JP2008041006A - 書類管理システムおよび書類管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 紙文書と書込みを電子的に管理する書類管理システムにおいて、物理的な紙に表現されている情報がシステムに保持されることを保証し、同時に電子化された手書き情報に対し、削除、変形、移動などの編集や他の文書へのコピーなどの電子的な活用を可能にする手段を提供すること。
【解決手段】 電子書類情報とそれを印刷した紙情報、さらにユーザの書込み情報とを管理・閲覧できる書類管理システムにおいて、電子文書の内容と手書き情報とを特定の領域に埋め込んで保持する電子キャンバスを生成する電子キャンバス生成部と、電子キャンバスへの手書き情報の追加、電子キャンバスの手書き情報の編集、手書き情報の電子キャンバスへのコピーなどをする手書き情報編集部と、電子キャンバスを紙に印刷して紙情報を生成する電子キャンバス印刷部を有すことを特徴とする、書類管理システム。
【選択図】 図２２

Description

本発明は、書類の情報を管理するシステムおよびその方法に関し、紙に記入された手書き情報を電子的に扱う際の情報管理方法に関する。

電子技術が発達した現代においても、一般のオフィスなどで未だ紙書類が大量に利用されている。その理由として、紙は、(1)安価、(2)書込みが容易、(3)同時に何枚も参照可能、(4)「めくる」という行為によるナビゲーションなど多くのメリットを有すためだと考えられている。さらに、印刷内容や紙面への書込みなど紙書類についての情報を計算機内で電子的に管理できれば、紙の利便性と計算機の多機能性の両方を享受できる。

近年、紙への書込みの情報を容易に電子化できるようになってきた。特に、紙面上でのペン先の軌跡を電子的に取得するペン型入力デバイス（デジタルペン）が実用化されてきている。デジタルペンは、取得したペン先の軌跡を電子計算機に入力できる。例えば、スウェーデンのＡｎｏｔｏ社が開発したデジタルペンがある。このデジタルペンの詳細は国際公開第01/71473号公報（特許文献１）に開示されている。デジタルペンは、キーボードやマウスの利用に慣れていない利用者であっても手軽に使えるという利点があり、自治体の窓口での申請業務のみならず一般オフィスでの書類管理など多岐の分野への応用が期待されている。このような入力デバイスの発達により、紙への書込みの電子化が容易に行えるようになってきた。

これらの技術をもとにした、紙文書情報と電子化された手書き情報を結び付けて管理する文書管理技術がある。たとえば特開2005-135211号公報（特許文献２）に開示された従来技術では、紙に印刷された電子文書を管理し、紙への書込みを電子化して紙に印刷されている電子文書に埋め込むことにより、紙面上の情報を電子的に閲覧することを可能にした。また特開2006-31172号公報（特許文献３）に開示された従来技術では、紙に印刷された電子文書を画像化したものを管理し、電子文書の画像情報と電子化された紙への手書き情報を用いて特定の処理を行うことを可能にした。

しかし、従来技術では電子化された手書き情報に対して削除、位置の移動、変形などの編集をすることや、手書き情報を別の文書にコピーすることなど、手書き情報を電子的に活用することを考慮していなかった。このことによって、いくつかの問題が存在していた。

まず、手書き情報を編集してしまうと、物理的な紙面上の情報と電子情報との整合性が崩れてしまうという問題があった。たとえば、紙の手書き情報を電子的に削除すると、物理的な紙には書込みが存在するが、電子的にはその書込みに対する情報が存在しないことになる。

また、手書き情報の形を変えたり、手書き情報を他の文書へコピーしたりする手段が用意されていないという問題があった。特許文献２の技術では電子文書をコピーすることにより手書き情報をコピーできたが、コピーする手書き情報の取捨選択や位置の変更などの細かい指定ができず、手書き情報の電子的な活用手段としては限定的であった。

さらに、複数のユーザが別々の紙に記入した書込みを一つの文書にまとめるというような、紙に対応した文書以外の文書と手書き情報を結び付ける処理を自動的に行う手段がなかった。特許文献３の技術では、手書き情報を一定の処理をするプログラムに自動的に渡す手段があったが、これはあくまで手書き情報と紙に印刷された文書を組み合わせて一定の処理をすることを目的としており、手書き情報を他の文書に自動的に埋め込んだりすることは考慮されていなかった。

国際公開第01/71473号公報 特開2005-135211号公報 特開2006-31172号公報

本発明は、このような問題に鑑みてなされたものである。
すなわち、紙文書と書込みを電子的に管理するにあたり、物理的な紙に表現されている情報がシステムに保持されることを保証することを、本発明の第１の課題とする。
また、電子化された手書き情報に対し、削除、変形、移動などの編集や他の文書へのコピーなどの電子的な活用を可能にする手段を提供することを、本発明の第２の課題とする。
さらに、ある紙への書込みが、自動的に別の文書にも入力されるような仕組みを提供することを、本発明の第３の課題とする。

