JPH04343168A - 業務進行支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、個人あるいはグループ
のスケジュールに応じて文書その他のデータを扱う業務
の進行を支援する業務進行支援装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、各個人のスケジュール管理あるい
は文書その他のデータ管理を行う装置がそれぞれの利用
形態に合わせて普及している。しかし、これらの装置は
、スケジュール管理のみ、あるいは文書管理のみという
ように機能専用でそれぞれのデータを管理し、利用者は
必要に応じて各装置を操作していた。

【０００３】すなわち、スケジュールデータを扱う装置
を起動してスケジュールの確認を行う操作と、文書デー
タを扱う装置を起動して文書にアクセスする操作とがそ
れぞれ独立して行われていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】このように、機能専用
型である従来の構成では異種装置間のデータの連結がと
れていないので、例えば自分のスケジュールからそのと
きに必要な文書を取り出す場合でも、まずスケジュール
管理装置を操作してスケジュールデータから必要とする
文書を確認し、次にデータ管理装置を操作して対応する
文書を取り出す必要があった。

【０００５】ところで、文書その他のデータを管理する
データ管理装置は一般に操作時間が長いので、必要とす
る時点でその都度文書に対してアクセスする方式では業
務効率が極めて悪かった。本発明は、異種装置間のデー
タを連結させ、利用者のスケジュールに合わせて文書そ
の他のデータを事前に準備し、またその中断および再開
も可能にして業務の進行支援を行う業務進行支援装置を
提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、利用者のスケ
ジュールデータを管理するスケジュール管理手段と、利
用者が保管する文書その他のデータを管理するデータ管
理手段と、利用者が指定するスケジュール，扱うデータ
および操作内容の各識別情報を取り込み、スケジュール
管理手段から対応するスケジュールデータを読み出して
操作内容に応じた業務進行条件を決定し、さらにその業
務進行条件に応じてデータ管理手段から対応するデータ
を読み出して操作可能状態に設定する業務進行制御手段
とを備えたことを特徴とする。

【０００７】

【作用】本発明は、各利用者のスケジュールデータに応
じて、必要とする文書その他のデータを各利用者の作業
領域に事前に準備することができる。したがって、その
日時には各利用者が文書その他のデータに対する検索や
読み出しなどの操作が省略され、直ちに要求する操作が
可能であるので業務進行の効率を高めることができる。 また、準備されたデータに対する操作，中断あるいは再
開がその日時以降でも自由に設定できるので、同様に業
務進行の効率を高めることができる。

【０００８】

【実施例】図１は、本発明の業務進行支援装置の一実施
例構成を示すブロック図である。図において、業務進行
支援装置は、通信回線１１を介して接続される業務進行
制御装置２０，スケジュール管理装置３０およびデータ
管理装置４０と、業務信号制御装置２０に接続される入
力装置１２および表示装置１３とにより構成される。

【０００９】業務進行制御装置２０は、中央処理制御部
２１と、中央処理制御部２１に接続される入出力制御部
２２，スケジュール管理装置接続処理部２３，データ管
理装置接続処理部２４，データ一時保管部２５および業
務進行条件管理部２６と、スケジュール管理装置接続処
理部２３およびデータ管理装置接続処理部２４に接続さ
れる通信制御部２７とにより構成される。入出力制御部
２２は、入力装置１２からのキー入力を中央処理制御部
２１へ入力し、また中央処理制御部２１から出力される
表示データを表示装置１３へ画面表示する機能を有する
。スケジュール管理装置接続処理部２３は、中央処理制
御部２１の指示により、通信制御部２７を介してスケジ
ュール管理装置３０との間でスケジュールデータの授受
を行う。データ管理装置接続処理部２４は、同様に通信
制御部２７を介してデータ管理装置４０との間で文書そ
の他のデータの授受を行う。データ一時保管部２５は、
データ管理装置４０との間で授受される文書その他のデ
ータの一時保管を行う。業務進行条件管理部２６は、入
力装置１２の入力データをもとに作成される業務進行条
件を記憶し、必要に応じて中央処理制御部２１に与える
。中央処理制御部２１は、各部におけるデータの授受を
制御して業務進行支援の制御を行う。

