JP7073911B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

本発明は、ＦＡＸ文書、およびＦＡＸ文書に関連する日時等を管理する文書管理装置に関するものである。

従来、ファクシミリにより受信した文書画像であるＦＡＸ文書から機械的な文字認識によりＦＡＸ文書内の文字をテキスト化処理し、テキスト化されたデータから商品の納期などの期限に関する日時である期限日時を抽出する文書管理装置が提案されている（例えば特許文献１）。このような文書管理装置は、期限日時が抽出できた場合には、抽出された期限日時に対応した通知タイミングになると、文書管理装置と通信可能な情報端末に通知する機能を備えている。期限の通知を受けた情報端末は、ディスプレイに通知の内容などを表示し、通知の内容を確認した情報端末のユーザの操作により、当該ＦＡＸ文書を表示したり、プリンタで印刷したりすることができる。

特開２００８－１８７７０８号公報

ところが、ＦＡＸ文書の内容を機械認識によりテキスト化した場合、誤認識が少なからずある。また、テキスト化できたとしてもデータ内に存在する日時が何を示しているかが判断できず、正しく期限日時を取得できない場合がある。また、元のＦＡＸ文書自体に期限日時が記載されていないが、特定の内容のＦＡＸ文書については、ＦＡＸ文書受信から何日以内で返答することが決まっている文書もある。このような場合には文書管理装置では期限日時を把握することができず、情報端末に通知ができない。

また、期限を通知するが、それに応答したかどうかまでは文書管理装置が管理しないので、対応済みであっても一様に期限の通知がきてしまい煩わしいという問題もある。

本発明は上記課題に鑑みなされたものであり、機械認識によること無くＦＡＸ文書と期限日時とを関連付けて管理し、期限前に案件の対応が完了した場合は、期限の通知を行わないようにすることができる文書管理装置の提供を目的としている。

上記目的を達成するために、本発明の１つである文書管理装置は、複合機、およびネットワークを介して情報端末と接続され、ストレージを有している文書管理装置であって、前記複合機がＦＡＸ文書を受信した旨を示す受信情報を前記情報端末に通知する受信通知部と、前記受信通知部が通知した受信情報に基づきユーザが前記情報端末により入力した期限日時を取得する日時取得部と、前記日時取得部が取得した期限日時と対応する受信情報とをひも付けて前記ストレージに記憶させる記憶部と、前記ストレージに記憶された期限日時が到来すると、期限通知を前記情報端末に通知する期限通知部と、前記受信情報に対応し、ユーザが前記情報端末により入力した完了情報を取得する完了取得部と、取得した前記完了情報に対応する受信情報にひも付けられた期限日時を解除する解除部とを備える。

これによれば、機械認識による期限日時の誤認識が発生することなく、ＦＡＸ文書と期限日時とをひも付けてただしく管理することができる。また、完了情報を取得したＦＡＸ文書については期限通知を送信しないため、対応済みの案件に対して期限通知が通知されることもなくなる。

また、所定期間内に含まれる期限日時がひも付けられている受信情報の一覧を示す一覧情報を通知する一覧通知部を備えてもよい。これによれば、情報端末のユーザが容易に期限の確認を行う事が可能となる。

また、前記一覧通知部は、前記一覧情報を表形式で表示させる表情報と共に前記一覧情報を通知してもよい。これによれば、スマートフォンの様な処理能力の低い情報端末にも一覧を表形式で表示させることができる。

前記完了取得部は、前記一覧情報に基づきユーザが入力した完了情報を取得してもよい。これによれば、期限通知が通知されたタイミングばかりでなく、情報端末のユーザが所定のＦＡＸ文書に対する完了情報を任意に入力することができ、利便性が向上する。

なお、前記文書管理装置が備える各処理部をコンピュータに実現させるためのプログラムを実施することも本発明の実施に該当する。無論、そのプログラムが記録された記録媒体を実施することも本発明の実施に該当する。

