JP2005045759A

JP2005045759A - インターネットファクシミリ装置

Info

Publication number: JP2005045759A
Application number: JP2004042839A
Authority: JP
Inventors: Tetsuya Kagawa; 哲也香川
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-07-09
Filing date: 2004-02-19
Publication date: 2005-02-17

Abstract

【課題】本発明は、任意のメールアドレスに設定でき、かつ受信側でもメールアドレスだけで判別でき、操作性及び信頼性に優れたインターネットファクシミリ装置を提供する。
【解決手段】本発明のインターネットファクシミリ装置は、認証するためのユーザアカウントに対応したメールアドレスを登録する登録手段と、認証が成功したユーザアカウントに基づいて送信者メールアドレスを登録手段に登録されているメールアドレスに書き換えるアドレス書換手段と、インターネットファクシミリ送信を行うときにはアドレス書換手段によって書き換えられたメールアドレスを使用して送信する送信手段とを有する。
【選択図】図１

Description

本発明はインターネットファクシミリ装置に関し、詳細には利用者を特定するオペレータ認証機能を有するインターネットファクシミリ装置に関する。

最近、ファクシミリ装置に対するセキュリティに関する要望が高くなっている。具体的には複数人で使用するファクシミリ装置において、利用者を制限したいという要望や、制限する利用者情報をＰＣ等で一元管理したいという要望である。このように一元管理することで、機器１台づつに対して利用者情報の登録が不要になるためである。また、これと並行して、インターネットに接続して送受信を行うインターネットファクシミリ装置の利用率が向上してきている。このインターネットファクシミリ装置は画情報をインターネットのメールに添付して送信する機能を有するファクシミリ装置である。

このようなインターネットファクシミリ装置の一つとしての特許文献１によれば、ＰＣによって動作している認証サーバを使って、ユーザを認証し、その認証されたオペレータ名を送信原稿または送付票に記載して送信している。
特開２００２−１０００８号公報

しかしながら、上記特許文献１では、単に認証されたオペレータ名を送信原稿または送付票に付加して記載しているにすぎず、メールアドレス等の入力は手入力で行うしかなく、操作性が著しく悪い。また、従来のインターネットファクシミリ装置における送信者アドレスは、機器毎のアドレスになっているが、利用者を特定できたときには、利用者を特定できるような送信者アドレスに置き換えたいという要望もある。

本発明は、上記特許文献１の問題点を解決するためのものであり、また上記ユーザからの要望に応えるものであり、任意のメールアドレスに設定でき、かつ受信側でもメールアドレスだけで判別でき、操作性及び信頼性に優れたインターネットファクシミリ装置を提供することを目的とする。

前記問題点を解決するために、インターネットファクシミリ送受信が可能であり、かつユーザの認証を行う機能を有する、本発明のインターネットファクシミリ装置は、認証するためのユーザアカウントに対応したメールアドレスを登録する登録手段と、認証が成功したユーザアカウントに基づいて送信者メールアドレスを登録手段に登録されているメールアドレスに書き換えるアドレス書換手段と、インターネットファクシミリ送信を行うときにはアドレス書換手段によって書き換えられたメールアドレスを使用して送信する送信手段とを有する。よって、受信側においては、送られてきた添付ファイルを開かずに送り主をメールアドレスのみで判別できることになり操作性が向上できる。

また、登録手段は、ユーザアカウントをユーザ名及びユーザコードに一致させて登録することにより、従来からの操作方法が同様となり、操作性を落とさずにシステムの設定が可能になる。

更に、送信者アドレスを編集するメールアドレス編集手段を設け、そして認証が成功した場合のみメールアドレス編集手段によって送信者アドレスを編集可能とする。よって、メールアドレスの改ざんを不可能とし、操作性が向上できる。