本発明では、前記課題を解決するために本願で開示する代表的な発明は以下の通りである。

第１の課題に対し、
電子書類情報とそれを印刷した紙情報、さらにユーザの書込み情報とを管理・閲覧できる書類管理システムにおいて、
電子文書の内容と手書き情報とを特定の領域に埋め込んで保持する電子キャンバスを生成する電子キャンバス生成部と、
電子キャンバスへの手書き情報の追加、電子キャンバスの手書き情報の編集、手書き情報の電子キャンバスへのコピーなどをする手書き情報編集部とを有すことを特徴とする、書類管理システムにより、物理的な紙の情報を保持する紙情報と、手書き情報を電子的に活用できる電子キャンバスを分離して管理し、紙の情報が保持されることを保証する。また、電子キャンバスを紙に印刷した場合には新たな紙情報を生成する。

第２の課題に対し、
上記手書き情報編集部において、
PCに接続された入力デバイスからの電子キャンバスへの書込み、
手書き情報の移動、拡大、縮小、一部切り取り、削除といった編集、
他の紙情報や電子キャンバスからの手書き情報のコピー
などを実行するクライアントプログラムを用意することにより、
手書き情報の電子的な活用を可能にする。

第３の課題に対し、
紙の一領域と電子キャンバスの一領域を結び付け、
紙の該領域に記入された手書き情報を電子キャンバスの該領域に自動的にコピーするパイプを用意することにより、
手書き情報が自動的に紙文書以外の文書にも入力されることを実現する。

本発明により、物理的な紙に表現された情報を電子的に保持しながら、ユーザが手書き情報を電子的に活用することを可能にする文書管理システムが提供される。

最初にシステム構成を説明する。次に本システムが管理する紙情報と電子キャンバスという二つの情報について説明する。最後に本システムによって実現される利用例を説明する。

本発明の書類管理システムは、図１に示した部分から構成される。ネットワーク１４０を介して、システム全体の情報を管理する書類管理サーバ１００と、システムの各ユーザの端末であるクライアント１１０、１２０が１台もしくは複数台が接続される。クライアントには紙媒体へ書き込むための装置であるデジタルペン１１１、１２１が各々接続される。また、書類内容を紙媒体に印刷する印刷装置１３０もネットワークと接続されており、ユーザの印刷要求により、紙書類１３１を出力する。

書類管理サーバ１００の情報管理部（記憶装置）１０１は、書類やユーザなどの以下に説明するデータベースを管理・格納する(図２)。ユーザに関する情報を管理するユーザ情報DB２０１、電子文書に関する情報を管理する電子文書情報DB２０２、電子文書を印刷した紙に関する情報を管理する紙情報DB２０３、書類に書き込まれたストローク情報を管理するストローク情報DB２０４、電子キャンバス情報を管理する電子キャンバスDB２０５、紙情報のストローク情報を電子キャンバスに自動的にコピーするためのパイプ情報を管理するパイプDB２０６である。その他、書類管理サーバ１００には、各種演算処理を遂行する計算部１０２、ネットワーク１０４を介してクライアントや印刷装置とデータ通信する通信部１０３を有す。

各クライアントは、キーボード、マウス、デジタルペンなどによる印刷要求や電子書類編集などのユーザからの操作を受け付ける入力部１１２、１２２、情報管理部に格納される書類のイメージの閲覧や、印刷要求の結果確認などをするための表示部１１３、１２３を有する。

なお、本実施例では書類管理サーバに１台もしくは複数台のクライアントが接続されるサーバ−クライアント構成で説明するが、単にサーバとクライアントが１台となったスタンドアロン型の形態でも実質的には同等の処理となる。また、情報管理部１０１で管理される情報の一部がクライアント側で管理・格納される形態としてもよい。

また本実施例はユーザの手書き取得手段として特許文献１に開示のデジタルペンを用いることとするが、紙個体IDと手書きストロークを取得できる他の手段もしくは幾つかの手段の組合せでも構わない。たとえば、紙に紙個体IDを意味するバーコードを印刷し、それをスキャンし読取ることにより紙個体IDを取得する手段と、紙の下にタブレット装置を置き、紙面上でユーザが記入したストロークをキャプチャする手段とを組み合せて、紙個体IDと手書きストロークを取得してもよい。本実施例では、ユーザが紙に書き込むだけで、紙個体IDと手書きストロークを同時に取得できるデジタルペンを本発明に適する手段として例に挙げる。

次に、データ構造について説明する。ユーザ情報DB２０１に格納されるユーザ情報の例を図３の３００に示す。ユーザ情報３００には、ユーザID３０１とユーザ名３０２、該当ユーザが使用する印刷装置のID３０３、該当ユーザが使用するデジタルペンのID３０４が格納される。

電子文書情報２０２の例を図４の４００に示す。電子文書情報４００には、電子文書のID４０１、該当電子文書を作成したユーザのID４０２、該当電子文書が作成された日時４０３、該当電子文書が最後に更新された日時４０４、電子文書の内容４０５、総ページ数４０６、そして該当電子文書を印刷した場合、その印刷条件の情報を有す印刷情報のID４０７が格納される。本実施例では、電子文書の内容をPDF形式で表現することとし、電子文書データ４０５にはそのファイル名が格納される。

