JP2008107933A - 書類管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザに負荷をかけずに、保存期限のある紙媒体の書類を正確、かつ高セキュリティに管理できる書類管理システムを提供する。
【解決手段】第２のＩＣタグリーダライタ５３は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を読み取り、段ボール箱データを第３の端末４９に送信する。第３の端末４９は、段ボール箱データを画面に表示する。表示されている段ボール箱データを基に、格納する棚２９に移動した後、第２のＩＣタグリーダライタ５３は、棚２９の第２のＩＣタグラベル７５を読み取り、棚データを第３の端末４９に送信する。第３の端末４９は、棚データを画面に表示する。ここで、段ボール箱データの棚ＩＤと棚データの棚ＩＤが一致するか確認する。棚ＩＤが一致しない場合には、警告音を出力する。
【選択図】図１６

Description

本発明は、銀行等の業務で発生する書類を管理するシステムに関し、特に保存期限のある書類を管理するシステムに関するものである。

銀行等においては、顧客から個人情報に関する紙媒体の書類を受領することがあり、こうした書類は、利用目的によって保存期限が定められている。通常業務で閲覧することはほとんどないが、当局の調査及び検査において提出を求められる場合がある。
従来、銀行等では、こうした書類を段ボール箱に入れて、営業店単位での保管や書類保管センタでの保管がなされていた。しかし、提出を求められた際に対象書類を探し出すことにも多大な労力を要するといった問題や、保存期限が過ぎたときに廃棄する対象書類を探し出すことにも多大な労力を要するといった問題があった。
こうした問題に対応するため、管理対象の書類にバーコードラベル等を貼付し、バーコードラベルの情報をデータベースで管理する書類管理システムとして、例えば、特許文献１がある。
特開２００２−６３３４４号公報

しかしながら、特許文献１の例では、格納する棚が正しいかどうかの確認や、ピッキングする対象物が正しいかどうかの確認が、目視のみで行われていることから、正確性に問題がある。また、出庫時に無断持出のチェックが行われていないことから、セキュリティに問題がある。
また、保存期限のある書類の場合、定期的に廃棄処理を行うことになるが、書類単位での管理では、廃棄処理に多大な労力が必要となる。

本発明は、前述した問題点に鑑みてなされたもので、ユーザに負荷をかけずに、保存期限のある紙媒体の書類を正確、かつ高セキュリティに管理できる書類管理システムを提供することを目的とする。

前述した目的を達成するために第１の発明は、サーバと、複数の端末がネットワークを介して接続された書類管理システムであって、第１の端末は、営業店と保存期限ごとに書類を綴り込みした綴り込み帳の情報と、保存期限ごとに前記綴り込み帳を箱詰めした段ボール箱の情報を入力する画面を表示する手段と、前記綴り込み帳の情報と、前記段ボール箱の情報を前記サーバに送信する手段と、を具備し、前記サーバは、前記綴り込み帳の情報を保持する綴り込み帳データベースと、前記段ボール箱の情報を保持する段ボール箱データベースと、前記段ボール箱を格納する棚の棚情報を管理する棚番管理データベースと、前記棚番管理データベースから空の棚情報を検索する手段と、を具備し、前記サーバまたは前記第１の端末が、前記空の棚情報をピッキングカートに搭載された第３の端末に送信する棚情報送信手段、を具備し、前記第３の端末は、前記サーバから送信される前記空の棚情報を表示する手段、を具備することを特徴とする書類管理システムである。

また、前記第１の端末は、前記段ボール箱に貼付される第１のＩＣタグラベルを発行するラベルプリンタに前記空の棚情報も含めた段ボール箱の情報を送信する手段、を具備し、前記ラベルプリンタは、前記段ボール箱の情報を前記第１のＩＣタグラベルに保持させて発行する手段、を具備し、前記棚情報送信手段は、前記第３の端末に備えられたＩＣタグリーダライタで、前記第１のＩＣタグラベルを読み取ることにより行っても良い。

ここで、綴り込み帳とは、書類を分類・整理して綴り込んだものであり、ファイルやホルダー等であるが、紐やリング等によって綴り込まれたものも含む。段ボール箱は、材質がボール紙であり形状が箱状のものをいうが、ここでは、綴り込み帳を箱詰めできるものであれば、材質や形状等は問わない。
また、ピッキングカートは、物品を保管場所へ格納したり、保管場所から取り出したりするときに用いる台車である。

更に、前記第３の端末は、ＩＣタグリーダライタで、前記棚に貼付される第２のＩＣタグラベルを読み取り、画面に表示されている前記空の棚情報と一致するかどうかを判定する手段を具備することが望ましい。

第２の発明は、サーバと、複数の端末がネットワークを介して接続された書類管理システムであって、第１の端末は、貸出や廃棄の対象となる段ボール箱を検索する検索情報を入力する画面を表示する手段と、前記検索情報を前記サーバに送信する手段と、を具備し、前記サーバは、前記段ボール箱の情報を保持する段ボール箱データベースと、前記第１の端末から送信される前記検索情報から、前記段ボール箱データベースを検索する手段と、を具備し、前記サーバまたは前記第１の端末が、検索された段ボール箱情報を第３の端末に送信する段ボール箱情報送信手段、を具備し、前記第３の端末は、前記サーバから送信される前記段ボール箱情報を画面に表示する手段と、ＩＣタグリーダライタで、ピッキングした段ボール箱に貼付される第１のＩＣタグラベルを読み取り、画面に表示されている前記段ボール箱情報と一致するかどうかを判定する段ボール箱情報一致判定手段と、を具備することを特徴とする書類管理システムである。

更に、前記第３の端末は、前記段ボール箱情報一致判定手段で、段ボール箱情報が一致した場合、ＩＣタグリーダライタで、前記第１のＩＣタグラベルに出庫可能情報を書き込む手段、を具備し、第２の端末は、通過する段ボール箱に貼付された第１のＩＣタグラベルを読み取るゲート型ＩＣタグリーダライタと、前記ゲート型ＩＣタグリーダライタで読み取った前記第１のＩＣタグラベルに出庫可能情報が書き込まれている場合には、出庫可能であると判定する手段と、を具備することが望ましい。

本発明により、ユーザに負荷をかけずに、保存期限のある紙媒体の書類を正確、かつ高セキュリティに管理できる書類管理システムを提供することができる。

以下図面に基づいて、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本発明に係る書類管理業務の概略を示す図である。
図１に示すように、本発明に係る書類管理業務では、営業店３で発生した書類２１が書類保管センタ５に移管され、書類保管センタ５の箱詰め場所１１で書類２１が綴り込み帳２３に綴り込まれ、綴り込み帳２３が段ボール箱２５に箱詰めされる。段ボール箱２５は、ピッキングカート２７に載せられてゲート型ＩＣタグリーダライタ４５を通過し、保管場所１３に入庫され、棚２９に格納される。
また、営業店３から貸出依頼があった場合、段ボール箱２５が営業店３に貸出され、その後、返却される。保存期限を過ぎた書類２１は、段ボール箱２５に箱詰めされたまま、廃棄センタ７で廃棄される。

