JPH08241238A - 文書処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ネットワーク構成の文書処理システムにおい
て、文書処理の処理内容記録を文書毎に一括して管理で
きるようにした文書処理システムを提供する。 【構成】 複数の文書処理機能を複数の文書処理装置に
分担して備え、上記文書処理装置を互いに通信可能に接
続して一つの文書に対する複数の文書処理を異なった文
書処理装置で行う文書処理システムであって、一つの文
書本体情報に対して加えられる複数の文書処理を行う複
数の文書処理部11と、上記文書処理の処理内容を示す処
理情報を上記文書本体情報に付加されたタグ内に記録す
る処理情報記録部12と、複数の上記文書処理部11による
上記複数の文書処理および処理情報記録部12によるタグ
への処理情報記録が完了した文書本体情報とタグを文書
毎に対応付けて管理する文書管理部14とを複数の文書処
理装置１に分散して備えた構成。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はネットワーク構成の文書
処理システムに関し、特に文書毎に、当該文書に対して
実行した文書処理内容を記録しておくことができる文書
処理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】文書処理システムでは、文書処理システ
ムに入力された文書に対し、一部の領域を拡大あるいは
縮小したり、その文書をプリント出力したり、遠隔のフ
ァクシミリ装置に送信したりというような様々な文書処
理が行われる。従来、システムの運用実績を得るため
に、上記のような文書処理を実行したとき、その処理内
容をログ情報として記録しておくログ技術が提供されて
いるが、上記のログ技術では、ネットワーク構成でない
一つの文書処理装置内で行われた一つの文書に対する全
ての文書処理のログ情報記録を行ない、その文書処理装
置内に管理するけれども、ネットワーク構成の文書処理
システムでは、一つの文書に対する文書処理が複数の文
書処理装置で分担して行われるにもかかわらず、ログ情
報の記録および管理はそれぞれの情報処理装置毎に行っ
ており、一つの文書毎に一括して管理されていなかっ
た。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記のように、従来技
術では、ネットワーク構成の文書処理システムの場合、
一つの文書に対して処された文書処理の処理内容記録
（ログ情報記録）が文書毎に一括して管理されていない
ので、文書としての履歴がわからないというような問題
がある。また、記録された処理内容を他の文書に対する
文書処理に活用していないという問題もあった。

【０００４】

【発明の目的】本発明は、上記のような従来技術の問題
を解決するためになされたものであり、ネットワーク構
成の文書処理システムにおいて、文書処理の処理内容記
録を文書毎に一括して管理できるようにしたことにより
文書の履歴がわかり、更に上記記録された処理内容を他
の文書に対する文書処理にも活用できる文書処理システ
ムを提供することを目的としている。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成する為、
請求項１記載の発明は、複数の文書処理機能を複数の文
書処理装置に分担して備え、上記文書処理装置を互いに
通信可能に接続して一つの文書に対する複数の文書処理
を異なった文書処理装置で行う文書処理システムにおい
て、一つの文書本体情報に対して加えられる複数の文書
処理を行う複数の文書処理部と、上記文書処理の処理内
容を示す処理情報を上記文書本体情報に付加されたタグ
内に記録する処理情報記録部と、複数の上記文書処理部
による上記複数の文書処理および処理情報記録部による
タグへの処理情報記録が完了した文書本体情報とタグを
文書毎に対応付けて管理する文書管理部とを複数の文書
処理装置に分散して備えたことを特徴とする。請求項２
記載の発明は、請求項１記載の文書処理システムにおい
て、それぞれの文書処理の処理情報の記録を実行するか
否か設定する処理情報フラグ設定部をいずれかの文書処
理装置に備え、処理情報記録部を、上記処理情報フラグ
設定部による設定が処理情報を記録するように指示して
いるときのみ当該処理情報を記録する処理情報記録部と
することを特徴とする。請求項３記載の発明は、請求項
１又は２記載の文書処理システムにおいて、指示に応じ
て文書管理部に管理されたタグ内の処理情報を読み出す
処理情報読み出し部と、上記読み出された処理情報に基
づいて他の文書に対する処理要求情報を作成する処理情
報コピー部を備えたことを特徴とする。請求項４記載の
発明は、請求項３記載の文書処理システムにおいて、処
理情報コピー部がコピーした処理情報の一部を変更する
処理情報変更部を備えた構成にしたことを特徴としてい
る。

