JP2007272777A

JP2007272777A - 情報処理装置、情報処理方法

Info

Publication number: JP2007272777A
Application number: JP2006100383A
Authority: JP
Inventors: Koya Okabe; 康矢岡部
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2006-03-31
Filing date: 2006-03-31
Publication date: 2007-10-18

Abstract

【課題】ファイル群を保持している装置から取得したファイルに関連する他のファイルの取得を可能にするための技術を提供すること。
【解決手段】オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルを保持すると共に、バージョン履歴情報、コピー履歴情報を保持する文書管理サーバ１１００から既に取得した注目ファイルに対する操作指示を検知した場合には、この注目ファイルのバージョン履歴情報、コピー履歴情報を文書管理サーバ１１００から取得し、取得した情報に従った表示を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、ファイル管理技術に関するものである。

近年、文書の電子化が急速に普及するにあたり、オフィスでは文書を管理するサーバ、それらを利用するためのPCなどのクライアントがネットワーク上に配置され、文書管理システムが構築されている。この文書管理システムは、業務上で作成・参照される文書情報を電子的に格納し、文書情報をグルーピングして体系的に格納するフォルダと、各種属性情報と、参照や更新等、文書情報を操作できるユーザ情報及びアクセス権設定情報等とを電子的に設定する。これにより、文書情報のセキュリティを確保した上で文書情報を利用したり、目的に応じて文書情報を管理できるシステムである。また、ユーザは文書に対し、アクセス権の管理や属性付与、分類整理、検索、表示、印刷などを行うことができる。

またこのような文書管理システムにおいては、文書の更新をバージョンという単位で保存、管理する機能が備わっている。ユーザが文書に対して上書きによる保存を行うとき、その時のスナップショットをバージョン番号とともに保存しておくことにより、後に過去の時点の文書を参照することが可能となる。

ユーザがある文書の必要なバージョンを正確、かつ自動に取りだすために、ユーザが行う作業とその作業でアクセスされる文書のバージョン番号とを予め対応付けておき、指示された作業に対応するバージョンの文書をその対応付けに従って、文書管理システムから取り出して作業を行うという方法が考案されている。
特開２００１−２１６３１９号公報

文書管理システムで管理されている文書のうち、文書管理システムの外にエクスポートされた文書（文書Ａ）は、文書管理システム内の元文書（文書Ｂ）の電子的複製である。しかし、文書Ａは、文書管理システムとシステム的に切り離された存在であり、文書Ｂに複数のバージョンが存在している場合でも、文書Ａとは直接関係がない。

例えば、文書Ｂが他のユーザによって更新されたとしても、文書Ａはそれを自動で検知することはなく、もし文書Ａを持つユーザが文書管理システム内に文書Ｂの最新版を得たいと思った場合には、ユーザは文書管理システムへ接続し、ユーザ自身で文書Ｂを捜し当て、最新のバージョンが存在するか確認を行い、必要に応じてダウンロードするといった手順が必要となり、非常に手間がかかる作業といえる。

また、文書Ａに対する文書Ｂの最新のバージョンだけでなく、文書Ｂの任意のバージョンや、或いは文書Ｂのコピーである文書Ｃも取得したいといったように、文書Ａに関連のある文書の取得をする場合を考えるとユーザにはさらに負担を強いられるといえる。

本発明は以上の問題に鑑みてなされたものであり、ファイル群を保持している装置から取得したファイルに関連する他のファイルの取得を可能にするための技術を提供することを目的とする。

本発明の目的を達成するために、例えば、本発明の情報処理装置は以下の構成を備える。

即ち、オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルを保持すると共に、当該作成において変更されたバージョンの履歴を示すバージョン履歴情報、当該作成におけるコピーの履歴を示すコピー履歴情報を保持する外部装置と、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、
既に前記外部装置から取得した注目ファイルに対する操作指示を検知した場合には、当該注目ファイルのバージョン履歴情報、コピー履歴情報を前記外部装置から取得する第１の取得手段と、
前記第１の取得手段が取得した情報に従った表示を行う表示手段と
を備えることを特徴とする。

即ち、オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルを保持すると共に、当該作成において変更されたバージョンの履歴を示すバージョン履歴情報を保持する文書管理装置と、
前記文書管理装置が保持するファイル及び、前記文書管理装置からエクスポートされたファイルに対する操作履歴を保持する履歴管理装置のそれぞれとネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、
文書管理装置からエクスポートされたファイルに対する操作指示があった場合に、前記履歴管理装置から当該ファイルをエクスポートした文書管理装置を特定する情報を取得する第１取得手段と、
前記第１取得手段が取得した情報に基づいて文書管理装置へアクセスし、文書管理装置が管理するバージョン履歴情報を参照して前記ファイルのバージョン更新に関する情報を取得する第２取得手段と
を備えることを特徴とする。

