JP2008090688A - 文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】送信先ユーザの判断を送信文書の重要度等のステータス情報に反映させることができ、送信文書の他の送信先ユーザがその重要性等を容易に判別できる文書管理装置等を提供する。
【解決手段】複数の送信先５０（５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ，５０Ｄ・・・）に文書を送信する送信手段１と、前記送信された文書のステータス情報を記憶する記憶手段５とを備える。前記記憶手段に記憶されている前記文書のステータス情報を、前記文書の送信先ユーザの操作に基づいて変更する。
【選択図】 図１７

Description

この発明は、多機能デジタル複合機であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals) などの画像形成装置に適用される文書管理装置、文書管理方法及び、文書管理処理を文書管理装置のコンピュータに実行させるための文書管理プログラムに関する。

ハードディスク等に設けられた記憶領域である複数のボックスをそれぞれ複数のユーザに割り当て、これらユーザの各ボックスに、画像データ等からなる文書を同報送信可能なＭＦＰなどの文書管理装置が、従来より知られている。このような文書管理装置では、送信先ユーザは自己のボックスに送信されてきた文書を確認する際に、ボックス内に複数の文書が保存されている場合、どれか重要であるかを示す優先度が分からず、何れの文書から処理するか迷うことがあった。

ところで、従来より、電子メールシステムなどでは、送信者が優先度を設定して送信するようにしたものがある。

例えば、メールの重要度の判定に使用する情報テーブルを作成し、それを基に重要度を判定し、重要度の高い受信メールから順に受信メール一覧に表示するようにした技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００４−１１０４４４号公報

ところが、前記特許文献１に記載された技術では、送信者が優先度を設定した場合でも、送信者側の優先度と送信先ユーザである受信者側の優先度が一致しない場合が多く、結局は、すべての文書を順に処理しなければならなかった。

この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、送信先ユーザの判断を送信文書の重要度等のステータス情報に反映させることができ、送信文書の他の送信先ユーザがその重要性等を容易に判別できる文書管理装置及び文書管理方法を提供し、さらには文書管理処理を文書管理装置のコンピュータに実行させるための文書管理プログラムを提供することを課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）複数の送信先に文書を送信する送信手段と、前記送信された文書のステータス情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶されている前記文書のステータス情報を、前記文書を送信された送信先ユーザの操作に基づいて変更する変更手段と、を備えていることを特徴とする文書管理装置。
（２）前記送信先ユーザの操作が、送信された文書のステータス情報の変更操作である前項１に記載の文書管理装置。
（３）前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の閲覧操作である前項１に記載の文書管理装置。
（４）前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の返信操作である前項１に記載の文書管理装置。
（５）前記変更手段は、送信先ユーザによる返信回数をカウントし、カウント数に応じて前記文書のステータス情報を変更する前項４に記載の文書管理装置。
（６）前記ステータス情報は重要度である前項１ないし５のいずれかに記載の文書管理装置。
（７）前記送信先ユーザに送信された文書を一覧表示するとともに、送信された文書毎にステータス情報を表示可能な表示手段を備えている前項１ないしは６のいずれかに記載の文書管理装置。
（８）前記表示手段には、文書の送信者が付与したステータス情報を表示可能である前項７に記載の文書管理装置。
（９）表示手段を備え、前記変更手段は、前記ステータス情報を前記表示手段に表示させる際に、送信先ユーザの操作に基づいてステータス情報を変更する前項１に記載の文書管理装置。
（１０）前記変更手段は、変更後のステータス情報を前記記憶手段に記憶させる前項１に記載の文書管理装置。
（１１）記憶領域であるボックスをユーザ毎に備え、前記文書の送信は、前記送信先ユーザの各ボックスに対して行われる前項１ないし１０のいずれかに記載の文書管理装置。
（１２）複数の送信先に文書を送信するステップと、前記送信された文書のステータス情報を記憶するステップと、前記記憶されている前記文書のステータス情報を、前記文書を送信された送信先ユーザの操作に基づいて変更するステップと、を備えていることを特徴とする文書管理方法。
（１３）前記送信先ユーザの操作が、送信された文書のステータス情報の変更操作である前項１２に記載の文書管理方法。
（１４）前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の閲覧操作である前項１２に記載の文書管理方法。
（１５）前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の返信操作である前項１２に記載の文書管理方法。
（１６）前記変更手段は、送信先ユーザによる返信回数をカウントし、カウント数に応じて前記文書のステータス情報を変更する前項１５に記載の文書管理装置。
（１７）前記ステータス情報は重要度である前項１０ないし１６のいずれかに記載の文書管理装置。
（１８）前記送信先ユーザに送信された文書を一覧表示するとともに、送信された文書毎にステータス情報を表示手段に表示するステップを備えている前項１０ないし１７のいずれかに記載の文書管理方法。
（１９）前記表示ステップでは、文書の送信者が付与したステータス情報を表示する前項１８に記載の文書管理方法。
（２０）前記ステータス情報は、表示手段に表示される際に、送信先ユーザの操作に基づいて変更される前項１２に記載の文書管理方法。
（２１）変更後のステータス情報は記憶手段に記憶される前項１２に記載の文書管理方法。
（２２）前記文書の送信を、記憶領域である前記送信先ユーザの各ボックスに対して行う前項１２ないし２１のいずれかに記載の文書管理方法。
（２３）複数の送信先に文書を送信するステップと、前記送信された文書のステータス情報を記憶するステップと、前記記憶されている前記文書のステータス情報を、前記文書を送信された送信先ユーザの操作に基づいて変更するステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
（２４）前記送信先ユーザの操作が、送信された文書のステータス情報の変更操作である前項２３に記載の文書管理プログラム。
（２５）前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の閲覧操作である前項２３に記載の文書管理プログラム。
（２６）前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の返信操作である前項２３に記載の文書管理プログラム。
（２７）前記変更ステップでは、送信先ユーザによる返信回数をカウントし、カウント数に応じて前記文書のステータス情報を変更する処理をコンピュータに実行させる前項２６に記載の文書管理プログラム。
（２８）前記ステータス情報は重要度である前項２３ないし２７のいずれかに記載の文書管理プログラム。
（２９）前記送信先ユーザに送信された文書を表示手段に一覧表示するとともに、送信された文書毎にステータス情報を表示手段に表示するステップを、さらにコンピュータに実行させる前項２３ないし２８のいずれかに記載の文書管理プログラム。
（３０）前記表示ステップでは、文書の送信者が付与したステータス情報を表示手段に表示する処理をコンピュータに実行させる前項２９に記載の文書管理プログラム。
（３１）前記ステータス情報を、表示手段に表示する際に、送信先ユーザの操作に基づいて変更する処理をコンピュータに実行させる前項２３に記載の文書管理プログラム。
（３２）変更後のステータス情報を記憶手段に記憶させる処理をコンピュータに実行させる前項２３に記載の文書管理プログラム。
（３３）前記文書の送信ステップでは、記憶領域である前記送信先ユーザの各ボックスに対して文書を送信する処理をコンピュータに実行させる前項２３ないし３２のいずれかに記載の文書管理プログラム。

