JP2005352784A - データ配信システムおよび画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】文書データを通信ネットワーク経由で印字配布する場合に配布先の相手に対してのみ確実に配布する。
【解決手段】配信元のクライアント（端末装置）は配信先のクライアントのユーザに対して配信データを配信する際、配信対象の配信データをプリンタ（画像形成装置）に送信するとともに、配信先クライアントのユーザに当該配信データの配信要求を行った旨を通知する。プリンタは、受信した前記配信データを一時保存しておく。配信先クライアントは前記通知を受けたあと、プリンタに対して配信データの出力指示を送信する。この出力指示を受けた前記画像形成装置は前記一時保存してある配信データを出力する。このように、配信者から配信先に配信されるデータは配信先ユーザの意思に基づいて出力される。
【選択図】図４

Description

本発明は、複数の場所に設置されている画像形成装置に通信接続されており、配布先にデータを配布する際に、その配布先側の画像形成装置へデータを配信するデータ配信システムに関するものである。

従来、例えば、会社等の組織の各部署毎やフロア毎に設置されている画像形成装置が通信ネットワークに接続されている環境では、配布先である複数の部署内またはその近傍に設置されている画像形成装置を遠隔的に選択指定して印字出力を行うことにより、文書の配布を行う場合がある。また、電子化された文書の場合、電子メールを利用して配布先に配布することも行われている。

特許文献１は、印字出力により複数の配布先に文書データの配布を行う場合には、サーバコンピュータにおいて、配布先グループ毎にそのグループに属する個々の配布先を定義する配布先情報を記憶する組織階層情報を格納したテーブルを参照して配布先を決定し、さらに、決定した配布先に基づいて出力装置配置先情報を格納したテーブルを参照して出力装置（プリンタ装置、ＦＡＸ装置）を選択する技術を開示している。
特開２００１−２４３０３３号公報

ところで、利用者が画像形成装置を指定して文書データを配信する場合、機密書類は配布先の相手が当該画像形成装置の設置場所にいることを確認し、かつ配信することを告げておかないと、出力された文書データを不特定多数の者に見られてしまう可能性がある。また電子データを電子メールで送信して配布先の相手宛に配布する場合は、電子データが相手側の装置内に保存されるため、電子データの複製や転送の容易性のため、容易に不特定多数の人間に再配布される可能性が残る。

また別の問題として同じ文書データを同じ画像形成装置を使用する者に送信する場合であっても、同文書データを同画像形成装置に複数回送信するためネットワークの負担になっていた。

本発明はこのような背景においてなされたものであり、その目的は、文書データを通信ネットワーク経由で印字配布する場合に配布先の相手に対してのみ確実に配布することができるデータ配信システムおよび画像形成装置を提供することにある。

本発明の他の目的は、複数の配布先が属する同じ画像形成装置に通信ネットワーク経由で同じ文書データを配布する場合にネットワーク負荷を軽減することができるデータ配信システムおよび画像形成装置を提供することにある。

本発明によるデータ配信システムは、複数の端末装置および少なくとも１台の画像形成装置が通信ネットワークを介して相互に接続されたデータ配信システムである。第１の端末装置は第２の端末装置のユーザ（配信先）に対して配信データを配信する際、配信対象の配信データを前記画像形成装置に送信するとともに、前記第２の端末装置のユーザに当該配信データの配信要求を行った旨を通知する。前記画像形成装置は、受信した前記配信データを一時保存する。前記第２の端末装置は前記通知を受けたあと、前記ユーザの指示に応じて前記画像形成装置に対して前記配信データの出力指示を送信する。この出力指示を受けた前記画像形成装置は前記一時保存してある前記配信データを出力する。

このシステムでは、第１の端末装置から第２の端末装置のユーザを配信先として、当該画像形成装置に配信対象の配信データを送信しても、画像形成装置は直ちにその出力を行わない。第１の端末装置からは第２の端末装置のユーザに対して当該配信データの配信要求を行った旨の通知が行われ、この通知を受けた当該ユーザが当該画像形成装置に対して出力指示を行って初めて配信データの出力が行われる。すなわち、配信元から配信先に配信されるデータは配信先ユーザの意思および指示に基づいて出力されるので、配信先ユーザは直ちにその出力されたものを入手することができ、配信データが配信先ユーザの知らないまま放置されるようなことがなくなる。

前記第１の端末装置から前記第２の端末装置のユーザに対する通知は例えば電子メールを用いて行うことができる。

前記第１の端末装置は、前記第２の端末装置のユーザに対して配信データを配信する際、前記配信データとともに、配信先および配信データを特定する配信設定データを前記画像形成装置に送信し、前記画像形成装置は受信した前記出力指示が前記配信設定データで指定された配信先からの指示であることを確認して当該配信データの出力を行うようにしてもよい。これにより、配信先ユーザへの配信をより確実にすることができる。

前記画像形成装置は、配信先が複数ある場合、全ての配信先から前記配信データの出力指示を受けて出力を完了した後、当該配信データを削除することが好ましい。これによって、当該配信データは画像形成装置内に残ることがなくなり、誤って出力され配信先ユーザ以外のユーザの目に触れるおそれがなくなる。

前記画像形成装置は、前記配信データの出力を完了した後、前記配信先のユーザおよび配信元のユーザの少なくとも一方に対してその旨を通知するようにしてもよい。これにより、配信先のユーザは画像形成装置から離れたところにいても、また、配信データの出力枚数の多少に関わらず、出力の完了を直ちに認識することができる。配信元のユーザは、自己の配信したデータが配信先ユーザの手に渡ったことを確認することができる。

