JP2002169709A - 文書の保管保存方法における管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 官公署等のオフィスにおいて発生する各種の
文書を保管保存するに際し、個別フォルダー毎に保管保
存される文書をコンピュータにより集中的かつ一元的に
管理する方法を提供する。 【構成】 文書を識別ガイドを備えた個別フォルダーに
収納すると共にキャビネットに保管するとき、個別フォ
ルダーの識別表示をフォルダー属性データファイルに書
き込むと共にキャビネットの収納場所表示を収納場所デ
ータファイルに書き込む工程と、個別フォルダーの収納
場所を変更するとき、収納場所データファイルの収納場
所表示を更新する工程と、個別フォルダーをキャビネッ
トから取出し保存箱に収納した状態で書庫に移して保存
するとき、保存場所データファイルから書庫の空き位置
を検索した後、当該保存箱を保存する位置表示を保存場
所データファイルに書き込む工程と、書庫から保存箱を
取出して廃棄するとき、年限データファイルから所定年
月日に廃棄予定の保存箱を検索した後、廃棄する保存箱
の廃棄年月日を年限データファイルに書き込む工程とを
含む構成である。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、官公署等のオフィ
スにおいて発生する各種の文書の保管保存方法におい
て、個別フォルダー毎に保管保存される文書をコンピュ
ータにより集中的かつ一元的に管理する方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、図１（Ａ）に示すように、例えば
官公署のオフィスにおいては、文書作成工程ａにおいて
種々の文書が発生する。このような文書は、ワープロで
作成され印刷された紙文書又はＦＤ等のディスクに記録
された磁気文書や、手書きの文書や、図面その他を含ん
でいる。文書発生後、不要な文書は廃棄されるが、必要
な文書１は保管保存工程ｂに移される。即ち、当該文書
１の内容及び性質等に応じた種別毎に個別フォルダー２
に収納され、キャビネット３に保管される。個別フォル
ダー２には、当該文書１の種別を識別するためのラベル
状のガイド４が貼着され、一般的に官公署においては、
文書種別の大分類を表す第１ガイド４ａと小分類を表す
第２ガイド４ｂのような複数のガイドが使用される。文
書１を収納した個別フォルダー２は、通常、初年度はキ
ャビネット３の上２段のような特定のヒキダシに保管さ
れ、次年度はキャビネット３の下１段のような別の特定
のヒキダシに移動して特例保存される。

【０００３】そして、次々年度以降のように特例保存期
間を経過した文書は、中・長期保存工程ｃに移される。
即ち、キャビネット３から取出した個別フォルダー２を
保存年限毎に保存箱５に収納すると共に、該保存箱５を
書庫６に移して保存される。書庫６における保存場所
は、保存年限毎に書庫の列を識別するレーンにより区分
けされ、レーン内の位置は棚番号により識別されてい
る。

【０００４】保存中の文書の閲覧が必要なときは、当該
文書を含む個別フォルダー２を収納した保存箱５を探し
て書庫６から取出し、当該個別フォルダー２を抜取り閲
覧した後、再び保存箱５に入れて書庫６に戻される。

【０００５】更に、保存年限を経過した文書は、保存箱
５を単位として書庫６から取出し、焼却等により廃棄さ
れる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】官公署のようなオフィ
スにおいては大量の文書が発生するため、前述のような
文書の保管保存方法は、極めて入念かつ慎重に行わなけ
れば、文書を紛失する危険がある。

【０００７】そこで、従来は、個別フォルダー２と保存
箱５に応じた管理台帳を作成し、初年度の保管から、次
年度の特例保存と、次々年度以降の中・長期保存を経
て、廃棄されるまで、各個別フォルダー２の移動状況を
手作業により記帳しているのが現状である。

【０００８】然しながら、大量の文書の保存保管状況を
紙台帳により管理することは、極めて煩雑であり専用の
職員を必要とするばかりか、特に、このような文書管理
を多数の部課を有する組織において集中的一元的に行う
ことは極めて困難である。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明は、官公署等のオ
フィスにおいて発生する各種の文書を保管保存するに際
し、文書の発生から、初年度の保管及び次年度の特例保
存のみならず、次々年度以降の中・長期保存を経て廃棄
されるまで、文書を個別フォルダー毎にコンピュータに
より集中的かつ一元的に管理できるようにした方法を提
供するものである。

【００１０】そこで、本発明が手段として構成したとこ
ろは、作成された文書を識別ガイドを備えた個別フォル
ダーに収納すると共に、所定期間を経過する前の個別フ
ォルダーをキャビネットに保管する一方、所定期間を経
過した個別フォルダーをキャビネットから取出し保存年
限毎に保存箱に収納した状態で書庫に移して保存し、更
に、保存年限が経過した後は書庫から保存箱を取出して
廃棄する文書の保管保存方法において、コンピュータに
より、各個別フォルダーに対応して該個別フォルダーの
識別表示を作成し読書自在に格納するフォルダー属性デ
ータファイルと、個別フォルダーを保管するキャビネッ
トの収納場所表示を作成し読書自在に格納する収納場所
データファイルと、個別フォルダーを収納した保存箱を
保存する書庫の保存位置表示を作成し読書自在に格納す
る保存場所データファイルと、各個別フォルダーと各保
存箱に対応して保存年限を含む年限表示を作成し読書自
在に格納する年限データファイルとが備えられ、各デー
タファイルの相互においてリレーショナルデータベース
を構成しており、文書を作成したとき、該文書を収納す
べき個別フォルダーの識別表示をフォルダー属性データ
ファイルに書き込むと共に、当該個別フォルダーを保管
すべきキャビネットの収納場所表示を収納場所データフ
ァイルに書き込むファイルリスト作成工程と、個別フォ
ルダーの収納場所を変更するとき、収納場所データファ
イルに書き込まれた当該個別フォルダーの収納場所表示
を更新するファイル棚卸工程と、所定期間を経過した個
別フォルダーをキャビネットから取出し保存年限毎に保
存箱に収納した状態で書庫に移して保存するとき、保存
場所データファイルから書庫の空き位置を検索した後、
当該保存箱の保存位置表示として当該空き位置を保存場
所データファイルに書き込む入庫登録工程と、保存後の
個別フォルダーを含む保存箱を廃棄するとき、年限デー
タファイルから所定年月日に廃棄予定の保存箱を検索し
た後、廃棄実施すべき保存箱の廃棄年月日を年限データ
ファイルに書き込む廃棄予定／実施工程と、を備えて成
る点にある。

【００１１】本発明の好ましい実施形態において、年限
データファイルから所定年月日に廃棄予定の個別フォル
ダーを検索した後、所定の個別フォルダーの保存年限を
保存延長年限により更新する保存年限延長工程が構成さ
れる。

