JP7124455B2 - 文書管理装置及び文書管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書ファイルを管理する文書管理装置及び文書管理方法に関する。

従来、文書ファイルの管理のための期日を設定する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。

特許文献１には、受信した文書ファイルに基づいて作成される電子ドキュメントから期限に関係するメタデータを取得して、取得したメタデータから電子ドキュメントに定められた当該期限を推定し、推定した期限に基づいて定められた期日になると、推定した期限をユーザに通知する技術が開示されている。

特開２００８－１８７７０８号公報

ところで、受信した文書ファイルを記憶する記憶装置（記憶部）によっては、記憶容量が有限であるために、記憶する文書ファイルに記憶期日が設けられており、所定期間記憶した文書ファイルは、記憶部より削除される場合がある。上述のように、従来技術により抽出された通知期日が、記憶部が文書ファイルを記憶する記憶期日の後に設定される場合、期日の通知を行ったときにはすでに当該文書ファイルが記憶部より削除されている問題がある。一方で、記憶期日を設けずに、ユーザが受信した文書ファイルに対する作業を完了するまで文書ファイルを記憶部に記憶させ続けようとすると、記憶部に要求される記憶容量が膨大になる問題がある。

そこで、本発明は、上記問題を鑑みてなされたものであり、ユーザの作業の完了前の文書ファイルが削除されることを抑制し、且つ、記憶部の記憶容量を有効に利用できる文書管理装置等を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明の一態様に係る文書管理装置は、記憶部と、文書ファイル及び前記文書ファイルに対する処理状況を通知する期日である通知期日を取得する取得部と、前記取得部が前記文書ファイルを取得した取得期日に基づいて、前記文書ファイルを前記記憶部に記憶させておく記憶期日を設定する設定部と、前記通知期日に前記文書ファイルに対する処理状況を通知する通知部と、前記通知期日が前記記憶期日より後の期日の場合に、前記通知期日及び前記記憶期日の少なくとも一方を変更し、前記記憶期日まで前記文書ファイルを前記記憶部に記憶させる格納部と、を備える。

このような構成によれば、文書管理装置は、通知期日が記憶期日より前の期日となるように、ユーザへの通知期日と文書ファイルの記憶期日とを調整することができる。これにより、ユーザが未だ作業を完了していない文書ファイルが記憶部から削除されることを抑制することができ、且つ、記憶部の記憶容量を有効に使うことができる。

例えば、前記格納部は、少なくとも前記通知期日より後の期日となるように前記記憶期日を変更する。

このような構成によれば、文書管理装置は、ユーザが未だ作業が完了していない文書ファイルが削除されることを抑制することができる。

また、例えば、前記格納部は、現在の日付が前記記憶期日になった場合、前記文書ファイルに対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得していないとき、前記記憶期日を所定期日遅らせる。

このような構成によれば、文書管理装置は、ユーザが未だ作業が完了していない文書ファイルが削除されることをより抑制することができる。

また、例えば、文書ファイル及び前記文書ファイルに対する処理状況を通知する期日である通知期日を取得する取得ステップと、前記取得ステップで前記文書ファイルを取得した取得期日に基づいて、前記文書ファイルを記憶部に記憶させておく記憶期日を設定する設定ステップと、前記通知期日に前記文書ファイルに対する処理状況を通知する通知ステップと、前記通知期日が前記記憶期日より後の期日の場合に、前記通知期日及び前記記憶期日の少なくとも一方を変更し、前記記憶期日まで前記文書ファイルを前記記憶部に記憶させる格納ステップと、を含む。

このような構成によれば、文書管理装置は、通知期日が記憶期日より前にくる場合には、通知期日が到来し、且つ、当該文書ファイルに対してユーザがすでに所定の作業を実行している場合には、記憶部から文書ファイルを削除する。これにより、記憶部の記憶容量の空き容量を増やすことができる。

なお、これらの包括的又は具体的な態様は、システム、方法、集積回路、コンピュータプログラム又はコンピュータ読み取り可能なＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体で実現されてもよく、システム、方法、集積回路、コンピュータプログラム及び記録媒体の任意な組み合わせで実現されてもよい。

本発明の一態様に係る文書管理装置によれば、ユーザが確認前の文書ファイルが削除されることを抑制し、且つ、記憶部の記憶容量を有効に利用できる。

図１は、実施の形態に係る通信システムの構成図である。 図２は、実施の形態に係るＭＦＰのハードウェア構成を示すブロック図である。 図３は、実施の形態に係るＭＦＰに接続されているサーバのハードウェア構成を示すブロック図である。 図４は、実施の形態に係る文書管理装置の機能構成を示すブロック図である。 図５は、実施の形態に係る文書管理装置が実行する、通知期日及び記憶期日を設定して文書ファイルを記憶する処理手順を示すフローチャートである。 図６は、実施の形態に係る文書管理装置が文書ファイルを通知期日にユーザに通知する画像の一例を示す図である。 図７は、実施の形態に係る文書管理装置が文書ファイルを記憶する際の処理の第１例を説明するための図である。 図８は、実施の形態に係る文書管理装置が文書ファイルを記憶する際の処理の第２例を説明するための図である。