本発明の目的を達成するために、例えば、本発明の情報処理方法は以下の構成を備える。

即ち、オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルを保持すると共に、当該作成において変更されたバージョンの履歴を示すバージョン履歴情報、当該作成におけるコピーの履歴を示すコピー履歴情報を保持する外部装置と、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置が行う情報処理方法であって、
既に前記外部装置から取得した注目ファイルに対する操作指示を検知した場合には、当該注目ファイルのバージョン履歴情報、コピー履歴情報を前記外部装置から取得する第１の取得工程と、
前記第１の取得工程で取得した情報に従った表示を行う表示工程と
を備えることを特徴とする。

即ち、オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルを保持すると共に、当該作成において変更されたバージョンの履歴を示すバージョン履歴情報を保持する文書管理装置と、
前記文書管理装置が保持するファイル及び、前記文書管理装置からエクスポートされたファイルに対する操作履歴を保持する履歴管理装置のそれぞれとネットワークを介して通信可能な情報処理装置が行う情報処理方法であって、
文書管理装置からエクスポートされたファイルに対する操作指示があった場合に、前記履歴管理装置から当該ファイルをエクスポートした文書管理装置を特定する情報を取得する第１取得工程と、
前記第１取得工程で取得した情報に基づいて文書管理装置へアクセスし、文書管理装置が管理するバージョン履歴情報を参照して前記ファイルのバージョン更新に関する情報を取得する第２取得工程と
を備えることを特徴とする。

本発明の構成により、ファイル群を保持している装置から取得したファイルに関連する他のファイルの取得を行うことができる。特に、外部からエクスポートされたファイルのオリジナルのバージョン情報、及びオリジナルのコピーによって生成されたファイルの情報を容易に取得することができる。

以下添付図面を参照して、本発明を好適な実施形態に従って詳細に説明する。

＜本実施形態に係るシステム構成について＞
図１は、本実施形態に係るシステムの構成例を示す図である。同図に示す如く、本実施形態に係るシステムは、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）１０００、文書管理サーバ１１００、ポリシー管理サーバ１２００により構成されており、互いにデータ通信が可能な構成を有する。

本実施形態に係るシステムは、パーソナルコンピュータのＯＳ（オペレーティングシステム）上で動作するクライアントＰＣ１０００・文書管理サーバ１１００型のアプリケーションであり、スキャナ等のデバイスやＯＳ上のファイルから文書ファイルを取り込み、文書ファイルを複数のユーザで管理することを目的としている。また、文書管理サーバ１１００とは別に、配信された文書ファイルに対してのアクセス制御を行う事が可能な「ポリシー」という制御データを管理、発行可能なポリシー管理サーバ１２００が存在している事が前提である。

先ず、クライアントＰＣ１０００について説明する。クライアントＰＣ１０００内において１００１は文書管理クライアントアプリケーション、２００１は情報閲覧部である。先ず、文書管理クライアントアプリケーション１００１について説明する。

１００２はユーザインターフェースで、クライアントＰＣ１０００の操作者がクライアントＰＣ１０００に対して各種の指示を入力するために用いるものである。例えば、文書管理サーバ１１００に対して文書ファイルを登録する指示や、文書管理サーバ１１００から文書ファイルを取得する指示、文書ファイルの検索指示等を入力する為に用いられる。

ユーザインターフェース１００２を介して入力された指示は、コマンド制御部１００３で解析され、解析結果に応じた適切な処理が行われる。なおコマンド制御部１００３は、必要であれば外部装置（文書管理サーバ１１００、ポリシー管理サーバ１２００）との通信を行うためのコマンドも作成する。

１００４はデバイス制御部であり、クライアントＰＣ１０００にスキャナなどの情報入力装置が接続されている場合、この情報入力装置の動作制御はデバイス制御部１００４が行う。即ち、デバイス制御部１００４はこのような情報入力装置の動作を制御し、情報入力装置から出力された情報をファイルとして受信する。

１００５はファイル制御部であり、文書管理サーバ１１００側で保持されている文書ファイルを、インポートする形態でもって取得する処理を行う。即ち、ユーザインターフェース１００２を用いて指示された文書ファイルが文書管理サーバ１１００側に保持されている場合には、オリジナルファイルをコピーし、コピーしたファイルをクライアントＰＣ１０００側に取得する。また、ファイル制御部１００５は、クライアントＰＣ１０００側で作成した文書ファイルを文書管理サーバ１１００側にエクスポートする形態でもって文書管理サーバ１１００側に送信する処理をも行う。

１００６は外部モジュール通信部であり、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ１１００内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取とったりといった処理を行う。例えば、MAPIに対応したメーラーに文書管理サーバ１１００で管理している文書を渡したりする処理を行う。

１００７は文書管理制御部であり、クライアントＰＣ１０００を構成する各部の動作制御を行うことで、クライアントＰＣ１０００が行う後述の各処理を実行する。

１００８はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。即ち、各種の処理を行う過程で作成されるデータや、外部装置との通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存するためのメモリとして機能する。

１００９は通信制御部であり、文書管理サーバ１１００やポリシー管理サーバ１２００と通信するための制御を行う。本実施形態では、通信制御部１００９は文書管理サーバ１１００やポリシー管理サーバ１２００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。

