JP2006163949A - 情報処理装置、情報処理方法、ならびにプログラム、記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 複数の文書データを、読み出し／書き込み可能に記憶する記憶手段を備える情報処理装置において、新規登録あるいは更新された文書データを、ユーザの手間をかけることなく、ユーザにとってよりわかりやすく表示させるための表示技術を提供する。
【解決手段】 文書管理サーバにおける情報処理方法であって、記憶された複数の文書データへのアクセスの履歴を管理する履歴管理工程と、新たに記憶された文書データまたは既に記憶された文書データのうち更新された文書データを、前記履歴管理工程に基づいて抽出する抽出工程（ステップＳ４０１、４０３、４０４）と、前記抽出工程により抽出された文書データについて、前記履歴管理工程により管理されたアクセスの履歴に基づいて優先度を算出する算出工程（ステップＳ４０９）と、算出された優先度に従って、抽出された文書データを出力する出力工程とを備える。
【選択図】 図４Ａ

Description

本発明は、複数の文書データを読み出し／書き込み可能に記憶する記憶部を備える情報処理装置において、該記憶部に記憶された該複数の文書データを表示する際の表示技術に関するものである。

複数のユーザが同じシステムを使用して、ひとつの文書データを共有、保存管理するための文書管理システムが知られている。当該文書管理システムを使用するユーザは、専用のクライアントアプリケーションやＷｅｂブラウザ等の市販の閲覧用アプリケーションを使用することにより、当該文書管理システムにアクセスし、文書管理システムに保存管理されている文書データに対して閲覧、更新、削除等の処理を行ったり、新規に文書データを登録することができる。

かかる文書管理システムでは、保管されている文書データの量が多くなればなるほど、新たに登録された文書データや更新された文書データを、区別して把握することが困難になってくる。

そのため、現状の文書管理システムには、新規に登録された文書データおよび更新された文書データを、専用のアイコン等を付加して表示する機能や、新規に登録された文書データの一覧ならびに更新された文書データの一覧を抽出して表示する機能、あるいはメールにより新規登録および更新されたことをユーザに通知する機能等が備えられている。

また、文書データの一覧を表示するにあたり、一覧として表示すべき期間を設け、一定期間内に新規登録および更新された文書データをユーザが閲覧できるようにすることで、ユーザは当該期間内にどの文書データが新規登録および更新されたのかを知ることが可能な構成となっている。

さらに、下記特許文献１では、文書データを新規登録または更新するにあたり、当該文書データの新規登録または更新がなされたことを知らせるユーザについてキーワードを対応づけることで、当該特定のユーザに対してのみ通知を行う機能が提案されている。
特開２００２-３４２３１７号公報

しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、新規登録あるいは更新された文書データを区別して表示するにあたり、どの文書データが重要なのかということが全く考慮されていないため、各ユーザは自分にとって必要な文書データを、一覧表示された多数の文書データの中から探し出さなければならない。

このため、新規に登録された文書データや更新された文書データが多くなってくると、一覧表示された文書データの中から各ユーザが自分で必要な文書データを再度探しだすことが必要となり、文書管理システムでの文書共有が効率的に行われなくなってしまうという問題がある。

同様に、メールで通知する場合も、新規に登録された文書データや更新された文書データが多い場合には、通知されるメールの数が多くなるため、各ユーザが把握することが困難となり、見落としやチェックミスといったことがおきやすくなる。さらに上記特許文献１に記載の文書管理システムにあっては、文書データを新規登録または更新するにあたり、ユーザがキーワードの設定を行う必要があり、ユーザにとって手間がかかるという問題もある。

