JP2011065640A - 文書管理システム及びその方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】文書管理サーバは、文書フォルダ名中の特定単語でシソーラス辞書を検索してその類義語を抽出し、文書保存期間マスタから特定単語又は類義語を含む文書フォルダ群名を抽出する。この文書フォルダ群名に紐付けられた保管・保存期間が複数取得された場合、保管・保存期間の和が最長となる保管・保存期間を、文書フォルダの保管・保存期間とし、文書フォルダの作成日及びこの保管・保存期間を、文書フォルダの識別情報と紐付けて、テーブルに登録する。作成日に保管・保存期間を加算した日付がテーブル参照日より大きい場合、廃棄警告を発し、作成日に保管・保存期間を加算した日付が参照日より小さく、作成日に保管期間を加算した日付が参照日より大きい場合、保存工程への移管警告を発する。
【選択図】図4
Description
この特許文献1の技術によれば、オフィスにおいて発生する各種の文書を保管・保存するに際し、文書の発生から、初年度の保管及び次年度の特例保存のみならず、次々年度以降の中・長期保存を経て廃棄されるまで、文書を個別フォルダ毎にコンピュータにより集中的かつ一元的に管理できるという効果を期待するものである。
このように構成すると、文書ファイルを、ユーザの所属部署により分類して管理することが可能となり、経営、法律等の文書の性質による分類で管理する場合に対比して、組織のメンバーの誰にでも分かり易く、組織変更、人事異動、書類保持者の退職等による混乱等が生じることのない、組織の実情に沿った分類により文書管理を行うことが可能となる。
このように構成することにより、文書ファイルが、自動で文書ファイル記憶手段に所定の分類で保存され、文書ファイルテーブルの情報と文書ファイル記憶手段の保存場所との間に、乖離が生じない。また、文書ファイルを文書ファイル記憶手段にコピーする手間を省略可能となる。
このように構成しているので、対応する紙文書、電子文書が同じ文書ファイルテーブルで管理され、全文書の一元管理が可能となる。その結果、文書の検索、保管、保存、移管、廃棄等の作業を簡素化可能となる。
さらに、法定保存年限に準拠した保管期間などを調べたり、手入力したり、選択ボックスから選択したりせず、保管・保存期間を自動で入力することが可能となる。
本明細書中で「コンピュータ」とは、演算装置を備えた情報端末すべてを含む意味である。例えば、スーパーコンピュータ、汎用コンピュータ、オフィスコンピュータ、制御用コンピュータ、ワークステーション、パソコンのほか、携帯情報端末、演算装置を備えた携帯電話等をも含む。
本実施形態のプログラムは、記憶媒体に記憶されていてもよい。
本実施形態の文書管理システムSは、企業、官公庁、各種機関等の組織1内に構築される。組織1の規模が大きい場合は、物理的に近いオフィス毎、例えば支社毎やビル毎等に別個の文書管理システムSが構築されていてもよい。文書管理システムSは、組織1内の全部門から集めた代表者から構成される事務局3によって運営管理される。なお、事務局3は、総務部や庶務課等に設置されてもよい。
また、文書管理システムSが構築される組織1は、紙文書を保管期間にわたって保管する各部署のオフィス内のキャビネット31と、保管期間完了後、紙文書を保存期間が終了するまで保存するオフィス外の書庫32を備えている。
文書管理サーバコンピュータ30のハード構成を図3に示す。
文書管理サーバコンピュータ30は、データの演算・制御処理装置としてのCPU41、記憶装置であるRAM42、ROM43、HDD44及び記憶媒体装置45を備えている。
CPU41は、ROM43又はHDD44に記憶されているプログラムにしたがって各種の処理を実行するようになされている。
RAM42には、CPU41が各種の処理を実行する上において必要なデータなどが適宜記憶される。
さらに表示装置49、プリンタ5には、所定の書式で表示される情報、画像等が出力表示される。
通信装置46は、イントラネット2に対してデータを送信し、またイントラネット2を介して供給されたデータを受信するようになされている。
ここで、
(1)部署マスタ301は、部、課のマスタデータの保管を補間するものである。
(2)キャビネットマスタ302は、文書ファイル311aについて、キャビネットNo.、施錠の有無、キャビネット情報の公開非公開、備考などに関して格納しているものである。
(3)保存箱マスタ303は、保存箱情報のマスタデータである。保存箱マスタ303には、文書ファイル311aを倉庫〔書庫32〕に移す場合、必ず「保存箱」に入れてから、倉庫へ移すように構成されている。その保存箱マスタ303には、保存箱番号、管理部署名、廃棄日などが格納されている。