前記第１の端末装置は、前記第２の端末装置のユーザに対して前記配信要求を行った旨の通知を行う際、所定のコンピュータプログラムを合わせて送信し、前記第２の端末装置は前記通知を受けたユーザによる指示に応じて前記所定のコンピュータプログラムを起動し、前記コンピュータプログラムの処理により前記画像形成装置への出力指示を行うようにしてもよい。これにより、第２の端末装置に新たな機能を追加して、所期の処理を行わせることができる。

前記第２の端末装置は所定のコンピュータプログラムを予め記憶しておいてもよい。この場合、前記通知を受けたユーザによる指示に応じて前記所定のコンピュータプログラムを起動し、前記コンピュータプログラムの処理により前記画像形成装置への出力指示を行う。

前記第１の端末装置は、配信先のユーザによる前記画像形成装置に対する出力指示が行われたことの通知の有無に基づいて、各配信先での出力が完了したか否かを監視する手段を有してもよい。これにより、特に複数の配信先がある場合に、配信先毎に現在の出力状況を把握することができる。また、この場合、前記第１の端末装置は、前記各配信先での出力が完了したか否かを表示画面上で監視し、前記表示画面は未出力の配信先のユーザに対して出力を促す電子メールを生成するための指示ボタンを前記表示画面上に有するようにしてもよい。これにより、未出力の配信先ユーザに対して、リマインダを容易に発行することができる。

ユーザ毎に所属情報、電子メールアドレス、通常使用する画像形成装置の情報をユーザ情報として管理するユーザ管理手段を備えてもよい。これにより、前記第１の端末装置において前記ユーザ管理手段を用いて前記画像形成装置を選択することができ、配信先ユーザに対応する画像形成装置を迅速かつ容易に特定することができるようになる。

後述するように、画像形成装置への出力依頼は画像形成装置に対して直接行うのではなく、サーバを介して行うようにしてもよい。また、その場合、配信データを画像形成装置に一時保存するのではなく、サーバに一時保存するようにしてもよい。

本発明はさらに、上記のようなデータ配信システムに用いる画像形成装置をも提供する。その構成、動作および作用効果については以下に詳述する。

本発明によれば、機密書類等を配布する場合は配布先のユーザが文書データの出力を自らの指示で行うことにより、不特定多数に見られることが無くなり機密を保つことができる。

文書の配布は印字出力で行うことにより、電子メールのような電子データの状態で配布しないので、不特定多数の人間に配布されることがなくなり比較的に機密の保持が容易になる。

また、同じ画像形成装置を利用する複数の配布先のすべてについて出力が完了するまで配布文書データを画像形成装置に一時保存して再利用することにより、ネットワークの負荷を低減することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。

図１は、会社等の組織内で構築されている通信ネットワークシステムの構成例を示したブロック図である。

この通信ネットワークシステムは、例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）のような通信ネットワークを介して相互に接続されている複数台のクライアント（端末装置）１０３〜１０８、…と、画像形成装置としてのプリンタ装置１０９、１１０、…、組織内のユーザ情報を管理するユーザ管理サーバ１１１とを有する構成になっている。クライアントはパーソナルコンピュータ等の端末装置により構成される。ユーザ管理サーバ１１１は、ユーザ管理テーブル１２２を格納した記憶装置１２１を有する。

この例では、各課毎に共有されるプリンタを１台配置する構成としているが、本発明はこのような構成に限るものではない。通信ネットワークはＬＡＮに限らず、公衆電話網等を介して他のＬＡＮと接続した広域通信ネットワークを併用するものであってもよい。図の例では、各課に配置された画像形成装置としてプリンタを用いる例を示したが、すべてまたは一部の課において、ＦＡＸ機能やコピー機能、スキャナ機能等を兼備した複合機を配置してもよい。印字方式（記録方式）はレーザ、インクジェット等、任意のものであってよい。

また、本実施の形態における画像形成装置は、ハードディスクやメモリ等の記憶装置を備え、複数件の文書データ（配信データ）の画像データを記憶することができるものとする。出力する文書データの画像データは、プリンタが出力できる形式であれば任意の形式であってよい。クライアントから印字指示を行う際は、ＬＡＮを介して接続されたプリンタを直接的または間接的に指定し、指定されたプリンタに印字対象の文書データを送信する。「間接的に」とは後述するように、相手ユーザの指定により対応するプリンタを指定するものである。

図２に、クライアントの一般的なハードウェア構成を示す。クライアントは、その全体を制御する中央処理装置（ＣＰＵ）１０と、このＣＰＵ１０が実行する制御プログラムやデータを格納するＲＯＭ，ＲＡＭ等のメモリ１１、ハードディスク装置（ＨＤＤ）等の通常大容量の記憶装置１３、表示画面を有しユーザに情報を表示する表示部１４、ユーザが情報を入力するためのキーボードやポインティングデバイスを含む入力部１５、および、ネットワークと接続され外部とのデータ通信を行う通信部１６を備える。特に図示しないが、処理性能や記憶容量等の相違はあるが、サーバも基本的にはクライアントと同様のハードウェア構成を有する。

図３に、プリンタの一般的なハードウェア構成を示す。クライアント等から印字対象の文書データと出力指示とを受信するデータ受信部２１、受信された文書データに対して印字用のデータに展開する等の画像処理を行う画像処理部２２、この印字用のデータを、搬送される用紙上に記録する記録部２３、種々のデータを記憶する記憶装置２４、ユーザからの情報や指示の入力を受けるとともに、ユーザに対して情報を表示する操作パネル部２５、これらの各部を制御する制御部２６を備えて構成される。複合機の場合には、図示しないが、さらにＦＡＸ送受信部、スキャナ部等を有する。