【００１２】また、ファイルリスト作成工程において個
別フォルダーの登録年月日をフォルダー属性データファ
イルに書き込んでおき、登録年度別に個別フォルダーの
リスト表示を行うファイルリスト一覧工程が構成され
る。

【００１３】また、廃棄年月度別に廃棄された個別フォ
ルダーのリスト表示を行う廃棄リスト工程が構成され
る。

【００１４】また、前記リレーショナルデータベースに
個別フォルダーの貸出年月日と返却年月日を含む貸出／
返却表示を作成し読書自在に格納する貸出／返却データ
ファイルが備えられており、個別フォルダーを書庫から
貸出すとき、貸出年月日を貸出／返却データファイルに
書き込み、貸出後の個別フォルダーを書庫に返却すると
き、返却年月日を貸出／返却データファイルに書き込む
貸出／返却工程が構成される。

【００１５】また、書庫の保存場所がレーンにより区分
けされ、保存場所データファイルに書き込まれた保存箱
の保存位置表示にレーン表示を含んでおり、レーンを指
定することにより当該レーン中に保存された保存箱の一
覧リストを表示すると共に、該リスト中の保存箱を指定
することにより当該保存箱に収納された個別フォルダー
の一覧リストを表示し空き予定位置を検出する空き位置
検索工程が構成される。

【００１６】また、書庫の同一レーン上で保存箱の保存
場所が棚番号により区分けされ、保存場所データファイ
ルに書き込まれた保存箱の保存位置表示に棚番号を含ん
でおり、所定の保存箱を同一レーン上で移動するとき、
保存場所データファイルにおける当該保存箱の棚番号を
更新する整理番号管理画面工程が構成される。

【００１７】更に、クライアント／サーバー・システム
によるネットワークが構成されると共に、サーバーがデ
ータベースサーバーとウェブサーバーの両者を備えてお
り、クライアントから前記各工程が実施される。

【００１８】更に、個別フォルダーの識別表示をフォル
ダー属性データファイルに書き込んだ後、該識別表示を
ラベル印刷し、印刷されたラベルを識別ガイドとして個
別フォルダーに貼着される。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下図面に基づいて本発明の好ま
しい実施形態を詳述する。

【００２０】（システム全体の構成）官公署等のオフィ
スにおいて、発生した文書１は、識別用のガイド４を貼
着された個別フォルダー２に収納され、キャビネット３
により初年度の保管と次年度の特例保存を行われ、特例
保存後の次々年度以降等は保存年限毎に保存箱５に入れ
書庫６において中・長期保存を行われ、保存年限が満了
した後に廃棄される。この点は、図１（Ａ）に基づいて
上述した通りであり、本発明は、このような文書を個別
フォルダー毎に集中的かつ一元的に管理するためのコン
ピュータシステムを構築している。尚、個別フォルダー
及び個別文書等に関するデータが第三者により改変され
ることを防止するため、起動時にパスワードの入力を必
要とするように構成している。

【００２１】図１（Ｂ）に示すように、コンピュータシ
ステムは、イントラネットその他のＬＡＮによるクライ
アント／サーバー・システムのネットワークを構成し、
サーバーは、本発明の文書管理データを読書自在に格納
するデータファイルを備えたデーターベースサーバー７
と、本発明の後述するような各工程を実施可能とするア
プリケーションソフトをインストールしたウェブサーバ
ー８とから成る。クライアント９は、官公署等の組織に
おける各部課に設置され、ウェブサーバー９のアプリケ
ーションソフトを読出してダウンロードするためのブラ
ウザをインストールしており、データーベースサーバー
７のデータを作成・読出・更新することができる。従っ
て、ブラウザさえインストールしておけば個別にアプリ
ケーションソフトをインストールしていなくてもクライ
アント９を自由に増設することができる。

【００２２】（データベースの構成）データベースサー
バー７のデータファイルは、フォルダー属性データファ
イル１０、収納場所データファイル１１、保存場所デー
タファイル１２、年限データファイル１３、貸出／返却
データファイル１４、その他、後述する各工程を実施す
るために必要なデータを格納する種々のデータファイル
から成り、各データファイルのデータを相互に関連付け
るリレーショナルデータベース１５を構成している。

【００２３】フォルダー属性データファイル１０は、文
書１を収納した各個別フォルダー２に対応して該個別フ
ォルダーの識別表示に関するデータを読書自在に格納す
る。識別表示は、個別フォルダー２を特定するものであ
り、図例の場合、上述したような第１ガイド及び第２ガ
イドの他、個別フォルダー名、ガイドのカラー、文書の
開示条件（開示許容の有無）、その他のデータが含まれ
る。

【００２４】収納場所データファイル１１は、文書の所
定期間を経過する前（図例の場合は初年度と次年度）の
個別フォルダー２を収納（保管及び特例保存）するキャ
ビネット３の収納場所表示に関するデータを読書自在に
格納する。収納場所表示には、キャビネット番号、ヒキ
ダシ番号、その他のデータが含まれる。

【００２５】保存場所データファイル１２は、保存起算
から１年を経過した後（図例の場合は次々年度以降）の
個別フォルダー２を保存年限毎に収納した保存箱５を保
存する書庫６の保存位置表示に関するデータを読書自在
に格納する。保存位置表示には、書庫６のレーン表示、
棚番号、縦位置番号、横位置番号、その他のデータが含
まれる。

【００２６】年限データファイル１３は、各個別フォル
ダー２と各保存箱５に対応して保存年限を含む年限表示
に関するデータを読書自在に格納する。年限表示には、
文書１の作成した登録年月日、保存年限及び保存期間の
延長年限、保存起算年月日、廃棄予定年月日、廃棄実施
年月日、その他のデータが含まれる。

【００２７】貸出／返却データファイル１４は、書庫６
に保存された文書が個別フォルダー毎（又は保存箱毎）
に取出されて閲覧されたときの貸出／返却表示に関する
データを読書自在に格納する。貸出／返却表示には、貸
出年月日、返却年月日、その他のデータが含まれる。

【００２８】（アプリケーションソフト）ウェブサーバ
ー８にインストールされたアプリケーションソフトは、
本発明を実施するための各工程に応じたタスクを可能と
し、各クライアント９のディスプレイに図２に示すよう
なメニュー画面として表される。

【００２９】先ず、アプリケーションソフトを立ち上げ
ると図例のような起動画面１６が表示される。多数のク
ライアント９は、文書が発生する各部課における文書使
用者側により使用されるクライアント９と、書庫におい
て保存箱（個別フォルダー）を保存する管理者側により
使用されるクライアント９に大別される。そこで、起動
画面１６は、これに対応して、文書使用者側から使用す
る「部課名」のリストを表示した項目と、管理者側から
使用する「ファイル管理者」の項目を表示し、その選択
を求める。文書使用者側においては所望の「部課名」を
選択し「確定ボタン」をコマンドすると次にメインメニ
ュー（Ａ）１７に移る。管理者側においては「ファイル
管理者」を選択し「確定ボタン」をコマンドすると次に
メインメニュー（Ｂ）１８に移る。

