JP2005135211A - 文書管理方法および文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 紙文書の電子化後に紙上に手書きで追加した後に，計算機等を用いて電子文書自身を変更したり、紙文書を複写した場合にも、紙文書と電子文書との間の対応関係を保証し、追記・修正された手書き文書をもれなく，かつ矛盾なく保持する方法を提供する。
【解決手段】 文書の複写などによる紙メディアの生成や紙の廃棄などによる紙メディアの消滅を表現する木構造の文書履歴情報と，業務フローを表現する業務フローグラフとを用いて，紙メディアと電子メディアの文書情報の管理を行って，1対1以外の紙メディアと電子メディアの関係を管理する。さらに，上記の文書履歴情報と業務フローグラフを用いることにより，利用者の着目する業務フロー，あるいは作業者に関する手書き情報のみを抽出することができるようにするとともに，当該業務フローの次の段階に進むために必要な文書・情報を同定し，その有無を判定する機能を付加する。
【選択図】 図１

Description

本発明は，紙文書と電子文書の内容の同期を取り，紙と電子の両方の媒体での情報入力を可能にする文書管理方法および文書管理装置に関する。

官公庁や企業などにおいて，文書管理や照会などを容易に行うために申請書や回覧書などの書類の電子処理化が進められている。申請書の受付業務などにおいては，申請書が提出された後，部署間を回覧され，承認などの処理が行われ決済に至る。この間，書類上には部署における処理の過程あるいは結果に関する情報が手書き，あるいは押印により追加される。

申請者が申請書を作成したとき，あるいは申請書を受付けた時に書類を電子化すると，これ以降の処理を電子文書上で行うことになる。これは従来の紙文書による業務フローとは大きく異なり，業務の従事者への負担が大きい。そこで紙文書を電子化すると共に，それ以降紙上に追記された手書き情報についても，その時間や筆記者とともにその都度電子化し，元の紙を電子化した情報と関係付けて保存する文書電子化技術が特開2003-67363号公報（特許文献１）などにより提案されている。

特開2003-67363号公報

特開2003-258792号公報 国際公開第01/71473号公報 国際公開第00/73983号公報 H.Bunke, P.S.P.Wang, "Handbook of Character Recognition and Document Image Analysis"， World Scientific社,1997年

前記の文書電子化技術では，紙上に手書きで追加し，この情報を電子化した後，計算機等を用いて電子文書自身を変更すると紙文書と電子文書との対応関係が壊れ，その時点での紙文書を無効とせざるを得なくなる。また紙文書と電子化文書の対応として1対1の関係を想定しているため，紙文書を複写するなどして，電子文書との間で1対1の関係が壊れると，その時点での紙文書を無効とせざるを得なくなる。

これに対して，官公庁や企業における実際の業務では，紙を複写してそこに業務の経過を手書きで追記する一方，元の紙文書を異なる部署に回覧し並行して処理を行ったりすることがある。こうした場合，特開2003-67363号公報（特許文献１）のような手法では，各部署で追記された手書き文書をもれなく，かつ矛盾なく保持することができない。

本発明の第一の目的は，紙メディアと電子メディアの両方で表現された文書を同時に扱う文書管理方法において，業務の途中で複写等の理由により，紙メディアと電子メディアの関係が1対1でなくなった場合においても，各紙メディアに対応する電子メディアを用意し，各紙メディア上の情報を区別して電子化し，保持することのできる文書管理方法を提供することである。ここで紙メディアとは物理的に存在する紙を指すものとする。電子メディアとは排他的に利用可能な計算機上のメモリあるいは磁気ディスク上のある領域を指す。

また当該文書管理方法に基づく文書管理システムの使い勝手を向上させるため，複数の部署にて手書き情報が付加された電子文書に対して，利用者の関心のある，あるいは従事する業務フローに関する手書き情報のみを選択して，利用者に提示する文書管理方法を提供することが本発明の第二の目的である。

さらに，当該文書管理手法に基づく文書管理システムの使い勝手を向上させるため，複数の業務フローで並行して処理が行われている場合，それぞれの部署では必要な文書が回覧あるいは送付されてくるまでは，その部署での文書の印刷を許可しないなど，業務フローの制御機能を有する文書管理手法を提供することが本発明の第三の目的である。

