JP2001290690A

JP2001290690A - ファイル管理方法及び装置並びに記憶媒体

Info

Publication number: JP2001290690A
Application number: JP2000109246A
Authority: JP
Inventors: Keiko Iijima; 圭子飯島
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2000-04-11
Filing date: 2000-04-11
Publication date: 2001-10-19

Abstract

(57)【要約】【課題】ファイルに添付情報を添付し、その機能を実
行することによりファイルの管理、共有を容易にする。【解決手段】ファイルを複数ユーザで共有するファイ
ル管理装置において、１０１では、１０４〜１０６で登
録されたファイルに添付する「コピー禁止」、「至急」
等の添付情報を登録し、１０２ではファイルに実行させ
る機能を定義し、１０３では添付情報と機能を関連付け
る。更に、１０９で登録した添付情報をファイルに添付
し、１１１でファイルは添付情報に関連付けられた機能
を実行する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ファイル管理方法
及び装置及びに記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、印刷された文字、図形、画像等の
データをスキャナ装置等で読み込むなどして作成した文
書のイメージデータに、アノテーション(注釈、コメン
ト)を添付して記憶し、アノテーションに対して検索、
表示、印刷等を行う文書管理装置が提案されている。

【０００３】このような文書管理装置を利用して、文書
の共有化を実現させる場合、1つのコンピュータに文書
を集中保存させて、多くのユーザで参照することが多
い。

【０００４】このような文書管理システムでは、文書を
適切に複数ユーザで共有するために、文書のセキュリテ
ィを設定し、参照できるユーザを指定する機能や、また
文書の保全、機密保護のため文書に対するある種の処理
を禁止したりする機能が提供されている場合がある。

【０００５】また、文書を分類し簡単に参照するために
階層的なフォルダーを設けることのできるシステムも多
く、その場合、ユーザは個人フォルダーを設け個人の文
書を格納し、共有する文書は共有フォルダーを設け格納
するといった利用が可能になる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、文書に
その都度セキュリティを設定したり、また、決められた
ルールにのっとって、その都度文書を階層的なフォルダ
ーの適切な場所に格納するのは、ユーザにとって煩雑な
作業である。また、他のユーザに緊急に参照してもらい
たい場合には、共有文書の存在を他のユーザに伝える作
業が必要となる。

【０００７】このような、文書を共有するために様々な
文書管理作業が生じ、ユーザが文書管理システムを煩雑
に感じる原因となっていた。

【０００８】本発明は、かかる上記問題点について鑑み
なされたものであり、共有するファイルには、「部内回
覧」、「部内秘」、「コピー禁止」、「取扱注意」、
「至急」などの慣用語句が記入されることが多く、これ
をファイルに添付する添付情報として設定し、この添付
情報に予めファイルが実行する機能を定義し、ファイル
にその添付情報が添付されたときにその機能を実行する
手段を設けることにより、ユーザの管理、共有を容易に
することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決する為
に、請求項１の発明は、添付情報を登録する登録ステッ
プと、前記登録ステップにより登録された添付情報に機
能を定義する定義ステップと、前記ステップにより登録
された前記添付情報と,前記定義ステップにより定義さ
れた前記機能とを関連付けて記憶する記憶ステップと、
前記記憶ステップで記憶された前記添付情報がファイル
に添付された場合、該添付情報に該機能が定義付けられ
ているか否かを判断する判断ステップと、前記判断ステ
ップにより前記機能が定義付けられていると判断された
場合、前記機能を前記ファイルに対して実行する実行ス
テップと、を特徴とするファイル管理方法を提供する。

【００１０】上記課題を解決する為に、請求項６の発明
は、添付情報を登録する登録手段と、前記登録手段によ
り登録された添付情報に機能を定義する定義手段と、前
記手段により登録された前記添付情報と,前記定義手段
により定義された前記機能とを関連付けて記憶する記憶
手段と、前記記憶手段で記憶された前記添付情報がファ
イルに添付された場合、該添付情報に該機能が定義付け
られているか否かを判断する判断手段と、前記判断手段
により前記機能が定義付けられていると判断された場
合、前記機能を前記ファイルに対して実行する実行手段
と、を有するファイル管理装置を提供する。

【００１１】上記課題を解決する為に、請求項１１の発
明は、添付情報を登録する登録ステップのプログラムコ
ードと、前記登録ステップにより登録された添付情報に
機能を定義する定義ステップのプログラムコードと、前
記ステップにより登録された前記添付情報と、前記定義
ステップにより定義された前記機能とを関連付けて記憶
する記憶ステップのプログラムコードと、前記記憶ステ
ップで記憶された前記添付情報がファイルに添付された
場合、該添付情報に該機能が定義付けられているか否か
を判断する判断ステップのプログラムコードと、前記判
断ステップにより前記機能が定義付けられていると判断
された場合、前記機能を前記ファイルに対して実行する
実行ステップのプログラムコードと、を特徴とする記憶
媒体を提供する。

【００１２】上記課題を解決する為に、請求項１６の発
明は、添付情報を登録する登録ステップと、前記登録ス
テップにより登録された添付情報に機能を定義する定義
ステップと、を特徴とするファイル管理方法を提供す
る。