本発明によれば、ＦＡＸ文書を情報端末のユーザが内容を確認し、ユーザが設定した期限日時を用いてＦＡＸ文書を管理するので、期限の記載がないＦＡＸ文書などにも期限を設定することができる。また例えば実際にＦＡＸ文書に対応する案件が完了した場合に、情報端末のユーザは期限通知の解除ができるので、それ以降無駄な通知が情報端末に対して通知されることはない。

図１は、情報処理システムの構成の一例を示す図である。 図２は、複合機（ＭＦＰ）のハードウェア構成を示すブロック図である。 図３は、複合機に内蔵されている文書管理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 図４は、文書管理装置の機能構成を示すブロック図である。 図５は、受信情報の一例を示す図である。 図６は、受信情報に期限日時とお知らせ内容とステータスがひも付けられたレコードからなるデータベースの一例を示す図である。 図７は、ステータスが完了とされたレコードを有するデータベースの一例を示す図である。 図８は、通知範囲情報の一例を示す図である。 図９は、文書管理装置の動作を他の装置などとの関係と共に示すシーケンス図である。 図１０は、受信画面の一例を示す図である。 図１１は、期限設定画面の一例を示す図である。 図１２は、文書管理装置の期限通知動作を情報端末との関係と共に示すシーケンス図である。 図１３は、お知らせ通知画面の一例を示す図である。 図１４は、文書管理装置のお知らせ一覧通知動作を情報端末との関係と共に示すシーケンス図である。 図１５は、お知らせ一覧画面の一例を示す図である。

次に、本発明に係る文書管理装置の実施の形態について、図面を参照しつつ説明する。なお、以下で説明する実施の形態は、いずれも包括的または具体的な例を示すものである。以下の実施の形態で示される数値、形状、材料、構成要素、構成要素の配置位置及び接続形態、ステップ、ステップの順序などは、一例であり、本発明を限定する主旨ではない。また、以下の実施の形態における構成要素のうち、最上位概念を示す独立請求項に記載されていない構成要素については、任意の構成要素として説明される。

また、図面は、本発明を示すために適宜強調や省略、比率の調整を行った模式的な図となっており、実際の形状や位置関係、比率とは異なる場合がある。

まず、図１を用いて、文書管理装置１００を備えた情報処理システム２００のハードウェア構成について説明する。図１は、情報処理システムのハードウェア構成を示す図である。同図に示すように、情報処理システム２００は、複合機２１０（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）、複数の情報端末２２０を備え、これらは有線、または無線のＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）２３０により接続されている。

複合機２１０は、ＰＳＴＮ３００（ＰＳＴＮ：Ｐｕｂｌｉｃ Ｓｗｉｔｃｈｅｄ Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ Ｎｅｔｗｏｒｋｓ：公衆電話交換回線網）を介してＦＡＸ文書を送受信する機能を備えている。また、複合機２１０は、受信したＦＡＸ文書を、ＬＡＮ２３０を介して各情報端末２２０へ送信する機能を備えている。また、プリンタ２１９を備え受信したＦＡＸ文書をプリントアウトすることができる。また、スキャナ２１８を備え書類をＦＡＸ文書などにするための画像データに変換することができる。本実施の形態の場合、複合機２１０は、文書管理装置１００（後述参照）を内蔵している。

図２は、複合機のハードウェア構成を示すブロック図である。

同図に示すように、複合機２１０は、ＳｏＣ２１１（Ｓｙｓｔｅｍ－ｏｎ－ａ－Ｃｈｉｐ）、ＲＡＭ２１２（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、ストレージ２１３、ＵＳＢ端子２１４（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）、ＬＡＮ＿ＩＦ２１５（ＬＡＮ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）、ＭＯＤＥＭ２１６、ＮＣＵ２６１（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）、操作パネル２１７、スキャナ２１８、およびプリンタ２１９を備える。

ＳｏＣ２１１は、複合機２１０を動作させるための所定の制御プログラムを実行するマイクロプロセッサと、メモリコントローラと各種入出力インタフェースとを有する。ＳｏＣ２１１では、マイクロプロセッサがストレージ２１３に記憶されている所定の制御プログラムをＲＡＭ２１２に展開し、展開された制御プログラムを実行することにより、複合機２１０の動作を制御する。

