JPH0731723B2 - 文書処理装置および文書処理方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の技術分野〕 本発明は、文書を画像として蓄積・検索する文書画像フ
ァイル装置に関する。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

文書を画像として蓄積・検索する装置が、オフィスに導
入されて久しい。

しかし、従来のこの種の装置においては、次の様な欠点
があり、オフィス用の機器としての作業性に問題があっ
た。

大量の文書の登録、印刷、表示・確認作業において、
定時間内に作業が終了しない時、その時点の作業文書に
ついてのメモを残しておいたり、頭の中に文書名などを
記憶しておき、後日そのメモや記憶に基き、作業を続け
たり、後日の作業開始時に既に作業済の文書を検索・確
認したりしなければならない。

また、前述の作業中に別の緊急作業が入って作業を一
時終了しなければならない時、あるいは、上司など優先
権のある人が作業端末をあける様申請し、作業を一時終
了しなければならない時、更には、端末の使用希望者が
多く、わずかな時間の中座中にも他人の使用希望があっ
て作業を一時終了しなければならない時などにもと同
様の措置をとらなければならない。

これら、，の事象は、オフィスにおいては極めて日
常茶飯な事であり、その都度メモを残したり、記憶を確
かにしておかなければならない。

しかし、書類が氾濫しているオフィスにおいては、メモ
などは紛失してしまうことが多く、人間に記憶も時間の
推移につれて定かなものではなくなって来る。又、作業
済の文書を検索・確認する作業も、作業済の文書数が膨
大であれば時間がかる。

以上述べたことは、大量文書を対象としていることの多
い文書ファイル装置においては、きわめて大きな問題で
ある。

〔発明の目的〕

本発明は、従来技術のこのような欠点を解決し、大量の
文書の文書画像ファイル装置への入力、文書画像ファイ
ル装置内の大量の大量印刷、表示・確認等の操作におい
て、操作者の都合や、上司からの要求等により、操作を
中断する場合、操作の中断が許される状態を考慮し、後
に前回の操作や動作を円滑に継続して行うことのできる
文書画像ファイル装置を提供するものである。

〔発明の概要〕

本発明は、複数の文書に対し、指定された一連の内部処
理からなる印刷等の処理を実行する文書処理装置におい
て、前記印刷等の処理の実行中に、該処理の中断および
中断した該処理の再開を指示するための入力手段と、こ
の入力手段から該処理の中断が指示された際に、該処理
の一連の内部処理のうち、所定の内部処理終了後に該処
理を中断する中断手段と、この中断手段による中断され
る該処理の一連の内部処理のうち、中断可能な前記所定
の内部処理を予め記憶する第１の記憶手段と、前記中断
手段によって該処理の中断が行われる際に、再開後の処
理に必要な中断時点の該処理名おいび該処理が終了した
文書に関する情報を記憶する第２の記憶手段と、前記入
力手段から中断した該処理の再開が指示された際に、前
記第２の記憶手段の記憶内容に基づいて、該処理が中断
された文書以降の文書に対し、中断された該処理の再開
を実行する再開手段とを有することを特徴とするもので
ある。

〔発明の効果〕

本発明によれば、オフィスにおいて、日常茶飯である大
量の文書画像の登録、印刷、表示・確認作業の際、最終
処理文書の番号をメモしたりすることなく、適宜に中
断、再開することができる。

これら操作を中断する場合に、操作の中断が許される状
態を考慮するため、中断が許されない場合には中断せず
に操作を続け、中途半端な読み込みやデータの破壊を防
ぐことができる。

このことは、上司の命令等でやむなく作業を中断した
り、別の仕事での緊急作業が入って作業を中断したりす
る場合に、何ら特別な措置をとらずに作業の中断、再開
ができることを意味しており、オフィスワークへの本発
明の導入効果はきわめて大きい。