【００１３】上記課題を解決する為に、請求項１９の発
明は、添付情報を登録する登録手段と、前記登録手段に
より登録された添付情報に機能を定義する定義手段と、
を有することを特徴とするファイル管理装置を提供す
る。

【００１４】上記課題を解決する為に、請求項２２の発
明は、添付情報を登録する登録ステップのプログラムコ
ードと、前記登録ステップにより登録された添付情報に
機能を定義する定義ステップのプログラムコードと、を
特徴とする記憶媒体を提供する。

【００１５】上記課題を解決する為に、請求項２５の発
明は、添付情報がファイルに添付された場合、該添付情
報に機能が定義付けられているか否かを判断する判断ス
テップと、前記判断ステップにより前記機能が定義付け
られていると判断された場合、前記機能を前記ファイル
に対して実行する実行ステップと、を特徴とするファイ
ル管理方法を提供する。

【００１６】上記課題を解決する為に、請求項２８の発
明は、添付情報がファイルに添付された場合、該添付情
報に機能が定義付けられているか否かを判断する判断手
段と、前記判断ステップにより前記機能が定義付けられ
ていると判断された場合、前記機能を前記ファイルに対
して実行する実行手段と、を有することを特徴とする特
徴とするファイル管理装置を提供する。

【００１７】上記課題を解決する為に、請求項３１の発
明は、添付情報がファイルに添付された場合、該添付情
報に機能が定義付けられているか否かを判断する判断ス
テップのプログラムコードと、前記判断ステップにより
前記機能が定義付けられていると判断された場合、前記
機能を前記ファイルに対して実行する実行ステップのプ
ログラムコードと、を有することを特徴とする記憶媒体
を提供する。

【００１８】上記課題を解決する為に、請求項３４の発
明は、添付情報を登録する登録ステップと、機能を定義
する定義ステップと、前記添付情報と前記機能とを関連
付けて保存する保存ステップと、前記保存ステップで保
存された前記添付情報がファイルに添付された場合、該
添付情報に定義付けられている該機能を実行する機能実
行ステップと、を有することを特徴とするファイル管理
方法を提供する。

【００１９】上記課題を解決する為に、請求項３８の発
明は、添付情報を登録する登録手段と、機能を定義する
定義手段と、前記添付情報と前記機能とを関連付けて保
存する保存手段と、前記保存手段で保存された前記添付
情報がファイルに添付された場合、該添付情報に定義付
けられている該機能を実行する機能実行手段と、を有す
ることを特徴とするファイル管理装置を提供する。

【００２０】請求項４２の発明は、添付情報を登録する
登録ステップのプログラムコードと、機能を定義する定
義ステップのプログラムコードと、前記添付情報と前記
機能とを関連付けて保存する保存ステップのプログラム
コードと、前記保存ステップで保存された前記添付情報
がファイルに添付された場合、該添付情報に定義付けら
れている該機能を実行する機能実行ステップのプログラ
ムコードと、を有することを特徴とする記憶媒体を提供
する。

【００２１】

【発明の実施の形態】以下に添付の図面を参照して本発
明の実施の形態を説明する。

【００２２】図２３は、本発明の実施形態における文書
管理システムの構成を示す図である。ＬＡＮ2301を介し
てサーバ2302とクライアント2303がつながっている。サ
ーバ2302と、クライアント2303は、それぞれ後述する図
2のハードウェア構成を含んでいる。

【００２３】図１は、本発明の実施形態における文書管
理装置の構成を示すブロック図である。この文書管理装
置は、テキストスタンプアノテーション(注釈・コメン
ト)設定部１０１と、テキストスタンプアノテーション
アクション設定部１０２と、テキストスタンプアノテー
ションおよびアクション保存部１０３と、文書登録部１
０４と、文書属性入力部１０５と、文書格納部１０６
と、文書リスト表示部１０７と、文書内容表示部１０８
と、テキストスタンプアノテーション添付部１０９と、
テキストスタンプアノテーション保存部１１０と、テキ
ストスタンプアノテーションアクション実行部１１１を
備えている。

【００２４】テキストスタンプアノテーション設定部１
０１では、文書に添付したいテキスト又はイメージがテ
キストスタンプアノテーションとして予め設定される。
テキストスタンプアノテーションアクション設定部１０
２では、１０１で設定したテキストデータ又はイメージ
データがテキストスタンプアノテーションとして文書に
添付され、テキストスタンプアノテーションの保存時に
文書が実行するアクションがテキストスタンプアノテー
ションに設定される。テキストスタンプアノテーション
およびアクション保存部１０３では、１０１および１０
２で設定したテキストスタンプアノテーションとアクシ
ョンが後述の外部記憶装置２０９に保存される。

【００２５】文書登録部１０４では、図示しないスキャ
ナ装置などから取得したイメージデータが受け取られ、
文書属性入力部１０５では、後に文書を検索するための
キーワードなどの文書属性情報が作成される。文書格納
部１０６では、文書と、所望の分類情報と、文書属性情
報とが関連付けられて外部記憶装置２０９に登録され
る。文書リスト表示部１０７では、１０４で登録され、
１０６で関連付けられた文書がリスト表示される。尚、
本実施形態における文書はイメージデータ、あるいはテ
キストデータである。

