JP2008004041A - 文書管理装置および文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】電子化された文書の保管において、保管期間等の保管条件に関して適用すべきルールが文書ごとに異なる場合であっても、保管におけるユーザの負担を軽減することが可能な文書管理装置等を提供する。
【解決手段】文書管理装置１００は、スキャナ１０によって文書を電子化すると共に、その文書に電子署名を施す。さらに、文書管理装置１００は、その文書の保管期間について適用されるルールをファイルサーバ内のルール定義ファイルを参照することによって特定し、特定されたルールに基づいて当該文書の保管期限を算定する。さらに、タイムスタンプ管理サーバから取得したタイムスタンプトークンと共に、上記の電子署名が施された文書に対応づけて保管すると共に、必要に応じて上記文書の保管延長を行う。
【選択図】図２

Description

本発明は、電子化された文書の管理技術に関し、特に保管義務のある電子化された文書の改廃を管理する技術に関する。

近年、ｅ−文書法の施行によって、これまで文書によって原本の保存が義務付けられていた書類や帳票などを、スキャナなどでイメージデータ化して電子的に保管することが認められるようになってきており、電子化された文書の管理に関する技術が考案されている。そのひとつに、ユーザが自ら定義した最終更新日からの経過時間等の条件に基づいて、保管されている文書を自動的に削除したり、別の保管場所に移動したりするという技術がある（例えば、特許文献１参照）。

また、電子化された文書は紙の文書に比べ改竄や複写が容易なため、ｅ−文書法では、電子的保管を認めるにあたり、いつから存在したかの存在証明と改竄されていないかの完全性証明を条件としている。それに対する一策として、デジタル署名を付与した電子化文書にタイムスタンプを付加し、さらに、タイムスタンプの有効期限切れ直前に再びタイムスタンプを付加し続けることで、電子化された文書の有効性を延長する技術が考案されている（例えば、非特許文献１参照）。
特開２００５−２５８５１１号公報 "ＰＫＩ 関連技術解説"、[online]、2005年 6月 9日、独立行政法人 情報処理推進機構、［平成１８年５月３１日検索］、インターネット〈http://www.ipa.go.jp/security/pki/095.html〉

ところで、e-文書法の措置により電子的な保管が認められるようになった場合も、保管期間は関係法令毎の規定に従わなければならず、例えば、e-文書法の措置により電子的な保管が認められるようになった文書には、領収書や病院の診察録があげられるが、領収書は法人税法により７年保管、診察録は医師法により５年保管が義務付けられている。また、社内法規等により、企業等が内部で独自で規定を制定する場合もある。しかしながら、上記特許文献１においては、ユーザが自ら定義した条件に基づいて一律に文書の改廃を決定しているため、e-文書法等の措置により電子化された文書の保管や社内独特の保管を行いたい場合では、各関係法令や社内法規等により規定される保管期間が異なる場合があり、全ての文書について保管期限を示す条件を定義しなければならず、非常に煩わしいという課題がある。さらに、上記法令等は度々改正されて保管期間の変更が発生する場合があり、常時監視しなければならず、ユーザの負担は大きい。

また、法令等は専門知識のないユーザにとっては複雑で難解な面があり、改正も頻繁になされうるものであり、文書の電子化に業務で携わるユーザすべてが必ずしも法令等を正確かつリアルタイムに理解しているとは限らず、法的専門知識のないユーザに保管条件の定義をゆだねると、知らず知らずのうちに保管期限に至っていない電子化された文書を破棄するという様なミスを犯してしまうというケースも十分に想定される。また、法令等の規定の適用を各ユーザ独自の判断に任せたのでは、ばらばらのルールに則った管理がなされてしまい、統一した管理ができないおそれがある。

さらに、関係法令の規定する保管期間内は電子化された文書の存在と完全性が保証されることが必須条件であるが、上記非特許文献１においては、タイムスタンプを付加するにあたって、電子化された文書に義務付けられた保管期間が考慮されていないため、保管義務のなくなったものについても一様にタイムスタンプを取得し続けるのは無駄な場合がある。また、タイムスタンプは種類により有効期間が異なったり、技術的改良により有効期間が変わる場合があるため、変更の都度、付加のタイミングを調整するのは非常に煩わしいという課題がある。

本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、電子化された文書の保管において、保管期間等の保管条件に関して適用すべきルールが文書ごとに異なる場合であっても、保管におけるユーザの負担を軽減することが可能な文書管理装置等を提供することを目的とする。