図４は、配信元のクライアントにおける文書データの配信指示からプリンタでの印字出力までの一連の操作を説明するためのシーケンス図である。配信者は配信元クライアントにおいて表示部１４および入力部１５を利用して、ユーザ管理サーバ１１１に問い合わせることにより配信先（通常、複数）の選択およびその配信先に対応するプリンタの特定を行うことができる。このように配信先を選択して配信対象の文書データ（本実施の形態では文書ファイル）を指定して配信指示を行うと、クライアントは、例えば記憶装置１３に記憶されている配信対象の文書データと配信先等を指定する配信設定データとを通信部１６から出力先のプリンタに送信する（Ｓ１，Ｓ２）。ここに、配信設定データとは、プリンタが当該文書データの配信先のユーザからの指示に従って文書を出力した後、その旨を通知するために必要な情報であり、本実施の形態では、配信元および配信先のユーザのメールアドレスである。また、すべての配信先（受信側）に配信を告げる内容の電子メールとともに、前記文書データの出力を行うためのスイッチプログラム（コンピュータプログラム）を配信先のクライアントに送信する（Ｓ３）。この電子メールには出力対象の文書を特定する情報を含めてもよい。但し、配信先が特定できれば出力対象の文書も特定されるので、文書を特定する情報は必須ではない。

プリンタは配信設定データと文書データを受信すると、文書データを記憶装置２４に一時保存する（Ｓ６）。

配信先のクライアントは電子メールを受信し、ユーザが文書データが配布されていることを確認すると（Ｓ４）、ユーザの指示に応じて、電子メールに添付されているスイッチプログラムを起動し、プリンタに当該文書データの出力指示を行う（Ｓ５）。この場合、電子メールには当該プリンタを特定する情報も含まれている。プリンタは、配信先に配布されるべき、記憶装置内の文書データの印字を指示する、スイッチプログラムからの出力指示を受信すると、当該文書データを出力（印字）開始する（Ｓ７）。この際、プリンタは先に保存している配信設定データで指定された配信先と、出力指示を送ってきたクライアントのユーザが一致することを、出力開始の条件とする。文書データの配信先のユーザ（受信者）は、配信者から配信された文書ではあっても、自分自身の指示でプリンタに印字指示を出すので、直ちにプリンタの設置位置に出向いて、出力される文書を入手することができ、自身が知らない間、出力された文書が放置されるということがなくなる。なお、本実施の形態では、プリンタは、確認のために、出力を行った旨を配信者および受信者に報告する（Ｓ８）。この報告は電子メールまたは任意の通信手段により行うことができる。これにより、配信者は自分の配信した文書データが受信者により出力指示されたことを認識することができる。また、受信者は自己の指示した出力が開始または実行されたことを認識することができる。好ましくは、すべての配信先について当該文書データの印字が完了した後に、配信設定データの更新および文書データの削除を行う。

図５は文書データの配信における配信元クライアントで実行される処理を示したフローチャートである。この処理は、図２に示したＣＰＵ１０がメモリ１１またはＨＤＤ１３内の制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。クライアントの他の処理についても同様である。配信者はまず配信を行う文書データを指定（選択）する。このとき、印字設定画面において、文書データの選択を行うとともに、起動された画面から配信先を選択し（Ｓ１２）、出力先のプリンタを指定する（Ｓ１３）。この際、必要に応じてユーザ管理サーバ１１１にアクセスして必要な情報を取り出す。配信先の選択はユーザ管理サーバ１１１から獲得したデータに基づいて行うことができる。このとき、配信先の選択により自動的にプリンタが特定されることが好ましい。配信先の設定が終了すると（Ｓ１４）、プリンタに対して、配信先等を示す配信設定データおよび文書データを送信する（Ｓ１５）。ついで、配信先のクライアントに対して、文書データの配信を告げる電子メールに、スイッチプログラムを添付して送信する（Ｓ１６）。

図６に、ユーザ管理テーブル１２２の構成例を示す。この例では、ユーザ管理テーブル１２２は、各ユーザについて、「所属部門」、「役職」「名前」「メールアドレス」「登録プリンタ」を登録する。ここで「所属部門」は部署を階層的に表現した場合の組織情報を格納している。例えば「設計部」は１課、２課、３課を有しており、また１課には４名の課員が所属し、○山○夫が課長であることを示している。ただし、所属部門はシステムが適用される対象によって任意に変わりうる。また、「役職」は必須の情報ではない。

図７は、配信先のクライアントにおける処理を示したフローチャートである。配信元から文書データの配信を告げる電子メールを受信し（Ｓ２１）、ユーザがその電子メールを閲覧した後、自動的またはユーザの指示に応じて、電子メールの添付ファイルのスイッチプログラムが起動する（Ｓ２２）。自動的に起動する場合には、例えば電子メールのタイトル（題名）をチェックし、所定のキーワードを検出したことを契機とすることができる。

起動したスイッチプログラムはウィンドウを立ち上げ、ユーザの印字の指示を待つ（Ｓ２３）。ユーザが例えばスタートボタンを押下する等のユーザの指示に応じて、文書データを格納しているプリンタに対して、文書データに対する出力指示ととともに、出力指示を行う当該ユーザのユーザ識別データを送信する（Ｓ２６）。この際、受信メールから出力対象の文書を特定する情報を受信した場合には、その情報もプリンタへ送信する。ユーザが印字を後回しにする場合は、ユーザの所定の指示に応じて、あるいは、所定の時間スタートボタンが押されなかった場合、待機状態に移行する（Ｓ２４）。この待機状態では、例えば、ウィンドウがアイコン化されてクライアントの表示画面上に表示され、自分宛の文書データの配信を受けていることを告げるようにしてもよい。あるいは定期的にスイッチプログラムが起動されてウィンドウが立ち上がり、ユーザに印字指示を促すようにしてもよい。電子メールを受信後、スイッチプログラムは、ユーザの希望に合わせて自動起動と手動起動をユーザが選択することができる機能を有してもよい。ユーザの指示により待機状態が解除されたとき（Ｓ２５）、上述したステップＳ２６へ移行する。

