JP2004356849A - ファクシミリ装置 - Google Patents

Abstract

【課題】複数のホスト装置と通信接続されて共有されるファクシミリ装置において，ロギングする送信ファクシミリデータのファイル名を，その内容を特定しやすいファイル名とすることができること。
【解決手段】ネットワーク接続されたデータサーバ２のログ記憶部２ａに保存する送信ファクシミリデータの保存先フォルダ名及びファイル名を，ホスト装置１からファクシミリ装置Ｘに送信される送信ファクシミリデータに付加されている送信元情報及び送信先情報に基づいて設定する。例えば，送信者の所属部署を保存先フォルダ名とし，送信者名と送信先ＦＡＸ番号とを組み合わせた名称をファイル名とする。ここで，送信元情報や送信先情報は，従来より，相手先へファクシミリ送信する送付状の生成用として送信ファクシミリデータに付加されるものを有効活用する。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は，複数のホスト装置とネットワーク接続され，ホスト装置から受信した送信ファクシミリデータをファクシミリ送信するとともに，その送信ファクシミリデータを所定のデータサーバ等の記憶手段にロギングするファクシミリ装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来，パーソナルコンピュータ等の情報端末である複数のホスト装置とネットワーク接続され，これら複数のホスト装置で共有可能ないわゆるネットワークファクシミリ装置が普及している。
このようなファクシミリ装置は，ホスト装置から受信した送信ファクシミリデータ（画像データ）に付加されている送信先ＦＡＸ番号（付加情報）に基づいてダイアルアップし，その送信ファクシミリデータを相手先へファクシミリ送信する。さらに，ホスト装置において，前記送信ファクシミリデータに送信者の所属先（会社名や部署等）や送信者名，送信元電子メールアドレス等が付加され，このような付加情報に基づいてＦＡＸ送信状を自動作成して前記送信ファクシミリデータとともに相手先へ送信したり，所定の送信完了通知を前記送信元電子メールアドレスを宛先として電子メール送信するファクシミリ装置がある。
また，ファクシミリ送信された前記送信ファクシミリデータを，ネットワーク接続されたデータサーバ（ファイルサーバ）に転送し，その記憶手段にロギング（記憶）するファクシミリ装置もある。このログを確認することにより，どのようなデータがファクシミリ送信されたかを事後に確認することができる。この場合，データサーバにロギング（保存）される送信ファクシミリデータのファイル名は，当該ファクシミリ装置により，例えば，前記付加情報である送信先ＦＡＸ番号に，順次カウントアップされるシリアル番号を付加した文字列等が設定されていた。
一方，特許文献１には，受信文書（受信ファクシミリデータ）を，その受信文書のヘッダをファイル名として記憶装置に圧縮記憶するファクシミリ装置が示されている。ここにいうヘッダがどのように設定されるものかについては，具体的に示されていないが，特許文献１の図２及び図３の内容より，送信元ファクシミリ装置に設定される会社名や個人名であるものと考えられる。
【０００３】
【特許文献１】
特開平６−３７９４７号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら，データサーバに保存する送信ファクシミリデータのファイル名を，送信先ＦＡＸ番号にシリアル番号を付加した文字列とした場合，そのファイル名を見ただけでは誰が送信したものかが判別できず，送信者が送信実績を確認する場合，送信ファクシミリデータ（画像データ）を開いてデータ内容を確認しなければならず，送信実績確認作業に手間と時間がかかるという問題点があった。
また，特許文献１には，送信先において送信元のファクシミリ装置（ヘッダ）を識別できるファイル名設定について示されているが，送信元においてネットワークファクシミリ装置を共有する各利用者（各ホスト装置）を識別できるファイル名の設定方法については何ら示されていない。