本発明に係る文書管理装置は、電子化された文書を管理する、記憶手段を備える文書管理装置であって、前記電子化された文書の保管に関して適用すべきルールを特定する適用法規特定手段と、特定された前記ルールの内容と前記文書の電子化年月日とに基づいて、前記文書の保管期限を算定する保管延長判定手段と、算定された前記保管期限と前記電子化された文書とを対応付けて前記記憶手段に格納する保管制御手段とを備えることを特徴とする。

これにより、電子化された文書の保管期間について適用すべきルールが異なる場合であっても、電子化された文書の管理におけるユーザの負担を軽減することが可能となる。

また、本発明に係る文書管理装置の前記保管延長判定手段は、さらに、文書単位で少なくとも当該文書の種別、電子化年月日および保管終了日が定義され、前記ルールの改正に伴って更新される文書管理ファイルを用いて、前記保管を延長すべきか否かを判定することを特徴とする。

これにより、法令に疎いユーザであっても、複雑かつリアルタイムな法改正にも追随したミスのない統一された業務を遂行することができる。

また、本発明に係る文書管理装置の前記保管制御手段は、さらに、前記電子化された文書に対して電子署名を施し、当該電子署名が施された文書のタイムスタンプトークンを取得し、当該電子署名が施された文書および当該タイムスタンプトークンをアーカイブし、前記記憶手段に記憶することを特徴とする。

また、前記保管延長判定手段は、さらに、前記保管を延長すべきと判定された前記電子化された文書について、付されたタイムスタンプの有効期限と前記算定された保管期限に基づいて、新たなタイムスタンプを付すべきか否かを判定し、前記保管制御手段は、さらに、前記保管延長判定手段において新たなタイムスタンプを付すべきと判定された場合に、新たなタイムスタンプトークンを取得し、すでにアーカイブされている前記延長を判定された文書を含むファイルと当該新たなタイムスタンプトークンをさらにアーカイブし、前記記憶手段に格納することを特徴とする。

これにより、電子化された文書の存在証明と完全性証明を効率良く実現することができる。

なお、本発明は、上記文書管理装置における特徴的な構成手段をステップとする文書管理方法として実現したりすることもできる。さらに、上記方法の各々のステップをコンピュータ等に実行させるプログラムとして実現することもできる。そして、そのプログラムをＤＶＤ等の記録媒体やインターネット等の伝送媒体を介して広く流通させることができるのは云うまでもない。

さらに、本発明は、上記文書管理装置、スキャナおよびファイルサーバ等を備える文書管理システムとして実現することもできる。

本発明によれば、電子化された文書を適用すべきルールの定める保管期間に従って保管することができる。また、法令等のルール改正にもリアルタイムに対応するため、ルールについて専門知識のないユーザであってもルールを遵守した保管をミスなく行うことができ、多くのユーザが携わっている場合であっても統一した管理を実現することができる。さらに、電子化された文書に、適用すべきルールの定める保管期間を考慮した上でタイムスタンプの再取得の要否を判断することにより、電子化された文書の存在と完全性を保証した保管を無駄のない形で実現し、タイムスタンプ取得にかかるコストも抑えることができる。

以上により、電子化された文書の保管条件が、適用すべきルールに応じて異なる場合であっても、それらの文書の管理におけるユーザの負担を軽減することが可能となる。

以下、本発明に係る実施の形態について、図面を参照しながら説明する。なお、本発明について、以下の実施の形態および添付の図面を用いて説明を行うが、これは例示を目的としており、本発明がこれらに限定されることを意図しない。

図１は、本実施の形態における文書管理システム３０のハードウェア構成の一例である。図１に示される文書管理システム３０は、スキャナ１０および２０に接続し、スキャナ１０および２０を制御して個々の文書（例えば、契約書や領収書）を電子化し、電子化後の個々の文書を管理するシステムであり、ＬＡＮ４００を介して、文書管理装置１００、２００およびファイルサーバ３００が相互に接続されている。この文書管理システム３０は、ファイルサーバ３００に保管されているルール定義ファイル１６１を参照することにより、個々の文書の保管に関して適用すべきルールが異なる場合であっても、各文書の従うべきルールに則った管理を行い、電子化された文書の管理におけるユーザの負担を軽減し得るという特徴を有している。ここで、「ルール」とは、電子化された文書の保管に関して遵守すべき法律や企業等の団体が内部で規定した規則などをいう。