(4)倉庫〔書庫〕マスタ304は、文書ファイル311aを保存する倉庫の情報を格納するものである。倉庫〔書庫〕マスタ304には、倉庫No.、倉庫名、住所、備考などが格納されている。
(5)法定保存年限マスタ305は、法定保存する必要のある文書ファイル311a用のマスタである。関連する法律の条項名、保管・保存年限、内容などが格納されている。この法定保存年限マスタ305が特許請求の範囲の「文書保存期間マスタ」に該当する。
つまり、法定保存年限マスタ305には、各文書311b、文書ファイル311aの仕掛期間、保管期間、保存期間を決定するために用いられるマスタテーブルである。法定保存年限マスタ305は、組織1で発生する文書311b、文書ファイル311aを保管、保存期間の観点から分類したデータとして構築されている。文書311b、文書ファイル311aとしては、例えば、得意先別一括請求書、外貨建輸入品代金請求書等がある。
法定保存年限マスタ305の項目としては、文書名、仕掛期間、保管期間、保存期間、保有期間(保管期間+保存期間)、法定保存年限、根拠法文等が含まれる。法定保存年限には、各データの文書名で法定保存年限表を検索して抽出された期間が入力され、保存期間は、(法定保存年限−保管期間)の式により求められた期間が入力される。
法定保存年限表とは、税法や商法、労働法など各種法令によって、一定期間、民間企業に原本保存が義務付けられている文書についての法定保存年限が登録されたテーブルである。
ここで文書ファイルテーブル311は、紙の場合には紙文書ファイルであり、電子文書の場合は文書ファイル(フォルダ)に相当するものである。
また、図5及び図7で示すように、文書311bは、文書ファイル311aの中に含まれている個々の文書である。この文書311bは、ドラッグアンドドロップして自動で取り込まれる。
文書ファイルテーブル311は、各文書ファイルに関する情報が格納され文書管理台帳としての機能を果たすものであり、項目としては所持者部番号、所持者部名、所持者課番号、所持者課名、所持者名、発生形態、年又は年度、文書ファイルシリーズ番号、文書ファイルシリーズ名、文書ファイル番号、媒体種別(電子文書又は紙文書)、仮番号、文書ファイル名、ファイル器具(バインダー等)、ファイルサイズ(A4等)、カテゴリ、ファイル作成日、ファイル完結日、ファイル完結予定日、保管期間、保管開始日、保管予定日、保管キャビネット番号、保存期間、保存開始日、保存予定日、保存箱番号、倉庫番号、廃棄日、廃棄予定日、廃棄方法、含まれる文書一覧(含まれる文書の文書番号、文書名、文書作成日、媒体種別、コピー先ファイル名、入力状態/コピー状態、備考)が含まれる。
本実施形態では、電子文書及び紙文書の分類は、非効率な「大分類」「中分類」「小分類」という階層ではなく、部−課−発生形態−文書ファイルNo.(通し番号)というような階層で文書ファイル311aを管理している。そして、図13で示すように、クライアントコンピュータ4の画面、プリンタ5による印刷した背表紙で、階層がすぐわかるように構成されている。
ドメインコントローラコンピュータ20のハード構成は、文書管理サーバコンピュータ30と同様であるため省略する。
ドメインコントローラコンピュータ20には、組織1のイントラネット2で使用する各種の資源情報が登録されたディレクトリサービスデータベース200が格納されている。ディレクトリサービスデータベース200は、アクティブディレクトリ等のディレクトリサービスにより構成されている。
本実施形態のディレクトリサービスデータベース200は、組織1の「管理部」等の部、事業部門等ごとのドメイン201を備えており、このドメイン201に、「経理課」「総務課」「人事課」等課ごとのOU202(組織単位:Organization Unit)が格納されている。
OU202には、コンピュータ、プリンタ、ユーザ情報を含むデータが格納されている。例えば、ユーザ情報に関するデータの項目として、ユーザ氏名、イントラネット2上のユーザ名、パスワード、ユーザの役職名、ユーザが閲覧可能な情報階層レベル等が含まれる。本実施形態では、アクティブディレクトリ(登録商標、以下同じ)を社員情報データベースとして用いており、この場合はWindows(登録商標、以下同じ)へログインするID、パスワードを一度入力することで済む。これに対して、従来のように、社員情報データベースを用いる場合、少なくても2回はIDとパスワードを入力する必要がある。つまり、WindowsにログインするためのID、パスワードの他に、社員情報データベースにアクセスするためのID、パスワードを別に入力する必要がある。このような2回の入力は煩わしく、本実施形態のような構成にすると、ユーザの使い勝手が非常によく、便利である。