従って，本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり，その目的とするところは，複数のホスト装置と通信接続されて共有されるファクシミリ装置において，ロギングする送信ファクシミリデータのファイル名を，その内容を特定しやすいファイル名とすることができるファクシミリ装置を提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明は，複数のホスト装置と通信可能に接続され，前記ホスト装置から受信した送信ファクシミリデータをそれに付加されている所定の付加情報に基づいてファクシミリ送信し，送信した前記送信ファクシミリデータを所定の記憶手段に記憶させるファクシミリ装置において，前記付加情報に含まれる送信元情報に基づいて前記記憶手段に記憶させる前記送信ファクシミリデータのファイル名及び／又はその記憶先のフォルダ名を設定するファイル名等設定手段を具備してなることを特徴とするファクシミリ装置として構成されるものである。
このように，記憶（保存）される送信ファクシミリデータの保存先フォルダ名及びファイル名が，送信元情報に基づいて設定されるため，利用者は，そのフォルダ名やファイル名を参照するだけで，いずれの送信元から送信したデータであるかがわかり，送信ファクシミリデータを開いてその内容を確認することなく，送信実績を確認することができる。
【０００６】
また，前記記憶手段が，当該ファクシミリ装置と通信可能に接続された所定のデータサーバが備える記憶手段であり，前記送信ファクシミリデータを前記データサーバに転送して前記記憶手段に記憶させるものも考えられる。
これにより，当該ファクシミリ装置自体が大容量の記憶手段を具備しなくても，多くの送信ファクシミリデータを保存することができる。
【０００７】
また，前記送信元情報としては，前記送信ファクシミリデータの送信者名，送信者の所属先，及び送信元電子メールアドレスのうちの１又は複数を含むものが考えられる。
また，前記ファイル名等設定手段が，前記付加情報に含まれる送信先情報にも基づいて前記送信ファクシミリデータのファイル名及び／又はその記憶先のフォルダ名を設定するものも考えられる。
これにより，ファイル名やフォルダ名による送信実績の確認がより容易となる。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下添付図面を参照しながら，本発明の実施の形態及び実施例について説明し，本発明の理解に供する。尚，以下の実施の形態及び実施例は，本発明を具体化した一例であって，本発明の技術的範囲を限定する性格のものではない。
ここに，図１は本発明の実施の形態に係るファクシミリ装置Ｘを構成要素とするネットワークＦＡＸシステムの概略ブロック図，図２は本発明の実施の形態に係るファクシミリ装置Ｘの概略構成を表すブロック図，図３は本発明の実施の形態に係るファクシミリ装置Ｘにおけるファクシミリデータの送信・保存処理の手順を表すフローチャート，図４はホスト装置における送信ファクシミリデータに付加する送信先情報及び送信元情報の設定画面の一例を表す図，図５は本発明の実施の形態に係るファクシミリ装置Ｘにより設定された送信ファクシミリデータの保存先フォルダ名及びファイル名の表示画面の一例を表す図である。
【０００９】
まず，図１を用いて，本発明の実施の形態に係るファクシミリ装置Ｘを構成要素とするネットワークＦＡＸシステムの概略構成について説明する。
図１に示すように，ファクシミリ装置Ｘは，パーソナルコンピュータ等の情報処理装置である複数のホスト装置１と，サーバ計算機等の情報処理装置である所定のデータサーバ２とに対してネットワーク３により通信可能に接続されるとともに，電話回線４にも接続されている。そして，前記ホスト装置１それぞれから送信ファクシミリデータ（以下，送信データという）を受信し，その送信データを電話回線４を通じて通信相手側のファクシミリ装置に対して送信する。そして，送信されたその送信データは，前記データサーバ２に転送され，該データサーバ２が備えるハードディスク等の不揮発性の記憶手段であるログ記憶部２ａに保存（記憶）される。
また，ファクシミリ装置Ｘは，電話回線４を通じて通信相手側のファクシミリ装置から受信ファクシミリデータを受信し，これを記録紙に出力（画像形成）或いは内蔵するハードディスク等のデータ記憶部に保存する。
【００１０】
図２は，本ファクシミリ装置Ｘの概略構成を表すブロック図である。
