JP2006004298A - 文書処理装置、文書処理方法及び文書処理プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】 類似文書に対する付加情報の添付の反映を簡易に行うことのできる文書処理装置、文書処理方法及び文書処理プログラムを得る。
【解決手段】 文書管理サーバ１０において、複数の電子文書を予め定められた種別毎（タスク毎）に選別可能に二次記憶部１５に記憶しておき、利用者によってクライアント装置５０により電子文書に付加情報（アノテーション）が添付された場合に、アノテーション管理サーバ２０において、文書検索部２７により、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を二次記憶部１５に記憶されている電子文書から検索し、アノテーション添付部２８により、当該検索した電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付する。
【選択図】 図７
【解決手段】 文書管理サーバ１０において、複数の電子文書を予め定められた種別毎（タスク毎）に選別可能に二次記憶部１５に記憶しておき、利用者によってクライアント装置５０により電子文書に付加情報（アノテーション）が添付された場合に、アノテーション管理サーバ２０において、文書検索部２７により、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を二次記憶部１５に記憶されている電子文書から検索し、アノテーション添付部２８により、当該検索した電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付する。
【選択図】 図７
Description
本発明は、文書処理装置、文書処理方法及び文書処理プログラムに係り、より詳しくは、電子文書に対して付加情報を添付する機能を有する文書処理装置、当該文書処理装置における文書処理方法及び当該文書処理装置において実行される文書処理プログラムに関する。
近年、電子文書の任意位置に対して、当該電子文書の本文に影響を与えることなく、文字情報、画像情報、音声情報、リンク情報等の付加情報を添付する技術が広く用いられている。なお、当該付加情報を本明細書ではアノテーション（注釈）と総称する。
このアノテーションを電子文書に添付することのできるシステムの例として、富士ゼロックス株式会社のＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）や、米国Ａｄｏｂｅ社のＡｃｒｏｂａｔ（登録商標）等がある。
ところで、以上のようなアノテーションを電子文書に添付することのできるシステムにおいて、複数の利用者により、各々電子文書にアノテーションを添付する機能を有する複数のクライアント装置を用いて、複数の電子文書に対し共通の目的でアノテーションを添付するような利用形態が考えられる。例えば、装置マニュアル等の電子文書を複数の推敲者によって推敲する形態や、計画書等の電子文書を参照しながら会議や打ち合わせ等の共同作業を行う形態等である。
この場合、何れかの電子文書に対して何れかの利用者によりアノテーションが添付された際には、当該電子文書に類似する電子文書に対しても当該添付を自動的に反映させる機能が要望されている。例えば、ある複写機シリーズに属する複数の複写機の、内容が少しずつ異なる操作マニュアルの作成を並行して行う場合、何れかの操作マニュアルの任意の位置に対して何れかのマニュアル作成者によりアノテーションが添付された際には、他の操作マニュアルの類似箇所に対しても同一のアノテーションを自動的に添付することが、作成対象としている操作マニュアルに対する認識を共通化する上で好ましい。
このために適用できる従来の技術として、構造化文書で文書の構造を特定するタグに関連付けて文書に対する更新を行うことで、同一の文書構造を持つ文書であれば、完全に一致しない文書に対しても編集結果を反映できるようにする技術があった（例えば、特許文献１参照。）。
特開２００３−２７１５８９公報
しかしながら、上記従来の技術では、同一の文書構造を持つ文書をユーザが指定する必要があるため、ユーザに対する負担が大きい、という問題点があった。
本発明は上記問題点を解決するためになされたものであり、類似文書に対する付加情報の添付の反映を簡易に行うことのできる文書処理装置、文書処理方法及び文書処理プログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書処理装置は、電子文書に対して付加情報を添付する機能を有する文書処理装置であって、複数の電子文書を予め定められた種別毎に選別可能に記憶する記憶手段と、利用者によって電子文書に付加情報が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索する検索手段と、前記検索手段によって検索された電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付する添付手段と、を備えている。
請求項１に記載の文書処理装置は、電子文書に対して付加情報を添付する機能を有すると共に、複数の電子文書を予め定められた種別毎に選別可能に記憶手段に記憶するものとして構成されている。なお、上記付加情報には、文字情報、画像情報、音声情報、リンク情報が含まれる。また、上記記憶手段には、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable Read Only Memory）、フラッシュＥＥＰＲＯＭ（Flash EEPROM）等の半導体記憶素子、スマート・メディア（SmartMedia（登録商標））、ｘＤピクチャーカード（xD-Picture Card）、コンパクト・フラッシュ（CompactFlash）、ＡＴＡ（AT Attachment）カード、マイクロドライブ、フロッピィディスク、ＣＤ−Ｒ（Compact Disc-Recordable）、ＣＤ−ＲＷ（Compact Disc-ReWritable）、光磁気ディスク等の可搬記録媒体やハードディスク等の固定記録媒体、或いはネットワークに接続されたサーバ・コンピュータ等に設けられた外部記憶装置が含まれる。
ここで、本発明では、検索手段により、利用者によって電子文書に付加情報が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別（一例として当該電子文書と同一の種別）に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書が前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索され、添付手段により、当該検索された電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報（一例として、前記添付された付加情報と同一の付加情報）が添付される。
すなわち、本発明では、関連する種別に属する電子文書には互いに類似するものが含まれる可能性が高い点に着目し、利用者によって付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書の検索範囲を、付加情報が添付された電子文書に関連する種別に属するものに制限しており、これによって類似文書を高精度かつ短時間で自動的に検索することを可能とし、この結果として、類似文書に対する付加情報の添付の反映を簡易に行うことができるようにしている。
このように、請求項１に記載の文書処理装置によれば、複数の電子文書を予め定められた種別毎に選別可能に記憶手段に記憶しておき、利用者によって電子文書に付加情報が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索し、検索した電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付しているので、類似文書に対する付加情報の添付の反映を簡易に行うことができる。
なお、本発明は、請求項２に記載の発明のように、前記検索手段によって検索された電子文書の、利用者によって付加情報が添付された位置を含む所定範囲の記述内容と類似する記述内容とされている部分を検出する検出手段を更に備え、前記添付手段は、前記検索手段によって検索された電子文書の前記検出手段によって検出された部分に前記付加情報を添付するものとしてもよい。
また、本発明は、請求項３に記載の発明のように、前記種別を、同一種別内において階層構造を有するものとしてもよい。
特に、請求項３に記載の発明の前記検索手段は、請求項４に記載の発明のように、最上位階層の種別が、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別の最上位階層の種別と同一とされた全ての電子文書、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別と当該種別の下位階層の種別とに属する全ての電子文書、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別に属する全ての電子文書、及び１つ上の階層の種別が、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別の１つ上の階層の種別と同一とされた全ての電子文書、の何れかを前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索するものとしてもよい。
更に、本発明は、請求項５に記載の発明のように、前記種別を、電子文書の使用目的又は電子文書自身の種類としてもよい。なお、上記使用目的には、打ち合わせ、文書推敲等が含まれ、上記種類には、取扱説明書、仕様書、設計図、プレゼンテーション資料等が含まれる。
一方、上記目的を達成するために、請求項６記載の文書処理方法は、電子文書に対して付加情報を添付する機能を有する文書処理装置における文書処理方法であって、複数の電子文書を予め定められた種別毎に選別可能に記憶手段に記憶しておき、利用者によって電子文書に付加情報が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索し、検索した電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付するものである。