さらに、ＲＡＭ２１２は、ＳｏＣ２１１が制御プログラムを実行する際に用いられるワークデータ、スキャナ２１８から得られた画像データ等を一時的に保持する読み書き可能なメモリである。

ストレージ２１３は、ＬＡＮ＿ＩＦ２１５またはＭＯＤＥＭ２１６により受信されたデータを記憶する補助記憶装置である。ストレージ２１３は、例えば、不揮発性のメモリであるＳＤメモリカード、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ－Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）などにより構成される。

ＵＳＢ端子２１４は、外部機器と接続されるための端子（つまりインタフェース）である。本実施の形態の場合、ＵＳＢ端子２１４には、文書管理装置１００が接続されている。

ＬＡＮ＿ＩＦ２１５は、複合機２１０をＬＡＮ２３０に接続する通信アダプタである。ＬＡＮ＿ＩＦ２１５は、ＳｏＣ２１１の制御下で、例えばＲＡＭ２１２、ストレージ２１３またはＵＳＢ端子２１４に接続されている文書管理装置１００などの外部機器から送信されたデータを情報端末２２０等へ送信する。

ＭＯＤＥＭ２１６は、ＲＡＭ２１２に保持されたＦＡＸ文書等をファクシミリ信号に変調して送信し、また外部から受信されたファクシミリ信号をラインデータであるＦＡＸ文書に復調する。ＭＯＤＥＭ２１６は、例えばＧ３規格に準拠したファックスモデムである。

ＮＣＵ２６１は、ＭＯＤＥＭ２１６とＰＳＴＮ３００との接続を制御する網制御装置である。

操作パネル２１７は、例えば、ユーザからの操作を受け付け、かつ、操作を受け付けるためのＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を表示するタッチパネルである。操作パネル２１７は、さらに、ユーザからの操作を受け付ける操作ボタン、複合機２１０の状態を示す表示ランプなどを含んでいてもよい。タッチパネルは、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ：液晶表示装置）などのディスプレイと、ディスプレイ上に配置されたタッチセンサとを有する。

スキャナ２１８は、画像読み取り装置であり、ＳｏＣ２１１の制御下で、ＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ Ｃｏｕｐｌｅｄ Ｄｅｖｉｃｅ）、ＣＭＯＳ（Ｃｏｍｐｌｅｍｅｎｔａｒｙ Ｍｅｔａｌ Ｏｘｉｄｅ Ｓｅｍｉｃｏｎｄｕｃｔｏｒ）などのイメージセンサを用いて原稿を光学的に読み取ることによって画像データを生成する。

プリンタ２１９は、印刷装置であり、ＳｏＣ２１１の制御下で、例えばＲＡＭ２１２に保持された画像データ、ＦＡＸ文書などによって表される画像を印刷出力する。

図３は、文書管理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。同図に示すように、文書管理装置１００は、ＳｏＣ１０１、ＲＡＭ１０２、ストレージ１０３、ＵＳＢ端子１０４、およびＲＴＣ（Ｒｅａｌ Ｔｉｍｅ Ｃｌｏｃｋ）１０５を備える。本実施の形態の場合、文書管理装置１００は、独自のＬＡＮ＿ＩＦを備えておらず、情報端末２２０との通信は、ＵＳＢ端子１０４に接続された複合機２１０のＬＡＮ＿ＩＦ２１５を介して実行している。

ＳｏＣ１０１は、文書管理装置１００を動作させるための所定の制御プログラムを実行するマイクロプロセッサと、メモリコントローラと各種入出力インタフェースとを有する。ＳｏＣ１０１では、マイクロプロセッサがストレージ１０３に記憶されている所定の制御プログラムをＲＡＭ１０２に展開し、展開された制御プログラムを実行することにより、文書管理装置１００の動作を制御する。

さらに、ＲＡＭ１０２は、ＳｏＣ１０１が制御プログラムを実行する際に用いられるワークデータ等を一時的に保持する読み書き可能なメモリである。

ストレージ１０３は、ＵＳＢ端子１０４を介して複合機２１０から受信したデータを記憶する記憶装置である。ストレージ１０３は、例えば、不揮発性のメモリ、ＨＤＤなどにより構成される。なお、文書管理装置１００は、ストレージ１０３を備えず、複合機２１０が備えるストレージ２１３を利用してもかまわない。