(1)先ず、アクティブディレクトリの情報を取得する。これは、ユーザが複数の部や課に所属していることがあり、その場合は、どちらの部や課で文書を登録するか選択する必要があるためである。
また、一つの部や課に所属していなくても、ドラッグアンドドロップ時の処理を高速化するため、という要請もある。つまり、ドラッグアンドドロップの登録画面で、「自動取得」をクリックすることにより、部、課の選択画面が表示され、この画面で選択するように構成されている。
また、組織的文書として登録したい文書(或いは文書ファイル)をドラッグアンドドロップすると、文書の保存期間等の所定項目が自動で入力される。次に、「作成する」ボタンをクリックすることにより、自動で文書(文書ファイル)が作成され、ドラッグアンドドロップした文書(文書ファイル)はファイルサーバに登録される。
また、文書名或いは文書ファイル名の中の単語を切り出し、シソーラス辞書を検索すると、該当する法定保存年をセットし、同時に、倉庫への移管日、廃棄日を自動計算して表示する。
これを図によって、説明すると、
アクティブディレクトリの情報を取得する場合には、先ず、アクティブディレクトリにログインしているかどうか判定し、ログインしていない場合には、メッセージを表示して終了する。
一方、ログインしている場合には、アクティブディレクトリに接続する。アクティブディレクトリに接続できない場合には、メッセージを表示して終了する。次に、現在のログインユーザの所属グループのうち、本発明のシステム(HDM)関連のグループのみを所得する。
所属グループ数が1件以上有る場合には、所属グループ名の選択画面を表示する。そして、この選択画面で所属グループを選択する。一方、該当しない場合には、メッセージを表示して終了する。
課名が選択されていない場合には、メッセージを表示して終了する。選択されている場合には、課No.が空欄か判断し、空欄であれば、メッセージを表示して終了する。
空欄でない場合には、所属グループ名選択画面を表示せずに、課No.と課名、ユーザ名を「新文書ファイルを作成」タブ内に貼り付ける。
この「作成」ボタンをクリックすると、保管期間や所属部名、所属課など、文書管理に必要な情報が入力されているかどうかチェックする。このとき、エラーがある場合には、メッセージを表示して終了する。
エラーがない場合には、ドラッグアンドドロップされた文書(文書ファイル)のリストを作成する。このときファイル数が0であれば、メッセージを表示して終了する。
次に、ドラッグアンドドロップされた文書(文書ファイル)のリストを文書管理用ソフトへ取り込む(この文書管理ソフトとしては、FileMaker(登録商標)などである。
次に、ドラッグアンドドロップされた文書(文書ファイル)のリストを参照して、ファイルサーバへ文書(文書ファイル)をコピーする。
そして、同義語がある場合には、法定保存年限データベースを同義語で検索し、一方法定保存年限データベースを切り出し語で検索する。
該当レコードがある場合には、法定保存年限をセットし、廃棄日などを自動計算する。
文書管理システムSの業務処理として、先ず、処理1で、文書管理システムSの構築準備作業が行われる。最初に、組織1内の全部門から代表者を集め、文書管理の事務局3を設置する。
事務局3は、組織1内の現状の文書管理状況を調査し、問題点をピックアップする。その後、問題点を改善するための基準やルールを作成する。基準やルールの作成として、使用する什器配置場所、管理する担当部署の決定、紙文書用のバインダ、文書ファイル(フォルダ)等の決定、保管すべき文書の選定基準の決定、保有期限、保管期限、保存期限に関する情報収集、機密・重要文書の取扱いルールの決定、組織変更の場合の引継ぎルールの決定、文書を廃棄する際のルールの決定等を行う。
以上で、処理1の文書管理システムSの構築準備作業が完了する。
処理2では、廃棄日、保管期間、保存期間を決定する。処理3では、文書ファイル311a,文書311bの分類を行う。処理4では、文書ファイル311a,文書311bを、文書台帳としての機能を果たす文書管理データベース310へ登録する。
この処理2〜4は、文書管理システムSのプログラムの図8、図9のフローチャートにより、自動で実行される。
組織1の文書保持者が、クライアントコンピュータ4の画面上で文書管理システムSのプログラムのアイコンをクリックすると、文書管理サーバコンピュータ30のCPU41により制御され、クライアントコンピュータ4は自動で文書管理サーバコンピュータ30にアクセスする。
ステップS11で、文書、文書ファイル(フォルダ)が、図7の新文書登録画面110上にドラッグアンドドロップされたか判定する。文書、文書ファイル(フォルダ)が、図7の新文書登録画面110上にドラッグアンドドロップされていない場合(ステップS11:NO)、ステップS11を繰り返す。つまり、文書、文書ファイル(フォルダ)が、図7の新文書登録画面110上にドラッグアンドドロップされるまで、ステップS11を繰返す。