以下、本発明の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。なお、以下で説明する実施の形態は、いずれも本発明の一具体例を示すものである。以下の実施の形態で示される数値、形状、材料、構成要素、構成要素の配置位置及び接続形態、ステップ、ステップの順序等は、一例であり、本発明を限定する主旨ではない。本発明は、特許請求の範囲だけによって限定される。よって、以下の実施の形態における構成要素のうち、本発明の最上位概念を示す独立請求項に記載されていない構成要素については、任意の構成要素として説明される。

なお、各図は模式図であり、必ずしも厳密に図示されたものではない。また、各図において、実質的に同一の構成に対しては同一の符号を付しており、重複する説明は省略又は簡略化される場合がある。

（実施の形態）
［概要］
まず、図１～図４を用いて、実施の形態に係る文書管理装置の構成について説明する。

図１は、実施の形態に係る通信システム１の構成図である。図２は、実施の形態に係るＭＦＰ１００のハードウェア構成を示すブロック図である。図３は、実施の形態に係るＭＦＰ１００に接続されているサーバ１１１のハードウェア構成を示すブロック図である。図４は、実施の形態に係る文書管理装置１０の機能構成を示すブロック図である。

図４に示す文書管理装置１０は、ファクシミリ受信装置、又は、デジタル複合機（ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ））等に相当し、受信した文書ファイル（つまり、電子データ）を所定期間記憶する装置である。図１に示すＭＦＰ１００は、図４に示す文書管理装置１０の一例であり、例えば、デジタル複合機である。

図１に示すように、通信システム１は、ＭＦＰ１００と、情報端末３００と、を備える。

ＭＦＰ１００は、ファクシミリ受信装置、又は、デジタル複合機等である相手ＭＦＰ７００と、ネットワーク６００を介して通信可能に接続されており、相手ＭＦＰ７００から文書ファイルを受信し、受信した文書ファイルを所定期間記憶する。ＭＦＰ１００は、例えば、ネットワーク６００に接続され、ネットワーク６００を介して接続されている遠隔の相手ＭＦＰ７００からファクシミリで文書データを受信して、文書ファイルとして管理する。ネットワーク６００は、例えば、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ Ｓｗｉｔｃｈｅｄ Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ Ｎｅｔｗｏｒｋ）である。

情報端末３００は、ＭＦＰ１００が保持している文書ファイル、又は、文書ファイルのリストを表示したり、ＭＦＰ１００を操作するための指示を与えたりするコンピュータである。情報端末３００は、例えば、ＭＦＰ１００が保持している文書ファイル又はリストを閲覧するためのユーザによる操作を受けて、ＭＦＰ１００から文書ファイル又はリストを取得して表示画面に表示する。情報端末３００は、例えば、パーソナルコンピュータ、スマートフォン、タブレット端末等である。

ＭＦＰ１００と情報端末３００とは、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）５００を介して通信可能に接続されている。

ＬＡＮ５００は、ＭＦＰ１００と情報端末３００とを通信可能に接続するネットワークである。ＬＡＮ５００の通信規格はどのようなものであってもよく、例えば、ＩＥＥＥ８０２．３規格等に適合する有線ＬＡＮ、又は、ＩＥＥＥ８０２．１１ａ、ｂ、ｇ、ｎ規格等に適合する無線ＬＡＮ等である。

［ＭＦＰのハードウェア構成］
図２に示すように、ＭＦＰ１００は、ＳｏＣ（Ｓｙｓｔｅｍ－ｏｎ－ａ－Ｃｈｉｐ）１０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１０２、ストレージ１０３、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）端子１０４、ＬＡＮ ＩＦ（ＬＡＮ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）１０５、ＭＯＤＥＭ１０６、ＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）１０７、操作パネル１０８、スキャナ１０９、及び、プリンタ１１０を備える。

ＳｏＣ１０１は、ＭＦＰ１００を動作させるための所定の制御プログラムを実行するマイクロプロセッサと、メモリコントローラと各種インタフェースを含んでいる。ＳｏＣ１０１では、マイクロプロセッサが所定の制御プログラムを実行することにより、ＭＦＰ１００の動作を制御する。

ＲＡＭ１０２は、ストレージ１０３から読みだされた所定の制御プログラムが展開され、さらにＳｏＣ１０１が制御プログラムを実行する際に用いられるワークデータ、及び、スキャナ１０９から得られた画像データ等を一時的に保持する読み書き可能なメモリである。

ストレージ１０３は、ＬＡＮ ＩＦ１０５又はＭＯＤＥＭ１０６により受信されたデータを記憶する記憶装置である。ストレージ１０３は、例えば、不揮発性のメモリ（例えば、ＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｄｉｇｉｔａｌ）メモリカード）、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）等により構成される。

ＵＳＢ端子１０４は、外部機器と接続されるための端子である。ＵＳＢ端子１０４には、例えば、サーバ１１１が接続されている。

ＬＡＮ ＩＦ１０５は、ＭＦＰ１００をＬＡＮ５００に接続する通信アダプタである。ＬＡＮ ＩＦ１０５は、ＳｏＣ１０１の制御下で、例えば、ＲＡＭ１０２、ストレージ１０３又はＵＳＢ端子１０４に接続されている外部機器（図１においては、サーバ１１１）に保持されたデータを情報端末３００等へ送信する。

