JPH11175604A - 知的営業支援システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 顧客情報を取引属性を含めて管理し、計画と
実績との整合性確保という側面から営業活動を支援する
知的営業支援システムを提供する。 【解決手段】 ホストマシン２に携帯端末装置３を電気
的に接続及び離脱自在に接続して営業支援システム１を
構成する。ホストマシン２は、一括管理情報の更新処理
部８と帳票出力処理部１０とを含む中央処理手段７と、
一括管理情報及び営業支援情報を記憶する記憶手段６を
具備する。携帯端末装置３は、一括管理情報の更新ＴＲ
データの入力手段１６を具備する。携帯端末装置３から
入力した一括管理情報の更新ＴＲデータをホストマシン
の記憶手段６に記憶して帳票出力処理部１０から取引属
性ごとに区別した管理帳票を出力し得るようにする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、顧客情報の的確な
収集管理を行い、営業活動を効果的に支援する知的営業
支援システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、コンピューターや携帯用の端
末装置を利用して営業活動を支援するためのシステムが
広く利用されている。この種のシステムは、事業者の営
業内容が多岐に渡り、また、支援の対象となる日常の営
業活動が１つの事業単位にみても広範囲にわたる関係
で、機能やその処理内容の面からみて様々なものが広く
知られている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、営業活動に
おいては、個々の営業者の活動状況を的確に把握するこ
とはもとより、顧客情報を的確に管理することも必要不
可欠なことである。一方実際の営業活動では、初めての
顧客か、以前から取引のある既存の顧客なのかによって
顧客への対応の仕方が異なることが多く、この場合はい
うまでもなく、営業活動そのものにも相違があるはずで
ある。したがって、顧客情報を的確に管理しようとした
場合、顧客情報を一元化するだけでなく、顧客が新規な
のか、既存の顧客なのかという属性（取引属性）までも
含めて管理するのが好ましいということができる。ま
た、営業活動の支援という点からみると、個々の営業者
が予め計画をたてて、その計画に対して実績がどの程度
かを常時把握するとともに、管理者がその内容に応じて
個々の営業者に的確な指示を与えるのが好ましい。しか
し、従来のシステムの中で上記の如き管理或いは支援を
行うことのできるシステムは存在していなかったのであ
る。

【０００４】そこで、本発明者は、営業活動を効果的に
支援するという課題を、特に取引属性をも含めて顧客情
報を的確に管理したり、計画と実績との整合性確保とい
う観点から解決せんとして検討を進めたところ本発明の
完成に至ったものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するた
め、本発明は、ホストマシンに１または２台以上の携帯
端末装置を電気的に接続及び離脱自在とした構成を有す
る知的営業支援システムであって、上記ホストマシン
は、訪問管理情報、日報情報及び旅費精算情報を含む一
括管理情報の更新処理部と帳票出力処理部とを含む中央
処理手段と、上記一括管理情報の記憶部と業務情報及び
顧客管理情報を含む営業支援情報の記憶部とを有する記
憶手段とを具備し、上記携帯端末装置は、上記一括管理
情報の更新トランザクションデータの入力手段を具備
し、上記顧客管理情報を各顧客ごとにその取引属性をも
たせて構成し、上記携帯端末装置から入力した一括管理
情報の更新トランザクションデータを上記ホストマシン
の更新処理部で処理してその記憶部に記憶させるととも
に、上記帳票出力処理部から上記取引属性ごとに区別し
た帳票を出力しえるように構成して知的営業支援システ
ムとしている点に特徴がある。

【０００６】この知的営業支援システムは、前記ホスト
マシンの中央処理手段が営業支援情報の入力処理部を具
備し、上記携帯端末装置が営業支援情報の取込手段を具
備して知的営業支援システムすることができる。

【０００７】また、前記ホストマシンの中央処理手段が
営業計画情報の入力処理部を具備して、記憶手段が営業
計画情報を記憶する計画マスターを具備して構成されて
いるものとすれば好適である。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明にかかる知的営業支
援システムの一例として、好適な実施の形態について説
明する。本発明にかかる知的営業支援システム１は、図
１に示すように、１台のホストマシン２に対して、複数
の携帯端末装置３を外部記憶媒体４の読書装置５を介し
て電気的に接続及び離脱自在とした構成を有するもので
ある。

