JPH03156678A - 文書編集装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野） 本発明は文書編集装置に関し、特に、編集文書の検索処
理を容易にした文書編集装置に関する。

（従来の技術） 近時、情報化社会にあって、文書の編集処理は重要とな
っており、ワードプロセッサ、電子ファイリングシステ
ム、ＣＡＤシステム等種々の文書編集装置が出現してい
る。

このような文書編集装置においては、文書の編集機能の
容易さと、多様性が求められる一方で、編集した文書の
検索を容易に行えることが求められる。

従来の文書編集装置における編集文書の検索は、例えば
ワードプロセッサでは、文書の検索モードを指定すると
、デイスプレィに文書名の一覧表が表示され、表示され
た文書名からオペレータが文書内容を推測や頭の記憶を
もとに選択することにより行っている。

（発明が解決しようとする課題） しかしながら、このような従来の文書編集装置にあって
は、編集済文書の検索をデイスプレィに表示された文書
名から選択していたため、目的とする文書を見つけ出す
のが困難であり、文書数が増えると、増えるに従ってそ
の困難性が増加していた。特に、文書を記憶するメモリ
の容量が増加し個人向の文書編集装置でもギガバイトの
オーダーに達してきた今日、目的とする文書の検索の容
易さが要望されている。

このような要望に応えるものとして、光ファイリングシ
ステムにおいては、ファイル名による検索だけでなく、
検索用のデータを登録できるものがある。しかし、この
先ファイリングシステムにおける検索データは、その登
録や変更等を行おうとすると、文書編集メニューとは別
のそのためのメニューを選択して検索データの入力を行
って登録や変更を行う必要があった。その結果、文書編
集作業とは関係なく、検索データの登録、変更を行う必
要があり、作業性が悪いという問題があった。

（発明の目的） そこで、本発明は、文書編集中に文字列を指定すると、
検索データとして登録できるようにするとともに、文書
検索時、該検索データを入力すると、該検索データに基
づいて文書を検索して選び出せるようにすることにより
、目的とする文書を検索データにより容易に選び出せる
ようにするとともに、検索データの入力を編集中文書か
ら容易に入力できるようにして、文書の検索を容易かつ
能率的に行えるようにするとともに、検索データの入力
作業の作業性を向上させることを目的としている。

（発明の構成） 本発明は、上記目的を達成するため、文書の編集機能を
有し、編集した文書データをファイル形式で記憶するメ
モリを備えた文書編集装置において、文書編集中に該文
書中の任意の文字列が指定されると、該文字列を検索デ
ータとして取り出し前記メモリに専用の検索データファ
イルとして、あるいは文書ファイルの一部に格納する検
索データ登録手段と、文書検索時、検索データとして文
字列が入力されると、該検索データファイルあるいは文
書ファイルの一部を検索してメモリに記憶された複数の
文書ファイルから目的の文書ファイルを選び出す検索手
段と、を設けたことを特徴とするものである。

以下、本発明の実施例に基づいて具体的に説明する。

第１図〜第４図は本発明の一実施例を示す図である。

第１図は文書編集装置ｌのブロック図であり、文書編集
装置ｌは、表示部２、キーボード３、印刷部４、外部記
憶部（メモリ）５およびシステム制御部６等を備えてい
る。

表示部２としては、例えば、ＣＲＴ　（Ｃａｔｈｏｄｅ
Ｒａｙ　Ｔｕｂｅ）デイスプレィが使用されており、編
文中の文書や各種メニューさらにはキー゛ボード３から
入力した文字やコマンド等を表示する。

キーボード３には、文字キー、テンキー、ファンクショ
ンキー等各種操作キーが設けられており、キーボード３
からオペレータが文書ぷ集や文書検索等各種作業におい
て各種コマンドを入力する。

印刷部４としては、例えば、レーザプリンタが用いられ
ており、編集文書等を記録紙に記録出力する。

外部記憶部５としては、例えば、ハードディスクやフロ
ンビイディスク等の大容量メモリが用いられ、外部記憶
部５には編集文書が文書ファイルＳＦ、〜ＳＦｎとして
ファイル形式で記憶されるとともに、検索データが検索
データファイルＤＦとしてファイル形式で記憶される。