〔発明の実施例〕

以下、本発明の一実施例を図面を参照して説明する。

第１図は、本発明の一実施例の構成を示すブロック図で
ある。最終操作情報記憶メモリ１は、 （第３図参照）が入力された時点で処理（入力、印刷、
表示など）が完了もしくは完了しつつある文書画像に関
する種々の情報のうち、再開後の処理に必要な情報（こ
れを最終操作情報と呼ぶ）を記憶しておくメモリであ
る。構成を第２図に示す。

最終操作情報R/W回路２は、制御部４からの信号によ
り、最終操作情報の最終操作情報記憶メモリ１への書込
み、該メモリからの読み出しを行なう。

操作データレジスター３は、現在操作中の操作名と、そ
れに必要な各種情報（パラメータを含む）を一時的に保
持しているレジスタである。

制御部４は、各部からの信号・データを受けて全体の制
御を行なう。

画像入力部５は、画像を入力する部分であり、スキャナ
ー等より成る。

ファンクション入力部６は、キーボード及その周辺回路
から成り、オペレータが入力したファンクションキーに
対応した信号・データを制御部４へ送る。キーボードの
構成を第３図に示す。

表示部７は、制御部４よりの信号を受けて、画銅，メッ
セージ，画像管理情報（キーワード，文書番号，ページ
番号等画像を管理するための諸コード情報）の表示を行
なう。

印刷部８は、制御部４よりの信号を受けて、画像やコー
ド情報の印刷を行なう。

画像管理情報記憶部９は、画像記憶部10に記憶されてい
る画像を管理するための画像管理情報を記憶している部
分である。

画像記憶部10は、制御部４よりの信号を受けて画像を記
憶する部分である。

上記各部のうち、画像入力部5,表示部7,印刷部8,画像管
理情報記憶部9,画像記憶部10の機能及内部構成は、従来
の文書画像ファイル装置と同様である。

次に本発明の動作を第１〜５図を用いて説明する。

本発明は、文書画像に関する中断可能な状態にある操作
の処理を一時的に中断し、次に始める時に前回中断した
箇所もしくはその次より特別な手続きを経ることなく円
滑に再開させるというものである。

今、操作者（操作者名：野村）が、“従業員ファイル”
を文書画像ファイル装置に構築中と仮定する。

従業員ファイルは、各従業員毎に次の〜の文書から
成り、〜を一まとめとして、１つの文書番号を付
け、各〜をページと呼ぶものとする。

履歴書 業務経歴・申告書 顔写真 住所付近の地図 各人に関する〜の文書を画像として登録する場合を
例にとって本発明の動作を説明する。

操作者は、各人についての文書（画像）の管理情報をフ
ァンクション入力部６より登録キーと共に入力する。制
御部４は、管理情報を表示部７に送って表示し、操作者
の認識を求める。また、登録コマンド及び管理情報を操
作データレジスタ３にセットする。これを第４図に示
す。操作者は、表示された情報を確認（誤っている場合
は訂正）し、の文書を画像入力部５へセットし、 をファンクション入力部６より入力する。

すると、まず、制御部4,画像入力部5,表示部７の働らき
により、文書が表示される。操作者が文書を確認
し、 を入力すると、ファンクション入力部6,制御部4,画像記
憶部10の働らきにより文書の画像が画像記憶部10に記
憶される。また、制御部４は、操作データレジスター３
に、文書の画像アドレス（画像記憶部10への記憶アド
レス）とページ番号をセットする。これを第５図に示
す。更に、画像管理情報記憶部９に画像管理情報を送
り、これを記憶する。

これで１枚の文書画像が文書画像ファイル装置に登録さ
れたことになる。操作者が上記の操作を文書〜につ
いてくり返すことによって各人の文書〜が登録され
る。以上の動作のフローを、制御部４の働らきを中心に
第７図に示す。