図２に示すように，ファクシミリ装置Ｘは，シートキーや操作ボタン等からなる操作部１１と，液晶パネルやＬＥＤランプ等からなる表示部１２と，原稿から画像を読み取るスキャナ部１３と，前記電話回線４を通じて受信される受信ファクシミリデータ（画像データ）や前記スキャナ部１３で読み取られた原稿画像データに従って所定の記録紙に画像形成を行う印字部１４と，送受信されるファクシミリデータ及びそれに関連する各種データ，さらには，前記ホスト装置１や前記データサーバ２それぞれとの通信に用いるアドレス情報，利用者によって前記操作部１１から入力される各種設定情報（ユーザ設定情報）等を記憶するハードディスク等の不揮発性メモリからなるデータ記憶部１５と，当該ファクシミリ装置Ｘ全体の各種制御及び演算を行うＣＰＵ１６と，該ＣＰＵ１６により実行される制御プログラムや演算プログラムが記憶されるＲＯＭ１７と，前記データ記憶部１５に記憶させる画像データの圧縮処理やその画像データを読み出す際のデータ伸長処理（復元処理），データ形式変換等の各種画像処理を行う画像処理部１８と，前記ホスト装置１及び前記データサーバ２との間でネットワーク３を介してＴＣＰ／ＩＰ等の通信プロトコルに従ってデータの送受信を行うネットワーク制御部１９と，不図示のＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）やモデム等からなり，ダイヤルアップや通信相手との間で通信方法を決定するネゴシエーション処理等を行い，電話回線４を通じて他のファクシミリ装置とファクシミリデータの送受信を行う電話回線制御部２０とを具備している。
本ファクシミリ装置Ｘは，一般的なファクシミリ装置が備える他の構成も有しているが，特に特徴をなすものではないのでここでは説明を省略する。
【００１１】
次に，図３を用いて，本ファクシミリ装置Ｘにおけるファクシミリデータの送信・保存処理について説明する。以下，Ｓ１，Ｓ２，…は，処理手順（ステップ）の番号を表す。本処理は，前記ＣＰＵ１６によって制御される。
まず，前記ＣＰＵ１６は，前記ホスト装置１から前記ネットワーク制御部１８によって送信ファクシミリデータ（送信データ）が受信されることを監視し（Ｓ１），送信デーが受信されると，該送信データを前記データ記憶部１５に一時記憶させる（Ｓ２）。
次に，前記ＣＰＵ１６は，前記送信データに付加されている付加情報を参照し，該付加情報に設定されている送信先ＦＡＸ番号を読み出して，その電話番号をダイアルアップすることにより前記データ記憶部１５に一時記憶させた送信ファクシミリデータを相手先にファクシミリ送信する（Ｓ３）。このとき，前記付加情報に送信先情報の一部として設定されている宛先名称等や，同じく前記付加情報に設定されている送信元情報（送信者名等）に基づいて，前記ＣＰＵ１６によって所定様式の送付状のデータが生成され，この送付状のデータが，送信ファクシミリデータとともに相手先にファクシミリ送信される。
【００１２】
図４（ａ）は，前記ホスト装置１における送信先ＦＡＸ番号の設定画面の一例である。
前記ホスト装置１において，所定のＦＡＸデータ管理プログラムが実行され，前記ホスト装置１が備えるキーボードやマウス等によって所定のＦＡＸ送信先設定操作がなされると，図４（ａ）に示すように，送信先候補となる送信先ＦＡＸ番号ｄ１０のリストが，その宛先名（送信先名）等ｄ１０ａとともに前記ホスト装置１が備える液晶ディスプレイ等の表示手段に一覧表示される。利用者は，マウス等の操作により，一覧表示された送信先ＦＡＸ番号のリストから送信先を選択することができ，ここで選択された送信先ＦＡＸ番号（送信先情報の一例）は，前記ＦＡＸデータ管理プログラムの機能により，ファクシミリ装置Ｘに対して送信される送信ファクシミリデータに付加されてファクシミリ装置Ｘに送信される。一覧表示される前期送信先ＦＡＸ番号ｄ１０やその宛先名等ｄ１０ａは，前記ＦＡＸデータ管理プログラムの所定の宛先情報入力機能により，利用者によって入力され，前記ホスト装置１が備えるハードディスク等の記憶手段に予め記憶されるものである。
【００１３】
また，図４（ｂ）は，前記ホスト装置１における前記送信元情報の設定画面の一例である。