本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、複数の文書データを読み出しおよび書き込み可能に記憶する記憶手段を備える情報処理装置において、新規登録あるいは更新された文書データを、ユーザの手間をかけることなく、ユーザにとってよりわかりやすく表示させるための表示技術を提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために本発明に係る情報処理装置は以下のような構成を備える。即ち、
複数の文書データを、読み出しおよび書き込み可能に記憶する記憶手段を備える情報処理装置であって、
前記記憶手段に記憶された前記複数の文書データへのアクセスの履歴を管理する履歴管理手段と
前記記憶手段に新たに記憶された文書データまたは前記記憶手段に既に記憶された文書データのうち更新された文書データを、前記履歴管理手段により管理されたアクセスの履歴に基づいて抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された文書データについて、前記履歴管理手段により管理されたアクセスの履歴に基づいて優先度を算出する算出手段と、
前記算出手段により算出された優先度に従って、前記抽出手段により抽出された文書データを出力する出力手段とを備える。

本発明によれば、複数の文書データを読み出しおよび書き込み可能に記憶する記憶手段を備える情報処理装置において、新規登録あるいは更新された文書データを、ユーザの手間をかけることなく、ユーザにとってよりわかりやすく表示させることが可能となる。

以下、必要に応じて添付図面を参照しながら本発明の実施形態を詳細に説明する。

［第１の実施形態］
＜文書管理サーバの機能構成＞
図１は、本発明の第１の実施形態にかかる文書管理サーバ（情報処理装置）の機能構成を示す図である。文書管理サーバ１００は、インターネット等と接続されデータの送受信を行うデータ送受信部１０１と、文書管理サーバ１００の処理を行うプログラムが記憶されているプログラム記憶部１０２、プログラムに記載された処理を実行するデータ処理部１０３、ならびに文書管理サーバ１００で管理する文書データを読み出し／書き込み可能に保存するデータ管理部１０４とを備える。

データ管理部１０４で保存管理している情報には、文書管理サーバ１００を利用するユーザに関する情報であるユーザ情報１１１、ユーザ毎の文書管理サーバ１００での操作履歴に関する情報である操作履歴情報１１２、文書管理サーバ１００で保存している文書データに関する情報である文書データ情報１１３、新規登録された文書データ等の表示期間や操作履歴情報の保存期間、ならびに一覧表示する文書データ数等の設定情報である設定情報１１４が含まれる。

＜データ管理部１０４に保存管理されている情報の詳細＞
操作履歴情報１１２には、ユーザがアクセスしたディレクトリの情報であるディレクトリ操作履歴（図２Ｂ）と、ユーザがアクセスした文書データの情報である文書データ操作履歴（図２Ａ）とが含まれる。ここでディレクトリへのアクセスとは、ディレクトリ下にある文書データに対する閲覧、更新、削除、新規登録のことであり、文書データへのアクセスとは、文書データに対する閲覧、更新、新規登録のことである。

操作履歴情報１１２はユーザ毎に保管されており、ディレクトリ操作履歴（図２Ｂ）は全てのディレクトリに関する情報が、文書データ操作履歴（図２Ａ）にはユーザがアクセスした文書データに関する情報がそれぞれ管理されている。

具体的には、ディレクトリ操作履歴（図２Ｂ）には、ディレクトリを特定するための情報であるディレクトリＩＤ（２０４）、ディレクトリ下の文書データに対する最終アクセス日（２０５）、アクセス内容（２０６）が管理されている。

また、文書データ操作履歴（図２Ａ）には、文書データを特定するための情報である文書ＩＤ（２０１）、文書データに対する最終アクセス日（２０２）、アクセス内容（２０３）が管理されている。なお、各アクセス内容（２０３、２０６）には重み係数が設定されており、設定された重み係数に関する情報は設定情報１１４で管理されている。

一方、文書データ情報１１３には、図３に示すように文書データが新規登録もしくは更新された日付の情報（３０３）が、文書名（３０２）、文書ＩＤ（３０１）、更新内容（３０４）等と共に一括して管理されており、上記操作履歴情報１１２は、操作履歴情報１１２で管理している文書ＩＤ（２０１）をキーとして文書データ情報１１３の情報と対応付けられている。