本発明の第四の目的として，手書き情報が電子化され，紙メディアと電子メディアとの対応関係が構築される際に，筆記者，筆記内容に加えて，筆記時間に関する認証を得ることにより，文書の変更の履歴情報の正確さを保障することがある。

さらに，紙文書に対して付与された手書き情報に対して，それが文字列の場合，その筆跡情報とともにコード化された情報を可能な限り自動的に生成し，両者をともに保持する文書管理手法を提供することを本発明の第五の目的とする。

本発明では，前記の第１の目的を達成するために，文書の複写などによる紙メディアの生成や紙の廃棄などによる紙メディアの消滅を表現する木構造の文書履歴情報と，業務フローを表現する業務フローグラフとを用いて，紙メディアと電子メディアの文書情報の管理を行う電子化文書作成部を有することにより，1対1以外の紙メディアと電子メディアの関係も扱い，実際の業務における手書き情報の電子化を可能にする文書管理方法を提供する。

本発明の第二の目的を達成するために，上記電子化文書作成部において，上記の文書履歴情報と業務フローグラフを用いることにより，利用者の着目する業務フロー，あるいは作業者に関する手書き情報のみを抽出することができるようにする。

また第三の目的を達成するために，上記電子化文書作成部において，上記の文書履歴情報と業務フローグラフを用いることにより，当該業務フローの次の段階に進むために必要な文書・情報を同定し，その有無を判定する機能を付加すること，さらに必要な情報が集まった場合に電子文書の紙メディアへの印刷を行うようにする。

さらに第四の目的を達成するために，外部の時刻認証サービスから提供される時刻情報を参照し，手書き情報が電子メディアに変換される際に，時刻情報を付加する時刻認証部を有することにより，手書きによる筆記が行われた時間についての正確性を保障する。

第五の目的を達成するために，電子メディアにおける文書の表現形式において，その筆跡情報とコード化情報を共に保持することができるような構造を与え，かつ手書き情報を電子化する際に，文字認識を行うことにより手書き情報のテキストコード化を自動的に行う手書きコード化部を有することにより，筆跡情報をコード化情報の両方を電子化し保持できるようにする。

本発明により，業務フローの途中で紙メディアが複写されたり，異なるフローを並行して流れるような場合においても，紙メディアと電子メディアの対応関係を保ったまま，記載情報を電子化し・保持することができる。これにより紙メディアと電子メディアが1対1の関係でなくなる場合でも紙メディアと電子メディアとの対応を保持したまま，紙メディアの電子化が行え，従来の文書管理システムの適用範囲を広げることができる。すなわち，従来計算機を用いて電子メディアで表現された文書情報を対照として業務を行わなければならなかったのに対し，より利用者親和性の高い紙メディアを用いて業務を遂行することができるようになる。

本発明の実施形態において，業務フローが進むに従い，紙メディアと電子メディアとの対応関係が構築される様子を図１に従い述べる。

ここでは本社101と支社102に分散した環境において，本社のパーソナルコンピュータ(以下ＰＣと記す)103によって生成された電子文書104が業務フローの進展に伴い手書きによる筆記とＰＣによる修正により変更されていく状況を表している。

まず電子文書104はプリンタにより紙メディアによる文書P1(105)として生成される。以下紙メディアによる文書のことを紙文書と呼ぶ。また、以下において電子ペンで記入が行われる紙文書には、後述の、特開2003-67363号公報（特許文献1）に開示される用紙など、記入内容を電子データ化するのに適した特殊な用紙を用いることとする。これに対して特開2003-67363号公報（特許文献1）にあるような電子ペン，あるいは後述するような電子ペン106により手書き情報h1(107)が記入される。この手書き情報は電子化されe1(108)として電子文書109と共に保存される。業務フローにおける次のステップにおいて，紙Ｐ１に対して手書き情報h2(110)が追加され，同様に電子化されe2(111)として電子文書112と共に保存される。

さらに次のステップにおいて，電子文書112に対して，ＰＣ113を用いて修正e3(114)が電子的に加えられ，電子文書140が生成される。この時，最新の紙文書140と電子文書114との対応関係が壊れるが，ここでは紙文書140を無効とする。ここで，もし紙文書を有効としたいならば，後述するようにＰＣ113により電子文書112に変更が加えられた時点で，電子文書の複製を作成し，紙文書と電子文書の対応関係を維持することもできる。
本社における業務フローを遂行するため，電子文書115を印刷し，新たに紙文書Ｐ２(116)を生成する。これに対して，業務フローにおける次のステップでさらに手書き情報h4(117)が追加される。この紙文書116が電子化されることにより電子化文書141が生成され，さらに同様の手順を踏むことにより，業務フロー１の終端では紙文書118と電子文書119が生成される。