前記ホスト装置１において，前記ＦＡＸデータ管理プログラムが実行され，前記ホスト装置１が備えるキーボードやマウス等によって所定の送信元情報設定操作がなされると，図４（ｂ）に示すように，送信者の所属先である会社名ｄ１及び部署名ｄ２，送信者名ｄ３，送信者の電話番号ｄ４及びＦＡＸ番号ｄ５，送信元の電子メールアドレスｄ６等の設定画面が表示される。利用者は，キーボード及びマウス等の操作により，その設定画面において，前記送信元情報を入力することができ，ここで入力された送信元情報は，前記ＦＡＸデータ管理プログラムの機能により，ファクシミリ装置Ｘに対して送信される送信ファクシミリデータに付加されてファクシミリ装置Ｘに送信される。
図４に示した送信先情報及び送信元情報に基づいて，所定様式の送付状のデータが生成・送信される。
【００１４】
次に，前記ＣＰＵ１６は，前記電話回線制御部２０を通じての送信ファクシミリデータ（送信データ）の送信が正常になされたか否かをチェックし（Ｓ４），正常送信されなかった場合は，所定回数以内で正常送信がなされるまで所定時間間隔（所定時間待ち）で，前記電話回線制御部２０によるファクシミリ送信の再実行（再送）を繰り返す（Ｓ９→Ｓ１０→Ｓ３→Ｓ４）。
一方，送信データが正常に送信された場合（Ｓ４のＹ側）には，前記ＣＰＵ１６によりその送信データが前記データサーバ２の前記ログ記憶部２ａに転送・保存されるときの保存先フォルダ名及びファイル名が設定され（Ｓ５，前記ファイル名設定手段の処理の一例），その後，その送信データが前記データサーバ２の前記ログ記憶部２ａに転送されて，設定された前記保存先フォルダ名及び前記ファイル名に従って保存（記憶）される（Ｓ６）。
【００１５】
ここで，送信データの前記保存先フォルダ名及びファイル名は，その送信データに前記ホスト装置１によって付加されている前記送信元情報及び前記送信先ＦＡＸ番号ｄ１０に基づいて設定される。
図５は，前記データサーバ２の前記ログ記憶部２ａに保存された送信ファクシミリデータの保存先フォルダ（送信ログフォルダ）の参照画面（データファイルの一覧参照画面）の一例である。本画面は，前記データサーバ２の表示手段（液晶ディスプレイ等）に表示させて参照することが可能であるが，前記送信ログフォルダを共有フォルダとして設定することにより，前記ホスト装置１の表示手段に表示させて参照することも可能である。
図５に示す例は，前記保存先フォルダ名として前記送信データの送信者の前記所属部署名ｄ２を設定し，前記ファイル名として前記送信データの送信者名ｄ３と前記送信先ＦＡＸ番号ｄ１０と前記ＣＰＵ１６により順次カウントアップされるシリアル番号ｄ８１とを組み合わせた文字列ｄ８を設定した例である。
このように，ロギング（保存）される送信ファクシミリデータの保存先フォルダ名及びファイル名が，送信元情報（送信者名ｄ８等）及び送信先情報（ＦＡＸ番号ｄ１０等）に基づいて設定されるため，利用者は，そのフォルダ名やファイル名を参照するだけで，誰がどこへ送信したデータであるかがわかるため，データ（送信ファクシミリデータ）を開いてその内容を確認することなく，送信実績を確認することができる。
図５に示す例に限らず，例えば，送信データへの付加情報に前記宛先名等ｄ１０ａを含め，前記送信先ＦＡＸ番号ｄ１０の代わりに前記宛先名等ｄ１０ａをファイル名の一部として用いることや，前記保存先フォルダ名の設定は行わず，前記ファイル名に前記部署名ｄ２をファイル名の一部として用いること等，送信元情報や送信先情報に基づいて保存先フォルダ名やファイル名を設定する方法は各種考えられる。
【００１６】
以上のようにして前記データサーバ２へのデータ転送・保存が終了すると，前記送信元情報に前記送信元の電子メールアドレスｄ６が設定されているか否かが前記ＣＰＵ１６によりチェックされ（Ｓ７），設定されている場合は，その電子メールアドレスを宛先（送信先）として，ファクシミリ送信が正常に行われた旨を表す所定の送信正常レポートが前記ネットワーク制御部１９を通じて電子メール送信（Ｓ８）された後に，電子メールアドレスｄ６が設定されていない場合はそのまま処理が終了する。このとき，前記データ記憶部１５に一時記憶されていた前記送信データは，前記データ記憶部１５から消去される（不図示）。
一方，所定回数再送しても，ファクシミリ送信が正常に行われなかった場合（Ｓ９のＹ側）も，前記送信元情報に前記送信元の電子メールアドレスｄ６が設定されているか否かが前記ＣＰＵ１６によりチェックされ（Ｓ１１），設定されている場合は，その電子メールアドレスを宛先（送信先）として，ファクシミリ送信が正常に行われなかった旨を表す所定の送信エラーレポートが前記ネットワーク制御部１９を通じて電子メール送信（Ｓ１２）された後に，電子メールアドレスｄ６が設定されていない場合はそのまま処理が終了する。