【００１０】スケジュール管理装置３０は、スケジュー
ル管理制御部３１と、スケジュール管理制御部３１に接
続されるスケジュール記憶部３２および通信制御部３３
とにより構成される。スケジュール管理制御部３１は、
業務進行制御装置２０のスケジュール管理装置接続処理
部２３の指示により、スケジュール記憶部３２との間で
スケジュールデータの書き込みおよび読み出しを行い、
通信制御部３３を介して業務進行制御装置２０との間で
スケジュールデータの授受を行う。

【００１１】データ管理装置４０は、データ管理制御部
４１と、データ管理制御部４１に接続されるデータ記憶
部４２および通信制御部４３とにより構成される。デー
タ管理制御部４１は、業務進行制御装置２０のデータ管
理装置接続処理部２４の指示により、データ記憶部４２
との間で文書その他のデータの書き込みおよび読み出し
を行い、通信制御部４３を介して業務進行制御装置２０
との間で文書その他のデータの授受を行う。

【００１２】このような構成により、業務進行制御装置
２０は、利用者が入力装置１２から入力する業務進行条
件，スケジュールデータ，文書その他のデータについて
、業務進行条件の設定、スケジュール管理装置３０およ
びデータ管理装置４０と通信してスケジュールデータお
よび文書その他のデータの作成，登録，読み出しを行い
、表示装置１３に業務進行条件，スケジュールデータお
よび文書その他のデータの表示を行う。したがって、業
務進行制御装置２０，スケジュール管理装置３０および
データ管理装置４０は、コンピュータ装置で構成するこ
とが好ましく、通信回線１１は例えばローカルエリアネ
ットワーク等のコンピュータ通信回線で構成することが
好ましい。

【００１３】以下、本実施例では、スケジュールデータ
をもとに業務進行条件を定め、必要な文書データをその
スケジュールの事前に準備する処理を例に、図２に示す
フローチャートを参照してその手順を説明する。なお、
業務進行条件とは、ここでは「会議スケジュールに必要
な文書を印刷」、あるいは「宿題スケジュールの作成中
途文書を編集」などの条件である。

【００１４】図において、利用者は、スケジュール（予
定ＩＤ）と、そのスケジュールに関連する文書データ（
データＩＤ）と、その文書データに対する操作内容を入
力装置１２から入力する（２０１）。中央処理制御部２
１は、スケジュール管理装置接続処理部２３および通信
制御部２７を介して、スケジュール管理装置３０から対
応するスケジュールデータを読み出し、そのスケジュー
ルデータの日時から業務進行条件を作成して業務進行条
件管理部２６に書き込む（２０２）。業務進行条件管理
部２６では業務進行条件に記載された日時を判定する（
２０３）。その日時になった時点で、中央処理制御部２
１は業務進行条件に記載された文書データをデータ管理
装置接続処理部２４および通信制御部２７を介してデー
タ管理装置４０から読み出し、データ一時保管部２５に
書き込む。ここで、利用者が入力装置１２から例えば印
刷などの業務進行指定を入力すると（２０４）、指定内
容が進行あるいは再開であれば、文書データに対して設
定されていた操作を実行する（２０５，２０６）。

【００１５】図３は、業務進行条件入力データに応じて
業務進行条件管理部２６に設定される業務進行条件デー
タの一例を示す。利用者は、入力装置１２から業務進行
条件入力データ７１を入力する。業務進行条件入力デー
タ７１は、スケジュールの識別子（予定ＩＤ：Ｐｌａｎ
−ＩＤ：Ｐ９１−３−１−１）、文書データの識別子（
データＩＤ：Ｄａｔａ−ＩＤ：Ｄ９１−１０１）および
操作内容（Ｏｐｅｒａｔｉｏｎ：Ｅｄｉｔ）　から構成
されている。スケジュール管理装置３０のスケジュール
記憶部３２には、対応するスケジュールデータ７２が記
憶されている。スケジュールデータ７２は、スケジュー
ルの識別子（Ｐｌａｎ−ＩＤ：Ｐ９１−３−１−１）、
日時データ（Ｄａｔｅ：’９１／３／１，Ｔｉｍｅ：９
：００−１１：００）　および場所データ（Ｐｌａｃｅ
：１Ｆ２３）　から構成されている。業務進行制御装置
２０ではスケジュールデータ７２のスケジュール日時か
ら操作開始日時を決定し、業務進行条件管理部２６に業
務進行条件データ７３として書き込まれる。なお、ここ
では操作開始日時は　’９１／３／１、８：３０である
。また、データ管理装置４０のデータ記憶部４２には、
対応する文書データ７４が記憶されている。