一方ＰＣ113において電子文書115が生成された段階で，その電子文書は支社に転送され，新しい業務フロー２に基づいて処理を行うものとする。ここで電子文書は物理的に異なる場所で処理が加えられるので，電子文書の複製120が作成され，業務フローに供される。

支社に複製された電子文書120が印刷され紙文書Ｐ３(121)が生成される。紙文書121に対して電子ペン122を用いて手書き情報h6(123)を追加する。さらに次の業務ステップにおいて紙文書124に対して手書き情報h7(125)を追加し，これを電子化することにより電子文書126が生成される。電子ペン124は、固有のID情報が割り当てられており、手書き情報は、このID情報と合わせて電子化される。電子ペン124のID情報は、電子ペンごとに異なるものであってもよく、あるいは、業務フローの各手順を行う部署ごとに異なるものとして複数の電子ペンが同じID情報を共有する形態としてもよい。

これらの電子文書が生成される段階で，外部の時刻認証サーバを参照し取得したタイムスタンプ情報を電子文書に付加する。最初に電子文書104が生成されたときに，タイムスタンプ127 が電子文書ファイル104に付与される。手書き情報h1が電子化され電子文書109が生成されるとき，タイムスタンプ128が付与される。同様に紙メディアへの手書きによる追記やPCによる電子メディア上での修正があるたびに，タイムスタンプ129-132が電子文書に付与される。電子文書に付加されたタイムスタンプにより，電子文書の複製等があった場合でも，電子文書に対して加えられた処理の正確な時間情報を保持することができ，処理の後先，電子文書の時間順序の正確な把握が可能となる。

電子文書の複製や加えられる修正等による変化の履歴を管理する情報を作成し，これと共に業務フロー上のそれぞれのステップでの電子文書情報を原本保管DB133に格納する。
後述するように，電子文書データには印刷された紙メディアのIDを含み，さらに手書きなどにより変更された情報についてもどの紙メディアの上で記述されたかという情報を保持している。紙メディアのIDは、一連の業務フローの最初に文書が生成されてから業務フローの最終手順まで、一貫して同じIDが用いられる。従って，ある紙文書と等価な情報を含む電子文書がどれかを原本管理DBから検索したり，誰が，つまりどの電子ペンで，どの紙メディアの上に筆記を行った際の電子文書はどれかといった検索が可能となる。

以上が本発明による紙メディアの複製や消去，手書きによる内容の変更がある場合でも紙文書と電子文書の対応を取ることができる文書管理手法の概念である。

次に本発明による文書管理手法を実現するための機能構成に関して図２を用いて述べる。
本発明による文書管理手法を実現するために，(1)文書電子化クライアント201，(2)文書履歴管理サーバ202，(3)時刻認証サーバ203の3つの構成をとる。文書電子化クライアントと文書履歴管理サーバは，サーバ・クライアント型の構成をとり，文書履歴情報を集中管理する。一方時刻認証サーバは外部に存在する第三者的である必要があるため，別構成となる。但し小規模の文書管理システムを実現する場合は文書電子化クライアントと文書履歴管理サーバは一体となって実現されることもある。

文書電子化クライアントは，紙文書の生成，紙メディア上に筆記された手書き情報の電子化およびその電子文書への格納，あるいは電子文書に対するPCによる変更を実現する。印刷IF（インタフェース）204は利用者の要求に従い，電子文書の情報を紙メディアに印刷することにより紙文書を生成する。この時紙メディアに対してIDを付与することにより紙文書と電子文書との対応をとる。生成された紙文書に対して筆記された手書き情報を電気信号化するのが手書き入力IF205である。具体的には特開2003-67363号公報（特許文献１）や後述する電子ペンを想定する。

紙文書と電子文書が存在するなかで，電子文書に対して直接変更を加えるための手段が電子情報入力IF206である。一般的にはPCである。

紙属性指定部207は，紙文書を廃棄した際にその紙文書に対応する電子文書を無効化するための属性を付与するための機能である。これにより，紙文書とそれに対応する電子文書を無効なものとして，以降の電子化を行わないようにしたり，有効として引き続き電子化処理を継続するようにできる。