＜一覧表示処理＞
文書管理サーバ１００は、新規登録および更新された文書データを一覧表示させる機能を有している。そして、当該機能を実行させるにあたり、文書管理サーバ１００の管理者は、新規登録および更新された文書データを、登録・更新されてからどのくらいの期間、一覧として表示するかの設定を行う（設定された内容は設定情報１１４に保存される）。

当該設定がなされた後、ユーザが文書管理サーバ１００にアクセスし、任意の文書データに対して、閲覧、更新、新規登録を行うと、文書管理サーバ１００は、その文書データを特定するための情報である文書ＩＤと、文書データに対するアクセス日、アクセス内容をユーザ毎に管理している操作履歴情報１１２の文書操作履歴に保存するよう機能する。

さらに、その文書データの存在するディレクトリの操作履歴を、操作履歴情報１１２のディレクトリ操作履歴に保存する。上述のようにディレクトリ操作履歴は、文書管理サーバ１００の全てのディレクトリに関する情報を管理しており、操作履歴に保存される内容は、ディレクトリを特定するための情報であるディレクトリＩＤ（２０４）と、文書データに対するアクセス日（２０２、２０５）、アクセス内容（２０３、２０６）である。さらに、文書データ情報１１３で管理している情報も更新日（３０３）と更新内容（３０４）の情報が更新される。

ユーザが文書管理サーバ１００にアクセスし、新規登録および更新された文書データの一覧表示を指示すると、上記の設定・保管されている情報（ユーザ情報１１１、操作履歴情報１１２、文書データ情報１１３、設定情報１１４）を用いて、ユーザ毎に新規登録および更新された文書データを抽出し、当該抽出した文書データについて表示優先度を算出する。そして、当該算出結果を用いて、表示順序を変更した後、不図示の表示手段を用いて一覧表示を行う。

＜表示優先度の算出処理＞
次に文書データの表示優先度の算出処理について説明する。図４Ａ、図４Ｂは、文書データの表示優先度を算出する処理の流れを示すフローチャートである。

ステップＳ４０１では、文書管理サーバ１００で管理する文書データ情報１１３に保管されている全ての文書データのうち、ユーザがアクセス権を持つ文書データを全て取得する。ステップＳ４０２からは、取得した全ての文書データ一つ一つに対して表示優先度を求めるための処理であり、取得した全ての文書データに対して当該処理が行われる。

ステップＳ４０３では、取得した文書データの更新日が現在（一覧表示を行う時点）から何日前であるかを識別し、その日数が表示期間として設定されている日数以内かどうかを判定する。

表示期間内であると判定された場合には、ステップＳ４０４に進み、その文書データが新規に登録された文書データなのか、更新された文書データなのかについて判定が行われる。新規登録された文書データであると判定された場合には、ステップＳ４０５に進み、新規登録された文書データが既存のディレクトリ下に登録されたか否かの判定が行われる。

既存のディレクトリ下への登録であった場合には、ステップＳ４０６に進み、登録されたディレクトリのディレクトリ操作履歴情報を取得し、ステップＳ４０７にて最終アクセス日と現在の日付の日数との差を求める。ステップＳ４０８では、ステップＳ４０６にて取得した最終アクセス内容から設定情報１１４で管理されている重み係数を取得し、ステップＳ４０９では、ステップＳ４０７にて取得した日数の差とステップＳ４０８にて取得した重み係数とを用いて文書データの表示優先度を計算する。

一方、ステップＳ４０５で、新規ディレクトリ下への登録であったと判定された場合には、ステップＳ４１１へ進み、その新規ディレクトリに親ディレクトリが存在するかどうかの判定が行われる。親ディレクトリが存在する場合にはステップＳ４１２に進み、親ディレクトリのディレクトリ操作履歴情報を取得した後、ステップＳ４０７に進み、表示優先度を計算する。一方、親ディレクトリが存在しない場合は、設定情報１１４に保管されているデフォルトの表示優先度の値を取得し、その値を文書データの表示優先度の値とする。