この文書ファイルＳＦ、〜ＳＦｎには文書ナンバー（文
書Ｎ０３）が通番０−　ｎで与えられ、検索データファ
イルには、第２図に示すように、この文書ナンバーＮｏ
。

と、検索ナンバーが関係付けられて格納される。

なお、第２図中、コードは文字列の終わりを示しており
、ＥＯＬコードは文書Ｎｏ、の終わりを示している。

システム制御部６はメモリ１１、制御部１２、検索デー
タ登録部１３および検索部１４等を有している。

制御部１２は内部プログラムに従って文書編集装置ｌの
各部を制御し、文書編集装置ｌとしての処理を実行する
とともに、本発明の検索データ登録処理および文書検索
処理を実行する。検索データ登録部１３は、文書作成中
に検索データの指定が行われると、指定された検索デー
タを文中から切り出し、外部記憶部５の検索データファ
イルＤＦに登録する。検索部１４は、文書検索時、検索
データが入力されると、入力された検索データに基づい
て検索データファイルＤＦを検索し、検索指示に適合す
る文書ファイルＳＦ、〜ＳＦｎを選び出して制御部１２
に渡す、すなわち、システム制御部６は、文書編集時、
キーボード３からの入力に応じて文字変換を行い、メモ
リ１１を介して表示部２に表示する。この文書編集時に
検索データとしての文字列の指定が行われると、指定さ
れた文字列を検索データとして外部記憶部５の検索デー
タファイルＤＦに登録する。編集された文書は外部記憶
部５の文書ファイルＳＦ、〜ＳＦｎに記憶され、外部記
憶部５に記憶された文書はキーボード３からの指示によ
り印刷部４で記録紙に記録される。そして、文書検索時
、キーボード３から検索データと検索条件、例えば、Ａ
ＮＤ検索やＯＲ検索の指示が入力されると、検索部１４
が外部記憶部５の検索データファイルＤＦを検索して、
条件に適合する文書ファイルを選び出し、制御部１２が
その文書番号や文書名を表示部２に表示させる。

次に、作用を説明する。

本発明は、文書編集中に文字列を指定すると、検索デー
タとして登録でき、また、文書検索時、検索データを指
定すると、該検索データにより文書検索を行うことがで
きるところにその特徴がある。以下、この検索データ登
録処理および文書検索処理について説明する。

まず、検索データ登録処理について第３図のフローチャ
ートに基づいて説明する。

文書編集装置１は、文書編集時、検索データ登録指示が
キーボード３から入力されるか否かチエツクしくステッ
プＳ１）、検索データ登録指示が入力されないときには
、通常の文書編集処理を実行する（ステップＳＺ）。検
索データ登録指示が入力されると、文字列の指定を待っ
て、指定された文字列を切り出す（ステップＳ３　、Ｓ
ａ　）。この文字列の指定は文書作成中にすでに入力し
た任意の文字列の先頭と語尾の２文字を指定することに
より行うことができ、文字列が指定されると、指定され
た文字列を文書中から切り出す。次に、外部記憶部５の
検索データファイルＤＦをソート（分類、整列）し、指
定された文字列を検索データファイルＤＦに、第２図に
示すように、検索データとして登録する（ステップＳｓ
　、Ｓａ　）。このとき、検索データとして取り出した
編集中の文書の文書Ｎｏ、を同時に検索データファイル
ＤＦに登録し、通常の文書編集処理に戻る（ステップＳ
２）。

したがって、文書編集中に、編集中のメニューから他の
メニューへ移行することなく、編集時に入力した文字の
中から任意の文字列を指定するだけで検索データとして
登録することができる。その結果、検索データの入力作
業の作業性を向上させることができる。