上記の文書管理装置１００、２００は、さらに、インターネット等のネットワーク５００を介してタイムスタンプ局（「ＴＳＡ：Time-Stamping Authority」ともいう。）６００の運用するタイムスタンプ管理サーバ７００に接続されている。ここで、ＴＳＡとは、タイムスタンプサービスを提供し、第三者機関としてタイムスタンプトークンを発行、照合するサービスプロバイダのことである。タイムスタンプ管理サーバ７００と接続することにより、電子化された文書にタイムスタンプを付与し、電子化された文書の存在と完全性を保証した管理を実現する。

また、ファイルサーバ３００は、電子化された文書を保管する上で適用すべきルールを定義したルール定義ファイル１６１を備え、ネットワーク５００と接続し、外部の専門機関等のサーバ（図示せず）にアクセスすることにより、ルール定義ファイル１６１を常に最新の状態に保っている。以下に各装置の説明を記述する。

文書管理装置１００は、スキャナ１０によって文書を電子化すると共に、その文書に電子署名を施し、電子署名が施された文書のタイムスタンプ付与を要求する。さらに、文書管理装置１００は、その文書の保管期間について適用すべきルールをファイルサーバ３００内のルール定義ファイル１６１を参照することによって特定する。さらにまた、文書管理装置１００は、特定されたルールに基づいて当該文書の保管期限を算定し、算定した保管期限を記述したファイルとタイムスタンプ管理サーバ７００から取得したタイムスタンプトークンと、上記の電子署名が施された文書をアーカイブ処理して保管する（又は、ファイルサーバ３００で一元管理する場合は、ファイルサーバ３００に送信する）。そして、電子化された全文書の保管期限を管理し、保管期限をもとに保管延長の判定やタイムスタンプの再取得を行う。

なお、図１における文書管理装置２００および文書管理装置１００は、同等の機能を有するものとする。

ここで、本発明において、アーカイブとは、アーカイバソフトを用いて複数の関連するファイルを一つにまとめる処理をいい、各ファイルのなきわかれを防ぐために行っている。また、アーカイブすることにより、タイムスタンプの延長処理時も、上書き形式で幾層にも実施可能であるため、本発明においてアーカイブは、電子化された文書の、タイムスタンプの有効期限以上の長期保管を可能にする手段として行っている。

また、「タイムスタンプトークン（ｔｓｔ）」とは、電子化された文書の存在時刻と非改竄性を証明するファイルであり、証明日時、証明記録などが記載されている。このタイムスタンプトークンは、文書管理装置１００からのタイムスタンプ生成依頼を受けてタイムスタンプ管理サーバ７００によって発行される。

ファイルサーバ３００は、ハードディスク装置などの大容量の記憶媒体を含むサーバであり、各文書の保管に関するルールを定義したルール定義ファイル１６１をデータベース化（ルールＤＢ８００）して管理する（さらに、上記のアーカイブされたファイルを一元管理する場合は、これらのファイルも格納する）。

なお、ファイルサーバ３００は、企業等の団体の内部の専門部門で独自に設置・運用されてもよいし、外部の専門機関等に設置・運用され、文書管理装置１００からはインターネット等のネットワークを介して随時アクセスするようにしてもよい。

タイムスタンプ管理サーバ７００は、タイムスタンプ局６００により運用されるものであり、上記のタイムスタンプトークンを発行する。

ここで、本発明に係る「タイムスタンプを用いた電子化された文書の非改竄性を証明する仕組み」の一例について説明する。最初に、ユーザは文書管理装置１００を用いて電子化された文書に電子署名を施し、その電子署名を施した文書と算定した保管期限を記載したファイルをアーカイブし、アーカイブされたファイルのハッシュ値を計算し、タイムスタンプ局６００のタイムスタンプ管理サーバ７００に送信してタイムスタンプの生成を要求する。これにより、タイムスタンプ管理サーバ７００は、ハッシュ値に時間情報等を加えたタイムスタンプトークンに対してタイムスタンプ局６００の秘密鍵で署名を行い、文書管理装置１００に送信する。検証に際しては、タイムスタンプトークンを公開鍵で復号し、上記電子データのハッシュ値を再計算し、タイムスタンプトークンのハッシュ値と比較して一致／不一致を検出する。両ハッシュ値が一致する場合は、タイムスタンプで表される時点からその電子化データが存在し、改竄されていないことが証明される。一方、両ハッシュ値が一致しない場合は、その電子化データが変更又は改竄されていることを表す。