従って、請求項６記載の文書処理方法によれば、請求項１記載の発明と同様に作用するので、請求項１記載の発明と同様に、類似文書に対する付加情報の添付の反映を簡易に行うことができる。
なお、本発明は、請求項７に記載の発明のように、前記検索した電子文書の、利用者によって付加情報が添付された位置を含む所定範囲の記述内容と類似する記述内容とされている部分を検出し、検出した部分に前記付加情報を添付するものとしてもよい。
一方、上記目的を達成するために、請求項８記載の文書処理プログラムは、電子文書に対して付加情報を添付する機能と、複数の電子文書を予め定められた種別毎に選別可能に記憶手段に記憶する機能を有する文書処理装置において実行される文書処理プログラムであって、利用者によって電子文書に付加情報が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索する検索ステップと、前記検索ステップによって検索された電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付する添付ステップと、をコンピュータに実行させるものである。
従って、請求項８記載の文書処理プログラムによれば、コンピュータに対して請求項１記載の発明と同様に作用させることができるので、請求項１記載の発明と同様に、類似文書に対する付加情報の添付の反映を簡易に行うことができる。
なお、本発明は、請求項９に記載の発明のように、前記検索ステップによって検索された電子文書の、利用者によって付加情報が添付された位置を含む所定範囲の記述内容と類似する記述内容とされている部分を検出する検出ステップを更に備え、前記添付ステップは、前記検索ステップによって検索された電子文書の前記検出ステップによって検出された部分に前記付加情報を添付するものとしてもよい。
本発明によれば、複数の電子文書を予め定められた種別毎に選別可能に記憶手段に記憶しておき、利用者によって電子文書に付加情報が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索し、検索した電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付しているので、類似文書に対する付加情報の添付の反映を簡易に行うことができる、という効果が得られる。
以下、図面を参照して本発明の実施の形態について詳細に説明する。なお、ここでは、本発明に係る文書処理装置、文書処理方法及び文書処理プログラムをクライアント／サーバ・システムとして構成された文書処理システムに適用した場合について説明する。
〔システム構成〕
図１は、本実施の形態に係る文書処理システム９０の全体概略構成を示す図である。
図１は、本実施の形態に係る文書処理システム９０の全体概略構成を示す図である。
同図に示すように、文書処理システム９０は、文書処理システム９０において使用される電子データ（文書データに限らず、文書処理システム９０で対応している他の電子的なデータの全てを含む）を処理するサーバシステム９２と、文書処理システム９０の利用者が使用するクライアントシステム９４と、を備えている。
サーバシステム９２は、電子文書（以下、単に「文書」ともいう。）を管理する文書管理サーバ１０及びアノテーションを管理するアノテーション管理サーバ２０を有する。文書管理サーバ１０は主として文書の保存と検索を行うサーバであり、アノテーション管理サーバ２０は主として文書に付与されたアノテーションの保存と検索を行うサーバである。
このように、文書全体を管理する文書管理サーバ１０と、電子文書に付与されたアノテーションを管理するアノテーション管理サーバ２０とを設けることで、複数の電子文書に対する加筆修正が複数の利用者によって独自に行われる場合でも、最終的な電子文書や加筆修正等の内容に矛盾が生じることを回避することができる。
例えば、何れかの利用者が電子文書の原本のある部分にアノテーションとして補足説明を加え、その一方で、他の利用者が同じ部分を削除するような修正を加えたときでも、それらの編集部分を文書管理サーバ１０で管理している電子文書本体と対応付けてアノテーション管理サーバ２０により登録しておくことで、電子文書本体やこれに対応する加筆修正等の内容に矛盾が生じることなく情報の管理を行うことができる。
同図に示すように、文書管理サーバ１０は、文書管理サーバ１０全体の動作を司る制御部１１と、各種情報を記憶するための主記憶部１２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部１３と、キーボード及びマウス（ポインティング・デバイス）を含んで構成された操作部１４と、後述する文書データベースＤＢ１や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部１５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部１６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ１を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係る文書管理サーバ１０は、通常のパーソナル・コンピュータ（以下、「ＰＣ」ともいう。）により構成されている。
一方、アノテーション管理サーバ２０も、アノテーション管理サーバ２０全体の動作を司る制御部２１と、各種情報を記憶するための主記憶部２２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部２３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部２４と、後述する付箋用アノテーションデータベースＤＢ２、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部２５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部２６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ２を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係るアノテーション管理サーバ２０もまた、通常のＰＣにより構成されている。
そして、クライアントシステム９４は、文書処理システム９０の各利用者毎に設けられたクライアント装置５０及び当該クライアント装置５０に対してペン入力を行う際に用いられるペン型のアノテーションデバイス５６を有する。
同図に示すように、クライアント装置５０は、クライアント装置５０全体の動作を司る制御部５１と、各種情報を記憶するための主記憶部５２と、ディスプレイを含んで構成された表示部５３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部５４と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部５５と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ３を介して電気的に接続されている。
クライアント装置５０は、主記憶部５２から読み出したデータや、送受信部５５を介してサーバシステム９２等から取得したデータに基づいて画像を表示部５３に表示するように構成されている。
なお、本実施の形態に係るクライアント装置５０は、ディスプレイ表面にタッチパネル（図示省略。）が重ねられて構成されたタッチパネル・ディスプレイが設けられた表示部５３を採用した、所謂タブレットＰＣとして構成されており、表示部５３における表示面上をアノテーションデバイス５６によって直接指示（手書き入力）することができる。
ここで、当該手書き入力に対応したコントローラとしては、手書きで入力したデータを‘デジタルインク（手書き文字）’として認識し、処理するためのものであればよく、必ずしも、手書き入力したものをテキスト変換する機能（手書き文字認識機能）を備えたものである必要はない。この場合でも、テキストの最上位フォーマットとして取り扱うことができ、手書き文字のまま検索したり、文字を加工（カラー変更等）したりすることができる。なお、デジタルインクデータフォーマットを画像データ（例えば、ビットマップデータ）として取り扱ってもよい。
このように、クライアント装置５０は、紙の文書を読む際に当該文書に好きな形で下線や丸等のマークを付けたり、コメントを書き込んだりするのと同様に、アノテーションデバイス５６を用いて書き込み入力が可能となっている。
また、クライアント装置５０は、以上のようなアノテーションデバイス５６を用いた手書き入力機能の他、表示部５３により文書を表示させた状態において、当該文書の任意の位置に所定形状（本実施の形態では、矩形状）の付箋を添付した状態とすることのできる付箋添付機能を備えている。ここで、当該付箋には、任意のコメントを直接記述したり、コメントや関連記事等のリンク先を示すリンク情報を関連付けたりすることができる。なお、付箋にリンク情報を関連付けた場合、当該付箋にはリンクが張られていることを示す所定形状（本実施の形態では、正方形）のマークが表示される。この場合に本実施の形態に係る文書処理システム９０では、付箋自身がアノテーションであるものとしている。
このように、クライアント装置５０は、紙の文書を読む際に当該文書に付箋を貼り付けるのと同様に、注目すべき箇所や補足説明を要する箇所等の任意の位置に対して付箋を添付した状態とすることができる。
文書処理システム９０は、以上のような文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、及び複数のクライアント装置５０が、各々に備えられた送受信部を介し、ネットワーク６０によって電気的に接続されて構成されている。なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、ネットワーク６０としてインターネットを適用しているが、これに限らず、イントラネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＶＡＮ（Value Added Network）、電話回線網、エコーネット（ECHONET）、ＨｏｍｅＰＮＡ等の各種ネットワークを単独又は組み合わせて適用することもできる。