また、認証が成功したユーザアカウントに基づいてメール返信用アドレスを送信メールに付与する手段と、認証が成功したユーザが使用終了するまでの間、インターネットファクシミリ送信を行うときにメール返信用アドレスを付与して送信する手段とを設けたことにより、送信時はインターネットファクシミリ装置を使うものの、返信時には各ユーザの端末装置へメールが返信してくるように設定できるため、操作性が非常に向上する。

更に、認証が成功したユーザアカウントに基づいて機器の操作可能範囲を可変する手段を設けたことにより、ユーザアカウント毎に機器の操作を制限でき、機器の信頼性を向上できる。

また、認証が成功したユーザアカウントに基づいてユーザアカウント毎の、送信先を表記した宛先表の表示内容を設定する手段を設けたことにより、ユーザアカウント毎の宛先表の表示を制限でき、宛先表登録情報の流出及び誤送信を防止でき、装置全体の信頼性を向上できる。

更に、親展受信するために親展受信を識別するコード番号であるＦコード及びＦコードに対応する親展受信文書並びに親展ボックス名称を格納する親展ボックスと、認証が成功したユーザアカウントと親展ボックス名称に基づいて親展ボックス内に格納された親展受信文書を印字する手段とを設けたことにより、親展ボックスに格納された親展受信文書の印字を制限でき、受信文書の信頼性を向上できる。

また、アカウントの認証状況に関する情報を記憶する手段と、アカウント毎の操作及び該操作によって得られた結果を記憶する手段とを設けたことにより、各ユーザのアカウント認証後の操作内容を確認でき、例えば管理者による追跡や利用料金処理を行うことができるようにし、信頼性が向上できる。

本発明のインターネットファクシミリ装置によれば、操作性や信頼性が向上する。

図１は本発明の一実施の形態例に係るインターネットファクシミリ装置の構成を示すブロック図である。同図に示す本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置１００は、ファクシミリとして画像を読み込むためのスキャナ１０１、画像等を印字するためのプロッタ１０２、画像データの圧縮伸張を行うための符号化復号化部１０３、通信プロトコルなどを制御する通信制御部１０４、ＬＡＮに接続され、データ送受信を司るＬＡＮ制御部１０５、後述するような、認証処理、アドレス書換処理、メールアドレス編集処理やメール返信用アドレス付与処理を行い、かつ所定のファクシミリ制御を行うシステム制御部１０６、オペレータとのインタフェースとなり、表示機能ももつ操作表示部１０７、各アカウント毎のメールアドレスを記憶する登録部１０８を主に含んで構成され、各構成要素はシステムバス１０９でそれぞれ接続されている。

図２は本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置の接続形態例を示すブロック図である。同図において、インターネットファクシミリ装置２０１，２０２はＬＡＮ２０３に接続され、メールサーバ２０４を経由して文書を送信する。また、セキュリティを高めるために、認証サーバ２０５をＬＡＮ２０３に接続して設置し、ＰＣ２０６は認証することができる。更に、インターネットファクシミリ装置２０１，２０２はゲートウェイ２０７を介して他のＬＡＮや通信網にも接続可能となる。

図３は利用者制限されたインターネットファクシミリ装置の初期画面の一例を示す図である。同図に示すように、図２のＰＣ２０６での認証と同様に、ＩＤ（アカウント）、パスワードの入力が必要である。この入力データは図２の認証サーバ２０５において比較されて、オペレータを特定するものである。

図４は一般的なメール送信時のヘッダを示す図である。同図に示すように、一般的には、「To」,「Subject」,「From」などがあり、複数のオペレータが利用できるインターネットファクシミリ装置では、「From」が機器固定のアドレスになっている。