また、タイムスタンプトークンには、認証事業者（図示せず）から発行されるＴＳＡ証明書（タイムスタンプ局証明書）が埋め込まれており、本実施例において、タイムスタンプの有効期限はこのＴＳＡ証明書により判断するものとする。

なお、電子化された文書の「電子化日」は、存在時刻と非改竄性を保証するという観点から厳密にはタイムスタンプトークンに記載された証明日時とすべきであるが、本実施例では、文書管理装置１００および２００がタイムスタンプトークンをタイムスタンプ管理サーバ７００から証明日時と同一の日に受信するものとし、この受信日を「電子化日」として特定している。しかし、「電子化日」の特定方法はこの限りではなく、タイムスタンプトークンを復号して証明日時に記載されている日を「電子化日」と特定するようにしてもよい。

図２は、本実施の形態における文書管理装置１００の機能構成を示すブロック図である。図２に示されるように、文書処理装置１００は、文書読取部１１０、適用法規特定部１２０、保管延長判定部１３０、保管制御部１４０、ネットワーク制御部１５０、データ格納部１６０、表示部１７０、操作入力部１８０および全体制御部１９０を備える。

文書読取部１１０は、スキャナ１０を制御すると共に、スキャナ１０から受信したイメージデータを受信し、全体制御部１９０に出力する。

適用法規特定部１２０は、操作入力部１８０を介してユーザから指示された文書の種別に基づいて、ルール定義ファイル１６１にアクセスし、当該文書に適用されるルールを特定する。さらに、文書の種別が同じルールが複数あった場合は、その中で保管期間の最長のものを選択し、特定する。

保管延長判定部１３０は、保管制御部１４０がタイムスタンプトークンを受信した日を文書の電子化日と特定し、適用法規特定部１２０において特定されたルールの規定する保管期間を加算することにより、ユーザによって特定された文書の保管期限を算定すると共に、当該文書の識別番号、文書の種別、電子化日、算定された保管期限、特定されたルールが規定する保管期間、特定されたルールの識別番号などを記述した文書管理ファイル１６２を作成する。そして、当該文書の保管を延長すべきか否かを判定する。

保管制御部１４０は、全体制御部１９０の指示により、ユーザによって特定された文書に対して電子署名を施すための処理、およびタイムスタンプ管理サーバ７００からタイムスタンプトークンを取得するための処理を制御する。また、各ファイルをアーカイブするための処理を制御する。

ネットワーク制御部１５０は、全体制御部１９０の指示に従い、ＬＡＮ４００またはネットワーク５００を介して、ファイルサーバ３００に格納されているルール定義ファイル１６１を参照する。また、上記のアーカイブされた文書をファイルサーバ３００に一元管理する場合は、その文書の送受信を行う。さらに、タイムスタンプを取得するために、タイムスタンプ管理サーバ７００との通信を行う。

データ格納部１６０は、例えばハードディスク装置であり、電子署名が施された文書に保管期限とタイムスタンプトークンとがアーカイブ処理されたファイルを格納する。さらに、データ格納部１６０は、当該データ格納部１６０に格納されているアーカイブされている文書の保管期限を判断するために使用する文書管理ファイル１６２を格納する。

表示部１７０は、例えば液晶パネルであり、ユーザに必要な情報を提示する。操作入力部１８０は、例えばキーボードやマウスであり、ユーザからの指示や操作を受け付け、全体制御部１９０に通知する。

全体制御部１９０は、例えばＲＡＭ、および制御プログラムを記憶するＲＯＭ等を備えるマイクロコンピュータであり、当該文書管理装置１００全体を制御する。また、操作入力部から１８０の指示を各部に伝え、各部からの要求により、表示部１７０への表示、データ格納部１６０からのデータの読み出しおよび書き込みを行う。

図３（ａ）、（ｂ）は、上記のアーカイブされたファイルの構成を模式的に示す図である。図３（ａ）は、最初に電子化された場合（即ち、１回目）に生成される、アーカイブされたファイルの構成を示す図である。図３（ａ）に示されるように、「１回目のアーカイブ」が行われたファイル５０は、電子化された文書５１に電子署名が施されたデータ５３にこの文書５１の保管期限が記述されたファイル５４とデータ５３に対して取得されたタイムスタンプトークンを付加してアーカイブ処理を施すことによって生成される。図３（ｂ）は、２回目に生成される、アーカイブされたファイルの構成を示す図である。図３（ｂ）に示されるように、「２回目のアーカイブ」が行われたファイル６０は、上記のファイル５０に保管期限が記述されたファイル６１とファイル５０に対して取得されたタイムスタンプトークンを付加してアーカイブ処理を施すことによって生成される。