手書きコード化部208は手書き入力IF205を通して入力した紙メディア上の手書き情報に対して，文字認識技術を用いてコード情報に変換する機能である。以後，このコード情報のことをテキスト情報と呼ぶ。文字認識については、H.Bunke, P.S.P.Wang, “Handbook of Character Recognition and Document Image Analysis”， World Scientific社,1997年（非特許文献１）のChapter7. “Overview and Synthesis of On-Line Cursive handwriting Recognition Techniques”等に開示される技術により実現可能である。

電子化文書作成部209はそれまでに存在した電子文書に対して，手書きによって紙文書に対して加えられた変更やPCによって電子文書に対して加えられた変更を反映させる機能である。この機能によりひとつの文書に対する変更の履歴を電子化することが可能となる。

履歴管理サーバIF210は電子化文書作成部209で作成した電子文書を文書履歴管理サーバ202に格納したり，文書履歴管理サーバから特定の紙メディアに対する電子文書を検索したりするための検索キーを生成する。履歴管理サーバIFを通じて文書履歴管理サーバ202にアクセスする。

時刻認証部211は電子化文書作成部209において電子文書が生成されるとき，外部の時刻認証サーバ203にアクセスして認証された時刻情報，すなわちタイムスタンプを取得して，電子文書に保存する。

次に文書履歴管理サーバ202について述べる。文書履歴管理部212では文書電子化クライアント201から履歴管理サーバIF210を通して送られてきた電子文書データを受け取り原本保管部213に格納したり，送られてきた紙メディアIDをキーに原本保管部から該当する電子文書データを検索し，文書電子化クライアントへ送信する。また各文書電子化クライアントから送信されてきた電子文書ファイルに対して，変更が加わる前と後の関係を抽出し，後述する文書履歴木を生成し，電子文書ファイル間の関係付けを行い管理する。
原本保管部213は文書履歴管理部によって整理された電子文書データを保存する。

次に時刻認証サーバ203について述べる。時刻認証サーバは電子文書データに対してそれが生成された時刻に関する情報，すなわちタイムスタンプを供給する時刻認証部214からなる。文書電子化クライアント201の時刻情報付与部211からのタイムスタンプ発行要求に対して，タイムスタンプを返す機能を持つ。時刻認証の実現については特開2003-258792号公報（特許文献2）に記述されている。
以上の機能から本発明の文書管理手法は実現される。

ここで，本発明の実施例で使用される電子ペンの一例として，国際公開第01/71473号公報（特許文献3）で開示されている電子ペンについて図２を用いて説明する。301が電子ペンであり，302は紙上に印刷された位置検出用の模様の画像を取得するカメラデバイスである。紙310を拡大してみると(311)，小さなドット313が非均質に散りばめられて印刷されている。このドットは仮想的な格子線312における交点からある距離だけ上下左右の何れか一方に必ずずらされて印刷されており，このドットを同時に複数個，例えば6×6の範囲で参照し，これら36個のドットの上下左右のずれの値の組み合わせが，広大な平面領域の絶対位置情報を与える仕組みとなっている。つまり電子ペンに備え付けられたカメラ302により上記複数のドットパタンを含む範囲の画像を一定の時間間隔で採取することにより，上記ずれの組み合わせの空間上での位置を特定することが可能となる。本原理の詳細は国際公開第00/73983号公報（特許文献4）で明らかにされている。この電子ペンを本発明の文書管理方式に適用すれば，利用者がどの紙メディアのどの領域に記入しているのかが即座に抽出されるため，紙メディアの種類の情報を利用者が明示的に送信する必要がないというメリットがある。したがってこの電子ペン方式は文書管理方式に適した方式といえるため，以降この電子ペン方式を適用した場合での実施例を説明する。

本発明の実施例における文書管理方法は，紙メディアと電子メディア上で表現された文書データを，両者の間の対応を取りながら管理することを特徴とする。両方のメディア上で表現されている内容は，電子的には，電子メディアに表現された電子文書として記述される。ここでは図４を用いて，電子文書とその構造について述べる。