【００２６】文書内容表示部１０８は、１０７でリスト
表示された文書から内容を表示したい文書を選択し文書
内容を表示する。テキストスタンプアノテーション添付
部１０９は、１０８で内容が表示された文書に１０１で
予め設定したテキストスタンプアノテーションを添付す
る。テキストスタンプアノテーション保存部１１０は、
１０９で文書に添付されたテキストスタンプアノテーシ
ョンを外部記憶装置２０９に保存する。テキストスタン
プアノテーションアクション実行部１１１は、予め定義
され、１１０で文書装置に保存されたアクションを該当
文書が実行する。

【００２７】次に、図２の本発明の実施形態におけるハ
ードウェア構成図を説明する。２０１はCPUである。こ
のCPUは文書登録、参照、テキストスタンプアノテーシ
ョン添付などを行うため、バス２１０を介して接続され
た各種構成要素を制御するものである。このバス２１０
を利用して、バス２１０に接続された各機器相互間のア
ドレス信号、制御信号および各種データの転送が行われ
る。２０１は後述する図３の処理を行なう。

【００２８】２０２はキーボード、２０３はマウスであ
る。２０２，２０３は文書の登録、参照、添付情報添付
作業に関わる動作を指示する入力装置である。

【００２９】２０４はＣＲＴ等の表示装置でRAM２０８
の表示データを表示する。尚、表示装置はＣＲＴに限ら
ず液晶表示装置でもよい。

【００３０】２０５は本システム外部記憶装置２０９に
供給するためのCD-ROM読み取り装置とCD-ROMである。２
０５のCD-ROMからプログラムソースを供給することによ
りＣＰＵは図３の処理を実施する。

【００３１】２０６は紙の形態の文書を読み込むための
スキャナであり、イメージデータとして本システムに読
みこむことができる。

【００３２】２０７はROM（読み出し専用メモリ）であ
る。このROM２０７には、あらかじめCPU２０１の制御手
順を記憶させておき、この制御手順をCPU２０１が実行
することにより、文書の登録、参照、添付情報の添付な
どの本実施形態に関わる処理を行うことができる。

【００３３】RAM２０８は文書の登録、参照、添付情報
の添付などのためのワークメモリ、各構成要素の制御の
ための一時記憶として用いられる。

【００３４】２０９は電源を切っても記憶内容が消えな
い例えばハードディスク記憶装置などの保存用外部記憶
装置である。保存用外部記憶装置２０９は、文書登録、
文書属性の記憶手段、テキストスタンプアノテーション
の記憶手段(図１９)、テキストスタンプアノテーション
アクションの記憶手段(図２０、図２１)、文書とテキス
トスタンプアノテーションの関連付けを記憶する手段
(図２２)として利用される。

【００３５】次に、上記のように構成されたシステム動
作環境における文書管理装置について、図３のフローチ
ャートに従い説明する。

【００３６】図３において、ステップＳ３０１では、プ
ログラムの起動が指示されると、キーボード２０２、マ
ウス２０３、スキャナー２０６、外部記憶装置２０９、
表示装置２０４、ＲＡＭ２０８などが初期化され、以後
テキストスタンプアノテーションの登録、文書の登録、
文書の参照、文書へのテキストスタンプアノテーション
の添付が可能となる。

【００３７】次に、ステップＳ３０２では表示装置２０
４の表示画面上作業を選択するために各種指示ボタンが
表示され、ユーザはキーボード２０２、またはマウス２
０３によって、テキストスタンプアノテーションの登
録、文書の登録、文書へのテキストスタンプアノテーシ
ョンの添付を選択できる。

【００３８】上記指示ボタンにより、「テキストスタン
プアノテーションを登録する」が選ばれた場合、手順は
Ｓ３１０に移り、テキストスタンプアノテーション設定
パネル(図４)が表示される。

【００３９】次に、Ｓ３１１でテキストスタンプアノテ
ーションをテキストスタンプアノテーション設定パネル
で入力する。図４の例では、文字列に「部内回覧」を入力
し、その他、文字のフォント、サイズ、色などを設定し
ている。

【００４０】次に、Ｓ３１２で、設定したテキストスタ
ンプアノテーションが文書に添付され保存されるとき
に、同時に文書に対するアクションを実行したい場合、
図４に示すテキストスタンプアノテーション設定パネル
のアクションセクションの「変更」ボタン４０１を押す
ことにより、手順はＳ３１３に移る。Ｓ３１２により
「変更」ボタン４０１が押された場合、アクション設定パ
ネル（図５）を表示し、テキストスタンプアノテーショ
ンに定義するアクションを設定する。図５の例では、Ｓ
３１１で「部内回覧」と設定したテキストスタンプアノ
テーションに、「アクセス変更」、「文書移動」の処理
を定義している。図５の例ではそれ以外に「メール送
信」の処理が定義可能になっている。