本実施の形態に係る文書管理サーバ１０及びアノテーション管理サーバ２０はＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）サーバとして機能し、各クライアント装置５０はＨＴＴＰクライアントとして機能するものとされており、文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、及び各クライアント装置５０はネットワーク６０を介して相互にアクセスすることができる。
そして、クライアント装置５０においてアノテーションデバイス５６を用いて手書き入力されたアノテーション（以下、「手書き入力アノテーション」ともいう。）や、付箋として添付されたアノテーション（以下、「付箋アノテーション」ともいう。）に関する情報は主記憶部５２に一旦保持された後、所定のタイミングでアノテーション管理サーバ２０にネットワーク６０を介して送信され、文書本体と対応付けられて記憶される。そして、後にクライアント装置５０において、当該文書を読み出すときには、文書本体と共に、過去に付加したアノテーションに関する情報も読み出され、表示部５３により表示される。
〔クライアント装置５０の表示部５３による表示画面の構成〕
図２は、本実施の形態に係るクライアント装置５０の表示部５３による表示画面の概略構成を示す図である。
図２は、本実施の形態に係るクライアント装置５０の表示部５３による表示画面の概略構成を示す図である。
同図に示すように、クライアント装置５０の表示部５３における表示エリア５３Ａには、各々所定の役割を有する複数のボタンを表示するためのエリアであるボタン表示エリア５３Ｂと、文書８４を表示するためのエリアである文書表示エリア５３Ｃとが設けられている。
本実施の形態に係るクライアント装置５０では、上記複数のボタンとして、文書管理サーバ１０において管理（記憶）されている文書を読み込む際に指定される文書読込みボタン７０と、付箋アノテーションを文書に添付する際に指定される付箋ボタン７２と、文書表示エリア５３Ｃに表示された付箋アノテーション８６や手書き入力アノテーション８８を保存する際に指定される保存ボタン７４と、アノテーション管理サーバ２０において管理（記憶）されているアノテーションを検索して文書表示エリア５３Ｃに表示させる際に指定される検索ボタン７６とが、ボタン表示エリア５３Ｂに表示される。
また、上記複数のボタンとして、更に、文書表示エリア５３Ｃの表示内容を更新する際に指定される更新ボタン７８と、文書表示エリア５３Ｃに表示されている文書にアノテーションを付加した利用者の一覧を表示する際に指定されるユーザボタン８０と、表示されている文書のページを前後に捲るための前ページ送りボタン８２Ａ及び次ページ送りボタン８２Ｂからなるページ捲りボタン８２とが、ボタン表示エリア５３Ｂに表示される。
クライアント装置５０は、本を読むようにページを捲りながらページ単位で表示を切り替えていく機能（ページ捲り表示機能）が搭載されており、このページ捲り表示機能を利用することで、例えば、取り込んだ多数の情報の中から所望の情報を素早く検索できるように構成されている。
すなわち、このクライアント装置５０における情報検索時には、前ページ送りボタン８２Ａ及び次ページ送りボタン８２Ｂの２つのボタンをアノテーションデバイス５６や、操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって、ページ捲り操作を行いながら所望のページ情報を表示部５３に表示させることができる。
また、クライアント装置５０は、ページ捲りボタン８２以外のボタンについても、アノテーションデバイス５６や、操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって、当該ボタンに割り当てられた機能を実行させることができる。
なお、本実施の形態に係るクライアント装置５０では、以上のように、表示部５３の表示エリア５３Ａに表示させることで各種機能を実行させるためのボタンをソフトウェア的に設けているが、これに代えて、表示部５３や操作部５４等にハードウェアのボタンを設けたり、操作部５４のキーボードにおける所定キーを各ボタンとして利用する形態とすることもできることは言うまでもない。
〔文書管理サーバ１０及び文書データベースＤＢ１〕
ところで、本実施の形態に係る文書管理サーバ１０は、「登録」と「文書読込み」を外部からの指示に応じて受け付ける。
ところで、本実施の形態に係る文書管理サーバ１０は、「登録」と「文書読込み」を外部からの指示に応じて受け付ける。
上記「登録」は、例えば‘ｈｔｔｐ：／／ｄａｔａｃｅｎｔｅｒ．ｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ／ａｃｃｅｓｓ．ｃｇｉ？ＤｏｃｕｍｅｎｔＩＤ＝８ｇｊｋ３ｃｌ３’等のように、文書データベースＤＢ１への文書の格納先を示すアドレスを示した登録したい文書へのＵＲＬ（Uniform Resource Locators）等のパスやディレクトリへのパスで外部から与えることとする。
文書管理サーバ１０は、与えられたパスが示す文書（群）に対し、順次、文書ＩＤを付与し、各文書ＩＤ毎に文書名と文書本文を文書データベースＤＢ１に登録する。
また、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、当該文書処理システム９０を用いて共通の目的を達成するために複数の利用者が共同で登録文書を用いた作業を行う単位を「タスク」と称し、登録文書が何れのタスクに属するかを示すタスク情報を各文書毎に文書データベースＤＢ１に登録することができる。
このとき、文書データベースＤＢ１内のデータ構造は、一例として図３に示すようなものとなる。ここで、文書名又は文書本文はＵＲＬ等の文書へのパスであってもよい。
同図に示すように、本実施の形態に係るタスク情報は、各目的別に階層構造を有するものとされており、最上位階層のタスクを特定するための識別情報（同図では、‘Ｔ１’、‘Ｔ２’）が先頭に設けられると共に、当該最上位階層から実際に文書が属するタスクの階層（すなわち、最下位階層）に至るまでの階層のタスクを特定するための識別情報（同図では、‘Ｃ１’、‘Ｃ２’）が階層順に設けられ、更に最後尾に最下位階層のタスクを特定するための識別情報（同図では、‘Ｇ１’）が設けられた状態として構成される。なお、最上位階層のタスクに属する文書のタスク情報は、当該最上位階層のタスクを特定するための識別情報のみとなり、第２階層のタスクに属する文書のタスク情報は、最上位階層のタスクを特定するための識別情報及び最下位階層のタスクを特定するための識別情報の、２つの識別情報から構成される。
同図に示す例では、文書ＩＤが‘００００’の文書は、識別情報Ｔ１によって特定される最上位階層のタスクに属しており、文書ＩＤが‘０００１’の文書は、識別情報Ｔ１によって特定される最上位階層のタスクに属する識別情報Ｃ１によって特定される最下位階層のタスクに属しており、文書ＩＤが‘０００２’の文書は、当該識別情報Ｃ１によって特定される第２階層のタスクに属する識別情報Ｇ１によって特定される最下位階層のタスクに属していることになる。
なお、このタスク情報は、対応する文書を文書データベースＤＢ１に登録する際や、登録後の任意のタイミングで、クライアント装置５０を介するか、又は文書管理サーバ１０によって直接に登録することができる。上記タスクが本発明の「種別」に相当するが、当該種別はこれに限定されるものではなく、例えば、取扱説明書、設計図、プレゼンテーション資料等の電子文書の種類を適用することもできる。
何れかのクライアント装置５０において文書読込みボタン７０が指定されたことを検知すると、当該クライアント装置５０は、その旨を示す情報を文書管理サーバ１０に通知する。これに応じて文書管理サーバ１０は、文書データベースＤＢ１内の文書名の一覧を作成し、アクセス元のクライアント装置５０に送信する。なお、この際、アクセス元のクライアント装置５０から所望のタスクを示す情報を通知させ、当該情報によって示されるタスクに属する文書の文書名の一覧を作成し、当該クライアント装置５０に送信するようにしてもよい。
上記文書名の一覧を受信すると当該クライアント装置５０は、当該文書名の一覧をリストボックス等で表示し、利用者に選択を促す。これに応じて利用者により所望の文書名がアノテーションデバイス５６や、操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定されると、クライアント装置５０は、指定された文書名を文書管理サーバ１０に送信する。
これに応じて文書管理サーバ１０は、当該クライアント装置５０から受信した文書名に対応する文書本文及び文書ＩＤを文書データベースＤＢ１から読み出してクライアント装置５０に送信する。これによって、クライアント装置５０の表示部５３における文書表示エリア５３Ｃには、指定した文書名に対応する文書の本文が表示されることになる。
〔アノテーション管理サーバ２０、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３〕
一方、本実施の形態に係るアノテーション管理サーバ２０は、「保存」と「検索」を外部からの指示に応じて受け付ける。
一方、本実施の形態に係るアノテーション管理サーバ２０は、「保存」と「検索」を外部からの指示に応じて受け付ける。
すなわち、何れかのクライアント装置５０において表示部５３により文書が表示された状態で当該文書に対してアノテーションが付与され、保存ボタン７４が指定されたことを検知すると、当該クライアント装置５０は、その旨を示す情報をアノテーション管理サーバ２０に通知する。これにより、アノテーション管理サーバ２０は、保存を指示されたアノテーションに関する情報を、当該アノテーションが付与された文書に対応付けて、当該アノテーションが付箋アノテーションである場合は付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に、当該アノテーションが手書き入力アノテーションである場合はペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３に、各々登録（格納）する。