【００３０】メインメニュー（Ａ）１７からは「オフィ
ス内管理」と「検索」に移行することが可能であり、メ
インメニュー（Ｂ）１８からは「保存書庫管理」と「検
索」に移行することが可能である。

【００３１】（オフィス内管理メニュー）主として文書
使用者側からは、メインメニュー（Ａ）１７の「オフィ
ス内管理」を選択しクリック等によりコマンドすると、
「オフィス内管理メニュー」１９に移り、「収納場所マ
スター」Ａ−１、「ファイルリスト」Ａ−２、「ファイ
ル棚卸（移換え）」Ａ−３、「書庫置換（引継ぎ）」Ａ
−４、「保存年限延長」Ａ−５、「ファイルリスト一
覧」Ａ−６、「廃棄リスト」Ａ−７が表示され、選択を
求める。「収納場所マスター」Ａ−１は図３に示す収納
場所作成工程の実施を可能とする。「ファイルリスト」
Ａ−２は図４に示すファイルリスト作成工程の実施を可
能とする。「ファイル棚卸（移換え）」Ａ−３は図５に
示すファイル棚卸工程の実施を可能とする。「書庫置換
（引継ぎ）」Ａ−４は図６に示す引継工程の実施を可能
とする。「保存年限延長」Ａ−５は図７に示す保存年限
延長工程の実施を可能とする。「ファイルリスト一覧」
Ａ−６は図８に示すファイルリスト一覧工程の実施を可
能とする。「廃棄リスト」Ａ−７は図９に示す廃棄リス
ト工程の実施を可能とする。

【００３２】（保存書庫管理）主として管理者側から
は、メインメニュー（Ｂ）１８の「保存書庫管理」を選
択しクリック等によりコマンドすると、「保存書庫管理
メニュー」２０に移り、「入庫登録」Ｂ−１、「貸出／
返却」Ｂ−２、「書庫収納状況」Ｂ−３、「廃棄予定／
実施」Ｂ−４、「空き位置検索」Ｂ−５、「保存年限延
長申請確認」Ｂ−６、「整理番号管理画面」Ｂ−７が表
示され、選択を求める。「入庫登録」Ｂ−１は図１０に
示す入庫登録工程の実施を可能とする。「貸出／返却」
Ｂ−２は図１１及び図１２に示す貸出／返却工程の実施
を可能とする。「書庫収納状況」Ｂ−３は図１３の左欄
に示す書庫確認工程の実施を可能とする。「廃棄予定／
実施」Ｂ−４は図１３の右欄に示す廃棄予定／実施工程
の実施を可能とする。「空き位置検索」Ｂ−５は図１４
に示す空き位置検索工程の実施を可能とする。「保存年
限延長申請確認」Ｂ−６は図１５の左欄に示す保存年限
延長申請確認工程の実施を可能とする。「整理番号管理
画面」Ｂ−７は図１５の右欄に示す整理番号管理工程の
実施を可能とする。

【００３３】（検索）図２に示すメインメニュー（Ａ）
及びメインメニュー（Ｂ）の「検索」を選択しクリック
等によりコマンドすると、「検索」２１に移り、図１６
に示す検索工程の実施を可能とする。この検索工程は、
文書使用者側と管理者側の何れにおいても便利に使用で
きる。

【００３４】（収納場所作成工程・図３）本発明の管理
方法を実施するに際し、先ず、個別フォルダー２の初年
度保管及び次年度特例保存を行うためのキャビネット３
に関する番地付けが行われる。

【００３５】番地付けを登録する場合は、メインメニュ
ー（Ａ）１７から開いたオフィス内管理メニュー１９の
「収納場所マスター」Ａ−１をクリック等によりコマン
ドすると、図３に示す「収納場所マスター」画面２２ａ
が表示される。図例の場合、Ｎｏ１〜３までキャビネッ
ト番号及びヒキダシ番号が先に入力されている。そこ
で、「登録」、「更新」、「削除」のうち、「登録」ボ
タンをコマンドすると、キャビネット番号及びヒキダシ
番号を空欄とした「収納場所マスター登録」画面２２ｂ
が表示されるので、キャビネットＮｏ、ヒキダシＮｏ、
備考の欄に必要な情報を入力した後（図例の場合、それ
ぞれ「００２」、「２−１」、「登録テスト」と入
力）、「登録」ボタンをコマンドすると、当初と同様の
「収納場所マスター」画面２２ｃに戻るが、そこには先
に入力済のＮｏ１〜３の次に新たに入力したキャビネッ
トの番地がＮｏ４として表され、登録が完了したことを
確認できる。

【００３６】登録された番地付けを更新する場合は、オ
フィス内管理メニュー１９の「収納場所マスター」Ａ−
１をコマンドすることにより、前述と同様に「収納場所
マスター」画面２２ｄを表示する。図例の場合、前述の
登録と一連に作業を行っているため、「登録テスト」を
表示した画面が表れる。そこで、更新を希望するＮｏを
指定（図例の場合はＮｏ４にチェックマークを入力）し
た後、「登録」、「更新」、「削除」のうち「更新」ボ
タンをコマンドすると、「収納場所マスター更新」画面
２２ｅが表示されるので、番地付けを更新し（図例の場
合、キャビネットＮｏを「００２」から「００１−１」
に変更する）、「更新」ボタンをコマンドすると、当初
と同様の「収納場所マスター」画面２２ｆに戻るが、Ｎ
ｏ４の情報が変更されているので、更新が完了したこと
を確認できる。

【００３７】番地付けの登録を削除する場合は、オフィ
ス内管理メニュー１９の「収納場所マスター」Ａ−１を
コマンドすることにより、前述と同様に「収納場所マス
ター」画面２２ｇを表示する。図例の場合、一連作業の
ため、前述のように更新した「登録テスト」を表示した
画面が表れる。そこで、削除を希望するＮｏを指定（図
例の場合はＮｏ４にチェックマークを入力）した後、
「登録」、「更新」、「削除」のうち「削除」ボタンを
コマンドすると、「収納場所マスター削除」画面２２ｈ
が表示されるので、「削除」ボタンをコマンドすると、
当初と同様の「収納場所マスター」画面２２ｉに戻る
が、Ｎｏ４が表示されないので、削除が完了したことを
確認できる。但し、当該収納場所の配下に第１ガイド、
個別フォルダー、その他のデータが登録されている場合
は削除できず、配下のデータを移動又は削除した後に収
納場所の削除を行うことができる。また、このような、
当該データの配下にデータがあると削除できないという
機能を、部、課、第１ガイド、第２ガイド、個別フォル
ダー、それぞれが同じように有している。

【００３８】このような番地付けの登録、更新、削除に
関するデータは、クライアント９からウェブサーバー８
により作成し、収納場所表示データとしてデーターベー
ス１５の収納場所データファイル１１に格納される。