【００１６】図４は、業務進行条件データ７３に応じて
業務進行制御装置２０に文書データ７４が準備された状
態を示す。業務進行制御装置２０では、業務進行条件デ
ータ７３の日時がくると、データ管理装置４０のデータ
記憶部４２から対応する文書データ７４を読み出し、デ
ータ一時保管部２５に書き込まれる。図５は、文書デー
タ７４の操作例を示す。利用者が入力装置１２から行う
業務進行指定が「業務進行」であると、業務進行制御装
置２０ではデータ一時保管部２５に準備されている文書
データ７４を表示装置１３に表示し、業務進行条件の操
作内容（Ｅｄｉｔ）に従った操作に移行する。また、業
務進行指定が「業務中断」の場合には、この文書データ
７４をデータ一時保管部２５に残したまま利用者からの
再開の指示を待つ。

【００１７】なお、本発明を構成する各装置は、実施例
に示すようにそれぞれ独立した装置として構成可能であ
るが、他の機能を有するシステムの一部として組み込む
ことも可能である。また、本実施例では通信回線を利用
しているが、各部を同一装置内に組み込んでデータ転送
に通信を介在させないようにすることもできる。さらに
、入力装置１２および表示装置１３はそれぞれ１台に限
らず、また他の入出力装置を用いたり組み合わせること
も可能である。

【００１８】

【発明の効果】以上説明したように本発明は、各利用者
のスケジュールの日時には必要とする文書その他のデー
タが事前に準備されているので、直ちに要求する操作が
可能となり、効率的な業務進行を実現することができる
。また、スケジュールの修正や削除などに応じてその旨
の通知機能をスケジュール管理装置に備えることにより
、さらに定期的にスケジュールの修正や削除などを検査
する処理部を備えることにより、スケジュールの修正や
削除などに応じて業務進行条件を自動的に修正・削除す
ることができ、同様に業務進行の効率を高めることがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の業務進行支援装置の一実施例構成を示
すブロック図である。

【図２】本発明実施例の処理手順を説明するフローチャ
ートである。

【図３】業務進行条件入力データに応じて業務進行条件
管理部に設定される業務進行条件データの一例を示す図
である。

【図４】業務進行条件データに応じて業務進行制御装置
に文書データが準備された状態を示す図である。

【図５】文書データの操作例を示す図である。

【符号の説明】

１１　　通信回線 １２　　入力装置 １３　　表示装置 ２０　　業務進行制御装置 ２１　　中央処理制御部 ２２　　入出力制御部 ２３　　スケジュール管理装置接続処理部２４　　デー
タ管理装置接続処理部 ２５　　データ一時保管部 ２６　　業務進行条件管理部 ２７　　通信制御部 ３０　　スケジュール管理装置 ３１　　スケジュール管理制御部 ３２　　スケジュール記憶部 ３３　　通信制御部 ４０　　データ管理装置 ４１　　データ管理制御部 ４２　　データ記憶部 ４３　　通信制御部 ７１　　業務進行条件入力データ ７２　　スケジュールデータ ７３　　業務進行条件データ ７４　　文書データ

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　利用者のスケジュールデータを管理す
   るスケジュール管理手段と、前記利用者が保管する文書
   その他のデータを管理するデータ管理手段と、前記利用
   者が指定するスケジュール，扱うデータおよび操作内容
   の各識別情報を取り込み、前記スケジュール管理手段か
   ら対応するスケジュールデータを読み出して操作内容に
   応じた業務進行条件を決定し、さらにその業務進行条件
   に応じて前記データ管理手段から対応するデータを読み
   出して操作可能状態に設定する業務進行制御手段とを備
   えたことを特徴とする業務進行支援装置。