前項（１）に記載の発明によれば、複数の送信先に文書が送信されるとともに、記憶手段に記憶されている前記文書のステータス情報が、前記文書の送信先ユーザの操作に基づいて変更される。つまり、送信先ユーザが送信文書に対して行った操作には、送信先ユーザの判断が反映されており、このため送信先ユーザの操作に基づいて文書のステータス情報を変更することで、送信先ユーザの判断をステータス情報に反映させることができる。よって、他の送信先ユーザにとっても自己のボックス内に送信された文書のステータス情報に基づいて優先順位の判別が容易になり、従ってステータス情報に応じて各文書を円滑に処理することが可能となる。

前項（２）に記載の発明によれば、送信先ユーザによって行われた文書のステータス情報の変更操作によって、文書のステータス情報が変更されるから、送信先ユーザの判断を文書のステータス情報に確実に反映させることができる。

前項（３）に記載の発明によれば、送信先ユーザが送信された文書の閲覧操作を行った場合には、文書のステータスが高いとみなすことができ、これに基づいて文書のステータス情報が変更される。

前項（４）に記載の発明によれば、送信先ユーザが送信された文書の返信操作を行った場合には、文書のステータスが高いとみなすことができ、これに基づいて文書のステータス情報が変更される。

前項（５）に記載の発明によれば、送信先ユーザによる返信回数が多ければ、文書のステータスが高いとみなすことができるから、返信回数をカウントし、カウント数に応じて前記文書のステータス情報が変更される。