【００４１】「アクセス権変更」のアクションを定義し
た場合は、アクション設定パネルの「アクセス権設定」
ボタン５０１を押して、アクセス権設定パネル（図６）
を表示する。図６の例では、「部内回覧」と設定したテ
キストスタンプアノテーションの「アクセス権変更」ア
クションの処理として、「第１開発室グループ、第２開
発室グループに読込アクセス権を与える」としている。
また、「文書移動」のアクションを定義した場合は、ア
クション設定パネルの「移動先設定」ボタン５０２を押
して、フォルダの参照パネル（図７）を表示する。図７
の例では、「部内回覧」と設定したテキストスタンプア
ノテーションの「文書移動」アクションの処理として、
文書の移動先に「部内回覧」フォルダーを指定してい
る。Ｓ３１３のテキストスタンプアノテーションのアク
ション設定により、テキストスタンプアノテーション設
定パネルには、図８に示すように定義したアクションの
リストが表示される。

【００４２】図９の例では、ステップＳ３１１でテキス
トスタンプアノテーション「至急」を設定し、図１０の
例では、ステップＳ３１３でテキストスタンプアノテー
ション「至急」に、「メール送信」のアクションを設定
している。

【００４３】図１１の例では、ステップＳ３１１でテキ
ストスタンプアノテーション「コピー禁」を設定し、図
１２の例では、ステップＳ３１３でテキストスタンプア
ノテーション「コピー禁」に、「アクセス変更」のアク
ションを設定している。

【００４４】次に、ステップＳ３１４で、ステップＳ３
１１で設定したテキストスタンプアノテーション情報、
およびステップＳ３１３で設定したテキストスタンプア
ノテーションのアクションを、外部記憶装置２０９に保
存する。外部記憶装置２０９の保存形式については後述
する。保存のタイミングはテキストスタンプアノテーシ
ョンを文書に貼りつけたあと、文書を「閉じる」と「文
書を変更しますか？」という確認ダイアログが表示さ
れ、そのダイアログで「はい」を選択すると、貼りつけ
たテキストスタンプアノテーションが、文書と一緒に保
存される。また、保存と同時にプルダウン式のメニュー
（図１４、１４０１）にテキストスタンプアノテーショ
ンが登録される。

【００４５】図１９は、外部記憶装置２０９の保存形式
を示しており、保存したテキストスタンプアノテーショ
ンデータの例である。ここで、テキストスタンプアノテ
ーションを個人用と共有用に分け、個人用をクライアン
ト(図２３、２３０３)の外部保存装置(図２、２０９)
に、共有用をサーバ(図２３、２３０２)の外部記憶装置
(図２、２０９)に保存してもよい。

【００４６】1901に示す管理領域には各テキストスタン
プアノテーションの番号が保存されている。1902に示す
管理領域には、添付するテキストスタンプアノテーショ
ンのテキストが保存されている。1903に示す管理領域に
は、各テキストスタンプアノテーションのテキストの書
体がフォントとして保存されている。1904に示す管理領
域には、各テキストスタンプアノテーションのテキスト
の大きさがサイズとして保存されている。1905に示す管
理領域には、各テキストスタンプアノテーションの色が
保存されている。1906に示す管理領域には、登録したテ
キストスタンプアノテーションにアクションが設定され
ていなければ０、設定されていれば１が保存されてい
る。図１９の場合、テキストスタンプアノテーション番
号１のテキストスタンプアノテーションは、アクション
が設定されておらず、テキストスタンプアノテーション
番号２のテキストスタンプアノテーションはアクション
が設定されているということになる。

【００４７】図２０は、保存したテキストスタンプアノ
テーションのアクションデータの例である。2001に示す
管理領域は、テキストスタンプアノテーションの番号で
あり、図１９の1901のテキストスタンプアノテーション
番号のことである。2002に示す管理領域には、設定され
たアクションが保存される。2003に示す管理領域には、
設定したアクションに対するデータが保存される。アク
ションが複数ある場合、各々のアクションとそのアクシ
ョンで使用するデータが保存される。図２０の例の場
合、テキストスタンプアノテーション番号２のテキスト
スタンプアノテーションには、２つのsend mailアクシ
ョンが設定されており、１つはyama@xx.xx.xxに、もう
１つはsuzuki@xx.xx.xxに送信するというデータが保存
されている。

【００４８】図２１は、保存したテキストスタンプアノ
テーションのアクセス権変更データの例である。アクシ
ョンの種類が「アクセス権変更」の場合には、さらにア
クセス権の操作、アクセス変更が生じるユーザやグルー
プ情報、アクセス権の種類等が保存される。2101に示す
管理領域は、テキストスタンプアノテーションの番号で
あり、図１９の1901、図２０の2001のテキストスタンプ
アノテーション番号のことである。2102に示す管理領域
には、アクセス権操作のデータが保存される。アクセス
権操作がAddの場合は、文書またはフォルダーにユーザ
またはグループのアクセス権を「追加」する。また、ア
クセス権操作がRemoveの場合は、文書またはフォルダー
からユーザまたはグループのアクセス権を「削除」す
る。2103に示す管理領域には、アクセス変更が生じるユ
ーザのデータが保存される。2104に示す管理領域には、
アクセス変更が生じるグループのデータが保存される。
2105に示す管理領域には、アクセス権の種類が保存され
る。図２１の場合、テキストスタンプアノテーション番
号４のテキストスタンプアノテーションには、アクセス
権操作として、アクセス権を追加する「Add」が保存され
ており、アクセス権を追加するグループとして「第１開
発室」と「第２開発室」が指定され、そのアクセスの種類
は読込となっている。