ＭＯＤＥＭ１０６は、ＲＡＭ１０２に保持された画像データ等をファクシミリ信号に変調して送信し、また、外部から受信されたファクシミリ信号をラインデータに復調する。ＭＯＤＥＭ１０６は、例えば、Ｇ３規格に準拠したファックスモデムである。

ＮＣＵ１０７は、ＭＯＤＥＭ１０６とネットワーク６００との接続を制御するネットワーク制御装置である。

操作パネル１０８は、例えば、ユーザからの操作を受け付け、且つ、操作を受け付けるためのＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を表示するタッチパネルである。操作パネル１０８は、例えば、タッチセンサと、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ：液晶表示装置）等のディスプレイとを有する。操作パネル１０８は、さらに、ユーザからの操作を受け付ける操作ボタン、ＭＦＰ１００の状態を示す表示ランプ等を含んでいてもよい。

スキャナ１０９は、画像読み取り装置であり、ＳｏＣ１０１の制御下で、ＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ Ｃｏｕｐｌｅｄ Ｄｅｖｉｃｅ）、ＣＭＯＳ（Ｃｏｍｐｌｅｍｅｎｔａｒｙ Ｍｅｔａｌ Ｏｘｉｄｅ Ｓｅｍｉｃｏｎｄｕｃｔｏｒ）等のイメージセンサを用いて原稿を光学的に読み取ることによって画像データを生成する。

プリンタ１１０は、印刷装置であり、ＳｏＣ１０１の制御下で、例えば、ＲＡＭ１０２に保持された画像データによって表される画像を印刷出力する。

［サーバのハードウェア構成］
図３に示すように、サーバ１１１は、ＳｏＣ１１２、ＲＡＭ１１３、ストレージ１１４、ＵＳＢ端子１１５、及び、ＲＴＣ（Ｒｅａｌ Ｔｉｍｅ Ｃｌｏｃｋ）１１６を備える。

ＳｏＣ１１２は、サーバ１１１を動作させるための所定の制御プログラムを実行するマイクロプロセッサと、メモリコントロ―ラと、各種インタフェースを有する。ＳｏＣ１１２では、マイクロプロセッサが所定の制御プログラムを実行することにより、サーバ１１１の動作を制御する。

ＲＡＭ１１３は、ストレージ１１４から読みだされた所定の制御プログラムが展開されるとともに、ＳｏＣ１１２が制御プログラムを実行する際に用いられるワークデータ等を一時的に保持する読み書き可能なメモリである。

ストレージ１１４は、ＵＳＢ端子１１５を介してＭＦＰ１００から受信したデータを記憶する記憶装置である。ストレージ１１４は、例えば、不揮発性のメモリ（例えば、ＳＤメモリカード）、ＨＤＤ、ＳＳＤ等により構成される。

ＵＳＢ端子１１５は、ＭＦＰ１００のＵＳＢ端子１０４等と通信可能に接続される端子である。

ＲＴＣ１１６は、時刻をカウントする計時手段である。

［文書管理装置の構成］
図４に示すように、文書管理装置１０は、機能構成として、取得部１１と、設定部１２と、通知部１３と、格納部１４と、記憶部１５と、を備える。これらの機能構成は、ＳｏＣ１０１が、ＲＡＭ１０２を用いて所定のプログラムを実行し、必要に応じてＬＡＮ ＩＦ１０５等のハードウェア構成を用いて実現される。

取得部１１は、文書ファイル１６及び文書ファイル１６に対する処理状況を通知する期日である通知期日を取得する。取得部１１は、例えば、ネットワーク６００を介して遠隔の装置（例えば、相手ＭＦＰ７００）から文書ファイル１６を取得し、文書ファイル１６に対してユーザが設定した通知期日を取得することで文書ファイル１６及び通知期日を取得する。処理状況とは、ユーザが文書ファイル１６に対して実行した処理の内容を示し、例えば、ユーザが文書ファイル１６に対して処理を完了しているか否かを示す情報である。

なお、取得部１１は、ネットワーク６００を介して文書ファイル１６を受信する他にも、スキャナ１０９による読み取りによって生成された文書ファイル１６を取得してもよいし、ＬＡＮ５００を介して他の装置から文書ファイル１６を取得してもよい。また、取得部１１は、例えば、図２に示す操作パネル１０８にユーザによって入力された情報から、通知期日に関する情報を取得してもよい。取得部１１は、例えば、図２に示すＭＯＤＥＭ１０６及びＮＣＵ１０７、ＬＡＮ ＩＦ１０５、スキャナ１０９等から実現される。

設定部１２は、取得部１１が文書ファイル１６を取得した取得期日に基づいて、文書ファイル１６に対するユーザの処理記憶期日を設定する。具体的には、設定部１２は、相手ＭＦＰ７００等から取得部１１が受信した文書ファイル１６の受信日に基づいて、文書ファイル１６を記憶部１５に記憶させておく期限である記憶期日を算出する。記憶期日の算出方法は予め任意に定められてよく、例えば、取得期日の３日後、１週間後等、特に限定されない。

