JP3982969B2

JP3982969B2 - 文書管理装置

Info

Publication number: JP3982969B2
Application number: JP2000020092A
Authority: JP
Inventors: 克己金崎
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2000-01-28
Filing date: 2000-01-28
Publication date: 2007-09-26
Anticipated expiration: 2020-01-28
Also published as: JP2001209653A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理装置、文書管理サーバ装置、サーバプログラム、及びトリガ処理クライアントプログラムに関し、より詳細には、文書の保存、閲覧、編集をトリガ処理を利用して管理する文書管理装置、文書管理サーバ装置、サーバプログラム、及びトリガ処理クライアントプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
文書管理においてトリガを用いる特許として、特開平８−１３７９３８号公報には、発行・変更通知書をトリガとして構成履歴表を作成するドキュメント変更履歴管理装置が記載されている。また、特開平８−１９０５１６号公報には、回覧配布テーブルの変更をトリガとして文書の到着報告を行うドキュメント到着報告方法及びドキュメント到着報告システムが記載されている。さらに、特開平９−２０４４４２号公報には、文書更新をトリガとして文書インデックスを更新するドキュメントデータ検索システムが記載されている。これらの発明は、それぞれトリガの利用方法の一つである。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
（課題１）
従来の文書管理装置においても、データの新規登録、更新、削除時に特定の処理を実現するものはあったが、処理ごとに固有の方法で実現されていた。このため、新しく別の処理が必要になった場合には、処理を実行する部分だけでなく、処理が必要となるタイミングを検出する部分についても新規開発が必要であった。サーバ開発者以外は、検出する部分をサーバの外で実装することしかできないが、そうすると、すべての場合に検出できることが保証できなくなる。また、処理を実行する部分がサーバ内に組み込まれていたため、サーバ開発者以外は、処理を追加することができなかった。
【０００４】
（課題２）
従来の文書管理装置においても、文書の新規登録時に別のフォーマットに変換したものを登録することは行われていたが、その手段は装置に組み込まれており、アプリケーション開発者が変換方法等を自由に指示することができなかった。利用者が別のフォーマットに変換したものを別に登録することができたが、この処理は自動化できなかった。
【０００５】
（課題３）
従来の文書管理装置においても、文書の新規登録時に縮小イメージを登録することは行われていたが、その手段は装置に組み込まれており、アプリケーション開発者が変換方法等を自由に指示することができなかった。
【０００６】
（課題４）
従来の文書管理装置においても、文書の新規登録時にテキストを登録することは行われていたが、その手段は装置に組み込まれており、アプリケーション開発者が変換方法等を自由に指示することができなかった。
【０００７】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、文書の保存，閲覧，編集を管理する文書管理装置において、トリガを、その利用方法によらない一般的な方法で実現することが可能な文書管理装置、及び、該文書管理装置における文書管理サーバ装置、サーバプログラム、及びトリガ処理クライアントプログラムを提供することをその目的とする。これにより、利用者がトリガの新しい利用方法を必要としたとき、既存の機構の上で実現することができるようになる。