このステップでは、先ず、形態素解析等の公知の方法を実行するプログラムにより、文書名、文書ファイル(フォルダ)名を、言語として意味を持つ最小単位である形態素の列に分割する。その後、得られた各形態素をキーとして特定単語マスタを検索し、得られた形態素中に特定単語が含まれているか判定する。このように、特定単語は、HDD中に格納された不図示のシソーラス辞書の用語と一致するかどうかを対比することにより行なわれる。
法定保存年限マスタ305中のデータが抽出されなかった場合(ステップS19:NO)、ステップS21で、「文書保存期間の自動入力ができません。手入力して下さい。」というエラー表示をし、図9で示すステップS22に進み、ユーザのデータ中の担当者名、部名、部番号、課名、課番号を、文書ファイルテーブルの該当文書ファイルのデータの所持者名、所持者の部名、部番号、課名、課番号に設定する。
ここで、法定保存年限マスタ305から、複数のデータが抽出された場合は、保管期間と保存期間との合計期間が降順になるように配列し、1番最初に配列された文書311b、すなわち、保管期間と保存期間との合計期間が最も長い文書311bを取得し、文書ファイルテーブル311の該当文書ファイル311aの文書311bの保管期間、保存期間、保有期間としてそれぞれ設定する。
次いで、図9で示すステップS22に進み、ユーザのデータ中の担当者名、部名、部番号、課名、課番号を、文書ファイルテーブルの当該文書ファイル311aの文書311bの所持者名、所持者の部名、部番号、課名、課番号に設定する。
この、ステップS23では、文書ファイル記憶手段312の各文書ファイル(フォルダ)を、「¥取得した部番号¥取得した課番号¥取得した文書ファイルNo.」のアドレスで検索し、抽出された文書ファイル(フォルダ)内に、該当文書ファイルの文書を名称(文書ファイルNo.を含む)とする文書ファイルを作成する。
つまり、先ず、ステップS23で設定された当該文書ファイルの所持者の部番号、課番号、発生形態を示す番号を取得する。次いで、文書ファイルテーブル311の文書ファイル番号を、これらの番号をつなげた部番号−課番号−発生形態を示す番号をキーとして検索する。
抽出されたデータの中から、文書ファイル番号が最大であるデータを抽出し、そのデータの文書ファイル番号末尾の通し番号(通し番号dfNomax)を取得する。次いで、(dfNomax+1)を、該当文書ファイル311aの文書311bの番号末尾の通し番号として取得し、「所持者の部番号−課番号−発生形態を示す番号−(dfNomax+1)」を、該当文書ファイルの文書番号として、文書ファイルテーブル311の該当文書に設定する。
たとえば、文書ファイルを登録する図8、図9の処理を行っている文書保持者の部番号が12、課番号が3、発生形態を示す番号が3(蓄積更新型)で、12−3−3をキーとして文書ファイルテーブル311の文書ファイル番号を検索し、抽出されたデータのうち最大の末尾の通し番号が107であったとすると、登録処理中の該当文書フォルダの文書ファイル番号は、12−3−3−108となる。
また、ドラッグアンドドロップされた文書ファイル(フォルダ)の文書ファイル作成日を取得して、文書ファイルテーブル311の該当文書ファイルの文書ファイル作成日に設定する。
ステップS25で、新文書登録画面110の「ドラッグ後、ファイルを自動コピー」の選択ボタンがチェックされているか判定する。
「いいえ」がクリックされた場合(ステップS27:YES)、ステップS25で、新文書登録画面110の「ドラッグ後、ファイルを自動コピー」の選択ボタンがチェックされているか判定する。
「いいえ」がクリックされていない場合(ステップS27:NO)、ステップS28で、「はい」がクリックされたか判定する。
「はい」がクリックされた場合(ステップS28:YES)、ユーザが手動で文書ファイルを文書ファイル記憶手段312に格納しようとしているもの等として、処理を終了する。
「はい」がクリックされていない場合(ステップS28:NO)、ステップS27で、「いいえ」がクリックされたか判定する。
つまり、「はい」か「いいえ」がクリックされるまで、ステップS27、S28を繰返す。
次いで、ステップS30で、文書ファイル記憶手段3120内の、取得した部の名称の文書ファイル内の、取得した課の名称とする文書ファイル内の該当文書ファイルの文書を名称とする文書ファイルを作成する。