ステップＳ４０４で、更新された文書データであると判定された場合には、更新された文書データの表示優先度計算処理（ステップＳ４１５）に進む。図４Ｂは更新された文書データの表示優先度計算処理の詳細な流れを示すフローチャートである。ステップＳ４１６では、ユーザの文書データ操作履歴から、過去にユーザがその文書データにアクセスしたことがあるかどうかの判定が行われる。過去にアクセスしたことがない場合には、ステップＳ４２１に進み、デフォルトの表示優先度の値を取得して、その文書の表示優先度の値とする。一方、過去にアクセスしたことがある場合には、ステップＳ４１７に進み、文書データ操作履歴から最終アクセス日とアクセス内容とを取得する。

ステップＳ４１８では、現在の日付と最終アクセス日との日数の差が求められ、ステップＳ４１９では、最終アクセス内容に応じた重み係数が取得され、ステップＳ４２０では、ステップＳ４１８にて求めた日数差とステップＳ４１９にて取得した重み係数とを用いて、表示優先度の値を計算する。

上記処理をユーザがアクセス権を持つ全ての文書データに対して行い、ステップＳ４１４で全てのデータに対して処理が行われたと判定されると、文書データの表示優先度計算処理が終了となる。

この処理により各文書データ毎に表示優先度が計算され、優先度の高い文書データが、より上位の位置に表示される。この結果、各ユーザは自分にとって重要な文書データの更新、新規登録を容易に知ることができる。これにより、ユーザは自分に必要な情報を探す手間を軽減することが可能である。

以上説明したように、本実施形態にかかる文書管理サーバによれば、ユーザにとって重要だと思われる文書データを、ユーザの操作履歴を用いて優先度を計算することで推測し、表示順序を変更することにより、ユーザが多くの文書データ情報の中から、自分に必要な情報を容易に探したりすることが可能となる。

［第２の実施形態］
上記第１の実施形態では、新規登録または更新された文書データを一覧表示するにあたり、ユーザごとに行うこととしたが、本発明はこれに限られず、複数のユーザをまとめ、グループ単位毎の操作履歴を用いて一覧表示するようにしてもよい。以下に本実施形態の詳細を説明する。なお、上記第１の実施形態とは、ユーザ毎ではなく、複数のユーザをまとめたグループ単位毎の操作履歴を用いて表示優先度を計算する点のみが異なるため、以下ではかかる点に関してのみ説明する。

複数のユーザをグループとして管理し、ユーザ情報１１１に情報を保管しておく。グループが定義されると、操作履歴情報１１２の文書データ操作履歴とディレクトリ操作履歴も、このグループ用の情報が管理されることとなる。

任意のグループに属するユーザが文書管理サーバ１００にアクセスし、新規に登録された文書データおよび更新された文書データの一覧表示を行う場合には、グループの操作履歴情報１１２も使用して表示優先度が計算され、ユーザの操作履歴から求めた表示優先度とグループの操作履歴から求めた表示優先度のうち、優先度の高いほうの値が、文書データの表示優先度として採用される。

グループの操作履歴から文書データの表示優先度を計算する場合の処理を、フローチャート（図４Ａ、Ｂ）を用いて説明する。ステップＳ４０１では、ユーザのアクセス権のほかに、グループのアクセス権のある文書データも取得され、どちらかのアクセス権しかない場合には、それ以降の処理は、そのアクセス権のあるほうの操作履歴情報のみで行われる。両方アクセス権がある場合には、双方の操作履歴情報を用いてそれぞれ表示優先度の値が計算され、優先度の高いほうの値が採用される。

そのため、両方のアクセス権がある場合には、新規登録の文書データについては、ステップＳ４０９までの処理をユーザの操作履歴を用いた場合と、グループの操作履歴を用いた場合とについて行い、更新文書データについては、同様にステップＳ４１５からステップＳ４１９の処理を双方の操作履歴を用いて行う。

このように複数のユーザをまとめてグループとして管理し、グループの操作履歴も用いて表示優先度を計算し、表示順序を変更することにより、ユーザがより必要としている情報を優先して表示することができる。例えば、ユーザが属する部署全体で必要となる文書データに対してユーザの操作履歴のみで表示優先度を計算した場合、ユーザがその文書データに対してアクセスしていなかった場合には、表示優先度が低くなってしまう。