さらに、本発明は、文書管理装置におけるトリガの新たな利用方法を提供することを他の目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、データを集中管理するサーバプログラムを有する文書管理サーバ装置と、該文書管理サーバ装置にネットワークを介して接続され、前記サーバプログラムへの操作を指示するクライアントプログラムを有するクライアント装置と、を備えた文書管理装置であって、前記クライアントプログラムは、前記クライアント装置を、データの新規登録，更新，削除の操作を前記文書管理サーバ装置に要求する操作要求手段と、トリガ情報を登録する操作を前記文書管理サーバ装置に要求する処理と、前記文書管理サーバ装置から受け取ったトリガ情報に基づく処理とを実行するトリガ処理手段と、として機能させるためのプログラムであり、前記サーバプログラムは、前記文書管理サーバ装置を、前記クライアント装置からの要求を受け付ける操作受付手段と、該操作受付手段で受け付けられた要求のうち、前記トリガ処理手段で要求されたトリガ情報の登録を実行するトリガ登録手段と、前記操作受付手段で受け付けられた要求のうち、前記操作要求手段で要求されたデータの新規登録，更新，削除を実行することでデータを変更する変更処理手段と、該変更処理手段での変更前に、前記トリガ登録手段で登録されたトリガ情報の中に変更前条件を満たすトリガ情報があるか否かを検出し、前記変更処理手段での変更後に、前記トリガ登録手段で登録されたトリガ情報の中に変更後条件を満たすトリガ情報があるか否かを検出し、変更前後で検出されたトリガ情報を、前記クライアント装置におけるトリガ処理手段へ通知するトリガ検出手段、として機能させるプログラムであることを特徴としたものである。
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記変更処理手段は、実行する操作が新規登録，更新，削除であるとき、それぞれ、該実行の後，前後，後に、前記トリガ検出手段を呼び出す手段を有することを特徴としたものである。
【０００９】
請求項３の発明は、請求項１又は２の発明において、前記トリガ処理手段は、前記通知されたトリガ情報が文書の新規登録であった場合に、該文書のファイルを別のファイル形式に変換したファイルを生成し、もとの文書ファイルと対応づけて登録する操作を、前記文書管理サーバ装置に指示することを特徴としたものである。
【００１０】
請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記別のファイル形式は、もとの文書ファイルの各ページ又は先頭ページを縮小した見かけを持つイメージファイルであることを特徴としたものである。
【００１１】
請求項５の発明は、請求項３の発明において、前記別のファイル形式は、もとの文書に含まれるテキストだけからなるテキストファイルであることを特徴としたものである。
請求項６の発明は、請求項１又は２記載の文書管理装置における文書管理サーバ装置である。
請求項７の発明は、請求項１又は２記載の文書管理装置におけるサーバプログラムである。
請求項８の発明は、請求項１乃至５のいずれか１項に記載の文書管理装置におけるトリガ処理手段として、コンピュータを機能させるトリガ処理クライアントプログラムである。
【００１２】
【発明の実施の形態】
（請求項１，２，６〜８の実施例）
図１は、本発明の文書管理装置の一実施形態を説明するための図で、図中、文書管理装置は、クライアント装置１，２と文書管理サーバ装置（以下、単にサーバ装置という）３がネットワーク４を介して接続された形態をしている。クライアント装置１（２）は、ＣＰＵ１１（２１），メモリ１２（２２），表示装置１３（２３）を持つ。サーバ装置３は、ＣＰＵ３１，メモリ３２，外部記憶装置３３を持つ。クライアント装置、サーバ装置ともに、一般には複数存在する。また、クライアント装置とサーバ装置は同じ装置であることもある。
【００１３】
図２は、本発明の文書管理装置の一実施形態を説明するための図である。クライアント装置１，２のメモリ１２，２２上には、クライアントプログラムが格納され実行される。クライアントプログラムとして、一般の利用者が直接利用する一般クライアントプログラム（クライアント装置を操作要求手段として機能させるためのプログラム）１４のほかに、特別なトリガ処理クライアントプログラム（クライアント装置をトリガ処理手段として機能させるためのプログラム）２４がある。なお、各プログラム１４，２４は、同じクライアント装置上にあってもよいが、説明上、別々のクライアント装置上のプログラムとして記載している。サーバ装置３のメモリ３２上には、サーバプログラム３４が格納され実行される。サーバ装置３の外部記憶装置３３には、管理されている文書の内容と、その管理情報が格納されている。
【００１４】
トリガ処理クライアントプログラム２４は、最初に自分を登録する。登録操作をサーバプログラム３４に対して要求すると、サーバプログラム３４中の操作受付部３５（操作受付手段）がこの要求を受け付け、トリガ登録部３８（トリガ登録手段）を呼ぶことによってトリガ定義が登録される。