このステップでは、文書ファイル記憶手段310の各文書ファイルを、「¥取得した部番号¥取得した課番号¥取得した文書ファイルNo.」のアドレスで検索し、抽出された文書ファイル内に、該当文書ファイルの文書を名称(文書ファイルNo.を含む)とする文書ファイルを作成する。
以上で、図8、図9のフローチャートの処理を終了する。
図8、図9のフローチャートの処理が完了した文書の文書ファイル詳細画面120は、図10の通りである。
なお、図8、図9のフローチャートの処理では、文書ファイル(フォルダ)をドラッグアンドドロップすることにより自動で文書ファイルテーブル311に文書の情報が登録され、文書ファイル記憶手段312に文書ファイル(フォルダ)が格納されるが、電子文書がなく紙文書のみの場合は、クライアントコンピュータ4から、新文書登録画面110で、直接手入力される。
電子文書フォルダは、図11に示すように、廃棄日が来るまで文書ファイル記憶手段312に保存される。
また、図6の文書ファイル一覧画面100で、文書ファイルが選択され、印刷ボタンがクリックされると、文書管理システムSのプログラムが、文書ファイルテーブル311をこの文書ファイルの文書ファイル番号で検索して、該当するデータを抽出し、このデータから文書ファイル名、ロケーション(保管または保存場所)、ファイル作成日、ファイル完結日、保管期間、保存期間を取得し、予め設定された不図示のバインダや文書ファイル(フォルダ)の背表紙の書式に適用して、画面上に表示する。この書式について不図示の印刷ボタンがクリックされると、画面上に表示した背表紙を印刷する。
紙文書としてのみ存在しているものは、図9のステップS31の文書ファイル記憶手段312への文書ファイル格納処理は行われないが、この文書ファイルに関する情報が手入力され、文書ファイルテーブル311に格納されるため、他の書類と共に、本システムで管理可能である。
電子文書しかなく、紙文書による保管・保存の必要のないものは、文書ファイル、背表紙の印刷を行うことなく、文書ファイル記憶手段312のみでの保管・保存が行われる。
以上のように背表紙が付された紙文書ファイルは、仕掛期間終了後から保管期間が経過するまでの間、オフィス内のキャビネット31で保管される。
その後、処理7で、文書の廃棄が行われる。紙文書は溶解などの廃棄処分がされ、電子文書は、文書ファイル記憶手段312から削除される。
この移管又は廃棄文書の表示処理は、次の処理により実行される。この処理は、文書管理サーバコンピュータ30のCPU41により制御される。
先ず、事務局3の文書管理担当者又は各部の文書管理担当者は、クライアントコンピュータ4から、文書管理システムSのプログラムにアクセスすると、クライアントコンピュータ4の画面に文書管理システムSの不図示のプログラム初期画面が表示される。
この初期画面で文書ファイルタブがクリックされると、図12のフローチャートの処理がスタートする。先ず、ステップS41で、RAM42から、その日の日付を取得する。
廃棄予定日≧その日の日付である場合(ステップS43:YES)、ステップS44で、その文書ファイルデータに廃棄アラームフラグを立て、ステップS47で、文書ファイルテーブル311に読み込んでいないデータが残っているか判定する。
廃棄予定日≧その日の日付でない場合(ステップS43:NO)、その文書についてはまだ廃棄予定日に達していないとして、ステップS45で、その文書ファイルデータの保存予定日≧その日の日付か判定する。保存予定日≧その日の日付でない場合(ステップS45:NO)、その文書についてはまだ移管をする保存予定日に達していないとして、ステップS47で、文書ファイルテーブル311に読み込んでいないデータが残っているか判定する。
保存予定日≧その日の日付である場合(ステップS45:YES)、ステップS46でその文書ファイルデータに移管アラームフラグを立て、ステップS47で、文書ファイルテーブル311に読み込んでいないデータが残っているか判定する。
文書ファイルテーブル311に読み込んでいないデータが残っていない場合(ステップS47:NO)、文書ファイルテーブル311の全文書ファイルデータについて保存予定日、廃棄予定日経過のチェックが完了したものとして、ステップS49で、クライアントコンピュータ4に図6の文書ファイル一覧画面110を表示する。
その後、図12の処理を終了する。
1 組織
2 イントラネット
3 事務局
4 クライアントコンピュータ
5 プリンタ
20 ドメインコントローラコンピュータ
30 文書管理サーバコンピュータ
31 キャビネット
32 書庫
41 CPU
42 RAM
43 ROM
44 HDD
45 記憶媒体装置
46 通信装置
47 キーボード
48 マウス
49 表示装置
100 文書ファイル一覧画面
101 新規作成ボタン
110 新文書登録画面
120 文書ファイル詳細画面
200 ディレクトリサービスデータベース