なお、本実施例では、保管期限が記述されたファイル５４および６１を作成しているが、保管期限の管理を文書管理ファイル１６２に一元化することにより、保管期限が記述されたファイル５４および６１を作成しないことにしてもよい。

図４は、ファイルサーバ３００に格納されるルール定義ファイル１６１の一例を示す図である。図４に示されるルール定義ファイル１６１は、個々の文書の保管に関するルールを定義したものである。例えば、文書種別番、文書種別名、保管期間、法規番号、法規名称、適用開始日および適用終了日などの項目が定義されている。各項目の内容を下記に説明する。

・文書種別番号：「請求書」、「診察録」、「定款」といった文書の種類ごとに定められた番号。
・文書種別名：「請求書」、「診察録」、「定款」といった文書の種類を表す名称。
・保管期間：各文書種別に関わる法令、社内法規等の規定する（義務付ける）保管期間。
・法規番号：各文書種別に関わる法令、社内法規等の識別番号。
・法規名称：各文書種別に関わる法令、社内法規等の名称。

なお、各文書種別に関わる法令、社内法規等は必ずしも一つとは限らず、図４の「請求書」のように複数ある場合がある。そして、ルールが追加されたり改正されるごとに更新または追記されていく。また、このルール定義ファイル１６１は、常時ルールの改正を掌握している外部の専門機関もしくは内部の専門部門によって管理運用される。それにより、正確かつリアルタイムなルールの情報が各処理に反映されることとなる。外部の専門機関によって管理運用される場合は、必要都度、インターネット等のネットワーク５００を介してアクセスし、ルール定義ファイル１６１を参照する。内部の専門部門によって管理運用される場合は、定期的に（例えば、毎日午前と午後１回ずつ）ルールの改正を掌握している専門機関等のサーバにアクセスしてルール定義ファイル１６１を更新することにより、正確なルールの情報を各処理に反映させることとする。

また、図４に示される一例では、文書種別「請求書」に関係する法規は３つあり、それぞれに保管期間は「３年」「５年」「７年」となっているが、文書種別「請求書」がユーザから指示された場合は、最長の「７年」の法規が選択され、ルールとして適用される。

図５は、データ格納部１６０に格納される文書管理ファイル１６２の一例を示す図である。

図５に示される文書管理ファイル１６２は、個々の文書の保管期限の判定に使用する情報の一例を定義したものであり、例えば、電子化された文書一枚（もしくは１セット）ごとに割り振られるシリアル番号に対応して、文書種別番号、電子化日、法規番号、保管終了日（保管期限）および法規の改正に関する情報などが定義される。上記各項目の内容を下記に説明する。

・文書種別番号：ルール定義ファイル１６１における文書種別番号の定義に従って、文書 の電子化時にユーザによって指定される種別の番号。
・法規番号：ユーザにより指定された文書種別番号をもとに、ルール定義ファイル１６１を参照して選択され適用されることとなった法規の番号。
・保管終了日（保管期限）：文書の電子化年月日に、適用されることとなった法規の定める保管期間を加算することにより求められた年月日。

なお、法規の改正に関する情報としては、ルール定義ファイル１６１に反映される改正情報をもとに追記され、新たに適用されることとなった法規番号、その法規の適用開始日および適用終了日、新たに適用されることとなった法規をもとに再計算された保管終了日（保管期限）などがある。この再計算の処理により、改正情報がリアルタイムに保管上の各処理に反映されることとなる。例えば、図５に示される一例では、シリアル番号Ａ０００１の文書は法規番号Ｈ１１−０２３４の法の規定により、保管期間を５年として保管終了日を２０１１年７月７日と算出していたが、改正（改正１）により法規番号Ｈ１６−０３４５の法の規定が新たに採用されることとなり、保管期間を７年として保管終了日を２０１３年７月７日に再計算されている様子が示されている。そして、図５では、法規の改正がなされる毎に「改正２」、「改正３」のそれぞれの欄を設けることとする。これら改正欄に関して、すでに電子化され保管されている文書の定期的な改廃又は延長のチェックを実施する処理の際には、最新の改正欄に記載された保管終了日をもとに判断することとする。

ここで、上記ユーザによる文書種別番号の指定方法としては、例えば、保管延長判定部１３０が、ルール定義ファイル１６１を参照し、ルール定義ファイル１６１に定義された全種別番号とそれに対応させて種別名のリストを作成し、表示部１７０がそのリストを表示することにより、ユーザに指定を促す。そうすることにより、ルールの追加に応じて新規に保管対象となった種別であってもユーザが指定することが可能となる。

