JP2003316774A - 文書管理システム、文書蓄積方法及びこの方法を実行するプログラム - Google Patents
文書管理システム、文書蓄積方法及びこの方法を実行するプログラムInfo
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- JP2003316774A JP2003316774A JP2002118446A JP2002118446A JP2003316774A JP 2003316774 A JP2003316774 A JP 2003316774A JP 2002118446 A JP2002118446 A JP 2002118446A JP 2002118446 A JP2002118446 A JP 2002118446A JP 2003316774 A JP2003316774 A JP 2003316774A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 複数の文書保管装置を組み合わせる文書管理
システムにおいて、文書の生成から廃棄に至るライフサ
イクルで、最もユーザを悩ませている文書の廃棄と要求
されるセキュリティレベルに着目し、文書を定められた
セキュリティレベルに基づいて分類し、また保管期限に
基づいて分類する。 【解決手段】 新しい文書を登録するに当たり、保存義
務のある文書と保存義務のない一般的な文書に分ける属
性を持たせることによって両者を区別する手段と、保存
義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュ
リティ機能を持たせて保存する保存ユニット３４と、一
般的な文書を保存する保存ユニット３５とを備えた。ま
た、新しい文書を登録するに当たり、保存期限を各文書
に設定する手段と、保存期限ごとに分散して保存する保
存ユニット３６、３７、３８と備えた。
システムにおいて、文書の生成から廃棄に至るライフサ
イクルで、最もユーザを悩ませている文書の廃棄と要求
されるセキュリティレベルに着目し、文書を定められた
セキュリティレベルに基づいて分類し、また保管期限に
基づいて分類する。 【解決手段】 新しい文書を登録するに当たり、保存義
務のある文書と保存義務のない一般的な文書に分ける属
性を持たせることによって両者を区別する手段と、保存
義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュ
リティ機能を持たせて保存する保存ユニット３４と、一
般的な文書を保存する保存ユニット３５とを備えた。ま
た、新しい文書を登録するに当たり、保存期限を各文書
に設定する手段と、保存期限ごとに分散して保存する保
存ユニット３６、３７、３８と備えた。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】この発明は、管理ユニットや
複数の保存ユニットで構成される文書管理システムにあ
って、文書のライフサイクルにあわせた管理を実現し、
また各ユニット自体の更新をデータ移行の時間やユーザ
の負担をかけないで実現する文書管理システム、文書蓄
積方法及びこの方法を実行するプログラムに関する。
複数の保存ユニットで構成される文書管理システムにあ
って、文書のライフサイクルにあわせた管理を実現し、
また各ユニット自体の更新をデータ移行の時間やユーザ
の負担をかけないで実現する文書管理システム、文書蓄
積方法及びこの方法を実行するプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】最近では、至る所で文書の電子化が進ん
でおり、いわゆる電子署名法が施行されたこともあっ
て、紙に打ち出すことなく電子的に生成する文書を原本
として取り扱うことが可能となっている。今後は文書の
電子化がますます進む傾向にあり、このように文書の電
子情報化が進むにつれて、電子文書を管理することが重
要な課題となってきている。このような流れに沿って、
現在では、様々な文書管理システムが提案されている。
これまでの文書管理に関連する技術としては、ユーザに
とって利用の便宜上の観点からは次のような先行技術が
ある。例えば特開平７−０８５１０２号公報では、索引
階層を利用して文書を分類し、多数の文書を閲覧しやす
くすることにより、高速あるいは簡便に検索を行ってユ
ーザの便宜に資することが開示される。また、特開平７
−１１０８０９号公報では、ファイル群を文書のとして
取り扱い、この文書管理情報を文書属性情報ファイルに
記録し、文書単位での分類管理を行う装置と文書属性情
報のうちの代表的な情報を格納する一覧ファイルとを設
けることで容易に検索を実現できることが開示される。
更に、特開２００１−０４３２３４公報では、ユーザで
ある組織体に合わせた管理を行うために、組織全体の文
書管理を行う管理データベースと組織内の各部署で文書
管理を行うための部署単位の管理データベースとを組み
合わせて文書管理を行うことが開示されている。
でおり、いわゆる電子署名法が施行されたこともあっ
て、紙に打ち出すことなく電子的に生成する文書を原本
として取り扱うことが可能となっている。今後は文書の
電子化がますます進む傾向にあり、このように文書の電
子情報化が進むにつれて、電子文書を管理することが重
要な課題となってきている。このような流れに沿って、
現在では、様々な文書管理システムが提案されている。
これまでの文書管理に関連する技術としては、ユーザに
とって利用の便宜上の観点からは次のような先行技術が
ある。例えば特開平７−０８５１０２号公報では、索引
階層を利用して文書を分類し、多数の文書を閲覧しやす
くすることにより、高速あるいは簡便に検索を行ってユ
ーザの便宜に資することが開示される。また、特開平７
−１１０８０９号公報では、ファイル群を文書のとして
取り扱い、この文書管理情報を文書属性情報ファイルに
記録し、文書単位での分類管理を行う装置と文書属性情
報のうちの代表的な情報を格納する一覧ファイルとを設
けることで容易に検索を実現できることが開示される。
更に、特開２００１−０４３２３４公報では、ユーザで
ある組織体に合わせた管理を行うために、組織全体の文
書管理を行う管理データベースと組織内の各部署で文書
管理を行うための部署単位の管理データベースとを組み
合わせて文書管理を行うことが開示されている。
【０００３】一方、以上のようなユーザ利用のし易さの
観点とは別に、文書にはその消長とも言える生成・登録
・利用・廃棄に至るライフサイクルがあり、各文書のラ
イフサイクルを管理することも文書管理システムの重要
な役割となる。このような文書のライフサイクルに着目
した場合、次のような技術がある。例えば、特開平８−
３２０８１９号公報では、文書を保存期限で管理し、保
存期限の過ぎた文書の整理を簡便に行うことが開示され
る。また、特開平８−３２８９２２号公報では、文書管
理に有効期間を付加し、有効期間情報もアクセス制御に
用いるという管理の仕方についての開示がある。また、
特開２０００−１４８５９９公報では、所定の期間が過
ぎたデータを上書きすることで物理的に消去し、複製が
存在する場合には、複製も上書きすることで物理的に消
去するという技術が開示される。また、特開２０００−
２８５０２４公報では、紙の原本が有するのと同等の性
質を電子情報に持たせており、電子情報に原本という属
性を定義し、原本と他の電子情報とのアクセス制御の区
別を可能にすることが開示される。更に、特開２０００
−３３９２２３公報では、ファイルの集合体である文書
のバージョン管理を行うことで、電子文書全体に対して
紙の原本が有するのと同等の性質を与えることが開示さ
れる。
観点とは別に、文書にはその消長とも言える生成・登録
・利用・廃棄に至るライフサイクルがあり、各文書のラ
イフサイクルを管理することも文書管理システムの重要
な役割となる。このような文書のライフサイクルに着目
した場合、次のような技術がある。例えば、特開平８−
３２０８１９号公報では、文書を保存期限で管理し、保
存期限の過ぎた文書の整理を簡便に行うことが開示され
る。また、特開平８−３２８９２２号公報では、文書管
理に有効期間を付加し、有効期間情報もアクセス制御に
用いるという管理の仕方についての開示がある。また、
特開２０００−１４８５９９公報では、所定の期間が過
ぎたデータを上書きすることで物理的に消去し、複製が
存在する場合には、複製も上書きすることで物理的に消
去するという技術が開示される。また、特開２０００−
２８５０２４公報では、紙の原本が有するのと同等の性