ストロークの情報２０４の例を図５に示す。図５の書類５５０上のストローク５５１は、項目５０１〜５０６に記載の情報により表される。項目５０１は、そのストロークを同定するIDである。項目５０２は書き込んだユーザのID、項目５０３は書き込んだペンのIDである。項目５０４は、ストロークの記入開始時刻を示す。項目５０５は、ストローク内に存在するサンプリング点数を示す。各サンプリング点の情報は表５２０に保持されており、項目５０６は、そのストロークに該当のサンプリング点集合の先頭を指すポインタを示す。各サンプリング点は書類上のＸＹ座標値５２１，５２２を有し、またサンプリング点の記入時刻と項目５０４に記載のストローク記入開始時刻との差分を５２３に保持する。その他のそれぞれのストロークについても、表５１０のようなデータ構造で情報が保持される。また、デジタルペン以外の入力装置により手書き文字が入力された場合でも、ストロークごとに分解してストロークID、サンプリング点数、ポインタ、座標を保持する表５２０によりストローク情報を管理することが可能である。

次に、システムが管理する紙情報について説明する。紙情報DB２０３に格納される紙情報の概要を図示したものを図６に示す。紙情報６００はストローク情報リスト６０１、電子文書埋め込み情報６０５、用紙情報６０６で構成される。ストローク情報リストは紙に記入されたストローク情報のリストである。電子文書埋め込み情報は紙に印刷された電子文書と印刷レイアウトの情報である。用紙情報は紙の大きさ、紙識別情報、その他印刷日時などの情報である。６１０〜６１２に示すように、これらの情報の座標系は一致する。

紙情報の例を図７に示す。紙情報７００には、紙のＩＤ７０１、紙に印刷された電子文書のＩＤ７０２、紙を印刷したユーザのＩＤ７０３、紙固体識別情報７０４、印刷された日時７０５、紙情報が更新された最終日時７０６、紙情報にアクセスできるユーザのＩＤのリスト７０７、用紙のサイズ７０８、電子文書の印刷レイアウト情報７０９、紙に記入されたストロークのＩＤのリスト７１０が格納される。電子文書印刷レイアウト７０９は、電子書類の各内容が紙媒体のどのエリアに印刷されたかを示している。たとえば
「D0032154::P1(0,0)-(210,297)-> (0,0)-(210,297)」
は電子書類IDがD0032154の１ページ目の矩形(0mm,0mm)-(210mm,297mm)の範囲の内容を、紙媒体の(0mm,0mm)-(210mm,297mm)の範囲に印刷することを意味する。ここではそれぞれ、ストロークＩＤ７１０がストローク情報リスト６０１に、印刷元電子文書ＩＤ７０２と電子文書印刷レイアウト７０９が電子文書埋め込み情報６０５に、その他の情報が用紙情報６０６に対応する。

紙情報に関する処理を図８〜１１に示す。まず電子文書を紙に印刷して紙情報を生成する処理を図８に示す。ユーザがクライアントから電子文書８０４を印刷するように指示すると、ユーザが指定したプリンタ８０５で、指定のレイアウトで電子文書８０４が埋め込まれた紙書類８０６が印刷される。それと同時に、電子文書８０４を表す電子文書情報８０７と、紙書類８０６を表す紙情報８００が生成される。ここで、紙情報８００における印刷元電子文書ＩＤは電子文書情報８０７における電子文書ＩＤと等しい。また紙情報８００における紙固体識別情報は紙書類８０６に埋め込まれた識別子を表す情報となる。この識別子は、たとえば特許文献１に開示のデジタルペンを利用する場合は紙に印刷されるドットパターンである。

紙書類への書込みが電子化される処理を図９に示す。手書きストロークを読み取る装置９１２によって紙書類９１０に書込み９１１がされると、ストローク情報９２０が生成され、それと同時に紙書類９１０の紙識別情報から紙情報９００を取得し、紙情報９００にストローク情報９２０を追加する。

紙情報をクライアントの画面に表示させる処理を図１０に示す。クライアント１０１０に格納されたプログラムは、サーバから紙情報１０００を取得し、ストローク情報１００１、電子文書埋め込み情報１００２、用紙情報１００３を重ねて画面に表示させる。ユーザがマウスなどのポインティングデバイスでカーソル１０１３を画面に表示されたストローク１０１２に重ねると、対応するストローク情報１００４を画面に表示させる（１０１４）。

クライアントでは紙情報を表示させることはできるが、紙情報の電子文書やストロークの内容を編集したり追加、削除したりすることはできない（図１１）。この制限により、物理的な紙書類の情報を保持することができる。

次に、システムが管理する電子キャンバスについて説明する。電子キャンバスはストローク情報および電子文書を自由に編集するための作業領域となることを目的としている。電子キャンバスは純粋に仮想的な情報であり、紙情報のように対応する物理的な媒体は存在しない。電子キャンバスDB２０５に格納される電子キャンバスの概要を図示したものを図１２に示す。電子キャンバス１２００はストローク情報リスト１２０１、電子文書埋め込み情報１２０５、キャンバス領域１２０６で構成される。ストローク情報リストは電子キャンバスに登録されたストローク情報のリストである。電子文書埋め込み情報は電子キャンバスに埋め込まれた電子文書と埋め込みレイアウトの情報である。キャンバス領域は電子キャンバスの作業領域の物理的な大きさを表す情報である。１２１０〜１２１２に示すように、これらの情報の座標系は一致する。