ＵＳＢ端子１０４は、複合機２１０と接続されるためのインタフェースである。

ＲＴＣ１０５は、時刻をカウントする計時手段であり、年月日時分秒をカウントする。

図４は、文書管理装置の機能構成を示すブロック図である。同図に示すように文書管理装置１００は、ＵＳＢ端子１０４を介して複合機２１０に接続され、またネットワークの１つであるＬＡＮ２３０を介して情報端末２２０と接続されている装置であって、受信通知部１１０と、日時取得部１２０と、記憶部１３０と、期限通知部１４０と、完了取得部１５０と、解除部１６０とをプログラムを実行することにより実現している。本実施の形態の場合、文書管理装置１００はさらに、通知範囲取得部１７０を備えている。

受信通知部１１０は、複合機２１０がＰＳＴＮ３００を介するファクシミリ信号によりＦＡＸ文書を受信した旨を示す受信情報４００を、ＵＳＢ端子１０４を介して取得する処理部である。また、受信通知部１１０は、情報端末２２０に受信情報４００をＵＳＢ端子１０４、およびＬＡＮ＿ＩＦ２１５等を介して通知する。受信情報４００の内容は、特に限定されるものではないが、例えば図５に示すように、受信したＦＡＸ文書を識別するＦＡＸＩＤ、ＦＡＸ文書の発信元を示す発信元情報などを備えている。なお、受信通知部１１０は、受信情報４００にＦＡＸ文書を含め、ＦＡＸ文書と共に受信情報４００を情報端末２２０に通知してもかまわない。

日時取得部１２０は、受信通知部１１０が通知した受信情報４００に基づきユーザが情報端末２２０により入力した期限日時及びお知らせ内容をＬＡＮ＿ＩＦ２１５、およびＵＳＢ端子１０４を介して取得する処理部である。期限日時とは、年月日及び時刻示す情報である。

本実施の形態の場合、日時取得部１２０は、情報端末２２０から閲覧可能な期限設定画面（図１０参照）を作成し、情報端末２２０における期限設定画面の入力操作に基づき期限日時を取得する。

なお、日時取得部１２０は、ＦＡＸＩＤなど受信情報を特定できる情報を含むメールをユーザから受信するなどによって期限日時を取得してもかまわない。

記憶部１３０は、日時取得部１２０が取得した期限日時と対応する受信情報４００にひも付けてストレージ１０３等に記憶させる処理部である。具体的に例えば、記憶部１３０は、図６に示すように、受信情報４００に期限日時、お知らせ内容及びステータスを付加してストレージ２１３にデータベースを構築する。なお、ステータスが付加されたときには、「活動中」とされる。また、現在日時が期限日時を越えると「期限超過」とされ、ユーザが完了を登録すると図７に示すようにステータスが「完了」となる。

期限通知部１４０は、ストレージ１０３に記憶された期限日時が到来すると、期限通知をＵＳＢ端子１０４、およびＬＡＮ＿ＩＦ２１５を介して情報端末２２０に通知する処理部である。期限通知部１４０が期限日時を検索する方法は特に限定されるものではないが、例えばＲＴＣ１０５から日時を示す情報を定期的に取得し、ストレージ１０３に記憶されている期限日時と現在の日時を示す情報とを比較し、期限日時と現在の日時を示す情報とが同じであること、および現在の日時を示す情報が期限日時に対し予め定められた期間である設定期間前であることの少なくとも一方の条件を満たす場合に期限日時が到来したとして期限通知を情報端末２２０に通知してもよい。

また、期限通知部１４０は、情報端末２２０から要求されたタイミングで情報端末２２０から通知された情報に合致した期限日時を検索してもかまわない。例えば、情報端末２２０から「今日が期限日時である」という情報が通知された場合、当該情報に合致したレコードをデータベースから抽出する。