【０００６】

【作用】上記のように構成したので、請求項１記載の発
明では、ネットワーク構成の文書処理システムにおい
て、文書処理の処理情報記録を文書毎に一括して管理で
きる。請求項２記載の発明では、目的に応じて所望の文
書処理の処理情報記録のみを行える。請求項３記載の発
明では、既存の処理情報をコピーするだけで処理要求情
報を作成できる。請求項４記載の発明では、既存の処理
情報をコピーし、その一部を修正して処理要求情報を作
成できる。

【０００７】

【実施例】以下、図面により本発明の実施例を詳細に説
明する。図15は本発明が実施されるネットワーク構成の
文書処理システムを示す全体構成図である。図15に示す
ように、上記文書処理システムは、複数の文書処理装置
１から構成され、これらは例えば利用者がシステムに対
する様々な要求を入力したり処理結果を見たりする端末
装置１ａ、文書をプリント出力するプリントサーバ１
ｂ、文書を回線を介して相手ファクシミリ装置に送信し
たり、相手ファクシミリ装置から文書を受信したりする
ファクシミリサーバ１ｃ、文書を保管・管理する文書管
理サーバ１ｄ、文書を拡大したり縮小したりする変倍サ
ーバ１ｅ、文字認識を行う文字認識サーバ１ｆなどであ
る。このようなそれぞれの文書処理装置１は、伝送路２
によって互いに通信可能に接続されている。

【０００８】図１は本発明の一実施例を示す文書処理シ
ステム要部の構成ブロック図であり、図１(a) は、一つ
の文書本体情報に対して加えられる複数の文書処理中の
特定の文書処理を行う文書処理部11、上記文書処理の処
理内容を示す処理情報を上記文書本体情報に付加された
タグ内に記録する処理情報記録部12、および上記タグ付
きの文書本体情報を他の文書処理装置１から受信した
り、他の文書処理装置へ送信したりする通信制御部13な
どを備えた文書処理装置１Ａを示している。上記文書処
理装置１Ａは、具体的には、さまざまな形式の装置とな
る。即ち、上記文書処理装置１Ａは、文書処理部11とし
てプリント出力部11ｂを備えた場合プリントサーバ１ｂ
となり、文書処理部11としてファクシミリ送受信部11ｃ
を備えた場合ファクシミリサーバ１ｃとなり、文書処理
部11として変倍処理部11ｅを備えた場合変倍サーバ１ｅ
となり、文書処理部11として文字認識部11ｆを備えた場
合文字認識サーバ１ｆとなる。なお、上記端末装置１ａ
も文書処理装置１Ａの一つであるが、これは文書処理部
11を備えなくてもよい。また図１(b) は、文書本体情報
と処理情報が記録されたタグとを文書毎に対応付けて一
括管理する文書管理部14および通信制御部13などを備え
た文書管理装置１Ｂを示しており、例えば文書管理サー
バ１ｄがこれに相当する。

【０００９】図２は上記実施例の動作フロー図である。
以下、図１および図２などを参照して上記実施例の動作
を説明する。このフロー図は、文書処理される文書が外
部のファクシミリ装置から本文書処理システムへ入力さ
れ、文書処理として、変倍処理およびプリント出力を行
う場合の例である。まず、図２において、ファクシミリ
サーバ１ｃのファクシミリ送受信部11ｃでファクシミリ
文書が受信され、ファクシミリサーバ１ｃの処理情報記
録部12ｃで文書タグおよびデータタグが作成される（Ｓ
１）。上記文書タグの一例を図３（ａ）に示す。ここ
で、図８のタグ全体構成図に示すように、文書本体情報
に付加されるタグの種類としては、文書タグ、要求タ
グ、データタグ、結果タグ、および処理情報タグがあ
り、文書タグには、文書名、属性、作成日、処理情報フ
ラグなどが文書の発生した（入力された）文書処理装置
（ファクシミリサーバ１ｃ）で記録される。つまり、図
３（ａ）は、文書名が「受信文書」、属性が「イメー
ジ」、作成日が「1994年５月１日」であることを示して
いる。文書タグ内の処理情報フラグについては後述する
が、図１の実施例では不要である。

【００１０】文書が発生した文書処理装置では文書タグ
の他にデータタグも作成するが、これは、図３（ｂ）お
よび図８に示すように文書本体情報の各ページに対応し
たファイル名から成る。この後、文書タグとデータタグ
を付加された文書本体情報は、ファクシミリ受信時に相
手ファクシミリ装置から送られてきた受信人識別番号の
受信人宛に、対応した端末装置１ａに送信される。つま
り、ファクシミリサーバ１ｃは受信人識別番号、受信人
名、端末装置番号が対応付けられた管理テーブルを備え
ている。

