JP4613600B2 - 文書レビュー支援システム及び文書レビュー支援プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書レビュー支援システム及び文書レビュー支援プログラムに係り、より詳しくは、電子文書に添付されたコメント情報に関して複数のレビュー者によりネットワークを介して電子的に行われるレビューを支援する文書レビュー支援システム及び文書レビュー支援プログラムに関する。

近年、電子文書の任意位置に対して、当該電子文書の本文に影響を与えることなく、文字情報、画像情報、音声情報、リンク情報等の付加情報を添付する技術が広く用いられている。なお、当該付加情報を本明細書ではアノテーション（注釈）と総称する。

このアノテーションを電子文書に添付することのできるシステムの例として、富士ゼロックス株式会社のＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）や、米国Ａｄｏｂｅ社のＡｃｒｏｂａｔ（登録商標）等がある。

ところで、以上のようなアノテーションを電子文書に添付することのできるシステムの利用形態として、当該アノテーションで示される情報を起点としたレビューを予め定められたレビュー者によりネットワークを介して電子的に行う形態が考えられる。なお、ここでいう「レビュー」とは、ある目的をもった作業の成果物として作成された文書に対し、その文書が成果物として妥当なものであるかどうかを評価する作業を意味する。

このようなレビュー者によるレビューを支援するために適用できる従来の技術として、レビューが終了するまでの進捗度を容易に把握できるようにすることを目的として、入力されたレビューコメントを階層化し、新規にレビューの課題を提起する課題コメントや該課題コメントに対するレビューの結論を示す結論コメントまたは、それ以外のレビューにおけるコメントを識別するためのコメント種別を属性として各レビューコメントに設け、子供のレビューコメントを持たないレビューコメントの数と属性として結論コメントのコメント種別を有するレビューコメントの数か、又は属性として課題コメントのコメント種別を有するレビューコメントの数と属性として結論コメントのコメント種別を有するレビューコメントの数に基づいて、レビューの進捗度を自動的に算出して表示する技術があった（例えば、特許文献１参照。）。
特開２００１−９２８１１公報

しかしながら、上記従来の技術では、レビューが終了するまでの進捗度を容易に把握することはできるものの、結論コメントは１つであることが前提とされており、結論を１つに纏める作業については対応していないため、複数のレビュー者によってレビューを実施することを想定した場合にはレビューを終了させるための作業を各レビュー者間で人為的に行う必要がある、という問題点があった。

本発明は上記問題点を解決するためになされたものであり、電子文書に対する複数のレビュー者によるレビューを自動的に終了させることのできる文書レビュー支援システム及び文書レビュー支援プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の文書レビュー支援システムは、電子文書に添付された付箋アノテーションにリンクされたコメント情報を起点として複数のレビュー者によりネットワークを介して該コメント情報に対するレビューが電子的に書き込まれる電子掲示板と、前記電子掲示板に書き込まれたレビューの終了を指示する指示情報を前記ネットワークを介して送信する送信装置と、前記送信装置によって送信された前記指示情報を受信する受信手段、前記受信手段によって受信された指示情報を保存する保存手段、現時点で前記保存手段に保存されている前記指示情報に基づいて、前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する際に用いられる状態量を算出する算出手段、前記算出手段によって算出された前記状態量が所定量以上であるか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する判定手段、及び前記判定手段によってレビューを終了すると判定された場合に当該レビューを終了するための処理を実行する処理実行手段を有し、前記複数のレビュー者によるレビューの進捗状況の管理を行う進捗管理部と、を備えている。

請求項１に記載の文書レビュー支援システムは、電子文書に添付された付箋アノテーションにリンクされたコメント情報を起点として複数のレビュー者によりネットワークを介して該コメント情報に対するレビューが電子掲示板に電子的に書き込まれ、送信手段により、前記電子掲示板に書き込まれたレビューの終了を指示する指示情報を前記ネットワークを介して送信される。なお、上記ネットワークには、インターネット、イントラネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＶＡＮ（Value Added Network）、電話回線網、エコーネット（ECHONET）、ＨｏｍｅＰＮＡ等の各種ネットワークの単独や、複数の組み合わせが含まれる。

ここで、本発明では、送信装置によって、前記電子掲示板に書き込まれたレビューの終了を指示する指示情報が前記ネットワークを介して送信され、前記送信装置によって送信された前記指示情報が受信手段によって受信され、前記受信手段によって受信された指示情報が保存手段によって保存され、現時点で前記保存手段に保存されている前記指示情報に基づいて、前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する際に用いられる状態量が算出手段によって算出され、前記算出手段によって算出された前記状態量が所定量以上であるか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かが判定手段によって判定され、処理実行手段により、前記判定手段によってレビューを終了すると判定された場合に当該レビューを終了するための処理が実行され、進捗管理部によって前記複数のレビュー者によるレビューの進捗状況の管理が行われる。

このように、請求項１に記載の文書レビュー支援システムによれば、電子文書に添付された付箋アノテーションにリンクされたコメント情報を起点として複数のレビュー者によりネットワークを介して該コメント情報に対するレビューが電子掲示板に電子的に書き込まれ、電子掲示板に書き込まれたレビューの終了を指示する指示情報を前記ネットワークを介して送信装置により送信し、送信装置によって送信された指示情報を受信手段により受信し、受信手段によって受信された指示情報を保存手段に保存し、現時点で保存手段に保存されている指示情報に基づいて、複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する際に用いられる状態量を算出し、算出された状態量が所定量以上であるか否かを判定することによって複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定し、レビューを終了すると判定された場合に当該レビューを終了するための処理を実行しているので、電子文書に対する複数のレビュー者によるレビューを自動的に終了させることができる。

なお、本発明は、請求項２に記載の発明のように、前記送信装置が、前記レビューの終了を承認することを示す承認情報を受け付ける受付手段を更に有し、前記受付手段によって前記承認情報が受け付けられた場合に、前記指示情報を前記ネットワークを介して前記進捗管理部に送信するものとしてもよい。
また、本発明は、請求項３に記載の発明のように、前記受付手段が、更に、前記レビュー者を特定するレビュー者特定情報を受け付け、前記送信装置が、前記受付手段によって前記承認情報及び前記レビュー者特定情報が受け付けられた場合に、受け付けられたレビュー者特定情報を含む前記指示情報を前記ネットワークを介して前記進捗管理部に送信し、前記判定手段が、現時点で前記保存手段に保存されている前記指示情報に含まれる前記レビュー者特定情報により特定されるレビュー者の合計数が前記予め定められた数以上となったか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定するものとしてもよい。
また、本発明は、請求項４に記載の発明のように、前記受付手段が、更に、レビューの起点とする前記コメント情報を特定するコメント特定情報を受け付け、前記送信装置が、前記受付手段によって前記承認情報及び前記コメント特定情報が受け付けられた場合に、受け付けられた前記コメント特定情報及び前記レビュー者特定情報を含む前記指示情報を前記ネットワークを介して前記進捗管理部に送信し、前記進捗管理部が、更に、前記受信手段によって受信された前記指示情報に含まれる前記レビュー者特定情報を対応する前記コメント特定情報毎に登録する登録手段を更に備え、前記判定手段が、前記登録手段によって登録された前記コメント特定情報に対応する前記レビュー者特定情報により特定されるレビュー者の合計数が前記予め定められた数以上となったか否かを判定することによって、対応する前記コメント特定情報により特定される前記コメント情報を起点とする前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定するものとしてもよい。
また、本発明は、請求項５に記載の発明のように、各々前記登録手段によって対応する前記コメント特定情報に対して登録された前記レビュー者特定情報により特定されるレビュー者の合計数に対応する数値情報であり、前記登録手段によって対応する前記コメント特定情報に対して前記レビュー者特定情報が登録されていないことを示す第１の段階、前記登録手段によって対応する前記コメント特定情報に対して前記予め定められた数未満の前記レビュー者特定情報が登録されていることを示す第２の段階、及び前記登録手段によって対応する前記コメント特定情報に対して前記予め定められた数以上の前記レビュー者特定情報が登録されていることを示す第３の段階の各段階に対して予め割り当てられた数値情報を導出する導出手段を更に備えたものとしてもよい。
また、本発明は、請求項６に記載の発明のように、前記導出手段によって導出された前記数値情報及び該数値情報に対応する前記コメント特定情報により特定されるコメント情報を起点とするレビューの有効期間として予め定められた期間に基づいて、レビューの進捗度を算出する算出手段を更に備えたものとしてもよい。
また、本発明は、請求項７に記載の発明のように、前記進捗管理部が、前記複数のレビュー者によるレビューが終了したか否かを示すレビュー状態情報を記憶するための記憶手段を更に備え、前記処理実行手段は、前記判定手段によってレビューを終了すると判定された場合に当該レビューが終了したことを示すレビュー状態情報を前記記憶手段に記憶することにより前記レビューを終了するための処理を実行するものとしてもよい。なお、上記記憶手段には、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable Read Only Memory）、フラッシュＥＥＰＲＯＭ（Flash EEPROM）等の半導体記憶素子、スマート・メディア（SmartMedia（登録商標））、ｘＤピクチャーカード（xD-Picture Card）、コンパクト・フラッシュ（CompactFlash）、ＡＴＡ（AT Attachment）カード、マイクロドライブ、フレキシブルディスク、ＣＤ−Ｒ（Compact Disc-Recordable）、ＣＤ−ＲＷ（Compact Disc-ReWritable）、光磁気ディスク等の可搬記録媒体やハードディスク等の固定記録媒体、或いはネットワークに接続されたサーバ・コンピュータ等に設けられた外部記憶装置が含まれる。