【００４９】次に、図３のＳ３０２で、上記指示ボタン
により、「文書登録」が選ばれた場合、手順はＳ３２０
に移り、ユーザはキーボード２０２、またはマウス２０
３によって本文書管理システム外の文書を指定して、文
書管理システム内に文書を取りこむ（以下、インポート
と称する）。

【００５０】次に、Ｓ３２１に移り、ユーザはキーボー
ド２０２、またはマウス２０３によってインポートした
文書の属性を入力する。

【００５１】次に、Ｓ３２２に移り、Ｓ３２０でインポ
ートされた文書、およびステップＳ３２１で入力された
文書の属性は、外部記憶装置２０９に保存される。ここ
でいう文書の属性は、後に文書を検索するための、文書
のキーワード等である。

【００５２】また、図３のＳ３０２で、上記指示ボタン
により、「文書にテキストスタンプアノテーションを添
付する」が選ばれた場合、手順はＳ３３０に移り、ま
ず、図１３に示す「作業」フォルダー内の文書リストが
表示される。

【００５３】次に、Ｓ３３１に移り、ユーザはキーボー
ド２０２、またはマウス２０３によって文書を選択す
る。図１３では、「文書１」を選択している。

【００５４】次に、Ｓ３３２に移り、図１４に示すよう
にＳ３３１で選択された文書内容を表示する。

【００５５】次に、Ｓ３３３に移り、テキストスタンプ
アノテーションを選択するために、メニューを表示して
(図１４、１４０１)、ユーザはキーボード２０２、また
はマウス２０３によってテキストスタンプアノテーショ
ンを選択し、ドラッグにより位置を決め、文書に添付す
る。図１５の例では、「文書１」に「部内回覧」のテキ
ストスタンプアノテーションが添付されている。図１７
の例では、「文書１」に「至急」のテキストスタンプア
ノテーションが添付されている。図１８の例では、「文
書１」に「コピー禁止」のテキストスタンプアノテーシ
ョンが、添付されている。

【００５６】次に、Ｓ３３４に移り、文書に添付したテ
キストスタンプアノテーションを文書の属性として保存
する。

【００５７】図２２は、文書に添付したテキストスタン
プアノテーションデータの保存例である。2201に示す管
理領域は、テキストスタンプアノテーション番号であ
り、図１９の1901、図２０の2001、図２１の2002のテキ
ストスタンプアノテーション番号のことである。2202に
示す管理領域は、文書を登録する祭、Ｓ３２２で文書を
保存するときに付けられた文書番号である。ここでは、
図１５、１７、１８の３つの文書を別の文書とした場合
の保存例を示している。

【００５８】次に、Ｓ３３５に移り、外部記憶装置２０
９から、文書に添付したテキストスタンプアノテーショ
ンの情報を取得して、図１９の１９０６を参照すること
によりアクションが定義されているかどうか判断して、
定義されている場合は、Ｓ３３６に移る。「アクセス権
の変更」というアクションが定義されている場合は、Ｓ
３３７に移り、外部記憶装置２０９から読み出した情報
にしたがって、文書に対して予め定義された条件でアク
セス権を変更する。図４、図５、図６、図７、図８の例
では、「部内回覧」のテキストスタンプアノテーション
に、「第１開発室、第２開発室に読込アクセス権を与え
る」ような「アクセス権の変更」アクションが定義され
ている。したがって、図１５で「部内回覧」のテキスト
スタンプアノテーションが添付された「文書１」の文書
に対して、Ｓ３３７で第１開発室グループ、第２開発室
グループは読込アクセス権を与えられる。図１１、図１
２の例では、「コピー禁止」のテキストスタンプアノテ
ーションに、「アクセス権の変更」アクションが定義さ
れている。したがって、図１８で「コピー禁止」のテキ
ストスタンプアノテーションが添付された「文書１」の
文書に対して、Ｓ３３７で例えば、印刷が禁止されるよ
うなアクセス権が定義される。

【００５９】また、「文書の移動」機能が定義されてい
る場合は、Ｓ３３８に移り、文書を外部記憶装置２０９
から読み出した情報にしたがって、予め指定された移動
先フォルダーに移動される。図４、図５、図６、図７、
図８の例では、「部内回覧」のテキストスタンプアノテ
ーションに、「部内回覧」フォルダーに「ファイル移
動」するアクションが定義されている。したがって、Ｓ
３３３で「部内回覧」のテキストスタンプアノテーショ
ンが添付された「文書１」の文書は、Ｓ３３８で「部内
回覧」フォルダーに移動する。図１６の例は、文書移動
後の「部内回覧」フォルダー内の文書リストである。

【００６０】また、「メール送信」アクションが定義さ
れている場合は、Ｓ３３９に移り、文書を外部記憶装置
２０９読み出した情報にしたがって、予め指定されたあ
て先にメールを送信する。図９、図１０の例では、「至
急」のテキストスタンプアノテーションに、「メール送
信」アクションが定義されている。したがって、図１７
で「至急」のテキストスタンプアノテーションが添付さ
れた「文書１」の文書に対して、Ｓ３３９で自動的にメ
ールが送信される。