以上の動作は、従来の文書画像ファイル装置と同様であ
るので、詳しい説明は省略している。

さて、今、操作者が各人の文書〜の登録作業中、緊
急の別の作業を依頼されたとする。この時、従業員名が
「田中正」氏の文書（顔写真）までを登録し終えてい
たとする。

操作者は、作業を一たん中止し、後に継続するために、 を入力する。

ファンクション入力部６では、中断コードを制御部４へ
送る。

制御部４は、これを受けると、操作データレジスタ３を
見て、登録作業の中断であることを検知する。そして、
操作データレジスタ３に保持されている情報を含んだ最
終操作情報（今の場合は、操作データレジスタ３の「操
作」から「画像アドレス」までの情報と従業員氏名）
を、最終操作情報書込要求信号と共に最終操作情報R/W
回路２へ送る。最終操作情報R/W回路２は、これらを受
けて最終操作情報記憶メモリ１へ第２図の形式で書き込
む。書込終了後、最終操作情報書込終了信号を制御部４
へ返す。

これで、中断時の状態の情報を表した最終操作情報が記
憶されたことになる。中断の動作における制御部４の動
きを第８図に示す。

次に操作者が、作業を再開・続行する場合について説明
する。

操作者は、ファンクション入力部６の を入力する。すると、ファンクション入力部６より制御
部４へ再開コードが送られる。

制御部４は、これを受けると最終操作情報R/W回路２
へ、最終操作情報読出要求信号を送る。

最終操作情報R/W回路２は、これを受けて、最終操作記
憶メモリ１より、当該操作者についての最終操作情報を
読み出し、最終操作情報読出終了信号と共に、制御部４
へ送る。（当該操作者の最終操作情報がない場合は、エ
ラー信号を制御部４へ送る。制御部４では、表示部７へ
メッセージを表示する。）制御部４は、これを受けて前
回終了時の操作が登録であることを知り、前回終了時と
同じ状態を生成する。つまり、中断時の操作の中断可能
な状態の内部処理に戻す。すなわち、表示部７へ、前回
終了時の文書画像や従業員氏名、ページ番号等を表示
し、次の文書（今の場合は、田中正氏の住所の地図）の
登録を操作者に促す。この再開動作における制御部４の
動きを第９図に示す。

こうして、操作者は、たとえ作業を中断しても、前回終
了の文書画像を確認し、適確に作業を続行することがで
きる。

上述の例は、文書登録の例であったが、文書の大量印刷
を中断した場合には、次の様に処理が行なわれる。

ファンクション入力部６よりの の入力によって発生する中断コードに従い、制御部４
は、その時点の操作データレジスタ３の内容から、印刷
処理中であることを知り、印刷部８へ印刷停止信号を送
る。

印刷部８は、印刷中の文書画像を完全に出力し終わった
後、印刷を停止し、印刷終了／停止信号を制御部４へ返
す。

制御部４では、この信号を受けた時点で、登録の場合と
同様、最終操作情報（操作名と、出力し終った文書に関
する情報）を最終操作情報R/W回路２を介して、最終操
作情報記憶メモリ１へ記憶する。こうして印刷作業が中
断される。印刷中断の動作における制御部４の動きを第
10図に示す。

印刷を再開する時は、 を入力する。すると、登録の場合と同様、最終操作情報
が制御部４へ送られる。制御部４は、前回の終了時の操
作が印刷であることを知り、印刷作業の続行状態を生成
し、前回終了時の次の文書画像から印刷を行なう。

大量文書の表示・確認についても同様にして、中断、再
開を行なうことができる。

尚、本発明は上記実施例に限定されるものではない。

上記実施例の動作説明においては、中断キーの入力は、
「登録」操作の場合で言えば一枚の文書の入力が終了し
た時点に行っていたが、中断キーの入力可能な状態をあ
らかじめ操作者が設定できる様にすれば、発明の効果は
増大する。言い替えると、第１図の構成に中断状態指定
メモリを付加して、この中断状態指定メモリにあらかじ
め操作者が中断キー入力可能な状態を設定して記憶さ
せ、制御部４は中断させたい操作の内部処理が、中断状
態指定メモリに記憶されている中断キー入力可能な状態
に達している場合に中断キーを入力すると、制御部４は
最終操作情報を最終操作情報R/W回路２を介して、最終
操作情報記憶メモリ１へ記憶させて操作を中断させ、設
定されていない状態にあるときには中断させないように
する。例えば、「登録」操作中に中断させる場合、「文
書画像を画像記憶部10記憶する」という内部処理を行っ
ていた場合に中断させると文書画像を全て記憶できなか
ったり、記憶データを破壊してしまうことが起こる。こ
こで、あらかじめ操作者が「文書画像を画像記憶部10記
憶する」という内部処理を中断キー入力可能な状態とし
て設定せずに、中断しても差し支えない内部処理終了時
を中断キー入力可能な状態として中断状態指定メモリに
あらかじめ設定しておくと、処理中のデータを破壊する
ことなく操作の中断をすることが可能になるという効果
がある。