図２は、本発明の実施の形態に係る書類管理システム１の概略構成を示す図である。
図２は、書類管理システム１の１例であり、図２に示すように書類管理システム１は、サーバ３１、第１の端末３３、ラベルプリンタ３９、プリンタ４１、第２の端末４３、第３の端末４９、第４の端末５５等がネットワークを介して接続されて構成される。
ネットワーク９１は、インターネット、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、社内ＬＡＮ等のネットワークであり、有線、無線は問わない。

サーバ３１は、サーバ室１５に設置され、綴り込み帳データベース６１、段ボール箱データベース６３、処理明細データベース６５、棚番管理データベース６７を有している。
綴り込み帳データベース６１は、綴り込み帳明細データ１００１を、段ボール箱データベース６３は、段ボール箱明細データ１１０１を、処理明細データベース６５は、処理明細データ１２０１を、棚番管理データベース６７は、棚番管理データ１３０１を保持する。

第１の端末３３は、箱詰め場所１１に設置され、第１のバーコードスキャナ３５と第１のＩＣタグリーダライタ３７を有している。

ラベルプリンタ３９とプリンタ４１は、例えば、箱詰め場所１１に設置されている。

第２の端末４３は、保管場所１３の入り口に設置され、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５を有している。
ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５は、ピッキングカート２７が通過できる幅に設置されている。

第３の端末４９は、ピッキングカート２７に搭載され、無線通信機器４７を介してネットワーク９１に接続されており、例えば、第２のバーコードスキャナ５１と第２のＩＣタグリーダライタ５３を有している。
第３の端末４９は、指等でモニタに触れることで情報を入力できるタッチパネル対応端末であることが望ましい。

第４の端末５５は、廃棄センタ７に設置され、第３のＩＣタグリーダライタ５７を有している。

綴り込み帳２３には、バーコードラベル７１が貼付される。段ボール箱２５には、第１のＩＣタグラベル７３が貼付される。棚２９には、第２のＩＣタグラベル７５が貼付される。貸出票５９には、バーコード７７が印字される。

次に、図３を参照しながら、サーバ３１のハードウェア構成を説明する。

図３は、サーバ３１のハードウェア構成図である。
サーバ３１は、制御部１０１、記憶部１０３、メディア入出力部１０５、通信制御部１０７、入力部１０９、表示部１１１、周辺機器Ｉ／Ｆ（インタフェース）部１１３が、システムバス１１５を介して接続されて構成される。

制御部１０１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等で構成される。
ＣＰＵは、記憶部１０３、ＲＯＭ、記憶媒体等に格納されるプログラムをＲＡＭのワークメモリ領域に呼び出して実行し、システムバス１１５を介して接続された各装置を駆動制御し、サーバ３１が行う後述する各種処理（図１９から図２９参照）を実現する。
ＲＯＭは、不揮発性メモリであり、コンピュータのブートプログラムやＢＩＯＳ等のプログラム、データ等を恒久的に保持している。
ＲＡＭは、揮発性メモリであり、記憶部１０３、ＲＯＭ、記録媒体等からロードしたプログラム、データ等を一時的に保持するとともに、制御部１０１が各種処理を行う為に使用するワークエリアを備える。

記憶部１０３は、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）であり、制御部１０１が実行するプログラム、プログラム実行に必要なデータ、ＯＳ（オペレーティングシステム）等が格納される。プログラムに関しては、ＯＳ（オペレーティングシステム）に相当する制御プログラムや、後述の処理に相当するアプリケーションプログラムが格納されている。
これらの各プログラムコードは、制御部１０１により必要に応じて読み出されてＲＡＭに移され、ＣＰＵに読み出されて各種の手段として実行される。

メディア入出力部１０５（ドライブ装置）は、データの入出力を行い、例えば、フロッピー（登録商標）ディスクドライブ、ＰＤドライブ、ＣＤドライブ（−ＲＯＭ、−Ｒ、ＲＷ等）、ＤＶＤドライブ（−ＲＯＭ、−Ｒ、−ＲＷ等）、ＭＯドライブ等のメディア入出力装置を有する。

通信制御部１０７は、通信制御装置、通信ポート等を有し、サーバ３１とネットワーク間の通信を媒介する通信インタフェースであり、ネットワークを介して、サーバ３１と、他のコンピュータ間の通信制御を行う。

入力部１０９は、データの入力を行い、例えば、キーボード、マウス等のポインティングデバイス、テンキー等の入力装置を有する。
入力部１０９を介して、サーバ３１に対して、操作指示、動作指示、データ入力等を行うことができる。

表示部１１１は、ＣＲＴモニタ、液晶パネル等のディスプレイ装置、ディスプレイ装置と連携してコンピュータのビデオ機能を実現するための論理回路等（ビデオアダプタ等）を有する。

周辺機器Ｉ／Ｆ（インタフェース）部１１３は、コンピュータに周辺機器を接続させるためのポートであり、周辺機器Ｉ／Ｆ部１１３を介してコンピュータは周辺機器とのデータの送受信を行う。周辺機器Ｉ／Ｆ部１１３は、ＵＳＢやＩＥＥＥ１３９４やＲＳ−２３２Ｃ等で構成されており、通常複数の周辺機器Ｉ／Ｆを有する。周辺機器との接続形態は有線、無線を問わない。

システムバス１１５は、各装置間の制御信号、データ信号等の授受を媒介する経路である。

次に、図４を参照しながら、端末３３のハードウェア構成を説明する。

図４は、端末３３のハードウェア構成図である。
端末３３は、制御部２０１、記憶部２０３、メディア入出力部２０５、通信制御部２０７、入力部２０９、表示部２１１、周辺機器Ｉ／Ｆ（インタフェース）部２１３が、システムバス２１５を介して接続されて構成される。
尚、端末３３のハードウェア構成は、図３について前述したサーバ３１と同様の構成を有することから、説明を省略する。
また、端末４３、端末４９、端末５５も、端末３３と同様の構成を有する。

次に、図５を参照しながら、バーコードスキャナ３５のハードウェア構成を説明する。

図５は、バーコードスキャナ３５のハードウェア構成図である。
バーコードスキャナ３５は、制御部３０１、電源部３０３、出力部３０５、読取部３０７等から構成される。

制御部３０１は、プログラムの実行を行うＣＰＵと、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）、プログラム命令あるいはデータ等を格納するためのＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、一時的な作業用データを格納するためのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等のメモリから構成される。制御部３０１は、バーコードスキャナ３５全体を制御する。
電源部３０３は、バーコードスキャナ３５を駆動する電力を供給する。
出力部３０５は、外部機器へのデータの送信を制御する。出力部３０５は、ＵＳＢまたはＩＥＥＥ１３９４等で構成されている。
読取部３０７は、バーコードラベル７１やバーコード７７のバーコード情報の読取を制御する。
尚、バーコードスキャナ５１も、バーコードスキャナ３５と同様の構成を有する。

次に、図６を参照しながら、ＩＣタグリーダライタ３７のハードウェア構成を説明する。

図６は、ＩＣタグリーダライタ３７のハードウェア構成図である。
ＩＣタグリーダライタ３７は、制御部４０１、電源部４０３、入出力部４０５、通信部４０７、アンテナ４０９等から構成される。