通知部１３は、文書ファイル１６に関連付けられた通知期日に文書ファイル１６のファイル名、文書ファイル１６の内容を示すお知らせ内容等を当該ユーザに通知する。また、通知部１３は、作業が完了していない文書ファイル１６に対する処理状況を通知期日に通知する。通知部１３は、例えば、操作パネル１０８に表示されるＧＵＩを用いて文書ファイル１６を取得した旨をユーザに通知してもよいし、文書ファイル１６を取得した旨を示す情報をユーザが使用する端末（例えば、情報端末３００）へ送信してもよい。具体的には、通知部１３は、情報端末３００の表示画面に画像を表示するためのデータ又は信号を出力してもよい。この場合、通知部１３は、情報端末３００からＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等で受信するＷｅｂ画面の取得要求に応じて、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）等の記述言語で記述したＷｅｂ画面の描画データを送信する。また、通知部１３は、操作パネル１０８に画像を表示するための信号を出力してもよい。通知部１３は、例えば、ＬＡＮ ＩＦ１０５、又は、操作パネル１０８により実現される。

格納部１４は、取得部１１が取得した通知期日が、設定部１２が設定した記憶期日より後になっているか否かを判定する。格納部１４は、通知期日が記憶期日より後の期日の場合に、通知期日及び記憶期日の少なくとも一方を変更し、記憶期日まで文書ファイル１６を記憶部１５に記憶させる。なお、文書管理装置１０は、文書ファイル１６を取得した時刻を取得するために、ＲＴＣ等の計時部を備えてもよい。現在の日付、時刻等の時間に関する情報は、ＬＡＮ５００等を介して、例えば、情報端末３００から取得してもよい。また、格納部１４は、記憶期日を過ぎた文書ファイル１６を記憶部１５から削除する。格納部１４は、例えば、記憶期日となった文書ファイル１６を、当該記憶期日に記憶部１５から削除してもよいし、記憶部１５の記憶容量の空き容量が所定値以下となった場合に、記憶期日を過ぎた文書ファイル１６を順次削除してもよい。

例えば、格納部１４は、少なくとも通知期日以後の期日となるように、設定部１２が設定した記憶期日を変更する。例えば、格納部１４は、通知期日が記憶期日より後の期日の場合に、通知期日を記憶期日の１日後になるように変更する。

また、例えば、格納部１４は、現在の日付が記憶期日になった場合、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得していないとき、記憶期日を所定期日遅らせる。ここで、文書ファイル１６に対する所定の処理とは、文書ファイル１６で要求された作業、例えば、文書ファイル１６が発注書の場合には、見積もり書を返信することである。作業は、必ずしもＭＦＰ１００から送信されるものに限らず、文書ファイル１６に記載された要求に対して、人員の派遣や物品の発送を行なうこと等も含まれる。そのため、ユーザが文書ファイル１６を操作する際に利用するＧＵＩに、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得するためのボタンを設け、当該ボタンへの入力を受け付けた場合に文書ファイル１６に対する所定の処理が完了したとすることができる。例えば、格納部１４は、現在の日付が記憶期日になった場合、文書ファイル１６に対する完了情報を取得していないとき、記憶期日を１日遅らせる。なお、所定期日は特に限定されるものではなく、２日以上でもよい。また、格納部１４は、文書ファイル１６に対する完了情報を取得するまで、何度も記憶期日を遅らせてもよいし、任意の回数だけ記憶期日を遅らせた場合は、記憶期日に文書ファイル１６を記憶部１５から削除してもよい。

また、例えば、格納部１４は、現在の日付が記憶期日になっていない場合に、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得したとき、完了情報を取得した日付に基づいて記憶期日を早める。

記憶部１５は、各種情報、及び、設定部１２、格納部１４等が実行する制御プログラムを記憶する記憶装置である。また、記憶部１５には、１以上の文書ファイル１６が格納部１４によって記憶される。

記憶部１５は、例えば、図２に示すストレージ１０３によって実現される。なお、文書ファイル１６は、サーバ１１１が備えるストレージ１１４に記憶されてもよい。つまり、記憶部１５は、文書管理装置１０と通信可能に接続される外部記憶装置により実現されてもよい。

［処理手順］
続いて、図５及び図６を用いて、文書管理装置１０が実行する処理手順について説明する。

図５は、実施の形態に係る文書管理装置１０が実行する、通知期日及び記憶期日を設定して文書ファイル１６を記憶する処理手順を示すフローチャートである。

まず、取得部１１は、文書ファイル１６及び通知期日を取得する（ステップＳ１０１）。

次に、設定部１２は、取得部１１が文書ファイル１６を取得した取得期日に基づいて、文書ファイル１６を記憶部１５に記憶させておく記憶期日を設定する（ステップＳ１０２）。

次に、格納部１４は、取得部１１が取得した通知期日が、設定部１２が設定した記憶期日より後になっているか否かを判定する（ステップＳ１０３）。

格納部１４は、通知期日が記憶期日より後の期日であると判定した場合（ステップＳ１０３でＹｅｓ）、通知期日及び記憶期日の少なくとも一方を変更する（ステップＳ１０４）。