また、再開時においても、再開後、a.前回の続きから直
ちに操作に移る。b.前回の最終状態を表示して、操作者
に確認させてから次の操作に移る。等、操作を選択でき
る様にすれば、発明の効果は増大する。a.の場合、制御
部４内に、もしくは、第１図の構成に、中断状態指定メ
モリを付加し、設定した中断キー入力可能な状態を記憶
させればよい。このメモリの構成を第６図に示す。b.の
場合は、同様に、再開操作選択フラグを制御部４内もし
くは、外部に付加すればよい。フラグの値の意味を操作
者が設定できるとなおよい。（第６図で、「中断キー入
力可能なキー」とは、ここに登録されたキー入力によっ
て生ずる内部処理の終了後、中断キーを入力してよいこ
とを示す。） 更に、本発明の構成を示す第１図において、最終操作情
報記憶メモリ１は、操作者が使用中の文書ファイルが２
ケ以上あった時には、第２図の形式の情報をｎケ持てば
よい。（ｎは使用ファイル数）

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の構成を示すブロック図、第２図は最終
操作情報記憶メモリの構成図、第３図はファンクション
入力部６のキーボードの概観図、第４図、第５図は操作
データレジスタ３の内容を示す図、第６図は本発明の他
の実施例に用いる中断状態指定メモリを示す図、第７図
は文書登録時の本発明の動作の概略フロー図、第８図は
中断動作における制御部４の動作のフロー図、第９図は
再開動作における制御部４の動作のフロー図、第10図は
印刷中断における制御部４の動作のフロー図である。 １……最終操作情報記憶メモリ、２……最終操作情報R/
W回路、３……操作データレジスタ、４……制御部、５
……画像入力部、６……ファンクション入力部、７……
表示部、８……印刷部、９……画像管理情報記憶部、10
……画像記憶部。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数の文書に対し、指定された一連の内部
   処理からなる印刷等の処理を実行する文書処理装置にお
   いて、 前記印刷等の処理の実行中に、該処理の中断および中断
   した該処理の再開を指示するための入力手段と、 この入力手段から該処理の中断が指示された際に、該処
   理の一連の内部処理のうち、所定の内部処理終了後に該
   処理を中断する中断手段と、 この中断手段による中断される該処理の一連の内部処理
   のうち、中断可能な前記所定の内部処理を予め記憶する
   第１の記憶手段と、 前記中断手段によって該処理の中断が行われる際に、再
   開後の処理に必要な中断時点の該処理名および該処理が
   終了した文書に関する情報を記憶する第２の記憶手段
   と、 前記入力手段から中断した該処理の再開が指示された際
   に、前記第２の記憶手段の記憶内容に基づいて、該処理
   が中断された文書以降の文書に対し、中断された該処理
   の再開を実行する再開手段とを有することを特徴とする
   文章処理装置。
2. 【請求項２】複数の文書に対し、一連の内部処理からな
   る印刷等の処理を実行する文書処理装置において、 前記印刷等の処理の実行中に該処理の中断が指示された
   際に、該処理の一連の内部処理のうち、中断可能な所定
   の内部処理終了後に該処理を中断するとともに、再開後
   の処理に必要な中断時点の該処理名および該処理が終了
   した文書に関する情報を記憶し、 前記中断した該処理の再開が指示された際に、記憶した
   中断時点の該処理名および該処理が終了した文書に関す
   る情報に基づいて、該処理が中断された文書以降の文書
   に対し、中断された該処理の再開を実行することを特徴
   とする文章処理方法。