質を電子情報に持たせており、電子情報に原本という属
性を定義し、原本と他の電子情報とのアクセス制御の区
別を可能にすることが開示される。更に、特開２０００
−３３９２２３公報では、ファイルの集合体である文書
のバージョン管理を行うことで、電子文書全体に対して
紙の原本が有するのと同等の性質を与えることが開示さ
れる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】以上のように文書管理
に関連する技術には、ユーザにとって利用の便宜上の観
点からあるいは文書のライフサイクルという観点からの
提案が種々あるのであるが、近年は特に大容量の文書を
保管する必要が生じており、このため文書管理の利用が
増大すると、１つの文書管理装置で管理を行うのではな
く、複数の文書管理装置を組み合わせて組織全体の文書
管理を実現する文書管理システムを構築する必要が生ず
る。そして、複数の文書管理装置で構成される文書管理
システムを前提として、前述の文書のライフサイクルに
あわせた管理を実現する必要が生じ、また各文書管理装
置自体の更新をデータ移行の時間やユーザの負担をかけ
ないで実現する必要が生じる。本発明では、複数の文書
保管装置を組み合わせる文書管理システムにおいて、文
書の生成から廃棄に至るライフサイクルで、最もユーザ
を悩ませている文書の廃棄と要求されるセキュリティレ
ベルに着目し、文書を定められたセキュリティレベルに
基づいて分類し、また保管期限に基づいて分類する文書
管理システム、文書蓄積方法及びこの方法を実行するプ
ログラムの提供を目的とする。
に関連する技術には、ユーザにとって利用の便宜上の観
点からあるいは文書のライフサイクルという観点からの
提案が種々あるのであるが、近年は特に大容量の文書を
保管する必要が生じており、このため文書管理の利用が
増大すると、１つの文書管理装置で管理を行うのではな
く、複数の文書管理装置を組み合わせて組織全体の文書
管理を実現する文書管理システムを構築する必要が生ず
る。そして、複数の文書管理装置で構成される文書管理
システムを前提として、前述の文書のライフサイクルに
あわせた管理を実現する必要が生じ、また各文書管理装
置自体の更新をデータ移行の時間やユーザの負担をかけ
ないで実現する必要が生じる。本発明では、複数の文書
保管装置を組み合わせる文書管理システムにおいて、文
書の生成から廃棄に至るライフサイクルで、最もユーザ
を悩ませている文書の廃棄と要求されるセキュリティレ
ベルに着目し、文書を定められたセキュリティレベルに
基づいて分類し、また保管期限に基づいて分類する文書
管理システム、文書蓄積方法及びこの方法を実行するプ
ログラムの提供を目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】上述の目的を達成する請
求項１記載の発明は、文書の書誌事項や保存先へのリン
クを管理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の
保存ユニットとからなる文書管理システムにおいて、新
しい文書を登録するに当たり、保存義務のある文書と保
存義務のない一般的な文書に分ける属性を持たせること
によって両者を区別する手段と、保存義務のある文書を
高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持た
せて保存する保存ユニットと、一般的な文書を保存する
保存ユニットとを備えたことを特徴とする。本発明によ
れば、要求されるセキュリティレベルに応じた分類と保
存を行うことができる。請求項２記載の発明は、文書の
書誌事項や保存先へのリンクを管理する管理ユニットと
電子文書を保存する複数の保存ユニットとからなる文書
管理システムにおいて、新しい文書を登録するに当た
り、保存期限を各文書に設定する手段と、保存期限ごと
に分散して保存する保存ユニットと備えたことを特徴と
する。本発明によれば、保存期限に基づいた分類と保存
を行うことができる。請求項３記載の発明は、特定の保
存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、自
動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文書
管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去する
手段を備えたことを特徴とする。本発明によれば、保存
期限に基づいた分類と削除を行うことができる。請求項
４記載の発明は、特定の保存ユニットを物理的に切り離
すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによっ
て消去して文書を復元することができないようにした手
段を有することを特徴とする。本発明によれば、文書の
完全な削除を行うことができる。
求項１記載の発明は、文書の書誌事項や保存先へのリン
クを管理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の
保存ユニットとからなる文書管理システムにおいて、新
しい文書を登録するに当たり、保存義務のある文書と保
存義務のない一般的な文書に分ける属性を持たせること
によって両者を区別する手段と、保存義務のある文書を
高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持た
せて保存する保存ユニットと、一般的な文書を保存する
保存ユニットとを備えたことを特徴とする。本発明によ
れば、要求されるセキュリティレベルに応じた分類と保
存を行うことができる。請求項２記載の発明は、文書の
書誌事項や保存先へのリンクを管理する管理ユニットと
電子文書を保存する複数の保存ユニットとからなる文書
管理システムにおいて、新しい文書を登録するに当た
り、保存期限を各文書に設定する手段と、保存期限ごと
に分散して保存する保存ユニットと備えたことを特徴と
する。本発明によれば、保存期限に基づいた分類と保存
を行うことができる。請求項３記載の発明は、特定の保
存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、自
動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文書
管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去する
手段を備えたことを特徴とする。本発明によれば、保存
期限に基づいた分類と削除を行うことができる。請求項
４記載の発明は、特定の保存ユニットを物理的に切り離
すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによっ
て消去して文書を復元することができないようにした手
段を有することを特徴とする。本発明によれば、文書の
完全な削除を行うことができる。
【０００６】請求項５記載の発明は、保存義務のある文
書を保存する保存ユニットと一般文書を保存する保存ユ
ニットを複数設け、それぞれの保存ユニットを保存期限
毎に管理する手段を有することを特徴とする。本発明に
よれば、セキュリティレベルと保存期限による分類に基
づいて文書管理を行うことができる。請求項６記載の発
明は、管理ユニットと保存ユニットのほかに短期間一時
保管する一時保存ユニットを有し、管理ユニットで受け
取った登録文書を属性に従って保存義務のある文書を保
存するための保存ユニットあるいは一般文書用の保存ユ
ニットに保存すると同時に一時保存ユニットにも保存す
る手段を有し、一時保存ユニット内に存在する文書は高
速にアクセス可能としたことを特徴とする。本発明によ
れば、一時的な保存と、セキュリティレベルによる分類
に基づいて文書管理を行うことができる。更に本発明
は、ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選択
すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有
無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめ
た保存期限を設定することを特徴とする。本発明によれ
ば、保存義務の有無や保存期限を簡単に設定することが
できる。また、本発明は上記の書く発明に準じて、文書
蓄積方法並びにこの方法を実行するプログラムを有す
る。
書を保存する保存ユニットと一般文書を保存する保存ユ
ニットを複数設け、それぞれの保存ユニットを保存期限