制御部４０１は、プログラムの実行を行うＣＰＵと、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）、プログラム命令あるいはデータ等を格納するためのＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、一時的な作業用データを格納するためのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等のメモリから構成される。制御部４０１は、ＩＣタグリーダライタ３７全体を制御する。
電源部４０３は、ＩＣタグリーダライタ３７を駆動する電力を供給する。
入出力部４０５は、外部機器へのデータの送受信を制御する。入出力部４０５は、ＵＳＢまたはＲＳ−２３２Ｃ等で構成されている。
通信部４０７は、データの変調、復調を行い、アンテナ４０９を介してＩＣタグラベル７３やＩＣタグラベル７７との無線通信を制御する。
尚、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５、ＩＣタグリーダライタ５３、ＩＣタグリーダライタ５７も、ＩＣタグリーダライタ３７と同様の構成を有する。

次に、図７を参照しながら、ＩＣタグラベル７３のハードウェア構成を説明する。

図７は、ＩＣタグラベル７３のハードウェア構成図である。
ＩＣタグラベル７３は、メモリ５０１、アンテナ５０３等から構成される。

メモリ５０１は、データを格納するためのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）から構成される。
ＩＣタグラベル７３は、アンテナ５０３を介してＩＣタグリーダライタ３７等と無線通信を行う。
尚、ＩＣタグラベル７５も、ＩＣタグラベル７３と同様の構成を有する。

次に、図８から図１１を参照しながら、バーコードラベル７１、第１のＩＣタグラベル７３、第２のＩＣタグラベル７５、バーコード７７が保持するデータについて説明する。
尚、バーコードラベル７１、第１のＩＣタグラベル７３、第２のＩＣタグラベル７５、バーコード７７は、データを一意に識別する番号または記号等のみを保持し、サーバ３１が保持するデータベースと連携して、データベースがその他のデータ項目を保持する場合もある。

図８は、綴り込み帳バーコードラベルのデータ６０１の１例を示す図である。
綴り込み帳バーコードラベルのデータ６０１は、バーコードラベル７１のバーコード情報である。
図８に示すように、綴り込み帳バーコードラベルのデータ６０１は、綴り込み帳管理番号６０３、営業店ＩＤ６０５、入庫年月日６０７、保存年限６０９等を有する。
綴り込み帳バーコードラベルのデータ６０１は、同日に書類保管センタ５に移管された書類２１を、営業店ＩＤと保存年限ごとに綴り込んだ綴り込み帳２３のデータである。
綴り込み帳管理番号６０３は、少なくとも、営業店ＩＤ６０５と入庫年月日６０７と保存年限６０９ごとに一意となる番号または記号である。
営業店ＩＤ６０５は、営業店３を一意に識別する番号または記号である。
入庫年月日６０７は、綴り込み帳２３を入庫する年月日である。
保存年限６０９は、法律等で定められた書類２１の年単位の保存期間であり、例えば、５年、７年、１０年である。

図９は、段ボール箱ＩＣタグラベルのデータ７０１の１例を示す図である。
段ボール箱ＩＣタグラベルのデータ７０１は、第１のＩＣタグラベル７３のＩＣタグ情報である。
図９に示すように、段ボール箱ＩＣタグラベルのデータ７０１は、段ボール箱ＩＤ７０３、棚ＩＤ７０５、保存年限７０７、綴り込み帳バーコードラベルのデータ７２５、貸出日時７１７、返却日時７１９、廃棄日時７２１、出庫フラグ７２３等を有する。
段ボール箱ＩＣタグラベルのデータ７０１は、入庫年月が同一の綴り込み帳２３を保存年限ごとに箱詰めした段ボール箱２５のデータである。
段ボール箱ＩＤ７０３は、段ボール箱２５を一意に識別する番号または記号である。
棚ＩＤ７０５は、棚２９を一意に識別する番号または記号である。
保存年限７０７は、前述の保存年限６０９と同様である。
綴り込み帳データ７２５は、前述の綴り込み帳バーコードラベルのデータ６０１と同じ構成であり、箱詰めされた綴り込み帳２３の数だけ繰り返すデータである。
貸出日時７１７、返却日時７１９、廃棄日時７２１は、それぞれ、段ボール箱２５を貸出、返却、廃棄した日時である。
出庫フラグ７２３は、貸出や廃棄で出庫する場合に、セキュリティ上、出庫して良いかどうかを示すものである。

図１０は、棚ＩＣタグラベルのデータ８０１の１例を示す図である。
棚ＩＣタグラベルのデータ８０１は、第２のＩＣタグラベル７５のＩＣタグ情報である。
図１０に示すように、棚ＩＣタグラベルのデータ８０１は、棚ＩＤ８０３等を有する。
棚ＩＣタグラベルのデータ８０１は、段ボール箱２５を格納する棚２９のデータである。
棚ＩＤ８０３は、前述の棚ＩＤ７０５と同様である。

図１１は、貸出票バーコードのデータ９０１の１例を示す図である。
貸出票バーコードのデータ９０１は、バーコード７７のバーコード情報である。
図１１に示すように、貸出票バーコードのデータ９０１は、貸出票ＩＤ９０３等を有する。
貸出票バーコードのデータ９０１は、営業店３からの書類２１の貸出依頼時に作成する貸出票５９のデータである。
貸出票ＩＤ９０３は、貸出票５９を一意に識別する番号または記号である。

次に、図１２から図１５を参照しながら、サーバ３１が保持するデータベースの構成について説明する。

図１２は、綴り込み帳明細データ１００１の１例を示す図である。
綴り込み帳明細データ１００１は、綴り込み帳データベース６１が保持する。
図１２に示すように、綴り込み帳明細データ１００１は、綴り込み帳管理番号１００３、営業店ＩＤ１００５、入庫年月日１００７、保存年限１００９、発行日時１０１１、廃棄予定年月日１０１３、廃棄日時１０１５等を有する。
綴り込み帳管理番号１００３、営業店ＩＤ１００５、入庫年月日１００７、保存年限１００９は、前述の綴り込み帳管理番号６０３、営業店ＩＤ６０５、入庫年月日６０７、保存年限６０９と同様である。
発行日時１０１１は、例えば、綴り込み帳明細データ１００１をデータベースに保存した日時である。
廃棄予定年月日１０１３は、例えば、入庫年月日１００７または使用期間の終期日に保存年限１００９を加算し、更に1ヶ月加算した月末日である。つまり、入庫年月日または使用期間の終期日が２００６年９月３０日、保存年限が５年の場合、廃棄予定年月日は２０１１年１０月３１日である。
廃棄日時１０１５は、綴り込み帳２３を廃棄した日時である。

図１３は、段ボール箱明細データ１１０１の１例を示す図である。
段ボール箱明細データ１１０１は、段ボール箱データベース６３が保持する。
図１３に示すように、段ボール箱明細データ１１０１は、段ボール箱ＩＤ１１０３、棚ＩＤ１１０５、保存年限１１０７、発行日時１１０９、入庫日時１１１１、出庫日時１１１３、貸出日時１１１５、返却日時１１１７、廃棄日時１１１９、廃棄予定年月日１１２１、綴り込み帳バーコードラベルのデータ１１３１等を有する。
段ボール箱ＩＤ１１０３、棚ＩＤ１１０５、保存年限１１０７、貸出日時１１１５、返却日時１１１７、廃棄日時１１１９は、前述の段ボール箱ＩＤ７０３、棚ＩＤ７０５、保存年限７０７、貸出日時７１７、返却日時７１９、廃棄日時７２１と同様である。
発行日時１１０９、廃棄予定年月日１１２１、廃棄日時１１１９は、発行日時１０１１、廃棄予定年月日１０１３、廃棄日時１０１５と同様である。
入庫日時１１１１、出庫日時１１１３は、それぞれ、段ボール箱２５を入庫、出庫した日時である。