次に、情報閲覧部２００１について説明する。情報閲覧部２００１は、クライアントＰＣ１０００側で文書ファイルを開いて閲覧する際に、ポリシー管理サーバ１２００に対してアクセスして認証を行い、その認証結果をポリシー管理サーバ１２００から受信する。情報閲覧部２００１は更に、ポリシー管理サーバ１２００が保持する後述のログと、文書管理サーバ１１００が保持する後述のログを解析し、この解析結果に応じてクライアントＰＣ１０００の操作者に情報を提供するものである。なお、情報閲覧部２００１の詳細については図２を用いて後述する。

次に、文書管理サーバ１１００について説明する。

１１０１は通信制御部で、クライアントＰＣ１０００が有する通信制御部１００９との通信のための制御を行う。なお、同図では文書管理サーバ１１００には１台のクライアントＰＣ１０００しか接続されていないが、複数台のクライアントＰＣが文書管理サーバ１１００に接続された場合には、通信制御部１１０１は複数台のクライアントＰＣとの通信制御を行う。

１１０２は文書管理制御部であり、クライアントＰＣ１０００からの要求に応じた処理を実行する。

１１０３はログ情報制御部であり、文書管理サーバ１１００内で発生した各種イベントに関してログを生成し、生成したログをデータベース制御部１１０５に送出する。本実施形態では、文書管理サーバ１１００が外部から指定された文書ファイルをコピーして外部に送出する（エクスポート）する際には、この文書ファイルに固有の情報（文書ＩＤ）、日時、エクスポート先のネットワークアドレス（例えばＩＰアドレス）等をログとして生成する。

１１１０はテンポラリデータ等を保存するための内部データ保存部である。即ち、クライアントＰＣ１０００との通信を行う過程で作成されるデータや、文書変換ルールに従って変換された文書等を一時的に保存するためのメモリとして機能する。

１１０４は検索制御部で、クライアントＰＣ１０００から検索要求を受けた場合には、この要求に応じた検索処理を実行したり、文書管理サーバ１１００に登録した文書ファイルの検索用インデックスを作成するための処理を行ったりしている。

１１０５はデータベース制御部で、後述する各種のデータベースに保存するためのデータを作成し、対応するデータベースにこの作成したデータを保存する処理を行う。また、クライアントＰＣ１０００から要求されたデータがデータベース内に存在する場合には、このデータを取り出す処理をも行う。

１１０６はボリュームデータベースで、１以上の文書ファイルを保持する。ボリュームデータベース１１０６が保持するファイルは、オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイル（オリジナルファイルを含む）である。オリジナルファイルが複数存在する場合には、それぞれのオリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルがボリュームデータベース１１０６に保持されることになる。

１１０７は属性データベースで、ボリュームデータベース１１０６に保持されているそれぞれの文書ファイルのファイル名やその作成日時、コメント等の属性に関する情報を保持する。また、それぞれの文書ファイルには文書ＩＤが付加されている。

１１０８は全文検索用データベースで、ボリュームデータベース１１０６に保持されている文書ファイルから抽出されたテキストデータを、この文書ファイルのインデックス情報として保持するものである。ボリュームデータベース１１０６に複数のファイルが保持されている場合には、それぞれのファイルについてインデックス情報が全文検索用データベース１１０８に登録されていることになる。従って、クライアントＰＣ１０００から全文検索要求を受けると、この全文検索用データベース１１０８内を検索することになる。

１１０９はログ管理用データベースで、文書ファイルに対して行った操作内容等、本システム内で生じたイベントに関する情報をログとして保持する。また、ログ管理用データベース１１０９内には、ボリュームデータベース１１０６内に保持されている文書ファイルについて、後述するバージョン履歴情報、コピー履歴情報を保持する。

次に、ポリシー管理サーバ１２００について説明する。

１２０１は通信制御部で、クライアントＰＣ１０００が有する通信制御部１００９との通信のための制御を行う。なお、同図ではポリシー管理サーバ１２００には１台のクライアントＰＣ１０００しか接続されていないが、複数台のクライアントＰＣがポリシー管理サーバ１２００に接続された場合には、通信制御部１２０１は複数台のクライアントＰＣとの通信制御を行う。

１２０２はポリシー発行部で、ユーザが作成したポリシーを発行する。

１２０３はポリシー管理制御部で、ポリシー管理に係る全般処理を制御する。なお、クライアントＰＣ１０００から認証要求を受けた場合には、ポリシー管理制御部１２０３は、この認証要求に応じた処理をも行う。

１２０４はログ情報制御部であり、発生した各種イベントに関してログを生成し、生成したログをデータベース制御部１２０５に送出する。本実施形態では、文書管理サーバ１１００から外部に対して文書ファイルをコピーして外部に送出した（エクスポート）際の、この文書ファイルに固有の情報（文書ＩＤ）、日時、実行ユーザ情報、管理サーバ１１００のネットワークアドレス（例えばＩＰアドレス）等をログとして生成する。