【００１５】
トリガ登録部３８に登録されるデータはトリガ定義の表であり、トリガ定義は以下の項目からなる。
（１）トリガＩＤ：このサーバプログラム３４において、トリガはトリガＩＤで識別される。
（２）対象クラス：サーバプログラム３４は、文書，ユーザなど様々な対象を管理している。そのうち、どの対象に変更があったときにトリガを検出するのかを示す。
（３）変更前条件：変更対象が変更前にどのような条件を満たしたときにトリガを検出するのかを示す。ここで、変更前とは、更新或いは削除の前という意味である。対象はいくつかの属性を持っており、その属性を含む条件式として記述される。特別な場合として、常に条件を満たさないことを示すＦＡＬＳＥと、常に条件を満たすことを示すＴＲＵＥがある。
（４）変更後条件：変更対象が変更後にどのような条件を満たしたときにトリガを検出するのかを示す。ここで、変更後とは、新規作成或いは更新の後という意味である。記述方法は変更前条件と同じである。
（５）トリガ処理クライアント：トリガ処理クライアントを特定する情報である。
【００１６】
トリガ定義はトリガ処理クライアントプログラムが作成し、トリガ登録部３８によってトリガ定義表に追加される。
この状態で一般クライアントプログラム１４が新規登録，更新，削除のいずれかの操作をサーバプログラム３４に対して要求すると、サーバプログラム３４中の操作受付部３５がこの要求を受け付け、変更処理部（変更処理手段）３６が要求された操作を実行する。変更処理部３６は処理後にトリガ検出部（トリガ検出手段）３７を呼ぶ。トリガ検出部３７は、登録されているトリガと、そのとき処理された変更操作を比較し、該当するトリガがあれば、そのトリガ処理クライアントプログラム２４に対して、変更操作があったことを通知する。
【００１７】
新規登録された場合の処理の流れは以下のようになる。
１．クライアントプログラムが新規登録の処理をサーバプログラム３４に依頼する。
２．操作受付部３５が新規登録を受け付ける。
３．変更処理部３６が新規登録を実行する。
４．トリガ検出部３７が、トリガ定義表をスキャンし、新規登録された対象が変更後条件を満たすようなトリガ定義があるかどうかを調べる。
５．条件を満たすすべてのトリガ定義に対して、対象のＩＤと、新規登録後であるという情報をトリガ処理クライアントプログラムに通知する。
６．トリガ処理クライアントプログラムはそのプログラムで定められた処理を行う。
７．制御がクライアントプログラムに戻る。
【００１８】
更新された場合の処理の流れは以下のようになる。
１．クライアントプログラムが更新の処理をサーバプログラム３４に依頼する。
２．操作受付部３５が更新を受け付ける。
３．トリガ検出部３７が、トリガ定義表をスキャンし、更新される対象が変更前条件を満たすようなトリガ定義があるかどうかを調べる。
４．条件を満たすすべてのトリガ定義に対して、対象のＩＤと、更新前であるという情報をトリガ処理クライアントプログラムに通知する。
５．トリガ処理クライアントプログラムはそのプログラムで定められた処理を行う。
６．変更処理部３６が更新を実行する。
７．トリガ検出部３７が、トリガ定義表をスキャンし、更新された対象が変更後条件を満たすようなトリガ定義があるかどうかを調べる。
８．条件を満たすすべてのトリガ定義に対して、対象のＩＤと、更新後であるという情報をトリガ処理クライアントプログラムに通知する。
９．トリガ処理クライアントプログラムはそのプログラムで定められた処理を行う。
１０．制御がクライアントプログラムに戻る。
【００１９】
削除された場合の処理の流れは以下のようになる。
１．クライアントプログラムが削除の処理をサーバプログラム３４に依頼する。
２．操作受付部３５が削除を受け付ける。
３．トリガ検出部３７が、トリガ定義表をスキャンし、削除される対象が変更前条件を満たすようなトリガ定義があるかどうかを調べる。
４．条件を満たすすべてのトリガ定義に対して、対象のＩＤと、削除前であるという情報をトリガ処理クライアントプログラムに通知する。
５．トリガ処理クライアントプログラムはそのプログラムで定められた処理を行う。
６．変更処理部３６が削除を実行する。
７．制御がクライアントプログラムに戻る。
【００２０】
トリガ処理クライアントプログラム２４は、通知された変更操作に対する追加処理を実行する。その処理の一部として、サーバプログラム３４に対して操作を要求することもできる。一般クライアントプログラム１４からの要求と同じように、サーバプログラム３４中の操作受付部３５がこの要求を受け付け、変更処理部３６が実行する。その操作によっては、さらにトリガ処理クライアントプログラム２４への通知が発生することもある。