図５は本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置におけるメールアドレス書換処理の動作を示すフローチャートである。同図において、先ず認証が必須になっていると、オペレータは図１の操作表示部１０７に表示された図３に示すような初期画面によって利用開始時にアカウント（ＩＤ）及びパスワードの入力を促されて入力を行うと（ステップＳ１０１）、図１の通信制御部１０４及びＬＡＮ制御部１０５を介して図２の認証サーバ２０５と通信を行い、図１のシステム制御部１０６によって認証を行う（ステップＳ１０２）。そして、認証がＯＫであれば（ステップＳ１０２；ＹＥＳ）、システム制御部１０６は既に登録済みの任意のメールアドレスを、図４に示す「From」に埋め込んでインターネットファクシミリ送信を行う（ステップＳ１０３，Ｓ１０４）。一方、ステップＳ１０２で認証がＮＧであれば（ステップＳ１０２；ＮＯ）利用不可としてステップＳ１０１に戻って、システム制御部１０６は、オペレータに対して、正しいアカウント（ＩＤ）及びパスワードの入力を促す（ステップＳ１０５，Ｓ１０１）。

図６はユーザコード、ユーザ名称、ユーザメールアドレスの対応関係を示す図である。同図に示すように、ユーザメールアドレスの中で、認証サーバのアカウントとユーザ名称を一致させておくことで、メールアドレスを取り出すことを想定している。

図７は本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における別のメールアドレス書換処理の動作を示すフローチャートである。ここでは、ユーザ名称とアカウントが一致しているとき、ユーザ名称に対応しているメールアドレスを引用して、「From」アドレスに利用する例として説明するものとする。はじめに、認証が必須になっていると、オペレータは図１の操作表示部１０７に表示された図３に示すような初期画面によって利用開始時にアカウント（ＩＤ）及びパスワードの入力を促されて入力を行うと（ステップＳ２０１）、図１の通信制御部１０４及びＬＡＮ制御部１０５を介して図２の認証サーバ２０５と通信を行い、図１のシステム制御部１０６によって認証を行う（ステップＳ２０２）。認証がＯＫであれば（ステップＳ２０２；ＹＥＳ）、システム制御部１０６は既に登録済みの任意のメールアドレスを「From」に埋め込んでインターネットファクシミリ送信を行うことができるようにし、そして認証ＩＤとユーザ名称を比較して一致するものがあれば、当該一致しかつ登録されているメールアドレスを使って送信可能とし、送信宛先入力画面を表示する（ステップＳ２０３，Ｓ２０４）。一方、ステップＳ２０２で認証がＮＧであれば（ステップＳ２０２；ＮＯ）利用不可としてステップＳ２０１に戻って、システム制御部１０６は、オペレータに対して、正しいアカウント（ＩＤ）及びパスワードの入力を促す（ステップＳ２０５，Ｓ２０１）。

図８は図６に示すユーザ名称、ユーザコード及びメールアドレスの編集処理動作を示すフローチャートである。同図に示す編集処理動作は、ユーザ名称に対応したメールアドレスの編集を許さないためのアルゴリズムである。同図において、認証が既にＯＫであるか否かを判定する（ステップＳ３０１）。認証がＯＫであれば（ステップＳ３０１；ＹＥＳ）、編集可能として編集画面を表示する（ステップＳ３０２，Ｓ３０３）。一方、認証がＮＧであれば（ステップＳ３０１；ＮＯ）、編集不可として待機画面を表示する（ステップＳ３０４，Ｓ３０５）。このようにして、メールアドレスの改ざんも不可能になる。

図９は本実施の形態例におけるメール送信の一例を示す図である。同図に示すように、「From」部分ではなく、Reply-To部分に、オペレータのアドレスをセットして送信する。このように、認証されたオペレータに対応するアドレスをメール返信用アドレス、例えばユーザのＰＣへのメールアドレスに設定することで、オペレータの用途に応じた利用を提供し、操作性を向上することができる。