【００３９】（ファイルリスト作成工程・図４）各部課
において文書が発生し、個別フォルダーが作成される場
合、同時にファイルリストが作成される。

【００４０】ファイルリスト作成のためには、メインメ
ニュー（Ａ）１７から開いたオフィス内管理メニュー１
９の「ファイルリスト」Ａ−２をコマンドすると、図４
に示す「ファイルリスト」画面２３ａが表示される。図
例の場合、総務部総務課の平成１２年１０月１０日現在
のファイルリストが表示されており、既に登録された多
数の個別ファイルがリスト表示されている。

【００４１】個別フォルダーを新しく登録する場合は、
事前に、第１ガイドの新規登録、第２ガイドの新規登録
を行い、個別フォルダー名と収納場所（キャビネットの
番地）を登録する。そこで、「ファイルリスト」画面２
３ａの「第１ガイド」ボタンをコマンドすると「第１ガ
イド登録」画面２３ｂが表示されるので、「第１ガイド
名」と「色」と「順序の指定」の欄に所定の情報を入力
及び選択（図例ではそれぞれ「第１テスト」、「緑」、
「末尾」を入力及び選択）した後、「登録」ボタンをコ
マンドすると、これらの欄に入力及び選択後の情報が表
示される。尚、作業は必要回数繰り返して行うことがで
き、終了（例えば「前の画面に戻る」の欄）をコマンド
すると、元の「ファイルリスト」画面２３ａに戻る。

【００４２】次いで、「ファイルリスト」画面２３ａの
「第２ガイド」ボタンをコマンドすると「第２ガイド登
録」画面２３ｃが表示されるので、「第１ガイド名」に
先に入力した第１ガイドに対応する情報（図例の場合
「第１テスト」）を選択すると共に、「第２ガイド」、
「色」、「順序の指定」の欄に所定の情報を入力及び選
択（図例ではそれぞれ「第２テスト」、「指定なし」、
「末尾」を入力及び選択）した後、「登録」ボタンをコ
マンドすると、これらの欄に入力及び選択後の情報が表
示される。尚、作業は必要回数繰り返して行うことがで
き、終了（例えば「前の画面に戻る」の欄）をコマンド
すると、元の「ファイルリスト」画面２３ａに戻る。

【００４３】引き続いて、「ファイルリスト」画面２３
ａの「個別フォルダー」ボタンをコマンドすると「個別
フォルダー登録」画面２３ｄが表示されるので、先に入
力した第１ガイド及び第２ガイドに対応する情報（図例
の場合それぞれ「第１テスト」及び「第２テスト」）を
選択し、「個別フォルダー（名）」、「別置」、「ヒキ
ダシ」、「形状」、「備考」、「順序の指定」の欄に所
定の情報を入力及び選択（図例では個別フォルダー
（名）の欄に「個別フォルダーテキスト」、ヒキダシの
欄に「００１−１−３」、形状の欄に「Ｂ６バインダ
ー」、順序の指定の欄に「末尾」を入力及び選択）した
後、「登録」ボタンをコマンドすると、これらの欄に入
力及び選択後の情報が表示される。尚、作業は必要回数
繰り返して行うことができ、終了（例えば「前の画面に
戻る」の欄）をコマンドすると、元の画面に戻るが、そ
こに表示される「ファイルリスト」画面２３ｅには、前
述のようにしてリストの末尾に新規登録した個別フォル
ダーがＮｏ１４として加えられている。

【００４４】ところで、「ファイルリスト」画面２３ｅ
に表示されたリストのうち所望の個別フォルダー（図例
では新規登録したＮｏ１４）に対応する「文書」ボタン
をコマンドすると、「文書登録」画面２３ｆが表示され
る。そこで、「文書（名）」、「非公開」、「マス
ク」、「登録年月日」、「備考」の欄に所定の情報を入
力及び選択（図例の場合は文書（名）の欄に「文書登録
テスト」、登録年月日の欄に「平成１２年１０月１０
日」を入力）した後、「登録」ボタンをコマンドする
と、「文書リスト」画面２３ｇが表示され、個別文書の
情報がリスト表示される。作業は必要回数繰り返して行
うことができ、終了（例えば「前の画面に戻る」の欄）
をコマンドすると、元の画面２３ｅに戻る。

【００４５】前述の図例の場合、新規登録された個別フ
ォルダー（個別フォルダーテスト）に関する第１ガイ
ド、第２ガイド、個別フォルダー（名）、カラー等のフ
ォルダー属性データは、フォルダー属性データファイル
１０に格納され、キャビネットＮｏ、ヒキダシＮｏ等の
収納場所表示データは、収納場所データファイル１１に
格納されるが、「ファイルリスト」画面２３ｅにはこれ
らのデータがリストに一覧可能に表示される。尚、プリ
ンタ９ａによりラベルシール等にガイド（第１ガイド、
第２ガイド）を印刷することが可能であり、個別フォル
ダー２に貼着する第１ガイド４ａ及び第２ガイド４ｂを
簡単に作成することができる。

【００４６】また図例の場合、新規登録された個別フォ
ルダーには、１個の文書（文書登録テスト）だけが含ま
れており、当該文書に関する文書名等の文書属性データ
はフォルダー属性データファイル１０に格納され、登録
年月日等の時間的データは年限データファイル１３に格
納されるが、「文書リスト」画面２３ｇにはこれらのデ
ータがリストに一覧可能に表示される。

【００４７】（ファイル棚卸工程・図５）個別フォルダ
ー２のキャビネット３における収納場所を変更したり保
存年限を付加する場合は、ファイル棚卸工程を実施す
る。

【００４８】メインメニュー（Ａ）１７から開いたオフ
ィス内管理メニュー１９の「ファイル棚卸（移換え）」
Ａ−３をコマンドすると、図５に示す「ファイル棚卸
（移換え）」画面２４ａが表示される。図例の場合、登
録日に対応する保存年限満了を起算するための起算年月
日を平成１２年１０月１０日とした個別フォルダーのリ
ストが表示されている。

【００４９】図例ではリストＮｏ１の個別フォルダーに
関する棚卸を示しており、その「個別フォルダー名」を
クリック等によりコマンドすると、登録画面２４ｂが表
示される。そこで、「保存年限」及び「移換場所」の欄
に棚卸（更新）のための情報を入力（図例の場合それぞ
れ「長期」及び「００１−１−１」を選択）した後、
「登録」ボタンをコマンドすると、元の「ファイル棚卸
（移換え）」画面２４ｃに戻り、更新後の情報が表示さ
れる。同時に別の個別フォルダーについても棚卸を行う
場合は、同様の作業を必要回数繰り返して行う。