すなわち、例えば、何れかのクライアント装置５０から「保存」の指示を受け付けたときにアノテーション管理サーバ２０では、保存対象とするアノテーションが付箋アノテーションである場合には、以下に示すようにアノテーションの登録処理が行われる。
まず、アノテーション管理サーバ２０は、保存対象とするアノテーションの付与されている位置を示す位置情報、当該アノテーションの表示名及び当該アノテーションにリンクが張られている場合のリンク先、アノテーションが付与された文書の文書ＩＤ及び当該保存の指示を行ったクライアント装置５０の端末ＩＤがクライアント装置５０から与えられる。また、このとき、保存対象とするアノテーションを付与した利用者のユーザ名（又はユーザＩＤ）、当該アノテーションに関する公開属性、当該アノテーションの状況（新規、既存、消去）を示すステータス、及びアノテーションが付与された時刻もクライアント装置５０から与えられる。
そして、アノテーション管理サーバ２０は、アノテーションＩＤ、端末ＩＤ、ユーザＩＤ（又はユーザ名）、文書ＩＤ、位置情報、表示名、リンク先、公開属性、ステータス、及び生成時刻を、テーブル形式で付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に保存する。このとき、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２内のデータ構造は、一例として図４に示すようなものとなる。
同図において、アノテーションＩＤは、個々のアノテーションを管理するものであり、１付箋分のアノテーション毎にユニークなＩＤ番号が割り振られる。ここで、アノテーションＩＤは、クライアントシステム９４側で発行する方式や、アノテーション管理サーバ２０側で発行する方式がある。なお、少なくとも、アノテーションＩＤと文書ＩＤの２つ組みで唯一である必要がある。与えられたアノテーションＩＤ又は上記２つ組みが新規でない場合は、そのアノテーションＩＤ又は上記２つ組みで示される行を上書きするものとする。
また、端末ＩＤは、クライアント装置５０を唯一に識別するＩＤ番号である。ここで、端末ＩＤは、利用者が使用しているクライアント装置５０のハードウェアを直接示す場合もあれば、ＩＰ（Internet Protocol）アドレスやホスト名に対応するものであってもよい。また、ユーザＩＤ（又はユーザ名）は、クライアント装置５０を操作しているユーザを一意に識別するための情報であり、例えば、ログインユーザ名等に対応する。更に、文書ＩＤは、文書データベースＤＢ１に格納された文書毎にユニークなＩＤ番号が割り振られる。ここで、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、文書ファイル名が同じでも複数回文書データベースＤＢ１に投稿されていれば、異なる文書ＩＤで登録されるものとする。
一方、位置情報は、１付箋分のアノテーションの付与位置（添付位置）を示す情報である。本実施の形態では、対応する文書ＩＤにより示される文書内のページ番号と、当該ページ番号によって示されるページにおける位置座標（ここでは、アノテーションの左上角点及び右下角点の２点の座標）との組み合わせによって示される。なお、本実施の形態では、文書表示エリア５３Ｃを横方向及び縦方向に、文書表示エリア５３Ｃに表示されている文書の横方向サイズ及び縦方向サイズを基準としたサイズ（ここでは、横方向に表示文書の横方向サイズの１／５０（５０分の１）で、縦方向に表示文書の縦方向サイズの１／６０（６０分の１）のサイズ）の矩形領域でマトリクス状に区分し、各区分領域に対して左上から横方向に順に連続した番号が予め付与されており、当該番号を上記位置座標として適用している。
また、アノテーションの表示名は、アノテーション（付箋）に記述されたコメントを示し、リンク先は、アノテーションに関連付けられたリンク情報を示す。なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、上記リンク情報を、一例として同図に示すように‘ｈｔｔｐ：／／ＭｅｓｓａｇｅＳｅｒｖｅｒ／ｔｈｒｅａｄＶｉｅｗｅｒ？ＭｅｓｓａｇｅＩｄ＝１５１７’等のようにＵＲＬ等のパスやディレクトリへのパスで与えることとする。
利用者は、付与するアノテーション毎に、これらの表示名やリンク先を設定することができる。なお、この表示名やリンク先は、アノテーションを付与する度に、或いはアノテーションの保存指示を発する度に設定可能である。
一方、公開属性は、例えば、アノテーションを公開可能（制限なし）とする（＝Ｐｕｂ）、特定の他の利用者やグループ内だけに公開する（＝Ｆｒｄ）、非公開（個人用）とする（＝Ｐｒｉｖ）、認証が得られた場合のみ公開を許可する（＝Ｐｒｏｔｅｃｔ）の何れかをとるものとする。
特定公開（＝Ｆｒｄ）及び認証公開（＝Ｐｒｏｔｅｃｔ）については、利用者やグループ或いは認証コード（ユーザ名とパスワード）等のサブ属性が設定可能である。また、特定公開及び認証公開の場合、表示のみの公開（読取り専用）に限らず、他人による編集も許可するフルアクセス設定のサブ属性が設定可能である。なお、文書やアノテーションの共用閲覧は、通常、読取り専用として公開することは言うまでもない。これは、誰でもが自由に編集できることによる不都合の発生を防止するためである。但し、利用形態によっては自由に編集可能とした方が都合のよい場合もある。このような場合、フルアクセス設定を行っておけばよい。
利用者は、付与するアノテーション毎に、これらの公開属性を設定することができる。この公開属性は、アノテーションを付与する度に、或いはアノテーションの保存指示を発する度に設定可能である。また、何れかの属性を予めデフォルトとして設定しておき、変更指示がない場合は当該デフォルトの属性が設定されたものとしてもよい。また、アノテーションの保存時に公開属性の変更指示がない場合は、その時点に設定されている属性を受け付けることとする。
なお、認証が得られた場合のみ公開を許可する（＝Ｐｒｏｔｅｃｔ）場合には、所定の手順によるパスワード認証が得られたときのみ公開を許可する。そして、アノテーションを表示する際には、非公開対象のアノテーションも含めて全てのアノテーションをアノテーション管理サーバ２０からクライアントシステム９４に送信し、クライアントシステム９４側でアノテーションに設定されている公開属性をチェックして表示（公開）／非表示（非公開）を切り替えたり、アノテーション管理サーバ２０側で、公開対象のアノテーションのみを送信したりする。
また、ステータスは、アノテーションが新規に作られたのか（＝Ｎｅｗ）、既に存在していたものか（＝Ｅｘｉｓｔ）、削除されたものか（＝Ｄｅｌｅｔｅｄ）の何れかの状態を示す。一旦付与したアノテーションを利用者が電子的な消しゴム等で消去した場合には、ここは‘Ｄｅｌｅｔｅｄ’となる。この場合、この削除指示により付箋用アノテーションデータベースＤＢ２から消去されたアノテーションのデータがなくなるのではなく、あくまでステータスが変更されるだけである。すなわち、アノテーションの新規付与時間、属性や位置の変更等があった場合には変更前のアノテーションの生成時間と変更後のアノテーションの生成時間、及び消去されたアノテーションの消去時間（図示省略。）が、アノテーションのアクセス履歴として、アノテーション毎に付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に登録・管理される。
ここで、アノテーションを表示する際には、‘Ｄｅｌｅｔｅｄ’のアノテーションを含めて全てのアノテーションをアノテーション管理サーバ２０からクライアントシステム９４に送信して、クライアントシステム９４側でアノテーションに設定されているステータスをチェックして表示／非表示を切り替えたり、或いはアノテーション管理サーバ２０側で‘Ｅｘｉｓｔ’のものだけをクライアントシステム９４に送信したりする。
また、生成時刻は、クライアント装置５０において１付箋分のアノテーションが付与された（表示エリア５３Ａに描画された）時刻であり、日付と時間からなる。これは、１付箋分のアノテーション毎に、クライアント装置５０上で保存ボタン７４を指定して保存した時刻とは別にサーバで一元的に管理されるようになっている。
更に、閲覧回数は、アノテーションが参照された回数を示す。アノテーションが文書に付加された直後は、当該閲覧回数が０（零）として付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に登録される。そして、アノテーションの検索指示等に応じて当該アノテーションに関する情報がクライアント装置５０に送信される毎に１ずつインクリメントされていく。
なお、既に付与されていたアノテーションについて、場所移動（すなわち、位置情報の変化）があった場合や、アノテーションの公開属性等に変化があった場合、元のアノテーションは事実上削除されたものとして、そのステータスを‘Ｄｅｌｅｔｅｄ’とし、最新の状態のアノテーションについて新たなアノテーションＩＤを発行することとする。こうすることによって、一旦付与されたアノテーションについては、たとえ削除又は変更された場合であっても、‘Ｄｅｌｅｔｅｄ’のアノテーションを含めた全てのアノテーションをアノテーション管理サーバ２０からクライアントシステム９４に送信し、クライアントシステム９４側でステータスをチェックして、ステータスが‘Ｄｅｌｅｔｅｄ’であるものについても表示／非表示を切り替えることで、必要に応じて元の状態で再現することができる。
以上が保存対象とするアノテーションが付箋アノテーションである場合についての説明であるが、これに対し保存対象とするアノテーションが手書き入力アノテーションである場合には、アノテーション管理サーバ２０において以下に示すようにアノテーションの登録処理が行われる。
まず、アノテーション管理サーバ２０は、保存対象とするアノテーションのアノテーション内容と当該アノテーションの位置情報と色や形状、アノテーションが付与された文書の文書ＩＤ及び当該保存の指示を行ったクライアント装置５０の端末ＩＤがクライアント装置５０から与えられる。また、このとき、保存対象とするアノテーションを付与した利用者のユーザ名（又はユーザＩＤ）、当該アノテーションに関する公開属性、当該アノテーションの状況（新規、既存、消去）を示すステータス、及びアノテーションが付与された時刻もクライアント装置５０から与えられる。