また、本発明は、請求項８に記載の発明のように、前記記憶手段が、前記複数のレビュー者の前記レビューの終了判定に対する優先度を示す優先度情報を予め記憶し、前記算出手段が、現時点で前記保存手段に保存されている前記指示情報、及び該指示情報の指示先であるレビュー者の前記優先度情報に基づいて前記状態量を算出し、前記判定手段が、前記算出手段によって算出された前記状態量が前記所定量以上となったか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定するものとしてもよい。

更に、本発明は、請求項９に記載の発明のように、前記保存手段に保存されている前記指示情報の保存状況及び前記レビューが終了したか否かを示す情報の少なくとも一方を提示する提示手段を更に備えたものとしてもよい。なお、上記提示手段による提示には、ディスプレイ装置による表示による提示やプリンタによる印刷による提示の他、ＬＡＮ、インターネット、イントラネット等のネットワークを介した外部装置への提示が含まれる。

一方、上記目的を達成するために、請求項１０記載の文書レビュー支援プログラムは、コンピュータを、電子文書に添付された付箋アノテーションにリンクされたコメント情報を起点として複数のレビュー者によりネットワークを介して該コメント情報に対するレビューが電子的に書き込まれる電子掲示板に書き込まれたレビューの終了を指示する指示情報を前記ネットワークを介して送信する送信装置によって送信された前記指示情報を受信する受信手段、前記受信手段によって受信された指示情報を保存手段に保存する手段、現時点で前記保存手段に保存されている前記指示情報に基づいて、前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する際に用いられる状態量を算出する算出手段、前記算出手段によって算出された前記状態量が所定量以上であるか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する判定手段、及び前記判定手段によってレビューを終了すると判定された場合に当該レビューを終了するための処理を実行する処理実行手段として機能させるためのものである。

従って、請求項１０記載の文書レビュー支援プログラムによれば、コンピュータに対して請求項１記載の発明と同様に作用させることができるので、請求項１記載の発明と同様に、電子文書に対する複数のレビュー者によるレビューを自動的に終了させることができる。

本発明によれば、電子文書に対する複数のレビュー者によるレビューを自動的に終了させることができる、という効果が得られる。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態について詳細に説明する。なお、ここでは、本発明をクライアント／サーバ・システムとして構成された文書処理システムに適用した場合について説明する。

〔システム構成〕
図１は、本実施の形態に係る文書処理システム９０の全体概略構成を示す図である。

同図に示すように、文書処理システム９０は、文書処理システム９０において使用される電子データ（文書データに限らず、文書処理システム９０で対応している他の電子的なデータの全てを含む）を処理するサーバシステム９２と、文書処理システム９０の利用者（後述するレビュアも含む。）が使用するクライアントシステム９４と、を備えている。

サーバシステム９２は、電子文書（以下、単に「文書」ともいう。）を管理する文書管理サーバ１０及びアノテーションを管理するアノテーション管理サーバ２０を有する。文書管理サーバ１０は主として文書の保存と検索を行うサーバであり、アノテーション管理サーバ２０は主として文書に付与されたアノテーションの保存と検索を行うサーバである。

このように、文書全体を管理する文書管理サーバ１０と、電子文書に付与されたアノテーションを管理するアノテーション管理サーバ２０とを設けることで、複数の電子文書に対する加筆修正が複数の利用者によって独自に行われる場合でも、最終的な電子文書や加筆修正等の内容に矛盾が生じることを回避することができる。

例えば、何れかの利用者が電子文書の原本のある部分にアノテーションとして補足説明を加え、その一方で、他の利用者が同じ部分を削除するような修正を加えたときでも、それらの編集部分を文書管理サーバ１０で管理している電子文書本体と対応付けてアノテーション管理サーバ２０により登録しておくことで、電子文書本体やこれに対応する加筆修正等の内容に矛盾が生じることなく情報の管理を行うことができる。

同図に示すように、文書管理サーバ１０は、文書管理サーバ１０全体の動作を司る制御部１１と、各種情報を記憶するための主記憶部１２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部１３と、キーボード及びマウス（ポインティング・デバイス）を含んで構成された操作部１４と、後述する文書データベースＤＢ１や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部１５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部１６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ１を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係る文書管理サーバ１０は、通常のパーソナル・コンピュータ（以下、「ＰＣ」ともいう。）により構成されている。

また、アノテーション管理サーバ２０も、アノテーション管理サーバ２０全体の動作を司る制御部２１と、各種情報を記憶するための主記憶部２２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部２３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部２４と、後述する付箋用アノテーションデータベースＤＢ２、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部２５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部２６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ２を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係るアノテーション管理サーバ２０もまた、通常のＰＣにより構成されている。

一方、本実施の形態に係るサーバシステム９２は、電子掲示板（Bulletin Board System）として機能するメッセージ共有サーバ３０を有している。メッセージ共有サーバ３０は主として上記電子掲示板上で交わされたメッセージの保存と検索を行うサーバである。

同図に示すように、メッセージ共有サーバ３０も、メッセージ共有サーバ３０全体の動作を司る制御部３１と、各種情報を記憶するための主記憶部３２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部３３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部３４と、後述するメッセージデータベースＤＢ４や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部３５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部３６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ３を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係るメッセージ共有サーバ３０もまた、通常のＰＣにより構成されている。

ところで、本実施の形態に係る文書処理システム９０は、電子文書に付与されたアノテーションを起点として、予め定められた複数のレビュア（レビュー者）によりレビューが行われるものとされており、当該レビューはメッセージ共有サーバ３０によって提供される電子掲示板を用いて行われる。

このため、本実施の形態に係るサーバシステム９２は、上記レビューの進捗状況の管理を行うと共に、上記レビュアの管理を行う進捗管理サーバ４０を有している。

同図に示すように、進捗管理サーバ４０も、進捗管理サーバ４０全体の動作を司る制御部４１と、各種情報を記憶するための主記憶部４２と、液晶ディスプレイ等のディスプレイを含んで構成された表示部４３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部４４と、後述するレビュアデータベースＤＢ５及び進捗管理データベースＤＢ６や各種プログラム、各種パラメータ情報等を記憶するための二次記憶部４５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部４６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ４を介して電気的に接続されている。すなわち、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０もまた、通常のＰＣにより構成されている。

そして、クライアントシステム９４は、ペン入力（手書き入力）を行う際に用いられるペン型のアノテーションデバイス５７を各々有する、文書処理システム９０の各利用者毎に設けられた複数のクライアント装置５０を含んで構成されている。

同図に示すように、クライアント装置５０も、クライアント装置５０全体の動作を司る制御部５１と、各種情報を記憶するための主記憶部５２と、ディスプレイを含んで構成された表示部５３と、キーボード及びマウスを含んで構成された操作部５４と、各種情報等を記憶するための二次記憶部５５と、外部装置との間での各種情報の授受を司る送受信部５６と、を備えており、これら各部はシステムバスＳ５を介して電気的に接続されている。

クライアント装置５０は、主記憶部５２や二次記憶部５５から読み出したデータや、送受信部５６を介してサーバシステム９２等から取得したデータに基づいて画像を表示部５３に表示するように構成されている。

なお、本実施の形態に係るクライアント装置５０は、ディスプレイ表面にタッチパネル（図示省略。）が重ねられて構成されたタッチパネル・ディスプレイが設けられた表示部５３を採用した、所謂タブレットＰＣとして構成されており、表示部５３における表示面上をアノテーションデバイス５７によって直接指示（手書き入力）することができる。

このように、クライアント装置５０は、紙の文書を読む際に当該文書に好きな形で下線や丸等のマークを付けたり、コメントを書き込んだりするのと同様に、アノテーションデバイス５７を用いて書き込み入力が可能となっている。