さらに、本実施例においては種別の指定をユーザに委ねたが、例えば、種別に対応させてフォーマットや識別子を文書管理装置１００で予め定義しておき、スキャンと同時にフォーマットや文書に表示された識別子（例えば、数字や文字、マーク、およびコード等で表される。）を判定することにより、文書管理装置１００が自動で種別を特定するようにしてもよい。

次に、上記のように構成される文書管理システム３０の動作について、具体的に説明する。

図６は、本実施の形態に係る、新規に文書の電子化を行う場合の文書管理システム３０における処理の流れを示すフローチャートである。

最初に、ファイルサーバ３００は、ルール定義ファイル１６１のバージョンのチェックを行い（Ｓ１００）、ルール定義ファイル１６１の内容が最新の内容でない場合は（Ｓ１０２：Ｎｏ）、最新の情報又はファイルで更新する（Ｓ１０４）。

次に、文書読取部１２０は、全体制御部１９０の指示により、ユーザによってスキャン対象の文書のスキャニングを実行する（Ｓ１０６〜Ｓ１１０）。

これにより、保管制御部１４０は、スキャニングによって得られたイメージデータに電子署名を施す（Ｓ１１２）。また、保管制御部１４０は、電子署名が付与されたイメージデータのハッシュ値を算出し、このハッシュ値をタイムスタンプ管理サーバ７００に送信してタイムスタンプの生成を要求する（Ｓ１１４）。

その後、保管制御部１４０は、タイムスタンプ管理サーバ７００からタイムスタンプトークンを受信し、受信した時間をもとに電子化した年月日を特定する（Ｓ１１６）。また、保管延長判定部１３０は、ユーザにスキャニングした文書の種別を指定させ、指定された種別の種別番号をもとにファイルサーバ３００に格納されているルール定義ファイル１６１を参照し、適用すべきルールを特定して当該文書の保管期間を読み取る（Ｓ１１８）。

さらに、保管延長判定部１３０は、Ｓ１１６で特定した電子化年月日にＳ１１８で読み取った保管期間を加算することにより、当該文書の保管期限を計算し、この保管期限を記述したファイルを作成する（Ｓ１２０）と共に、上記の電子化された文書の改廃に関する情報を記載した文書管理ファイル１６２を作成する（Ｓ１２２）。

この後、保管制御部１４０は、上記の電子署名が付与されたイメージデータと、上記受信したタイムスタンプトークンと、上記作成した保管期限を記述したファイルをアーカイブして（Ｓ１２４）、データ格納部１６０に格納する。

なお、全体制御部１９０は、他にスキャン対象の文書がある場合は、上記の処理を繰り返すように制御する（Ｓ１０６〜Ｓ１２６）。

図７は、本実施の形態に係る、上記図６の処理によりすでに電子化され保管されている文書の定期的な改廃又は延長のチェック、およびタイムスタンプの再取得の判定を行う処理の文書管理システム３０における処理の流れを示すフローチャートである。

最初に、全体制御部１９０は、定期的（例えば、１日１回）に「文書管理処理」を起動する（Ｓ２００）。続いて保管延長判定部１３０は、チェック対象の文書を特定し（Ｓ２０２）、文書管理ファイル１６２を参照し、その文書のシリアル番号をもとに文書管理ファイル１６２上の文書種別番号、電子化年月日、最新に算定された保管終了日を抽出する。そして、適用法規特定部１２０は、ルール定義ファイル１６１を参照し、保管延長判定部１３０が抽出した文書種別番号をもとに、適用すべきルールを特定する。保管延長判定部１３０は、そのルールに基づいて保管終了日を再計算し、文書管理ファイル１６２より抽出した保管終了日と比較することによりルールに改正や追加があったかどうかを判断する。保管終了日が一致しない場合は、文書管理ファイル１６２の更新を行うことにより、ルールの改正や追加を文書管理ファイル１６２に反映する（Ｓ２０４）。その際、保管延長判定部１３０は、当該処理日がその再計算した保管終了日を超えている場合は（Ｓ２０６：Ｎｏ）、当該文書を廃棄する（Ｓ２１４）。または、別の保管場所に退避させるようにしてもよい。いずれにしても、保管が不要となった文書（＝廃棄または退避させられた文書）に関しては、タイムスタンプの再取得はされなくなるので、無駄なタイムスタンプの取得を回避することができる。