そして、アノテーション管理サーバ２０は、アノテーションＩＤ、端末ＩＤ、ユーザＩＤ（又はユーザ名）、文書ＩＤ、位置情報、アノテーション内容、色、形状、公開属性、ステータス、及び生成時刻を、テーブル形式でペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３に保存する。このとき、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３内のデータ構造は、一例として図５に示すようなものとなる。
同図において、アノテーションＩＤ、端末ＩＤ、ユーザＩＤ、文書ＩＤ、位置情報、公開属性、ステータス、生成時刻、及び閲覧回数は、前述した付箋用アノテーションデータベースＤＢ２と同様のものである。但し、アノテーションＩＤに関しては、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２で登録されるものが１付箋毎に割り振られるものであるのに対し、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３では１ストローク毎に割り振られるものである点のみが異なる。
一方、同図におけるアノテーション内容は、１ストロークのアノテーションの軌跡情報であって、描画されたアノテーションを再現するために利用されるデータであり、例えば、ビットマップやベクトルデータ等のデータとなる。また、色形状は、アノテーションに使用されたインクの色や、円や四角等の形状情報である。更に、線種は、アノテーションの太さや実線或いは点線等といった線種を示す。
クライアント装置５０は、表示部５３の文書表示エリア５３Ｃに文書が表示された状態において検索ボタン７６が指定されたことを検知すると、その旨を示す情報をアノテーション管理サーバ２０に通知する。これに応じてアノテーション管理サーバ２０は、検索を指示されたアノテーションに関する情報を付箋用アノテーションデータベースＤＢ２及びペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３から読み出す。
すなわち、アノテーション管理サーバ２０は、クライアント装置５０から「検索」の指示を受け付ける。このとき、アノテーション管理サーバ２０は、文書ＩＤとアノテーション付与範囲に関する情報をクライアント装置５０から受け取る。そして、アノテーション管理サーバ２０は、これらの情報（検索条件）に基づき、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２及びペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３を検索し、表示対象となり得るアノテーションに関する情報を読み出してアクセス元のクライアント装置５０に送信する。
これに応じて当該クライアント装置５０では、アノテーション管理サーバ２０から受信した情報によって示されるアノテーションを閲覧中の文書に重ねて表示する。なお、図２では、以上の処理によって文書８４に付箋アノテーション８６及び手書き入力アノテーション８８が重ねて表示された状態の一例が示されている。
〔アノテーション伝搬機能〕
ところで、本実施の形態に係る文書処理システム９０は、何れかの文書にアノテーションが添付された際に、当該アノテーションの添付を、アノテーションが添付された文書（以下、「添付元文書」という。）が属するタスク及び当該タスクに関連するタスクに属する文書で、かつ添付元文書に類似する文書（以下、「反映先文書」という。）に反映させるアノテーション伝搬機能を有している。
ところで、本実施の形態に係る文書処理システム９０は、何れかの文書にアノテーションが添付された際に、当該アノテーションの添付を、アノテーションが添付された文書（以下、「添付元文書」という。）が属するタスク及び当該タスクに関連するタスクに属する文書で、かつ添付元文書に類似する文書（以下、「反映先文書」という。）に反映させるアノテーション伝搬機能を有している。
一例として図６に示すように、例えば、タスク１に属する文書Ａにアノテーションが添付された場合、タスク１の子タスク（次階層のタスク）であるタスク２及びタスク３と、タスク１の孫タスク（更に次階層のタスク）であるタスク４及びタスク５に属する文書Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅの文書Ａに類似した部分にもアノテーションを反映させる。
このように、本実施の形態に係るアノテーション伝搬機能では、親子関係にあるタスクには互いに類似した複数の文書が属する可能性が非常に高い点に着目し、反映先文書を検索する際の検索範囲を同一系統のタスク内に制限しており、これによって利用者による操作等を要することなく、類似文書に対するアノテーションの添付の反映を簡易に行うことができるようにしている。
図７は、当該アノテーション伝搬機能を実行するための文書処理システム９０の機能的な構成を示すブロック図である。
同図に示すように、アノテーション伝搬機能を実行するために、アノテーション管理サーバ２０は、何れかのクライアント装置５０からアノテーションの保存が指示された際に、アノテーションが添付された文書（添付元文書）に類似する文書を検索する文書検索部２７と、文書検索部２７によって検索された文書に対して添付元文書に対するアノテーションの添付を反映させるアノテーション添付部２８と、を備えている。
本実施の形態に係る文書検索部２７は、何れかのクライアント装置５０から送受信部５５を介して保存ボタン７４が指定されたことを示す情報が入力された際に、当該情報と共にクライアント装置５０から入力されたアノテーションに関する情報に基づいて、文書管理サーバ１０の二次記憶部１５に格納されている文書データベースＤＢ１からアノテーションが添付された文書に類似する文書（反映先文書）を検索する。
なお、本実施の形態に係る文書検索部２７では、添付元文書が属するタスク及び当該タスクに関連するタスクに属する全ての文書を対象として、添付元文書におけるアノテーションが添付されている位置を含む所定範囲の記述内容（文及び画像の少なくとも一方）に類似する箇所を検出する処理（以下、「類似箇所検出処理」という。）を実行し、これによって類似箇所が検出された場合に類似文書が検索されたものとしている。
なお、本実施の形態では、上記所定範囲として、添付元文書のアノテーションが添付されている位置に文が存在する場合は段落を適用し、添付元文書のアノテーションが添付されている位置に画像が存在する場合は当該画像の外接枠内の範囲を適用している。但し、これに限定されず、例えば、添付元文書のアノテーションが添付されている位置に文が存在する場合には、所定文字数毎に区切った領域や所定行数毎に区切った領域等を適用することもできる。
一方、本実施の形態に係るアノテーション添付部２８は、文書検索部２７によって検索された類似文書に対して、文書検索部２７によって検出された類似箇所における添付元文書のアノテーションの添付位置と略同一の位置関係となる位置に当該アノテーションを添付した状態となるように付箋用アノテーションデータベースＤＢ２又はペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３を更新することによって、添付元文書に対するアノテーションの添付を反映させる。
本実施の形態に係る文書処理システム９０では、クライアント装置５０から保存ボタン７４が指定されたことを示す情報をアノテーション管理サーバ２０に送信する際に、その時点で表示部５３に表示している文書に新たに添付されたアノテーションに関する情報も送信する。
これに応じてアノテーション管理サーバ２０は、受信したアノテーションに関する情報に基づいて、当該アノテーションを登録するための処理を実行すると共に、アノテーション伝搬機能を実行する。
以上のように、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、類似箇所検出処理を文書検索部２７に実行させているが、文書検索部２７に添付元文書が属するタスク及び当該タスクに関連するタスクに属する文書を読み出す処理のみを実行させ、類似箇所検出処理をアノテーション添付部２８に実行させる形態とすることもできる。
ところで、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、アノテーション伝搬機能をソフトウェアの実行によって実現するものとされている。
次に、図８を参照して、アノテーション伝搬機能の実行時におけるアノテーション管理サーバ２０の作用を詳細に説明する。なお、図８は、何れかのクライアント装置５０から保存ボタン７４が指定されたことを示す情報が入力された際にアノテーション管理サーバ２０の制御部２１により実行されるアノテーション伝搬処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートであり、当該プログラムは二次記憶部２５の所定領域に予め記憶されている。
まず、同図のステップ１００では、保存ボタン７４が指定されたことを示す情報と共にクライアント装置５０から受信した文書ＩＤに対応するタスク情報を文書データベースＤＢ１から読み出し、当該読み出したタスク情報によって特定されるタスクに関係する所定のタスクに属する全ての文書本文を文書データベースＤＢ１から読み出す。なお、本実施の形態では、本ステップ１００の処理として、最上位階層の識別情報が、読み出したタスク情報における最上位階層のタスクを特定するための識別情報と同一の情報とされた全ての文書本文を読み出す形態、タスク情報が、読み出したタスク情報を含む情報とされた全ての文書本文を読み出す形態、タスク情報が、読み出したタスク情報と同一の情報とされた全ての文書本文を読み出す形態、１つ上の階層の識別情報が、読み出したタスク情報における最下位階層（受信した文書ＩＤにより示される文書が属する階層）の１つ上の階層のタスクを特定するための識別情報と同一の情報とされた全ての文書本体を読み出す形態、の何れかの形態を選択的に適用することができるものとして構成されている。