図１４は、処理明細データ１２０１の１例を示す図である。
処理明細データ１２０１は、処理明細データベース６５が保持する。
図１４に示すように、処理明細データ１２０１は、段ボール箱ＩＤ１２０３、処理日時１２０５、処理区分１２０７、部署コード１２０９、棚ＩＤ１２１１等を有する。
処理明細データ１２０１は、各種処理のログデータである。
段ボール箱ＩＤ１２０３は、処理対象の段ボール箱２５の段ボール箱ＩＤである。
処理日時１２０５は、各種処理を行った日時である。
処理区分１２０７は、処理の内容を示すものであり、例えば、１．入庫準備、２．入庫、３．出庫、４．貸出、５．返却、６．廃棄等である。
部署コード１２０９は、営業店３の部署を一意に識別する番号または記号であり、貸出の際に貸出依頼を行った部署を示すものである。
棚ＩＤ１２１１は、例えば、入庫準備の際は格納する棚２９の棚ＩＤ、廃棄の際は格納していた棚２９の棚ＩＤを示すものである。

図１５は、棚番管理データ１３０１の１例を示す図である。
棚番管理データ１３０１は、棚番管理データベース６７が保持する。
図１５に示すように、棚番管理データ１３０１は、棚ＩＤ１３０３、段ボール箱ＩＤ１３０５等を有する。
棚番管理データ１３０１は、棚２９の格納状況を管理するデータである。
棚ＩＤ１３０３は、棚２９を一意に識別する番号または記号である。
段ボール箱ＩＤ１３０５は、棚ＩＤ１３０３の棚２９に実際に格納されている段ボール箱２５の段ボール箱ＩＤを示すものであり、入庫準備の際は格納する段ボール箱２５の段ボール箱ＩＤを保存し、廃棄の際は格納していた段ボール箱２５の段ボール箱ＩＤを削除する。

次に、図１６を参照しながら、営業店３から書類保管センタ５に書類２１が移管される手順について説明する。

図１６は、移管処理の概要を示す図である。
図１６に示すように、営業店３から移送されてきた書類２１は、箱詰め場所１１で営業店ＩＤと保存期限ごとに綴り込み帳２３に綴り込まれる。
綴り込み帳２３のデータは、第１の端末３３から入力されて、サーバ３１に保存されるとともに、ラベルプリンタ３９に送信されて、綴り込み帳２３のバーコードラベル７１が出力される。出力されたバーコードラベル７１は、綴り込み帳２３に貼付される。綴り込み帳２３は、保存期限ごとに段ボール箱２５に箱詰めされる（矢印１）。

段ボール箱２５のデータは、第１の端末３３から入力されて、サーバ３１に保存されるとともに、ラベルプリンタ３９に送信されて、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３が出力される。出力された第１のＩＣタグラベル７３は、段ボール箱２５に貼付される。段ボール箱２５は、ピッキングカート２７に載せられる（矢印２）。

ピッキングカート２７は、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５を通過する（矢印３）。通過の際、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５によって、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３が読み取られ、第２の端末４３からサーバ３１に送信される。

ピッキングカート２７が、段ボール箱２５を格納する棚２９の前に到着すると、段ボール箱２５は、ピッキングカート２７から降ろされて棚２９に格納される（矢印４）。

次に、図１７、１８、１９、２０、２１を参照しながら、移管処理における書類管理システム１の動作の詳細について説明する。

図１７は、綴り込み帳２３のバーコードラベル７１を出力する手順を示すフローチャートである。
図１７に示すように、第１の端末３３は、綴り込み帳２３のデータの入力画面を表示する（ステップ２１０１）。画面の入力項目は、少なくとも、営業店ＩＤ、入庫日、保存年限である。入庫日は、当日の年月日を初期表示させることが望ましい。また、保存年限は、例えば、５年、７年、１０年といった選択項目としても良いし、保存年限の代わりに、保存期限の年月日を入力する項目としても良い。
次に、第１の端末３３は、入力されたデータをサーバ３１に送信する（ステップ２１０２）。

サーバ３１は、送信されたデータを基に、綴り込み帳明細データ１００１の綴り込み帳管理番号１００３を自動採番する（ステップ２１０３）。すなわち、営業店ＩＤと入庫年月日と保存年限ごとに一意となる番号または記号を綴り込み帳管理番号１００３として決定する。
次に、サーバ３１は、例えば、発行日時１０１１を現在日時、廃棄予定年月日１０１３を入庫年月日と保存年限から決定し、綴り込み帳データベース６１に綴り込み帳明細データ１００１を保存する（ステップ２１０４）。
次に、サーバ３１は、綴り込み帳データを第１の端末３３に送信する（ステップ２１０５）。

第１の端末３３は、送信された綴り込み帳データを画面に表示する（ステップ２１０６）。
ユーザが表示された内容を確認した後、第１の端末３３は、次データの入力があるかユーザ確認する（ステップ２１０７）。
次データの入力がある場合には、ステップ２１０１から繰り返し、次データの入力がない場合には、ステップ２１０９を行う（ステップ２１０８）。
次に、第１の端末３３は、綴り込み帳データをラベルプリンタ３９に送信する（ステップ２１０９）。

ラベルプリンタ３９は、綴り込み帳バーコードラベルのデータ６０１の綴り込み帳管理番号６０３、営業店ＩＤ６０５、入庫年月日６０７、保存年限６０９をバーコードに印字し（ステップ２１１０）、バーコードラベル７１を出力する（ステップ２１１１）。
出力されたバーコードラベル７１は、綴り込み帳２３に貼付される。

図１８は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を出力する手順を示すフローチャートである。
図１８に示すように、第１の端末３３は、段ボール箱２５のデータの入力画面を表示する（ステップ２２０１）。画面の入力項目は、入庫日、保存年限である。入庫日は、当日の年月日を初期表示させることが望ましい。また、保存年限は、例えば、５年、７年、１０年といった選択項目としても良いし、保存年限の代わりに、保存期限の年月日を入力する項目としても良い。
次に、第１の端末３３は、入力されたデータをサーバ３１に送信する（ステップ２２０２）。