図１０は本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置におけるオペレーション可能範囲の設定内容を示す図である。同図において、アカウント名毎に、例えば宛先直接入力送信などの送信関連の操作のうち可能な操作には○を付けたものである。認証が成功したユーザアカウントに基づいて機器の操作可能範囲を可変する手段（図示せず）を設け、ユーザアカウント毎に機器の操作を制限するのである。例えば、kawaguchiさんは全ての操作が可能であるが、shibataさんは、宛先表を利用して、回線１を使った送信しかできない。これは、宛先をその場で直接入力できることで、私用での利用や機密漏洩の可能性があると見なされ、これを防ぐために制限がかかっているものである。また、このような回線の制限により、回線１の回線利用料はshibataさんの部署で負担することが決まっている場合などに便利である。

図１１は本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における管理者用の設定内容を示す図である。宛先表には、電話番号や部署名など、相手先のプライバシに関わる内容が含まれている場合がある。このため、必要な利用者以外には、電話番号や部署名を見せず、また誤って送信してしまうことが無いように、制限をかけることも有効である。特に、同業種の競合関係の２社がお客様だった場合、自社の営業担当毎に宛先表を分けてしまえば、誤った文書を競合関係のある会社へ送信するようなミスは起こらなくなる。

図１２は本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における宛先表の表示範囲内容を示す図である。同図からわかるように、kawaguchiさんが認証をうけると、機器の宛先表の宛先００１〜００８まで全てが見えるが、shibataさんが認証をうけても、機器の宛先表の宛先００１、００４、００７、００８だけが見えるというものである。よって、このように、認証が成功したユーザアカウントに基づいてユーザアカウント毎の、送信先を表記した宛先表の表示内容を設定する手段（図示せず）を設け、ユーザアカウント毎の宛先表の表示を制限することにより、宛先表登録情報の流出や誤送信を防止できる。

図１３は本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における親展ボックスに登録されているパラメータを示す図である。同図に示すように、親展通信用の私書箱である親展ボックスには、識別のためのコード番号であるＦコード、ボックス名称などが登録されている。つまり、受信したＦコードが登録されているＦコードに一致すると親展受信するというものであり、そのボックスに名称、例えばtanakaを付与できることになっている。

図１４は本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における親展ボックス印字動作を示すフローチャートである。なお、親展ボックスに受信され蓄積されている画情報を印字する操作を示すものとする。先ず、認証をうけて使い始めた機器において自分宛の親展受信文書の印字を開始するため（ステップＳ４０１）、印刷メニューを表示させる必要があるが、認証されたアカウント名がボックス名称と一致しているかを判定する（ステップＳ４０２）。判定結果アカウント名とボックス名称が一致した場合は（ステップＳ４０２；ＹＥＳ）、親展ボックス印字メニューを表示する（ステップＳ４０３）。一致していない場合は（ステップＳ４０２；ＮＯ）親展ボックス受信文書の印字メニューは表示されないことになる。このように、親展ボックスに、親展受信を識別するコード番号であるＦコード及びＦコードに対応する親展受信文書並びに親展ボックス名称を格納し、認証が成功したユーザアカウントと親展ボックス名称に基づいて親展ボックス内に格納された親展受信文書を印字することにより、親展ボックスに格納された親展受信文書の印字を制限できる。

図１５は本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における認証オペレータの操作ログ対象の操作内容を示す図である。同図に示すように、認証サーバは認証を行うのみであり、認証されてしまうと許されている操作のうち、何をやっているのかは取得できない。誤送信などを防ぐため、操作した内容を記録しておき、後日解析できるようにしておくことは、セキュリティ上も有用である。複数のオペレータがネットワークを通じて機器を利用する場合も考えられ、図１５に上げたような操作ログ対象をオペレータ毎に操作を時系列に記録していくものである。このように、アカウントの認証状況に関する情報を記憶し、アカウント毎の操作及び該操作によって得られた結果を記憶して、各ユーザのアカウント認証後の操作内容を確認でき、例えば管理者による追跡や利用料金処理を行うことができる。