電子文書データは大きく，最初から電子化されていた情報に関する部分401と，紙文書あるいは電子文書として生成された後に，紙メディア上もしくは電子メディア上で加えられた変更に関する部分402からなる。最初から電子化されていた情報に関する部分は，電子文書が印刷されて紙文書として存在する度に生成してもよいし，紙メディア上もしくは電子メディア上でなんらかの変更が加えられるたびに生成してもよい。本実施例では後者の何らかの変更が紙文書もしくは電子文書に対して行われるたびに生成するものとする。
最初から電子化されていた情報に関する部分は以下の構成要素からなる。

文書ID403は電子文書毎に割当てられる固体識別用のIDである。ファイル名404は電子文書データが文書履歴管理サーバにおいて保存される際に用いられるファイル名である。印刷された紙ID405は当該電子文書が印刷された紙文書を生成した際に，その紙文書に対して付与されたIDである。文書属性406は，業務フローにおいて当該電子文書が，その内容が最新でないため業務フローにおいて使用できないようにするために用いられる。無効とされる場合は，”Invalid”が，有効な場合は”Valid”が値として保持される。文書履歴木へのポインタ407は後述する文書履歴木の対応するノードへのポインタをさす。文書履歴木をたどることにより当該電子文書の次に加わった変更が反映された電子文書，あるいは直前の変更が加わる前の電子文書などの検出が可能となる。コード化情報へのポインタ408は，当該電子文書がはじめから保持していたテキストに対するコード情報が格納されている領域へのポインタである。タイムスタンプ409には当該電子文書が生成された際に時刻認証サーバから付与されたタイプスタンプ情報が格納されている。データオブジェクト数410は，当該電子文書に対して加えられた手書きもしくは電子的な変更の数を表す。これらの変更は時間的に連続した変更毎にまとめられ，紙メディア上もしくは電子メディア上で加えられた変更に関する部分402として保存される。データオブジェクトへのポインタ411は上記紙メディア上もしくは電子メディア上で加えられた変更に関する部分402を表すデータへのポインタとなる。

紙メディア上もしくは電子メディア上で加えられた変更に関する部分402は以下の構成要素からなる。オブジェクト属性412は電子文書に加えられた変更の種類を表す。紙メディア上への手書きによる変更の場合は”Handwritten”が，電子文書上へのテキストによる変更の場合は”Printed Text”が，電子文書上へのイメージによる変更の場合は”Image”がそれぞれ格納される。筆記者ID413はその変更を施した人を識別するためのIDが保持される。本実施例で使用する電子ペンを用いて紙メディア上に筆記を行い，これを電気信号化すると，筆跡データと共に電子ペンについているIDも共に電子化されるため，これを利用して筆記者IDを取得することが可能である。筆記時刻は当該変更が行われた時刻を表すタイムスタンプを表す。筆記された紙ID415は当該変更が施された場合の対応する紙メディアのIDが格納される。ストロークデータ416は手書きによる変更の場合に，電子ペンから採取された筆跡データが，定められたサンプリング間隔の紙メディア上の座標値の並びとして表現される。電子文書に対するテキストによる変更の場合は，ストロークデータは空である。コード化情報417は，手書きによる変更の場合は電子化されたストロークによって表現される文字列を手書きコード化部208によってコード情報に変換した結果が格納され，電子文書に対する変更の場合は入力されたテキスト情報がそのまま格納される。
以上が紙メディアおよび電子メディア上での変更を反映した電子文書データの構造である。

次に文書の複製や消去，あるいは内容の変更といった電子文書に対する処理の履歴を管理する手法について述べる。前述したような電子文書のデータによって紙文書と電子文書の対応付けは可能となる。さらに業務フローが進むに伴い紙文書の複写や消去，あるいはその内容の変更が起きた場合，紙文書と電子文書の対応を取るために，電子文書の履歴を木構造のデータとして表現する。つまりある時点での電子文書をノードで表し，この電子文書ならびに対応する紙文書に対する変更や，複写といった処理をそのノードから生じるエッジとして木構造を構成する。図５の上側の木構造が文書履歴木である。新規作成された電子文書をノード501で表現する。これに対して複写により新たな紙文書を生成したときに，同時に生成される電子文書をノード502で表し，最初の電子文書に対して変更を行った結果生成される電子文書をノード503で表す。各ノードが持つ電子文書の情報は図４で述べたデータへのリンクを保有することにより参照することができる。