また、クライアント装置５０は、以上のようなアノテーションデバイス５７を用いた手書き入力機能の他、表示部５３により文書を表示させた状態において、当該文書の任意の位置に所定形状（本実施の形態では、矩形状）の付箋を添付した状態とすることのできる付箋添付機能を備えている。ここで、当該付箋には、任意のコメントを直接記述したり、コメントや関連記事等のリンク先を示すリンク情報を関連付けたりすることができる。なお、付箋にリンク情報を関連付けた場合、当該リンク情報により示されるリンク先の情報が付箋に表示される。この場合に本実施の形態に係る文書処理システム９０では、付箋添付機能によって文書に添付された付箋をアノテーションとしている。

このように、クライアント装置５０は、紙の文書を読む際に当該文書に付箋を貼り付けるのと同様に、注目すべき箇所や補足説明を要する箇所等の任意の位置に対して付箋を添付した状態とすることができる。

文書処理システム９０は、以上のような文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、メッセージ共有サーバ３０、進捗管理サーバ４０、及び複数のクライアント装置５０が、各々に備えられた送受信部を介し、ネットワーク６０によって電気的に接続されて構成されている。なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、ネットワーク６０としてインターネットを適用しているが、これに限らず、イントラネット、ＬＡＮ、ＶＡＮ、電話回線網、エコーネット、ＨｏｍｅＰＮＡ等の各種ネットワークを単独又は組み合わせて適用することもできる。

本実施の形態に係る文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、メッセージ共有サーバ３０、及び進捗管理サーバ４０はＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）サーバとして機能し、各クライアント装置５０はＨＴＴＰクライアントとして機能するものとされており、文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、メッセージ共有サーバ３０、進捗管理サーバ４０、及び各クライアント装置５０はネットワーク６０を介して相互にアクセスすることができる。

そして、クライアント装置５０においてアノテーションデバイス５７を用いて手書き入力されたアノテーション（以下、「手書き入力アノテーション」ともいう。）や、付箋として添付されたアノテーション（以下、「付箋アノテーション」ともいう。）に関する情報は主記憶部５２に一旦保持された後、所定のタイミングでアノテーション管理サーバ２０にネットワーク６０を介して送信され、文書本体と対応付けられて記憶される。そして、後にクライアント装置５０において当該文書を読み出し表示する際には、当該文書に対して過去に付与されたアノテーションに関する情報に基づいて、当該文書と共にアノテーションを表示することができるものとされている。

〔クライアント装置５０の表示画面の構成〕
図２は、本実施の形態に係るクライアント装置５０の表示部５３によるアノテーションの添付に関する表示画面の概略構成を示す図である。

同図に示すように、当該表示画面では、クライアント装置５０の表示部５３における表示エリア５３Ａに対して、各々所定の役割を有する複数のボタンを表示するためのエリアであるボタン表示エリア５３Ｂと、アノテーションの添付対象とする文書８４を表示するためのエリアである文書表示エリア５３Ｃとが設けられている。

本実施の形態に係るクライアント装置５０では、上記複数のボタンとして、文書管理サーバ１０において管理（記憶）されている文書を読み込む際に指定される文書読込みボタン７０と、付箋アノテーションを文書に添付する際に指定される付箋ボタン７２と、文書表示エリア５３Ｃに表示された付箋アノテーション８６や手書き入力アノテーション８８を保存する際に指定される保存ボタン７４と、アノテーション管理サーバ２０において管理（記憶）されているアノテーションを検索して文書表示エリア５３Ｃに表示させる際に指定される検索ボタン７６とが、ボタン表示エリア５３Ｂに表示される。

また、上記複数のボタンとして、更に、上記レビューの終了を承認する際に指定される承認ボタン７８と、当該レビューの進捗状況を表示部５３に表示させる際に指定される進捗ボタン８０と、表示されている文書のページを前後に捲るための前ページ送りボタン８２Ａ及び次ページ送りボタン８２Ｂからなるページ捲りボタン８２とが、ボタン表示エリア５３Ｂに表示される。

クライアント装置５０は、本を読むようにページを捲りながらページ単位で表示を切り替えていく機能（ページ捲り表示機能）が搭載されており、このページ捲り表示機能を利用することで、例えば、取り込んだ多数の情報の中から所望の情報を素早く検索できるように構成されている。

すなわち、このクライアント装置５０における情報検索時には、前ページ送りボタン８２Ａ及び次ページ送りボタン８２Ｂの２つのボタンをアノテーションデバイス５７や、操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって、ページ捲り操作を行いながら所望のページ情報を表示部５３に表示させることができる。

また、クライアント装置５０は、ページ捲りボタン８２以外のボタンについても、アノテーションデバイス５７や、操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって、当該ボタンに割り当てられた機能を実行させることができる。

以上のように、本実施の形態に係るクライアント装置５０では、表示部５３の表示エリア５３Ａに表示させることで各種機能を実行させるためのボタンをソフトウェア的に設けているが、これに代えて、表示部５３や操作部５４等にハードウェアのボタンを設けたり、操作部５４のキーボードにおける所定キーを各ボタンとして利用する形態とすることもできることは言うまでもない。

なお、本実施の形態に係るクライアント装置５０では、前述したように、付箋アノテーションにリンク情報を関連付けた場合には当該リンク情報により示されるリンク先の情報が付箋アノテーションに表示されるが、この場合、当該情報を起点としたレビューが、予め定められた複数のレビュアによりメッセージ共有サーバ３０によって提供される電子掲示板を用いて行われる。

そして、各レビュアにより当該電子掲示板を用いて交わされたメッセージは、対応する付箋アノテーションをアノテーションデバイス５７や操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって表示部５３の表示エリア５３Ａに表示することができる。

なお、上記レビューは、コメントが直接記述された付箋アノテーションや、手書き入力アノテーションを起点として実施することも可能であるが、錯綜を回避するために、以下では、メッセージ共有サーバ３０により提供される電子掲示板をリンク先としたリンク情報が関連付けられた付箋アノテーションのみを対象としてレビューを行うものとして説明する。

一方、本実施の形態に係るクライアント装置５０には文書編集用の汎用のアプリケーション・プログラム（以下、「文書編集用ＡＰ」という。）がインストールされており、電子文書を編集する際には、当該文書編集用ＡＰを実行させることにより、編集対象とする電子文書が表示された状態の文書編集画面（図示省略。）を表示部５３の表示エリア５３Ａに表示させた状態で編集作業を行うことになる。

そして、本実施の形態に係るクライアント装置５０は、表示エリア５３Ａに複数の画面が表示できるものとして構成されており、電子文書に対する編集作業を当該電子文書に添付されたアノテーションを参照しつつ行う場合には、文書編集用ＡＰによる文書編集画面と、一例として図２に示したアノテーションの添付に関する表示画面とを、双方とも表示エリア５３Ａに表示して行うことになる。

〔文書管理サーバ１０及び文書データベースＤＢ１〕
ところで、本実施の形態に係る文書管理サーバ１０は、電子文書を登録する「登録」と、「文書読込み」を外部からの指示に応じて受け付ける。

上記「登録」は、例えば‘ｈｔｔｐ：／／ｄａｔａｃｅｎｔｅｒ．ｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ／ａｃｃｅｓｓ．ｃｇｉ？ＤｏｃｕｍｅｎｔＩＤ＝８ｇｊｋ３ｃｌ３’等のように、文書データベースＤＢ１への文書の格納先を示すアドレスを示した登録したい文書へのＵＲＬ（Uniform Resource Locators）等のパスやディレクトリへのパスで外部から与えることとする。

文書管理サーバ１０は、与えられたパスが示す文書（群）に対し、順次、文書ＩＤを付与し、各文書ＩＤ毎に文書名と文書本文を文書データベースＤＢ１に登録する。なお、本実施の形態に係る文書管理サーバ１０では、上記文書ＩＤとして文書データベースＤＢ１に格納する文書毎にユニークなＩＤ番号が割り振られる。また、文書管理サーバ１０は、登録指示された文書の文書ファイル名が同じでも複数回文書データベースＤＢ１に投稿されていれば、異なる文書ＩＤで登録するものとされている。

一方、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、当該文書処理システム９０を用いて共通の目的を達成するために複数の利用者が共同で登録文書を用いた作業を行う単位を「タスク」と称し、登録文書が何れのタスクに属するかを示すタスク情報を各文書毎に文書データベースＤＢ１に登録することができる。なお、上記タスク情報は、対応する文書を文書データベースＤＢ１に登録する際や、登録後の任意のタイミングで、クライアント装置５０を介するか、又は文書管理サーバ１０によって直接に登録することができる。