また、期限通知部１４０は、所定期間内に含まれる期限日時が複数ある場合、該当する期限日時にそれぞれひも付けられている受信情報４００の一覧を示す一覧情報を通知してもよい。具体的に例えば期限通知部１４０は、所定範囲が現在時刻を含む１日、つまり今日が期限日時である受信情報４００を、ストレージ２１３を検索して抽出して一覧情報を生成して通知する。さらに、既に超過している期限日時に対応した受信情報４００を一覧に加えて強調表示する。期限通知部１４０は、情報端末２２０からの要求に応じて一覧情報を生成し、一覧情報を要求した情報端末２２０に一覧情報を通知する。

また、期限通知部１４０は、生成した一覧情報を表形式で表示させる表情報と共に一覧情報を通知してもよい。具体的に例えば、期限通知部１４０は、ウェブブラウザにより一覧情報が表形式で表示されるｈｔｍｌ形式のファイルを作成する。これにより、ウェブブラウザを備えた情報端末２２０であれば、容易に一覧情報を表形式で閲覧することが可能となる。

なお、期限通知部１４０は、複合機２１０を介してＬＡＮ２３０を介してメール形式で期限通知、および一覧情報の少なくとも一方を情報端末２２０に対して送信してもかまわない。

完了取得部１５０は、期限通知に基づきユーザが情報端末２２０により入力した完了情報をＬＡＮ＿ＩＦ２１５、およびＵＳＢ端子１０４等を介して取得する処理部である。完了情報には、ＦＡＸＩＤ、完了したことを示す情報等が含まれている。

一覧情報が情報端末２２０に通知された場合、完了取得部１５０は、情報端末２２０に表形式などで表示された一覧情報に基づきユーザが入力した完了情報を取得してもよい。これによれば、期限通知部１４０が情報端末２２０に期限通知を通知する前、または後でも情報端末２２０からの完了情報を取得することができる。

解除部１６０は、完了取得部１５０が取得した完了情報に対応する受信情報４００にひも付けられた期限通知を解除する処理部である。具体的に解除部１６０は、図７に示すように、ＵＳＢ端子１０４を介してストレージ１０３にアクセスし、完了情報に対応する受信情報４００にひも付けられたステータス（本例ではＦＡＸＩＤ：１２３４－０００１のステータス）を完了する。なお、解除部１６０は、記憶部１３０が構築したデータベースから期限日時とともにひも付けられた受信情報４００を削除してもかまわない。

通知範囲取得部１７０は、情報端末２２０を識別する識別情報とＦＡＸ文書の発信元情報とを関連付けた通知範囲情報を取得し、受信通知部１１０に通知範囲情報を通知する処理部である。通知範囲情報には、例えば、ＩＰアドレスなど情報端末２２０を識別する識別情報を含んでいる。本実施の形態の場合、通知範囲情報は、図８に示すように、登録情報端末のＩＰアドレスに対し、通知が有効か否かの情報がひも付けられた情報である。受信通知部１１０は、通知範囲情報に含まれるＩＰアドレスなどの情報に従い、通知する情報端末２２０を限定する。

情報端末２２０は、デスクトップコンピュータ、ノートコンピュータ、スマートフォン、タブレットなどのいわゆるコンピュータとして動作する機器である。情報端末２２０は、本実施の形態では、複合機２１０が受信したＦＡＸ文書を取得し、情報端末２２０が有するディスプレイに表示する情報管理プログラムを備えている。

情報管理プログラムは、バックグラウンドで実行可能であり、文書管理装置１００から情報が通知された場合、ポップアップなどにより通知内容を表示する通知表示部を備えている。また、情報管理プログラムは、文書管理装置１００に情報の提供を定期的に要求する定期要求部も備えている。定期要求部は、ユーザの設定により情報の提供要求タイミングを設定することができる。

次に、文書管理装置１００の期限日時設定動作を説明する。図９は、文書管理装置の動作を他の装置などとの関係と共に示すシーケンス図である。同図に示すように、複合機２１０は、ＦＡＸ文書を受信すると、ＦＡＸ文書を文書管理装置１００に配信する。文書管理装置１００の受信通知部１１０は、文書管理装置１００がＦＡＸ文書を取得すると、当該ＦＡＸ文書を識別するＦＡＸＩＤを生成する。また、生成したＦＡＸＩＤと当該ＦＡＸ文書の発信元情報とを関連付けて受信情報４００を作成し、情報端末２２０に通知する。情報端末２２０には、受信情報を取得し、期限を設定することができる情報管理プログラムがバックグラウンドで実行されており、情報端末２２０が受信情報を取得すると、情報管理プログラムにより図１０に示すような受信画面２２１がポップアップされる。

