JP4189595B2 - ファイル管理装置 - Google Patents
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Description
このようにすれば,元のファイルを容易に想起できる。特に,特徴的なページやよくアクセスするページが添付されれば,よりわかりやすいものとなる。
このようにすれば,ファイルごとに異なる保存期限や通知先を設定できるので,使い勝手がよい。
このようにすれば,例えば,Eメール,FAX等の好みの通知方法で通知を受け取ることができる。従って,確実に通知を受け取ることができる。
このようにすれば,通知ファイルの容量が大きくなりすぎることが防止される。あまりに大きいファイルを通信すれば,他の業務の支障となりうる。また,FAXの場合では,多数枚の用紙を使用することとなって好ましくない。本発明では,部分ファイルの容量が上限容量を上回っている場合には,部分ファイル再作成部によって部分ファイルの内容が変更される。従って,無駄に大きい添付ファイルが作成されることは防止されている。
このようにすれば,保存期限に対する通知のタイミングを設定することができる。また,通知に応答することにより,保存期間を再設定して,もうしばらく保存させることができる。またあるいは,そのファイルを自動削除して良いと応答すれば,自動削除させることもできる。
例えば,上記の形態で示した各種の表示は一例であり,これに限るものではない。
また例えば,上記の形態では添付ファイルの選択肢の1つとして,1ページ目を挙げている。しかし,これは1ページ目に限るものではない。何ページ目を添付するかをユーザに選択させることもできる。またあるいは,そのファイルのアクセス時の表示状況に応じて,自動選択させても良い。例えば,表示させることの多いページを添付するとしても良い。また例えば,最後に更新されたページとしても良い。
また例えば,上記の形態では,通知タイミングとして保存期限の所定日時前を想定している。これに代えて,保存期限が到来したときに通知するようにしてもよい。そして,保存期限からファイルの自動削除までに所定の猶予期間を設けるようにしても良い。
また例えば,上記の形態では,ファイル管理装置1を独立した装置として記載しているが,ファイル保存装置2やMFP7と一体として構成しても良い。ファイル保存装置2もMFP7のHDD等であっても良い。
2 ファイル保存装置(記憶装置)
21 保存期限設定部
22 保存期限カウンタ(計時部)
23 保存期限監視部
41 通知方法設定部
42 通知先設定部
43 通知タイミング設定部
44 添付ファイル設定部(部分ファイル設定部,部分ファイル設定変更部)
45 添付ファイル生成部(部分ファイル作成部)
46 通知ファイル生成部(部分ファイル添付部)
47 通知送付部(通知部)
51 期間再設定部(保存期間再設定部)
52 自動削除設定部
Claims (9)
- 記憶装置に記憶されたファイルについて,保存期限の到来を,指定された通知先に通知するファイル管理装置において,
計時部と,
前記計時部の計時に基づいて,ファイルごとの保存期限の到来を監視する保存期限監視部と,
ファイルに含まれる複数ページのうちの1ページ分の内容からなる部分ファイルを作成する部分ファイル作成部と,
保存期限が到来したファイルがある場合に,そのファイルの通知先にその旨を通知する通知部と,
前記通知部による通知に,そのファイルの部分ファイルを添付する部分ファイル添付部とを有し,
前記部分ファイル作成部は,ファイルに含まれる複数ページのうち,最後に更新されたページを部分ファイルとすることを特徴とするファイル管理装置。 - 記憶装置に記憶されたファイルについて,保存期限の到来を,指定された通知先に通知するファイル管理装置において,
計時部と,
前記計時部の計時に基づいて,ファイルごとの保存期限の到来を監視する保存期限監視部と,
ファイルに含まれる複数ページのうちの1ページ分の内容からなる部分ファイルを作成する部分ファイル作成部と,
保存期限が到来したファイルがある場合に,そのファイルの通知先にその旨を通知する通知部と,
前記通知部による通知に,そのファイルの部分ファイルを添付する部分ファイル添付部とを有し,
前記部分ファイル作成部は,ファイルに含まれる複数ページのうち,表示回数の最も多いページを部分ファイルとすることを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1または請求項2に記載するファイル管理装置において,
ファイルごとの保存期限を設定する保存期限設定部と,
ファイルごとの通知先を設定する通知先設定部とを有することを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1または請求項2に記載するファイル管理装置において,
通知先への通知方法を設定する通知方法設定部を有し,
前記通知部は,通知先への通知を,前記通知方法設定部で設定された通知方法で行うことを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1または請求項2に記載するファイル管理装置において,
前記部分ファイル作成部が作成した部分ファイルの容量が上限容量を上回っている場合に,ファイル中の別のページの内容を部分ファイルとする部分ファイル再作成部を有し,
前記部分ファイル添付部は,前記部分ファイル再作成部によって部分ファイルが再作成された場合には,再作成された部分ファイルを前記通知部による通知に添付することを特徴とするファイル管理装置。 - 請求項1または請求項2に記載するファイル管理装置において,
前記通知部による通知のタイミングを設定する通知タイミング設定部と,
前記通知部による通知の際に,ファイルの保存期間の再設定の機会を通知先に付与する保存期間再設定部と,
前記通知部による通知に対する返答に応じてファイルを自動削除するか否かを設定する自動削除設定部とを有することを特徴とするファイル管理装置。 - 記憶装置に記憶されたファイルについて,保存期限の到来を,指定された通知先に通知するファイル管理方法において,
計時に基づいて,ファイルごとの保存期限の到来を監視し,
ファイルに含まれる複数ページのうちの最後に更新されたページの内容からなる部分ファイルを作成し,
保存期限が到来したファイルがある場合に,そのファイルの通知先にその旨を通知し,
その通知に,そのファイルの部分ファイルを添付することを特徴とするファイル管理方法。 - 記憶装置に記憶されたファイルについて,保存期限の到来を,指定された通知先に通知するファイル管理方法において,
計時に基づいて,ファイルごとの保存期限の到来を監視し,
ファイルに含まれる複数ページのうちの表示回数の最も多いページの内容からなる部分ファイルを作成し,
保存期限が到来したファイルがある場合に,そのファイルの通知先にその旨を通知し,
その通知に,そのファイルの部分ファイルを添付することを特徴とするファイル管理方法。 - 請求項7または請求項8に記載するファイル管理方法において,
作成した部分ファイルの容量が上限容量を上回っている場合に,ファイル中の別のページの内容の部分ファイルを再作成し,
部分ファイルを再作成した場合には,再作成した部分ファイルを通知に添付することを特徴とするファイル管理方法。
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