電子キャンバスの例を図１３に示す。電子キャンバス１３００には、電子キャンバスのＩＤ１３０１、電子キャンバスに埋め込まれた電子文書のＩＤ１３０２、電子キャンバスを作成したユーザのＩＤ１３０３、作成された日時１３０４、電子キャンバスが更新された最終日時１３０５、電子キャンバスにアクセスできるユーザのＩＤのリスト１３０６、電子キャンバスの作業領域のサイズ１３０７、電子文書の埋め込みレイアウト情報１３０８、電子キャンバスに登録されたストロークのＩＤのリスト１３０９が格納される。電子文書埋め込みレイアウト１３０８は、電子書類の各内容が作業領域のどのエリアに埋め込まれたかを示している。たとえば
「D0032154::P1(0,0)-(210,297)-> (0,0)-(210,297)」
は電子書類IDがD0032154の１ページ目の矩形(0mm,0mm)-(210mm,297mm)の範囲の内容を、作業領域の(0mm,0mm)-(210mm,297mm)の範囲に埋め込むことを意味する。ここではそれぞれ、ストロークＩＤ１３０９がストローク情報リスト１２０１に、埋め込み電子文書ＩＤ１３０２と電子文書埋め込みレイアウト１３０８が電子文書埋め込み情報１２０５に、キャンバス領域１３０７がキャンバス領域１２０６に対応する。

電子キャンバスに関する処理を図１４〜２１に示す。まずユーザがクライアントを通じて電子キャンバスを生成する処理を図１４に示す。ユーザがクライアントを通じて、電子文書１４１０、埋め込みレイアウト、キャンバス領域サイズなどを指定すると、電子文書１４１０を表す電子文書情報１４０４と電子キャンバス１４００が生成される。ここで、電子キャンバス１４００における埋め込み電子文書ＩＤは電子文書情報１４０４における電子文書ＩＤと等しい。

電子キャンバスにストロークを追加する処理を図１５に示す。まず電子キャンバス１５００をクライアント１５１０の画面に表示させ、その上でタブレット１５２０やマウス１５２１などのポインティングデバイスを使って手書き操作１５１２をすると、ストローク情報１５０５が生成されて電子キャンバス１５００に追加される。

電子キャンバスをクライアントの画面に表示させる処理を図１６に示す。クライアント１６１０に格納されたプログラムは、サーバから電子キャンバス１６００を取得し、ストローク情報１６０１、電子文書埋め込み情報１６０２、キャンバス領域１６０３を重ねて画面に表示させる。ユーザがマウスなどのポインティングデバイスでカーソル１６１３を画面に表示されたストローク１６１２に重ねると、対応するストローク情報１６０４を画面に表示させる（１６１４）。

電子キャンバスのストロークを編集する処理を図１７に示す。まず電子キャンバス１７００をクライアント１７１０の画面に表示させ、その上でタブレット１７２０やマウス１７２１などのポインティングデバイスを使って、画面に表示されたストローク１７１２の回転、拡大、縮小、一部切り取り、移動などの操作をすると、ストローク情報１７０４の座標情報を更新する。削除をした場合は、ストローク情報１７０４を電子キャンバス１７００から削除する。また、ストロークの編集だけでなく、電子キャンバスに埋め込まれている電子文書の編集もできる。この場合、電子文書DB２０２に格納されている電子文書が変更される。

上で述べた電子キャンバスのストロークの追加、編集、削除のサーバ処理のフローチャートを図１８に示す。ストロークの追加処理は、ストロークを追加する電子キャンバス、操作しているユーザの情報、ストロークの座標とタイムスタンプの情報を受け取ると（１８００）、ステップ１８０２でストローク情報を生成してストローク情報DBに格納し、ステップ１８０３で電子キャンバスに該ストローク情報を追加し、ステップ１８０４で電子キャンバスの更新時刻をその時点の時刻に変更する。ストロークの編集処理は、ストロークを編集する電子キャンバス、操作しているユーザの情報、編集するストローク、ストローク編集操作の情報を受け取ると（１８１０）、ステップ１８１２でストローク編集操作に従ってストロークの座標を計算して変更し、ステップ１８１３で電子キャンバスの更新時刻をその時点の時刻に変更する。ストロークの削除処理は、ストロークを削除する電子キャンバスと削除するストロークの情報を受け取ると（１８２０）、ステップ１８２２でストローク情報を電子キャンバスから削除し、ステップ１８２３で電子キャンバスの更新時刻をその時点の時刻に変更する。