前項（６）に記載の発明によれば、文書のステータス情報が重要度であるから、送信先のユーザは送信文書が複数ある場合は、重要度の高い順に処理することができる。

前項（７）に記載の発明によれば、送信先ユーザは、表示手段の表示内容から送信された文書の一覧が分かり、文書毎のステータス情報を直ぐに把握することができる。

前項（８）に記載の発明によれば、表示手段の表示内容から送信者が付与したステータス情報を把握することができる。

前項（９）に記載の発明によれば、ステータス情報を表示手段に表示させる際に変更することができる。

前項（１０）に記載の発明によれば、変更したステータス情報を記憶手段に記憶させることができる。

前項（１１）に記載の発明によれば、送信者は文書の送信を各ユーザのボックスに対して行うことができる。

前項（１２）に記載の発明によれば、複数の送信先に文書が送信されるとともに、記憶されている前記文書のステータス情報が、前記文書の送信先ユーザの操作に基づいて変更されるから、送信先ユーザの判断をステータス情報に反映させることができる。

前項（１３）に記載の発明によれば、送信先ユーザによって行われた文書のステータス情報の変更操作によって、文書のステータス情報が変更されるから、送信先ユーザの判断を文書のステータス情報に確実に反映させることができる。

前項（１４）に記載の発明によれば、送信先ユーザが送信された文書の閲覧操作に基づいて、文書のステータス情報が変更される。

前項（１５）に記載の発明によれば、送信先ユーザが送信された文書の返信操作を行った場合には、文書のステータスが高いとみなすことができ、これに基づいて文書のステータス情報が変更される。

前項（１６）に記載の発明によれば、送信先ユーザによる返信回数が多ければ、文書のステータスが高いとみなすことができるから、返信回数をカウントし、カウント数に応じて前記文書のステータス情報が変更される。

前項（１７）に記載の発明によれば、文書のステータス情報が重要度であるから、送信先のユーザは送信文書が複数ある場合は、重要度の高い順に処理することができる。

前項（１８）に記載の発明によれば、送信先ユーザは、表示手段の表示内容から送信された文書の一覧が分かり、文書毎のステータス情報を直ぐに把握することができる。

前項（１９）に記載の発明によれば、表示手段の表示内容から送信者が付与したステータス情報を把握することができる。

前項（２０）に記載の発明によれば、ステータス情報を表示手段に表示する際に変更することができる。

前項（２１）に記載の発明によれば、変更したステータス情報を記憶手段に記憶することができる。

前項（２２）に記載の発明によれば、送信者は文書の送信を各ユーザの記憶領域であるボックスに対して行うことができる。

前項（２３）に記載の発明によれば、複数の送信先に送信された文書のステータス情報を、前記文書の送信先ユーザの操作に基づいて変更する処理を、コンピュータに実行させることができる。

前項（２４）に記載の発明によれば、送信先ユーザによって行われた文書のステータス情報の変更操作によって、文書のステータス情報を変更する処理を、コンピュータに実行させることができる。

前項（２５）に記載の発明によれば、送信先ユーザが送信された文書の閲覧操作に基づいて、文書のステータス情報を変更する処理を、コンピュータに実行させることができる。

前項（２６）に記載の発明によれば、送信先ユーザが送信された文書の返信操作を行った場合には、文書のステータスが高いとみなすことができ、これに基づいてコンピュータは文書のステータス情報を変更することができる。

前項（２７）に記載の発明によれば、送信先ユーザによる返信回数をカウントし、カウント数に応じて、前記文書のステータス情報を変更する操作をコンピュータに実行させることができる。

前項（２８）に記載の発明によれば、文書のステータス情報が重要度であるから、送信先のユーザは送信文書が複数ある場合は、重要度の高い順に処理することができる。

前項（２９）に記載の発明によれば、送信先ユーザに送信された文書を表示手段に一覧表示するとともに、送信された文書毎にステータス情報を表示手段に表示する処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（３０）に記載の発明によれば、文書の送信者が付与したステータス情報を表示手段に表示する処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（３１）に記載の発明によれば、ステータス情報を、表示手段に表示する際に、送信先ユーザの操作に基づいて変更する処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（３２）に記載の発明によれば、変更後のステータス情報を記憶手段に記憶させる処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（３３）に記載の発明によれば、記憶領域である前記送信先ユーザの各ボックスに対して文書を送信する処理をコンピュータに実行させることができる。

以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係る文書管理装置の電気的構成を示すブロック図である。この実施形態では、文書管理装置として画像形成装置が用いられ、具体的には多機能デジタル複合機であるＭＦＰ１０が用いられている。

図１において、このＭＦＰ１０は、ＣＰＵ１と、プログラムＲＯＭ２と、ワークＲＡＭ３と、スキャナ４と、記憶部５と、プリンタ６と、操作パネル７と、ネットワークコントローラ（Ｎ１Ｃ）８と、ＦＡＸコントローラ９等を備えている。