【００１１】なお、上記タグ付きの文書を受信人に送信
する代りに文書管理サーバ１ｄに転送し、そのなかに保
管してもよい。その場合は、文書管理サーバ１ｄまたは
ファクシミリサーバ１ｃから受信人宛にファクシミリ受
信通知が転送されるが、この受信通知には受信人名や文
書名（この場合の文書名には単に受信文書という名称だ
けでなく他の文書と区別するためにＦＡＸＲＣＶ01とい
うような名称が付される）を含んでいる。また、受信文
書をそのままファクシミリサーバ１ｃ内に保管してもよ
い。その場合も同様のファクシミリ受信通知が受信人宛
に転送される。

【００１２】その後、端末装置１ａから所望の文書処理
装置１Ａに対して特定の文書処理を要求する要求タグが
端末装置１ａの処理情報作成部（図示していない）で作
成される。図２では要求タグとして特定の文書処理が変
倍処理の場合で示しており（Ｓ２）、図４（ａ）に要求
タグに記録される処理情報を示す。つまり、この例では
処理サーバ名（あるいは処理名）として「変倍」、属性
として「変倍倍率141％」が記録される。

【００１３】続いて、通信制御部13を介して、要求タグ
を付加された文書本体情報が要求タグに記録された文書
処理装置、つまり変倍サーバ１ｅに送信され、変倍サー
バ１ｅの変倍処理部11ｅで要求タグ内の処理情報が読み
出され、その処理情報に従って変倍倍率141 ％の変倍処
理が行われる（Ｓ３）。そして、処理情報記録部12ｅは
結果タグ（変倍）を作成する（Ｓ４）。図５（ａ）に上
記結果タグを示す。つまり、要求タグに結果情報が追加
記録され、結果が正常ならば図のように「正常終了」と
記録され、異常ならば「異常終了」と記録される。こう
して、要求タグの代りに結果タグが付加された変倍処理
された文書が要求元の端末装置１ａなどに戻される。

【００１４】図２のＳ５は図６の構成ブロック図に示す
ような処理情報フラグ設定部16を有する処理情報作成部
15、および上記処理情報フラグをチェックするフラグチ
ェック部17を有する処理情報記録部12Ｄを備えた実施例
でのみ実行される。図６（ａ）に示す文書処理装置１Ｃ
は例えば端末装置１ａまたはファクシミリサーバ１ｃで
あり、前記のような文書タグを処理情報作成部15で作成
するが、その際、処理情報作成部15内の処理情報フラグ
設定部16において、図８に示すような処理情報フラグを
設定する。この処理情報フラグは、本文書処理システム
でそれぞれの文書に処された文書処理の内容をログ情報
としてそれぞれの文書に対応付けて保管する際、一部の
文書処理内容を記録しないようにして、限られた記憶容
量の記憶装置を効率良く使用しようとするものである。

【００１５】なお、文書タグ内の処理情報フラグをファ
クシミリサーバ１ｃなどで設定する場合、利用者は端末
装置１ａなどからファクシミリサーバ１ｃなどに対し各
文書処理について、処理情報フラグをＯＮ（記録を残
す）にするかＯＦＦ（記録を残さない）にするか予め指
示しておく。図８はプリント出力、変倍、ファクシミリ
通信ともＯＮの場合の例である。

【００１６】こうして図１の実施例、および図６の実施
例で変倍処理の処理情報フラグがＯＮの場合は、文書本
体情報に対し図７に示すような処理情報を記録した処理
情報タグが結果タグに代って付加される（図８参照）
（Ｓ６）。なお、図８は複数の文書処理が処理順に並べ
られた構成の処理情報タグおよび処理Ａの例として「プ
リント出力」がポインティングされていることを示して
いる。最終的には上記のような構成の処理情報タグがそ
れぞれの文書本体情報に対応付けられて文書管理サーバ
１ｄなどに保管されるわけである。続いて、同様にして
要求タグとして「プリント出力」が作成され（図４ｂ参
照）（Ｓ７）、以下、プリントサーバ１ｂでプリント出
力が実行され（Ｓ８）、結果フラグが作成され（図５ｂ
参照）（Ｓ９）、処理情報フラグがＯＮならば（Ｓ1
0）、図８に示すような処理情報タグが追加される（Ｓ1
1）。