毎に管理する手段を有することを特徴とする。本発明に
よれば、セキュリティレベルと保存期限による分類に基
づいて文書管理を行うことができる。請求項６記載の発
明は、管理ユニットと保存ユニットのほかに短期間一時
保管する一時保存ユニットを有し、管理ユニットで受け
取った登録文書を属性に従って保存義務のある文書を保
存するための保存ユニットあるいは一般文書用の保存ユ
ニットに保存すると同時に一時保存ユニットにも保存す
る手段を有し、一時保存ユニット内に存在する文書は高
速にアクセス可能としたことを特徴とする。本発明によ
れば、一時的な保存と、セキュリティレベルによる分類
に基づいて文書管理を行うことができる。更に本発明
は、ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選択
すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有
無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめ
た保存期限を設定することを特徴とする。本発明によれ
ば、保存義務の有無や保存期限を簡単に設定することが
できる。また、本発明は上記の書く発明に準じて、文書
蓄積方法並びにこの方法を実行するプログラムを有す
る。
【０００７】
【発明の実施の形態】以下図面を参照して本発明の実施
の形態を説明する。 （実施の形態１）図１は、ネットワーク接続の文書蓄積
システムの概略を示す。この文書蓄積システムは、ユー
ザがアクセスするユーザ端末１、ユーザからの文書管理
の要求を受ける管理ユニット２、文書を蓄積するここで
は四つの保存ユニット３０、３１、３２、３３で構成す
る。そして、図１では、ユーザ端末１、管理ユニット
２、保存ユニット３０、３１、３２、３３がそれぞれネ
ットワークでつながれている。ここで、保存ユニット３
０、３１、３２、３３の管理は管理ユニット２で行い、
また保存ユニット３０、３１、３２、３３としては、ハ
ードディスク装置や、光ディスク装置、複数の物理媒体
を内蔵したオートチェンジャー型の保存装置等物理的に
独立したものもあげられる。なお、管理ユニット２と保
存ユニット３０、３１、３２、３３は、図１に示すよう
に必ずしもネットワークで接続されている必要はなく、
図２に示すようにＳＣＳＩ（Small Computer System In
terface）、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）、ＩＤＥ
（Integrated Device Electronics）などのローカルバ
スで管理ユニット２と保存ユニット３０、３１、３２、
３３が接続されていてもかまわない。次に、図１及び図
２の機能について説明する。ユーザはユーザ端末１から
管理ユニット２に対して文書の処理を依頼する。ここで
依頼としては登録、参照、変更、削除などが存在する。
管理ユニット２は、内部に保持する文書管理情報から目
的の文書を特定し、保存ユニット３０、３１、３２、又
は３３にアクセスして依頼に応じた文書の処理をする。
具体的には、文書の登録の際には、管理ユニット２は複
数のファイルから構成される文書と、著者名・キーワー
ド・作成日・保存期限・文書の種類などを含むの書誌事
項の情報とをユーザ端末１から受け取る。そして、管理
ユニット２はその内部に、検索に用いる書誌情報やキー
ワードなど本文から抽出した検索情報を含む文書情報
と、文書本体場合によっては書誌情報を保存ユニット３
０、３１、３２、３３に保存した場合の保存の仕方を示
す文書へのリンク情報を保持する。そして、ユーザによ
る参照、変更、削除の各依頼があるとき、管理ユニット
２の内部に保持した情報にて文書を特定し処理する。
の形態を説明する。 （実施の形態１）図１は、ネットワーク接続の文書蓄積
システムの概略を示す。この文書蓄積システムは、ユー
ザがアクセスするユーザ端末１、ユーザからの文書管理
の要求を受ける管理ユニット２、文書を蓄積するここで
は四つの保存ユニット３０、３１、３２、３３で構成す
る。そして、図１では、ユーザ端末１、管理ユニット
２、保存ユニット３０、３１、３２、３３がそれぞれネ
ットワークでつながれている。ここで、保存ユニット３
０、３１、３２、３３の管理は管理ユニット２で行い、
また保存ユニット３０、３１、３２、３３としては、ハ
ードディスク装置や、光ディスク装置、複数の物理媒体
を内蔵したオートチェンジャー型の保存装置等物理的に
独立したものもあげられる。なお、管理ユニット２と保
存ユニット３０、３１、３２、３３は、図１に示すよう
に必ずしもネットワークで接続されている必要はなく、
図２に示すようにＳＣＳＩ（Small Computer System In
terface）、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）、ＩＤＥ
（Integrated Device Electronics）などのローカルバ
スで管理ユニット２と保存ユニット３０、３１、３２、
３３が接続されていてもかまわない。次に、図１及び図
２の機能について説明する。ユーザはユーザ端末１から
管理ユニット２に対して文書の処理を依頼する。ここで
依頼としては登録、参照、変更、削除などが存在する。
管理ユニット２は、内部に保持する文書管理情報から目
的の文書を特定し、保存ユニット３０、３１、３２、又
は３３にアクセスして依頼に応じた文書の処理をする。
具体的には、文書の登録の際には、管理ユニット２は複
数のファイルから構成される文書と、著者名・キーワー
ド・作成日・保存期限・文書の種類などを含むの書誌事
項の情報とをユーザ端末１から受け取る。そして、管理
ユニット２はその内部に、検索に用いる書誌情報やキー
ワードなど本文から抽出した検索情報を含む文書情報
と、文書本体場合によっては書誌情報を保存ユニット３
０、３１、３２、３３に保存した場合の保存の仕方を示
す文書へのリンク情報を保持する。そして、ユーザによ
る参照、変更、削除の各依頼があるとき、管理ユニット
２の内部に保持した情報にて文書を特定し処理する。
【０００８】ここで、複数の保存ユニット３０、３１、
３２、３３を有する文書管理システムにあって、多数の
文書をこの文書のライフサイクルを勘案して分類する分
類の仕方を述べる。 （文書を保護レベルによって分類する）文書には、法律
によってあるいは官公庁や地方自治体・会社などの各組
織内部の規定によって、保存義務が課された文書と、保
存義務が特に規定されていない各個人が作成した文書と
が存在する。このうち、前者は、規定された保存期限の
間は、改ざん・消去・破棄されないように管理する必要
がある。他方、後者の個人利用が目的で作成された文書
は、保存義務が課された文書と比較すると、消去・破棄
などに対する要求は厳しくない。しかし、何らかの事故
が発生した場合には、事実を証明するための情報として
有効である場合もあるので、一定期間保存しておく必要
が生じる場合もある。この場合一定期間保存しておくに
しても、文書の管理に要求されるセキュリティレベル
は、保存義務の課された文書よりも高くない。以上のよ
うな考察から、例えば図１に示す各保存ユニットを、セ
キュリティレベルによって区別し、一例としては、高い
セキュリティレベルを要求する保存義務のある文書は、
電子的な情報に対して紙の原本と同等の性質を与える保
存ユニットに保存し、そうでない文書は一般の文書管理
サーバと同様の保存ユニットに保存することが考えられ
る。図３にその一例を示しており、ユーザ端末１及び管
理ユニット２が接続されたネットワークには保存義務の
ある文書の保存ユニット３４及び一般文書の保存ユニッ
ト３５が接続される。図３の例では、ネットワークに接
続された保存ユニットの例を示したが、保存ユニットと
してはネットワークに保存されていなくとも図２に示す
ような形態でもかまわない。
３２、３３を有する文書管理システムにあって、多数の
文書をこの文書のライフサイクルを勘案して分類する分
類の仕方を述べる。 （文書を保護レベルによって分類する）文書には、法律
によってあるいは官公庁や地方自治体・会社などの各組
織内部の規定によって、保存義務が課された文書と、保
存義務が特に規定されていない各個人が作成した文書と
が存在する。このうち、前者は、規定された保存期限の
間は、改ざん・消去・破棄されないように管理する必要
がある。他方、後者の個人利用が目的で作成された文書
は、保存義務が課された文書と比較すると、消去・破棄
などに対する要求は厳しくない。しかし、何らかの事故