前記ＣＰＵ１は、装置の全体を統括制御する他に、複数の送信先に同報送信された文書のステータス情報を管理する機能、文書の送信先ユーザの操作に基づいて前記文書のステータス情報を変更する機能等を有している。ステータス情報は、送信先のユーザが処理の優先順位を判断するのに用いる情報であって、文書の重要度、文書をユーザが閲覧したかという情報、送信先からの返信回数などが含まれる。

また、ＣＰＵ１は、文書の送信先ユーザの操作に基づいて、送信元のユーザが設定した文書のステータス情報を変更する。例えば、送信先ユーザがステータス情報を直接入力した場合には、これを反映してステータス情報を変更する。あるいは、送信先ユーザからの返信回数をカウントし、カウント数に応じて、文書のステータス情報を変更させる。

この実施形態においては、文書のステータス情報として、例えば文書の重要度を例に説明する。

前記プログラムＲＯＭ２は、ＣＰＵ１の動作プログラムを格納するメモリである。

前記ワークＲＡＭ３は、ＣＰＵ１が動作プログラムに基づいて動作する際の作業領域を提供するメモリである。

前記スキャナ４は、原稿台（図示せず）に置かれた原稿の画像を読み取り、画像データを出力する読み取り手段である。

前記記憶部５は、スキャナ４で読み取られた原稿の画像データやユーザ端末から送信されてきたプリントデータ等を保存するものであり、例えばハードディスクドライブ（ＨＤＤ）などの不揮発性の記憶デバイスにより構成されている。また、この記憶部５は複数の記憶領域に分割されており、図２に示すように、それぞれの記憶領域が各ユーザのボックス５０（５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ，５０Ｄ・・・）に割り当てられている。また、記憶部５には、各ボックスを管理するためのボックス管理リストが記憶されている。このボックス管理リストに、後述のように、ステータス情報を記録する。

前記プリンタ６は、前記スキャナ４で読み取られた原稿の画像データやユーザ端末からのプリントデータ等を、指示されたモードに従って印刷するものである。

前記操作パネル７は、各種入力操作のためなどに使用されるものであり、後述するように表示部を備えている。

前記ネットワークコントローラ８は、ネットワーク上の外部機器例えばユーザ端末等との間での通信を制御するものである。

前記ＦＡＸコントローラ９は、ＦＡＸ機能を使った通信を制御するものである。

図２は、このＭＦＰ１０の前記ボックス５０に、文書を保存する状況を示す概念図である。

図２において、前記記憶部５には、複数のユーザ（Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ・・・）の各ボックス５０（５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ，５０Ｄ・・・）が設けられており、スキャナ４で読み取った原稿画像が複数のユーザに送信、つまり前記ユーザ毎のボックス５０（５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ，５０Ｄ・・・）内に保存されるようになっている。

図３は、このＭＦＰ１０の他に、ネットワーク２０上に別のＭＦＰ１１やパーソナルコンピュータ（ＰＣともいう）１２が接続されている場合において、ボックス５０（５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ，５０Ｄ・・・）に文書を保存する状況を示す概念図である。

図３において、前記スキャナ４で読み取った原稿画像がＭＦＰ１０と、別のＭＦＰ１１にも同時送信、つまり、ＭＦＰ１０，１１の各ボックス５０に同時送信して保存されている。

なお、ネットワーク２０上のＰＣ１２に、ＭＦＰ１０、１１と同じユーザインターフェースを備えさせ、ＰＣ１２からの操作により、ボックス５０（５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ，５０Ｄ・・・）内のファイルの閲覧が可能になっている。

図４は、前記操作パネル７における表示部７Ｂに、モード選択画面Ｄ０を表示した図である。

図４において、この操作パネル７は、各種操作を行うキー操作部７Ａや表示部７Ｂを備えている。

前記キー操作部７Ａは、テンキー７１、スタートキー７２などの他に、「ファックス」選択キー７３、「スキャン」選択キー７４、「コピー」選択キー７５、「同報送信」選択キー７６および「ボックス」選択キー７７などのモード選択キーを有しており、各選択キー７３〜７７には、選択操作時に点灯する表示灯（ＬＥＤ）７ａが設けられている。

前記表示部７Ｂは、例えば、ＬＣＤからなるタッチパネルで構成されており、メッセージ表示部８０の他に、画面中には、モード毎の設定を行うボタンとして、「カラー」ボタン８１、「用紙」ボタン８２、「倍率」ボタン８３、「画質」ボタン８４、「重要度」ボタン８５、「送信先設定」ボタン８６などが表示されている。