図８はプリンタで実行される処理を示したフローチャートである。この処理は、図３に示したプリンタの制御部が記憶装置２４内の制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。

プリンタは、配信先（受信側）クライアントからユーザ識別データと印字指示を受け付けると（Ｓ３１、Ｓ３２）、記憶装置に保存してある文書データを検索し、指定された文書データが存在するか否かをチェックする（Ｓ３３）。指定された文書データの検索は、文書を特定する情報を受信した場合にはその情報により行い、文書を特定する情報を受信しない場合には、送信先のユーザ識別データに基づいて行う。指定された文書が存在しなければ、エラーであることを配信元および配信先に電子メールで通知する（Ｓ３８）。

指定された文書データが存在すれば、その文書データについて配信元より受け取った配信先データに照らして、クライアントから受信したユーザ識別データで指定されるユーザが配信先に指定されているか否かをチェックする（Ｓ３４）。指定されていなければ、エラーであることを配信元および配信先に電子メールで通知する（Ｓ３８）。

当該ユーザが配信先に指定されていれば、その文書データを展開して印字出力を行う（Ｓ３５）。配信先データから、出力を行ったユーザのユーザ識別データを削除する。プリンタは、各文書データについて、その配信先データとしてユーザ識別情報が残っているか否かにより、指定されたすべての配信先について出力済みか否かを判定することができる。

ステップＳ３５の印字処理実行後に、他の配信先が未出力として残っていなければ（Ｓ３６）、この文書データを記憶装置から削除する（Ｓ３７）。これにより、指定されたすべての配信先のユーザが印字出力を行った後は、プリンタ内に当該文書データは存在しなくなる。他の配信先が未出力の場合には、文書データの削除を行うことなく、印字終了の旨を、配信元および配信先に電子メールで送信する（Ｓ３９）。

次に配信元のクライアントにおける配信管理の処理を説明する。クライアントは配信の履歴情報を保有する。プリンタより出力を行ったユーザのデータを受信すると、配信履歴に対して、出力を行った文書データに関する配信先データに出力が行われたことを記録する。

図９に、配信元のクライアントで保持する出力管理テーブル１４２の構成例を示す。このテーブルは、文書データを特定する「文書データＩＤ」、出力対象の頁数に対する未出力のページ数を表す「未出力／出力対象」、出力するプリンタを特定する「プリンタＩＤ」、そのプリンタの出力完了か未完了の場合の残りページ数（残数）を示す「プリンタ出力状態」、配信先のユーザを特定する「配信先ＩＤ」、および配信先の出力が行われたか否かを示す「配信先出力フラグ」の各項目を有する。ユーザは図１０に示すような表示画面上のウィンドウ１５０で配信履歴を確認することができる。この画面例は、図９の出力管理テーブル１４２の内容を反映したものである。

図１０のウィンドウ１５０では、その下部にある、プリンタの最新の情報の確認を行うための「最新の情報に更新」ボタン１５１が押下されると、各プリンタから配信先データを獲得し、保有する現在の配信履歴に対して、出力の履歴を更新する。出力を行っていない配信先に対し、配信者が送信相手に対して出力を促す電子メールを送信する「未出力者にメール」ボタン１５２を押下すると、出力を促したい文書データに関する配信履歴から未出力の配信先を獲得し、未出力の文書データの出力を促す電子メールを送信できる。

出力されずに残ってしまった文書データを削除する「ファイルの削除」ボタン１５３を押下すると、選択した文書データの配信先データを各プリンタから獲得し、各プリンタのハードディスク、ＲＡＭから選択した文書データを削除する。獲得した配信先データから未出力のユーザを確認し、各ユーザに対して削除したことを告げる電子メールを送信するようにしてもよい。「終了」ボタン１５４はこのウィンドウを閉じるためのボタンである。

次に、図１１に、本発明の第２の実施の形態における通信ネットワークシステムの構成例を示す。図１の構成では、配信元のクライアントから直接配信先に対応するプリンタに対して文書データ等を送信したが、この実施の形態では、ネットワーク上にプリンタ管理サーバ１０１を設けて、配信元はこのプリンタ管理サーバ１０１を介して文書データ等を配信先へ送信する。図１のシステムと異なり、ユーザ管理テーブル１２２をプリンタ管理サーバ１０１が保持することにより、ユーザ管理サーバ１１１の機能を兼ね備えている。勿論、ユーザ管理サーバ１１１をプリンタ管理サーバ１０１と別個に設けても構わない。

図１２により、図１１のシステムの動作を説明する。

配信者が配信元クライアントにおいて、前記と同様に、配信先を選択して配信対象の文書データ（本実施の形態では文書ファイル）を指定して配信指示を行うと、クライアントは、例えば記憶装置１３に記憶されている配信対象の文書データと配信先等を指定する配信設定データとを通信部１６から、プリンタに対してではなく、サーバに送信する（Ｓ１０１，Ｓ１０２）。また、配信先（受信側）に配信を告げる内容の電子メールとともに、前記文書データの出力を行うためのスイッチプログラムを配信先のクライアントに送信する（Ｓ１０３）。

サーバは配信設定データを一時保存するとともに（Ｓ１１０）、配信用文書データを該当するプリンタへ送信する（Ｓ１１１）。プリンタは文書データを受信すると、文書データを記憶装置２４に一時保存する（Ｓ１０６）。この文書データのプリンタへの送信は、後述する印字指示時であってもよい。