【００６１】これにより、「文書１」に「部内回覧」の
テキストスタンプアノテーションを添付した場合は、ア
クセス権が変更され、その文書が置かれるべき適切なフ
ォルダーに移動するため、ユーザの文書管理作業が容易
になる。また、「文書１」に「至急」のテキストスタン
プアノテーションを添付した場合は、至急参照すべき相
手に、テキストスタンプアノテーション保存と同時にメ
ールが送信されるため、ユーザが必要なメンバーに改め
て別作業で知らせる必要がなくなる。また、「文書１」
に「コピー禁止」のテキストスタンプアノテーションを
添付した場合、自動的にその文書に対して印刷するアク
セス権が削除されるため、ユーザが改めてアクセス権を
設定しなおす必要がなく、またアクセス権を変更し忘
れ、他のユーザが誤って印刷する危険がなくなる。

【００６２】アクションの実行されるタイミングは前述
した例に限らずアクションによって異なるタイミングで
かまわない。このように、文書にテキストスタンプアノ
テーションを添付するときに、同時に文書に対する適切
な機能を自動的に実行する手段を備えた文書管理方法を
提供するものである。

【００６３】上記実施形態においては、プログラムをRO
Mに保持する場合について説明したが、これに限定され
るものではなく、任意の記憶媒体を用いて実現してもよ
い。

【００６４】また、同様の動作をする回路で実現しても
よい。

【００６５】なお、本発明は、複数の機器から構成され
るシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適
用してもよい。前述した実施形態の機能を実現するソフ
トウエアのプログラムコードを記録した記録媒体を、シ
ステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置の
コンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格
納されたプログラムコードを読み出し実行することによ
っても、達成されることは言うまでもない。この場合、
記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述
した実施形態の機能を実現することになり、そのプログ
ラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成すること
になる。

【００６６】プログラムコードを供給するための記録媒
体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディス
ク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、Ｃ
ＤーＲＯＭ、ＣＤーＲ、磁気テープ、不揮発性のメモリ
カード、ＲＯＭなどを用いることができる。

【００６７】また、コンピュータが読み出したプログラ
ムコードを実行することにより、前述した実施形態の機
能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指
示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが
実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっ
て前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる
ことは言うまでもない。

【００６８】更に、記録媒体から読み出されたプログラ
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示
に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備
わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行な
い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現さ
れる場合も含まれることは言うまでもない。

【００６９】尚、実施例中では、ファイル、添付情報、
機能の例として、それぞれ、文書、テキストスタンプア
ノテーション、アクションとしている。

【００７０】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
機能を定義した添付情報をファイルに添付することによ
り、ユーザのファイル管理作業が容易になる。

【００７１】さらに、本発明によれば、上述したファイ
ル管理方法及び装置を円滑且つ確実に制御することがで
きるという効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例における文書管理装置の構成を
示すブロック図である。

【図２】本発明の実施例におけるハードウェア構成例を
示すブロック図である。

【図３】同装置における動作を説明するフローチャート
である。

【図４】テキストスタンプアノテーション設定パネルで
ある。

【図５】アクション設定パネルである。

【図６】アクセス権設定パネルである。

【図７】フォルダ参照パネルである。

【図８】テキストスタンプアノテーション設定パネルで
ある。

【図９】テキストスタンプアノテーション設定パネルで
ある。

【図１０】テキストスタンプアノテーション設定パネル
である。

【図１１】テキストスタンプアノテーション設定パネル
である。

【図１２】テキストスタンプアノテーション設定パネル
である。

【図１３】文書リスト表示パネルである。

【図１４】文書内容表示パネルである。

【図１５】文書内容表示パネルである。

【図１６】文書内容表示パネルである。

【図１７】文書内容表示パネルである。

【図１８】文書内容表示パネルである。

【図１９】テキストアノテーションデータの保存例であ
る。

【図２０】テキストスタンプアノテーションアクション
データの保存例である。

【図２１】テキストスタンプアノテーションアクセス権
変更データの保存例である。

【図２２】文書に添付したテキストスタンプアノテーシ
ョンデータの保存例である。

【図２３】本発明の実施例における文書管理装置のシス
テム構成を示す図である。

【符号の説明】

１０１テキストスタンプアノテーション設定部１０２テキストスタンプアノテーションアクション設
定部１０３テキストスタンプアノテーションおよびアクシ
ョン保存部１０４文書登録部１０５文書属性入力部１０６文書格納部１０７文書リスト表示表示部１０８文書内容表示部１０９テキストスタンプアノテーション添付部１１０テキストスタンプアノテーション保存部１１１テキストスタンプアノテーションアクション実
行部２０１ＣＰＵ２０２キーボード２０３マウス２０４表示装置２０５ＣＤ−ＲＯＭ読み取り装置とＣＤ−ＲＯＭ２０６スキャナー２０７ＲＯＭ２０８ＲＡＭ２０９外部記憶装置