【００２１】
トリガ処理クライアントプログラム２４も一般クライアントプログラム１４と同じ方法でサーバプログラム３４に要求を出すので、同じ方法で開発することができる。
また、サーバプログラム３４が管理しているデータはサーバプログラム３４でのみ操作され、トリガ処理クライアントプログラム２４で直接操作することはできない。したがって、サーバプログラム３４として許していないような不正な変更を防ぐことができる。
【００２２】
（請求項３，８の実施例）
装置の構成は請求項１，２，６〜８における実施例と同じである。
図３は、本発明の文書管理装置における文書データの一例を示す図である。サーバ装置３の外部記憶装置３３には、文書のデータが格納される。具体的には、文書レコード，レンディションレコード，内容レコードがそれぞれ複数格納されている。文書レコードは１文書につき１レコード存在する。文書は複数のファイル形式による表現を持つことがあるが、それぞれの表現ごとにレンディションレコードが１つ存在する。各表現は複数のファイルで実現されていることがあるが、それぞれのファイルごとに内容レコードが１つ存在する。
【００２３】
各レコードは、それを一意に同定できるＩＤを持っている。レコード間の関係を表現するため、レンディションレコードには対応する文書レコードのＩＤも、内容レコードには対応するレンディションレコードのＩＤも、それぞれ格納されている。
【００２４】
文書の新規登録ないし更新が行われたときの処理の手順は以下のようになる。
１．トリガ検出部３７がそれを検出して、その文書を表現する文書レコードのＩＤをトリガ処理クライアントプログラム２４に通知する。
２．トリガ処理クライアントプログラム２４は、その文書レコードＩＤを参照しているレンディションレコードを検索する。
３．変換元の表現を示すレンディションレコードがないときは処理を終了する。４．変換元の表現を示すレンディションレコードがすでにあるときは、そのレンディションレコードＩＤを参照している内容レコードを検索し、それをすべて削除する。
５．変換先の表現を示すレンディションレコードを新しく作成する。このレコードには、文書レコードＩＤを格納する。
６．変換元の表現を示すレンディションレコードのＩＤを参照している内容レコードを検索する。これらの内容レコードには変換元のファイルが格納されているので、これを元にファイル形式を変換し、新しい内容レコードを作成する。これらの内容レコードには、変換先の表現を示すレンディションレコードのＩＤを格納する。
文書の削除が行われたときには、それに関連するレンディションと内容も削除されるので、とくにトリガ処理クライアントプログラム２４で削除する必要はない。
【００２５】
（請求項４，８の実施例）
縮小イメージの作成はファイル形式変換の特別な場合である。すなわち、変換元のファイルの各ページ或いは先頭ページの縮小イメージを作成すれば、そのイメージファイル群が変換先となる。したがって、装置の構成は請求項１の実施例と同じであり、文書の新規登録ないし更新の場合の手順は請求項２の実施例と同じである。ページごとに内容レコードが作成されることになる。
【００２６】
（請求項５，８の実施例）
テキストの抽出はファイル形式変換の特別な場合である。すなわち、変換元のファイルに含まれるテキストを抽出して変換元のテキストファイルを作成する。したがって、装置の構成は請求項１の実施例と同じであり、文書の新規登録ないし更新の場合の手順は請求項２の実施例と同じである。ページごとにテキスト化できる場合には、ページごとに１つの内容レコードを作成できる。全体をまとめてテキスト化する場合には、全体で１つの内容レコードを作成する。
【００２７】
【発明の効果】
請求項１，２，６〜８の発明によれば、トリガ検出部がサーバプログラム中にあるため、クライアントプログラムとしてどのようなものが存在しても、監視すべき変更を漏らさずに検出することができる。また、トリガ処理クライアントプログラムはクライアントプログラムであるため、一般のクライアントプログラムと同じ方法で開発することができる上に、サーバプログラムで許していないような変更を防ぐことができる。
【００２８】
請求項３，８の発明によれば、文書の登録時にファイル形式を変換したものも登録できるため、たとえば編集可能なオリジナルファイルのほかに、閲覧や印刷の容易な別フォーマットのファイルを登録者の特別な作業なしで自動的に提供できる。変換はトリガ処理クライアントプログラムが行うので、変更方法を登録クライアントプログラムやサーバプログラムと独立に変更することができる。
【００２９】