【０００９】ホストマシン２は、営業者の活動状況の把
握や顧客情報の管理などを行うための装置であって、一
般的なパソコンでよく、図に一例として示したものは、
パソコン本体２ａにキーボード２ｂ及びディスプレイ装
置２ｃのほか、マウス２ｄを備えたもので、これに読書
装置５を接続して構成してある。このホストマシン２の
本体２ａは、図２に示すように記憶手段６と中央処理手
段７を内蔵する。

【００１０】記憶手段６は、図に示すように、６ａ〜６
ｇで示される６つの記憶部を有して構成してある。ここ
で、６ａは訪問管理情報の記憶部であって、営業者の訪
問予定やその実績などに関する情報を記憶する。６ｂは
日報情報の記憶部であって、営業者の企業訪問などによ
り得られた営業日報に関する日報情報を記憶する。６ｃ
は旅費精算情報の記憶部であって、旅費精算に必要な情
報を記憶する。６ｄは業務情報記憶部であってホストマ
シンから取り込む業務情報を記憶する。６ｅは顧客管理
情報記憶部、６ｆは営業計画情報を営業者ごとに記憶す
る営業計画マスター、６ｇは営業者マスターなどの所定
のマスターファイルの記憶部である。

【００１１】ここで、記憶手段６に記憶される情報につ
いてさらに説明すると、訪問管理情報は、過去から未来
にわたり営業者の活動状況を把握するための情報であっ
て、予定、確定、実績の３パターンで、営業者ごとにい
つどの企業を訪問するのかを把握するための情報であ
る。具体的な項目としては、例えば、営業者コード、日
付、企業名等が考えられる。また、日報情報は、営業者
が企業訪問して得られた内容をまとめて営業日報を作成
するのに必要な情報であって、具体的な項目として、営
業者コード、日付、商談内容などの項目が考えられる。
旅費精算情報は、企業訪問に要した旅費を各明細単位で
把握するのに必要な情報であって、営業者コード、日
付、金額、交通機関名などが考えられる。さらに、業務
情報は、管理者から営業者宛に出される業務上の情報、
例えば、商談の進め方や連絡事項などに関する情報で、
具体的には、営業者コード、日付などの項目が考えられ
る。顧客管理情報は、顧客管理に必要な情報であって、
顧客コード、代表者名、連絡先や資本金などを有するほ
か、本システム１では、各レコードに取引属性をもたせ
て構成してある。この取引属性は、その顧客（企業）が
初回訪問か、訪問の実績はあるが取引が新規なのか、従
来から取引のある既存の顧客なのかなど、その顧客との
取引形態の属性を区別するために必要な情報である。な
お、営業計画情報は個々の営業者が将来の営業活動の計
画を立てる場合に必要となる情報で、営業者コード、日
付、企業名、目標売上額などに関する項目が考えられ
る。

【００１２】中央処理手段７は、８〜１２で示される各
処理部を有して構成されている。ここで、８は一括管理
情報の更新処理部、９は営業支援情報の入力処理部、１
０は帳票出力処理部、１１は営業支援情報の検索処理部
である。一括管理情報の更新処理部８は、図のように３
つの処理部からなっており、８ａは訪問管理情報の更新
処理部、８ｂは日報情報の更新処理部、８ｃは旅費精算
情報の更新処理部である。帳票出力処理部１０は、予定
表出力部１０ａ、訪問日報出力部１０ｂ、精算表出力部
１０ｃ、実績表出力部１０ｄ及び計画表出力部１０ｅか
らなっている。検索処理部１１は、業務情報の検索処理
部１１ａと、顧客管理情報の検索処理部１１ｂとからな
っている。１２は、営業計画情報の入力処理部である。