受信画面２２１を確認したユーザは、別途受信したＦＡＸ文書に基づき期限日時を認識した後、期限設定を要求する操作を行う。情報端末２２０は、ユーザの操作に基づき文書管理装置１００に期限設定要求情報を通知する。具体的には、情報管理プログラムがブラウザを起動し、所定のＵＲＬに接続する。

期限設定要求情報を取得した文書管理装置１００の日時取得部１２０は、図１１に示すような期限設定画面２２２を作成して通知する。通知を受けた情報端末２２０は、期限設定画面２２２を表示する。期限設定画面２２２を確認したユーザは、ＦＡＸ文書などから認識した期限日時を期限設定画面２２２に基づき入力し、期限が通知される際に表示されるメッセージであるお知らせ内容についても期限設定画面２２２に基づき入力する。

期限日時、お知らせ内容を受け付けた情報端末２２０は、期限日時、お知らせ内容を文書管理装置１００に通知する。文書管理装置１００の日時取得部１２０は、期限日時とお知らせ内容を取得する。

文書管理装置１００の記憶部１３０は、取得した期限日時とお知らせ内容とを対応する受信情報４００にひも付けてストレージ１０３等に記憶させデータベースを更新する。以上により期限日時の設定動作が終了する。

次に、文書管理装置１００の期限通知動作を説明する。図１２は、文書管理装置の期限通知動作を情報端末２２０との関係と共に示すシーケンス図である。同図に示すように、文書管理装置１００の期限通知部１４０は、所定の期間ごとにストレージ１０３に記憶されている期限日時と現在の日時を示す情報とを比較し、期限日時と現在の日時を示す情報とが同じである情報が存在した場合、期限通知を情報端末２２０に通知する。本実施の形態の場合、期限通知部１４０は、期限が超過した情報についても通知している。期限通知部１４０は、該当する情報が複数存在している場合、一覧情報を作成して情報端末２２０に通知する。

情報端末２２０の情報管理プログラムは、一覧情報（単数の場合も含む）を取得すると、図１３に示すようなお知らせ通知画面２２３をポップアップ表示する。このポップアップには３つのボタンを有しており、符号２２３aは「全てのお知らせ通知を完了にする」ボタンであり、押されると表示されている全てのお知らせ通知のステータスが「完了」とされる。符号２２３ｂは「選択されたお知らせ通知を完了にする」ボタンであり、リストから選択したお知らせ通知のみステータスを「完了」とする、符号２２３ｃは「閉じる」ボタンであり、押されるとポップアップが閉じられる。

お知らせ通知画面２２３を確認したユーザは、完了している案件に対し完了情報を通知する操作を行う。情報端末２２０は、ユーザの操作に基づき文書管理装置１００に完了情報を通知する。

文書管理装置１００の完了取得部１５０が完了情報を取得すると、解除部１６０は、ストレージ１０３にアクセスし、完了情報に対応する受信情報４００にひも付けられたステータスを完了とする。

以上により期限日時の通知動作、および期限日時解除の動作が終了する。

次に、文書管理装置１００のお知らせ一覧通知動作を説明する。図１４は、文書管理装置のお知らせ一覧通知動作を情報端末２２０との関係と共に示すシーケンス図である。同図に示すように、情報端末２２０から文書管理装置１００に一覧要求情報を通知することができる。文書管理装置１００は、一覧要求情報を取得すると、例えば情報端末２２０の識別情報に紐付けられた発信元情報（図８参照）から送信されたＦＡＸ文書に対応する受信情報の内、完了していない案件に関する受信情報をストレージ２１３から抽出し図１５に示すようなお知らせ一覧画面２２４を作成し通知する。