１２０５はデータベース制御部であり、ポリシー発行部１２０２で発行されたポリシーをポリシー管理用データベース１２０６に保存し、ログ情報制御部１２０４が生成したログはログ情報用データベース１２０７に保存する。また、データベース制御部１２０５は、クライアントＰＣ１０００から要求された情報をポリシー管理用データベース１２０６、ログ情報用データベース１２０７の何れかから読み出し、ポリシー管理制御部１２０３に送出する。

図８は、上述のクライアントＰＣ１０００、文書管理サーバ１１００、ポリシー管理サーバ１２００に適用可能なコンピュータのハードウェア構成を示すブロック図である。

８０１はＣＰＵで、ＲＡＭ８０２やＲＯＭ８０３に格納されているプログラムやデータを用いて、本コンピュータ全体の制御を行うと共に、本コンピュータを適用した各装置（クライアントＰＣ１０００、文書管理サーバ１１００、ポリシー管理サーバ１２００）が行う後述の各処理を実行する。

８０２はＲＡＭで、外部記憶装置８０６からロードされたプログラムやデータ、Ｉ／Ｆ８０７を介して外部から受信したプログラムやデータを一時的に記憶するためのエリアを有する。また、ＲＡＭ８０２は、ＣＰＵ８０１が各種の処理を実行する際に用いるワークエリアも有する。即ち、ＲＡＭ８０２は、各種のエリアを適宜提供することができる。

８０３はＲＯＭで、本コンピュータの設定データや、ブートプログラムなどを格納する。

８０４は操作部で、キーボードやマウスなどにより構成されており、本コンピュータの操作者はこの操作部８０４を操作することで、各種の指示をＣＰＵ８０１に対して入力することができる。

８０５は表示部で、ＣＲＴや液晶画面などにより構成されており、ＣＰＵ８０１による処理結果を画像や文字などでもって表示することができる。

８０６は外部記憶装置で、ハードディスクに代表される大容量情報記憶装置であり、ここにはＯＳが保存されている。なお、本コンピュータをクライアントＰＣ１０００に適用した場合には、外部記憶装置８０６には更に、クライアントＰＣ１０００が行う後述の各処理をＣＰＵ８０１に実行させるためのプログラムやデータが保存されている。また、本コンピュータを文書管理サーバ１１００に適用する場合には更に、外部記憶装置８０６には、文書管理サーバ１１００が行う後述の各処理をＣＰＵ８０１に実行させるためのプログラムやデータ、文書管理サーバ１１００が有するものとして説明した各データベースが保存されている。また、本コンピュータをポリシー管理サーバ１２００に適用する場合には更に、外部記憶装置８０６には、ポリシー管理サーバ１２００が行う後述の各処理をＣＰＵ８０１に実行させるためのプログラムやデータ、ポリシー管理サーバ１２００が有するものとして説明したデータベースが保存されている。

これらのプログラムやデータは、ＣＰＵ８０１による制御に従って適宜ＲＡＭ８０２にロードされ、ＣＰＵ８０１は、このロードされたプログラムやデータを用いて処理を実行する。

８０７はＩ／Ｆで、外部装置とのデータ通信を行うためのインターフェースとして用いられるものである。

８０８は上述の各部を繋ぐバスである。

なお、本実施形態では、図８に示した構成を有するコンピュータをクライアントＰＣ１０００、文書管理サーバ１１００、ポリシー管理サーバ１２００のそれぞれに適用した場合について説明するが、それぞれの装置にそれぞれ異なる構成を有するコンピュータを適用しても良い。また、コンピュータの構成についても、図８に示したものに限定するものではない。

＜情報閲覧部２００１の構成について＞
図２は、情報閲覧部２００１の機能構成を示すブロック図である。同図において２００２は、クライアントＰＣ１０００が既に文書管理サーバ１１００から取得した文書ファイルである。ここで、クライアントＰＣ１０００側でこの文書ファイル２００２に対して操作を行った場合（例えば文書ファイル２００２を開こうとした場合）、ポリシー管理サーバログ解析部２００３は、ポリシー管理サーバ１２００に対してアクセスし、認証要求を行う。この認証要求を受けたポリシー管理サーバ１２００は認証を行い、その結果をポリシー管理サーバログ解析部２００３に通知する。この一連の認証処理については周知の技術であるので、これに関する説明は省略する。

ポリシー管理サーバログ解析部２００３は認証成功の旨を受けると、文書ファイル２００２の文書ＩＤを用いてポリシー管理サーバ１２００側で保持されているログを検索し、文書ファイル２００２がクライアントＰＣ１０００にエクスポートされた日時を取得する要求をポリシー管理サーバ１２００に対して送信する。

ポリシー管理サーバログ解析部２００３は、上記要求した日時をポリシー管理サーバ１２００から取得すると、この取得した日時と文書管理サーバ１１００のネットワークアドレス（例えばＵＲＬ）とを文書管理サーバログ解析部２００４に通知する。

文書管理サーバログ解析部２００４は、ポリシー管理サーバログ解析部２００３から受けた「文書管理サーバ１１００のURL」を用いて文書管理サーバ１１００に対してアクセスする。そして、文書管理サーバ１１００が保持するログのうち、ポリシー管理サーバ１２００から受けた日時が記されている箇所を検索し、この検索個所から文書ファイル２００２のオリジナル（エクスポート元）の文書ファイル２００５の文書ＩＤを取得する要求を文書管理サーバ１１００に対して送信する。