配信先のクライアントは電子メールを受信し、文書データが配布されていることを確認すると（Ｓ１０４）、ユーザの指示に応じて、電子メールに添付されているスイッチプログラムを起動し、サーバに文書データを特定して当該文書データの出力指示を行う（Ｓ１０５）。これに応じてサーバは先に保存してある当該文書データに関する配信用設定データを参照して、該当するプリンタに当該文書データの印字指示を出力する（Ｓ１２３）。この印字指示を受けたプリンタは、当該文書データの出力（印字）を開始する（Ｓ１０７）。これによって、文書データの配信先の受信者は、自分自身の指示でプリンタに印字指示を出すので、直ちにプリンタの設置位置に出向いて、出力される文書を入手することができる。この場合も、プリンタは、印字完了の通知をサーバに行う（Ｓ１０８）。サーバは、確認のために、出力を行った旨を配信者および受信者に報告する（Ｓ１０９）。この報告は電子メールまたは任意の通信手段により行うことができる。これにより、配信者は自分の配信した文書データが受信者により出力指示されたことを認識することができる。また、受信者は自己の指示した出力が開始または実行されたことを認識することができる。この場合も好ましくは、プリンタは、自己に対応づけられたすべての配信先について印字完了までは文書データを保存しておき、サーバからの最後の配信先についての印字指示時に、サーバからの指示に応じて当該文書データの削除を行う。

図１３は、図１１のシステムにおけるサーバ１０１が保持する文書出力管理テーブル１３２の構成例を示している。この文書出力管理テーブル１３２は、サーバが印字出力要求を受けた各文書データについて、文書データを特定するための情報（この例では文書ファイル名）である「文書データＩＤ」、この文書データの要求された全出力数に対する現在の未出力数を示す「未出力／出力数」、配信元識別情報である「配信元ＩＤ」、出力先のプリンタ識別情報である「プリンタＩＤ］、当該プリンタでの残り出力枚数である「プリンタ出力残数」、配信先識別情報である「配信先ＩＤ」、各配信先についてプリンタ出力が完了したか否かを示す「配信先出力フラグ」の各項目を記録する。「未出力／出力数」、「プリンタ出力残数」、「配信先出力フラグ」はプリンタからの応答に応じて更新されるが、他の項目は配信元からの要求時に設定される。サーバは、最後の配信先についての印字指示時に、文書出力管理テーブル１３２の当該文書データＩＤのレコードを削除する。「配信先ＩＤ」は配信先のユーザを識別するための情報であり、本実施の形態では例えばユーザの名前またはメールアドレスである。

図１４は、本発明の第３の実施の形態における通信ネットワークシステムの構成例を示す。この構成では、図１２の構成と同様、ネットワーク上にプリンタ管理サーバ１０１を設けて、配信元はこのプリンタ管理サーバ１０１を介して文書データ等を配信先へ送信するが、文書データ１３３はサーバ１０１が保存し、印字指示を受けたときに、該当するプリンタへ送信する。したがって、プリンタは文書データの保存は行わない。このシステムにおいてサーバ１０１に保持される文書出力管理テーブル１３２は、図１３に示したものと同じ構成とすることができる。

図１５により、図１４のシステムの動作を説明する。

配信者が配信元クライアントにおいて、前記と同様に、配信先を選択して配信対象の文書データ（本実施の形態では文書ファイル）を指定して配信指示を行うと、クライアントは、例えば記憶装置１３に記憶されている配信対象の文書データと配信先等を指定する配信設定データとを通信部１６から、プリンタに対してではなく、サーバに送信する（Ｓ１０１，Ｓ１０２）。また、配信先（受信側）に配信を告げる内容の電子メールとともに、前記文書データの出力を行うためのスイッチプログラムを配信先のクライアントに送信する（Ｓ１０３）。

サーバは配信設定データおよび配信用文書データを一時保存する（Ｓ１１０）。配信先のクライアントは電子メールを受信し、文書データが配布されていることを確認すると（Ｓ１０４）、ユーザの指示に応じて、電子メールに添付されているスイッチプログラムを起動し、サーバに文書データを特定して当該文書データの印字指示を行う（Ｓ１０５）。これに応じてサーバは先に保存してある当該文書データに関する配信用設定データを参照して、該当するプリンタに当該文書データを送信するとともにその印字指示を出力する（Ｓ１２４）。この印字指示を受けたプリンタは、当該文書データを出力（印字）開始する（Ｓ１０７）。

これによって、文書データの配信先の受信者は、自分自身の指示でサーバに印字指示を出すので、直ちにプリンタの設置位置に出向いて、出力される文書を入手することができる。この場合も、プリンタは、印字完了の通知をサーバに行う（Ｓ１０８）。サーバは、確認のために、出力を行った旨を配信者および受信者に報告する（Ｓ１０９）。この報告は電子メールまたは任意の通信手段により行うことができる。これにより、配信者は自分の配信した文書データが受信者により出力指示されたことを認識することができる。また、受信者は自己の指示した出力が開始または実行されたことを認識することができる。この場合、サーバが、すべての配信先について印字完了までは文書データを保存しておき、サーバからの最後の配信先についての印字指示完了後に、文書出力管理テーブル１３２の当該文書データＩＤのレコードを削除するとともに、サーバ内に保存されている当該文書データを削除する。

また、配信履歴を配信元のクライアントに保存するように説明したが、配信履歴全てを管理サーバ１０１に保存し、全てのユーザから確認できるような構成であってもよい。

上記説明では、配信元から配信先にスイッチプログラムを送信するものとして説明したが、サーバを利用する実施の形態では、サーバからスイッチプログラムを送信するようにしてもよい。あるいは、配信先のクライアントにスイッチプログラムを常駐させ、出力指示を促すメールを生成し、または、データの受信が行われたとき当該スイッチプログラムが立ち上がり出力指示を促すような構成であってもよい。

