JPH096657A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 本発明はユーザー側での「文書データ保存期
限情報」の誤認、氾濫を防ぐとともに、ユーザー側の管
理工数を大幅に低減させ、さらにユーザー側で行なう、
文書のバックアップ件数を大幅に減らし、システム全体
のメモリ利用効率を向上させるとともに、情報の一元化
による文書データの氾濫を防止する。 【構成】 文書作成者や文書登録者が入力した文書を取
り込んで、サーバー装置３によってこれらを管理し、保
存期限が切れる日の数日前に、前記文書の利用者など、
特定のユーザーに対し、前記文書の保存期限が切れるこ
とを知らせて、保存期限の延長などの要求を受け、要求
受付期限が切れるとき前記文書の保存期限を延長するか
どうかを決定し、この決定結果に基づきこの文書の保存
期限の延長、削除などを行ない、この処理結果を前記特
定のユーザーに知らせる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、画像形式やコードデー
タ形式で表現された文書などを管理する文書管理システ
ムに関する。

【０００２】

【従来の技術】画像形式やコードデータ形式で表現され
た文書などを管理する際の技術として、従来、特開平２
−２４５３号に開示された「対話型情報取扱いシステム
における電子文書の保存管理方法」などが知られてい
る。この「対話型情報取扱いシステムにおける電子文書
の保存管理方法」は、電子化された文書を管理する際、
２つの独立する確定された満期日、すなわちオーナーシ
ップ満期日付と、文書満期日付とを設け、現在日付に関
連して各文書に関する満期日付の基準を処理して文書の
保存、削除を自動的に行なうものであり、登録されてい
る文書の保存、削除を自動化することにより、大量の文
書を登録しても不要な文書を逐次削除して、メモリが満
杯にならないようにする。

【０００３】ところで、このような従来の文書管理方法
では、文書の保存期限を管理する際、文書登録時点で満
期日を設定し、この満期日になったとき文書が自動的に
削除されたり、予め設定されている移動手段により他の
保管場所に転送されて、別方式で管理されてしまったり
するため、各文書毎に設定された満期日が来る前に各ユ
ーザーがシステム内に登録されている各文書の保存期限
を示す文書保存期限切れの情報、例えば期限切れ一覧リ
ストなどを表示させて必要な文書に対する呼び出しなど
のアクセスを行なわなければならない。このため、文書
利用可能期日の誤認、確認漏れなどにより、登録されて
いる文書を使用しようとしたとき必要な文書が既に削除
されていて文書の内容を読み出すことができないことが
あった。

【０００４】そこで、このような問題を解決する方法と
して、各文書の保存期限が切れる前に全てのユーザーに
対し、「期限切れ間近」の通知を出すことも考えられる
が、このようにすると、システムに保存されている文書
の量が膨大なとき各ユーザー毎に確認しなければならな
い通知量が膨大になって、確認作業を行なうだけでも、
かなりの時間がとられてしまうという問題がある。ま
た、他の問題解決方法として、登録されている各文書の
うち各ユーザーが必要とする文書を各ユーザー毎にバッ
クアップさせ、システムに登録されている文書の保存期
限が切れてこれが削除されても、各ユーザー側でバック
アップしている文書を使用させるようにすることも考え
られるが、このようにすると各ユーザー側にある記憶部
にバックアップさせなければならない文書の件数が増え
てシステム全体のメモリ利用効率が低下してしまうとと
もに、情報が多元化されてデータの氾濫が発生してしま
うという問題がある。

【０００５】

【発明の目的】本発明は上記に鑑みてなされたものであ
り、該当する文書データの利用ユーザーなどを特定し
て、文書データの保管期限切れ通知を行なうことによ
り、ユーザー側での「文書データ保存期限情報」の誤
認、氾濫を防ぐことができるとともに、ユーザー側の管
理工数を大幅に低減させることができ、さらにユーザー
側で行なう文書のバックアップ件数を大幅に減らし、シ
ステム全体のメモリ利用効率を向上させることができる
とともに、情報の一元化による文書データの氾濫を防止
することができる文書管理システムを提供することを目
的としている。

【０００６】

【発明の構成】上記の目的を達成するために、請求項１
に記載した本発明による文書管理システムは、システム
内に登録されている文書のデータを読み出す指示が入力
されたとき通信回線上に文書読み出し要求を送信し、こ
れに対応して前記通信回線上に送出された文書のデータ
を取り込んで、指定された処理を行ない、また前記通信
回線上に文書の保存期限が切れることを示す通知が出さ
れたとき前記通信回線上に、ユーザーの操作内容に応じ
た応答を送出するユーザー端末装置と、文書作成者や文
書登録者によって入力された文書のデータおよび管理情
報を登録し、前記ユーザー端末装置によって前記通信回
線上に読み出し要求が送出されたとき文書データ保存部
から前記読み出し要求に対応した文書のデータを読み出
し、これを前記通信回線上に送出するとともに、前記読
み出し要求を出したユーザー端末装置の番号を文書利用
者として登録し、前記管理情報によって指定された前記
文書の保存期限が切れる前に、前記文書利用者、前記文
書作成者および文書登録者に前記文書の保存期限が切れ
ることを通知するサーバー装置とを備えたことを特徴と
している。 また、請求項２では、請求項１に記載の文
書管理システムにおいて、前記サーバー装置は、保存期
限が切れる文書について、前記文書の保存期限の延長可
否、保存場所の変更可否のうち少なくともいずれか１つ
について決定を行ない、前記文書の保存期限が切れるこ
とを通知した前記文書利用者、前記文書作成者および文
書登録者に対し、前記決定結果を通知することを特徴と
している。