【００５０】その後、更新情報を表示した「ファイル棚
卸（移換え）」画面２４ｃにパスワードを入力して「登
録」ボタンをコマンドすると、「ファイル棚卸（移換
え）確認」画面２４ｄが表示されるので、再びパスワー
ドを入力して「はい」ボタンをコマンドすると、ファイ
ル棚卸工程を完了する。尚、「いいえ」ボタンをコマン
ドすると、ファイル棚卸工程を完了せず再び「ファイル
棚卸（移換え）」画面が表示される。

【００５１】このようなファイル棚卸工程により、収納
場所表示情報（キャビネットＮｏ及びヒキダシＮｏ）
と、年限データファイルにおける保存年限情報が、それ
ぞれ更新され、更新されたデータは収納場所データファ
イル１１及び年限データファイル１３に格納される。

【００５２】（引継工程・図６）後述するように、個別
ファイル２をキャビネット３から取出し保存箱５に収納
して書庫６に移管する場合は、管理者側において入庫登
録を実施されるが、その際の便宜のために、文書使用者
側において予め引継工程を実施する。

【００５３】メインメニュー（Ａ）１７から開いたオフ
ィス内管理メニュー１９の「書庫置換（引継ぎ）」Ａ−
４をコマンドすると、図６に示す「書庫置換（引継
ぎ）」画面２５ａが表示され、文書の起算年月日に基づ
く年度毎のリストが表示される。そこで、所望の起算年
月日と年度のリストをチェックマーク等により選択し
「開く」ボタンをコマンドすると、そのリストに含まれ
る個別フォルダーのリストを表示した画面２５ｂが表示
される。

【００５４】そこで、図示の画面２５ｃのように、「引
継Ｎｏ」と「廃棄年月日」に所望の情報を入力（図例で
はそれぞれ「９０」と「平成１３年１１月１日」を入
力）した後、「登録」ボタンをコマンドすると、処理が
実行される。

【００５５】引継Ｎｏの情報データは保存場所データフ
ァイル１２に格納され、廃棄年月日の情報データは年限
データファイル１３に格納される。これらの情報データ
は、後述する廃棄リスト工程、入庫登録工程に反映され
る。

【００５６】（保存年限延長工程・図７）文書使用者側
において書庫に保存中の個別フォルダーの保存年限の延
長を希望する場合は、図７に示すような保存年限延長工
程を実施する。

【００５７】メインメニュー（Ａ）１７から開いたオフ
ィス内管理メニュー１９の「保存年限延長」Ａ−５をコ
マンドすると、図７に示す「保存年限延長」画面２６ａ
が表示されるので、保存年限の満了日、即ち、廃棄予定
年月日を入力（図例では平成１２年１０月１０日を入
力）し、「検索」ボタンをコマンドすると、書庫に保存
中の個別フォルダーのうち該当する廃棄予定年月日の個
別フォルダーが検索され、次の「保存年限延長」画面２
６ｂにリスト表示される。リスト表示された各個別フォ
ルダーには、対応する個別フォルダー名と、整理番号
（保存箱の書庫における保存場所）と、保存年限と、起
算年月日と、廃棄予定年月日が表示される。即ち、デー
タベース１５のデータ検索によりリストが作成され表示
される。

【００５８】そこで、保存年限延長を希望する個別フォ
ルダー（図例ではＮｏ１２の個別フォルダー）をチェッ
クマーク等により選択した後、「保存延長」ボタンをコ
マンドすることにより、「保存延長」画面２６ｃが表示
されるので、所定の延長年限（図例では１０年）を選択
し、「保存延長」ボタンをコマンドすると、元の「保存
年限延長」画面２６ｄに戻る。図例の場合、Ｎｏ１２の
個別フォルダーは、保存年限延長されたことにより廃棄
予定年月日が平成１２年４月３日ではなくなるので、戻
された「保存年限延長」画面２６ｄのリストからは削除
されている。

【００５９】このような保存延長年限の情報データは、
年限データファイル１３に格納され、このような延長申
請があると、管理者側において、後述する保存年限延長
申請確認工程が実施される。

【００６０】（ファイルリスト一覧工程・図８）各部課
のクライアント９から必要に応じて、随時、所定年度の
ファイルリスト（個別フォルダーの保管保存状況等）を
一覧することができる。

【００６１】メインメニュー（Ａ）１７から開いたオフ
ィス内管理メニュー１９の「ファイルリスト一覧」Ａ−
６をコマンドすると、図８に示す「ファイルリスト一
覧」画面２７ａが表示される。そこで、参照したい部課
名を入力（図例では総務部総務課を入力）すると共に、
参照したい年度を入力（図例では現年度をチェックマー
クにより選択）した後、「参照」ボタンをコマンドする
と、該当する個別フォルダーに関するフォルダー属性情
報と保管保存場所情報等を一覧可能なようにリスト表示
した画面２７ｂが表れる。尚、リスト中の各個別フォル
ダーに対応する「文書」ボタンをコマンドすると、その
個別フォルダーに含まれる文書を一覧可能とするリスト
（図４に示した「文書リスト」画面２３ｇと同様の画
面）が表示される。

【００６２】このような一覧可能なリストは、データベ
ース１５のデータ検索により作成され表示される。

【００６３】（廃棄リスト工程・図９）書庫に保存され
た個別フォルダーは保存年限を経過すると保存箱毎に焼
却等により廃棄されるが、各部課のクライアント９から
必要に応じて、随時、廃棄された後の個別フォルダーに
関する情報を一覧することができる。

【００６４】メインメニュー（Ａ）１７から開いたオフ
ィス内管理メニュー１９の「廃棄リスト」Ａ−７をコマ
ンドすると、図９に示す「廃棄リスト」画面２８ａが表
示される。そこで、廃棄実施された年月度を入力（図例
では平成１２年９月を入力）した後、「検索」ボタンを
コマンドすると、該当する年月度に廃棄された個別フォ
ルダーを一覧可能なようにリスト表示した画面２８ｂが
表れる。尚、リスト中の各個別フォルダーに対応する
「文書」ボタンをコマンドすると、その個別フォルダー
に含まれる文書の情報を一覧可能とするリスト（図４に
示した「文書リスト」画面２３ｇと同様の画面）が表示
される。

【００６５】このような廃棄リストは、データベース１
５のデータ検索により作成され表示される。

【００６６】（入庫登録工程・図１０）所定の保管及び
特例保存（図例では初年度及び次年度）を経過した個別
フォルダー２は、保存年限毎に保存箱５に収納され、書
庫６に移管することにより中・長期的に保存されるが、
この移管の際に、管理者側において、図１０に示すよう
な入庫登録工程を実施する。