【００１７】上記のようにして、本発明による文書処理
システムでは文書毎に一連の文書処理の記録が文書に付
加される形態で残るので文書の変更履歴などを作成しな
くても利用者は容易に文書の履歴を知ることができる
し、元の文書に戻すこともできる。また、図６の実施例
では、目的によっては記録を残す必要がない一部の文書
処理機能については記録しないようにできるのでタグ付
きの文書を保管する記憶装置を効率よく使用できる。な
お上記において、目的によっては記録を残す必要がない
とは、例えば文書の改訂履歴を得ることが目的の場合は
プリント出力やファクシミリ送信の記録が必要ないこ
と、また当該文書が何部配布されたかという履歴を得る
ことが目的の場合は逆にプリント出力やファクシミリ送
信以外の記録が必要ないことなどを意味する。

【００１８】図９に示す実施例の文書処理装置１Ｅで
は、文書管理部14に管理された文書Ａのタグ内の処理情
報を要求タグにコピーし、文書Ｂに対して所望の文書処
理を処すことができる。文書処理装置１Ｅは例えば端末
装置１ａであり、図９に示すように処理情報作成部15Ｅ
内に、文書管理部14から処理情報を読み出す処理情報読
み出し部18、および処理情報読み出し部18が読み出した
処理情報を要求タグにコピーする処理情報コピー部19を
備えている。

【００１９】以下、図９の構成ブロック図および図10の
フロー図に従って上記実施例の動作を説明する。まず、
文書処理装置１Ｅの操作部（図示していない）より、タ
グ内の処理情報をコピーしようとする元文書を指示する
（Ｓ21）。これは、処理情報読み出し部18によって出さ
れた指示要求に対し、例えばＦＡＸＲＣＶ01．ＴＡＧと
いうように元文書のタグのファイル名を指示することに
よって実現される。あるいは、表示部（図示していな
い）にファイルのリストを表示させそのなかから選択し
てもよい。

【００２０】次いで、ファイル名を取得した処理情報読
み出し部18は、通信制御部13を介して、文書管理サーバ
１ｄ内の文書管理部14に対し、上記ファイル名のファイ
ルの読み出しを要求する。文書管理部14はこの要求に従
って指示されたファイルを読み出すと、通信制御部13を
介して、そのファイル、つまり指示された文書のタグ内
の処理情報を処理情報読み出し部18に渡す。この処理情
報は例えば図８に処理Ａ〜処理Ｚとして示すように複数
の処理から構成されている。

【００２１】続いて、上記の読み出された処理情報は処
理情報コピー部19に渡され、文書Ｂの文書処理を行うた
めに、文書Ｂの要求タグにコピーされる（Ｓ22）。そし
て、前記のようにして、最初の文書処理（処理Ａ）を実
行させるために、要求タグの付加された文書Ｂの本体情
報が最初の文書処理装置（図８の例ではプリントサーバ
１ｂ）に転送され、要求タグに従った文書処理が行われ
（Ｓ23）、以下、順次複数の文書処理が要求タグに従っ
て行われる。こうして、上記実施例では、要求タグ作成
のための入力操作が省略できるので操作が非常に簡単に
なる。なお、このような実施例が有効なのは、文書処理
においては、複数の文書に対し同一の文書処理を行うこ
とが多いことによっている。

【００２２】図11に示す実施例は、図９に示す実施例に
処理情報変更部20を加え、要求タグにコピーした処理情
報を変更できるようにしている。したがって、この実施
例の動作フローは、図12に示すように、図10のフロー図
にＳ33を加えたものになる。図13は上記実施例で実施さ
れる表示部（図示していない）の画面図の一部である。
図１０のＳ32では図14(a) のような画面が表示され、利
用者がマウスなどにより、「コピー」と表示されたメニ
ューを選択すると、読み出した処理情報が要求タグにコ
ピーされる。続いて、図13(a) の画面で「変更」を選択
すると、図13(b) の画面が表示される。図13(b) の上半
分はコピーされた処理情報の内容であり、処理１および
処理２の二つの文書処理から構成されていることを示し
ている。ここで、マウスなどにより処理２を選択する
と、その右側にその処理内容が表示される。