次に、格納部１４は、文書ファイル１６を通知期日及び記憶期日に関連付けて記憶部１５に記憶させる（ステップＳ１０５）。

一方、格納部１４は、通知期日が記憶期日より後の期日ではないと判定した場合（ステップＳ１０３でＮｏ）、通知期日及び記憶期日を変更せずに、文書ファイル１６に当該通知期日及び当該記憶期日を関連付けて記憶部１５に記憶させる（ステップＳ１０５）。

次に、通知部１３は、文書ファイル１６に関連付けて記憶部１５に記憶された通知期日に、文書ファイル１６のお知らせ内容と文書名に対する処理状況とを通知する（ステップＳ１０６）。

次に、格納部１４は、文書ファイル１６の完了情報を取得しているか否かを判定する（ステップＳ１０７）。

格納部１４は、文書ファイル１６の完了情報を取得していると判定した場合（ステップＳ１０７でＹｅｓ）、文書ファイル１６に関連付けて記憶されている記憶期日に、記憶部１５から文書ファイル１６を削除する（ステップＳ１０８）。

一方、格納部１４は、文書ファイル１６の完了情報を取得していないと判定した場合（ステップＳ１０７でＮｏ）、文書ファイル１６に関連付けて記憶部１５に記憶されている記憶期日を所定期日（例えば、１日）遅らせた期日を記憶期日に変更し、変更した記憶期日を文書ファイル１６に関連付けて記憶部１５に記憶させる。

図６は、実施の形態に係る文書管理装置１０が文書ファイル１６を通知期日にユーザに通知する画像の一例を示す図である。

文書管理装置１０が文書ファイル１６を通知期日にユーザに通知する画像の一例である画像３０は、例えば、情報端末３００が備える表示装置の画面に、ポップアップ表示されるウィンドウである。通知部１３は、例えば、画像３０を情報端末３００が備える表示装置の画面に表示させることで、ユーザに文書ファイル１６に対するユーザの処理状況を通知する。

画像３０は、例えば、記憶情報表示部３１と、完了ボタン３２とを含む。

記憶情報表示部３１には、記憶部１５に格納されている文書ファイル１６の情報が表示される。図６には、文書ファイル１６が記憶部１５に少なくとも３つ記憶されており、当該３つの文書ファイル１６が通知期日となっている場合を例示している。また、図６には、記憶部１５に格納されている文書ファイル１６の情報の一例として、各文書ファイル１６に対応する、文書ファイル１６に対するユーザの処理状況（図６に示す状況）、文書ファイル１６のファイル名、及び、文書ファイル１６の具体的な概要（図６に示す内容）が記憶情報表示部３１に表示されている例を示している。

記憶情報表示部３１に表示される状況には、文書ファイル１６に対するユーザの処理状況が表示され、例えば、「活動中」及び「期限超過」等のそれぞれの状況を示す情報から選択される１つの情報が表示される。ここで、「活動中」とは、文書ファイル１６に関するユーザによる作業が行われておらず、完了していない状況を示す情報である。また、「期限超過」は、文書ファイル１６に関するユーザの作業が完了される期限（例えば、格納部１４によって初めに文書ファイル１６に関連付けられた記憶期日）を超過しているものの、未だその作業が完了していない状況を示す情報である。記憶情報表示部３１に含まれる状況を画像３０に含めてユーザが利用する情報端末３００等の表示装置に表示させることで、通知部１３は、文書ファイル１６の処理状況をユーザに通知する。

完了ボタン３２は、文書ファイル１６に関する作業が完了したことの登録をユーザから受け付けるための画像である。格納部１４は、例えば、完了ボタン３２が操作（つまり、押下）されたことを情報端末３００等からＬＡＮ５００、ＬＡＮ ＩＦ１０５を介して取得した場合に、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得したと判定する。例えば、通知部１３は、完了情報を取得した文書ファイル１６に関しては、画像３０の表示から削除する。

なお、図６においては、通知部１３がユーザに通知する画像の一例として、ディスプレイ等の情報端末３００が備える表示装置の画面に表示されるウィンドウ（ポップアップ表示）を示したが、通知部１３がユーザに文書ファイル１６に対する処理状況を通知する方法は、画像３０に特に限定されない。通知部１３は、例えば、操作パネル１０８に画像３０を表示させることで、ユーザに文書ファイル１６に対する処理状況を通知してもよい。通知部１３は、例えば、情報端末３００が備えるアンプ及びスピーカ等を介して、音声によってユーザに文書ファイル１６に対する処理状況を通知してもよい。

［具体例］
続いて、図７及び図８を用いて、文書管理装置１０が文書ファイル１６を記憶する際の処理の具体例を説明する。

＜第１例＞
図７は、実施の形態に係る文書管理装置１０が文書ファイル１６を記憶する際の処理の第１例を説明するための図である。具体的には、図７の（ａ）は、実施の形態に係る文書管理装置１０が文書ファイル１６を記憶する際の処理を示し、図７の（ｂ）は、図７の（ａ）に示す文書管理装置１０が文書ファイル１６を記憶した日から７日後の処理を示す。