さらに業務フローに関する情報を図５の下側のグラフ構造で表現することにより，業務フローにおける各ステップでの電子文書の状態を把握することができるようにする。これを業務フローグラフと呼ぶ。業務フォローグラフのノードは業務フローにおける各ステップ，例えば企業などにおける部署が相当する。またあるノードから派生するエッジはその部署での業務の結果を表す。業務の結果とはこの場合，そのステップにおいて加えられた変更を反映した電子文書と等価である。そこで業務フローグラフのエッジは対応する文書履歴木のノードへのリンクを持つ。この業務の結果がフローの次のステップ，すなわち部署に対する入力となる。すなわち，業務フローグラフにおけるノード506はフローにおけるステップ，すなわちA部という部署（で行われた業務）を表し，ノード506から派生するエッジ509はA部における業務の結果を表す。この業務の結果はリンク510により文書履歴木のノード502と関連付けられるが，これはA部による作業の結果得られた電子文書は文書履歴木のノード502が表す電子文書であることを意味する。

これらの情報を用いることにより，例えばA部からD部を経てE部へ至る業務フロー上の文書の変更の履歴をたどることも可能である。またB部が生成した文書のうち特定の人物による変更のみを抽出することもできる。こうした検索処理は，図２における履歴管理サーバIF210において行われる。

次に上記の文書履歴木および業務フローグラフの構造について述べる。文書履歴木は，そのノードに対応するデータ構造を確保し，エッジで結ばれる別のノードを表すデータ構造との間にリンクを張ることにより表現される。図６においてデータ構造601，602，603がそれぞれ文書履歴木のノード503，504，505を表している。各ノードに関するデータ構造は以下のように構成される。文書データへのポインタ604は，当該ノードが表す電子文書データへのポインタである。電子文書データとは図４で述べたデータ構造である。文書履歴木の親ノードへのポインタ605は文書履歴木における親ノードを表すデータ構造へのリンクを表す。ここでは文書履歴木のノード501に対応するデータ構造へのポインタとなる。文書属性606とは，当該ノードが表す電子文書が有効であるか，無効であるかを表すフラグであり，その意味は電子文書データにおける文書属性406と同じである。業務フローグラフへのポインタ607は図５における文書履歴木と業務フローグラフとを結ぶリンク510のうち，文書履歴木から業務フローグラフへと向かうリンクを表す。文書履歴木の子ノードの数608は，当該電子文書に変更を加えて生成された電子文書の数を表しており，その数に従い文書履歴木の子ノードへのポインタ609が生成される。文書履歴木のノード503からはノード504とノード505へと向かう2本のリンクが存在することになる。

業務フローグラフは，そのエッジに対応するデータ構造を用意し，ノードを介して隣接するエッジに対応するデータ構造との間にリンクを張ることにより表現される。図７においてデータ構造701，702，703がそれぞれ業務フローグラフのエッジ507，508，509を表す。各エッジに対するデータ構造は以下のように構成される。文書データへのポインタ704は，当該エッジが表す処理結果を反映する文書データへのポインタを表す。業務フローグラフの先祖エッジの数705は当該エッジの開始ノードに至るエッジの数を表す。すなわち文書に対する処理を行った部署に対して届く電子文書の数である。このエッジ数に従い実際のエッジへのポインタが706において張られる。文書生成情報707はその文書がどのように生成されたら，すなわち紙文書を複写したのか，紙文書あるいは電子文書に対して変更を行ったのかという観点で区別する。複写の場合は”Copied”，変更の場合は”Modified”である。文書履歴木への対応ポインタ708は文書履歴木と業務フローグラフとを結ぶリンク510のうち，業務フローグラフから文書履歴木へと向かうリンクを表す。業務フローグラフの後続エッジの数709は当該エッジの終端ノードから派生するエッジの数を表す。すなわち，次の業務ステップ，部署において生成しなければならない電子文書の数を表す。このエッジ数に従い，業務フローグラフの後続エッジへのポインタ710が生成される。