201 ドメイン
202 OU
300 マスターデータベース
301 部署マスタ
302 キャビネットマスタ
303 保存箱マスタ
204 倉庫マスタ
305 法定保存年限マスタ
310 文書管理データベース
311 文書ファイルテーブル
311a 文書ファイル
311b 文書
312 文書ファイル記憶手段
Claims (10)
- 組織で発生する組織的文書の保管・保存を管理する文書管理システムであって、
文書を格納する文書ファイルに関する情報を格納する文書ファイルテーブルと、
保管・保存期間の観点から分類された各文書ファイル群の保管期間及び保存期間を、前記文書ファイル群名に紐付けて格納する文書保存期間マスタと、
入力された単語に対して類義語を出力するシソーラス辞書と、
を備えた文書管理サーバコンピュータを備え、
該文書管理サーバコンピュータは、登録画面において、新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書をドラッグアンドドロップすることによって、文書ファイルのファイル名または文書の文書名及び作成日を取得する取得手段と、
取得した前記文書ファイルのファイル名または文書の文書名から特定単語を切り出し、該特定単語で前記シソーラス辞書を検索して前記特定単語の類義語を抽出する手段と、
前記特定単語及び前記類義語をキーとして前記文書保存期間マスタを検索して、前記特定単語又は前記類義語を含む前記文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名を抽出し、該文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名に紐付けられた前記保管期間及び保存期間を取得する保管・保存期間検索手段と、
該保管・保存期間検索手段において複数の前記保管期間及び保存期間が取得された場合に、複数の前記保管期間及び保存期間のうち、保管期間と保存期間の和が最長となる最長保管・保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を前記文書ファイルの前記保管期間及び保存期間に設定する手段と、
前記文書ファイルの前記作成日及び設定された前記保管期間及び保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を一意に識別する情報と紐付けて、前記文書ファイルテーブルに登録する登録手段と、を備えてなることを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムであって、
前記文書ファイルテーブルが参照されたときに、前記作成日に前記保管期間及び保存期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも大きい場合に、前記文書ファイルの廃棄を促す警告を発する手段と、
前記文書ファイルテーブルが参照されたときに、前記作成日に前記保管期間及び保存期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも小さく、かつ、前記作成日に前記保管期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも大きい場合に、前記文書ファイルの保管工程から保存工程への移管を促す警告を発する手段と、更に備えたことを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1又は2に記載の文書管理システムであって、
前記組織内のネットワークで使用される資源及びアカウントの情報をディレクトリサービスデータベースにより管理する手段と、
前記文書管理サーバコンピュータは、前記ユーザの所属部署識別情報を、前記組織内のネットワークで使用される資源及びアカウントの情報をディレクトリサービスデータベースにより管理する手段から取得する手段と、をさらに備え、
前記文書ファイルを一意に識別する情報は、前記所属部署識別情報を含むことを特徴とする文書管理システム。 - 請求項3に記載の文書管理システムであって、
前記文書管理サーバコンピュータは、
電子文書からなる前記文書ファイルを格納する文書ファイル記憶手段と、
前記文書ファイルを、前記文書ファイル記憶手段内の、前記所属部署識別情報を名称とするファイル内の、前記発生形態を示す区分を名称とするファイル内に、前記文書ファイルを一意に識別可能に保存する手段と、を備えることを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1乃至4のいずれか1項に記載の文書管理システムであって、