次のステップ１０２では、保存ボタン７４が指定されたことを示す情報と共にクライアント装置５０から受信した情報によって示される、利用者によって添付されたアノテーションのうちの何れか１つ（以下、「処理対象アノテーション」という。）を対象として類似箇所検出処理を実行する。当該類似箇所検出処理の手法としては、処理対象アノテーションが添付されている位置を含む所定範囲の記述内容に類似する箇所を検出することのできる従来既知のあらゆる手法を適用することができるが、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、処理対象アノテーションが添付された位置に文が存在する場合における類似箇所検出処理の手法としてベクトル空間法を適用する。以下、ベクトル空間法による類似箇所検出処理の実行手順について詳細に説明する。
（１）添付元文書における処理対象アノテーションが添付された位置を含む所定範囲の文（ここでは段落単位の文であり、以下、「検索元文」という。）と、上記ステップ１００において読み出した文書の添付元文書を除く文書における全ての上記所定範囲の文（ここでは段落単位の文であり、以下、「検索先文」という。）を、形態素解析等の手法を用いて単語に分解する。
（２）上記（１）において得られた単語のうち、各文（検索元文及び検索先文）を特徴付ける適当な単語を選択する。なお、ここで選択した単語を「ターム」と呼ぶ。本実施の形態では、タームとして名詞を選択する。
（３）上記（２）において選択した各タームの重みを算出する。本実施の形態では、当該重みの算出手法としてＴＦ／ＩＤＦ（Term Frequency/Inverse Document Frequency）法を適用する。
（４）上記（３）において算出した各タームの重みに基づいて各検索先文毎に特徴ベクトルＤを作成する。
（５）検索元文に含まれるタームを‘１’とし、含まれないタームを‘０’として検索ベクトルＱを作成する。
（６）上記（４）で作成した各検索先文の特徴ベクトルＤの各々と、上記（５）で作成した検索ベクトルＱとの内積を各検索先文の類似度として算出する。
（１）添付元文書における処理対象アノテーションが添付された位置を含む所定範囲の文（ここでは段落単位の文であり、以下、「検索元文」という。）と、上記ステップ１００において読み出した文書の添付元文書を除く文書における全ての上記所定範囲の文（ここでは段落単位の文であり、以下、「検索先文」という。）を、形態素解析等の手法を用いて単語に分解する。
（２）上記（１）において得られた単語のうち、各文（検索元文及び検索先文）を特徴付ける適当な単語を選択する。なお、ここで選択した単語を「ターム」と呼ぶ。本実施の形態では、タームとして名詞を選択する。
（３）上記（２）において選択した各タームの重みを算出する。本実施の形態では、当該重みの算出手法としてＴＦ／ＩＤＦ（Term Frequency/Inverse Document Frequency）法を適用する。
（４）上記（３）において算出した各タームの重みに基づいて各検索先文毎に特徴ベクトルＤを作成する。
（５）検索元文に含まれるタームを‘１’とし、含まれないタームを‘０’として検索ベクトルＱを作成する。
（６）上記（４）で作成した各検索先文の特徴ベクトルＤの各々と、上記（５）で作成した検索ベクトルＱとの内積を各検索先文の類似度として算出する。
以上の手順によって得られた各検索文毎の類似度が検索元文との類似の度合いを示すものであるので、当該類似度が所定閾値以上であるか否かを判定することによって、検索元文に類似する検索先文を特定することができる。
次に、ＴＦ／ＩＤＦ法を用いたベクトル空間法により類似度を算出する際の具体的な手順を示す。
ＴＦ／ＩＤＦ法では、ＴＦ（文中に何回そのタームが出現するか）と、ＤＦ（そのタームがいくつの文に出現するか）の逆数ＩＤＦを用いて文を特徴付けるベクトルを算出する。
ある文をより特徴付けるために、タームは以下の条件を持つ。
（ａ）文中に多く現われるタームである。つまり、ＴＦが大きいタームがより文を特徴付ける。
（ｂ）その単語が珍しいタームである。つまり、ＤＦが小さいタームがより文を特徴付ける。
（ａ）文中に多く現われるタームである。つまり、ＴＦが大きいタームがより文を特徴付ける。
（ｂ）その単語が珍しいタームである。つまり、ＤＦが小さいタームがより文を特徴付ける。
ここで、前提条件として、１からＮまでのＮ個の検索先文があり、検索元文及び検索先文の各文に含まれるタームの種類はＭ個で１からＭまでの異なるタームがあるものとする。また、Ｄiをｉ番目の検索先文（ｉ＝１〜Ｎ）とし、ｔjをｊ番目のターム（ｊ＝１〜Ｍ）とし、ｆｒｅｑ（ｉ，ｊ）を文Ｄiにおけるタームｔjの出現回数とし、ｄｆjをタームｔjが出現する文数とする。
このとき、まず、文Ｄiにおけるタームｔjの出現頻度ｔｆijを次の（１）式によって算出する。
（１）式から明らかなように、出現頻度ｔｆijは、出現回数ｆｒｅｑ（ｉ，ｊ）を正規化したものである。
また、タームｔjが出現する文の頻度ｉｄｆjを次の（２）式によって算出する。
（２）式から明らかなように、文の頻度ｉｄｆjは、文数ｄｆjの逆数を正規化したものである。
次に、（１）式及び（２）式によって出現頻度ｔｆij及び文の頻度ｉｄｆjを次の（３）式に代入することにより、文Ｄiにおけるタームｔjの重みＷijを算出する。
次に、（４）式及び（５）式によって検索先文の特徴ベクトルＤi及び検索元文の検索ベクトルＱを算出する。
次に、検索先文Ｄiの検索元文に対する類似度ｓｉｍ（Ｑ，Ｄi）を次の（６）式により算出する。
（６）式から明らかなように、類似度ｓｉｍ（Ｑ，Ｄi）は、特徴ベクトルＤiと検索ベクトルＱとの内積を取ったものである。すなわち、「類似している」ということはベクトルのなす角が小さいことであるので、ここでは、検索先文と検索元文の各ベクトル間の内積を取ることによって類似度を算出するものとしている。
次に、以上説明した類似度の演算手順を実際の例文を用いて、より具体的に説明する。ここで、例文として次の４個の文を用いる。
Ｄ1：富士ゼロックスは多くの複写機・複合機をラインナップしています。
Ｄ2：富士ゼロックスは複写機・複合機を販売しています。
Ｄ3：富士ゼロックスはカラーの複写機・複合機も販売しています。
Ｄ4：富士ゼロックスは文書ハンドリングソフトウェアに力を入れています。
Ｄ1：富士ゼロックスは多くの複写機・複合機をラインナップしています。
Ｄ2：富士ゼロックスは複写機・複合機を販売しています。
Ｄ3：富士ゼロックスはカラーの複写機・複合機も販売しています。
Ｄ4：富士ゼロックスは文書ハンドリングソフトウェアに力を入れています。
まず、図９に示すように、以上の例文を単語に分解し、名詞をタームとして選択する。この結果、図１０に示すように、選択した単語（ターム）はｔ1〜ｔ10の１０種類となる。
次に、各例文毎のタームの出現回数ｆｒｅｑ（ｉ，ｊ）を導出する。この結果、次の表１に示すように各タームの出現回数ｆｒｅｑ（ｉ，ｊ）が各例文毎に得られる。
次に、タームｔjについて、例文Ｄ1〜Ｄ4の出現回数ｆｒｅｑ（ｉ，ｊ）を次の（７）式により加算することにより、ターム毎の出現文数ｄｆjを導出する。
この結果、次の表２に示すように出現文数ｄｆjが各ターム毎に得られる。
次に、例文Ｄi中の総ターム種類数を次の（８）式により算出する。
この結果、次の表３に示すように総ターム種類数が各例文毎に得られる。
次に、以上によって得られた総ターム種類数及び出現回数ｆｒｅｑ（ｉ，ｊ）を（１）式に代入することによって、例文毎のタームｔjの出現頻度ｔｆijを算出する。この結果、次の表４に示すように例文毎でかつターム毎に出現頻度ｔｆijが得られる。
次に、以上によって得られた出現文数ｄｆj及び例文の数Ｎを（２）式に代入することによって、タームｔjが出現する文の頻度ｉｄｆjを算出する。この結果、次の表５に示すようにターム毎に頻度ｉｄｆjが得られる。
次に、以上によって得られた出現頻度ｔｆij及び頻度ｉｄｆjを（３）式に代入することによって、各例文毎のタームｔjの重みｗijを算出する。この結果、次の表６に示すように各例文毎で各ターム毎に重みｗijが得られる。
次に、特徴ベクトル及び検索ベクトルを作成することになるが、以下では、例文Ｄ1と同一の文Ｄqを検索元文とし、当該文Ｄqに類似する文を例文Ｄ1〜Ｄ4から検出する場合について説明する。
まず、文Ｄqを表す検索ベクトルＱを作成する。タームの出現回数ｆｒｅｑ（ｉ，ｊ）（表１参照。）からＤ1の項目を参照して、検索ベクトルＱ＝（１，１，１，１，０，０，０，０，０，０）と作成する。
Ｄiの特徴ベクトルは算出した重みｗij（表６参照。）から作成できるので、当該重みｗijと検索ベクトルＱから（６）式を用いて類似度ｓｉｍ（Ｑ，Ｄi）を算出する。この結果、文Ｄqに対する各例文毎の類似度は次に示すものとなる。
ｓｉｍ（Ｑ，Ｄ1）＝０．９８
ｓｉｍ（Ｑ，Ｄ2）＝０．２９
ｓｉｍ（Ｑ，Ｄ3）＝０．２５
ｓｉｍ（Ｑ，Ｄ4）＝０．００
なお、以上説明した類似箇所検出処理ではタームの選択対象を名詞としたが、これに限定されず、例えば、名詞に加えて動詞も選択対象とする形態や、タームとして採用する単語を記録した辞書を予め用意しておき、当該辞書に記録されている単語をタームとして採用する形態等も適用することができる。
ｓｉｍ（Ｑ，Ｄ2）＝０．２９
ｓｉｍ（Ｑ，Ｄ3）＝０．２５
ｓｉｍ（Ｑ，Ｄ4）＝０．００
なお、以上説明した類似箇所検出処理ではタームの選択対象を名詞としたが、これに限定されず、例えば、名詞に加えて動詞も選択対象とする形態や、タームとして採用する単語を記録した辞書を予め用意しておき、当該辞書に記録されている単語をタームとして採用する形態等も適用することができる。
また、以上の類似箇所検出処理では、文の頻度ｉｄｆjを全ての検索先文から算出していたが、これに限定されず、例えば、事前に過去の新聞記事（十分に多くの文章を含む）等からタームの出現頻度を算出し、これを頻度ｉｄｆjとして予め記憶しておく形態を適用することもできる。全ての検索先文から頻度ｉｄｆjを算出する形態では、新しい文書が追加される度に再演算する必要が起こり得る。この対策として、事前に多くの文章からタームの出現頻度を算出しておき、再計算をしない、又は低頻度で再計算するようにする形態も考えられる。
また、上述したＴＦ／ＩＤＦ法には、いくつもの改良技術が提案されており、正規化の方法や、重みの算出、類似度の算出等で各々異なる演算式が採用されているので、本実施の形態においても改良された各種演算式を適用することができることは言うまでもない。
例えば、上述した類似箇所検出処理では、特徴ベクトルと検索ベクトルの内積を算出することにより類似度を導出したが、特徴ベクトルと検索ベクトルのコサイン相関値を算出することにより類似度を導出する形態とすることもできる。