電子キャンバスに他の紙情報のストローク情報をコピーする処理を図１９に示す。まず、ストローク情報のコピー元となる紙情報１９００とコピー先となる電子キャンバス１９１０をクライアント１９２０の画面に表示させる。次にユーザはタブレット１９３０やマウス１９３１などのポインティングデバイスを用いて表示された紙情報１９２１上のストローク１９２２を選択して表示された電子キャンバス１９２３にドラッグアンドドロップをするなどしてコピーの指示をする。クライアントプログラムはその指示をサーバに送信し、サーバはストローク情報１９０４の座標値とコピー指示情報から新しいストローク情報１９１４を生成して電子キャンバス１９１０に追加する。なお、同様の処理によって電子キャンバスに他の電子キャンバスのストローク情報をコピーすることもできる。

紙情報全体をコピーして電子キャンバスを生成する処理を図２０に示す。まずコピー元となる紙情報２０００を表すアイコンをクライアント２０２０の画面に表示する。次にユーザは紙情報をコピーして電子キャンバスを生成する指示をする。クライアントプログラムはその指示をサーバに送信し、サーバは紙情報２０００の電子文書埋め込み情報２００２と同じ電子文書埋め込み情報２０１２と、紙情報２０００の用紙情報２００３の用紙サイズと同じ大きさのキャンバス領域２０１３を持つ電子キャンバス２０１０を生成し、紙情報２０００のストローク情報２００１に登録されているストロークを全て複製して電子キャンバス２０１０に追加する。なお、同様の処理によって電子キャンバス全体をコピーして新しい電子キャンバスを生成することもできる。

紙情報から電子キャンバスへのストローク情報コピーと、紙情報からの電子キャンバス生成の、サーバ処理のフローチャートを図２１に示す。ストローク情報コピー処理は、コピー元ストローク情報、コピー先座標、コピー先電子キャンバス情報、操作しているユーザの情報を受け取ると（２１００）、ステップ２１０２でこれらの情報をもとに座標を計算して新しいストローク情報を生成してストローク情報DBに登録し、ステップ２１０３で生成したストローク情報を電子キャンバスに登録し、ステップ２１０４で電子キャンバスの更新時刻をその時点の時刻に変更する。紙情報からの電子キャンバス生成処理は、コピー元紙情報と操作しているユーザの情報を受け取ると（２１１０）、ステップ２１１２で紙情報の電子文書埋め込み情報と同じ電子文書埋め込み情報と、紙情報の用紙情報の用紙サイズと同じ大きさのキャンバス領域を持つ電子キャンバスを生成して電子キャンバスDBに登録し、繰り返し処理２１１３の中で紙情報のそれぞれのストローク情報について、ステップ２１１４でストローク情報の複製を生成してストローク情報DBに登録し、ステップ２１１５で生成したストローク情報を電子キャンバスに登録する。

次に、紙情報に電子化されたストローク情報が追加された時に、自動的に電子キャンバスの特定の位置にそのストローク情報をコピーする処理を図２２〜２４で説明する。この処理の概要を図２２に示す。ストローク情報を自動的にコピーするために、紙情報２２００の一領域と電子キャンバス２２１０の一領域を繋ぐパイプ２２２０をあらかじめパイプDB２０６に登録しておく。この時、紙書類２２３０にデジタルペンなどのストローク入力デバイス２２３１で記入されたストローク２２３２が電子化されてストローク情報２２０４として紙情報２２００に登録されると、パイプ２２２０が繋いでいる紙情報２２００の領域がストローク情報２２０４の座標と重なっている場合には、ストローク情報２２０４の座標値をパイプ２２２０の接続先の領域上に変換した新しいストローク情報２２１４を生成して電子キャンバス２２１０に登録する。

パイプの情報２０６の例を図２３に示す。パイプ２３００にはパイプのID２３０１、パイプの接続元の紙情報のID２３０２、パイプが接続する紙情報上の領域２３０３、パイプの接続先の電子キャンバスのID２３０４、パイプが接続する電子キャンバス上の領域２３０５を格納する。

パイプによるストローク情報自動コピーのサーバ処理のフローチャートを図２４に示す。電子化されたストローク情報とそのストローク情報が追加された紙情報を受け取ると（２４００）、ステップ２４０１により紙情報のIDを接続元IDとして持つ全てのパイプをパイプDB２０６から取得し、繰り返し処理２４０２においてそれぞれの取得したパイプに対して、ステップ２４０３でストローク情報の座標とパイプの接続元領域が重なっているかどうかを判定し、重なっていればステップ２４０４でストロークと接続元領域の共通部分を切り出し、ステップ２４０５で切り出した部分の座標値を接続元領域の座標系から接続先領域の座標系に変換し、ステップ２４０６で変換した座標値を持つストローク情報を新たに生成してパイプの接続先電子キャンバスに登録する。

パイプはユーザが任意の時点で任意の紙情報を接続元とし任意の電子キャンバスを接続先として作成できる。また、図２０に示した紙情報をコピーして電子キャンバスを生成する時に、規定の処理としてコピー元紙情報を接続元としコピー先電子キャンバスを接続先とするパイプを生成することができる。