このとき、文書データベースＤＢ１内のデータ構造は、一例として図３に示すようなものとなる。ここで、文書名又は文書本文はＵＲＬ等の文書へのパスであってもよい。

なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、上記レビュアを、レビューの起点となった付箋アノテーションが添付されている文書が属するタスクに属される利用者であるものとしている。

一方、何れかのクライアント装置５０において文書読込みボタン７０が指定されたことを検知すると、当該クライアント装置５０は、その旨を示す情報を文書管理サーバ１０に通知する。これに応じて文書管理サーバ１０は、文書データベースＤＢ１内の文書名の一覧を作成し、アクセス元のクライアント装置５０に送信する。

これに応じて当該クライアント装置５０は、文書名の一覧をリストボックス等で表示し、利用者に選択を促す。これに応じて利用者により所望の文書名がアノテーションデバイス５７や、操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定されると、クライアント装置５０は、指定された文書名を文書管理サーバ１０に送信する。

これに応じて文書管理サーバ１０は、当該クライアント装置５０から受信した文書名に対応する文書本文及び文書ＩＤを文書データベースＤＢ１から読み出してクライアント装置５０に送信する。これによって、クライアント装置５０の表示部５３における文書表示エリア５３Ｃには、指定した文書名に対応する文書の本文が表示されることになる。

〔アノテーション管理サーバ２０、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３〕
一方、本実施の形態に係るアノテーション管理サーバ２０は、「保存」と「検索」を外部からの指示に応じて受け付ける。

すなわち、何れかのクライアント装置５０において表示部５３により文書が表示された状態で当該文書に対してアノテーションが付与され、保存ボタン７４が指定されたことを検知すると、当該クライアント装置５０は、その旨を示す情報をアノテーション管理サーバ２０に通知する。これにより、アノテーション管理サーバ２０は、保存を指示されたアノテーションに関する情報を、当該アノテーションが付与された文書に対応付けて、当該アノテーションが付箋アノテーションである場合は付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に、当該アノテーションが手書き入力アノテーションである場合はペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３に、各々登録（格納）する。

すなわち、例えば、何れかのクライアント装置５０から「保存」の指示を受け付けたときにアノテーション管理サーバ２０では、保存対象とするアノテーションが付箋アノテーションである場合には、以下に示すようにアノテーションの登録処理が行われる。

まず、アノテーション管理サーバ２０は、保存対象とするアノテーションの付与されている位置を示す位置情報、当該アノテーションにリンクが張られている場合のリンク先、アノテーションが付与された文書の文書ＩＤ及び当該保存の指示を行ったクライアント装置５０の端末ＩＤがクライアント装置５０から与えられる。また、このとき、保存対象とするアノテーションを付与した利用者のユーザ名（又はユーザＩＤ）及びアノテーションが付与された時刻（生成時刻）もクライアント装置５０から与えられる。

そして、アノテーション管理サーバ２０は、アノテーションＩＤ、端末ＩＤ、ユーザＩＤ（又はユーザ名）、文書ＩＤ、位置情報、リンク先、生成時刻、及び進捗管理ＩＤを、テーブル形式で付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に保存する。

このとき、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２内のデータ構造は、一例として図４に示すようなものとなる。

同図において、アノテーションＩＤは、個々のアノテーションを管理するものであり、１付箋分のアノテーション毎にユニークなＩＤ番号が割り振られる。ここで、アノテーションＩＤは、クライアントシステム９４側で発行する方式や、アノテーション管理サーバ２０側で発行する方式がある。なお、少なくとも、アノテーションＩＤと文書ＩＤの２つ組みで唯一である必要がある。与えられたアノテーションＩＤ又は上記２つ組みが新規でない場合は、そのアノテーションＩＤ又は上記２つ組みで示される行を上書きするものとする。

また、端末ＩＤは、クライアント装置５０を唯一に識別するＩＤ番号である。ここで、端末ＩＤは、利用者が使用しているクライアント装置５０のハードウェアを直接示す場合もあれば、ＩＰ（Internet Protocol）アドレスやホスト名に対応するものであってもよい。また、ユーザＩＤ（又はユーザ名）は、クライアント装置５０を操作している利用者を一意に識別するための情報であり、例えば、ログインユーザ名等に対応する。更に、文書ＩＤは、対応するアノテーションが付与された文書の文書データベースＤＢ１に登録されている文書ＩＤである。

一方、位置情報は、１付箋分のアノテーションの付与位置（添付位置）を示す情報である。本実施の形態では、対応する文書ＩＤにより示される文書内のページ番号と、当該ページ番号によって示されるページにおける位置座標（ここでは、アノテーションの左上角点及び右下角点の２点の座標）との組み合わせによって示される。なお、本実施の形態では、文書表示エリア５３Ｃを横方向及び縦方向に、文書表示エリア５３Ｃに表示されている文書の横方向サイズ及び縦方向サイズを基準としたサイズ（ここでは、横方向に表示文書の横方向サイズの１／５０（５０分の１）で、縦方向に表示文書の縦方向サイズの１／６０（６０分の１）のサイズ）の矩形領域でマトリクス状に区分し、各区分領域に対して左上から横方向に順に連続した番号が予め付与されており、当該番号を上記位置座標として適用している。

また、リンク先は、アノテーションに関連付けられたリンク情報を示す。なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、上記リンク情報を、一例として同図に示すように‘ｈｔｔｐ：／／ＭｅｓｓａｇｅＳｅｒｖｅｒ／ｔｈｒｅａｄＶｉｅｗｅｒ？ＭｅｓｓａｇｅＩｄ＝１５１７’等のようにＵＲＬ等のパスやディレクトリへのパスで与えることとする。

利用者は、付与するアノテーション毎にリンク先を設定することができる。なお、このリンク先は、アノテーションを付与する度に、或いはアノテーションの保存指示を発する度に設定可能である。

なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、リンクが張られている付箋アノテーションを、リンク先の情報が内部に表示された状態で表示するようにしている。例えば、図２に示す例では、‘内容検討’、‘意味不明’、‘削除’が、リンク先の情報として付箋アノテーション８６に表示されている。

また、生成時刻は、クライアント装置５０において１付箋分のアノテーションが付与された（表示エリア５３Ａに描画された）時刻であり、日付と時間からなる。これは、１付箋分のアノテーション毎に、クライアント装置５０上で保存ボタン７４を指定して保存した時刻とは別にサーバで一元的に管理されるようになっている。

更に、進捗管理ＩＤは、上記電子掲示板にリンクが張られている付箋アノテーションについて、リンク先の情報を起点として行われるレビューの進捗状況を管理するためのものであり、リンクが張られている１付箋分の付箋アノテーション毎にユニークなＩＤが割り振られる。ここで、進捗管理ＩＤは、クライアントシステム９４側で発行する方式や、アノテーション管理サーバ２０側で発行する方式がある。また、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、付箋アノテーションに対してメッセージ共有サーバ３０により提供される電子掲示板のメッセージにリンクが張られたタイミングで、当該付箋アノテーションに対する進捗管理ＩＤを付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に登録するようにしている。

以上が保存対象とするアノテーションが付箋アノテーションである場合についての説明であるが、これに対し保存対象とするアノテーションが手書き入力アノテーションである場合には、アノテーション管理サーバ２０において以下に示すようにアノテーションの登録処理が行われる。

まず、アノテーション管理サーバ２０は、保存対象とするアノテーションのアノテーション内容と当該アノテーションの位置情報と色や形状、アノテーションが付与された文書の文書ＩＤ及び当該保存の指示を行ったクライアント装置５０の端末ＩＤがクライアント装置５０から与えられる。また、このとき、保存対象とするアノテーションを付与した利用者のユーザ名（又はユーザＩＤ）及びアノテーションが付与された時刻もクライアント装置５０から与えられる。

そして、アノテーション管理サーバ２０は、アノテーションＩＤ、端末ＩＤ、ユーザＩＤ（又はユーザ名）、文書ＩＤ、位置情報、アノテーション内容、色形状、線種、及び生成時刻を、テーブル形式でペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３に保存する。このとき、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３内のデータ構造は、一例として図５に示すようなものとなる。

同図において、アノテーションＩＤ、端末ＩＤ、ユーザＩＤ、文書ＩＤ、位置情報、及び生成時刻は、前述した付箋用アノテーションデータベースＤＢ２と同様のものである。但し、アノテーションＩＤに関しては、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２で登録されるものが１付箋毎に割り振られるものであるのに対し、ペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３では１ストローク毎に割り振られるものである点のみが異なる。

一方、同図におけるアノテーション内容は、１ストロークのアノテーションの軌跡情報であって、描画されたアノテーションを再現するために利用されるデータであり、例えば、ビットマップやベクトルデータ等のデータとなる。また、色形状は、アノテーションに使用されたインクの色や、円や四角等の形状情報である。更に、線種は、アノテーションの太さや実線或いは点線等といった線種を示す。