即ち、文書ファイル２００２は、文書ファイル２００５をコピーしてから送信されたものであるので、文書管理サーバ１１００側で管理しているログには、文書ファイル２００２のコピー元（文書ファイル２００５）の文書ＩＤ、このコピー及び送信の日時（即ちエクスポートの日時）、が記されている。従って、このログを参照し、文書ファイル２００２のエクスポート日時が記された箇所を特定できれば、同じ箇所に記されている文書ファイル２００５の文書ＩＤを特定することができる。

文書管理サーバログ解析部２００４は、取得した文書ＩＤを関連文書情報取得部２００６に送出する。

関連文書情報取得部２００６は、文書ファイル２００５の文書ＩＤを用いて、文書ファイル２００５のバージョン履歴情報と、文書ファイル２００５のコピー履歴情報を文書管理サーバ１１００から取得する。取得したバージョン履歴情報、コピー履歴情報は関連文書情報提示部２００７に送出する。

関連文書情報提示部２００７は、関連文書情報提示部２００７から受けたバージョン履歴情報とコピー履歴情報とに従った表示を、クライアントＰＣ１０００が有する表示画面上に行う。この表示については後述する。

ここで、クライアントＰＣ１０００の操作者は、表示された履歴情報のうち所望の文書ファイルの履歴情報を操作部８０４を用いて選択指示する。すると文書ダウンロード部２００８は、選択指示された履歴情報に対応する文書ファイルを取得すべく、文書管理サーバ１１００に対して要求し、要求した文書ファイルを文書管理サーバ１１００から取得する。

なお、関連文書情報提示部２００７は、バージョン履歴情報のポリシー属性の値を見て、各ポリシーに関してユーザが文書ファイルを開けるかどうかをポリシー管理サーバ１２００に対して問い合わせ、開けると判断したもののみ、提示することも可能である。

＜クライアントＰＣ１０００（情報閲覧部２００１）が行う処理について＞
図３は、情報閲覧部２００１が行う上述の処理のフローチャートである。なお、同図のフローチャートに従った処理はクライアントＰＣ１０００のＣＰＵ８０１が実行するのであるが、同処理をＣＰＵ８０１に実行させるためのプログラムやデータは外部記憶装置８０６に保存されている。そしてこのプログラムやデータはＣＰＵ８０１による制御に従って適宜ＲＡＭ８０２にロードされる。そしてＣＰＵ８０１はこのロードされたプログラムやデータを用いて処理を実行することにより、クライアントＰＣ１０００は以下説明する各処理を実行することになる。

クライアントＰＣ１０００の操作者が操作部８０４を用いて、予め文書管理サーバ１１００から取得した文書ファイル（操作対象文書ファイル）に対する操作指示（例えば、操作対象文書ファイルを開く指示）を入力すると、ステップＳ３００１以降の処理が開始される。

ステップＳ３００１では、ポリシー管理サーバ１２００に対してアクセスし、認証要求を行う。この認証要求を受けたポリシー管理サーバ１２００は認証を行い、その結果をクライアントＰＣ１０００に通知する。

この通知が認証失敗を示すものである場合にはステップＳ３００２を介して本処理を終了する。一方、この通知が認証成功を示すものである場合にはステップＳ３００２を介してステップＳ３００３に進める。ステップＳ３００３では、操作対象文書ファイルに添付されている文書ＩＤを用いてポリシー管理サーバ１２００側で保持されているログを検索し、操作対象文書ファイルがクライアントＰＣ１０００にエクスポートされた日時を取得する要求をポリシー管理サーバ１２００に対して送信する。

上記要求した日時をポリシー管理サーバ１２００から取得できなかった場合にはステップＳ３００３を介して本処理を終了する。一方、取得できた場合にはステップＳ３００３を介してステップＳ３００４に進める。ステップＳ３００４では、この取得した日時と文書管理サーバ１１００のネットワークアドレス（例えばＵＲＬ）とを一端ＲＡＭ８０２に取得する。

次に、ステップＳ３００５では、ステップＳ３００４でＲＡＭ８０２に一端取得した「文書管理サーバ１１００のURL」を用いて文書管理サーバ１１００に対してアクセスする。そしてステップＳ３００６では、文書管理サーバ１１００が保持するログのうち、ポリシー管理サーバ１２００から受けた日時が記されている箇所を検索する。そして、この検索個所から文書ファイル２００２のオリジナル（エクスポート元）の文書ファイル（エクスポート元文書ファイル）の文書ＩＤを取得する要求を文書管理サーバ１１００に対して送信する。

この結果、文書管理サーバ１１００から、要求した文書ＩＤ（エクスポート元文書ファイルの文書ＩＤ）が受信できなかった場合にはステップＳ３００６を介して本処理を終了する。一方、要求した文書ＩＤを受信できた場合には、ステップＳ３００６を介してステップＳ３００７に進め、受信した文書ＩＤを一端ＲＡＭ８０２に取得する。