図４のモード選択画面Ｄ０において、「同報送信」選択キー７６が押下されると、同報送信が可能となる。ついで、表示部７Ｂの「カラー」ボタン８１が選択されると、図５に示すカラー選択画面Ｄ１に遷移し、例えば「フルカラー」が選択されることで（図５ではハッチング表示されている）、カラーモードが設定される。画面中の「ＯＫ」ボタン１００が押下されると、図４のモード選択画面Ｄ０に戻る。

また、図４のモード選択画面Ｄ０において、「同報送信」選択キー７６が押下されたのち、「送信先設定」ボタン８６が押下されると、図６に示す送信先設定画面Ｄ２に遷移する。

この送信先設定画面Ｄ２において、送信先（例えばユーザＢとＣ）が選択され、画面中の「ＯＫ」ボタンが押下されると、送信先の設定が行われたのち、図４のモード選択画面Ｄ０に戻る。

「同報送信」に関する設定が終了し、ジョブスタートキー７２が押下されると、「同報送信」ジョブがスタートする。そのとき、図７に示すように、ＣＰＵ１は送信情報をボックス管理リストに保存する（ステップＳ１）。

ボックス管理リストは、ネットワーク２０上の１台のＭＦＰ（例えばＭＦＰ１０）がサーバとなって管理・更新が行われる。

このサーバとなるＭＦＰ１０では、例えば、図８の表に示すように、ユーザ（Ａ〜Ｆ）毎のボックス保存先（ボックスアドレス）、ユーザＩＤ、パスワードなどのユーザ管理情報を有し、送信先設定により設定されたユーザのボックスへの文書の保存を行う。

なお、ボックス５０の所有者であるユーザが、ボックス５０内の文書の閲覧を行う場合には、ＣＰＵ１はボックス管理リストを参照し、表示部７Ｂに表示させる。

図９は、ボックス管理リストの一例を示す表である。

図９において、ボックス管理リストには、文書送信時において送信順に文書管理Noが割り振られて、各文書管理No毎に、ファイル名、ユーザ操作としての閲覧履歴、ステータス情報としての重要度指定、重要度変更、さらに発信ユーザ、送信先ユーザの各情報が保存されている。

この表では、発信ユーザＡが、送信先ユーザ（Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆの５名）に、ファイル名「会議資料配布」を重要度「３」に指定して送信し、かつ発信ユーザＥが、「Ｂ、Ｃ」の２名に、ファイル名「連絡」を重要度「１」に指定して送信した場合を示している。

さて、図４のモード選択画面Ｄ０において、例えばユーザＢが「ボックス」選択キー７７を押下すると、ＣＰＵ１は図９のボックス管理リストを参照し、図１０に示すように、ユーザＢのボックス５０Ｂ内の文書の一覧表示画面Ｄ４を表示させる。

この文書一覧表示画面Ｄ４では、発信ユーザＡから送信されたファイル名「会議資料配付」の文書と、発信ユーザＥから送信されたファイル名「連絡」の文書が一覧表示され、かつそれらの文書に対応する重要度も表示されている。

ここで、希望する文書を選択し、文書一覧表示画面Ｄ４中の「閲覧」ボタン１０１を押下することにより、閲覧（ＭＦＰ１０によるプリント）が実行される。

閲覧時には、図１１に示すように、ＣＰＵ１により閲覧情報がボックス管理リストに保存され（ステップＳ１０）、ボックス管理リストが図１２に示すように更新される。

ユーザＢが、例えば発信ユーザＥからのファイル名「連絡」の文書を閲覧した場合、図１２に示すボックス管理リストのように、対応する文書管理Ｎｏの閲覧履歴の項目が「○」に更新される。

また、図１０に示す文書一覧表示画面Ｄ４において、ユーザＢが、文書を選択し、「重要度変更」ボタン１０２を押下すると、図１３に示すように、重要度変更の画面Ｄ５に遷移する。

つまり、前記文書の閲覧後、文書内容を確認し、他の送信先ユーザに対して「重要度」を変更することが可能になっている。この例では、図１０で表示されていた重要度「３」を、図１３に示す重要度変更の画面Ｄ５のように、重要度「５」（ハッチングで表示）に変更しようとしている。

図１３に示す重要度変更の画面Ｄ５において、重要度「５」を選択し、「ＯＫ」ボタン２００を押下すると、図１４に示すように、ＣＰＵ１により重要度変更情報がボックス管理リストに保存され（ステップＳ２０）、図１５に示すようにボックス管理リストが更新される。

即ち、図１５のボックス管理リストにおいて、ユーザＢが閲覧したファイル名「連絡」の文書の重要度が「５」に変更されている（大きい数字の方が重要度が高いことを示している）。