更に、上述した類似箇所検出処理では、一般によく知られているベクトル空間法を適用し、ＴＦ／ＩＤＦ法で重み計算した場合について説明したが、類似した文書の選択手法はこれに限定されず、従来既知の選択手法を適用できることも言うまでもない。
一方、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、添付元文書の処理対象アノテーションが添付された位置に画像が存在する場合における類似箇所検出処理の手法としてパターン・マッチング法を適用する。以下、パターン・マッチング法による類似箇所検出処理の実行手順について説明する。
（１）添付元文書における処理対象アノテーションが添付された位置を含む画像（以下、「検索元画像」という。）のサイズと、上記ステップ１００において読み出した文書の添付元文書を除く文書に描画されている画像（以下、「検索先画像」という。）のサイズを正規化する。なお、当該正規化を本実施の形態では、各画像の外接枠における対角線の長さを所定長さとすることにより行う。
（２）上記（１）において正規化された検索元画像と各検索先画像の間の類似度を演算する。なお、当該類似度の演算を本実施の形態では、演算対象とする検索元画像及び検索先画像の各画像を水平方向及び垂直方向にマトリクス状に分割し、各分割領域毎に所定特徴量の差を算出して全ての分割領域の当該差を合算することによって行う。ここで、本実施の形態では上記所定特徴量として、分割領域内に存在する所定濃度以上の画素数を適用しているが、これに限定されるものではない。
（１）添付元文書における処理対象アノテーションが添付された位置を含む画像（以下、「検索元画像」という。）のサイズと、上記ステップ１００において読み出した文書の添付元文書を除く文書に描画されている画像（以下、「検索先画像」という。）のサイズを正規化する。なお、当該正規化を本実施の形態では、各画像の外接枠における対角線の長さを所定長さとすることにより行う。
（２）上記（１）において正規化された検索元画像と各検索先画像の間の類似度を演算する。なお、当該類似度の演算を本実施の形態では、演算対象とする検索元画像及び検索先画像の各画像を水平方向及び垂直方向にマトリクス状に分割し、各分割領域毎に所定特徴量の差を算出して全ての分割領域の当該差を合算することによって行う。ここで、本実施の形態では上記所定特徴量として、分割領域内に存在する所定濃度以上の画素数を適用しているが、これに限定されるものではない。
なお、パターン・マッチング法は画像認識の分野で従来から広く用いられている技術であるので、これ以上のここでの説明は省略する。
以上の類似箇所検出処理によって検索元文と各検索先文との間の類似度、又は検索元画像と各検索先画像との間の類似度が導出されると、次のステップ１０４（図８参照。）では、導出された類似度に所定閾値以上であるものが存在するか否かを判定することによっり、検索元文に類似する検索先文又は検索元画像に類似する検索先画像が存在するか否かを判定し、肯定判定となった場合はステップ１０６に移行する。
ステップ１０６では、処理対象アノテーションと同一のアノテーションを、上記ステップ１０４において類似度が所定値以上であると判定された全ての検索先文又は検索先画像に対し、処理対象アノテーションの検索元文又は検索元画像に対する添付位置と同一又は略同一の位置に添付した状態とするように付箋用アノテーションデータベースＤＢ２又はペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３を更新するアノテーション反映処理を実行し、その後にステップ１０８に移行する。なお、上記の処理対象アノテーションの検索元文又は検索元画像に対する添付位置は、保存ボタン７４が指定されたことを示す情報と共にクライアント装置５０から受信した位置情報に基づいて特定することができる。
一方、上記ステップ１０４において否定判定となった場合には、上記ステップ１０６の処理を実行することなくステップ１０８に移行する。
ステップ１０８では、添付元文書に新たに添付された全てのアノテーションについて上記ステップ１０２〜ステップ１０６の処理が終了したか否かを判定し、否定判定となった場合は上記ステップ１０２に戻り、肯定判定となった時点で本アノテーション伝搬処理プログラムを終了する。なお、上記ステップ１０２〜ステップ１０８の処理を繰り返し実行する際には、それまでに処理対象としなかったアノテーションを処理対象アノテーションとして適用する。
なお、利用者は、クライアント装置５０の表示部５３に表示されている更新ボタン７８を指定することにより、表示中の文書８４と同一タスクに属する文書に対して他の利用者により新たに添付されたアノテーションが反映された状態とすることができるが、これに限定されず、アノテーション管理サーバ２０により、アノテーション伝搬処理プログラムの実行後の所定タイミング（例えば、アノテーション伝搬処理プログラムの実行直後のタイミングや、何れかのクライアント装置５０から何らかの指示情報を受信したタイミング等）で各クライアント装置５０に対して、表示部５３による表示状態を、他の利用者により新たに添付されたアノテーションが反映された状態とするように制御するものとしてもよい。
図１１には、アノテーションが添付元文書の文に対して新たに添付された場合の本アノテーション伝搬処理プログラムにおける処理の過程が模式的に示されている。
この場合、図１１（Ａ）に示すように、アノテーション伝搬処理プログラムのステップ１０４までの処理により、添付元文書におけるアノテーションの添付位置が含まれる段落Ｐ１及び段落Ｐ２に類似する段落として、段落Ｒ１及び段落Ｒ３が検出される。
そして、図１１（Ｂ）に示すように、アノテーション伝搬処理プログラムのステップ１０６におけるアノテーション反映処理により、段落Ｐ１に添付されたアノテーション８６Ａと同一のアノテーションが段落Ｒ１に添付されると共に、段落Ｐ２に添付されたアノテーション８６Ｂと同一のアノテーションが段落Ｒ３に添付される。この際、各アノテーション８６Ａ、８６Ｂは、検索元文に対する添付位置と同一又は略同一の位置に添付された状態となる。
一方、図１２には、アノテーションが添付元文書の画像に対して新たに添付された場合の本アノテーション伝搬処理プログラムにおける処理の過程が模式的に示されている。
この場合、図１２（Ａ）に示すように、アノテーション伝搬処理プログラムのステップ１０４までの処理により、添付元文書におけるアノテーションの添付位置が含まれる画像Ｇ１及び画像Ｇ２に類似する画像として、画像Ｓ１及び画像Ｓ２が検出される。
そして、図１２（Ｂ）に示すように、アノテーション伝搬処理プログラムのステップ１０６におけるアノテーション反映処理により、画像Ｇ１に添付されたアノテーション８６Ｃと同一のアノテーションが画像Ｓ１に添付されると共に、画像Ｇ２に添付されたアノテーション８６Ｄと同一のアノテーションが画像Ｓ２に添付される。この際、各アノテーション８６Ｃ、８６Ｄは、検索元画像に対する添付位置と同一又は略同一の位置に添付された状態となる。なお、添付元文書におけるアノテーション８６Ｅが添付された画像Ｇ３に類似する画像が検索対象とする文書には存在しないので、当該文書に対してアノテーション８６Ｅは反映（伝搬）されない。
上記アノテーション伝搬処理プログラムのステップ１００の処理が本発明の検索ステップに、ステップ１０２及びステップ１０４の処理が本発明の検出ステップに、ステップ１０６の処理が本発明の添付ステップに、各々相当する。
以上詳細に説明したように、本実施の形態では、複数の電子文書を予め定められた種別毎（タスク毎）に選別可能に記憶手段（二次記憶部１５）に記憶しておき、利用者によって電子文書に付加情報（アノテーション）が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索し、検索した電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付しているので、類似文書に対する付加情報の添付の反映を簡易に行うことができる。
また、本実施の形態では、前記検索した電子文書の、利用者によって付加情報が添付された位置を含む所定範囲の記述内容と類似する記述内容とされている部分を検出し、この部分に前記付加情報を添付しているので、付加情報の添付位置をオリジナルの添付位置と同様にすることができ、より利便性を向上させることができる。
また、本実施の形態では、前記種別を、同一種別内において階層構造を有するものとしているので、操作マニュアルや設計図面等の改版を伴うような電子文書等、複数の類似する電子文書が階層的に管理されている場合に好適に適用することができる。
特に、本実施の形態では、最上位階層の種別が、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別の最上位階層の種別と同一とされた全ての電子文書、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別と当該種別の下位階層の種別とに属する全ての電子文書、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別に属する全ての電子文書、及び１つ上の階層の種別が、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別の１つ上の階層の種別と同一とされた全ての電子文書、の何れかを前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索するものとしているので、用途、目的等に応じたきめ細かな付加情報の反映が可能となる。
以上、本発明を実施形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されない。発明の要旨を逸脱しない範囲で上記実施形態に多様な変更または改良を加えることができ、そのような変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。