【０００７】また、請求項３では、請求項１に記載の文
書管理システムにおいて、前記サーバー装置は、文書の
保存期限が切れることを通知したユーザー端末装置か
ら、前記文書に対する保存期限の延長要求、前記文書の
保存場所変更要求の少なくともいずれか一方があったと
きこれを受け付けて、予め設定されている変更規定に基
づき、前記文書の保存期限の延長可否、保存場所の変更
可否のうち少なくともいずれか１つについて決定を行な
うことを特徴としている。

【０００８】また、請求項４では、請求項３に記載の文
書管理システムにおいて、前記サーバー装置は、前記変
更規定として、前記文書に対する利用頻度、前記文書の
機密レベルを含む管理情報およびユーザー端末装置から
出力された前記文書に対する保存期限の延長要求、前記
文書の保存場所変更要求に基づき、前記文書の保存期限
の延長可否、保存場所の変更可否のうち少なくともいず
れか１つについて決定を行なう規定を使用することを特
徴としている。

【０００９】また、請求項５では、請求項４に記載の文
書管理システムにおいて、前記サーバー装置は、保存期
限が切れる文書について、前記変更規定に基づき、前記
文書の保存期限の延長可否、保存場所の変更可否のうち
少なくともいずれか１つについて決定を行ない、前記文
書の保存期限が切れることを通知した前記文書利用者、
前記文書作成者および文書登録者に対し、前記決定結果
を通知することを特徴としている。

【００１０】また、請求項６では、請求項３に記載の文
書管理システムにおいて、前記サーバー装置は、文書の
保存期限後、システムとしてのアクセスが不可能になる
文書をバックアップしているユーザー端末装置のうち最
終レビジョンと一致していない文書をバックアップして
いるユーザー端末装置を検索し、このユーザー端末装置
に対して、最終レビジョンへの更新有無を通知すること
を特徴としている。

【００１１】また、請求項７では、請求項６に記載の文
書管理システムにおいて、前記サーバー装置は、最終レ
ビジョンへの更新有無を通知したユーザー端末装置から
最終レビジョンへの更新要求が出されたとき前記文書デ
ータ保存部に登録されている最終レビジョンの文書のデ
ータを読み出し、前記ユーザー端末装置のローカル記憶
部にバックアップされている文書のデータを更新するこ
とを特徴としている。

【００１２】

【作用】上記の構成において、請求項１の発明は、シス
テム内に登録されている文書のデータを読み出す指示が
入力されたときユーザー端末装置によって通信回線上に
文書読み出し要求を送信し、これに対応して前記通信回
線上に送出された文書のデータを取り込んで、指定され
た処理を行ない、また前記通信回線上に文書の保存期限
が切れることを示す通知が出されたとき前記通信回線上
に、ユーザーの操作内容に応じた応答を送出し、サーバ
ー装置によって文書作成者や文書登録者が入力した文書
のデータおよび管理情報を登録し、前記ユーザー端末装
置によって前記通信回線上に読み出し要求が送出された
とき文書データ保存部から前記読み出し要求に対応した
文書のデータを読み出し、これを前記通信回線上に送出
するとともに、前記読み出し要求を出したユーザー端末
装置の番号を文書利用者として登録し、前記管理情報に
よって指定された前記文書の保存期限が切れる前に、前
記文書利用者、前記文書作成者および文書登録者に前記
文書の保存期限が切れることを通知することにより、文
書データの保管期限切れを特定のユーザーにだけに通知
して、該当する文書データの利用ユーザー側での「文書
データ保存期限情報」の誤認、氾濫を防ぐとともに、管
理工数を大幅に低減させる。

【００１３】また、請求項２の発明は、請求項１に記載
の文書管理システムにおいて、前記サーバー装置で、保
存期限が切れる文書について、前記文書の保存期限の延
長可否、保存場所の変更可否のうち少なくともいずれか
１つについて決定を行ない、前記文書の保存期限が切れ
ることを通知した前記文書利用者、前記文書作成者およ
び文書登録者に対し、前記決定結果を通知することによ
り、請求項１と同様に、文書データの保管期限切れを特
定のユーザーにだけに通知して、該当する文書データの
利用ユーザー側での「文書データ保存期限情報」の誤
認、氾濫を防ぐとともに、管理工数を大幅に低減させ
る。