図１６は、ユーザＢ以外の他の送信先ユーザ（例えばユーザＣ）が、ユーザＢによる重要度変更操作後に、自己のボックス内の文書一覧表示を行った場合の文書一覧表示画面Ｄ６を示す。

図１６において、文書一覧表示画面Ｄ６には、発信ユーザが指定した重要度（ボックス管理リストの重要度指定）と送信先ユーザＢが変更した重要度（ボックス管理リストの重要度変更）の高い方が表示される。従って、この例では、ファイル名「連絡」の文書に関して、発信ユーザが指定した重要度「１」が表示されるのではなく、送信先ユーザＢの判断により変更された重要度「５」が表示される。

つまり、送信された文書の重要度について、発信ユーザの判断のみではなく、他の送信先ユーザの判断も反映されることになるから、他の送信先ユーザは、重要度の高い文書から順に円滑に処理を進めることが可能となる。

図１７は、重要度が他の送信先ユーザによって変更されている状態で、ボックス内文書に関する重要度を表示部７Ｂに表示させる際の処理を示すものであり、ステップＳ３０で、ＣＰＵ１は重要度が変更されているか否かを判断する。変更されていれば（ステップＳ３０でＹＥＳ）、ステップＳ３１では、発信ユーザが指定した重要度と変更された重要度の高い方を表示させる。変更されていなければ（ステップＳ３０でＮＯ）、ステップＳ３２で、発信ユーザが指定した重要度を表示させる。

次に、送信先ユーザの閲覧履歴に基づいて文書の重要度を変更する場合の実施形態を説明する。

この実施形態は、例えば送信先ユーザＣが、ボックス内の文書一覧を画面に表示する場合、図１８のボックス管理リストに示すように、ファイル名「会議資料配付」の文書に関して、送信先ユーザのうちＣ以外の他の全てのユーザＢ、Ｄ〜Ｆの閲覧履歴がある場合には、図１９に示すように、ボックス内の文書一覧表示画面Ｄ７において、その文書の重要度を変更して表示するものである。

図１８のボックス管理リストでは、ファイル名「会議無料配布」の文書について、指定された重要度は「３」となっているが、他の送信先ユーザ（Ｂ、Ｄ、Ｅ、Ｆ）の閲覧履歴を考慮し、図１９に示す文書一覧表示画面Ｄ７では、重要度が「４」に変更されて表示されている。つまり、他の全ての送信先ユーザにより閲覧という操作が行われたことに鑑み、その文書の重要度は高いと判断され、重要度が変更して表示される。どの値に変更されるかは予め設定しておけばよい。

このように、送信された文書の重要度について、他の送信先ユーザの閲覧という操作に基づく判断も反映されることになるから、他の送信先ユーザは、重要度の高い文書から順に円滑に処理を進めることが可能となる。

図２０は、ユーザの操作である閲覧の履歴を考慮して、ステータス情報であるボックス内文書に関する重要度を変更して表示部７Ｂに表示させる際の処理を示すものであり、ステップＳ４０で、ＣＰＵ１はその文書について、ボックス管理リストの他の送信先ユーザの閲覧履歴が全員閲覧済みとなっているか否かを判断する。閲覧済みであれば（ステップＳ４０でＹＥＳ）、ステップＳ４１では、発信ユーザが指定した重要度を高い値に変更して表示させる。全員閲覧済みでなければ即ち１人でも未閲覧のユーザがいれば（ステップＳ４０でＮＯ）、ステップＳ４２で、発信ユーザが指定した重要度を表示させる。なお、この例では、他の送信先ユーザの閲覧履歴が全員閲覧済みとなっている場合に、重要度を変更するものとしたが、他の送信先ユーザの少なくとも１人が閲覧済みとなっていれば変更する構成としても良い。ここでは、文書一覧の表示時に重要度を変更したが、他ユーザの閲覧履歴に基づき、管理テーブルの重要度を４に変更する構成としても良い。

次に、送信先ユーザの操作である返信の回数に応じて、ステータス情報としての文書の重要度を変更する場合の実施形態について説明する。

例えばユーザＢが、図１９における文書一覧表示画面Ｄ７において所定の文書を選択し、「返信」ボタン１０３を押下すれば、図示しない返信画面に遷移する。この返信の操作は、同報送信と同様の操作により行うことができる。

返信時には、図２１に示すように、ＣＰＵ１により返信情報がボックス管理リストに保存され（ステップＳ５０）、ボックス管理リストが図２２に示すように更新される。具体的には、新たな文書管理Ｎｏと、返信対象の元の文書を示す返信文書Ｎｏが保存され、ボックス管理リストが更新される。