以上のようにして文書履歴木ならびに業務フローグラフが実装できる。これら二つの情報と電子文書が図２における文書履歴管理サーバ202に保管される。

業務フローグラフを用いて，文書の変更履歴についての検索を行うためのユーザインタフェースが実現される。まず，ＰＣの表示画面に業務フローグラフを表示させ，文書に対して行われる業務フローおよび各業務を行う部署などの情報を提供する。ユーザは，文書を指定し，表示された業務フローグラフから，ノードまたはエッジを選択することができる。ノードが選択された場合には，指定された文書に対して，該ノードに対応する業務によって行われた処理を検索し，処理内容についての情報を表示する。業務によって行われた処理とは，文書を次の業務ステップに送付するために，文書に対してなされた訂正や注釈といった変更のことである。例えば図５に示す構造をもつ業務フローグラフにおいて，A部を表すノード506を選択すると，B部に送られるためになされた変更とD部へ送付するためになされた変更がそれぞれPCの表示画面上に表示される。ユーザは表示された処理内容についての情報のいずれかを選択することにより，その部署からある別の部署に送付された文書を選択することができる。処理内容についての情報とは，例えば，処理時刻，記入者，記入（変更，削除）内容，処理前又は処理後の文書の画像表示，その文書が有効な文書か無効となっているかという情報などである。エッジが選択された場合には，そのエッジをたどって到達するノードによって表される部署に送付された文書が検索され，業務フローグラフのエッジと文書履歴木のノードを接続するリンクをたどって，その業務ステップにおける電子文書が検索され，その文書に対して行われた処理内容を閲覧することができる。

以上述べた文書管理方式を実現するハードウェア構成として図８のような構成が考えられる。文書電子化クライアント801と文書履歴管理サーバ802と時刻認証サーバ803はネットワーク804を通じて接続されている。文書電子化クライアントは演算装置805，記憶装置806，印刷IF807，手書き入力IF808，電子情報入力IF809がバス810を通じて接続されている。印刷IFにはプリンタ811が，手書き入力IFには電子ペン812が，電子情報入力IFにはPC813がそれぞれ接続されている。このPC813は文書電子化クライアントそのものであってもよい。記憶装置の内部には紙属性指定プログラム814，手書きコード化プログラム815，電子化文書作成プログラム816，履歴管理サーバIF817，および時刻認証プログラム818が格納されており，演算装置805によって実行される。
以上が本発明に係る実施形態の一例の説明である。

業務の過程で複数のフローに分岐したり，紙文書を複写したりするといった状況においても，紙メディアと電子メディアの双方を対象とした文書管理システムを実現することが可能である。

本発明に登場する紙文書と電子文書の関係付けの様子を業務フローに従い示した図である。 本発明の実施形態の機能構成を示した図である。 本発明の実施形態で使用する電子ペンの原理を説明する図である。 本発明の実施形態で使用する文書保存データ構造を示す図である。 本発明の実施形態で使用する文書履歴情報と業務フロー情報を表現するデータ示す図である。 本発明の実施形態で使用する文書履歴情報を表現するデータ構造を示す図である。 本発明の実施形態で使用する業務フロー情報を表現するデータ構造を示す図である。 本発明に係る文書管理システムの構成を示す図である。

符号の説明

101：業務が行われる場所としての本社、102：業務が行われる本社とは別の場所としての支社、103：パーソナルコンピュータ、104：電子文書、105：紙メディアによる文書P1、106：電子ペン、107：手書き情報h1、108：電子化された手書き情報e1、109：電子文書、110：紙Ｐ１に対して追加された手書き情報h2、111：電子化された情報e2、112：電子文書、113：パーソナルコンピュータ、114：電子的に加えられた修正e3、140：紙文書、114, 114,119：電子文書、116：紙文書Ｐ２、117：手書き情報h4、141, 118：電子化文書、
120：電子文書の複製、121：紙文書Ｐ３、122：電子ペン、123：手書き情報h6、124：紙文書、125：手書き情報h7、126：電子文書、127-132：タイムスタンプ、133：原本保管DB、
201：文書電子化クライアント、202：文書履歴管理サーバ、203：時刻認証サーバ、204：印刷IF、205：手書き入力IF、206：電子情報入力IF、207： 紙属性指定部、208：手書きコード化部、209：電子化文書作成部、210：履歴管理サーバIF、211：時刻認証部、212：文書履歴管理部、213：原本保管部、214：時刻認証部、
301：電子ペン、302：位置検出用模様の画像を取得するカメラデバイス、310,311：紙とその拡大、313：小さなドット、312：仮想的な格子線、
401：電子文書データ中で最初から電子化されていた情報に関する部分、402：紙メディア上，電子メディア上で加えられた変更に関する部分、403：文書ID、404：ファイル名、405：印刷された紙ID、406：文書属性、407：文書履歴木へのポインタ、408：コード化情報へのポインタ、410：データオブジェクト数、411：データオブジェクトへのポインタ、412：オブジェクト属性、413：筆記者ID、415：筆記された紙ID、416：ストロークデータ、417：コード化情報、
501：文書履歴木上の新規作成された電子文書をあらわすノード、502：複写により紙文書を生成した時に生成される電子文書を表すノード、503：電子文書に対する変更の結果生成される電子文書を表すノード、506：業務フローグラフにおけるノード、509：エッジ、510：リンク、
601，602，603：文書履歴木のノードに対応するデータ構造、604：文書データへのポインタ、605：文書履歴木の親ノードへのポインタ、606：文書属性、607：業務フローグラフへのポインタ、608：文書履歴木の子ノードの数、609：文書履歴木の子ノードへのポインタ、
701，702，703：業務フローグラフのエッジに対応するデータ構造、704：文書データへのポインタ、705：業務フローグラフの先祖エッジの数、706：エッジへのポインタ、707：文書生成情報、708：文書履歴木への対応ポインタ、709：業務フローグラフの後続エッジの数、710：業務フローグラフの後続エッジへのポインタ、
801：文書電子化クライアント、802：文書履歴管理サーバ、803：時刻認証サーバ、804：ネットワーク、805：演算装置、806：記憶装置、807：印刷IF、808： 手書き入力IF、809：電子情報入力IF、810：バス、811：プリンタ、812：電子ペン、813：パーソナルコンピュータ、814：紙属性指定プログラム、815：手書きコード化プログラム、816：電子化文書作成プログラム、817：履歴管理サーバIF、818：時刻認証プログラム。