【００１３】なお、一括管理情報とは、各携帯端末装置
３からホストマシン２に取り込み、ホストマシン２にお
いて一元化して管理する情報であって、具体的には上述
した訪問管理情報、日報情報、旅費精算情報の３種類の
情報からなっている。また、営業支援情報とは、営業者
の活動を支援するための情報であるが、これは、上述し
た業務情報と、顧客管理情報が含まれている。

【００１４】携帯端末装置３は、持ち運び自在の携帯性
に優れ、移動しながらの利用を可能にした装置であっ
て、図に示したものはキー入力好ましくは液晶画面から
の操作入力を可能とする入出力手段３ａを装置本体１３
の表側に設けたものである。

【００１５】装置本体１３は、図３に示すように、外部
記憶媒体４の読書処理を行う読書処理部１４ａと、携帯
電話やＰＨＳを利用して外部との無線通信を行うための
無線通信処理部１４ｂとからなる外部通信手段１４を内
蔵するほか、記憶手段１５と１６〜１８で示される各処
理手段を内蔵して構成してある。記憶手段１５は、一括
管理情報の更新トランザクションデータ（ＴＲデータ）
を記憶する１５ａ〜１５ｃの３つの記憶部とともに、業
務情報の記憶部１５ｄと、顧客管理情報の記憶部１５ｅ
とからなっている。ここで、１５ａは訪問管理情報の更
新ＴＲデータ記憶部、１５ｂは日報情報の更新ＴＲデー
タ記憶部、１５ｃは旅費精算情報の更新ＴＲデータ記憶
部である。そして、１６は一括管理情報のＴＲデータ入
力手段であって、これは、訪問管理情報の更新ＴＲデー
タ入力部１６ａと、日報情報の更新ＴＲデータ入力部１
６ｂと、旅費精算情報の更新ＴＲデータ入力部１６ｃと
からなっている。１７は、営業支援情報の取込手段であ
って、業務情報の入力処理部１７ａと、顧客管理情報の
入力処理部１７ｂとからなっている。１８は、一括管理
情報の更新ＴＲデータ書込処理手段であって、訪問管理
情報の更新ＴＲデータ書込処理部１８ａと、日報情報の
更新ＴＲデータ書込処理部１８ｂと、旅費精算情報の更
新ＴＲデータ書込処理部１８ｃとからなっている。

【００１６】次に、知的営業支援システム１の具体的な
処理内容について説明する。知的営業支援システム１の
処理は、処理にかかわる機器構成からみると、ホストマ
シン２を主体とした処理と、ホストマシン２と携帯端末
装置３との連携により処理を行う場合とに大別できる
が、その一般的な処理形態の中で営業者を中心にして行
われるものをブロック化して時系列的に並べると、図４
のように表すことができる。そこで、まず、この図４に
示す手順に沿って説明する。

【００１７】図４のブロックチャートによると、先ず、
営業者が訪問予定の入力処理１９を行う。これは、企業
訪問に先立って営業者が訪問する予定を確定するのに必
要な情報、例えば、営業者コード、日付、企業名などを
携帯端末装置３に取り込むものである。この入力処理１
９は、営業者が携帯端末装置３の入出力手段１２を操作
して一括管理情報のＴＲデータ入力手段１６を起動して
おこなう。この場合、営業者がＴＲデータ入力手段１６
の中で訪問管理情報の入力処理部１６ａを選択して起動
することになる。この入力処理部１６ａを起動すると、
図示しない入力操作画面が表示されるので、その画面か
ら所定の情報を入力することができる。この場合、入力
するのはあくまでも訪問の予定にかかわる情報であるか
ら、訪問日は未定であって、したがってこの項目は無入
力（空白入力）になる。なお、このとき、入力された情
報は、記憶部１５ａに記憶される。

【００１８】次に、訪問確定の入力処理２０を行う。こ
れは、上記の訪問予定に基づいて営業者が企業と個々に
連絡をとり、訪問の約束がとれた場合にその約束事項に
沿って確定した情報を携帯端末装置３に取り込むもの
で、営業者の操作により上記同様に入力処理部１６ａを
選択して起動させ、所定の情報を入力する。なお、この
場合、訪問することが確定した場合の情報入力であるか
ら、日付は先日付ではあるが空白ではなく一定の日付で
ある。なお、このとき入力された情報も、記憶部１５ａ
に記憶される。この処理を行うことにより、訪問の「予
定」と「確定」とを一元的に記憶して管理することがで
きる。また、「実績」については、実際に訪問して後述
する日報情報の入力処理を行った際に入力するのが良
い。