が発生した場合には、事実を証明するための情報として
有効である場合もあるので、一定期間保存しておく必要
が生じる場合もある。この場合一定期間保存しておくに
しても、文書の管理に要求されるセキュリティレベル
は、保存義務の課された文書よりも高くない。以上のよ
うな考察から、例えば図１に示す各保存ユニットを、セ
キュリティレベルによって区別し、一例としては、高い
セキュリティレベルを要求する保存義務のある文書は、
電子的な情報に対して紙の原本と同等の性質を与える保
存ユニットに保存し、そうでない文書は一般の文書管理
サーバと同様の保存ユニットに保存することが考えられ
る。図３にその一例を示しており、ユーザ端末１及び管
理ユニット２が接続されたネットワークには保存義務の
ある文書の保存ユニット３４及び一般文書の保存ユニッ
ト３５が接続される。図３の例では、ネットワークに接
続された保存ユニットの例を示したが、保存ユニットと
してはネットワークに保存されていなくとも図２に示す
ような形態でもかまわない。
【０００９】ここで図４にて文書の生成手順に従った処
理の流れを示す。この図４では、図中左側ブロックをユ
ーザ端末１、中央ブロックを管理ユニット２、そして右
側ブロックを保持ユニット３４、３５の処理に区別する
（以後のフローチャートである図６、図８、図９も同じ
である）。図４において、ユーザ端末側では、文書を生
成し（ステップＳ１１）、生成された文書は関連情報と
共に管理ユニット２に転送される（ステップＳ１２）。
ユーザ端末１から送られ管理ユニット２が受信した（ス
テップＳ２１）文書は、この文書に関する情報に必要な
管理情報を付加して書誌情報を生成し（ステップＳ２
２）、ユーザが指定した文書のタイプあるいは保存義務
の有無の情報が判断される（ステップＳ２３）。保存義
務のある文書の場合には暗号化処理等が加えられてその
転送処理が行われ（ステップＳ２４）、保存義務のある
文書の保存ユニット３４に保存する（ステップＳ３
１）。保存義務のない文書の場合には、その転送処理が
行われ（ステップＳ２６）、一般文書の保存ユニット３
５に保存する（ステップＳ３２）。この場合、設定に従
って各文書とともに書誌事項も保存ユニット３４、３５
に保存する。同時に、管理ユニット２では、文書に関す
る情報と書誌事項との保存の仕方をリンクさせ（ステッ
プＳ２５），この文書と書誌事項のリンクを内部に保持
する（ステップＳ２７）。このように保存義務のある文
書とそうでない一般文書を区別して管理することで、安
全な文書管理を実現することができる。
理の流れを示す。この図４では、図中左側ブロックをユ
ーザ端末１、中央ブロックを管理ユニット２、そして右
側ブロックを保持ユニット３４、３５の処理に区別する
（以後のフローチャートである図６、図８、図９も同じ
である）。図４において、ユーザ端末側では、文書を生
成し（ステップＳ１１）、生成された文書は関連情報と
共に管理ユニット２に転送される（ステップＳ１２）。
ユーザ端末１から送られ管理ユニット２が受信した（ス
テップＳ２１）文書は、この文書に関する情報に必要な
管理情報を付加して書誌情報を生成し（ステップＳ２
２）、ユーザが指定した文書のタイプあるいは保存義務
の有無の情報が判断される（ステップＳ２３）。保存義
務のある文書の場合には暗号化処理等が加えられてその
転送処理が行われ（ステップＳ２４）、保存義務のある
文書の保存ユニット３４に保存する（ステップＳ３
１）。保存義務のない文書の場合には、その転送処理が
行われ（ステップＳ２６）、一般文書の保存ユニット３
５に保存する（ステップＳ３２）。この場合、設定に従
って各文書とともに書誌事項も保存ユニット３４、３５
に保存する。同時に、管理ユニット２では、文書に関す
る情報と書誌事項との保存の仕方をリンクさせ（ステッ
プＳ２５），この文書と書誌事項のリンクを内部に保持
する（ステップＳ２７）。このように保存義務のある文
書とそうでない一般文書を区別して管理することで、安
全な文書管理を実現することができる。
【００１０】（実施の形態２）
（文書を保存期限によって分類する）文書には、法律に
よってあるいは各組織で規定された保存期限が存在す
る。官公庁などでは公開するなどの例外もあるが、一般
には保存期限を過ぎた文書は、その組織の方針にのっと
り廃棄される。この場合、通常の文書管理システムは、
部署単位やプロジェクト単位などの一定の分類にしたが
って管理されるので、管理される文書には、保存期限の
異なったデータが混在することになる。このため、一旦
文書管理システムに登録すると、ほとんどの場合には文
書を消去することなく利用されない文書が蓄積されてゆ
くことになる。消去されない文書が保存される限り、文
書管理システムとしてはメインテナンスをする必要があ
るばかりでなく、システムやハードウェアの老朽化に伴
って、システムとデータの移行が必要となる。このよう
なシステムの管理は利用者にとって大きなコスト及び時
間的な負担となる。文書の消去に着目した事例は前述の
ように特開平８−３２０８１９号公報で示されている
が、これは１つの文書管理システム内の文書保存期限と
消去に着目したもので、複数の文書管理装置で構成され
るシステムへの検討はなされていない。この実施の形態
２では、複数の文書保管ユニットを文書管理システムで
保存期限に着目して管理するものである。図５にシステ
ムの概略を示す。図５においては、ユーザ端末１及び管
理ユニット２が接続されたネットワークには、複数の保
存ユニット３６、３７、３８が接続され、それぞれの保
存ユニット３６、３７、３８にはそれぞれ異なる最終的
保存期限を設定する。
よってあるいは各組織で規定された保存期限が存在す
る。官公庁などでは公開するなどの例外もあるが、一般
には保存期限を過ぎた文書は、その組織の方針にのっと
り廃棄される。この場合、通常の文書管理システムは、
部署単位やプロジェクト単位などの一定の分類にしたが
って管理されるので、管理される文書には、保存期限の
異なったデータが混在することになる。このため、一旦
文書管理システムに登録すると、ほとんどの場合には文
書を消去することなく利用されない文書が蓄積されてゆ
くことになる。消去されない文書が保存される限り、文
書管理システムとしてはメインテナンスをする必要があ
るばかりでなく、システムやハードウェアの老朽化に伴
って、システムとデータの移行が必要となる。このよう
なシステムの管理は利用者にとって大きなコスト及び時
間的な負担となる。文書の消去に着目した事例は前述の
ように特開平８−３２０８１９号公報で示されている
が、これは１つの文書管理システム内の文書保存期限と
消去に着目したもので、複数の文書管理装置で構成され
るシステムへの検討はなされていない。この実施の形態
２では、複数の文書保管ユニットを文書管理システムで
保存期限に着目して管理するものである。図５にシステ
ムの概略を示す。図５においては、ユーザ端末１及び管
理ユニット２が接続されたネットワークには、複数の保
存ユニット３６、３７、３８が接続され、それぞれの保
存ユニット３６、３７、３８にはそれぞれ異なる最終的
保存期限を設定する。
【００１１】ここで、図６にて文書の生成手順に従った
処理の流れを示す。図６において、ユーザ端末側では、
文書を生成し（ステップＳ１１）、生成された文書は関
連情報と共に管理ユニット２に転送される（ステップＳ
１２）。ユーザ端末１から送られ管理ユニット２が受信
した（ステップＳ２１）文書は、この文書に関する情報
に必要な管理情報を付加して書誌情報を生成し（ステッ
プＳ２２）、ユーザが指定した文書のタイプから保存期
限を設定するか、ユーザが直接設定した保存期限に従っ
て、最適な保存ユニットを選択し、保存される。図６の
例では、２年ごとに保存期限を設定した保存ユニットで
構成しており、それぞれの有効期限までの文書が保存さ
れる。すなわち、図６にて、２００２年３月以前か否か
判断され（ステップＳ２０３）、２００２年３月以前の
場合、その文書の転送処理が行われ（ステップＳ２０
４）、保存ユニット３６に保存される（ステップＳ３０
１）。ステップＳ２０３にて２００２年３月以前でない
場合、２００４年３月以前か否か判断され（ステップＳ
２０５）、２００４年３月以前の場合、その文書の転送
処理が行われ（ステップＳ２０６）、保存ユニット３７
に保存される（ステップＳ３０２）。更に、ステップＳ
２０５にて２００４年３月以前でない場合、その文書の
転送処理が行われ（ステップＳ２０７）、保存ユニット
３８に保存される（ステップＳ３０３）。この場合、設
定に従って各文書とともに書誌事項も保存ユニット３