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】添付情報を登録する登録ステップと、前
記登録ステップにより登録された添付情報に機能を定義
する定義ステップと、前記ステップにより登録された前
記添付情報と、前記定義ステップにより定義された前記
機能とを関連付けて記憶する記憶ステップと、前記記憶
ステップで記憶された前記添付情報がファイルに添付さ
れた場合、該添付情報に該機能が定義付けられているか
否かを判断する判断ステップと、前記判断ステップによ
り前記機能が定義付けられていると判断された場合、前
記機能を前記ファイルに対して実行する実行ステップ
と、を特徴とするファイル管理方法。
【請求項２】前記添付情報を登録する、又は前記ファ
イルを登録する、又は前記ファイルに添付情報を添付す
るかを選択するステップを有することを特徴とする請求
項１記載のファイル管理方法。
【請求項３】前記添付情報の登録場所は、複数の機器
に分けて登録する、あるいは１つの機器に登録すること
を特徴とする請求項１記載のファイル管理方法。
【請求項４】前記ファイルの種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項１記載のファイル管理方法。
【請求項５】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項１記載のファイル管理方法。
【請求項６】添付情報を登録する登録手段と、前記登
録手段により登録された添付情報に機能を定義する定義
手段と、前記手段により登録された前記添付情報と、前
記定義手段により定義された前記機能とを関連付けて記
憶する記憶手段と、前記記憶手段で記憶された前記添付
情報がファイルに添付された場合、該添付情報に該機能
が定義付けられているか否かを判断する判断手段と、前
記判断手段により前記機能が定義付けられていると判断
された場合、前記機能を前記ファイルに対して実行する
実行手段と、を有するファイル管理装置。
【請求項７】前記添付情報を登録する、又は前記ファ
イルを登録する、又は前記ファイルに添付情報を添付す
るかを選択する手段を有することを特徴とする請求項６
記載のファイル管理装置。
【請求項８】前記添付情報の登録場所は、複数の機器
に分けて登録する、あるいは１つの機器に登録すること
を特徴とする請求項６記載のファイル管理装置。
【請求項９】前記ファイルの種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項６記載のファイル管理装置。
【請求項１０】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項６記載のファイル管理装置。
【請求項１１】添付情報を登録する登録ステップのプ
ログラムコードと、前記登録ステップにより登録された
添付情報に機能を定義する定義ステップのプログラムコ
ードと、前記ステップにより登録された前記添付情報
と、前記定義ステップにより定義された前記機能とを関
連付けて記憶する記憶ステップのプログラムコードと、
前記記憶ステップで記憶された前記添付情報がファイル
に添付された場合、該添付情報に該機能が定義付けられ
ているか否かを判断する判断ステップのプログラムコー
ドと、前記判断ステップにより前記機能が定義付けられ
ていると判断された場合、前記機能を前記ファイルに対
して実行する実行ステップのプログラムコードと、を特
徴とする記憶媒体。
【請求項１２】前記添付情報を登録する、又は前記フ
ァイルを登録する、又は前記ファイルに添付情報を添付
するかを選択するステップのプログラムコードを有する
ことを特徴とする請求項１１記載の記憶媒体。
【請求項１３】前記添付情報の登録場所は、複数の機
器に分けて登録する、あるいは１つの機器に登録するこ
とを指示するプログラムコードを有することを特徴とす
る請求項１１記載の記憶媒体。
【請求項１４】前記ファイルの種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項１１記載の記憶媒体。
【請求項１５】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項１１記載の記憶媒体。
【請求項１６】添付情報を登録する登録ステップと、
前記登録ステップにより登録された添付情報に機能を定
義する定義ステップと、を特徴とするファイル管理方
法。
【請求項１７】前記添付情報の登録場所は、複数の機
器に分けて登録する、あるいは１つの機器に登録するこ
とを特徴とする請求項１６記載のファイル管理方法。
【請求項１８】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項１６記載のファイル管理方法。
【請求項１９】添付情報を登録する登録手段と、前記
登録手段により登録された添付情報に機能を定義する定
義手段と、を有することを特徴とするファイル管理装
置。
【請求項２０】前記添付情報の登録場所は、複数の機
器に分けて登録する、あるいは１つの機器に登録するこ
とを特徴とする請求項１９記載のファイル管理装置。
【請求項２１】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項１９記載のファイル管理装置。
【請求項２２】添付情報を登録する登録ステップのプ
ログラムコードと、前記登録ステップにより登録された
添付情報に機能を定義する定義ステップのプログラムコ
ードと、を特徴とする記憶媒体。
【請求項２３】前記添付情報の登録場所は、複数の機
器に分けて登録する、あるいは１つの機器に登録するこ
とを特徴とする請求項２２記載の記憶媒体。
【請求項２４】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項２２記載の記憶媒体。
【請求項２５】添付情報がファイルに添付された場
合、該添付情報に機能が定義付けられているか否かを判
断する判断ステップと、前記判断ステップにより前記機
能が定義付けられていると判断された場合、前記機能を
前記ファイルに対して実行する実行ステップと、を特徴
とするファイル管理方法。
【請求項２６】前記ファイルの種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項２５記載のファイル管理方法。