【００１９】次いで、営業者が営業支援情報の取込処理
２１を行う。この処理は、実際に訪問しようとする際、
訪問に際して必要な情報を営業者が事前にホストマシン
２から取り込むもので、次のようにして行う。先ず、営
業者が営業支援情報の検索処理部１１について、業務情
報の検索処理部１１ａか顧客管理情報の検索処理部１１
ｂを起動して対応する情報を抽出する。いずれを起動し
ても、所定の入力画面がディスプレイ装置２ｃ上に表示
されるが、検索処理部１１ａの場合は、記憶部６ｄから
対応する業務情報の情報の抽出と、外部記憶媒体４への
記憶を行い、検索処理部１１ｂの場合は、記憶部６ｅか
ら顧客管理情報の抽出と、抽出した情報の外部記憶媒体
４への記憶処理が行われる。なお、この場合の検索に必
要な情報として、前者では営業者コード、後者では顧客
コードが考えられる。続いて、この外部記憶媒体４を読
書処理部１４ａにセットして、記憶された情報を読み込
ませ、その上で、業務情報なら入力処理部１７ａ、顧客
管理情報なら入力処理部１７ｂを起動する。すると、そ
れぞれの情報を記憶部１５ｄまたは記憶部１５ｅに記憶
させることができる。この処理を行うことにより、営業
者は業務情報などの情報を事前に携帯端末装置３に取り
込んでから訪問することができるので、訪問先で管理者
からの注意事項や訪問先に関する情報を必要ならいつで
も把握でき、これが営業活動の効果的な支援につながる
ことになる。

【００２０】次に、日報情報の入力処理２２と旅費精算
情報の入力処理２３がある。双方とも、営業者が実際に
企業訪問を行ったとき発生する情報を入力するために行
うものである。前者の場合、営業者は、携帯端末装置３
の一括管理情報のＴＲデータ入力手段１６の中で、日報
情報の更新ＴＲデータ入力部１６ｂを起動し、所定の情
報を記憶部１５ｂに記憶させる。後者の場合は、更新Ｔ
Ｒデータ入力部１６ｃを起動し、所定の情報を記憶部１
５ｃに記憶させることができる。そして、こうして得ら
れた情報が後続の処理により、ホストマシン２に取り込
まれて一元化して管理されることになる。この処理は、
営業者が訪問先で必要に応じて行うことができるので、
情報が発生するたびごとに必要な情報を携帯端末装置３
に取り込めば、営業活動の把握に必要な情報をもれなく
ホストマシン２に取り込めることになる。

【００２１】以上の処理終了後、１日の処理の締めくく
りとして一括管理情報の取込処理２４を行う。この処理
は、以上の処理によって記憶した一括管理情報の更新Ｔ
Ｒデータを携帯端末装置３において外部記憶媒体４に記
憶し、この外部記憶媒体４を媒介としてホストマシン２
に取り込むものであり、次のようにして行う。先ず、携
帯端末装置３において一括管理情報の書込処理手段１８
を、訪問管理情報、日報情報、旅費精算情報の各処理部
１８ａ，１８ｂ，１８ｃごと個別に起動して、対応する
情報を各々外部記憶媒体４に記憶させる。そして、この
外部記憶媒体４をホストマシン２に持込みして、読書装
置５によって記憶された情報を読み取らせる。その上
で、読み取らせた情報に対応させて一括管理情報の更新
処理部８の各処理部８ａ，８ｂ，８ｃをそれぞれ個別に
起動する。すると、起動した処理部８ａ，８ｂ，８ｃが
読み取った情報による更新処理を行って、それぞれに対
応する記憶部６ａ，６ｂ，６ｃに対して更新後の情報を
記憶させることができる。こうして、各営業者の活動状
況を把握するのに必要な情報を各携帯端末装置３からホ
ストマシン２に取り込み一元的に管理することができ
る。