図７の（ａ）に示すように、例えば、取得部１１は、２０１７年８月１日に、文書ファイル１６及び文書ファイル１６の通知期日を含む通知期日情報１９を取得したとする。設定部１２は、取得部１１が取得した文書ファイル１６の取得期日から、記憶期日を、例えば、取得期日の５日後の２０１７年８月６日に設定する。なお、設定部１２が設定する取得期日に基づく記憶期日の設定日は、任意に定められてよく、例えば、取得期日の１日後でもよいし、３日後でもよい。

次に、格納部１４は、通知期日情報１９に含まれる通知期日：２０１７年８月７日と、設定部１２が設定した記憶期日：２０１７年８月６日を比較する。この場合、格納部１４は、通知期日が記憶期日より後であるために、通知期日及び記憶期日の少なくとも一方を変更する。図７の（ａ）には、格納部１４が、記憶期日を２０１７年８月８日に変更した例を示している。

このように、格納部１４は、例えば、通知期日が記憶期日より後の期日の場合に、少なくとも通知期日より後の期日となるように記憶期日を変更する。

これにより、文書管理装置１０は、文書ファイル１６を削除する前にユーザに文書ファイル１６の処理状況を通知できるために、ユーザが未だ作業が完了していない文書ファイル１６が削除されることを抑制することができる。

また、格納部１４は、取得部１１が取得した通知期日及び格納部１４が設定した記憶期日を含む設定期日１７Ａを文書ファイル１６に関連付けて記憶部１５に記憶させる。

また、格納部１４は、例えば、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得したか否かを、文書ファイル１６に関連付けて記憶部１５に記憶させる。図７の（ａ）には、例えば、完了情報を取得していない場合（「完了情報：無し」）を、未完了情報１８Ａとして例示している。未完了情報１８Ａは、格納部１４が完了情報を取得していない状態を示すものであり、未完了であることを示す情報を取得している必要はない。また、通知期日及び記憶期日には、年月日だけでなく時刻まで設定されてもよい。

次に、例えば、２０１７年８月７日となった場合に、通知部１３は、文書ファイル１６に対する処理状況をユーザに通知する。通知部１３が実行する通知は、１回のみ実行するとしてもよいし、通知期日に複数回実行してもよいし、通知期日以降も実行してもよい。

次に、図７の（ｂ）に示すように、記憶期日である２０１７年８月８日となった場合に、格納部１４は、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得したか否かの判定を行う。格納部１４は、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得している場合、文書ファイル１６を削除する。

一方、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得していない場合、図７の（ｂ）に示すように、記憶期日を遅らせるように変更する。図７の（ｂ）には、格納部１４が記憶期日を１日遅らせて２０１７年８月９日とした設定期日１７Ｂを記憶部１５に記憶させる場合を例示している。なお、格納部１４が記憶期日を遅らせる期日である所定期日は、任意に設定されてもよい。所定期日は、例えば、１日でもよいし、２日でもよいし、３日でもよい。また、格納部１４は、通知期日も再設定してもよい。

このように、格納部１４は、例えば、現在の日付が記憶期日になった場合、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得していないとき、記憶期日を所定期日遅らせる。

これにより、文書管理装置１０は、ユーザが未だ作業が完了していない文書ファイル１６が削除されることをより抑制することができる。

なお、格納部１４が実行する文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得したか否かの判定は、例えば、記憶期日に行われてもよいし、文書ファイル１６を記憶した日から毎日実行されもよく、任意の期日に任意の回数が実行されてよい。

＜第２例＞
図８は、実施の形態に係る文書管理装置１０が文書ファイル１６を記憶する際の処理の第２例を説明するための図である。具体的には、図８の（ａ）は、実施の形態に係る文書管理装置１０が文書ファイル１６を記憶する際の処理を示し、図８の（ｂ）は、図８の（ａ）に示す文書管理装置１０が文書ファイル１６を記憶した日から２日後の処理を示す。

図８の（ａ）に示すように、例えば、取得部１１は、２０１７年８月１日に、文書ファイル１６及び文書ファイル１６の通知期日：２０１７年８月４日を含む通知期日情報１９Ａを取得したとする。設定部１２は、取得部１１が取得した文書ファイル１６の取得期日から、記憶期日を、例えば、取得期日の５日後の２０１７年８月６日に設定する。

次に、格納部１４は、通知期日情報１９に含まれる通知期日：２０１７年８月４日と、設定部１２が設定した記憶期日：２０１７年８月６日を比較する。この場合、格納部１４は、通知期日が記憶期日より前であるために、通知期日及び記憶期日を変更しない。

また、格納部１４は、通知期日情報１９Ａに含まれる通知期日及び設定部１２が設定した記憶期日を含む設定期日１７Ｃを文書ファイル１６に関連付けて記憶部１５に記憶させる。また、格納部１４は、例えば、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得したか否かを、文書ファイル１６に関連付けて記憶部１５に記憶させる。図８の（ａ）には、例えば、完了情報を取得していない場合（「完了情報：無し」）を、未完了情報１８Ａとして例示している。