そしてステップＳ３００８では、受信した文書ＩＤを用いて、エクスポート元文書ファイルのバージョン履歴情報を文書管理サーバ１１００に対して要求する。文書管理サーバ１１００は要求されたバージョン履歴情報をクライアントＰＣ１０００に送信するので、ステップＳ３００８では、この送信されたバージョン履歴情報を受信し、ＲＡＭ８０２に取得する。

次にステップＳ３００９では、ステップＳ３００７で取得した文書ＩＤを用いて、エクスポート元文書ファイルのコピー履歴情報を文書管理サーバ１１００に対して要求する。文書管理サーバ１１００は要求されたコピー履歴情報をクライアントＰＣ１０００に送信するので、ステップＳ３００９では、この送信されたコピー履歴情報を受信し、ＲＡＭ８０２に取得する。

そしてステップＳ３０１０においてＣＰＵ８０１は、このＲＡＭ８０２に取得したバージョン履歴情報、コピー履歴情報に従った画面を表示部８０５の表示画面上に表示する。この表示については後述する。

ここで、クライアントＰＣ１０００の操作者は、表示された履歴情報を参照して所望の履歴情報を操作部８０４を用いて選択指示する。すると処理をステップＳ３０１１に進め、ＣＰＵ８０１は、選択指示された履歴情報に対応する文書ファイルを取得すべく、文書管理サーバ１１００に対して要求し、要求した文書ファイルを文書管理サーバ１１００から取得する。なお、取得した文書ファイルについてこの後如何なる処理を行うかについては特に限定するものではない。

なお、選択指示された履歴情報に対応するファイルの特定にはバージョン履歴情報、コピー履歴情報を参照すれば良い。例えば、ユーザに指示されたバージョンのファイルはバージョン履歴情報を参照すれば特定できるし、ユーザに指示されたコピー日時にコピーされたファイルはコピー履歴情報を参照すれば特定できる。

＜文書ファイルのバージョンを更新する場合について＞
クライアントＰＣ１０００の操作者が、クライアントＰＣ１０００側で保持している文書ファイルを編集し、その後、編集を終了すべく、編集終了の旨の指示を操作部８０４を用いて入力する。すると、ＣＰＵ８０１はこれを検知し、この文書ファイルのバージョンを変更するか否かをこの操作者に選択させるためのＧＵＩ（グラフィカルユーザインターフェース）を表示部８０５の表示画面上に表示させる。

このＧＵＩ上で操作者がバージョン更新の旨を操作部８０４を用いて指示すると、ＣＰＵ８０１はこの指示を検知し、この編集した文書ファイルの文書ＩＤ、バージョン、日時、ユーザ情報、サイズ、タイプ、ポリシーＩＤなどのログを文書管理サーバ１１００に送信する。文書管理サーバ１１００はこのログを受信すると、自身が保持するログ（バージョン履歴情報）にこの受信したログを追加登録する。

なお、バージョンを更新する際に、ファイルの種類（タイプ）を変更することも可能とする。

＜文書ファイルをコピーする場合について＞
クライアントＰＣ１０００の操作者が、クライアントＰＣ１０００側で保持している文書ファイルをコピーする旨の指示を操作部８０４を用いて入力すると、ＣＰＵ８０１はこの入力を検知し、コピー元文書ファイルの文書ＩＤ、コピー先の文書ファイルの文書ＩＤ、日時、ユーザ情報等のログを文書管理サーバ１１００に送信する。文書管理サーバ１１００はこのログを受信すると、自身が保持するログ（コピー履歴情報）にこの受信したログを追加登録する。

＜文書管理サーバ１１００からクライアントＰＣ１０００に対して文書ファイルをエクスポートする場合について＞
クライアントＰＣ１０００が、文書管理サーバ１１００から文書ファイルを受信すると、先ずこの文書ファイルにポリシーが付加されているか否かをチェックする。付加されていなければダミーのポリシーを付加する。ダミーのポリシーはアクセス制限の機能は持たず、ポリシー管理サーバ１２００から見た文書ＩＤとポリシーＩＤが文書に付加される。

また、ポリシー管理サーバ１２００が複数存在する環境では、あらかじめダミーのポリシーを付加するポリシー管理サーバ１２００を文書管理サーバ１１００に登録しておく。

＜バージョン履歴情報テーブルについて＞
図４は、文書管理サーバ１１００が有する外部記憶装置８０６内のログ管理用データベース１１０９に登録されているバージョン履歴情報テーブルの構成例を示す図である。バージョン履歴情報テーブルとは、それぞれの文書ファイルのバージョン履歴情報が登録されているテーブルである。

バージョン履歴情報には、文書ＩＤ４００１、バージョン４００２、日時４００３、ユーザ情報４００４、サイズ４００５、ポリシー４００６が含まれている。もちろんこれ以外の情報を含めるようにしても良いし、いくつかの情報はその他の情報に置き換えても良い。