これにより，利用者は，ファクシミリ送信が正常に行われたか否かのレポートを電子メールにより受信できるので，送信正否の確認が容易となる。
以上説明した実施の形態では，送信ファクシミリデータをデータサーバにロギング（記憶）するものであるが，ファクシミリ装置Ｘが備える前記データ記憶部１５にロギングするよう構成してもよい。また，ファクシミリデータの送信を，電話回線を通じてではなく，例えば，電子メールデータとしてインターネットを通じて送信するもの等も考えられる。
【００１７】
【発明の効果】
以上説明したように，本発明によれば，記憶（保存）される送信ファクシミリデータの保存先フォルダ名及びファイル名が，送信ファクシミリデータに付加される送信元情報に基づいて設定されるため，利用者は，その保存先フォルダ名やファイル名を参照するだけで，いずれの送信元から送信したデータであるかがわかり，送信ファクシミリデータを開いてその内容を確認することなく，送信実績を容易に確認することができる。
また，送信ファクシミリデータに付加される送信先情報にも基づいて前記送信ファクシミリデータのファイル名及び／又はその記憶先のフォルダ名を設定すれば，ファイル名やフォルダ名によって誰から誰へファクシミリ送信したかの送信実績の確認がより容易となる。
ここで，送信元情報や送信先情報は，従来より，相手先へファクシミリ送信する送付状の生成用として送信ファクシミリデータに付加されるものであり，これを有効活用して保存先フォルダ名やファイル名を設定できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るファクシミリ装置Ｘを構成要素とするネットワークＦＡＸシステムの概略ブロック図。
【図２】本発明の実施の形態に係るファクシミリ装置Ｘの概略構成を表すブロック図。
【図３】本発明の実施の形態に係るファクシミリ装置Ｘにおけるファクシミリデータの送信・保存処理の手順を表すフローチャート。
【図４】ホスト装置における送信ファクシミリデータに付加する送信先情報及び送信元情報の設定画面の一例を表す図。
【図５】本発明の実施の形態に係るファクシミリ装置Ｘにより設定された送信ファクシミリデータの保存先フォルダ名及びファイル名の表示画面の一例を表す図。
【符号の説明】
１…ホスト装置
２…データサーバ
２ａ…データサーバのログ記憶部（記憶手段）
３…ネットワーク
４…電話回線
１１…操作部
１２…表示部
１３…スキャナ部
１４…印字部
１５…データ記憶部
１６…ＣＰＵ（ファイル名設定手段）
１７…ＲＯＭ
１８…画像処理部
１９…ネットワーク制御部
２０…電話回線制御部
ｄ１〜ｄ６…送信元情報
ｄ１０，ｄ１０ａ…送信先情報
Ｓ１，Ｓ２，，，…処理手順（ステップ）

Claims (4)

1. 複数のホスト装置と通信可能に接続され，前記ホスト装置から受信した送信ファクシミリデータをそれに付加されている所定の付加情報に基づいてファクシミリ送信し，送信した前記送信ファクシミリデータを所定の記憶手段に記憶させるファクシミリ装置において，
   前記付加情報に含まれる送信元情報に基づいて前記記憶手段に記憶させる前記送信ファクシミリデータのファイル名及び／又はその記憶先のフォルダ名を設定するファイル名等設定手段を具備してなることを特徴とするファクシミリ装置。
2. 前記記憶手段が，当該ファクシミリ装置と通信可能に接続された所定のデータサーバが備える記憶手段であり，
   前記送信ファクシミリデータを前記データサーバに転送して前記記憶手段に記憶させるものである請求項１に記載のファクシミリ装置。
3. 前記送信元情報が，前記送信ファクシミリデータの送信者名，送信者の所属先，及び送信元電子メールアドレスのうちの１又は複数を含むものである請求項１又は２のいずれかに記載のファクシミリ装置。
4. 前記ファイル名等設定手段が，前記付加情報に含まれる送信先情報にも基づいて前記送信ファクシミリデータのファイル名及び／又はその記憶先のフォルダ名を設定してなる請求項１〜３のいずれかに記載のファクシミリ装置。

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