前記文書管理サーバコンピュータは、前記文書ファイルを一意に識別する情報と共に、前記文書ファイルの紙文書用の背表紙の印刷を指示する情報を受信した場合に、前記文書ファイルテーブルから、少なくとも前記文書ファイルを一意に識別する情報を含む背表紙用情報を抽出し、該背表紙用情報を、所定の背表紙用書式に適用して、印刷可能な背表紙データを作成する手段を備えることを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1乃至5のいずれか1項の文書管理システムを用いて、組織で発生する組織的文書の保管・保存を管理する文書管理方法であって、
文書管理サーバコンピュータは、登録画面において、新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書をドラッグアンドドロップすることによって、文書ファイルのファイル名または文書の文書名及び作成日を取得する取得手順と、
取得した前記文書ファイルのファイル名または文書の文書名から特定単語を切り出し、該特定単語で前記シソーラス辞書を検索して前記特定単語の類義語を抽出する手順と、
前記特定単語及び前記類義語をキーとして前記文書保存期間マスタを検索して、前記特定単語又は前記類義語を含む前記文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名を抽出し、該文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名に紐付けられた前記保管期間及び保存期間を取得する保管・保存期間検索手順と、
該保管・保存期間検索手段において複数の前記保管期間及び保存期間が取得された場合に、複数の前記保管期間及び保存期間のうち、保管期間と保存期間の和が最長となる最長保管・保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を前記文書ファイルの前記保管期間及び保存期間に設定する手順と、
前記文書ファイルの前記作成日及び設定された前記保管期間及び保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を一意に識別する情報と紐付けて、前記文書ファイルテーブルに登録する登録手順と、を備えることを特徴とする文書管理方法。 - 請求項6に記載の文書管理方法であって、
前記文書ファイルテーブルが参照されたときに、前記作成日に前記保管期間及び保存期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも大きい場合に、前記文書ファイルの廃棄を促す警告を発する手順と、
前記文書ファイルテーブルが参照されたときに、前記作成日に前記保管期間及び保存期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも小さく、かつ、前記作成日に前記保管期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも大きい場合に、前記文書ファイルの保管工程から保存工程への移管を促す警告を発する手順と、更に備えたことを特徴とする文書管理方法。 - 請求項6又は7に記載の文書管理方法であって、
ドメインコントローラコンピュータによって前記組織内のネットワークで使用される資源及びアカウントの情報をディレクトリサービスデータベースにより管理する手順と、
前記文書管理サーバコンピュータは、前記ユーザの所属部署識別情報を、前記ドメインコントローラコンピュータから取得する手順と、をさらに備え、
前記文書ファイルを一意に識別する情報は、前記所属部署識別情報を含むことを特徴とする文書管理方法。 - 請求項8に記載の文書管理方法であって、
前記文書管理サーバコンピュータは、
電子文書からなる前記文書ファイルを文書ファイル記憶手段に格納する手順と、
前記文書ファイルを、前記文書ファイル記憶手段内の、前記所属部署識別情報を名称とするファイル内の、前記発生形態を示す区分を名称とするファイル内に、前記文書ファイルを一意に識別可能に保存する手順と、を備えることを特徴とする文書管理方法。 - 請求項1乃至4のいずれか1項に記載の文書管理方法であって、
前記文書管理サーバコンピュータは、前記文書ファイルを一意に識別する情報と共に、前記文書ファイルの紙文書用の背表紙の印刷を指示する情報を受信した場合に、前記文書ファイルテーブルから、少なくとも前記文書ファイルを一意に識別する情報を含む背表紙用情報を抽出し、該背表紙用情報を、所定の背表紙用書式に適用して、印刷可能な背表紙データを作成する手順を備えることを特徴とする文書管理方法。
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