また、上記の実施形態は、クレーム（請求項）にかかる発明を限定するものではなく、また実施形態の中で説明されている特徴の組合せの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。前述した実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜の組合せにより種々の発明を抽出できる。実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、効果が得られる限りにおいて、この幾つかの構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。
例えば、上記実施の形態では、利用者によって電子文書にアノテーションが添付された場合に、当該電子文書に類似する電子文書を検索し、検索した電子文書に前記添付されたアノテーションと同一のアノテーションを添付する場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、類似文書に添付するアノテーションは、利用者によって添付されたアノテーションに基づくアノテーションであれば、如何なるものであってもよい。例えば、利用者によって添付されたアノテーションに何らかのコメントが記述されている場合には、当該コメントから単語のみを抽出し、単語のみが表記されたアノテーションを生成して類似文書に添付する形態や、上記コメントが表記されていないアノテーションを生成して類似文書に添付する形態、上記コメントに代えて、元のアノテーション（利用者によって添付されたアノテーション）を参照することを指示するコメントが表記されたアノテーションを生成して類似文書に添付する形態、形状や色、サイズ等を元のアノテーションとは変えたアノテーションを生成して類似文書に添付する形態等としてもよい。この場合も、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。
また、上記実施の形態では、アノテーションデバイス５６による手書き入力をタッチパネル方式にて実現した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、電磁誘導方式の検知機構によって実現する形態とすることもできる。この場合も、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。
また、上記実施の形態では、ペン型のアノテーションデバイス５６を用いて手書き入力を実現した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、キーボードやマウス等の入力・指示デバイスを用いて実現する形態とすることもできる。この場合、クライアント装置５０としてタブレットＰＣを用いる必要がなくなるため、文書処理システム９０を低コストで構築することができる。
また、上記実施の形態では、本発明をクライアント／サーバ・システムに適用した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、Ｐ２Ｐ（Peer to Peer）システムに適用する形態や、単体（スタンドアロン）の情報処理装置に適用する形態とすることもできる。ここで、本発明をＰ２Ｐシステムに適用する場合は、本実施の形態で説明した文書検索部２７及びアノテーション添付部２８の処理を各クライアント装置において実行可能とする。また、本発明を単体の情報処理装置に適用する場合にも、本実施の形態で説明した文書検索部２７及びアノテーション添付部２８の処理を当該情報処理装置において実行可能とするが、この場合は、各装置間の情報の送受を行うための処理や構成は必要がなくなる。これらの場合にも、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。
また、上記実施の形態では、文書管理サーバ１０及びアノテーション管理サーバ２０を別体として構成した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、ＰＣ、ワークステーション等の単体（スタンドアロン）の情報処理装置にて双方のサーバの機能を実現する形態とすることもできる。この場合も、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。
また、上記実施の形態では、アノテーション伝搬機能をソフトウェアによって実現した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、当該処理をハードウェアにより実現する形態とすることもできる。この場合の形態例としては、アノテーション管理サーバ２０に、一例として図７に示した文書検索部２７及びアノテーション添付部２８と同様に作用する機能デバイスを設ける形態が例示できる。この場合は、上記実施の形態に比較して、アノテーション伝搬機能の高速化が期待できる。
また、上記実施の形態で示した各データベースのデータ構造（図３〜図５参照。）も一例であり、必要に応じて記憶する項目を追加したり、不要な項目を削除したりすることができることは勿論のこと、各項目の記憶内容も適宜変更可能であることは言うまでもない。例えば、図４に示される付箋用アノテーションデータベースＤＢ２において「ステータス」、「閲覧回数」の各情報は必ずしも必要ではなく、削除することも可能である。
また、上記実施の形態で示したアノテーション伝搬処理プログラムの処理の流れ（図８参照。）も一例であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内で適宜変更することができることも言うまでもない。
更に、システムを構築する上で各機能要素をサーバシステム９２及びクライアントシステム９４にどのように振り分けるかは上記各実施の形態で説明したものに限定されず、システムを構築する上で都合のよい振り分けを行えばよいことも言うまでもない。
１０ 文書管理サーバ
１５ 二次記憶部（記憶手段）
２０ アノテーション管理サーバ
２１ 制御部（検索手段、検出手段、添付手段）
２７ 文書検索部（検索手段、検出手段）
２８ アノテーション添付部（添付手段）
５０ クライアント装置
５１ 制御部
５３ 表示部
６０ ネットワーク
９０ 文書処理システム
９２ サーバシステム
９４ クライアントシステム
１５ 二次記憶部（記憶手段）
２０ アノテーション管理サーバ
２１ 制御部（検索手段、検出手段、添付手段）
２７ 文書検索部（検索手段、検出手段）
２８ アノテーション添付部（添付手段）
５０ クライアント装置
５１ 制御部
５３ 表示部
６０ ネットワーク
９０ 文書処理システム
９２ サーバシステム
９４ クライアントシステム
Claims (9)
- 電子文書に対して付加情報を添付する機能を有する文書処理装置であって、
複数の電子文書を予め定められた種別毎に選別可能に記憶する記憶手段と、
利用者によって電子文書に付加情報が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索する検索手段と、
前記検索手段によって検索された電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付する添付手段と、
を備えた文書処理装置。 - 前記検索手段によって検索された電子文書の、利用者によって付加情報が添付された位置を含む所定範囲の記述内容と類似する記述内容とされている部分を検出する検出手段を更に備え、
前記添付手段は、前記検索手段によって検索された電子文書の前記検出手段によって検出された部分に前記付加情報を添付する
請求項１記載の文書処理装置。 - 前記種別を、同一種別内において階層構造を有するものとした
請求項１又は請求項２記載の文書処理装置。 - 前記検索手段は、最上位階層の種別が、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別の最上位階層の種別と同一とされた全ての電子文書、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別と当該種別の下位階層の種別とに属する全ての電子文書、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別に属する全ての電子文書、及び１つ上の階層の種別が、前記付加情報が添付された電子文書の属する種別の１つ上の階層の種別と同一とされた全ての電子文書、の何れかを前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索する
請求項３記載の文書処理装置。 - 前記種別を、電子文書の使用目的又は電子文書自身の種類とした
請求項１乃至請求項４の何れか１項記載の文書処理装置。 - 電子文書に対して付加情報を添付する機能を有する文書処理装置における文書処理方法であって、
複数の電子文書を予め定められた種別毎に選別可能に記憶手段に記憶しておき、
利用者によって電子文書に付加情報が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索し、
検索した電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付する
文書処理方法。 - 前記検索した電子文書の、利用者によって付加情報が添付された位置を含む所定範囲の記述内容と類似する記述内容とされている部分を検出し、
検出した部分に前記付加情報を添付する
請求項６記載の文書処理方法。 - 電子文書に対して付加情報を添付する機能と、複数の電子文書を予め定められた種別毎に選別可能に記憶手段に記憶する機能を有する文書処理装置において実行される文書処理プログラムであって、
利用者によって電子文書に付加情報が添付された場合に、当該電子文書に関連する種別に属する電子文書で、かつ前記付加情報が添付された電子文書に類似する電子文書を前記記憶手段に記憶されている電子文書から検索する検索ステップと、
前記検索ステップによって検索された電子文書に前記添付された付加情報に基づく付加情報を添付する添付ステップと、
をコンピュータに実行させる文書処理プログラム。 - 前記検索ステップによって検索された電子文書の、利用者によって付加情報が添付された位置を含む所定範囲の記述内容と類似する記述内容とされている部分を検出する検出ステップを更に備え、
前記添付ステップは、前記検索ステップによって検索された電子文書の前記検出ステップによって検出された部分に前記付加情報を添付する
請求項８記載の文書処理プログラム。
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