しかし、グループ内のユーザが文書データを更新しているため、グループの操作履歴も用いて表示優先度を計算すると、そのグループに属するユーザにとっては、その文書データの操作履歴は非常に近い日に更新もしくは新規登録されたものとみなされるため、表示優先度が高くなり、ユーザに対してより効果的に表示することが可能となる。

［他の実施形態］
なお、本発明は、複数の機器（例えばホストコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置など）に適用してもよい。

また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピ（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。

また、コンピュータが読出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明の一実施形態にかかる文書管理サーバの機能構成を示す図である。 文書データの操作履歴情報の一例を示す図である。 ディレクトリの操作履歴情報の一例を示す図である。 文書データ情報の一例を示す図である。 文書データの表示優先度計算処理の流れを示すフローチャートである。 文書データの表示優先度計算処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１００：文書管理サーバ
１０１：データ送受信部
１０２：プログラム記憶部
１０３：データ処理部
１０４：データ管理部
１１１：ユーザ情報
１１２：操作履歴情報
１１３：文書データ情報
１１４：設定情報

Claims (9)

1. 複数の文書データを、読み出しおよび書き込み可能に記憶する記憶手段を備える情報処理装置であって、
   前記記憶手段に記憶された前記複数の文書データへのアクセスの履歴を管理する履歴管理手段と、
   前記記憶手段に新たに記憶された文書データまたは前記記憶手段に既に記憶された文書データのうち更新された文書データを、前記履歴管理手段に管理されたアクセスの履歴に基づいて抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出された文書データについて、前記履歴管理手段により管理されたアクセスの履歴に基づいて優先度を算出する算出手段と、
   前記算出手段により算出された優先度に従って、前記抽出手段により抽出された文書データを出力する出力手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記アクセスの履歴とは、新たな文書データの前記記憶手段への書き込み、または前記記憶手段に記憶されている前記複数の文書データの閲覧、更新、削除の日時であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 任意の期間を設定する設定手段を更に備え、
   前記抽出手段は、前記設定手段において設定された期間内に、前記記憶手段に新たに記憶された文書データまたは前記記憶手段に記憶された文書データのうち更新された文書データを、前記履歴管理手段に基づいて抽出することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
4. 前記履歴管理手段は、ユーザごとに前記アクセスの履歴を管理し、前記抽出手段は、所定のユーザがアクセスした文書データを対象に抽出することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
5. 前記履歴管理手段は、複数のユーザを１グループとして前記アクセスの履歴を管理し、前記抽出手段は、該グループに属するユーザがアクセスした文書データを対象に抽出することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
6. 前記算出手段は、
   前記表示手段による表示日時と、前記抽出手段により抽出された文書データの前記記憶手段への記憶日時または更新日時との差に、所定の重み付けを行うことで前記優先度を算出することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
7. 複数の文書データを、読み出しおよび書き込み可能に記憶する記憶手段を備える情報処理装置における情報処理方法であって、
   前記記憶手段に記憶された前記複数の文書データへのアクセスの履歴を管理する履歴管理工程と、
   前記記憶手段に新たに記憶された文書データまたは前記記憶手段に既に記憶された文書データのうち更新された文書データを、前記履歴管理工程により管理されたアクセスの履歴に基づいて抽出する抽出工程と、
   前記抽出工程により抽出された文書データについて、前記履歴管理工程により管理されたアクセスの履歴に基づいて優先度を算出する算出工程と、
   前記算出工程により算出された優先度に従って、前記抽出工程により抽出された文書データを出力する出力工程と
   を備えることを特徴とする情報処理方法。
8. 請求項７に記載の情報処理方法をコンピュータによって実現させるための制御プログラムを格納した記憶媒体。
9. 請求項７に記載の情報処理方法をコンピュータによって実現させるための制御プログラム。

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