【００１４】また、請求項３の発明は、請求項１に記載
の文書管理システムにおいて、前記サーバー装置で、文
書の保存期限が切れることを通知したユーザー端末装置
から、前記文書に対する保存期限の延長要求、前記文書
の保存場所変更要求の少なくともいずれか一方があった
ときこれを受け付けて、予め設定されている変更規定に
基づき、前記文書の保存期限の延長可否、保存場所の変
更可否のうち少なくともいずれか１つについて決定を行
なうことにより、利用ユーザー側で、中央記憶部に登録
されている文書を読み出して、自ユーザー端末装置にバ
ックアップする件数を減らして、記憶部の有効活用を促
進するとともに、情報の一元化によるデータの氾濫を防
止する。

【００１５】また、請求項４の発明は、請求項３に記載
の文書管理システムにおいて、前記サーバー装置で、前
記変更規定として、前記文書に対する利用頻度、前記文
書の機密レベルを含む管理情報およびユーザー端末装置
から出力された前記文書に対する保存期限の延長要求、
前記文書の保存場所変更要求に基づき、前記文書の保存
期限の延長可否、保存場所の変更可否のうち少なくとも
いずれか１つについて決定を行なう規定を使用すること
により、請求項１、３と同様に、文書データの保管期限
切れを特定のユーザーにだけ、通知して、該当する文書
データの利用ユーザー側での「文書データ保存期限情
報」の誤認、氾濫を防ぐとともに、管理工数を大幅に低
減させ、さらに利用ユーザー側で、中央記憶部に登録さ
れている文書を読み出して、自ユーザー端末装置にバッ
クアップする件数を減らして、記憶部の有効活用を促進
するとともに、情報の一元化によるデータの氾濫を防止
する。

【００１６】また、請求項５の発明は、請求項４に記載
の文書管理システムにおいて、前記サーバー装置で、保
存期限が切れる文書について、前記変更規定に基づき、
前記文書の保存期限の延長可否、保存場所の変更可否の
うち少なくともいずれか１つについて決定を行ない、前
記文書の保存期限が切れることを通知した前記文書利用
者、前記文書作成者および文書登録者に対し、前記決定
結果を通知することにより、請求項１、３と同様に文書
データの保管期限切れを特定のユーザーにだけ通知し
て、該当する文書データの利用ユーザー側での「文書デ
ータ保存期限情報」の誤認、氾濫を防ぐとともに管理工
数を大幅に低減させ、さらに利用ユーザー側で中央記憶
部に登録されている文書を読み出して、自ユーザー端末
装置にバックアップする件数を減らして、記憶部の有効
活用を促進するとともに、情報の一元化によるデータの
氾濫を防止する。

【００１７】また、請求項６の発明は、請求項３に記載
の文書管理システムにおいて、前記サーバー装置で文書
の保存期限後、システムとしてのアクセスが不可能にな
る文書をバックアップしているユーザー端末装置のう
ち、最終レビジョンと一致していない文書をバックアッ
プしているユーザー端末装置を検索し、このユーザー端
末装置に対して最終レビジョンへの更新有無を通知する
ことにより、各利用ユーザー側で文書がバックアップさ
れている状態で、中央記憶部側の文書を更新する場合で
もシステム内に新文書と、旧文書が混在するのを防止し
て、データの氾濫を防止する。

【００１８】また、請求項７の発明は、請求項６に記載
の文書管理システムにおいて、前記サーバー装置で最終
レビジョンへの更新有無を通知したユーザー端末装置か
ら最終レビジョンへの更新要求が出されたとき、前記文
書データ保存部に登録されている最終レビジョンの文書
のデータを読み出し、前記ユーザー端末装置のローカル
記憶部にバックアップされている文書のデータを更新す
ることにより、請求項３と同様に利用ユーザー側で中央
記憶部に登録されている文書を読み出して、自ユーザー
端末装置にバックアップする件数を減らして、記憶部の
有効活用を促進するとともに、情報の一元化によるデー
タの氾濫を防止する。

【００１９】

【実施例】以下、本発明を添付図面に示した実施例によ
り詳細に説明する。図１は本発明による文書管理システ
ムの一実施例を示すシステム構成図である。この図に示
す文書管理システムは中央記憶部２を持ちシステム全体
の文書管理装置として動作するサーバー装置３と、通信
回線４によって前記サーバー装置３に接続される複数の
ユーザー端末装置５とを備えており、サーバー装置３に
よって文書作成者や文書登録者が入力した文書を取り込
んで、これら各文書の保存期限を管理し、保存期限が切
れる日の数日前に前記文書の作成者、文書登録者および
前記文書の利用者など特定のユーザーに対し、前記文書
の保存期限が切れることを知らせて保存期限の延長など
の要求を受け、要求受付期限が切れるとき前記文書の保
存期限を延長するかどうかを決定し、この決定結果に基
づきこの文書の保存期限の延長、削除などを行ない、こ
の処理結果を前記特定のユーザーに知らせる。この際、
削除された文書（旧文書）に対応する新たな文書（新文
書）が登録されていれば、サーバー装置３によって旧文
書を記憶しているユーザー端末装置５に対して最新レビ
ジョンの文書へ変更するかどうかを通知し、変更要求が
あれば、前記ユーザー端末装置５に対し、サーバー装置
３から最新レビジョンの文書を転送して、このユーザー
端末装置５に記録されている文書を更新させる。