６、３７、３８に保存する。同時に、管理ユニット２で
は、文書に関する情報と書誌事項との保存の仕方をリン
クさせ（ステップＳ２５），この文書と書誌事項のリン
クを内部に保持する（ステップＳ２７）。
処理の流れを示す。図６において、ユーザ端末側では、
文書を生成し（ステップＳ１１）、生成された文書は関
連情報と共に管理ユニット２に転送される（ステップＳ
１２）。ユーザ端末１から送られ管理ユニット２が受信
した（ステップＳ２１）文書は、この文書に関する情報
に必要な管理情報を付加して書誌情報を生成し（ステッ
プＳ２２）、ユーザが指定した文書のタイプから保存期
限を設定するか、ユーザが直接設定した保存期限に従っ
て、最適な保存ユニットを選択し、保存される。図６の
例では、２年ごとに保存期限を設定した保存ユニットで
構成しており、それぞれの有効期限までの文書が保存さ
れる。すなわち、図６にて、２００２年３月以前か否か
判断され（ステップＳ２０３）、２００２年３月以前の
場合、その文書の転送処理が行われ（ステップＳ２０
４）、保存ユニット３６に保存される（ステップＳ３０
１）。ステップＳ２０３にて２００２年３月以前でない
場合、２００４年３月以前か否か判断され（ステップＳ
２０５）、２００４年３月以前の場合、その文書の転送
処理が行われ（ステップＳ２０６）、保存ユニット３７
に保存される（ステップＳ３０２）。更に、ステップＳ
２０５にて２００４年３月以前でない場合、その文書の
転送処理が行われ（ステップＳ２０７）、保存ユニット
３８に保存される（ステップＳ３０３）。この場合、設
定に従って各文書とともに書誌事項も保存ユニット３
６、３７、３８に保存する。同時に、管理ユニット２で
は、文書に関する情報と書誌事項との保存の仕方をリン
クさせ（ステップＳ２５），この文書と書誌事項のリン
クを内部に保持する（ステップＳ２７）。
【００１２】このように文書を保存期限に従って分類す
ると、図６の例では２００２年３月以降になれば、２０
０２年３月が保存期限の文書を保存した保存ユニット３
６はこの文書管理システムから切り離し、保存ユニット
自体を廃棄することで文書の廃棄が実現する。この場
合、必要に応じて廃棄前の文書情報は上書きするなどに
よって物理的に消去する。また、廃棄の際には、管理ユ
ニット２の関連する文書のリンク情報を消去するか、書
誌情報そのものを消去することで文書の破棄をユーザに
通知することが可能となる。なおこの消去については、
保存期限とセキュリティレベルとの組合せあるいは一時
的保存と保存期限との組み合わせについても同じであ
る。古い保存ユニット３７の廃棄と平行してシステムに
新たに追加するのは、例えば２００８年３月までの保存
期限の文書を保存する保存ユニットで、通常は技術の進
歩によって高速かつ大容量の保存ユニットを追加するこ
とができる。一般に古い文書へのアクセスは時間ととも
に減ってゆくので、このような形で新しい文書が新しい
保存ユニットに保存されるのは、ユーザのアクセスにか
かる時間を軽減する意味でもシステムの効率を上げ、ユ
ーザに対するメリットが生じる。さらに、文書の検索等
の情報を保持する管理ユニット２は管理情報を移行すれ
ば、新しいユニットに移行できるので、文書管理システ
ム全体を同時期に更新する必要はなくなる。図５の例で
は、ネットワークに接続された保存ユニットの例を示し
たが、保存ユニットとしてはネットワークに保存されて
いなくとも図２に示すような形態でもかまわない。ま
た、図２の一例として、各保存ユニットが光ディスク等
のような物理的な媒体であってもかまわない。このよう
な物理的媒体を保存ユニットに対応させる場合には、媒
体そのものを廃棄することで、文書の廃棄が実現でき
る。
ると、図６の例では２００２年３月以降になれば、２０
０２年３月が保存期限の文書を保存した保存ユニット３
６はこの文書管理システムから切り離し、保存ユニット
自体を廃棄することで文書の廃棄が実現する。この場
合、必要に応じて廃棄前の文書情報は上書きするなどに
よって物理的に消去する。また、廃棄の際には、管理ユ
ニット２の関連する文書のリンク情報を消去するか、書
誌情報そのものを消去することで文書の破棄をユーザに
通知することが可能となる。なおこの消去については、
保存期限とセキュリティレベルとの組合せあるいは一時
的保存と保存期限との組み合わせについても同じであ
る。古い保存ユニット３７の廃棄と平行してシステムに
新たに追加するのは、例えば２００８年３月までの保存
期限の文書を保存する保存ユニットで、通常は技術の進
歩によって高速かつ大容量の保存ユニットを追加するこ
とができる。一般に古い文書へのアクセスは時間ととも
に減ってゆくので、このような形で新しい文書が新しい
保存ユニットに保存されるのは、ユーザのアクセスにか
かる時間を軽減する意味でもシステムの効率を上げ、ユ
ーザに対するメリットが生じる。さらに、文書の検索等
の情報を保持する管理ユニット２は管理情報を移行すれ
ば、新しいユニットに移行できるので、文書管理システ
ム全体を同時期に更新する必要はなくなる。図５の例で
は、ネットワークに接続された保存ユニットの例を示し
たが、保存ユニットとしてはネットワークに保存されて
いなくとも図２に示すような形態でもかまわない。ま
た、図２の一例として、各保存ユニットが光ディスク等
のような物理的な媒体であってもかまわない。このよう
な物理的媒体を保存ユニットに対応させる場合には、媒
体そのものを廃棄することで、文書の廃棄が実現でき
る。
【００１３】（実施の形態３）
（一時保管ユニットとの組み合わせ）一般に作成された
文書を参照する可能性は、時間とともに減ってゆくのが
普通である。つまり、文書が作成されすぐは頻繁にアク
セスされる可能性が高いが、３ヶ月あるいは１年と時が
経つうちに文書へのアクセスは減ってゆく。そこで、複
数の保存ユニットの中に一時保存ユニットを組み合わせ
た例を示す。図３の例で示した保護レベルでの分類を行
う場合、安全性の高い保存ユニット３４は暗号技術を応
用しているものが多数であり、暗号化処理を行うための
オーバーヘッドが必要となるので、アクセススピードが
遅くなる。このような問題を解決するために、高速な動
作をする一時保存ユニット３９と、他の保存ユニット３
０、３１、３２、３３（ここでは図１の構成）を組み合
わせる例を図７に示す。図７の構成としては、図１の構
成に一時保持ユニット３９を加えたものとした。
文書を参照する可能性は、時間とともに減ってゆくのが
普通である。つまり、文書が作成されすぐは頻繁にアク
セスされる可能性が高いが、３ヶ月あるいは１年と時が
経つうちに文書へのアクセスは減ってゆく。そこで、複
数の保存ユニットの中に一時保存ユニットを組み合わせ
た例を示す。図３の例で示した保護レベルでの分類を行
う場合、安全性の高い保存ユニット３４は暗号技術を応
用しているものが多数であり、暗号化処理を行うための
オーバーヘッドが必要となるので、アクセススピードが
遅くなる。このような問題を解決するために、高速な動
作をする一時保存ユニット３９と、他の保存ユニット３
０、３１、３２、３３（ここでは図１の構成）を組み合
わせる例を図７に示す。図７の構成としては、図１の構
成に一時保持ユニット３９を加えたものとした。
【００１４】ここで、図８にて文書の生成手順に従った
処理の流れを示す。図８は、保存義務のある文書の保存
ユニットと一般文書を保存する保存ユニットで構成した
場合の例である。図８において、ユーザ端末側では、文
書を生成し（ステップＳ１１）、生成された文書は関連
情報と共に管理ユニット２に転送される（ステップＳ１
２）。ユーザ端末１から送られ管理ユニット２が受信し
た（ステップＳ２１）文書は、この文書に関する情報に
必要な管理情報を付加して書誌情報を生成し （ステッ
プＳ２２）、ユーザが指定した文書のタイプあるいは保
存義務の有無の情報が判断される（ステップＳ２１
０）。保存義務のある文書の場合には暗号化処理等が加
えられてその転送処理が行われ（ステップＳ２１１）、
保存義務のある文書の例えば保存ユニット３０に保存す
る（ステップＳ３１０）。保存義務のない文書の場合に
は、その転送処理が行われ（ステップＳ２１３）、一般
文書の保存ユニット３１、３２、３３に保存する（ステ
ップＳ３１１）。図８では、管理ユニット２が受信した
文書は、保存義務の有無にかかわらず文書と文書の書誌
事項と共に転送が行われ（ステップＳ２１２）、一時的
保存ユニット３９に保存される（ステップＳ３１２）。
こうして、文書は、一時保存ユニット３９と共に文書の
保存義務の有無あるいは保存期限などのルールに従って
複数ある保存ユニット３０、３１、３２、３３との中か