一方、クライアント装置５０は、表示部５３の文書表示エリア５３Ｃに文書が表示された状態において検索ボタン７６が指定されたことを検知すると、その旨を示す情報をアノテーション管理サーバ２０に通知する。これに応じてアノテーション管理サーバ２０は、検索を指示されたアノテーションに関する情報を付箋用アノテーションデータベースＤＢ２及びペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３から読み出す。

すなわち、アノテーション管理サーバ２０は、クライアント装置５０から「検索」の指示を受け付ける。このとき、アノテーション管理サーバ２０は、文書ＩＤとアノテーション付与範囲に関する情報をクライアント装置５０から受け取る。そして、アノテーション管理サーバ２０は、これらの情報（検索条件）に基づき、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２及びペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３を検索し、表示対象となり得るアノテーションに関する情報を読み出してアクセス元のクライアント装置５０に送信する。

これに応じて当該クライアント装置５０では、アノテーション管理サーバ２０から受信した情報によって示されるアノテーションを閲覧中の文書に重ねて表示する。なお、図２では、以上の処理によって文書８４に付箋アノテーション８６及び手書き入力アノテーション８８が重ねて表示された状態の一例が示されている。

〔メッセージ共有サーバ３０及びメッセージデータベースＤＢ４〕
一方、本実施の形態に係るメッセージ共有サーバ３０は、文書処理システム９０の利用者による電子掲示板として機能するものである。

すなわち、文書処理システム９０で取扱い対象としている何れかのクライアント装置５０から上記電子掲示板に対してメッセージが書き込まれると、メッセージ共有サーバ３０は、当該メッセージに関する情報をメッセージデータベースＤＢ４に登録する。

電子掲示板では、通常、最初のメッセージが何れかの利用者によってタイトルと共に書き込まれ、それを参照した他の利用者から当該メッセージに関するメッセージが書き込まれ、更に、このメッセージに関するメッセージが他の利用者や最初にメッセージを書き込んだ利用者等によって書き込まれる、といったことが適宜行われる。この際、最初のメッセージ以外のメッセージには、最初のメッセージに設けられたタイトルに応じたタイトルが設けられることにより、タイトルを参照することによって、あるいは返信を作成する際に、返信メッセージに親となったメッセージのＩＤを埋め込むことで各メッセージの親子関係を把握することができる。

メッセージ共有サーバ３０では、このように電子掲示板に対して各利用者から書き込まれたメッセージを当該メッセージに対応するタイトルと共にメッセージデータベースＤＢ４に順次登録する。このとき、メッセージデータベースＤＢ４内のデータ構造は、一例として図６に示すようなものとなる。

同図において、メッセージＩＤは、個々のメッセージを管理するものであり、各メッセージ毎にユニークなＩＤ番号が割り振られる。ここで、メッセージＩＤは、クライアントシステム９４側で発行する方式や、メッセージ共有サーバ３０側で発行する方式がある。

また、更新時刻は、電子掲示板にメッセージが書き込まれた時刻であり、日付と時間からなる。なお、本実施の形態では、当該更新時刻を、メッセージ共有サーバ３０の制御部３１に設けられている不図示のタイマによって計時されている日時情報を利用して登録するものとされているが、これに限らず、メッセージの書き込み元であるクライアント装置５０からメッセージの書き込み時刻を示す情報が与えられ、これを登録する形態とすることもできる。

また、直前メッセージＩＤは、対応するメッセージの親に当たるメッセージに割り振られたメッセージＩＤを示す情報であり、直後メッセージＩＤは、対応するメッセージの子に当たるメッセージに割り振られたメッセージＩＤを示す情報である。なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、対応するメッセージが最初のメッセージであり、親のメッセージを有しない場合の直前メッセージＩＤと、対応するメッセージが共通のタイトルに対する最後のメッセージであり、子のメッセージを有しない場合の直後メッセージＩＤとして、メッセージＩＤとして取り得ない情報（本実施の形態では‘０’）を登録するものとしている。

同図に示す例では、各々メッセージＩＤが‘１５１７’、‘１５１８’、‘１５１９’とされたメッセージは直前メッセージＩＤが‘０’とされているため、最初のメッセージであることが分かる。また、メッセージＩＤが‘１５１９’とされたメッセージは、直前メッセージＩＤ及び直後メッセージＩＤの双方が‘０’とされているため、最初のメッセージであり、かつ子のメッセージを有しない、単一のメッセージであることが分かる。更に、メッセージＩＤが‘１５２０’とされたメッセージは、直前メッセージＩＤが‘１５１７’とされており、かつ直後メッセージＩＤが‘０’とされているため、メッセージＩＤが‘１５１７’とされたメッセージの子にあたるメッセージであり、かつ子のメッセージを有しないメッセージであることが分かる。

一方、タイトルは、対応するメッセージに設けられたタイトルを示す情報であり、メッセージは、メッセージ本文を示す情報である。

メッセージ共有サーバ３０は、何れかのクライアント装置５０から電子掲示板の表示が指示されると、メッセージデータベースＤＢ４から各メッセージに関する情報を読み出し、親子関係を識別可能に各メッセージのタイトルを一覧表示させることのできる情報を作成してアクセス元のクライアント装置５０に送信する。これに応じて当該クライアント装置５０では、受信した情報を用いて各メッセージのタイトルを一覧表示するので、当該クライアント装置５０の利用者は、所望のタイトルをアノテーションデバイス５７や、操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって当該タイトルに対応するメッセージを表示させたり、当該表示されたメッセージに対するメッセージの書き込み等を行うことになる。

〔進捗管理サーバ４０、レビュアデータベースＤＢ５、進捗管理データベースＤＢ６〕
一方、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０は、レビュアの管理を行うと共に、レビュー（ここでは、メッセージ共有サーバ３０により提供される電子掲示板にリンクが張られた付箋アノテーションのリンク先の情報を起点としたレビュー）の進捗状況の管理を行うものである。

すなわち、何れかのクライアント装置５０からレビュアの登録の指示が行われた場合、進捗管理サーバ４０は、登録対象とする利用者をレビュアとしてレビュアデータベースＤＢ５に登録する。

図７には、本実施の形態に係るレビュアデータベースＤＢ５のデータ構造の一例が示されている。

同図において、タスク情報は、登録対象とするレビュアを属させるタスクを特定するための情報であり、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、前述した文書データベースＤＢ１のタスク情報と同様のものを適用している。また、レビュアＩＤは、個々のレビュアを管理するものであり、各レビュア毎にユニークなＩＤが割り振られる。ここで、レビュアＩＤは、クライアントシステム９４側で発行する方式や、進捗管理サーバ４０側で発行する方式がある。すなわち、本実施の形態に係る文書管理システム９０では、レビュアをタスク単位で管理している。

また、同図における担当分野は、対応するレビュアの専門分野を示すものであり、進捗管理サーバ４０で取扱い対象としている専門分野（一例として、「コンピュータ分野」、「自然科学分野」、「政治分野」、「歴史分野」等）毎に予め割り当てられている数値情報が登録される。

なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、クライアント装置５０によってレビュアの登録を行う際に、当該クライアント装置５０の利用者に対して、登録すべきレビュア、当該レビュアを属させるタスク及び当該レビュアの担当分野の各情報を入力させ、これによって入力された情報を進捗管理サーバ４０に送信するようにしており、進捗管理サーバ４０では、クライアント装置５０から受信された情報に基づいてレビュアデータベースＤＢ５へのレビュアの登録を行うようにしているが、これに限定されず、例えば、当該情報を進捗管理サーバ４０により直接入力して登録する形態とすることもできる。

一方、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、電子掲示板にリンクが張られている付箋アノテーションについて、リンク先の情報を起点としたレビューの進捗状況を管理するための情報を進捗管理データベースＤＢ６に登録する。

図８には、本実施の形態に係る進捗管理データベースＤＢ６のデータ構造の一例が示されている。

同図において、進捗管理ＩＤは、管理対象とするレビューを特定するための情報であり、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、前述した付箋用アノテーションデータベースＤＢ２の進捗管理ＩＤと同様のものを適用しており、進捗管理ＩＤが付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に登録された際に当該進捗管理データベースＤＢ６に登録されるものとされている。