次に、本発明によって実現される操作を図２５〜３０で説明する。
まず、本書類管理システムでは紙情報のストローク情報をクライアントから編集することを禁止するので、物理的な紙面上の情報が正しく電子的に保持されることを保証する。紙情報のストローク情報をクライアントから編集するとどのような不都合が生じるかを図２５、２６で説明する。サーバ２５００に紙書類２５０５に対応する紙情報２５０２が保存されており、紙情報２５０２には紙書類２５０５に記入された二つのストローク情報２５０３、２５０４が登録されているとする。そしてクライアント２５０６によってストローク情報２５０３を紙情報２５０２から削除したとする。そうすると、紙情報２５０２をクライアント２５０６の画面に表示させるとストロークは一つしか表示されないが、紙書類２５０５の紙面上には二つのストロークが存在するので、物理的な情報と電子的な情報との整合性が失われてしまう。図２６では紙書類２６０１をデジタルペン２６０２などでクリックすると、クライアント２６０３の画面に紙情報を表示させる機能を示しているが、このようなことをする時に物理的な情報と電子的な情報の整合性が保たれていないと、機能の有効性が損なわれてしまう。例えば紙書類２５０５上のストロークの記入者を調べたいと思ってユーザが紙をクリックしてクライアント２５０６の画面に紙情報２５０２を表示させても、ストローク情報２５０３が削除されてしまっているので記入者を調べられないという事態が生じてしまう。本書類管理システムでは物理的な紙書類と電子的な紙情報の整合性が保持されるので、そのような事態は生じない。

次に、別々の紙書類に別々の人が記入するストロークを一つの電子キャンバスにまとめる例を図２７で説明する。まず電子文書を三つの紙書類２７００、２７１０、２７２０として印刷する。そして、同じ電子文書を埋め込んだ電子キャンバス２７３０を生成し、紙書類２７００、２７１０、２７２０に対応するそれぞれの紙情報と電子キャンバス２７３０を繋ぐパイプを生成する。この時、ユーザが紙書類２７００にストローク２７０１を書き込むと、紙情報にストローク情報が追加されるとともに、パイプによって電子キャンバス２７３０にもストローク情報２７３１が追加される。同様に他のユーザが紙書類２７１０に記入したストローク２７１１も電子キャンバス２７３０にストローク情報２７３２として追加される。

図２８はこの時のデータベースに格納されている情報を示している。紙情報DB２０３には三つの紙書類２７００、２７１０、２７２０に対応する紙情報２８００、２８０１、２８０２が格納されており、電子キャンバスDB２０５には電子キャンバス２７３０が格納されており、これらは電子文書情報DB２０２に格納されている電子文書情報２８２０を参照している。パイプDB２０６には三つのパイプ２８３０、２８３１、２８３２が格納されており、それぞれ紙情報２８００と電子キャンバス２７３０、紙情報２８０１と電子キャンバス２７３０、紙情報２８０２と電子キャンバス２７３０を接続している。ストローク情報DB２０４にはそれぞれの紙情報に登録されたストローク情報２７０１、２７１１、２７２１とパイプによって電子キャンバス２７３０に登録されたストローク情報２７３１、２７３２、２７３３が格納されている。

別々の紙書類に記入されたストロークを一つの電子キャンバスにまとめる機能の応用例として、会議資料への手書きアノテーションが考えられる（図２９）。会議資料をあらかじめ印刷して紙書類２９００、２９１０、２９２０を生成しておき、全ての紙情報をパイプで一つの電子キャンバス２９３１に繋いでおけば、会議場のディスプレイ２９３０に電子キャンバス２９３１を表示することで、それぞれの参加者が会議資料に書き込んだ手書きアノテーション２９０２、２９１２、２９２２が結合されてリアルタイムディスプレイ２９３０に表示される。

また、別の応用例としてアンケートの集計が考えられる（図３０）。アンケート記入用紙３０００、３０１０、３０２０を印刷し、全ての紙情報を一つの電子キャンバス３０３１にパイプで繋げておく。するとアンケート記入用紙に記入されたアンケートの回答は電子キャンバス３０３１に登録される。電子キャンバス３０３１を表示させるクライアントプログラムに、ストローク記入者の一覧とストローク記入者を選択して表示させるストロークを切り替える機能があれば、ストローク表示を切り替えることで簡単にそれぞれの回答者のアンケート回答を閲覧できる。

最後に、クライアントからの紙情報および電子キャンバスのアクセス方法について図３１〜３３を用いて説明する。

紙情報への参照を持つファイルから紙情報を表示させる処理を図３１に示す。紙情報参照ファイル３１０１は書類管理サーバのURLや紙情報IDなどの、紙情報を一意に特定できる情報を格納している。これをクライアント３１００上で選択すると、クライアント３１００がサーバ１００と通信して紙情報を取得し、画面に情報を表示させる。紙情報参照ファイルは紙を印刷して紙情報が生成された時にクライアントに生成される。また、例えば下で述べる検索機能などを用いて紙情報にアクセスしてから、該紙情報に対する紙情報参照ファイルを作成することもできる。