ら選択された保存ユニットに保存される。管理ユニット
２はユーザから送られた文書に関する情報に必要な管理
情報を付加して書誌事項を生成し（ステップＳ２５）内
部に保持する（ステップ２６）とともに、設定に従って
各文書とともに保存ユニットに保存する。管理ユニット
２内には一時保存ユニット内への文書リンクと一般の保
存ユニット内の文書リンクを保持する（ステップＳ２
６）。文書の登録から一定期間が過ぎた場合や、文書の
最終アクセスから一定期間が過ぎた場合には、一時的保
存ユニット３９から文書を消去し、管理ユニット２内の
一時保存ユニット３９内文書へのリンクを消去する。
処理の流れを示す。図８は、保存義務のある文書の保存
ユニットと一般文書を保存する保存ユニットで構成した
場合の例である。図８において、ユーザ端末側では、文
書を生成し（ステップＳ１１）、生成された文書は関連
情報と共に管理ユニット２に転送される（ステップＳ１
２）。ユーザ端末１から送られ管理ユニット２が受信し
た（ステップＳ２１）文書は、この文書に関する情報に
必要な管理情報を付加して書誌情報を生成し （ステッ
プＳ２２）、ユーザが指定した文書のタイプあるいは保
存義務の有無の情報が判断される（ステップＳ２１
０）。保存義務のある文書の場合には暗号化処理等が加
えられてその転送処理が行われ（ステップＳ２１１）、
保存義務のある文書の例えば保存ユニット３０に保存す
る（ステップＳ３１０）。保存義務のない文書の場合に
は、その転送処理が行われ（ステップＳ２１３）、一般
文書の保存ユニット３１、３２、３３に保存する（ステ
ップＳ３１１）。図８では、管理ユニット２が受信した
文書は、保存義務の有無にかかわらず文書と文書の書誌
事項と共に転送が行われ（ステップＳ２１２）、一時的
保存ユニット３９に保存される（ステップＳ３１２）。
こうして、文書は、一時保存ユニット３９と共に文書の
保存義務の有無あるいは保存期限などのルールに従って
複数ある保存ユニット３０、３１、３２、３３との中か
ら選択された保存ユニットに保存される。管理ユニット
２はユーザから送られた文書に関する情報に必要な管理
情報を付加して書誌事項を生成し（ステップＳ２５）内
部に保持する（ステップ２６）とともに、設定に従って
各文書とともに保存ユニットに保存する。管理ユニット
２内には一時保存ユニット内への文書リンクと一般の保
存ユニット内の文書リンクを保持する（ステップＳ２
６）。文書の登録から一定期間が過ぎた場合や、文書の
最終アクセスから一定期間が過ぎた場合には、一時的保
存ユニット３９から文書を消去し、管理ユニット２内の
一時保存ユニット３９内文書へのリンクを消去する。
【００１５】図９は一時保存ユニットを利用したが場合
の文書参照例を示している。上述の図７図８の構成及び
処理に基づく、文書へのアクセスにおいては、図９に示
すような参照処理となる。図９にて、ユーザにて文書の
指定（ステップＳ１３）及び文書取得要求が出されると
（ステップＳ１４）、管理ユニット２では、文書アクセ
ス要求の取得（ステップＳ２２０）、及び文書リンクの
取得（ステップＳ２２１）が行われ、その文書が一時保
存ユニット内の文書か否か判断される（ステップＳ２２
２）。その文書が一時保存ユニット内にあるとき文書読
出し要求が行われ（ステップＳ２２３）、一時保存ユニ
ットの文書の読出しが行われる（ステップＳ３２０）。
また、その文書が一時保存ユニット内にないとき文書読
出し要求が行われ（ステップＳ２２５）、一般文書の保
存ユニットの文書の読出しが行われる（ステップＳ３２
１）。ステップＳ２２３及びＳ２２５の文書読出し要求
後文書の取得と転送が行われ（ステップＳ２２４）、ユ
ーザ端末側で文書取得（ステップＳ１５）、及びユーザ
による文書利用（ステップＳ１６）が行われる。こうし
て、図９に示すように、文書へのアクセスが比較的多い
一定期間は高速な一時保存ユニットからデータを参照す
ることができ、高速なアクセスを実現することが可能と
なる。
の文書参照例を示している。上述の図７図８の構成及び
処理に基づく、文書へのアクセスにおいては、図９に示
すような参照処理となる。図９にて、ユーザにて文書の
指定（ステップＳ１３）及び文書取得要求が出されると
（ステップＳ１４）、管理ユニット２では、文書アクセ
ス要求の取得（ステップＳ２２０）、及び文書リンクの
取得（ステップＳ２２１）が行われ、その文書が一時保
存ユニット内の文書か否か判断される（ステップＳ２２
２）。その文書が一時保存ユニット内にあるとき文書読
出し要求が行われ（ステップＳ２２３）、一時保存ユニ
ットの文書の読出しが行われる（ステップＳ３２０）。
また、その文書が一時保存ユニット内にないとき文書読
出し要求が行われ（ステップＳ２２５）、一般文書の保
存ユニットの文書の読出しが行われる（ステップＳ３２
１）。ステップＳ２２３及びＳ２２５の文書読出し要求
後文書の取得と転送が行われ（ステップＳ２２４）、ユ
ーザ端末側で文書取得（ステップＳ１５）、及びユーザ
による文書利用（ステップＳ１６）が行われる。こうし
て、図９に示すように、文書へのアクセスが比較的多い
一定期間は高速な一時保存ユニットからデータを参照す
ることができ、高速なアクセスを実現することが可能と
なる。
【００１６】（実施の形態４）
（保存期限、保存義務の有無の自動設定）一般のユーザ
は、保存しようとする文書が保存義務のある文書である
かどうか、あるいは法律や組織内規定で定められた保存
年限などに熟知している場合は少ない。このような状況
で上記実施の形態１から３に示したシステムを実現した
場合、保存義務の有無や保存期限を簡便に設定する方法
が問題となる。このため、あらかじめ、組織内文書をい
くつかの文書種類に分類し、各分類に対して保存義務の
有無および保存年限のテーブルを用意する。図１０はこ
の分類とデフォルト値を例示した関係表示図である。こ
のような分類に従い、ユーザは文書を登録する際に文書
の種類を設定すれば、デフォルトの保存義務の有無や保
存期限などを簡単に設定することが可能となる。設定は
ユーザの要求に従って変更が可能とすべきだが、保存期
限の延長は可能であるが短縮は設定ができない、保存義
務のない一般文書を保存義務のある文書と同等に保存す
ることは可能だが、保存義務のある文書を一般文書とし
て登録することはできないなど、記録面から見た場合に
より安全な設定できるようにし、ユーザや組織が法律や
規定に違反しないようにすることが必要となる。
は、保存しようとする文書が保存義務のある文書である
かどうか、あるいは法律や組織内規定で定められた保存
年限などに熟知している場合は少ない。このような状況
で上記実施の形態１から３に示したシステムを実現した
場合、保存義務の有無や保存期限を簡便に設定する方法
が問題となる。このため、あらかじめ、組織内文書をい
くつかの文書種類に分類し、各分類に対して保存義務の
有無および保存年限のテーブルを用意する。図１０はこ
の分類とデフォルト値を例示した関係表示図である。こ
のような分類に従い、ユーザは文書を登録する際に文書
の種類を設定すれば、デフォルトの保存義務の有無や保
存期限などを簡単に設定することが可能となる。設定は
ユーザの要求に従って変更が可能とすべきだが、保存期
限の延長は可能であるが短縮は設定ができない、保存義
務のない一般文書を保存義務のある文書と同等に保存す
ることは可能だが、保存義務のある文書を一般文書とし
て登録することはできないなど、記録面から見た場合に
より安全な設定できるようにし、ユーザや組織が法律や
規定に違反しないようにすることが必要となる。
【００１７】
【発明の効果】本発明によれば、文書の書誌事項や保存
先へのリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存
する複数の保存ユニットとからなる文書管理システムに
おいて、新しい文書を登録するに当たり、保存義務のあ
る文書と保存義務のない一般的な文書に分ける属性を持
たせることによって両者を区別する手段と、保存義務の
ある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ
機能を持たせて保存する保存ユニットと、一般的な文書
を保存する保存ユニットとを備えたことにより、要求さ
れるセキュリティレベルに応じた分類と保存を行うこと
ができる。本発明によれば、文書の書誌事項や保存先へ
のリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存する
複数の保存ユニットとからなる文書管理システムにおい