また、進捗度は、対応する進捗管理ＩＤによって特定されるレビューの進捗度を示す情報であり、進捗状態は、当該レビューの進捗状況を予め定められた複数の段階（本実施の形態では、レビューを実施している段階を示す「実施中」、レビューに対する承認待ちの段階を示す「承認待」、レビューが終了した段階を示す「終了」の３段階）で示す識別情報（本実施の形態では、上記複数の段階毎に予め割り当てられている数値情報）であり、担当者は、当該レビューの進捗を管理する担当者を特定するための情報であり、納期は、当該レビューの終了期限日時を示す情報であり、更に状態変更時刻は、対応する進捗状態が変更された日時を示す情報である。

なお、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、上記進捗度を、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２の対応する生成時刻により示される日時（開始日）と進捗管理データベースＤＢ６の対応する納期により示される日時（終了日）の差によって示されるレビュー予定期間と、進捗管理データベースＤＢ６の対応する進捗状態によって示される進捗状況とを加味した進捗率として自動的に算出するものとしている。また、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、上記進捗状態のデフォルトとして「実施中」を示す識別情報を登録するようにしている。更に、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、上記担当者として、レビュアデータベースＤＢ５のレビュアＩＤと同様の情報を適用している。

また、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、実施中のレビューに対するレビュアの何れかによってレビューの終了が承認された時点（承認ボタン７８が指定された時点）で当該レビューに対応する進捗状態を自動的に「承認待」に変更しているが、これに限らず、レビュアの何れか（例えば、タスクのリーダ等）によって進捗状態を「承認待」に変更する形態や、レビュー開始時からの経過期間が所定期間に達した時点で自動的に「承認待」に変更する形態とすることもできる。また、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、予め定められたレビュア（例えば、タスクのリーダ等）を上記担当者として自動的に登録しており、また、進捗管理ＩＤが登録された時点から所定期間後（例えば、１週間後）の日時を上記納期として自動的に登録しているが、これに限らず、レビュアの何れか（例えば、タスクのリーダ等）によって、これらの情報を登録する形態とすることもできる。

ところで、本実施の形態に係る文書処理システム９０は、クライアント装置５０の表示部５３に電子掲示板のメッセージに対してリンクが張られた付箋アノテーションが表示されている際に、当該付箋アノテーションと承認ボタン７８とをアノテーションデバイス５７や、操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定することによって、当該付箋アノテーションのリンク先の情報を起点として行われているレビューの終了を承認することを示すレビュー終了指示情報を、クライアント装置５０から進捗管理サーバ４０に送信することができるものとして構成されている。なお、この際、当該クライアント装置５０は、指定された付箋アノテーションを示すアノテーションＩＤをレビュー終了指示情報と共に送信する。

進捗管理データベースＤＢ６における承認は、上記レビュー終了指示情報を送信してきたレビュアを特定するための情報であり、本実施の形態に係る進捗管理サーバ４０では、前述したレビュアデータベースＤＢ５のレビュアＩＤと同様の情報を適用している。

なお、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、レビュアがクライアント装置５０において承認ボタン７８を指定する際に、当該レビュアに対して自身のレビュアＩＤを入力させ、これをレビュー終了指示情報と共に進捗管理サーバ４０に送信するものとされており、進捗管理サーバ４０では、レビュー終了指示情報と共に受信したレビュアＩＤを進捗管理データベースＤＢ６の承認欄に登録するものとしている。

ところで、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、レビュアによってクライアント装置５０の表示部５３に表示されている進捗ボタン８０（図２も参照。）がポインティング指定されると、当該クライアント装置５０から進捗管理サーバ４０に対して、表示中の文書に添付され、かつ電子掲示板のメッセージにリンクが張られている付箋アノテーションの進捗管理データベースＤＢ６における「進捗状態」及び「承認」の各情報（以下「進捗状態情報」という。）の送信を指示する指示情報が送信される。これに応じて進捗管理サーバ４０では、当該クライアント装置５０に対して進捗状態情報を送信する。

〔レビュー終了判定機能〕
ところで、前述したように、本実施の形態に係る文書処理システム９０は、一例として図９に模式的に示すように、電子文書に対して添付されている付箋アノテーションに対して、メッセージ共有サーバ３０による電子掲示板に書き込まれたメッセージ（コメント）にリンクするためのリンク情報を関連付けすることができる。

そして、文書処理システム９０は、当該付箋アノテーションについて、リンク先のメッセージを起点として行われるレビューの終了を自動的に判定するレビュー終了判定機能を有している。

図１０は、当該レビュー終了判定機能を実現するための文書処理システム９０の機能的な構成を示すブロック図である。

同図に示すように、レビュー終了判定機能を実現するために、進捗管理サーバ４０は、取得部４１Ａ、判定部４１Ｂ、及び処理実行部４１Ｃを備えている。

本実施の形態に係る取得部４１Ａは、何れかのクライアント装置５０において承認ボタン７８がアノテーションデバイス５６や、操作部５４のキーボード、マウス等によりポインティング指定された際に当該クライアント装置５０から送信されてくるレビュー終了指示情報を、ネットワーク６０を介して順次取得するものとされている。

また、本実施の形態に係る判定部４１Ｂは、取得部４１Ａにより取得されたレビュー終了指示情報に基づいて得られる状態量が予め定められた基準を満足するか否かを判定することによって各レビュアによるレビューを終了するか否かを判定するものとされている。

更に、本実施の形態に係る処理実行部４１Ｃは、判定部４１Ｂによってレビューを終了するものと判定された場合に当該レビューを終了するための処理を実行するものとされている。なお、本実施の形態に係る処理実行部４１Ｃでは、当該レビューを終了するための処理を、レビューを終了するものと判定された付箋アノテーションに対応する進捗管理データベースＤＢ６の進捗状態を「終了」に変更することにより行っている。

なお、クライアント装置５０には提示部５１Ａが設けられており、進捗ボタン８０の指定に応じて進捗管理サーバ４０から送信されてくる進捗状態情報に基づいて、レビューの進捗状況を示す進捗状態提示画面を表示部５３により表示する。

ところで、本実施の形態に係る文書処理システム９０では、レビュー終了判定機能をソフトウェアの実行によって実現するものとされている。

次に、図１１を参照して、レビュー終了判定機能の実行時における進捗管理サーバ４０の作用を説明する。なお、図１１は、何れかのクライアント装置５０からレビュー終了指示情報を受信した際に進捗管理サーバ４０の制御部４１により実行されるレビュー終了判定処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートであり、当該プログラムは二次記憶部４５の所定領域に予め記憶されている。

まず、同図のステップ１００では、レビュー終了指示情報と共に受信したアノテーションＩＤに対応する進捗管理ＩＤ（以下、「処理対象進捗管理ＩＤ」という。）を付箋用アノテーションデータベースＤＢ２から読み出し、当該処理対象進捗管理ＩＤに対応する進捗管理データベースＤＢ６の承認欄に、レビュー終了指示情報と共に受信したレビュアＩＤを登録する。

次のステップ１０２では、それまでにクライアント装置５０から受信されたレビュー終了指示情報に基づいて予め定められた状態量を算出する。なお、本実施の形態に係るレビュー終了判定処理プログラムでは、進捗管理データベースＤＢ６における上記ステップ１００の処理によってレビュアＩＤを登録した承認欄を参照し、この時点で登録されているレビュアの合計数を上記状態量として算出している。

次のステップ１０４では、上記ステップ１０２の処理によって算出した状態量が所定量以上となっているか否かを判定し、肯定判定となった場合はステップ１０６に移行する。なお、本実施の形態に係るレビュー終了判定処理プログラムでは、上記ステップ１０４による判定を、上記ステップ１０２の処理により算出されたレビュアの合計数が予め定められた人数（一例として、対応するレビューに対する全レビュア数の半分の人数）以上となっているか否かを判定することにより行っている。

ステップ１０６では、処理対象進捗管理ＩＤに対応する進捗管理データベースＤＢ６の進捗状態を「終了」を示すものに更新し、その後に本レビュー終了判定処理プログラムを終了する。なお、上記ステップ１０４において否定判定となった場合は、上記ステップ１０６の処理を実行することなく本レビュー終了判定処理プログラムを終了する。

なお、本レビュー終了判定処理プログラムによって進捗管理データベースＤＢ６の進捗状態が「終了」を示すものに更新された付箋アノテーションは、一例として図１２に示されるように、他の付箋アノテーションとは異なる状態（同図に示す例では、異なる色）で表示されることになる。これによって各レビュアは、当該付箋アノテーションに表示されているコメントを起点としたレビューが終了したことを把握することができる。

次に、図１３を参照して、レビュアによってクライアント装置５０の表示部５３に表示されている進捗ボタン８０が指定された際のクライアント装置５０の作用を説明する。なお、図１３は、この際にクライアント装置５０の制御部５１により実行される進捗状況提示処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートであり、当該プログラムは二次記憶部５５の所定領域に予め記憶されている。