一方、当該処理日がその再計算した保管期限日を超えていない場合は（Ｓ２０６：Ｙｅｓ）、さらに当該処理日が「タイムスタンプ（ＴＳ）の有効期限日−Ｎ（例えば、Ｎ＝３日）」と一致するか否かを判定し（Ｓ２０８）、一致する場合は（Ｓ２０８：Ｙｅｓ）、保管制御部１４０に、タイムスタンプの再付与を受けるための処理を実行させる。これにより、保管の延長が必要と判断された文書には、タイムスタンプの有効期限が切れる直前（予め決められたＮ日前）に新たなタイムスタンプの付与を受けて、当該文書の非改竄性を証明することが可能となる。

次に、保管制御部１４０は、それまでにアーカイブされていたファイルと新たに取得したタイムスタンプトークンとをアーカイブする（Ｓ２１２）。これにより、ルールに規定された保管期間内は常にタイムスタンプの有効性が保証されることが可能になる。

なお、全体制御部１９０は、他にチェック対象の文書がある場合は、上記の処理を繰り返すように制御する（Ｓ２０２〜Ｓ２１２）。

図８は、本実施の形態に係る電子化された文書が管理される様子を、時間の経過に沿って示した概観図である。ここでは、タイムスタンプの有効期間は１０年、電子化された文書の要保管期間は１５年（改正なし）、タイムスタンプの再取得は期限切れとなる３日前に実施することとする。

はじめて電子化された文書は電子署名が施され、保管期限を記したファイル、タイムスタンプトークンと共にアーカイブし、ファイル５０が生成される。そして、この文書の保管期限である１５年が経つ前にタイムスタンプの有効期間（１０年）が切れるため、タイムスタンプの再取得実施日と決められた日（この図では１０年後の３日前）になると、ファイル５０にタイムスタンプを再取得して、保管期限を記したファイル、タイムスタンプトークンと共に再アーカイブし、ファイル６０が生成される。その後、１５年が経過すると、この文書の保管はルール的には不要となるため、ファイル６０は、廃棄またはタイムスタンプ取得対象外として異なる保管場所に移される。従って、２０年後に２度目のタイムスタンプ再取得は実施されない。このように、ルールにより規定された文書の保管期限を考慮したうえで、タイムスタンプの再取得を行うかどうかについて判断される。

本発明は、スキャナ及び複合機等のスキャン機能を備える装置、パーソナルコンピュータおよびファイルサーバを備える文書管理システムなどに利用が可能である。

本発明における文書管理システムのハードウェア構成の一例である。 本発明における文書管理装置の機能構成を示すブロック図である。 （ａ）は、最初に電子化された場合に生成されるアーカイブされたファイルの構成を示す図である。（ｂ）は、２回目に生成されるアーカイブされたファイルの構成を示す図である。 本発明に係るファイルサーバに格納されるルール定義ファイルの一例を示す図である。 本発明のデータ格納部に格納される文書管理ファイルの一例を示す図である。 本発明に係る、新規に文書の電子化を行う場合の文書管理システムにおける処理の流れを示すフローチャートである。 本発明に係る、定期的に文書の改廃又は延長のチェックを行う場合の文書管理システムにおける処理の流れを示すフローチャートである。 上記図６および図７において実施される「アーカイブ」の様子を時間の経過に沿って示した図である。

符号の説明

１０、２０ スキャナ
３０ 文書管理システム
１００ 文書管理装置
１１０ 文書読取部
１２０ 適用法規特定部
１３０ 保管延長判定部
１４０ 保管制御部
１５０ ネットワーク制御部
１６０ データ格納部
１６１ ルール定義ファイル
１６２ 文書管理ファイル
１７０ 表示部
１８０ 操作入力部
１９０ 全体制御部
２００ 文書管理装置
３００ ファイルサーバ
４００ ＬＡＮ
５００ ネットワーク
６００ タイムスタンプ局
７００ タイムスタンプ管理サーバ
８００ ルールＤＢ

Claims (11)