【請求項２７】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項２５記載のファイル管理方法。
【請求項２８】添付情報がファイルに添付された場
合、該添付情報に機能が定義付けられているか否かを判
断する判断手段と、前記判断ステップにより前記機能が
定義付けられていると判断された場合、前記機能を前記
ファイルに対して実行する実行手段と、を有することを
特徴とする特徴とするファイル管理装置。
【請求項２９】前記ファイルの種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項２８記載のファイル管理手段。
【請求項３０】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項２８記載のファイル管理手段。
【請求項３１】添付情報がファイルに添付された場
合、該添付情報に機能が定義付けられているか否かを判
断する判断ステップのプログラムコードと、前記判断ス
テップにより前記機能が定義付けられていると判断され
た場合、前記機能を前記ファイルに対して実行する実行
ステップのプログラムコードと、を有することを特徴と
する記憶媒体。
【請求項３２】前記ファイルの種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項３１記載の記憶媒体。
【請求項３３】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項３１記載の記憶媒体。
【請求項３４】添付情報を登録する登録ステップと、
機能を定義する定義ステップと、前記添付情報と前記機
能とを関連付けて保存する保存ステップと、前記保存ス
テップで保存された前記添付情報がファイルに添付され
た場合、該添付情報に定義付けられている該機能を実行
する機能実行ステップと、を有することを特徴とするフ
ァイル管理方法。
【請求項３５】前記添付情報の登録場所は、複数の機
器に分けて登録する、あるいは１つの機器に登録するこ
とを特徴とする請求項３４記載のファイル管理方法。
【請求項３６】前記ファイルの種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項３４記載のファイル管理方法。
【請求項３７】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項３４記載のファイル管理方法。
【請求項３８】添付情報を登録する登録手段と、機能
を定義する定義手段と、前記添付情報と前記機能とを関
連付けて保存する保存手段と、前記保存手段で保存され
た前記添付情報がファイルに添付された場合、該添付情
報に定義付けられている該機能を実行する機能実行手段
と、を有することを特徴とするファイル管理装置。
【請求項３９】前記添付情報の登録場所は、複数の機
器に分けて登録する、あるいは１つの機器に登録するこ
とを特徴とする請求３８記載のファイル管理装置。
【請求項４０】前記ファイルの種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項３８記載のファイル管理装置。
【請求項４１】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項３８記載のファイル管理装置。
【請求項４２】添付情報を登録する登録ステップのプ
ログラムコードと、機能を定義する定義ステップのプロ
グラムコードと、前記添付情報と前記機能とを関連付け
て保存する保存ステップのプログラムコードと、前記保
存ステップで保存された前記添付情報がファイルに添付
された場合、該添付情報に定義付けられている該機能を
実行する機能実行ステップのプログラムコードと、を有
することを特徴とする記憶媒体。
【請求項４３】前記添付情報の登録場所は、複数の機
器に分けて登録する、あるいは１つの機器に登録するこ
とを指示するプログラムコードを有する特徴とする請求
項４２記載の記憶媒体。
【請求項４４】前記ファイルの種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項４２記載の記憶媒体。
【請求項４５】前記添付情報の種類は、イメージデー
タ、あるいはテキストデータであることを特徴とする請
求項４２記載の記憶媒体。
【請求項４６】前記機能の実行されるタイミングは、
前記ファイルに前記添付情報を添付後、前記ファイルに
前記機能が定義付けられていると判断された判断時に実
行される請求項１記載のファイル管理方法。
【請求項４７】前記機能の実行されるタイミングは、
前記ファイルに前記添付情報を添付後、前記ファイルに
前記機能が定義付けられていると判断された判断時に実
行される請求項６記載のファイル管理装置。
【請求項４８】前記機能の実行されるタイミングは、
前記ファイルに前記添付情報を添付後、前記ファイルに
前記機能が定義付けられていると判断された判断時に実
行される指示をするプログラムコードを有する請求項１
１記載の記憶媒体。
【請求項４９】前記機能の実行されるタイミングは、
前記ファイルに前記添付情報を添付後、前記ファイルに
前記機能が定義付けられていると判断された判断時に実
行される請求項２５記載のファイル管理方法。
【請求項５０】前記機能の実行されるタイミングは、
前記ファイルに前記添付情報を添付後、前記ファイルに
前記機能が定義付けられていると判断された判断時に実
行される請求項２８記載のファイル管理装置。
【請求項５１】前記機能の実行されるタイミングは、
前記ファイルに前記添付情報を添付後、前記ファイルに
前記機能が定義付けられていると判断された判断時に実
行される指示をするプログラムコードを有する請求項３
１記載の記憶媒体。
【請求項５２】前記機能の実行されるタイミングは、
前記ファイルに前記添付情報を添付後、前記ファイルに
前記機能が定義付けられていると判断された判断時に実
行される請求項３４記載のファイル管理方法。
【請求項５３】前記機能の実行されるタイミングは、
前記ファイルに前記添付情報を添付後、前記ファイルに
前記機能が定義付けられていると判断された判断時に実
行される請求項３８記載のファイル管理装置。
【請求項５４】前記機能の実行されるタイミングは、
前記ファイルに前記添付情報を添付後、前記ファイルに
前記機能が定義付けられていると判断された判断時に実
行される指示をするプログラムコードを有する請求項４
２記載の記憶媒体。