サーバ３１は、棚番管理データベース６７から、空の棚ＩＤを取得する（ステップ２２０３）。すなわち、棚番管理データベース６７に保持されている棚番管理データ１３０１の中で、段ボール箱ＩＤ１３０５を持たない棚ＩＤ１３０３を取得する。
次に、サーバ３１は、段ボール箱明細データ１１０１の段ボール箱ＩＤ１１０３を自動採番する（ステップ２２０４）。すなわち、段ボール箱２５が一意となる番号または記号を段ボール箱ＩＤ１１０３として決定する。
次に、サーバ３１は、例えば、発行日時１０１１を現在日時、廃棄予定年月日１０１３を入庫年月日と保存年限から決定し、段ボール箱データベース６３に段ボール箱明細データ１１０１を保存する（ステップ２２０５）。
次に、サーバ３１は、保存した段ボール箱明細データ１１０１について、処理明細データベース６５に処理区分１２０７が入庫準備のデータを保存する（ステップ２２０６）。
次に、サーバ３１は、保存した段ボール箱明細データ１１０１について、棚番管理データベース６７を更新する（ステップ２２０７）。すなわち、ステップ２２０３で、空の棚ＩＤとして取得した棚ＩＤ１３０３の棚番管理データ１３０１に、保存した段ボール箱明細データ１１０１の段ボール箱ＩＤ１１０３を保存する。
次に、サーバ３１は、段ボール箱データを第１の端末３３に送信する（ステップ２２０８）。

第１の端末３３は、送信された段ボール箱データを画面に表示する（ステップ２２０９）。
ユーザが表示された内容を確認した後、第１の端末３３は、次データの入力があるかユーザ確認する（ステップ２２１０）。
次データの入力がある場合には、ステップ２２０１から繰り返し、次データの入力がない場合には、ステップ２２１２を行う（ステップ２２１１）。
次に、第１の端末３３は、段ボール箱データをラベルプリンタ３９に送信する（ステップ２２１２）。

ラベルプリンタ３９は、段ボール箱ＩＣタグラベルのデータ７０１の段ボール箱ＩＤ７０３、棚ＩＤ７０５、保存年限７０７をＩＣタグに書き込むとともに（ステップ２１１３）、ＩＣタグラベルに印字し（ステップ２２１４）、第１のＩＣタグラベル７３を出力する（ステップ２１１５）。
出力された第１のＩＣタグラベル７３は、段ボール箱２５に貼付される。

図１９は、綴り込み帳バーコードラベルのデータ６０１を第１のＩＣタグラベル７３のＩＣタグに書き込む、または紐付ける手順を示すフローチャートである。
図１９に示すように、第１のバーコードスキャナ３５は、バーコードラベル７１のバーコード情報を読み取り（ステップ２３０１）、読み取った綴り込み帳データを第１の端末３３に送信する（ステップ２３０２）。

第１の端末３３は、送信された綴り込み帳データを画面に表示する（ステップ２３０４）。
ユーザが内容を確認した後、第１の端末３３は、次データの読み取りがあるかユーザ確認する（ステップ２３０５）。
次データの読み取りがある場合、すなわち同じ段ボール箱２５に箱詰めする綴り込み帳２３がある場合には、ステップ２３０１から繰り返し、次データの読み取りがない場合には、ステップ２３０７を行う（ステップ２３０６）。
次に、第１の端末３３は、綴り込み帳データを第１のＩＣタグリーダライタ３７に送信する（ステップ２３０７）。

第１のＩＣタグリーダライタ３７は、送信された綴り込み帳データを段ボール箱２５のＩＣタグに書き込む、または紐付ける（ステップ２３０８）。すなわち、綴り込み帳２３を箱詰めする段ボール箱２５に貼付された第１のＩＣタグラベル７３に、綴り込み帳データを保存する。
次に、第１のＩＣタグリーダライタ３７は、第１のＩＣタグラベル７３を読み込み、段ボール箱データを第１の端末３３に送信する（ステップ２３０９）。

第１の端末３３は、段ボール箱データと綴り込み帳データをサーバ３１に送信する（ステップ２３１０）。

サーバ３１は、送信された段ボール箱データについて、段ボール箱データベース６３を更新する（ステップ２３１１）。すなわち、送信された段ボール箱データの段ボール箱ＩＤを持つ段ボール箱明細データ１１０１に、送信された綴り込み帳データを保存する。
これにより、データベース上でも、綴り込み帳２３がどの段ボール箱２５に箱詰めされたかを把握することが可能となる。

図２０は、保管場所１３に入庫する手順を示すフローチャートである。
図２０に示すように、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５は、ピッキングカート２７に載せられて通過する段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を読み取り（ステップ２４０１）、読み取った段ボール箱データを第２の端末４３に送信する（ステップ２４０２）。

第２の端末４３は、送信された段ボール箱データをサーバ３１に送信する（ステップ２４０３）。

サーバ３１は、送信された段ボール箱データについて、処理明細データベース６５に処理区分１２０７が入庫の処理明細データ１２０１を保存する（ステップ２４０４）。
次に、サーバ３１は、送信された段ボール箱データについて、段ボール箱データベース６３の入庫日時１１１１を更新する（ステップ２４０５）。すなわち、送信された段ボール箱データの段ボール箱ＩＤを持つ段ボール箱明細データ１１０１に、現在日時を入庫日時１１１１として保存する。
これにより、いつ段ボール箱２５が保管場所１３に入庫されたかをデータとして記録することができ、入庫漏れの発見等を容易にすることができる。

図２１は、棚２９に段ボール箱２５を格納する手順を示すフローチャートである。
図２１に示すように、第２のＩＣタグリーダライタ５３は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を読み取り（ステップ２５０１）、段ボール箱データを第３の端末４９に送信する（ステップ２５０２）。
ここで、第３の端末４９に棚データを送信する手段は、前述した図１８に示されるステップ２２０８の後に、サーバ３１が行っても良いし、ステップ２２０９の後に、第１の端末３３が行っても良い。
いずれの方法によっても、入庫前に、サーバ３１によって格納する棚２９が自動的に決定されている。これにより、ユーザは自ら空いている棚２９を探す必要がなく、データベースへの登録も必要ないことから、ユーザの負荷を軽減することができる。

第３の端末４９は、段ボール箱データを画面に表示する（ステップ２５０３）。

表示されている段ボール箱データを基に、格納する棚２９に移動した後、第２のＩＣタグリーダライタ５３は、棚２９の第２のＩＣタグラベル７５を読み取り（ステップ２５０４）、棚データを第３の端末４９に送信する（ステップ２５０５）。

第３の端末４９は、棚データを画面に表示する（ステップ２５０６）。
ここで、段ボール箱データの棚ＩＤと棚データの棚ＩＤが一致するか確認する（ステップ２５０７）。
棚ＩＤが一致しない場合には、警告音を出力し（ステップ２５０８）、ステップ２５０３からやり直す。
これにより、データベースに保存されている段ボール箱データの格納場所と、実際の段ボール箱２５の格納場所の不一致がなくなり、格納場所の正確な把握が可能となる。そして、貸出や廃棄を行う際の検索も正確性が高いものとなる。

次に、図２２を参照しながら、書類保管センタ５から営業店３に段ボール箱２５が貸出される手順と、営業店３から書類保管センタ５に段ボール箱２５が返却される手順について説明する。

図２２は、貸出・返却処理の概要を示す図である。
図２２に示すように、営業店３から貸出依頼があった場合、第１の端末３３から貸出対象の段ボール箱データが検索され、貸出票５９が出力されるとともに、第３の端末４９の画面に貸出対象の段ボール箱データが表示される。そして、第３の端末４９の画面に表示された内容を基に、棚２９から段ボール箱２５がピッキングされ、ピッキングカート２７に載せられる（矢印１）。