同様に、電子キャンバスへの参照を持つファイルから電子キャンバスを表示させることができる。この処理を図３２に示す。電子キャンバス参照ファイル３２０１は書類管理サーバのURLや電子キャンバスIDなどの、電子キャンバスを一意に特定できる情報を格納している。これをクライアント３２００上で選択すると、クライアント３２００がサーバ１００と通信して電子キャンバスを取得し、画面に情報を表示させる。電子キャンバス参照ファイルは紙を電子キャンバスが生成された時にクライアントに生成される。また、例えば下で述べる検索機能などを用いて電子キャンバスにアクセスしてから、該電子キャンバスに対する電子キャンバス参照ファイルを作成することもできる。

紙情報および電子キャンバスの検索結果から紙情報や電子キャンバスを表示させる処理を図３３に示す。サーバ１００に検索要求を送信すると、サーバ１００は紙情報検索結果３３００や電子キャンバス検索結果３３１０のような検索結果を返す。この時、検索要求は印刷者、記入者、記入時刻などから構成され、サーバは検索条件に合致した紙情報や電子キャンバスのリストを返す。紙情報検索結果３３００は紙情報ID３３０１、印刷者の名前３３０２、紙に書き込みがされた最終時刻３３０３、該紙情報が接続元となっているパイプの接続先電子キャンバスのリスト３３０４を列として持つ表である。紙情報検索結果３３００はクライアントの画面に表示され、紙情報ID３３０１のセルを選択すると該当する紙情報が表示され（３３０５）、パイプ接続先電子キャンバス３３０４のセルを選択すると該当する電子キャンバスが表示される（３３０６）。同様に、電子キャンバス検索結果３３１０は電子キャンバスID３３１１、作成者の名前３３１２、電子キャンバスにストロークが登録された最終時刻３３１３、該電子キャンバスが接続先となっているパイプの接続元紙情報のリスト３３１４を列として持つ表である。電子キャンバス検索結果３３１０はクライアントの画面に表示され、電子キャンバスID３３１１のセルを選択すると該当する電子キャンバスが表示され（３３１５）、パイプ接続元紙情報３３１４のセルを選択すると該当する紙情報が表示される（３３１６）。

また紙情報へのアクセスは、図２６に示すような紙をデジタルペンでクリックして、紙のドットパターンから紙情報を取得することによって行うこともできる。

書類管理システムに適用可能である。特に、紙と電子データ、ペンによる書込みデータを関連付けて管理する書類管理システムで有効である。

本発明に係る書類管理システムの構成図である。 本発明に係る情報管理部の構成図である。 ユーザ情報のデータ構造を示す図である。 電子文書情報のデータ構造を示す図である。 ストローク情報のデータ構造を示す図である。 紙情報の概要を示す図である。 紙情報のデータ構造を示す図である。 紙情報の生成処理を示す図である。 紙情報へのストローク情報登録処理を示す図である。 紙情報の表示処理を示す図である。 紙情報のストローク情報編集処理を禁止することを示す図である。 電子キャンバスの概要を示す図である。 電子キャンバスのデータ構造を示す図である。 電子キャンバスの生成処理を示す図である。 電子キャンバスへのストローク情報登録処理を示す図である。 電子キャンバスの表示処理を示す図である。 電子キャンバスのストローク情報編集処理を示す図である。 電子キャンバスのストローク登録、編集、削除処理のフローチャートを示す図である。 紙情報のストロークの電子キャンバスへのコピー処理を示す図である。 紙情報からの電子キャンバス生成処理を示す図である。 ストロークコピー処理と紙情報コピー処理のフローチャートを示す図である。 パイプの概要を示す図である。 パイプのデータ構造を示す図である。 パイプによるストローク情報自動コピー処理のフローチャートを示す図である。 物理的な紙書類と電子的な紙情報の不整合の可能性を示す図である。 紙書類をクリックして紙情報を表示させる処理を示す図である。 同一の電子文書を複数の紙に印刷して、ストロークを一つの電子キャンバスにまとめる処理を示す図である。 図２７の処理における各DBに格納されている情報を示す図である。 図２７の処理の会議システムへの応用例を示す図である。 図２７の処理のアンケート集計への応用例を示す図である。 紙情報参照ファイルから紙情報を表示する処理を示す図である。 電子キャンバス参照ファイルから電子キャンバスを表示する処理を示す図である。 検索結果から紙情報および電子キャンバスを表示する処理を示す図である。

符号の説明

１００：書類管理システム、１１０：クライアント、１１１：デジタルペン、１３０：印刷装置、３００：ユーザ情報、４００：電子文書情報、５００：ストローク情報、７００：紙情報、１３００：電子キャンバス、２３００：パイプ。

Claims (12)