【００２２】またこの他にも、営業計画の入力処理２５
がある。これは、上述の処理の後続処理とするか、或い
は毎週月曜日に行うか、月初に行うか、その任意の処理
サイクルで実行すれば良い。この入力処理２５を行うに
は、営業計画情報の入力処理部１２を起動すればよく、
そうすれば、画面表示される項目にしたがって所定の情
報を入力することができる。このとき、入力した情報は
計画マスター６ｆに記憶させることができる。

【００２３】以上により、営業者を中心にしてみた一般
的な処理形態に沿って説明したが、これを管理者を中心
にしてブロック化して図示すると、図５のように表すこ
とができる。まず、営業支援情報の入力処理２６は、管
理者が個々の営業者あての業務情報、或いは顧客管理情
報を入力するための処理である。前者の情報を入力する
場合は入力処理部９ａ、後者の場合は入力処理部９ｂを
起動する。そして、入力した情報は、入力処理部９ａを
起動すると記憶部６ｄに、入力処理部９ｂなら記憶部６
ｅに記憶させることができる。

【００２４】次に、帳票出力処理２７がある。これは、
上述した営業者中心の処理により、営業者の活動状況に
関する一元化した情報、すなわち、一括管理情報を入力
として、各種管理帳票を出力するとともに、営業者の計
画に対する実績の管理ないし評価を行うための営業実績
表を出力するもので、図６に示すように（Ａ）〜（Ｅ）
で示される５パターンの処理により、訪問予定表、訪問
日報、旅費精算表、訪問実績表、営業計画表の各種帳票
を出力するものである。

【００２５】ここで、訪問予定表は、各営業者の訪問予
定に関する情報を適宜編集して出力したもので、編集形
式によって個人別Ｌ１，部署別Ｌ２の２つがある。これ
は、帳票出力部１０の予定表出力部１０ａを起動するこ
とにより出力されるが、予定表出力部１０ａの起動によ
り、記憶部６ａから訪問管理情報を読み取るとともに各
レコードの日付が「空白」のものを抽出して編集出力し
たものである。この場合、個人別Ｌ１，部署別Ｌ２のい
ずれについても、編集出力の際に顧客管理情報の記憶部
６ｅにアクセスして、該当する顧客の取引属性を参照
し、顧客の取引属性に応じて帳票の明細行のくくり分け
を行ってある。こうすることにより、単に顧客ごとにく
くりわけをするのと異なり、顧客の取引属性ごとにまと
めて出力するため、管理者はもとより営業者がこれを参
照することで、営業活動において効果的な利用が可能に
なる。

【００２６】訪問日報は、編集形式によって、初回顧客
Ｌ３，新規顧客Ｌ４、既存顧客Ｌ５の３つがある。いず
れも、日報出力部１０ｂの起動により出力される。日報
出力部１０ｂを起動すると、記憶部６ｂから日報情報を
読み取りつつ、顧客管理情報の記憶部６ｅにアクセスし
て、該当する顧客の取引属性を参照し、顧客の取引属性
に応じて，Ｌ３、Ｌ４、Ｌ５に編集を切りわけして出力
する。

【００２７】旅費精算表は、編集形式によって、出張旅
費精算表Ｌ６と、旅費精算表Ｌ７に分かれる。いずれ
も、精算表出力部１０ｃを起動して出力され、これの起
動により精算表出力部１０ｃが記憶部６ｃにアクセスし
て読み出した情報を適宜編集して出力する。

【００２８】訪問実績表は、編集形式によって、個人別
Ｌ８，部署別Ｌ９の２つがあるが、いずれも、実績表出
力部１０ｄを起動することにより、記憶部６ａから訪問
管理情報を読み取り、これが実績ありのものを抽出した
上で編集出力される。なお、この実績表についても、編
集出力の際に顧客管理情報の記憶部６ｅにアクセスして
該当する顧客の取引属性を参照し、顧客の取引属性に応
じて明細行を切りわけし、なおかつ個人別Ｌ８と部署別
Ｌ９に編集を切りわけして出力する。

