JP2006065446A - ファイル管理装置 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】本発明のファイル管理装置1は,ファイル保存装置2に記憶されたファイルについて,保存期限の到来を,指定された通知先に通知するファイル管理装置1であって,保存期限カウンタ22と,保存期限カウンタ22の計時に基づいて,ファイルごとの保存期限の到来を監視する保存期限監視部23と,ファイルの内容の一部からなる部分ファイルを作成する添付ファイル作成部45と,保存期限が到来したファイルがある場合に,そのファイルの通知先にその旨を通知する通知送付部47と,通知送付部47による通知に,そのファイルの部分ファイルを添付する通知ファイル生成部46とを有するものである。
【選択図】 図1
Description
このようにすれば,ファイルごとに異なる保存期限や通知先を設定できるので,使い勝手がよい。
このようにすれば,元のファイルを容易に想起できる。特に,特徴的なページやよくアクセスするページが添付されれば,よりわかりやすいものとなる。
このようにすれば,元のファイルの概形が分かる。特に図表などではプレビューを見れば元のファイルを容易に想起できる。
このようにすれば,元のファイルの縮小図が分かる。特に画像データを含むプレゼン用の資料や報告書等には適している。
このようにすれば,元のファイルの内容や形式に応じて適切な添付ファイルが選択されるように設定できる。
このようにすれば,例えば,Eメール,FAX等の好みの通知方法で通知を受け取ることができる。従って,確実に通知を受け取ることができる。
このようにすれば,通知ファイルの容量が大きくなりすぎることが防止される。あまりに大きいファイルを通信すれば,他の業務の支障となりうる。また,FAXの場合では,多数枚の用紙を使用することとなって好ましくない。本発明では,部分ファイルの容量が上限容量を上回っている場合には,部分ファイル設定変更部によって部分ファイル設定部の設定が変更される。従って,無駄に大きい添付ファイルが作成されることは防止されている。
このようにすれば,保存期限に対する通知のタイミングを設定することができる。また,通知に応答することにより,保存期間を再設定して,もうしばらく保存させることができる。またあるいは,そのファイルを自動削除して良いと応答すれば,自動削除させることもできる。
例えば,上記の形態で示した各種の表示は一例であり,これに限るものではない。
また例えば,上記の形態では添付ファイルの選択肢の1つとして,1ページ目を挙げている。しかし,これは1ページ目に限るものではない。何ページ目を添付するかをユーザに選択させることもできる。またあるいは,そのファイルのアクセス時の表示状況に応じて,自動選択させても良い。例えば,表示させることの多いページを添付するとしても良い。また例えば,最後に更新されたページとしても良い。
また例えば,上記の形態では,通知タイミングとして保存期限の所定日時前を想定している。これに代えて,保存期限が到来したときに通知するようにしてもよい。そして,保存期限からファイルの自動削除までに所定の猶予期間を設けるようにしても良い。
また例えば,上記の形態では,ファイル管理装置1を独立した装置として記載しているが,ファイル保存装置2やMFP7と一体として構成しても良い。ファイル保存装置2もMFP7のHDD等であっても良い。
2 ファイル保存装置(記憶装置)
21 保存期限設定部
22 保存期限カウンタ(計時部)
23 保存期限監視部
41 通知方法設定部
42 通知先設定部
43 通知タイミング設定部
44 添付ファイル設定部(部分ファイル設定部,部分ファイル設定変更部)
45 添付ファイル生成部(部分ファイル作成部)
46 通知ファイル生成部(部分ファイル添付部)
47 通知送付部(通知部)
51 期間再設定部(保存期間再設定部)
52 自動削除設定部
Claims (6)
- 記憶装置に記憶されたファイルについて,保存期限の到来を,指定された通知先に通知するファイル管理装置において,
計時部と,
前記計時部の計時に基づいて,ファイルごとの保存期限の到来を監視する保存期限監視部と,
ファイルの内容の一部からなる部分ファイルを作成する部分ファイル作成部と,
保存期限が到来したファイルがある場合に,そのファイルの通知先にその旨を通知する通知部と,
前記通知部による通知に,そのファイルの部分ファイルを添付する部分ファイル添付部とを有することを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1に記載するファイル管理装置において,
ファイルごとの保存期限を設定する保存期限設定部と,
ファイルごとの通知先を設定する通知先設定部とを有することを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1に記載するファイル管理装置において,
ファイルに含まれる複数ページのうちの1ページ分の内容と,ファイルの内容のプレビュー画像と,ファイルの内容のサムネイル画像とのいずれの部分を部分ファイルとするかを設定する部分ファイル設定部を有し,
前記部分ファイル作成部は,前記部分ファイル設定部の設定に従って部分ファイルを作成することを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1に記載するファイル管理装置において,
通知先への通知方法を設定する通知方法設定部を有し,
前記通知部は,通知先への通知を,前記通知方法設定部で設定された通知方法で行うことを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項3に記載するファイル管理装置において,
部分ファイルの容量が上限容量を上回っている場合に,前記部分ファイル設定部の設定を変更する部分ファイル設定変更部を有し,
前記部分ファイル作成部は,前記部分ファイル設定部の設定が変更された場合には,変更後の設定に従って部分ファイルを再作成し,
前記部分ファイル添付部は,部分ファイルが再作成された場合には,再作成された部分ファイルを前記通知部による通知に添付することを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1に記載するファイル管理装置において,
前記通知部による通知のタイミングを設定する通知タイミング設定部と,
前記通知部による通知の際に,ファイルの保存期間の再設定の機会を通知先に付与する保存期間再設定部と,
前記通知部による通知に対する返答に応じてファイルを自動削除するか否かを設定する自動削除設定部とを有することを特徴とするファイル管理装置。
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