【００２０】前記サーバー装置３は、登録対象となる文
書のデータおよびこれらの各文書の管理情報（例えば、
利用状況、機密レベルなど）などを入力するとき文書作
成者や文書登録者によって操作される入力部６と、この
入力部６によって取り込まれた文書データを取り込んで
記憶する文書データ保存部７と、前記入力部６によって
取り込まれた前記文書に対する管理情報などを記憶する
文書管理データ保存部８と、計時動作を行なって現在時
間、現在日付を発生するシステム・タイマ９と、ユーザ
ー端末装置５から送信された各種の要求指示、応答内容
などを取り込む受信部１０と、前記システム・タイマ９
によって得られた現在時間、現在日付、前記文書管理デ
ータ保存部８に記憶されている各文書の管理情報、前記
受信部１０によって受信された各ユーザー端末装置５か
らの指示内容などに基づき前記文書データ保存部７に記
憶されている文書の期限管理、バックアップ処理、最新
レビジョンへの更新処理などを行なう文書管理部１１
と、この文書管理部１１から出力される通知などを取込
み、指定された各ユーザー端末装置５に送信する通知部
１２と、前記文書管理部１１からの送信指示があったと
き前記文書データ保存部７に記憶されている各文書のう
ち指定された文書のデータを読み出し、指定された各ユ
ーザー端末装置５に送信する文書データ送信部１３とを
備えている。

【００２１】文書作成者や文書登録者によって入力され
た文書データや管理情報などの登録処理、前記文書デー
タ保存部７に記憶されている各文書の保存期限の管理、
各ユーザー端末装置５から送信される要求、応答などの
処理、各ユーザー端末装置５のうち、予め設定されてい
る条件を満たす各ユーザー端末装置５に対して保存期限
切れ間近を示す通知を行なう処理、各ユーザー端末装置
５からの要求、応答などに応じて保存期限切れとなった
文書の保存期限を更新する処理、文書を削除する処理、
前記各ユーザー端末装置５に対して処理結果を通知する
処理、各ユーザー端末装置５内にバックアップされてい
る文書の更新処理などを行なう。

【００２２】また、前記ユーザー端末装置５は、ユーザ
ーによって操作される入力部１４と、この入力部１４に
よって入力された操作内容などに基づき前記サーバー装
置３に対する各種の要求を出す処理、前記サーバー装置
３から送信される文書データの取り込み処理、表示デー
タを作成する処理、印刷データを作成する処理などを行
なう制御部１５と、この制御部１５から出力される各種
の要求、応答などを取り込んで、前記サーバー装置３に
送信するデータ送信部１６と、前記サーバー装置３から
送信された文書のデータや通知などを取り込んで、前記
制御部１５に伝えるデータ受信部１７と、前記入力部１
４に入力された操作情報や前記制御部１５に取り込まれ
た文書データなどを記憶するローカル記憶部１８と、前
記制御部１５から出力される印字データを取り込んで、
これをプリントアウトする印刷部１９と、前記制御部１
５から出力される表示データを取り込んで、これを画面
表示する表示部２０とを備えている。

【００２３】ユーザーの操作内容に基づき各種のデータ
処理を行なう処理、前記サーバー装置３から各文書の保
存期限などに関する通知があったときこの通知内容を画
面上に表示して、ユーザーの応答を促す処理、ユーザー
の操作内容に基づき応答（リプライ）を発生して、前記
サーバー装置３に送信する処理、前記サーバー装置３に
登録されている文書データを受信して、これを記憶する
処理、前記サーバー装置３から送信される最終レビジョ
ンへの更新通知、最終レビジョンの文書データなどを受
信して、記憶している文書データを更新する処理などを
行なう。

【００２４】次に、図１に示すシステム構成図、図２〜
図４に示すフローチャート、図５、図６に示す模式図を
参照しながら、この実施例の動作を説明する。＜各文書
の保存期限切れ前の動作＞まず、文書作成者や文書登録
者によってサーバー装置３の入力部６が操作されて文書
データやこの文書データの保存期限などを示す管理情報
などが入力されれば、文書管理部１１によってこれが取
り込まれて前記文書データが文書データ保存部７に登録
されるとともに、前記管理情報などが文書管理データ保
存部８に登録される。そして、各ユーザーによってユー
ザー端末装置５の入力部１４が操作されて、前記サーバ
ー装置３の文書データ保存部７に登録されている各文書
のいずれかに対する利用要求が入力されれば、ユーザー
端末装置５の制御部１５によって指定された文書データ
に対する利用要求が生成され、これがデータ送信部１
６、通信回線４を介してサーバー装置３の受信部１０に
送信され、文書管理部１１に取り込まれる。