【００２３】図13(b) の下半分の左側には本システムで
実行可能な文書処理の一覧が表示されている。図13の例
では「プリント出力」と「ファクシミリ送信」のみ表示
されているが、実際にはその他にも様々な文書処理名が
表示される。この文書処理一覧は上側の処理一覧を変更
するための変更処理一覧であり、例えば図のように処理
一覧で処理２を選択し、変更処理一覧で「ファクシミリ
送信」を選択し、更に「ＯＫ」を選択すると処理２の処
理内容は「ファクシミリ送信」に変更される。図14は上
記のような操作により、図14(a) に示す処理群から図14
(b) に示す処理群に変更されることを示している。以
上、図15に示すような構成の文書処理システムの場合で
説明してきたが、文書管理サーバ１ｄを独立して備えず
に、ファクシミリサーバ１ｃ内に文書管理部を設けても
よいし、各端末装置１ａ内に文書管理部を設けてもよ
い。

【００２４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
第１に、ネットワーク構成の文書処理システムにおい
て、文書処理の処理情報記録を文書毎に一括して管理で
きるので、文書の履歴が容易にわかり、且つ文書の配布
部数などがわかる。

【００２５】第２に、目的に応じて所望の文書処理の処
理情報のみを記録できるので、記憶装置を効率良く使用
でき、且つ処理情報記録の目的を達成できる。

【００２６】第３に、既存の処理情報をコピーするだけ
で処理要求情報を作成したり、既存の処理情報の一部を
修正して処理要求情報を作成したりできるので、操作性
が向上する。

【図面の簡単な説明】

【図１】(a) 及び(b) は本発明の一実施例の文書処理シ
ステム要部の構成ブロック図。

【図２】本発明の一実施例の文書処理システムの動作フ
ロー図。

【図３】(a) 及び(b) は本発明の一実施例の文書処理シ
ステムのタグ構成図。

【図４】(a) 及び(b) は本発明の一実施例の文書処理シ
ステムの他のタグ構成図。

【図５】(a) 及び(b) は本発明の一実施例の文書処理シ
ステムの他のタグ構成図。

【図６】(a) 及び(b) は本発明の一実施例の文書処理シ
ステム要部の他の構成ブロック図。

【図７】本発明の一実施例の文書処理システムの他のタ
グ構成図。

【図８】本発明の一実施例の文書処理システムのタグ全
体構成図。

【図９】本発明の一実施例の文書処理システム要部の他
の構成ブロック図。

【図10】本発明の一実施例の文書処理システムの他の動
作フロー図。

【図11】本発明の一実施例の文書処理システム要部の他
の構成ブロック図。

【図12】本発明の一実施例の文書処理システムの他の動
作フロー図。

【図13】(a) 及び(b) は本発明の一実施例の文書処理シ
ステム要部の画面図。

【図14】(a) 及び(b) は本発明の一実施例の文書処理シ
ステム要部の説明図。

【図15】本発明が実施される文書処理システムの全体構
成図。

【符号の説明】

１…文書処理装置、11…文書処理部、12…処理情報記録
部、13…通信制御部、14…文書管理部、15…処理情報作
成部、16…処理情報フラグ設定部、17…フラグチェック
部、18…処理情報読み出し部、19…処理情報コピー部、
20…処理情報変更部。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書処理機能を複数の文書処理装
   置に分担して備え、上記文書処理装置を互いに通信可能
   に接続して一つの文書に対する複数の文書処理を異なっ
   た文書処理装置で行う文書処理システムにおいて、一つ
   の文書本体情報に対して加えられる複数の文書処理を行
   う複数の文書処理部と、上記文書処理の処理内容を示す
   処理情報を上記文書本体情報に付加されたタグ内に記録
   する処理情報記録部と、複数の上記文書処理部による上
   記複数の文書処理および処理情報記録部によるタグへの
   処理情報記録が完了した文書本体情報とタグを文書毎に
   対応付けて管理する文書管理部とを複数の文書処理装置
   に分散して備えたことを特徴とする文書処理システム。
2. 【請求項２】 それぞれの文書処理の処理情報記録を実
   行するか否か設定する処理情報フラグ設定部をいずれか
   の文書処理装置に備え、上記処理情報記録部を、上記処
   理情報フラグ設定部による設定が処理情報を記録するよ
   うに指示しているときのみ当該処理情報を記録する処理
   情報記録部とすることを特徴とする請求項１記載の文書
   処理システム。
3. 【請求項３】 指示に応じて文書管理部に管理されたタ
   グ内の処理情報を読み出す処理情報読み出し部と、上記
   読み出された処理情報に基づいて他の文書に対する処理
   要求情報を作成する処理情報コピー部とを備えたことを
   特徴とする請求項１又は２記載の文書処理システム。
4. 【請求項４】 上記処理情報コピー部がコピーした処理
   情報の一部を変更する処理情報変更部を備えたことを特
   徴とする請求項３の文書処理システム。