1. 電子文書についての情報を格納する情報管理部と、計算部と、印刷装置と接続され、かつ、少なくとも紙への手書き情報を電子化したストローク情報の入力および該紙への手書き入力以外の電子的なユーザ入力を受け付ける通信部とを有する書類管理システムであって、
   前記計算部は、
   前記印刷装置から紙に印刷された電子文書の電子文書情報と、該紙の紙固体識別情報と、該紙への手書き情報を電子化したストローク情報とを対応付けたものを紙情報として前記情報管理部に格納し、
   前記紙に印刷された電子文書の電子文書情報と、該紙へ手書き情報を電子化したストローク情報とを対応付けたものを電子キャンバス情報として前記情報管理部に格納し、
   前記紙への印刷の後は、前記紙情報に関しては該紙への手書き情報を電子化したストローク情報の入力のみを受け付け、
   該紙への手書き情報または前記電子文書のコンテンツを編集する電子編集入力を該紙への手書き入力以外の電子的なユーザ入力として受け付けた場合には、該電子編集入力を前記電子キャンバス情報に反映させることを特徴とする書類管理システム。
2. 請求項１記載の書類管理システムであって、前記計算部は、前記印刷装置から前記電子キャンバス情報の電子文書とストローク情報とを紙に印刷した場合には、該印刷した紙の紙固体識別情報と、該電子文書の電子文書情報とストローク情報とを対応付けた新たな紙情報を生成することを特徴とする書類管理システム。
3. 請求項１記載の書類管理システムであって、前記計算部は、前記紙情報の電子文書情報とストローク情報とをコピーして前記電子キャンバス情報を生成することを特徴とする書類管理システム。
4. 請求項１記載の書類管理システムであって、
   前記情報管理部に、前記紙情報と前記電子キャンバス情報とを関連付けるパイプ情報を格納し、
   前記計算部は、前記電子文書が印刷された紙に手書き情報が追加されたことを検出した場合に、前記パイプ情報を参照し、該手書き情報を電子化したストローク情報を該紙の紙情報と、該紙情報に関連付けられた電子キャンバス情報とに対応付けることを特徴とする書類管理システム。
5. 請求項４記載の書類管理システムであって、
   前記パイプ情報は、複数の前記紙情報と１の前記電子キャンバス情報とを関連付けるものであることを特徴とする書類管理システム。
6. 請求項４記載の書類管理システムであって、
   前記パイプ情報は、前記紙情報の紙の第１の領域と前記電子キャンバス情報のうちの第２の領域を関連付けるものであり、
   前記計算部は、前記紙の第１の領域の第１のストローク情報に変換を施して前記電子キャンバス情報の第２の領域の第２のストローク情報を生成することを特徴とする書類管理システム。
7. 電子文書についての情報を格納する情報管理部と、計算部と、印刷装置と接続され、かつ、少なくとも紙への手書き情報を電子化したストローク情報の入力および該紙への手書き入力以外の電子的なユーザ入力を受け付ける通信部とを有する書類管理システムにおける書類管理方法であって、
   前記計算部において、前記印刷装置から紙に印刷された電子文書の電子文書情報と、該紙の紙固体識別情報と、該紙への手書き情報を電子化したストローク情報とを対応付けたものを紙情報として前記情報管理部に格納する第１のステップと、
   前記紙に印刷された電子文書の電子文書情報と、該紙へ手書き情報を電子化したストローク情報とを対応付けたものを電子キャンバス情報として前記情報管理部に格納する第２のステップとを有し、
   前記紙への印刷の後は、前記紙情報に関しては該紙への手書き情報を電子化したストローク情報の入力のみを受け付け、
   該紙への手書き情報または前記電子文書のコンテンツを編集する電子編集入力を該紙への手書き入力以外の電子的なユーザ入力として受け付けた場合には、該電子編集入力を前記電子キャンバス情報に反映させることを特徴とする書類管理方法。
8. 請求項７記載の書類管理方法であって、
   前記印刷装置から前記電子キャンバス情報の電子文書とストローク情報とを紙に印刷した場合には、前記計算部において、該印刷した紙の紙固体識別情報と、該電子文書の電子文書情報とストローク情報とを対応付けた新たな紙情報を生成する第３のステップを有することを特徴とする書類管理方法。
9. 請求項７記載の書類管理方法であって、前記計算部において、前記紙情報の電子文書情報とストローク情報とをコピーして前記電子キャンバス情報を生成する第４のステップを有することを特徴とする書類管理方法。
10. 請求項７記載の書類管理方法であって、
    前記情報管理部に、前記紙情報と前記電子キャンバス情報とを関連付けるパイプ情報を格納しておき、
    前記電子文書が印刷された紙に手書き情報が追加されたことを検出した場合に、前記計算部において、前記パイプ情報を参照し、該手書き情報を電子化したストローク情報を該紙の紙情報と、該紙情報に関連付けられた電子キャンバス情報とに対応付ける第５のステップを有することを特徴とする書類管理方法。
11. 請求項１０記載の書類管理方法であって、
    前記パイプ情報は、複数の前記紙情報と１の前記電子キャンバス情報とを関連付けるものであることを特徴とする書類管理方法。
12. 請求項１０記載の書類管理方法であって、
    前記パイプ情報は、前記紙情報の紙の第１の領域と前記電子キャンバス情報のうちの第２の領域を関連付けるものであり、
    前記計算部において、前記紙の第１の領域の第１のストローク情報に変換を施して前記電子キャンバス情報の第２の領域の第２のストローク情報を生成する第６のステップを有することを特徴とする書類管理方法。