次に、図６に示したユーザ管理テーブル１２２に対して、ユーザがクライアントからユーザ情報を設定（登録）する手順について説明する。図１７は、そのためにクライアントの表示装置に表示される登録画面（情報登録ウィンドウ）の一例を示している。ここではユーザが、名前（ユーザ名）、所属、役職、メールアドレスを登録、変更を行う場面を想定している。所属や役職、プリンタ等、予め選択肢が決まっている項目については、メニュー（一例としてプルダウンメニュー）を用意し、そこから選択できるようにしてもよい。名前（ならびに所属および役職）もネットワークに接続された社員データベース等（図示せず）を参照できる場合には、そこから選択できるようにしてもよい。

「プリンタ」の項目には、この登録作業を行っているクライアントに登録されている「通常使用するプリンタ」をデフォルトデータとして自動選択するようにしてもよい。使用するプリンタが登録されていない場合は、ユーザが手入力するか、または、同所属の他のユーザに対して登録されているプリンタ（複数存在する場合には、所定の条件に合う、例えば、最も多く利用されているプリンタ）を自動的に選択する。さらに、この登録時に指定されたプリンタのドライバが当該クライアントにインストールされていない場合は登録後にそのインストールを開始する。登録後、ユーザが通常使用するプリンタの登録、変更を行った場合はプリンタ管理サーバに通知し、データベースを更新する。

図１６のユーザ情報設定の処理はクライアントにおけるユーザによる所定の指示によって起動される。まず、新規追加が指示されているかどうかをチェックする（Ｓ４１）。新規追加でなければ、ユーザのデータ登録ウィンドウを開き（Ｓ４７）、そのデータの変更指示に応じてデータを変更する（Ｓ４８）。

新規追加の場合には、空のデータ登録ウィンドウを開き（Ｓ４２）、ユーザの指示に応じてデータを登録する（Ｓ４３）。さらに、このユーザのクライアントにおいて通常使用するプリンタが登録されていれば（Ｓ４４，Ｙｅｓ）、その登録プリンタを普段使用するプリンタとして選択する（Ｓ４６）。このクライアントに登録されたプリンタがなければ、所定のプリンタ（例えば、このユーザの属する最も下位の所属部門で一番使用されているプリンタ）を普段使用するプリンタとして選択する（Ｓ４５）。ここで、一番使用されているとは、最も多くのユーザに使用されている、最も頻繁に使用されている、等の条件に合致することを意味する。このように選択されたプリンタを「登録プリンタ」としてユーザ管理テーブル１２２を更新する（Ｓ４９）。

図１８は通常使用するプリンタを変更する場合のクライアントにおける処理例を示した図である。ユーザが通常使用するプリンタを変更すると、そのプリンタがデータベースに存在するか否かを確認する（Ｓ５１）。データベースにあることを確認できればユーザの登録されたデータを開き（Ｓ５５）、通常使用するプリンタ名を変更して登録する（Ｓ５６）。データベースに無いプリンタを追加する場合は、データベースにプリンタ名を追加し（Ｓ５２）、ユーザのデータを開いて（Ｓ５３）、通常使用するプリンタ名を変更して更新する（Ｓ５７）。このときサーバ管理者にプリンタを追加したことを告げる電子メールを送信するようにしてもよい。

次に、ユーザ管理テーブル１２２へのデータ登録をサーバ管理者から設定する方法、およびクライアントへ変更したことを通知する方法を示す。サーバ管理者は、前述した図１７の情報登録ウィンドウ画面から名前、所属、役職、電子メール、プリンタの追加、変更、削除を行うことができる。まず、変更する項目を指定し、内容を変更、登録を行う。登録が終了後、変更を受け付けたユーザに対し変更内容を図１９のように通知する。

図２０は、クライアントＡが文書を配布する際の出力要求処理を示した図である。この処理は、図１のシステムに適用できる。クライアントＡは、配布先を指定したとき（Ｓ６１）、配布したい文書の印字指示を出す。その印字指示を出す際、出力先指定画面を表示し（Ｓ６２）、部署単位または個人単位で出力先を指定する（Ｓ６３）。これにより図示しない印字先指定画面が表示され、クライアントＡは配布先を部、課単位、もしくはユーザ単位に指定を行う。また出力オプションの選択を行う（Ｓ６４）。ここでは、出力オプションとして、配布先を指定する際に、配布方法の指定を行うことができる。配布する際にユーザに配布したことを告げるメールの送信を行うかの指定、メールの内容の指定、出力を実行するタイミングの指定等を行う。出力を実行するタイミングとしては、１．クライアントが印字指示を行ってすぐ、２．ユーザがメールを受信したとき、を選択する。電子メールの送信を行わない場合には直ちに、後述のステップＳ６９へ移行する。電子メールの送信を行う場合（Ｓ６５）、選択されたユーザに出力を告げる電子メールを送信する（Ｓ６６）。さらに、ユーザが受信したときに出力を行う設定の場合に（Ｓ６７，Ｙｅｓ）、選択されたユーザが電子メールを受信するまで監視する（Ｓ６８）。受信者の受信応答等により電子メールを受信したことが確認されたら、出力指定されたプリンタで出力を行う（Ｓ６９）。このように、本処理では、電子メールを利用する場合、配信元から配信先にまず電子メールを送信し、その受信が確認されたあと、当該配信先に対応するプリンタに対して配信データを出力する。