ピッキングカート２７は、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５を通過する（矢印２）。通過の際、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５によって、段ボール箱２５のＩＣタグラベル７３が読み取られ、第２の端末４３からサーバ３１に送信される。

段ボール箱２５は、ピッキングカート２７から降ろされる。その後、第１のＩＣタグリーダライタ３７によって、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３が読み取られ、第１のバーコードスキャナ３５によって、貸出票５９のバーコード７７が読み取られ、貸出情報が登録される（矢印３）。

段ボール箱２５は、貸出票５９とともに営業店３に移送される（矢印４）。

書類２１の利用が終わった後、段ボール箱２５は、貸出票５９とともに書類保管センタ５に移送される（矢印５）。

第１のＩＣタグリーダライタ３７によって、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３が読み取られ、第１のバーコードスキャナ３５によって、貸出票５９のバーコード７７が読み取られ、返却情報が登録される。その後、段ボール箱２５は、ピッキングカート２７に載せられる（矢印６）。

ピッキングカート２７は、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５を通過する（矢印７）。通過の際、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５によって、段ボール箱２５のＩＣタグラベル７３が読み取られ、第２の端末４３からサーバ３１に送信される。

ピッキングカート２７が格納する棚２９の前に到着すると、段ボール箱２５は、ピッキングカート２７から降ろされて棚２９に格納される（矢印８）。

次に、図２３、２４、２５，２６を参照しながら、貸出・返却処理における書類管理システム１の動作の詳細について説明する。

図２３は、貸出対象を検索する手順を示すフローチャートである。
図２３に示すように、第１の端末３３は、貸出対象検索画面を表示する（ステップ２６０１）。画面の入力項目である検索条件は、営業店ＩＤ、入庫年月日、保存年限等である。また、例えば、顧客の口座番号や書類２１の取扱年月日等から、営業店ＩＤ、入庫年月日、保存年限を特定できるデータベースをサーバ３１が保持する場合は、顧客の口座番号や書類２１の取扱年月日等を検索条件としても良い。
次に、第１の端末３３は、入力された検索条件をサーバ３１に送信する（ステップ２６０２）。

サーバ３１は、送信された検索条件で段ボール箱データベース６３から貸出対象を検索する（ステップ２６０３）。
次に、サーバ３１は、検索結果を第１の端末３３に送信する（ステップ２６０４）。

第１の端末３３は、送信された検索結果を画面に表示する（ステップ２６０５）。
ユーザが表示された内容を確認した後、第１の端末３３は、貸出票データをプリンタ４１に送信する（ステップ２６０６）。この際、貸出票５９を一意に識別する貸出票ＩＤを自動採番し、貸出票データに含めることが望ましい。

プリンタ４１は、送信された貸出票データを印字した貸出票５９を出力する（ステップ２６０７）。貸出票５９には、貸出票ＩＤを記録したバーコード７７も印字されることが望ましい。

第１の端末３３は、検索結果を第３の端末４９に送信する（ステップ２６０８）。この際、検索結果には、段ボール箱ＩＤだけでなく、棚ＩＤも含める。
これにより、ピッキングカート２７に搭載された第３の端末４９の画面には、貸出対象の段ボール箱ＩＤと格納されている棚ＩＤを表示できることになる。

図２４は、貸出対象をピッキングする手順を示すフローチャートである。
図２４に示すように、第３の端末４９は、貸出対象の段ボール箱データを画面に表示する（ステップ２７０１）。ここで、画面に表示される情報は、段ボール箱ＩＤと棚ＩＤである。

ユーザは、画面に表示されている情報を基に、貸出対象の段ボール箱２５をピッキングする。

第２のＩＣタグリーダライタ５３は、貸出対象の段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を読み取り（ステップ２７０２）、段ボール箱データを第３の端末４９に送信する（ステップ２７０３）。

第３の端末４９は、送信された段ボール箱データを画面に表示する（ステップ２７０４）。すなわち、貸出対象の段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３に記録されている段ボール箱ＩＤを画面に表示する。
従って、第３の端末４９の画面には、検索結果の段ボール箱ＩＤと、実際の段ボール箱２５の段ボール箱ＩＤの両方が表示されていることになる。

第３の端末４９は、段ボール箱ＩＤが一致するかどうか確認する（ステップ２７０５）。
段ボール箱ＩＤが一致しない場合には、第３の端末４９は、警告音を出力し（ステップ２７０６）、ステップ２７０１からやり直す。
これにより、正しい段ボール箱２５を貸出することができる。
段ボール箱ＩＤが一致する場合には、第３の端末４９は、出庫フラグ７２３がオンのデータを第２のＩＣタグリーダライタ５３に送信する（ステップ２７０７）。

第２のＩＣタグリーダライタ５３は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３に出庫フラグ７２３がオンのデータを書き込む（ステップ２７０８）。
これにより、不正な出庫を防止できる。

図２５は、保管場所１３から出庫する手順を示すフローチャートである。
図２５に示すように、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５は、ピッキングカート２７に載せられて通過する段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を読み取り（ステップ２８０１）、読み取った段ボール箱データを第２の端末４３に送信する（ステップ２８０２）。

第２の端末４３は、送信された段ボール箱データの出庫フラグ７２３を確認し（ステップ２８０３）、出庫フラグ７２３がオンかどうかチェックする（ステップ２８０４）。
出庫フラグ７２３がオンでない場合、警告音を出力する（ステップ２８０５）。また、例えば、警告音を出力した場合は、保管場所１３の出入口の鍵をかけることが望ましい。
これにより、悪意のあるユーザの不正な出庫を防止することができ、高セキュリティの書類管理が実現できる。
出庫フラグ７２３がオンの場合、第２の端末４３は、段ボール箱データをサーバ３１に送信する（ステップ２８０６）。

サーバ３１は、送信された段ボール箱データについて、処理明細データベース６５に処理区分１２０７が出庫の処理明細データ１２０１を保存する（ステップ２８０７）。
次に、サーバ３１は、送信された段ボール箱データについて、段ボール箱データベース６３の出庫日時１１１３を更新する（ステップ２８０８）。すなわち、送信された段ボール箱データの段ボール箱ＩＤを持つ段ボール箱明細データ１１０１に、現在日時を出庫日時１１１３として保存する。
これにより、いつ段ボール箱２５が保管場所１３から出庫されたかをデータとして記録することができ、段ボール箱の棚卸等を容易にすることができる。

第２の端末４３は、出庫フラグ７２３がオフのデータをゲート型ＩＣタグリーダライタ４５に送信する（ステップ２８０９）。

ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３に出庫フラグ７２３がオフのデータを書き込む（ステップ２８１０）。

図２６は、貸出情報を登録する手順を示すフローチャートである。
図２６に示すように、第１のバーコードスキャナ３５は、貸出票５９のバーコード７７を読み取り（ステップ２９０１）、貸出票データを第１の端末３３に送信する（ステップ２９０２）。

第１の端末３３は、貸出票データを画面に表示する（ステップ２９０３）。

第１のＩＣタグリーダライタ３７は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を読み取り（ステップ２９０４）、段ボール箱データを第１の端末３３に送信する（ステップ２９０５）。

