴データベースとを格納し、
   前記メモリは、文書の参照頻度の範囲に対応して適用される前記運用ポリシーの識別子が設定されるテーブルを格納し、
   前記メモリに格納されるプログラムを前記ＣＰＵによって実行することによって実現される処理は、
   前記文書属性データベースを参照して各文書に対応する前記関連法令と前記保存開始日とを取得するステップと、
   前記法定ポリシーデータベースを参照して取得した前記関連法令に対応する複数の運用ポリシーの識別子と対応する前記運用ポリシーを取得するステップと、
   前記閲覧履歴データベースを参照して当該文書の閲覧回数を取得するステップと、
   前記テーブルを参照して当該文書の閲覧回数に対応して適用すべき運用ポリシーを決定するステップと、
   当該文書の前記保存開始日と当該プログラムが実行される処理日とに基づいて適用される運用ポリシー中のディスク移行年限又は廃棄年限が経過しているか否かを判定するステップと、
   当該文書が運用ポリシー中のいずれかの年限を経過している場合には、その運用ポリシーに従って前記文書の文書実体のディスクからディスクへの移行または文書実体のディスクからの削除を実行するステップとを有することを特徴とするディスク運用制御方法。
2. 前記記憶装置は、さらに前記文書に対応して文書固有の運用ポリシー又は前記保存年限が設定される第２のテーブルを格納し、
   前記処理は、さらに
   当該文書に対応して前記第２のテーブルが設定されているか否か判定するステップを有し、
   前記第２のテーブルが設定されていれば、前記第２のテーブルに設定される前記運用ポリシー又は前記保存年限に優先的に従って前記のディスク移行年限又は廃棄年限が経過しているか否かを判定するステップを実行することを特徴とする請求項１記載のディスク運用制御方法。
3. 前記文書固有の運用ポリシーとは、いずれかの前記ディスクからディスクへの移行の停止又は廃棄の停止を含み、前記文書固有の保存年限とは、法定の保存年限に代わる別の保存年限であることを特徴とする請求項２記載のディスク運用制御方法。
4. 前記処理は、さらに
   端末装置から前記文書の識別子の指定を受信するステップと、
   前記文書属性データベースを参照して指定された文書に対応する前記関連法令と前記保存開始日とを取得するステップと、
   前記法定ポリシーデータベースを参照して取得した前記関連法令に対応する複数の運用ポリシーの識別子と対応する前記運用ポリシーを取得するステップと、
   前記閲覧履歴データベースを参照して当該文書の閲覧回数を取得するステップと、
   前記テーブルを参照して当該文書の閲覧回数に対応して適用すべき運用ポリシーを決定するステップと、
   決定した適用される運用ポリシーを前記端末装置へ送信するステップと、
   前記端末装置から前記文書固有の運用ポリシー又は前記保存年限の登録・変更に関する情報を受信するステップと、
   受信した運用ポリシー又は前記保存年限の変更情報に基づいて前記第２のテーブルを作成し、当該文書に対応して前記記憶装置に格納するステップとを有することを特徴とする請求項２又は３記載のディスク運用制御方法。
5. 端末装置と計算機とがネットワークを介して接続されるディスク運用制御システムであって、
   前記計算機は、ＣＰＵ、メモリおよび記憶装置を有し、
   前記記憶装置は、各文書の識別子に対応して関連法令と保存開始日が設定されている文書属性データベースと、各関連法令に対応して文書実体のディスク移行のための複数の運用ポリシーの識別子が設定され、各運用ポリシー識別子に対応してディスクからディスクへの移行年限とディスクからの廃棄削除の年限を示す保存年限が運用ポリシーとして設定される法定ポリシーデータベースと、各文書の識別子に対応してその文書実体の閲覧回数が記憶される閲覧履歴データベースと、前記文書に対応して文書固有の運用ポリシー又は前記保存年限が設定される第１のテーブルとを格納し、
   前記メモリは、文書の参照頻度の範囲に対応して適用される前記運用ポリシーの識別子が設定される第２のテーブルを格納し、
   前記メモリに格納されるプログラムを前記ＣＰＵによって実行することによって実現される処理手段は、
   前記端末装置から前記文書の識別子の指定を受信する手段と、
   前記文書属性データベースを参照して指定された文書に対応する前記関連法令と前記保存開始日とを取得する手段と、
   前記法定ポリシーデータベースを参照して取得した前記関連法令に対応する複数の運用ポリシーの識別子と対応する前記運用ポリシーを取得する手段と、
   前記閲覧履歴データベースを参照して当該文書の閲覧回数を取得する手段と、
   前記第２のテーブルを参照して当該文書の閲覧回数に対応して適用すべき運用ポリシーを決定する手段と、
   決定した適用される運用ポリシーを前記端末装置へ送信する手段と、
   前記端末装置から前記文書固有の運用ポリシー又は前記保存年限の登録・変更に関する情報を受信する手段と、
   受信した運用ポリシー又は前記保存年限の変更情報に基づいて前記第１のテーブルを作成し、当該文書に対応して前記記憶装置に格納する手段とを有し、
   前記端末装置は、
   前記計算機へ指定された前記文書の識別子を送信する手段と、
   決定された前記運用ポリシーを受信して表示装置上に表示する手段と、
   前記文書固有の運用ポリシー又は前記保存年限の登録・変更に関する情報を前記計算機へ送信する手段とを有することを特徴とするディスク運用制御システム。
   

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