1. 電子化された文書を管理する、記憶手段を備える文書管理装置であって、
   前記電子化された文書の保管に関して適用すべきルールを特定する適用法規特定手段と、
   特定された前記ルールの内容と前記文書の電子化年月日とに基づいて、前記文書の保管期限を算定する保管延長判定手段と、
   算定された前記保管期限と前記電子化された文書とを対応付けて前記記憶手段に格納する保管制御手段と
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記適用法規特定手段は、さらに、
   前記適用すべきルールが複数あった場合、当該複数のルールのうち、最長の保管期間を規定したものを選択して特定する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記適用法規特定手段は、さらに、
   前記記憶手段に記憶されている前記文書の保管に関して適用すべきルールを特定し、
   前記保管延長判定手段は、さらに、
   前記記憶されている文書の保管に関して特定された前記ルールの内容に基づいて、当該文書について保管を延長すべきか否かを判定する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
4. 前記保管延長判定手段は、さらに、
   文書単位で少なくとも当該文書の種別、電子化年月日および保管終了日が定義され、前記ルールの改正に伴って更新される文書管理ファイルを用いて、前記保管を延長すべきか否かを判定する
   ことを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
5. 前記保管制御手段は、さらに、
   前記電子化された文書に対して電子署名を施し、当該電子署名が施された文書のタイムスタンプトークンを取得し、当該電子署名が施された文書および当該タイムスタンプトークンをアーカイブし、前記記憶手段に記憶する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
6. 前記保管延長判定手段は、さらに、
   前記保管を延長すべきと判定された前記電子化された文書について、付されたタイムスタンプの有効期限と前記算定された保管期限に基づいて、新たなタイムスタンプを付すべきか否かを判定し、
   前記保管制御手段は、さらに、
   前記保管延長判定手段において新たなタイムスタンプを付すべきと判定された場合に、
   新たなタイムスタンプトークンを取得し、すでにアーカイブされている前記延長を判定された文書を含むファイルと当該新たなタイムスタンプトークンをさらにアーカイブし、前記記憶手段に格納する
   ことを特徴とする請求項５記載の文書管理装置。
7. 電子化された文書を管理する、記憶手段を備える文書管理装置における文書管理方法であって、
   新規に電子化された文書の保管に関して適用すべきルールを特定する適用法規特定ステップと、
   特定された前記ルールの内容と前記文書の電子化年月日とに基づいて、前記文書の保管期限を算定する保管延長判定ステップと、
   算定された前記保管期限と前記電子化された文書とを対応付けて前記記憶手段に格納する保管制御ステップと
   を含むことを特徴とする文書管理方法。
8. 電子化された文書を管理する、記憶手段を備える文書管理装置に用いる、コンピュータに実行させるためのプログラムであって、
   新規に電子化された文書の保管に関して適用すべきルールを特定する適用法規特定ステップと、
   特定された前記ルールの内容と前記文書の電子化年月日とに基づいて、前記文書の保管期限を算定する保管延長判定ステップと、
   算定された前記保管期限と前記電子化された文書とを対応付けて前記記憶手段に格納する保管制御ステップと
   を含むことを特徴とするプログラム。
9. 電子化された文書を管理するための、文書管理装置、スキャナ、ファイルサーバを有する文書管理システムであって、
   前記スキャナは、
   文書を読み込み電子化する電子化手段と、
   電子化された前記文書を前記文書管理装置に送信する文書送信手段とを備え、
   前記ファイルサーバは、文書の種別に対応して適応されるべきルールと当該ルールの内容を示したルール定義ファイルを備え、
   前記文書管理装置は、
   前記スキャナから、電子化された前記文書を受信する文書読取手段と、
   前記ルール定義ファイルを参照し、受信した前記文書の保管に関して適用すべきルールを特定する適用法規特定手段と、
   特定された前記ルールの内容と前記文書の電子化年月日とに基づいて、前記文書の保管期限を算定する保管延長判定手段と、
   算定された前記保管期限と前記電子化された文書とを対応付けて前記記憶手段に格納する保管制御手段とを備える
   ことを特徴とする文書管理システム。
10. 前記ルール定義ファイルは、前記ルールについて、常に最新の情報を保持するものであり、
    前記文書管理装置は、前記ルール定義ファイルを定期的に参照し、前記ルール定義ファイルの更新に伴って前記文書管理ファイルを更新する
    ことを特徴とする請求項９記載の文書管理システム。
11. 前記文書管理システムは、さらに、タイムスタンプ管理サーバを有し、
    前記保管制御手段は、さらに、
    前記電子化された文書に対して電子署名を施し、当該電子署名が施された文書のタイムスタンプトークンを前記タイムスタンプ管理サーバから取得し、当該電子署名が施された文書および当該タイムスタンプトークンをアーカイブし、前記記憶手段に格納する
    ことを特徴とする請求項９記載の文書管理システム。

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