【００２９】営業計画表は、営業者別Ｌ１０として出力
される。これを出力する場合、計画表出力部１０ｅが計
画マスター６ｆから記憶されている営業計画情報をよみ
とるとともに、日報情報と照合して当該営業計画情報に
対応する実績の情報を獲得して、営業計画に対する実績
の比率、例えば、売上金額の比率を計算して、その内容
を当該営業計画情報とともに編集して出力する。

【００３０】この営業計画表を出力することによって、
目標に対する実績の割合を各営業者及び各企業ごとに数
字で把握することができるようになるので、これを管理
者が参照すれば、その内容に応じた実績向上のための的
確な指示を出すことができるようになる。また、この場
合の指示内容は、営業支援情報として入力することがで
き、したがって、営業計画表の出力と営業支援情報の入
力とがリンクして営業活動の効果的な支援が可能にな
る。なお、以上のほかにも、訪問管理情報にもとづい
て、訪問履歴を管理する帳票を出力することもできる。

【００３１】なお、以上の実施例の説明において、ホス
トマシンは、据え置き型のパソコンを例にとって説明し
たが、これ以外にノート型のパソコンとしてもよく、さ
らには少々大型にしてワークステーションのような機種
を用いても良い。また、携帯端末装置は、個々の営業者
が携帯できるように、複数台あるのが好ましいが、１台
だけの場合も本発明には含まれる。携帯端末装置は、携
帯可能であれば良いので、ノート型のパソコンでも良
い。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明にかかる知的営業支援システム全体を示
す機器構成図である。

【図２】ホストマシンの一例となる内部構成を示すブロ
ック構成図である。

【図３】携帯端末装置の一例となる内部構成を示すブロ
ック構成図である。

【図４】本発明にかかる知的営業支援システムにおける
処理の一例として、営業者を中心とした処理の一例を図
示したブロックチャートと説明図である。

【図５】本発明にかかる知的営業支援システムにおける
処理の一例として、管理者を中心とした処理の一例を図
示したブロックチャートと説明図である。

【図６】本発明にかかる知的営業支援システムにおける
管理帳票出力処理の一例を図示したブロックチャートで
ある。

【符号の説明】 １ 知的営業支援システム ２ ホストマシン ３ 携帯端末装置 ６ 記憶手段 ７ 中央処理手段 ８ 一括管理情報更新処理部 ９ 営業支援情報入力処理部 10 帳票出力処理部 11 営業支援情報検索処理部 12 営業計画情報入力処理部 15 記憶手段 16 ＴＲデータ入力手段 17 営業支援情報取込手段 18 更新ＴＲデータ書込処理手段

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ホストマシンに１または２台以上の携帯
   端末装置を電気的に接続及び離脱自在とした構成を有す
   る知的営業支援システムであって、 上記ホストマシンは、訪問管理情報、日報情報及び旅費
   精算情報を含む一括管理情報の更新処理部と帳票出力処
   理部とを含む中央処理手段と、上記一括管理情報の記憶
   部と業務情報及び顧客管理情報を含む営業支援情報の記
   憶部とを有する記憶手段とを具備し、 上記携帯端末装置は、上記一括管理情報の更新トランザ
   クションデータの入力手段を具備し、 上記顧客管理情報を各顧客ごとにその取引属性をもたせ
   て構成し、 上記携帯端末装置から入力した一括管理情報の更新トラ
   ンザクションデータを上記ホストマシンの更新処理部で
   処理してその記憶部に記憶させるとともに、上記帳票出
   力処理部から上記取引属性ごとに区別した帳票を出力し
   えるように構成してある知的営業支援システム。
2. 【請求項２】 前記ホストマシンの中央処理手段が営業
   支援情報の入力処理部を具備し、上記携帯端末装置が営
   業支援情報の取込手段を具備して構成されている請求項
   １に記載の知的営業支援システム。
3. 【請求項３】 前記ホストマシンの中央処理手段が営業
   計画情報の入力処理部を具備して、記憶手段が営業計画
   情報を記憶する計画マスターを具備して構成されている
   請求項１または２に記載の知的営業支援システム。