図１５の一覧画面２２４にも、「全てのお知らせ通知を完了にする」ボタン２２４ａ、「選択したお知らせ通知を完了にする」ボタン２２４ｂ、「閉じる」ボタン２２４ｃが配置される、情報端末２２０のユーザは、お知らせ一覧画面２２４に基づき完了している案件に対し完了情報を通知する操作を行う。情報端末２２０は、ユーザの操作に基づき文書管理装置１００に完了情報を通知する。

文書管理装置１００の完了取得部１５０が完了情報を取得すると、解除部１６０は、ストレージ１０３にアクセスし、完了情報に対応する受信情報４００にひも付けられた期限日時をレコードから削除してもよい。

以上によりお知らせ一覧の通知動作、および期限日時解除の動作が終了する。

本実施の形態に係る文書管理装置１００によれば、ＬＡＮ２３０を介して接続されている情報端末２２０からユーザが期限日時を任意に設定することができる。文書管理装置１００は、期限日時と受信情報４００が紐付けられたデータベースをストレージ２１３に構築する。

従って、文字を機械認識した場合のような誤認識を排除することができ、正確に期限日時を管理することができる。

また、期限日時が到来すると情報端末２２０にお知らせ画面２２３をプッシュ通知する事ができ、情報端末２２０のユーザはお知らせ画面２２３を確認して案件の完了、未完了を判断することができる。そして完了した案件に関しては、完了情報を通知することができる。

また、期限日時が到来する前でも情報端末２２０のユーザは任意に受信情報４００を確認することができ、完了した案件については完了情報を送信することができる。これによれば、期限日時前に完了している案件についてお知らせ通知画面２２３が通知されることがなく、情報端末２２０のユーザが煩わしさを感じることがない。

なお、上記実施の形態では、複合機２１０と文書管理装置１００とがそれぞれ異なるＳｏＣを備えた別体の装置として説明したが、一つのＳｏＣにプログラムを実行させることで複合機２１０と文書管理装置１００とを一体の装置で実現してもかまわない。

また、上記の各装置は、具体的には、マイクロプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクユニット、ディスプレイユニット、キーボード、マウスなどから構成されるコンピュータシステムで実現され得る。ＲＡＭまたはハードディスクユニットには、コンピュータプログラムが記憶されている。マイクロプロセッサが、コンピュータプログラムにしたがって動作することにより、各装置は、その機能を達成する。ここでコンピュータプログラムは、所定の機能を達成するために、コンピュータに対する指令を示す命令コードが複数個組み合わされて構成されたものである。

上記の各装置を構成する構成要素の一部または全部は、１個のシステムＬＳＩ（Ｌａｒｇｅ Ｓｃａｌｅ Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ：大規模集積回路）から構成されているとしてもよい。システムＬＳＩは、複数の構成部を１個のチップ上に集積して製造された超多機能ＬＳＩであり、具体的には、マイクロプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを含んで構成されるコンピュータシステムである。ＲＯＭには、コンピュータプログラムが記憶されている。マイクロプロセッサが、ＲＯＭからＲＡＭにコンピュータプログラムをロードし、ロードしたコンピュータプログラムにしたがって演算等の動作することにより、システムＬＳＩは、その機能を達成する。

上記の各装置を構成する構成要素の一部または全部は、各装置に脱着可能なＩＣカードまたは単体のモジュールから構成されてもよい。ＩＣカードまたはモジュールは、マイクロプロセッサ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどから構成されるコンピュータシステムである。ＩＣカードまたはモジュールには、上記の超多機能ＬＳＩが含まれてもよい。マイクロプロセッサが、コンピュータプログラムにしたがって動作することにより、ＩＣカードまたはモジュールは、その機能を達成する。このＩＣカードまたはこのモジュールは、耐タンパ性を有してもよい。

本発明は、上記に示す方法で実現されてもよい。また、これらの方法をコンピュータにより実現するコンピュータプログラムで実現してもよいし、コンピュータプログラムからなるデジタル信号で実現してもよい。

また、本発明は、コンピュータプログラムまたはデジタル信号をコンピュータ読み取り可能な記録媒体、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、ＣＤ－ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ、ＤＶＤ－ＲＯＭ、ＤＶＤ－ＲＡＭ、ＢＤ（Ｂｌｕ－ｒａｙ（登録商標） Ｄｉｓｃ）、半導体メモリなどに記録したもので実現してもよい。また、これらの記録媒体に記録されているデジタル信号で実現してもよい。