次に、文書検索処理について第４図に示すフローチャー
トに基づいて説明する。

文書編集装置ｌは文書検索（文書呼び出し）が指定され
るかチエツクしくステップＰ、）、文書検索が指定され
ないときには、指定された他の処理、例えば、文書編集
あるいは印刷処理等を行う（ステップｐｇ）。文書検索
が指定されると、文書内容による検索が指定されたかど
うかチエツクしくステップＰ、）、文書内容による検索
が指定されないときには、文書名検索により文書の検索
処理を行う（ステップＰ４）。すなわち、この文書編集
装置１は、文書内容による検索処理と文書名による検索
処理を行うことができる。

文書内容による検索処理が指定されると、検索条件の入
力、すなわち、検索データおよびＡＮＤあるいはＯＲ検
索の入力を待ち、検索条件が入力されると、入力された
検索条件により外部記憶部５の検索データファイルＤＦ
を検索する（ステップＰｓ　、Ｐｂ　）。この検索デー
タは１つだけでなく、複数の検索データを指定すること
ができ、複数の検索データを指定されたＡＮＤ条件ある
いはＯＲ条件により第２図に示す検索データファイルＤ
Ｆを検索して条件に適合する文書を全て選び出す。選び
出した文書の文書名（文書Ｎｏ、　も含めて）を表示部
２に表示し、表示部２に表示した複数の文書からキーボ
ード３により文書が指定されると（文書Ｎｏ、が入力さ
れると）、指定に従って外部記憶部５から文書ファイル
ＳＦ、〜ＳＦｎを呼び出す（ステップＰ＠、Ｐ９　）。

したがって、検索データとその検索条件を入力するだけ
で、目的とする文書が選別されて表示され、選別された
文書中から目的の文書を呼び出させることができる。そ
の結果、従来のように多くの文書を１つづつオペレータ
が点検して目的の文書を選び出す必要がなく、目的とす
る文書を、簡単かつ容易に選び出すことができる。

なお、上記実施例においては、検索データを文書ファイ
ルとは別の検索データファイルとしているが、これに限
るものではなく、各文言ファイル中にその文書の検索デ
ータを格納するようにしてもよい。

また、上記実施例では、検索データとして文言編集中に
指定された文字列のみを採用しているが、これに限るも
のではなく、例えば、作成文書の登録日時や曜日等を自
動的に検索データとして登録するようにしてもよい。こ
の場合、登録日時等による領域検索が可能となる。

（効果） 本発明によれば、目的とする文書を検索データにより容
易に選び出すことができるとともに、検索データの入力
を編集中文書から容易に入力することができ、文言の検
索を容易かつ能率的に行うことができるとともに、検索
データの入力作業の作業性を向上させることができる。

【図面の簡単な説明】

第１図〜第４図は本発明の文書編集装置の一実施例を示
す図であり、第１図はその文言編集装置のブロック図、
第２図はその検索データファイルを示す図、第３図はそ
の検索データ登録処理のフローチャート、第４図はその
文書検索処理のフローチャートである。 ■・・・・・・文書編集装置、 ２・・・・・・表示部、 ３・・・・・・キーボード、 ４・・・・・・印刷部、 ５・・・・・・外部記憶部、 ６・・・・・・システム制御部、 １１・・・・・・メモリ、 １２・・・・・・制御部、 １３・・・・・・検索データ登録部、 １４・・・・・・検索部、 ＳＦ、〜ＳＦｎ・・・・・・文書ファイル、ＤＦ・・・
・・・検索データファイル。 第２図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 文書の編集機能を有し、編集した文書データをファイル
   形式で記憶するメモリを備えた文書編集装置において、
   文書編集中に該文書中の任意の文字列が指定されると、
   該文字列を検索データとして取り出し前記メモリに専用
   の検索データファイルとして、あるいは文書ファイルの
   一部に格納する検索データ登録手段と、文書検索時、検
   索データとして文字列が入力されると、該検索データフ
   ァイルあるいは文書ファイルの一部を検索してメモリに
   記憶された複数の文書ファイルから目的の文書ファイル
   を選び出す検索手段と、を設けたことを特徴とする文書
   編集装置。