【００２５】これにより、この文書管理部１１によって
前記利用要求を出したユーザー端末装置５の端末番号が
管理情報として、前記文書管理データ保存部８に登録さ
れるとともに、文書データ送信部１３に対して利用要求
で指定された文書の文書名などが指示されて、文書デー
タ保存部７に登録されている多数の文書データのうち、
指定された文書の指定された部分が読み出され、これが
前記利用要求を出したユーザー端末装置５のデータ受信
部１７に送信される。そして、ユーザー端末装置５の制
御部１５によって前記サーバー装置３から送信された前
記文書のデータが処理され、処理結果が表示部２０に表
示されるとともに必要に応じて印刷部１９からプリント
アウトされ、またローカル記憶部１８にバックアップさ
れる。

【００２６】この後、図２のフローチャートに示す如
く、サーバー装置３内に設けられているシステム・タイ
マ９から出力される現在の日付が前記文書管理データ保
存部８に登録されている文書の保存期限から予め設定さ
れている日数前になれば（ステップＳＴ１）、文書管理
部１１によって前記文書管理データ保存部８に登録され
ている管理情報のうち、保存期限から数日前となった文
書に対応する管理情報が読み出され、この管理情報で示
される前記文書を登録した文書作成者、文書登録者、こ
の文書を利用しているユーザー端末装置５の端末番号な
どがリストアップされ（ステップＳＴ２）、これら文書
作成者、文書登録者に対して文書データ保存期限切れ間
近を示す通知が出されるとともに、通知部１２を介し
て、前記文書の利用者が使用しているユーザー端末装置
５のデータ受信部１７に対し、前記文書データ保存期限
切れ間近を示す通知が送信される（ステップＳＴ３）。
これによって、この通知を受けたユーザー端末装置５の
表示部２０上の隅に図５に示す如く保存期限間近通知ア
イコン２１やメッセージが表示されて、前記文書を利用
していたユーザーに前記文書の保存期限切れが近いこと
が通知される。

【００２７】そして、ユーザーによって入力部１４のマ
ウス装置（図示は省略する）などが操作されて、表示部
２０上に表示されている保存期限間近通知アイコン２１
がクリックされたり、一旦、電源が落とされた後、この
ユーザー端末装置５が再度断ち上げられたりしたときユ
ーザー端末装置５の制御部１５によって予め設定されて
いる回答用フォーマット、例えば図６に示す如く構成さ
れた回答用フォーマットを持つ回答画面２２が作成され
て、これが表示部２０上に表示される。

【００２８】ここで、回答期限として定められている期
間内にユーザーによって入力部１４が操作され、保存期
限が近い文書に対する保存期限の延長指示や保存しなく
ても良いことを示す指示、保存場所の移動指示などが入
力されれば、制御部１５によってこれらの指示内容を示
す応答データが作成され、これがデータ送信部１６、通
信回線４を介してサーバー装置３の受信部１０に送信さ
れ、文書管理部１１によって文書管理データ保存部８に
記憶される。

【００２９】＜各文書の保存期限切れ時の動作＞この
後、図３のフローチャートに示す如く、サーバー装置３
内に設けられているシステム・タイマ９から出力される
現在の日付が前記文書管理データ保存部８に登録されて
いる文書の保存期限に対応する回答期限日になれば、文
書管理部１１によって前記文書管理データ保存部８に登
録されている管理情報のうち、保存期限切れとなる文書
の管理情報が読み出され、この管理情報で示されるこの
文書に対する文書作成者、文書登録者からの保存依頼の
有無、保存場所の変更依頼の有無、前記文書の利用者か
らの保存依頼の有無、保存場所の変更依頼の有無などが
予め設定されている保存期限の変更条件（例えば、保存
延長年数、その件数など）や保存場所の変更条件を満た
しているかどうかチェックされる（ステップＳＴ１１、
ＳＴ１２）。

【００３０】そして、前記文書に対する文書作成者、文
書登録者、文書利用者からの応答内容が前記保存期限の
変更条件を満たしていれば（ステップＳＴ１３、ＳＴ１
４）、文書管理部１１によって文書作成者、文書登録
者、文書利用者から依頼された保存期限の延長が決定さ
れ、この決定内容に基づき文書管理データ保存部８に登
録されている管理情報の内容が修正され、前記文書の保
存期限が延長されるとともに、前記文書作成者、文書登
録者に対して文書の保存期限を延長したことを示す通知
が出され、さらに前記文書の利用者が使用しているユー
ザー端末装置５のデータ受信部１７に対し、通知部１
２、通信回線４を介して前記文書の保存期限を延長した
ことを示す通知が送信され、これがこのユーザー端末装
置５の表示部２０などに表示される（ステップＳＴ１
５、ＳＴ１６）。