次に、図８の（ｂ）に示すように、２０１７年８月３日に、格納部１４は、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得したとする。図８の（ｂ）には、例えば、完了情報を取得した場合（「完了情報：有り」）を、完了情報１８Ｂとして例示している。この場合、図８の（ｂ）に示すように、格納部１４は、例えば、記憶期日を早めるように変更する。図８の（ｂ）には、格納部１４が記憶期日を２日早めて２０１７年８月４日とした設定期日１７Ｄを記憶部１５に記憶させる場合を例示している。なお、格納部１４が記憶期日を早める期日は、任意に設定されてもよい。格納部１２が記憶期日を早める期日は、例えば、完了情報を取得した日付に基づいて定められてよく、格納部１４が完了情報を取得した期日（つまり、格納部１４が完了情報を取得したと判定した期日）の１日後、又は、２日後等、任意に設定されてよい。

このように、格納部１４は、例えば、現在の日付が記憶期日より前の場合に、文書ファイル１６に対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報１８Ｂを取得したとき、完了情報を取得した日付に基づいて記憶期日を早める。

これにより、文書管理装置１０は、通知期日が記憶期日より前にくる場合には、通知期日が到来し、且つ、文書ファイル１６に対してユーザがすでに所定の処理を実行している場合には、記憶部１５から文書ファイル１６を削除する。これにより、記憶部１５の記憶容量の空き容量を増やすことができる。

なお、通知期日より前に格納部１４が完了情報を取得した場合、その文書ファイル１６に対する通知を行う必要はなくなる。設定部１２又は格納部１４は、通知期日を削除（つまり、通知部１３に通知させることを中止）してもよい。図８の（ｂ）には、格納部１４が通知期日を削除した場合を例示している。

［まとめ］
以上、実施の形態に係る文書管理装置１０は、記憶部１５と、文書ファイル１６及び文書ファイル１６に対する処理状況を通知する通知期日を取得する取得部１１と、取得部１１が文書ファイル１６を取得した取得期日に基づいて、文書ファイル１６を記憶部１５に記憶させておく記憶期日を設定する設定部１２と、通知期日に文書ファイル１６に対する処理状況を通知する通知部１３と、通知期日が記憶期日より後の期日の場合に、通知期日及び記憶期日の少なくとも一方を変更し、記憶期日まで文書ファイル１６を記憶部１５に記憶させる格納部１４と、を備える。

このような構成によれば、文書管理装置１０は、文書ファイル１６の管理のための期日である管理期日に基づいて、ユーザへの通知期日と文書ファイル１６の記憶期日とを調整することができる。これにより、ユーザが未だ作業が完了していない（つまり、所定の処理を実行していない）文書ファイル１６が記憶部１５から削除されることを抑制することができ、且つ、記憶部１５の記憶容量を有効に使うことができる。

従来、記憶部に文書ファイルを記憶させておく記憶期日は、記憶部の記憶容量に基づいて、例えば、文書ファイルを取得してから３日間等、各文書ファイルに一意に定められていた。そのため、管理期日によっては、ユーザに早急に処理をされないために、ユーザが知ることなく記憶部から文書ファイルが削除されるといった問題がある。

しかしながら、文書管理装置１０は、ユーザへの通知期日と文書ファイル１６の記憶期日との少なくとも一方の期日を調整するために、記憶部１５から文書ファイル１６を削除する前に、より確実にユーザへ文書ファイル１６に対する処理状況を通知することができる。

なお、これらの包括的又は具体的な態様は、システム、方法、集積回路、コンピュータプログラム又はコンピュータ読み取り可能なＣＤ－ＲＯＭ、コンピュータプログラムが記憶された光学ディスク、ＨＤＤ若しくは半導体メモリ等のコンピュータ読み取り可能な非一時的記録媒体等の記録媒体で実現されてもよく、システム、方法、集積回路、コンピュータプログラム及び記録媒体の任意な組み合わせで実現されてもよい。

具体的に、例えば、本発明は、文書管理装置１０が実行する文書管理方法であって、文書ファイル１６及び文書ファイル１６に対する処理状況を通知する期日である通知期日を取得する取得ステップと、取得ステップで文書ファイル１６を取得した取得期日に基づいて、文書ファイル１６を記憶部１５に記憶させておく記憶期日を設定する設定ステップと、通知期日に文書ファイル１６に対する処理状況を通知する通知ステップと、通知期日が記憶期日より後の期日の場合に、通知期日及び記憶期日の少なくとも一方を変更し、記憶期日まで文書ファイル１６を記憶部１５に記憶させる格納ステップと、を含む文書管理方法として実現されてもよい。

このような方法によってもまた、ユーザへの通知期日と文書ファイル１６の記憶期日との少なくとも一方の期日を調整することができる。これにより、ユーザが未だ所定の処理を実行していない文書ファイル１６が記憶部１５から削除されることを抑制することができ、且つ、記憶部１５の記憶容量を有効に使うことができる。

また、具体的に、例えば、本発明は、コンピュータに、上記文書管理方法を実行させるためのプログラムとして実現されてもよいし、当該プログラムが記憶された非一時的な記録媒体として実現されてもよい。