て、新しい文書を登録するに当たり、保存期限を各文書
に設定する手段と、保存期限ごとに分散して保存する保
存ユニットと備えたことにより、保存期限に基づいた分
類と保存を行うことができる。本発明によれば、特定の
保存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、
自動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文
書管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去す
る手段を備えたことにより、保存期限に基づいた分類と
削除を行うことができる。
先へのリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存
する複数の保存ユニットとからなる文書管理システムに
おいて、新しい文書を登録するに当たり、保存義務のあ
る文書と保存義務のない一般的な文書に分ける属性を持
たせることによって両者を区別する手段と、保存義務の
ある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ
機能を持たせて保存する保存ユニットと、一般的な文書
を保存する保存ユニットとを備えたことにより、要求さ
れるセキュリティレベルに応じた分類と保存を行うこと
ができる。本発明によれば、文書の書誌事項や保存先へ
のリンクを管理する管理ユニットと電子文書を保存する
複数の保存ユニットとからなる文書管理システムにおい
て、新しい文書を登録するに当たり、保存期限を各文書
に設定する手段と、保存期限ごとに分散して保存する保
存ユニットと備えたことにより、保存期限に基づいた分
類と保存を行うことができる。本発明によれば、特定の
保存ユニット内の文書すべての保存期限が来たときに、
自動的あるいはユーザの指示によって管理ユニットの文
書管理情報を削除済みの状態あるいは管理情報を消去す
る手段を備えたことにより、保存期限に基づいた分類と
削除を行うことができる。
【００１８】本発明によれば、特定の保存ユニットを物
理的に切り離すとともに、保存ユニット内の文書を上書
きなどによって消去して文書を復元することができない
ようにした手段を有することにより、文書の完全な削除
を行うことができる。本発明によれば、保存義務のある
文書を保存する保存ユニットと一般文書を保存する保存
ユニットを複数設け、それぞれの保存ユニットを保存期
限毎に管理する手段を有することにより、セキュリティ
レベルと保存期限による分類に基づいて文書管理を行う
ことができる。本発明によれば、管理ユニットと保存ユ
ニットのほかに短期間一時保管する一時保存ユニットを
有し、管理ユニットで受け取った登録文書を属性に従っ
て保存義務のある文書を保存するための保存ユニットあ
るいは一般文書用の保存ユニットに保存すると同時に一
時保存ユニットにも保存する手段を有し、一時保存ユニ
ット内に存在する文書は高速にアクセス可能としたこと
により、一時的な保存と、セキュリティレベルによる分
類に基づいて文書管理を行うことができる。本発明によ
れば、ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選
択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有
無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめ
た保存期限を設定することにより、保存義務の有無や保
存期限を簡単に設定することができる。
理的に切り離すとともに、保存ユニット内の文書を上書
きなどによって消去して文書を復元することができない
ようにした手段を有することにより、文書の完全な削除
を行うことができる。本発明によれば、保存義務のある
文書を保存する保存ユニットと一般文書を保存する保存
ユニットを複数設け、それぞれの保存ユニットを保存期
限毎に管理する手段を有することにより、セキュリティ
レベルと保存期限による分類に基づいて文書管理を行う
ことができる。本発明によれば、管理ユニットと保存ユ
ニットのほかに短期間一時保管する一時保存ユニットを
有し、管理ユニットで受け取った登録文書を属性に従っ
て保存義務のある文書を保存するための保存ユニットあ
るいは一般文書用の保存ユニットに保存すると同時に一
時保存ユニットにも保存する手段を有し、一時保存ユニ
ット内に存在する文書は高速にアクセス可能としたこと
により、一時的な保存と、セキュリティレベルによる分
類に基づいて文書管理を行うことができる。本発明によ
れば、ユーザがあらかじめ登録してある文書タイプを選
択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保存義務の有
無、規定された保存年限と取得した現在時間からもとめ
た保存期限を設定することにより、保存義務の有無や保
存期限を簡単に設定することができる。
【図１】本発明のネットワーク接続のシステム構成を示
すブロック図。
すブロック図。
【図２】本発明のローカル接続のシステム構成を示すブ
ロック図。
ロック図。
【図３】本発明の実施の形態１のシステム構成を示すブ
ロック図。
ロック図。
【図４】図３に基づくフローチャート。
【図５】本発明の実施の形態２のシステム構成を示すブ
ロック図。
ロック図。
【図６】図５に基づくフローチャート。
【図７】本発明の実施の形態３のシステム構成を示すブ
ロック図。
ロック図。
【図８】図７に基づくフローチャート。
【図９】文書参照フローチャート。
【図１０】本発明の実施の形態４の関係表示図。
１ ユーザ端末、２ 管理ユニット、３０、３１、３
２、３３、３４、３５、３６、３７、３８、３９ 保存
ユニット。
２、３３、３４、３５、３６、３７、３８、３９ 保存
ユニット。
Claims (20)
- 【請求項１】 文書の書誌事項や保存先へのリンクを管
理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の保存ユ
ニットとからなる文書管理システムにおいて、 新しい文書を登録するに当たり、保存義務のある文書と
保存義務のない一般的な文書に分ける属性を持たせるこ
とによって両者を区別する手段と、保存義務のある文書
を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持
たせて保存する保存ユニットと、一般的な文書を保存す
る保存ユニットとを備えたことを特徴とする文書管理シ
ステム。 - 【請求項２】 文書の書誌事項や保存先へのリンクを管
理する管理ユニットと電子文書を保存する複数の保存ユ
ニットとからなる文書管理システムにおいて、 新しい文書を登録するに当たり、保存期限を各文書に設
定する手段と、保存期限ごとに分散して保存する保存ユ
ニットと備えたことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項３】 特定の保存ユニット内の文書すべての保
存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示によ
って管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態ある
いは管理情報を消去する手段を備えたことを特徴とする
請求項２記載の文書管理システム。 - 【請求項４】 特定の保存ユニットを物理的に切り離す
とともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによって
消去して文書を復元することができないようにした手段
を有することを特徴とする請求項３記載の文書管理シス
テム。 - 【請求項５】 保存義務のある文書を保存する保存ユニ
ットと一般文書を保存する保存ユニットを複数設け、そ
れぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理する手段を有
することを特徴とする請求項２記載の文書管理システ
ム。 - 【請求項６】 管理ユニットと保存ユニットのほかに短
期間一時保管する一時保存ユニットを有し、管理ユニッ
トで受け取った登録文書を属性に従って保存義務のある
文書を保存するための保存ユニットあるいは一般文書用
の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニットに
も保存する手段を有し、一時保存ユニット内に存在する
文書は高速にアクセス可能とした文書管理システム。 - 【請求項７】 管理ユニットにて文書の書誌事項や保存