【００３１】また、前記文書に対する文書作成者、文書
登録者、文書利用者からの応答内容が前記保存期限の変
更条件を満たしていなければ（ステップＳＴ１３、ＳＴ
１４）、文書管理部１１によって文書作成者、文書登録
者、文書利用者から依頼された保存期限の延長不可が決
定され、この決定内容に基づき文書管理データ保存部８
に登録されている管理情報の内容がそのままの状態で保
持されるとともに、前記文書作成者、文書登録者に対し
て文書の保存期限を延長しないことを示す通知が出さ
れ、さらに前記文書の利用者が使用しているユーザー端
末装置５のデータ受信部１７に対し、通知部１２、通信
回線４を介して前記文書の保存期限を延長しないことを
示す通知が送信され、これがこのユーザー端末装置５の
表示部２０などに表示される（ステップＳＴ１７、ＳＴ
１６）。

【００３２】また、前記文書に対する文書作成者、文書
登録者、文書利用者からの応答内容が前記保存場所の変
更条件を満たしていれば（ステップＳＴ１８、ＳＴ１
９）、文書管理部１１によって文書作成者、文書登録
者、文書利用者から依頼された保存場所の変更が決定さ
れ、この決定内容に基づき文書管理データ保存部８に登
録されている管理情報の内容が修正され、前記文書の保
存場所として新たな場所が設定されるとともに、前記文
書作成者、文書登録者に対して文書の新たな保存場所を
示す通知が出され、さらに前記文書の利用者が使用して
いるユーザー端末装置５のデータ受信部１７に対し、通
知部１２、通信回線４を介して前記文書の新たな保存場
所を示す通知が送信され、このユーザー端末装置５の表
示部２０などに表示される（ステップＳＴ２０、ＳＴ１
６）。

【００３３】また、前記文書に対する文書作成者、文書
登録者、文書利用者からの応答内容が前記保存場所の変
更条件を満たしていなければ（ステップＳＴ１８、ＳＴ
１９）、文書管理部１１によって文書作成者、文書登録
者、文書利用者から依頼された保存場所の変更不可が決
定され、この決定内容に基づき文書管理データ保存部８
に登録されている管理情報の内容がそのままの状態で保
持されるとともに、前記文書作成者、文書登録者に対し
て文書の保存場所を変更しないことを示す通知が出さ
れ、さらに前記文書の利用者が使用しているユーザー端
末装置５のデータ受信部１７に対し、通知部１２、通信
回線４を介して前記文書の保存場所を変更しないことを
示す通知が送信され、このユーザー端末装置５の表示部
２０などに表示される（ステップＳＴ２１、ＳＴ１
６）。

【００３４】サーバー装置３内に設けられているシステ
ム・タイマ９から出力される現在の日付が前記文書管理
データ保存部８に登録されている文書の保存期限となっ
たとき文書管理部１１によって文書管理データ保存部８
に登録されている各管理情報のうち、前記文書に対応す
る管理情報の内容が読み出され、この管理情報によって
前記文書の保存期限延長が指定されていれば、文書デー
タ保存部７に登録されている文書が引き続き保存され、
また前記管理情報によって前記文書の新たな保存場所が
指定されていれば、文書データ保存部７に保存されてい
る前記文書のデータが新たな保存場所に移送される。

【００３５】＜各文書のレビジョン更新動作＞また、サ
ーバー装置３の文書データ保存部７に保存されている文
書の保存期限が切れる前に、ユーザ端末装置５によって
文書データ保存部７に登録されている文書が読み出され
て、ローカル記憶部１８にバックアップされている状態
で、前記文書の内容が更新されて新しい文書（新文書）
が登録されるとともに、元の文書（旧文書）の保存期限
が切れれば、文書管理部１１によって文書管理データ保
存部８に登録されている管理情報がアクセスされて、前
記旧文書をバックアップしているユーザー端末装置５が
あるかどうかチェックされる。そして、前記旧文書をバ
ックアップしているユーザー端末装置５があれば、サー
バー装置３の文書管理部１１によって前記旧文書をバッ
クアップしているユーザー端末装置５に対し、最新レビ
ジョン文書（最も新しい改訂版の文書）への変更が必要
であるかどうかを尋ねる通知が出される。