以上、本発明の好適な実施の形態について説明したが、上記で言及した以外にも種々の変形、変更を行うことが可能である。

本発明が適用される、会社等の組織内で構築されている通信ネットワークシステムの構成例を示したブロック図である。 図１のシステムにおけるクライアントの一般的なハードウェア構成を示すブロック図である。 プリンタの一般的なハードウェア構成を示すブロック図である。 配信元のクライアントにおける文書データの配信指示からプリンタでの印字出力までの一連の操作を説明した図である。 文書データの配信における配信元クライアントで実行される処理を示したフローチャートである。 図１内のユーザ管理テーブル１２２の構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における配信先のクライアントにおける処理を示したフローチャートである。 本発明の実施の形態におけるプリンタで実行される処理を示したフローチャートである。 本発明の実施の形態における配信元のクライアントで保持する出力管理テーブル１４２の構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における配信履歴を示す表示画面上のウィンドウの例を示す図である。 本発明の第２の実施の形態における通信ネットワークシステムの構成例を示す図である。 図１１のシステムの動作を説明するためのシーケンス図である。 図１１のシステムにおけるサーバ１０１が保持する文書出力管理テーブル１３２の構成例を示す図である。 本発明の第３の実施の形態における通信ネットワークシステムの構成例を示す図である。 図１４のシステムの動作を説明するためのシーケンス図である。 図１４のシステムにおけるユーザ情報設定の処理を示すフローチャートである。 ユーザ情報設定のための情報登録ウィンドウの画面例を示す図である。 通常使用するプリンタを変更する場合のクライアントにおける処理例を示したフローチャートである。 ユーザ情報の登録後、変更を受け付けたユーザに対して変更内容を通知する画面例を示す図である。 クライアントＡが文書を配布する際の出力要求処理を示したフローチャートである。

符号の説明

１１…メモリ、１３…記憶装置、１４…表示部、１５…入力部、１６…通信部、２１…データ受信部、２２…画像処理部、２３…記録部、２４…記憶装置、２５…操作パネル部、２６…制御部、１０１…プリンタ管理サーバ、１０９…プリンタ装置、１１１…ユーザ管理サーバ、１２１…記憶装置、１２２…ユーザ管理テーブル、１３２…文書出力管理テーブル、１３３…文書データ、１４２…出力管理テーブル、１５０〜１５４…ボタン

Claims (29)