図２２のボックス管理リストでは、文書管理No00001の文書に対する返信（ファイル名「Re: 会議資料配布」）が、発信者Ｂから送信先ユーザＡ、Ｃ〜Ｆになされていることが示されている。

図２３は、例えばユーザＣが、ユーザＢによる返信後に、自己のボックス内の文書一覧表示を行った場合の文書一覧表示画面Ｄ８を示す。

図２２のボックス管理リストでは、ファイル名「会議無料配布」の文書について、指定された重要度は「３」となっているが、ファイル名「会議資料配布」について、返信回数が予め定められた所定数を上回ったことから、図２３に示す文書一覧表示画面Ｄ８では、重要度が「５」に変更されて表示されている。つまり、返信回数が多いことは、それだけ重要度が高いと判断され、重要度が変更して表示される。

このように、送信された文書の重要度について、返信という操作に基づく判断も反映されることになるから、他の送信先ユーザは、重要度の高い文書から順に円滑に処理を進めることが可能となる。

なお、返信回数は、図２２のボックス管理リストの文書管理Noと返信文書Noの一致する回数をＣＰＵ１がカウントすることにより、算出するようにすればよい。

図２４は、返信回数を考慮して、ボックス内文書に関する重要度を表示部７Ｂに表示させる際の処理を示すものであり、ステップＳ６０で、ＣＰＵ１はその文書について、ボックス管理リストの返信回数が一定値を超えたか否かを判断する。一定値を超えていれば（ステップＳ６０でＹＥＳ）、ステップＳ６１では、発信ユーザが指定した重要度を高い値に変更して表示させる。返信回数が一定値を超えていなければ（ステップＳ６０でＮＯ）、ステップＳ６２で、発信ユーザが指定した重要度を表示させる。

ここでは、文書一覧の表示時に重要度を変更して表示したが、返信回数に基づいて、管理テーブルの重要度を「５」に変更する構成としても良い。また、文書一覧の表示時に全員閲覧済みか否かあるいは返信の回数を、ステータス情報として表示させる構成としても良い。

この発明の一実施形態に係る文書管理装置が適用されたＭＦＰの電気的構成を示すブロック図である。 ＭＦＰにおけるボックスに文書を保存する概念図である。 ネットワーク上に複数のＭＦＰがある場合のボックスに文書を保存する概念図である。 操作パネルの表示部におけるモード選択画面を示す図である。 モード選択画面から遷移したカラー設定画面を示す図である。 モード選択画面から遷移した送信先設定画面を示す図である。 送信情報をボックス管理リストに保存する処理の流れを示すフローチャートである。 ネットワーク上のサーバとなるＭＦＰに保存されるユーザ管理情報を示す表である。 ボックス管理リストを示す表である。 モード選択画面から遷移したボックス内文書の一覧表示画面を示す図である。 閲覧情報をボックス管理リストに保存する処理を示すフローチャートである。 閲覧履歴が更新されたボックス管理リストを示す表である。 ボックス内文書の一覧表示画面から遷移した重要度変更画面を示す図である。 重要度情報をボックス管理リストに保存する処理示すフローチャートである。 重要度を変更されたボックス管理リストを示す表である。 変更された重要度が表示された文書一覧表示画面を示す図である。 重要度の表示処理を示すフローチャートである。 閲覧履歴が更新された状態のボックス管理リストを示す表である。 閲覧履歴に基づいて重要度が変更表示された文書一覧表示画面を示す図である。 閲覧履歴を考慮した重要度の表示処理を示すフローチャートである。 返信情報をボックス管理リストに保存する処理を示すフローチャートである。 文書の返信がなされた場合のボックス管理リストを示す表である。 返信回数に基づいて重要度が変更表示された文書一覧表示画面を示す図である。 返信回数を考慮した重要度の表示処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ＣＰＵ（送信手段、管理手段、変更手段）
５ 記憶部
５０（５０Ａ，５０Ｂ，５０Ｃ，５０Ｄ・・・） ボックス
７Ｂ 表示部

Claims (33)