先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構
成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、 新しい文書を登録する際に、登録する文書を保存義務の
ある文書と保存義務のない一般的な文書に分ける属性を
持たせることによって両者を区別し、保存義務のある文
書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を
持った保存ユニットに保存し、一般文書を一般的な文書
を蓄積する保存ユニットに保存することを特徴とする文
書蓄積方法。 - 【請求項８】 管理ユニットにて文書の書誌事項や保存
先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで構
成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、 新しい文書を登録する際に、登録する文書について保存
期限を各文書に設定するとともに、保存期限ごとに設け
られた保存ユニットに分散して保存することを特徴する
文書蓄積方法。 - 【請求項９】 特定の保存ユニット内の文書すべての保
存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示によ
って管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態ある
いは管理情報を消去するようにしたことを特徴とする請
求項８記載の文書蓄積方法。 - 【請求項１０】 特定の保存ユニットを物理的に切り離
すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによっ
て消去して文書を復元することができないようにしたこ
とを特徴とする請求項９記載の文書蓄積方法。 - 【請求項１１】 保存義務のある文書を保存する保存ユ
ニットと一般文書を保存する保存ユニットを複数設けた
それぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理することを
特徴とする請求項８記載の文書蓄積方法。 - 【請求項１２】 管理ユニットと蓄積ユニットのほかに
短期間一時保管する一時保存ユニットを持ち、管理ユニ
ットで受け取った登録文書を属性に従って保存義務のあ
る文書を保存するための保存ユニットあるいは一般文書
用の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニット
にも保存し、一時保存ユニット内に存在する期間は高速
にアクセスが可能な一時保存ユニットからの文書を利用
することを可能とし、一定の期間が経過した後は一時保
存ユニット内の文書を消去するとともに管理ユニット内
の一時保管文書のリンクも消去し、文書のアクセスがあ
った場合には各ユニットに保存された文書のみを利用可
能とする文書蓄積方法。 - 【請求項１３】 ユーザがあらかじめ登録してある文書
タイプを選択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保
存義務の有無、規定された保存年限と取得した現在時間
からもとめた保存期限を設定することを特徴とする請求
項８ないし１２のいずれか一つ記載の文書蓄積方法。 - 【請求項１４】 管理ユニットにて文書の書誌事項や保
存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで
構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、 新しい文書を登録する際に、登録する文書を保存義務の
ある文書と保存義務のない一般的な文書に分ける属性を
持たせることによって両者を区別し、保存義務のある文
書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を
持った保存ユニットに保存し、一般文書を一般的な文書
を蓄積する保存ユニットに保存することを特徴とする文
書蓄積方法をコンピュータに実行させるためのプログラ
ム。 - 【請求項１５】 管理ユニットにて文書の書誌事項や保
存先へのリンクを管理すると共に複数の保存ユニットで
構成される電子文書を蓄積する文書蓄積方法において、 新しい文書を登録する際に、登録する文書について保存
期限を各文書に設定するとともに、保存期限ごとに設け
られた保存ユニットに分散して保存することを特徴する
文書蓄積方法をコンピュータに実行させるためのプログ
ラム。 - 【請求項１６】 特定の保存ユニット内の文書すべての
保存期限が来たときに、自動的あるいはユーザの指示に
よって管理ユニットの文書管理情報を削除済みの状態あ
るいは管理情報を消去するようにしたことを特徴とする
請求項８記載の文書蓄積方法をコンピュータに実行させ
るためのプログラム。 - 【請求項１７】 特定の保存ユニットを物理的に切り離
すとともに、保存ユニット内の文書を上書きなどによっ
て消去して文書を復元することができないようにしたこ
とを特徴とする請求項９記載の文書蓄積方法をコンピュ
ータに実行させるためのプログラム。 - 【請求項１８】 保存義務のある文書を保存する保存ユ
ニットと一般文書を保存する保存ユニットを複数設けた
それぞれの保存ユニットを保存期限毎に管理することを
特徴とする請求項８記載の文書蓄積方法をコンピュータ
に実行させるためのプログラム。 - 【請求項１９】 管理ユニットと蓄積ユニットのほかに
短期間一時保管する一時保存ユニットを持ち、管理ユニ
ットで受け取った登録文書を属性に従って保存義務のあ
る文書を保存するための保存ユニットあるいは一般文書
用の保存ユニットに保存すると同時に一時保存ユニット
にも保存し、一時保存ユニット内に存在する期間は高速
にアクセスが可能な一時保存ユニットからの文書を利用
することを可能とし、一定の期間が経過した後は一時保
存ユニット内の文書を消去するとともに管理ユニット内
の一時保管文書のリンクも消去し、文書のアクセスがあ
った場合には各ユニットに保存された文書のみを利用可
能とする文書蓄積方法をコンピュータに実行させるため
のプログラム。 - 【請求項２０】 ユーザがあらかじめ登録してある文書
タイプを選択すると、ユーザが個別に設定しなくとも保
存義務の有無、規定された保存年限と取得した現在時間
からもとめた保存期限を設定することを特徴とする請求
項８ないし１２のいずれか一つ記載の文書蓄積方法をコ
ンピュータに実行させるためのプログラム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2002118446A JP2003316774A (ja) | 2002-04-19 | 2002-04-19 | 文書管理システム、文書蓄積方法及びこの方法を実行するプログラム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2002118446A JP2003316774A (ja) | 2002-04-19 | 2002-04-19 | 文書管理システム、文書蓄積方法及びこの方法を実行するプログラム |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2003316774A true JP2003316774A (ja) | 2003-11-07 |
| JP2003316774A5 JP2003316774A5 (ja) | 2005-09-02 |
Family
ID=29535337
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2002118446A Pending JP2003316774A (ja) | 2002-04-19 | 2002-04-19 | 文書管理システム、文書蓄積方法及びこの方法を実行するプログラム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2003316774A (ja) |
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- 2002-04-19 JP JP2002118446A patent/JP2003316774A/ja active Pending
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