（その他の実施の形態）
以上、本発明の一態様に係る文書管理装置等について、実施の形態に基づいて説明したが、本発明は、この実施の形態に限定されるものではない。本発明の趣旨を逸脱しない限り、当業者が思いつく各種変形を本実施の形態に施したものや、異なる実施の形態における構成要素を組み合わせて構築される形態も、本発明に含まれる。

例えば、上記実施の形態において、各構成要素は、専用のハードウェアで構成されるか、各構成要素に適したソフトウェアプログラムを実行することによって実現されてもよい。各構成要素は、ＣＰＵ又はプロセッサ等のプログラム実行部が、ハードディスク又は半導体メモリ等の記録媒体に記録されたソフトウェアプログラムを読み出して実行することによって実現されてもよい。

例えば、上記の各装置を構成する構成要素の一部又は全部は、１個のシステムＬＳＩ（Ｌａｒｇｅ Ｓｃａｌｅ Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ：大規模集積回路）から構成されているとしてもよい。システムＬＳＩは、複数の構成部を１個のチップ上に集積して製造された超多機能ＬＳＩであり、具体的には、マイクロプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を含んで構成されるコンピュータシステムである。ＲＯＭには、コンピュータプログラムが記憶されている。マイクロプロセッサが、ＲＯＭからＲＡＭにコンピュータプログラムをロードし、ロードしたコンピュータプログラムにしたがって演算等の動作することにより、システムＬＳＩは、その機能を達成する。

また、例えば、上記の各装置を構成する構成要素の一部又は全部は、各装置に脱着可能なＩＣカード又は単体のモジュールから構成されてもよい。ＩＣカード又はモジュールは、マイクロプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等から構成されるコンピュータシステムである。ＩＣカード又はモジュールには、上記の超多機能ＬＳＩが含まれてもよい。マイクロプロセッサが、コンピュータプログラムにしたがって動作することにより、ＩＣカード又はモジュールは、その機能を達成する。このＩＣカード又はこのモジュールは、耐タンパ性を有してもよい。

本発明は、ユーザが確認前の文書ファイルが削除されることを抑制し、且つ、記憶部の記憶容量を有効に利用できる文書管理装置、より具体的には、ファクシミリ受信装置、複合機等に利用可能である。

１ 通信システム
１０ 文書管理装置
１１ 取得部
１２ 設定部
１３ 通知部
１４ 格納部
１５ 記憶部
１６ 文書ファイル
１７Ａ、１７Ｂ、１７Ｃ、１７Ｄ 設定期日
１８Ａ 未完了情報
１８Ｂ 完了情報
１９、１９Ａ 通知期日情報
３０ 画像
３１ 記憶情報表示部
３２ 完了ボタン
１００ ＭＦＰ
１０１、１１２ ＳｏＣ
１０２、１１３ ＲＡＭ
１０３、１１４ ストレージ
１０４、１１５ ＵＳＢ端子
１０５ ＬＡＮ ＩＦ
１０６ ＭＯＤＥＭ
１０７ ＮＣＵ
１０８ 操作パネル
１０９ スキャナ
１１０ プリンタ
１１１ サーバ
１１６ ＲＴＣ
３００ 情報端末
５００ ＬＡＮ
６００ ネットワーク
７００ 相手ＭＦＰ

Claims (5)

1. 記憶部と、
   文書ファイル及び前記文書ファイルに対する処理状況を通知する期日である通知期日の入力を受け付ける操作部と、
   前記通知期日を取得する取得部と、
   前記取得部が前記文書ファイルを取得した取得期日に基づいて、前記文書ファイルを前記記憶部に記憶させておく記憶期日を設定する設定部と、
   前記通知期日に前記文書ファイルに対する処理状況を通知する通知部と、
   前記通知期日が前記記憶期日より後の期日の場合に、前記通知期日が前記記憶期日よりも前の期日になるように前記通知期日及び前記記憶期日の少なくとも一方を変更し、前記記憶期日まで前記文書ファイルを前記記憶部に記憶させる格納部と、を備える、
   文書管理装置。
2. 前記格納部は、少なくとも前記通知期日より後の期日となるように前記記憶期日を変更する、
   請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記格納部は、現在の日付が前記記憶期日になった場合、前記文書ファイルに対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得していないとき、前記記憶期日を所定期日遅らせる、
   請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記格納部は、現在の日付が前記記憶期日より前の場合に、前記文書ファイルに対する所定の処理が完了した旨を示す完了情報を取得したとき、前記完了情報を取得した日付に基づいて前記記憶期日を早める、
   請求項１～３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
5. 文書ファイル及び前記文書ファイルに対する処理状況を通知する期日である通知期日の入力を操作部を介して受け付ける受け付けステップと、
   前記通知期日を取得する取得ステップと、
   前記取得ステップで前記文書ファイルを取得した取得期日に基づいて、前記文書ファイルを記憶部に記憶させておく記憶期日を設定する設定ステップと、
   前記通知期日に前記文書ファイルに対する処理状況を通知する通知ステップと、
   前記通知期日が前記記憶期日より後の期日の場合に、前記通知期日が前記記憶期日よりも前の期日になるように前記通知期日及び前記記憶期日の少なくとも一方を変更し、前記記憶期日まで前記文書ファイルを前記記憶部に記憶させる格納ステップと、を含む、
   文書管理方法。

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