1. 複数の送信先に文書を送信する送信手段と、
   前記送信された文書のステータス情報を記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶されている前記文書のステータス情報を、前記文書を送信された送信先ユーザの操作に基づいて変更する変更手段と、
   を備えていることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記送信先ユーザの操作が、送信された文書のステータス情報の変更操作である請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の閲覧操作である請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の返信操作である請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記変更手段は、送信先ユーザによる返信回数をカウントし、カウント数に応じて前記文書のステータス情報を変更する請求項４に記載の文書管理装置。
6. 前記ステータス情報は重要度である請求項１ないし５のいずれかに記載の文書管理装置。
7. 前記送信先ユーザに送信された文書を一覧表示するとともに、送信された文書毎にステータス情報を表示可能な表示手段を備えている請求項１ないしは６のいずれかに記載の文書管理装置。
8. 前記表示手段には、文書の送信者が付与したステータス情報を表示可能である請求項７に記載の文書管理装置。
9. 表示手段を備え、
   前記変更手段は、前記ステータス情報を前記表示手段に表示させる際に、送信先ユーザの操作に基づいてステータス情報を変更する請求項１に記載の文書管理装置。
10. 前記変更手段は、変更後のステータス情報を前記記憶手段に記憶させる請求項１に記載の文書管理装置。
11. 記憶領域であるボックスをユーザ毎に備え、前記文書の送信は、前記送信先ユーザの各ボックスに対して行われる請求項１ないし１０のいずれかに記載の文書管理装置。
12. 複数の送信先に文書を送信するステップと、
    前記送信された文書のステータス情報を記憶するステップと、
    前記記憶されている前記文書のステータス情報を、前記文書を送信された送信先ユーザの操作に基づいて変更するステップと、
    を備えていることを特徴とする文書管理方法。
13. 前記送信先ユーザの操作が、送信された文書のステータス情報の変更操作である請求項１２に記載の文書管理方法。
14. 前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の閲覧操作である請求項１２に記載の文書管理方法。
15. 前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の返信操作である請求項１２に記載の文書管理方法。
16. 前記変更手段は、送信先ユーザによる返信回数をカウントし、カウント数に応じて前記文書のステータス情報を変更する請求項１５に記載の文書管理装置。
17. 前記ステータス情報は重要度である請求項１０ないし１６のいずれかに記載の文書管理装置。
18. 前記送信先ユーザに送信された文書を一覧表示するとともに、送信された文書毎にステータス情報を表示手段に表示するステップを備えている請求項１０ないし１７のいずれかに記載の文書管理方法。
19. 前記表示ステップでは、文書の送信者が付与したステータス情報を表示する請求項１８に記載の文書管理方法。
20. 前記ステータス情報を、表示手段に表示する際に、送信先ユーザの操作に基づいて変更する請求項１２に記載の文書管理方法。
21. 変更後のステータス情報を記憶手段に記憶する請求項１２に記載の文書管理方法。
22. 前記文書の送信を、記憶領域である前記送信先ユーザの各ボックスに対して行う請求項１２ないし２１のいずれかに記載の文書管理方法。
23. 複数の送信先に文書を送信するステップと、
    前記送信された文書のステータス情報を記憶するステップと、
    前記記憶されている前記文書のステータス情報を、前記文書を送信された送信先ユーザの操作に基づいて変更するステップと、
    をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
24. 前記送信先ユーザの操作が、送信された文書のステータス情報の変更操作である請求項２３に記載の文書管理プログラム。
25. 前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の閲覧操作である請求項２３に記載の文書管理プログラム。
26. 前記送信先ユーザの操作が、送信された文書の返信操作である請求項２３に記載の文書管理プログラム。
27. 前記変更ステップでは、送信先ユーザによる返信回数をカウントし、カウント数に応じて前記文書のステータス情報を変更する処理をコンピュータに実行させる請求項２６に記載の文書管理プログラム。
28. 前記ステータス情報は重要度である請求項２３ないし２７のいずれかに記載の文書管理プログラム。
29. 前記送信先ユーザに送信された文書を表示手段に一覧表示するとともに、送信された文書毎にステータス情報を表示手段に表示するステップを、さらにコンピュータに実行させる請求項２３ないし２８のいずれかに記載の文書管理プログラム。
30. 前記表示ステップでは、文書の送信者が付与したステータス情報を表示手段に表示する処理をコンピュータに実行させる請求項２９に記載の文書管理プログラム。
31. 前記ステータス情報を、表示手段に表示する際に、送信先ユーザの操作に基づいて変更する処理をコンピュータに実行させる請求項２３に記載の文書管理プログラム。
32. 変更後のステータス情報を記憶手段に記憶させる処理をコンピュータに実行させる請求項２３に記載の文書管理プログラム。
33. 前記文書の送信ステップでは、記憶領域である前記送信先ユーザの各ボックスに対して文書を送信する処理をコンピュータに実行させる請求項２３ないし３２のいずれかに記載の文書管理プログラム。

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