また、本発明は、コンピュータプログラムまたはデジタル信号を、電気通信回線、無線または有線通信回線、インターネットを代表とするネットワーク、データ放送等を経由して伝送してもよい。

また、本発明は、マイクロプロセッサとメモリを備えたコンピュータシステムであって、メモリは、コンピュータプログラムを記憶しており、マイクロプロセッサは、コンピュータプログラムにしたがって動作してもよい。

また、プログラムまたはデジタル信号を記録媒体に記録して移送することにより、またはプログラムまたはデジタル信号を、ネットワーク等を経由して移送することにより、独立した他のコンピュータシステムにより実施するとしてもよい。

上記実施の形態及び上記変形例をそれぞれ組み合わせるとしてもよい。

以上、本発明の一つまたは複数の態様に係る文書管理装置について、実施の形態に基づいて説明したが、本発明は、この実施の形態に限定されるものではない。本発明の趣旨を逸脱しない限り、当業者が思いつく各種変形を本実施の形態に施したものや、異なる実施の形態における構成要素を組み合わせて構築される形態も、本発明の一つまたは複数の態様の範囲内に含まれてもよい。

本発明は、ＦＡＸ文書を受信することができ、情報端末と接続されて情報の授受が可能な複合機に有用である。

１００ 文書管理装置
１０３ ストレージ
１０４ ＵＳＢ端子
１１０ 受信通知部
１２０ 日時取得部
１３０ 記憶部
１４０ 期限通知部
１５０ 完了取得部
１６０ 解除部
１７０ 通知範囲取得部
２００ 情報処理システム
２１０ 複合機
２１３ ストレージ
２１４ ＵＳＢ端子
２１７ 操作パネル
２１８ スキャナ
２１９ プリンタ
２２０ 情報端末
２２１ 受信画面
２２２ 期限設定画面
２２３ 通知画面
２２４ 一覧画面
４００ 受信情報

Claims (4)

1. 第１のネットワークを介してＦＡＸ文書を送受信する複合機と、第２のネットワークを介して前記複合機と接続され、前記複合機が受信した前記ＦＡＸ文書を管理し、ストレージを有する文書管理装置と、前記第２のネットワークを介して前記複合機および前記文書管理装置と接続される情報端末と、を備えた文書管理システムであって、
   前記複合機は、
   前記第１のネットワークを介して受信した前記ＦＡＸ文書を前記情報端末に送信するものであり、
   前記文書管理装置は、
   前記複合機が前記ＦＡＸ文書を受信した旨を示す受信情報を前記情報端末に通知する受信通知部と、
   前記受信通知部が通知した受信情報に基づきユーザが前記情報端末により入力した期限日時を取得する日時取得部と、
   前記日時取得部が取得した期限日時と対応する受信情報とをひも付けて前記ストレージに記憶させる記憶部と、
   前記ストレージに記憶された期限日時が到来すると、期限通知を前記情報端末に通知する期限通知部と、
   前記受信情報に対応し、ユーザが前記情報端末により入力した完了情報を取得する完了取得部と、
   取得した前記完了情報に対応する受信情報にひも付けられた期限通知を解除する解除部と、を備え、
   前記情報端末は、
   前記複合機から受信した前記ＦＡＸ文書および前記文書管理装置から通知された前記受信情報に基づいて期限管理画面を表示し、ユーザによる前記期限日時の入力を受け付ける
   文書管理システム。
2. 前記期限通知部は、
   現在時刻を基準とする所定期間内に含まれる期限日時が複数存在する場合、該当する期限日時にそれぞれひも付けられている受信情報の一覧を示す一覧情報を通知する一覧通知部と
   を備える請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記期限通知部は、前記一覧情報を表形式で表示させる表情報と共に前記一覧情報を通知する
   請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記完了取得部は、前記一覧情報に基づきユーザが入力した完了情報を取得する
   請求項２または３に記載の文書管理システム。

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