文書ＩＤ４００１は、ログ管理用データベース１１０９に登録されている文書ファイルに固有の情報である。バージョン４００２は、文書ファイルのバージョンを示すものである。日時４００３は文書ファイルの更新があった日時を示すものである。ユーザ情報４００４は、文書ファイルを更新したユーザに係る情報（ここではユーザ名）を示すものである。サイズ４００５は、文書ファイルのファイルサイズを示すものである。タイプ４００６は、文書ファイルの種類（拡張子）である。ポリシー４００７は、ポリシー管理サーバ１２００から取得したポリシーの識別情報である。

このようなテーブルを参照すれば、例えば、バージョンをキーにして、対応する文書ファイルの様々な情報を検索することができる。なお、バージョン履歴情報テーブルは、オリジナルの文書ファイル毎に設けられているものであり、対応するオリジナルの文書ファイルの文書ＩＤと対応付けて保持されている。従って上記ステップＳ３００８では、エクスポート元文書ファイルの文書ＩＤに対応するバージョン履歴情報テーブルを取得することになる。

＜コピー履歴情報テーブルについて＞
図５は、文書管理サーバ１１００が有する外部記憶装置８０６内のログ管理用データベース１１０９に登録されているコピー履歴情報テーブルの構成例を示す図である。コピー履歴情報テーブルとは、それぞれの文書ファイルのコピー履歴情報が登録されているテーブルである。

コピー履歴情報テーブルには、元文書ＩＤ５００１、コピー文書ＩＤ５００２、日時５００３、ユーザ情報５００４が含まれている。

元文書ＩＤ５００１は、エクスポート元文書ファイルの識別情報である。コピー文書ＩＤ５００２は、文書ファイルをコピーすることで生成された文書ファイルの識別情報である。日時５００３は、文書ファイルのコピーがあった日時であり、ユーザ情報５００４は、文書ファイルのコピー操作を行ったユーザに係る情報（ここではユーザ名）である。

このようなテーブルを参照すれば、例えば、元文書ＩＤをキーにして、対応する様々な情報を検索することができる。なお、コピー履歴情報テーブルは、オリジナルの文書ファイル毎に設けられているものであり、対応するオリジナルの文書ファイルの文書ＩＤと対応付けて保持されている。従って上記ステップＳ３００９では、エクスポート元文書ファイルの文書ＩＤに対応するバージョン履歴情報テーブルを取得することになる。

＜バージョン履歴情報、コピー履歴情報を受信した場合に表示部８０５の表示画面上に表示される画面について＞
図６、７は、クライアントＰＣ１０００がバージョン履歴情報、コピー履歴情報を受信した場合に、ステップＳ３０１０で表示部８０５の表示画面上に表示するＧＵＩの表示例を示す図である。図６は、バージョン履歴情報のタブを指示した場合の表示例を示す図で、図７は、コピー履歴情報のタブを指示した場合の表示例を示す図である。

図６において６００１はＧＵＩのウィンドウである。６００２は、バージョン履歴情報を表示させるべく、指示するためのタブである。６００３は、ユーザが開こうとしている文書ファイルのファイル名を表示するための領域である。６００４は、バージョンが列挙される列であり、６００５は更新日時が列挙される列である。６００６はバージョンを更新したユーザのユーザ情報が列挙される列であり、６００７は文書ファイルのサイズが列挙される列である。６００８は文書ファイルのタイプが列挙される列である。

６００９は、ユーザが開こうとしている文書ファイルのバージョンを指し示すためのアイコンである。このようなアイコン６００９を表示することで、ユーザは現在どのバージョンの文書ファイルを選択しているのかを視覚的に把握することができる。また、現在のバージョンより新しいバージョン、古いバージョンがどれだけあるかを把握することができる。

ここで提示する情報は、バージョン履歴情報のポリシーにおいて、ユーザがアクセス不可のポリシーが付加されていたバージョンについては列挙されない仕組みも可能とする。

一方、図７において、７００１はコピー履歴情報を表示させるべく、指示するためのタブである。７００２は、ユーザが開こうとしている文書ファイルのファイル名を表示するための領域である。７００３は、エクスポート元文書ファイルをコピーしたことで生成された文書のファイル名が列挙される列であり、７００４はコピーされた日時、７００５はコピーを実行したユーザのユーザ名である。

なお、図６，７の何れの表示においても、該当する件数が多ければスクロールバーやリンク等を用いて表示することが考えられる。

またここでは、ウィンドウがポップアップし、バージョン履歴情報とコピー履歴情報をタブで切り分ける提示例を挙げたが、情報の提示の仕方としてはこれに限定されるものではない。

以上の説明により、本実施形態によれば、文書管理サーバ１１００からエクスポートしたファイルをクライアントＰＣ１０００で開くときに、ポリシー管理サーバ１２００のログ情報を用いて文書管理サーバ１１００内のエクスポート元文書ファイルを突き止めるので、複数の文書管理サーバ１１００が存在する場合でも、エクスポート元のサーバを一意に識別することができる。