第１の端末３３は、段ボール箱データを画面に表示する（ステップ２９０６）。
次に、第１の端末３３は、貸出票データと段ボール箱データをサーバ３１に送信する（ステップ２９０７）。

サーバ３１は、送信された段ボール箱データについて、処理明細データベース６５に、処理区分１２０７が貸出のデータを保存する（ステップ２９０８）。
次に、サーバ３１は、送信された段ボール箱データについて、段ボール箱データベース６３の貸出日時１１１５を更新する（ステップ２９０９）。すなわち、送信された段ボール箱データの段ボール箱ＩＤを持つ段ボール箱明細データ１１０１に、現在日時を貸出日時１１１５として保存する。
これにより、いつ段ボール箱２５が営業店３に貸出されたかをデータとして記録することができ、段ボール箱２５が紛失した場合の発見等を容易にすることができる。
次に、サーバ３１は、貸出日時のデータを第１の端末３３に送信する（ステップ２９１０）。

第１の端末３３は、貸出日時のデータを第１のＩＣタグリーダライタ３７に送信する（ステップ２９１１）。

第１のＩＣタグリーダライタ３７は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３に貸出日時のデータを書き込む（ステップ２９１２）。
この後、ユーザは、段ボール箱２５を営業店３に移送する。

営業店３から書類保管センタ５に返却する場合、前述した処理と同様の内容を行うことになる。すなわち、最初に図２６に示す処理と同様の処理を行い、返却情報を登録する。次に、図２０に示す処理と同様の処理を行い、保管場所１３に入庫する。最後に、図２１に示す処理と同様の処理を行い、段ボール箱２５を棚２９に格納する。

次に、図２７を参照しながら、書類保管センタ５から廃棄センタ７に段ボール箱２５を廃棄する手順について説明する。

図２７は、廃棄処理の概要を示す図である。
図２７に示すように、第１の端末３３から廃棄対象の段ボール箱データが検索され、第３の端末４９の画面に廃棄対象の段ボール箱データが表示される。そして、第３の端末４９の画面に表示された内容を基に、棚２９から段ボール箱２５がピッキングされ、ピッキングカート２７に載せられる（矢印１）。

ピッキングカート２７は、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５を通過する（矢印２）。通過の際、ゲート型ＩＣタグリーダライタ４５によって、段ボール箱２５のＩＣタグラベル７３が読み取られ、第２の端末４３からサーバ３１に送信される。

段ボール箱２５は、廃棄センタ７に移送される（矢印３）。廃棄センタ７では、第３のＩＣタグリーダライタ５７によって、段ボール箱２５のＩＣタグラベル７３が読み取られ、第４の端末５５からサーバ３１に送信される。

次に、図２８、図２９を参照しながら、廃棄処理における書類管理システム１の動作の詳細について説明する。
なお、廃棄対象の検索は、図２３を参照しながら前述した処理と同様の内容を行うため、説明を省略する。また、保管場所１３からの出庫も、図２５を参照しながら前述した処理と同様の内容を行うため、説明を省略する。ただし、廃棄処理の場合、図２５に示すステップ２８０７の後、サーバ３１は、棚番管理データベース６７から段ボール箱データを削除する処理を行う。

図２８は、廃棄対象の段ボール箱２５をピッキングする手順を示すフローチャートである。
図２８に示すように、第３の端末４９は、廃棄対象の段ボール箱データ一覧を画面に表示する（ステップ３００１）。ここで、画面に表示される項目は、段ボール箱ＩＤと棚ＩＤである。

第２のＩＣタグリーダライタ５３は、廃棄対象の段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を読み取り（ステップ３００２）、段ボール箱データを第３の端末４９に送信する（ステップ３００３）。

第３の端末４９は、送信された段ボール箱データを画面に表示する（ステップ３００４）。すなわち、廃棄対称の段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３に記録されている段ボール箱ＩＤを画面に表示する。
従って、第３の端末４９の画面には、廃棄対象の段ボール箱ＩＤの一覧データと、実際の段ボール箱２５の段ボール箱ＩＤの両方が表示されていることになる。
次に、第３の端末４９は、廃棄対象の段ボール箱ＩＤの一覧データに、該当する段ボール箱ＩＤがあるかどうか確認する（ステップ３００５）。
段ボール箱ＩＤがない場合には、第３の端末４９は、警告音を出力し（ステップ３００６）、ステップ３００１からやり直す。
これにより、正しい段ボール箱２５を廃棄することができる。
段ボール箱ＩＤがある場合には、第３の端末４９は、廃棄対象の段ボール箱ＩＤの一覧データから、該当した段ボール箱ＩＤを削除する（ステップ３００７）。
次に、第３の端末４９は、出庫フラグ７２３がオンのデータを第２のＩＣタグリーダライタ５３に送信する（ステップ３００８）。

第２のＩＣタグリーダライタ５３は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３に出庫フラグ７２３がオンのデータを書き込む（ステップ３００９）。
これにより、不正な出庫を防止できる。

第３の端末４９は、廃棄対象の段ボール箱ＩＤの一覧データにデータが残っているか確認する（ステップ３０１０）。
データが残っている場合、ステップ３００１から繰り返す（ステップ３０１１）。

図２９は、廃棄センタ７で段ボール箱２５を廃棄する手順を示すフローチャートである。
図２９に示すように、第３のＩＣタグリーダライタ５７は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を読み取り（ステップ３１０１）、段ボール箱データを第４の端末５５に送信する（ステップ３１０２）。

第４の端末５５は、段ボール箱データを画面に表示し（ステップ３１０３）、段ボール箱データをサーバ３１に送信する（ステップ３１０４）。

サーバ３１は、送信された段ボール箱データについて、処理明細データベース６５に、処理区分１２０７が廃棄のデータを保存する（ステップ３１０５）。
次に、サーバ３１は、送信された段ボール箱データについて、段ボール箱データベース６３の廃棄日時１１１９を更新する（ステップ３１０６）。すなわち、送信された段ボール箱データの段ボール箱ＩＤを持つ段ボール箱明細データ１１０１に、現在日時を廃棄日時１１１９として保存する。
これにより、いつ段ボール箱２５が廃棄されたかをデータとして記録することができ、確実に廃棄したという証拠になる。
次に、サーバ３１は、廃棄日時のデータを第１の端末３３に送信する（ステップ３１０７）。

第４の端末５５は、廃棄日時のデータを第３のＩＣタグリーダライタ５７に送信する（ステップ３１０８）。

第１のＩＣタグリーダライタ３７は、段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３に廃棄日時のデータを書き込む（ステップ３１０９）。
廃棄対象の段ボール箱２５に貼付されていた第１のＩＣタグラベル７３は、段ボール箱２５から取り外し、例えば、棚卸時の確認に使用することもできる。

以上詳細に説明したように、本実施の形態にかかる書類管理システム１によれば、営業店３で発生する書類２１について、保存期限ごとに段ボール箱２５に箱詰めして書類保管センタ５で保管することによって、貸出や廃棄の時にユーザの負荷を軽減できる。
そして、段ボール箱２５を格納する棚２９をサーバ３１が自動的に決定することにより、ユーザは空いている棚２９を探す必要がなく、データベースへの登録も必要ないことから、ユーザの負荷を軽減できる。