本実施の形態に係る文書処理システム９０では、前述したように、レビュアによって進捗ボタン８０が指定されると当該クライアント装置５０から進捗管理サーバ４０に対して進捗状態情報の送信を指示する指示情報が送信され、これに応じて進捗管理サーバ４０から当該クライアント装置５０に対して進捗状態情報が送信される。

そこで、まず、同図のステップ２００では、進捗管理サーバ４０からの進捗状態情報の受信待ちを行う。

そして、次のステップ２０２では、受信した進捗状態情報に基づいて予め定められたレイアウト構成とされた進捗状態提示画面を表示部５３にて表示するための画像データを作成し、次のステップ２０４にて、作成した画像データを用いて表示部５３に進捗状態提示画面を表示した後、本進捗状況提示処理プログラムを終了する。

図１４には、本進捗状況提示処理プログラムの実行によってクライアント装置５０の表示部５３に表示された進捗状態提示画面の一例が示されている。同図に示されるように、この進捗状態提示画面では、電子掲示板のメッセージにリンクが張られた付箋アノテーション８６毎に、レビューが終了している場合（進捗管理データベースＤＢ６における進捗状態が「終了」を示すものである場合）の当該終了を示す情報、レビュアによるレビューの終了の承認が行われている場合（進捗管理データベースＤＢ６における進捗状態が「承認待」を示すものである場合）の承認人数を示す情報、及び当該承認の前の段階であり、レビュー実施中である場合（進捗管理データベースＤＢ６における進捗状態が「実施中」を示すものである場合）の当該実施中を示す情報の各情報が一覧表示される。これを参照することにより、各レビュアは各付箋アノテーションに表示されているコメントを起点としたレビューの進捗状況を容易に把握することができる。

以上詳細に説明したように、本実施の形態では、電子文書に添付されたコメント情報（ここでは、電子掲示板のメッセージにリンクが張られた付箋アノテーションに表示されたメッセージ）に関して複数のレビュー者（ここでは、レビュア）によりネットワークを介して電子的にレビューを行うに際し、前記複数のレビュー者の各々から前記レビューの終了を指示する指示情報（ここでは、レビュー終了指示情報）を前記ネットワークを介して取得すると共に、取得した前記指示情報に基づいて得られる状態量が予め定められた基準を満足するか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定し、レビューを終了するものと判定した場合に当該レビューを終了するための処理（ここでは、進捗管理データベースＤＢ６の進捗状態を「終了」に更新する処理）を実行しているので、電子文書に対する複数のレビュー者によるレビューを自動的に終了させることができる。

また、本実施の形態では、前記複数のレビュー者によるレビューが終了したか否かを示すレビュー状態情報（ここでは、進捗管理データベースＤＢ６における「進捗状態」）を記憶するための記憶手段（ここでは、二次記憶部４５）を備え、レビューを終了すると判定された場合に当該レビューが終了したことを示すレビュー状態情報を前記記憶手段に記憶することにより前記レビューを終了するための処理を実行しているので、当該処理を簡易に実行することができる。

また、本実施の形態では、取得した前記指示情報の数が予め定められた数以上となったか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定しているので、当該判定を簡易かつ適正に行うことができる。

更に、本実施の形態では、前記指示情報の取得状況及び前記レビューが終了したか否かを示す情報を提示しているので、レビューの進捗状況を容易に把握することができる。

以上、本発明を実施形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されない。発明の要旨を逸脱しない範囲で上記実施形態に多様な変更または改良を加えることができ、そのような変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。

また、上記の実施形態は、クレーム（請求項）にかかる発明を限定するものではなく、また実施形態の中で説明されている特徴の組合せの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。前述した実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜の組合せにより種々の発明を抽出できる。実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、効果が得られる限りにおいて、この幾つかの構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。

例えば、上記実施の形態では、本発明の状態量としてレビュー終了指示情報の受信数を適用した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、各レビュアに対してレビューの終了判定に対する優先度を予め付与しておき、当該優先度に基づいて得られる状態量を適用する形態とすることもできる。

この場合の状態量としては、例えば、レビュー終了指示情報を送信したレビュアに対して予め付与されている優先度の合計値や、当該優先度の相加平均値、相乗平均値等を例示することができる。

なお、上記実施の形態では、各レビュア毎に担当分野を示す情報がレビュアデータベースＤＢ５（図７参照。）に登録されているので、当該情報により示される専門分野がレビューの対象に属するレビュアの優先度を他のレビュアの優先度に比較して高く設定する形態とすることもできる。この場合、上記担当分野を示す情報が本発明の「優先度情報」に相当することになる。また、この場合、一部のレビュアに対して優先度を付与しない形態とすることもできる。この場合、当該レビュアはレビュー終了の承認の権限を持たず、単にレビューに参加するのみとなる。

これらの場合にも、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。

また、上記実施の形態では、レビューの進捗状態を「実施中」、「承認待」、「終了」の３段階で表す場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、これらの３段階に新たな段階を加えたり、上記３段階のうちの、「実施中」及び「承認待」の少なくとも一方を削除する形態とすることもできる。この場合にも、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。

また、上記実施の形態では、錯綜を回避するために、電子掲示板のメッセージにリンクが張られた全ての付箋アノテーションをレビューの進捗状況の管理対象とした場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、利用者によってレビューの進捗状況の管理対象とするアノテーションを指定させる形態とすることもできる。この場合、不必要なレビューを進捗状況の管理対象から外すことができるので、上記実施の形態に比較して利便性を向上させることができる。

また、上記実施の形態では、電子掲示板を用いてレビューを行う場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、アノテーションを用いてレビューを行う形態とすることもできる。この場合、メッセージ共有サーバ３０を用いる必要がなくなるため、文書処理システム９０を低コストで構築することができる。

また、上記実施の形態では、付箋アノテーションに表示されている情報を起点としてレビューを行う場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、手書き入力アノテーションにより示される情報を起点としてレビューを行う形態とすることもできる。この場合、付箋用アノテーションデータベースＤＢ２に設けられている進捗管理ＩＤと同様の情報をペン入力用アノテーションデータベースＤＢ３に設けることになる。この場合も、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。

また、上記実施の形態では、付箋アノテーションにリンク先のメッセージ（電子掲示板上の起点メッセージ）を表示する場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、当該付箋アノテーションに対して、利用者にコメントを直接入力させ、当該コメントを表示する形態とすることもできる。この場合、当該付箋アノテーションに当該コメントに関して電子掲示板上で交わされたメッセージの起点メッセージをリンクするリンク情報を関連付ける形態とすることもできる。この場合も、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。

また、上記実施の形態では、付箋アノテーションに電子掲示板上で交わされた起点メッセージにリンクするリンク情報を関連付けした場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、当該起点メッセージに代えて、当該起点メッセージを起点として交わされた他のメッセージにリンクするリンク情報を関連付けする形態とすることもできる。この場合、最も重要なメッセージや、最新のメッセージ等を付箋アノテーションに表示することができるようになり、利便性を向上させることができる。

また、上記実施の形態では、ペン型のアノテーションデバイス５７を用いて手書き入力を実現した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、キーボードやマウス等の入力・指示デバイスを用いて実現する形態とすることもできる。この場合、クライアント装置５０としてタブレットＰＣを用いる必要がなくなるため、文書処理システム９０を低コストで構築することができる。

また、上記実施の形態では、本発明をクライアント／サーバ・システムに適用した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、Ｐ２Ｐ（Peer to Peer）システムに適用する形態や、単体（スタンドアロン）の情報処理装置に適用する形態とすることもできる。ここで、本発明をＰ２Ｐシステムに適用する場合は、上記実施の形態で説明したサーバシステム９２における各サーバの処理を各クライアント装置において実行可能とする。また、本発明を単体の情報処理装置に適用する場合にも、上記実施の形態で説明した各サーバの処理を当該情報処理装置において実行可能とするが、この場合は、各装置間の情報の送受を行うための処理や構成は必要がなくなる。これらの場合にも、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。

また、上記実施の形態では、文書管理サーバ１０、アノテーション管理サーバ２０、メッセージ共有サーバ３０及び進捗管理サーバ４０を別体として構成した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、ＰＣ、ワークステーション等の単体（スタンドアロン）の情報処理装置にて各サーバの機能を実現する形態とすることもできる。この場合も、上記実施の形態と同様の効果を奏することができる。

また、上記実施の形態では、レビュー終了判定機能をソフトウェアによって実現した場合について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば、当該機能をハードウェアにより実現する形態とすることもできる。この場合の形態例としては、進捗管理サーバ４０に、一例として図１０に示した取得部４１Ａ、判定部４１Ｂ、及び処理実行部４１Ｃと同様に作用する機能デバイスを設ける形態が例示できる。この場合は、上記実施の形態に比較して、レビュー終了判定機能の高速化が期待できる。