また、文書管理サーバ１１００のログ情報を用いてバージョン履歴情報とコピー履歴情報とをユーザに提示するので、ユーザは自分の持っている文書ファイルにどのようなバージョン、或いはコピーがなされた文書ファイルが存在するのかを容易に把握することができる。

またユーザは、クライアントＰＣ１０００側に提示された関連文書を閲覧したいと思ったとき、クリック等の簡易な操作で文書ファイルのダウンロード、閲覧が可能なため、容易に閲覧することができる。

なお、本実施形態ではファイルとして文書ファイルを用いたが、如何なるファイルであっても良い。また、本実施形態では、文書管理サーバ１１００とポリシー管理サーバ１２００とは別個の装置としたが、１つの装置にまとめても良いし、それぞれの数は特に限定するものではない。

＜その他の実施形態＞
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体(記録媒体)等としての実施態様をとることが可能である。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー(登録商標)ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、MO、CD-ROM、CD-R、CD-RW、磁気テープ、不揮発のメモリカード、ROM、DVDなどがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディススク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の昨日処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるWWWサーバも、本発明に含まれるものである。

またコンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOSなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの支持に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施形態に係るシステムの構成例を示す図である。情報閲覧部２００１の機能構成を示すブロック図である。情報閲覧部２００１が行う上述の処理のフローチャートである。文書管理サーバ１１００が有する外部記憶装置８０６内のログ管理用データベース１１０９に登録されているバージョン履歴情報テーブルの構成例を示す図である。文書管理サーバ１１００が有する外部記憶装置８０６内のログ管理用データベース１１０９に登録されているコピー履歴情報テーブルの構成例を示す図である。バージョン履歴情報のタブを指示した場合の表示例を示す図である。コピー履歴情報のタブを指示した場合の表示例を示す図である。クライアントＰＣ１０００、文書管理サーバ１１００、ポリシー管理サーバ１２００に適用可能なコンピュータのハードウェア構成を示すブロック図である。

Claims

オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルを保持すると共に、当該作成において変更されたバージョンの履歴を示すバージョン履歴情報、当該作成におけるコピーの履歴を示すコピー履歴情報を保持する外部装置と、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、
既に前記外部装置から取得した注目ファイルに対する操作指示を検知した場合には、当該注目ファイルのバージョン履歴情報、コピー履歴情報を前記外部装置から取得する第１の取得手段と、
前記第１の取得手段が取得した情報に従った表示を行う表示手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
更に、
前記表示手段によって表示した情報のうち、ユーザによって指示された情報に対応するファイルを前記外部装置から取得する第２の取得手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
前記第２の取得手段は、ユーザに指示されたバージョンのファイルを前記バージョン履歴情報に基づいて特定し、特定したファイルを前記外部装置から取得することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
前記第２の取得手段は、ユーザに指示されたコピー日時にコピーされたファイルを前記コピー履歴情報に基づいて特定し、特定したファイルを前記外部装置から取得することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルを保持すると共に、当該作成において変更されたバージョンの履歴を示すバージョン履歴情報を保持する文書管理装置と、
前記文書管理装置が保持するファイル及び、前記文書管理装置からエクスポートされたファイルに対する操作履歴を保持する履歴管理装置のそれぞれとネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、
文書管理装置からエクスポートされたファイルに対する操作指示があった場合に、前記履歴管理装置から当該ファイルをエクスポートした文書管理装置を特定する情報を取得する第１取得手段と、
前記第１取得手段が取得した情報に基づいて文書管理装置へアクセスし、文書管理装置が管理するバージョン履歴情報を参照して前記ファイルのバージョン更新に関する情報を取得する第２取得手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルを保持すると共に、当該作成において変更されたバージョンの履歴を示すバージョン履歴情報、当該作成におけるコピーの履歴を示すコピー履歴情報を保持する外部装置と、ネットワークを介して通信可能な情報処理装置が行う情報処理方法であって、
既に前記外部装置から取得した注目ファイルに対する操作指示を検知した場合には、当該注目ファイルのバージョン履歴情報、コピー履歴情報を前記外部装置から取得する第１の取得工程と、
前記第１の取得工程で取得した情報に従った表示を行う表示工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
オリジナルファイルから派生して作成された１以上のファイルを保持すると共に、当該作成において変更されたバージョンの履歴を示すバージョン履歴情報を保持する文書管理装置と、
前記文書管理装置が保持するファイル及び、前記文書管理装置からエクスポートされたファイルに対する操作履歴を保持する履歴管理装置のそれぞれとネットワークを介して通信可能な情報処理装置が行う情報処理方法であって、
文書管理装置からエクスポートされたファイルに対する操作指示があった場合に、前記履歴管理装置から当該ファイルをエクスポートした文書管理装置を特定する情報を取得する第１取得工程と、
前記第１取得工程で取得した情報に基づいて文書管理装置へアクセスし、文書管理装置が管理するバージョン履歴情報を参照して前記ファイルのバージョン更新に関する情報を取得する第２取得工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
コンピュータに請求項６又は７に記載の情報処理方法を実行させるためのプログラム。
請求項８に記載のプログラムを格納したことを特徴とする、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。