1. 複数の端末装置および少なくとも１台の画像形成装置が通信ネットワークを介して相互に接続されたデータ配信システムであって、
   第１の端末装置は第２の端末装置のユーザ（配信先）に対して配信データを配信する際、配信対象の配信データを前記画像形成装置に送信するとともに、前記第２の端末装置のユーザに当該配信データの配信要求を行った旨を通知し、
   前記画像形成装置は、受信した前記配信データを一時保存し、
   前記第２の端末装置は前記通知を受けたあと、前記ユーザの指示に応じて前記画像形成装置に対して前記配信データの出力指示を送信し、
   この出力指示を受けた前記画像形成装置は前記一時保存してある前記配信データを出力する
   ことを特徴とするデータ配信システム。
2. 前記第１の端末装置から前記第２の端末装置のユーザに対する通知は電子メールを用いて行うことを特徴とする請求項１記載のデータ配信システム。
3. 前記第１の端末装置は、前記第２の端末装置のユーザに対して配信データを配信する際、前記配信データとともに、配信先および配信データを特定する配信設定データを前記画像形成装置に送信し、前記画像形成装置は受信した前記出力指示が前記配信設定データで指定された配信先からの指示であることを確認して当該配信データの出力を行うことを特徴とする請求項１記載のデータ配信システム。
4. 前記画像形成装置は全ての配信先から前記配信データの出力指示を受けて出力を完了した後、当該配信データを削除することを特徴とする請求項１記載のデータ配信システム。
5. 前記画像形成装置は、前記配信データの出力を完了した後、前記配信先のユーザおよび配信元のユーザの少なくとも一方に対してその旨を通知することを特徴とする請求項１記載のデータ配信システム。
6. 前記第１の端末装置は、前記第２の端末装置のユーザに対して前記配信要求を行った旨の通知を行う際、所定のコンピュータプログラムを合わせて送信し、前記第２の端末装置は前記通知を受けたユーザによる指示に応じて前記所定のコンピュータプログラムを起動し、前記コンピュータプログラムの処理により前記画像形成装置への出力指示を行うことを特徴とする請求項１記載のデータ配信システム。
7. 前記第２の端末装置は所定のコンピュータプログラムを記憶しており、前記通知を受けたユーザによる指示に応じて前記所定のコンピュータプログラムを起動し、前記コンピュータプログラムの処理により前記画像形成装置への出力指示を行うことを特徴とする請求項１記載のデータ配信システム。
8. 前記第１の端末装置は、配信先のユーザによる前記画像形成装置に対する出力指示が行われたことの通知の有無に基づいて、各配信先での出力が完了したか否かを監視する手段を有することを特徴とする請求項１または２記載のデータ配信システム。
9. 前記第１の端末装置は、前記各配信先での出力が完了したか否かを表示画面上で監視し、前記表示画面は未出力の配信先のユーザに対して出力を促す電子メールを生成するための指示ボタンを前記表示画面上に有することを特徴とする請求項８記載のデータ配信システム。
10. ユーザ毎に所属情報、電子メールアドレス、通常使用する画像形成装置の情報をユーザ情報として管理するユーザ管理手段を備え、前記第１の端末装置において前記ユーザ管理手段を用いて前記画像形成装置を選択することを特徴とする請求項１記載のデータ配信システム。
11. 複数の端末装置を通信ネットワークを介して相互に接続される画像形成装置であって、
    第１の端末装置から第２の端末装置のユーザに対して配信される配信データを前記第１の端末装置から受信する受信手段と、
    受信した配信データを一時保存する記憶手段と、
    前記第２の端末装置からの前記配信データの出力指示に応じて前記一時保存してある前記配信データを出力する制御手段と、
    を備えたことを特徴とする画像形成装置。
12. 前記受信手段は、前記第１の端末装置から前記配信データとともに、配信先および配信データを特定する配信設定データを受信し、前記制御手段は、受信した前記出力指示が前記配信設定データで指定された配信先からの指示であることを確認して当該配信データの出力を行うことを特徴とする請求項１１記載の画像形成装置。
13. 前記制御手段は、全ての配信先から前記配信データの出力指示を受けて出力を完了した後、当該配信データを削除することを特徴とする請求項１１記載の画像形成装置。
14. 前記制御手段は、前記配信データの出力を完了した後、前記配信先のユーザおよび配信元のユーザの少なくとも一方に対してその旨を通知することを特徴とする請求項１１記載の画像形成装置。
15. 複数の端末装置、サーバおよび少なくとも１台の画像形成装置が通信ネットワークを介して相互に接続されたデータ配信システムであって、
    第１の端末装置は第２の端末装置のユーザに対して配信データを配信する際、配信対象の配信データを前記サーバに送信して配信要求を行うとともに、前記第２の端末装置のユーザに当該配信データの配信要求を行った旨を通知し、
    前記サーバは、受信した前記配信データを一時保存し、
    前記第２の端末装置は前記通知を受けたあと、前記ユーザの指示に応じて前記サーバに対して前記配信データの出力要求を送信し、
    この出力要求を受けた前記サーバは前記一時保存してある前記配信データを前記画像形成装置に送信し、
    前記画像形成装置は前記サーバからの指示に応じて前記配信データの出力を行
    ことを特徴とするデータ配信システム。
16. 前記第１の端末装置から前記第２の端末装置のユーザに対する通知は電子メールを用いて行うことを特徴とする請求項１５記載のデータ配信システム。
17. 前記第１の端末装置は、前記第２の端末装置のユーザに対して配信データを配信する際、前記配信データとともに、配信先および配信データを特定する配信設定データを前記サーバに送信し、前記サーバは受信した前記出力指示が前記配信設定データで指定された配信先からの指示であることを確認して当該配信データの出力を行うことを特徴とする請求項１５記載のデータ配信システム。
18. 前記サーバは全ての配信先から前記配信データの出力要求を受けて前記画像形成装置への出力指示を完了した後、当該配信データを削除することを特徴とする請求項１５記載のデータ配信システム。
19. 前記サーバは、前記配信データの出力指示を完了した後、前記配信先のユーザおよび配信元のユーザの少なくとも一方に対してその旨を通知することを特徴とする請求項１５記載のデータ配信システム。
20. 前記第１の端末装置は、前記第２の端末装置のユーザに対して前記配信要求を行った旨の通知を行う際、所定のコンピュータプログラムを合わせて送信し、前記第２の端末装置は前記通知を受けたユーザによる指示に応じて前記所定のコンピュータプログラムを起動し、前記コンピュータプログラムの処理により前記サーバへの出力要求を行うことを特徴とする請求項１５記載のデータ配信システム。
21. 前記第２の端末装置は所定のコンピュータプログラムを記憶しており、前記通知を受けたユーザによる指示に応じて前記所定のコンピュータプログラムを起動し、前記コンピュータプログラムの処理により前記サーバへの出力指示を行うことを特徴とする請求項１５記載のデータ配信システム。
22. 前記第１の端末装置は、配信先のユーザによる前記画像形成装置に対する出力指示が行われたことの通知の有無に基づいて、各配信先での出力が完了したか否かを監視する手段を有することを特徴とする請求項１５記載のデータ配信システム。
23. 前記第１の端末装置は、前記各配信先での出力が完了したか否かを表示画面上で監視し、前記表示画面は未出力の配信先のユーザに対して出力を促す電子メールを生成するための指示ボタンを前記表示画面上に有することを特徴とする請求項２２記載のデータ配信システム。
24. ユーザ毎に所属情報、電子メールアドレス、通常使用する画像形成装置の情報をユーザ情報として管理するユーザ管理手段を備えたことを特徴とする請求項１５記載のデータ配信システム。
25. 前記サーバから前記画像形成装置に前記配信データを転送することにより、前記サーバに代えて、前記画像形成装置で配信データを一時保存することを特徴とする請求項１５〜２３のいずれかに記載のデータ通信システム。
26. 通信ネットワークを介してサーバに接続される画像形成装置であって、
    第１の端末装置から第２の端末装置のユーザに対して配信される配信データを前記サーバから受信する受信手段と、
    受信した配信データを一時保存する記憶手段と、
    前記第２の端末装置から指示を受けた前記サーバからの前記配信データの出力指示に応じて前記一時保存してある前記配信データを出力する制御手段と、
    を備えたことを特徴とする画像形成装置。
27. 前記受信手段は、前記サーバから前記配信データとともに、配信先および配信データを特定する配信設定データを受信し、前記制御手段は、受信した前記出力指示が前記配信設定データで指定された配信先からの指示であることを確認して当該配信データの出力を行うことを特徴とする請求項２６記載の画像形成装置。
28. 前記制御手段は、全ての配信先から前記配信データの出力指示を受けて出力を完了した後、当該配信データを削除することを特徴とする請求項２６記載の画像形成装置。
29. 前記制御手段は、前記配信データの出力を完了した後、前記サーバに対してその旨を通知することを特徴とする請求項２６記載の画像形成装置。

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