なお、本発明は上記実施の形態例に限定されるものではなく、特許請求の範囲内の記載であれば多種の変形や置換可能であることは言うまでもない。

本発明の一実施例に係るインターネットファクシミリ装置の構成を示すブロック図である。本実施例のインターネットファクシミリ装置の接続形態例を示すブロック図である。利用者制限されたインターネットファクシミリ装置の初期画面の一例を示す図である。一般的なメール送信時のヘッダを示す図である。本実施例のインターネットファクシミリ装置におけるメールアドレス書換処理の動作を示すフローチャートである。ユーザコード、ユーザ名称、ユーザメールアドレスの対応関係を示す図である。本実施例のインターネットファクシミリ装置における別のメールアドレス書換処理の動作を示すフローチャートである。図６に示すユーザ名称、ユーザコード及びメールアドレスの編集処理動作を示すフローチャートである。本実施例におけるメール送信の一例を示す図である。本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置におけるオペレーション可能範囲の設定内容を示す図である。本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における管理者用の設定内容を示す図である。本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における宛先表の表示範囲内容を示す図である。本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における親展ボックスに登録されているパラメータを示す図である。本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における親展ボックス印字動作を示すフローチャートである。本実施の形態例のインターネットファクシミリ装置における認証オペレータの操作ログ対象の操作内容を示す図である。

符号の説明

１００；インターネットファクシミリ装置、１０１；スキャナ、
１０２；プロッタ、１０３；符号化復号化部、１０４；通信制御部、
１０５；ＬＡＮ制御部、１０６；システム制御部、１０７；操作表示部、
１０８；登録部、１０９；システムバス。

Claims

インターネットファクシミリ送受信が可能であり、かつユーザの認証を行う機能を有するインターネットファクシミリ装置において、
認証するためのユーザアカウントに対応したメールアドレスを登録する登録手段と、
認証が成功したユーザアカウントに基づいて送信者メールアドレスを前記登録手段に登録されている前記メールアドレスに書き換えるアドレス書換手段と、
インターネットファクシミリ送信を行うときには前記アドレス書換手段によって書き換えられた前記メールアドレスを使用して送信する送信手段と
を有することを特徴とするインターネットファクシミリ装置。
前記登録手段は、前記ユーザアカウントをユーザ名及びユーザコードに一致させて登録する請求項１記載のインターネットファクシミリ装置。
前記送信者アドレスを編集するメールアドレス編集手段を設け、認証が成功した場合のみ前記メールアドレス編集手段によって前記送信者アドレスを編集可能とする請求項１又は２に記載のインターネットファクシミリ装置。
認証が成功した前記ユーザアカウントに基づいてメール返信用アドレスを送信メールに付与する手段と、認証が成功したユーザが使用終了するまでの間、インターネットファクシミリ送信を行うときに前記メール返信用アドレスを付与して送信する手段とを設けた請求項１〜３のいずれかに記載のインターネットファクシミリ装置。
認証が成功した前記ユーザアカウントに基づいて機器の操作可能範囲を可変する手段を設け、前記ユーザアカウント毎に機器の操作を制限する請求項１〜４のいずれかに記載のインターネットファクシミリ装置。
認証が成功した前記ユーザアカウントに基づいて前記ユーザアカウント毎の、送信先を表記した宛先表の表示内容を設定する手段を設け、前記ユーザアカウント毎の宛先表の表示を制限する請求項１〜４のいずれかに記載のインターネットファクシミリ装置。
親展受信するために親展受信を識別するコード番号であるＦコード及びＦコードに対応する親展受信文書並びに親展ボックス名称を格納する親展ボックスと、認証が成功した前記ユーザアカウントと親展ボックス名称に基づいて親展ボックス内に格納された親展受信文書を印字する手段とを設け、親展ボックスに格納された親展受信文書の印字を制限する請求項１〜６のいずれかに記載のインターネットファクシミリ装置。
アカウントの認証状況に関する情報を記憶する手段と、アカウント毎の操作及び該操作によって得られた結果を記憶する手段とを設けた請求項1〜７のいずれかに記載のインターネットファクシミリ装置。