【００３６】ここで、図４のフローチャートに示す如
く、ユーザーによってユーザー端末装置５の入力部１４
が操作されて、前記サーバー装置３の文書データ保存部
７に登録されている各文書のうち、自ユーザー端末装置
５で読み出してローカル記憶部１８に記憶させた文書に
ついて、最新レビジョン文書への変更依頼が入力されれ
ば（ステップＳＴ３１）、ユーザー端末装置５の制御部
１５によってローカル記憶部１８のファイル・ホルダに
バックアップされている文書データのレビジョンが読み
出され、これが最新レビジョン文書へのバックアップ変
更依頼された文書データに対するレビジョン要求ととも
に、データ送信部１６、通信回線４を介してサーバー装
置３の受信部１０に送信され、文書管理部１１に取り込
まれる（ステップＳＴ３２）。

【００３７】そして、この文書管理部１１によって文書
管理データ保存部８に登録されている前記レビジョン要
求で指定された文書の管理情報が読み出されるととも
に、この管理情報で示される前記最新レビジョン文書の
レビジョンの値と、前記ユーザー端末装置５から送信さ
れた前記レビジョンの値とが比較され、これらレビジョ
ンの値が異なっていれば（ステップＳＴ３３）、文書デ
ータ保存部７に登録されている最新レビジョン文書のデ
ータが読み出され、これが文書データ送信部１３、通信
回線４を介して前記ユーザー端末装置５のデータ受信部
１７に送信され、このユーザー端末装置５のローカル記
憶部１８内にある前記ファイル・ホルダにバックアップ
されている前記文書が最新レビジョン文書に変更される
（ステップＳＴ３４）。

【００３８】このようにこの実施例においては、サーバ
ー装置３によって文書作成者や文書登録者が入力した文
書を取り込んで、これら各文書の保存期限を管理し、保
存期限が切れる日の数日前に、前記文書の作成者、文書
登録者および前記文書の利用者など、特定のユーザーに
対し、前記文書の保存期限が切れることを知らせて、保
存期限の延長などの要求を受け、要求受付期限が切れる
とき前記文書の保存期限を延長するかどうかを決定し、
この決定結果に基づきこの文書の保存期限の延長、削除
などを行ない、この処理結果を前記特定のユーザーに知
らせるようにしたので、文書データの保管期限切れを特
定のユーザーにだけに通知して、該当する文書データの
利用ユーザー側での「文書データ保存期限情報」の誤
認、氾濫を防ぐことができるとともに、管理工数を大幅
に低減させることができる。

【００３９】また、この実施例では、保存期限切れとな
った文書を削除する際、削除された文書（旧文書）に対
応する新たな文書（新文書）が登録されているときサー
バー装置３によって旧文書を記憶しているユーザー端末
装置５に対して最新レビジョン文書へ変更するかどうか
を通知し、変更要求があれば、前記ユーザー端末装置５
に対し、サーバー装置３から最新レビジョンの文書を転
送して、このユーザー端末装置５に記録されている文書
を更新させるようにしたので、ユーザー側で、サーバー
装置３に登録されている文書を読み出して、自ユーザー
端末装置５にバックアップする件数を減らして、記憶部
の有効活用を促進することができるとともに、情報の一
元化によるデータの氾濫を防止することができる。

【００４０】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、請
求項１、２では、文書データの保管期限切れを特定のユ
ーザーにだけに通知して、該当する文書データの利用ユ
ーザー側での「文書データ保存期限情報」の誤認、氾濫
を防ぐことができるとともに、管理工数を大幅に低減さ
せることができる。また、請求項３では、利用ユーザー
側で、中央記憶部に登録されている文書を読み出して、
自ユーザー端末装置にバックアップする件数を減らし
て、記憶部の有効活用を促進することができるととも
に、情報の一元化によるデータの氾濫を防止することが
できる。また、請求項４、５では、請求項１、３と同様
に、文書データの保管期限切れを特定のユーザーにだけ
に通知して、該当する文書データの利用ユーザー側での
「文書データ保存期限情報」の誤認、氾濫を防ぐことが
できるとともに、管理工数を大幅に低減させることがで
き、さらに利用ユーザー側で、中央記憶部に登録されて
いる文書を読み出して、自ユーザー端末装置にバックア
ップする件数を減らして、記憶部の有効活用を促進する
とともに、情報の一元化によるデータの氾濫を防止する
ことができる。また、請求項６では、各利用ユーザー側
で文書がバックアップされている状態で、中央記憶部側
の文書を更新する場合でも、システム内に新文書と、旧
文書が混在するのを防止して、データの氾濫を防止する
ことができる。また、請求項７では、請求項３と同様
に、利用ユーザー側で、中央記憶部に登録されている文
書を読み出して、自ユーザー端末装置にバックアップす
る件数を減らして、記憶部の有効活用を促進することが
できるとともに、情報の一元化によるデータの氾濫を防
止することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による文書管理システムの一実施例を示
すシステム構成図である。