【００６７】メインメニュー（Ｂ）１８から開いた保存
書庫管理メニュー２０の「入庫登録」Ｂ−１をコマンド
すると、図１０に示す「入庫登録」画面２９ａが表示さ
れ、年度別欄と部課名欄がリスト表示されるので、部課
名（図例では平成１２年度総務部総務課）を選択しコマ
ンドすると、「保存文書引継番号表」画面２９ｂが表
れ、当該年度に当該部課においてキャビネットから書庫
に移管すべき個別フォルダーの個数と保存年限が引継Ｎ
ｏ毎に表示される（引継Ｎｏは図６に基づいて説明した
引継工程で付与されたものである）。

【００６８】「保存文書引継番号表」画面２９ｂの「空
き位置検索を開く」ボタンをコマンドすると、「空き位
置検索」画面２９ｃが表示されるので、保存期間（図例
では５年保存）を選択し「確定」ボタンをコマンドした
後、所望の時点で空きとなる書庫の棚を検索する。図例
の場合、空き時点として平成１２年１０月１１日を入力
し、棚位置として第一列目を選択した後、「検索」ボタ
ンをコマンドすると、「空き位置一覧」画面２９ｄが表
示され、棚番号毎に「空き」と「使用中」と「空き予
定」の何れであるかを色等で識別した棚リストが表示さ
れる。この際、各棚リストに該当する「開く」ボタンを
コマンドすると、その棚番号に保存されている個別フォ
ルダーのリスト（図８に示した「ファイルリスト一覧」
画面２７ｂと同様の画面）が表示される。

【００６９】図例の場合、棚番号５１−１４Ｒが「空
き」であると確認されるので、「保存文書引継番号表」
画面２９ｅに戻り、引継Ｎｏの「（保存箱）整理番号」
にこの棚番号を入力した後、「登録」ボタンをコマンド
すれば、処理が実行される。尚、その後、再び「空き位
置一覧」画面２９ｆを更新して表示すると、入力した棚
番号５１−１４Ｒが「使用中」になったことを確認でき
る。

【００７０】このような入庫登録工程とほぼ同時に、移
管すべき個別フォルダーを収納した保存箱を実際に書庫
の当該棚位置（図例の場合は棚番号５１−１４Ｒの位
置）に移管して保存する。尚、入庫登録された保存場所
情報に関するデータは保存場所データファイル１２に格
納される。

【００７１】（貸出／返却工程・図１１及び図１２）書
庫に保存中の保存箱に収納された個別フォルダーを閲覧
する必要が生じたとき、管理者側においては、図１１に
示すような貸出／返却工程を実施する。

【００７２】（貸出登録）個別フォルダーの貸出時に貸
出登録を実施する。メインメニュー（Ｂ）１８から開い
た保存書庫管理メニュー２０の「貸出／返却」Ｂ−２を
コマンドすると、図１１に示す「貸出／返却リスト」画
面３０ａが表示される。図例の場合、貸出履歴が存在し
ていないので、「登録されている貸出リストはありませ
ん」のメッセージが表示されている。

【００７３】「貸出／返却リスト」画面３０ａの「登
録」ボタンをコマンドすると、「貸出登録」画面３０ｂ
が表示される。そこで、必要なデータを入力（図例の場
合、「部」の欄に総務部、「課」の欄に庶務課、「個別
フォルダー」の欄に規則（５８〜１０１号）、「整理番
号」の欄に５１−１４Ｒ、「貸出年月日」の欄に平成１
２年１０月１１日を入力）した後、「登録」ボタンをコ
マンドすると、画面３０ｃのように、貸出履歴のある個
別フォルダーの件数と、該個別フォルダーのリストが表
示される。

【００７４】これにより貸出に必要なデータの登録が完
了するので、書庫に保存中の保存箱から当該個別フォル
ダーを取出し貸出を許可する。尚、このような貸出年月
日及び返却年月日に関する情報のデータは貸出／返却デ
ータファイル１４に格納される。

【００７５】（返却登録）貸出された個別フォルダーが
返却されたとき、管理者側において、返却登録を実施す
る。前述のように保存書庫管理メニュー２０の「貸出／
返却」Ｂ−２をコマンドすると、「貸出／返却リスト」
画面が表示されるが、前述のように貸出履歴のある個別
フォルダーが存在すると、画面３０ｄのように、個別フ
ォルダーの件数と、該個別フォルダーのリストが表示さ
れる。そこで、返却される個別フォルダーをチェックマ
ーク等により選択し「返却」ボタンをコマンドすると、
「返却年月日登録」画面３０ｅが表示されるので、実際
に返却された返却年月日（図例では平成１２年１０月１
１日）を入力し、「登録」ボタンをコマンドする。これ
により返却登録が完了し、元のような「貸出／返却リス
ト」画面３０ｆに戻り、実際に返却された年月日が表示
される。尚、この返却年月日に関する情報のデータは貸
出／返却データファイル１４に格納される。

【００７６】（登録削除）ところで、このような貸出／
返却に関するデータは、貸出／返却データファイル１４
に格納され記録されるが、必要に応じて削除することも
できる。即ち、図１２に示すように、保存書庫管理メニ
ュー２０の「貸出／返却」Ｂ−２をコマンドすると、図
例の場合、前記した貸出／返却の履歴を有する個別フォ
ルダーが１件存在するため、「貸出／返却リスト」画面
３０ｇにその履歴が表示される。そこで、これを削除す
る場合は、チェックマーク等により当該個別フォルダー
を選択し、「削除」ボタンをコマンドすると、確認のた
めの「貸出／返却リスト削除」画面３０ｅが表示される
ので、「削除」ボタンをコマンドすれば、当該個別フォ
ルダーに関する応する貸出／返却データが貸出／返却デ
ータファイル１４から消去される。尚、削除後に表示さ
れる「貸出／返却リスト」画面３０ｆに前記履歴は表さ
れない。

【００７７】（書庫確認工程・図１３の左欄）保存箱を
保存した書庫の使用状況を確認する必要があるときは、
書庫確認工程を実施する。

【００７８】メインメニュー（Ｂ）１８から開いた保存
書庫管理メニュー２０の「書庫収納状況」Ｂ−３をコマ
ンドすると、図１３の左欄に示す「書庫収納状況」画面
３１が表示される。図例の場合、書庫の総棚数と、その
時点での使用中棚数及び空き棚数が、保存場所データフ
ァイル１２のデータから演算され表示される。また、書
庫のレーンに対応して、各レーンの総棚数と、その時点
での使用中棚数及び空き棚数が、保存場所データファイ
ル１２のデータから演算され表示される。

【００７９】（廃棄予定／実施工程・図１３の右欄）書
庫に保存した個別フォルダー（保存箱）が所定の保存年
限を経過したため、書庫から取出して廃棄するに際して
は、図１３の右欄に示すような廃棄予定／実施工程を実
施する。