また、上記実施の形態で示した各データベースのデータ構造（図３〜図８参照。）も一例であり、必要に応じて記憶する項目を追加したり、不要な項目を削除したりすることができることは勿論のこと、各項目の記憶内容も適宜変更可能であることは言うまでもない。

また、上記実施の形態で示した各種処理プログラムの処理の流れ（図１１、図１３参照。）も一例であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内で適宜変更することができることも言うまでもない。

更に、システムを構築する上で各機能要素をサーバシステム９２及びクライアントシステム９４にどのように振り分けるかは上記実施の形態で説明したものに限定されず、システムを構築する上で都合のよい振り分けを行えばよいことも言うまでもない。

実施の形態に係る文書処理システムの全体構成を示す概略図である。 実施の形態に係るクライアント装置の表示部によるアノテーションの添付に関する表示画面の構成例を示す概略図である。 実施の形態に係る文書データベースのデータ構造の一例を示す模式図である。 実施の形態に係る付箋用アノテーションデータベースのデータ構造の一例を示す模式図である。 実施の形態に係るペン入力用アノテーションデータベースのデータ構造の一例を示す模式図である。 実施の形態に係るメッセージデータベースのデータ構造の一例を示す模式図である。 実施の形態に係るレビュアデータベースのデータ構造の一例を示す模式図である。 実施の形態に係る進捗管理データベースのデータ構造の一例を示す模式図である。 実施の形態に係る付箋アノテーションに対してメッセージ共有サーバによる電子掲示板に書き込まれたメッセージ（コメント）にリンクするためのリンク情報を関連付けした状態を示す模式図である。 実施の形態に係るレビュー終了判定機能を実現するための文書処理システムの機能的な構成を示すブロック図である。 実施の形態に係るレビュー終了判定処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートである。 実施の形態に係るレビュー終了判定処理プログラムの実行によってレビューの終了が設定された付箋アノテーションの表示状態の一例を示す概略図である。 実施の形態に係る進捗状況提示処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートである。 実施の形態に係る進捗状況提示処理プログラムの実行によって表示される進捗状態提示画面の表示状態の一例を示す概略図である。

符号の説明

１０ 文書管理サーバ
２０ アノテーション管理サーバ
３０ メッセージ共有サーバ
４０ 進捗管理サーバ
４１ 制御部（取得手段、判定手段、処理実行手段）
４１Ａ 取得部（取得手段）
４１Ｂ 判定部（判定手段）
４１Ｃ 処理実行部（処理実行手段）
４３ 表示部
４５ 二次記憶部（記憶手段）
５０ クライアント装置
５１ 制御部（提示手段）
５１Ａ 提示部（提示手段）
５３ 表示部
６０ ネットワーク
９０ 文書処理システム
９２ サーバシステム
９４ クライアントシステム

Claims (10)

1. 電子文書に添付された付箋アノテーションにリンクされたコメント情報を起点として複数のレビュー者によりネットワークを介して該コメント情報に対するレビューが電子的に書き込まれる電子掲示板と、
   前記電子掲示板に書き込まれたレビューの終了を指示する指示情報を前記ネットワークを介して送信する送信装置と、
   前記送信装置によって送信された前記指示情報を受信する受信手段、前記受信手段によって受信された指示情報を保存する保存手段、現時点で前記保存手段に保存されている前記指示情報に基づいて、前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する際に用いられる状態量を算出する算出手段、前記算出手段によって算出された前記状態量が所定量以上であるか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する判定手段、及び前記判定手段によってレビューを終了すると判定された場合に当該レビューを終了するための処理を実行する処理実行手段を有し、前記複数のレビュー者によるレビューの進捗状況の管理を行う進捗管理部と、
   を備えた文書レビュー支援システム。
2. 前記送信装置は、前記レビューの終了を承認することを示す承認情報を受け付ける受付手段を更に有し、前記受付手段によって前記承認情報が受け付けられた場合に、前記指示情報を前記ネットワークを介して前記進捗管理部に送信する請求項１記載の文書レビュー支援システム。
3. 前記受付手段は、更に、前記レビュー者を特定するレビュー者特定情報を受け付け、
   前記送信装置は、前記受付手段によって前記承認情報及び前記レビュー者特定情報が受け付けられた場合に、受け付けられたレビュー者特定情報を含む前記指示情報を前記ネットワークを介して前記進捗管理部に送信し、
   前記判定手段は、現時点で前記保存手段に保存されている前記指示情報に含まれる前記レビュー者特定情報により特定されるレビュー者の合計数が前記予め定められた数以上となったか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する請求項２記載の文書レビュー支援システム。
4. 前記受付手段は、更に、レビューの起点とする前記コメント情報を特定するコメント特定情報を受け付け、
   前記送信装置は、前記受付手段によって前記承認情報及び前記コメント特定情報が受け付けられた場合に、受け付けられた前記コメント特定情報及び前記レビュー者特定情報を含む前記指示情報を前記ネットワークを介して前記進捗管理部に送信し、
   前記進捗管理部は、更に、前記受信手段によって受信された前記指示情報に含まれる前記レビュー者特定情報を対応する前記コメント特定情報毎に登録する登録手段を更に備え、
   前記判定手段は、前記登録手段によって登録された前記コメント特定情報に対応する前記レビュー者特定情報により特定されるレビュー者の合計数が前記予め定められた数以上となったか否かを判定することによって、対応する前記コメント特定情報により特定される前記コメント情報を起点とする前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する請求項３記載の文書レビュー支援システム。
5. 各々前記登録手段によって対応する前記コメント特定情報に対して登録された前記レビュー者特定情報により特定されるレビュー者の合計数に対応する数値情報であり、前記登録手段によって対応する前記コメント特定情報に対して前記レビュー者特定情報が登録されていないことを示す第１の段階、前記登録手段によって対応する前記コメント特定情報に対して前記予め定められた数未満の前記レビュー者特定情報が登録されていることを示す第２の段階、及び前記登録手段によって対応する前記コメント特定情報に対して前記予め定められた数以上の前記レビュー者特定情報が登録されていることを示す第３の段階の各段階に対して予め割り当てられた数値情報を導出する導出手段を更に備えた請求項４記載の文書レビュー支援システム。
6. 前記導出手段によって導出された前記数値情報及び該数値情報に対応する前記コメント特定情報により特定されるコメント情報を起点とするレビューの有効期間として予め定められた期間に基づいて、レビューの進捗度を算出する算出手段を更に備えた請求項５記載の文書レビュー支援システム。
7. 前記進捗管理部は、前記複数のレビュー者によるレビューが終了したか否かを示すレビュー状態情報を記憶するための記憶手段を更に備え、
   前記処理実行手段は、前記判定手段によってレビューを終了すると判定された場合に当該レビューが終了したことを示すレビュー状態情報を前記記憶手段に記憶することにより前記レビューを終了するための処理を実行する
   請求項１〜請求項６の何れか１項に記載の文書レビュー支援システム。
8. 前記記憶手段は、前記複数のレビュー者の前記レビューの終了判定に対する優先度を示す優先度情報を予め記憶し、
   前記算出手段は、現時点で前記保存手段に保存されている前記指示情報、及び該指示情報の指示元であるレビュー者の前記優先度情報に基づいて前記状態量を算出し、
   前記判定手段は、前記算出手段によって算出された前記状態量が前記所定量以上となったか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する
   請求項７記載の文書レビュー支援システム。
9. 前記保存手段に保存されている前記指示情報の保存状況及び前記レビューが終了したか否かを示す情報の少なくとも一方を提示する提示手段
   を更に備えた請求項１〜請求項８の何れか１項記載の文書レビュー支援システム。
10. コンピュータを、
    電子文書に添付された付箋アノテーションにリンクされたコメント情報を起点として複数のレビュー者によりネットワークを介して該コメント情報に対するレビューが電子的に書き込まれる電子掲示板に書き込まれたレビューの終了を指示する指示情報を前記ネットワークを介して送信する送信装置によって送信された前記指示情報を受信する受信手段、
    前記受信手段によって受信された指示情報を保存手段に保存する手段、
    現時点で前記保存手段に保存されている前記指示情報に基づいて、前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する際に用いられる状態量を算出する算出手段、
    前記算出手段によって算出された前記状態量が所定量以上であるか否かを判定することによって前記複数のレビュー者によるレビューを終了するか否かを判定する判定手段、
    及び前記判定手段によってレビューを終了すると判定された場合に当該レビューを終了するための処理を実行する処理実行手段として機能させるための文書レビュー支援プログラム。

Images