また、棚２９に格納する時、目視に頼らず、データベースと実際の格納場所の整合性チェックを行うことによって、人為的なミスを回避して格納場所を正確に把握することができる。

さらに、貸出や廃棄をする時、目視に頼らず、正しい対象物かどうかのチェックを行うことによって、人為的なミスを回避して正確に書類２１を管理することができる。
そして、正しい対象物の場合にのみ出庫フラグ７２３をオンにし、出庫フラグ７２３がオンの場合にのみ出庫できるようにすることによって、不正な出庫を防止して高セキュリティに書類２１を管理することが可能となる。

以上、添付図面を参照しながら、本発明に係る書類管理システム等の好適な実施形態について説明したが、本発明はかかる例に限定されない。当業者であれば、本願で開示した技術的思想の範疇内において、各種の変更例又は修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

書類管理業務の概略を示す図 書類管理システム１の概略構成を示す図 サーバ３１のハードウェア構成図 端末３３のハードウェア構成図 バーコードスキャナ３５のハードウェア構成図 ＩＣタグリーダライタ３７のハードウェア構成図 ＩＣタグラベル７３のハードウェア構成図 綴り込み帳バーコードラベルのデータ６０１の１例を示す図 段ボール箱ＩＣタグラベルのデータ７０１の１例を示す図 棚ＩＣタグラベルのデータ８０１の１例を示す図 貸出票バーコードのデータ９０１の１例を示す図 綴り込み帳明細データ１００１の１例を示す図 段ボール箱明細データ１１０１の１例を示す図 処理明細データ１２０１の１例を示す図 棚番管理データ１３０１の１例を示す図 移管処理の概要を示す図 綴り込み帳２３のバーコードラベル７１を出力する手順を示すフローチャート 段ボール箱２５の第１のＩＣタグラベル７３を出力する手順を示すフローチャート 綴り込み帳バーコードラベルのデータ６０１を第１のＩＣタグラベル７３のＩＣタグに書き込む、または紐付ける手順を示すフローチャート 保管場所１３に入庫する手順を示すフローチャート 棚２９に段ボール箱２５を格納する手順を示すフローチャート 貸出・返却処理の概要を示す図 貸出対象を検索する手順を示すフローチャート 貸出対象をピッキングする手順を示すフローチャート 保管場所１３から出庫する手順を示すフローチャート 貸出情報を登録する手順を示すフローチャート 廃棄処理の概要を示す図 廃棄対象の段ボール箱２５をピッキングする手順を示すフローチャート 廃棄センタ７で段ボール箱２５を廃棄する手順を示すフローチャート

符号の説明

１………書類管理システム
３………営業店
５………書類保管センタ
７………廃棄センタ
１１………箱詰め場所
１３………保管場所
１５………サーバ室
２１………書類
２３………綴り込み帳
２５………段ボール箱
２７………ピッキングカート
２９………棚
３１………サーバ
３３………第１の端末
３５………第１のバーコードスキャナ
３７………第１のＩＣタグリーダライタ
３９………ラベルプリンタ
４１………プリンタ
４３………第２の端末
４５………ゲート型ＩＣタグリーダライタ
４７………無線通信機器
４９………第３の端末
５１………第２のバーコードスキャナ
５３………第２のＩＣタグリーダライタ
５５………第４の端末
５７………第３のＩＣタグリーダライタ
５９………貸出票
６１………綴り込み帳データベース
６３………段ボール箱データベース
６５………処理明細データベース
６７………棚番管理データベース
７１………バーコードラベル
７３………第１のＩＣタグラベル
７５………第２のＩＣタグラベル
７７………バーコード
９１………ネットワーク

Claims (5)

1. サーバと、複数の端末がネットワークを介して接続された書類管理システムであって、
   第１の端末は、
   営業店と保存期限ごとに書類を綴り込みした綴り込み帳の情報と、保存期限ごとに前記綴り込み帳を箱詰めした段ボール箱の情報を入力する画面を表示する手段と、
   前記綴り込み帳の情報と、前記段ボール箱の情報を前記サーバに送信する手段と、
   を具備し、
   前記サーバは、
   前記綴り込み帳の情報を保持する綴り込み帳データベースと、
   前記段ボール箱の情報を保持する段ボール箱データベースと、
   前記段ボール箱を格納する棚の棚情報を管理する棚番管理データベースと、
   前記棚番管理データベースから空の棚情報を検索する手段と、
   を具備し、
   前記サーバまたは前記第１の端末が、
   前記空の棚情報をピッキングカートに搭載された第３の端末に送信する棚情報送信手段、
   を具備し、
   前記第３の端末は、
   前記サーバから送信される前記空の棚情報を表示する手段、
   を具備することを特徴とする書類管理システム。
2. 前記第１の端末は、
   前記段ボール箱に貼付される第１のＩＣタグラベルを発行するラベルプリンタに前記空の棚情報も含めた段ボール箱の情報を送信する手段、
   を具備し、
   前記ラベルプリンタは、
   前記段ボール箱の情報を前記第１のＩＣタグラベルに保持させて発行する手段、
   を具備し、
   前記棚情報送信手段は、
   前記第３の端末に備えられたＩＣタグリーダライタで、前記第１のＩＣタグラベルを読み取ることにより行うことを特徴とする請求項１に記載の書類管理システム。
3. 前記第３の端末は、
   ＩＣタグリーダライタで、前記棚に貼付される第２のＩＣタグラベルを読み取り、画面に表示されている前記空の棚情報と一致するかどうかを判定する手段、
   を具備することを特徴とする請求項１または請求項２のいずれかに記載の書類管理システム。
4. サーバと、複数の端末がネットワークを介して接続された書類管理システムであって、
   第１の端末は、
   貸出や廃棄の対象となる段ボール箱を検索する検索情報を入力する画面を表示する手段と、
   前記検索情報を前記サーバに送信する手段と、
   を具備し、
   前記サーバは、
   前記段ボール箱の情報を保持する段ボール箱データベースと、
   前記第１の端末から送信される前記検索情報から、前記段ボール箱データベースを検索する手段と、
   を具備し、
   前記サーバまたは前記第１の端末が、
   検索された段ボール箱情報を第３の端末に送信する段ボール箱情報送信手段、
   を具備し、
   前記第３の端末は、
   前記サーバから送信される前記段ボール箱情報を画面に表示する手段と、
   ＩＣタグリーダライタで、ピッキングした段ボール箱に貼付される第１のＩＣタグラベルを読み取り、画面に表示されている前記段ボール箱情報と一致するかどうかを判定する段ボール箱情報一致判定手段と、
   を具備することを特徴とする書類管理システム。
5. 前記第３の端末は、
   前記段ボール箱情報一致判定手段で、段ボール箱情報が一致した場合、ＩＣタグリーダライタで、前記第１のＩＣタグラベルに出庫可能情報を書き込む手段、
   を具備し、
   第２の端末は、
   通過する段ボール箱に貼付された第１のＩＣタグラベルを読み取るゲート型ＩＣタグリーダライタと、
   前記ゲート型ＩＣタグリーダライタで読み取った前記第１のＩＣタグラベルに出庫可能情報が書き込まれている場合には、出庫可能であると判定する手段と、
   を具備することを特徴とする請求項４に記載の書類管理システム。

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