【００８０】メインメニュー（Ｂ）１８から開いた保存
書庫管理メニュー２０の「廃棄予定／実施」Ｂ−４をコ
マンドすると、図１３の右欄に示す「廃棄予定／実施」
画面３２ａが表示されるので、廃棄予定となる年月日を
入力（図例では平成１２年１０月１１日を入力）し、
「検索」ボタンをコマンドすると、該当する年月日に廃
棄予定とされた個別フォルダー（保存箱）を整理番号毎
に表示した画面３２ｂが表れる。即ち、これらの整理番
号のリストは、年限データファイル１３のデータ検索に
より作成される。この際、所望の整理番号をクリック等
により選択しコマンドすると、そこに保存された個別フ
ォルダーのリストが表示される。

【００８１】そこで、廃棄を希望する整理番号（図例で
は３１−１１Ｌ）に対して廃棄年月日（図例では平成１
２年１０月１１日）を入力し、「廃棄」ボタンをコマン
ドすると、廃棄処理が実行される。図例の場合、整理番
号３１−１１Ｌは廃棄を実行されたので、次の「廃棄予
定／実施」画面３２ｃには表示されない。

【００８２】このようにして廃棄された保存箱に関する
データは、年限データファイル１３に格納されるので、
実際に個別フォルダー（保存箱）が焼却等により廃棄さ
れた後においても、上述のような廃棄リスト工程（図
９）により廃棄の履歴を参照することができる。

【００８３】（空き位置検索工程・図１４）書庫の空き
位置を検索する必要があるときは、空き位置検索工程を
実施することができる。

【００８４】メインメニュー（Ｂ）１８から開いた保存
書庫管理メニュー２０の「空き位置検索」Ｂ−５をコマ
ンドすると、図１４に示す「空き位置検索」画面３３ａ
が表示されるので、検索を希望する保存期間（図例では
３年保存）を選択し「確定」ボタンをコマンドすると、
次の「空き位置検索」画面３３ｂが表示され、所望の時
点で空きとなる書庫の棚を検索可能とする。図例の場
合、空き時点として平成１２年１０月１１日を入力し、
棚位置として第一列目を選択した後、「検索」ボタンを
コマンドすると、「空き位置一覧」画面３３ｃが表示さ
れ、棚番号毎に「空き」と「使用中」と「空き予定」の
何れであるかを色等で識別した棚リストが表示される。
この際、各棚リストに該当する「開く」ボタンをコマン
ドすると、その棚番号に保存されている個別フォルダー
のリストを示す「個別フォルダー一覧」画面３３ｄが表
示される。このようなリストは、保存場所データファイ
ル１２のデータ検索により作成され表示される。

【００８５】（保存年限延長申請確認工程・図１５の左
欄）図７に基づいて説明したように、各部課のクライア
ント９から必要に応じて、個別フォルダーの保存年限延
長を希望する保存年限延長工程が実施される場合があ
る。この場合、保存年限延長を管理者側において承認す
るために保存年限延長申請確認工程が実施される。

【００８６】メインメニュー（Ｂ）１８から開いた保存
書庫管理メニュー２０の「保存年限延長申請確認」Ｂ−
６をコマンドすると、図１５の左欄に示す「保存年限延
長申請課選択」画面３４ａが表示されるので、延長申請
が行われている部課名を選択しコマンドすると、「保存
年限延長」画面３４ｂが表示され、延長を申請された個
別フォルダーのリストが表示される。そこで、書庫の管
理者においてこれを承認する場合は、当該個別フォルダ
ーをチェックマーク等により選択し「保存延長」ボタン
をコマンドすると、延長処理が実行され、元の画面と同
様の画面３４ｃに戻ると、延長承認を実行したことが確
認される。

【００８７】尚、保存年限の延長申請を承認し実行した
ことの情報のデータは、年限データファイル１３に格納
される。

【００８８】（整理番号管理工程・図１５の右欄）前述
のような保存年限の延長等により保存中の個別フォルダ
ー及び保存箱の保存場所を移動する必要が生じると、移
動を実行する管理者側においては、保存中の整理番号を
変更するための整理番号管理工程を実施する。

【００８９】メインメニュー（Ｂ）１８から開いた保存
書庫管理メニュー２０の「整理番号管理画面」Ｂ−７を
コマンドすると、図１５の右欄に示す「整理番号管理」
画面３５ａが表示されるので、移動を要する保存箱（個
別フォルダー）を保存している棚位置（棚の列）を選択
しコマンドすると、当該棚位置に保存中の保存箱（個別
フォルダー）を棚番号によりリスト表示した「整理番号
管理」画面３５ｂが表示される。そこで、移動を必要と
する棚番号（図例では個別フォルダー数１８を含む棚番
号３１−１１Ｒ）の「移動」ボタンをコマンドすると、
棚番号を変更するための入力欄を備えた「整理番号管
理」画面３５ｃが表示されるので、新整理番号として移
動先の棚番号（図例では３１−１１Ｌ）を入力し、「移
動」ボタンをコマンドすると、棚番号の変更が実行され
る。これにより、前段階の画面と同様の「整理番号管
理」画面３５ｄに戻るが、当該保存箱（個別フォルダー
数１８を含む保存箱）の棚番号が更新されたことを確認
できる。

【００９０】尚、このような整理番号（棚番号）の更新
情報のデータは収納場所データファイル１２に格納され
る。

【００９１】（検索工程・図１６）主として文書使用者
側において使用するメインメニュー（Ａ）と、主として
管理者側において使用するメインメニュー（Ｂ）の何れ
からも、個別フォルダー等に関する情報を検索すること
が可能である。

【００９２】メインメニュー（Ａ）（Ｂ）１７、１８の
「検索」をコマンドすると、図１６に示す「検索」画面
３６ａが表示される。そこで、検索条件を入力した後、
「検索」ボタンをコマンドすると、「検索結果」画面３
６ｂが表示されるので、部課名（図例では総務部庶務
課）をクリック等により指定しコマンドすると、「検索
結果」画面３６ｃが表示され、当該年度の当該部課に属
する個別フォルダー等に関する情報がリスト表示され
る。

【００９３】このようなリストは、データベース１５の
データ検索により作成され表示される。

【００９４】

【発明の効果】本発明によれば、官公署等のオフィスに
おいて発生する各種の文書を保管保存するに際し、文書
の発生から、初年度の保管及び次年度の特例保存のみな
らず、次々年度以降の中・長期保存を経て廃棄されるま
で、文書を個別フォルダー毎にコンピュータにより集中
的かつ一元的に管理できるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の概要を示しており、（Ａ）は実際の文
書が発生から保管を経て保存されるまでの経過を示す概
略図、（Ｂ）は本発明の管理方法を実施するためのコン
ピュータシステムの１例を示す概略図である。