Claims (7)

1. 紙メディアの種類を同定し，かつ紙メディア上に書かれた文字や画像を電気信号化する入力手段と，
   電子化されたテキストデータや画像データを保存する記憶手段と，
   紙メディア上に書かれた文字や画像と電子メディア上のテキストデータや画像データとを対応付ける手段とを有する文書管理装置において，
   複写等による紙メディアの生成や廃棄等による紙メディアの消滅，あるいは筆記された情報の変更を反映する履歴情報と，
   文書の流通経路を表す業務フローに関する情報とを用いて，紙の複写や廃棄といった紙メディア数の変更と手書きによる追記といった紙メディア上の情報の変更があっても紙メディアと電子メディアとの対応付けを行う電子化文書作成手段を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 文字や画像の入力手段より得られた，紙メディアの種別に関する情報と紙メディア上に書かれた文字や画像に関する電気信号化された情報とを用いて，紙メディア上に書かれた文字や画像と電子メディア上のテキストデータや画像データを対応付ける文書管理方法において，
   複写等による紙メディアの生成や廃棄等による紙メディアの消滅，あるいは筆記された情報の変更を反映する履歴情報と，文書の流通経路を表す業務フローに関する情報とを用いて，紙の複写や廃棄といった紙メディア変更と手書きによる追記といった紙メディア上の情報の変更があっても紙メディアと電子メディアとを対応付けし文書電子化を行うことを特徴とする文書管理方法。
3. 前記請求項１に記載の文書管理装置において，
   前記請求項１記載の履歴情報と業務フローに関する情報を用いることにより，
   当該文書に対するすべての作業履歴が記録された電子文書から，利用者の着目する業務フロー，あるいは特定の業務従事者に関する手書き情報のみを抽出する手段を有することを特徴とする文書管理装置。
4. 前記請求項１に記載の文書管理装置において，
   上記の文書履歴情報と業務フローグラフを用いることにより，当該業務フローにおいて次の業務に進むために必要な文書・情報を同定する手段と，
   必要な文書・情報の有無を判定し，電子文書の紙メディアへの印刷を実行する手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
5. 前記請求項１に記載の文書管理装置において，
   外部の時刻認証サービスから提供される時刻情報を参照し取得する手段と，
   手書き情報が電子文書に変換される際に，取得した時刻情報を電子文書に付加する時刻認証手段とを有し，
   手書きによる筆記が行われた時間に関する認証を行うことを特徴とする文書管理装置。
6. 前記請求項１に記載の文書管理装置において，
   電子メディアにおけるテキストデータの表現形式において，その筆跡情報とコード化情報を共に保持することを特徴とする文書管理システム。
7. 前記請求項１に記載の文書管理装置において，
   文字認識により手書き情報をテキストコード化する手書きコード化手段を有し，
   手書き情報のうち文字データを自動的にコード化情報に変換することを特徴とする文書管理装置。

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