請求項４，８の発明によれば、文書の登録時にページの縮小画像も登録できるため、文書を検索して一覧表示するときに縮小画像の一覧を表示することによって目的の文書を効率よく探すことができる。また、全ページの縮小画像を登録することもできるため、文書全体を一望することができ、文書中の目的のページを効率よく探すことができる。縮小画像への変換はトリガ処理クライアントプログラムが行うので、変換方法を登録クライアントプログラムやサーバプログラムと独立に変更することができる。
【００３０】
請求項５，８の発明によれば、文書の登録時にテキストも登録できるため、そのテキストに対するインデックスを作成しておけば、登録文書の全文検索が可能となる。テキストの抽出はトリガ処理クライアントプログラムが行うので、抽出方法を登録クライアントプログラムやサーバプログラムと独立に変更することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書管理装置の一実施形態を説明するための図である。
【図２】本発明の文書管理装置の一実施形態を説明するための図である。
【図３】本発明の文書管理装置における文書データの一例を示す図である。
【符号の説明】
１，２…クライアント装置、３…サーバ装置、４…ネットワーク、１１，２１，３１…ＣＰＵ、１２，２２，３２…メモリ、１３，２３…表示装置、１４…一般クライアントプログラム、２４…トリガ処理クライアントプログラム、３３…外部記憶装置、３４…サーバプログラム、３５…操作受付部、３６…変更処理部、３７…トリガ検出部、３８…トリガ登録部。

Claims

データを集中管理するサーバプログラムを有する文書管理サーバ装置と、該文書管理サーバ装置にネットワークを介して接続され、前記サーバプログラムへの操作を指示するクライアントプログラムを有するクライアント装置と、を備えた文書管理装置であって、
前記クライアントプログラムは、前記クライアント装置を、データの新規登録，更新，削除の操作を前記文書管理サーバ装置に要求する操作要求手段と、トリガ情報を登録する操作を前記文書管理サーバ装置に要求する処理と、前記文書管理サーバ装置から受け取ったトリガ情報に基づく処理とを実行するトリガ処理手段と、として機能させるためのプログラムであり、
前記サーバプログラムは、前記文書管理サーバ装置を、前記クライアント装置からの要求を受け付ける操作受付手段と、該操作受付手段で受け付けられた要求のうち、前記トリガ処理手段で要求されたトリガ情報の登録を実行するトリガ登録手段と、前記操作受付手段で受け付けられた要求のうち、前記操作要求手段で要求されたデータの新規登録，更新，削除を実行することでデータを変更する変更処理手段と、該変更処理手段での変更前に、前記トリガ登録手段で登録されたトリガ情報の中に変更前条件を満たすトリガ情報があるか否かを検出し、前記変更処理手段での変更後に、前記トリガ登録手段で登録されたトリガ情報の中に変更後条件を満たすトリガ情報があるか否かを検出し、変更前後で検出されたトリガ情報を、前記クライアント装置におけるトリガ処理手段へ通知するトリガ検出手段と、として機能させるプログラムであることを特徴とする文書管理装置。
前記変更処理手段は、実行する操作が新規登録，更新，削除であるとき、それぞれ、該実行の後，前後，後に、前記トリガ検出手段を呼び出す手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
前記トリガ処理手段は、前記通知されたトリガ情報が文書の新規登録であった場合に、該文書のファイルを別のファイル形式に変換したファイルを生成し、もとの文書ファイルと対応づけて登録する操作を、前記文書管理サーバ装置に指示することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
前記別のファイル形式は、もとの文書ファイルの各ページ又は先頭ページを縮小した見かけを持つイメージファイルであることを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
前記別のファイル形式は、もとの文書に含まれるテキストだけからなるテキストファイルであることを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
請求項１又は２記載の文書管理装置における文書管理サーバ装置。
請求項１又は２記載の文書管理装置におけるサーバプログラム。
請求項１乃至５のいずれか１項に記載の文書管理装置におけるトリガ処理手段として、コンピュータを機能させるトリガ処理クライアントプログラム。