【図２】本発明の管理方法を実施するためのコンピュー
タシステムに利用されるアプリケーションソフトのメニ
ューないしタスクを示す説明図である。

【図３】収納場所作成工程の１例を示す作業説明図であ
る。

【図４】ファイルリスト作成工程の１例を示す作業説明
図である。

【図５】ファイル棚卸工程の１例を示す作業説明図であ
る。

【図６】引継工程の１例を示す作業説明図である。

【図７】保存年限延長工程の１例を示す作業説明図であ
る。

【図８】ファイルリスト一覧工程の１例を示す作業説明
図である。

【図９】廃棄リスト工程の１例を示す作業説明図であ
る。

【図１０】入庫登録工程の１例を示す作業説明図であ
る。

【図１１】貸出／返却工程における貸出登録工程及び返
却登録工程の１例を示す作業説明図である。

【図１２】貸出／返却工程における削除工程の１例を示
す作業説明図である。

【図１３】書庫確認工程の１例と廃棄予定／実施工程の
１例を示す作業説明図である。

【図１４】空き位置検索工程の１例を示す作業説明図で
ある。

【図１５】保存年限延長申請確認工程の１例と整理番号
管理工程の１例を示す作業説明図である。

【図１６】検索工程の１例を示す作業説明図である。

【符号の説明】

１ 文書 ２ 個別フォルダー ３ キャビネット ４ ガイド ５ 保存箱 ６ 書庫 ７ データベースサーバー ８ ウェブサーバー ９ クライアント １０ フォルダー属性データファイル １１ 収納場所データファイル １２ 保存場所データファイル １３ 年限データファイル １４ 貸出／返却データファイル １５ リレーショナルデータベース

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 作成された文書を識別ガイドを備えた個
   別フォルダーに収納すると共に、書庫に移して保存する
   前の個別フォルダーをキャビネットに保管する一方、保
   存起算から１年を経過した個別フォルダーをキャビネッ
   トから取出し保存年限毎に保存箱に収納した状態で書庫
   に移して保存し、更に、保存年限が満了した後は書庫か
   ら保存箱を取出して廃棄する文書の保管保存方法におい
   て、 コンピュータにより、各個別フォルダーに対応して該個
   別フォルダーの識別表示を作成し読書自在に格納するフ
   ォルダー属性データファイルと、個別フォルダーを保管
   するキャビネットの収納場所表示を作成し読書自在に格
   納する収納場所データファイルと、個別フォルダーを収
   納した保存箱を保存する書庫の保存位置表示を作成し読
   書自在に格納する保存場所データファイルと、各個別フ
   ォルダーと各保存箱に対応して保存年限を含む年限表示
   を作成し読書自在に格納する年限データファイルとが備
   えられ、各データファイルの相互においてリレーショナ
   ルデータベースを構成しており、 文書を作成したとき、該文書を収納すべき個別フォルダ
   ーの識別表示をフォルダー属性データファイルに書き込
   むと共に、当該個別フォルダーを保管すべきキャビネッ
   トの収納場所表示を収納場所データファイルに書き込む
   ファイルリスト作成工程と、 個別フォルダーの収納場所を変更するとき、収納場所デ
   ータファイルに書き込まれた当該個別フォルダーの収納
   場所表示を更新するファイル棚卸工程と、 保存起算から１年を経過した個別フォルダーをキャビネ
   ットから取出し保存年限毎に保存箱に収納した状態で書
   庫に移して保存するとき、保存場所データファイルから
   書庫の空き位置を検索した後、当該保存箱の保存位置表
   示として当該空き位置を保存場所データファイルに書き
   込む入庫登録工程と、 保存後の個別フォルダーを含む保存箱を廃棄するとき、
   年限データファイルから所定年月日に廃棄予定の保存箱
   を検索した後、廃棄実施すべき保存箱の廃棄年月日を年
   限データファイルに書き込む廃棄予定／実施工程と、 を備えて成ることを特徴とする文書の保管保存方法にお
   ける管理方法。
2. 【請求項２】 年限データファイルから所定年月日に廃
   棄予定の個別フォルダーを検索した後、所定の個別フォ
   ルダーの保存年限を保存年限延長により更新する保存年
   限延長工程を備えて成ることを特徴とする請求項１に記
   載の文書の保管保存方法における管理方法。
3. 【請求項３】 ファイルリスト作成工程において個別フ
   ォルダーの登録年月日をフォルダー属性データファイル
   に書き込んでおき、登録年度別に個別フォルダーのリス
   ト表示を行うファイルリスト一覧工程を備えて成ること
   を特徴とする前記請求項の何れかに記載の文書の保管保
   存方法における管理方法。
4. 【請求項４】 廃棄年月度別に廃棄された個別フォルダ
   ーのリスト表示を行う廃棄リスト工程を備えて成ること
   を特徴とする前記請求項の何れかに記載の文書の保管保
   存方法における管理方法。
5. 【請求項５】 前記リレーショナルデータベースに個別
   フォルダーの貸出年月日と返却年月日を含む貸出／返却
   表示を作成し読書自在に格納する貸出／返却データファ
   イルが備えられており、 個別フォルダーをキャビネット又は書庫から貸出すと
   き、貸出年月日を貸出／返却データファイルに書き込
   み、貸出後の個別フォルダーをキャビネット又は書庫に
   返却するとき、返却年月日を貸出／返却データファイル
   に書き込む貸出／返却工程を備えて成ることを特徴とす
   る前記請求項の何れかに記載の文書の保管保存方法にお
   ける管理方法。
6. 【請求項６】 書庫の保存場所がレーンにより区分けさ
   れ、保存場所データファイルに書き込まれた保存箱の保
   存位置表示にレーン表示を含んでおり、レーンを指定す
   ることにより当該レーン中に保存された保存箱の一覧リ
   ストを表示すると共に、該リスト中の保存箱を指定する
   ことにより当該保存箱に収納された個別フォルダーの一
   覧リストを表示し空き予定位置を検出する空き位置検索
   工程を備えて成ることを特徴とする前記請求項の何れか
   に記載の文書の保管保存方法における管理方法。
7. 【請求項７】 書庫の同一レーン上で保存箱の保存場所
   が棚番号により区分けされ、保存場所データファイルに
   書き込まれた保存箱の保存位置表示に棚番号を含んでお
   り、所定の保存箱を同一レーン上で移動するとき、保存
   場所データファイルにおける当該保存箱の棚番号を更新
   する整理番号管理画面工程を備えて成ることを特徴とす
   る請求項６に記載の文書の保管保存方法における管理方
   法。
8. 【請求項８】 クライアント／サーバー・システムによ
   るネットワークが構成されると共に、サーバーがデータ
   ベースサーバーとウェブサーバーの両者を備えており、
   クライアントから前記各工程を実施することを特徴とす
   る前記請求項の何れかに記載の文書の保管保存方法にお
   ける管理方法。
9. 【請求項９】 個別フォルダーの識別表示をフォルダー
   属性データファイルに書き込んだ後、該識別表示をラベ
   ル印刷し、印刷されたラベルを識別ガイドとして個別フ
   ォルダーに貼着することを特徴とする前記請求項の何れ
   かに記載の文書の保管保存方法における管理方法。