【図２】図１に示す文書管理システムにおける各文書の
保存期限切れ前の動作例を示すフローチャートである。

【図３】図１に示す文書管理システムにおける各文書の
保存期限切れ時の動作例の一例を示すフローチャートで
ある。

【図４】図１に示す文書管理システムにおける各文書の
レビジョン更新動作例を示すフローチャートである。

【図５】図１に示す文書管理システムのユーザ端末装置
上に表示される保存期限間近通知アイコン例を示す模式
図である。

【図６】図１に示す文書管理システムのユーザ端末装置
上に表示される回答画面例を示す模式図である。

【符号の説明】

２ 中央記憶部、 ３ サーバー装置、 ４ 通信回
線、 ５ ユーザー端末装置、 ６ 入力部、 ７ 文
書データ保存部、 ８ 文書管理データ保存部、９ シ
ステム・タイマ、 １０ 受信部、 １１ 文書管理
部、 １２ 通知部、 １３ 文書データ送信部、 １
４ 入力部、 １５ 制御部、 １６ データ送信部、
１７ データ受信部、 １８ ローカル記憶部、 １
９ 印刷部、 ２０ 表示部、 ２１ 保存期限間近通
知アイコン、 ２２ 回答画面。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 システム内に登録されている文書のデー
   タを読み出す指示が入力されたとき、通信回線上に文書
   読み出し要求を送信し、これに対応して前記通信回線上
   に送出された文書のデータを取り込んで、指定された処
   理を行ない、また前記通信回線上に文書の保存期限が切
   れることを示す通知が出されたとき、前記通信回線上
   に、ユーザーの操作内容に応じた応答を送出するユーザ
   ー端末装置と、 文書作成者や文書登録者によって入力された文書のデー
   タおよび管理情報を登録し、前記ユーザー端末装置によ
   って前記通信回線上に読み出し要求が送出されたとき、
   文書データ保存部から前記読み出し要求に対応した文書
   のデータを読み出し、これを前記通信回線上に送出する
   とともに、前記読み出し要求を出したユーザー端末装置
   の番号を文書利用者として登録し、前記管理情報によっ
   て指定された前記文書の保存期限が切れる前に、前記文
   書利用者、前記文書作成者および文書登録者に前記文書
   の保存期限が切れることを通知するサーバー装置と、を
   備えたことを特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の文書管理システムにお
   いて、 前記サーバー装置は、保存期限が切れる文書について、
   前記文書の保存期限の延長可否、保存場所の変更可否の
   うち、少なくともいずれか１つについて決定を行ない、
   前記文書の保存期限が切れることを通知した前記文書利
   用者、前記文書作成者および文書登録者に対し、前記決
   定結果を通知することを特徴とする文書管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１に記載の文書管理システムにお
   いて、 前記サーバー装置は、文書の保存期限が切れることを通
   知したユーザー端末装置から、前記文書に対する保存期
   限の延長要求、前記文書の保存場所変更要求の少なくと
   もいずれか一方があったとき、これを受け付けて予め設
   定されている変更規定に基づき、前記文書の保存期限の
   延長可否、保存場所の変更可否のうち、少なくともいず
   れか１つについて決定を行なうことを特徴とする文書管
   理システム。
4. 【請求項４】 請求項３に記載の文書管理システムにお
   いて、 前記サーバー装置は、前記変更規定として、前記文書に
   対する利用頻度、前記文書の機密レベルを含む管理情報
   およびユーザー端末装置から出力された前記文書に対す
   る保存期限の延長要求、前記文書の保存場所変更要求に
   基づき、前記文書の保存期限の延長可否、保存場所の変
   更可否のうち、少なくともいずれか１つについて決定を
   行なう規定を使用することを特徴とする文書管理システ
   ム。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の文書管理システムにお
   いて、 前記サーバー装置は、保存期限が切れる文書について、
   前記変更規定に基づき、前記文書の保存期限の延長可
   否、保存場所の変更可否のうち、少なくともいずれか１
   つについて決定を行ない、前記文書の保存期限が切れる
   ことを通知した前記文書利用者、前記文書作成者および
   文書登録者に対し、前記決定結果を通知することを特徴
   とする文書管理システム。
6. 【請求項６】 請求項３に記載の文書管理システムにお
   いて、 前記サーバー装置は、文書の保存期限後、システムとし
   てのアクセスが不可能になる文書をバックアップしてい
   るユーザー端末装置のうち、最終レビジョンと一致して
   いない文書をバックアップしているユーザー端末装置を
   検索し、このユーザー端末装置に対して、最終レビジョ
   ンへの更新有無を通知することを特徴とする文書管理シ
   ステム。
7. 【請求項７】 請求項６に記載の文書管理システムにお
   いて、 前記サーバー装置は、最終レビジョンへの更新有無を通
   知したユーザー端末装置から最終レビジョンへの更新要
   求が出されたとき、前記文書データ保存部に登録されて
   いる最終レビジョンの文書のデータを読み出し、前記ユ
   ーザー端末装置のローカル記憶部にバックアップされて
   いる文書のデータを更新することを特徴とする文書管理
   システム。